Concepto de inventarios

El inventario es el almacenamiento de bienes y productos.

se define al registro documental de los bienes y dems cosas pertenecientes a una persona o comunidad, hecho con orden y precisin

Tipos de material o productos en inventario

Materias primas y partes compradas. Bienes parcialmente terminados, llamados: inventario en proceso. Inventario de bienes terminados (empresas de manufactura, comercializadoras). Partes de reemplazo, herramientas y consumibles. Bienes en trnsito a empresas o clientes.

Tipos de inventarios

Inventario final: se realiza cada vez que se cierra el periodo fiscal, normalmente el 31 de diciembre. Inventario peridico (inventario puntual) Inventario inicial: es aquel en el cual se registra todos los bienes de la empresa. Solo se documenta los bienes existentes el da de elaboracin. Por lo general se elabora al inicio del periodo contable, que suele ser el 1 de enero. Liquidacin legal

Este consiste en efectuar un anlisis de los inventarios estableciendo capas de inversin o categoras con objeto de lograr un mayor control y atencin sobre los inventarios, que por su nmero y monto merecen una vigilancia y atencin permanente. El anlisis de loas inventarios es necesario para establecer 3 grupos el A, B y C. Los grupos deben establecerse con base al nmero de partidas y su valor. Generalmente el 80% del valor del inventario est representado por el 20% de los artculos y el 80% de los artculos representan el 20% de la inversin. Los artculos A incluyen los inventarios que representa el 80% de la inversin y el 20% de los artculos, en el caso de una composicin 80/20. Los artculos B, con un valor medio, abarcan un numero menor de inventarios que los artculos C de este grupo y por ltimo los artculos C, que tienen un valor reducido y sern un gran nmero de inventarios.

Este sistema permite administrar la inversin en 3 categoras o grupos para poner atencin al manejo de los artculos A, que significan el 80% de la inversin en inventarios, para que a travs de su estricto control y vigilancia, se mantenga o en algunos casos se llegue a reducir la inversin en inventarios, mediante una administracin eficiente.

El Sistema ABC Una empresa que emplea est sistema debe dividir su inventario en tres grupos: A, B, C. en los productos "A" se ha concentrado la mxima inversin. El grupo "B" esta formado por los artculos que siguen a los "A" en cuanto a la magnitud de la inversin. Al grupo"C" lo componen en su mayora, una gran cantidad de productos que solo requieren de una pequea inversin. La divisin de su inventario en productos A, B y C permite a una empresa determinar el nivel y tipos de procedimientos de control de inventario necesarios. El control de los productos "A" debe ser el mas cuidadoso dada la magnitud de la inversin comprendida, en tanto los productos "B" y"C" estaran sujetos a procedimientos de control menos estrictos.

1.- INVENTARIO El inventario es el conjunto de mercancas o artculos que tiene la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricacin primero antes de venderlos, en un periodo econmico determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes. Es uno de los activos ms grandes existentes en una empresa. El inventario aparece tanto en el balance general como en el estado de resultados. En el balance General, el inventario a menudo es el activo corriente mas grande. En el estado de resultado, el inventario final se resta del costo de mercancas disponibles para la venta y as poder determinar el costo de las mercancas vendidas durante un periodo determinado. Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios para su posterior comercializacin. Los inventarios comprenden, adems de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancas para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la produccin de bienes fabricados para la venta o en la prestacin de servicios; empaques y envases y los inventarios en trnsito. La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancas, porque la venta del inventario es el corazn del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancas vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados. Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancas, por ser esta su principal funcin y la que dar origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante informacin resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles Para una empresa mercantil el inventario consta de todos los bienes propios y disponibles para la venta en el curso regular del comercio; es decir la mercanca vendida se convertir en efectivo dentro de un determinado periodo de tiempo. El termino inventario encierra los bienes en espera de su venta (las mercancas de una empresa comercial, y los productos

terminados de un fabricante), los artculos en proceso de produccin y los artculos que sern consumidos directa o indirectamente en la produccin. Esta definicin de los inventarios excluye los activos a largo plazo sujetos a depreciacin, o los artculos que al usarse sern as clasificados. OBJETIVOS Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa. Colocndolos a disposicin en el momento indicado, para as evitar aumentos de costos perdidas de los mismos. Permitiendo satisfacer correctamente las necesidades reales de la empresa, a las cuales debe permanecer constantemente adaptado. Por lo tanto la gestin de inventarios debe ser atentamente controlada y vigilada. ADMINSTRACION DE INVENTARIOS Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotacin y evaluacin del inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo reinventario tenga la empresa, ya que a travs de todo esto determinaremos los resultados (utilidades o prdidas) de una manera razonable, pudiendo establecer la situacin financiera de la empresa y las medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situacin. FINALIDAD DE LA ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS La administracin de inventario implica la determinacin de la cantidad de inventario que deber mantenerse, la fecha en que debern colocarse los pedidos y las cantidades de unidades a ordenar. Existen dos factores importantes que se toman en cuenta para conocer lo que implica la administracin de inventario: MINIMIZACIN DE LA INVERSIN EN INVENTARIOS El inventario mnimo es cero, a empresa podr no tener ninguno y producir sobre pedido, esto no resulta posible para la gran mayora de las empresa, puesto que debe satisfacer de inmediato las demandas de los clientes o en caso contrario el pedido pasara a los competidores que puedan hacerlo, y deben contar con inventarios para asegurar los programas d produccin. La empresa procura minimizar el inventario porque su mantenimiento es costoso. Ejemplo: al tener un milln invertido en inventario implica que se ha tenido que obtener ese capital a su costo actual as como pagar los sueldos de los empleados y las cuentas de los proveedores. Si el costo fue del 10% al costo de financiamiento del inventario ser de 100.000 al ao y la empresa tendr que soportar los costos inherentes al almacenamiento del inventario. AFRONTANDO LA DEMANDA Si la finalidad de la administracin de inventario fuera solo minimizar las ventas satisfaciendo instantneamente la demanda, la empresa almacenara cantidades excesivamente grandes del producto y as no incluira en los costos asociados con una alta satisfaccin ni la perdida de un cliente etc. Sin embargo resulta extremadamente costoso tener inventarios estticos paralizando un capital que se podra emplear con provecho. La empresa debe determinar el nivel apropiado de inventarios en trminos de la opcin entre los beneficios que se esperan no incurriendo en faltantes y el costo de mantenimiento del inventario que se requiere. IMPORTANCIA La administracin de inventario, en general, se centra en cuatro aspectos bsicos: 1. Cuantas unidades deberan ordenarse o producirse en un momento dado. 2. En que momento deberan ordenarse o producirse el inventario. 3. Que artculos del inventario merecen una atencin especial. 4. Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artculos del inventario.

El inventario permite ganar tiempo ya que ni la produccin ni la entrega pueden ser instantnea, se debe contar con existencia del producto a las cuales se puede recurrir rpidamente para que la venta real no tenga que esperar hasta que termine el cargo proceso de produccin. Este permite hacer frente a la competencia, si la empresa no satisface la demanda del cliente s ira con la competencia, esto hace que la empresa no solo almacene inventario suficiente para satisfacer la demanda que se espera, si no una cantidad adicional para satisfacer la demanda inesperada. El inventario permite reducir los costos a que da lugar a la falta de continuidad en le proceso de produccin. Adems de ser una proteccin contra los aumentos de precios y contra la escasez de materia prima. Si la empresa provee un significativo aumento de precio en las materias primas bsicas, tendr que pensar en almacenar una cantidad suficiente al precio mas bajo que predomine en le mercado, esto tiene como consecuencia una continuacin normal de las operaciones y una buena destreza de inventario. La administracin de inventario es primordial dentro de un proceso de produccin ya que existen diversos procedimientos que nos va a garantizar como empresa, lograr la satisfaccin para llegar a obtener un nivel ptimo de produccin. Dicha poltica consiste en el conjunto de reglas y procedimientos que aseguran la continuidad de la produccin de una empresa, permitiendo una seguridad razonable en cuanto a la escasez de materia prima e impidiendo el acceso de inventario, con el objeto de mejorar la tasa de rendimiento. Su xito va estar enmarcado dentro de la poltica de la administracin de inventario: 1. Establecer relaciones exactas entre las necesidades probables y los abastecimientos de los diferentes productos. 2. Definir categoras para los inventarios y clasificar cada mercanca en la categora adecuada. 3. Mantener los costos de abastecimiento al ms bajo nivel posible. 4. Mantener un nivel adecuado de inventario. 5. Satisfacer rpidamente la demanda. 6. Recurrir a la informtica. Algunas empresas consideran que no deberan mantener ningn tipo de inventario porque mientras los productos se encuentran en almacenamiento no generan rendimiento y deben ser financiados. Sin embargo es necesario mantener algn tipo de inventario porque: 1. La demanda no se puede pronosticar con certeza. 2. Se requiere de un cierto tiempo para convertir un producto de tal manera que se pueda vender. Adems de que los inventarios excesivos son costosos tambin son los inventarios insuficientes, por que los clientes podran dirigirse a los competidores si los productos no estn disponibles cuando los demandan y de esta manera se pierde el negocio. La administracin de inventario requiere de una coordinacin entre los departamentos de ventas, compras, produccin y finanzas; una falta de coordinacin nos podra llevar al fracaso financiero. En conclusin la meta de la administracin de inventario es proporcionar los inventarios necesarios para sostener las operaciones en le ms bajo costo posible. En tal sentido el primer paso que debe seguirse para determinar el nivel optimo de inventario son, los costos que intervienen en su compra y su mantenimiento, y que posteriormente, en que punto se podran minimizar estos costos. CARACTERSTICAS Y ANLISIS DEL INVENTARIO

Es necesario realizar un anlisis de las partidas que componen el inventario. Debemos identificar cuales son las etapas que se presentaran en le proceso de produccin, las comunes o las que se presenta en su mayora son: Materia Prima Productos en proceso Productos terminados Suministros, repuestos En caso de materia prima, esta es importada o nacional, si es local existen problemas de abastecimiento, si es importada el tiempo de aprovisionamiento. La obsolencia de los inventarios, tanto por nueva tecnologa como por desgaste tiempo de rotacin, tienen seguro contra incontinencias, deber realizarse la inspeccin visual de dicha mercadera. Se debe saber la forma de contabilizacin de los inventarios. Correcta valorizacin de la moneda empleada para su contabilizacin. Se debe conocer la poltica de administracin de los inventarios: con quienes se abastecen, que tan seguro es, preocupacin por tener bajos precios y mejor calidad; cuantos meses de ventas mantienen en materia prima, productos en procesos y productos terminados; cual es la rotacin de los inventarios fijada o determinada. reas involucradas en la administracin ya sea el Gerente de Produccin, Gerente de Marketing, Gerente de Ventas o Finanzas, etc. Como se realiza el control de los inventarios en forma manual o computarizada. Tecnologa empleada. Naturaleza y liquidez de los inventarios, caractersticas y naturaleza del producto, caractersticas del mercado, canales de distribucin, analizar la evolucin y la tendencia. TCNICAS DE ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS Los mtodos comnmente empleados en le manejo de inventarios son: El sistema ABC. El modelo bsico de cantidad econmico de pedido CEP. EL SISTEMA ABC Una empresa que emplea est sistema debe dividir su inventario en tres grupos: A, B, C. en los productos "A" se ha concentrado la mxima inversin. El grupo "B" esta formado por los artculos que siguen a los "A" en cuanto a la magnitud de la inversin. Al grupo"C" lo componen en su mayora, una gran cantidad de productos que solo requieren de una pequea inversin. La divisin de su inventario en productos A, B y C permite a una empresa determinar el nivel y tipos de procedimientos de control de inventario necesarios. El control de los productos "A" debe ser el ms cuidadoso dada la magnitud de la inversin comprendida, en tanto los productos "B" y"C" estaran sujetos a procedimientos de control menos estrictos.

EL MTODO ABC, EN LOS INVENTARIOS

Este consiste en efectuar un anlisis de los inventarios estableciendo capas de inversin o categoras con objeto de lograr un mayor control y atencin sobre los inventarios, que por su nmero y monto merecen una vigilancia y atencin permanente. El anlisis de loas inventarios es necesario para establecer 3 grupos el A, B y C. Los grupos deben establecerse con base al nmero de partidas y su valor. Generalmente el 80% del valor del inventario est representado por el 20% de los artculos y el 80% de los artculos representan el 20% de la inversin. Los artculos A incluyen los inventarios que representan el 80% de la inversin y el 20% de los artculos, en el caso de una composicin 80/20. Los artculos B, con un valor medio, abarcan un numero menor de inventarios que los artculos C de este grupo y por ltimo los artculos C, que tienen un valor reducido y sern un gran nmero de inventarios. Este sistema permite administrar la inversin en 3 categoras o grupos para poner atencin al manejo de los artculos A, que significan el 80% de la inversin en inventarios, para que a travs de su estricto control y vigilancia, se mantenga o en algunos casos se llegue a reducir la inversin en inventarios, mediante una administracin eficiente. Los inventarios de categoras A deben ser administrados y atendidos permanentemente, asignando su vigilancia y control a personas responsables que tengan conocimiento de administracin de inventarios y de operacin de la empresa. Los ahorros que se experimentan son espectaculares..

EL COSTEO ABC: BASE PARA EL CONTROL DE LOS INVENTARIOS El manejo de los artculos que se encuentran en el inventario es de vital importancia, ya que estos son los que determinan en gran parte la asignacin de costos en el proceso productivo y determinan en un alto grado el nivel de eficiencia y eficacia de la gestin financiera. El inventario representa una inversin considerable por parte de las empresas manufactureras, es por ello que se hace indispensable prestarle atencin especial a su manejo. Para realizar una eficiente administracin los responsables de esta rea deben controlar todos los niveles del inventario y considerar que este es una inversin significativa que si no se maneja de una forma adecuada puede convertirse en un problema que afectara la gestin financiera de la empresa.

ABC y empresa Una empresa que tenga un gran nmero de artculos de inventario debe analizar cada uno de ellos para determinar la inversin aproximada por unidad.

Apertura temtica Una gran cantidad de organizaciones tienen en sus bodegas una gran cantidad de artculos que no tienen una misma caracterstica, muchos de estos artculos son relativamente de bajo costo, en tanto que otros son bastante costosos y representan gran parte de la inversin de la empresa. Algunos de los artculos del inventario, aunque no son especialmente costosos tienen una rotacin baja y en consecuencia exigen una inversin considerable; otros artculos, aunque tienen un costo alto por unidad, rotan con suficiente rapidez para que la inversin necesaria sea relativamente baja. En la mayora de las empresas la distribucin de los artculos del inventario es el 20% corresponden al 90% de la inversin en inventario, mientras que el 80% restante de los artculos corresponden solamente al 10% de dicha inversin, es por ello que se hizo necesario formular un nuevo sistema de asignacin en la prioridad que se le da a las existencias que maneja la empresa: El sistema de costos basado en las actividades o costeo ABC.

La aplicacin del sistema de costos ABC en una empresa para el control de inventarios se empieza por la clasificacin en grupos de artculos as: Los artculos "A" que son aquellos en los que la empresa tiene la mayor inversin, estos representan aproximadamente el 20% de los artculos del inventario que absorben el 90% de la inversin. Estos son los ms costosos o los que rotan ms lentamente en el inventario. Los artculos "B" son aquellos que les corresponde la inversin siguiente en trminos de costo. Consisten en el 30% de los artculos que requieren el 8% de la inversin. Los artculos "C" son aquellos que normalmente en un gran nmero de artculos correspondientes a la inversin ms pequea. Consiste aproximadamente el 50% de todos los artculos del inventario pero solo el 2% de la inversin de la empresa en inventario. Aunque el sistema de costeo ABC tiene algunas deficiencias estructurales, es un mtodo excelente para determinar el grado de intensidad de control que se debe dedicar a cada artculo del inventario. El diferenciar el inventario en artculos "A", "B" y "C" permite que la empresa determine el nivel y los tipos de procedimientos de control de inventario necesarios.

El control de los artculos "A" del inventario debe ser muy intensivo por razn de la inversin considerable que se hace. A este tipo de artculos se les debe implementar las tcnicas ms sofisticadas de control de inventario. En los artculos "B" se pueden controlar utilizando tcnicas menos sofisticadas pero eficientes en sus resultados. En los artculos "C" el control que se realiza es mnimo. Debe tenerse en cuenta que el modelo de costeo ABC de control de inventario no tiene aplicacin en todas las empresas, ya que ciertos artculos de inventario que son de bajo costo, pueden ser definitivos en el proceso de produccin y no son de fcil consecucin en el mercado, es por ello que necesitan una atencin especial. El control que se ejerce en este sistema se relaciona directamente con el control que se hace de los costos, ya que al tener una mejor distribucin de los inventarios, el costo de bodegaje, manutencin, vigilancia, prdidas y obsolescencia se pueden contrastar de una mejor forma. Por ltimo, es necesario conocer todos los fundamentos tericos y tcnicas aplicadas para la implantacin de un sistema basado en las actividades, ya que su metodologa es mucho ms profunda y depende del tipo de empresa en el que es utilizado.