MANUAL CONSULTORIA CONTRATACIN DIRECTA ENT CONT

MANUAL DE USUARIO

CONSULTORA CONTRATACIN DIRECTA

ENERO 2011

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CONSULTORA CONTRATACIN DIRECTA NDICE ENTIDAD CONTRATANTE 1. Sustento Legal 2. Ingreso al Portal y al sistema... 3. Creacin del proceso .. Paso 1: Informacin Bsica.. Paso 2: Registro de productos.. Paso 3: Parmetros de calificacin... Paso 4: Plazos y fechas .. Paso 5: Seleccin del Consultor .. Paso 6: Anexos .. 4. Consulta de procesos 5. Ver invitaciones CONSULTOR 6. Invitaciones recibidas .. 7. Preguntas .. ENTIDAD CONTRATANTE 8. Respuestas y Aclaraciones.. CONSULTOR 9. Enviar Oferta.... ENTIDAD CONTRATANTE 10. Apertura de Ofertas y Solicitud de Convalidacin.. CONSULTOR 11. Respuesta a la Convalidacin. ENTIDAD CONTRATANTE 12. Inicio de la Evaluacin 13. Resultados finales del proceso 14. Adjudicacin. 15. Registro de Contratos . 16. Finalizacin del Proceso . 17. Consideraciones.......... 40 44 47 50 52 54 38 33 30 27 23 25

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Entidad Contratante 1. SUSTENTO LEGAL LEY ORGNICA DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTRATACIN PBLICA (LOSNCP) Art. 6.- Definiciones 8. Consultora: Se refiere a la prestacin de servicios profesionales especializados no normalizados, que tengan por objeto identificar, auditar, planificar, elaborar o evaluar estudios y proyectos de desarrollo, en sus niveles de pre-factibilidad, factibilidad, diseo u operacin. Comprende, adems, la supervisin, fiscalizacin, auditora y evaluacin de proyectos ex ante y ex post, el desarrollo de software o programas informticos as como los servicios de asesora y asistencia tcnica, consultora legal que no constituya parte del rgimen especial indicado en el nmero 4 del artculo 2, elaboracin de estudios econmicos, financieros, de organizacin, administracin, auditora e investigacin.

Art. 40.- Montos y tipos de contratacin. La celebracin de contratos de consultora se sujetar a las siguientes disposiciones:

1. Contratacin directa: Cuando el presupuesto referencial del contrato sea inferior o igual al valor que resultare de multiplicar el coeficiente 0,000002 por el monto del presupuesto inicial del Estado del correspondiente ejercicio econmico, que para el ao 2011 es de montos $47.900,49. La seleccin, calificacin, negociacin y adjudicacin la realizar la mxima autoridad de la Entidad Contratante de acuerdo al procedimiento previsto en el Reglamento a la Ley.

REGLAMENTO A LA LOSNCP Art. 36.- Contratacin directa.- Cuando el presupuesto referencial del contrato sea inferior o igual al valor que resultare de multiplicar el coeficiente 0,000002 por el monto del Presupuesto Inicial del Estado del correspondiente ejercicio econmico, la entidad contratante proceder a contratar de manera directa, para lo cual, la mxima autoridad de la entidad o su delegado, seleccionar e invitar a un consultor habilitado en el RUP que rena los requisitos previstos en los pliegos. La entidad contratante remitir al consultor invitado, los pliegos de la consultora a realizar, que incluirn los formatos de informacin bsica necesaria que permitan la confirmacin de las calificaciones claves requeridas para cumplir con el objeto del contrato. Si la mxima autoridad, o su delegado lo consideran necesario abrirn una etapa de preguntas y aclaraciones que se podrn realizar mediante comunicaciones directas con el consultor invitado o a travs del portal www.compraspublicas.gov.ec. El consultor invitado entregar su oferta tcnicoeconmica en un trmino no mayor a 6 das contados a partir de la fecha en que recibi la invitacin. La mxima autoridad, o su delegado, realizarn la evaluacin, negociacin y adjudicacin, sobre la base de los pliegos en un trmino no mayor a 3 das. En el caso de que el consultor invitado no aceptare la invitacin o no llegare a un acuerdo en la negociacin, la mxima

MANUAL CONSULTORIA CONTRATACIN DIRECTA ENT CONT autoridad o su delegado declarar terminado el procedimiento; y de as estimarlo pertinente, resolver el inicio de un nuevo proceso de contratacin directa con un nuevo consultor, o en su defecto optar por otro procedimiento de contratacin. 2. INGRESO AL SISTEMA TRANSACCIONAL DEL PORTAL Para acceder al Portal ingrese a un navegador de Internet y digite la direccin Web www.compraspublicas.gov.ec. (Imagen 2.1)

Imagen 2.1

En la siguiente pantalla podr observar el Portal de Compras Pblicas, para ingresar al Sistema Transaccional del Portal haga clic en la opcin Ingresar al Sistema. (Imagen 2.2)

Imagen 2.2

A continuacin, deber ingresar su RUC, Nombre de usuario y Contrasea, luego de registrar estos datos haga clic en el botn Entrar. (Imagen 2.3)

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Imagen 2.3 Al ingresar puede observar los mens Inicio - Datos Generales - Consultar- Entidad ContratanteAdministracin o los conos para Acceso directo a las aplicaciones que le permitirn acceder a las diferentes herramientas. (Imagen 2.4)

Imagen 2.4

Para crear un proceso de contratacin ingrese a la opcin Entidad Contratante submen Nueva Contratacin, o puede ingresar a travs de los Accesos Directos a las Aplicaciones en la opcin Crear Procesos. (Imagen 2.5)

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Imagen 2.5 3. Creacin del Proceso Para la creacin del proceso se deben seguir 6 pasos como son: Informacin Bsica, Productos, Parmetros de Calificacin, Plazos y Fechas, Seleccin de Consultor y Anexos.

PASO 1. Informacin Bsica El sistema indicar ingresar toda la informacin necesaria para registrar el proceso (Imagen 3.1), la parte concerniente a Entidad Contratante y al Representante Legal no se ingresa, ya que dicha informacin la coloca el sistema automticamente, en base a la informacin proporcionada por la Entidad Contratante al momento de registrarse; el ingreso de informacin se efecta a partir del campo establecido para el Cdigo del Proceso.

Cdigo del proceso.- Caracteres que debe ingresar para registro: Siglas del nombre del proceso - Siglas del nombre de la Entidad - Nmero secuencial Ao. Por ejemplo: CD-EMAAP-001-2010 Recuerde que puede ingresar el cdigo con letras maysculas o minsculas, no ingrese caracteres especiales como puntos, asteriscos y smbolos.

Objeto del proceso de contratacin.- Detalle de la Consultora que se requiere contratar.

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Descripcin del proceso de contratacin.- Breve detalle del Objeto del Proceso de Contratacin. Direccin.- Ubicacin donde ser entregado el producto Objeto de Contratacin. Tipo de Compra. - Seleccione la opcin Consultora. Palabras Claves.- Palabra o palabras afines al objeto del proceso de contratacin, las cuales permitirn realizar la bsqueda del proceso. Las palabras que ingrese debern ir separadas por comas.

Tipo de Contratacin.- Seleccione Lista Corta.

Presupuesto Referencial Total.- Monto asignado para la Consultora. Partida Presupuestaria.- Cdigo de la Partida Presupuestaria asignada para la adquisicin.

Forma de Pago.- Anticipo (valor porcentual a pagar) y Saldo (valor a pagar posterior al anticipo).

Funcionario Encargado del proceso.- Seleccione el nombre de la persona encargada del proceso en el portal.

Derecho de Inscripcin al Adjudicatario.- Seleccione SI o NO segn corresponda. Si selecciona SI el sistema le dar la opcin de ingresar el Valor que se va a cobrar y en el campo Descripcin el detalle. Recuerde que debe regirse a lo que indica el Art. 31 de la LOSNCP, que en ningn caso se cobrar valor alguno por inscripcin, slo se cobrar un valor al consultor adjudicado por cuestiones de levantamientos de textos, reproduccin y edicin de los pliegos, de ser el caso.

Finalmente haga clic en el botn Continuar para ir al siguiente paso.

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(Imagen 3.1) Al hacer clic en el botn Continuar, el sistema le mostrar el siguiente mensaje informndole que debe hacer clic en la opcin Aceptar para confirmar los datos, y que sean grabados. (Imagen 3.2)

(Imagen 3.2)

PASO 2. Registro de Productos

MANUAL CONSULTORIA CONTRATACIN DIRECTA ENT CONT En el paso 2, debe agregar el producto, en este caso, la consultora, ya sea de diseo o estudio que se va a contratar. Para ello haga clic en el cono Buscar Producto, con el que se desplegar la pantalla que corresponde al Clasificador Central de Productos. (Imagen 3.3)

Imagen 3.3 Busque la categora de la consultora, a travs de la palabra clave o con el cdigo. La palabra clave es la palabra que utilizar para la bsqueda, con respecto al cdigo, recuerde ingresar el nmero del cdigo a nivel 5 (5 dgitos de la categora). (Imagen 3.4)

Imagen 3.4

Para seleccionar la categora que se requiere, basta con hacer clic en el casillero de la categora que se requiere. Una vez escogida la categora, el sistema le enva a la misma pantalla donde se
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MANUAL CONSULTORIA CONTRATACIN DIRECTA ENT CONT visualizar ingresada la categora del producto, la descripcin, unidad, cantidad, valor y subtotal. El casillero de caractersticas estar vaco para que la Entidad Contratante ingrese lo que se requiera especificar de la categora agregada. (Imagen 3.5)

Imagen 3.5 Haga clic luego en el botn Aadir, y finalmente haga clic en Continuar, como se muestra a continuacin. (Imagen 3.6) Recuerde que puede agregar una sola categora por la totalidad del presupuesto Referencial.

Imagen 3.6 PASO 3. Parmetros de Calificacin

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MANUAL CONSULTORIA CONTRATACIN DIRECTA ENT CONT Luego de presionar el botn Continuar, pasamos a la pgina de definicin de parmetros para la evaluacin de la oferta tcnico econmica. El mnimo de parmetros a definir es de dos. Para visualizar los parmetros existentes y agregarlos debe dar clic en el botn Agregar Parmetro, como se muestra en la (Imagen 3.7)

Imagen 3.7 La imagen a continuacin, muestra las diferentes opciones de parmetros de calificacin que el sistema le permitir agregar a la Entidad Contratante para la Evaluacin de las ofertas. Haga clic en el cono que tiene la imagen de un visto 3.8) y esto le permitir agregar los parmetros. (Imagen

Imagen 3.8

Una vez agregados los parmetros, la Entidad Contratante deber asignar un valor porcentual a cada uno de ellos. Agregue todos los parmetros que se requieran, siempre y cuando la suma total d como resultado 100%, como se muestra a continuacin. (Imagen 3.9)
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Imagen 3.9 Si se equivoc al seleccionar algn parmetro, podr eliminarlo haciendo un clic en el cono para Eliminar, el cual se encuentra con una X a lado de cada parmetro. Si ya agreg los parmetros, haga clic en el botn Continuar para seguir al siguiente paso.

PASO 4. Plazos y Fechas En este paso la Entidad Contratante debe ingresar las fechas para la ejecucin del proceso. Ingrese los siguientes datos: Vigencia de oferta: Das en los que debe estar vigente la oferta hasta la suscripcin del contrato. Plazo de Entrega: Das lmite para entrega del objeto del proceso de contratacin desde la firma del contrato. Para ingresar las siguientes fechas en el cronograma haga clic en el icono del calendario, seleccione el mes y el da que se requiere, luego registre la hora y minutos para que el sistema ejecute los estados de cada fecha. (Imagen 3.10)

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Imagen 3.10

Cuando haya ingresado todas las fechas haga clic en el botn Continuar. (Imagen 3.11)

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Imagen 3.11

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MANUAL CONSULTORIA CONTRATACIN DIRECTA ENT CONT PASO 5. Seleccin del Proveedor En la Consultora por Contratacin Directa deber invitar a un solo consultor, para ello puede realizar la bsqueda ingresando el nmero de RUC o en su defecto Razn social del consultor que requiere contratar, si el consultor se encuentra registrado en el RUP y est agregado en la categora de producto seleccionada por la Entidad Contratante, el sistema encontrar al consultor al hacer clic en el botn Buscar Consultor. (Imagen 3.12)

Imagen 3.12 Una vez ingresado en este caso el nmero de RUC, al hacer clic en el botn Buscar Proveedor, el nombre del consultor saldr en la parte inferior de la pantalla. Para seleccionar al consultor se debe hacer clic sobre la razn social del mismo y el sistema lo ingresar al listado de consultor invitado. Recuerde que en Contratacin Directa solo se puede seleccionar a un consultor. (Imagen 3.13)

Imagen 3.13

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MANUAL CONSULTORIA CONTRATACIN DIRECTA ENT CONT Al hacer clic en la razn social del consultor, el sistema lo agregar en la lista para que sea invitado, como se muestra a continuacin. (Imagen 3.14) Una vez agregado, haga clic en el botn Continuar.

(Imagen 3.14)

PASO 6. Anexos El paso final de la creacin del proceso ser el adjuntar el archivo de pliegos y la Resolucin de invitacin al consultor. Haga clic primero en el botn Examinar, para que el sistema le muestre la ubicacin o unidad de donde requiere adjuntar su archivo, seleccione el archivo y haga clic en Abrir. (Imagen 3.15)

Imagen 3.15 Ingrese en el campo Descripcin, el nombre con el que desea que se muestre este documento, y finalmente Subir. (Imagen 3.16)
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Imagen 3.16 Una vez que haya subido los documentos necesarios, haga clic en el botn Finalizar. (Imagen 3.17)

Imagen 3.17

4. Consulta de Procesos Cuando haya finalizado el proceso, busque el proceso en la opcin Consultar, submen Mis Procesos. (Imagen 4.1)
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Imagen 4.1

Al hacer clic en la opcin podr realizar la bsqueda ya sea con las opciones de bsqueda como: palabra clave ingresada en el proceso, Tipo de Contratacin, Estado del Proceso, Cdigo del Proceso y por Fechas. (Imagen 4.2)

Imagen 4.2

En este caso buscamos con la opcin Tipo de Contratacin, seleccionamos Contratacin Directa, ahora en el siguiente campo que es el Estado del Proceso seleccionamos Todos y finalmente Buscar. (Imagen 4.3)

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Imagen 4.3

Haga clic en el cdigo del proceso y proceda a ingresar a las diferentes pestaas informativas para la revisin del resumen del proceso, como se muestra a continuacin. (Imagen 4.4)- (Imagen 4.7)

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Imagen 4.4

Imagen 4.5

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Imagen 4.6

Imagen 4.7

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Imagen 4.8

5. Ver Invitaciones Al publicar un proceso el Sistema mostrar el listado de INVITADOS, la Entidad contratante podr verificar el listado a travs del link Ver Invitaciones. (Imagen 5.1)

Imagen 5.1 Al ingresar podr visualizar el consultor que fue invitado al proceso. El listado de invitados detallar a la vez si el consultor se encuentra Habilitado o no en el RUP, los consultores NO HABILITADOS no podrn participar en el proceso. (Imagen 5.2)

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Imagen 5.2

CONSULTOR 6. Invitaciones Recibidas Una vez publicado el proceso llega la invitacin inmediata y automticamente en el portal al consultor. La pantalla a continuacin muestra las invitaciones recibidas de varias entidades. El consultor procede a ingresar a la invitacin que desee, luego debe hacer clic en el cdigo del proceso que est subrayado para ingresar, por ejemplo en el cdigo de este caso CD-EMAAP-0012010. (Imagen 6.1)

Imagen 6.1

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MANUAL CONSULTORIA CONTRATACIN DIRECTA ENT CONT A continuacin el consultor podr revisar el detalle del procedimiento y los pliegos, como se muestra a continuacin. (Imagen 6.2)

Imagen 6.2 Para descargar los pliegos del portal proceda a ingresar a la pestaa Archivos y proceda a Descargar, como se muestra a continuacin. (Imagen 6.3)

Imagen 6.3 7. Preguntas El siguiente paso segn el cronograma de fechas es el de las preguntas, el proceso se encontrar en el estado Preguntas, Respuestas y Aclaraciones, es en este estado donde el consultor puede hacer cualquier pregunta acerca de los pliegos. Para hacer las preguntas, ingrese al link Ver Preguntas y/o Aclaraciones. (Imagen 7.1)

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Imagen 7.1

El sistema le presentar la siguiente pantalla, donde el consultor debe hacer clic en el botn Agregar Pregunta para enviar las preguntas respectivas que tenga acerca del proceso, se pueden agregar varias preguntas, no existe un lmite en nmero. (Imagen 7.2)

Imagen 7.2 Realice la pregunta en el cuadro que se muestra a continuacin y luego haga clic en Enviar Pregunta. (Imagen 7.3)

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Imagen 7.3

El consultor puede observar a continuacin que se ha agregado su pregunta. Realice las preguntas que requiera dentro del tiempo establecido en el cronograma para las mismas. (Imagen 7.4)

Imagen 7.4

Entidad Contratante 8. Respuestas y Aclaraciones

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La Entidad contratante deber ingresar al proceso y as contestar las preguntas realizadas por los consultores, para esto la Entidad Contratante ingresar al proceso y podr ver las preguntas para responderlas ingresando al link Ver Preguntas y/o Aclaraciones. (Imagen 8.1) (Imagen 8.1)

Imagen 8.1

Al ingresar podr observar la pantalla en donde se encuentran las preguntas y la opcin para responder cada una de ellas. Proceda a ingresar al link Responder para contestar a cada una de las preguntas realizadas por los consultores, como se muestra a continuacin. (Imagen 8.2)

Imagen 8.2 Ingrese la respuesta en el recuadro que le presenta el sistema, luego clic en el botn Enviar. (Imagen 8.3) - (Imagen 8.4)

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Imagen 8.3

Imagen 8.4 Si la Entidad Contratante requiere hacer algn tipo de Aclaracin al consultor este paso del proceso lo permitir. Haga clic en el botn Agregar Aclaracin para enviar la aclaracin pertinente al consultor, ingrese el detalle requerido en el recuadro que se muestra a continuacin, finalmente haga clic en el botn Enviar. (Imagen 8.5)

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Imagen 8.5

Como se puede observar la Aclaracin fue agregada, se graba como una pregunta ms en la opcin de Ver Preguntas, Respuestas y Aclaraciones. (Imagen 8.6)

Imagen 8.6

CONSULTOR 9. Envo de oferta

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MANUAL CONSULTORIA CONTRATACIN DIRECTA ENT CONT Al culminar la fecha lmite de Respuestas el consultor deber ingresar al Sistema su oferta tcnica (Formularios 1 y 2) y la oferta econmica, para ello el estado del proceso se encontrar en Entrega de propuesta tcnica. Para el envo de la oferta el consultor deber ingresar al link Enviar oferta-Contratacin Directa. (Imagen 9.1)

Imagen 9.1 A continuacin, haga clic en el link que dice Enviar oferta. (Imagen 9.2)

Imagen 9.2

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La siguiente pantalla permitir al consultor ingresar su Oferta Econmica y Plazo ofertado en das, luego el consultor deber hacer clic en el botn Guardar Propuesta. (Imagen 9.3)

Imagen 9.3

Haga clic en Examinar para seleccionar el archivo de la unidad donde tenga el documento, luego ingrese el nombre del archivo en el campo Descripcin finalmente haga clic en el botn Subir. Cuando haya ingresado toda la informacin correspondiente, haga clic en la opcin Finalizar. (Imagen 9.4)

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Imagen 9.4

A continuacin el consultor debe proceder a imprimir la oferta ingresada en el Sistema, para ello haga clic en el link Imprimir.

Recuerde que hasta la fecha y hora lmite de entrega de ofertas el consultor entregar a la Entidad Contratante la oferta tcnica fsicamente incluyendo los dos formularios que adjunt al Sistema. (Imagen 9.5)

Imagen 9.5 NOTA: La Entrega de la Oferta Tcnica (Formularios) pueden ser entregados desde la Fecha y hora de la Publicacin hasta antes de la Fecha y hora lmite de Entrega de Propuestas. Recuerde que los formularios 1 y 2 que adjunt al Sistema.

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Entidad Contratante 10. Apertura de Ofertas y Convalidacin En la fecha de Inicio de Evaluacin, el sistema pasar al estado Calificacin de Participantes, en este estado el sistema habilitar el link Convalidacin de Errores donde proceder a realizar la convalidacin al consultor. (Imagen 10.1)

Imagen 10.1

Al hacer clic en Convalidacin de errores, el sistema indicar a la Entidad SI se requiere o NO realizar la convalidacin. Seleccione opcin Si o No, luego haga clic en el botn Guardar. (Imagen 10.2)

Imagen 10.2
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Haga clic en Aceptar donde la Entidad Contratante debe subir el archivo (Acta de Convalidacin de Errores) (Imagen 10.3)

Imagen 10.3 Una vez que adjunt el acta el Sistema mostrar los consultores que han enviado las ofertas y a los cuales podr realizar la convalidacin correspondiente slo en el caso de que exista convalidacin alguna. Haga clic en Convalidar para que proceda a informar al proveedor. (Imagen 10.4)

Imagen 10.4

Proceda a ingresar la Convalidacin que se requiere y haga clic en el botn Enviar, como se muestra a continuacin. (Imagen 10.5)

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Imagen 10.5

En la siguiente pantalla proceda a subir el Oficio de Convalidacin por oferente. (Imagen 10.6)

Imagen 10.6 Regrese a la pantalla inicial de Convalidacin y proceda a Finalizar Convalidacin, luego proceda a ingresar las fechas para Respuesta de Convalidacin de Errores y la nueva fecha de Adjudicacin, tal como se muestra en la pantalla a continuacin. (Imagen 10.7)

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Imagen 10.7 Recuerde que para realizar una Convalidacin el tiempo mnimo establecido es 2 das y mximo 5 das, entre la fecha de solicitud de convalidacin y la fecha de respuesta a la convalidacin.

Si la Entidad no requiere realizar Convalidacin En el caso de que la Entidad Contratante no requiera realizar convalidaciones, seleccione la opcin NO, luego proceda a hacer clic en Guardar. (Imagen 10.8)

Imagen 10.8

11. Respuesta a la Convalidacin de Errores

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En el Estado Calificacin de Participantes, el consultor debe revisar si tiene convalidaciones que contestar, para ello debe hacer clic en el link Convalidacin de Errores, como se muestra a continuacin. (Imagen 11.1)

Imagen 11.1

Al ingresar revise si tiene alguna convalidacin, proceda a hacer clic en el link Revisar/Responder Preguntas. (Imagen 11.2)

Imagen 11.2 A continuacin el consultor podr observar el mensaje de convalidacin enviado por la Entidad Contratante, luego el consultor deber Responder a la convalidacin para que el Sistema registre la respuesta a la convalidacin si la tuviera. (Imagen 11.3)

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Imagen 11.3 Proceda a ingresar la respuesta a la convalidacin, como se muestra en la siguiente pantalla, luego haga clic en Enviar. (Imagen 11.4)

Imagen 11.4 Luego proceda a adjuntar el documento que le pidi la Entidad Contratante en la convalidacin. (Imagen 11.5)

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Imagen 11.5

Entidad Contratante 12. Inicio de Evaluacin Una vez informada la convalidacin, la Entidad Contratante puede proceder a Evaluar la oferta enviada por el consultor, para lo cual debe hacer clic en el link Evaluar Oferta-Contratacin Directa. (Imagen 12.1)

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Imagen 12.1 Si es que el consultor no subi la oferta econmica y los formularios 1 y 2 al Sistema en la fecha indicada, el sistema le indicar a la Entidad Contratante que no existen ofertas y podra en esta etapa Declarar desierto el proceso.

A continuacin el sistema listar al consultor que ha enviado los documentos que se pidieron adjuntar a travs del sistema, luego de lo cual la Entidad Contratante podr proceder a calificarlo. Para proceder a la calificacin haga clic en el link Calificar. (Imagen 12.2)

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MANUAL CONSULTORIA CONTRATACIN DIRECTA ENT CONT Imagen 12.2 El sistema ahora le permitir visualizar las ofertas enviadas por el consultor a travs del Sistema, adems de que en esta opcin le permitir calificar las ofertas a travs de los parmetros de Evaluacin que ingres en pasos anteriores. Como se puede observar, la Entidad Contratante ir ingresando el valor de la calificacin asignado en cada parmetro de calificacin. Una vez concluida la evaluacin, haga clic en el botn Guardar Calificacin y luego Confirmar Calificacin. Recuerde que mientras no Confirme la calificacin, el sistema no indicar que la oferta ha sido evaluada. (Imagen 12.3) - (Imagen 12.4)

Imagen 12.3

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Imagen 12.4 Una vez que se Confirma la Calificacin, el sistema indica que la oferta ya est evaluada, como se muestra en la imagen a continuacin, adems el sistema indicar que la Entidad Contratante debe subir el Acta de Calificacin. Para subir el archivo de calificacin, haga clic en Examinar, Descripcin y Subir respectivamente. Una vez ingresada toda la informacin, finalice la calificacin haciendo clic en el botn, Finalizar . (Imagen 12.5)

Imagen 12.5

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MANUAL CONSULTORIA CONTRATACIN DIRECTA ENT CONT RECUERDE QUE SI NO INDICA AL SISTEMA SI REQUIERE O NO REALIZAR LA CONVALIDACIN, NO PODR REALIZAR LA EVALUACIN DE LAS OFERTAS. PARA FINALIZAR LA EVALUACIN DE LAS OFERTAS DEBER ENCONTRARSE ENTRE LA FECHA INICIO DE EVALUACIN DE LA OFERTA Y LA FECHA LMITE DE RESULTADOS FINALES. 13. Resultados Finales (Negociacin Consultora) Antes de finalizar el proceso con la adjudicacin, la Entidad Contratante deber proceder a realizar la negociacin con el consultor. Haga clic en el link Negociacin Consultora. (Imagen 13.1)

Imagen 13.1 Al hacer clic en el link Negociacin Consultora, el sistema le mostrar en pantalla la Razn Social del consultor que ha sido habilitado para la negociacin segn el cumplimiento de los parmetros tcnico-econmicos, para proceder a realizar el siguiente paso haga clic en el botn Iniciar la Negociacin. (Imagen 13.2)

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Imagen 13.2

Para iniciar la negociacin, se debe seguir los siguientes pasos, primero se debe adjuntar al portal el archivo de negociacin fallida o exitosa, luego ingresar el valor por el que se lleg a la negociacin y finalmente, indicar el resultado de la negociacin, opciones SI o No.

Si es que no se realiza la negociacin, se sube un archivo de negociacin fallida, el valor, y se seleccionar la opcin NO. En el caso de que s se haya llegado a un acuerdo y se realice la negociacin, se sube el archivo del acta de negociacin exitosa, luego el valor por el que se negoci y se selecciona SI. (Imagen 13.3)- (Imagen 13.4)

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Imagen 13.3

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Imagen 13.4

14. Adjudicacin Cuando haya registrado la negociacin, el sistema pasar al estado Por Adjudicar, para proceder a realizar la adjudicacin o en su defecto a la declaratoria desierto del proceso ingrese al link Adjudicar. (Imagen 14.1)

Imagen 14.1

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MANUAL CONSULTORIA CONTRATACIN DIRECTA ENT CONT La pantalla a continuacin le mostrar un resumen de la calificacin y negociacin que se realiz, si es que se lleg a la negociacin, el sistema le permitir Adjudicar. Observe que el sistema muestra los datos de la categora de la consultora que se seleccion, el consultor con el que se realiz la negociacin y un campo para ingresar la Razn de Adjudicacin, luego proceda a dar clic en el botn Adjudicar Proveedor. (Imagen 14.2) - (Imagen 14.3)

Imagen 14.2

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Imagen 14.3

El paso final de la adjudicacin es subir el archivo Resolucin de Adjudicacin, para ello adjunte el archivo de la resolucin y haga clic en el botn Finalizar Adjudicacin. (Imagen 14.4)

Imagen 14.4

15. Registro de Contratos

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MANUAL CONSULTORIA CONTRATACIN DIRECTA ENT CONT Para registrar el contrato, ingrese al link Registro de Contratos y proceda con el registro. (Imagen 15.1)

Imagen 15.1

Ingrese Fecha de inicio del Objeto del proceso de contratacin y Fecha de Trmino del objeto de Contratacin, luego para adjuntar el archivo del contrato haga clic en el botn Examinar, Descripcin donde ingresar el nombre del archivo del contrato y finalmente Subir. Para finalizar, haga clic en el botn Guardar. (Imagen 15.2) - (Imagen 15.3)

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Imagen 15.2

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Imagen 15.3

16. Finalizacin de proceso Para que el estado del proceso llegue a su culminacin deber adjuntar documentos como factura, acta de entrega recepcin o las obligaciones particulares que asuman las partes. Para ello debe ingresar a la pantalla de inicio del proceso y ubicarse al final de la pantalla para adjuntar los Archivos para Finalizar el Proceso. Una vez adjuntada la informacin haga clic en Finalizar. (Imagen 16.1)

Imagen 16.1

El proceso deber quedar en el estado Finalizado para que se lo pueda dar por concluido, como se muestra a continuacin. (Imagen 16.2)

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Imagen 16.2

17. Recomendaciones Recuerde que el consultor debe enviar la oferta econmica y los formularios 1 y 2 en el portal desde la Fecha lmite de Respuestas, hasta antes de la Fecha lmite de entrega

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MANUAL CONSULTORIA CONTRATACIN DIRECTA ENT CONT de ofertas, si no envi la oferta el sistema le indicar a la Entidad Contratante que no existe su oferta. El formulario 1 y 2 se sube al portal, pero los documentos originales de estos formularios tambin se entregarn fsicamente con el resto de formularios de la oferta tcnica, en la direccin de las oficinas de cada Entidad Contratante. La direccin donde se entregar la oferta tcnica debe estar detallada en el pliego. Antes de Calificar las ofertas, la Entidad Contratante debe ingresar al link de Convalidacin de Errores para indicar si se va a realizar o no la convalidacin, si es que no realiza primero esta funcin, el sistema no permitir Realizar la Calificacin. Recuerde que la Entidad contratante tiene la responsabilidad de calificar la oferta tcnico-econmica, desde la Fecha de inicio de evaluacin hasta antes de la Fecha lmite de resultados Finales, si no la ingresa el sistema bloquea la opcin de Finalizar la calificacin, debido a que no lo hizo a tiempo. En la Fecha lmite de Resultados Finales el sistema le permitir a la Entidad Contratante visualizar al consultor con el que podr llegar o no a una negociacin, si la Entidad Contratante se equivoca y puso SI a una negociacin y se equivoc, el sistema no permite ningn tipo de rectificacin. Si no llegara a la culminacin del proceso en cualquier paso, el sistema lo mantendr en estado Borrador. Para buscarlo, consulte procesos, filtre tipo de contratacin y estado. Mientras un proceso no haya llegado a la fecha de publicacin, la entidad contratante podr realizar ciertos cambios en el mismo. Es importante recordar que una fecha lmite es una fecha mxima, y si la Entidad Contratante o el consultor en las fechas que les tocara retrasan u olvidan hacer preguntas, responder a las preguntas, enviar oferta, calificar oferta, negociar o adjudicar, el sistema NO dar opcin a rectificacin alguna debido a que sigue un orden de fecha y hora establecidas. El INCOP no realiza ningn cambio de fechas, ni ingreso de informacin ni del consultor ni de la Entidad contratante cuando tenga estos inconvenientes que son responsabilidad de los mismos.

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