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1.2

SISTEMAS DE INFORMACIN

1.2.1 GENERALIDADES

Los sistemas de informacin gerencial son una necesidad hoy en da, ya que las empresas manejan grandes cantidades de datos los cuales pueden ser analizados, de tal manera que se pueda encontrar informacin relevante para tomar diferentes cursos de accin. Los SIG actualmente son conocidos como Business intelligent (Inteligencia de negocios), esto es debido a que influyen a la toma de decisiones. Los SIG forman parte de las estrategias corporativas, ya que la comunicacin e informacin son de gran valor en las organizaciones o empresas, porque representan poder.

El resultado de interaccin colaborativa entre personas, tecnologas y procedimientos colectivamente llamados sistemas de informacin orientados a solucionar problemas empresariales. Los SIG o MIS (tambin denominados as por sus siglas en ingls: Management Information Systemse diferencian de los sistemas de informacin comunes en que para analizar la informacin utilizan otros sistemas que se usan en las actividades operacionales de la organizacin. Acadmicamente, el trmino es comnmente utilizado para referirse al conjunto de los mtodos de gestin de la informacin vinculada a la automatizacin o apoyo humano de la toma de decisiones (por ejemplo: sistemas de apoyo a la decisin, sistemas expertos y sistemas de informacin para ejecutivos).

Entindase por sistema informativo a cualquier conglomerado humano cuyas acciones de supervivencia y desarrollo est basado predominantemente en un intenso uso, distribucin, almacenamiento y creacin de recursos de informacin y conocimientos mediatizados por las nuevas tecnologas de informacin y comunicacin.

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1.3.2 EVOLUCIN Y CARACTERSTICAS DE LOS SISTEMAS INFORMATIVOS.

Un tema recurrente en la sociedad moderna a las puertas de un nuevo milenio, es el de estar en la llamada Era de la Informacin. Esta denominacin responde a la creciente y determinante importancia que la informacin representa para los individuos de la sociedad, en cualquier pas, en cualquier latitud, con cualquier cultura o nivel de desarrollo, estarn impulsados a consumir ms y mejor informacin.

Tambin se dice que se enfrenta un nuevo modo de informacin, que ha existido un trnsito hacia la economa informacional global. Pero esto no siempre fue as: en etapas anteriores de la existencia humana, el hombre slo se dedicaba a recolectar datos con medios incipientes, con el objetivo de lograr un objetivo, un fin, una meta trazada, lo cual le permitiera hacer un anlisis, luego el hombre con los adelantos cientficos y del progreso cientfico tcnico fue necesitando perfeccionar esa informacin.

Actualmente se habla de gestin en la informacin en las organizaciones, gestin de la calidad, gestin de los recursos de informacin, roles y capacidades de las personas en la gestin de informacin. Se habla en la actualidad, en la era de la informacin en la cual nos encontramos, la era de la inteligencia corporativa, la cual consta de varias fases en su establecimiento:

1. Concientizacin corporativa 2. Establecimiento de un departamento para procesar la informacin. 3. Desarrollo de un sistema electrnico. 4. Desarrollo de una red electrnica global

Todo esto muestra el desarrollo que ha transitado en los caminos de la evolucin, la informacin y los sistemas informativos como va fundamental para la tomas de decisiones en una organizacin, producto de los cambios que se han originado principalmente a partir de la masiva utilizacin de la computacin, la informacin ha pasado a ocupar un lugar fundamental en la vida de las organizaciones.

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Existe y existir informacin en cualquier accin o intencin del que hacer de la humanidad, por ende, no hay organizacin sin informacin.

Los nuevos modelos de gestin sealan que actualmente el recurso ms valioso que existe, es la informacin, en contraposicin con el capital, cuya relevancia dej ese primer plano.

Los orgenes y causas del surgimiento de las sociedades de informacin o los sistemas informativos se fundamentan en dos aspectos interrelacionados:

El desarrollo econmico a largo plazo Los cambios tecnolgicos.

1.2.3 CARACTERSTICAS DE LOS SISTEMAS INFORMATIVOS .

A cada nivel corresponde una cantidad y calidad determinada de informacin que necesita conocer para alcanzar los objetivos trazados y en la toma de decisiones. La direccin se materializa en la toma de decisiones pero solo se puede decidir sobre lo que se conoce y para ello hace falta determinada cantidad y calidad de la informacin.

Un sistema informativo debe tener las siguientes caractersticas principales: La informacin se utiliza como un recurso econmico. Las organizaciones hacen un mayor uso de la informacin para incrementar su eficiencia, para estimular la innovacin y para elevar su eficacia y posicin competitiva, con frecuencia mediante mejoras en la calidad de los bienes y servicios que producen.

Es posible identificar un mayor uso de la informacin en el pblico en general, las personas utilizan la informacin en forma ms intensiva en sus actividades en el rol de consumidores, para ejercer sus derechos civiles y responsabilidades, adems los sistemas de informacin que se desarrollan, extendern el acceso pblico a la cultura y la educacin.

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La funcin del sector informacin es satisfacer la demanda general de servicios y facilidades informacionales, una parte significativa del sector se ocupa de la infraestructura tecnolgica, redes de telecomunicaciones y computadoras.

En casi todas las sociedades, el sector de la informacin crece a un ritmo superior que el resto de la economa.

1.2.4 ESTRUCTURA DE UN SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL

Es un conjunto de datos recolectados de diferentes hechos en una entidad, los cuales luego de ser procesados, analizados y comparados con lo que debe suceder, se convierten en informacin para ser utilizada interna o externamente, permitiendo tomar decisiones.

Una de las cuestiones que distingue el proceso de direccin es la constante circulacin de informacin, tanto dentro de la entidad como con respecto a su medio exterior. Al existir un plan con objetivos definidos y claros se requerir de un medio que proporcione informacin sobre lo que la empresa ha planeado y sobre lo que se encuentra realizando. Desde los sistemas de administracin: planificacin y control, hasta los sistemas presupuestarios y la contabilidad.

Esto significa que deben existir sistemas de informacin que operen en la organizacin, que permitan comunicar tanto lo planeado como lo realizado desde el mayor sistema de administracin que exista en la organizacin, como el sistema de planificacin y control total de las utilidades, hasta los sistemas presupuestarios y sistemas de control presupuestarios. Un sistema integrado usuariomquina, el cual implica que algunas tareas son mejor realizadas por el hombre, mientras que otras son muy bien hechas por la mquina, para prever informacin que apoye las operaciones, la administracin y las funciones de toma de decisiones en una empresa. El sistema utiliza equipos de computacin y software especializado, procedimientos, manuales, modelos para el anlisis, la planificacin, el control y la toma de decisiones, adems de bases de datos.

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Todas las funciones gerenciales; Planificacin, Organizacin, Direccin y Control son necesarias para un buen desempeo organizacional. Los Sistemas de Informacin Gerencial son necesarios para apoyar estas funciones, en especial la Planificacin y el Control. El valor de la informacin proporcionada por el sistema, debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos bsicos:

Calidad: Para los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean un fiel reflejo de la realidad planteada.

Oportunidad: Para lograr un control eficaz, las medidas correctivas en caso de ser necesarias, deben aplicarse a tiempo, antes de que se presente una gran desviacin respecto de los objetivos planificados con anterioridad.

Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de informacin suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por informacin irrelevante e intil, pues esta puede llevar a una inaccin o decisiones desacertadas.

Relevancia: La informacin que le es proporcionada a un gerente debe estar relacionada con sus tareas y responsabilidades.

1.2.4.1. La informacin como recurso. La informacin es un recurso para el desarrollo, cuando se utiliza en singular, significa la informacin en s, el contenido. Por ejemplo, la informacin en un fichero o registro, pero utilizando en plural, significa todas las herramientas equipos, suministros, facilidades fsicas, personas y otros recursos utilizados por una empresa.

Una organizacin para sostenerse viva debe utilizar la informacin y debe ser administrada como un recurso. Tambin se dice que la informacin es un recurso de recursos porque permite optimizar y aprovechar al mximo otros recursos.

El recurso informacin tiene particularidades que lo distinguen de otros recursos: La informacin puede expandirse La informacin puede comprimirse

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Es transportable Tiende a partirse y mientras ms se parte ms tenemos. Es susceptible de ser compartida. Esta ltima particularidad es la ms noble de este recurso, cuando se comparte informacin o se trasmite, o se distribuye informacin, todos los receptores de este recurso la comparten en igualdad de condiciones, nadie tiene ms que el otro, todo depende de la mezcla que se haga con las potencialidades y el conocimiento del receptor, que es lo que hace la diferencia.

1.2.4.1.1 Gestin de la informacin.

Las particularidades del desarrollo del Control de Gestin y la tendencia que se pone de manifiesto hoy en da, constituyen el resultado de una mayor complejidad, hostilidad y dinamicidad en el entorno en que operan las organizaciones y los cambios originados en la forma de gestionar las mismas, donde se pasa de una organizacin esttica, rgida; a una flexible y participativa, aprecindose la tendencia hacia el desarrollo de un control de gestin integral que penetre en todo su espectro a la empresa ya sea productiva, de servicio, lucrativa o no lucrativa.

1.2.4.1.1.1 Alcance del control de la gestin

El Control de Gestin no se opone a la Empresa Democrtica: Como el Control de Gestin busca la integracin y no se opone a la "Empresa Democrtica"; ya que se concentran en los procesos y no interfiere en el estilo de mando, implica entonces que el Control de Gestin se desarrolla en cualquier estilo de direccin.

El Control de Gestin es asignable: Esto indica que solo mide la responsabilidad de las personas, ya que no se preocupa de la autoridad, su centro de atencin no es la jerarqua de la empresa sino la responsabilidad al interior de la Organizacin.

El responsable del Control de Gestin es el Gerente General: El principal responsable del Control de Gestin es el Gerente General ya que solo asigna la responsabilidad y no la delega.

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El representante mximo del Control de Gestin se denomina "Controller" (Contralor): Representante mximo de la funcin del Control de Gestin al interior de la empresa el cual debe jugar con las distintas variables y componentes que determinan dicha funcin.

El Control de Gestin es eminentemente "participativo": Es participativo ya que integra a todas las personas de la empresa y adems la hace participar en los objetivos estratgicos de la organizacin.

1.2.4.2 Elementos que componen un sistema informativo Los elementos que componen un sistema informativo estn definidos en dos grandes grupos: Elemento Tcnico Elemento Humano Dentro del primero, el elemento tcnico, podemos incluir el sistema diseado con que cuenta la organizacin, que en dependencia del grado de avance cientfico tcnico que tenga implementado o el alcance de la entidad, entonces ser mayormente efectivo el sistema informativo como tal. Para este elemento debe existir un organigrama o flujo grama de informacin que permita conformar la pirmide de informacin, o sea que desde la base y hasta el ltimo nivel, el Director, llegue la informacin sintetizada pero con alto nivel cualitativo que permita al alto mando la correcta toma de decisiones y en el momento oportuno.

Si bien es cierto que el directorio participa tanto en la planificacin estratgica como en el diseo organizacional y en la creacin de los sistemas de informacin, es necesario que esta participacin que sirve para establecer o crear sistemas est basada en tcnicas, modelos o tipologas, los que de acuerdo a la habilidad del directorio, estarn bien seleccionados y combinados.

Por lo tanto los elementos tcnicos no son dinmicos, son slo orientaciones (estrategia) de orden (estructura) y conductas comunicacionales (sistema de informacin). Tal como existe el elemento tcnico tambin hay un elemento humano que constituye el elemento esencial para el xito o fracaso en el logro de los objetivos

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establecidos en la estrategia. Este elemento constituye la gestin de las personas, ya que su participacin ser la accin y ejecucin, o sea la gestin.

Debido a lo anterior, es conveniente resaltar el valor del recurso humano, en su verdadera importancia, tanto en la gestin como el control de sta, dando nfasis al desarrollo de algunas ciencias del comportamiento humano, utilizando los elementos motivadores y de incentivo para un mejor anlisis en el conocimiento de la cultura organizacional y su impacto en la toma de decisiones.

1.2.4.3 La estructura piramidal de la informacin

1. La parte inferior de la pirmide est comprendida por la informacin relacionada con el procesamiento de las transacciones preguntas sobre su estado. 2. El siguiente nivel comprende los recursos de informacin para apoyar las operaciones diarias de control. 3. El tercer nivel agrupa los recursos del sistema de informacin para ayudar a la planificacin tctica y la toma de decisiones relacionadas con el control Administrativo. 4. El nivel ms alto comprende los recursos de informacin necesarios para apoyar la planificacin estratgica y la definicin de polticas de los niveles ms altos de la administracin.

1.2.5 ACTIVIDADES DE UN SISTEMA DE INFORMACIN

Un

sistema

de

informacin

realiza

cuatro

actividades

bsicas:

entrada,

almacenamiento, procesamiento y salida de informacin.

1) Entrada de Informacin: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Informacin toma los datos que requiere para procesar la informacin. Las entradas pueden ser manuales o automticas. Las manuales son aquellas que le proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automticas son datos o informacin que provienen o son tomados de otros sistemas o mdulos. Esto ltimo se denomina interfases automticas.

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Las unidades tpicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnticas, las unidades de diskette, los cdigos de barras, los escners, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.

2) Almacenamiento de informacin: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades ms importantes que tiene una computadora, ya que a travs de esta propiedad el sistema puede recordar la informacin guardada en la seccin o proceso anterior. Esta informacin suele ser almacenada en estructuras de informacin denominadas archivos. La unidad tpica de almacenamiento son los discos magnticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM).

3) Procesamiento de Informacin: Es la capacidad del Sistema de Informacin para efectuar clculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos clculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que estn almacenados. Esta caracterstica de los sistemas permite la transformacin de datos fuente en informacin que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyeccin financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un ao base.

4) Salida de Informacin: La salida es la capacidad de un Sistema de Informacin para sacar la informacin procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades tpicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Informacin puede constituir la entrada a otro Sistema de Informacin o mdulo. En este caso, tambin existe una interfase automtica de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interfase automtica de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las plizas contables de los movimientos procesales de los clientes.

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A continuacin se muestran las diferentes actividades que puede realizar un Sistema de Informacin de Control de Clientes:

Entradas:

Datos generales del cliente: nombre, direccin, tipo de cliente, etc. Polticas de crditos: lmite de crdito, plazo de pago, etc. Facturas (interfase automtico). Pagos, depuraciones, etc.

Proceso: Clculo de antigedad de saldos. Clculo de intereses moratorios. Clculo del saldo de un cliente.

Almacenamiento: Movimientos del mes (pagos, depuraciones). Catlogo de clientes. Facturas.

Salidas: Reporte de pagos. Estados de cuenta. Plizas contables (interfase automtica) Consultas de saldos en pantalla de una terminal.

1.2.6 PASOS PARA ANALIZAR UN SIG

1. Identificar a todos aquellos agentes que estn utilizando o deberan utilizar los distintos tipos de informacin (profesionales, trabajadores de campo, supervisores, administradores, etc.). 2. Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la organizacin, departamento o punto de prestacin de servicios.

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3. Identificar la informacin que se requiere para ayudar a las diferentes personas a desempearse efectiva y eficientemente, y eliminar la informacin que se recolecta pero que no se utiliza. 4. Determinar cules de los formularios y procedimientos actuales para recolectar, registrar, tabular, analizar y brindar la informacin, son sencillos, no requieren demasiado tiempo y cubren las necesidades de los diferentes trabajadores, y, qu formularios y procedimientos necesitan mejorarse. 5. Revisar todos los formularios y procedimientos existentes para recolectar y registrar informacin que necesiten mejorarse o preparar nuevos instrumentos si es necesario. 6. Establecer o mejorar los sistemas manuales o computarizados para tabular, analizar, y ofrecer la informacin para que sean ms tiles a los diferentes trabajadores. 7. Desarrollar procedimientos para confirmar la exactitud de los datos. 8. Capacitar y supervisar al personal en el uso de nuevos formularios, registros, hojas de resumen y otros instrumentos para recolectar, tabular, analizar, presentar y utilizar la informacin. 9. Optimizar un sistema de informacin gerencial: qu preguntar, qu observar, qu verificar.

1.2.7 SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL EN LAS PYMES En gran parte de las pequeas y medianas empresas existe una necesidad urgente de la incorporacin a proyectos de Sistemas de Informacin Gerencial (SIG), como sntomas o pruebas de ello tenemos por ejemplo la falta de estrategias de crecimiento (culpando en gran parte a la tendencia cultural de las organizaciones), una inadecuada utilizacin de las tecnologas y conocimientos, propiciando prdidas de recursos, debilidad financiera y deficiencias en toda la organizacin.

Gran nmero de empresas carece de ventajas para tener una mayor accesibilidad a las tecnologas, y desarrollar un SIG, debido a varias razones como: costos elevados, carencia de recursos, falta de acceso a la informacin, etc.; adems las PyMEs tienen que responder al mercado en forma rpida y creativa siendo difcil aplicar y mantener un sistema que ayude y brinde apoyo a la toma de decisiones para poder competir y crecer en su ramo.

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En un ambiente de evolucin tecnolgica, el reto es lograr que la mayora de los usuarios aprovechen las opciones disponibles para producir eficiencia e innovacin en su trabajo cotidiano. Por ello las Tecnologas de Informacin forman un factor determinante para dar lugar al crecimiento tanto de las PyMEs como de cualquier empresa.

1.2.8 LOS SISTEMAS DE INFORMACIN Y LA TOMA DE DECISIONES

El tomar decisiones es un tema que resulta un poco complicado, ya que no existe un patrn para ello, aunque tiene definidas etapas, no es actividad nica que ocurre de manera continua. Muchas veces existe la posibilidad que la decisin se tome para un gran perodo de tiempo, pero es difcil saber si causa el mismo efecto en el momento que se tom, que, al transcurrir el tiempo. En la actualidad existen nuevos enfoques para ayudar en la toma de decisiones tales como: anlisis de riesgo, rboles de decisiones, teora de la preferencia, entre otros.

Con las tcnicas de la investigacin de operaciones y las computadoras electrnicas de alta velocidad, pueden analizarse los resultados probables de miles o millones de alternativas. Se debe estar claro que la importancia de una decisin tambin depende del alcance de la responsabilidad.

Cabe destacar que existe la teora de decisiones, sta puede definirse como el anlisis lgico y cuantitativo de todos los factores que afectan los resultados de una decisin en un mundo incierto.

El proceso de toma de decisiones tiene varias fases tales como la inteligencia, el diseo y la seleccin, en sta ltima se presentan los niveles de riesgos, y es aqu donde intervienen los sistemas automatizados o de informacin, estos permiten evaluar muchas alternativas para as seleccionar la ms idnea y que a futuro sea favorable para la organizacin como ente y si es en el plano individual que satisfaga la mayor parte de las expectativas del individuo.

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Cuando se plantean decisiones a largo plazo o a futuro dentro de las empresas, surge la necesidad de utilizar los distintos sistemas de informacin de acuerdo a los tipos de decisiones, a continuacin se presenta una figura que da una visin de la combinacin decisiones/sistemas.

Generalmente las personas dentro de la organizacin tienden a mostrar una actitud de apata hacia los sistemas de informacin, porque sienten que stos los desplazarn, ms no as a niveles gerenciales porque aqu muchas veces se tienen sistemas que pueden aportar datos importantes para la toma de decisiones, dndose algunos casos en que los sistemas que se utilizan son 100% certeros en la decisin que invitan o sugieren tomar, por lo que cuando se disea un sistema de informacin para el rea de toma de decisiones se deben evaluar todas las implicaciones que pueden stas tener en l. Se recomienda a los analistas y diseadores de sistemas, tomar en cuenta las siguientes recomendaciones o caractersticas que debe tener un sistema relacionado con la toma de decisiones:

Deben ser flexibles y proporcionar muchas opciones para el manejo de informacin y para su evaluacin. Capaces de dar apoyo a una gran variedad de estilos, habilidades y conocimientos.

Capaces de cambiar a medida que las personas aprendan y aclaren sus valores.

Deben ser poderosos en el sentido de contar con modelos mltiples de tipo analtico e intuitivo para la evaluacin y capacidad de poder seguir muchas alternativas y consecuencias.

Se pueden citar tres implicaciones que tiene la investigacin en la toma de decisiones, para comprender los sistemas de informacin en esta rea, son:

1. La toma de decisiones no es un proceso sencillo, existen lmites para el clculo, proyeccin a futuro y poder de anlisis del ser humano. Por lo que las computadoras son de gran ayuda.

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2. Las decisiones difieren una de otra, en trminos de metas, tipos de decisiones que presentan quienes las toman, cantidad de entendimiento y marcos de referencia. 3. El papel de los sistemas de informacin no es tomar las decisiones por los seres humanos, sino de apoyar el proceso.

En las ltimas dcadas, como se sabe, se han producido grandes cambios en el entorno de las empresas y las organizaciones, como consecuencia de los avances producidos por las nuevas tecnologas de la produccin, de la informacin y de las comunicaciones. En este nuevo entorno, tan complejo y cambiante, para poder tomar decisiones de una manera eficaz, es necesario disponer, en todo momento y de una forma rpida de informacin suficiente, actualizada y oportuna.

En los ltimos aos se han mencionado los SSD (Sistemas de Soporte a Decisiones), son sistemas que ayudan a tomar decisiones porque combinan datos, modelos analticos y software amigable e interactivo en un solo sistema, que pueda dar soporte a los distintos tipos de decisiones (semi-estructuradas o no estructuradas).

De igual forma existen los denominados sistemas expertos o inteligentes estos capturan el dominio de un ser humano en un campo limitado de conocimiento, utilizando la Inteligencia Artificial (IA) que no es ms que el esfuerzo por desarrollar sistemas computacionales que pueden comportarse como humanos, con la capacidad de aprender, usar aparatos de percepcin y emular el conocimiento humano y la toma de decisiones.

Esto slo es posible, hoy en da, utilizando los ordenadores electrnicos y los medios que proporciona la tecnologa de la informacin. Adems, gracias a las investigaciones realizadas en la inteligencia artificial, con el desarrollo de los sistemas basados en el conocimiento y los sistemas expertos, tambin se han producido grandes avances en el tratamiento del conocimiento, factor fundamental para la toma de decisiones.

Cuando se habla de que los sistemas expertos constituyen un gran avance, es importante tambin mencionar sus componentes, que son los que hacen que stos sean exitosos:

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Base de Conocimiento (BdeC) - representacin del conocimiento del dominio para la solucin de problemas especficos, normalmente dicho conocimiento se estructura en forma modular en forma declarativa.

Mquina de Inferencia - proceso que efecta el razonamiento a partir de los datos y utilizando el conocimiento de la BdeC. Es "genrica", es decir, que se puede aplicar a diferentes dominios slo cambiando la BdeC.

Memoria de Trabajo - lugar donde se almacenan los datos de entrada y conclusiones intermedias que se van generando durante el proceso de razonamiento.

Interfaz de Usuario - Entrada/Salida al usuario del sistema, incluyendo, normalmente, mecanismos de pregunta (por qu) y de explicacin (cmo).

Interfaz de Adquisicin - interfaz para la adquisicin del conocimiento del dominio, puede incluir mecanismos para facilitar su adquisicin y depuramiento interactivo y para automatizar la adquisicin (aprendizaje). Estos sistemas que se denominan Inteligentes, son sistemas que en muchos de los casos pueden llegar a resolver problemas mejor que los expertos humanos, ya que pueden explicar el proceso de razonamiento que llevaron a cabo y justificar sus conclusiones.

De igual manera tambin en la actualidad existen lo que se denomina gestin del conocimiento, esto no es ms que una corriente que permite a la empresa realizar transformaciones tomando en cuenta los recursos que tiene disponible ms el conocimiento de su entorno humano, los Sistemas de Informacin ayudan a hacerlo posible ya que incorporan una tecnologa en la que es posible empaquetar la inteligencia, y con ellos se vuelve cada vez ms notoria la importancia y capacidad de respuesta eficaz y eficiente de los usuarios de estos sistemas con base en tecnologa (tripulantes de ingenios cada vez ms sofisticados), ayudando a la toma de decisiones tanto inmediatas como a largo plazo.

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El Data Warehousing, es un rico depsito de informacin orientado a resolver las necesidades e intuiciones del usuario final. Al brindar un acceso interactivo a la informacin permite resolver problemas de toma de decisiones en forma ms rpida y efectiva que utilizando sistemas tradicionales. Por lo que se convierte en un sistema que se aplica no solo en el soporte de la alta gerencia que debe tomar decisiones de objetivos y planificacin estratgicas, sino tambin en niveles ms tcnicos de toma de decisin. Cuando se restringe el uso del sistema para tomar decisiones estratgicas solamente se incurre en un error, ya que el sistema incurrira en fallas, porque uno de los objetivos principales de este tipo de sistemas es servir como base de informacin para la toma de decisiones.

Como conclusin, puede decirse que, para ayudar en la toma decisiones, en la actualidad existen una serie de herramientas o sistemas de informacin que facilitan este proceso, ya que con el transcurrir de los aos el avance tecnolgico nos ha conducido a desarrollar herramientas ms inteligentes, precisas, eficaz y eficientes, que al formar parte del entorno contribuyen de manera satisfactoria a mejorar y hacer ms productivos los diferentes procesos que se llevan a cabo en un determinado momento tanto en las organizaciones como en el individuo. Es de resaltar la importancia que tiene la informacin que se genera en cada uno de ellos, ya que sta es el pilar fundamental sobre el cual se desarrollarn las aplicaciones. Tambin no se puede dejar de un lado que la complejidad de tomar decisiones hoy en da viene dada por el crecimiento vertiginoso de las organizaciones, ya que stas tiene que ser ms competentes, ser confiables y tener una calidad de servicio que le permita estar en el mercado, y del ser humano como individuo en diferentes reas, ya que ste desarrolla cada da su intelecto y profesionalismo.

1.3

LA TOMA DE DECISIONES

La autonoma y la toma de decisiones

Si nos paramos a pensar podemos observar cmo buena parte de las conductas de riesgo para la salud y el bienestar propios y de la comunidad son el resultado de decisiones inconscientes en las que las presiones externas pesan ms que la propia determinacin. Por ejemplo, el consumo de alcohol puede ser resultado de la

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publicidad, de la presin del grupo de amigos o de la tradicin por la cual el alcohol "es de hombres". En todas estas situaciones se consume a causa de una decisin inconsciente, sin reflexin, provocada por la presin exterior. Por eso es tan importante fomentar la toma de decisiones autnoma. Pero, qu quiere decir eso exactamente?. Aclaremos algunos trminos: Toma autnoma de decisiones: la persona aprende a pensar por s mismo, a ser crtica y a analizar la realidad de forma racional. Toma responsable de decisiones: La persona es consciente de la decisin tomada y acepta sus consecuencias.

Para una situacin concreta, tomar decisiones de modo autnomo y responsable es sopesar los pros y los contras de las distintas alternativas posibles en una situacin y aceptar las consecuencias de la eleccin. As pues, cuando hay que tomar una decisin se debe valorar las posibles consecuencias que se pueden derivar de ella y, si esas consecuencias pueden ser importantes es recomendable no hacer lo primero que se nos ocurra o dejarse llevar por lo que hace todo el mundo. Cuando nos enfrentamos a un problema o a una decisin que puede tener consecuencias importantes es necesario pensar detenidamente qu es lo que se puede hacer y valorar cada alternativa.

A tomar decisiones se aprende. La autonoma se va desarrollando desde la infancia, y a cada edad le corresponde un nivel de autonoma. Durante la infancia muchas decisiones importantes son tomadas por los padres/madres y por otros adultos, pero a partir de la adolescencia las decisiones van siendo cada vez ms responsabilidad del joven. En este proceso de aprendizaje tambin es importante distinguir cundo no importa ceder ante los deseos de los dems u otras presiones y cundo es importante seguir los propios criterios.

EL MTODO PARA TOMAR DECISIONES Y RESOLVER PROBLEMAS

Si la habilidad para tomar decisiones se aprende, tambin se puede practicar y mejorar. Parece ser que las personas hbiles en la toma de decisiones tienen capacidad para

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clasificar las distintas opciones segn sus ventajas e inconvenientes y, una vez hecho esto, escoger la que parece mejor opcin. El mtodo bsico sera:

El proceso de los cinco pasos.

1. Definir el problema.

Con este paso hay que procurar responder a la pregunta de Qu es lo que se desea conseguir en esa situacin?

2. Buscar alternativas.

En este paso es importante pensar en el mayor nmero de alternativas posibles, ya que cuantas ms se nos ocurran, ms posibilidades tendremos de escoger la mejor.

Es importante evitar dejarnos llevar por lo que hacemos habitualmente o por lo que hacen los dems.

Si no se nos ocurren muchas alternativas, pedir la opinin de otras personas nos puede ayudar a ver nuevas posibilidades.

3. Valorar las consecuencias de cada alternativa.

Aqu se deben considerar los aspectos positivos y negativos que cada alternativa puede tener, a corto y largo plazo, tanto para nosotros como para otras personas.

Para llevar a cabo este paso correctamente, muchas veces no es suficiente la informacin con la que se cuenta. En este caso es necesario recabar nuevos datos que ayuden a valorar las distintas alternativas con las que se cuenta. Por ejemplo, una persona que quiere empezar a practicar algn deporte, a la hora de valorar las diferentes alternativas, si no dispone de datos suficientes, deber recabar informacin sobre: dnde se puede practicar los distintos deportes sugeridos; qu material se necesita; necesidad de un aprendizaje previo, qu costes tienen, etc.

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Para cada una de las alternativas por separado, haremos una lista de todas las ventajas y desventajas que comporta. Seguidamente, daremos una puntuacin de 0 a 10 a cada ventaja y a cada inconveniente en funcin de su importancia, teniendo en cuenta que: 0 es nada importante y el 10 significa que es esencial o muy importante. Finalmente, una vez puntuada cada ventaja y cada inconveniente en esa escala, se suman los nmeros dados a todas las ventajas por un lado y todos los inconvenientes por otro. Si el resultado es positivo es que tiene ms ventajas ests son ms importantes que los inconvenientes.

4. Elegir la mejor alternativa posible.

Una vez que se ha pensado en las alternativas disponibles y en las consecuencias de cada una de ellas, habr que escoger la ms positiva o adecuada.

Una vez que se han valorado las distintas alternativas, hay que compararlas entre s, escoger la que ms nos satisfaga. Como normal general, aquella que tenga ms ventajas que inconvenientes, o si utilizamos el procedimiento matemtico, aquella alternativa que tiene el nmero positivo ms alto.

A veces la mejor alternativa no es ninguna de las propuestas sino que surge como combinacin de varias de las propuestas. En el ejemplo, podemos decidirnos por un deporte concreto (ftbol, baloncesto, tenis, etc.) o se puede optar por escoger varios que sean complementarios (por ejemplo, la natacin para estar en forma y el ftbol como forma de relacionarse con los amigos/as).

5. Aplicar la alternativa escogida y comprobar si los resultados son satisfactorios.

Una vez elegida, deberemos responsabilizarnos de la decisin tomada y ponerla en prctica. Adems debemos preocuparnos por evaluar los resultados, con lo que podremos cambiar aquellos aspectos de la situacin que todava no son satisfactorios y adems podremos aprender de nuestra experiencia. A continuacin, practicaremos cada uno de los pasos del proceso de toma de decisiones con un ejemplo.

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SITUACIN:

Una persona quiere realizar la tarde del sbado alguna actividad, pero no tiene preferencias por ninguna.

1. Definir el problema.

En este caso concreto, antes de empezar a pensar qu tipo de actividad vamos a realizar, tendramos que hacernos la siguiente pregunta: Qu queremos conseguir?. La respuesta a esta pregunta nos ayudar a enunciar correctamente el problema que se nos plantea. Por ejemplo, en este caso, algunas respuestas podran ser:

- Relacionarse con otras personas. - Ayudar a estar sano. - Pasarlo bien. - Que sea barata.

2. Generar alternativas.

Una vez que tenemos claro cul es el problema, la tarea consiste en pensar alternativas para solucionarlo. Algunas alternativas de solucin, podran ser estas: - Realizar una excursin - Ir al cine - Ir a la discoteca - Jugar al futlbito

Para no complicar el proceso hemos pensado cuatro alternativas, pero podemos plantear todas las que queramos.

3. Valorar las consecuencias de cada alternativa. Para cada alternativa por separado, vamos a considerar las ventajas y desventajas que puede tener. Ahora daremos una puntuacin de 0 a 10 a cada ventaja y a cada inconveniente en funcin de su importancia. Despus, sumaremos el total de puntuaciones en ventajas y restaremos el total de puntuaciones en inconvenientes.

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Alternativas Ventajas Puntuacin Desventajas Puntuacin

Alternativa 1:

4. Elegir la mejor alternativa posible.

Ya slo queda elegir la alternativa con una puntuacin positiva global ms elevada. Esta alternativa es la idnea, y no vale la pena seguir dndole vueltas al asunto.

5. Aplicar la alternativa escogida y comprobar si los resultados son satisfactorios.

Slo nos queda que llegue el fin de semana para llevar a cabo la actividad que hemos escogido. Una vez que la hallamos realizado, valoraremos si ha sido eficaz para resolver la situacin para la que no tenamos respuesta.

Podemos practicar el proceso de tomar decisiones con problemas concretos que se nos planteen en nuestra vida cotidiana, aqu tenemos algunos ejemplos:

Situacin

Posibles definiciones (Paso 1)

del problema

Elegir el regalo que le vas a hacer a tu Quedar bien. mejor amigo/a por su cumpleaos. Regalarle algo til.
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Regalarle algo que le guste. Reaccionar ante un/a amigo/a que est Que deje de hablar mal de ti. hablando mal de ti a tus espaldas. Que los otros no crean lo que est diciendo. No perder a ese/a amigo/a. Escoger entre las distintas cosas que Divertirse. puedes hacer para pasar la tarde del Descansar. domingo. Relacionarte con otras personas.

Una tcnica til de modelo del proceso de decisin es:

El rbol de decisin

RBOLES DE DECISIN

Un rbol de decisin es tambin un modelo til de decisin, y le brinda al tomador de decisiones una representacin grfica del problema de decisin. Un rbol de decisin consiste de ramas y nudos. Hay dos tipos de nudos:

1. Nudos cuadrados: se utilizan para representar los puntos de decisin.

2. Nudos circulares: se utilizan para representar los puntos de probabilidad.

Tanto las alternativas de decisin como los estados de naturaleza estn representadas por ramas. Las alternativas de decisin slo emanan de los nudos de probabilidad. La fig. III-1 representa un problema de decisin con dos alternativas de decisin y tres estados de naturaleza.

Los nudos de probabilidad estn reducidos a los valores esperados, y el criterio de decisin es utilizado nuevamente para seleccionar la mejor alternativa que surja de cada punto de decisin.

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Los nudos de probabilidad estn reducidos a los valores esperados, y el criterio de decisin es utilizado nuevamente para seleccionar la mejor alternativa que surja de cada punto de decisin.

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