Oficio #029 - A - Manual - Carpetas PDF

rea de Servicios Documentales y de Informacin
Grupo Funcional de Elaboracin de Carpetas Temticas

Av. Abancay 251 Of. 406. Complejo Legislativo - Telfono: 3117777 anexos 5431 - 5433

OFICIO N 029 A - 2012-GFECT-ASDI /CR

A: SR. JULIAN SAL RAMOS PAULETT
Jefe del rea de Servicios Documentales y de Informacin

DE: SRA. LOURDES CHVEZ MOREY
Responsable del Grupo Funcional de Elaboracin de Carpetas Temticas

ASUNTO: Manual metodolgico de elaboracin de carpetas temticas

FECHA: 27 12 2012

Por medio del presente me dirijo a Ud. con la finalidad de informar sobre el
cumplimiento de la actividad contenida en el Plan Operativo Institucional para el
presente ao, referida a la Elaboracin de un Manual Metodolgico de Elaboracin de
Carpetas Temticas.

El documento referido, cuya versin preliminar se encuentra adjunta al presente, es
complementario al Manual de catalogacin de Documentos, elaborado en setiembre
del 2009, por nuestro Grupo Funcional.

Sin otro particular, hago propicia la oportunidad para expresarle las consideraciones
ms distinguidas.

Atentamente;

DECENIO DE LAS PERSONAS CON DISCAPACIDAD EN EL PER
AO DE LA INTEGRACIN NACIONAL Y EL RECONOCIMIENTO DE NUESTRA DIVERSIDAD

GRUPO FUNCIONAL DE
ELABORACIN DE CARPETAS
TEMTICAS
28/12/2012

Manual Metodolgico para la
elaboracin de
CarpetasTemticas
Manual Metodolgico para la Elaboracin de Carpetas Temticas Pgina 2

MANUAL METODOLGICO PARA
LA ELABORACIN DE
CARPETASTEMTICAS

PRESENTACIN

El presente material est dirigido al personal encargado
de administrar el sistema de registro documental de
nuestra base de datos, quienes son los especialistas
encargados de identificar las fuentes de informacin,
analizar y recuperar documentos disponibles en versin
digital (o digitalizarlos si fuera el caso), registrarlos en la
base de datos mediante un formulario de catalogacin
que contiene un conjunto de campos descriptivos, para
permitir que los usuarios puedan tener los elementos
necesarios para identificar los documentos que pudieran
serles de mayor utilidad.

Esta labor de registro incluye la labor de adjuntar
adecuadamente la copia del documento, en un formato
accesible y de fcil recuperacin para el usuario, a texto
completo.

La tarea de formacin de Carpetas Temticas es la
seleccin de un conjunto de documentos digitales
registrados y clasificados, los cuales por su relevancia
pueden contribuir al anlisis de los diversos temas
prioritarios del debate parlamentario.

El presente manual ha sido elaborado tomado en cuenta
los lineamientos estratgicos de nuestro proyecto, as
como, la experiencia prctica desarrollada por los
integrantes del equipo en los ltimos aos de trabajo, en
un proceso de aprendizaje mutuo en el marco de nuestro
compromiso por lograr la mayor calidad de nuestro
servicio.


ASPECTOS GENERALES DE NUESTRO TRABAJO

El Grupo Funcional de Elaboracin de Carpetas
Temticas (GFECT) es una unidad operativa del rea de
Servicios Documentales y de Informacin del
Departamento de Investigaciones y Documentacin
Parlamentaria (DIDP).
Su labor busca contribuir con un sistema integrado de
gestin de la informacin y el conocimiento en el
Congreso de la Repblica, liderado por el DIDP, para
apoyar la mayor eficacia y eficiencia de las funciones
parlamentarias, la calidad en la aprobacin de leyes, el
control efectivo de los actos de los poderes pblicos, la
comunicacin fluida con la ciudadana y una mayor
legitimidad social del Parlamento Nacional.
Sus funciones se inscriben en el Objetivo Estratgico de
Optimizar el sistema de Informacin de los
procedimientos legislativos y en el Objetivo Operativo de
Gestionar informacin institucional sistemticamente
inventariada, procesada y comunicada oportunamente.
El GFECT est encargado de administrar la Plataforma
Digital de Documentacin Temtica, que es una base de
datos formada por recursos documentales electrnicos
relevantes para la toma de decisiones en el Congreso de
la Repblica, los cuales son identificados, capturados,
seleccionados, registrados y organizados en funcin de
los temas prioritarios del debate parlamentario, para
ponerlos a disposicin de los usuarios en forma oportuna y
eficaz a travs del portal de internet institucional. Todos
los recursos documentales catalogados y almacenados
pueden ser recuperados por el usuario a texto
completo.
1

Los usuarios prioritarios son:
Comisiones Parlamentarias (ordinarias y
especiales)
rganos de la Alta Direccin
rea de Servicios de Investigacin y Anlisis
Otros Grupos Funcionales del DIDP

1
Definimos nuestro trabajo como DOCUMENTALISTAS DIGITALES, por esta labor de
sistematizacin de las fuentes de informacin documental y diseminarlas
ponindolas a disposicin de los investigadores y usuarios.

DEFINIENDO NUESTRA LABOR

De acuerdo a las funciones y lineamientos de trabajo del
Grupo Funcional, definimos las acciones que desarrollamos
los integrantes del Equipo de Trabajo, entre ellas:
Identificar, autentificar y validar fuentes de informacin
calificada que puedan proporcionar recursos para
contribuir al trabajo de los usuarios.
Seleccionar recursos documentales que aporten
informacin y conocimiento actualizado, de acuerdo a
las necesidades de los usuarios, explorando e integrando
informacin generada en la institucin con recursos
documentales externos.
Analizar los documentos seleccionados, a travs del
resumen y el ndice de contenido.
Registrar ordenadamente y catalogar los documentos
seleccionados para que puedan ser recuperado,
posteriormente, por los usuarios.
Almacenamiento de los recursos para conformar un
fondo documental digital, organizado por reas
legislativas que pueda ser consultado de manera
permanente por los usuarios.
Difundir oportunamente y poner a disposicin de los
usuarios la informacin obtenida, a travs de las
diferentes sistemas y plataformas de internet,
Organizar nuevas redes de acceso a la informacin, la
documentacin y el conocimiento, desarrollando formas
de difusin de los conocimientos y su reutilizacin.


QU ES UNA CARPETA TEMTICA?

Es un Expediente o Dossier Digital formado por un
conjunto de documentos catalogados y clasificados en
la base de datos, los cuales han sido seleccionados
segn su relevancia con un determinado tema o materia
priorizada en el debate parlamentario y que estn
ordenados sistemticamente segn tipos de informacin.

Este expediente digital tiene el objetivo principal de
contribuir al anlisis para el debate parlamentario, por lo
tanto, debe procurar reunir recursos documentales que
respondan a los siguientes criterios:
Si el tema ha sido tratado el problema en el debate
parlamentario, al menos en los dos perodos
legislativos anteriores.
Las normas existentes que se relacionan con el
tema ya que son el marco legal que ser
complementado o modificado.
Las diversas dimensiones del problema: legal,
econmico, social, ambiental, etc.
Los informes o estudios acadmicos actualizados,
presentando los distintos puntos de vista (a favor y
en contra)
Experiencias similares en los pases del Continente
que pudieran servir como referencia

Las Carpetas Temticas son elaboradas:

A solicitud de las Comisiones Dictaminadoras o de
las instancias de la Alta Direccin
Por disposicin de la Jefatura del Departamento de
Investigacin y Documentacin Parlamentaria
(DIDP) y/o del rea de Servicios Documentales y de
Informacin
Por iniciativa del GFECT por su relacin con los
temas priorizados en la Agenda Legislativa Anual
2012 2013.

Una vez concluido el proceso de elaboracin de la
Carpeta Temtica es puesta a disposicin de los usuarios
a travs del Portal del Congreso.

ESTRUCTURA DE UNA CARPETA TEMTICA

La estructura de una Carpeta Temtica puede variar
segn la materia o tema seleccionado, sin embargo,
podemos sealar que, en forma general, debe contener
los siguientes tipos de recursos documentales:

SISTEMA DESCRIPCIN /ALCANCE
ANTECEDENTES
LEGISLATIVOS
Recursos del Trmite y Archivo Legislativo,
expedientes de los proyectos de ley,
dictmenes, diarios de debates del Pleno y
de las Comisiones.
LEGISLACIN
NACIONAL
Normatividad vigente en el Per: leyes,
decretos con rango de ley y normas sub-
legales
LEGISLACIN
EXTRANJERA
Normatividad vigente en otros pases de la
Regin o en Iberoamrica
NORMATIVIDAD
INTERNACIONAL
Tratados, Resoluciones y Convenios
internacionales o Disposiciones de
Organismos Supranacionales
JURISPRUDENCIA
Doctrina y sentencias del Tribunal
Constitucional o del Sistema de Justicia
NORMAS
PROCESALES
LEGISLATIVAS
Informes referidos al funcionamiento del
Parlamento y del Reglamento del Congreso,
procedimientos y prcticas parlamentarias
INFORMACIN
ESTADSTICA Y
GEOGRFICA
Bases de datos estadsticas nacionales y
extranjeras. Informacin georeferenciada y
similar.
INFORMES DE
INVESTIGACIN O
DE COMISIONES
PARLAMENTARIAS
Informes parlamentarios del rea de
Investigaciones, de comisiones o grupos de
trabajo
OPINIONES DE
EXPERTOS
Material bibliogrfico y documentos de
anlisis especializado, informes acadmicos
y de organismos internacionales.
INFORMACIN
MEDITICA Y
DEMOSCPICA
Informacin de prensa y estudios de opinin
pblica.
ENLACES A BASES DE
DATOS
ESPECIALIZADAS
Enlaces a bases de datos que se actualizan
permanentemente.


PROCESO DE ELABORACIN DE UNA CARPETA TEMTICA

Demanda del servicio o seleccin del tema:

La elaboracin de una Carpeta Temtica puede
obedecer a la solicitud expresa de un usuario
prioritario, a la seleccin de un tema por parte de la
Jefatura del DIDP o del rea, o a la planificacin
propia del GF, de acuerdo a la vinculacin con la
Agenda Legislativa Anual Priorizada 2012 - 2013.

Las solicitudes de elaboracin de una carpeta se
canalizan a travs de la Jefatura del DIDP (ya sea por
correo electrnico o mediante documento escrito:
oficio o memorndum)

La Jefatura del DIDP califica la solicitud y la deriva al
Jefe del rea de Servicios Documentales y de
Informacin, quien asigna un provedo y lo remite a la
coordinacin del Grupo Funcional para el encargo y
desarrollo de la tarea.

En esta etapa previa de calificacin de la solicitud
puede sealarse si fuera el caso la prioridad y
urgencia con la que deber ser atendido el pedido.

Recibida la solicitud en el GFECT, se asigna la
responsabilidad de la elaboracin de la carpeta
temtica de acuerdo a la especialidad y al nivel de
complejidad del tema, registrando el pedido y
estableciendo el plazo para la culminacin y entrega.

La generacin de una nueva carpeta temtica se
realiza a travs de un nuevo registro en la Seccin de
MANTENIMIENTO CARPETAS TEMTICAS, del sistema de
administracin UIBD.
2

El formato correspondiente se ir completando en las
diferentes etapas del proceso de registro e
incorporacin de los documentos en la carpeta,
hasta su culminacin, revisin, ordenamiento y
publicacin.

2
Esta funcin requiere atribuciones autorizadas.


Conociendo el Formato de creacin de una nueva Carpeta
Temtica:

El formato contiene los campos necesarios para catalogar la
Carpeta en la base de datos y que pueda ser eficazmente
identificada por el usuario.
La parte superior tiene los
comandos: EDITAR y SALIR.

o TTULO: Corresponde al nombre que tendr la carpeta en el
portal del Congreso.

o NOMBRE SIN ESPACIOS: Corresponde al cdigo con el cual se
guarda la carpeta en la base de datos, por lo cual debe ser ms
corto y no tener espacios, ni acentos. De ello depende que
luego, se puedan guardar los documentos en esa carpeta.

o FECHA DE CREACIN: corresponde al momento de creacin de
la Carpeta. Por tanto, es invariable.

o FECHA DE ACTUALIZACIN: Debe ser modificada cada vez que
se realicen modificaciones sustantivas a la Carpeta. Esta fecha
es que ser visualizada por el usuario.

o OBJETIVO: Permite precisar la finalidad de la carpeta y, por
tanto, puede dar al usuario un primer acercamiento al
contenido de los documentos que se han seleccionado.


o CONTENIDO: Es el listado de los diversos tipos de documentos
que se han seleccionado en la carpeta.

o ESTADO: A travs de este comando, se determina el momento
en que la carpeta ser puesta a disposicin de los usuarios en el
portal del DIDP. Adems, permite CERRAR o bloquear una
carpeta ya concluida y publicada.

o IMAGEN: Permite seleccionar el cono que identificar la carpeta
al ser publicada en el portal.

o ENLACE y URL: Corresponde a la direccin de internet que
tendr la carpeta

o MODIFICADO: Muestra si la carpeta ha sido ordenada, es decir, si
se han agrupado adecuadamente los documentos
seleccionados segn tipo. Asimismo, si es que tiene una direccin
en HTML (URL) en el servidor del Congreso.

o COMISIONES: Permite seleccionar una o varias comisiones
dictaminadoras relacionadas con el contenido de la carpeta.


EL PROCESO DE SELECCIN Y REGISTRO DE DOCUMENTOS

El proceso de elaboracin de la Carpeta Temtica:

La persona o personas responsables de la elaboracin
de la carpeta deber buscar precisar y detallar el
requerimiento del solicitante, el objeto de la solicitud
(la fase del proceso legislativo para el cual se
requiere), precisando igualmente, el plazo de
entrega.

Se debe realizar un primer anlisis del tema
establecido y del contexto del debate parlamentario,
para optimizar la bsqueda de informacin.

Disear una estrategia para la bsqueda de la
informacin documental y bibliogrfica, que est
determinada por la complejidad del pedido y el plazo
fijado para la entrega.

La estrategia de bsqueda debe considerar:

o Definir los aspectos principales del tema y los trminos
claves que permitan optimizar la bsqueda.

o Se revisar la base de datos documental de nuestro
sistema para seleccionar y vincular los documentos ya
registrados siempre que sean relevantes para el tema.

o Realizar la bsqueda de los documentos de trmite y
archivo legislativo y la informacin disponible en otras
reas del Congreso.

o Identificar las fuentes calificadas y confiables de
acuerdo con el tipo de documentacin requerida,
empezando por las fuentes oficiales nacionales e
internacionales, las instituciones acadmicas,
bibliotecas digitales, bases de informacin estadstica,
medios de prensa, etc.

Una vez identificados los documentos nuevos, se
realiza un breve anlisis de los mismos para
seleccionar los ms relevantes, confiables y
actualizados, procediendo a su correspondiente
captura y registro en el Formato de Catalogacin,

adjuntndolos en la base de datos y vinculndolos a
la Carpeta Temtica en elaboracin.

Control de calidad y publicacin de la Carpeta Temtica

Culminado el registro de los documentos, se debe
revisar la pertinencia, calidad y contenido del
documento, as como, la correccin en el llenado del
formato de registro.

Completado el control de calidad, se informa a la
Jefatura del rea, la culminacin en la elaboracin
de la Carpeta y se remite el enlace para la revisin y
aprobacin.

Se remite el enlace correspondiente al usuario
solicitante, consultando sus sugerencias y
observaciones, para definir si debe continuarse
profundizando la bsqueda de informacin o se da
por concluido el pedido.

Se solicita autorizacin al DIDP para la
correspondiente publicacin de la Carpeta Temtica.

Se coordina con el rea de Proyectos DTI para la
difusin de la Carpeta a travs de las redes internas
de la institucin, al mismo tiempo, se publica en el
portal DIDP.


ASPECTOS METODOLGICOS ESPECFICOS

CRITERIOS SOBRE EL CONTENIDO

El contenido de la Carpeta Temtica o Expediente Digital debe
responder a los siguientes criterios:

Precisin.- La informacin documental no debe ser profusa
innecesariamente, debe estar claramente estructurada y
responder apropiadamente al requerimiento planteado.

El objeto es proporcionar una seleccin calificada de
documentos que facilite su revisin y uso por parte del
solicitante.

Si la complejidad del tema obliga a seleccionar demasiado
material bibliogrfico, es preferible desagregarlo dos o ms
carpetas.

Confiabilidad.- La inclusin de cada documento debe estar
fundamentada y debe tener fuentes claramente
identificadas.

Oportunidad.- Se debe responder a tiempo, al requerimiento
del solicitante. Al mismo tiempo, el contenido de la
informacin debe estar debidamente actualizada.

Imparcialidad.- La seleccin de los recursos documentales
debe ser objetiva y sin ningn tipo de sesgo, debe incluir
toda la gama de percepciones polticas, tcnicas y de los
sectores involucrados en el tema.

Responsabilidad.- La calidad del producto alcanzado al
usuario depende de la competencia profesional del personal
encargado, por lo que debe identificarse al responsable y los
dems participantes en la elaboracin de la carpeta.

Debe tenerse presente que la responsabilidad de la
elaboracin de la carpeta temtica, concluye slo cuando
el solicitante confirma la satisfaccin respecto al pedido.

Seguridad.- Debe garantizarse el proceso de revisin del
producto para asegurar su calidad y el cumplimiento de los
objetivos y estndares requeridos. Esta fase es de
responsabilidad conjunta del responsable de la elaboracin
de la carpeta con el encargado de la revisin.

DISEO DE LA ESTRATEGIA DE BSQUEDA DE INFORMACIN

La tarea de elaborar una Carpeta Temtica es un trabajo de
investigacin bibliogrfica y documental
3
sobre un determinado
tema, por lo que debe abordarse de forma sistemtica.

El primer paso, es un breve proceso de indagacin para la
delimitacin clara y especfica del tema.

Esta indagacin se inicia con la coordinacin entre el
responsable asignado y el solicitante, para establecer con
precisin:
o Qu aspectos del problema es su prioridad?
o Para qu requiere la informacin?
o Qu tipo de recursos documentales requiere
principalmente?
o Cules son los plazos en los que espera tener la
informacin?

Esta tarea inicial es muy importante, porque se
podr identificar las expectativas del usuario y se
podr establecer la forma de abordar el
requerimiento

Puede incluso, llevar a redefinir el pedido,
negociar el plazo (dependiendo de la
complejidad del tema) y/o reasignar las
responsabilidades para responder de manera
ms competente.

Si esta etapa no se cumple o se cometen errores
de comunicacin, se pueden generar problemas
que comprometan la pertinencia y calidad del
producto final.

Esta etapa indagatoria requiere tambin, una revisin de
material documental sobre el tema.

Asimismo, debemos establecer las principales interrogantes a
las que deber responder nuestra seleccin de recursos
documentales, lo cual nos facilitar la seleccin de las
principales fuentes.

3
En trminos generales, Documentacin es el acto de reunir documentos sobre un
tema dado y el tratamiento de stos en vista de su difusin. Amat Noguera, Nuria.
Tcnicas Documentales y Fuentes de Informacin recogido en La investigacin
documental paso a paso

SELECCIN DE FUENTES

Una fuente es aquella que concentra y trasmite la
informacin idnea al proceso de investigacin documental
que se est realizando al elaborar la Carpeta Temtica.
4

Un aspecto principal de nuestro servicio, es facilitar al usuario,
la identificacin de las fuentes confiables que contienen
informacin relevante para su requerimiento.

Sin embargo, en la actualidad, existe una gran cantidad de
buscadores en internet, los cuales a su vez, contiene millones
de pginas indexadas con la ms diversa informacin.

Justamente, la cadena de valor de nuestro trabajo, consiste
en facilitar la labor del usuario, a partir de revisar las
principales fuentes documentales y localizar, identificar,
analizar y seleccionar los principales recursos, para
registrarlos, catalogarlos y organizarlos, permitiendo su
recuperacin a texto completo, por el usuario.

En nuestro caso, que debemos capturar los recursos en su
versin digital, debemos incluir bancos de datos, servicios y
centros de documentacin, servicios y sistemas bibliotecarios
e incluso catlogos bibliogrficos que nos permitan ubicar la
informacin requerida.

4
Suarez, Nidia. La investigacin documental paso a paso. Consejo de Publicaciones
Universidad de Los Andes, Mrida (Venezuela) 2007.

ALGUNAS FUENTES SEGN TIPO DE RECURSO:

SISTEMA FUENTES PRINCIPALES
ANTECEDENTES LEGISLATIVOS
Expedientes Virtuales de Proyectos de Ley -
rea de Servicios Documentales y de
Informacin DIDP GF Funcional de
Digitalizacin de Documentos.
rea de Trmite Documentario
rea de Archivo
Diario de Debates
GF de Sistematizacin de Informes y Opiniones.
LEGISLACIN NACIONAL
Sistema Peruano de Informacin Jurdica
Archivo Digital de la Legislacin Peruana
Portal del Estado Peruano (cada entidad)
Diario Oficial El Peruano
LEGISLACIN EXTRANJERA
GLIN
Portal de los Parlamentos de cada pas
NORMATIVIDAD INTERNACIONAL
Sistema de las Naciones Unidas (cada entidad)
Organizacin de Estados Americanos
Banco Mundial
Banco Interamericano de Desarrollo (BID)
JURISPRUDENCIA
Portal del Tribunal Constitucional
Portal de la Corte Suprema de Justicia
INFORMACIN ESTADSTICA Y
GEOGRFICA
INEI
CEPAL
Portal de cada
Ministerio
Banco Mundial
BID
Organizaciones no
gubernamentales
INFORMES DE INVESTIGACIN O DE
COMISIONES PARLAMENTARIAS
Departamento de Comisiones del Congreso
Archivo general
OPINIONES DE EXPERTOS
Catlogos de la Biblioteca del Congreso
Bases de datos acadmicas
Organizaciones no gubernamentales
especializadas
Bibliotecas digitales de los organismos
internacionales
INFORMACIN MEDITICA Y
DEMOSCPICA
Medios de prensa local
Medios de prensa internacional
Agencias de opinin pblica
ENLACES A BASES DE DATOS
ESPECIALIZADAS
Principales buscadores especializados:
o Google acadmico
o Google libros
Portales de las entidades pblicas
Portales de las ONGs.


LAS TAREAS DEL REGISTRO

Las tareas de registro de cada documento, se realizan en el FORMATO
DE CATALOGACION
5

Es un formulario electrnico en el cual se registran las caractersticas ms
relevantes del documento. Cada uno de los campos del formulario
establece un criterio para la clasificacin del documento en la base de
datos.

Los campos que se han determinado son los ms utilizados en los
procesos de catalogacin bibliogrfica de recursos electrnicos, a fin
de ofrecer diversas posibilidades de bsqueda para que el usuario
pueda recuperar y acceder al documento registrado.

5
Ver Manual de Catalogacin de Documentos Setiembre del 2009.

(Borrador de trabajo)

Septiembre - 2009

P PL LA AT TA AF FO OR RM MA A D DI IG GI IT TA AL L D DE E D DO OC CU UM ME EN NT TA AC CI I N N T TE EM M T TI IC CA A

2

M MA AN NU UA AL L D DE E A AD DM MI IN NI IS ST TR RA AD DO OR R D DE EL L S SI IS ST TE EM MA A D DE E R RE EG GI IS ST TR RO O

P PR RO OY YE EC CT TO O A AL L 0 01 1 1 10 0 0 09 9
3
Presentacin

La Plataforma Digital de Documentacin Temtica (PDDT) es una base de
datos especializada, de carcter cuantitativo y cualitativo, que alberga
documentos en formato digital provenientes de instituciones pblicas y privadas,
tanto nacionales como extranjeras: organismos internacionales, centros
acadmicos, institutos de investigacin, opiniones de expertos y medios de
comunicacin, entre otros; y, cuyo contenido ha sido organizado en funcin de
las prioridades de la gestin parlamentaria, en concordancia con los Objetivos
del Milenio y las polticas del Acuerdo Nacional.

Nuestra misin es el mantenimiento y administracin de un sistema de
informacin virtual o centro de documentacin digital, en el cual, identificamos,
organizamos y catalogamos informacin documental, relevante, confiable y
oportuna relacionada a las prioridades del trabajo parlamentario, la misma que
ofrecemos a travs de una plataforma digital, de fcil acceso, amigable y
permanentemente actualizada.

El presente Manual para la Catalogacin de Documentos, est dirigido al
personal encargado de la administracin del sistema de registro documental, y
ha sido elaborado con la finalidad de uniformizar criterios entre los miembros
del equipo de la Unidad de Informacin y Bases de Datos CEDOB, para la
adecuada incorporacin de documentos a la PDDT, que permitan la ampliacin
de su base de datos y su actualizacin continua.

Los administradores del sistema son los encargados de realizar las labores de
identificacin de las fuentes, recuperacin de documentos disponibles en
versin digital (o digitalizacin de documentos, si fuera el caso) y registro,
mediante un Formato de Catalogacin que contiene un conjunto de campos
descriptivos que permitirn a los usuarios disponer de toda la informacin
necesaria para identificar los documentos que pudieran serles de la mayor
utilidad para el trabajo parlamentario.

El registro incluye la labor de asociar o adjuntar adecuadamente una copia del
documento, en formato PDF, HTML o EXCEL (principalmente cuadros
estadsticos) para un manejo accesible y de fcil recuperacin por el usuario.

La catalogacin o registro de los documentos identificados deber recoger
sus principales caractersticas, ya que una o varias de ellas servirn luego,
para que el usuario pueda ubicar el documento en su fuente original y
contrastarlo con el que ha sido incorporado a la PDDT.

4
Precisamente, los distintos campos del formato de catalogacin permiten
registrar las caractersticas ms relevantes del documento, que se han definido
tomando en cuenta la naturaleza del trabajo de nuestros usuarios. Adems, se
han tomado en cuenta los criterios ms utilizados para el registro de recursos
electrnicos en bases de datos similares a la nuestra.

El correcto manejo y aplicacin de todos y cada uno de los procedimientos que
componen el sistema permitir que la PDDT pueda ofrecer al usuario diversas
alternativas de bsqueda y acceso a informacin relevante, confiable, calificada
y actualizada para contribuir a una mejor calidad de la labor legislativa

La preparacin del presente manual se ha basado en los lineamientos
estratgicos del CEDOB y en los conceptos principales del diseo del Proyecto
PDDT; as como, en la experiencia prctica de los integrantes de la UIBD a lo
largo de un ao de trabajo, que podramos definir como un aprendizaje mutuo,
una definicin colectiva de criterios y la validacin de los aspectos bsicos del
sistema.

CENTRO DE DOCUMENTACIN Y BIBLIOTECA
Unidad de Informacin y Base de Datos


5

El Formato de Catalogacin es un formulario electrnico en el cual se registran las
caractersticas ms relevantes del documento.

Cada uno de los campos del formulario establece un criterio para la codiIicacion y
clasiIicacion del documento en la Base de Datos.

Los campos que se han determinado son los mas utilizados en los procesos de
catalogacion bibliograIica de recursos electronicos, a Iin de oIrecer diversas
posibilidades de busqueda para que el usuario pueda recuperar y acceder al documento
registrado.
Comandos para
ejecutar
funciones del
proceso
Datos generales
del registro
Datos sobre la
publicacin y edicin
Datos relativos al
origen y tipo de
documento
Datos sobre el
contenido
1
3
2
4
5
6
7
8
9
10

11
12
13
14
15
16
17

6
EL INICIO DEL PROCESO DE REGISTRO

El registro de documentos en la base de
datos es una Iuncion reservada al equipo
de administradores - operadores, por ello,
al inicio de cada sesion, el sistema
solicitara la identiIicacion y clave
correspondiente del usuario.

De ese modo, al iniciar la sesion, tambien
quedara grabado el nombre del operador
responsable del registro. Asimismo, el
sistema guarda la Iecha y hora en que se
inicio el registro (CREADO) y en que este
Iue, Iinalmente, TERMINADO para su publicacion.

Uno de los aspectos considerados en esta Iase, es el ESTADO del proceso de catalogacion o, la
misma que puede ser:

- REGISTRADO: cuando se esta en pleno proceso de catalogacion y llenado del Iormulario.
El sistema muestra esta opcion inicialmente, por deIecto.
- RESTRINGIDO: cuando el documento registrado no puede ser de libre acceso al publico,
generalmente porque se requieren derechos de suscripcion o autorizacion especial.
- SUSPENDIDO: cuando la catalogacion ha tenido algun problema y se ha visto
interrumpida o esta en observacion para ser subsanada.
- TERMINADO: cuando se ha culminado exitosamente el proceso de catalogacion, se ha
eIectuado la revision correspondiente y se ha veriIicado que los documentos se hayan
adjuntado correctamente.

De acuerdo al estado de su
trabajo, el operador debera
seleccionar la opcion
correspondiente.
Es importante tomar en cuenta
que solo se publicaran en la
PlataIorma, los documentos con la
condicion de TERMINADO.


7

DE LA PROCEDENCIA DEL DOCUMENTO: SECTOR (Campo 1)

El campo de catalogacion denominado SECTOR indica la procedencia de documento, la cual
puede ser:

- OFICIAL NACIONAL: Si el documento ha sido obtenido de una entidad publica del pais.
- OFICIAL INTERNACIONAL: Si el documento ha sido obtenido de una entidad publica de otro pais; o si
proviene de un organismo internacional, supranacional o multilateral en el
cual participen los estados (por ejemplo: BID, Banco Mundial, ONU,
UNICEF, etc.)
- NO OFICIAL Si proviene de cualquier otra institucion o experto, nacional o extranjero,
que no pertenece al sector publico.

El operador solo podra marcar una de las tres opciones:

DEL TIPO DE DOCUMENTO:
SISTEMA Y SUB SISTEMA (Campos 2 y 3)

Los campos reIeridos al SISTEMA y SUBSISTEMA, han sido
deIinidos para establecer la tipologia de los documentos a ser
ingresados a la base de datos.

A continuacion, se presenta un cuadro con la estructura de la
tipologia establecida.


8

Como puede verse, cada uno de los sistemas y subsistemas, corresponde a un determinado tipo
de documento que oIrece inIormacion relevante sobre una materia.

DEL TITULO (Campo 4)
El TITULO corresponde al nombre completo del documento que sera
adjuntado. Se debe registrar usando mayuscula solo al inicio de la oracion
y para nombres propios. Si tuviera subtitulo o titulo secundario, se deben
separar con dos puntos (:)


9
Cuando se trata de una norma legal (como una ley, decreto supremo, decreto de urgencia u otro
similar) se registra el nombre completo, incluyendo el numero de la norma.

DE LA RELACION CON LOS TEMAS PARLAMENTARIOS:
TEMAS, CATEGORIAS Y SUBCATEGORIAS (Campo 5)

La inIormacion que se oIrece debe estar alineada a las expectativas y demandas del debate
parlamentario, para lo cual se ha agrupado las areas de interes de las Comisiones Parlamentarias
(incluyendo ordinarias y especiales) y, ante la ausencia de una Agenda Legislativa Anual
Priorizada, se ha relacionado con las Politicas de Estado del Acuerdo Nacional.

La relacion de los documentos registrados con los temas de interes del quehacer parlamentario
se clasiIica a traves de los campos del Iormulario de: TEMA, CATEGORIA y SUBCATEGORIA.

Se ha construido una ESTRUCTURA TEMTICA buscando establecer una correspondencia entre:

- Las especialidades del trabajo de las comisiones, definiendo seis ()
grandes reas temticas.
- Prioridades de la agenda nacional, considerando las politicas de estado del
Acuerdo Aacional y de los Objetivos de Desarrollo del Milenio.
- Aecesidades del debate parlamentario, recogiendo las propuestas de
prioridades de los grupos politicos y de las comisiones ordinarias

Una vez seleccionado el TEMA, se abrira un grupo de CATEGORIAS y SUBCATEGORIAS
predeterminadas por el sistema.

Para la clasiIicacion adecuada de un documento de acuerdo a la estructura tematica, se debe
tener en cuenta cual es la materia sobre la que trata el contenido principal, haciendo un breve
analisis preliminar del mismo.

Por ejemplo:
La Ley 2889 - Ley marco para la produccin y sistematizacin legislativa:

Contenido:
Lineamientos para elaboracin,
denominacin y publicacin de
leyes y normas del mismo rango.

10
Mientras que:
Ley 27943 - Ley del Sistema Portuario Aacional
.

En el caso del
Convenio 19 de la Organizacin Internacional del 1rabajo - OI1

Cuando consideramos que un documento debe estar catalogado en mas de una CATEGORIA o
SUBCATEGORIA, una vez terminado el proceso total de registro del documento, se podra abrir
nuevamente el Iormato principal y, a traves del comando AADIR TEMA ubicado en la parte
superior del Formato de Catalogacion, hacer las modiIicaciones que consideremos pertinentes.

o Para que se pueda activar esta opcion, toda la inIormacion anterior debe haber sido
previamente GRABADA.

Contenido: Lineamientos de
polticas pblicas para el
desarrollo de los puertos del
Per.
Contenido: Resolucin que
establece los compromisos para
el respeto de los derechos de los
pueblos indgenas y tribales en
los pases miembros de la OIT.

11
DE LA DESCRIPCIN (Campo )

En este campo el usuario debe encontrar la inIormacion necesaria y suIiciente para decidir si el
documento satisIace sus necesidades. Por ello, la DESCRIPCIN debe indicar:
La naturaleza del documento (inIorme, articulo, presentacion, libro, revista, etc.)
Resumen breve de su contenido.

Para poder registrar este campo
correctamente, es necesario
realizar una breve revision del
documento y un analisis
elemental de su contenido.

Especialmente, puede ayudar, la
revision del sumario, la
introduccion, resumen, indice,
prologo u otra seccion de la
publicacion que describa las
materias que aborda.

La descripcion sera precisa y
breve, por tanto, no debera ser menor a tres (03) lineas, ni mayor de quince (15).

PALABRAS CLAVE (Campo 7)

Las PALABRAS CLAVE son terminos o Irases cortas que representan un concepto concreto
relacionado con la materia que trata el documento. Junto con el titulo, la descripcion y el autor,
son las principales etiquetas que permitiran al usuario buscar, identiIicar y recuperar los
documentos que respondan a sus necesidades.

Se registran siempre en minsculas, salvo que se trate de nombres propios.
Se separan entre si con punto y coma.
No se requiere que sean numerosas, pero si, lo mas exactas posible.

El proceso de asignar PALABRAS CLAVE a un registro, implica encontrar terminos comunes
entre el lenguaje utilizado por el autor del documento y el lenguaje que usaran los que buscan la
inIormacion. Si bien puede hacerse de manera libre, este proceso se Iacilita si se consultan
TESAUROS que son listados de terminos relacionados entre si, reIeridos a una determinada
materia.

Se trata de un instrumento de control terminolgico que permite convertir el lenguaje natural
de los documentos en un lenguaje controlado, ya que representa, de manera univoca, el
contenido de estos, con el fin de servir tanto para la indizacin, como para la recuperacin de
los documentos.
Mara Jess Lamarca Lapuente.
Hipertexto: El nuevo concepto de documento en la cultura de la imagen
Tesis Doctoral de la Universidad Complutense de Madrid
Facultad de Ciencias de la Informacin. Dpto. de Biblioteconoma y Documentacin


12
DE LA FUENTE (Campo 8)

En este campo, el registro de la FUENTE permite identiIicar el recurso donde se obtuvo el
documento, garantizando la conIiabilidad de la inIormacion. Solo se registrara cuando es
diferente a la institucin que public el documento.

Cuando se encuentra en un portal de Internet, debe colocarse la DIRECCIA
ELEC1RAICA en el que lo
hemos encontrado.

Cuando se trata de un
articulo, capitulo, seccion o
documento que forma parte
de otro que, a su ve:, tiene
diferente titulo, debe
consignarse, EL 1I1ULO DEL
DOCUMEA1O COA1EAEDOR,
con los mismos criterios
sealados anteriormente,
para el titulo.

La captura de la inIormacion relevante sera prioritariamente obtenida de Iuentes
oIiciales (nacionales e internacionales) y dentro de las no oIiciales de academicos y
opiniones de expertos reconocidos.

DEL IDIOMA (Campo 9) Y EL AMBITO GEOGRFICO (Campo 1)

El IDIOMA se reIiere a la lengua en la que ha sido publicado el documento. El correcto registro
de esta caracteristica permitira al usuario conocer las posibilidades de acceder o usar un
documento. Nuestro sistema permite marcar uno o mas idiomas, segun corresponda.

El MBITO GEOGRFICO es el territorio que es materia del contenido del documento
(continente, pais, region, provincia, etc.)
Si trata de mas de un lugar, se separan entre si, con punto y coma (;)
Segun sea el caso, se registra de mayor a menor: Pas Regin Provincia
Por ejemplo: Per; Ayacucho; Huanta
Si el tema tratado es sobre un ambito global, se registra como INTERNACIONAL


13
DE LOS DATOS DE LA PUBLICACIN

Estos campos permiten registrar las condiciones de la publicacion del documento para su
posterior identiIicacion.

AUTOR (Campo 11): Se debe registrar el nombre completo del autor o autores que
Iiguren en el documento. Se colocan los APELLIDOS seguidos de una coma (,) y luego los
AOMBRES. Cuando se trata de varios autores se separan entre si, con punto y coma (;)

INSTITUCIN (Campo 12): Corresponde a la entidad responsable de la publicacion
del documento.

O Se registra primero el nombre de la institucion y seguidamente, el de la unidad
que tiene la autoria del documento, separandolos entre si con un punto (.)
O Cuando se trata de varias instituciones, se registran separandolas entre si, con
punto y coma (;)

PAIS (Campo 13): En este campo se registra el pas donde se public el documento. Es
importante tomar en cuenta que no necesariamente es el mismo del mbito geogrfico
sobre el que trata el documento.

EVENTO (Campo 14): Cuando corresponda, debe registrarse el nombre completo del
evento que dio origen al documento: conIerencia, convencion, asamblea, taller, seminario,
etc.

o Se debe incluir Iecha y lugar donde se desarrollo el evento, separados entre si
con un punto (.)

FECHA (Campo 15): Corresponde a la fecha de publicacin del documento


14
o Siempre debe tener ocho dgitos que corresponden a la secuencia de ao,
mes y dia (AAAAMMDD) Por ejemplo: el 05 de setiembre del 2007 se
expresara: 20070905

o Cuando solo se conozca el ao, se completa con ceros. Por ejemplo: un
documento publicado en setiembre del 2007 se expresara: 20070900

FORMATO (Campo 1): Permite al usuario saber cual es el programa que necesitara
para acceder al documento. Se llenara colocando la extension del soItware en que esta el
archivo.

SOFTWARE EXTENSION
Acrobat pdf
Excel xls
Pginas web htm

o Es recomendable convertir el documento en ACROBAT PDF.
o En el caso de Excel, para no alterar las tablas de datos, es preIerible adjuntarlas
en ese mismo Iormato.
o En el caso de ENLACES A BASES DE DATOS ESPECIALIZADAS se registran en
htm.

DEL ENLACE DEL DOCUMENTO A LA CARPETA TEMTICA
(Campo 17):

La CARPE1A 1EMA1ICA es un conjunto de documentos relacionados a un tema relevante
del debate parlamentario. Para incluir un registro en una o mas Carpetas 1emticas, se
selecciona el nombre de esta en el listado que mostrara el sistema.


15
Para vincular un registro a varias carpetas tematicas se debe mantener apretadas las teclas
control mientras con el mouse se seleccionan las carpetas que corresponda.

PASANDO A LA SIGUIENTE ETAPA: GRABAR EL REGISTRO

Una vez culminado el llenado del formato principal de catalogacin debemos volver a los
comandos en la parte superior.

En primer lugar, es necesario GRABAR para que la Base de Datos reconozca la
informacin ingresada y pueda continuar con las fases siguientes.

Es preIerible ir grabando cada cierto tiempo mientras se trabaja, para prevenir cualquier
contratiempo que pudiera poner en riesgo la inIormacion ingresada.

AD1UNTANDO LOS DOCUMENTOS REGISTRADOS

Al haber concluido el llenado del Iormato de catalogacion, corresponde pasar a la etapa de
adjuntar el documento registrado para ponerlo a disposicion del usuario. Para ello, se utiliza el
comando AD1UA1AR ubicado en la parte superior del Iormato. Al hacerlo aparecera un nuevo
Iormulario, titulado Adjuntar Documento: Registro de Documentos Digitales.

Para esta etapa se
debe tener
grabado en
nuestro disco
duro, el archivo
del documento
registrado en el
Iormato en que
sera adjuntado en
la base de datos.
El nombre del
archivo no debe
tener espacios en
blanco.

16

El comando EXAMIAAR nos permitir explorar nuestras carpetas, localizar el
documento y seleccionarlo. El sistema copiar la ubicacin.

El comando SUBIR ARCHIJO permitir que el sistema grabe el archivo en la base de
datos.
El sistema de manera
automtica, copiar la
informacin ingresada en el
Formato de Catalogacin:
como AOMBRE
CA1ALOCADO (1itulo) y
DESCRIPCIA
CA1ALOCADA
(Descripcin).

Si deseamos concluir esta
etapa, podemos CRABAR y
CERRAR.

Si el nombre del archivo tiene algn
espacio en blanco, esto ser
detectado por el sistema y se
presentar una alerta en el formato,
ya que esa falla no permitir
recuperar, posteriormente, el
archivo.


17
Cuando debemos
adjuntar ms de un
documento en un
mismo registro, se debe
repetir el mismo
proceso por cada uno
de los documentos que
queremos adjuntar.

El formato nos permite
colocar un nombre
diferenciado a cada
uno de los documentos
adjuntos y sealar la
posicin en la que
deben aparecer a la
vista del usuario.

Ambos atributos deben ser definidos por el registrador, ya que de otro modo, el sistema
asigna, automticamente, el titulo registrado a los documentos adjuntos.

Cuando el registro documental corresponda a un EALACE A UAA BASE DE DA1OS
se copia la Direccin URL en el campo correspondiente y se activa SUBIR
DOCUMEA1O.


18
Al concluir el procedimiento de AD1UNTAR DOCUMENTO, debemos GRABAR antes de
cerrar el Iormato y volver al Iormato de catalogacion para la parte Iinal del procedimiento de
registro.

Al retornar al Iormato de catalogacion original, se recomienda veriIicar que se hayan
adjuntado correctamente los documentos, activando el comando VER AD1UNTOS
ubicado en la parte superior:

Aparecera una nueva VENTANA que mostrara los DOCUMENTOS AD1UNTADOS, tal
como los vera el usuario.

CONCLUYENDO EL REGISTRO

Para la Iase Iinal, se debe regresar al Formato de Catalogacin.

En cuanto al estado, podremos dar el registro por 1ERMIAADO seleccionando
condicion
Se debera CRABAR antes de SALIR y dar por concluido el proceso.

El campo CONTROL DE CALIDAD sera posteriormente llenado por otro responsable
designado para la revision de los registros.


19
CORRIGIENDO ERRORES

Si, luego de haber cerrado el registro hallamos que se ha cometido algun error o se presenta
algun problema en la presentacion al usuario, el sistema nos oIrece la posibilidad de corregirlo:

Si el error esta en el FORMA1O DE CA1ALOCACIA, debemos activar el comando
EDI1AR 2 que devolvera el Registro inicial para eIectuar las correcciones.

Si el error esta en FORMA1O DE AD1UA1AR DOCUMEA1O, luego de activar
EDI1AR 2, debemos ir al comando MAA1EAIMIEA1O, que abrira una ventana para
seleccionar el documento que deseamos revisar. Se abrira el Iormato correspondiente
para poder corregir.

Luego de corregir el error encontrado debemos recordar CRABAR antes
de salir.

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