UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS FSICAS Y MATEMTICAS DEPARTAMENTO DE INGENIERA INDUSTRIAL

DISEO DEL PROCESO DE POSTULACIN, SELECCIN Y ADJUDICACIN DE BECAS EN LA UNIVERSIDAD DE CHILE

PROYECTO PARA OPTAR AL GRADO DE MAGSTER EN INGENIERA DE NEGOCIOS CON TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN

JUAN PABLO ROZAS MUOZ

PROFESOR GUA: SR. OSCAR BARROS VERA

MIEMBROS DE LA COMISIN: SR. JAIME CONTESSE MARROQUN SR. SEBASTIN ROS PREZ SR. PATRICIO ACEITUNO GUTIRREZ

SANTIAGO DE CHILE AGOSTO 2012

RESUMEN En el marco del proceso de Modernizacin Institucional, es que se ha concebido este proyecto de Rediseo del Proceso de Postulacin, Seleccin y Adjudicacin de Becas mediante el apoyo del Sistema Workflow de Becas, cuya finalidad es garantizar un mecanismo de seleccin transparente y que permita focalizar adecuadamente los recursos, a travs de un proceso de postulacin va online. Para lograr este objetivo, la metodologa utilizada en el proyecto est basada en el rediseo de procesos propuesta en el Magster en Ingeniera de Negocios con TI, desarrollada por el profesor scar Barros. Esta metodologa formaliza y unifica el diseo, que se inicia desde el planteamiento estratgico, pasando por el diseo del modelo de negocios y la arquitectura de procesos para finalizar con la especificacin de las tecnologas habilitantes, por medio de la construccin e implementacin de una aplicacin que utiliza las nuevas herramientas consideradas para el diseo de los procesos de negocios. El diseo implementado se traduce en una mejora al modelo de negocios de la Universidad al aumentar la eficiencia en el proceso de postulacin y la eficacia en la seleccin y adjudicacin de las becas a los alumnos de pregrado de la Universidad.

Tabla de Contenido
1 INTRODUCCIN Y PRESENTACIN DE LA ORGANIZACIN PRESENTACIN DE LA UNIVERSIDAD DE CHILE MISIN DE LA UNIVERSIDAD DE CHILE PRINCIPIOS ORIENTADORES VISIN DE FUTURO OBJETIVOS ESTRATGICOS PROYECTO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL PROPUESTA DE ACCIONES PLAN DE MODERNIZACIN INSTITUCIONAL ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA SUPERIOR ORGANIGRAMA DE LA INSTITUCIN RECTORA CONSEJO UNIVERSITARIO SENADO UNIVERSITARIO CONSEJO DE EVALUACIN ESTRUCTURA ACADMICA UNIDADES ACADMICAS Y CAMPUS QUE LAS AGRUPAN FACULTADES INSTITUTOS DISCIPLINARIOS ESTRUCTURA DEL REA DE GESTIN INSTITUCIONAL ROL Y FUNCIONES DE LA VAEGI ORGANIGRAMA DE LA VAEGI FUNCIONES ESPECFICAS QUE CUMPLE LA VAEGI 12 13 13 14 15 15 17 17 19 26 26 27 27 28 29 30 30 34 35 36 36 37 39

2 PROYECTO DEFINICIN DEL PROYECTO OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECFICOS ENTENDIMIENTO DE LA SITUACIN ACTUAL IDENTIFICACIN Y PRIORIZACIN DE LAS OPORTUNIDADES DE MEJORA MODELAMIENTO DE LA SITUACIN ACTUAL MODELO DESCRIPTIVO DE SITUACIN ACTUAL ANLISIS DE LA SITUACIN ACTUAL Y CONCLUSIONES MODELO DE NEGOCIOS PROPUESTO ESPECIFICACIN DEL MODELO DE NEGOCIO PROCESOS IMPACTADOS ORGANIZACIN DEL PROYECTO RECURSOS HUMANOS INVOLUCRADOS PLAN DE MARKETING Y GESTIN DEL CAMBIO 3 MARCO TERICO Y CONCEPTUAL GESTIN DE PROCESOS DE NEGOCIO (BPM) SERVICE ORIENTED ARCHITECHTURE (SOA) BUSINESS PROCESS MANAGEMENT SYSTEMS (BPMS) LA SOLUCIN DE ORACLE BPM 10.3G GESTIN DEL C AMBIO 4 ARQUITECTURA DE PROCESOS LA UNIVERSIDAD DE CHILE DISEO DE LA ARQUITECTURA DE NEGOCIOS ARQUITECTURA GENERAL DE LA UNIVERSIDAD

46 46 46 46 47 51 52 59 60 63 63 69 70 71 74 76 77 79 81 86 88 96 96 101

CADENA DE VALOR SERVICIOS DE DOCENCIA GESTIN RELACIN CON ALUMNOS PROCESO DE ADMISIN SEGUIMIENTO ACADMICO ENTREGA DE TTULOS Y GRADOS ADMINISTRACIN RELACIN CON ACADMICOS GESTIN CURRICULAR ENTREGA DE CLASES DE CTEDRA Y TALLERES MANTENCIN DE ESTADO ASISTENCIA SOCIAL ALUMNOS 5 DISEO DEL PROCESO DE POSTULACIN, SELECCIN Y ADJUDICACIN DE BECAS INGRESAR POSTULACIN VERIFICACIN MODIFICAR POSTULACIN ENTREVISTA PERSONAL ENTREVISTA ADICIONAL PRE-SELECCIN SELECCIN LISTA EN ESPERA EXCEPCIONES Y CONSIDERACIONES ROLES ACTIVOS DEL PROCESO ACTIVIDADES DISEO DE LAS LGICAS ASOCIADAS

107 108 109 114 115 116 121 122 123 124

127 138 138 139 139 139 140 140 140 140 141 142 150

6 DISEO DE LA APLICACIN COMPUTACIONAL CASOS DE USO DEFINICIN DE ACTORES CASOS DE USO POSTULACIN CASOS DE USO VERIFICACIN RESUMEN DE PROCESOS Y ACTIVIDADES IMPLEMENTADAS ARQUITECTURA DE SOFTWARE ESQUEMA CONCEPTUAL RESUMEN DE ARQUITECTURA EN BPM STUDIO ARQUITECTURA DETALLADA CAPAS DEL PROYECTO VISTA DE PROCESOS E INTERRELACIONES SOFTWARE CONSIDERADO PARA EL PROYECTO PROCESO DE COMPILACIN Y ENSAMBLADO REPRESENTACIN ARQUITECTNICA DE LA PLATAFORMA DETALLE DE LOS COMPONENTES COMPONENTE FRONT-END COMPONENTE BACK-END OBJETIVOS Y RESTRICCIONES DIAGRAMAS DE CLASES DIAGRAMA DE SECUENCIAS MODELO DE DATOS 7 PROTOTIPO FUNCIONAL Y PUESTA EN MARCHA CARACTERSTICAS Y FUNCIONALIDADES IMPLEMENTACIN PROTOTIPO FUNCIONAL UTILIZANDO ORACLE BPM

154 155 155 156 172 181 185 185 186 190 194 208 208 208 209 209 212 213 214 216 220 221 222 222 224

ROL POSTULANTE ROL VERIFICADOR ROL ASISTENTE SOCIAL DBE ROL ASISTENTE SOCIAL FACULTAD

224 229 240 246

8 IMPLEMENTACIN ORGANIZACIONAL Y GESTIN DEL CAMBIO 252 PLAN DE IMPLEMENTACIN DEL NUEVO PROCESO DE POSTULACIN, SELECCIN Y ADJUDICACIN DE BECAS INFUNDIR EL SENTIDO DE URGENCIA CREAR LA COALICIN CONDUCTORA DESARROLLO DE UNA VISIN COMUNICAR LA VISIN DE CAMBIO 252 253 254 255 257

FACULTAR A LOS EMPLEADOS EL PODER PARA EMPRENDER ACCIONES DE AMPLIO

ALCANCE

262 263 264 264 265 267 269 272 277 279 281 284

GENERAR LOGROS A CORTO PLAZO CONSOLIDAR LAS GANANCIAS Y GENERAR MS CAMBIOS ARRAIGAR EL CAMBIO EN LA CULTURA DE LA ORGANIZACIN 9 EJECUCIN DEL PILOTO ANLISIS DE PERFORMANCE DE LA SOLUCIN ANLISIS DE LA CALIDAD DE LA SOLUCIN PLANES DE IMPLEMENTACIN DEFINITIVA ACTA REUNIN BECAS I ACTA REUNIN BECAS II CONCLUSIN FINAL DEL PILOTO 10 JUSTIFICACIN ECONMICA DEL PROYECTO

IDENTIFICACIN DE INGRESOS Y COSTOS BSQUEDA DE INGRESOS COSTOS EN QUE SE INCURREN FLUJO DE CAJA 11 12 13 BIBLIOGRAFA GLOSARIO ANEXO 1: CATLOGO PARA WEBSERVICES

284 284 287 291 295 297 299

ndice de Ilustraciones
Ilustracin 1: Organigrama de la Universidad de Chile ............................................... 26 Ilustracin 2: Organigrama de la Vicerrectora de Asuntos Econmicos y Gestin Institucional ............................................................................................................... 38 Ilustracin 3: Esquema de Procesos de Becas .......................................................... 51 Ilustracin 4: Noticia Becas 2012 Diario La Tercera ................................................... 52 Ilustracin 5: Diagrama de Situacin Actual del Procesos de Postulacin a Becas .... 59 Ilustracin 6: Porcentaje Aporte Estatal Basal al Financiamiento de Universidad Estatales. .................................................................................................................. 65 Ilustracin 7: Recorte Diario La Tercera Becas 2012 ................................................. 67 Ilustracin 8: Arquitectura de Solucin Oracle BPM 10.3g ......................................... 87 Ilustracin 9: Esquema de Macroprocesos Genrico ................................................. 99 Ilustracin 10: Macroprocesos de la Universidad de Chile ....................................... 103 Ilustracin 11: Cadena de Valor Servicios de Docencia ......................................... 107 Ilustracin 12: Gestin Relacin con Alumnos ......................................................... 108 Ilustracin 13: Proceso de Admisin ........................................................................ 109 Ilustracin 14: Proceso de Matrcula ........................................................................ 111 Ilustracin 15: Proceso de Gestin de Becas y Beneficios ....................................... 124 Ilustracin 16: Modelo BPMN del Proceso de Postulacin, Seleccin y Adjudicacin de Becas (Simplificado) ............................................................................................... 136 Ilustracin 17: Flujo de pantalla de Verificacin. ...................................................... 145 Ilustracin 18: Flujo de pantalla de Preseleccin ..................................................... 146 Ilustracin 19: Flujo de pantalla correspondiente a la Seleccin PAE ...................... 147 Ilustracin 20: Flujo de Pantalla de Seleccin Hogares Universitarios y Pre-escolar 148 Ilustracin 21: Flujo de Pantalla de Lista de Espera Hogares Universitarios y Preescolar .................................................................................................................... 149 Ilustracin 22: Diagrama de actores ........................................................................ 155 Ilustracin 23: Diagrama de casos de uso postulacin ............................................. 156 Ilustracin 24: Esquema conceptual de la aplicacin ............................................... 185 Ilustracin 25: Presentacin de los Objetos de Negocio........................................... 186 Ilustracin 26: Presentacin de Componentes en Oracle BPM Studio...................... 187

Ilustracin 27: Estructura base de un proyecto BPM ................................................ 190 Ilustracin 28: Vista del navegador de proyecto para Procesos ............................... 191 Ilustracin 29: Vista del navegador de proyecto para Organizacin ......................... 191 Ilustracin 30: Vista del navegador de proyecto para Catlogo ................................ 193 Ilustracin 31: Vista del navegador de proyecto para webRoot ................................ 195 Ilustracin 32: Vista del navegador de proyecto para Recursos externos ................. 196 Ilustracin 33: Proyecto EAR ................................................................................... 197 Ilustracin 34: Explorador de Proyectos JPA ........................................................... 198 Ilustracin 35: Ejemplo Clase Solicitud .................................................................... 199 Ilustracin 36: Ejemplo Clase WorkflowDelegadoBean.java ..................................... 200 Ilustracin 37: Explorador de Proyectos JAR ........................................................... 201 Ilustracin 38: WebService Hub_MiCuenta y exposicin de mtodos ................... 203 Ilustracin 39: LookUp del Webservice hacia el EJB ................................................ 204 Ilustracin 40: Introspeccin y uso de webservices Hub_MiCuenta ........................ 205 Ilustracin 41: Mtodos del webservices HUB_MiCuenta, que referencian hacia el EJB montado en WebLogic ..................................................................................... 205 Ilustracin 42: Ejemplo de servicio para la bsqueda de datos ................................ 206 Ilustracin 43: Detalle del Servicio SHubMiIdentidad ............................................... 207 Ilustracin 44: Diagramas de Clases Ficha Solicitud ................................................ 216 Ilustracin 45: Diagrama de Clases Datos Personales ............................................. 216 Ilustracin 46: Diagrama de Clases Direccin Alumno ............................................. 217 Ilustracin 47: Diagrama de Clases Antecedentes Familiares de Salud ................... 217 Ilustracin 48: Diagrama de Clases Antecedentes Grupo Familiar ........................... 218 Ilustracin 49: Diagrama de Clases Hogar Universitario .......................................... 218 Ilustracin 50: Diagrama de Clases Preescolar........................................................ 219 Ilustracin 51: Diagrama de secuencias .................................................................. 220 Ilustracin 52: Modelo de Datos .............................................................................. 221 Ilustracin 53: Botn Postular aqu .......................................................................... 224 Ilustracin 54: Iniciar sesin .................................................................................... 224 Ilustracin 55: Ingresar postulacin ......................................................................... 225 Ilustracin 56: Seleccin de beneficios .................................................................... 225 Ilustracin 57: Seleccin de becas .......................................................................... 226 Ilustracin 58: Ingreso de datos. .............................................................................. 226 Ilustracin 59: Postular ............................................................................................ 227 Ilustracin 60: Calendario ........................................................................................ 227 Ilustracin 61: Postulacin a Becas. ........................................................................ 228 Ilustracin 62: Modificar Postulacin. ....................................................................... 228 Ilustracin 63: Ingreso a la plataforma. .................................................................... 229 Ilustracin 64: Opcin ver. ....................................................................................... 230 Ilustracin 65: Verificacin. ...................................................................................... 230 Ilustracin 66: Verificacin. ...................................................................................... 231 Ilustracin 67: Postulacin. ...................................................................................... 232 Ilustracin 68: Observaciones. ................................................................................ 233 Ilustracin 69: Abrir archivos adjuntos. .................................................................... 233 Ilustracin 70: Devolver al postulante. ..................................................................... 234 Ilustracin 71: Asignar hora para asistente. ............................................................. 235 Ilustracin 72: Asignar hora ..................................................................................... 235 Ilustracin 73: Seleccionar hora y da de entrevista ................................................. 236 Ilustracin 74: Asignacin correcta de hora ............................................................. 237 Ilustracin 75: Eliminar hora .................................................................................... 237 Ilustracin 76: Enviar e-mail al estudiante ................................................................ 238 Ilustracin 77: Terminar asignacin de hora ............................................................ 238 Ilustracin 78: Opcin verificacin ........................................................................... 239 Ilustracin 79: Ingreso a la plataforma ..................................................................... 240 Ilustracin 80: Elementos de trabajo, opcin Ver ..................................................... 241 Ilustracin 81: Revisar postulacin .......................................................................... 241

Ilustracin 82: Entrevista personal ........................................................................... 241 Ilustracin 83: Revisar postulacin .......................................................................... 242 Ilustracin 84: Ingresar observaciones .................................................................... 242 Ilustracin 85: Insertar adjuntos ............................................................................... 243 Ilustracin 86: Condicionantes sociales ................................................................... 243 Ilustracin 87: Registro visita domiciliaria ................................................................ 244 Ilustracin 88: Calendario ........................................................................................ 245 Ilustracin 89: Resumen PAE .................................................................................. 245 Ilustracin 90: Ingreso a la plataforma ..................................................................... 246 Ilustracin 91: Men principal .................................................................................. 246 Ilustracin 92: Entrevista personal ........................................................................... 247 Ilustracin 93: Postulaciones vigentes ..................................................................... 247 Ilustracin 94: Seleccionar tipo de beca................................................................... 248 Ilustracin 95: Pestaas rol asistente de facultad .................................................... 248 Ilustracin 96: Descargar adjuntos .......................................................................... 249 Ilustracin 97: Generar observaciones .................................................................... 249 Ilustracin 98: Condicionantes sociales ................................................................... 250 Ilustracin 99: Registro visita domiciliaria ................................................................ 251 Ilustracin 100: Resumen PAE ................................................................................ 251 Ilustracin 101: Logo de Becas y Beneficios ............................................................ 257 Ilustracin 102: Pgina web de becas y beneficios .................................................. 258 Ilustracin 103: Pgina de Beneficios en Facebook ................................................. 259 Ilustracin 104: Cuenta de Beneficios en Twitter ..................................................... 260 Ilustracin 105: Manuales de Becas y Beneficios .................................................... 261 Ilustracin 106: Tutoriales Flash .............................................................................. 262 Ilustracin 107: Grfico de Solicitudes Generadas por Da ...................................... 267 Ilustracin 108: Monitor de Usuarios Conectados a la Plataforma Workflow............. 268

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ndice de Tablas
Tabla 1: Campus Universitarios y Unidades Acadmicas .......................................... 31 Tabla 2: Montos de Becas 2010 ................................................................................ 50 Tabla 3: Recursos Humanos Involucrados en el Proyecto ......................................... 71 Tabla 4: Elementos de Flujo .................................................................................... 129 Tabla 5: Simbologa de Modelamiento en BPMN de Oracle BPM ............................ 131 Tabla 6: Ingreso Per cpita ..................................................................................... 150 Tabla 7: Situacin Ocupacional ............................................................................... 151 Tabla 8: Situacin Habitacional ............................................................................... 151 Tabla 9: Tipo de Vivienda (Avalo) .......................................................................... 152 Tabla 10: Tipo de Vivienda (Arriendo) ..................................................................... 152 Tabla 11: Condicionantes Sociales .......................................................................... 153 Tabla 12: Definicin de actores ............................................................................... 155 Tabla 13: Tabla de Casos de Uso Implementados ................................................... 182 Tabla 14: Total de Postulaciones por Facultad durante el Piloto .............................. 266 Tabla 15: Cantidad de postulaciones enviadas y en trnsito .................................... 272 Tabla 16: Revisin de Objetivos del Proyecto .......................................................... 283 Tabla 17: Ahorros esperados .................................................................................. 286 Tabla 18: Fuerza de Trabajo por Facultad y Organismo .......................................... 286 Tabla 19: Costos de RRHH de desarrollo inicial (Inversin) ..................................... 289 Tabla 20: Costos de Infraestructura inicial (Inversin) .............................................. 289 Tabla 21: Porcentaje de asignacin anual de recursos ............................................ 289 Tabla 22: Costos anuales de desarrollo y mantencin evolutiva .............................. 290 Tabla 23: Costo Anual de Operacin Plataforma y Hardware .................................. 291 Tabla 24: Costos de Marketing y Comunicaciones................................................... 291 Tabla 25: Cantidad de solicitudes totales a revisar por ao...................................... 292 Tabla 26: Tiempo de resolucin en minutos............................................................. 292 Tabla 27: Flujo de caja del proyecto ........................................................................ 294

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INTRODUCCIN Y PRESENTACIN DE LA ORGANIZACIN

El presente documento contiene la presentacin del Proyecto de Diseo del Proceso de Postulacin, Seleccin y Adjudicacin de Becas de la Universidad de Chile. El informe contempla una breve descripcin de la Universidad de Chile y una descripcin de su modelo de negocio, a partir de lo cual se deduce el origen de la necesidad del diseo. Luego, aborda el tema de definicin del proyecto, especificando el modelo de negocio que lo gobierna y sus objetivos. A continuacin se especifica el diseo del proceso, utilizando modelamiento BPMN, acompaado por una descripcin de la operacin en detalle, llegando hasta las actividades de mayor relevancia para este proyecto. En base al detalle del rediseo, el informe procede a definir los apoyos computacionales requeridos. Finalmente se describe las acciones de Gestin del Cambio implementadas para el xito de este proyecto y luego la generalizacin del proceso diseado.

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Presentacin de la Universidad de Chile Con 168 aos, la Universidad de Chile es la principal y ms antigua institucin de educacin superior del Estado, de carcter nacional y pblico. La Universidad de Chile hoy cuenta con una institucionalidad y una visin estratgica de acuerdo a su rol como universidad pblica en el nuevo siglo, que le permitir afrontar los desafos actuales manteniendo su tradicin y excelencia, sin claudicar en los valores que le son propios. La institucionalidad universitaria est fijada en el Estatuto de la Universidad de Chile, modificado en marzo de 2006. Este Estatuto la define como Persona Jurdica de Derecho Pblico Autnoma, Institucin de Educacin Superior del Estado de carcter nacional y pblico, con personalidad jurdica, patrimonio propio, y plena

autonoma. El mismo documento define la misin de la universidad; sus principios orientadores; los rganos superiores encargados de dirigir, gestionar, normar y proyectar la Universidad; la estructura acadmica; la organizacin de los estudios; el patrimonio de la organizacin; y los estamentos que componen la comunidad universitaria.

Misin de la Universidad de Chile "La generacin, desarrollo, integracin y comunicacin del saber

en todas las reas del conocimiento y dominios de la cultura, constituyen la misin y el fundamento de las actividades de la 13

Universidad, conforman la complejidad de su quehacer y orientan la educacin que ella imparte". "La Universidad asume con vocacin de excelencia la formacin

de personas y la contribucin al desarrollo espiritual y material de la Nacin. Cumple su misin a travs de las funciones de docencia, investigacin y creacin en las ciencias y las tecnologas, las humanidades y las artes, y de extensin del conocimiento y la cultura en toda su amplitud. Procura ejercer estas funciones con el ms alto nivel de exigencia". del "Es responsabilidad de la Universidad contribuir con el desarrollo patrimonio cultural y la identidad nacionales y con el

perfeccionamiento del sistema educacional del pas." Principios orientadores Libertad de pensamiento y de expresin Pluralismo Participacin, con resguardo a las jerarquas en la institucin. Adems, se valora la actitud reflexiva, dialogante y crtica;

equidad y valoracin del mrito en ingreso, promocin y egreso; la formacin de personas con sentido tico, cvico y de solidaridad social; el respeto a personas y bienes; el compromiso con la institucin; la

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integracin y desarrollo equilibrado de sus funciones universitarias, y el fomento del dilogo y la interaccin entre las disciplinas que cultiva. Visin de futuro Desarrollo consistente con la misin histrica, la naturaleza estatal y pblica y el compromiso nacional de la universidad. Parmetros internacionales de excelencia acadmica. Respuesta creativa y eficaz a las condiciones y desafos que plantea la globalizacin y la insercin del pas en el orden mundial. Objetivos estratgicos Ser una institucin integrada y transversal Ser reconocida como la universidad que: o cuenta con un cuerpo acadmico que tiene el mejor nivel en el pas o convoca y forma los talentos jvenes ms brillantes o realiza actividades de investigacin, creacin y posgrado de mejor nivel en el pas o logra una interaccin ms efectiva entre el conocimiento y el sistema social, cultural, educacional y productivo

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Ser una institucin sustentable, con capacidad de gestin econmica que asegure su autonoma acadmica.

La

Comunidad

Universitaria

est

constituida

por

acadmicos,

estudiantes y personal de colaboracin, quienes ejercen de manera regular los quehaceres que se desprenden de su misin y funciones. El Consejo Universitario es el rgano colegiado de carcter ejecutivo, encargado de llevar a cabo las acciones estratgicas que deben realizarse para dar vida al Proyecto Institucional. Es presidido por el Rector e integrado por el Pro rector y los Decanos, adems de dos representantes del Presidente de la Repblica. El Senado Universitario es el rgano colegiado triestamental, encargado de crear y cautelar las normas que rigen nuestro quehacer. Su tarea fundamental es establecer las polticas y estrategias de desarrollo institucional, as como los objetivos y metas que conduzcan al cumplimiento de aqullas. Es presidido por el Rector e integrado por otros 36 miembros: 27 acadmicos, 7 estudiantes y 2 representantes del personal de colaboracin, elegidos por sus respectivos pares. De los acadmicos, un tercio es elegido por todo el claustro acadmico y los otros dos tercios por los miembros de las respectivas unidades acadmicas. El Consejo de Evaluacin es el organismo colegiado que ejerce la superintendencia de la funcin evaluadora, que consiste en examinar, 16

ponderar e informar sobre la calidad y cumplimiento de las tareas universitarias. La funcin evaluadora se aplica tanto a las estructuras como a los acadmicos. Lo integran cinco acadmicos de la jerarqua de profesor titular, nombrados por el Senado Universitario a propuesta del Rector. Proyecto de Desarrollo Institucional El Proyecto de Desarrollo Institucional (PDI) es la carta de navegacin que, desde su aprobacin el 17 de agosto de 2006 por el Senado universitario, orienta las formas de avanzar en el cumplimiento de nuestros desafos. Establece, entre otros aspectos, la visin de futuro de nuestra casa de estudios, el escenario externo en que sta se inserta y sus objetivos estratgicos. Plantea, adems, una propuesta de acciones que permitirn llevar a la prctica estas metas. Propuesta de acciones Establecer una nueva estructura organizacional por reas Formar acadmicos jvenes Fortalecer la investigacin y creacin de calidad, en niveles de liderazgo nacional y competitividad internacional Fortalecer los programas de doctorado Fortalecer la calidad y pertinencia de las carreras y programas de Pregrado

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Desarrollar el rea de investigacin, creacin, docencia e interaccin en Ciencias de la Educacin

Fortalecer polticas y programas de extensin e interaccin con el sistema social y productivo

Mejorar las remuneraciones acadmicas Establecer institucional polticas y criterios transversales de gestin

Establecer un nuevo esquema de financiamiento y de asignacin presupuestaria.

Con un cuerpo acadmico constituido por 3.590 profesores, la Universidad de Chile lidera el concierto universitario con una amplia y diversa oferta acadmica que se traduce en 67 programas de pregrado que involucra a un total de 24.138 alumnos, 35 programas de doctorado con 941 alumnos, 138 programas de Magster con 3.470 alumnos, y 137 programas de posttulo y de profesionales especialistas, con 1.592 alumnos. En trminos de productividad y calidad acadmica, los indicadores que caracterizan el quehacer de la Universidad de Chile la sitan desde hace muchos aos a la cabeza de los rankings del sistema de universidades del Consejo de Rectores, con cifras del ao 2006 como las siguientes: 18

1.026 artculos en revistas de corriente principal en bases de datos ISI, comparados con 695 y 475 de las dos universidades que la siguen;

(31,4%) Proyectos FONDECYT adjudicados comparados con los 81 (26,5%) y 34 (11,1%) adjudicados a las dos siguientes universidades;

$3.909 millones (3.951 estudiantes) de AFI, comparados con los $3.315 millones (3.238 estudiantes) y $1.487 millones (784 estudiantes) de las dos universidades siguientes en el ranking.

Lo anterior demuestra de manera objetiva la relevancia y liderazgo acadmico indiscutido de la Universidad de Chile en el sistema universitario nacional y la preferencia por estudiar en esta universidad de los mejores alumnos que ao tras ao la siguen prefiriendo, que fiel a su carcter de institucin nacional y pblica, se alza como el modelo de institucin de educacin superior del pas cuyo norte es la calidad y excelencia de su quehacer como compromiso irrenunciable con la sociedad chilena.

Plan de Modernizacin Institucional La Universidad de Chile fue una de las cuatro universidades estatales seleccionadas por el Ministerio de Educacin para acceder a un Convenio de Desempeo cuyos objetivos generales son, entre otros, 19

mejorar la capacidad de gestin y calidad institucional, y su medicin peridica, y al mismo tiempo favorecer la rendicin de cuentas pblica y transparencia de resultados acadmicos y de gestin, objetivos que en lo esencial se encuentran alineados con los objetivos estratgicos del Proyecto de Desarrollo Institucional aprobado por el Consejo

Universitario y el Senado. La propuesta de plan de mejoramiento institucional presentada por la Universidad de Chile tiene como objetivo general iniciar la

modernizacin de la gestin institucional, lo cual implica, por un lado, mejorar la capacidad de gestin y la calidad del quehacer institucional asegurando su medicin peridica, y por otro, favorecer la rendicin de cuentas pblica y transparencia de sus resultados en cuanto a gestin y logros acadmicos. Estos objetivos generales se encuentran alineados, en lo esencial, con los objetivos estratgicos del Proyecto de Desarrollo Institucional aprobado por el Consejo Universitario y el Senado Universitario. Los ejes centrales de la modernizacin de la gestin de la universidad, en el contexto del actual convenio de desempeo, se focalizan en: La reingeniera de los organismos centrales de la universidad e instalacin de capacidades de gestin en organizaciones de campus;

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la consolidacin de un sistema de informacin que permita gestionar las diversas actividades y recursos de la universidad, en todos sus niveles y de manera integrada y transversal con todas sus unidades acadmicas y organismos centrales.

Objetivo general N 1: Reingeniera de los organismo s centrales e instalacin de capacidades de gestin en organizaciones de campus (ROC). El primero de los ejes apunta a lograr que el balance centralizacindescentralizacin que caracteriza la gestin de la universidad, alcance una situacin tal que permita asegurar, de manera permanente, la calidad de su quehacer acadmico en docencia, investigacin, creacin y extensin, como asimismo el uso optimizado de los recursos que den sustentabilidad y proyeccin a dicho quehacer. Este eje se centra en una redefinicin organizacional de los servicios centrales, poniendo su foco en que la misin y rol de estos servicios se orienten principalmente hacia lo estratgico institucional y a asumir ms propiamente un rol de superintendencia acadmica y econmicaadministrativa. Las funciones operativas de los organismos centrales se circunscribirn solo a procesos corporativos que generen un alto valor agregado a la institucin. Conjuntamente, se generarn e instalarn equipos profesionales del ms alto nivel en los campus pilotos. Con ello se generar capacidad 21

local para la administracin de la infraestructura y servicios bsicos del campus, as como de la gestin de los servicios de tecnologa de informacin y comunicacin, de las unidades centrales de biblioteca, de los servicios de asesora jurdica y administrativa, y de asesora en gestin, los que brindarn el apoyo especfico que requieran en todos los mbitos de su quehacer, las distintas unidades acadmicas del campus. La instalacin de esta capacidad permitir contar en los campus de interlocutores informados para relacionarse con los organismos centrales de modo de asegurar el cumplimiento ms efectivo de las polticas y normas institucionales. Por su parte, las unidades acadmicas de cada campus seguirn manteniendo su autonoma en cuanto a la gestin acadmica, econmica y

administrativa en los mbitos disciplinarios que les son propios. Objetivos especficos eje N1. Conforme a lo arriba expresado, los objetivos especficos de este eje (Reingeniera de los Organismos Centrales, ROC) pueden resumirse como sigue para las dos finalidades sealadas ROC F1: Desarrollar e instalar capacidades de superintendencia a nivel central de la Universidad, mediante un nuevo modelo organizacional para la Rectora, Pro rectora y Vicerrectoras

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ROC F2: Desarrollar e instalar capacidades ejecutivas a nivel de campus mediante un nuevo modelo organizacional aplicado a cada unidad geogrfica.

Objetivo general N 2: Sistema de informacin para l a gestin integrada de la universidad (SIG). El segundo eje se enfoca a promover e implantar en el mediano plazo un sistema de autorregulacin y de aseguramiento continuo de la calidad del quehacer, tanto individual como grupal en las unidades acadmicas, buscando con ello, en particular, reforzar la calidad y desarrollo de sus programas acadmicos. Con el propsito sealado, se ampliar y consolidar un sistema de informacin institucional, el cual adems de permitir que se conforme una base de datos de la universidad, confiable y de alta calidad tcnica (conformada por datos completos, permanentemente actualizados, certificados y disponibles en forma oportuna), haga posible una gestin integrada y proactiva de las diversas actividades y recursos de la universidad, en todos sus niveles y de manera eficiente y efectiva, con todas sus unidades acadmicas y organismos centrales. El sistema permitir elaborar, con la periodicidad ms adecuada, informes de gestin y seguimiento de las actividades acadmicas y de apoyo a las mismas, as como de los resultados del quehacer individual y grupal en las unidades, lo que servir para retroalimentar el sistema

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institucional de autorregulacin y de aseguramiento de la calidad de su quehacer a institucionalizar en la universidad. El sistema de gestin integrada que se propone instalar en la universidad, coherente con el plan de reingeniera y con una renovacin tecnolgica adecuada, considera como foco lograr mejorar la informacin, servicios, procesos y desempeo de actividades, para lo cual consulta el desarrollo de las siguientes etapas principales: instrumentos de comunicacin con el medio interno y externo; sistema de gestin administrativa y econmica; administracin curricular para estudiantes y egresados; gestin acadmica para la docencia, investigacin, creacin y extensin; evaluacin acadmica; sistema de gestin de biblioteca; mejoramiento de servicios y trmites universitarios; mejoramiento de procesos y su desempeo, entre los ms relevantes. Objetivos especficos eje N2. Los objetivos especficos de este segundo eje (Sistema Integrado de Gestin, SIG), pueden resumirse en cuatro finalidades (F): SIG F1: Brindar apoyo a las actividades acadmicas, que realizan las Facultades e Institutos, mediante la implantacin y uso de instrumentos de comunicacin y de sistemas de gestin administrativa y econmica. 24

SIG F2: Promover la cultura de la autorregulacin y del aseguramiento de la calidad del quehacer universitario mediante la implantacin y uso de instrumentos de gestin acadmica en docencia, investigacin, creacin, extensin y vinculacin con el medio.

SIG F3: Ampliar la cobertura e integridad de los servicios de apoyo a los estudiantes de pre y postgrado, y a los egresados mediante el perfeccionamiento, implantacin y uso de

instrumentos para la gestin administrativa, curricular y de servicios a los alumnos y exalumnos. SIG F4: Apoyar a la gestin institucional proactiva para la toma de decisiones, mediante la instalacin de capacidades de observacin permanente y oportuna del quehacer universitario y de rendicin de cuentas pblicas.

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Estructura Administrativa Superior Organigrama de la institucin El organigrama de la Universidad de Chile conforme a lo prescrito en la nueva normativa es el indicado en la ilustracin 1

Ilustracin 1: Organigrama de la Universidad de Chile

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Rectora El Rector de la Universidad de Chile es la mxima autoridad de la Corporacin y su representante legal. Le corresponde dirigir y gestionar la Universidad al ms alto nivel. El Rector es elegido por el claustro acadmico, conforme a los reglamentos establecidos al efecto. Dura cuatro aos en sus funciones, pudiendo ser reelegido por una sola vez. Las unidades ejecutivas centrales de apoyo al Rector, encargadas de orientar, coordinar, apoyar y desarrollar la labor universitaria, son la Pro rectora la cual es dirigida por un(a) Pro rector(a) designado(a) por el Consejo Universitario a proposicin del Rector; las Vicerrectoras de Asuntos Acadmicos (VAA), de Investigacin y Desarrollo (VID), de Extensin (VEX) y de Asuntos Econmicos y Gestin Institucional (VAEGI). Los Vicerrectores son designados por el Rector, siendo sus cargos de su exclusiva confianza. Consejo Universitario El Consejo Universitario es el rgano colegiado de carcter ejecutivo que cumple su labor atendiendo a las necesidades de la Universidad y se ocupa de su desarrollo, acorde a las polticas y estrategias establecidas por el Senado Universitario. Le corresponde

conjuntamente con el Rector, fijar las polticas conforme a las cuales se ejerce las funciones ejecutivas que le competen y tomar conocimiento acerca de la creacin, modificacin y supresin de las Unidades 27

Ejecutivas

Centrales,

de

sus

reglamentaciones

internas

de

funcionamiento; aprobar el proyecto de presupuesto anual elaborado por el Rector y las pautas anuales de endeudamiento, para su posterior ratificacin por el Senado Universitario; pronunciarse respecto a la creacin, modificacin y/o supresin de grados y ttulos profesionales que correspondan y aprobar los reglamentos que no estn sometidos al Senado Universitario, entre otras funciones. Integran el Consejo Universitario: el Rector quien lo preside, el (la) Pro rector(a), los(as) Decanos(as) y dos representantes de la exclusiva confianza del Presidente de la Repblica. Como invitados permanentes participan adems, los(as) Vicerrectores(as), los(as) Directores(as) de Institutos y los(as) representantes de las asociaciones de acadmicos, de funcionarios y el (la) presidente(a) de la Federacin de Estudiantes, FECH. Senado Universitario Una importante modificacin a la estructura de gobierno de la Universidad lo constituye la creacin del Senado Universitario, rgano en el cual reside la funcin normativa de la institucin. Se encuentra integrado por el Rector que lo preside y por 36 miembros elegidos de los cuales, 27 son acadmicos, 7 son estudiantes y 2 son representantes del personal de colaboracin. El Senado Universitario es un rgano colegiado transversal y triestamental, el cual tiene la misin de pensar la Universidad en el 28

largo plazo, reflexionar y normar la vida universitaria en su conjunto, garantizando as un proyecto de educacin superior pblica, solvente, pluralista e inclusivo. Constituye una instancia de integracin en dos dimensiones que

resultan cruciales para la Universidad: a) la dimensin transdisciplinaria que es la que facilita la convergencia de acadmicos de distintas reas del conocimiento en proyectos que amalgamen y potencien sus capacidades y rendimientos; y b) la dimensin transestamental, que es la que permite la convergencia en este alto organismo deliberante de acadmicos, estudiantes y personal de colaboracin acadmica. Consejo de Evaluacin Es el organismo colegiado creado por los nuevos estatutos para ejercer la superintendencia de la funcin evaluadora. Dicha superintendencia consiste en examinar, ponderar e informar sobre la calidad y el cumplimiento de las tareas universitarias. Estas funciones se aplican tanto a las estructuras como a los acadmicos que las integran, mediante normas procesos y criterios, debidamente reglamentados y resguardando la especificidad, las caractersticas y la diversidad de las distintas disciplinas. Compete a este organismo impulsar y coordinar los procesos de evaluacin, calificacin y acreditacin a nivel institucional e individual, y la constitucin de comisiones generales y locales, conforme a los reglamentos aplicables a los procesos enunciados.

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Sus integrantes son nombrados por el Senado Universitario a proposicin del Rector y deben corresponder a la jerarqua de Profesor Titular. Estructura acadmica Unidades acadmicas y campus que las agrupan

La estructura acadmica de la Universidad la conforman unidades acadmicas denominadas Facultades e Institutos, dentro de los cuales existen unidades denominadas Departamentos, Institutos, Centros y Escuelas que cumplen labores de cultivo disciplinar, de integracin multidisciplinaria y de gestin acadmica en diversos niveles. Al ms alto nivel de la organizacin, la Universidad de Chile se estructura en diecinueve unidades acadmicas, catorce de las cuales son facultades, cuatro son institutos y una corresponde al Hospital Clnico Jos Joaqun Aguirre. Segn se resume en la Tabla 1, las facultades son Arquitectura y Urbanismo; Artes; Ciencias; Ciencias Agronmicas; Economa y Negocios; Ciencias Fsicas y Matemticas; Ciencias Forestales y de Conservacin de la Naturaleza; Ciencias Qumicas y Farmacuticas; Ciencias Sociales; Ciencias Veterinarias y Pecuarias; Derecho; Filosofa y Humanidades; Medicina y Odontologa.

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Por su parte, los Institutos corresponden al Instituto de Asuntos Pblicos; Instituto de Estudios Internacionales; Instituto de Nutricin y Tecnologa de los Alimentos e Instituto de la Comunicacin e Imagen. Territorialmente estas unidades acadmicas estn reunidas en cinco campus universitarios segn el detalle que consigna la Tabla 1: Campus Sur; Campus Beauchef; Campus Juan Gmez Millas; Campus Andrs Bello que incluye los Servicios Centrales y la Casa Central; y Campus Norte.
Tabla 1: Campus Universitarios y Unidades Acadmicas

Campus
Campus Sur

Facultad/ Instituto/Organismo
Facultad de Ciencias Agronmicas Facultad de Ciencias Forestales y de la Conservacin de la Naturaleza Facultad de Ciencias Veterinarias y Pecuarias Instituto de Nutricin y Tecnologa de los Alimentos

Campus Juan Gmez Millas

Facultad de Artes Facultad de Ciencias Facultad de Ciencias Sociales Facultad de Filosofa y Humanidades Instituto de la Comunicacin e Imagen Programa Acadmico de Bachillerato

Campus Beauchef Campus Andrs Bello

Facultad de Ciencias Fsicas y Matemticas Facultad de Arquitectura y Urbanismo Facultad de Derecho Facultad de Economa y Negocios Instituto de Asuntos Pblicos

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Instituto de Estudios Internacionales Casa Central Servicios Centrales Campus Norte Facultad de Medicina Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas Facultad de Odontologa Hospital Clnico Universidad de Chile

Aparte de la infraestructura y equipamiento que se encuentra en los respectivos campus, la Universidad cuenta con instalaciones en ubicaciones geogrficas fuera del rea de limitacin de cada campus destinadas al apoyo de la docencia, de la investigacin y de vinculacin con la comunidad en general. Entre los ms relevantes, pueden mencionarse, en cuanto a la red clnica de la Facultad de Medicina y Hospital Clnico Universidad de Chile, el Campus Clnico Sur compuesto por instalaciones para el desarrollo de actividades acadmicas en los hospitales Barros Luco-Trudeau y Exequiel Gonzlez Corts, comuna de San Miguel; el Campus Clnico Centro conformado por las instalaciones del Hospital San Borja Arriarn y Hospital de la Asistencia Pblica; el Campus Clnico Oriente constituido por el Edificio de Medicina Experimental, Hospital del Salvador, Instituto Nacional del Trax e Instituto de Neurociruga, adems del Hospital Luis Calvo Mackenna, Edificio Prof. Dr. Hernn Alessandri- Hospital Santiago Oriente, Dr. Luis Tisn B; el Campus Clnico Occidente con instalaciones en el Hospital San Juan de Dios al interior del Parque 32

Quinta Normal; el Campus Clnico Norte, con el Hospital Clnico Universidad de Chile, e instalaciones en el Hospital Roberto del Ro y Hospital San Jos, Clnica Psiquitrica, Instituto de Psiquiatra y Centros Mdicos en Macul y Vivaceta. Adems, se realizan actividades acadmicas fuera del Campus Norte de la Salud en la Escuela de Graduados de la Facultad de Odontologa en Avda. Santa Mara, en los departamentos docentes y de investigacin de la Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas en Avda. Vicua Mackenna. En el caso de Institutos que ofrecen docencia de pregrado/postgrado e investigacin, se tiene el Instituto de Estudios Internacionales en Providencia y el Instituto de Asuntos Pblicos con docencia de pregrado en el Palacio Matte y postgrado en Edificio Santa Luca, y el Instituto de Nutricin y Tecnologa de los Alimentos en la comuna de Macul; en cuanto a difusin cultural y artstica, el Centro de Extensin Artstica y Cultural Domingo Santa Cruz (CEAC), Museo de Arte Contemporneo en Parque Forestal y en Matucana, Museo de Arte Popular Americano (MAPA), Museos de Especialidad. Adems la Universidad cuenta con centros experimentales en distintas zonas del pas tales como el Centro de Estudios de Zonas ridas (CEZA), que administra el predio Las Cardas de 5.436 ha de secano ubicado en la IV Regin; en Rinconada de Maip de 2.870 ha adscrita a la Facultad de Ciencias Agronmicas; Centro Internacional de Estudios Andinos (INCAS) que cuenta con un laboratorio multidisciplinario adaptado a los estudios de altura en la

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localidad de Putre y otro en Parinacota; Centro de Estudios de Isla de Pascua; Centro Experimental Edmundo Winkler con 33 ha en Frutillar (X Regin), Centro Experimental Pantanillos en Constitucin con 392 ha, y predio Las Brisas en la VII Regin con 92,5 ha, los tres administrados por la Facultad de Ciencias Forestales y de

Conservacin de la Naturaleza; Centro de Estudios Acucolas Piscicultura Experimental en Chilo y Red de Hospitales Clnico

Veterinario (HCV) en 2 comunas de Santiago, pertenecientes a la Facultad de Ciencias Veterinarias y Pecuarias. Al servicio de la docencia e investigacin astronmica se encuentra el Observatorio Cerro Caln. Facultades A las Facultades les corresponde la realizacin de una tarea permanente en una o ms reas del conocimiento, para lo cual desarrollan integradamente docencia de pregrado, posgrado y

posttulo, investigacin, creacin, extensin y prestacin de servicios en el campo que les es propio, de conformidad a la ley. Asimismo les corresponde elaborar y coordinar polticas especficas de desarrollo para las unidades acadmicas que la integran y organizar, dirigir y fomentar el quehacer multi e interdisciplinario y profesional,

estableciendo las relaciones y actividades que convengan a estos fines. El Decano es la mxima autoridad de la Facultad y le corresponde la

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direccin de sta, dentro de las polticas universitarias que al efecto determinen los rganos superiores ya sealados. Acorde a lo que fija la normativa, el Decano es elegido por un perodo de 4 aos por los acadmicos de su Facultad, pudiendo ser reelecto por un segundo perodo consecutivo. Cada Facultad cuenta con su respectivo Consejo de Facultad, el cual es presidido por el Decano. A este rgano colegiado le corresponde definir las polticas de desarrollo de la unidad acadmica, en el contexto de los lineamientos y estrategias emanados del Senado Universitario. Es una instancia de participacin de la comunidad respectiva, siendo integrado por directores de Departamentos, directores de Escuelas y cuando corresponde, por los representantes de Institutos y Centros, adems de miembros acadmicos elegidos, y representantes de los estudiantes y personal del colaboracin. Institutos disciplinarios Los Institutos son unidades acadmicas que generan, desarrollan, comunican y transfieren el conocimiento o prestan servicios en un tema o rea temtica multi o interdisciplinaria, que participan en el desempeo de la funcin universitaria. La mxima autoridad de un Instituto es el Director, quien preside el Consejo de Instituto, el cual es integrado adems por acadmicos adscritos a la unidad, el Director de la Escuela de Postgrado y miembros del claustro. Participan adems, con derecho a voz, 35

representantes de las organizaciones gremiales de acadmicos, de estudiantes y de personal de colaboracin del Instituto. Estructura del rea de gestin institucional A nivel superior, las materias econmicas y administrativas son de competencia de la Vicerrectora de Asuntos Econmicos y de Gestin Institucional (VAEGI), en tanto a nivel local la gestin acadmica y econmica-administrativa est delegada en las unidades acadmicas y organismos de acuerdo con sus misiones y particularidad de las actividades que desarrollan, las que incluyen tanto sus programas acadmicos como tambin las variadas actividades de vinculacin con el medio que desarrollan autnomamente en el mbito disciplinar de su competencia. Rol y funciones de la VAEGI La Vicerrectora de Asuntos Econmicos y Gestin Institucional (VAEGI) es el organismo de Rectora encargado de estudiar, proponer e implementar las polticas econmicas, financieras y de gestin institucional. En cuanto a los asuntos econmicos, es responsable de coordinar la aplicacin de las decisiones, normas y procedimientos, atingentes a la asignacin y utilizacin de los recursos econmicos, humanos y materiales de la institucin. Desde el punto de vista de la gestin institucional, la Vicerrectora debe contribuir con herramientas y servicios tendientes a establecer y desarrollar una organizacin

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administrativa dinmica y moderna para toda la universidad, orientada al mejoramiento continuo y de alta calidad de su quehacer, apoyada por un sistema de informacin y gestin administrativa eficiente y eficaz. Organigrama de la VAEGI Para el cumplimiento de sus funciones, la VAEGI est organizada en las siguientes unidades ejecutivas con rango de departamentos, segn muestra el organigrama y descripcin de funciones de la ilustracin 2.

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Ilustracin 2: Organigrama de la Vicerrectora de Asuntos Econmicos y Gestin Institucional

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Funciones especficas que cumple la VAEGI mbito de gestin administrativa y econmica En el mbito de la administracin econmica y financiera general de la Universidad, las funciones de la Vicerrectora se focalizan en la proposicin de normas relativas a materias financieras adems de coordinar, controlar, asesorar y otorgar apoyo tcnico que requieran los organismos en estas materias. Le corresponde, asimismo, administrar, regular y controlar el flujo de presupuestos de caja; contar en forma oportuna con informacin contable correspondiente a los treinta y cinco organismos contables que consolida; y velar por el cumplimiento de normas y procedimientos en materia de administracin de personal. La unidad de la VAEGI especializada que tiene a su cargo estas funciones es la Direccin de Finanzas y Administracin Patrimonial (DIRFAP). Otra funcin que tiene a su cargo la VAEGI y que realiza a travs de su Direccin Econmica y Administrativa Central (DEAC), se refiere a la gestin administrativa y econmica interna de los Organismos o Servicios Centrales de la Universidad. Esta funcin se centra en la supervisin, coordinacin y control de los movimientos contables, el presupuesto, activo fijo, personal, tesorera y adquisiciones, de los Organismos Centrales, dentro de los cuales se incluye, la Rectora con sus organismos contables entre los que destacan la Contralora, Direccin Jurdica, Direccin de Comunicaciones, Direccin de Relaciones Internacionales y Secretara Tcnica de la Comisin 39

Superior de Evaluacin Acadmica; el Senado Universitario; el Consejo de Evaluacin con su Secretara Tcnica; la Pro rectora y las Vicerrectoras. mbito de la informacin, de las infotecnologas y del anlisis institucional La generacin y aplicacin de soluciones integrales para el desarrollo de servicios de informacin y gestin de bibliotecas, que permiten el uso y acceso equitativo y oportuno a los recursos de informacin a toda la comunidad universitaria y externa, se realiza a travs de una direccin especializada de la VAEGI denominada Sistema de Servicios de Informacin y Bibliotecas (SISIB). Otras funciones de esta unidad son la administracin del sitio web institucional (www.uchile.cl), la

publicacin de recursos digitales, la coordinacin de los servicios de las bibliotecas de la Universidad de Chile y la capacitacin de los estudiantes y acadmicos en el uso de los recursos de informacin especializada. En cuanto a informacin y anlisis para apoyar el mejoramiento de la gestin institucional y el cumplimiento de los objetivos estratgicos establecidos en el PDI, la VAEGI a travs de su Unidad de Anlisis Institucional, genera y entrega informacin relevante para facilitar el cumplimiento de las labores de superintendencia de las unidades requirentes y suministra a los usuarios externos informacin validada del quehacer de la institucin.

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En materias de tecnologas de informacin y comunicaciones, la VAEGI presta de servicios especializados travs del desarrollo y operacin de sistemas y tecnologas de informacin que realiza su Direccin de Servicios y Tecnologas de la Informacin (STI), buscando introducir permanentemente nuevos sistemas y prcticas para dar apoyo a la gestin y realizacin ms eficiente y eficaz de las labores que realizan los diversos organismos de la Universidad. mbito de la infraestructura En este mbito, las principales funciones de la VAEGI se centran en planificar, organizar, desarrollar, aprobar externamente, supervisar y controlar proyectos de infraestructura fsica nueva o existente que es de responsabilidad central (Casa Central, Torre 15, otras instalaciones que tienen a su cargo los organismos centrales), administrar y mantener al da la informacin sobre los bienes races e inmuebles de la

Universidad, y mantener un registro de contratistas. Por otro lado, da apoyo a la gestin econmica y administrativa de proyectos de infraestructura que tienen a su cargo las unidades acadmicas u otros organismos universitarios, todo lo cual se realiza a travs de su Direccin de Servicios Generales e Infraestructura (DSI). mbito de la gestin de los recursos humanos Las principales funciones son asesorar en materias relacionadas con objetivos, polticas, normas y procedimientos en la gestin de recursos humanos, difusin de las polticas, proyectos y programas del rea a

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nivel central y coordinadamente con las unidades acadmicas. En este mbito se desarrollan adems acciones destinadas a gestionar el cambio organizacional y el rediseo de procesos cuando se abordan reorganizaciones. La Direccin que apoya al personal de colaboracin es la Direccin de Recursos Humanos cuya misin es ser una direccin estratgica, innovadora, cercana a las personas que la integran, comprometida con su calidad de vida y la gestin de sus talentos. Direccin de Tecnologas de la Informacin La Direccin de Servicios de Tecnologas de Informacin (STI) declara su misin como: Nuestro quehacer est orientado a prestar servicios especializados en tecnologas de informacin y comunicaciones, buscando permanentemente nuevas y mejores prcticas en donde stas propicien un cambio, con el objeto de apoyar a la Universidad de Chile en su gestin y realizacin ms eficiente y eficaz de las labores y servicios que presta a la sociedad y, en consecuencia,

establecindonos como referente a nivel nacional e internacional, proporcionando las condiciones necesarias para el desarrollo integral y el compromiso institucional de nuestro personal en la bsqueda constante de la satisfaccin de nuestros clientes. Para ello, STI desarrolla fundamentalmente seis funciones: fomentar la incorporacin de tecnologas; proveer de infraestructura tecnolgica;

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promover el acceso y la utilizacin de los servicios de tecnologas de informacin;

estandarizar calidad de los procesos internos; mejorar constantemente el grado de satisfaccin de la

comunidad universitaria en el uso de tecnologas; promover la integracin y vinculacin de la comunidad

universitaria con la sociedad en la transferencia de conocimiento. Su quehacer est orientado a prestar servicios especializados en tecnologas de informacin y comunicaciones, buscando

permanentemente nuevas y mejores prcticas en donde stas propicien un cambio, con el objeto de apoyar a la Universidad de Chile en la realizacin eficiente de las labores y servicios que presta a la sociedad. Los objetivos de esta Direccin son: Fomentar la incorporacin de tecnologas (desarrolladas o adquiridas) que favorecen el funcionamiento coordinado,

transversal e integrado de la Universidad de Chile. Proveer de infraestructura tecnolgica que apoye los procesos comunicacionales inherentes a la comunidad universitaria. Promover el acceso y la utilizacin de los servicios de tecnologas de Informacin. 43

Estandarizar calidad de los procesos internos basados en prcticas de nivel mundial (CMMI).

Mejorar constantemente el grado de satisfaccin de la comunidad universitaria en el uso de tecnologas de informacin.

Promover la integracin y vinculacin de la comunidad universitaria conocimiento. con la sociedad en la transferencia del

Al interior de STI, se estructuran tres unidades coordinadas por el Director, con el objeto de cumplir los objetivos declarados por esta Direccin en su pgina Web. Unidad de Innovacin y Desarrollo (UID)

Investigar, desarrollar, capacitar y aplicar productos y servicios de vanguardia en el rea de las tecnologas de informacin a las distintas actividades que desempea la Universidad de Chile, fortaleciendo la introduccin de mejoramientos en las prcticas y procesos que se ven impactados por los cambios tecnolgicos, para lo cual lleva a cabo los proyectos de desarrollo relacionados con la introduccin de la tecnologa, vinculndose con centros de investigacin y proporcionando enlaces con empresas del rea tecnolgica. Su meta es producir un cambio en las prcticas, los procesos, la construccin de productos y servicios, cuya puesta en

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marcha se traspasa a la Unidad de Soporte y Mantencin de Servicios Tecnolgicos. Unidad de Soporte y Mantencin de Servicios Tecnolgicos (USM) Encargada de gestionar y responder a los requerimientos que la Universidad demande, en las reas de soporte, operaciones y mantencin de los sistemas de administracin. Permanentemente est gestando soluciones, incorporado los conceptos de calidad, mejoramiento continuo y oportuno en la entrega de la informacin solicitada, manteniendo una relacin directa con el usuario. Unidad de Gestin de Calidad (UGC):

Encargada de certificar que los productos diseados y utilizados cumplan con las normas y los niveles de calidad definidos por la Direccin, a la vez que desarrolla un rea de medicin de la calidad de los servicios entregados a la comunidad universitaria. Est dentro de sus reas de competencia, propiciar el mejoramiento continuo de los productos y servicios TI desarrollados, a travs de la administracin de un modelo de calidad basado en estndares internacionales. Por otro lado es tambin responsable del

mejoramiento continuo de los procesos con un enfoque transversal y sistmico de la institucin.

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PROYECTO

Adems de describir a la Universidad de Chile en su entorno, se ha descrito el modelo de negocios en su conjunto en el captulo 1. En este captulo, se presenta el modelo de negocios del proyecto y se profundiza en detalles ms relevantes de la Universidad de Chile para el proyecto en s, de tal manera de determinar de qu manera este proyecto se alinea con los objetivos de la organizacin. Definicin Del Proyecto Objetivo General El proyecto tiene como objetivo disear un proceso que permita coordinar las acciones necesarias para la entrega de becas a los alumnos de la Universidad, proporcionando orientacin al alumno y una atencin profesional. Para ello se debe garantizar un mecanismo de seleccin transparente, que permita focalizar adecuadamente los recursos a travs de un proceso de postulacin general, abierto a todos los postulantes de las diferentes Unidades Acadmicas que lo requieran. Objetivos Especficos Los objetivos especficos de este proyecto son: Disear un proceso bien definido para la asignacin de becas. Definir claramente los roles de cada organismo. 46

Definir claramente las responsabilidades de los entes que interactan.

Eliminar la postulacin manual del alumno, entregando una herramienta de postulacin en lnea, que lo gue mejor en su postulacin.

Disminuir los errores de asignacin de las becas en las distintas facultades, incorporando lgicas de negocio automatizadas, que permitan apoyar la seleccin.

Obtener indicadores de gestin del proceso. Entendimiento de la Situacin Actual

La Direccin de Bienestar Estudiantil (DBE) tiene como misin promover el desarrollo de la formacin integral de los estudiantes de la Universidad de Chile, estableciendo polticas para el mejoramiento de la calidad de vida en sus diversas expresiones, generando condiciones de equidad para los estudiantes de esta, que favorezcan su permanencia en la Institucin y la consecucin de sus estudios en el tiempo reglamentario. Adicionalmente la DBE, administra los servicios estudiantiles en materias de mantencin econmica, salud, bienestar, participacin, cultura y recreacin, a su vez, disea estrategias con el objetivo de

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obtener recursos para el mejoramiento de la equidad y calidad de vida de los estudiantes. Adems, coordina las acciones necesarias para la bsqueda de soluciones a los problemas econmicos y sociales que puedan afectar a los alumnos de la Universidad, proporcionando al alumno orientacin, atencin profesional e integrndolo a programas especficos de ayuda. Se encarga de proveer un canal activo en la relacin con los estudiantes y sus organizaciones, prestando el apoyo necesario en la concrecin de sus iniciativas, adems de incentivar el desarrollo de servicios de apoyo socio econmico y cultural. Las becas tienen por objetivo contribuir al cumplimiento de los siguientes propsitos: Apoyar a los estudiantes que, teniendo mritos acadmicos,

presenten una situacin econmica deficiente. Reconocer y estimular el rendimiento acadmico sobresaliente. Facilitar la incorporacin de los estudiantes a las labores de

docencia, investigacin y extensin. Incentivar las actividades que realizan los estudiantes en

beneficio de la Universidad y de la comunidad.

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Favorecer el perfeccionamiento de los acadmicos y funcionarios

de la Corporacin que, a la vez, sean estudiantes de sta. El proceso de Postulacin, Seleccin y Adjudicacin de Becas tiene como objetivo Coordinar las acciones necesarias para la entrega de becas a los alumnos de la Universidad, proporcionando al alumno orientacin y una atencin profesional. Para ello es fundamental de la Direccin de Bienestar mecanismo de seleccin transparente, poltica

Estudiantil, garantizar un que permita focalizar

adecuadamente los recursos, a travs de un proceso de postulacin general, abierto a todos los postulantes que lo requieran de las diferentes Unidades Acadmicas. El Proceso de Postulacin, Seleccin y Adjudicacin de Becas comprende Beneficios Internos como Externos. Becas Internas: Becas otorgadas por Unidades Acadmicas de la

Universidad de Chile. Becas Externas: Becas otorgadas por organismos externos a la generalmente proporcionadas por el Ministerio de

universidad, Educacin.

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Los beneficios y becas consisten en aportes expresados en bienes de consumo o en sumas de dinero, los cuales se agrupan de la siguiente forma:
Tabla 2: Montos de Becas 2010

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Identificacin y Priorizacin de las Oportunidades de Mejora Los procesos de Creacin de Concurso que involucra coordinacin, disponibilidad de fondos, entre otras actividades, no est considerado, al igual que el pago de la Beca al beneficiado. El siguiente diagrama muestra el alcance de estos procesos:

Creacin de Concurso

Postulacin, Seleccin y Publicacin de Becas

Entrega de Beca (Pago)

Ilustracin 3: Esquema de Procesos de Becas

Es importante tener en cuenta que el presente proyecto est limitado a las tres becas antes mencionadas y al alcance del proceso, por lo que las actividades de creacin de concursos, coordinacin y disponibilidad de fondos, as como tambin el retiro y el pago de los beneficios, queda fuera del alcance de este proyecto. Hoy en da se hace imposible manejar un proceso masivo como es la postulacin a las becas donde participan ms de 12.000 alumnos. Se debe coordinar con ms de 20 asistentes sociales, distribuidas en las distintas facultades de la Universidad de manera eficiente y coordinada. Este proyecto cubre una de las becas con mayor demanda dentro de la Universidad (PAE) y por lo tanto del mayor impacto en los alumnos y en

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la gestin de la Direccin de Bienestar Estudiantil, con montos de aportes cercanos a los $2.000.000.000.- de pesos. El ao 2010, tan slo a la Beca P.A.E postularon 10.660 alumnos, siendo beneficiados 6.530. Se espera que para el ao 2011 postulen ms de 12.000 alumnos. Como antecedente adicional, se adjunta recorte del diario La Tercera donde se muestra el aumento de estos beneficios para el ao 2012, con el consiguiente aumento en el nmero de postulantes.

Ilustracin 4: Noticia Becas 2012 Diario La Tercera

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Modelamiento de la Situacin Actual A continuacin se describe cada una de las Becas a abordar en el proyecto, de tal forma de introducir al lector y dar cuenta de cada una de las actividades que se realizan. No se ha estimado necesario realizar un modelamiento de la situacin actual muy acabado, sin embargo, debido a que la metodologa de trabajo en el proyecto utiliza herramientas BPMN, se ha generado un modelo inicial bsico para su entendimiento.

2.1.1.1.1

Programa de Atencin Econmica P.A. E.

El Programa de Atencin Econmica consiste en un Beneficio al cual pueden acceder los alumnos de la Universidad de Chile, en base a su nivel socioeconmico. A travs de ste se evala la situacin actual del alumno para la evaluacin y entrega si se requiere. Las becas que estn asociadas al Programa de Atencin Econmica son subsidios en dinero, establecindose tres montos, de acuerdo al puntaje obtenido por el estudiante en la evaluacin socioeconmica. Esta beca es pagada en 8 cuotas, desde Abril a Noviembre. En relacin a los montos, stos sern actualizados anualmente de acuerdo al I.P.C. y los valores de las becas complemento se informarn oportunamente.

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La evaluacin socioeconmica utilizada para el programa PAE tambin se utiliza para otros beneficios (Beneficios Hogares, Beneficios de Apoyo Pre-escolar, Becas de atencin Econmicas, Alimentacin y Emergencia). Los estudiantes antiguos postulan al beneficio en el Servicio de Bienestar Estudiantil de cada Unidad Acadmica, en los meses de octubre y noviembre. Los alumnos nuevos desde marzo pero se est

constantemente postulando debido a causales sobrevinientes.

Postulantes ao 2010 10.660

Beneficiados ao 2010 6.519

2.1.1.1.2

Actividades del Proceso:

La siguiente tabla muestra las actividades del proceso actual.

Actividad Solicitar Entrevista Descripcin
Solicitar entrevista con la Asistente Social. Al estudiante se le har entrega del formulario de postulacin PAE y un detalle de la documentacin que debe presentar para postular. Se asigna una hora para Entrevistas con la asistente social de la Facultad.

Postulacin
Al estudiante asiste a entrevista con la asistente social, entrega el formulario de postulacin y la documentacin Solicitada.

Entrevista Verificacin

La asistente social recibe la Informacin del estudiante, lo apoya en

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su postulacin y verifica la validez de la informacin entregada.

Evaluacin
Se evala los antecedentes del Alumno segn Pauta de Evaluacin socioeconmica. Se ingresa un resumen de la informacin en el sistema Gua Beneficios.

Consulta Datos PAE

Obtener informacin de Gua Beneficios de Matricula o Curricular adems de Datos de la Junaeb de las postulaciones al PAE, realiza filtros a esa informacin segn los criterios de exclusin y asignacin. Esta informacin se enva a las Asistente Sociales.

Seleccin
Mediante los criterios de asignacin se evalan los antecedentes y se selecciona a los beneficiados. En esta etapa se consultan datos del alumno en Gua Beneficios, Matricula o Curricular.

Carga de Beneficios Publicacin

Cargar beneficios a Gua Beneficios. (Proyecto en desarrollo).

Informar al estudiante y asistente sociales de las unidades estudiantiles el resultado de la postulacin, sealando si ser beneficiario y el tipo de Beca, de acuerdo a las consideraciones establecidas en Instructivo.

Lista de Espera
Si todos los cupos disponibles se encuentran utilizados, los alumnos seleccionados pueden quedar en lista de espera hasta que se les asigne un resultado.

El mtodo de evaluacin socio econmica utilizado para el P.A.E. tambin es aprovechado para la evaluacin de becas internas como externas de apoyo econmico.

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2.1.1.1.3 Beca Hogares Universitarios La postulacin a la Beca Hogares la realiza el Alumno en su Facultad, donde entregan a la Asistente Social, la documentacin de respaldo de situacin socio econmica correspondiente. El beneficio consiste en una vacante en uno de los tres hogares universitarios que administra la Universidad. El programa de Hogares Universitarios proporciona residencia y alimentacin a estudiantes de regiones de situacin socioeconmica deficitaria y de buen rendimiento acadmico y a aquellos que residiendo en Santiago, requieren este beneficio por razones debidamente calificadas. Los residentes debern cancelar un arancel mensual, establecido de acuerdo a cada situacin socioeconmica en particular, determinada segn Pauta de Evaluacin Econmica. Postulantes 2010 200 Beneficiados 2010 113 Econmica del Programa de Atencin

2.1.1.1.4

Actividades del Proceso:

que cada proceso de postulacin a Hogares proceso de Evaluacin

Cabe destacar

Universitarios tiene como requisito un

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Socioeconmica, idntico al utilizado para la postulacin al P.A.E. A continuacin se describen las variaciones en las actividades.
Actividad Postulacin Envo Antecedentes Seleccin Hogar de Descripcin
Alumno completa ficha de Postulacin Hogares. Adicional al proceso PAE enva la informacin ficha de Postulacin Hogares, junto con informe social de la regin de origen y ficha con puntaje PAE. La actividad comienza entrevistando al alumno (se puede modificar datos de la postulacin), evaluando antecedentes y documentos. De acuerdo a dicho resultado, Asistente Social de DBE asigna los cupos de Hogar. Los documentos considerados (Ver Documentos Hogares) para realizar la seleccin deben ser recibidos. Se considera puntaje PAE como prioritario de evaluacin ante otra informacin. Si todos los cupos disponibles se encuentran utilizados, los alumnos seleccionados pueden quedar en lista de espera hasta que se les asigne un resultado.

Lista de Espera

2.1.1.1.5

Beca de Apoyo Pre-Escolar

Beca de Apoyo Preescolar consiste en una subvencin a estudiantes con hijos en edad preescolar a su cargo, con situacin econmica deficitaria y que no cuenten con alternativas de cuidado de sus hijos durante el horario en que deben desarrollar sus actividades. La postulacin se realiza directamente en la Facultad, donde los alumnos deben solicitar hora con Asistente Social, para realizar la postulacin correspondiente. Durante la entrevista, el Alumno deber acreditar la existencia de su hijo a cargo con Certificado de Nacimiento y acreditar tambin que por motivos de estudio no le es posible cuidarlo. Las asignaciones de beneficios consisten en un bono en dinero, que puede ser destinado a Jardn Infantil o a pagar por el cuidado del

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menor. En el caso de destinar los fondos a la custodia del menor en un Jardn INTEGRA o JUNJI, se asignar adicionalmente un bono de locomocin. Postulantes 2010 200 Beneficiados 2010 115

2.1.1.1.6

Actividades del Proceso:

Cabe destacar que cada proceso de postulacin a Apoyo Pre-escolar tiene como requisito un proceso de Evaluacin Socioeconmica, idntico al utilizado para la postulacin al P.A.E. A continuacin se describen las actividades adicionales.
Actividad Postulacin Descripcin
Alumno completa ficha de Postulacin Apoyo Pre-escolar y adiciona documento de cuidado (comprobante de pago jardn, cuidadora o declaracin de cuidado).

Entrevistas Verificacin Seleccin Escolar

y
Aplica Procedimiento PAE y enva al DBE.

PreLa actividad comienza entrevistando al alumno (se puede modificar datos de la postulacin), evaluando antecedentes y documentos. De acuerdo a dicho resultado, Asistente Social de DBE asigna los cupos de apoyo pre-escolar. Se proceder a clasificar a los postulantes segn sus necesidades.

Lista de Espera
En el caso que el presupuesto no alcance a cubrir el total de casos en necesidad alta o media, quedarn en Lista de espera.

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Modelo descriptivo de situacin actual

Ilustracin 5: Diagrama de Situacin Actual del Procesos de Postulacin a Becas

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Anlisis de la Situacin Actual y Conclusiones Anlisis FODA A continuacin, se presenta el Anlisis FODA realizado el proceso de Postulacin seleccin y adjudicacin de becas. Fortalezas La utilizacin de un proceso de Evaluacin socio econmica comn establecido. Oportunidades Eliminar la Postulacin Manual del Alumno. Digitalizacin y respaldo de documentos. Incorporar mayor monitoreo de control al proceso. Obtener indicadores de gestin del proceso.

Debilidades Fichas y Documentos sin digitalizar, lo que implica

deficiencias en respaldo y de acceso a la informacin. Amenazas Es posible la incorporacin de nuevos beneficios que modifiquen el proceso a futuro. Existen variadas excepciones dependiendo del tipo de beca, de manera que no ser considerada puede causar problemas en la siguiente etapa de desarrollo del proceso. 60

Las reglas de negocio de las becas pueden variar con el tiempo.

61

Conclusiones y Consideraciones de la Situacin Actual

Todas las Becas o Beneficios considerados en el proyecto deben ser renovados cada ao realizando el proceso de postulacin. El proceso de Postulacin, Seleccin y Adjudicacin de Becas, tiene una forma tradicional de (postulacin, evaluacin, seleccin, similar para

publicacin). Adems utiliza una evaluacin econmica

todas las becas consideradas. El proceso puede variar dependiendo de la beca en algunas actividades y sobretodo en reglas de negocio y consideraciones como excepciones. Para atender esta situacin el Diseo del Proceso Mejorado deber considerar un mantenedor de Procesos de Postulacin, que permita la incorporacin de Reglas de Negocio para Becas que puedan ser agregadas a futuro, adems considerar situaciones especiales y excepciones que ocurren durante el proceso.

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Modelo de Negocios Propuesto

Especificacin del Modelo de Negocio

2.1.1.1.7

Clientes - Productos

Los clientes de este proyecto son los alumnos de la UNIVERSIDAD DE CHILE quienes se vern beneficiados por un mejor servicio, que se traduce en mejores respuestas a sus requerimientos, con respuestas de mayor calidad y ms ajustadas a sus necesidades y en un tiempo menor.

2.1.1.1.8

Modelo de Ingreso o Valor

Este proyecto agrega valor a la organizacin dando la posibilidad de entregar una mejor atencin a los alumnos, tomando las actividades de postulacin, seleccin y adjudicacin de becas, de tal manera que se pueda realizar a menor costo y desarrollando un servicio de alto valor que cuida a sus alumnos.

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2.1.1.1.9 2.1.1.1.10

Justificacin del Modelo La importancia de una gestin eficiente

Hasta el ao 2007, la Universidad de Chile posea cerca de 29.000 alumnos y 3.500 acadmicos, que estn asociados a un quehacer acadmico de gran diversidad y amplitud disciplinar, a lo cual se agrega un nmero cercano a 1.450 profesionales que colaboran con las actividades acadmicas y de vinculacin con el medio externo, todo lo cual conlleva una importante responsabilidad en cuanto a gestin universitaria. Es importante tambin indicar, que si bien es cierto la Universidad de Chile es una institucin sin fines de lucro, se encuentra inserta en un entorno de creciente globalizacin, expansin de sociedad del conocimiento y una creciente competencia de instituciones privadas en el sistema de educacin superior. Adems, como se muestra en la ilustracin 10, para el ao 2008 su financiamiento es sustentado en un 10.46% de fondos estatales y en un 89.54% de otras fuentes y, como cualquier institucin ya sea con o sin fines de lucro, necesita ser eficiente administrativamente.

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Ilustracin 6: Porcentaje Aporte Estatal Basal al Financiamiento de Universidad Estatales.

En razn de lo anterior, la universidad enfrenta el gran desafo de modernizar su gestin para hacerla ms eficiente y efectiva, de modo de asegurar su calidad, transparencia y la rendicin de cuentas pblicas de sus resultados. Actualmente, la Universidad de Chile est orientando sus polticas y concentrando sus esfuerzos en torno a la consecucin de ms altos niveles de competitividad en todos los mbitos relacionados con el cumplimiento de su misin de universidad nacional y pblica. 65

Es dentro de este contexto que los temas referidos a gestin institucional cobran extrema relevancia, y esto se har ms evidente en los prximos aos como consecuencia de la mayor exigencia y complejidad de los procesos que enfrentarn las instituciones de educacin superior, unido a mltiples desafos y nuevos requerimiento de calidad en los distintos planos de su accionar. El Plan Estratgico y el Plan de Desarrollo Institucional, plantean como objetivos estratgicos para la institucin, durante los prximos aos, la consolidacin de la excelencia e innovacin alcanzada por las reas del pregrado y postgrado, as como tambin la excelencia y pertinencia en investigacin y desarrollo.

2.1.1.1.11

La importancia de las becas y beneficios a los

alumnos
El Gobierno estima que el ao 2012, 113 mil estudiantes accedern a becas, de un total de 320 mil matriculados. El alza corresponde a un 75% ms que el 2011.

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Ilustracin 7: Recorte Diario La Tercera Becas 2012

Adicionalmente a esto la situacin actual de la educacin en Chile, se espera que sean an mayores los beneficios que se entregarn. Todo este aumento, implicara aumentar la dotacin considerablemente para el procesamiento de todas las solicitudes. La situacin descrita 67

deriva, en parte, del hecho que a nivel de unidades acadmicas, mayoritariamente se carece de capacidades profesionales para asumir en plenitud la responsabilidad de definir, desarrollar y gestionar soluciones informticas, y a nivel central, no siempre se recogen o interpretan adecuadamente las demandas especficas de estas unidades. La nica forma de responder a este aumento explosivo en la demanda, es teniendo un proceso bien definido, que permita al personal de Bienestar Estudiantil procesar todas estas solicitudes de manera eficaz y eficiente.

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Procesos Impactados Procesos Afectados en el Diseo Administracin de relacin con los alumnos: Es el conjunto de actividades encargadas de recibir requerimientos (solicitudes, rdenes, pedidos, consultas, etc.) de los alumnos; evaluar e iniciar la satisfaccin de los requerimientos, incluyendo la entrega de informacin al alumno acerca de cmo y cuando se entregarn los servicios. Incluye adems, actividades de anlisis y evaluacin del mercado y de la satisfaccin de requerimientos por parte de la universidad, para iniciar acciones correctivas cuando sea necesario; participa tambin en la implementacin de nuevos servicios. Mantencin de estado: este procedimiento es el que mantiene toda la informacin acerca del estado de las distintas actividades, se ver afectado ya que habr nueva informacin que quedar registrada acerca de los procesos de la universidad. Seleccin de Procesos a Analizar en el Proyecto El proceso en que se focalizar este trabajo es el de administracin de la relacin con los alumnos, en especfico el de postulacin, seleccin y adjudicacin de becas y beneficios, que ser descrito en detalle en captulos posteriores. Este proceso es el que presenta las mejores oportunidades de mejora para conseguir los objetivos planteados.

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Organizacin del Proyecto Patrocinador ejecutivo del proyecto: Vicerrector de Asuntos Acadmicos. Director del proyecto: Director de Bienestar Estudiantil. Miembros del comit de la direccin: Director de Servicios de Tecnologas de la Informacin, Gerente del Proyecto de Mejoramiento de Gestin Institucional, Director de Bienestar Estudiantil. Gerente del proyecto: Jefe de Lnea BPM de los Servicios de Tecnologas de la Informacin. Cliente del proyecto: Direccin de Bienestar Estudiantil y alumnos de la Universidad de Chile.

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Recursos Humanos Involucrados El equipo de trabajo involucrado en el proyecto, es un equipo interdisciplinario de la misma organizacin.
Tabla 3: Recursos Humanos Involucrados en el Proyecto

Organizacin rea BPM

Cmo se afectan o participan? El rea BPM de STI desarrollar la herramienta de apoyo en Oracle BPM.

Equipo Implantacin PMGI

de El

equipo

de

Implantacin

del

Plan

de

Modernizacin de la Gestin Institucional ser el encargado de ejecutar las acciones de gestin del cambio.

Vicerrector Acadmico

El Vicerrector Acadmico ser el Sponsor principal del proyecto y es quin le dar peso poltico a la iniciativa.

Direccin Bienestar Estudiantil

de Es la duea del proceso y quienes interactan con los alumnos, su labor principal ser disear el proceso junto con el rea de BPM de STI, ejecutar las acciones de gestin del cambio junto al equipo PMGI y la cara visible frente a los alumnos.

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2.1.1.1.12

Factores crticos de xito/fracaso del proyecto

xito Conseguir respaldo del Vicerrector de Asuntos Acadmicos. Tiene la ltima palabra. Gran impacto en la organizacin si se logra: o Cumplir con las expectativas. o Que se perciban los beneficios econmicos y

organizacionales. Entregar calidad en la informacin provista. La informacin debe ser lo suficientemente buena como para que todos confen en su calidad y la utilicen. Un proceso adecuado a los tiempos de las personas clave, como las asistentes sociales de las facultades. Las herramientas se deben adaptar a las ya existentes. Esto de manera de proveer a los usuarios de interfaces comunes con los sistemas que se utilizan actualmente y que se integren al menos a nivel de datos con la arquitectura de informacin de la organizacin.

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Fracaso Cambios en STI: Reestructuracin interna reciente implica una cantidad importante de recursos. El STI, quin ser el que desarrollar el proyecto, tiene recin cuatro meses con un Director nuevo, por lo que el ltimo tiempo ha pasado por una reestructuracin importante. Tiempo de implementacin muy largo. Es necesario poder subdividir el proyecto en etapas que permitan darle momentum al desarrollo de la solucin. Hitos breves, pequeos y precisos que permitan mostrar avances. Fugas de informacin. El hacer explcito el conocimiento que antes resida en las personas, agrega un punto de vulnerabilidad puesto que este conocimiento puede salir de la organizacin y por ejemplo, ser visto por la competencia. Cultura organizacional de UNIVERSIDAD DE CHILE. La

organizacin est haciendo esfuerzos importantes por mejorar a su personal en todas las reas y secciones, puesto que actualmente se trabaja de forma muy aislada. El romper con eso, es un desafo importante de este proyecto. Se deben crear nuevas instancias de dilogo que hoy en da no existen.

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Situacin Poltica del Pas: Actualmente los estudiantes de Educacin superior llevan en paro ms de cuatro meses, con lo cual, la relacin con las autoridades del Gobierno de Chile y con el Gobierno de la Universidad de Chile, se encuentran sensibles y la disposicin de los alumnos para con la universidad tambin. Plan de Marketing y Gestin del Cambio

El plan de marketing de este proyecto tiene que ver con incentivar el uso de la herramienta a desarrollar por parte de los clientes internos y externos de la Direccin de Bienestar Estudiantil, lo que en palabras sencillas implica usar la herramienta y usarla bien, para tener un proceso sin sobresaltos, pues de eso depende el xito que tendr. Algunos tems considerados para la comunicacin: Envo de boletn con informacin de lanzamiento. Promocin Directa y capacitaciones con asistentes sociales de facultades y alumnos, para que ellas puedan atender

directamente a los alumnos. Difusin persona a persona. Hacer participar a personas claves. Creacin de un manual en lnea, tanto en texto como en video describiendo el flujo completo del proceso.

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Por la cultura de UNIVERSIDAD DE CHILE, se piensa que lo ms efectivo es la comunicacin persona a persona con las asistentes sociales de facultades, para ello el lder del proyecto y el equipo de implantacin deber tener una labor constante de evangelizacin del nuevo proceso. Adicionalmente se ha considerado el incorporar a alumnos para que apoyen en el proceso y con su difusin, de esta forma se sienten ms comprometidos con la iniciativa y adems reciben un pago, estrechando ms los lazos de la Direccin de Bienestar estudiantil con ellos.

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MARCO TERICO Y CONCEPTUAL

Para el desarrollo de este proyecto se ha usado la metodologa de Ingeniera de Negocios propuesta en el libro: Ingeniera e-Business: Ingeniera de Negocios, para la Economa Digital (Barros, 2004). Esta metodologa presenta un enfoque normativo, que tiene un conjunto de mejores prcticas probadas en casos exitosos. Para este proyecto, las mejores prcticas son complementadas con las que derivan

directamente de la gestin de las tecnologas de la informacin. No se profundizar en estos conceptos puesto que ellos estn descritos a cabalidad en los libros del Dr. Oscar Barros, los cuales se pueden encontrar en su Blog http://blog.obarros.cl A continuacin se presentan los conceptos ms importantes de Business Process Management (BPM) y Service Oriented

Architechture (SOA) para entender su implementacin y finalmente el captulo termina introduciendo los conceptos ms importantes de la Gestin del Cambio, todos ellos son el fundamento terico y conceptual para este trabajo, debido a que la tecnologa en la cual se ejecuta, implementa dichos conceptos y adems, porque un proyecto de este tipo, sin una adecuada gestin del cambio, est destinado a fracasar.

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Gestin de Procesos de Negocio (BPM) Segn (Wikipedia, 2011), se llama Gestin de procesos de negocio (Business Process Management o BPM en ingls) a la metodologa corporativa cuyo objetivo es mejorar la eficiencia a travs de la gestin de los procesos de negocio, que se deben modelar, organizar, documentar y optimizar de forma continua. Como su nombre sugiere, BPM se enfoca en la administracin de los procesos dentro de una organizacin. Si bien es cierto est definicin de Wikipedia es correcta, se debe agregar que no slo se percibe la eficiencia en los procesos, sino todo lo necesario para agregar valor a los negocios. BPM representa una estrategia para administrar y mejorar el desempeo de los negocios al optimizar continuamente los procesos de negocio en un ciclo de modelado, ejecucin y evaluacin. Combinando una metodologa de mejores prcticas, con una solucin de tecnologa integrada. BPM ha surgido gracias a la evolucin de procesos de negocios y de la convergencia de una cantidad de tendencias de tecnologa. El resultado es una categora de soluciones de tecnologa basadas en un conjunto de actividades relacionadas y estructuradas, que combina una variedad de funciones y caractersticas para satisfacer un ciclo de vida impulsado por los objetivos de la empresa.

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Debido a la evolucin del canal de comunicaciones provisto por los productos y las tecnologas BPM, los especialistas de negocio se han vuelto tan expertos en el uso de la informacin recogida desde estas herramientas como el mismo personal de IT que las instala y mantiene. Asimismo, la adopcin de soluciones de inteligencia de negocios, la planificacin de recursos y la administracin de las relaciones con clientes ha ayudado al desarrollo y el perfeccionamiento de BPM tanto en torno a su tecnologa como a su metodologa. Para brindar soluciones, se debe comprender el negocio como si fuera propio. En otras palabras, una solucin no slo se trata de tecnologa. La clave para una exitosa transformacin de negocios es lograr que todas las personas y grupos de inters comprendan sus roles y los problemas que posiblemente surjan. Mientras existan variables de negocio que deban modificarse para mantener o expandir el negocio, la empresa continuar siendo una entidad en continua transformacin. Dichos cambios generalmente son impulsados por ajustes de objetivos en los niveles ms altos para poder adaptarse a las nuevas situaciones. El elemento que impulsa el cambio podra ser la tendencia de un mercado emergente o los cambios en un entorno competitivo, un cambio del objetivo principal, un deseo de los interesados, o en el caso de una Universidad estatal, por ejemplo, un cambio de poltica respecto a temas de aranceles u otros.

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Service Oriented Architechture (SOA) La Arquitectura SOA establece un marco de diseo para la integracin de aplicaciones independientes de manera que desde la red pueda accederse a sus funcionalidades, las cuales se ofrecen como servicios. La forma ms habitual de implementarla es mediante Servicios Web, una tecnologa basada en estndares e independiente de la plataforma, con la que SOA puede descomponer aplicaciones individuales en un conjunto de servicios e implementar esta funcionalidad en forma modular. Un servicio es una funcionalidad concreta que puede ser disponibilizada en la red y que describe tanto lo que puede hacer como el modo de interactuar con ella. Desde la perspectiva de la empresa, un servicio realiza una tarea concreta: puede corresponder a un proceso de negocio tan sencillo como introducir o extraer un dato como Cdigo del Cliente. Pero tambin los servicios pueden acoplarse dentro de una aplicacin completa que proporcione servicios de alto nivel, con un grado de complejidad muy superior, por ejemplo, introducir datos de un pedido, un proceso que desde que comienza hasta que termina, puede involucrar varias aplicaciones de negocio. La estrategia de orientacin a servicios permite la creacin de servicios y aplicaciones compuestas que pueden existir con independencia de las

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tecnologas subyacentes. En lugar de exigir que todos los datos y lgica de negocio residan en un mismo ordenador, el modelo de servicios facilita el acceso y consumo de los recursos de TI a travs de la red. Puesto que los servicios estn diseados para ser independientes, autnomos y para interconectarse adecuadamente, pueden combinarse y recombinarse con suma facilidad en aplicaciones complejas que respondan a las necesidades de cada momento en el seno de una organizacin. Las aplicaciones compuestas son lo que permite a las empresas mejorar y automatizar sus procesos manuales, disponer de una visin consistente de sus clientes y socios comerciales y orquestar sus procesos de negocio para que cumplan con las regulaciones legales y polticas internas. Segn (Oracle, 2008), como enfoque arquitectnico, las Arquitecturas Orientadas a Servicios, facilitan la creacin de servicios de negocio interoperables y estrechamente relacionados que pueden fcilmente compartirse dentro y entre las empresas, el valor real de SOA proviene de la reutilizacin y la agilidad que sta ofrece. Una arquitectura SOA fomenta la reutilizacin de aplicaciones, que durarn no solo aos sino dcadas, lo cual implica que los sistemas implementados hoy podrn suceder a sus implementadores iniciales en la forma de aplicaciones empresariales virtualizadas administradas como cajas negras definidas por sus interfaces.

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Aunque BPM puede considerarse como una entidad al margen de las iniciativas SOA, la capacidad para definir nuevos procesos de negocio de forma flexible y rpida es mucho mayor si los recursos de los sistemas de TI se exponen en la forma de orientacin a servicios. Business Process Management Systems (BPMS) Al fusionar tecnologas como BPM y SOA en un entorno de diseo integrado y sin defectos, nacen los Business Process management Systems o BPMS que brindan a los especialistas en negocios y tecnologas un lenguaje comn para alcanzar sus objetivos individuales y compartidos. De aqu aparecen soluciones como Aris, Oracle BPM, IBM Websphere BPM, jBPM, Intalio, Bonita, Processmaker, entre otros. Una vez diseados los procesos, viene la etapa de implementacin en que se lleva a cabo el despliegue, en la plataforma BPMS, del resultado de las etapas anteriores. En ellas se pueden desarrollar prototipos rpidamente para obtener la retroalimentacin con los actores de las etapas anteriores, el modelado de la integracin con los sistemas existentes y aspectos funcionales como robustez y rendimiento. Los BMPS o bien los sistemas de gestin de workflow, proveen las salidas pertinentes para poder realizar una adecuada lectura de indicadores. Entre las prestaciones tpicas de un BPMS, se encuentran: definicin de procesos en forma estandarizada con BPMN, ejecucin de 81

los mismos de manera directa con BPEL y su motor de ejecucin y su monitorizacin en tiempo real a travs de un BAM (Business Activity Monitoring). En la prctica, una buena solucin BPMS debera poder ejecutar un proceso modelado por el rea de negocios, sin la necesidad de que el rea de tecnologa de la organizacin tenga que programar una sola lnea de cdigo y as obtener como solucin algo equivalente a un workflow tradicional. Luego el rea de desarrollo debera tomar este workflow e implementar slo los formularios de entrada y los servicios que interactan con datos y con otros sistemas para completarlo en un flujo BPM. Sin embargo, en la prctica esto se vuelve un sueo si la infraestructura de la organizacin no est preparada y no est pensada para trabajar as, puesto que en general los costos ms altos de desarrollo se encuentran en las integraciones. La idea principal de la orientacin a servicios es capturar la funcionalidad del negocio ms relevante y proveerla con el suficiente grado de detalle para que pueda ser consumida. Para favorecer dicho consumo, los servicios deben ser registrados y publicados, adems de contar con interfaces bien definidas basadas en lenguajes estndares como XML. Hacer que un modelo se convierta en un proceso ejecutable requiere de varias tecnologas habilitantes. Cuando estas tecnologas se proveen

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juntas se la llama BPMS (Business Process Management Suite). Las componentes tecnolgicas de esta suite son: Motores de Orquestacin: coordinan la secuencia de actividades segn los flujos y reglas del modelo de procesos. Herramientas de Anlisis y Business Intelligence: analizan la informacin producto de la ejecucin del proceso en tiempo real. Motores de Reglas: ejecutan reglas que permiten abstraer las polticas y decisiones de negocio de las aplicaciones subyacentes. Repositorios: mantienen los componentes y recursos de los procesos (definiciones, modelos, reglas) disponibles para su reutilizacin en mltiples procesos. Herramientas de Simulacin y Optimizacin: permiten a los administradores del negocio comparar el nuevo diseo de procesos con el desempeo operacional actual. Herramientas de Integracin: permiten integrar el modelo con otros sistemas, como los sistemas legados de la empresa.

Segn (Bazn, 2010) los BPMS actuales, deben tener conjunto de requisitos a cumplir y que son de inters a la hora de elegir una herramienta que permita gestionar ms adecuadamente los cambios y el impacto de sus procesos en el rea de tecnologa. Estos requisitos son: Soporte para todo el ciclo de vida de los procesos Este requisito mide las etapas del ciclo de vida y los roles de los actores en un proceso de negocio. Las etapas son: modelado, ensamblado, despliegue y el soporte de roles que faciliten la tarea del analista del negocio (para el modelado), del arquitecto de componentes (para el ensamblado) y del desarrollador (para el despliegue). Es fundamental

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determinar si la herramienta soporta todas las fases y lo hace unificadamente, sin necesidad de importacin/exportacin de archivos. El soporte unificado tambin garantiza una actualizacin consistente en todos los archivos fuentes teniendo en cuenta los cambios frecuentes en las mltiples fases. En cuanto al soporte de roles es muy provechoso contar con mltiples visiones de un mismo proceso de negocio delimitando las actividades habilitadas para cada caso. Simulacin en tiempo real y optimizacin Entendemos por simulacin en tiempo real y optimizacin como la manera de medir el rendimiento de los modelos utilizando datos operacionales en tiempo real o bien registros histricos que permitan evaluar comportamiento ante distintos escenarios. Para poder realizar simulaciones es preciso poder definir parmetros de costo y tiempo de cada actividad y especificar tambin la probabilidad de los diferentes caminos de los procesos. Soporte para monitoreo Una vez desplegado el proceso y puesto en ejecucin es preciso contar con herramientas que capturen mtricas o KPIs para analizar rendimiento y tambin para construir dashbords para entender cuellos de botella y retardos de los procesos y tomar acciones correctivas. 84

Soporte para SOA Este aspecto evala en qu medida la herramienta brinda soporte para acoplarse a una arquitectura orientada a servicios. El soporte del lenguaje BPEL (Business Process Execution Language) y la adhesin al estndar SCA (Service Component Architecture) garantizan que los procesos de negocios se transformen en los consumidores de los servicios ofrecidos por SOA. Frecuentemente las organizaciones cuentan con un activo tecnolgico desarrollado y estable que requiere ser integrado en trminos de procesos de negocio. Integracin con IDEs Esta caracterstica mide la capacidad de integracin con un IDE tanto de la comunidad de software libre como propietaria. Los entornos de desarrollo cuentan con definicin de mltiples visiones, editores contextuales, compiladores, depuradores y ejecutores integrados, y paletas de componentes grficas para arrastrar-soltar que agilizan la produccin de software. Las herramientas analizadas pueden cubrir todas las etapas del ciclo de vida del software hasta su implementacin. En este caso es importante medir en qu grado la herramienta BPM posee un entorno de desarrollo propio o la capacidad de integrarse alguno existente y popular dentro de la comunidad de desarrolladores.

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Soporte a tareas humanas Las herramientas de BPM con soporte para interaccin humana (human task) permiten resolver partes de extensos procesos que poseen partes automatizadas y otras no. El objetivo es dar soporte para la interaccin humana pero automatizando el control de las actividades ejecutadas de esta manera, segn el modelo de procesos. La Solucin de Oracle BPM 10.3g Oracle BPM est integrada por dos productos, Oracle BPA y Oracle SOA Suite. El primero cuenta con las siguientes componentes: Oracle Business Process Architect (modelado y simulacin) Oracle Business Process Publisher (publicacin de proceso de negocios) Oracle Business Process Repository Oracle Business Process Repository Server (repositorio de procesos para trabajo colaborativo).

El segundo producto, cuenta con las siguientes componentes: Oracle BPEL Process Designer (implementacin y despliegue) Oracle BPEL Process Manager (ejecuta y soporta tareas humanas e interacciones de contenido) Oracle Enterprise Service Bus (transformacin y ruteo) Oracle Business Activity Monitoring (monitoreo) Oracle Business Rules (motor de reglas).

A continuacin se muestra cada componente en el contexto de la arquitectura de Oracle BPM.

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Ilustracin 8: Arquitectura de Solucin Oracle BPM 10.3g

En el caso de la Universidad de Chile, esta posee slo las componentes marcadas en rojo.

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Gestin del Cambio Para que los cambios en una organizacin puedan implementarse y que stos den los resultados esperados y queden arraigados en la cultura organizacional, es necesaria la aplicacin de metodologas de gestin del cambio. En este proyecto se ha elegido la metodologa que el seor John P. Kotter propone en su libro El Lder del Cambio (Kotter). A continuacin se presenta una breve introduccin a los conceptos propuestos en el libro. Temas a considerar al implementar cambios en la organizacin Para que una organizacin se mantenga competitiva en el tiempo, es necesario que frecuentemente est implementando cambios, ya sea en su estrategia, procesos, productos o servicios, sistemas de trabajo, etc. Para poder llevar a cabo un exitoso plan de cambios es necesario balancear el aporte que entrega la administracin de la organizacin con el liderazgo con que sta cuenta. Esto debido a que la administracin le permitir alcanzar los objetivos de corto plazo, los que validan el proceso de cambio para que ste contine. Por su parte el liderazgo obtiene los resultados de fondo en el largo plazo, gracias al apoyo de la administracin. Para lograr lo anterior es necesario contar con el apoyo de metodologas para la implementacin de los cambios, ya que una mala implementacin no permitir obtener los resultados esperados, llevando a que los esfuerzos de diseo y ejecucin de los

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cambios sean tan slo una prdida de recursos para la organizacin. Kotter en su libro presenta ocho conceptos que deben ser considerados como obstculos en el proceso de cambio. stos son: a. Exceso de Complacencia: problema que se genera cuando se subestiman las dificultades o resistencias que puede generar la gente que no tiene inters de colaborar en los procesos de cambio. Situacin que repercute en la velocidad de implementacin de los cambios y los resultados que stos tendrn en el tiempo. b. Inexistencia de una Coalicin Conductora Poderosa: un equipo dbil y sin liderazgo no podr superar las dificultades que se generan con el cambio, principalmente la que se genera por inercia. c. Subestimar el Poder de la Visin: una organizacin cuya visin no est alineada con el cambio o sea prcticamente inexistente, no entregar las condiciones necesarias para la implementacin de los procesos de cambio. d. La no Comunicacin de la Visin: los miembros de una organizacin aceptarn los cambios en la medida que perciban los beneficios que stos les traern. Si esta informacin no se les comunica correctamente, es difcil obtener la motivacin y colaboracin que requiere el proceso. e. Permitir que los obstculos bloqueen la nueva visin: este problema ocurre cuando la gente piensa que no tiene la facultad para resolver problemas. Evitar resolver los problemas destruye el proceso de cambio. f. No considerar xitos a Corto Plazo: los procesos de cambio toman largos perodos de tiempo para lograr sus objetivos, es por esto que si no se definen metas de corto plazo, los involucrados en el proceso tienden a perder la motivacin y reducir su colaboracin. g. Creer que se ha Logrado el Cambio de Manera Anticipada: cuando se cree errneamente que se han alcanzado los objetivos 89

del cambio y que stos perdurarn en el tiempo, se baja el esfuerzo e intensidad en los procesos de cambio, lo que puede resultar en la prdida de todo lo avanzado. h. No Analizar los Cambios en la Cultura Corporativa: cuando no se verifica que los cambios en una organizacin estn arraigados a las normas sociales y valores corporativos, stos irn desapareciendo en el tiempo.

Para evitar los problemas mencionados y ejecutar una gestin del cambio exitosa, el autor propone la consideracin de ocho acciones, en que las seis primeras estn orientadas a destruir la inercia y resistencia al cambio y, las dos ltimas a que el cambio se consolide y se mantenga en el tiempo. Estas acciones son: Infundir el Sentido de Premura: no se debe menospreciar la magnitud de la fuerza que tiene la complacencia, la que ayuda a mantener las cosas sin modificarse. Algunas de las razones que explican la complacencia son la existencia de metas fciles de alcanzar, manejo de informacin para que se logren las metas sin mayor esfuerzo, inexistencia de posibles crisis en el corto plazo, etc. Razones como estas tienden a fortalecer las fuerzas de complacencia y hacen que infundir el sentido de premura del cambio dentro de la organizacin tome importancia. Para intensificar la sensacin de urgencia del cambio se debe reducir la fuerza de complacencia. Lo que se logra a travs de acciones como: eliminacin de ndices equivocados, ampliacin de la

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retroalimentacin externa, establecer objetivos que no se puedan alcanzar con la actual forma de trabajar, etc. Las metas que se definan siempre deben ser factibles de alcanzar, ya que de no ser as, slo se obtiene desmotivacin y desinters de la gente en colaborar en el

proceso de cambio. Para saber si los cambios han sido implementados, es bueno corroborar la informacin interna con la externa, como por ejemplo con los clientes. Crear la Coalicin Conductora: en cualquier proceso de cambio, el lder tiene un rol fundamental, desde la imagen que debe proyectar en la organizacin, visible por todos y representante del cambio, hasta la determinacin de cmo comunicar el proceso de cambio en la organizacin. Sin embargo, el lder no pueden hacer todo el trabajo slo y requiere de un equipo que lo apoye, el que se denominada coalicin conductora, que para un proceso de cambio exitoso debe ser: poderosa, funcionar como equipo, veloz, altamente creble dentro de los miembros de la organizacin y, de objetivos compartidos entre todos sus componentes. Para que una coalicin conductora tenga las caractersticas descritas debe contar con las siguientes caractersticas: gerentes con poder y que eviten los obstculos del proceso, gente experimentada en distintas reas para que colaboren con sus puntos de vista en la toma de decisiones, integrantes con reputacin suficiente para que la coalicin tenga credibilidad en la organizacin y, que el grupo cuente con un nmero suficiente de lderes para llevar a cabo el 91

proceso del cambio. Adems, es necesario que los miembros de la coalicin tengan confianza entre ellos, ya que eso facilita la generacin de un objetivo comn, elemento fundamental para el buen desempeo de la coalicin. Desarrollo de una Visin: dado el largo tiempo que requiere la elaboracin y comunicacin de los planes de los procesos del cambio. Es necesario que los miembros de la organizacin tengan un claro entendimiento de las razones por las cuales hacen lo que hacen, ya que esto les ayuda a vencer las dificultades que se presentan en el proceso de transformacin. Este entendimiento se logra cuando la gente tiene una imagen clara, sensata y atractiva de lo que ser el futuro de la organizacin, la que obtiene cuando conocen y entienden la visin de la empresa. La visin de la empresa le esclarece a sus miembros cual es la direccin general del cambio, motivndolos a realizar acciones en la direccin correcta y entregndoles la capacidad de tomar decisiones, ya que con ello pueden deducir lo que tienen que hacer sin la necesidad de acudir a instancias superiores. Para que una visin sea efectiva y dirija correctamente el proceso del cambio, debe cumplir ciertas condiciones, stas son: i. Imaginable: describe como ser la organizacin en el futuro. ii. Deseable: representa un conjunto de posibilidades de inters para la mayora de los miembros de la organizacin y sus clientes. 92

iii. Factible: los objetivos son alcanzables. iv. Centrada: es lo suficientemente clara como para motivar acciones e iniciativas que orienten la toma de decisiones. v. Flexible: debe ser lo suficientemente general para aceptar y recibir iniciativas y respuestas sujetas a las circunstancias. vi. Comunicable: se puede explicar en pocos minutos. Comunicar la visin de Cambio: la visin alcanza su poder cuando la mayor parte de los miembros de la organizacin la comprenden, con sus objetivos y direccin. La visin es factible de comunicar cuando es simple y directa. Lo que se complementa con la permanente repeticin de la informacin y el uso de varios medios, tales como: reuniones, carteles, conversaciones, boletines, etc. Cuando la informacin llega a varios lados y es constantemente repetida, tiene mayor probabilidad de ser recordada. Sin embargo, en muchas ocasiones es el ejemplo la mejor forma de comunicar la visin, tema que debe estar asimilado por las autoridades o altos ejecutivos de la organizacin. Finalmente, cabe destacar la importancia que tiene escuchar a la gente, la

retroalimentacin es de gran utilidad para el mejoramiento de la comunicacin y eliminacin de malas interpretaciones. Facultar a los empleados el poder para emprender acciones de amplio alcance: se deben eliminar las barreras que eviten la implementacin de la visin del cambio, lo que se logra con la

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capacitacin y entrega de mayores atribuciones a los miembros de la organizacin. Generar Logros a Corto Plazo: la obtencin de logros a corto plazo genera la credibilidad que necesita el proceso del cambio para contar con el apoyo de los miembros de la organizacin y en especial de sus autoridades. La importancia de este punto radica en el largo tiempo que toman los procesos de transformacin, tiempo en el cual el nivel de apoyo puede ir decreciendo si no se cuentan con resultados reales y favorables. Para que esto se cumpla, los logros a corto plazo deben ser visto por la mayor cantidad de personas, cuyo resultado no puede ser puesto en tela de juicio y que son consecuencia directa del proceso de cambio. Consolidar las Ganancias y Generar ms Cambios: es importante cuidar que los avances y logros no relajen el proceso de cambio, quitndole la premura que requiere. Se debe evitar subestimar la dificultad del proceso y el tiempo que necesita. Para esto se debe conocer el nivel de interdependencia existente entre los sistemas, ya que una mayor interdependencia implica que cualquier cambio a un sistema afectar a los otros, haciendo el proceso ms difcil y de mayor duracin. Para evitarlo, el autor plantea que el proceso del cambio debe ser llevado por personas que tengan clara la visin global y en base a ello disea la estrategia para implementar los cambios. Lo anterior se complementa con la eliminacin de todas aquellas interconexiones que 94

sean prescindibles o que aporten poco valor a los objetivos de la organizacin. Arraigar el Cambio en la Cultura de la Organizacin: para que los cambios puedan permanecer en el tiempo deben ser compatibles con la cultura de la organizacin, de no ser as, rpidamente sern olvidados y todo volver al punto de inicio. La cultura de una organizacin se compone de las normas de comportamiento y valores compartidos entre los miembros de ella. Las normas de comportamiento se definen como la forma de actuar comn y persistente de un grupo de personas, que prevalece sobre sus nuevos integrantes y, los valores compartidos como los intereses y objetivos de la mayora de personas que compone el grupo. Para que los cambios perduren en el tiempo, deben pasar a ser parte de los valores compartidos y normas de comportamiento de la organizacin. Lo que se logra cuando los gestores del cambio entienden la cultura de la organizacin y por ello saben como incrementar el sentido de premura del cambio, formar una efectiva coalicin conductora y darle forma a la visin. Es importante destacar que el arraigo del cambio en la cultura de la organizacin es lo ltimo que ocurre en el proceso de cambio.

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ARQUITECTURA DE PROCESOS LA UNIVERSIDAD DE CHILE

Siguiendo la metodologa de la Ingeniera de Negocios se han instanciado los macroprocesos relevantes de la universidad y determinado sus relaciones. La especializacin realizada consiste en explicitar, a partir de la definicin general de un macroproceso segn los Patrones de Procesos de Negocio de la Ingeniera de Negocios. Para un mejor entendimiento y para que este modelamiento sea ms autocontenido, se describirn los procesos globales dentro de la arquitectura. Se determinarn y descompondrn los macroprocesos relevantes hasta llegar a los procesos, sus actividades e interacciones en detalle. Diseo de la Arquitectura de Negocios La explicacin conceptual de la composicin y objetivos del diseo de la arquitectura de negocios se basa en el libro Ingeniera de Negocios del Dr. Oscar Barros. Los conceptos que se explicarn en este captulo sern aplicados al desarrollo e implementacin del proyecto de la Universidad. La arquitectura de procesos consiste en la definicin de la agrupacin de procesos y la estructura de relaciones necesaria para que la organizacin tenga un desempeo coordinado. El objetivo de la arquitectura es guiar el diseo de los procesos de la organizacin. Para

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ello se realiza la representacin de los procesos ms importantes de la universidad (macroprocesos) y sus respectivas relaciones. La

metodologa presentada por el Dr. Barros (Barros, 2004) plantea la existencia de Macroprocesos, los que son modelos de procesos genricos reutilizables, los que han sido obtenidos del anlisis y revisin de las buenas prcticas implementadas en muchas empresas, es por esto que la organizacin que los implemente podr adoptar

conocimiento y experiencia de terceros y, utilizarlos en su propia operacin. Los macroprocesos propuestos por el Dr. Barros cuentan con una ventaja con respecto a otras metodologas, ya que presentan de manera explcita las relaciones existentes entre los macroprocesos y la aplicacin de TI. Adicionalmente, su aporte permite entre otras cosas: La clasificacin de procesos desde el nivel ms elevado hasta el nivel de actividades. La medicin del desempeo de cada uno de los procesos y subprocesos y/o actividades que lo componen. Implementacin de mejores prcticas e informacin sobre sus relaciones.

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Los macroprocesos son un conjunto de procesos interrelacionados que generan un resultado definido dentro de la empresa, cada uno de ellos contiene a lo menos uno de lo siguientes procesos: Ejecucin: conjunto de subprocesos y actividades que

transforman insumos y recursos en un producto de valor para la empresa y para los clientes de ella. Gestin: conjunto de subprocesos y actividades que a partir de requerimiento de clientes dirigen la ejecucin a travs de la definicin de objetivos, desarrollo de planes, asignacin de recursos, seguimiento de la satisfaccin de requerimientos de clientes, etc. Mantencin de Estado: conjunto de subprocesos y actividades que se alimentan de flujos de informacin que establecen el estado de Ejecucin y Gestin y, los retroalimenta de informacin actualizada. Lo que genera un ciclo en que todas las actividades de los macroprocesos son conocidas por los otros

macroprocesos en todo momento.

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El siguiente esquema muestra la relacin entre los procesos mencionados.

Informacio n Cliente (input)

Gestio n

Informacio n a Clientes (output) Informacio n Cambio de Control (instruccio n de ejecucio n)

Flujo Fsico (producto) Flujo Fsico

Ejecucio n

Mantencio n Estado

Informacio n de Estado Recurso

Ilustracin 9: Esquema de Macroprocesos Genrico

Los macroprocesos sealan lo que se debe disear y como, en base a evidencia emprica. Este conocimiento se puede clasificar en cuatro tipos, stos son: Macroproceso 1: contiene los procesos de produccin de bienes y servicios, comienza con la interaccin con el cliente quien 99

solicita bienes o servicios y concluye cuando el requerimiento es satisfecho, es denominado la cadena de valor. Este ser el Macroproceso donde se enfocar el proyecto. Macroproceso 2: contiene los procesos que desarrollan nuevas capacidades que la organizacin requiere para ser o mantenerse competitiva, en productos, servicios y modelo de negocio. Adems, estos procesos entregan la infraestructura necesaria para utilizacin de las nuevas capacidades. Macroproceso 3: contiene los procesos para definir el camino que debe seguir la organizacin en base a su estrategia, lo que se materializa con los planes y programas (planificacin del negocio). Macroproceso 4: entrega los recursos de apoyo para que los macroprocesos anteriores puedan operar, recursos financieros, humanos, materiales, infraestructura, etc. Los macroprocesos y sus relaciones se determinan en base al planteamiento estratgico y el modelo de negocio que seguir la organizacin. Las relaciones son flujos, los que pueden ser de informacin o fsico. En el caso de la informacin, sta puede ser de tres tipos: informacin que es consumida en la ejecucin de un proceso, informacin de control que entrega las polticas, regulaciones e instrucciones que guan el comportamiento de la actividad y, la 100

informacin de estado que corresponde a los datos provenientes de mantencin de estado. Arquitectura General de la Universidad El Core-Business de la Universidad de Chile es la docencia, investigacin y extensin, cuyos atributos de calidad y vanguardia le dan ventajas sostenibles en el tiempo. La arquitectura se ha definido en base al planteamiento estratgico y modelo de negocios de la universidad, los cuales establecen cuales macroprocesos son relevantes para que alcance el posicionamiento estratgico que ha sido definido anteriormente. Sujeto a esto, se determina el nivel de centralizacin y lneas de negocios. Una vez que se ha realizado lo anterior, se proceden a definir los tipos de procesos que se requieren para la produccin del nuevo servicio, los que tambin influyen en el diseo de la arquitectura y de los procesos de este proyecto. La elaboracin y entrega del servicio requiere de procesos que ejecutan la produccin del servicio, el que comienza con el ofrecimiento del servicio al alumno y concluye cuando ste se le entrega

satisfactoriamente, es decir, procesos contenidos en el Macroproceso Cadena de Valor o Macro1. Dada la naturaleza centralizada-descentralizada de la Universidad de Chile, se ha desarrollado un diseo de servicios compartidos, donde se 101

muestra claramente la relacin entre arquitectura de procesos, estructura organizacional y arquitectura tecnolgica. En efecto, la eleccin de ms o menos centralizacin desde el punto de vista de los procesos, implica muy diferentes estructuras

organizacionales y arquitecturas tecnolgicas de apoyo, lo cual debe tenerse presente en el anlisis econmico de las diferentes opciones y adems en la cultura inherente a la Universidad. Bajo este esquema de servicios compartidos, los Organismos Centrales de la Universidad se convierten en un centro de negocios, ya que se pueden definir sus ingresos a partir de los servicios que generan, valorados a los costos presupuestados. Adems de esto, los Organismos Centrales pueden tener procesos no core que es posible externalizar a costos ms bajos que los que tendran internamente. Esto se torna muy relevante para estar alineados con los Objetivos ROC F1 y ROC F2 del PMI, respecto a desarrollar e instalar capacidades de superintendencia a nivel central de la Universidad y desarrollar e instalar capacidades ejecutivas a nivel de campus mediante un nuevo modelo organizacional aplicado a cada unidad geogrfica y a los organismos centrales. A continuacin se descompone la operacin de la Universidad de Chile en cuatro macro procesos interrelacionados:

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Ilustracin 10: Macroprocesos de la Universidad de Chile

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El macro proceso Planificacin del Negocio engloba todas las actividades necesarias para conducir las operaciones de la Universidad de Chile con el fin de alcanzar la visin del negocio. Con esta finalidad, el macro proceso es dirigido por los intereses del Estado y la Ciudadana, adems del Gobierno Universitario. A partir de la informacin del mercado e informacin obtenida de la entrega de los servicios, este proceso genera planes de accin diseados para cumplir con los objetivos estratgicos de la organizacin. Dentro de este macroproceso incluimos todas aquellas actividades de nivel tctico y estratgico que tienen por finalidad establecer polticas, planes, programas, pautas y orientaciones que definen el rumbo que seguir la universidad en el futuro de mediano a largo plazo. Productos especficos financieras, de este planes macroproceso son, estratgicos, por ejemplo, polticas

proyecciones

financieras,

presupuestos anuales, planes y proyectos de inversin, entre otros. Por lo tanto, la variedad de actividades incluidas en este macroproceso es grande, muchas de las cuales no estn formalmente definidas, sino que se llevan a cabo en varias unidades funcionales de la Universidad de Chile. Desarrollo de Nuevas Capacidades es un conjunto de procesos que desarrollan las nuevas capacidades que la universidad requiere para ser competitiva: las nuevas carreras profesionales dictadas y servicios de investigacin y extensin, incluyendo los modelos de negocios de 104

cada uno y que requiere para mantenerse vigente en el mercado de la educacin; la infraestructura necesaria para poder producir y operar los servicios, incluyendo la infraestructura TI; y los nuevos procesos de negocios que aseguren efectividad operacional y creacin de valor para los alumnos, estableciendo, como consecuencia, los sistemas basados en TI necesarios. Cadena de Valor es el conjunto de procesos que ejecuta la produccin de los servicios de la universidad, el cual va desde que se interacta con el alumno o cliente, para generar requerimientos hasta que stos han sido satisfactoriamente satisfechos. La Universidad de Chile reconoce tres tipos distintos de servicios y se ha definido una cadena de valor, para las diferentes lneas de servicios que comparten o, que potencialmente pueden compartir varios servicios comunes; por ejemplo, Servicios de Apoyo Centralizados. Servicios de Apoyo Centralizados es el conjunto de procesos de apoyo que manejan los recursos necesarios para que los definidos anteriormente operen. Hay cuatro versiones que se pueden definir a priori que son compartidos por todos, tales como Recursos Humanos, Pago de Remuneraciones, Recaudacin de Aranceles, Matrcula de Alumnos, entre otros. Debido al enfoque de este proyecto, se desglosarn en detalle los procesos de Cadena de Valor servicios de Docencia y de Servicios 105

de Apoyo Centralizados, de tal forma de comprender las relaciones entre estos y en que contexto se encuentra la Postulacin, Seleccin y Adjudicacin de Becas.

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Cadena de Valor Servicios de Docencia

Ilustracin 11: Cadena de Valor Servicios de Docencia

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Gestin Relacin con Alumnos

Ilustracin 12: Gestin Relacin con Alumnos

La Gestin Relacin con Alumnos, es el proceso de gestin que con la colaboracin de Informacin de Estado, procesa los requerimientos de los alumnos e inicia el proceso de Admisin a la Universidad y al Seguimiento Acadmico relacionado con su condicin de alumnos. El proceso de Gestin Relacin con Alumnos, comienza con la postulacin de los estudiantes a la oferta acadmica de la Universidad de Chile en el Proceso de Admisin. Mediante este proceso los estudiantes postulan a la oferta acadmica de la Universidad de Chile y son seleccionados o rechazados como alumnos en las distintas carreras.

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Proceso de Admisin El proceso comienza cuando los postulantes rinden la Prueba de Seleccin Universitaria (PSU), y envan su informacin personal y los resultados de la PSU al proceso de admisin.

Ilustracin 13: Proceso de Admisin

Luego de esto se procede a hacer la seleccin segn los requisitos estipulados para cada una de las carreras correspondientes. En el caso de ser seleccionado, se procede a hacer la evaluacin de los antecedentes curriculares previos, de manera de analizar la situacin de la persona si es que ha sido alumno de la Universidad de Chile 109

anteriormente, por lo que podr estar solicitando una transferencia interna o si est postulando nuevamente a la misma u otra carrera. En el caso de no quedar seleccionado en primera instancia, se procede a dejar en lista de espera, donde en la Actividad de Control de Avance de lista de Espera ser seleccionado a futuro o ser rechazado definitivamente. Esta actividad presenta apoyo computacional mediante la Plataforma de Apoyo a la Admisin de la Universidad de Chile, que asesora a los alumnos durante el periodo de postulacin y que permite a la Direccin de Pregrado gestionar la Admisin. Luego de ejecutar el Proceso de Admisin por parte de la Direccin de Pregrado el postulante queda en estado LISTA ESPERA,

RECHAZADO o CANDIDATO PERIODO LECTIVO. Todos estos estados son manejados a nivel de aplicacin computacional, lo que se puede ver en el modelo como Plataforma de Apoyo a la Admisin en la lnea de Servicios TI. Proceso de Matrcula Una vez seleccionado, el postulante comienza el proceso de matrcula. Este proceso de matrcula es descentralizado, sin embargo es apoyado por un sistema centralizado de apoyo a la matrcula.

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Una vez matriculado, el alumno pasa a ser alumno regular de la universidad y con esto ya puede acceder a las clases de ctedra y dar las evaluaciones correspondientes.

Ilustracin 14: Proceso de Matrcula

El proceso comienza con la generacin del material de matrcula que ser recepcionado por las distintas facultades para sus futuros alumnos. Esta Actividad presenta apoyo computacional para los siguientes tems: Actualizar datos del registro oficial de Alumnos de la Universidad. 111

Analizar y Escoger modalidad de pago por parte del alumno. Imprimir documentacin segn modalidad de pago

correspondiente. Se imprime pagar correspondiente para legalizar pagars en notara (excepto modalidad pago contado). Pago Derecho de Matrcula (Banco del Desarrollo, Agencias Sencillito, Cajas Auxiliares en las Facultades). Se puede pagar a travs del Centro de Pagos en lnea utilizando los servicios de Transbank y Servipag. Luego de todo lo anterior, el alumno procede a entregar toda la documentacin obtenida en la Web y formalizada en la Notara correspondiente en Admisin de Alumnos de su Facultad, cerrando el proceso la firma del registro de matrcula. Finalizada la Actividad de verificacin de matrcula, se enva un mensaje al Proceso de Recaudacin de Aranceles, generando este una cuenta por cobrar por concepto de Aranceles para la Gestin Financiera tanto en la Direccin de Finanzas a nivel de Organismos Centrales como para las mismas Facultades. Ambos procesos se encuentran en la lnea de Procesos de Apoyo Centralizados. En paralelo a la generacin del material de matrcula y la formalizacin de esta, se realiza la actividad de Verificacin de Matrcula. Esta actividad tiene por objetivo apoyar a las distintas facultades en la

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revisin de situaciones curriculares para los alumnos regulares de la Universidad tales como abandonos o potenciales deserciones en periodos anteriores, adems de alumnos que se retractan de la matrcula o que no han cerrado el proceso en los plazos estipulados. Luego de ejecutar el Proceso de Matrcula por parte de la Direccin de Pregrado el postulante queda en estado de ABANDONO

DESERCIN, ABANDONO POTENCIAL DESERCIN o RENUNCIA A LA VACANTE, ESTUDIANTE REGULAR PERIODO LECTIVO, ESTUDIANTE REGULAR ACTIVIDADES DE

GRADUACIN/TITULACIN. Todos estos estados son manejados a nivel de aplicacin computacional, lo que se puede ver en el modelo como Plataforma de Apoyo a la Matrcula en la lnea de Servicios TI.

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Seguimiento Acadmico Una vez finalizada la matrcula, los estudiantes que se encuentren en condiciones de alumno regular, realizan su Inscripcin Acadmica, actividad en la cual inscriben las asignaturas de su semestre correspondiente y modifican y/o eliminan cursos. La inscripcin acadmica, presenta apoyo computacional desde el Sitio Web de Alumnos del sistema GUIA, administrado centralizadamente por la vicerrectora de Asuntos Acadmicos, para el manejo de requisitos, equivalencias de asignaturas, la oferta de cursos segn el semestre de carrera que corresponda, los horarios y los profesores correspondientes. De igual manera, durante todo el semestre en curso, se registran las calificaciones, aprobaciones y reprobaciones de los distintos ramos por parte de los alumnos con el apoyo del sistema computacional GUIA. Una vez registrada el Acta final del curso por parte del acadmico, el estado de cada asignatura para cada alumno queda en estado, APROBADO, REPROBADO O PENDIENTE. Finalmente, el conjunto de asignaturas aprobadas o reprobadas y su correspondiente avance acadmico, le darn al alumno la condicin de alumno: REGULAR, EGRESADO o ELIMINADO.

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Entrega de Ttulos y Grados Una vez completadas todas las actividades relacionadas con la Malla Curricular del Alumno, est informacin se enva al Proceso de Entrega de Ttulos y Grados, proceso por el cual se verifica el cumplimiento de todos los requisitos necesarios para la obtencin de un grado y el que termina con la entrega del Ttulo correspondiente al alumno. Luego de ejecutar el Proceso de Entrega de Ttulos y Grados por parte de la Direccin de Ttulos y Grados el alumno que estaba en estado de ESTUDIANTE REGULAR ACTIVIDADES DE

GRADUACIN/TITULACIN, pasa a estado TITULADO. Todos estos estados son manejados a nivel de aplicacin computacional, lo que se puede ver en el modelo como Plataforma de Apoyo a la Gestin Curricular (GUIA) en la lnea de Servicios TI (Organismos Centrales). Como se puede apreciar hasta ahora, todos los procesos reciben apoyo del Proceso Servicios TI, el cual agrupa a todas las actividades de apoyo que soportan a los Procesos de Negocio de las distintas unidades acadmicas y que se ha colocado por completitud del modelamiento y que se ha desglosado en todos los casos que amerite para la mejor comprensin de los procesos asociados.

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Administracin relacin con Acadmicos La Administracin de relacin con Acadmicos, es el conjunto de procesos que determinan las condiciones que deben cumplir los acadmicos de la Universidad de Chile para asegurar un nivel de calidad acorde a los estndares definidos por la Universidad. Para ello se han definido una serie de actividades de diverso ndole de manera de gestionar su cumplimiento. Estas se presentan a continuacin. Encuesta Docente La encuesta docente, reconoce el rol protagnico del estudiante en el proceso formativo, la importancia de las relaciones interpersonales, administrativas y generales, y la calidad de las evaluaciones. Cada semestre, los alumnos deben obligatoriamente responder la encuesta docente para cada uno de los ramos cursados. Es necesario tener respondida la encuesta docente de las asignaturas del semestre anterior para poder realizar la inscripcin de asignaturas. Por otra parte los acadmicos reciben los resultados de su encuesta y esta es considerada para el clculo de su Asignacin Universitaria Complementaria, que es un incentivo econmico que se otorga todos los aos a los acadmicos que postulan a l.

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Esta actividad recibe apoyo computacional desde el nivel central, mediante la plataforma de encuestas PGE-web, la cual est integrada con el sistema GUIA y permite recopilar la encuesta de manera distribuida para cada facultad y guardar la informacin en una base de datos de encuestas nica para la Universidad. AUCAI La Asignacin Universitaria Complementaria, es un beneficio orientado en una primera instancia, a reconocer la dedicacin a la docencia de pregrado, constituye un esfuerzo programado de mejoramiento de remuneraciones, que aunque focalizado, pretende proteger aquellas reas ms vulnerables de las unidades acadmicas y continuar un proceso de mejora integral de las condiciones de trabajo de quienes se desempean en la Universidad de Chile, junto a mayores oportunidades para el desarrollo acadmico, en la cual resultan tambin prioritarias, las actividades acadmicas de docencia de postgrado, investigacin o creacin, extensin, y gestin y administracin acadmicas,

ampliamente reconocidas en la carrera acadmica. Esta actividad recibe apoyo computacional desde el nivel central, mediante la plataforma de AUCAI, la cual est integrada con el sistema GUIA, Encuesta Docente y Calificacin Acadmica.

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Calificacin Acadmica El proceso de Calificacin Acadmica tiene como fin ser un incentivo permanente para el perfeccionamiento de las actividades que realicen los acadmicos en las unidades a las que pertenecen. Es un instrumento que sirve de antecedente para determinar las promociones que se produzcan de acuerdo con el Reglamento General de Carrera Acadmica de la Universidad de Chile y es un insumo relevante para el diseo y aplicacin de las polticas de desarrollo de las diferentes unidades que integran el plantel y de la propia universidad. Por otra parte, este proceso contribuye a la formulacin de polticas para mejorar el cumplimiento de las responsabilidades y tareas acadmicas propias y las encomendadas por la respectiva unidad acadmica; adems de ser un elemento de anlisis para determinar estmulos econmicos como el AUCAI, para el personal acadmico, en conformidad a los reglamentos respectivos. Este instrumento de aseguramiento de la calidad mide la actividad acadmica de acuerdo con la jornada contratada y con las exigencias definidas para las distintas jerarquas o categoras acadmicas por el Reglamento, para decidir sobre la permanencia de los miembros de esta comunidad universitaria.

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As, se consideran actividades acadmicas la docencia de pregrado, de postgrado, investigacin, creacin artstica, extensin universitaria, perfeccionamiento acadmico, administracin y direccin acadmica, prestacin de servicios y asistencia profesional y otras actividades del mbito acadmico. Se someten al proceso calificatorio todos los acadmicos que tengan a lo menos un ao de antigedad de nombramiento vigente a la fecha de inicio del proceso, cualquiera sea la jerarqua o categora que posean y el tipo de nombramiento. La calificacin acadmica se efecta cada cuatro aos para los Profesores Titulares y Adjuntos y cada dos para las otras jerarquas acadmicas y para la categora de Instructor Adjunto. Esta actividad recibe apoyo computacional desde el nivel central, mediante la plataforma web de Calificacin Acadmica. Evaluacin Acadmica La Evaluacin Acadmica, consiste en evaluar el desempeo acadmico del personal docente y encasillarlos en las categoras acadmicas que corresponda, segn sus antecedentes acadmicos. Existen segn Reglamento, tres tipos de Carrera Acadmica:

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La Carrera Acadmica Ordinaria: para aquel acadmico que realiza funciones docentes, de investigacin y de extensin. La Carrera Acadmica Docente: para los acadmicos que slo realizan dos funciones, docencia e investigacin, o docencia y extensin. La Carrera Acadmica Adjunta: esta carrera es para aquellos acadmicos con un horario muy restringido y que slo desempean una sola funcin acadmica, ya sea docencia, investigacin o extensin. Uno de los factores ms importantes de la Carrera Acadmica es el tiempo mximo de permanencia en un determinado nivel, ya que si un acadmico est excedido en el tiempo de permanencia en un nivel, esto influir negativamente en su Calificacin Acadmica, proceso que se realiza cada dos aos. Los perodos de permanencia en los distintos niveles de las Carreras Acadmicas Ordinaria y Docente, son los siguientes: En el nivel de Ayudante y en el de Instructor, el tiempo mximo de permanencia en ambos niveles no debe exceder de 8 aos. En el nivel de Profesor Asistente no debe exceder los 12 aos. Las categoras de Profesor Asociado y Titular no tienen lmite de tiempo. Los Profesores Titulares y Asociados de ambas Carreras, ordinaria y docente, forman parte del cuerpo acadmico permanente de la Universidad. 120

En la Carrera Adjunta, el tiempo de permanencia en la categora de Instructor Adjunto no tiene lmite de tiempo, al igual que la categora de Profesor Adjunto. Este proceso obliga a los acadmicos a no quedarse estancados en una determinada categora y perfeccionarse para seguir avanzando en la carrera acadmica, asegurando el buen nivel de cada uno de ellos. Gestin Curricular El Proceso de Gestin Curricular, es el conjunto de actividades que aseguran que los planes de estudio, reflejados en las mallas curriculares de los distintos programas de la Universidad de Chile estn actualizados y cumplan con los requerimientos tanto del mercado como de los alumnos, y que estos sean de calidad.

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Entrega de Clases de Ctedra y Talleres Una vez realizada la inscripcin acadmica, el alumno est en condiciones de asistir a las distintas ctedras, talleres, laboratorios y otras actividades complementarias exigidas por su plan de estudios. En la medida que participa del proceso educativo, se va generando informacin tal como material docente, resultados de evaluaciones de ctedras y laboratorios, evaluaciones de prcticas profesionales, entre otros. Estas actividades presentan apoyo computacional principalmente por dos plataformas de apoyo a la docencia y a la gestin curricular. U-Cursos es una plataforma de apoyo al desarrollo de la docencia y de los procesos de enseanza-aprendizaje. Permite a los profesores crear en forma autnoma sitios Web para cada uno de los cursos que dictan, denominados sitios de aprendizaje, donde pueden subir apuntes y material docente en cualquier formato de archivo, crear foros a travs de los cuales interactuar con sus estudiantes y el cuerpo docente, subir enlaces de inters, planificar las actividades docentes a travs de un calendario de actividades complementado con una agenda electrnica, obtener listas de cursos, subir bibliografa, administrar tareas, administrar y publicar las notas parciales y actas de exmenes formales , enviar correos electrnicos a todo el curso de una manera sencilla, publicar novedades y enviarlas a los telfonos celulares de sus estudiantes , entre otras funcionalidades. Por otro lado, los estudiantes pueden bajar los apuntes que el profesor les dej en el sitio, subir sus 122

propios apuntes y documentos, participar en los distintos temas abiertos en el foro, ver sus notas, subir sus tareas, enviar correos a sus profesores, abrir su pgina personal con su perfil de estudiante, entre otras. GUIA Curricular (Gestin Universitaria de Informacin Acadmica), es un sistema de administracin global que agrupa y administra todos los aspectos relativos al alumno, desde asuntos curriculares hasta registro de ttulos y grados. Como se ha mencionado anteriormente, el sistema permite la administracin del ao lectivo, generando su malla obligatoria de cursos, cursos electivos, ingreso de notas, prerrequisitos de cada curso obligatorio y no obligatorio, adems de la informacin de los alumnos y docentes en especfico. Mantencin de estado Por completitud, se ha agregado el proceso de Mantencin de Estado que registra el estado de las actividades de transformacin y ejecutantes, informacin fundamental para la gestin de todas la actividades.

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Asistencia Social Alumnos

Ilustracin 15: Proceso de Gestin de Becas y Beneficios

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Una vez matriculados los alumnos se acercan al Departamento de Bienestar de su facultad para hacer consultas respecto a los beneficios que pueden obtener segn su situacin socioeconmica. La

Universidad posee un conjunto de servicios destinados a atender necesidades primarias de salud mdica y dental de sus estudiantes. Pueden acceder los estudiantes de Carreras o Programas de Pregrado, Programas de Postgrado que conduzcan directamente a la obtencin del grado acadmico de Magster o Doctor, y estudiantes de cursos de Posttulo que tengan un Programa permanente y de ofrecimiento continuo con una duracin mnima de un ao. Adicionalmente, Bienestar tambin gestiona el beneficio de la Tarjeta Nacional Estudiantil (Pase Escolar).

Para solicitar atencin, los alumnos presentan la tarjeta TUI y la cdula de identidad en Bienestar Estudiantil en cualquiera de las 14 facultades de la Universidad. Adicionalmente, Direccin de Bienestar Estudiantil, coordina en conjunto con las Asistentes Sociales de Facultades las actividades necesarias para atender a los alumnos, de quienes reciben la retroalimentacin de las necesidades de estos. Dentro de las actividades de la Gestin, se encuentran tambin la Gestin Financiera de las Becas. Estas becas sern financiadas a travs del Fondo del Programa de Atencin Econmica establecido en el D.U. N5819, de 1982, que se consulta anualmente en el 125

presupuesto de la Universidad. El Consejo de Administracin del Fondo a que se refiere el artculo 7 del D.U. N5819, de 1982, asignar los recursos que correspondern a cada Facultad o Instituto

Interdisciplinario durante el respectivo ao acadmico. Esta actividad recibe apoyo computacional de la Plataforma de Apoyo a la Gestin de Becas y Beneficios. Dentro del proceso de Gestin de Becas y Beneficios, se encuentra el proceso de Postulacin, Seleccin y Adjudicacin de Becas y

Beneficios, el cual se detallar a continuacin por ser el objeto de este proyecto en detalle. Una vez adjudicadas las Becas correspondientes se procede a hacer la Entrega de los Beneficios a los alumnos. Adicionalmente, los alumnos tambin pueden hacer requerimientos en lnea, tales como, Beneficios disponibles, requisitos previos a las postulaciones, lugares de Atencin, entre otros.

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DISEO DEL PROCESO DE POSTULACIN, SELECCIN Y ADJUDICACIN DE BECAS

El modelamiento del proceso se ha realizado utilizando lenguaje BPMN que provee la herramienta Oracle BPM Studio 10g. Un proceso de negocio en Oracle BPM es una secuencia de tareas y actividades del negocio que, cuando se ejecutan, producen un resultado correcto. Una vez que se consigue el resultado, se completa el proceso. En este caso el proceso de negocio se centra principalmente en la postulacin del alumno a las diferentes becas que proporciona el sistema, permitiendo que exista un control sobre cada una de las postulaciones, haciendo un proceso ms ligero al momento de realizar las revisiones correspondientes. El proceso de negocio incluye pasos lgicos, llamados actividades, cada uno de los cuales puede suponer trabajar con una o ms tareas. Se aplican principalmente para las actividades que figurarn en la bandeja de tarea de cada uno de los roles asignados para el Sistema de Becas. Existen 2 tipos de actividades: Automtica: Realizada por el motor de procesos de negocio Manual: Realizada por la interaccin con humanos.

127

Roles y Participantes Un Rol es un conjunto de actividades para desarrollar una funcin dentro de la organizacin. Un Participante es una persona con uno o ms roles asignados. En esta seccin entran todos aquellos usuarios que se encuentren previamente registrados en LDAP, por ende que posean cuenta pasaporte Uchile. Excepciones Cuando no es posible determinar todos los resultados, el proceso de negocio necesita lanzar excepciones predefinidas para indicar que el resultado no ha sido alcanzado y actuar en consecuencia, es por ello que se ha desarrollado un modo de captura de excepcin, con el fin de poder indicar a los usuarios del sistema el posible problema presentado a la hora de su ejecucin. Instancia del proceso Un proceso de negocio es una secuencia de pasos. Una instancia del proceso es una realizacin especfica de dichos pasos. Elemento (objeto) de flujo Un Flujo de Pantalla (Screenflow): Es un flujo de interaccin de usuario, similar a los procesos en los que estn diseados 128

grficamente, tienen un inicio y un final, apoyan las expresiones condicionales y tienen sus propias variables de instancia. Una de las diferencias que posee con el proceso, es que el flujo de pantalla est asociado siempre a un rol y no a varios como lo puede estar el proceso. En el Sistema de Becas se utilizan principalmente para agrupar actividades y poder identificar fcilmente la funcionalidad a la hora de realizar algn cambio. Un elemento de flujo modela un paso de un proceso de negocio.
Tabla 4: Elementos de Flujo

Categora
Actividad

Descripcin
Representa el trabajo que se realiza.

Elemento de flujo
Interactiva Decisin Automtica Grupo Sub-flujo Creacin de proceso Espera/Terminacin Enganche (Grap) Condicional Separacin Separacin O Mltiple

Entrada

Las entradas controlan la convergencia o

divergencia del flujo del proceso de negocio. Espera a mensaje Envo de mensaje Temporizador Compensacin

Evento

Afectan proceso

al de

flujo

del

negocio,

tienen una causa y un efecto.

129

Actividad Global

Manejan

requerimientos

globales no asociados a ninguna instancia de

Creacin Global Automtica Global Interactiva Global

proceso en concreto Marca de medicin

Artefacto

Facilitan adicional

informacin

Transiciones Las transiciones son los avances entre elementos del flujo indicando el sentido (en BPMN se conocen como objetos de conexin). Notacin Transicin
Incondicional (incontrolado) Transicin tomada cuando todas las alternativas se evalan a Falso Transicin para una condicin especfica tomada Transicin tomada cuando una regla de negocio que se evala dinmicamente toma valor Verdadero Transicin tomada cuando se dispara un temporizador

Descripcin
Transicin sin condiciones

Incondicional (Por defecto)

Condicional

Regla de negocio

Momento (temporizador)

Excepcin (Error)

Transicin tomada si ocurre un error Transaccin tomada para deshacer el trabajo realizado en pasos anteriores cuando ocurre

Compensacin

130

un error Mensaje Transicin tomada cuando un elemento de flujo maneja la recepcin de mensajes (slo para el inicio o el evento Espera de Mensaje Transiciones de sincronizacin, establecen precedencia

Procedencia

continuacin

se

describe

la

simbologa

utilizada

para

el

modelamiento:
Tabla 5: Simbologa de Modelamiento en BPMN de Oracle BPM

Smbolo

Nombre
Interactiva

Descripcin
Permiten modelar las tareas que requieren la intervencin humana.

Decisin

Permiten decidir la siguiente accin a tomar sobre la base de las estadsticas que muestran cmo esta situacin se resolvi en el pasado.

Permite elegir entre diferentes acciones. Cada accin incluye informacin sobre la decisin de otros usuarios tomaron en una situacin similar. Esta informacin se basa en las variables de proceso especficas.

Automtica

Las Automticas no requieren intervencin humana. El motor puede procesar actividades automticas.

Se utilizan en las aplicaciones y los componentes que no requieren intervencin humana.

131

Grupo

Se utiliza para agrupar un conjunto de actividades, ya sea para efectos de documentacin o anlisis. No afecta la secuencia del flujo.

Flujo secundario

Permiten

crear

una

instancia

en

otro

proceso.

El proceso invocado por la actividad Flujo Secundario se llama subproceso. Se puede utilizar cualquier proceso como un subproceso.

Creacin Proceso

de

Permite crear una instancia en otro proceso y ejecutarlo de forma asncrona. El proceso invocado por la actividad de creacin de procesos se denomina subproceso. Se puede utilizar cualquier proceso como un subproceso.

Espera finalizacin

de

Agregan un punto de sincronizacin despus de una actividad de creacin de procesos. Son siempre relacionados con una actividad de creacin de procesos. La creacin de procesos asociados deben ubicarse antes de la terminacin de la actividad Espera en el flujo del proceso, y debe tener la propiedad Mantener relacin con el proceso hijo seleccionado.

Arrastrar

Permiten mover una instancia de una actividad a otra, o para reasignar a otro usuario. Se puede usar para permitir a los usuarios en funciones de supervisin controlar el flujo de la instancia. Si es necesario se puede ejecutar esta actividad para mover una instancia a otra actividad o para asignarla a otro usuario.

Condicional

Permiten modelar los flujos condicionales del proceso. Hacen el proceso ms fcil de leer. No hay ninguna diferencia entre el uso de transiciones condicionales con o sin una puerta

132

de enlace condicional.

Divisin

Permite que una instancia se ejecute de forma simultnea a travs de caminos de procesos mltiples. El nmero de copias que la puerta de entrada genera divisin es equivalente al nmero de transiciones de salida. Deben tener una actividad de Ingreso correspondiente con el fin de completar el circuito y reanudar el flujo del proceso.

O dividir

Proporciona un subconjunto de la funcionalidad Dividir. Contempla mltiples posibilidades y establece claramente cmo proceder si ninguna de esas posibilidades es vlida.

Varios

Permiten crear mltiples copias de una instancia para que los diferentes participantes puedan procesar simultneamente la misma instancia. Se utiliza si necesita procesar mltiples copias de la misma instancia al mismo tiempo. Todas las copias de instancia siguen el mismo flujo de proceso. En general, un usuario diferente procesa cada una de las copias.

En espera de mensaje

Detiene una instancia de actividad hasta que reciba una notificacin por parte de otro proceso o una aplicacin externa. Los eventos de aviso de espera detienen la instancia hasta que reciben una notificacin o hasta que expire cualquier transicin saliente.

Enviar mensaje

Permiten

notificar

un

caso

en

otro

proceso.

Se puede combinar Enviar mensajes con En espera de mensaje para permitir la comunicacin entre procesos. Cuando una instancia llega a este evento se notifica al motor de la actividad En espera de mensaje asociados, entonces la actividad de En espera de mensaje libera la instancia,

133

permitiendo que se mueva a la siguiente actividad.

Temporizador

Ir a la siguiente actividad en un plazo de X das. Indica que un proceso inicia cada ciclo de tiempo o en una fecha/hora especfica.

Compensacin

Permiten revertir los cambios realizados por las actividades incluidas en una compensacin o un flujo de excepcin. Se utiliza para indemnizar a todas las actividades en un flujo de compensacin. Slo se pueden aadir a los flujos de compensacin o flujos de excepcin. En general, se utilizan para un flujo de excepcin o de un grupo que contiene un flujo de excepcin.

Inicio

El evento Inicio proporciona un punto de entrada al proceso. Crea una instancia en el proceso y asigna valores para las variables de instancia de proceso. Slo hay un evento de inicio por proceso.

Fin

El caso extremo es la ltima actividad en cualquier proceso. Es el punto de salida del proceso. Hay slo un extremo por proceso. Si se utiliza el proceso como un subproceso notifican los eventos finales y devuelve informacin para la creacin de procesos o actividades flujo secundario en el proceso principal.

Creacin Global

Permite

crear

nuevas

instancias

de

un

proceso.

Se usan para permitir a ciertos usuarios crear instancias en el proceso.

Automtica global

Permite llevar a cabo peridicamente un componente o una aplicacin. No tienen ninguna interaccin directa del usuario final. Se invocan aplicaciones o componentes que se ejecutan en un servidor remoto. No estn conectados al flujo del

134

proceso. Sin embargo, los eventos que se producen en el flujo del proceso pueden desencadenar su ejecucin.

Interactiva global

Permite ejecutar aplicaciones o consultas de bases de datos que no estn directamente relacionados en una instancia en el proceso. Se pueden ejecutar aplicaciones que proporcionan al usuario informacin contextual para ejecutar el proceso.

Marca medicin

de

Las Marcas de medicin son los puntos de control en el proceso de medir el tiempo o variables de negocio. Permiten medir las mtricas de rendimiento, mtricas de carga de trabajo y variables de negocio sobre una base orientada a eventos. La marca de medicin rene estas mtricas cuando la instancia fluye a travs de la transicin e inmediatamente despus de que se almacena esta informacin a la base de datos del motor. A continuacin, el programa de actualizacin BAM procesa esta informacin y lo aade a la BAM y bases de datos Data Mart.

Conector

Se utiliza para que luego de terminada una accin se dirija a otra accin seala e invocada por el conector.

Transicin

Transicin tomada cuando todas las alternativas se evalan a Falso o bien no existen condiciones.

Nota

Son utilizadas para proporcionar informacin adicional sobre el proceso. Descripciones u observaciones.

Flujo pantalla secundario

de

Se utiliza para llamar un sub-proceso con el fin de que ste resuelva una tarea especfica.

Llamada

Se utiliza principalmente para llamar un componente, dicho

135

componente interactivo

componente puede ser un objeto BPM (JSP) o un formulario propio (Presentaciones)

Ilustracin 16: Modelo BPMN del Proceso de Postulacin, Seleccin y Adjudicacin de Becas (Simplificado)

En la pgina siguiente se muestra la relacin de estas actividades con los diagramas previos del proceso diseado.

136

Figura 10

Figura 16 Figura 11

Figura 17

137

A continuacin se describe paso a paso el proceso considerando el nuevo diseo: Ingresar Postulacin a. El postulante debe acceder a travs de www.miuchile.cl al formulario de postulacin, donde se le pide autentificacin con cuenta Mi Cuenta. b. El postulante ingresar a la bandeja de entrada del Sistema de Apoyo a la Postulacin, Seleccin y Adjudicacin de Becas en adelante Sistema Workflow de Becas, donde podr elegir en el panel de aplicaciones la actividad que quiera llevar a cabo, dependiendo si quiere iniciar la postulacin a una beca o si quiere continuar con una ficha de postulacin no finalizada y guardada previamente para el mismo periodo. c. Se precargan automticamente los datos del postulante extrados desde el sistema corporativo en el formulario, la cual podr ser actualizados por el postulante (si corresponde) y ste deber rellenar la informacin adicional que no se encuentre disponible en el formulario para postular e ingresar los documentos requeridos. d. El postulante podr dentro del proceso anular su postulacin, en cualquiera de las etapas de la actividad postulacin. e. Una vez que el postulante confirma se le muestra un resumen de su postulacin para posterior envo, luego el Sistema Workflow de Becas enva un correo automtico confirmando el ingreso de la postulacin en el sistema, el cual contiene el nmero de solicitud asignado a su requerimiento.

Verificacin a. El rol verificador de la respectiva facultad recibe un correo informndole que existe una postulacin en proceso. b. El usuario ingresa al Sistema Workflow de Becas con su cuenta de pasaporte, podr ver en la bandeja de entrada la opcin de Verificacin para proceder a ingresar la informacin de las postulaciones. c. El usuario verifica que la postulacin fue realizada ingresando los datos y documentos de manera correcta y asigna una hora para la entrevista personal. d. Se enva un correo automtico con la fecha y hora de la entrevista al postulante como a la asistente social para realizar la siguiente actividad.

138

Modificar Postulacin a. El postulante recibe un correo informndole que su postulacin posee datos errneos. b. El postulante accede a travs de www.miuchile.cl al Sistema Workflow de Becas, donde se le pide autentificacin con cuenta Mi Cuenta. c. El postulante podr ver en su bandeja de entrada del Sistema Workflow de Becas, la actividad Modificar Postulacin. Si el alumno tiene datos ingresados errneos tiene esta instancia para modificar solo la informacin ingresada al momento de postular. d. El postulante debe rellenar la informacin adicional errnea y presionar Enviar Postulacin. Entrevista Personal a. La asistente social recibe un correo informndole que existe una postulacin en proceso. b. La asistente social podr ver en su bandeja de entrada del Sistema Workflow de Becas la actividad pendiente. c. La asistente social entrevista al alumno y en eventual caso podra modificar datos del postulante. d. La asistente social incorpora sus observaciones y selecciona (Aceptar o Entrevista Adicional). Entrevista Adicional En caso que el proceso de postulacin considere entrevistas adicionales dependiendo de la beca considerada. a. El entrevistador recibe un correo informndole que existe una postulacin en proceso. b. El entrevistador debe ingresar al Sistema Workflow de Becas con su cuenta pasaporte, podr ver en la bandeja de entrada la actividad de entrevista adicional para proceder a ingresar los resultados de stas. c. La evaluaciones y/o entrevistas se efectuarn en la misma forma como se realizan actualmente. Solo ser necesario registrar los resultados obtenidos en sus evaluaciones o documentacin asociada segn sea el caso.

139

Pre-Seleccin Actividad para becas Pre escolar y Hogares Universitarios. e. La asistente social recibe un correo informndole que existe una postulacin en proceso. f. La asistente social podr ver en su bandeja de entrada del Sistema Workflow de Becas la actividad pendiente. g. La asistente social entrevista al alumno y en eventual caso podra modificar datos del postulante. h. La asistente social incorpora sus observaciones y selecciona (Seleccionado o Rechazado). Seleccin a. El usuario Descargar un archivo con los postulantes preseleccionados segn los criterios de asignacin. b. El usuario confirmar el archivo de seleccionados para luego cargar los seleccionados oficiales a la Beca en cuestin. c. En caso que corresponda se asociarn los postulantes rechazados que cumplen con los requisitos a lista de espera. Lista en Espera a. En caso que el postulante quede en lista de espera (Hogares y Pre-Escolar), la asistente social del DBE podr posteriormente asignar un resultado a esa solicitud. Finalmente los resultados son cargados y publicados en los sistemas corporativos. Excepciones y Consideraciones Se considera una postulacin por excepcin, cualquier postulacin realizada fuera del plazo establecido. En casos sobrevivientes el usuario podr ingresar una postulacin de excepcin a travs de la Actividad Global Postulacin de Excepcin. Esta postulacin por

excepcin es realizada por el usuario Asistente Social, no considera la

140

actividad de Verificacin y el resto del flujo es igual a una postulacin tradicional. Roles Activos del Proceso A continuacin se describen los roles del rediseo del proceso incluyendo las actividades realizadas por cada uno.
ROL Administrador DBE Descripcin Encargado de la configuracin Sistema y Mantencin Administradores. del de Administrador Rol perteneciente a un Organismo encargado de Mantenedor de Participantes del Proceso. Rol responsable del Monitoreo y Control del proceso. Alumno encargado de completar formularios de postulacin y adjunta los documentos necesarios para su postulacin. Asistente Social Perteneciente un Organismo. Encargada de entregar apoyo al alumno para completar su formulario. Verificar y validar la Informacin entregada por el alumno al postular. Adems ser el encargado de realizar las postulaciones por excepcin. Entrevistador Rol responsable de realizar cualquier entrevista adicional necesaria para Postular. Asistente Social perteneciente a la Direccin de Bienestar Estudiantil. Encargada de la Seleccin del beneficio. Rol administrativo pertenecientes a las unidades acadmicas encargado de verificar que las postulaciones se encuentran bien efectuadas y asignar horas para la entrevista personal. Rol Paramtrico por Facultad. Verificador Pre Seleccin Seleccin Masiva Lista de Espera. Verificacin. Entrevista Adicional Actividad Mantenedor Administradores Configuracin Proceso Mantenedor Usuarios de del de

Monitor

Consulta Postulaciones Indicadores Ingresar Postulacin Modificar Postulacin

Postulante

Asistente Sociales Facultad

Entrevista Personal. Postular por Excepcin

Asistente Social DBE

141

Actividades A continuacin se muestra una tabla con la descripcin de las actividades del proceso, esta incluye descripcin de la actividad y el tipo de actividad que corresponde.

Actividades Globales A01.1.4.4-1 Mantenedor de Administradores A01.1.4.4-2 Mantenedor Usuarios

Tipo

Descripcin y Caractersticas

Interactiva global

Configuracin de Administradores por Organismo y Monitores del proceso.

Interactiva global de

Definicin y Configuracin de roles del proceso por organismo. Permite asignar o revocar los perfiles a un usuario en particular. Configuracin de las siguientes caractersticas de los Procesos de Postulacin: Periodos de Postulacin. Reglas de negocio. Configuracin de Ficha de Postulacin. Configuracin de Vacantes. Entrevistas Realizadas. Informacin de Contacto.

A01.1.4.4-3 Configuracin del Proceso

Interactiva global

A01.1.4.4-4 Consulta Postulaciones

Interactiva global

Consulta de Postulaciones a siguientes campos: Beca. Organismo. Estados. Fecha Rut

travs

de

los

Se muestra los postulantes de una determinada beca y su estado, incluyendo la informacin de postulacin. En esta actividad el usuario puede imprimir la ficha de postulacin y resumen de evaluacin socioeconmica.

A01.1.4.4-5 Indicadores

Interactiva global

Visualizacin de Indicadores de Operacin del Proceso.

142

A01.1.4.4-6 Ingresar Postulacin Creacin global

Alumno completa la postulacin y adjunta la documentacin solicitada correspondiente a la Beca o Beneficio que Postula.

Actividad que permite guardar cambios antes de ser enviada. El postulante debe recibir un comprobante de postulacin. Una postulacin por excepcin considera adems un motivo de causal sobreviniente. Actividad que permite guardar cambios antes de ser enviada. Cada postulacin por excepcin debe ser clasificada por tipo. El postulante debe recibir un comprobante de postulacin.

A01.1.4.4-7 Postular Excepcin

Creacin global por

A01.1.4.4-8 Verificacin

Interactiva

Verificar y validar la Informacin entregada. Persona encargada de revisar que los datos ingresados en la ficha de postulacin estn correctos. Adems asigna Hora y Fecha para la Entrevista personal.

A01.1.4.4-9 Modificar Postulacin

Interactiva

El postulante recibe un correo informando que debe modificar su postulacin, el cual indica las observaciones. El postulante podr modificar todos sus datos de postulacin. Solo puede modificar datos ingresados para la postulacin y no datos obtenidos de los sistemas corporativos.

A01.1.4.4-10 Entrevista Personal

Interactiva

Se entrevista al alumno y se realiza una nueva verificacin de la Informacin. Eventualmente podran modificar los datos de Ingreso de postulacin e incorporar observaciones. La entrevista considerara una evaluacin socioeconmica solo si el concurso lo solicita.

A01.1.4.4-11 Entrevista Adicional

Interactiva

Entrevista adicional que realizar para las postulaciones que la soliciten mediante la configuracin del proceso. Se agrega al sistema los resultados de la evaluacin. Se entrevista al alumno y se realiza una nueva verificacin de la Informacin. Eventualmente podran modificar los datos de Ingreso de

A01.1.4.4-12 Pre Seleccin (Pre

Interactiva

143

Escolar y Hogares Universitarios).

postulacin e incorporar observaciones. El usuario puede ver observaciones realizadas en la Entrevista Personal. Se debe agregar causal de rechazo en caso que corresponda.

A01.1.4.4-13 Seleccin (Para todas las Becas).

Interactiva global

La Seleccin ocurre luego que el periodo de postulacin ha terminado. Consiste en los siguientes pasos. Se filtra los postulantes segn los criterios de exclusin y asignacin (Ver Diagnstico) El usuario descarga un archivo con todos los postulantes pre-seleccionados. De manera complementaria puede descargar la planilla con el universo total de postulantes. El usuario aprueba la lista. Luego carga y acepta la lista de seleccionados. En caso de rechazo se debe incorporar el motivo.

A01.1.4.4-14 Lista de Espera (Para todas las Becas, excepto PAE). A01.1.4.4-15 Reporte Asignacin Horas

Interactiva

Seleccin de postulantes (que pertenecen a la lista de espera) para una Beca o Beneficio.

Interactiva de de

Con objeto que la asistente social tenga un registro de sus horas asignadas se crea una actividad interactiva global para que el usuario pueda imprimir un reporte de sus entrevistas. Envi de correo de confirmacin de postulacin.

A01.1.4.4-16 Mail Confirmacin A01.1.4.4-17 Criterios Asignacin

Automtica

Automtica de

Filtro de postulaciones aplicando las reglas de negocio (Ver Criterios de Asignacin por Beca). Adems verificar si el alumno ya tiene el beneficio al cual est postulando. Calculo del econmica. puntaje de la evaluacin socio

A01.1.4.4-18 Clculo Puntaje PAE

Automtica de

A01.1.4.4-19 Mail Datos Errneos

Automtica

Envi de correo de datos errneos en la postulacin. Debe indicar la correccin de informacin entregada, incluyendo los comentarios realizados por la Asistente. Actividad encargada de guardar postulaciones en la base de datos considerando el Tipo de Beca por cada una de ellas. El resultado de esta actividad Automtica ser utilizado en la Seleccin.

A01.1.4.4-20 Tipo Seleccin

Automtica

144

A01.1.4.4-21 Espera

Mail

Automtica

Envo de correo que informa si una postulacin queda en lista de espera.

A01.1.4.4-22 Aceptado A01.1.4.4-23 Carga Beneficios A01.1.4.4-24 Publicacin Beneficios

Mail

Automtica

Envo de correo que informa si una postulacin es aceptada. Registro de becas asignadas a los sistemas corporativos.

Automtica de

Automtica de

Publicacin de asignacin de Becas o Beneficios en www.mi.uchile.cl .

A01.1.4.4-25 Mail Rechazado

Automtica

Envo de correo que informa si una postulacin es rechazada, indicado motivo de rechazo el cual debe tener estar relacionado con las causales de rechazo.

Durante la actividad Verificacin el usuario tambin es responsable de asignar una hora para realizar la siguiente actividad (Entrevista personal) este escenario corresponde a un flujo de pantalla que se muestra a continuacin:

Ilustracin 17: Flujo de pantalla de Verificacin.

145

Las actividades de Preseleccin dentro del flujo tienen asignadas un flujo de pantalla como el que se muestra en la siguiente figura, se considera la aplicacin de criterios de seleccin, una componente interactiva para realizar la actividad y un rechazo en caso que corresponda.

Ilustracin 18: Flujo de pantalla de Preseleccin

La actividad Seleccin PAE corresponde a un flujo de pantalla el cual considera el filtro de postulantes a travs de criterios de asignacin, la seleccin respectiva, una carga de seleccionados y su publicacin. En caso de rechazo se informa mediante un correo al postulante.

146

Ilustracin 19: Flujo de pantalla correspondiente a la Seleccin PAE

Cada Beca considerada en el proyecto (a excepcin de PAE) tiene asignado un flujo de pantalla similar al anterior, a diferencia que considera la posibilidad de una lista de espera para postulantes que quedan sin cupo.

147

Ilustracin 20: Flujo de Pantalla de Seleccin Hogares Universitarios y Pre-escolar

Finalmente los postulantes becas Hogares Universitarios y Pre-escolar pueden participar en una lista de espera en caso de cumplir con los requisitos y no estar seleccionados por causa de falta de vacantes. En el siguiente diagrama se muestra el flujo correspondiente, que corresponde a una interactiva global con el siguiente flujo de pantalla.

148

Ilustracin 21: Flujo de Pantalla de Lista de Espera Hogares Universitarios y Pre-escolar

149

Diseo de las Lgicas Asociadas Para la correcta seleccin y adjudicacin se deben disear las lgicas correspondientes, para lo cual se generan las siguientes tablas asociadas a la Pauta de Evaluacin Socioeconmica (2011).
Tabla 6: Ingreso Per cpita

I COD 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

INGRESO MNIMO $0 $151.628 $170.168 $188.708 $207.248 $225.788 $244.328 $262.868 $281.408 $299.948

PERCAPITA MXIMO $151.627 $170.167 $188.707 $207.247 $225.787 $244.327 $262.867 $281.407 $299.947 Sin tope

50% P.P. 50.0 45.0 40.0 35.0 30.0 25.0 20.0 15.0 10.0 5.0

150

Tabla 7: Situacin Ocupacional

II COD . 1 2 3 4 CESANTE JUBILADO ACTIVO INESTABLE ACTIVO ESTABLE SITUACIN OCUPACIONAL

15%

P.P. 15.0 11.4 7.6 3.8

Tabla 8: Situacin Habitacional

III CO D. 1 2 ALLEGADO ARRENDATARIO DE PIEZ ARRENDATARIO DEPTO. ADQUIRENTE PROPIETARIO USUFRUCTUARIO CASA, TENENCIA DE LA VIVIENDA

5%

P.P. 5.0 4.0

3 4 5 6

3.2 2.4 1.6 0.8

151

Tabla 9: Tipo de Vivienda (Avalo)

IV AVALO COD.

TIPO DE LA VIVIENDA

10%

MNIMO 1 $0 2 $ 16.853.184 3 $ 23.594.458 4 $ 30.335.731 5 $ 37.077.004 6 $ 43.818.278

MXIMO $ 16.853.183 $ 23.594.457 $ 30.335.730 $ 37.077.003 $ 43.818.277 Y MS

P.P. 10.0 8.5 6.8 5.1 3.4 1.7

Tabla 10: Tipo de Vivienda (Arriendo)

IV ARRIENDO COD. 1 2 3 4 5 6

TIPO DE LA VIVIENDA

10%

MNIMO $0 $ 168.533 $ 235.946 $ 303.358 $ 370.771 $ 438.184

MXIMO $ 168.532 $ 235.945 $ 303.357 $ 370.770 $ 438.183 Y MS

P.P. 10.0 8.5 6.8 5.1 3.4 1.7

152

Tabla 11: Condicionantes Sociales

V 1 2 3 4 5 6

CONDICIONANTES SOCIALES Enfermedad catastrfica Endeudamiento grave Violencia intrafamiliar Problemas alcohol y drogas Problemas judiciales Enfermedad permanente mediano costo Integrante del grupo familiar que estudia fuera del lugar de origen Integrante del grupo familiar que estudia, excluido el alumno Suma 7 pts. por cada estudiante en Ed. Sup., mx. 3 Alumno que incurre en gastos o tiempo extra de movilizacin Alumno que tenga hijos a su cargo Familia uniparental

20 % 8.0 8.0 7.0 7.0 7.0 7.0 7.0

7.0 7.0 5.0 5.0

9 10 11 11 12 13 14

5.0 Alumno solo Grupo familiar numeroso Grupo familiar pequeo Hacinamiento 5.0 5.0 5.0

153

DISEO DE LA APLICACIN COMPUTACIONAL

Esta seccin detalla los aspectos de Arquitectura de Software que han sido considerados para el desarrollo del sistema, en particular los casos de uso especficos de la aplicacin, los diagramas de secuencia asociados, la estructura de componentes del sistema, los diagramas de clases y de datos asociados.

154

Casos de Uso Para cada actividad diseada para el proceso en estudio, se ha diseado su caso de uso correspondiente. Definicin de Actores
Tabla 12: Definicin de actores ACTOR Administrador DBE Verificador Postulante ROL Encargado de la configuracin del Sistema y Mantencin de Administradores. Responsable de revisar la solicitud, devolverla al postulante y asignar una hora con la asistente social. Alumno encargado de completar los formularios de postulacin y adjuntar los documentos necesarios para su postulacin. Asistente Social perteneciente a un Organismo. Encargada de entregar apoyo al alumno para completar su formulario. Verifica y valida la Informacin entregada por el alumno al postular. Asistente Social perteneciente a la Direccin de Bienestar Estudiantil. Encargada de la Seleccin de los beneficios. Rol perteneciente a un Organismo. Encargado del Mantenedor de Participantes del Proceso.

Asistentes Sociales de Facultad Asistente Social DBE

Administrador

Ilustracin 22: Diagrama de actores 155

Casos de Uso Postulacin

Ilustracin 23: Diagrama de casos de uso postulacin

MODULO ACTIVIDADES DEL POSTULANTE

156

CASOS DE USO

Definicin del Caso de Uso Cdigo BF_0 Nombre Acceder al Sistema. Actores Usuarios autorizados. Descripcin Esta actividad permite ingresar al sistema, para lo cual valida el nombre de usuario y la password correspondientes. Si es un usuario que cumple con los requerimientos para entrar al sistema podr realizar la funcin que solicite segn sus privilegios. Este proceso no pertenece al sistema de becas y beneficios, pero s es utilizado para poder acceder a ste. Importancia Indispensable Definicin del Escenario Principal Condiciones Previas El usuario debe poseer Mi cuenta Uchile. (Precondiciones) Flujo Bsico
1. 2. El usuario ingresa Mi cuenta Uchile y su clave en el sistema. El sistema verifica y valida la informacin entregada y le da acceso a la aplicacin segn su rol.

Condiciones de xito Garantizado (Pos El sistema mostrar pantalla de inicio o bienvenida al usuario condiciones) Flujos Alternativos Requisitos Adicionales (No funcionales)
NA

Tipo

Descripcin

Notas Definicin de Excepciones. Excepcin Tipo de Excepcin E1 Esta excepcin ocurre si el usuario no indic bien su cuenta de acceso o su password. E2 Ocurre si el usuario no est registrado para acceder al sistema. E3 Sistema no disponible

Respuesta del Sistema Entregar mensaje de cuenta de acceso incorrecta y volver al evento 1. Entregar mensaje indicando que no posee acceso a este sistema y volver al evento 1. Entregar mensaje informativo, solicitando al usuario intentar acceder ms tarde al sitio.

157

CASOS DE USO

Definicin del Caso de Uso Cdigo Nombre Actores Descripcin

BF_04

Ingresar Postulacin Postulante Alumno completa la postulacin y adjunta la documentacin solicitada correspondiente a la Beca o Beneficio que Postula. Actividad que permite guardar cambios antes de ser enviada. Indispensable

Importancia Definicin del Escenario Principal Condiciones Previas (Precondiciones) El postulante debe autenticarse en el sistema (ver caso de uso BF_0)
1.

Flujo Bsico

2.

El postulante seleccionar el tipo de beca que desea adquirir(BF_PA_0 Seleccin Becas) El postulante complementar o modificar si es necesario sus datos personales obtenidos desde la BD de la universidad (BF_PA_01).

158

3.

El postulante ingresar su historial educacional y los beneficios que obtuvo con anterioridad, si es necesario deber adjuntar documentacin que corrobora lo ingresado (BF_PA_02). 4. El postulante ingresar sus direcciones que posee y su lugar de residencia en periodo acadmico, si es necesario deber adjuntar documentacin que corrobora lo ingresado (BF_PA_03). 5. El postulante ingresar informacin relacionada a los integrantes de su grupo familiar, como por ejemplo, el ingreso de cada uno, si hay problemas judiciales o endeudamiento de alguno de dichos integrantes, deber adjuntar documentacin que corrobora lo ingresado (BF_PA_04). 6. El postulante ingresar gastos de salud de algn integrante de la familia (BF_PA_05). 7. El postulante ingresar gastos asociados de educacin de algn integrante de la familia a excepcin del propio alumno (BF_PA_06). 8. El postulante ingresar la situacin patrimonial de su familia, si es necesario deber adjuntar documentacin que corrobora lo ingresado (BF_PA_07). 9. El postulante ingresar antecedentes si postula a la beca preescolar (BF_PA_08) 10. El postulante ingresa antecedentes si postula a la beca hogares universitarios (BF_PA_09). 11. El Sistema presentar pantalla de conformidad de postulacin.

Condiciones de xito Garantizado (Pos condiciones) Flujos Alternativos Requisitos Adicionales (No funcionales) Notas Definicin de Excepciones Excepcin E1 Tipo de Excepcin Falta completar campos obligatorios necesarios para ejecutar exitosamente todos los flujos. Ingresar datos de contacto errneo en telfonos, emails, rut, u otro. El sistema no muestra el link para realizar la postulacin. No llega el mail al postulante porque no tiene registrado un correo electrnico en la base de datos de la universidad. Respuesta del Sistema El sistema mostrar un mensaje indicando que existen campos que se deben completar para terminar el flujo. Tipo Descripcin

E2

El sistema mostrar un mensaje indicando que complete correctamente los campos con errores. El sistema no dejar al postulante realizar la postulacin. El sistema mostrar un error indicando que el mail no fue enviado porque el postulante no tiene mail registrado.

E3

E4

159

CASOS DE USO

Definicin del Caso de Uso Cdigo Nombre Actores Descripcin

BF_05

Modificar postulacin Postulante El postulante podr modificar todos sus datos de postulacin. Solo puede modificar datos ingresados para la postulacin y no datos obtenidos de los sistemas corporativos. Indispensable

Importancia Definicin del Escenario Principal. Condiciones Previas (Precondiciones) El postulante debe autenticarse en el sistema (ver caso de uso BF_0)
1. 2.

Flujo Bsico
3.

El postulante seleccionar el tipo de beca que desea adquirir(BF_PA_0 Seleccin Becas) El postulante complementar o modificar si es necesario sus datos personales obtenidos desde la BD de la universidad (BF_PA_01). El postulante ingresar su historial educacional y los beneficios que obtuvo con anterioridad, si es necesario deber adjuntar documentacin que corrobora lo ingresado (BF_PA_02).

160

4.

El postulante ingresar sus direcciones que posee y su lugar de residencia en perodo acadmico, si es necesario deber adjuntar documentacin que corrobora lo ingresado (BF_PA_03). 5. El postulante ingresar informacin relacionada a los integrantes de su grupo familiar, como por ejemplo, el ingreso de cada uno, si hay problemas judiciales o endeudamiento de alguno de dichos integrantes, deber adjuntar documentacin que corrobora lo ingresado (BF_PA_04). 6. El postulante ingresar gastos de salud de algn integrante de la familia (BF_PA_05). 7. El postulante ingresar gastos asociados de educacin de algn integrante de la familia a excepcin del propio alumno (BF_PA_06). 8. El postulante ingresar la situacin patrimonial de su familia, si es necesario deber adjuntar documentacin que corrobora lo ingresado (BF_PA_07). 9. El postulante ingresa antecedentes si postula a la beca pre-escolar (BF_PA_08) 10. El postulante ingresa antecedentes si postula a la beca hogares universitarios (BF_PA_09). 11. El sistema presentar pantalla de conformidad de postulacin

Condiciones de xito Garantizado El sistema debe mostrar mensajes de xito dependiendo de la accin (Pos condiciones) realizada. Flujos Alternativos Requisitos Adicionales (No funcionales) Notas Definicin de Excepciones Excepcin E1 Tipo de Excepcin Falta completar campos obligatorios necesarios para ejecutar exitosamente todos los flujos. Ingresar datos de contacto errneos, como telfonos, emails, rut, etc. Respuesta del Sistema El sistema mostrar un mensaje indicando los campos que se deben completar para terminar el flujo. Tipo Descripcin

E2

El sistema mostrar un mensaje indicando que complete correctamente los campos con errores.

161

CASOS DE USO

Definicin del Caso de Uso BF_PA_0 Cdigo Nombre Seleccin de Becas Actores Postulante, Verificador, Asistente social facultad, Asistente social DBE Descripcin
El postulante complementar o modificar si es necesario sus antecedentes personales obtenidos desde la BD de la universidad

Importancia Indispensable Definicin del Escenario Principal Condiciones Previas (Precondiciones) El usuario debe autenticarse en el sistema (ver caso de uso BF_0) Flujo Bsico
1. El sistema da la funcionalidad de seleccionar la beca Pre Escolar, Hogares Universitarios.

Condiciones de xito El sistema debe realizar el cambio correspondiente direccionando a la nueva Garantizado (Pos pestaa para continuar con el flujo del proceso. condiciones) Flujos Alternativos
NA

Tipo Requisitos Adicionales (No funcionales) Notas Definicin de Excepciones Excepcin Tipo de Excepcin E1 Ingresar datos errneos.

Descripcin

Respuesta del Sistema El sistema mostrar un mensaje indicando que complete correctamente los campos con errores

162

CASOS DE USO

Definicin del Caso de Uso BF_PA_01 Cdigo Nombre Datos Personales Actores Postulante, Verificador, Asistente social facultad, Asistente social DBE Descripcin
El postulante complementar o modificar si es necesario sus antecedentes personales obtenidos desde la BD de la universidad

Importancia Indispensable Definicin del Escenario Principal Condiciones Previas (Precondiciones) El usuario debe autenticarse en el sistema (ver caso de uso BF_0)
1. El sistema muestra informacin personal del estudiante y da la posibilidad que modificar algunos datos. El sistema da la funcionalidad de buscar documentos dentro del sistema operativo. Adjuntar documentos asociados que apoyen a la postulacin dependiendo del tipo de beca.

Flujo Bsico

2. 3.

Condiciones de xito El sistema debe realizar el cambio correspondiente direccionando a la nueva Garantizado (Pos pestaa para continuar con el flujo del proceso. condiciones) Flujos Alternativos
NA

Tipo Requisitos Adicionales (No funcionales) Notas Definicin de Excepciones Excepcin Tipo de Excepcin E1 Ingresar datos errneos.

Descripcin

Respuesta del Sistema El sistema mostrar un mensaje indicando que complete correctamente los campos con errores.

163

CASOS DE USO

Definicin del Caso de Uso BF_PA_02 Cdigo Nombre Antecedentes Educacionales. Actores Postulante, Verificador, Asistente social facultad, Asistente social DBE
Ingresar antecedentes educacionales actuales e histricas del postulante. Descripcin Importancia Indispensable Definicin del Escenario Principal Condiciones Previas (Precondiciones) El usuario debe autenticarse en el sistema (ver caso de uso BF_0). 1. Verificar antecedentes educacionales. a. Indicar Beneficios Enseanza Media. Ingresar carreras universitarias estudiadas por el postulante. Ingresar beneficios actuales e histricos de becas externas e internas. Adjuntar documentos asociados que apoyen a la postulacin.

Flujo Bsico

2. 3. 4.

Condiciones de xito El sistema debe realizar el cambio correspondiente direccionando a la nueva Garantizado (Pos pestaa para continuar con el flujo del proceso. condiciones) Flujos Alternativos
NA

Tipo Requisitos Adicionales (No funcionales) Notas Definicin de Excepciones Excepcin Tipo de Excepcin E1 Ingresar datos errneos.

Descripcin

Respuesta del Sistema El sistema mostrar un mensaje indicando que complete correctamente los campos con errores

164

CASOS DE USO

Definicin del Caso de Uso BF_PA_03 Cdigo Nombre Direccin alumno. Actores Postulante, Verificador, Asistente social facultad, Asistente social DBE
Ingresar antecedentes de direcciones y de vivienda del postulante. Descripcin Importancia Indispensable Definicin del Escenario Principal Condiciones Previas (Precondiciones) El usuario debe autenticarse en el sistema (ver caso de uso BF_0) 1. 2. 3. Agregar direcciones donde el alumno posee residencia. El sistema da la funcionalidad de buscar documentos dentro del sistema operativo. Adjuntar documentos asociados que apoyen a la postulacin.

Flujo Bsico

Condiciones de xito Garantizado (Pos El sistema debe realizar el cambio correspondiente direccionando a la nueva pestaa para continuar con el flujo del proceso. condiciones) Flujos Alternativos
NA

Tipo Requisitos Adicionales (No funcionales) Notas Definicin de Excepciones Excepcin Tipo de Excepcin E1 Ingresar datos errneos.

Descripcin

Respuesta del Sistema El sistema mostrar un mensaje indicando que complete correctamente los campos con errores

165

CASOS DE USO

Definicin del Caso de Uso BF_PA_04 Cdigo Nombre Antecedentes Grupo Familiar. Actores Postulante, Verificador, Asistente social facultad, Asistente social DBE
Ingresar antecedentes de su grupo familiar Descripcin Importancia Indispensable Definicin del Escenario Principal Condiciones Previas (Precondiciones) El usuario debe autenticarse en el sistema (ver caso de uso BF_0) 1. 2. 3. 4. Se debe agregar los integrantes del grupo familiar del postulante. Se ingresa la actividad que realiza el jefe del grupo familiar. Se ingresan los motivos y el nivel de endeudamiento tiene la familia. Ingresar antecedentes de los padres si estos no se encuentran dentro del grupo familiar del postulante. Ingresar integrantes del grupo familiar con problemas judiciales. El sistema da la funcionalidad de buscar documentos dentro del sistema operativo. Adjuntar documentos asociados que apoyen a la postulacin

Flujo Bsico
5. 6. 7.

Condiciones de xito El sistema debe realizar el cambio correspondiente direccionando a la nueva Garantizado (Pos pestaa para continuar con el flujo del proceso. condiciones) Flujos Alternativos
NA

Tipo Requisitos Adicionales (No funcionales) Notas Definicin de Excepciones Excepcin Tipo de Excepcin E1 Ingresar datos errneos.

Descripcin

Respuesta del Sistema El sistema mostrar un mensaje indicando que complete correctamente los campos con errores

166

CASOS DE USO

Definicin del Caso de Uso BF_PA_05 Cdigo Nombre Antecedentes Salud. Actores Postulante, Verificador, Asistente social facultad, Asistente social DBE
Ingresar gastos de salud que se realiza para un integrante del grupo familiar. Descripcin Importancia Indispensable Definicin del Escenario Principal Condiciones Previas (Precondiciones) El usuario debe autenticarse en el sistema (ver caso de uso BF_0) 1. 2. 3. Agregar gastos de salud que realizan los integrantes del grupo familiar. El sistema da la funcionalidad de buscar documentos dentro del sistema operativo. Adjuntar documentos asociados que apoyen a la postulacin.

Flujo Bsico

Condiciones de xito El sistema debe realizar el cambio correspondiente direccionando a la nueva Garantizado (Pos pestaa para continuar con el flujo del proceso. condiciones) Flujos Alternativos
NA

Tipo Requisitos Adicionales (No funcionales) Notas Definicin de Excepciones Excepcin Tipo de Excepcin E1 Ingresar datos errneos.

Descripcin

Respuesta del Sistema El sistema mostrar un mensaje indicando que complete correctamente los campos con errores

167

CASOS DE USO

Definicin del Caso de Uso Cdigo Nombre Actores Descripcin

BF_PA_06

Antecedentes de Educacin. Postulante, Verificador, Asistente social facultad, Asistente social DBE
Ingresar gastos de salud y educacin que se realizan para un integrante del grupo familiar.

Importancia Indispensable Definicin del Escenario Principal Condiciones Previas (Precondiciones) El usuario debe autenticarse en el sistema (ver caso de uso BF_0)
Agregar gastos de educacin que realizan los integrantes del grupo familiar. 2. El sistema da la funcionalidad de buscar documentos dentro del Flujo Bsico sistema operativo. 3. Adjuntar documentos asociados que apoyen a la postulacin. Condiciones de xito El sistema debe realizar el cambio correspondiente direccionando a la Garantizado (Pos condiciones) nueva pestaa para continuar con el flujo del proceso. 1.

Flujos Alternativos

NA

Tipo Requisitos Adicionales (No funcionales) Notas Definicin de Excepciones Excepcin Tipo de Excepcin E1 Ingresar datos errneos.

Descripcin

Respuesta del Sistema El sistema mostrar un mensaje indicando que complete correctamente los campos con errores

168

CASOS DE USO

Definicin del Caso de Uso Cdigo Nombre Actores

BF_PA_07

Situacin Patrimonial Postulante, Verificador, Asistente social facultad, Asistente social DBE.

Ingresar vehculos que posee algn integrante del grupo familiar. Descripcin Importancia Indispensable Definicin del Escenario Principal Condiciones Previas (Precondiciones) El usuario debe autenticarse en el sistema (ver caso de uso BF_0) Agregar propiedades y sus antecedentes. Agregar vehculos y sus antecedentes. Flujo Bsico El sistema da la funcionalidad de buscar documentos dentro del sistema operativo. 4. Adjuntar documentos asociados que apoyen a la postulacin. Condiciones de xito El sistema debe realizar el cambio correspondiente direccionando a la Garantizado (Pos condiciones) nueva pestaa para continuar con el flujo del proceso. 1. 2. 3.

Flujos Alternativos

NA

Tipo Requisitos Adicionales (No funcionales) Notas Definicin de Excepciones Excepcin Tipo de Excepcin E1 Ingresar datos errneos.

Descripcin

Respuesta del Sistema El sistema mostrar un mensaje indicando que complete correctamente los campos con errores

169

CASOS DE USO

Definicin del Caso de Uso BF_PA_08 Cdigo Nombre Pre-escolar. Actores Postulante, Verificador, Asistente social facultad, Asistente social DBE Ingresar antecedentes del hijo y sus alternativas de cuidado, este formulario es Descripcin
exclusivo para la beca de tipo pre-escolar.

Importancia Indispensable Definicin del Escenario Principal Condiciones Previas (Precondiciones) El usuario debe autenticarse en el sistema (ver caso de uso BF_0) Flujo Bsico
1. 2. 3. Ingresar antecedentes del hijo(a) del postulante. Ingresar alternativas de cuidado del hijo(a) del postulante. Adjuntar documentos asociados que apoyen a la postulacin.

Condiciones de xito El sistema debe realizar el cambio correspondiente direccionando a la nueva Garantizado (Pos pestaa para continuar con el flujo del proceso. condiciones) Flujos Alternativos
NA

Tipo Requisitos Adicionales (No funcionales) Notas Definicin de Excepciones Excepcin Tipo de Excepcin E1 Ingresar datos errneos.

Descripcin

Respuesta del Sistema El sistema mostrar un mensaje indicando que complete correctamente los campos con errores

170

CASOS DE USO

Definicin del Caso de Uso BF_PA_09 Cdigo Nombre Hogar Universitario. Actores Postulante, Verificador, Asistente social facultad, Asistente social DBE Descripcin
Ingresar antecedentes del representante del postulante en Santiago, este formulario es exclusivo para la beca de tipo hogar.

Importancia Indispensable Definicin del Escenario Principal Condiciones Previas (Precondiciones) El usuario debe autenticarse en el sistema (ver caso de uso BF_0)
1. 2. 3. 4. 5. Ingresar antecedentes del representante del postulante. Ingresar direccin del representante del postulante en Santiago. Ingresar antecedentes laborales del representante del postulante. El sistema da la funcionalidad de buscar documentos dentro del sistema operativo. Adjuntar documentos asociados que apoyen a la postulacin.

Flujo Bsico

Condiciones de xito El sistema debe realizar el cambio correspondiente direccionando a la nueva Garantizado (Pos pestaa para continuar con el flujo del proceso. condiciones) Flujos Alternativos
NA

Tipo Requisitos Adicionales (No funcionales) Notas Definicin de Excepciones Excepcin Tipo de Excepcin E1 Ingresar datos errneos.

Descripcin

Respuesta del Sistema El sistema mostrar un mensaje indicando que complete correctamente los campos con errores

171

Casos de Uso Verificacin

CASOS DE USO

Definicin del Caso de Uso BF_06 Cdigo Nombre Verificacin Actores Verificador Descripcin Verificar y validar la Informacin entregada. Persona encargada de revisar que los datos ingresados en la ficha de postulacin estn correctos. Importancia Indispensable Definicin del Escenario Principal Condiciones Previas El asistente social facultad debe autenticarse en el sistema (ver caso de uso (Precondiciones)
BF_0) 1. El verificador consultar la informacin o documentacin (BF_PA_1, BF_PA_2, BF_PA_3, BF_PA_4, BF_PA_5, BF_PA_6, BF_PA_7, BF_PA_8 Documento Flujo Bsico Casos de Uso Postulante) 2. El verificador puede solicitar una correccin de los datos entregados por el postulante (se enviar un mail de notificacin al postulante indicando que posee

172

informacin errnea). 3. Si los datos estn correctos el asistente debe agendar una entrevista personal entre el postulante y el asistente social de la facultad.

Condiciones de xito Garantizado (Pos El sistema enviar un mail al postulante. condiciones) Flujos Alternativos Requisitos Adicionales (No funcionales)
NA

Tipo

Descripcin

Notas Definicin de Excepciones Excepcin Tipo de Excepcin E1 Ingresar datos de contacto errneo.

Respuesta del Sistema El sistema mostrar un mensaje indicando que complete correctamente los campos con errores.

CASOS DE USO

Definicin del Caso de Uso BF_PA_10 Cdigo Nombre Antecedentes Acadmicos y Morosidad. Actores Asistente social facultad, Asistente social DBE Ingresa observaciones y comentarios de situacin de aranceles, acadmicos y Descripcin
participaciones extracurriculares.

Importancia Indispensable Definicin del Escenario Principal Condiciones Previas El asistente social debe autenticarse en el sistema (ver caso de uso BF_0) (Precondiciones)

173

1.

Flujo Bsico

Permite visualizar la informacin e indicar comentarios de la situacin a lo siguiente: Beneficio, Situacin Acadmica, Cuenta Corriente Arancel, Cuenta Corriente deuda, Informacin curricular, Avance Acadmico.

Condiciones de xito El sistema debe realizar el cambio correspondiente direccionando a la nueva Garantizado (Pos pestaa para continuar con el flujo del proceso. condiciones) Flujos Alternativos
NA

Tipo Requisitos Adicionales (No funcionales) Notas Definicin de Excepciones Excepcin Tipo de Excepcin

Descripcin

Respuesta del Sistema

CASOS DE USO

Definicin del Caso de Uso BF_PA_11 Cdigo Nombre Condicionantes Sociales Actores Asistente social facultad, Asistente social DBE Agregar observaciones y comentarios de la entrevista social con el postulante Descripcin Importancia Indispensable Definicin del Escenario Principal Condiciones Previas (Precondiciones) El asistente social debe autenticarse en el sistema (ver caso de uso BF_0) Flujo Bsico
1. 2. Permite indicar el puntaje del postulante por condicin social. Agregar observaciones y comentarios de la entrevista social con el postulante.

Condiciones de xito El sistema debe realizar el cambio correspondiente direccionando a la nueva Garantizado (Pos pestaa para continuar con el flujo del proceso. condiciones) Flujos Alternativos
NA

Tipo Requisitos Adicionales (No funcionales) Notas Definicin de Excepciones Excepcin Tipo de Excepcin

Descripcin

Respuesta del Sistema

174

CASOS DE USO

Definicin del Caso de Uso BF_PA_12 Cdigo Nombre Registro Visita Domiciliaria Actores Postulante, Verificador, Asistente Social Facultad, Asistente Social DBE Agregar observaciones y comentarios de la visita domiciliaria al postulante. Descripcin Importancia Opcional. Definicin del Escenario Principal Condiciones Previas (Precondiciones) El asistente social debe autenticarse en el sistema (ver caso de uso BF_0)
1. Permite agregar observaciones y comentarios de la visita domiciliaria al postulante. Ingresar informacin de vivienda en cuanto a material, estado de conservacin y saneamiento.

Flujo Bsico

2.

Condiciones de xito El sistema debe realizar el cambio correspondiente direccionando a la nueva Garantizado (Pos pestaa para continuar con el flujo del proceso. condiciones) Flujos Alternativos Requisitos Adicionales (No funcionales) Notas
NA

Tipo

Descripcin

175

CASOS DE USO

Histrico de Entrevista
BF_PA_13 istrico de Entre!ista ##include$$ 1 "ngresar istrico de Entre!ista

Definicin del Caso de Uso BF_PA_13 Cdigo Nombre Histrico de Entrevista. Asistente social facultad, Asistente social DBE. Actores Consultar las entrevistas histricas del postulante en la Universidad. Descripcin Importancia Indispensable Definicin del Escenario Principal Condiciones Previas (Precondiciones) El asistente social debe autenticarse en el sistema (ver caso de uso BF_0) Flujo Bsico
1. Consultar las entrevistas histricas del postulante en la Universidad por periodo.

Condiciones de xito Garantizado (Pos Mostrar entrevistas histricas del postulante. condiciones) Flujos Alternativos Requisitos Adicionales (No funcionales)
NA

Tipo

Descripcin

Notas Definicin de Excepciones Excepcin Tipo de Excepcin

Respuesta del Sistema

176

CASOS DE USO

Definicin del Caso de Uso BF_PA_14 Cdigo Resumen PAE. Nombre Asistente social facultad, Asistente social DBE Actores El asistente social ingresar los parmetros necesarios para que el sistema Descripcin
termine de calcular el puntaje socioeconmico.

Importancia Indispensable Definicin del Escenario Principal Condiciones Previas (Precondiciones) El asistente social debe autenticarse en el sistema (ver caso de uso BF_0)
1. 2. El sistema muestra un resumen de los antecedentes del postulante. El sistema muestra los clculos econmicos del postulante segn su puntaje. El sistema permite modificar la tabla de condiciones sociales para calcular puntaje del postulante. Generar documento PAE. Generar documento postulacin.

Flujo Bsico

3. 4. 5.

Condiciones de xito Garantizado (Pos El sistema finaliza la instancia, se termina el flujo del proceso. condiciones) Flujos Alternativos
NA

Tipo Requisitos Adicionales (No funcionales) Notas Definicin de Excepciones Excepcin Tipo de Excepcin

Descripcin

Respuesta del Sistema

177

CASOS DE USO

178

Definicin del Caso de Uso Cdigo Nombre Actores Descripcin

BF_08

Importancia Definicin del Escenario Principal Condiciones Previas (Precondiciones) El asistente social de la facultad debe autenticarse en el sistema (ver caso
de uso BF_0) 1.

Entrevista personal Asistente Social Facultad, Asistente Social DBE Se entrevista al alumno y se realiza una verificacin de la Informacin. Eventualmente podran modificar los datos de Ingreso de postulacin e incorporar observaciones. Indispensable

2.

3.

Flujo Bsico
4. 5. 6.

El asistente social del DBE ingresa sus observaciones resultantes de la entrevista y debe adjuntar documentacin que utiliz para realizar la entrevista (1). La asistente podr modificar la postulacin, agregando, editando o eliminado informacin o documentacin (BF_PA_1, BF_PA_2, BF_PA_3, BF_PA_4, BF_PA_5, BF_PA_6, BF_PA_7, BF_PA_8) El asistente ingresa antecedentes acadmicos, situacin de aranceles becas y morosidad (BF_PA_10). Muestra el histrico de las entrevistas sociales de un estudiante (BF_PA_11). El asistente ingresa observaciones de la entrevista y en qu lugar fue hecho (BF_PA_12). El asistente completa el formulario para el posterior clculo del puntaje socioeconmico (BF_PA_13).

Condiciones de xito Garantizado El sistema debe realizar el cambio correspondiente direccionando a la (Pos condiciones) nueva pestaa para continuar con el flujo del proceso. Flujos Alternativos
NA

Tipo Requisitos Adicionales (No funcionales) Notas Definicin de Excepciones Excepcin Tipo de Excepcin E1 Falta completar campos obligatorios necesarios para ejecutar exitosamente todos los flujos. E2 Ingresar datos de contacto errneo, como en telfonos, emails, rut, etc.

Descripcin

Respuesta del Sistema El sistema mostrar un mensaje indicando que campos debe completar para terminar el flujo.

El sistema mostrar un mensaje indicando que complete correctamente los campos con errores.

179

CASOS DE USO

Definicin del Caso de Uso BF_PA_0 Cdigo Nombre Seleccin de Becas Actores Postulante, Verificador, Asistente social facultad, Asistente social DBE. El postulante complementar o modificar si es necesario sus antecedentes Descripcin
personales obtenidos desde la BD de la universidad.

Importancia Indispensable Definicin del Escenario Principal Condiciones Previas (Precondiciones) El usuario debe autenticarse en el sistema (ver caso de uso BF_0) Flujo Bsico
1. El sistema da la funcionalidad de seleccionar la beca Pre Escolar, Hogares Universitarios.

Condiciones de xito El sistema debe realizar el cambio correspondiente direccionando a la nueva Garantizado (Pos pestaa para continuar con el flujo del proceso. condiciones) Flujos Alternativos
NA

Tipo Requisitos Adicionales (No funcionales) Notas Definicin de Excepciones Excepcin Tipo de Excepcin E1 Ingresar datos errneos.

Descripcin

Respuesta del Sistema El sistema mostrar un mensaje indicando que complete correctamente los campos con errores

180

Resumen de Procesos y Actividades Implementadas

A continuacin se listan en rojo los procesos, sub-procesos y actividades que se han revisado y detallado en el diseo:
Cdigo P01 P02 P03 P04 P05 Proceso Cadena de %alor ser!icios &ni!ersidad de C'ile (esarrollo de )ue!as Ca*acidades Plani+icacin &ni!ersidad Procesos de A*oyo Centrali,ados Ser!icios Co-unes E.ternali,ados

Cdigo P01.1 P01.2 P01.3 P01.4 P01.5

Sub-Proceso /estin 0elacin con Alu-nos /estin 0elacin con Acad1-icos /estin Curricular Entrega de C2tedras y 3alleres 4antencin de Estado

Cdigo P01.1.1 P01.1.2 P01.1.3 P01.1.4

Sub-Proceso Ad-isin Segui-iento Acad1-ico Entrega de 35tulos y /rados Asistencia Social Alu-nos

Cdigo P01.1.4.1 P01.1.4.2 P01.1.4.3 P01.1.4.4

Sub-Proceso Asistencia Social Alu-nos Postulacin, Seleccin y Ad6udicacin de Bene+icios Entrega de Bene+icios Plata+or-a de A*oyo a la Postulacin, Seleccin y Ad6udicacin de Bene+icios

181

Se -uestran a continuacin los casos de uso 7ue i-*le-entan las acti!idades en el -odela-iento BP48
Tabla 13: Tabla de Casos de Uso Implementados
Actividades A01.1.4.4-1 &antenedor de Ad$inistradores A01.1.4.4-2 &antenedor de !suarios A01.1.4.4-3 Con'iguracin de% Proceso A01.1.4.4-4 Consu%ta Postu%aciones A01.1.4.4-5 #ndicadores A01.1.4.4-( #ngresar Postu%acin Ti o "nteracti!a global Caso de !so "ue #$ %e$enta )o i-*le-entado en el *rototi*o9

"nteracti!a global

)o i-*le-entado en el *rototi*o9

"nteracti!a global

)o i-*le-entado en el *rototi*o9

"nteracti!a global

)o i-*le-entado en el *rototi*o9

"nteracti!a global Creacin global

)o i-*le-entado en el *rototi*o9 BF_:; "ngresar Postulacin BF_PA_: Seleccin de Becas BF_PA_:1 (atos Personales BF_PA_:< Antecedentes Educacionales BF_PA_:3 (ireccin Alu-no BF_PA_:; Antecedentes /ru*o Fa-iliar BF_PA_:= Antecedentes Salud BF_PA_:> Antecedentes de Educacin BF_PA_:? Situacin Patri-onial BF_PA_:@ Pre-Escolar BF_PA_:A ogar &ni!ersitario )o i-*le-entado en el *rototi*o9

A01.1.4.4-) Postu%ar or E*ce cin A01.1.4.4-+ ,eri'icacin

Creacin global

"nteracti!a

BF_:> %eri+icacin BF_PA_: Seleccin de Becas BF_PA_:1 (atos Personales BF_PA_:< Antecedentes Educacionales BF_PA_:3 (ireccin Alu-no BF_PA_:; Antecedentes /ru*o Fa-iliar BF_PA_:= Antecedentes Salud BF_PA_:> Antecedentes de Educacin BF_PA_:? Situacin Patri-onial BF_PA_:@ Pre-Escolar BF_PA_:A ogar &ni!ersitario BF_PA_1: Antecedentes Acad1-icos y 4orosidad9 BF_PA_11 Condicionantes Sociales BF_PA_1< 0egistro %isita (o-iciliaria BF_PA_13 istrico de Entre!ista BF_PA_1; 0esu-en PAE

182

A01.1.4.4-- &odi'icar Postu%acin

"nteracti!a

A01.1.4.4-10 Entrevista Persona%

"nteracti!a

A01.1.4.4-11 Entrevista Adiciona% A01.1.4.4-12 Pre Se%eccin .Pre Esco%ar / Hogares !niversitarios0. A01.1.4.4-13 Se%eccin .Para todas %as 1ecas0. A01.1.4.4-14 2ista de Es era .Para todas %as 1ecas3 e*ce to PAE0. A01.1.4.4-15 4e orte de Asignacin de Horas A01.1.4.4-1( &ai% Con'ir$acin A01.1.4.4-1) Criterios de Asignacin A01.1.4.4-1+ C5%cu%o de Punta6e PAE A01.1.4.4-1- &ai% 7atos Errneos

"nteracti!a "nteracti!a

BF_:= 4odi+icar Postulacin BF_PA_: Seleccin de Becas BF_PA_:1 (atos Personales BF_PA_:< Antecedentes Educacionales BF_PA_:3 (ireccin Alu-no BF_PA_:; Antecedentes /ru*o Fa-iliar BF_PA_:= Antecedentes Salud BF_PA_:> Antecedentes de Educacin BF_PA_:? Situacin Patri-onial BF_PA_:@ Pre-Escolar BF_PA_:A ogar &ni!ersitario BF_:@ Entre!ista Personal BF_PA_: Seleccin de Becas BF_PA_:1 (atos Personales BF_PA_:< Antecedentes Educacionales BF_PA_:3 (ireccin Alu-no BF_PA_:; Antecedentes /ru*o Fa-iliar BF_PA_:= Antecedentes Salud BF_PA_:> Antecedentes de Educacin BF_PA_:? Situacin Patri-onial BF_PA_:@ Pre-Escolar BF_PA_:A ogar &ni!ersitario BF_PA_1: Antecedentes Acad1-icos y 4orosidad9 BF_PA_11 Condicionantes Sociales BF_PA_1< 0egistro %isita (o-iciliaria BF_PA_13 istrico de Entre!ista BF_PA_1; 0esu-en PAE BF_:@ Entre!ista Personal BF_PA_: Seleccin de Becas BF_PA_:@ Pre-Escolar BF_PA_:A ogar &ni!ersitario BF_PA_: Seleccin de Becas BF_PA_:@ Pre-Escolar BF_PA_:A ogar &ni!ersitario BF_PA_: Seleccin de Becas BF_PA_:@ Pre-Escolar BF_PA_:A ogar &ni!ersitario BF_:@ Entre!ista Personal

"nteracti!a global

"nteracti!a

"nteracti!a

Auto-2tica Auto-2tica

BF_:; "ngresar Postulacin BF_:= 4odi+icar Postulacin )o i-*le-entado en el *rototi*o9

Auto-2tica

BF_:@ Entre!ista Personal

Auto-2tica

BF_:; "ngresar Postulacin BF_:= 4odi+icar Postulacin BF_:> %eri+icacin BF_PA_: Seleccin de Becas BF_PA_:@ Pre-Escolar

A01.1.4.4-20 Ti o Se%eccin

Auto-2tica

183

 A01.1.4.4-21 &ai% Es era A01.1.4.4-22 &ai% Ace tado A01.1.4.4-23 Carga de 1ene'icios A01.1.4.4-24 Pub%icacin de 1ene'icios A01.1.4.4-25 &ai% 4ec8a9ado Auto-2tica Auto-2tica Auto-2tica Auto-2tica

BF_PA_:A ogar &ni!ersitario

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Auto-2tica

BF_:> %eri+icacin

184

Arquitectura de Software

Esquema conceptual

Ilustracin 24: Esquema conceptual de la aplicacin

La aplicacin de WF de becas est montada sobre la solucin de Oracle BPM junto con otras aplicaciones, pero no se integra directamente con otras aplicaciones, slo utiliza aplicaciones en comn con otras, como lo es el Repositorio Central de Archivos (RCA) y adems se conecta a algunas bases de datos en comn a otros workflows como los de Ttulos y Grados, Evaluacin Acadmica y de Concursos Internos y Ayuda de Viaje. 185

Resumen de Arquitectura en BPM Studio El Workflow de becas tiene la lgica desarrollada dentro del paquete de catlogo llamado BusinessObject, donde se crean los diferentes mdulos de acceso a datos (DAO), Formularios (FORM) y Value Objects (VO) bajo un patrn de programacin estndar de Oracle BPM y que adems es similar el estndar que se utiliza al programar bajo el modelo vista controlador en un desarrollo de Java convencional. En la imagen se pueden visualizar los diferentes mdulos desarrollados para el Sistema de Becas, donde se muestra la divisin de las 3 capas.

Ilustracin 25: Presentacin de los Objetos de Negocio

186

En la siguiente imagen se puede ver donde se encuentra asociado cada componente en el BPM.

Ilustracin 26: Presentacin de Componentes en Oracle BPM Studio

En la seccin Catlogo se visualizan diferentes mdulos donde: BD: Posee la Introspeccin de la base de datos WF_BECAS. Jar: Posee la conexin con el RCA, donde se pueden utilizar los diferentes mtodos para almacenar y visualizar archivos. 187

Librerias: Contiene la librera Itextpdf con el fin de poder generar archivos PDF en el sistema. Por otro lado tenemos la seccin de recursos externos, donde se encuentran las conexiones a las bases de datos e incorporacin de las libreras utilizadas. De las libreras indicadas anteriormente, slo 2 de ellas fueron desarrollas para los Workflow, en general: InsertClob y RCA. Como se ve en la imagen este sistema no posee comunicacin con Webservices, de haberlo hecho habran figurado tambin en las secciones mostradas. El RCA (Repositorio Central de Archivos) es una librera creada para el almacenamiento de los archivos, puede ser utilizada por cada uno de los Workflows. Algunos mtodos que se utilizan son: downloadFile(Long fileId,String xpath): String getToken(Long fileId):String setUsernamePassword(String username, String password):void uploadArchivo(Any[]files):String

Otras libreras utilizadas:

188

InsertClob: Librera utilizada para poder insertar textos de 4000 caracteres, debido que el varchar2 slo alcanza hasta 2000 caracteres y sin la librera la aplicacin tratara un String de 4000 caracteres como un varchar2. Puede ser utilizada por cada Workflow. Itextpdf: Librera utilizada para la generacin de archivos PDFs, es descargable de internet (no propia del BPMS). OJDBC: Librera utilizada para la conexin a la base de datos, es descargable de internet (no propia del BPMS). Recursos externos utilizados: WF_BECAS: Recurso utilizado para el almacenamiento y extraccin de la informacin de una postulacin. WF_GUIA: Recurso utilizado para extraer la informacin curricular de los postulantes. WF_SOLICITUD: Recurso utilizado para almacenar la solicitudes de la aplicacin con sus diferentes estados. WFPASP_(TEST,PROD,DESA): Recurso utilizado para obtener las cuentas pasaporte de cada usuario, la cual es la cuenta del alumno para todos los servicios de la universidad.

189

Los nicos webservices que se utilizan en esta aplicacin son de acceso a datos, donde puede escribir y leer en el esquema WF_BECAS que es el esquema propio de la aplicacin, y slo leer desde WF_GUIA que es el esquema de la aplicacin GUA que se utiliza para la gestin curricular de los distintos programas de la universidad. El motivo de esto es que a la fecha del desarrollo del piloto, la Universidad no contaba con una tecnologa de BUS de Servicios que estandarizara el desarrollo de estos, sin embargo se han dejado documentadas las consultas a la base de datos y diseado el esquema definitivo a construir, para la posterior elaboracin de los Webservices que podrn ser reutilizados en otros desarrollos. (Ver Anexo 1) Arquitectura detallada A continuacin se muestra la estructura base del IDE (Integrated Development Enviroment) de desarrollo de Oracle BPM Studio al crear un proyecto.

Ilustracin 27: Estructura base de un proyecto BPM

190

En la figura podemos ver que el proyecto BPM de Becas se conforma de una estructura predefinida estndar del IDE de desarrollo BPM de Oracle. Se tiene una pestaa principal de nombre de Proceso

SolicitudBecas, el

cual servir de contenedor de todo los

componentes del workflow. Bajo la pestaa anterior desciende un paquete de nombre Procesos,

Ilustracin 28: Vista del navegador de proyecto para Procesos

dentro de este paquete se encuentran los procesos, los screenflow y subprocesos.

Despus se tiene un paquete de nombre Organizacin, dentro del cual se definen los roles que se crearn para el flujo del proceso, tambin se tiene los participantes de prueba que se usarn para el

191
Ilustracin 29: Vista del navegador de proyecto para Organizacin

desarrollo del piloto, reglas de negocio, parmetros empresariales, entre otros.

Ms abajo se encuentra el paquete Catlogo, el cual contiene todos los objetos de negocio que se usarn dentro de la programacin del workflow, como los que se muestran en la figura a continuacin.

192

Ilustracin 30: Vista del navegador de proyecto para Catlogo

193

Capas del Proyecto Capa de Servicios Representa las integraciones que se hacen a travs de la introspeccin de servicios externos a IDE Oracle BPM. Esta capa slo provee el diseo de los servicios externos (xml, wsdl y otros), ya que la siguiente capa mantiene los mtodos asociados a su utilizacin. Los objetos de servicio contendrn las llamadas a los WebServices y tambin los mtodos que interactan con los WebServices. Capa de negocio Representa los objetos de negocio que se utilizan en el sistema. Los Objetos de variables de negocio son los objetos usualmente usados en programacin J2EE como Value Object o tambin llamados objetos serializables. Las instancias del proceso sern de este tipo de objeto. Capa de presentacin (Formulario) Representa los objetos usados en la interfaz de usuario, estos dan soporte a los procesos de una aplicacin de forma que resulten amigables, completos y de fcil manejo por parte del usuario. Los objetos de negocio de tipo formulario, contendrn atributos que sern del tipo de otros objetos de negocio, usados generalmente para cargar los componentes Java Server Pages (JSP) de las presentaciones, por ejemplo: un atributo de un objeto de formulario x que contiene los combo boxes ya cargados desde la base de datos. 194

Despus se tiene el paquete WebRoot, el cual contendr los objetos de uso de la capa de presentacin como las JSP, HTML, CSS, JS, Imgenes.

Ilustracin 31: Vista del navegador de proyecto para webRoot

Por ltimo se tiene el paquete Recursos Externos, el cual contendr los objetos externos al proceso, enganchado por mecanismos propios del IDE de Oracle BPM, por ejemplo: Webservices, Base de datos, Jar y EJB.

195

Ilustracin 32: Vista del navegador de proyecto para Recursos externos

Estructura de la capa J2EE Capa de datos, representa el mapeo objeto-relacional. Este entrega el modelo de datos orientado a objetos dentro de la aplicacin. Capa de negocio, representa el acceso a la capa de datos, en este se crean los mtodos de negocio. Capa de integracin, representa el canal de comunicacin entre aplicaciones externas (BPM) y los mtodos de acceso a los datos.

196

Se definir una estructura de 4 paquetes, como muestra la figura a continuacin a modo de ejemplo.

Proyecto EAR: Este proyecto encapsula los otros 3 proyectos de manera estndar y normalizada, adems contiene todas las libreras (.jar) utilizadas por los otros 3 proyectos, esto para centralizar un nico acceso.

Ilustracin 33: Proyecto EAR

197

Proyecto JPA: Este proyecto contendr los objetos POJO de mapeo de tablas de la base de datos, este mapeo entre entity (clase java) y tabla de la Base de datos estar contenido en un archivo xml (persistence.xml), adems contendr las consultas de persistencia en base al estndar JPA.

Ilustracin 34: Explorador de Proyectos JPA

198

Ejemplo de entity Solicitud, esta clase contiene las consultas que realizar a travs de un controlador manager hacia la tabla SOLICITUD.

Ilustracin 35: Ejemplo Clase Solicitud

Proyecto EJB: Este proyecto tiene los mtodos de negocios relacionados a un contexto de negocio definido y especfico, usa las clases POJO y querys definidas en el proyecto JPA.

199

En esta clase se referencia al JNDI (@PersistenceContext(UnitName = AmbSol_jpa)) que deber buscar el EJB dentro de Oracle WebLogic, adems estn los mtodos que obtienen datos de la Base de Datos. En este caso se muestra el mtodo obtenerEstadoSolicitud, el cual a travs de la unidad de persistencia managerAmbSol llama una query del entity EstadoSolicitud, que a su vez llama al mtodo

retornaListaEstadoSol, que a su vez recibe como parmetro tipoSolCod, este mtodo retorna una lista de estados de solicitud.

Ilustracin 36: Ejemplo Clase WorkflowDelegadoBean.java

200

Proyecto JAR: Este proyecto contendr utilidades o algunos test para validar que se haga una funcionalidad determinada, por ejemplo: clases de excepcin, clases de manejo de fechas, clases encriptadoras o

desencriptadoras, mtodo de parseo de XML, etc.

Ilustracin 37: Explorador de Proyectos JAR

Componente o capa BPM, este es el proceso BPM, eficientemente diseado, es decir, con procesos y subprocesos, ScreenFLow (secuencias de JSP), pginas de error, entre otros.

201

Componente o capa EJB, referente al proyecto J2EE, es mas bien un componente de negocio, reutilizable y dbilmente acoplado, recordemos que su estructura es de un .ear (contenedor de la aplicacin) que contiene el componente .jpa, el componente .ejb y el .jar con las utilidades. Este componente EAR ser montado en un servidor de aplicaciones WEBLOGIC que mantendr disponible nuestro EJB con el negocio propiamente tal, que es todo lo referente a Solicitud de Becas.

Componente nexo o WebService orientados a servicio (SOA), este componente es un Webservice que expone cierta cantidad de mtodos del ejb anteriormente

nombrados, pero los mtodos que contiene el webservices son mtodos del tipo o contexto de negocio que se agrupan, es decir, un webservice de nombre

HubMiCuenta.war, este webservice contendr todos los mtodos referentes a obtener datos de los participantes de cada rol del proceso, sean, datos de otras solicitudes, etc. As siguiendo esta lgica se crean un grupo de webservices que sirvan todos los aspectos del proceso agrupados por lgica de negocio. A estos webservice les llamamos satlites, porque no van contenidos en el EAR general del componente J2EE (que se monta en 202

WebLogic), sino que se montan independientes y en cualquier otros servidor de aplicaciones, no

necesariamente el mismo WebLogic, sino que tambin puede ser un TOMCAT, JBOSS, u otro servidor de aplicaciones.

Ilustracin 38: WebService Hub_MiCuenta y exposicin de mtodos

En la figura a continuacin se puede apreciar el webservice HUB_MiCuenta: Lo primero es definir la interfaz del ejb (remote) Luego en el constructor de la clase crea una instancia del ejb remoto. 203

Ilustracin 39: LookUp del Webservice hacia el EJB

204

Ilustracin 41: Mtodos del webservices HUB_MiCuenta, que referencian hacia el EJB montado en WebLogic

Ilustracin 40: Introspeccin y uso de webservices Hub_MiCuenta

Dentro del paquete Recursos externos se instrospecta un webservice de nombre Hub_MiCuenta que tendr un mensaje entrada y salida

205

respectivamente, estos atributos del nuevo componente externo sern Hub_MiCuentaService y Hub_MiCuentaServiceProducer . Luego se crea un objeto dentro del paquete Catlogo, en el mdulo Servicio, el nombre ser SHubMiIdentidad y contendr los mtodos expuestos por el webservice, los mtodos son buscaDatosEvaluacion, buscaDatosNombramiento y obtenerIndividuoPorRut.

Ilustracin 42: Ejemplo de servicio para la bsqueda de datos

Ahora se puede ver la implementacin del mtodo del webservice, pero ahora siendo utilizado por el objeto SHubMiIdentidad. Lo primero es identificar el mtodo del servicio, en este caso ser obtenerIndividuoPorRut. Luego se entrega como parmetro el rut y el id de sistema

206

Por ltimo se recibe el objeto dentro del @return en el mtodo del webservices y despus se asigna al objeto de negocio que se usar en el screenflow de los procesos.

Ilustracin 43: Detalle del Servicio SHubMiIdentidad

207

Vista de Procesos e Interrelaciones Casi todos los componentes operan de manera sincrnica. Es decir, solicitan/sirven servicios de manera sincrnica. Tambin tenemos mtodos que se comportan de manera asncrona segn el contexto de la presentacin entregada al usuario, por ejemplo, si se necesita cargar algunos combos segn la seleccin de algn combo anterior, entonces el cargado de los combos siguiente ser una llamada a WebService de manera Asncrona por intermedio de AJAX Prototype . Software considerado para el proyecto Para este proyecto se considera el uso del siguiente software en las versiones indicadas: Oracle WebLogic 11G Oracle Data Base 10G jdk 1.6.0-11 Oracle BPM Enterprise 10.3.2 Ldap Fedora Directory Server 4.0 (Back-End) SQL Navigator 5.5

Proceso de compilacin y ensamblado Los componentes de los desarrollos entregables (.ear y .exp) se compilarn a travs del IDE Oracle BPM Studio 10.3.

208

Representacin Arquitectnica de la Plataforma

Detalle de los componentes El sistema ser construido en base a componentes principales claramente diferenciables. El primero consiste en un front-end que corresponde a las vistas de la aplicacin Web que se encuentra inmerso en el servidor Oracle BPM, ste utiliza tecnologa JAVA para la interaccin con los usuarios. El segundo componente consiste en un back-end correspondiente a las capas que permiten recibir y enviar informacin al front-end.

COMPONENTES DEL SISTEMA Y COMPONENTES RELACIONADOS

Servidor Oracle BPM Enterprise: Corresponde al servidor BPM que cumple la funcin de servidor de aplicaciones, en el cual se 209

montan los archivos exportables que entrega el IDE de desarrollo BPM de Oracle, por ejemplo: Becas.exp. PC Usuario: Corresponde al computador y el software necesario para la interaccin del usuario con el sistema, especficamente hablamos del navegador de Internet o browser. Base de datos corporativas: Corresponde al servidor de bases de datos que alojan los datos necesarios para el funcionamiento del sistema, entre las cuales tenemos la base de datos de uso general para las sistemas, aplicaciones y procesos. Los workflows debern mantener comunicacin directa con los repositorios de datos va WebServices. A nivel de componentes hardware, el siguiente diagrama de despliegue, muestra el escenario en el cual se desenvuelve la aplicacin.

Servidor Web: Corresponde al servidor Web que cumple la funcin de servidor de aplicaciones, en este caso el servidor BPM ser un servicio montado sobre WebLogic, el cual estar montado en un servicio clusterizado en 4 nodos, para resolver el tema de la concurrencia de instancias, por ser un proceso que con vive con otros procesos.

210

Usuario: Corresponde al computador y el software necesario para la interaccin del usuario con el sistema, especficamente hablamos del navegador de Internet o browser.

DESPLIEGUE Y COMPONENTES DEL FRONT-END

211

Componente Front-End Capa de formulario: En esta capa, el proyecto ha adoptado Java Server Pages (JSP), tecnologa que es recomendada por Oracle en su herramienta BPM.

CAPAS DEL COMPONENTE FRONT-END

212

Componente Back-End BPM Capa de servicios: La integracin se realizar mediante Web Services bajo el estndar SOAP. Capa de fachada: El desarrollo de acceso a los servicios ser en tecnologa J2EE, para aprovechar la tecnologa nativa de la herramienta Oracle BPM y por su escalabilidad. Capa de negocio: Esta capa se desarrollar utilizando Enterprise JavaBeans (EJB) con lo que se obtiene una mayor escalabilidad y aprovechamiento de las ventajas de la plataforma JEE. J2EE Capa de datos: Esta capa se encarga del nivel de abstraccin hacia el acceso a la informacin desde fuentes de datos propias y legadas, y tambin la persistencia de la misma. Capa de negocio: En esta capa estarn las consultas para el manejo de los datos. La capa de datos se comunica con la capa de negocio a travs de objetos basados en EJB y JPA. Capa de integracin: Esta capa se realizar mediante Web Services bajo el estndar SOAP.

213

DESPLIEGUE Y COMPONENTES DEL BACK-END

Objetivos y Restricciones Aunque conceptualmente la arquitectura puede ser diseada

libremente, es habitual que sea influida por algunos objetivos especficos que se busca o aspectos tcnicos y/o circunstanciales. Para el caso de este sistema, su arquitectura ha sido influenciada por los siguientes objetivos y restricciones:

El objetivo del diseo de la aplicacin, es la reutilizacin de los componentes sobre servidor WebLogic. Las tecnologas

seleccionadas para disear la aplicacin, estn dentro de los estndares Oracle BPM, JPA, EJB y SOAP, con la finalidad de tener la capacidad de reutilizacin de los componentes.

214

Los principios de diseo de la aplicacin es contar con un estndar de Servicios Web, patrones de diseo estructurados a nivel de la capa de presentacin, capa de negocio y capa de datos.

La capa de presentacin estar restringida bajo los estndares de diseo y desarrollo de Oracle BPM, en el cual se utilizarn tecnologas de programacin de JSP, respetando las normativas de usabilidad establecidas por el Gobierno de Chile en su Gua Web 2.0 que se encuentra en el sitio web http://www.guiaweb.gov.cl/.

La capa de negocio est restringida bajos los estndares de desarrollo de EJB, los cuales, deben ser diseados pensando en la reutilizacin de sus componentes, adems, debe permitir la movilidad a otros servidores Web (portabilidad), por lo cual, los patrones de diseo deben proporcionar catlogos de elementos reutilizables en el diseo, adems de permitir estandarizar el modo en que se realiza el diseo.

215

Diagramas de Clases

Ilustracin 44: Diagramas de Clases Ficha Solicitud

Ilustracin 45: Diagrama de Clases Datos Personales

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Ilustracin 47: Diagrama de Clases Antecedentes Familiares de Salud

Ilustracin 46: Diagrama de Clases Direccin Alumno

217

Ilustracin 49: Diagrama de Clases Hogar Universitario

Ilustracin 48: Diagrama de Clases Antecedentes Grupo Familiar

218

Ilustracin 50: Diagrama de Clases Preescolar

219

Diagrama de Secuencias

Ilustracin 51: Diagrama de secuencias

220

Modelo de Datos

Ilustracin 52: Modelo de Datos

221

PROTOTIPO FUNCIONAL Y PUESTA EN MARCHA

El prototipo funcional se ha desarrollado en el software Oracle BPM 10g. Se ha elegido esta herramienta porque cumple con los requerimientos de este proyecto y est disponible en la Universidad de Chile. Esto ltimo reduce significativamente el costo de implementacin del proyecto, al eliminar la necesidad de adquisicin de un sistema. La herramienta Oracle BPM tiene la capacidad de ser configurada para que realice las lgicas del negocio, almacenamientos y, usos de informacin que se requieren para cumplir con los objetivos del proyecto. El prototipo funcional que se ha diseado e implementado en este proyecto busca mostrar a escala la viabilidad y potencialidad de los resultados del diseo y la aplicacin de los conceptos que se han presentado. Para lograr lo anterior, los alcances de las funcionalidades del prototipo funcional estn orientados a entregar una experiencia significativa lo antes posible en el desarrollo, de tal forma de demostrar que sirve para lo que plantea el proyecto completo. Esta experiencia es escalable al tamao y alcance de todos los objetivos aqu propuestos. Caractersticas y Funcionalidades El diseo del prototipo funcional contempla la realizacin de la Postulacin y Seleccin de Becas a escala real. Sin embargo su

222

implementacin ser a menor escala. Esto ser explicado en detalle en el captulo de implementacin organizacional y gestin del cambio. Se espera obtener resultados similares a los que se obtendran si se implementase a escala de todas las facultades de la Universidad. El prototipo funcional que se disea y prueba en este trabajo tiene los siguientes objetivos, caractersticas y alcances: Objetivos: demostrar de manera emprica la factibilidad de lo propuesto y los beneficios que esto trae a la operacin de la Universidad de Chile, validando los resultados planteados e identificando aquellas modificaciones que se deben aplicar al modelo terico, para que ste alcance los objetivos descritos. Caractersticas implementar y Alcances: definitivo El en prototipo 2 funcional se

como

iteraciones,

primero

Postulacin a las Becas y segundo, la Seleccin de quienes obtendrn los beneficios. La adjudicacin quedar fuera de este prototipo debido a la extensin en el plazo entre la postulacin y la adjudicacin que es de aproximadamente 4 meses. Adems, se implementan slo aquellas Becas en el alcance de este proyecto (PAE, Hogares Universitarios y Apoyo Pre-Escolar) para esta experiencia a escala. Debido a lo anterior, las Becas y configuracin de la herramienta tienen alcances y

funcionalidades con un espectro ms acotado a estas Becas, aunque se deja planteada la extensin a todas las Becas en el captulo de generalizacin de esta experiencia.

223

Implementacin Prototipo Funcional utilizando Oracle BPM

Rol Postulante Para acceder a la plataforma de postulacin a Becas y beneficios, se debe digitar la siguiente url: http://www.beneficios.uchile.cl, donde se debe presionar el botn Postular Aqu para poder ingresar al formulario. Como muestra la figura a continuacin.

Ilustracin 53: Botn Postular aqu

A continuacin, se debe digitar su nombre de

Usuario y

Password en las casillas correspondientes y hacer clic en el botn Iniciar sesin.

Ilustracin 54: Iniciar sesin

224

Una vez que se ingresa en el sistema se debe hacer clic en Ingresar Postulacin ubicado en Aplicaciones en el costado izquierdo de la pantalla, tal como se observa en la figura a continuacin.

Ilustracin 55: Ingresar postulacin

A continuacin, se debe seleccionar a que programa de beneficios se desea postular. De forma predeterminada estar marcada la casilla PAE, la cual no se podr desmarcar. Opcionalmente podr seleccionar Pre-Escolar y/o Hogares Universitarios si

corresponde. Luego se debe hacer clic en el botn Guardar y avanzar. Tal como lo muestra la figura a continuacin.

Ilustracin 56: Seleccin de beneficios

225

Ilustracin 57: Seleccin de becas

Posteriormente se debe llenar la ficha de postulacin, adjuntando los documentos solicitados en cada una de las siguientes pestaas, tal como se observa en la figura a continuacin.
7atos Persona%es Antecedentes Educaciona%es 7ireccin a%u$no Antecedentes :ru o ;a$i%iar Antecedentes de Sa%ud. Antecedentes Educacin. Situacin Patri$onia%. Pre-Esco%ar. Hogar !niversitario.

Ilustracin 58: Ingreso de datos.

226

Luego de ingresar todos los datos solicitados y adjuntar los archivos correspondientes, se debe hacer clic en el botn Postular, tal como se muestra en la figura a continuacin.

Ilustracin 59: Postular

Cabe mencionar, que en algunas opciones se solicitar ingresar una fecha; por ejemplo en la vieta Antecedentes Grupo Familiar opcin Fecha de Nacimiento; se deber hacer clic en la casilla de la opcin correspondiente para que se despliegue el calendario, como muestra la figura a continuacin. Posteriormente, seleccionar el Ao, luego el Mes y finalmente el Da. De esta forma quedar ingresada la fecha correctamente en el sistema.

Ilustracin 60: Calendario

227

En el caso de que la postulacin sea devuelta al alumno, por falta o equivocacin de la informacin enviada. El sistema generar un e-mail de aviso, donde se indicar que se debe corregir los datos enviados. Para ingresar nuevamente a la postulacin, se debe ingresar a la plataforma como se indic al principio de este captulo, luego se debe hacer clic en la lista desplegable de la opcin Ver y seleccionar Postulacin a Becas, como muestra la figura a continuacin.

Ilustracin 61: Postulacin a Becas.

Finalmente, se debe hacer clic en la opcin Modificar Postulacin para ingresar a la postulacin y realizar los cambios solicitados, para posteriormente enviar la postulacin nuevamente a travs del sistema.

Ilustracin 62: Modificar Postulacin.

228

Rol Verificador Para ingresar a la plataforma el ingreso es idntico al del postulante. Debe dirigirse a 'tt*8BBCCC9bene+icios9uc'ile9cl, e ingresar su nombre de Usuario y Password.

Ilustracin 63: Ingreso a la plataforma.

Ingresar a la Postulacin Para visualizar las postulaciones enviadas por los estudiantes, se debe hacer clic en la lista desplegable de la opcin Ver, como muestra la figura a continuacin.

229

Ilustracin 64: Opcin ver.

Dentro de la lista desplegable, se debe seleccionar la opcin Verificacin, tal como muestra la figura a continuacin.

Ilustracin 65: Verificacin.

230

Una vez seleccionada la opcin Verificacin, se generar un listado con todas aquellas postulaciones enviadas por los estudiantes a travs de la plataforma. Para ingresar a una de estas postulaciones, se debe hacer clic en la palabra Verificacin de la postulacin

correspondiente.

Ilustracin 66: Verificacin.

231

Verificacin De Datos Cuando se abre una postulacin de un alumno, se puede visualizar toda la informacin que ha digitado en el formulario de la plataforma.

Ilustracin 67: Postulacin.

Se puede identificar, que en la parte inferior de las diferentes pestaas del formulario estn habilitadas casillas de textos, donde se pueden digitar observaciones o comentarios por parte del verificador

relacionados con la temtica de la vieta activa en ese momento. Estos comentarios podrn ser visualizados posteriormente por la Asistente Social lo que servir de referencia para cada caso particular. Para que el sistema guarde de forma correcta estas observaciones, se debe hacer clic en el botn Guardar y avanzar, como muestra la figura a continuacin.

232

Ilustracin 68: Observaciones.

La plataforma tambin da la posibilidad de bajar archivos que los postulantes han cargado en el formulario con anterioridad. Para visualizar estos documentos, se debe hacer clic en el nombre del archivo, como muestra la figura a continuacin.

Ilustracin 69: Abrir archivos adjuntos.

233

Devolucin de la Postulacin al Alumno En el caso de que la postulacin no este correctamente ingresada o falte documentacin adjunta, la plataforma da la posibilidad de devolver la postulacin al alumno para que realice las modificaciones pertinentes y posteriormente reenviarla. Para realizar esta accin, se debe digitar un mensaje para que el alumno tenga conocimiento del problema en su postulacin y pueda rectificarla. Para activar nuevamente la postulacin de un alumno, se debe hacer clic en el botn Devolver al Postulante ubicado en la ltima vieta del formulario.

Ilustracin 70: Devolver al postulante.

234

Enviar Postulacin a la Asistente Social En caso contrario a lo explicado en el paso anterior, si se ha verificado la informacin de la postulacin y sta se encuentra correcta, se debe hacer clic en el botn Asignar hora para asistente, como muestra la figura a continuacin.

Ilustracin 71: Asignar hora para asistente.

A continuacin, se debe seleccionar el nombre de la Asistente social a la cual se le asignar la entrevista. Para esto, se debe hacer clic en la lista desplegable.

Ilustracin 72: Asignar hora

235

Para seleccionar la hora y da en que se reservar la entrevista, se debe hacer clic en el cono, tal cual muestra la figura a continuacin.

Ilustracin 73: Seleccionar hora y da de entrevista

Como se puede visualizar en la figura a continuacin, se ha asignado correctamente una hora de entrevista para la Asistente Social seleccionada.

236

Ilustracin 74: Asignacin correcta de hora

Si se desea eliminar una asignacin de hora, simplemente se debe hacer clic en el cono, como muestra la figura a continuacin.

Ilustracin 75: Eliminar hora

Posteriormente, se tiene la opcin de enviar un e-mail al postulante a modo de dar aviso de su entrevista con la asistente social. Para realizar esta accin, se debe dejar seleccionada la casilla. En caso de no querer enviar esta notificacin al postulante, se debe dejar sin marcar la casilla antes mencionada.

237

Ilustracin 76: Enviar e-mail al estudiante

Finalmente, se debe hacer clic en el botn Terminar, como se observa en la figura a continuacin.

Ilustracin 77: Terminar asignacin de hora

238

Se puede observar que en la Bandeja de entrada ya no se encuentra la postulacin, ya que ha sido enviada a la Asistente Social.

Ilustracin 78: Opcin verificacin

239

Rol Asistente Social DBE Ingreso a la Plataforma El acceso es idntico para todos los roles. A continuacin se debe ingresar nombre de Usuario y Password en las casillas

correspondientes y hacer clic en el botn Iniciar sesin.

Ilustracin 79: Ingreso a la plataforma

Ingresar a la Postulacin Para visualizar las postulaciones enviadas por la asistente social, se debe hacer clic en la lista desplegable de la opcin Ver, tal como lo muestra la figura a continuacin.

240

Ilustracin 80: Elementos de trabajo, opcin Ver

A continuacin, se debe seleccionar la opcin Postulacin a Becas, tal como lo muestra la figura a continuacin.

Ilustracin 81: Revisar postulacin

Una vez seleccionada la opcin, se generar un listado con todas las postulaciones enviadas. Para revisar la ficha, se debe hacer clic en Entrevista Personal, tal como se observa en la figura a continuacin.

Ilustracin 82: Entrevista personal

241

Revisin de Datos En la ficha de postulacin se puede visualizar toda la informacin que el alumno ha ingresado en el formulario separando cada rea por pestaas.

Ilustracin 83: Revisar postulacin

En cada pestaa del formulario se encuentran habilitadas casillas de textos, donde se puede ingresar observaciones o comentarios. Una vez ingresadas las observaciones, se debe hacer clic en el botn Guardar y avanzar, tal como lo muestra la figura a continuacin.

Ilustracin 84: Ingresar observaciones

242

La plataforma tambin permite la descarga de archivos adjuntos en la ficha de los postulantes. Para visualizar estos documentos, se debe hacer clic en el nombre del archivo.

Ilustracin 85: Insertar adjuntos

En la pestaa Condicionantes Sociales se puede ver el puntaje obtenido por el alumno en cada tem de la ficha de postulacin. Luego presionar el botn Guardar y avanzar.

Ilustracin 86: Condicionantes sociales

243

En la pestaa Registro de visita domiciliaria, se debe completar todos los campos que solicita el sistema, en el caso que exista una visita domiciliaria. Estos campos son Fecha, Materialidad de la vivienda, Estado de conservacin y Saneamiento. Para terminar se debe hacer clic en el botn Guardar y avanzar.

Ilustracin 87: Registro visita domiciliaria

Cabe mencionar, que si se necesita cambiar una fecha; por ejemplo en la vieta Antecedentes Grupo Familiar opcin Fecha de Nacimiento; se deber hacer clic en la casilla de la opcin correspondiente para que se despliegue el calendario, como muestra la figura a continuacin. Posteriormente, seleccionar el Ao, luego el Mes y finalmente el Da. De esta forma queda ingresada la fecha correctamente en el sistema.

244

Ilustracin 88: Calendario

En la ltima pestaa se puede visualizar un resumen de los puntajes obtenidos por el postulante en Resumen PAE. Para finalizar la revisin, se hace clic en el botn Terminar, tal como lo muestra la figura a continuacin.

Ilustracin 89: Resumen PAE

245

Rol Asistente Social Facultad Ingreso a la Plataforma Para ingresar a la plataforma es idntico a los otros roles.

Figura 1: Ingreso a la Plataforma.

Ilustracin 90: Ingreso a la plataforma

Ingresar a la Postulacin La pantalla que aparece a continuacin corresponde al men principal de este usuario, el cual se encuentra dividido en

Aplicaciones y Elementos de Trabajo.

Ilustracin 91: Men principal

246

Para visualizar las postulaciones enviadas por los estudiantes y revisadas por el Verificador, se debe hacer clic en la lista desplegable de la opcin Ver. Posteriormente seleccionar la opcin Entrevista Personal.

Ilustracin 92: Entrevista personal

Una vez seleccionada la opcin Entrevista Personal, se generar un listado con todas aquellas postulaciones enviadas por los estudiantes y ya revisadas por el Verificador. Para ingresar a una de estas postulaciones, se debe hacer clic en la palabra Entrevista Personal de la postulacin correspondiente.

Ilustracin 93: Postulaciones vigentes

247

Revisin de Datos Al igual que el rol del Verificador, lo primero que se visualizar es Seleccin Becas.

Ilustracin 94: Seleccionar tipo de beca

Las pestaas que siguen a continuacin cumplen la misma funcin que en el rol del Verificador, tales son: Datos Personales, Antecedentes Educacionales, Antecedentes familiares Antecedentes Educacionales del grupo Antecedentes Salud, familiar, Situacin

Patrimonial, Pre - escolar, Beneficios y Situaciones Acadmicas. En todas ellas se podr descargar los archivos adjuntos enviado por los estudiantes y generar observaciones si corresponde.

Ilustracin 95: Pestaas rol asistente de facultad

248

Para visualizar los documentos subidos por los postulantes, se debe hacer clic en el nombre del archivo.

Ilustracin 96: Descargar adjuntos

A diferencia del rol Verificador, la Asistente Social de Facultad, posee tres vietas adicionales: Cuenta Corriente Arancel y Cuenta Corriente Deuda, Avance Acadmico. En estos apartados

tambin se podr generar observaciones s corresponde. Las observaciones se pueden digitar en un cuadro de texto habilitado para esta funcin. Ya realizadas las observaciones, es importante presionar el botn Guardar y Avanzar para que los datos sean guardados correctamente.

Ilustracin 97: Generar observaciones

En la pestaa Condicionantes Sociales se podr observar el puntaje obtenido por el alumno a lo largo de la ficha de postulacin. Y de la

249

misma forma que en las pestaas anteriores, se podr generar una

observacin. En la pestaa Registro de visita domiciliaria, se debe completar

Ilustracin 98: Condicionantes sociales

todos los campos que solicita el sistema, en el caso que exista una visita domiciliaria. Como son: Fecha, Material de la vivienda, Estado de conservacin y Saneamiento. Para terminar se debe hacer clic en el Guardar y avanzar.

250

Ilustracin 99: Registro visita domiciliaria

En la ltima pestaa se podr visualizar un resumen de los puntajes obtenido con los antecedentes entregados por el postulante en Resumen PAE. Para finalizar, se hace clic en el botn Terminar.

Ilustracin 100: Resumen PAE

251

IMPLEMENTACIN CAMBIO

ORGANIZACIONAL

GESTIN

DEL

En esta etapa del proyecto es necesario considerar todas aquellas circunstancias que se producirn como efecto de los cambios que conllevar la implementacin de este proyecto. Es por eso que se considera como parte de ste, la identificacin de dichas circunstancias y la proposicin de acciones que permitan la correcta implementacin del proyecto, de manera que sus cambios no sean traumticos para la organizacin y que sus positivos efectos puedan perdurar en el tiempo. Para ello, este proyecto considera los conceptos y metodologas que se presentan e el captulo de marco conceptual. Plan de Implementacin del Nuevo Proceso de Postulacin, Seleccin y Adjudicacin de Becas Con el objeto de evitar los obstculos mencionados por Kotter, el proyecto contempla la ejecucin de los ochos pasos propuestos por el autor. Para evitar los problemas mencionados y ejecutar una gestin del cambio exitosa, el autor propone la consideracin de ocho acciones, en que las seis primeras estn orientadas a destruir la inercia y resistencia al cambio y, las dos ltimas a que el cambio se consolide y se mantenga en el tiempo.

252

Las principales resistencias al cambio que se generaron en este proyecto, van por el lado de las asistentes sociales, quienes estn acostumbradas desde hace mucho a tiempo a hacer las cosas de una manera determinada y adems son personas en su mayora que llevan mucho tiempo en la universidad. Infundir el Sentido de Urgencia Ha sido fundamental para este proyecto el darle un sentido universidad y pas al proyecto. El escenario poltico actual plantea la necesidad imperante de contar con ms recursos para otorgar beneficios, por lo que este tipo de proyectos que prestan un servicio a los alumnos se hacen fundamentales. En el caso de la DBE, se plante un equilibrio entre metas fciles y difciles de alcanzar, de tal manera de establecer objetivos que no se puedan alcanzar con la actual forma de trabajar. Hoy en da se hace imposible manejar un proceso masivo como es la postulacin a las becas donde participan ms de 12.000 alumnos. Se debe coordinar con ms de 20 asistentes sociales, distribuidas en las distintas facultades de la Universidad de manera eficiente y coordinada, sin ms personal con el que cuentan hoy en da y sin aumentar los tiempos de respuesta. Sin embargo, las metas que se definan siempre deben ser factibles de alcanzar, ya que de no ser as, slo se obtiene desmotivacin y

desinters de la gente en colaborar en el proceso de cambio, por lo

253

miso se tomaron dos medidas importantes. La primera fue dividir el proyecto en etapas de tal manera de asegurar resultados de corto plazo y darle momentum al proyecto. La segunda fue hacer un piloto con un nmero reducido de facultades de tal manera de hacer factible la implementacin. Esto hace que el proyecto sea manejable, pues se debe coordinar, capacitar y soportar a un universo ms reducido de usuarios. Crear la Coalicin Conductora De manera de convertir este proyecto en una iniciativa institucional, es que se involucr al Vicerrector de Asuntos Acadmicos como parte del comit ejecutivo del proyecto. De esta forma, se asegura de tener a las personas con la potestad suficiente para tomar decisiones tempranas que eviten los obstculos que podran aparecer en el transcurso del proyecto y se asegura contar con integrantes con reputacin suficiente para darle credibilidad al proyecto. Es importante mencionar que los equipos tcnicos de STI y de la DBE, haban tenido experiencias de trabajo anteriores a este proyecto, las cuales haban sido un rotundo fracaso. Por lo mismo, el desarrollo del proyecto no estuvo ajeno a diferencias entre ambos equipos debido a que ha sido necesario reconstruir la confianza en el trabajo conjunto. En ese sentido es que estas iteraciones ms cortas de entrega, permiten ir dando momentum en el proyecto con pequeos xitos que ambos equipos puedan celebrar y valorar, siendo cada nueva etapa un nuevo 254

desafo sustentado en pequeos logros constantes anteriores. De otra forma los fantasmas de proyectos fracasados anteriormente merman las posibilidades de xito. Adicionalmente, la participacin de los clientes en etapas tempranas del proyecto ha permitido que se sientan parte fundamental de este. De manera de poder coordinar las actividades con todos los involucrados, es que se contrataron alumnos, a quienes se les dio una retribucin econmica por su apoyo. Con esto, los mismos alumnos pudieron responder las inquietudes de sus compaeros que postularon en la etapa piloto, siendo el soporte al usuario final preciso para esta etapa del proyecto en donde se est validando el proceso implantado y el modelo de la herramienta de apoyo. Desarrollo de una Visin De tal manera de entregar a la comunidad universitaria una imagen clara, sensata y atractiva de lo que se quiere conseguir, la Directora de Bienestar Estudiantil, prepar un texto que representa el espritu de este proyecto: Uno de los principales desafos que hoy enfrenta nuestro pas es mejorar el acceso a una educacin de calidad por parte de los sectores econmicamente ms desfavorecidos.

255

En este contexto, la Universidad de Chile realiza esfuerzos importantes para garantizar condiciones justas y equitativas a quienes en esa condicin estudian a esta Casa de Estudios, ello, para lograr su desenvolvimiento satisfactorio en la educacin superior, sin ningn tipo de discriminacin de ndole socioeconmica. Queremos aportar a la generacin de nuevas condiciones que permitan superar aquel enfoque que prioriza la relacin de educacin y mercado, ya que perpeta las desigualdades, limitando las proyecciones de la educacin, as como las posibilidades de desarrollo del pas. La Universidad de Chile se hace parte de este desafo, integrando en sus aulas a estudiantes de variados niveles sociales, pertenecientes a distintas regiones del pas, con un capital cultural diverso, y con un criterio de excelencia. Por ello, todo estudiante que logra acceder a esta Casa de Estudios, atendiendo a su puntaje PSU y nivel de vulnerabilidad, clasifica como meritorio para el Programa de Atencin Econmica (PAE), con el que anualmente entregamos cerca de 6.800 becas a estudiantes

matriculados que tengan mrito acadmico calificado y situacin socioeconmica deficitaria. Tambin otorgamos 120 becas del

Programa Apoyo Pre-escolar y 114 cupos en Hogares Universitarios.

256

En el marco del proceso de Modernizacin Institucional, es que se crea el Sistema Workflow de Becas, cuya finalidad es garantizar un mecanismo de seleccin transparente. Creemos que se es un aporte esencial que, como universidad pblica, hacemos al pas, colaborando a mantener condiciones de equidad y entregando un apoyo solidario a jvenes que, de otra manera, no podran mantener una educacin de excelencia que por sus esfuerzos y capacidades se merecen. Comunicar la visin de Cambio Las comunicaciones se han dado por todos los canales institucionales existentes tales como el Portal Universidad de Chile y el correo masivo institucional. Adicionalmente a esto, se le ha dado una imagen fresca y juvenil al tema, con la creacin de un logo especfico para la iniciativa, el cual fue utilizado en cada una de las herramientas de marketing generadas.

Ilustracin 101: Logo de Becas y Beneficios

257

Con el objetivo de informar a los alumnos, inclusive antes del comienzo del proceso, se gener la pgina web http://beneficios.uchile.cl en donde se colocaron todas las indicaciones del proceso de Postulacin a las Becas y Beneficios.

Ilustracin 102: Pgina web de becas y beneficios

258

En esta pgina web se public la carta de la Directora de Bienestar Estudiantil y toda la documentacin de apoyo al proceso, de tal manera de ser un punto de partida para el alumno. Adems se crearon sitios de contacto con los alumnos en Facebook y Twitter, de tal manera de informar del proceso y de tener un contacto directo con ellos durante todo el piloto.

Ilustracin 103: Pgina de Beneficios en Facebook

259

Ilustracin 104: Cuenta de Beneficios en Twitter

Adems de la pgina y con el objetivo de tener artefactos disponibles para capacitar a todos los roles del proceso, se generaron manuales de uso de la aplicacin. Estos manuales fueron puestos en la pgina web y se entregaron en las capacitaciones a los distintos roles.

260

Ilustracin 105: Manuales de Becas y Beneficios

Finalmente se generaron tutoriales flash en el uso de la aplicacin, de manera de contar con una ayuda ms dinmica para los distintos usuarios de la herramienta de apoyo al proceso.

261

Ilustracin 106: Tutoriales Flash

Facultar a los empleados el poder para emprender acciones de amplio alcance De manera de empoderar a todos los que participan del proyecto, es que se crearon los comits ejecutivo y operativo. El comit ejecutivo formado por el Vicerrector Acadmico, la Directora de Bienestar Estudiantil, el Director del Plan de Modernizacin de la Gestin Institucional y el Director de los Servicios de Tecnologas de la Informacin, ratifica lo decidido por el comit operativo del proyecto formado por el Jefe de Proyecto de la DBE y la contraparte tcnica de STI. De esta manera, quincenalmente se renen los comits operativo y 262

ejecutivo a dar seguimiento de los avances y a ratificar las decisiones tomadas. Esto les da plena libertad de avance a los ingenieros para avanzar en el proyecto segn lo definido con el equipo directivo. Generar Logros a Corto Plazo La obtencin de logros a corto plazo genera la credibilidad que necesita el proceso del cambio para contar con el apoyo de los miembros de la organizacin y en especial de sus autoridades. La importancia de este punto radica en que en proyectos de alta complejidad de implantacin, el no tener logros de corto plazo hace perder la confianza en los equipos y en los resultados que se puedan obtener. Para asegurar los avances se gener la reunin quincenal con presencia del vicerrector donde cada equipo informa de los avances y dificultades encontradas en el proyecto. Adems de ello, la generacin de iteraciones cortas permite iniciar el proceso antes, puesto que si bien es cierto las postulaciones son en el mes de octubre, su revisin y adjudicacin puede tomar hasta el mes de enero, por lo mismo es imposible esperar a tener todo el proyecto terminado para comenzar, de otra forma el piloto obligatoriamente pasara al ao siguiente.

263

Consolidar las Ganancias y Generar ms Cambios Es importante cuidar que los avances y logros no relajen el proceso de cambio, quitndole la urgencia que requiere. Para ello el seguimiento peridico es clave. As mismo, es muy importante el cuidar la relacin entre STI y DBE en todos los proyectos en que estn participando en conjunto, de tal forma que los problemas en otros proyectos no vayan a afectar el desempeo de este proyecto. El carcter de urgencia esta dado por el compromiso de la Universidad con sus alumnos y sobre todo en este periodo en que las relaciones con ellos estn muy sensibles por lo mismo no hay espacio para errores en el desarrollo del proyecto. Arraigar el Cambio en la Cultura de la Organizacin Para que los cambios perduren en el tiempo, deben pasar a ser parte de los valores compartidos y normas de comportamiento de la universidad. Es fundamental que la forma de trabajar que se implant en este proyecto, perdure en el tiempo, pues permiti tener un piloto exitoso que borra los fracasos del pasado entre estos equipos de trabajo y marca una pauta de coordinacin para proyectos futuros como lo es la generalizacin de este proceso para todas las becas y beneficios otorgados por la Universidad de Chile. Esto va a ser lo ltimo en ocurrir sin embargo este primer proyecto exitoso queda y no slo por la dinmica de trabajo que se ha dado, sino como un proyecto valioso en el sentido del aporte y apoyo que hace la universidad a sus alumnos. 264

EJECUCIN DEL PILOTO

En este captulo, se presenta el anlisis al piloto realizado en el mes de Octubre del 2011, con respecto al proceso de postulacin de renovacin de Becas (PAE, Hogares Universitarios y Pre-Escolar), efectuado mediante el sistema en lnea Workflow de Becas. Este proceso de postulacin online trajo un importante impacto en los procesos internos de la Unidades Acadmicas participantes, adems de representar un desafo en las reas administrativas y tcnicas, sobre todo en un ao acadmico irregular producto de las movilizaciones estudiantiles, poniendo a prueba en todos los mbitos del quehacer estudiantil a las direcciones participantes. Conforme experiencias anteriores, la proyeccin de postulantes al nuevo sistema fue de 6.000 registros para el piloto, por las caractersticas de la aplicacin, donde considera ingreso de

antecedentes socioeconmicos y con soporte de documentacin online, se estim una importante cantidad de alumnos activos diariamente. Finalmente, se cursaron un total de 4.053 solicitudes, las cuales se distribuyen como se puede ver en la tabla 12.

265

Tabla 14: Total de Postulaciones por Facultad durante el Piloto ;acu%tades Pi%oto Siste$a <or='%o>
Facultad de Ciencias Facultad de Ciencias Forestales y de la Conser!acin de la )aturale,a Facultad de Ciencias Sociales Facultad de Econo-5a y )egocios Facultad de 4edicina Facultad de Ddontolog5a Dtras Facultades no *ilotos Tota%

Tota% Postu%aciones
>:A <<A 333 =A> <::A <<1 => 4053

Como todo

proceso

de marcha

blanca,

en

donde

participan

masivamente miles de clientes, el proceso no estuvo exento de problemas. Se recibieron una cantidad importante de reclamos por parte de los estudiantes, que se vieron imposibilitados de ingresar o modificar su postulacin, siendo la mayora de stas, soportadas por los canales de difusin y la mesa de ayuda dispuesta para el evento. Por otro lado, el sistema se mantuvo intermitente e inestable durante varias semanas y extendindose el malestar a las asistentes sociales de las Facultades, siendo el 52% de los reclamos registrados, producto de esta contingencia, segn lo informado por la DBE. El problema responde a que fueron mal dimensionados los

requerimientos de hardware para el volumen de solicitudes a procesar. Inicialmente, dado el periodo de postulaciones que se extendera por 2 meses para un total de 6.000 alumnos del universo de postulantes, se consider un mximo de 450 postulaciones diarias, asumiendo que la mitad de los postulantes lo hara en la ltima semana de postulaciones.

266

Con este clculo nos da un mximo de 40 usuarios concurrentes dicha semana considerando slo 12 horas de operacin en promedio. Estos clculos en un principio pueden parecer holgados, dado que un solo nodo de BPM haba demostrado atender ese nmero de usuarios concurrentes en la prctica. Anlisis de Performance de la Solucin En la prctica los supuestos anteriores fueron errados. En la grfica que se presenta a continuacin se puede ver la cantidad de solicitudes generadas diariamente durante el primer mes de ejecucin del piloto.

Ilustracin 107: Grfico de Solicitudes Generadas por Da

A la sexta semana de iniciado el piloto y a dos semanas del cierre, se haban generado 2.989 de solicitudes por parte de los alumnos, lo cual daba cuenta primero, del xito de la campaa de difusin del nuevo sistema, pero tambin de que a esta fecha faltaba la mitad de los postulantes que ingresaran y el 50% que ya haba ingresado no haba cerrado el proceso. Lo que significa que tendramos al 100% de los 267

alumnos en las ltimas 2 semanas ingresando y enviando sus postulaciones, lo cual es el doble de lo presupuestado. Esto, sumado a los reclamos que ya existan por parte de alumnos respecto a la lentitud en el sistema, llev a tomar la decisin de modificar la arquitectura de la plataforma, que en un principio consideraba Oracle BPM stand-alone por una arquitectura clusterizada con 3 nodos que pudieran atender seis veces los usuarios concurrentes que se haban considerado inicialmente. Con esto se pudo atender a aproximadamente 300 usuarios concurrentes, lo que permiti darle mayor velocidad a las postulaciones. Este cambio, oblig a monitorear constantemente las solicitudes en curso, para lo cual se cre una herramienta especial para ello.

Ilustracin 108: Monitor de Usuarios Conectados a la Plataforma Workflow

268

Al mirar las grficas de la ilustracin 103 se pueden apreciar varios valles. Los ms pronunciados corresponden a fines de semana (8, 9, 15, 16, 22, 23, 29, 30 de Octubre) con lo cual nos damos cuenta de que los alumnos respetan sus das de descanso. Anlisis de la Calidad de la Solucin Como definicin inicial del sistema, se estableci que la situacin acadmica del postulante deba homologarse de acuerdo a los criterios usados en la postulacin de Gua Beneficios (Sistema Anterior). Luego de la revisin, el proceso piloto no consider algunas condiciones que s estaban determinadas en el sistema Gua Beneficios, resultando una inadecuada catalogacin de la condicin acadmica y generando una demanda mayor de consultas a la mesa de ayuda. Junto con ello, algunos de los reportes de gestin del sistema no permitan obtener una visin real del proceso. Ambas situaciones debieron ser corregidas de inmediato por el equipo de desarrollo del Workflow de Beneficios, pero este tipo de situaciones cuestan caro en una etapa de marcha blanca puesto que producen desconfianza en la aplicacin que recin se est lanzando y genera una importante cuota de resistencia al cambio. Sin embargo se revis cada una de estas situaciones y fueron corregidas, concluyendo que muchas veces las reglas de negocio quedan ocultas intrnsecamente en sistemas que histricamente han funcionado para un proceso, siendo un riesgo para el dueo del negocio relacionado por la fuerte dependencia de los equipos de desarrollo que se genera, en la 269

mayora de las soluciones de software ms antiguas donde las lgicas muchas veces residen en las bases de datos. Respecto a los reportes, hay 2 alternativas, se puede tomar la decisin de guardar absolutamente todo, lo cual en procesos con muchos datos e informacin adjunta como este pueden ser muy significativos en performance o, partir por la definicin de todos los reportes en detalles Ambos casos tienen sus pros y contras y en este caso se tomaron ambas opciones, puesto que para la primera opcin a veces el cliente no sabe que necesitar ciertos datos hasta que corre el proceso y en el segundo tampoco sabe si todos los reportes que defini y cmo los defini son suficientes. Importante en estos puntos es hacer una buena gestin del cambio donde se haga partcipe a los clientes del proyecto en la empresa que significa generar un nuevo proceso de negocio. Con respecto a las funcionalidades del sistema, hubo problemas de validacin (situacin acadmica que impeda el acceso al sistema), errores de datos (ingresos econmicos errneos), tablas de

antecedentes que no funcionaban correctamente, validacin errnea del mximo tamao de los documentos adjuntos y no permita ver archivos con extensin tipo JPG o TIF (imgenes). Estos tipos de problemas consideran el 18% de los reclamos. Por otro lado, los postulantes desconocan cmo ver las modificaciones enviadas por el ROL Verificador, donde las consultas por estos inconvenientes representaron el 13%. 270

En general, ambos casos corresponden a la orquestacin que hace de las distintas fuentes de datos el Workflow de Becas, puesto que consulta bases de datos de distintas aplicaciones que muchas veces no siguen las mismas reglas de negocio y adicionalmente, de la calidad de los datos de dichas aplicaciones, las cuales deben ser corregidas en las aplicaciones de origen y no desde el mismo sistema Workflow de Becas, el cual no puede hacerse cargo de la calidad de la data y deja en evidencia las deficiencias de otros procesos como el de gestin de las situaciones acadmicas de los alumnos, cuyo anlisis respondera a un trabajo tan generoso y detallado como este proyecto. La manera de corregir fue mejorando las condiciones de borde en cada uno de los casos planteados. Un 8% de las consultas fueron propias del proceso de acreditacin, atingentes al tipo de documentacin y uso de los documentos en cada tem. El 9.6 % restante corresponde a la incorrecta asignacin de postulantes en las bandejas de las verificadoras. Durante los ltimos das del proceso, se envi un e-mail masivo a los postulantes para que enviaran su postulacin, aunque estuviera incompleta a fin de no quedar fuera del proceso, lo que logr bajar el porcentaje de postulaciones invlidas (en trnsito). Segn se indica en la tabla 13.

271

Tabla 15: Cantidad de postulaciones enviadas y en trnsito

;acu%tades Pi%oto Siste$a <or='%o>

Facultad de Ciencias Facultad de Ciencias Forestales y de la Conser!acin de la )aturale,a Facultad de Ciencias Sociales Facultad de Econo-5a y )egocios Facultad de 4edicina Facultad de Ddontolog5a Dtras Facultades no *ilotos Tota%

Tota% Enviadas En tr5nsito Postu%aciones

<3A 1=A A: 3?1 1=11 1=3 3 252( 3?: ?: <;3 <<= ;A@ >@ =3 152) >:A <<A 333 =A> <::A <<1 => 4053

A pesar de todos los problemas expuestos, el manejo de cada una de las situaciones ocurridas por parte de los equipos de este proyecto, tanto de Bienestar Estudiantil como de la Direccin de Servicios de Tecnologas de la informacin lograron que se pudiera salir de la mayora de las situaciones sealadas. De todas formas se requiere mejorar an ms la coordinacin, sobre todo con las facultades que participaron del piloto. Planes de Implementacin Definitiva Para iniciar la siguiente etapa y pensar en cerrar el proyecto con una versin definitiva del proceso, se considera la correccin de todos los errores descritos anteriormente para asegurar una base correcta del proceso inicial. A continuacin se describe los principales requerimientos para la versin 2.0 recibidos desde la Direccin de Bienestar Estudiantil. 272

PROPUESTA VERSIN 2.0 ROL ESTUDIANTE Mejorar la estructura del Rol del postulante, incorporando elementos de diseo que permita una mejor navegacin en los contenidos, tales como: Incorporar nuevos mecanismos de helper para orientar al postulante. Homologar el lenguaje de los botones para clarificar las acciones en las distintas pantallas. Correccin de nombres de documentos adjuntos. Incorporar fotografa del estudiante. Incorporar nuevos cuadros descriptores de informacin.

ROL ASISTENTE SOCIAL FACULTAD En la pestaa beneficios permitir incorporar otros beneficios internos de Facultades. Modificar pestaa visitas domiciliarias, debe categorizar otros conceptos que permita una mejor clasificacin del tipo de entrevista. Agregar nuevos campos en pestaa visitas domiciliarias. 273

Modificar pestaa histrico de entrevistas y generar PDF. Incorporar puntaje total en las condicionantes sociales Ventanilla de documentos de los postulantes

GENERACIN DE REPORTES Reporte de postulaciones que contenga los siguientes campos: RUT (sin formato), nombres, apellido paterno, apellido materno, estado postulacin, facultad, carrera. (debe exportar la nomina en formato Excel). Reporte PDF de resumen de postulacin. Reporte PDF de resumen PAE. Histrico PAE (AUDITORIA). Reporte PDF de entrevistas. Reporte de las siguientes pestaas; beneficios, situacin acadmica, cuenta corriente arancel, deudas, curricular, avance acadmico. POSTULACIN POR EXCEPCIN Definir y habilitar la postulacin por Excepcin, proceso que debe quedar vigente durante todo el ao.

274

ROL ASISTENTE SOCIAL DBE Hereda todas las funciones de la Asistente Social Facultad Genera archivo de Becas PAE, Pre-Escolar y Hogares Universitarios enviadas por facultad. Ventanilla de documentos de los postulantes

ROL ADMINISTRACIN Mantenedor postulaciones) Mantenedores de tablas del sistema Administrador de roles del sistema Generador de archivos maestros de los beneficios y reglas de negocio (importar exportar) Administrador de los procesos Administrador de ayudas del sistema Generador de reportes de postulaciones (administrador de

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INCORPORAR BECA RENOVACIN DE BECAS DE ARANCEL Y BECA DE EMERGENCIA Y QUINTILES -Incorporar reglas de negocio y definicin de campos en pestaa correspondiente Todos estos requerimientos fueron revisados por el equipo de la Direccin de Gestin Institucional (Ex Convenio de Desempeo), Direccin de Bienestar Estudiantil y Direccin de Servicios de Tecnologas de la Informacin, llegando a la conclusin de que el proceso recin diseado, abord demasiados temas, complejizando la solucin y haciendo ms difcil manejar cada una de las situaciones inherentes a un proceso de esta magnitud. Por lo mismo se tom la decisin de simplificar la solucin actual, sin avanzar en nuevas funcionalidades y sin incluir nuevas becas, mientras no se tenga un proceso ms maduro y una plataforma ms depurada y simplificada. Hay temas como por ejemplo la cantidad de informacin que de debe adjuntar cada alumno en una solicitud. Actualmente son ms de 50 los documentos adjuntos, lo que hace que sea mucho ms complejo para el alumno que tendr que digitalizar toda esta informacin, para la asistente social que deber realizar y para la cantidad de recursos a utilizar por parte de la aplicacin al tener que manejar mucha ms informacin en memoria. Por lo mismo, la idea de simplificar pretende mejorar este tipo de decisiones que se tomaron de diseo y que si bien

276

es cierto las aplicaciones permiten hacer, no siempre son las ms ptimas para la revisin de las solicitudes. A la fecha de evaluacin del piloto en el mes de Abril de 2012 y a varios meses de un segundo proceso real en Octubre del mismo ao, los acuerdos tomados por todas las direcciones que participan de este proyecto son las que se pueden apreciar en las minutas de las 2 ltimas reuniones que se presentan a continuacin.

Acta Reunin Becas I

Tema

PRESENTACIN MEJORAS

Acta redactada por: LORETO MARIPANGUI

Inicio : Lugar Oficina 1206 Fecha:17-04-212 Trmino: 11:30 9:30

I.- Asistencia a Reunin Sigla [MP] [RC] [CS] [JR] [PR] [CV] Nombre participante Marisol Prado Rodrigo Carmona Cristin Cspedes Juan Pablo Rozas Pablo Rodrguez Cristian Vera

277

[LO] II.- Objetivo [HC] de la Reunin

Leonardo Olivares Hctor Castillo

[LM] Loreto Maripangui Presentacin de las mejoras del WF Postulacin a Becas y Beneficios

III.- Temas tratados y acuerdos tomados durante la reunin Sntesis Acuerdos:

El WF actualmente lleva acabo el proceso completo de postulacin a becas, y consolida la informacin en un reporte exportable en Excel con los puntajes de cada postulante por facultad, para un proceso posterior de adjudicacin de becas por parte de DBE, realizado fuera del sistema. Se acuerda cerrar el WF actual, sin realizar mayores cambios, mediante una revisin completa por pestaa. Por el momento no se abarcar una nueva versin de la plataforma. DBE contratar una persona con dedicacin exclusiva, que se encargue de entender el proceso y hacer las revisiones y comentarios correspondientes al WF, segn la revisin mencionada. STI enviar links para pruebas en ambiente de Test de las dos primeras pestaas (Datos Personales y Antecedentes Educacionales). DBE revisar links y enviar observaciones, antes del martes 24/04. Se realizar reunin de trabajo para conocer soluciones a las observaciones de DBE con STI el prximo martes 24/04.

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Acta Reunin Becas II

Tema

REVISIN WF BECAS Oficina 2002

Acta redactada por:

LORETO MARIPANGUI

Inicio : 9:30 Trmino:10:30

Lugar Fecha: 27-04-212

I.- Asistencia a Reunin Sigla [RC] [NA] [PR] [CV] [DS] [HC] [LO] [SL] [LM] Nombre participante Rodrigo Carmona Natalia Aravena Pablo Rodrguez Cristian Vera Diego Seplveda Hctor Castillo Leonardo Olivares Soraya Lepez Loreto Maripangui

II.- Objetivo de la Reunin Revisin WF Postulacin a Becas y Beneficios: pestaas Datos Personales y Antecedentes Educacionales del Postulante rol Postulante.

279

III.- Temas tratados y acuerdos tomados durante la reunin Sntesis Acuerdos: DBE constata correcciones incorporadas al sistema y las aprueba. El viernes 27/04 DBE enviar observaciones adicionales que se realizaron durante la reunin sobre la pestaa Datos Personales del rol Postulante. Dichas observaciones las anexarn al mismo documento entregado anteriormente, con el fin de tener un acumulado de la revisin de pestaas. STI enviar razones por las que ocurre el error de sobrecarga de tareas en el sistema y estudiar agregar un mensaje para que el alumno se entere de que no es cada de la aplicacin. Tambin averiguar si es factible solucionar a mediano plazo. STI incorporar observaciones adicionales acordadas en la reunin para Datos Personales, luego de que DBE las enve, tal que sean presentadas el jueves 03/05 en la reunin con los directores y de esta manera se de cierre a la revisin de las pestaas Datos Personales y Antecedentes Educacionales rol Postulante. DBE comenzar revisin de las pestaas Direccin Alumno y Antecedentes Grupo Familiar en el rol Postulante. Se realizar reunin tcnica de trabajo el viernes 04/05 a las 10:00 hrs.

280

Conclusin Final del Piloto Se ha hecho un anlisis bastante crtico de la solucin en cuanto a performance y calidad, sin embargo, lo ganado en trminos de calidad de la solucin y rapidez de implementacin no tiene precedentes para la Universidad. La experiencia anterior de la DBE, haba sido la implementacin de una aplicacin de apoyo a la gestin de los pacientes del Servicio Mdico y Dental de Alumnos que tard 4 aos en su desarrollo y que al momento de ponerse en marcha fall y fue imposible trabajar con l. Hoy en da, con el workflow de becas del total de 4.000 postulaciones recibidas, 2.000 fueron procesadas

ntegramente por la aplicacin desarrollada para el piloto, esto se hace posible por la forma en que se abord el proyecto y por la rapidez con que permiten trabajar las soluciones BPM, dado su enfoque que integra el modelamiento de los procesos de negocio y el desarrollo de las aplicaciones de apoyo. De igual forma, luego de esta primera experiencia de ejecucin, permite entender y analizar el proceso en forma global, hacer una revisin del mismo y tomar decisiones de negocio en un contexto donde el software no es un tema en s mismo, sino que es meramente una herramienta de apoyo y la discusin se centra en cmo satisfacer al usuario final, que para este proyecto adems son los alumnos, que son la razn de ser de la Universidad de Chile.

281

Si bien es cierto el uso de la herramienta nos permiti una discusin ms centrada en el proceso de negocio, ms que en el desarrollo en s mismo, este no estuvo ajeno de problemas y en la prctica el no haber estado preparados para trabajar en una arquitectura orientada a servicios hizo complejo el manejar mucha informacin, puesto que la postulacin es un formulario extenso, lo que oblig a modelar en base de datos la informacin del mismo, con el propsito de poder almacenar los registros del alumno a medida se va avanzando en el proceso. Esta medida se incorpor luego de ver versiones anteriores donde se utilizada un binario para almacenar la informacin mientras se avanzaba, implicando que cualquier error en la postulacin produca la prdida de la informacin o dao en el archivo binario sin poder reconstruirlo, es por ello que se hizo necesario un nuevo mecanismo de almacenamiento que implic que todos los desarrollos en adelante se desarrollaran bajo est lgica. Errores de este tipo en etapas tempranas generan desconfianza en los usuarios, la cual es difcil de recuperar. Finalmente se presenta una revisin detallada de cada objetivo especfico planteado al comienzo del proyecto.

282

Tabla 16: Revisin de Objetivos del Proyecto

Objetivo
Disear un proceso bien definido para la asignacin de becas.

Conclusin
Este objetivo se ha cumplido, en la medida que se han cumplido adems los objetivos 2 y 3. Tambin se ha cumplido el objetivo de generar un proceso transparente para los estudiantes. Los roles de cada organismo han quedado bien definidos y delimitados, de tal manera que Bienestar Estudiantil puede controlar el proceso. Se ha definido completa y correctamente cada una de las responsabilidades de las unidades que interactan durante el proceso, asegurando la completitud del mismo y de manera uniforme en las distintas facultades. Para las facultades que participaron del piloto se elimin desde ya la postulacin manual, quedando pendientes las que no participaron de este primer piloto. Este objetivo se ha cumplido parcialmente, toda vez que no todas las facultades han participado del piloto correspondiente. Sigue siendo un gran desafo para la gestin del cambio el poder tener un proceso nico para toda la universidad. Se demostr en la prctica que el adecuado monitoreo del proceso permiti mejorar la calidad del mismo, tanto para entregar un mejor servicio a los alumnos como para reaccionar mejor ante los errores que pudieran haber al ejecutar el proceso. Queda la deuda de mejorar los tiempos de revisin que durante el piloto se mantuvieron.

Definir claramente los roles de cada organismo.

Definir claramente las responsabilidades de los entes que interactan.

Eliminar la postulacin manual del alumno, entregando una herramienta de postulacin en lnea, que lo gue mejor en su postulacin. Disminuir los errores de asignacin de las becas en las distintas facultades, incorporando lgicas de negocio automatizadas, que permitan apoyar la seleccin. Obtener indicadores de gestin del proceso.

283

10 JUSTIFICACIN ECONMICA DEL PROYECTO En este captulo se revisarn los tems de ingresos y costos ms importantes para ver la viabilidad econmica del proyecto. Slo se ha revisado un solo escenario de solucin, puesto que la tecnologa con la que se desarrolla este tipo de proyectos ha sido seleccionada por la Universidad con anterioridad, por lo que los escenarios a comparar son exclusivamente los que se presentan con proyecto o sin proyecto. Identificacin de Ingresos y Costos

Bsqueda de ingresos Los principales ingresos para el proyecto se traducen en ahorros que se llevan a cabo en el trabajo de las asistentes sociales que procesan todas las solicitudes de postulacin a los beneficios y en el equipo de la DBE que valida la asignacin de cada uno de ellos. Ahorro de tiempo Todos los ahorros de tiempo han sido estimados usando la experiencia de las asistentes sociales y el conocimiento experto del equipo de la Direccin de Bienestar Estudiantil.

284

Tiempo estimado en revisar una postulacin por parte del asistente. Este tiempo ha sido estimado en 35 minutos por parte del verificador y de 50 minutos por parte de la Asistente Social de Facultad o de DBE, para cada solicitud en el escenario actual. El ahorro esperado viene dado por que anteriormente se postulaba en forma independiente a cada uno de los beneficios, por lo mismo se estima que en la situacin con proyecto debiese tomar en promedio la mitad del tiempo en revisar cada una de las postulaciones ya que la ficha considera la gran mayora de los campos de las postulaciones, debiendo los revisores y asistentes sociales revisar una sola vez la mayor parte de los datos necesarios para postular.

Tiempo estimado en decidir la asignacin individual de cada postulacin. Este se ha considerado en 30 minutos por parte de la Asistente Social en el escenario actual y en el nuevo escenario el tiempo de decisin debiese ser similar debido a que su complejidad pasa por el anlisis de la informacin ms que por la cantidad de informacin a revisar.

Tiempo estimado en hacer la asignacin conjunta de los beneficios. Este se ha considerado en 50 minutos por parte de la Asistente Social en el escenario actual y debiese reducirse a la

285

mitad pues presenta la misma economa que el caso de la revisin de las postulaciones.
Tabla 17: Ahorros esperados

Actividad / Tiempo en minutos

Actual

Con Proyecto

Revisar Postulacin Verificador

35

18

Revisar Postulacin Asistente Social

50

25

Decidir Asignacin Individual

30

30

Decidir Asignacin Conjunta

60

30

Tabla 18: Fuerza de Trabajo por Facultad y Organismo

Facultad/ Instituto/Organismo
Facultad de Ciencias Agronmicas Facultad de Ciencias Forestales y de la Conservacin de la Naturaleza Facultad de Ciencias Veterinarias y Pecuarias Facultad de Artes Facultad de Ciencias Facultad de Ciencias Sociales Facultad de Filosofa y Humanidades Programa Acadmico de Bachillerato Facultad de Ciencias Fsicas y Matemticas Facultad de Arquitectura y Urbanismo Facultad de Derecho Facultad de Economa y Negocios Facultad de Medicina Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas Facultad de Odontologa DBE( Hogares Universitarios) DBE (Pre-Escolar)

,eri'icador

Asistente

1 1 1 1 1 < 1 1 3 1 < 1 3 1 1 1 1

1 1 1 1 1 < 1 1 ; 1 < 1 ; 1 1 1 1

En la Tabla 15 se muestra la fuerza de trabajo de verificadores y asistentes por facultad y organismo, datos que son utilizados para 286

calcular el ahorro por concepto de tiempo de revisin al implementar el proyecto. Costos en que se incurren Se han considerado todos los costos tanto de desarrollo de la aplicacin de apoyo, como el diseo del nuevo proceso, su difusin implantacin y el material asociado. Costos de Desarrollo y Almacenamiento Los costos de desarrollo y almacenamiento, consideran todo lo necesario para el desarrollo de la aplicacin de apoyo, tales como recursos humanos, licencias de software e infraestructura necesaria para su ejecucin. Los costos en detalle de cada uno de ellos se muestran en las tablas 16, 17 y 19. Recursos humanos: Se ha considerado un experto en diseo de procesos para el diseo del proceso mejorado, un equipo de desarrollo de software (desarrollo, control y documentacin) y un jefe de proyecto que coordinar las actividades y decidir por el diseo de la aplicacin misma. La instalacin inicial considera 10 horas de ingeniera de sistemas para la configuracin de la maquina virtual y Oracle BPM. Costos de Hardware: para el caso del Hardware se considera el uso de la infraestructura propia de la universidad por lo que inicialmente no se haban considerado como costos directos para 287

el proyecto, ms que la configuracin especfica de los servidores actuales para su uso, el cual tambin est considerado en la mantencin de todos estos proyectos en forma genrica. Sin embargo, como la evaluacin se est realizando para toda la Universidad, se debe considerar el costo de oportunidad del mismo hardware en otros usos. Estos se desglosan en la tabla 17, en donde se pueden dimensionar los costos de instalacin inicial de la plataforma que corresponden a 10 horas de ingeniera de sistemas para la configuracin de la mquina virtual y la instalacin del nodo de Oracle BPM para una mquina virtual de 8 Gbps de memoria RAM y 2 cores virtuales de 2.67 GHz. Esta configuracin corresponde slo a la proporcin de recursos de la Cloud privada de la Universidad que sern utilizados por el proyecto en el periodo a evaluar. Costos de Software: La universidad ya posee licencias de software Oracle BPM y Bases de Datos Oracle, por lo tanto inicialmente no se haban considerado como un costo directo del proyecto, debido a que se considera el uso de infraestructura y software ya existente, sin embargo, almenos en el caso del Software Oracle BPM se debe considerar que tiene un uso alternativo en otros proyectos de la Universidad. Segn la demanda estimada por el servicio de aproximadamente unos 10.000 postulantes en 2 a 3 meses de postulacin se considera 288

necesario un crecimiento de un nodo de Oracle BPM adicional al cluster que existe actualmente asociado al proyecto, por lo cual se necesita hardware en la configuracin mencionada

anteriormente. Costos de Capacitacin: Afectan a los clientes usuarios (Alumnos y Asistentes Sociales) y a los representantes de la DBE para la preparacin y entrega de estas. Tambin se debe considerar el personal de apoyo a estas actividades que en el caso de este proyecto sern abordadas por el Plan de Modernizacin de la Gestin Institucional, por lo que no agregan un costo directo al proyecto.
Tabla 19: Costos de RRHH de desarrollo inicial (Inversin)
Cargo Ee+e de Proyecto Analista (esarrollador Analista de Procesos T?TA2 ?cu acin :93 3 :9= &eses > > > Sa%ario F 1,@::,::: F 1,<::,::: F 1,:::,::: Sa%ario Tota% F 3,<;:,::: F <1,>::,::: F 3,:::,::: @ 2)3+403000

Tabla 20: Costos de Infraestructura inicial (Inversin)

Ate$ ardCare So+tCare "nstalacin T?TA2 Costo Tota% F 1:,<:3,?33 F ;:,;:>,;:: F @=,<:< @ 503(-53335

Tabla 21: Porcentaje de asignacin anual de recursos

Cargo Ee+e de Proyecto Analista (esarrollador ABo 1 :93 1 ABo 2 :93 1 ABo 3 :9< :93 ABo 4 :91 :93

289

Tabla 22: Costos anuales de desarrollo y mantencin evolutiva

ABo 1 F ;,3<:,::: F 1;,;::,::: @ 1+3)203000 ABo 2 F <,1>:,::: F ;,3<:,::: @ (34+03000 ABo 3 F <,1>:,::: F ;,3<:,::: @ (34+03000 ABo 4 F <,1>:,::: F ;,3<:,::: @ (34+03000

Ee+e de Proyecto Analista (esarrollador Tota%

Costos de Operacin Administracin y Soporte de la Plataforma: Se han recursos permanente para correcciones y

considerado

mantenciones evolutivas de la aplicacin. Estos recursos sern permanentes a contar del segundo ao, segn se muestra en la tabla 19, debido a que usualmente se va depurando el proceso durante todas las etapas. En el caso de la operacin del hardware y plataforma Oracle BPM, se consideran los costos proporcionales del housing de la maquina virtual

correspondiente, 8 horas mensuales de mantencin permanente en ingeniera de sistemas y la renovacin del uso de la licencia del software correspondiente al 22% anual del costo de compra de la licencia. Estos costos se detallan en tabla 20. Respaldos/Recuperacin: No se han considerado costos

directos en este tem puesto que se considera usar la infraestructura que actualmente tiene la Universidad, siendo su uso marginal.

290

Costos de Marketing y Comunicaciones: Los costos

asociados a este tem son los asociados a las actividades ya declaradas anteriormente tales como construccin del Sitio Web y generacin de Manuales y Tutoriales, segn se muestra en la tabla 21. Ambos tems de costo corresponden a las HH de desarrollo de cada uno de los productos, en el cual se considera un analista desarrollador por un mes y medio y un analista funcional mes completo para la documentacin.
Tabla 23: Costo Anual de Operacin Plataforma y Hardware
Ate$ 4antencin ardCare Anual 4antencin Plata+or-a Siste-as Anual 4antencin Gicencia Dracle BP4 T?TA2 Costo F;,@<3,?;; F@1@,1@< F?,<@>,;:: @ 123-2+332(

Tabla 24: Costos de Marketing y Comunicaciones

Ate$ Sitio Heb /eneracin de 4anuales y 3utoriales T?TA2 Costo F 1,<::,::: F =::,::: @13)003000

Flujo de Caja Con la identificacin de los principales ingresos y costos en que se incurrir en el proyecto, se procede llevar a cabo el flujo de caja como parte importante a la evaluacin del proyecto. La idea es dar a conocer los costos de los recursos humanos, el valor de la inversin al desarrollo y comunicacin que se efectan dentro del

291

proyecto, y por ltimo, los beneficios percibidos con el ahorro de tiempo dado el apoyo tecnolgico desarrollado.

Tabla 25: Cantidad de solicitudes totales a revisar por ao

4o% AIo 1 %eri+icador Asistente 1:::: 1:::: Cantidad de So%icitudes a revisar or ABo AIo < AIo 3 11::: 11::: 1<1:: 1<1::

AIo ; 1331: 1331:

Se ha considerado un universo de 10.000 postulantes por ao, con una tasa de crecimiento del 10% cada ao. En la tabla nmero 23 se presentan los ahorros esperados. A esto debemos agregarle el factor de aprendizaje ao a ao (10%), por lo que la tabla de tiempos queda como sigue. Si bien es cierto se identificaron ahorros de tiempo para las actividades de revisin, asignacin de horas y asignaciones conjuntas, slo se han considerado en la situacin con proyecto los tiempos de revisin de solicitudes por parte de verificadores y asistentes.
Tabla 26: Tiempo de resolucin en minutos
Tie$ o de 4evisin en &inutos Actua%CCon Pro/ecto aBo a aBo AIo 1 AIo < AIo 3 AIo ; AIo 1 AIo < AIo 3 3= 3= 3= 3= 1@9:: 1>9<: 1;9=@ =: =: =: =: <=9:: <<9=: <:9<=

%eri+icador Asistente

AIo ; 1391< 1@9<3

292

Para los clculos finales, se ha considerado que las remuneraciones tanto de Verificadores como Asistentes Sociales es de $800.000.brutos mensuales. Con los valores definidos de cada uno de los costos y beneficios identificados, se proceder a llevar a cabo un flujo de caja, el VAN y la TIR del proyecto, datos que sern claves para darle solidez a la evaluacin econmica del apoyo tecnolgico y decidir si el proyecto es viable o no econmicamente. Como se trata de un proyecto tecnolgico e innovador divido en tres fases, se considera adecuado evaluarlo en un horizonte de cuatro aos y con una tasa de descuento del 8%, valor que se utiliza para los proyectos en la Universidad de Chile. La estructura de costos del proyecto est compuesta por costos fijos y semi-fijos. Como se trata de un servicio que se ofrece desde una plataforma de Internet, los costos marginales de operacin son prcticamente cero. Esto se debe a que las necesidades de capacidad instalada, de servidores y redes, son costos semi-fijos pues slo es necesario contratar mayores recursos cuando se alcanza un umbral de transacciones, sin embargo se ha hecho una estimacin en base a los costos actuales de la infraestructura de maquinas virtualizadas y de licenciamiento del software Oracle BPM y se han cargado al proyecto por ser los ms significativos.

293

Tabla 27: Flujo de caja del proyecto

Con esto se concluye que el proyecto es econmicamente factible con una TIR de 18% y un VAN de $ 29.549.144.Si bien es cierto estos nmeros muestran que los beneficios econmicos del proyecto son moderados, los beneficios en lo que representa a la mejor atencin a los alumnos, que son la razn de ser de la Universidad, son cuantiosos y justifican con creces el desarrollo de este proyecto.

294

11 BIBLIOGRAFA Barros, O. (2004). Ingeniera e-Business: Ingeniera de negocios para la economa digital. Santiago: J.C. Sez. Bazn, P. (Mayo de 2010). Tecnologas para implementar un marco integrador de SOA y BPM. Recuperado el Marzo de 2012, de http://linti.unlp.edu.ar/uploads/docs/tecnologias_para_implementa r_un_marco_integrador_de_soa_y_bpm.pdf Hax, A. (2009). The Delta Model, Reinventing Your Business Strategy. Springer. Kotter, J. P. (n.d.). El Lider del Cambio. Mc.Graw Hill. Oracle. (Agosto de 2008). Gestin de Procesos de Negocio, Arquitectura Orientada a Servicios y Web 2.0: Transformacin deNegocios o Problemtica Global? Recuperado el Mayo de 2012, http://www.oracle.com/technetwork/es/middleware/fusionmiddleware/documentation/gestion-proceso-negocio-soa-web450487-esa.pdf Wikipedia. (30 de 09 de 2011). Wikipedia. Obtenido de de

http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_de_procesos_de_ne gocio

295

296

12 GLOSARIO J2EE: Java Platform, Enterprise Edition o Java EE (anteriormente conocido como Java 2 Platform, Enterprise Edition o J2EE hasta la versin 1.4), es una plataforma de programacin, parte de la Plataforma Java, para desarrollar y ejecutar software de aplicaciones en el lenguaje de programacin Java con arquitectura de N capas distribuidas y que se apoya ampliamente en componentes de software modulares ejecutndose sobre un servidor de aplicaciones. JSP: JavaServer Pages (JSP) es una tecnologa Java que permite generar contenido dinmico para web, en forma de documentos HTML, XML. XML: XML, siglas en ingls de Extensible Markup Language (lenguaje de marcas extensible), es un metalenguaje extensible de etiquetas desarrollado por el World Wide Web Consortium (W3C). WSDL: WSDL son las siglas de Web Services Description Language, un formato XML que se utiliza para describir servicios Web. IDE: (Integrated Development Environment - Entorno integrado de desarrollo). Aplicacin compuesta por un conjunto de herramientas tiles para un programador. HTML: HTML, siglas de HyperText Markup Language (Lenguaje de Marcado de Hipertexto), es el lenguaje de marcado predominante para la elaboracin de pginas web. Es usado para describir la estructura y el contenido en forma de texto, as como para complementar el texto con objetos tales como imgenes, entre otros. CSS: El nombre hojas de estilo en cascada viene del ingls Cascading Style Sheets, del que toma sus siglas. CSS es un lenguaje usado para definir la presentacin de un documento estructurado escrito en HTML o XML[2] (y por extensin en XHTML). JS: Un archivo *.js, es un archivo de texto plano que contiene scripts de Javascript, y que puede, por tanto, ser modificado con cualquier editor de textos. Es ejecutado generalmente por un navegador web. JAR: Un archivo JAR (por sus siglas en ingls, Java ARchive) es un tipo de archivo que permite ejecutar aplicaciones escritas en lenguaje Java. Las siglas estn deliberadamente escogidas para que coincidan con la palabra inglesa "jar" (tarro).

297

EJB: Los Enterprise JavaBeans (tambin conocidos por sus siglas EJB) son una de las API que forman parte del estndar de construccin de aplicaciones empresariales J2EE (ahora JEE 6.0) de Oracle Corporation (inicialmente desarrollado por Sun Microsystems). Su especificacin detalla cmo los servidores de aplicaciones proveen objetos desde el lado del servidor que son, precisamente, los EJB: EAR: Es un formato de archivo usado por Java EE para empaquetar uno o ms mdulos en un solo archivo, de manera de deployar varios mdulos de manera simultnea y coherente en un sevidor de aplicaciones. POJO: Un POJO (acrnimo de Plain Old Java Object) es una sigla creada por Martin Fowler, Rebecca Parsons y Josh MacKenzie en septiembre de 2000 y utilizada por programadores Java para enfatizar el uso de clases simples y que no dependen de un framework en especial. JPA: Java Persistence API, ms conocida por su sigla JPA, es la API de persistencia desarrollada para la plataforma Java EE e incluida en el estndar EJB3. WEBLOGIC: Oracle WebLogic es un servidor de aplicaciones Java EE y tambin un servidor web HTTP desarrollado por BEA Systems posteriormente adquirida por Oracle Corporation. Se ejecuta en Unix, Linux, Microsoft Windows, y otras plataformas.

298

13 ANEXO 1: CATLOGO PARA WEBSERVICES

COD 105 NOMBRE Query - Antecedentes Educacionales - Obtener beneficio Superior Query - Antecedentes Educacionales - Obtener beneficios Enseanza Media Query - Combos Obtiene Carreras Query - DatosPersonalesDAO - Obtiene antecedentes personales - Obtiene ao ingreso OBSERVACION Antecedentes Educacionales - Obtener Beneficio Superior

101

Antecedentes Educacionales - Obtiene Beneficios E.M.

69 186

Obtiene Carreras Obtiene ao ingreso WF

185

Query - DatosPersonalesDAO - actualiza anio ingreso - UPDATE

actualiza anio ingreso - UPDATE

187

Query - DatosPersonalesDAO - existe indiviuo COUNT Query - DatosPersonalesDAO - obtiene seleccin facultad Query - DireccionaAlumnoDAO - Actualiza direccin alumno COUNT

existe individuo - COUNT WF

188

obtiene seleccin facultad WF

171

Actualiza direccin alumno contador

172

Query - DireccionaAlumnoDAO - Actualiza direccin alumno INSERT

Actualiza direccin alumno INSERT

173

Query - DireccionaAlumnoDAO - Actualiza direccin alumno UPDATE

Actualiza direccin alumno UPDATE

174

Query - DireccionaAlumnoDAO - Actualiza direccin familiar alumno COUNT

Actualiza direccin familiar alumno contador

175

Query - DireccionaAlumnoDAO - Actualiza direccin familiar alumno INSERT

Actualiza direccin familiar alumno INSERT

176

Query - DireccionaAlumnoDAO - Actualiza direccin familiar alumno UPDATE

Actualiza direccin familiar alumno UPDATE

168

Query - DireccionaAlumnoDAO - Obtiene direccin alumno

Obtiene direccin alumno WF

299

169

Query - DireccionaAlumnoDAO - Obtiene direccin alumno Query - DireccionaAlumnoDAO - Obtiene direccin familiar Query - DireccionaAlumnoDAO - Obtiene fuera origen Query - Ficha - Obtiene Regiones Query - Ficha - Obtiene Tenencia Query - Ficha - Obtiene comunas Query - Ficha - Obtiene nacionalidades Query - Ficha - Obtiene tipos direccin Query - FichaDAO - Obtiene motivos endeudamiento Query - FichaDAO - Obtiene parientes Query - FichaDAO - Obtiene parientes - Inserta direccin Query - FichaDAO - Obtiene parientes - vigentes Query - FichaDAO - Obtiene parientes COUNT Query - FichaDAO - Obtiene problemas judiciales Query - Obtiene id Solicitud Padre Query - Obtener Fechas de Postulaciones Query - Actualizar datos Postulantes Query - Actualizar seleccin Facultad Query - AntecGrupoDAO - Actualiza individuo Query - AntecGrupoDAO - Actualiza individuo Query - AntecGrupoDAO - Actualiza individuo Query - AntecGrupoDAO - Actualiza vigencia Query - AntecGrupoDAO - Guarda antecedentes individuo Query - AntecGrupoDAO - Guarda individuo COUNT Query - AntecGrupoDAO - Guarda individuo INSERT

Obtiene direccin alumno GUIA

170

Obtiene direccin familiar alumno

167

Obtiene fuera origen

162 166 164 165 163 177 179 181 183 180 178 74 9 39 83 196 197 198 201 205

Obtiene Regiones GUIA Obtiene tenencia bien raz GUIA Obtiene comunas GUIA Obtiene nacionalidades GUIA Obtiene tipos direccin GUIA Obtiene motivos endeudamiento GUIA Obtiene parientes WF Obtiene parientes WF - Inserta Direccin Obtiene parientes WF - vigentes Obtiene parientes WF COUNT Obtiene problemas judiciales GUIA Obtiene id sol Padre Obtener Fechas de postulaciones Actualizar datos Postulantes Actualiza Facultad Actualiza individuo - 1 Actualiza individuo - 2 Actualiza individuo - 3 Actualiza vigencia Guarda antecedentes individuo - Insert

194 195

Guarda individuo - COUNT Guarda individuo -Insert

300

199 200 202

Query - AntecGrupoDAO - Guarda parientes Delete Query - AntecGrupoDAO - Guarda parientes Insert Query - AntecGrupoDAO - Guarda salud individuo - COUNT Query - AntecGrupoDAO - Guarda salud individuo - INSERT Query - AntecGrupoDAO - Guarda salud individuo - UPDATE Query - Antecedentes Educacionales - Obtener Antecedentes Query - Antecedentes Educacionales - Obtener Antecedentes PSU List Query - Antecedentes Educacionales - Obtener Datos Enseanza Superior Query - Antecedentes Educacionales - Obtener Datos enseanza media Query - Antecedentes Personal Becas Query - Antecedentes Personales - Actualiza Direccin Indiv (Mails) Count Query - Antecedentes Personales - Actualiza Direccin Indiv (Mails) Insert Query - Antecedentes Personales - Actualiza Direccin Indiv (Mails) Update

Guarda parientes - Delete Guarda parientes - Insert Guarda salud individuo - COUNT

203

Guarda salud individuo - INSERT

204

Guarda salud individuo - UPDATE

102

Antecedentes Educacionales - Obtener antecedentes

104

Antecedentes Educacionales - Obtener Antecedentes PSU

103

Antecedentes Educacionales - Obtener Datos Enseanza Superior Antecedentes Educacionales - Obtiene datos de enseanza media Antecedentes Personal Becas Actualiza Mails - Contador

100

12 89

90

Actualiza Mails - Insert

91

Actualiza Mails - Update

92

Query - Antecedentes Personales - Actualiza Estado Civil - Count Query - Antecedentes Personales - Actualiza Estado Civil - Insert Query - Antecedentes Personales - Actualiza Estado Civil - Update Query - Antecedentes Personales - Actualiza Salud indiv Count Query - Antecedentes Personales - Actualiza Salud indiv Insert Query - Antecedentes Personales - Actualiza Salud indiv Update

Actualiza Estado Civil - Contador

93

Actualiza Estado Civil - Insert

94

Actualiza Estado Civil - Update

86

Actualiza salud - count

87

Actualiza Salud Insert

88

Actualiza Salud - update

301

85

Query - Antecedentes Personales - Actualiza cdigo matricula Query - Antecedentes Personales - Actualiza facultad ficha Query - Antecedentes Personales - Guarda Salud Query - AntecedentesSaludDAO - Agrega antecedente - Formato RUN

Actualiza cdigo matricula

84

Actualiza facultad ficha

95 212

Guarda Salud Agrega antecedente - Formato RUN

211

Query - AntecedentesSaludDAO - Obtiene parentesco Query - Combos Obtiene Instituciones de Salud Query - Combos Obtiene estados civiles Query - Combos Obtiene previsin salud Query - Consulta Excel PAE Query - Delete Observaciones Query - Descripcin del di Tipo Enfermedad GUIA Query - Direccin Grupo Familiar - Actualiza direccin fuera Query - DireccionAlumnoDAO - obtiene emails alumno Query - Elimina adjuntos Query - Eliminar Antec Pre Escolar Hijo Query - Eliminar Jefe de Hogar Asociado al Postulante Query - Existe Periodo Query - FichaDAO - Ajuntar archivo - Insert Query - FichaDAO - Existe link Query - FichaDAO - Existe plantilla Query - FichaDAO - Obtiene Arriendo vivienda Query - FichaDAO - Obtiene Avalu vivienda Query - FichaDAO - Obtiene Facultades Query - FichaDAO - Obtiene Materialidad Vivienda Query - FichaDAO - Obtiene Parientes Educacin

Obtiene parentesco - WF

70 72 71 34 148 25 106

Obtiene instituciones de salud Obtiene estados civiles Obtiene previsin de salud Consulta Excel PAE Elimina observaciones Descripcin del di Tipo Enfermedad GUIA Actualiza direccin fuera

189

obtiene emails alumno GUIA

78 129 43 81 214 218 219 220 221 213 232 233

Elimina adjuntos Eliminar Antecedentes Pre escolar hijo Eliminar Jefe de Hogar Asociado al Postulante Existe Periodo Adjuntar archivo - Insert Existe link Existe plantilla Obtiene arriendo vivienda - GUIA Obtiene Avalu vivienda - GUIA Obtiene Facultades - GUIA Obtiene materialidad vivienda - GUIA Obtiene Parientes Educacin - WF

302

229 234 207 208 209 210 222 223 224 227 228 226 225 231 235 236 215 216 217

Query - FichaDAO - Obtiene Rut postulante Query - FichaDAO - Obtiene Saneamiento Query - FichaDAO - Obtiene diagnsticos Query - FichaDAO - Obtiene enfermedades catastrficas Query - FichaDAO - Obtiene enfermedades crnicas Query - FichaDAO - Obtiene enfermedades discapacidad Query - FichaDAO - Obtiene estado Query - FichaDAO - Obtiene estado conservacin Query - FichaDAO - Obtiene etiquetas tem Query - FichaDAO - Obtiene helper Query - FichaDAO - Obtiene helpers Query - FichaDAO - Obtiene id proceso wf_periodos Query - FichaDAO - Obtiene id proceso wf_solicitud Query - FichaDAO - Obtiene nota Query - FichaDAO - Obtiene tipo clasificador Query - FichaDAO - Obtiene tipo enfermedad Query - FichaDAO - crea parientes postulante Count Query - FichaDAO - crea parientes postulante Insert Query - FichaDAO - crea parientes postulante Update Query - FichaDAO - obtiene actividad Query - FichaDAO - obtiene nivel educacional Query - FichaDAO - obtiene parentesco Query - FichaDAO - obtiene tipos rentas Query - Get Alternativas de cuidado Pre Escolar Query - Get Carga Acadmica Pre Escolar Query - Get Nivel de Necesidad Pre Escolar

Obtiene Rut postulante - PASP Obtiene Saneamiento - GUIA Obtiene diagnsticos - GUIA Obtiene enfermedades catastrficas - GUIA Obtiene enfermedades crnicas - GUIA Obtiene enfermedades discapacidad - GUIA Obtiene estado solicitud Obtiene estado conservacin - GUIA Obtiene etiquetas tem Obtiene helper Obtiene helpers Obtiene id proceso - wf_periodos Obtiene id proceso wf_solicitud Obtiene nota - WF Obtiene tipo clasificador - GUIA Obtiene tipo enfermedad - GUIA Crea parientes postulante - Count Crea parientes postulante - Insert Crea parientes postulante - Update

192 191 193 190 122 121 123

obtiene actividad GUIA obtiene nivel educacional GUIA obtiene parentesco GUIA obtiene tipos rentas GUIA Obtiene alternativas de cuidado Pre Escolar Obtiene Carga Acadmica Pre Escolar Obtiene nivel de necesidad - Pre Escolar

303

124 125 126 127 131 130 108 535 532 533 534 149 111 38 50 143 128 68

Query - Get Tipo Seleccin Pre Escolar Query - Guarda Antec Pre Escolar Hijo - Cuenta Query - Guarda Antec Pre Escolar Hijo - Insert Query - Guarda Antec Pre Escolar Hijo - Update Query - Guarda Datos Pre Escolar Query - Guarda Datos Pre Escolar - Borra Solicitud Query - Guardar Plantillas Adjunto Query - Insert Clob Query : DELETE Query - Insert Clob Query : INSERT Query - Insert Clob Query : SELECT Query - Insert Clob Query : UPDATE Query - Insert Observaciones Query - Insertar Pariente Query - Insertar datos Postulantes Query - Insertar Direcciones integrante fuera del grupo Query - Obtener Adjunto Faltantes Query - Obtener Antec Pre Escolar Hijo Query - Obtener Antecedentes Personales Salud

Obtiene Tipo de seleccin Pre Escolar Guarda Antecedentes Pre escolar hijo - cuenta Guarda Antecedentes Pre escolar hijo - Insert Guarda Antecedentes Pre escolar hijo - Update Guardar Datos Pre escolar Guardar Datos Pre escolar - Borra solicitud Guardar Plantillas Adjunto Query que permite realizar delete para Clob en base de datos Query que permite realizar insert para Clob en base de datos Query que permite realizar select para Clob en base de datos Query que permite realizar update para Clob en base de datos Inserta observaciones Insertar Pariente Insertar datos Postulantes Insertar Direcciones integrante fuera del grupo Obtener Adjunto Faltantes Obtiene Antecedentes Pre escolar hijo Obtener Salud

67

Query - Obtener Antecedentes Personales Estado Civil Query - Obtener Antecedentes Personales GUIA

Obtener estado civil

36

Obtener Antecedentes Personales GUIA

13

Query - Obtener Antecedentes Personales GUIA (Actualmente no se ocupa)

Obtener Antecedentes Personales GUIA (Actualmente no se ocupa)

66

Query - Obtener Antecedentes Personales Mails

Obtener Mails

24 151

Query - Obtener Antecedentes de salud Query - Obtener Asistentes Sociales por Reparticin

Obtener una lista de antecedentes de salud del grupo de hogar Obtener Asistentes Sociales por Reparticin

304

182 37 29 26 19 82 230

Query - Obtener Datos Personales Becas Query - Obtener Datos Personales GUIA Query - Obtener Descripcin Motivo endeudamiento GUIA Query - Obtener Descripcin Enfermedad GUIA Query - Obtener El nivel de Ingreso Query - Obtener Estado Query - Obtener Existe de una pariente en la solicitud de una alumno Query - Obtener Ficha Query - Obtener Grupo Familiar Query - Obtener Lista de hijos con vigencia N Query - Obtener Motivo Endeudamiento Query - Obtener Nombre Completo Alumno Query - Obtener Nombre de situacin ocupaciones Query - Obtener Plantillas Query - Obtener Postulaciones DBE Query - Obtener Reservas Asistentes Query - Obtener Rut Alumno Query - Obtener condicin sociales Query - Obtener detalle de la vivienda Query - Obtener email Direcciones WF Query - Obtener hijo pre-escolar Query - Obtener hijos con vigencia N Query - Obtener id Becas PAE Query - Obtener id del Periodo Query - Obtener id solicitud con rut Query - Obtener id tipo Renta Query - Obtener indiv_id Solicitante Query - Obtener instituciones superiores - combos

Obtener Datos Personales Becas Obtener Datos Personales GUIA Obtener Descripcin Motivo endeudamiento GUIA Obtener Descripcin Enfermedad GUIA Obtener El nivel de Ingreso Estado solicitud Obtener Existe de una pariente en la solicitud de una alumno

80 20 119 28 1 23 107 8 152 2 27 31 14 114 120 33 3 97 206 18 99

Obtener Ficha Obtener Grupo Familiar Lista de hijos con vigencia N Obtener Motivo Endeudamiento Obtener el Nombre Completo del Alumno Obtener Nombre de situacin ocupaciones Obtener Plantillas Obtener Postulaciones DBE Obtener Reservas Asistentes Obtener rut del Alumno Obtener condicin sociales Obtener detalle de la vivienda Obtener email Direcciones WF Obtener hijo pre-escolar hijos con vigencia N Obtener id Becas PAE Obtener id del Periodo Obtiene el id solicitud Obtener id tipo Renta Obtener indiv_id Solicitante Obtiene instituciones superiores

305

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Query - Obtener la Descripcin de Tenencia en GUIA Query - Obtener los Estados Query - Obtener los datos de Hogar Universitario Query - Obtener nombre estado Civil Query - Obtener nuevo Estado Civil Query - Obtener reserva con por fecha y rut asistente Query - Obtener tipo de solicitud Query - Obtener username Asistente social Becas Query - Obtener vivienda Grupo Familiar (Situacin Patrimonial) Query - Obtiene AdjuntoSF Query - Obtiene Direcciones integrante fuera del grupo Query - Obtiene Enfermos Query - Obtiene Excepcin Query - Obtiene Id Periodo Proceso Query - Obtiene Observaciones Query - Obtiene cdigo Situacin Ocupacional del Jefe de hogar Query - Obtiene los Pariente en GUIA Query - Obtiene los Pariente en WF Query - Obtiene los rut de los parientes en WF Query - Obtiene periodo proceso Query - Para obtener el email grupo del asistente social Query - Query para obtener datos de postulante carrera, facultad nombre Query - Query para obtener los emails Query - Query para obtener los parmetros emails Query - ResumenPdf Query - insert Obtener Helps popup

Obtener la Descripcin de Tenencia en GUIA

4 118 16 15 153 98 184 113

Query para obtener los estados para los filtro de bsquedas de reportes Obtener los datos de Hogar Universitario Obtener nombre estado Civil Obtener el nuevo estado civil Obtener reserva con por fecha y rut asistente Obtiene tipo de solicitud Obtener username Asistente social Becas Obtener vivienda Grupo Familiar (Situacin Patrimonial)

76 49 112 79 73 150 22

Obtiene adjunto sf Obtiene Direcciones integrante fuera del grupo Obtiene Enfermos Obtiene Excepcin Obtiene id periodo proceso Obtiene observaciones Obtiene cdigo Situacin Ocupacional del Jefe de hogar

40 41 42 75 159 158

Obtiene los Pariente en GUIA Obtiene los Pariente en WF Obtiene los rut de los parientes en WF Obtiene id proceso Para obtener el email grupo del asistente social Query para obtener datos de postulante carrera, facultad nombre Query para obtener los emails Query para obtener los parmetros emails ResumenPdf insert Obtener Helps popup

156 157 147 46

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Query - obtener Antecedentes Personales Fecha Nacimiento Query - obtener Antecedentes Personales Salud

Obtener fecha de nacimiento

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Obtener previsin e institucin de salud

109 63 62 51 142 110 45 96

Query - obtener edad individuo Query - obtener integrantes con endeudamiento Query - obtener integrantes con problemas judiciales Query - obtener seccin adjunto etiquetas Query - obtener validacin pestaas Query - traer Pariente GUIA Query - update actualizar individuo Query _ Antecedentes Personales - GetCarrera Seleccionada Query obtiene adjunto proceso

obtener edad individuo obtener integrantes con endeudamiento obtener integrantes con problemas judiciales obtener seccin adjunto etiquetas obtener validacin pestaas traer Pariente GUIA update actualizar individuo Obtiene carrera seleccionada

77

Obtiene adjunto proceso

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