Objetivo Operativo Incrementar la productividad de los procesos de la Empresa, MEDIANTE, la estandarizacin y sistematizacin de los procesos con la elaboracin y publicacin

de procedimientos, y la aprobacin de definiciones funcionales. Descripcin del Objetivo Operativo El objetivo operativo hace referencia al incremento de la productividad de los procesos administrativos y operativos de la Empresa, con la estandarizacin y sistematizacin de los procesos, ya sea por la elaboracin y publicacin de procedimientos o por la aprobacin de definiciones funcionales para los sistemas de la Empresa. Atribuciones 1. Levantamiento de informacin con los usuarios y elaboracin de procedimientos para la estandarizacin de los procesos de la empresa a nivel nacional. 2. Elaboracin de definiciones que detallen los requerimientos funcionales de los usuarios para la sistematizacin y mejora de los procesos. 3. Evaluacin de los cambios a los sistemas con los usuarios, mediante la elaboracin de guiones de pruebas que detallen la revisin y aprobacin de cada una de las funcionalidades de los sistemas. 4. Difusin de la documentacin elaborada y aprobada para el conocimiento e implementacin de las reas involucradas. Mapa de Riesgos 4- Organizacional. *General. Riesgo.- No recibir colaboracin de los usuarios con la entrega de los insumos, con el levantamiento de informacin o con la revisin de los procedimientos, CAUSARA, retrasos en la aprobacin previa a su publicacin. Descripcin.- La falta de colaboracin de los usuarios con la entrega de los insumos, con el levantamiento de informacin o con la revisin de los procedimientos, atrasara el cumplimiento de los tiempos establecidos para la elaboracin y publicacin de los procedimientos. Probabilidad.- 70% Impacto.- 80% Accin.- Establecer mecanismos reglamentarios y legales aplicables dentro de la Empresa, con respecto a las actividades de revisin y aprobacin de los procedimientos por parte de los usuarios que permitan su ejecucin a cabalidad. Tipo.- Prevenir / Mitigar 4- ORGANIZACIONAL. Social / Laboral. Riesgo.- No contar con suficientes analistas que estn debidamente capacitados dentro del rea de Ingeniera de Procesos, CAUSARA, retrasos en el cumplimiento de los planes operativos del rea, as como la falta de despliegue suficiente para dar soporte y apoyo a todas las reas de la Empresa. Descripcin.- La falta de personal dentro rea que est debidamente capacitado, podra ocasionar retrasos y falta de cumplimiento en los planes operativos del rea, as como se podra tener inconvenientes para desplegar soporte y apoyo en la gestin por procesos, cuando la misma sea requerida a nivel nacional. Probabilidad.- 70% Impacto.- 80% Accin.- Mantener una plantilla de analistas de procesos suficientes tanto en la regin 1 como en la regin 2, que pueda dar el soporte y apoyo requerido en las diferentes Gerencias Zonales a nivel nacional, as como establecer las necesidades de capacitacin para los mismos.

Tipo.- Contingencia Procesos P001.- Elaborar Procedimientos Importancia.- Vital Descripcin.DISPARADOR: Requerimiento mediante memorando. ACTIVIDADES: 1. Revisar insumos. 2. Levantar e investigar informacin adicional. 3. Elaborar el Procedimiento. 4. Revisar el Procedimiento con los usuarios. 5. Recolectar firmas de aprobacin del Procedimiento. 6. Difundir el Procedimiento. Productos/Servicios del Proceso: Procedimientos Difundidos Tipo de Proceso.- Adjetivo Tipo de Cliente.- Interno Atribuciones Asociadas.1. Levantamiento de informacin con los usuarios y elaboracin de procedimientos para la estandarizacin de los procesos de la empresa a nivel nacional. 2. Difusin de la documentacin elaborada y aprobada para el conocimiento e implementacin de las reas involucradas. Tiempo de Ciclo (Das).- 60 das Personas asignadas al proceso (equivalente a tiempo completo).- 5 personas P002.- Elaborar Definiciones Importancia.- Alta Descripcin.DISPARADOR: Requerimiento mediante memorando. ACTIVIDADES: 1. Revisar insumos. 2. Levantar e investigar informacin adicional. 3. Elaborar la definicin. 4. Revisar la definicin con los usuarios y tecnologa. 5. Recolectar firmas de aprobacin de la Definicin. 6. Entregar Definicin Aprobada a Tecnologa. Productos/Servicios del Proceso: Definicin Aceptada Tipo de Proceso.- Adjetivo Tipo de Cliente.- Interno Atribuciones Asociadas.1. Elaboracin de definiciones que detallen los requerimientos funcionales de los usuarios para la sistematizacin y mejora de los procesos. Tiempo de Ciclo (Das).- 60 das Personas asignadas al proceso (equivalente a tiempo completo).- 5 personas

P003.- Elaborar Definiciones Importancia.- Alta Descripcin.DISPARADOR: Solicitud escrita del inicio de pruebas funcionales. ACTIVIDADES: 1. Elaborar Guiones de Pruebas. 2. Ejecutar Pruebas al software con los usuarios y personal de Tecnologa. 3. Registrar errores detectados o aprobacin del software por parte de los usuarios, en el Guion de Pruebas. 4. Recolectar firmas de aprobacin del Guin de Pruebas. 5. Pasar a produccin del software. Productos/Servicios del Proceso: Guin de Pruebas Aprobado Tipo de Proceso.- Adjetivo Tipo de Cliente.- Interno Atribuciones Asociadas.1. Evaluacin de los cambios a los sistemas con los usuarios, mediante la elaboracin de guiones de pruebas que detallen la revisin y aprobacin de cada una de las funcionalidades de los sistemas. Tiempo de Ciclo (Das).- 20 das Personas asignadas al proceso (equivalente a tiempo completo).- 5 personas

Importancia vs. Desempeo

N P001 P002 P003 Proceso Elaborar Procedimientos Elaborar Definiciones Elaborar Mallas de Pruebas Importancia Vital Alta Alta Desempeo Bajo Bajo Bajo Evidencia Demoras en la revisin y aprobacin Demoras en la aprobacin de Definiciones Demoras en las mejoras del sistema

Diagnstico de Procesos
Criterios Importancia Desempeo Nula Muy bajo Media Bajo Baja Bueno Alta Muy bueno Vital Excelente

1. Elaborar Procedimientos
Caractersticas de los Procesos 1. Tiempo del Ciclo 2. Exactitud / Precisin 3. Costo Consumo de Recursos 4. Orientacin al Cliente / Nivel de Servicio 5. Competencias / Habilidades 6. Integracin con otros procesos 7. Cumplimiento de Estndares / Normas 8. Condiciones de Trabajo Importancia Vital Alta Alta Alta Alta Alta Media Media Desempeo Bajo Muy bueno Bueno Muy bueno Muy bueno Bajo Bueno Bueno

2. Elaborar Definiciones
Caractersticas de los Procesos 1. Tiempo del Ciclo 2. Exactitud / Precisin 3. Costo Consumo de Recursos 4. Orientacin al Cliente / Nivel de Servicio 5. Competencias / Habilidades 6. Integracin con otros procesos 7. Cumplimiento de Estndares / Normas 8. Condiciones de Trabajo Importancia Alta Vital Media Alta Alta Alta Media Media Desempeo Bueno Muy bueno Bueno Muy bueno Muy bueno Bueno Bueno Bueno

3. Elaborar Guiones de Pruebas

Caractersticas de los Procesos 1. Tiempo del Ciclo 2. Exactitud / Precisin 3. Costo Consumo de Recursos 4. Orientacin al Cliente / Nivel de Servicio 5. Competencias / Habilidades 6. Integracin con otros procesos 7. Cumplimiento de Estndares / Normas 8. Condiciones de Trabajo Importancia Alta Vital Media Alta Alta Alta Media Media Desempeo Bueno Muy bueno Bueno Muy bueno Muy bueno Bueno Bueno Bueno

Gestin de la Unidad Indicadores de Gestin 1. Nmero de Procedimientos Publicados Frecuencia.- Trimestral Descripcin.- Corresponde a la sumatoria de todos los Procedimientos aprobados que son publicados en la Intranet para la formalizacin de los procesos de la empresa. Fuente de Verificacin.- Boletines de Ingeniera de Procesos. Unidad de Medida.- Porcentaje Mtodo de Clculo.- Ejecutado / Planificado Comportamiento.- Discreto Capturar metas y avance.- Por periodo 2. Nmero de Definiciones Aceptadas Frecuencia.- Trimestral Descripcin.- Corresponde a la sumatoria de las Definiciones que son aprobadas para su posterior desarrollo en los sistemas de la empresa. Fuente de Verificacin.- Documentos de Definiciones firmados y aprobados. Unidad de Medida.- Nmero Mtodo de Clculo.- Definiciones Aceptadas (Sumatoria de las Definiciones Aceptadas) Comportamiento.- Continuo Capturar metas y avance.- Por periodo 3. (H) Porcentaje de Procesos Comatosos Frecuencia.- Trimestral Descripcin.- LOSEP Art. 116.- De la estructuracin de las polticas y directrices metodolgicas para el mejoramiento de la eficiencia en la administracin pblica.- La Secretara Nacional de la Administracin Pblica tendr como responsabilidad la determinacin de las polticas, metodologa de gestin institucional y las herramientas que aseguren una gestin y mejoramiento continuo de la eficiencia de las instituciones que comprende la Administracin Pblica Central e Institucional, cuya aplicacin e implementacin estarn consideradas en las normas y la estructura institucional y posicional aprobados por el Ministerio de Relaciones Laborales. Proceso comatoso en GPR es todo aquel de importancia alta o vital y desempeo bajo o muy bajo. Fuente de Verificacin.- Boletines de Ingeniera de Procesos. Unidad de Medida.- Porcentaje Mtodo de Clculo.- Total de procesos comatosos / Total de procesos en la Empresa. Comportamiento.- Discreto Capturar metas y avance.- Por periodo 4. Nmero de procesos optimizados, homologados y/o estandarizados Frecuencia.- Trimestral Descripcin.- Corresponde al nmero de procesos aprobados y publicados. Fuente de Verificacin.- Boletines de Ingeniera de Procesos. Unidad de Medida.- Nmero Mtodo de Clculo.- Total de procesos optimizados, homologados y/o estandarizados (Sumatoria de Total de procesos optimizados, homologados y/o estandarizados). Comportamiento.- Continuo Capturar metas y avance.- Por periodo

5. Porcentaje de cumplimiento del POA Frecuencia.- Trimestral Descripcin.- Corresponde al nmero de procesos aprobados y publicados. Fuente de Verificacin.- Boletines de Ingeniera de Procesos. Unidad de Medida.- Porcentaje Mtodo de Clculo.- Ejecutado / Planificado Comportamiento.- Discreto Capturar metas y avance.- Por periodo

Proyecto de Gasto Corriente Nombre del Proyecto.- Documentacin y Publicacin de los Procesos Operativos para el proyecto de Maquinas Clasificadoras Descripcin del Proyecto.PROPSITO Documentacin y Difusin de los procedimientos a ejecutarse con la puesta en marcha de la clasificacin automtica. ALCANCE El presente proyecto tiene un alcance de todos los procesos del rea operativa como los son: Admisin, clasificacin y distribucin. PRODUCTO Procedimiento de Distribucin de Documentos EMS Procedimiento de Distribucin de Correspondencia No Prioritaria Procedimiento de Distribucin de Correspondencia Prioritaria Procedimiento de Admisin de Valija Internacional Procedimiento de Clasificacin Manual Viabilidad Tcnica.- Alta Restricciones.- Poca informacin operativa y tcnica de las Maquinas Clasificadoras Localidad de Gestin.- Nacional - Nivel 1 > Nacional - Nivel 2 > Nacional - Nivel 3 Lder del Proyecto.- Cipriano Martnez Patrocinador Ejecutivo.- Esteban Rodrguez Beneficios cualitativos.- Que las Direcciones Operativas de la Empresa cuenten con los respectivos Procedimientos documentados previo a la puesta en marcha de las Maquinas Clasificadoras. Hitos N 1 2 3 4 5 6 Hito Definicin Plan de Trabajo aprobado Ejecucin Procedimiento de Distribucin de Documentos EMS documentado Ejecucin Procedimiento de Distribucin de Documentos EMS publicado Ejecucin Distribucin de Correspondencia No Prioritaria documentado Ejecucin Distribucin de Correspondencia No Prioritaria publicado Ejecucin Procedimiento de Distribucin de Fecha Comprometida 24/01/2014 31/01/2014 03/02/2014 31/03/2014 15/04/2014 30/05/2014 Avance Fsico 5 9 10 9 10 9

7 8 9 10 11

Correspondencia Prioritaria documentado Ejecucin Procedimiento de Distribucin de Correspondencia Prioritaria publicado Ejecucin Procedimiento de Admisin de Valija Internacional documentado Ejecucin Procedimiento de Admisin de Valija Internacional publicado Ejecucin Procedimiento Clasificacin Manual documentado Ejecucin Procedimiento Clasificacin Manual publicado

12/06/2014 31/07/2014 15/08/2014 30/09/2014 16/10/2014

10 9 10 9 10

Riesgo Detectado.5- Proyecto. Tiempo.- No recibir colaboracin de los usuarios con la entrega de los insumos, con el levantamiento de informacin o con la revisin de los procedimientos, CAUSARA, retrasos en la aprobacin previa a su publicacin. Descripcin.- La falta de colaboracin de los usuarios con la entrega de los insumos, con el levantamiento de informacin o con la revisin de los procedimientos, atrasara el cumplimiento de los tiempos establecidos para la elaboracin y publicacin de los procedimientos. Probabilidad.- 70% Impacto.- 80% Accin.- Establecer mecanismos reglamentarios y legales aplicables dentro de la Empresa, con respecto a las actividades de revisin y aprobacin de los procedimientos por parte de los usuarios que permitan su ejecucin a cabalidad. Tipo.- Prevenir / Mitigar Indicador de Gestin Procedimientos de Operaciones Publicados Frecuencia.- Trimestral Descripcin.- Corresponde a la sumatoria de todos los Procedimientos aprobados para el proyecto de Maquinas Clasificadoras. Fuente de Verificacin.- Boletines de Ingeniera de Procesos. Unidad de Medida.- Nmero Mtodo de Clculo.- Procedimientos Publicados (Sumatoria de los Procedimientos Publicados) Comportamiento.- Continuo Capturar metas y avance.- Por periodo