SISTEMA DE GESTION DE CODIGO:

CALIDAD PCD-01

Procedimiento administración de FECHA DE EMISIÓN:

Documentos. 08 de Mayo del 2009

I. Propósito
Establecer los pasos a seguir para la elaboración, y control de documentos y registros.

II. Alcance
Desde la elaboración hasta la divulgación de un documento y el control de sus registros

III. Responsable del procedimiento

Gerente de Calidad

IV. Políticas
1. La elaboración de un documento la puede realizar cualquier empleado de la empresa, previo acuerdo
con su Jefe inmediato.

2. Los procedimientos se elaboran conforme a las secciones y formato de este procedimiento. Los
elementos del diagrama de flujo que se deben usar son los siguientes:

Inicio/Fin Actividad Decisión Conector Flujo

Los elementos del diagrama "Actividad " y "Decisión" deben estar siempre numerados.

3. Para elaborar instructivos y descriptivos de puesto se utilizan los formatos anexos.

4. Para la elaboración de otros documentos como tablas y manuales se deben incluir los controles del
encabezado y pie de página que muestra este procedimiento.
5. Los formatos son de diseño libre, sin embargo deben contener el logotipo de la empresa, título,
código, (encabezado), estado de revisión y paginación (pie de página).
6. Los responsables de la administración de documentos dependerán del tipo de éste considerando lo
siguiente:
• Documentos del Sistema de Calidad: Gerencia de Calidad
• Documentos Técnicos y/o externos: La Gerencia responsable del uso.

7. Los documentos se firman de acuerdo a lo siguiente:

Emitido por: El puesto de la persona responsable del documento.
Revisado por: Gerencia de Calidad.
Aprobado por: El Jefe inmediato de quien lo emitió.

8. Para la codificación de documentos se toma en cuenta lo siguiente:

Los códigos de los documentos están formados por 3 letras y dos números.
Las letras se separan de los números por medio de un guión.

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La primera letra describe el tipo de documento.

La segunda y tercera letra describe el proceso al cual pertenece el documento.
Los dos números representan el consecutivo relativo al proceso al que pertenece el documento.

La siguiente tabla muestra las letras que se usan para la conformación del código.

Tipo de documento Letra Macroproceso Letras

Listado L Dirección General DG

Descriptivo del puesto D Planeación estratégica PE
Instructivo I Calidad CD
Instrucciones de trabajo S Administración AD
Manual M Recursos Humanos RH
Procedimiento P Diseño DI
Tabla T Diseño en urbanización DU
Formato F Diseño en edificación DE
Lineamiento N Compras CO
Plan P Presupuestos PS
Catálogo C Obras OS
Documentos de Planeación E Administración de Obra AO
estratégica

9. Para la codificacion de: planos, memorias técnico-descriptivas, memorias de cálculo, catalogo

de conceptos, volumetrías y presupuestos base; se utilizarán los criterios de codificación del
Manual de Diseño (MDI-01).

10. El control de Documentos Técnicos y /o externos se realiza dando de alta el documento en el Listado
de Control de Documentos Técnicos y/o Externos LCD-02, y sellando las copias distribuidas como
“Documento Controlado”, asegurándose de la actualización del mismo.

11. Cualquier cambio en los documentos, debe revisarse y aprobarse por las mismas funciones que lo
revisaron / aprobaron inicialmente.

12. La naturaleza de cambios de los documentos se registra en la Solicitud de Modificación a

Documentos FCD-02, y para el caso de los procedimientos y Manual de Calidad en su sección de
bitácora de cambios.

13. Los registros se controlan de acuerdo a lo definido en el Listado de Control de Registros LCD-04.

V. Glosario

Documento: Información y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel, disco magnético,
óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos. Con frecuencia, un
conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros, se denominan “documentación”.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeñadas.
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso
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Documento controlado: Documento del Sistema de Calidad que se revisa con periodicidad para
asegurarnos de su vigencia.
Documentos técnicos y/o externos: Normas, reglamentos, planos, especificaciones, listas de precios.
Lineamiento: es una tendencia, una dirección o un rasgo característico de algo.
Plan: es un modelo sistemático que detalla qué tareas se deben llevar a cabo para alcanzar un objetivo,
para lo cual se establece metas y tiempo de ejecución.

VI. Referencia a otros documentos

N/A

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VII. Diagrama

Inicio

1.- Necesidad de
elaborar un
documento

Si
2.- Documento 3.- Elaboración de 5.- Codificación
nuevo? documentos del documento

No

4.- Modificación 6.- Revisión del

del documento documento

No
8.- Corrección del
7.- OK?
documento

Si

11.- Firmas
restantes y 10.- Guardar el 9.- Firma de
obtención de documento revisión
copias

12.- Control de 13.- Difusión y

Fin
documentos distribución

VIII. Descripción de actividades

No. Actividad Responsable Documentos de
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Referencia
Entrada / Salida
1 Se detecta la necesidad de elaborar, modificar o dar de Cualquier
baja un documento. persona de la
empresa
2 ¿Se trata de un documento nuevo?
Si: ir a 3
No: ir a 4

3 Se elabora el documento y se entrega al administrador de Emisor Formato

documentos que corresponda. apropiado
Ir a 5.

4 Se elaboran los cambios requeridos al documento teniendo Administrador Documento con

cuidado de registrar en la sección de bitácora de cambios de documentos cambios o
NOTA: Para documentos que no contienen bitácora de correspondiente solicitud de
cambios estos se registran en el formato de solicitud de modificaciones
Modificación a Documentos FCD-02.
Ir a 6.

5 Se codifica siguiendo la nomenclatura descrita en las Administrador LCD-01,

políticas, utilizando el número consecutivo que le de documentos LCD-02
corresponda según el Listado Maestro de Control de correspondiente
Documentos LCD-01, o el Listado de Control de Formatos
LCD-02

6 Se revisa el contenido del documento nuevo o modificado. Administrador

de documentos
correspondiente
7 ¿Está bien el documento?
Si: Ir a 9
No: Ir a 8

8 Se corrige el documento en base en las observaciones y Emisor

se emite un nuevo documento.
Ir a 6.

9 Se firma el documento en las secciones “emitido por” y aprobadores

"revisado por:" y “aprobado por”, de acuerdo a políticas de
este procedimiento.

10 Se guarda el documento en red, accesible a usuarios. Emisor

11 Se sacan las copias fotostáticas que sean necesarias, si es Administrador

una modificación a un documento, se retiran las versiones de documentos
anteriores. correspondiente
12 Se controla el documento de la siguiente manera: Administrador
a.- El documento original así como cada copia fotostática de documentos Sello “documento
se identifica con un sello de "documento controlado" en correspondiente controlado”
color azul. LCD-01
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b.- Según sea el caso, el documento se registra por LCD-03

primera vez o se actualiza el Listado de Control de LCD-02
Documentos LCD-01 y Listado de Control de Formatos
LCD-03 o Listado de Control de Documentos Técnicos y/o
Externos LCD-02.
c.- Las versiones anteriores se destruyen con excepción de “documento
la original que se marca con un sello de "documento obsoleto”
obsoleto" en color rojo y se conserva en un archivo
aislado.

13 Se comunica los cambios a los interesados y si es Emisor FCD-01

necesario se hará una reunión. Se registra la difusión en el Administrador
formato de Difusión de Documentos FCD-01. de documentos
correspondiente

IX. Formatos anexos

No Nombre Código
1 Listado Maestro de Control de Documentos LCD-01
2 Difusión de Documentos FCD-01
3 Solicitud de Modificación a Documentos FCD-02
4 Sello “documento controlado” y sello “documento obsoleto” N/A
5 Listado de Control de Documentos Técnicos y/o Externos LCD-02
6 Listado de Control de Formatos LCD-03
7 Listado Control de Registros LCD-04

X. Bitácora de cambios
Descripción del cambio Solicitado por: Fecha de
Implantación

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