Generacin de confianza, promocin de la participacin ciudadana y de la transparencia en el manejo de los recursos pblicos Adelantar un control y vigilancia, generador de confianza,

abierto a la participacin ciudadana y promotor de la transparencia y de las mejores prcticas de desempeo en la gestin, conforme a lo establecido en la Ley 850 de 2003 y en el artculo 78 de la ley 1474 de 2011. Fortalecimiento del apoyo tcnico al Congreso de la Repblica La Contralora como organismo tcnico debe brindar al Congreso informacin resultado del proceso auditor, que no tenga carcter reservado (artculo 123 Ley 1474 de 2011 - Estatuto Anticorrupcin), para apoyar su labor de control poltico. 1.6. Alcance de la auditora

La Auditora de la CGR tiene un enfoque basado en riesgos, a partir del conocimiento del ente objeto de control fiscal; es decir, el auditor debe comprender y entender las polticas, sus asuntos misionales, macroprocesos, procesos, entorno en que operan, naturaleza de sus operaciones, mapas de riesgo, mtodos y procedimientos utilizados y su control interno, entre otros. Dentro de este enfoque basado en riesgos, es importante comprender y evaluar el riesgo inherente al que las actividades de la entidad estn expuestas y el riesgo de control. Lo anterior, implica profundizar en la evaluacin de los Controles Internos, de manera que con base en los resultados de su evaluacin se identifiquen: reas crticas de los entes objeto de control fiscal, polticas, planes, programas, proyectos, procesos o temas de inters a auditar y se establezca adecuadamente el alcance de las pruebas de auditora. 1.7. Resultados esperados de la auditora

El ejercicio del Control Fiscal practicado por la Contralora General de la Repblica, mediante la aplicacin de la Gua de Auditora, se orienta a la consecucin de resultados que permitan, establecer s los recursos humanos, fsicos, financieros y tecnologas de informacin y comunicacin puestos a disposicin de un gestor fiscal, se manejaron de forma eficiente, eficaz, econmica y de manera transparente en cumplimiento de los fines constitucionales y legales del Estado. 2. PLANEACIN ESTRATGICA Dentro del Direccionamiento Estratgico de la CGR, se contempla la planificacin y programacin del Plan General de Auditoras PGA -; as como, la asignacin de actividades de auditora que la alta direccin determina adelantar en cada vigencia, con el fin de realizar una vigilancia y control efectivo y oportuno a los recursos, en cumplimiento del mandato constitucional.

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2.1.

Planificacin del PGA

ACTIVIDAD
INICIO

RESPONSABLE

LEVANTAR O ACTUALIZAR INVENTARIO DE ENTES OBJETO DE CONTROL FISCAL

SERVIDORES PBLICOS DESIGNADOS POR LAS UNIDADES EJECUTORAS (GRUPOS DE APOYO TCNICO)

DETERMINAR Y APROBAR EL NIVEL DE IMPORTANCIA RELATIVA DE LOS ENTES OBJETO DE CONTROL FISCAL CON LA MIR

SERVIDORES PBLICOS DESIGNADOS POR LAS UNIDADES EJECUTORAS (GRUPOS DE APOYO TCNICO) EJECUTIVO DE AUDITORA DE CADA UE

ELABORAR Y APROBAR LA MATRIZ DE CONTROLMC

SERVIDORES PBLICOS DESIGNADOS POR LAS UNIDADES EJECUTORAS (GRUPOS DE APOYO TCNICO) EJECUTIVO DE AUDITORA DE CADA UE

CONFIGURAR MACROPROCESOS, PROCESOS Y FACTORES DE RIESGO DE CADA ENTE OBJETO DE CONTROL FISCAL

SERVIDORES PBLICOS DESIGNADOS POR LAS UNIDADES EJECUTORAS (GRUPOS DE APOYO TCNICO)

DETERMINAR Y APROBAR NIVEL DE RIESGO DE CADA ENTE OBJETO DE CONTROL FISCAL - EN LA MATRIZ DE RIESGO -MR-,

SERVIDORES PBLICOS DESIGNADOS POR LAS UNIDADES EJECUTORAS (GRUPOS DE APOYO TCNICO) EJECUTIVO DE AUDITORA DE CADA UE

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PRIORIZAR ENTES OBJETO DE CONTROL FISCAL RANKING

SERVIDORES PBLICOS DESIGNADOS POR LAS UNIDADES EJECUTORAS (GRUPOS DE APOYO TCNICO)

RANKING

NIVEL DE RIESGO ALTO MEDIO BAJO 1 ALTO 3 ALTO 6 MEDIO 2 ALTO 5 MEDIO 8 BAJO 4 MEDIO 7 BAJO 9 BAJO

IMPORTANCIA RELATIVA

ALTO MEDIO BAJO

SERVIDORES PBLICOS DESIGNADOS POR LAS UNIDADES EJECUTORAS (GRUPOS DE APOYO TCNICO)

ADAPTADO PARA CGR COLOMBIA

DEFINIR Y APROBAR PRIORIDADES NACIONALES Y DE LAS UES

CONTRALOR (A) GENERAL Y/O DIRECTIVOS (UES) COMIT DIRECTIVO

FIN

La Planificacin del Plan General de Auditoras consiste en la identificacin de los entes objeto de control fiscal, as como, las polticas pblicas, planes, programas, proyectos, procesos o temas de inters que deben ser auditados durante una vigencia, atendiendo las prioridades nacionales, los lineamientos de la alta direccin, las prioridades de las unidades ejecutoras UES (Contraloras Delegadas Sectoriales, Unidad de Investigaciones Especiales contra la Corrupcin, Gerencias Departamentales y Distrital Colegiadas). Para la planificacin del PGA, se deben utilizar entre otras, las siguientes herramientas tcnicas que pone a disposicin el SICA: Matriz de Importancia Relativa. Matriz de Control Matriz de Riesgo Priorizacin de entes objeto de control fiscal - Ranking Prioridades Nacionales y de las Unidades Ejecutoras- UES.

2.1.1. Determinacin de la Importancia Relativa- IR. La importancia relativa hace referencia al riesgo estratgico de los entes objeto de control fiscal, mediante la aplicacin de indicadores no financieros y financieros. Para efectos de la determinacin del nivel de importancia relativa, el SICA aplica la Matriz de Importancia Relativa - MIR, la cual mediante la conjugacin del inventario de los entes objeto
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de control fiscal y los indicadores previamente establecidos, los clasifica de acuerdo con su nivel de Importancia Relativa IR. La MIR es una herramienta tcnica que permite generar un listado de entes objetos de control fiscal ordenados en forma descendente en trminos de ALTO, MEDIO o BAJO, de acuerdo con su importancia relativa. Para la determinacin de esta importancia relativa se aplican indicadores financieros y no financieros, los cuales son definidos previamente por la alta direccin. La planificacin para el perodo siguiente inicia con la consecucin de la informacin requerida para la determinacin de los indicadores que permitirn construir en el SICA, las Matrices de Importancia Relativa (MIR) por parte de las UES. Las matrices de importancia relativa que construirn las UES, segn sea el caso, son: MIR Nacional: Incluye entidades clasificadas en las categoras Entidades Principales y Puntos de Control. MIR Territorial: Incluye las entidades territoriales clasificadas en la categora Recursos. MIR Particulares e Inversiones: Incluye los entes objeto de control fiscal categorizados como Particulares e Inversiones. 2.1.2. Matriz de Control MC. La Matriz de Control es una herramienta que permite determinar la prevalencia de la Contralora General de la Repblica sobre las Contraloras Territoriales para auditar entes objeto de control bajo la categora de recursos vigilados, mediante el control prevalente o concurrente para el perodo de planificacin. Con la Matriz de Control, el sistema permite excluir del proceso de Planificacin de la Contralora General de la Repblica, los recursos que pueden ser vigilados por las Contraloras Territoriales, previa coordinacin con la CGR y debidamente aprobado por el Comit Directivo. El sistema selecciona aquellos entes objeto de control fiscal que van a ser objeto de auditora de otra Contralora Territorial y genera un listado en forma descendente. Para que las UES utilicen la matriz de control como herramienta de cobertura de control fiscal, deben consultar el Plan Nacional de Auditora, para determinar posibles duplicidades en la programacin de auditoras a los entes territoriales. 2.1.3. Determinacin del Nivel de Riesgo NR En concordancia con el enfoque basado en riesgos que tiene la auditora, a cada ente objeto de control fiscal se le determinar un Nivel de Riesgo NR, mediante la utilizacin de la herramienta SICA Matriz de Riesgo MR, a travs de la cual se evalan los factores de riesgo de los Macroprocesos y Procesos asociados a los mismos, calificndolos en Alto, Medio o Bajo. La asignacin de los pesos o ponderadores para cada macroproceso, proceso y factor de riesgo son parametrizables de acuerdo con la relevancia de cada uno de stos en los entes objeto de control fiscal.
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La CGR ha elaborado e incluido en el SICA un catlogo de Macroprocesos, Procesos y Factores de Riesgo aplicables a los Entes objeto de control fiscal y asuntos, de modo que en forma transversal aplique a todas las UES MACROPROCESO: Conjunto de procesos econmicos, financieros, jurdicos, administrativos y de otra ndole, ejecutados por los entes objeto de control fiscal para cumplir los fines constitucionales y legales del Estado, sobre los que la Contralora General de la Repblica debe focalizar el control y la vigilancia de la gestin fiscal, porque considera que en ellos puede existir elevado riesgo de prdida de recursos o detrimento patrimonial por inadecuada gestin fiscal, si la entidad no aplica efectivos controles que mitiguen su ocurrencia. A continuacin, se mencionan algunos de los Macroprocesos identificados para la configuracin de las MR de cada ente objeto de control fiscal: Macroprocesos Misionales: Conjunto de procesos a travs de los cuales los entes objeto de control fiscal cumplen su objeto social o su razn de ser y, hacia donde la Contralora General de la Repblica focaliza su control fiscal, porque considera que en desarrollo de estos procesos existe elevado riesgo de prdida de recursos, si la entidad no aplica efectivos controles que mitiguen su ocurrencia. Macroprocesos de Apoyo: Conjunto de procesos a travs de los cuales los entes objeto de control fiscal hacen la provisin de los recursos necesarios para el cumplimiento de su objeto social o razn de ser y, hacia donde la Contralora General de la Repblica focaliza su control fiscal, porque considera que en desarrollo de estos procesos existe elevado riesgo de prdida de recursos, si la entidad no aplica efectivos controles que mitiguen su ocurrencia. Macroprocesos Especiales: Son procesos que obedecen a asuntos especficos o particulares, de inters de la Contralora General de la Repblica, para atender compromisos con la Banca Multilateral o la Cooperacin Internacional o porque a travs de la evaluacin de los mismos puede focalizar el control fiscal a evaluar el cumplimiento de una poltica pblica, un plan, un programa o un proyecto y en donde para ejercer el control fiscal pueden intervenir en su ejecucin ms de un sujeto de control o ms de una dependencia de la CGR del nivel central o desconcentrado. A su vez en cada Macroproceso se pueden identificar diferentes PROCESOS relacionados con la adquisicin, planeacin, conservacin, administracin, custodia, explotacin, enajenacin, consumo, adjudicacin, gasto, inversin y disposicin de los fondos o bienes pblicos; as como, a la recaudacin, manejo e inversin de sus ingresos, realizadas por los entes objeto de control fiscal para su cumplimiento misional. FACTORES DE RIESGO: Situaciones cuyo eventual ocurrencia afectara negativamente la adecuada utilizacin del recurso pblico y el cumplimiento de los fines constitucionales y legales del Estado por parte de los entes objeto de control fiscal, reflejadas en la legalidad, la eficiencia, la economa, la eficacia, la equidad, la imparcialidad, la moralidad, la transparencia, la publicidad y/o los costos ambientales con que los mismos ejecutan su gestin fiscal. A continuacin, se reflejan algunos factores de riesgos de los Macroprocesos, los cules pueden ser complementados, en la medida que el enfoque de riesgos y controles y la dinmica del Estado y de los auditados, as lo ameriten:
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FACTORES DE RIESGO MACROPROCESOS MISIONALES Y ESPECIALES MACROPROCESOS DE APOYO

1. CONSISTENCIA DE LA INFORMACIN 1. CONSISTENCIA DE LA INFORMACIN Que la totalidad de los hechos u Que la totalidad de los hechos u operaciones operaciones financieras, administrativas, financieras, administrativas, econmicas y de econmicas y de otra ndole, referidas al otra ndole, referidas a la provisin de los cumplimiento del objeto social o razn de recursos necesarios para el cumplimiento del ser de las entidades, no reflejen la realidad objeto social o razn de ser de las entidades, de manera fidedigna, no se encuentren no reflejen la realidad de manera fidedigna, no incluidas en los sistemas de informacin o se encuentren incluidas en los sistemas de prueben situaciones que no han sucedido informacin o prueben situaciones que no han en la prctica, induciendo al error a quien sucedido en la prctica, induciendo al error a toma como insumo los presupuestos, quien toma como insumo los presupuestos, estados financieros, informes, planes, estados financieros, informes, planes, contratos y/o cuentas. contratos y/o cuentas. 2. COMPETENCIA 2. COMPETENCIA Que los hechos u operaciones financieras, Que los hechos u operaciones financieras, administrativas, econmicas y de otra administrativas, econmicas y de otra ndole, ndole, referidas al cumplimiento del objeto referidas a la provisin de los recursos social o razn de ser de las entidades, no necesarios para el cumplimiento del objeto sean ejecutadas, ordenadas u autorizadas social o razn de ser de las entidades, no por el funcionario facultado para tal efecto sean ejecutadas, ordenadas u autorizadas por o no cuente con la experiencia y/o el funcionario facultado para tal efecto o no conocimientos necesarios. cuente con la experiencia y/o conocimientos necesarios. 3. ECONOMA 3. ECONOMA Que en la ejecucin de los hechos u Que en la ejecucin de los hechos u operaciones financieras, administrativas, operaciones financieras, administrativas, econmicas y de otra ndole, referidas al econmicas y de otra ndole, referidas a la cumplimiento del objeto social o razn de provisin de los recursos necesarios para el ser de las entidades, durante un perodo cumplimiento del objeto social o razn de ser determinado, no se haya realizado una de las entidades, durante un perodo adecuada adquisicin y asignacin de determinado, no se haya realizado una recursos humanos, fsicos, tcnicos y adecuada adquisicin y asignacin de naturales, en procura de maximizar sus recursos humanos, fsicos, tcnicos y resultados. naturales, en procura de maximizar sus resultados. 4. EFICACIA 4. EFICACIA Que los hechos u operaciones financieras, Que los hechos u operaciones financieras, administrativas, econmicas y de otra administrativas, econmicas y de otra ndole, ndole, referidas al cumplimiento del objeto referidas a la provisin de los recursos social o razn de ser de las entidades, necesarios para el cumplimiento del objeto durante un perodo determinado, no social o razn de ser de las entidades, durante posibiliten que sus resultados se logren de un perodo determinado, no posibiliten que sus manera adecuada y en concordancia con resultados se logren de manera adecuada y sus objetivos y metas. en concordancia con sus objetivos y metas. 5. EFICIENCIA 5. EFICIENCIA Que los hechos u operaciones financieras, Que los hechos u operaciones financieras, administrativas, econmicas y de otra administrativas, econmicas y de otra ndole, 17

FACTORES DE RIESGO MACROPROCESOS MISIONALES Y ESPECIALES ndole, referidas al cumplimiento del objeto social o razn de ser de las entidades, durante un perodo determinado, no produzcan la mxima cantidad de bienes, servicios o resultados, con una cantidad adecuada de recursos e insumos utilizados. 6. EFECTIVIDAD Que en la ejecucin de los hechos u operaciones financieras, administrativas, econmicas y de otra ndole, referidas al cumplimiento de su objeto social o razn de ser, durante un perodo determinado, las entidades no demuestren el grado de satisfaccin o impacto que produce el bien o servicio a su cargo o bajo su responsabilidad, dentro de una comunidad o poblacin objeto. 7. EQUIDAD 6. EQUIDAD Que en la ejecucin de los hechos u Que en la ejecucin de los hechos u operaciones financieras, administrativas, operaciones financieras, administrativas, econmicas y de otra ndole, referidas al econmicas y de otra ndole, referidas a la cumplimiento de su objeto social o razn provisin de los recursos necesarios para el de ser, durante un perodo determinado, cumplimiento de su objeto social o razn de las entidades no identifiquen los receptores ser, durante un perodo determinado, las de la accin econmica o realicen una entidades no identifiquen los receptores de la indebida distribucin de costos y beneficios accin econmica o realicen una indebida entre los diferentes sectores econmicos y distribucin de costos y beneficios. sociales. 8. LEGALIDAD 7. LEGALIDAD Que los hechos u operaciones financieras, Que los hechos u operaciones financieras, administrativas, econmicas y de otra administrativas, econmicas y de otra ndole, ndole, referidas al cumplimiento del objeto referidas a la provisin de los recursos social o razn de ser de las entidades, no necesarios para el cumplimiento del objeto se hayan realizado de conformidad con las social o razn de ser de las entidades, no se normas constitucionales, legales y hayan realizado de conformidad con las reglamentarias que le son aplicables. normas constitucionales, legales y reglamentarias que le son aplicables. 9. OPORTUNIDAD 8. OPORTUNIDAD Que los hechos u operaciones financieras, Que los hechos u operaciones financieras, administrativas, econmicas y de otra administrativas, econmicas y de otra ndole, ndole, referidas al cumplimiento del objeto referidas a la provisin de los recursos social o razn de ser de las entidades, se necesarios para el cumplimiento del objeto lleven a cabo por fuera de los trminos social o razn de ser de las entidades, se establecidos para su ejecucin, generando lleven a cabo por fuera de los trminos perjuicios para los intereses de la entidad y establecidos para su ejecucin, generando por ende afectando el bienestar de la perjuicios para los intereses de la entidad. comunidad o poblacin objeto. 18 MACROPROCESOS DE APOYO referidas a la provisin de los recursos necesarios para el cumplimiento del objeto social o razn de ser de las entidades, durante un perodo determinado, no produzcan la mxima cantidad de bienes, servicios o resultados, con una cantidad adecuada de recursos e insumos utilizados.

FACTORES DE RIESGO MACROPROCESOS MISIONALES Y ESPECIALES MACROPROCESOS DE APOYO

10. VALORACIN DE COSTOS 9. VALORACIN DE COSTOS AMBIENTALES AMBIENTALES Que en la ejecucin de los hechos u Que en la ejecucin de los hechos u operaciones financieras, administrativas, operaciones financieras, administrativas, econmicas y de otra ndole, referidas a la econmicas y de otra ndole, referidas al provisin de los recursos necesarios para el cumplimiento de su objeto social o razn cumplimiento de su objeto social o razn de de ser, durante un perodo determinado, ser, durante un perodo determinado, las las entidades no hayan tomado medidas entidades no hayan tomado medidas para para mitigar el impacto por el uso o mitigar el impacto por el uso o deterioro de los deterioro de los recursos naturales y el recursos naturales y el medio ambiente y no medio ambiente y no demuestren gestin demuestren gestin en la proteccin, en la proteccin, conservacin, uso y conservacin, uso y aprovechamiento aprovechamiento responsable de los responsable de los mismos. mismos.

La adecuada calificacin de los factores de riesgo permite hacer un mejor aprovechamiento de los recursos asignados a la Auditora y se constituyen en la base para la definicin de los objetivos generales y especficos de la misma. Las UES, deben realizar el mayor esfuerzo y dedicacin en la construccin de las matrices de riesgo por cada ente objeto de control fiscal que tiene a su cargo para auditar en su jurisdiccin, para lo cual deben establecer las estrategias, cronogramas necesarios e involucrar a los servidores de los diferente niveles de la dependencia que conocen los sectores y los entes auditados; as como, tener en cuenta, los resultados de auditoras anteriores, los resultados de la atencin de denuncias, los informes sectoriales, los resultados de los controles en tiempo real y dems informacin que permita visualizar los riesgos que tienen las entidades auditadas y de esta manera tener elementos de juicio para asignar las ponderaciones y los niveles de riesgo. 2.1.4. Priorizacin de entes objeto de control fiscal - Ranking La priorizacin se realiza mediante la utilizacin del ranking como herramienta tcnica que permite generar una clasificacin de los entes objeto de control fiscal ordenados en forma descendente, conforme a la Importancia Relativa y el Nivel de Riesgo que obtuvieron a travs de la MIR y la MR, bajo los siguientes parmetros:
RANKING NIVEL DE RIESGO ALTO MEDIO BAJO 1 ALTO 3 ALTO 6 MEDIO 2 ALTO 5 MEDIO 8 BAJO 4 MEDIO 7 BAJO 9 BAJO

IMPORTANCIA RELATIVA

ALTO MEDIO BAJO

ADAPTADO PARA CGR COLOMBIA

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La Oficina de Planeacin verificar el ranking nacional y verificar la observancia a las polticas y lineamientos definidos por la alta direccin. La Oficina de Planeacin concertar con las UES los cambios propuestos sobre el ranking. As mismo, a efectos de garantizar los insumos para los informes de ley en cuanto a productos y fechas se concertar lo pertinente con la Contralora Delegada de Economa y Finanzas Pblicas, y para la articulacin del control fiscal con la sociedad civil se convocar a la Contralora Delegada para la Participacin Ciudadana. La Oficina de Planeacin informar sobre el resultado de la concertacin, para que se proceda por parte de cada UE, a realizar en el SICA los ajustes pertinentes. 2.1.5. Determinacin de Prioridades Nacionales y de las UES Las prioridades nacionales son los programas y las materias que tienen cobertura nacional y que son de inters de la CGR, del Congreso Nacional o de la Ciudadana, los cuales son definidos por el Comit Directivo de la Entidad, en cabeza del Contralor (a) General de la Repblica. Estos programas entrarn como prioridad nacional en el Plan General de Auditora de cada UE, subordinando el ranking de sta, significa entonces que estas auditoras deben ser programadas en forma obligatoria por todas las dependencias que participan en el plan programa, o proyecto a auditar. As mismo, las UES pueden hacer propuestas de prioridades sectoriales, sub sectoriales, regionales o locales, sobre entes o asuntos objeto de control fiscal, que sean de impacto en su mbito o en donde se vislumbre riesgo de prdida de recursos pblicos o de detrimento patrimonial. Estas prioridades deben ser presentadas por cada UE ante el Comit Directivo para su respectiva aprobacin y posterior comunicacin a la Oficina de Planeacin.

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2.2.

Programacin y Seguimiento del PGA RESPONSABLE

ACTIVIDAD

INICIO

ELABORAR MATRIZ DE PLANIFICACIN Y PROGRAMACIN DEL PGA

COMIT TCNICO Y SERVIDORES PBLICOS DESIGNADOS POR LAS UNIDADES EJECUTORAS (UES)

ESTIMAR RECURSOS PARA EJECUTAR EL PGA

COMIT TCNICO DE LAS UNIDADES EJECUTORAS (UES)

PRESENTAR PGA

OFICINA DE PLANEACIN

NO

SE APRUEBA? SI

COMIT DIRECTIVO

EJECUTAR EL PGA

DIRECTOR SUPERIOR - UES EJECUTIVO DE AUDITORA - UES -

EFECTUAR MONITOREO Y SEGUIMIENTO AL PGA

DIRECTOR SUPERIOR - UES EJECUTIVO DE AUDITORA - UES OFICINA DE PLANEACIN

ACTUALIZAR EL PLAN NACIONAL DE AUDITORAS (PNA)

OFICINA DE PLANEACIN

FIN

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El proceso de programacin se materializa con el Plan General de Auditora (PGA), en el sistema, con la matriz de planificacin y programacin (PLPR), donde se determinan los entes o asuntos a los cuales se les va a realizar control fiscal en un perodo de tiempo. Tiene como objetivos: Determinar los entes objetos de control fiscal o asuntos a ser auditados por la CGR, de acuerdo con el horizonte de planeacin definido. Definir las fechas de inicio, su duracin y la fecha de terminacin de las auditoras Identificar necesidades y asignar el talento humano y los recursos para ejecutar eficientemente el proceso auditor de acuerdo con la disponibilidad de los mismos. Facilitar el seguimiento y control al desarrollo del proceso auditor. Para efectos de la conformacin del PGA, el SICA contempla la Matriz de Planificacin y Programacin del PGA MPLPR. Como parte del proceso de programacin del PGA, se deben considerar la disponibilidad del talento humano, los recursos tcnicos, tecnolgicos, fsicos y financieros; as como, la determinacin de tiempos y cronogramas requeridos para la ejecucin del PGA. 2.2.1. Presentacin y Aprobacin del PGA La Oficina de Planeacin con base en los registros realizados por las UES en el mdulo de planificacin y programacin del SICA, presentar al Comit Directivo el PGA consolidado para su respectiva aprobacin. Para la aprobacin del PGA, el Comit Directivo debern tener en cuenta, entre otras, las siguientes consideraciones: Talento humano disponible a nivel central y nivel desconcentrado. Evaluacin y asignacin de recursos de tecnologa de informacin y comunicaciones (TICs) Disponibilidad de recursos financieros, fsicos y tecnolgicos. Programas de capacitacin y re entrenamiento. Coordinacin y cooperacin con otros organismos nacionales e internacionales. Con base en los ajustes requeridos a la programacin del PGA por el Comit Directivo, las UES realizarn el correspondiente registro en el SICA. Una vez determinado y aprobado el Plan General de Auditora PGA, se deben elaborar las asignaciones de actividades de auditora - ATs, las cuales se construyen a travs de los mdulos Asignacin de Trabajo y Auditoras dispuestos en el SICA. En el siguiente grfico se visualizan las actividades de: Planificacin y Programacin de Auditoras, Asignacin de actividades, Planeacin, Ejecucin, Informe, Supervisin, Seguimiento, Coordinacin y Monitoreo que se realizan aprovechando las funcionalidades y la informacin que pone a disposicin de la CGR, el Sistema Integrado para el Control de Auditoras SICA -:

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2.2.2. Modificaciones al PGA A partir de la aprobacin del PGA, cualquier modificacin se efectuar mediante solicitud de la Contralora Delegada respectiva a la Oficina de Planeacin, con base en el procedimiento establecido en el Sistema Integrado de Gestin y Control de Calidad. La Oficina de Planeacin verificar las modificaciones propuestas frente a las polticas y lineamientos y si detecta que no se ajustan, negar tal solicitud, comunicando su decisin. De ser necesario, esta solicitud podr ser llevada a Comit Directivo y si es aprobada, se comunicar a la UE para que realice el ajuste respectivo en la asignacin de trabajo. 2.2.3. Seguimiento y Monitoreo a la Ejecucin del PGA El seguimiento y monitoreo a la ejecucin del PGA ser realizado de manera permanente por el Comit Directivo y por cada UE, con base en la informacin que se refleja en el mdulo auditoras del SICA. De acuerdo con los resultados de este seguimiento, cada una de ellas tomar, con la debida oportunidad, las medidas correspondientes con el fin de que lo planeado en el PGA, se cumpla. Complementario al seguimiento anterior, el responsable de la administracin del PGA en la Oficina de Planeacin, realizar un monitoreo o en su defecto, cuando el Contralor General lo solicite, sobre el avance y ejecucin de los procesos auditores. Este monitoreo lo efectuar a travs de la consulta y anlisis de los reportes generados por el SICA.

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2.2.4. Actualizacin del Plan Nacional de Auditoras (PNA) El Plan Nacional de Auditoras es la programacin anual armonizada y articulada entre la CGR y los organismos de control fiscal del orden territorial, para el ejercicio del control fiscal en todo el pas, a travs de una herramienta tecnolgica, que facilita la planeacin y racionalizacin del proceso auditor. Este sistema de informacin sobre el plan de auditoras que adelantan las contraloras territoriales y la CGR, permite agrupar todos los planes generales de auditora de las contraloras departamentales, distritales y municipales y de la CGR, respetando la autonoma e independencia de los diferentes organismos de control. A travs de este aplicativo, la CGR puede: Identificar cruces de procesos auditores de la CGR y contraloras territoriales; Identificar los casos en los que se requiera acudir a la competencia concurrente; Determinar el accionar del control fiscal en las diferentes zonas del territorio nacional e identificar los vacos de control; Determinar cobertura en cuanto a nmero de sujetos de control y valor de los recursos que se auditan; Conocer el avance y los resultados del proceso auditor; y Poner a disposicin de la ciudadana la informacin anterior.

La Oficina de Planeacin adelantar la respectiva actualizacin del PNA con el PGA aprobado en la CGR. 2.3. Asignacin de Actividades de Auditora RESPONSABLE

ACTIVIDAD
INICIO

*APROBAR OBJETIVOS GENERALES Y ESPECFICOS Y CONFORMAR EQUIPO AUDITOR

ELABORAR ASIGNACIN DEL TRABAJO AT - , OBJETIVO GENERAL, MATERIA A AUDITAR Y DESIGNACIN DEL EQUIPO AUDITOR

*COMITS TCNICOS/COMIT INTERSECTORIAL SUPERVISOR ENCARGADO DE AUDITORA

APROBAR Y COMUNICAR ASIGNACIN DE TRABAJO

EJECUTIVO DE AUDITORA (DIRECTOR DE VIGILANCIA FISCAL - NIVEL CENTRAL Y PRESIDENTE DE LA COLEGIATURA - NIVEL DESCONCENTRADO)

SI EXISTEN IMPEDIMENTOS Y CONFLICTOS DE INTERESES?

EQUIPO AUDITOR Y CUALQUIER ROL DEL PROCESO AUDITOR

NO

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ACTUALIZAR EL OBJETIVO GENERAL Y DETERMINAR OBJETIVOS ESPECFICOS (ACTIVIDAD A1, mdulo auditoras)

SUPERVISOR ENCARGADO DE AUDITORA

COMUNICAR AL AUDITADO E INSTALAR AUDITORA

DIRECTIVO UNIDADES EJECUTORAS (UES)

FIN

Objetivos Designar el supervisor encargado y los auditores y definir quin de ellos asume el rol de responsable o lder de auditora. Aprobar la asignacin de actividades de auditora. Comunicar oportunamente el inicio del proceso auditor al equipo auditor mediante correo electrnico o a travs del mdulo del SICA identificado como Asignacin de Trabajo y a los auditados mediante oficio. Administrar y registrar en el SICA, no solamente la informacin con respecto a las auditoras, sino al trabajo y desempeo de los auditores. Asignar y realizar seguimiento del trabajo por parte del equipo auditor.

La asignacin de actividades de auditora, est conformada por la asignacin de trabajo y por el establecimiento de objetivos especficos y designacin del equipo auditor; actividades que estarn a cargo del servidor pblico que tenga el rol de supervisor encargado de la auditora, las mismas deben ser revisadas y aprobadas en los comits tcnicos respectivos y registrados en el SICA. Para el caso de la asignacin de actividades de auditora de las UES del nivel desconcentrado, el nivel central realizar las actividades necesarias para garantizar la articulacin respectiva. 2.3.1. Asignacin de Trabajo AT Esta actividad se inicia previo a la aprobacin de los objetivos generales y especficos, y la conformacin del equipo auditor, por parte de los Comits Tcnicos e Intersectorial, segn sea el caso. El SICA considera dos asignaciones de trabajo AT, la primera AT de ejecucin para activar y desarrollar la fase de planeacin y ejecucin y la segunda AT para activar y realizar la fase de informe, esta ltima se crea al finalizar la fase de ejecucin del proceso auditor.

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La Asignacin de Trabajo AT de ejecucin, contempla: el objetivo general, la materia a auditar, la designacin del supervisor encargado y los integrantes del equipo de auditora, y la determinacin de las fechas de inicio y terminacin del proceso auditor. La Asignacin de Trabajo AT de Informe se genera sobre la AT de ejecucin para iniciar la fase de informe del proceso auditor. Las ATs deben incluir para cada caso el validador del Informe Mensual de Actividades IMA, para cada integrante del equipo auditor, lder, responsable, supervisor encargado, y supervisor, tanto para el nivel central como desconcentrado. Estas Asignaciones de Trabajos sern validadas y aprobada por el Director de Vigilancia Fiscal en el nivel central y en el nivel desconcentrado por un Directivo de la Gerencia Departamental Colegiada diferente al presidente de la colegiatura; quienes para efectos del SICA, tienen el rol de Ejecutivo de auditora. En las actuaciones especiales (ACES) se genera una sola Asignacin de Trabajo AT que es la de Ejecucin. Las denuncias que las Unidades Ejecutoras UES- (Contraloras Delegadas Sectoriales, Gerencias Departamentales Colegiadas, Contralora Auxiliar de Regalas, Unidad Anticorrupcin), sern analizadas por el Directivo Superior y el Ejecutivo de Auditora, quienes de acuerdo con su complejidad y las posibles irregularidades denunciadas por el ciudadano, podrn tomar las siguientes decisiones: a) Que la denuncia se resuelva y atienda por auditoras planificadas, cuando las posibles irregularidades o situaciones denunciadas son asuntos que se pueden resolver por la auditora que inicia o est en curso. Si la auditora est en curso, se verificar que la misma tenga AT de Ejecucin en Proceso y la pertinencia de avocarla a travs del proceso auditor sin que afecte su normal funcionamiento. b) Que la denuncia se resuelva y atienda por Demanda imprevisible, es decir, con actividades de fiscalizacin no planificadas, para lo cual la denuncia se podr resolver; as: Auditoras no planificadas, cuando las posibles irregularidades o situaciones denunciadas son asuntos que no se pueden resolver por la auditora planificada que est en curso o porque no hay auditora PGA en el ente objeto de control fiscal de donde se comunican las posibles irregularidades y adems, porque los soportes entregados por el ciudadano vislumbran que es necesario adelantar una evaluacin a diferentes reas del ente objeto de control fiscal y por tanto es ms pertinente utilizar los diferentes procedimientos que prev el SICA en el mdulo de Auditoras. Actuaciones Especiales (ACES), cuando las posibles irregularidades o situaciones denunciadas son asuntos que no se pueden resolver por auditoras planificadas o no planificadas y adems, los soportes entregados por el ciudadano vislumbran indicios de daos patrimoniales que es necesario evaluarlos con procedimientos ms expeditos que los previstos en el mdulo de auditora con el fin de obtener resultados en un perodo de tiempo menor.
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Atencin de denuncias (ADES), cuando las posibles irregularidades o situaciones denunciadas son asuntos de baja complejidad y por tanto no ameritan ser tramitadas a travs de los mdulos de auditora o de actuaciones especiales del SICA.

Cuando se atiendan denuncias por Auditoras o Actuaciones Especiales que involucren otros aspectos, se debe realizar AT de actividades de fiscalizacin no planificadas, Tipo Atencin de denuncias (hoy Atencin de referencias), para mantener el control de las denuncias tramitadas por la CGR. Es decir, el servidor pblico que atienda una denuncia, tendr dos ATs, una de Auditora o Actuacin Especial y otra de Atencin de Denuncia. Es importante reiterar que cada denuncia se debe configurar en SICA con una AT propia y que para vincularla a actuaciones en curso o por iniciar (Auditoras, Actuaciones Especiales o Atencin de Denuncias) se debe crear una ADE, excepto aquellas que se resuelvan como auditoras No Planificadas o Actuaciones Especiales, cuyo objetivo y materia a auditar se focaliza exclusivamente a dar respuesta de fondo al ciudadano, es decir, no contempla otros objetivos o asuntos a examinar. El servidor pblico con rol Supervisor cuando crea la AT de ADE incluye en el campo Observaciones el tratamiento que se dar a la misma (si se resuelve dentro de la auditora planificada o no planificada, dentro de la ACE o nicamente en el mdulo de ADE), y la remite al Ejecutivo de auditora para su validacin. Una vez asignada la AT, los servidores pblicos proceden a resolverla bajo las siguientes opciones: a) Si es por auditora planificada, en desarrollo de este proceso incluirn procedimientos para buscar evidencia sobre las posibles irregularidades o situaciones denunciadas por el ciudadano y conformarn las observaciones o hallazgos en el mdulo de Auditoras. b) Si es por una Auditora No Planificada o una Actuacin Especial que incluye ms objetivos que atender exclusivamente la denuncia, en desarrollo de estos procesos incluirn procedimientos para buscar evidencia sobre las posibles irregularidades o situaciones denunciadas por el ciudadano y conformarn las observaciones o hallazgos en los mdulos de Auditoras o de Actuaciones Especiales, segn corresponda. c) Si la denuncia se atiende a travs de una Auditora No Planificada, una Actuacin Especial o una Atencin de Denuncia, cuyo objetivo es exclusivamente atender la misma, el proceso se realizar nicamente en los mdulos respectivos. No obstante lo definido en los literales a) y b) anteriores, en el mdulo de atencin de denuncias opcin Documentacin, los servidores pblicos asignados en la AT, crearn una carpeta y una actividad en la que se referencie la AT de Auditora o de Actuacin Especial, en donde se ejecutaron los procedimientos que soportan la respuesta de fondo al ciudadano. As mismo, en el mdulo de Atencin de Denuncias, el servidor pblico asignado en la AT iniciar el flujo de revisin oficio de respuesta, adjuntando el proyecto de comunicacin de respuesta de fondo, para que los roles de Supervisor (si fue configurado), Ejecutivo de Auditora y Directivo Superior, realicen la revisin que les corresponde de acuerdo con sus responsabilidades.
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El rol que firma la comunicacin (Directivo Superior / Ejecutivo de Auditora) deber registrar el oficio de respuesta de fondo, en la opcin Envo Oficio Respuesta. Este procedimiento se adelantar en el mdulo de Atencin de Denuncias por cada una de las denuncias asignadas y atendidas por el funcionario ya sea por Auditora o Actuacin Especial. 2.3.2. Objetivos Especficos de la Auditora (Actividad A1) En razn a que la asignacin de trabajo, incluye solamente el objetivo general, es necesario que el Supervisor Encargado establezca los objetivos especficos de la auditora. De otra parte, con el fin de facilitar el entendimiento integral del ente o asunto a auditar, el supervisor encargado tambin acopiar informacin sobre: Antecedentes sectoriales y de Responsabilidad Fiscal; Normatividad de control fiscal, Antecedentes del Control Fiscal Micro y Fechas claves del proceso, las cuales sern registradas en el SICA. Si por algn motivo el supervisor encargado considera que hay necesidad de cambiar la materia o el objetivo general del PGA o de la asignacin de trabajo, lo puede registrar en el SICA, previa aprobacin del Comit Tcnico del nivel central. En la materia auditar se precisarn los Macroprocesos que en la Matriz de Riesgo - MR se vislumbran como riesgosos; as como, los perodos a auditar. Con base en el objetivo general y la materia auditar, el Supervisor encargado registra en el SICA los objetivos especficos aprobados por los Comits Tcnicos respectivos. Estos objetivos especficos se fundamentan en: los Macroprocesos y procesos que en la matriz de riesgo reflejan los mayores niveles de riesgo, el tipo de auditora (si es a un ente o un asunto) y la coherencia con el objetivo general. 2.3.3. Declaracin de Impedimentos ticos y Conflictos de Intereses. Si los auditores, el supervisor encargado u otros que participen en cualquier rol dentro del proceso auditor tienen causales de impedimentos a la independencia u objetividad relacionados con la auditora asignada, debern declarar esta situacin ante la instancia superior jerrquica correspondiente, mediante comunicacin justificada, el da hbil siguiente al recibo del correo electrnico sobre la asignacin del trabajo o la consulta de la AT directamente en el SICA. En caso de presentarse esta situacin, la instancia respectiva proceder a nombrar a otro funcionario y reasignarlo a otra auditora, con la aprobacin de esta modificacin por parte del Comit Tcnico. 2.3.4. Comunicacin al Auditado e Instalacin de la Auditora. En reunin previa al inicio de la auditora con el o los representantes legales o su delegado, y la participacin del Director de Vigilancia Fiscal o Directivo de la Gerencia Departamental o Distrital Colegiada, se presenta el equipo auditor, se hace entrega de la comunicacin escrita, suscrita por el Contralor Delegado o Presidente de la Colegiatura, donde informa al auditado el inicio del proceso auditor, se solicita la Carta de Salvaguarda 3 , y se da por

La carta de salvaguarda, es el medio a travs del cual el auditado da fe de que entregar toda la informacin nica y oficial solicitada por la CGR.

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instalada la Auditora. De la sesin se elaborar una Ayuda de Memoria. (1. Formato carta salvaguarda y 2. Formato carta de presentacin) 3. FASES DEL PROCESO DE AUDITORA 3.1. Fase de Planeacin de la Auditora

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

INICIO

COMPRENDER LA ASIGNACIN DEL TRABAJO AT --, ENTENDER LOS OBJETIVOS ESPECFICOS, COMPRENDER LA MATRIZ DE RIESGO Y ELABORAR CRONOGRAMA DE LA FASE DE PLANEACIN

RESPONSABLE DE AUDITORA O LDER Y EQUIPO AUDITOR

CONOCER EL ENTE OBJETO DE CONTROL FISCAL O ASUNTO A AUDITAR: Conocer en detalle del Ente objeto de control fiscal o Asunto a auditar Identificar Personal Clave del Ente objeto de control fiscal o Asunto a Auditar Conocer y evaluar la funcin de auditora interna Evaluar el Control Interno

RESPONSABLE DE AUDITORA O LDER Y EQUIPO AUDITOR

IDENTIFICAR FACTORES DE RIESGO DE MACROPROCESOS Y PROCESOS: Asociar materias especficas a procesos Asociar factores de riesgo de auditora a materias especficas Definir riesgo y procesos

RESPONSABLE DE AUDITORA O LDER Y EQUIPO AUDITOR

significativos para la auditora

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