La Comunicacion

Escuela de Administracin- UA
ADMINISTRACION I
LA COMUNICACIN EN LAS ORGANIZACIONES

Mg. PEDRO L. TITO
Email: pedrotito18@hotmail.com
Prof. PEDRO L. TITO
LA COMUNICACIN HUMANA
Una idea, no importa cuan grandiosa sea, no sirve hasta que es transmitida y entendida por los dems.
Stephen Robbins
La comunicacin, es un fenmeno social que se da entre los seres humanos y consiste en la transmisin de informacin, referente a la realidad circundante.
Es el proceso de compartir informacin con otros miembros de la organizacin.

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LA COMUNICACIN HUMANA
Comunicacin verbal: Es el intercambio de informacin entre individuos mediante el uso de un sistema lingstico. Distingue a su vez, la comunicacin oral y la comunicacin escrita. Comunicacin no verbal: Consiste en el uso de sistemas no lingsticos. Aqu, tanto el emisor y el receptor se limitan al empleo de recursos no verbales, tales como el llamado "lenguaje gestual", la mmica, los ideogramas y pictogramas, los jeroglficos, el semforo, equipos electrnicos, etc.
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LA COMUNICACIN EN ORGANIZACIONES
La Comunicacin debe constituir para las organizaciones no solo un medio de Informacin, tampoco solo un instrumento de persuacin; sin, fundamentalmente, un camino para lograr la comunin interpersonal
La Gerencia no pretende solo transmitir ideas con un propsito informativo o noticioso, sino que aspira a persuadir y convencer a los colaboradores, para que asuman determinados comportamientos.
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A travs de la Comunicacin, la Gerencia busca orientar las actitudes humanas adecundolas a las necesidades y a las circunstancias presentes y futuras tanto de la empresa como del pblico en general.
El reto del Administrador es convertirse en experto, que tiene un conocimiento terico y prctico del proceso de comunicacin. Ello implica saber expresar sus ideas con acierto, emplear el medio mas idneo y transmitir el mensaje en el momento mas oportuno, as como a una mejor comprensin de lo que se comunica.
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Es un proceso social que comprende toda forma de transmisin o intercambio de ideas, sentimientos, y vivencias en general. Es toda forma de manifestacin humana factible de ser entendida.
MEDIO AMBIENTE EMPRESA Planeacin Organizacin Direccin Control Clientes
Proveedores Competencia M.de Comunicacin Gobierno Comunidad Otros
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ELEMENTOS DE LA COMUNICACION
a) Emisor: Elemento de donde parte el mensaje. b) Receptor: Elemento a donde va el mensaje. c) Cdigo: sistema de signos que permite construir un mensaje perceptible y, por tanto, posibilita la comunicacin. Viene a ser, la lengua (o idioma).El cdigo permite el proceso de codificacin y decodificacin d) Mensaje: aquello que el emisor dice. Es una forma codificada destinada a transmitir informacin especfica (noticia, participacin, etc.)
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ELEMENTOS DE LA COMUNICACION
e) Canal: medio a travs del cual el mensaje va desde el emisor hasta el receptor (ondas sonoras o papel en el que se escribe) f) Realidad o referente: Universo referencial conformado por seres, cosas, estados, acontecimientos, ideas, creencias, etc. g) Circunstancia: lugar y momento donde se da la comunicacin. h) Retroalimentacin: Cuando en un sistema ingresa informacin, sale informacin y este a su vez, vuelve a ingresar como nueva informacin. La interaccin es circular (retroalimentacin).
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PROCESO DE COMUNICACION
La comunicacin puede entenderse como un proceso o flujo. Los problemas ocurren cuando existen desviaciones u obstculos en el flujo.
Retroalimentacin
Pensamiento
Codificacin
CANAL Transmite el mensaje
Recepcin
Decodificacin
Comprensin
EMISOR
RECEPTOR
Ruido
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FLUJO DE LA COMUNICACIN
En toda organizacin la Comunicacin fluye en diversas direcciones: Descendente, Ascendente y Cruzada
COMUNICACIN DESCENDENTE: Fluye de las personas que se encuentran en niveles superiores hacia los niveles inferiores. Es propio de organizaciones con atmsferas autoritarias, traducindose en: Instrucciones, memorandums, alocuciones, directivas, altavoces, etc. Las limitaciones de este tipo de comunicacin estn relacionados al tiempo que consume en comunicarlos, las distorsiones que sufren conforme baja a los niveles inferiores de la cadena de mando; debiendo ser retroalimentados para aminorar tales limitaciones.
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COMUNICACION ASCENDENTE: Fluye de los niveles inferiores a los superiores. Propios de organizaciones participativos y democrticos. Desgraciadamente este flujo se ve obstaculizado por reas o personas en la cadena de comunicacin que filtra los mensajes y no transmiten la informacin completa hacia las instancias superiores. Los medios tpicos de comunicacin ascendente son: sugerencias, trabajo en equipo, poltica de puertas abiertas, etc.
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ORGANIZACION
COMUNICACION CRUZADA: Incluye el flujo horizontal y el flujo diagonal con personas de niveles que no tienen relaciones directas de dependencia. Esta clase de comunicacin se utiliza para acelerar el flujo de la informacin, mejorar la comprensin y coordinar los esfuerzos para garantizar el logro de objetivos
GERENCIA GENERAL
ASCENDENTE
PUBLICACIONES
GERENTE DE RR.PP.
CRUZADA
ACTS.SOCIALES
RELACIONES
REVISTAS
BOLETINES
CLIENTES
MEDIOS DE COMUNICACION
ACTVS. CULTURALES
ACTOS PROTOCOLARES
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TIPOS DE COMUNICACIN
Toda organizacin desarrolla estrategias de Comunicacin Interna, dirigida a sus ejecutivos y colaboradores; y Comunicacin Externa, dirigida a sus clientes, proveedores e instituciones de la sociedad. COMUNICACIN INTERNA El personal, tiene mucho que recibir en cuanto a informacin y datos, pero tambin tiene mucho que aportar en informacin, opiniones y sugerencias de todo tipo. Se considera: a) Reuniones individuales Los encuentros o reuniones, formales o informales, entre algn Directivo de la empresa con algn colaborador
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b) Reuniones en grupo: Una reunin, bien sea sobre cualquier aspecto del trabajo en la empresa. c) Publicaciones internas: Cuando la empresa cuenta con una revista, boletn o peridico interno, de uso masivo. d) Circulares internas: Son comunicados de la empresa, entendida como un escrito o memorandum, para hacer de conocimiento obligatorio al personal.
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COMUNICACIN INTERNA
e) Tabln de anuncios: Son aquellos existentes en muchas empresas, estratgicamente colocados para ser ledos por los colaboradores de la empresa. f) Carteles: Se trata de elementos grficos de informacin de alguna cuestin concreta, ms o menos puntual. g) Videos: Se trata de producciones audiovisuales desarrolladas por la empresa para transmitir informacin.
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COMUNICACIN INTERNA
h. Encuesta a los colaboradores: Permite recabar la opinin de los empleados sobre algn aspecto de la gestin i. Buzn de sugerencias: Utilizado en bastantes ocasiones para diversas cuestiones en la vida de la empresa j. Videoconferencia: Varios asistentes, ubicados en lugares o poblaciones distintas, puedan conectarse por video y sonido, para conversar o escucharse entre si o a un conferenciante, en tiempo real.
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COMUNICACIN EXTERNA
Se entiende, como un proceso que consiste en vincular informacin o contenidos informativos desde la empresa u organizacin empresarial hacia el conjunto de la opinin pblica a travs de los medios de comunicacin social.
TIPOS DE COMUNICACIN EXTERNA:

a) Comunicacin externa operativa: Se efecta con todos los pblicos externos de la empresa: clientes, proveedores, competidores, instituciones pblicas y privadas.
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COMUNICACIN EXTERNA
b) Comunicacin externa estratgica. Tiene por finalidad enterarse de los posibles datos de la competencia, la evolucin de las variables econmicas, los cambios en la legislacin laboral, etc., que pueden ser relevantes para la posicin competitiva de la empresa. c) Comunicacin externa de notoriedad. Su finalidad es mostrar a la empresa como una institucin que informa dando a conocer sus productos, mejorar su imagen, etc. Las formas de dar a conocer pueden ser a travs de la publicidad, publi-reportajes, promocin, donaciones, patrocinios, etc.
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REDES DE LA COMUNICACION
Una red es una situacin estructurada, donde las personas transmiten informacin en patrones especificados. Las configuraciones de red mas conocidos son: la rueda, la cadena, el circulo y la red total RUEDA o ESTRELLA: En esta red cada uno de los miembros se comunica con la persona ubicada en el centro. En una organizacin puede ser que los colaboradores se comuniquen con el superior, representando una centralizacin significativa en las comunicaciones.
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CADENA: Los 2 miembros extremos de la red, solo pueden comunicarse con la persona que se encuentra entre ellos, y estos a su vez con la persona que ocupa la posicin central. As, las dos personas que se encuentran en el centro pasan informacin a la cumbre. CIRCULO: Cada persona puede comunicarse con otras dos y as sucesivamente. Este es un patrn muy descentralizado y puede ilustrar los rumores, donde que la informacin o el rumor, se intercambia en forma libre entre las personas.
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RED TOTAL: Cada persona puede comunicarse con cualquier miembro del grupo. Son descentralizadas y pueden ser apropiados para solucionar problemas ambiguos. Las personas se comunican libremente, utilizando su creatividad para desarrollar soluciones alternas e innovadoras a los problemas. Los flujos de comunicacin son satisfactorios, al permitir a las personas contribuir a la solucin de tales problemas.
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BARRERAS EN LA COMUNICACION
Las barreras (distorsiones, obstrucciones y ruidos) en la comunicacin pueden darse a nivel del emisor, los canales y en los receptores. El conocimiento real y cabal de la barrera nos permitir superar para establecer un flujo comunicacional efectivo
SUPUESTOS NO ESCLARECIDOS: Los supuestos tcitos en el que se basan determinados mensajes con frecuencia se pasan en alto a pesar de ser muy importantes para la organizacin. El no oportuno esclarecimiento de tales supuestos puede crear confusiones y la prdida de la voluntad de los miembros.
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PERDIDAS POR TRANSMISIN Y MALA RETENCIN: En una serie de transmisiones de una persona a otra, el mensaje se vuelve cada vez menos preciso. A ello debemos aadir la mala retencin de la informacin. Este hecho obliga a las organizaciones, repetir los mensajes y utilizar diversos canales para asegurarse que el mensaje fue escuchado.
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MENSAJES EXPRESADOS EN FORMA DEFICIENTE: Puede ser que por el lado del emisor se adolezca de palabras mal intencionadas, omisiones, falta de coherencia, mala organizacin de ideas, estructura deficiente de oraciones, trivialidades, falta de aclaracin de las implicaciones del mensaje, etc. Esta falta de precisin puede ser perjudicial debiendo evitarse a travs de un mayor cuidado en la codificacin del mensaje
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MALOS OYENTES A EVALUACION PREMATURA: Hay personas que hablan demasiado, otros poco; sin embargo son pocos los que saben escuchar. Escuchar exige una atencin completa y una autodisciplina. Tambin implica evitar una evaluacin prematura de lo que dice la otra persona. En ese sentido, existe una tendencia comn a juzgar, a aprobar o desaprobar lo que se dice, en vez de intentar comprender la estructura de referencia de quien habla. En pocas palabras escuchar colocndose en la posicin de quien habla, puede permitir una comunicacin efectiva.
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FALTA DE CONFIANZA, AMENAZA Y TEMORES: En un clima en el que existe estas condiciones los mensajes se consideran con escepticismo. La falta de confianza puede ser el resultado de una conducta inconsistente del superior o la consecuencia de experiencias anteriores, donde el receptor fue perjudicado, ha pesar de su honestidad, generando un ambiente de tensin.
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INSUFICIENTE PERIODO DE AJUSTE A LOS CAMBIOS: El propsito de la comunicacin persuasiva es efectuar cambios de percepcin o de comportamiento de los receptores. Algunas veces dentro de una empresa, cambios en el tiempo, lugar y orden de trabajo pueden preocupar a los colaboradores. Otras veces, la comunicacin puede implicar una mayor capacitacin, ajustes de carreras o cambios de posicin, necesitando mayor tiempo para captar el mensaje en su real dimensin.
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RECOMENDACIONES
Para una comunicacin efectiva, la American Management Association hace las siguientes recomendaciones: 1.Aclare sus ideas antes de intentar comunicarse 2. Examine el propsito de la comunicacin 3.Comprenda el medio ambiente fsico y humano que se presenta cuando se realiza la comunicacin. 4.Al planear la comunicacin consulte a otras personas para obtener tanto su apoyo en el propsito de la comunicacin. 5.Considere el contenido y el tono del mensaje 6. Cuando sea posible comunique cosas que ayuden al receptor o que le resulten valiosas 7.La comunicacin para ser efectiva necesita seguimiento
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RECOMENDACIONES
8.Comunique mensajes que tengan importancia para el receptor. 9.Sea un buen oyente. Para ello se sugiere los siguientes lineamientos para mejorar la capacidad de escuchar: Deje de hablar Haga que quien habla, se sienta cmodo Muestre a quien habla que desea escucharlo Elimine las distracciones Colquese en el lugar de quien habla Sea paciente Mantenga la calma Sea prudente con sus argumentos y crticas Haga preguntas Deje de hablar
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