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PLANIFICACIN DE OBRA

FUNCIN DE LA PLANIFICACI N

La Planificacin es la funcin administrativa que fija objetivos y establece el proceso a seguir, y los plazos y recursos necesarios para lograrlos. Esto es: Fijar objetivos o metas por alcanzar Establecer el mejor proceso para lograr dichos objetivos. Programar o fijar plazos para cada una de las etapas del proceso. Determinar los recursos necesarios y el presupuesto respectivo Predeterminar los controles para asegurar la ejecucin posterior del plan.

COMPORTAMIENTO DE COSTOS V/S TIEMPO EN EL PROYECTO

CI CD CT CM TO

: Costo Indirecto : Costo Directo : Costo Total : Costo Mnimo : Tiempo ptimo

CONTROL DE OBRAS Un sistema de control no solo debe apuntar a establecer las diferencias ltimas entre lo programado y real, si no que debe proveer los mecanismos tales que, a partir de esas diferencias, sea posible conocer cada uno de los factores que intervienen en su determinacin y su comportamiento, de tal forma que, por intermedio de estos se adopten las medidas correctivas adecuadas, que permitan con acciones futuras ajustarse al programas. Si el control arroja diferencias, se debe verificar entre otros, el nivel de rendimiento de los recursos (mano de obra, materiales, equipos, etc.) ya que se puede deber a que los rendimientos sean diferentes a los proyectados y en tal caso se deber evaluar el aumento de la dotacin del personal o disponer de algn equipo extraordinario. De lo contrario se deber hacer un estudio in situ de los rendimientos y tiempos muertos, los que mediante medidas podran disminuirse para poder tener un mejor rendimiento del personal, materiales o equipos en obra.

CONTROL COMO HERRAMIENTA DE DIRECCIN DE PROYECTOS Este tem es parte de la administracin y por ende no es una actividad productiva propiamente tal, sino que de apoyo y asesora a la produccin. Los costos que signifiquen un sistema de control, se imputan a gastos generales, los que deben ser siempre los mnimos necesarios. El sistema de control debe cumplir con las siguientes caractersticas: a) Ser un sistema que implique el mnimo costo, sin dejar de cumplir los objetivos de control. b) No debe constituir un impedimento, para el expedito desarrollo de la produccin. Periodicidad del control de proyectos: El control es una actividad que se realiza permanentemente durante el desarrollo de la obra, pero naturalmente existen oportunidades que compatibilizan mejor los objetivos del control. Necesariamente habr que buscar los factores que intervienen en la duracin del proyecto. Se puede recomendar en trminos generales la siguiente periodicidad de control. DURACION DEL PROYECTO PERIODICIDAD DEL CONTROL

3 Mayor a 1 ao 1 ao - 3 meses Menos de 3 meses Mensual Quincenal Semanal

ORGANIZACIN PARA EL CONTROL Para realizar un control de obra, es necesario contar con el personal que pueda asumir una organizacin para el control. La cantidad de personas que se dedique a estas tareas depender del tamao de la obra o proyecto. La gestin de la organizacin para el control, se limita a proporcionar informacin veraz y oportuna que obviamente redundar en las decisiones que afectan a la produccin. El justo equilibrio entre el control y las necesidades de produccin, dar los resultados esperados de un proyecto. Para el personal que est a cargo del control, es deseable que sean profesionales de amplia experiencia y vasto conocimiento acerca del proyecto, que sean capaces de interpretar convenientemente los acontecimientos reales que se producen durante el desarrollo de la obra, adems de recomendar las medidas adecuadas para lograr mantener las actividades segn lo programado.

Departamento Programacin y control de obras Control de personal Antecedentes Proyecto Control de materiales Programacin y Control

Informacin de terreno

Control de mq. y equipos

Esquema funcionamient o del control de proyectos FUNCIONES ESPECFICA S DE LA

Control de cubicaciones

Programa avance fsico

Programa avance costos

Avance fsico real

Avance costos real

Control gastos generales.

Control de subcontratos

ORGANIZAC
Comparaciones peridicas

IN CONTRL

DE

Anlisis de resultados

Toma de decisin Actualizacin o reprogramacin A un prximo control

Balance Final

FIN DE OBRA

Esta organizacin produce fundamentalme nte Informacin, por lo tanto:

1 La informacin debe ser veraz.

4 2 La informacin debe ser precisa. 3 la informacin debe ser oportuna. PROGRAMACIN Y CONTROL DE OBRAS EN CONSTRUCCIN La Planificacin establece un ordenamiento general del proyecto, forma de ejecutarlo y plazo total para su materializacin. Luego en la programacin se definen las actividades, ordenamientos secuenciales, interrelaciones, fechas, restricciones, recursos disponibles, entre otros. La Planificacin de las actividades y su posterior control, debe visualizarse como un proceso iterativo y de sucesivos afinamientos a lo largo de la realizacin del proyecto, a medida que avanzan los trabajos en la obra. Mediante la generacin de subactividades es posible mejorar la definicin y exactitud de las secuencias y rendimientos de las actividades del proyecto. Se entiende este proceso como la evolucin de la programacin cualitativa hacia la programacin cuantitativa. El desarrollo exitoso de una obra en construccin est basado en las siguientes etapas: - Planificacin y Programacin (realizadas previamente) - Ejecucin y Control (segn avanza la obra) Una herramienta de apoyo a la administracin de obra, la constituye la utilizacin de programas computacionales de programacin y control de proyectos, Los cuales facilitan la manipulacin de datos para extraer la informacin requerida en terreno en forma oportun, debiendo el Ingeniero Administrador u otro profesional a cargo de la obra establecer un estricto control de los recursos que utilizar durante la ejecucin de los trabajos. EJECUCIN Y CONTROL DEL PROYECTO Ejecutar se refiere a efectuar los trabajos que se han previsto para el desarrollo de la obra. Controlar es el proceso para verificar que lo establecido en el programa se est efectuando para alcanzar el trmino de la obras sin atrasos. Durante la ejecucin de los trabajos se recomienda supervisar a los trabajadores, verificando el cumplimiento de lo dispuesto en las especificaciones tcnicas (calidad) y si el rendimiento obtenido es similar a lo programado. Los factores que afectan la eficiencia de un proyecto en construccin son variados, no slo dependen del recurso humano que trabaja en las faenas, sino de la capacidad de administrar que posee el profesional a cargo de la obra siendo importante controlarlos para evitar inconvenientes en el lugar de trabajo. Factores de eficiencia del proyecto y elementos de control FACTORES Cantidad, calidad y distribucin de la mano de obra Motivacin personal Continuidad en el trabajo ELEMENTOS DE CONTROL Sistema administrativo de seleccin y contratacin segn requerimientos del proyecto Sistema de tratos e incentivos Coordinacin del suministro de materiales y/o

5 equipos Implementacin de un sistema de control de calidad (SGC) Planificacin adecuada de los trabajos.

Calidad en el proyecto Mtodos de construccin.

Mientras se ejecuta la obra pueden surgir ciertos impedimentos, los cuales deben considerarse al momento de controlar la programacin. Entre stos se encuentran: - Aparicin de hechos no previstos como cambios climatolgicos que afecten el desarrollo de los trabajos. - Modificaciones del proyecto, imposibilidad de ejecucin a raz de cambios en las Especificaciones Tcnicas y/o planos. - Dificultades financieras que ocasionen la falta de materiales y/o equipos Indispensables en el terreno. La etapa de control se realiza a lo largo del proyecto, implica el registro peridico y permanente de los acontecimientos reales y del comportamiento de los distintos factores que intervienen en este, los cuales cada cierto tiempo se comparan con lo programado. Si en el control efectuado en terreno existen diferencias considerables se debern tomar medidas correctivas, dado que los recursos distribuidos en las actividades no se estn comportando de acuerdo a lo esperado segn la etapa de planificacin. Un sistema de control rene las siguientes caractersticas: - Recoger informacin actualizada en el lugar de trabajo en forma peridica. - Indicar el comportamiento real de lo sucedido en terreno mediante los datos obtenidos. - Realizar informes comprensivos de las acciones controladas en la ejecucin de las actividades.

La frecuencia con la cual se deben hacer las verificaciones del programa depende de la naturaleza del trabajo y la duracin del proyecto. Si los proyectos duran algunos meses la frecuencia adecuada para la generacin de los informes ser semanal o quincenal, los de mayor duracin requieren un anlisis quincenal o mensual, influyendo el ritmo de trabajo y las condiciones de control asociadas a la ejecucin de la obra.

Curva de Avance: Corresponde a un mtodo de representacin grfica de control que generalmente es utilizado para informar el avance acumulado del proyecto, respecto a lo programado y a lo que realmente se ha avanzado en terreno.

6 Las actividades deben tener un factor en comn para desarrollar la curva de avance planteada, considerndose como la cantidad de tiempo que ocupan los trabajadores y maquinarias en completar la actividad. La forma S de la curva est determinada mediante la mayor intensidad de avance de cada actividad, lo que se concentra en la parte intermedia de su duracin total, manifestando la curva S el avance acumulado de todas las actividades del proyecto. Por lo general, esta curva se presenta en forma grfica en la carta Gantt, logrando obtener una informacin adecuada sobre el estado general de la obra en construccin.

Avance Acumulado de1 Proyecto.

La mano de obra invierte tiempo en la realizacin de una determinada actividad, pudindose estimar las horas o das que ocupan l os trabajadores en cumplir sus tareas. Las actividades poseen un plazo establecido de duracin satisfaciendo cierto grado de avance. El grado de avance que debe cumplir cada una de las actividades del proyecto se especifica mediante el porcentaje de obra de la actividad, el cual se ejecuta en una fecha predeterminada con respecto al total del trabajo que es necesario realizar hasta alcanzar su trmino. Cuando el proyecto se encuentra en marcha se supervisa lo reflejado en la curva de avance programado, debido a que generalmente lo programado no se asemeja a lo realmente efectuado en terreno, apareciendo una curva de avance real. Si la curva real se ubica por debajo de lo programado, el proyecto tiende a atrasarse en algn aspecto de su ejecucin, si ocurre lo contrario, el adelantamiento permite que futuros imprevistos dentro de la obra se logren absorber sin arriesgar el plazo total de sta. En el caso de atraso en la obra se consideran una serie de factores que pudieran ocasionar tal condicin si existiere un aumento en la cantidad de obra se supone la existencia de un alargamiento en los plazos arrastrando con ello ingresos extraordinarios, en cambio, si la mano de obra muestra dficit en su desempeo se acondicionarn recursos que involucrarn mayores costos para la empresa.

7 Curvas de control: Para las variables bsicas (costo y plazos), existen factores por medio de los cuales es posible establecer una metodologa de control. En cuanto al plazo, el factor comn proviene de los recursos y niveles de utilizacin de ellos en cada actividad y respecto del costo, se recurre a la valorizacin monetaria de todos los recursos ya sea materiales, mano de obra y maquinas, es decir, los elementos necesarios para que una actividad sea realizada. Sobre esta base es posible determinar un patrn de comparacin entre lo programado y lo que se ha ejecutado, es decir, ambas situaciones son posibles representarlas a travs de curvas de control, correspondiendo al nombre de curva programada, cuando esta se construye sobre la base del programa preparado al inicio del proyecto y curva real, cuando refleja los acontecimientos efectivamente materializados durante el proyecto. Curva de avance fsico. Las curvas de avances fsicos representan la cantidad material de la obra fsica ejecutada, en los diferentes momentos, sean estos proyectados o reales, relacionados con la duracin de las actividades y el plazo del proyecto durante el desarrollo de la obra, fundamentalmente se refiere a la mano de obra y maquinaria. A modo de ejemplo se analiza el caso de colocacin de hormigones y la instalacin de un motor elctrico. Como se puede ver, las actividades indicadas son diferentes en naturaleza, recursos materiales involucrados, tcnicas constructivas, etc., lo que tienen en comn es que los recursos mano de obra y maquinaria se encuentran involucrados en ambos. Pero lo anterior no es suficiente, por que no esta resuelta la necesidad de comparacin entre actividades, por lo tanto se considera como patrn de comparacin el tiempo y la cantidad del recurso que esta siendo utilizado en cada actividad. De ah surge entonces, la necesidad de definir claramente factores que en el caso de la construccin se utilizan tres tipos bsicos para la comparacin y posterior confeccin de las curvas de avances fsicos y plazos. Mano de Obra: Este factor considera la cantidad de tiempo invertido por un nmero de trabajadores, para la realizacin de una actividad. Dependiendo de la naturaleza del proyecto existen diferentes unidades, tales como: a) Horas Hombres (HH): se usan en proyectos complejos, con muchas actividades de diversa ndole, pero con gran cantidad de mano de obra especializada, como por ejemplo montajes industriales, minera, construcciones en general. A modo de explicacin: Una actividad con 885 (HH)., no significa que se realiza con el trabajo de con el trabajo de 885 hombres en una hora, ni que un hombre la realiza en 885 horas, sino que, durante un periodo de tiempo que corresponde al que dura la actividad, trabaja un grupo de hombres quienes en total y como un todo, invierten 885 horas de trabajo con un rendimiento determinado, pudiendo haber sido, 10 hombres que de principio a fin realizaron la tarea 5 que estuvieron siempre y 20 que colaboraron parcialmente, etc. b) Hombre Da (HD.): La unidad de tiempo en este caso es el da, su utilizacin es ms apropiada en aquellos proyectos con menor especializacin de la mano de obra y actividades cuyos plazos exceden varias veces la unidad da; como es el caso de las obras de Ingeniera Civil y en especial las obras de infraestructura c) Horas Mquina (HM.): Se utiliza este factor cuando el proyecto es intensivo en el uso de maquinaria pesada y en que la duracin de las actividades no depende principalmente del rendimiento de la mano de obra,

8 sino que, de la maquinara y de los equipos utilizados en su ejecucin. Por ejemplo en obras de movimientos de tierras, caminos, obras civiles, etc. No obstante existe otro factor que es aun ms especfico como por ejemplo las cubicaciones o cantidades de obra. Finalmente, una vez definido un factor comn, se procede a la construccin de curvas de avances fsicos. El plazo depende bsicamente de las cantidades de obra y el rendimiento de los recursos para materializar el proyecto, por lo tanto, ser conveniente llevar en forma separada el control de cada unos de estos elementos, es decir, mano de obra, maquinaria y cantidad de obra. Curva de control de costos: Una variable de gran importancia en la direccin de un proyecto es el costo de este, ya que todo lo que suceda en la obra se refleja en los costos, constituyndose en un variable resumen, que en trminos generales es representativa del total de un proyecto. El costo refleja las manifestaciones de todas las variables que intervienen en un proyecto, ya que todas tienen una expresin monetaria, incluyendo la variable plazo, tal que una disminucin o aumento de l, tendr influencia en el costo de la obra, a travs de los gastos generales que se produzcan. Para efectuar el control de la variable costo se debe tener el presupuesto previsto del proyecto, conocindose as el valor monetario de este incluyendo todos los gastos que se incurra para su materializacin adems de imprevistos y utilidades. Es corriente tomar como base el presupuesto mediante el cual se obtuvo el contrato, ya sea en una propuesta o licitacin, correspondiente al proyecto. En resumen, lo que para la variable plazo es el programa, para el variable costo es el presupuesto de una obra, constituyndose en una adecuada referencia, respecto de la cual comparar el gasto y egresos efectivos, que se producen durante el desarrollo de la obra. Objetivo del control de costo. Para realizar el control de costo, es necesario llevar conjuntamente controles sobre los recursos y los gastos ms importantes que lo determinan, de tal manera de lograr dos objetivos especficos: a) Permitir a travs de ellos obtener el costo total del proyecto en un instante, durante su desarrollo y que sea comparable con el presupuesto de el, en la misma oportunidad. b) Conocer comparativamente la influencia que tiene cada gasto o recurso en el costo total, de tal forma de adoptar a travs de ellos, las medidas que permitan modificar lo que se esta presentando, con el objeto de mantenerse dentro del presupuesto. Todas estas curvas corresponden a un mtodo de control, y se valora como una excelente herramienta para visualizar e informar sobre el estado general del proyecto.

9 Evaluacin de la informacin contenida en curvas de control: Para efectuar el control, siempre se debe disponer de una curva programada o presupuestada, la cual es construida antes de dar inicio a una obra o proyecto, y respecto a ella se comparan los acontecimientos que efectivamente se producen, dando origen a las llamadas curvas reales. Al disponer de ambos tipos de curvas, es posible entonce obtener conclusiones vlidas, que permitan tomar decisiones que en definitiva aseguren la correcta marcha del proyecto. Las curvas de control de avance fsico, cuando arrojan un retraso, permiten solo detectar el problema, por lo tanto todava es necesario ver la va de solucin, para lograr que el proyecto retorne a lo originalmente previsto. Anteriormente se sealaba, que era importante mantener tambin el control sobre aquellas variables que determinan el avance fsico y que a travs de ellas es posible adoptar las medidas que permitan superar un atraso. Principalmente el atraso se deber, ya sea por rendimientos menores a lo previsto, dficit de mano de obra o aumentos significativos de obra. Naturalmente que ante un atraso, no todos los factores tienen igual importancia, ya que si se trata de mayor obra, normalmente esta va acompaado de ingresos extraordinarios por realizarlo y aumentos de plazos, puesto que las obras extraordinarias no son posibles de predecir en la etapa de programacin. Por otra parte si se trata de un dficit de mano de obra, solo basta con contratar aquella que originalmente contemplo el programa, pero si se trata de rendimientos el problema es mayor, ya que este tipo de situaciones slo es posible resolverlas con mayor cantidad de recursos, sean estos de mano de obra o maquinaria, incentivos especficos, mtodos de trabajo especiales, todos los cuales involucran mayor costo. El aumento de recursos por rendimientos bajo lo esperado, normalmente constituye una prdida econmica para la empresa que construye, pero si es necesario debe hacerse para recuperar el tiempo perdido. Sin embargo, cuando el control arroja un atraso, esto no necesariamente significa que deben aumentar los recursos para superarlo, sino que previamente es necesario analizar todos los factores que intervienen para adoptar decisiones, ya que un atraso al inicio del proyecto, no necesariamente significa que no pueda superarse con el personal que se dispone, pero un atraso a mediados de la obra o hacia el final de ella es difcil de remontar y generalmente requiere de recursos adicionales, a veces muy costosos para recuperarlos. Es por esto que ante un atraso, el costo de los recursos adicionales necesarios para superarlo, debe evaluarse en relacin a las posibles prdidas por multas o prdidas de premios que considere el contrato. Del mismo modo, la curva de avance real puede estar sobre la curva de avance programado y en tal caso el proyecto se encuentra ante un adelanto. En general, un adelanto es deseable y conveniente porque permite que futuros imprevistos se puedan absorber sin arriesgar el plazo total. Sin embargo, los adelantos deben ser analizados desde la perspectiva de las variables que lo determinan, ya que este puede estar siendo posible a costa de recursos adicionales innecesarios, que en vez de constituir costos, podrn incrementar sus utilidades. Tambin se puede dar el caso de que la cantidad de obra a ejecutar sea menor a la prevista y por lo tanto el recurso mano de obra o maquinaria se encuentre sobre dimensionado., lo que del punto de vista econmico no es bueno. ACTUALIZACIN Y REPROGRAMACIN

10 Cuando se efecta la evaluacin de las curvas de control, surge informacin que indica, ya sea adelanto o retraso. En un caso ahorro y en otros perdidas, lo que necesariamente influir sobre la marcha futura de la obra o proyecto que se este controlando. Cualquiera sea la situacin que arroje un control, dichos antecedentes se traducirn en decisiones que tendrn de una u otra forma, repercusin sobre las variables bsicas, como son el plazo y el costo. Lo anterior se manifestar a travs de una modificacin o alteracin del plan previamente establecido, ya que dicho plan depende el logro de las metas y objetivos planificados. De ah entonces, la necesidad de introducir modificaciones a los programas o planes, cuando estos dejan de ser una herramienta eficaz para la Direccin del Proyecto y por lo tanto no asegura el cumplimiento de las metas u objetivos de l. En consecuencia surgen dos modalidades bsicas para la modificacin de programas, conocidas con el nombre de actualizacin de programas y reprogramacin. Actualizacin de programas: Cuando en un periodo de control determinado, se encuentra diferencias significativas entre el programa y la realidad que se pretendi representar, se obliga a revisar los fundamentos en los cuales el primero se apoyo, ya que es muy posible, que cuando los programas fueron preparados. Esto haya sido sobre la base de estimaciones o antecedentes incompletos del proyecto o bien diferentes condiciones de terreno, de contrato, etc y que con el correr del tiempo, fueron alejndose de la realidad. Este programa se presenta con cierta frecuencia cuando la modalidad con que se enfrenta un proyecto es realizando la ingeniera en forma conjunta con la construccin., en tal caso, por lo general se cuenta con programas de control ejecutados sobre las bases de anteproyectos o diseos de ingeniera bsica y estimaciones, por lo tanto estn sujetos a variaciones, que en definitiva pueden terminar representando algo muy diferente al proyecto, para el cual fueron preparados. Ahora bien cuando existe un divorcio entre lo que est sucediendo en la obra en funcin de lo programado, pueden darse situaciones desventajosas tanto para el mandante como para el contratista por lo que se debe revisar el programa y actualizarlo a una realidad mas veraz. En consecuencia, se entiende por actualizacin de programas la revisin de cantidades de obras, rendimientos y condiciones de proyecto en general, producto de los cuales se obtendrn nuevas cuervas de control, pero habiendo mnimas modificaciones de las duraciones y fechas de actividades, manteniendo as el plazo original del proyecto. Reprogramacin: Ante una situacin de cambio de condiciones, bajo las cuales fue construido un programa, en donde pierde vigencia como herramienta para la direccin, por la gran diferencia que muestra entre lo programado y lo real, donde las actividades son imposibles de realizar dentro de los plazos y fechas originales previstas, no quedando ms alternativa que proceder a modificar dichos plazos parciales o totales si fuese necesario. La situacin anterior se puede presentar tanto por diferencias en la conduccin de la obra, como por la aparicin de imprevistos o aumentos significativos de las cantidades de obra originalmente consideradas. En el primer caso sin duda ser una prdida para la empresa que lleva a cabo el proyecto y depender de la capacidad

11 de gestin del director de obra para lograr revertir la tendencia, pero ante la imposibilidad de poder lograr ese objetivo, se llega a la necesidad de recurrir a una modificacin de programas que se conoce con el nombre de reprogramacin. Se entender por reprogramacin, al proceso mediante el cual se modifica un programa, con el objeto de representar con mayor fidelidad el desarrollo de un proyecto, traducindose en una modificacin de fechas y plazos de actividades y del proyecto, que previamente se hayan establecido. Una reprogramacin no siempre significa una modificacin del plazo total del proyecto, ya que siempre se tratara de reprogramar dentro de los mismos plazos. Sin embargo y en especial dentro de grandes proyectos cuando en la mitad de su desarrollo se detectan atrasos que superan el 15 por ciento de la obra a realizar, resulta prcticamente imposible recuperar dentro del plazo total y en tal caso, irremediablemente se tendr un aplazamiento de la fecha de trmino original. La reprogramacin por lo general va acompaada de una actualizacin, es decir, se aprovecha la ocasin para mejorar el programa en todo sentido, procediendo a revisar las bases y fundamentos con los cuales este se hizo, las cantidades de obra, rendimientos, etc., para luego reprogramar el resto de la obra que se encuentra pendiente. Resumiendo, la actualizacin y reprogramacin forman parte de la programacin y permiten introducir modificaciones a los programas originales, con el objeto de mejorarlos, de tal forma que estos ltimos cumplan cabalmente sus objetivos, como herramientas de direccin de proyectos.

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