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Elementos de un proyecto.

Hay tres categoras generales de elementos de un proyecto :

1- Operaciones, o las cosas que hacemos. 2- Recursos, o las cosas que usamos. 3.- Las condiciones, limitaciones o restricciones bajo las cuales debemos trabajar.

1. Operaciones: Es necesario establecer la secuencia o el orden requerido de las operaciones, es decir, establecer el mtodo de realizacin de cada operacin (asociado a esto estarn el tiempo y el costo de ejecucin).

2. Recursos: mano de obra materiales mquinas tiempo dinero RESTRICCIONES INTERNAS

3. Limitaciones: fecha de trmino predeterminada capital entregas por empresas externas de materiales, mquinas, etc.. inspecciones etc. RESTRICCIONES EXTERNAS

Todos los elementos anteriores forman un proyecto, donde el objetivo es coordinarlos en un plan maestro o programa del proyecto.

QU ES UN PROYECTO?

Es un conjunto de tareas que tienen un principio y un fin definibles y que requiere el empleo de uno o ms recursos en cada una de las actividades que lo componen, las cuales pueden estar interrelacionadas o interdependientes, y que deben ejecutarse de acuerdo a la planificado para alcanzar los objetivos del proyecto

ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

La administracin puede ser definida como:

1. Seleccin de los objetivos de la empresa o proyecto.

2. Determinar lo que se requiere para alcanzar estos objetivos

3. Asignacin juiciosa de los recursos a nuestra disposicin para lograr estos objetivos de acuerdo a un plan y a un programa.

4. Control de todo el proceso desde que se decide o acepta hasta su terminacin (cumplimiento de objetivos).

La efectividad de la administracin se mide por los resultados que se logran, el tiempo de respuesta del administrador y el mtodo cuando las cosas van mal.

La planeacin es entonces una funcin vital de la administracin de proyectos (programacin y supervisin). La planeacin eficiente de proyectos, significa siempre la diferencia entre a tiempo y tarde, y puede significar la diferencia entre el xito y el fracaso.

Para tomar decisiones efectivas, los administradores deben disponer de la informacin pertinente y oportuna.

En la administracin de proyectos, el no tener respuestas a preguntas como: Cuales son los cursos de accin alternativos?, Cuales son los riesgos?, Cual es el costo de cada alternativa?, etc, lo que puede ser costoso y an mas, desastroso. 2

Independientemente del tipo de proyecto, sea grande o pequeo, existen problemas tales como: Altos costos crecientes de equipos inadecuados Mano de obra inadecuada Prdida de tiempo Etc.

La idea es que estos problemas sean controlados, es decir encontrar: Medios para desarrollar mejores planes de accin para los proyectos Asignar ms econmicamente los recursos para cada actividad Controlar ms de cerca todos sus aspectos.

SISTEMAS DE PLANIFICACION

PERT (Program Evaluation and Review Technique) y el CPM (Critical Path Method), son tcnicas para la planeacin y el control de proyectos, que fueron creadas en respuesta a las necesidades bsicas de la administracin de proyectos. Se desarrollaron en forma independiente, y fueron

aplicadas por primera vez durante los ltimos aos de la dcada de 1950.

PERT : Fue diseado como tcnica de reporte para valorar y controlar el programa fase a fase de los diversos proyectos del programa de proyectiles dirigidos Polaris (con muchos contratistas y subcontratistas).

CPM : Fue concebido como una tcnica de planeacin orientada a computadoras, diseada para controlar proyectos de construccin de ingeniera y de mantenimiento de plantas.

ANTIGUAS DIFERENCIAS ENTRE PERT Y CPM.


PERT : Resultaba ms adecuado para proyectos de I&D en los cuales aparecan ms incertidumbres (Probabilstico) 3

CPM : Efectivo en proyectos cuyos diversos trabajos podan ser estimados en tiempo y costos con una aproximacin razonable Ej. Construccin de edificios.(determinstico).

Actualmente stas diferencias han desaparecido, puede haber mayores disparidades en como dos personas emplean el PERT o el CPM que las diferencias entre las tcnicas mismas.

Lo importante es que se desarrolla un modelo de trabajo de un proyecto, creando un plan maestro, a partir del cual puede prepararse un programa realista. Es as que la planeacin de operaciones es ms importante que las reglas especficas por medio de las cuales se aplica la tcnica ( PERT o CPM).

Ambas tcnicas son igualmente aplicables a la planeacin, direccin y control, y ambas son igualmente aplicables a cualquier clase de proyecto, siempre y cuando los siguientes conceptos se tengan constantemente en mente.

1. La planeacin debe estar ligada a la operacin que se va a realizar, esto implica que el plan debe estar orientado a la actividad.

2. La preparacin de informes puede ligarse a la terminacin de las actividades (parcial o total), o puede unirse a la llegada o a la fecha esperada de llegada, o a un evento clave del proyecto.

POR QU SE UTILIZAN ESTAS TCNICAS?

Porque para manejar y coordinar las funciones interdependientes que deben ser consideradas para producir un plan y un programa, se requiere de un sistema dinmico de planeacin y de programacin, que no solamente produzca el mejor plan y el mejor programa inicial posible, si no que sea suficientemente dinmico para reaccionar instantneamente a condiciones modificadas y an producir el mejor plan y el mejor programa.

MALLAS DE ACTIVIDADES Tanto CPM como PERT utilizan redes o mallas de actividades. Lo siguiente es una pauta para preparar una malla de actividades: 4

1. Se debe conocer con claridad todas las actividades del proyecto las que se representan por flechas (slo una flecha por actividad). Sobre la flecha se coloca el nombre de la actividad.

2. El sentido de las flechas es de izquierda a derecha, lo que indica que la iniciacin de la flecha debe estar antes, en el tiempo, que su finalizacin.

3. La iniciacin o trmino de una actividad se representa por un crculo llamado nodo o evento.

4. Una actividad no puede ser iniciada si no se han terminado todas las actividades que la preceden directamente.

DEFINICIONES Actividades Reales: Son aquellas que deben ser ejecutadas o que deben cumplirse en un tiempo determinado, poseen duracin. Generalmente demandan la utilizacin de recursos financieros, materiales, humanos, etc.

Actividades Ficticias: Son aquellas que no tienen duracin, no demandan utilizacin de recursos y por lo tanto no tienen costos. Se utilizan para mantener en forma lgica la secuencia de las operaciones.

Actividad Crtica:

Una actividad es crtica, si la diferencia entre la fecha de inicio ms temprana y la fecha de inicio ms tarda es igual a cero.

Holgura Total:

Es el margen de tiempo que puede variar el tiempo de duracin de una actividad sin alterar la fecha de trmino del proyecto.

Holgura Libre:

Es el margen de tiempo que puede variar la duracin de una actividad sin atrasar las actividades que le siguen.

Ruta Crtica:

Es la ruta que considera aquellas actividades que representan la duracin mxima que se necesita para completar la red. Puede haber ms de una ruta crtica en una red, pero sus duraciones deben ser iguales.

1.- MTODO DEL CAMINO CRTICO

El mtodo del Camino Crtico CPM, representa la ejecucin de un proyecto mediante una red de actividades, representadas por vectores conectados entre s, segn las secuencias mostradas en los nodos de la red.

Para la construccin de la red, es necesario hacer un listado de las actividades del proyecto, especificando, tiempo, duracin y orden de secuencia. A lo largo del proyecto se observan

trayectorias dadas por las diferentes relaciones de secuencia entre las tareas.

Cada trayectoria tiene asociado un tiempo, dado por la suma de los tiempos de ejecucin de las actividades que la componen. Se considera que los tiempos de ejecucin de cada actividad son exactos y se conocen previamente (determinsticos).

A menudo la representacin de actividades en paralelo en la red, se aclara mediante la introduccin de actividades de duracin cero, llamadas actividades ficticias, que no alteran la duracin global del proyecto. Tiempos Caractersticos

0 0

A(3)

B(5)

Fecha de Iniciacin Temprana (X): Es la fecha ms temprana en la que se puede comenzar la actividad sin alterar fechas de actividades que las preceden o la siguen.

X= TA + T0 = 3+0 =3

Para cada evento, se considera el camino ms largo desde el origen hasta el evento considerado. ( Es decir se elige el mayor Ti)

Fecha de Iniciacin tarda (Y): Es la ltima fecha en que se puede comenzar una actividad sin alterar las de otras actividades relacionadas. (Se escoge el menor de los Ti)

Y= Z - TB = Z - 5 2.- MTODO PERT

El mtodo PERT a diferencia del CPM, se basa en una triple estimacin de los tiempos por actividad, a travs de consultas a expertos o bien mediante estudios de tiempo por actividad. El resultado de estas estimaciones son tiempos optimistas, pesimistas y ms probables por actividad.

Tiempo Optimista ( to ) : Es el menor plazo de tiempo en que puede realizar una actividad.

Tiempo Ms Probable ( tm ) : Es el plazo en que ms frecuentemente se cumplira la actividad.

Tiempo Pesimista ( tp ) : Es el plazo mximo que puede demorar una actividad, debido a problemas propios de la actividad

Los tiempos indicados corresponden a puntos caractersticos de una distribucin de probabilidades, la cual en el sistema PERT se asume que la ms aproximada es la Funcin Beta.

Media o Tiempo Esperado ( te ) :

Te = to + 4 tm + tp 6

Desviacin Estndar o Tpica ( ) y Varianza ( 2) : 2 = tp to 6 2 = tp - to 6 7

La varianza de una suma es la suma de las varianzas.

Ej: A, B, C

te A, B, C = te A + te B + te C

A, B, C = ( i )2

Al calcular los valores de los tiempos de esta forma, estos tienden a distribuirse segn las leyes normal, y en tal caso es posible aplicar el teorema del lmite central, que dice la suma de las variables aleatorias, independientes e independientemente distribuidas siguen una ley normal, si su nmero es suficientemente grande. Si esto ocurre, la duracin media del camino crtico es igual a la suma de las duraciones esperadas de las actividades que lo componen y la varianza de dicho camino, es igual a la suma de las varianzas de las actividades que lo componen. T critico esperado = Tij 2 camino crtico = 2ij

Observacin: Este resultado entrega herramientas para programar y controlar la ejecucin de un proyecto, a travs de la estimacin del riesgo de cumplir una actividad crtica en su tiempo asociado y la probabilidad de que el proyecto se termine en la fecha prevista. Tz = Tij +z*

De

se obtiene que

z = (Tz- Tij )

Conocido z se recurre a la tabla y se calcula la probabilidad de realizar el proyecto en Tz, esta probabilidad es el rea bajo la curva hasta la abcisa Tz.

3.- MTODO GANTT

El grfico Gantt, consiste en la representacin de las actividades de un proyecto con lneas o barras horizontales, que se extienden a travs de columnas verticales, que subdividen el tiempo en

unidades adecuadas. En este grfico cada barra comienza y termina en las fechas correspondientes a inicio y fin de la actividad. Es una forma de visualizar las actividades y sus avances.

Este grfico es til, sin embargo una de sus limitaciones es que slo describe las tareas y no muestra las relaciones de secuencia, dependencia y coordinacin entre las actividades. Tampoco facilita la toma de decisiones alternativas, sobre duracin de las actividades y sus relaciones, ni la cuantificacin de estos efectos.

4.- PERFIL DE RECURSOS


Entrega una visin de los recursos que se requieren por actividad en un cierto tiempo. Es un grfico donde en el eje de las ordenadas se colocan los recursos/ tiempo, y en la abscisa, el tiempo.

EJEMPLO Se ha definido un proyecto que contiene la siguiente lista de actividades, junto con los tiempos requeridos para su terminacin :

ACTIVIDAD

TIEMPO (das)

DESPUES DE A A B DE C CF B

PERSONAL

A B C D E F G H I

2 4 6 3 5 4 2 3 7

6 16 22 6 30 20 4 9 35

a) Disear la malla en CPM. 9

b) Construir la Carta Gantt. c) Determinar la Ruta Crtica. d) Realizar un perfil con el personal necesario.

OLUCION

a) Malla de Actividades

2 4

C 6 D

13 5 G 2

A 2 0 0 B 4 4 0 4 E I 5 7 0 3 F 9 0 9 4 0

13 13

H 3 16 16 0

1 Se parte con cero, de izquierda a derecha y se colocan en la malla los X, calculados como: X= T A + T0 , y en el siguiente nodo va el valor mayor de las que convergen al nodo siguiente. 2 Para calcular los Y, se hace Y= Z - TB , partiendo de derecha a izquierda, donde para partir se hace Y = X y se toma el valor menor de los que convergen al nodo anterior.

La ruta crtica es el camino ms largo generado por las actividades con holgura igual a cero. Lo que implica: B E F H

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Carta Gantt

A B C D E F G H 2 4 5 I 8 9 10 11 13 16

c) Ruta Crtica : B E F H

e) Perfil de Recursos
Periodo 0-2 2-4 4-5 5-8 8-9 9 - 10 10 - 11 11 - 13 13 - 16
17 15 13 12 10 7 5 3 A+B C + D + E F E C+E+I + + + G G F B+ I + + + C+D I I I F H 2 4 5 8 9 10 11 13 16

Actividad A+B B+C+D C+D+E+I C+E+I E+G+I F+G+I F+I F H

Hombres/dias 3+4 4+4+2 4+2+6+5 4+6+5 6+2+5 5+2+5 5+5 5 3

Total 7 10 17 15 13 12 10 5 3

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