Manual Basico de manejo de Access (Microsoft).

1. Introduccin

Qu es una base de datos? Una biblioteca ha de mantener listas de los libros que posee, de los usuarios que tiene, una escuela, de sus alumnos y maestros, una empresa, de sus productos, ventas y empleados. A este tipo de informacin se le llama datos. Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir y almacenar datos, ordenarlos y manipularlos. rgani!arlos de manera significativa para que se pueda obtener informacin no visible como totales, tendencias o relaciones de otro tipo. "ste gestor debe permitir en principio# $%ntroducir datos $Almacenar datos $&ecuperar datos y traba'ar con ellos (odo esto se puede hacer con una ca'a de !apatos, l)pi! y papel* pero a medida que la cantidad de datos aumenta, han de cambiar las herramientas. +e pueden usar carpetas, archivadores,, pero en un momento dado es conveniente acudir a las computadoras, aunque las operaciones siguen siendo las mismas. 1.1 Tabla: registro y campo Un programa de base de datos almacena la informacin que introducimos en forma de tablas como las que podemos ver, por e'emplo, en una agenda telefnica#

Agenda telefnica de alumnos ombre -abrera !ireccin rti!, .edro -allao /0 Avda. +anta ;e 74 Avda. -rdoba 84 Tel"fono 12//3 455/0$6478 12//3 455/0$57<< 12//3 455/0$/064

9arc:a 9arc:a, Ana +antos, =uis

"n esta agenda nos interesa tener almacenados de modo ordenado los datos de una serie de personas. .ara que apare!can de modo claro se organi!aron en tres variables# Nombre , Direccin y Telfono , haciendo que apare!ca cada uno en una columna diferente. As: es mucho m)s sencillo encontrar la direccin de una persona buscando a partir de su nombre. Aqu: podemos ver cmo la informacin referida a una persona, >un dato>, aparece en una fila de la tabla# a esto es a lo que se denomina #egistro. A cada una de las partes en las que hemos organi!ado la informacin se le denomina $ampo , y al con'unto formado por todos los registros, Tabla. #egistro: es el concepto b)sico en el almacenamiento de datos. "l registro agrupa la informacin asociada a un elemento de un con'unto y est) compuesto por campos. Tabla # con'unto de registros homogneos con la misma estructura. 1.% Tipos de campos "n la agenda telefnica podemos ver que hay unos campos m)s importantes que otros# as: el ombre es fundamental para que el registro tenga sentido. "s raro que apareciera una direccin en la agenda sin ir acompa?ado de un nombre. .or este motivo se suelen denominar campos fundamentales a aquellos que definen al registro, y campos secundarios a los que lo complementan. 1.& Tipos de base de datos: planas y relacionales .ara hacer una base de datos que cumpla las funciones de agenda telefnica necesitamos una sola tabla, pero puede haber casos en los que necesitemos m)s de una. =a ;acultad, por e'emplo, necesitar) almacenar m)s datos adem)s del nombre y direccin de sus alumnos. (endr) que llevar, a parte de otras muchas cosas, constancia de las materias cursadas.

'acultad de $iencias (ociales 'ec)a 0$6$27 ombre -abrera rti!, !ireccin -allao /0 Tel"fono. 12//3 455/0$ $arrera &elaciones del Materia @etodolog:a ota A

.edro 6$6$27 /0$6$27 <$8$27 8$8$27 /7$8$27 7$/0$27 7$/0$27 /0$/0$27 9arc:a 9arc:a, Ana +antos, =uis -abrera rti!, .edro 9arc:a 9arc:a, Ana +antos, =uis 9arc:a 9arc:a, Ana 9arc:a 9arc:a, Ana +antos, =uis Avda. +anta ;e 74 Avda. -rdoba 84 -allao /0 Avda. +anta ;e 74 Avda. -rdoba 84 Avda. +anta ;e 74 Avda. +anta ;e 74 Avda. -rdoba 84

6478 12//3 455/0$ 57<< 12//3 455/0$ /064 12//3 455/0$ 6478 12//3 455/0$ 57<< 12//3 455/0$ /064 12//3 455/0$ 57<< 12//3 455/0$ 57<< 12//3 455/0$ /064

(raba'o +ociolog:a -iencia .ol:tica &elaciones del (raba'o +ociolog:a -iencia .ol:tica +ociolog:a +ociolog:a -iencia .ol:tica Bistoria "conom:a ;ilosof:a .sicolog:a .sicolog:a .sicolog:a "conom:a ;ilosof:a 8 < A 0 < 8 8 A

"sta tabla contiene de modo abreviado los campos que interesan en una base de datos de este tipo. .ero se plantea un problema# si cada ve! que un alumno cursa una nueva materia se le tiene que abrir una ficha, en poco tiempo los datos personales del alumno 1direccin y telfono3 estar)n repetidos muchas veces. +i esto se multiplica por todos los alumnos la base de datos contendr) gran cantidad de datos redundantes innecesarios, lo que aumentar) su tama?o y la har) menos efica!. .ara hacer una base de datos como sta se usar)n necesariamente varias tablas que luego se relacionar)n por un campo comCn en ambas# De esta manera se consigue que no haya datos repetidos. -on esta estructura cada ve! que un alumno curse una nueva materia, no es necesario volver a introducir sus datos personales. Easta con introducir su cdigo para que el Programa de base de datos sepa de que alumno se trata. .ara que se pueda establecer esta relacin es necesario que las dos tablas contengan un campo en com*n 1en este caso el cdigo del alumno, el DF%3. A esta forma de organi!ar la base de datos mediante distintas tablas relacionadas por campos comunes se le llama base de datos relacional . -uando se utili!a solamente una tabla hablamos de una base de datos plana . 1.+ Algunas consideraciones sobre dise,o de bases de datos

Antes de ver lo que es el programa en s: es importante que se tenga claro qu pasos hay que seguir al dise?ar una base datos. /. "s importante conocer eGactamente para qu se quiere usar la base de datos, qu datos son los que interesan de los que eGisten en la realidad y qu informacin se necesitar) eGtraer. 0. Una ve! que esto est claro, se definen las (ablas que compondr)n la base de datos. Dentro de cada tabla, se piensa qu campos ser)n necesarios. -onviene detenerse y definir correctamente la estructura de la base de datos, ya que un mal dise?o har) que el sistema sea lento y los resultados no sean los esperados. 1.- B*s.uedas "n los antiguos sistemas de archivo de datos si se quer:a buscar un con'unto determinado de registros era necesario tener los datos ordenados previamente por un criterio determinado 1por e'emplo, en los ficheros de biblioteca, por materia o autor3. =uego visualmente y a mano, a menudo con gran traba'o y prdida de tiempo, ir eGtrayendo los registros de uno en uno. Al terminar de usarlos se ten:a que seguir el proceso contrario. "n el caso de que se quisiera hacer una bCsqueda por un criterio diferente al del orden del archivo 1por editoriales en el e'emplo anterior3 resultaba del todo imposible. -ualquier programa de base de datos reali!a bCsquedas muy r)pidas por cualquiera de los campos de la base, indistintamente del modo en que estn ordenados. .ermiten hacer bCsquedas con varios criterios distintos 1 de este autor y con fecha de publicacin posterior a esta 3, bCsquedas combinadas 1 de tal autor o de tal otro 3, contrarias 1 que no sean de este autor 3, etc. Deshacer la bCsqueda es igual de r)pido. Una ve! hecha la eGtraccin, el programa nos permite reali!ar los mismos procesos que con el total de la base de datos 1ordenarlos, informes,3 pero e'ecutados Cnicamente sobre los registros eGtra:dos. 1./ 'ormularios e informes "n las bases de datos, los datos se almacenan en forma de tablas . "sto no quiere decir que deban tener esta forma de presentacin en la pantalla a la hora de introducir datos o eGtraerlos, ni que haya que imprimirlos as:. Aqu: es donde entran los conceptos de formulario e informe . Ambos son similares, pero tienen una funcin diferente. E)sicamente los formularios son presentaciones hechas para mostrar los datos en pantalla, mientras que los informes est)n pensados para imprimirlos.

1./.1 'ormularios -ualquier programa de base de datos permite mostrar los datos en pantalla de modos muy diferentes. "sto tiene motivos funcionales y estticos. =os formularios permiten mostrar al mismo tiempo en la pantalla campos procedentes de distintas tablas relacionadas de forma que resulte mucho m)s sencillo traba'ar con ellas. Al mismo tiempo se puede hacer que no apare!can determinados campos. "sto es fundamental tanto en las bases multiusuario como en la base de datos del e'emplo de la ;acultad. "n este tipo de bases de datos no interesar) que todos los usuarios vean todos los datos. .or otro lado los formularios permiten dar una apariencia m)s agradable a la presentacin de los datos que hace que el traba'o con ellos sea m)s cmodo, permitiendo insertar datos, modificarlos, o eliminar algCn registro. 1./.% Informes =os informes son presentaciones de los datos preparadas para imprimir. =os gestores de base de datos tienen la capacidad de ir intercalando los datos de la base sobre teGtos con cualquier formato de tal forma que generan de modo autom)tico cartas, etiquetas postales, listados. %.1. 0$mo crear un fic)ero de base de datos1 Al iniciar el programa se presentar) la siguiente ventana#

+e selecciona Ease de datos en blanco y se pulsa Aceptar. Aparecer) otro cuadro de di)logo en el que se dar) nombre a la base de datos que se va a crear. +e debe utili!ar un nombre apropiado y relacionado con el contenido de la base de datos, para poder recuperarla con facilidad posteriormente. +e escribe el nombre en Fombre de archivo y se pulsa el botn -rear. Aparecer) la ventana de Access. Desde esta ventana se traba'an las bases de datos de Access. +eleccionando las pesta?as se accede a los distintos elementos que componen una base de datos* tablas, consultas, formularios, informes, macros y mdulos.

&. 2as tablas .ara empe!ar a traba'ar con una base de datos primero es necesario crear las tablas. Dentro de cada una hay que definir los campos que contendr)n la informacin, es decir establecer la estructura que almacenar) la informacin.. &.1. 0$mo crear una tabla1 .ara crear una tabla se selecciona el botn (ablas y apareceran las diferentes opciones que presenta Access para crear una tabla#

$rear en 3ista !ise,o : permite crear los campos manualmente y configurar el dise?o de la tabla. $rear desde Asistente para tablas : el asistente pide las caracter:sticas de los campos y de la tabla y la genera autom)ticamente. $rear ingresando datos: crea una nueva tabla con formato de tabla. "n la primera fila de la tabla aparecen los ampos# -ampo /, -ampo 0, sobre los cuales se escriben los nombres de los campos.

&.%. 2as 3istas de la tabla =as tablas se pueden ver desde dos vistas distintas, en cada una de ellas no slo cambia el aspecto de la tabla, sino que adem)s var:an el menC y la barra de herramientas#

3ista !ise,o

3ista 4oja de datos

Desde esta vista no se pueden Desde esta vista se dise?an los campos modificar el tipo de datos que contienen pero no se pueden introducir datos. +i los campos o su descripcin. se desea introducir datos, se pulsa el botn se abrir) la vista Bo'a de datos. .ara reali!ar cambios de este tipo se "l aspecto es parecido a una ho'a de tiene que pasar a introducir los datos c)lculo en la cual los encabe!ados de pulsando el botn Hista. las columnas son los nombres de los campos y cada fila es un registro.

&.%.%. 3ista !ise,o +e elige -rear una tabla en Hista Dise?o aparecer) la siguiente ventana, que nos permitir) manipular los tipos de datos a cargar en cada variable o campo.

"n la primera columna se ven los nombres de los campos, y en la segunda columna el tipo de datos que ha elegido autom)ticamente Access con los datos introducidos. -omo se ve en cada columna se introducen diferentes caracter:sticas del campo# I ombre del campo: los nombres de los campos.

I Tipo de datos: teGto, numrico, fechaJhora, contador, +iJFo, memo, moneda, ob'eto =". I !escripcin: en esta columna se introduce la descripcin del contenido del campo o su finalidad. I 5ropiedades de los campos: estableciendo las propiedades de los campos se controla la apariencia de los datos, y se puede evitar que se introdu!can de modo incorrecto. "n este manual se va a crear una base de datos de la ;acultad. +e ha empe!ado con la tabla de los alumnos pero no se han introducido todos los campos. ;altan los campos# seGo, fecha de ingreso, lugar de nacimiento, telfono, mail, etc.

"n la figura anterior ya estuvimos definiendo condiciones de la estructura de la (abla, en el campo -;+ -, establecimos (ama?o del campo, la obligatoriedad de cargar un dato 1&equerido3, y la regla que deben cumplir los datos que se carguen 1&egla de validacin3, entre otras posibilidades para evitar la carga de datos erroneos. Una ve! definida la estructura a grandes rasgos de la (abla Alumnos procedemos a guardarla. al monento de establecer el nombre de la misma. Access revisar) la eGistencia o no de una clave principal que ordene y organice la (abla en cuestin.

&.&. 2a cla6e principal =a clave principal suele ser uno o varios de los campos de la tabla. "l contenido de este campo identifica cada registro del campo de manera Cnica. De modo que no se podr)n introducir dos registros iguales o almacenar valores nulos 1vacios3 en los campos de la clave principal. .ara la tabla alumnos se tiene que pensar que campo no se repite. .odr:a ser el campo nombre, pero el nombre no es algo Cnico. =os campos nombre y apellidos 'untos tambin se podr:an repetir en algCn caso. De modo que lo m)s indicado es crear un cdigo Cnico para cada alumno, o utili!ar el numero de documento como dato unico que identifica al registro 1DF%3. "s decir los datos de un alumno no aparecer)n repartidos en tres veces, sino en una sola ve!, de forma que cuando se quiera consultar el estado de un alumno se tendr) la seguridad de que ah: est)n todos sus datos. +e puede reali!ar esta operacin desde el @enC "dicinK"stablecer -lave .rincipal.

Fo se tiene que definir obligatoriamente una clave principal, pero normalmente es conveniente hacerlo. +i no se establece la clave principal, al cerrar la tabla aparece un cuadro de di)logo pidiendo que se estable!ca#

+i se elige la opcin > +i>, Acces crear) autom)ticamente un campo Autonumrico que ser) la clave principal. &.&.1. Tipos de cla6e principal "n @icrosoft Access eGisten tres tipos de clave principal# Autonumrico, -ampo simple y -ampos mCltiples. "n nuestro caso particular nos quedaremos con el establecimiento manual de la -lave principal en base a asignarle al campo DF% dicha caracter:stica, como se detalla en el 0do punto. &.&.1.1. $la6es principales de Autonum"rico Un campo Autonumrico puede establecerse para que el programa introdu!ca autom)ticamente un nCmero secuencial cuando se agrega un registro a la tabla.

Designar un campo de este tipo como clave principal de una tabla es la forma m)s sencilla de crear una clave principal. -uando no se establece una clave principal antes de guardar una tabla recin creada, @icrosoft Access pregunta si se desea que cree una clave principal autom)ticamente. +i se contesta afirmativamente, @icrosoft Access crear) una clave principal de Autonumrico. &.&.1.%. $la6es principales de $ampo simple +i se tiene un campo que contiene valores eGclusivos, como nCmeros de identificacin o nCmeros de pie!a, se puede designar ese campo como la clave principal. +i el campo seleccionado como clave principal tiene valores duplicados o Fulos, @icrosoft Access no establece la clave principal. 9uardar y repetir las opciones correspondientes a nuestra segunda tabla que terminara conformando el motor de bCsqueda de relaciones en nuestra base de datos. +eguimos armando la estructura para nuestra Ease de Datos &elacional. Fuestra segunda tabla nos permitir) generar la relacin para evitar cargar repetidamente la -arrera que cursa en la ;acultad cada uno de los alumnos registrados. +i en la primer (abla, el campo -arrera 1-;+ -3 conten:a la indicacin en un cdigo simple, pero cdigo al fin, estamos en la necesidad de clarificar ese codigo para los futuros traba'os dentro de la Ease de Datos. .ara esto nos vemos en la necesidad de crear una +egunda (abla para relacionarla con la (abla Alumnos.

"ntonces, nuestra segunda tabla tendr) solamente dos campos 1-;+ -* Detalle3 en el primer campo repetiremos las caracter:sticas de nuestra primera tabla, con el agregado de convertir este campo en -lave .rincipal de la (abla. "l sgundo campo esta destinado a la denominacin completa de la carrera que cursa en la ;acultad. .rocedemos a guardar nuestra (abla con el nombre de -digo de -arrera. /. $arga de datos por medio de formularios =a introduccin de los datos directamente sobre las tablas es bastante incmoda. Fo slo no se pueden ver todos los campos sin despla!arse con la barra de herramientas, sino que adem)s los registros est)n uno encima de otro. +i se pierde la referencia del registro se pueden introducir datos que no correspondan a ese registro. =os formularios permiten la introduccin de datos en las tablas de una forma m)s sencilla y m)s limpia. "n ve! de introducir los datos directamente sobre la tabla, los datos se introducen en la tabla a travs de los formularios.

=as tablas almacenan la informacin, los formularios se encargan de recogerla. .ara que las tablas puedan incluir los datos de los formularios deben estar cerradas. Al cerrar o guardar los formularios, las tablas se actuali!an. Bay diferentes formatos de formularios, en alguno de ellos los registros se pueden ver de forma aislada, en otros, todos los registros 'untos, o tambin se puede dise?ar un formulario con un formato totalmente personali!ado. "n una base de datos se puede crear m)s de un formulario basado en una misma tabla. Un formulario puede tomar varios campos de una tabla o todos, incluso puede tomar campos de diferentes tablas. "ntonces siguiendo el desarrollo de nuestro e'emplo crearemos un formulario destinado a ingresar datos en la Tabla Alumnos.

Debido a la comple'idad que posee la crecin de un formulario desde la vista dise?o, 1la misma que usamos para crear la (abla Alumnos3, nos valemos en este caso del Asistente para la -reacin de ;ormularios. "n la Hentana de la Ease de Datos, seleccionamos la

pesta?a de Formularios y la opcin Crear un formulario utilizando el asistente. "l asistente no ir) guiando en base a preguntas en la creacin del ;ormulario. Bay que tener en cuenta que este ;ormulario que estamos creando tiene por finalidad la carga de datos en la (abla Alumnos, por consiguiente se deben incorporar todos los campos al formulario.

Una ve! incorporados los campos que formar)n parte del ;ormulario nos queda por definir la distribucin del mismo. =as distintas opciones de Distribucin tienen por finalidad la presentacin en pantalla de los datos registrados en la (abla. .odemos ver que a grandes rasgos hay dos formas preponderante para la presentacion de pantalla de los datos. .ueden ser vistos en forma individual, es decir un registro por pantalla, las opciones EN C !"#N$ o %"&T'F'C$D , apuntan a esta opcin de un registro por pantalla. @ientras que las opciones de T$("!$) o * %$ DE D$T & presentar)n todos los registros que quepan en patalla y habr) que navegarlos con las barras de despla!amiento que se agregaran en forma autom)tica.

=uego de definida la distribucin del formulario hay que definir el dise?o y el nombre del formulario por defecto asumir) el nombre de la tabla en la que esta basado. La estamos en condiciones de ingresar registros en la tabla por medio del ;ormulario Alumnos.

+i avan!amos en la carga y tratamos de incorporar un registro que en algunos de sus campos contiene un valor erroneo y que en el armado de la estructura de la (abla Alumnos, definimos que no era posible cargar, aparecera un cuadro de di)logo informandonos que ese dato no cumple con las &eglas de Halidacin y devolver) el (eGto de Halidacin antes definido. "n nuestro e'emplo la sigla >;9> no corresponde a ninguna carrera de las que se dictan en la ;acultad. Basta no corregir el dato no podremos avan!ar en la carga del siguiente registro. "n el caso de nuestra otra (abla -digo de -arrera, no har) falta crear un formulario ya que se pueden ingresar los cinco registros pautados sin ningCn inconveniente. -onsultas

+.1 $onsultas a la base de datos =a consulta es una solicitud de informacin a la base de datos. =os datos mostrados pueden proceder de una sola tabla o de un con'unto de tablas. "l resultado de la consulta es la >Bo'a de respuestas din)mica>* en esta ho'a se encuentra la informacin eGtra:da de las tablas. .ero la informacin no se guarda en la ho'a de respuestas, sino que sigue estando almacenada en las tablas. "n determinados tipos de consulta se puede modificar la informacin de las tablas, pero la consulta sigue siendo una forma de acceder a la tabla, no un ob'eto que almacene informacin. =a consulta muestra lo que la tabla almacena segCn los criterios solicitados. +.1.% 07u" puede )acer una consulta1 8legir tablas # las consultas se pueden reali!ar sobre una sola tabla o sobre todas las tablas creadas en esa base de datos. De esta forma las combinaciones posibles para obtener informacin son muchas. Modificar los datos de las tablas # aunque las consultas no son tablas, dan acceso a ellas, y permite modificar, eliminar o a?adir registros nuevos. (ambin se puede utili!ar una consulta para crear una nueva tabla que contenga registros de otra tabla o de varias tablas. 8legir uno o 6arios campos: al crear una consulta es posible especificar qu campo se desea ver. (eleccionar registros # una consulta se puede concretar hasta el punto de ver slo un registro. #eali9ar c:lculos: se pueden reali!ar c)lculos con los campos mostrados en la consulta. .or e'emplo contar el nCmero de registros seleccionados o acumular totales. +e crear)n campos nuevos# campos calculados que contendr)n el resultado del c)lculo. 5ara crear nue6os formularios; informes o consultas # partiendo de los datos obtenidos en una consulta se pueden crear nuevos elementos. +.% Tipos de consultas +.%.1. $onsulta de seleccin "ntre otras disponibles las -onsulta de seleccin es la m)s sencilla, en ella se indican unos criterios para ver slo lo que interesa de una tabla. =os datos aparecen en la Bo'a de respuestas din)micas, esta

parece una tabla pero no lo es, slo muestra los datos de una tabla o de varias tablas segCn los criterios de la consulta. Aunque la ho'a de respuestas din)mica no es una tabla se pueden introducir datos en las tablas a travs de ella. +.&0$mo crear una consulta1 Al seleccionar el cuadro de di)logos de consultas apareceran estas opciones que ofrece Access para crear una consulta# 1. $rear una consulta en 3ista dise,o: permite reali!ar una consulta sin la ayuda del asistente. %. $rear una consulta utili9ando Asistente: crea una consulta autom)ticamente, segCn los campos seleccionados. -omo la reali!acin de las distintas consultas a las (ablas que forman parte de nuestra Ease de Datos ser)n bastantes sencillas traba'aremos con la creacin de consultas en Hista Dise?o, ya que tenemos nosotros poseemos control absoluto sobre la base de datos que hemos dise?ado.

%nmediatamente debemos definir sobre que tablas ser) reali!ada la consulta, en el cuadro de di)logo eligiremos cu)l o cu)les ser)n las tablas que formar)n parte de esta consulta. -omo hab:amos definido anteriormente -laves principales en las dos tablas que forman parte de nuestra Ease de Datos al incorporarlas en la nueva consulta veremos que ambas (ablas se relacionan automaticamente. As: podremos reali!ar consultas 1busquedas3 por algCn criterio presente en una (abla 1-arrera3 para que nos muestre valores coindidentes con ese criterio en la otra (abla 1Alumnos3.

"l aspecto de la ventana de una consulta es este# vemos que la ventana se divide en dos secciones# =a superior# muestra los elementos sobre los que se va a reali!ar la consulta. =a inferior# muestra los criterios que se van a aplicar en la consulta a la tabla o consulta seleccionada. .ara incorporar nuevos campos para que sean visuali!ados en la -onsulta debemos seleccionar el campo en la ventana superior

desntro de una de las (ablas disponibles para la -onsulta y con un doble clicM de maouse se insorporan a la ventana inferior y forman parte de los campos involucrado en la -onsulta. "l proceso de creacin de los criterios con los que traba'aremos en nuestra -onsulta es muy simple. Adem)s en las consultas hay un elemento que da la opcin de que un criterio de seleccin se vea o no. "sta opcin es Mostrar .

+.+ $riterios "n esta casilla se introduce la condicinJes que debe cumplir un campo para que el registro apare!ca en la respuesta a la consulta. -uando se e'ecuta la consulta, el programa anali!a la eGpresin de la casilla criterios. Dentro del campo se buscan todos los valores que coincidan con el criterio. =os criterios pueden introducirse en uno o m)s campos de una consulta. incluso introducir varios criterios en un mismo campo. Fo es necesario rellenar todas las casillas en cada columna. (odo depende de lo que se quiera pedir al programa. +.-. 8stablecer criterios Dentro de la casilla criterio se escribe una eGpresin, bien de teGto, numrica o numrica con operadores. +i no se incluye ningCn operador con la eGpresin 1teGto o nCmero3 el programa actCa como si el operador fuera >N>, y slo habr) resultado en la bCsqueda si eGiste un registro idntico a la eGpresin del criterio. 9racias a los operadores, adem)s de palabras, se pueden imponer otro tipo de condiciones a las bCsquedas dentro de los registros. +.-.1. #angos de 6alores .ara buscar un rango de valores dentro de un campo se utili!an estos operadores# 8ntre...< # por e'emplo para seleccionar los pacientes mayores de /A a?os pero menores de 72. "n la casilla -riterios se escribira# "ntre /A L 72. =;>;>?;=?;=>: operadores de comparacin. +.-.%. 3arios criterios

"n diferentes campos# criterio L# cuando se escriben varios criterios en el mismo rengln el programa buscar) un registro que cumpla todos los criterios. "l criterio L se puede utili!ar en un mismo campo# OA2 L P/22 8n un mismo campo: criterio @: cuando se pone un criterio en la casilla >-riterio>, otro en la casilla o , y si se quiere m)s criterios en las filas de deba'o. "l programa buscar) un registro que cumpla al menos uno de los criterios. "ste criterio tambin se puede utli!ar en distintos campos# +eleccionar) los registros que o el campo -arrera sea &elaciones del (raba'o, o bien el campo edad sea mayor de /A. +.-.&. 2os comodines +e utili!an para buscar datos genricos, que empie!an por una letra, que terminan por otra... A representa cualquier nCmero de caracteres, por e'emplo# todos los nombres que terminen por Qe!. tro e'emplo# buscar las personas que tienen un nombre compuesto y uno de los dos nombres es >=uis>. +e debe escribir el siguiente criterio# -omo Q=uisQ o -omo Q R =uis R Q. Access agregar) las comillas. 1 representa un solo car)cter, por e'emplo Simene!J9imene!# ? imene!. B representa cualquier d:gito en la posicin especificada. .or e'emplo# /0T47,el programa buscar) un registro en el cual los dos primeros d:gitos sean /0 y los dos Cltimos 47. Al introducir una eGpresin con uno de estos tres operadores, Access a?adir) autom)ticamente el operador >-omo>. +.-.-. 'ec)a actual +e pueden seleccionar los registros que tengan la fecha actual. .or e'emplo en una empresa para seleccionar los pedidos que haya que entregar ese d:a. "n criterios se escribe ;echa13 +./. uestra $onsulta

"ntonces en nuestro e'emplo la -onsulta tiene por finalidad presentar los registros correspondientes a los alumnos que figuran en las (ablas que cumplem con el criterio de estar inscriptos en la -arrera de &elaciones del (raba'o. -omo estamos traba'ando con (ablas relacionadas entre si, por un campo especifico, 1-;+ -3 tendremos que prestar atencin a los datos que queremos presentar en pantalla como resultado de la -onsulta. Asi que cuando seleccionamos los campos que van a ser presentados seleccionamos el -;+ - de la (abla Alumnos que es el campo que contiene la informacin referida a cada registro y que nos dar) la pauta de cu)l carrera es en la que se encuentra inscripto. Dado que este campo se encuentra codificado por las siglas >&(>, >-+>, >(+>, >--> y >-.>, habr:a que dise?ar algCn instructivo que puede decodoficar esa informacin para el usuario no habituado a ese cdigo. .or esta ra!n en nuestra -onsulta este campo se utili!a para la seleccin de registros, pero no se presenta a la vista, se destilda la opcin Mostrar en la vista dise?o de la -onsulta, en el campo -;+ -. .ero se agrega el campo Detalle de la (abla -odigo -arrera que contiene el nombre completo y conocido por todos los usuarios de la -arrera en que se encuentra inscripto el registro.

=uego para e'ecutar la -onsulta podemos clicMear el +imbolo de admiracin ro'o en la barra de botones de Access o bien pasar a la vista Bo'a de datos, que nos permitira ver los registros de la campos que fueron seleccionado y que cumplan con los criterios seleccionados. "n la misma forma que accedemos a la Hista Bo'a de datos podemos volver a la Hista Dise?o para poder introducir cambios en la consulta en la cu)l estamos traba'ando.

De la misma manera podemos sumar campos y criterios para que sea mas especifica nuestra busqueda de datos coincidentes en la -onsulta. "n nuestro e'emplo podemos agregar a la consulta el campo ;F, 1;echa de Facimiento3 para poder listar los datos de los alumnos que al 2/J2/J28 tengan 07 a?os cumplidos, como no esta registrada la edad en la tabla, tendremos que reali!ar la operacin de calcular quienes a la fecha establecida puedan tener 07 a?os cumplidos. "n este caso aquellos alumnos que hayan nacido antes del 2/J2/JA0. .or lo tanto el criterio a incorporar en el campo ;F sera# P2/J2/JA0. -uando mayor sea la cantidad de criterios establecidos en una consulta menor ser) la cantidad de registros listados. .uede llegar el caso en el cu)l no haya ningCn registro coincidente con los criterios, as: que habr) que reveer los criterios establecidos para reali!ar la consulta. Hale la pena recordar que los criterios que se establecen en los distintos campos o variables se presentan en una misma linea de criterios y que por lo tanto la coneGin entre ellos se da por medio de la funcin >L>, es decir que tiene que cumplir con el primer criterio, tambien con el segundo y con los sucesivos para quedar seleccionado y aparecer en la Hista ho'a de datos. +i queremos que cumplan con algunos de los posibles criterios habra que traba'ar con la funcin > >

y en ese caso los criterios se eGplicitaran hacia aba'o en el campo correspondiente en el cuadro de creacin de la consulta. "s decir deba'o del primer criterio establecido en ese campo. =os usuarios avan!ados podr)n reali!ar acciones mas comple'asy especificas valiendose de las herramientas de programacin que trae incorporado el programa 1Access3, con los @odulos y @acros para a'ustar las funciones de gestor de Ease de Datos a aplicaciones eGclusivas. =a finalidad del presente manual es presentar en forma sencilla las principales caracter:sticas de un gestor de Ease de Datos, en este caso @icrosoft Access. L que, orientado a e'ercicios sencillos pueda facilitar el mane'o de Ease de Datos a los alumnos de la @ateria