CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA DEPARTAMENTO DE EVALUACIN Y SISTEMAS

MANUAL DE PROCEDIMENTOS DE AUDITORA PARA LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA Y LAS ENTIDADES Y ORGANOS SUJETOS A SU FISCALIZACIN (DES-P-7-86)

OCTUBRE DE !86

14 de mayo, 2008 El presente Manual de procedimientos de auditora para la Contralora General de la Repblica y las entidades y rganos sujetos a su fiscalizacin (DES-P7-86) fue em t do en no! em"re de 1#86 por el enton$es Departamento de E!alua$ %n de S stemas de la &ontralor'a (eneral, $omo una )u'a para un formar y s stemat *ar los m+todos de tra"a,o de los aud tores del se$tor p-"l $o. / la fe$0a ese 1anual no 0a s do re! sado y a$tual *ado a la lu* de los $am" os normat !os 0a" dos en esa mater a, part $ularmente $on la promul)a$ %n de la 2ey (eneral de &ontrol 3nterno, 45 82#2 del 61 de ,ul o de 2002, el 1anual de normas para el e,er$ $ o de la aud tor'a nterna en el se$tor p-"l $o, 45 1-1-2004-&7-DD3, el 1anual de normas )enerales de $ontrol nterno para la &ontralor'a (eneral de la 8ep-"l $a y las ent dades y %r)anos su,etos a su f s$al *a$ %n, 49 1-1-2002-&7DD3, el 1anual de normas )enerales de aud tor'a para el se$tor p-"l $o, 49 1-2-2006-&7-D:7E, las D re$tr $es para la autoe!alua$ %n anual de $al dad de las aud tor'as nternas del Se$tor P-"l $o, 49 D-2-2007-&7-D:7E, la & r$ular 49 666# (D:7E-077) del 0# de a"r l de 2007. so"re ;erram entas para la autoe!alua$ %n anual de $al dad de las aud tor'as nternas, y De$reto E,e$ut !o 45 6402#-; del 10 de set em"re de 2007, med ante el $ual se adoptan e mplementan las 4ormas 3nterna$ onales de &onta" l dad para el Se$tor P-"l $o (43&SP) en el <m" to $ostarr $ense. En ! rtud de lo anter or, es mportante a$larar =ue este 1anual de pro$ed m entos de aud tor'a puede ser ut l *ado s%lo $omo fuente de nforma$ %n, de" do a =ue pre!ale$e $on $ar<$ter ! n$ulante la normat !a em t da $on poster or dad.

Licda. melia !im"nez Rueda Gerente de rea Secretara Tcnica DFOE

PRESENTACIN La Contralora General por medio de su Departamento de Evaluacin y Sistemas, para efectos de uniformar y sistematizar los mtodos de trabajo de sus auditores en la tcnica de la auditora y asimismo, para ue sea tomado como !ua al confeccionarse otros manuales de similar naturaleza, prepar el presente "anual de #rocedimientos de $uditora, el cual, como lo se%ala la circular del se%or Contralor General, establece polticas y perfiles en materia de procedimientos de auditora ue deben observar los auditores del &r!ano Contralor al efectuar su trabajo en las entidades y r!anos p'blicos sujetos pasivos de su fiscalizacin( Con este "anual no se pretende abarcar todas y cada una de las situaciones y cuentas ue pueden ser objeto de e)amen de una entidad u r!ano p'blico, ya ue cada situacin financiera y administrativa, se!'n donde se produzca, tiene caractersticas particulares, difciles de prever en un documento de car*cter !eneral como el presente( Sin embar!o, estimamos ue contempla a uellos casos y rubros m*s comunes e)aminar en las auditoras, de modo ue ser* muy 'til para el auditor en el ejercicio sus funciones, lo ue le permitira obtener un rendimiento ptimo con el uso racional sus esfuerzos( Esperamos ue con la puesta en pr*ctica de este documento, obten!an los aportes necesarios para ampliarlo y mejorarlo( de de de se

Con otros manuales emitidos, este ser* complementado en el futuro con procedimientos de fiscalizacin de distinta naturaleza, tales como los de auditora aplicable a los sistemas inform*ticos y a la contratacin administrativa(

DE#$+,$"E-,. E/$L0$C1&- 2 S1S,E"$S

San 3os, noviembre de 4567

Este "anual de #rocedimientos de $uditora se imprimi en la .ficina de #ublicaciones de la Contralora General de la +ep'blica en el mes de noviembre de 4567( El tiraje consta de 899 ejemplares( Se elabor y revis en el Departamento de Evaluacin de Sistemas( La mecano!rafa estuvo a car!o de la 0nidad de Secretariado(

#ro:ibida la reproduccin total o parcial De este "anual con fines lucrativos( Contralora General de la +ep'blica( San 3os, Costa +ica, 4567(

CIRCULAR A TODOS LOS AUDITORES DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA Y ENTIDADES Y RGANOS SUJETOS A SU FISCALIZACIN

La Contralora General de la +ep'blica a efecto de uniformar y sistematizar sus mtodos de trabajo, respecto del control posterior e)terno, pone a disposicin de sus auditores el presente "anual de #rocedimientos de $uditora para ue sea observado como una !ua mnima en los trabajos ue se realizan en las entidades y r!anos sujetos pasivos de su fiscalizacin( Este documento establece las polticas y perfiles principales en cuanto a metodolo!a y procedimientos de auditora ue, al ser de cumplimiento obli!atorio, satisface la recomendacin -;( < del 1nforme -;( DES=1=<=6< ( El "anual ue tambin servir* para orientar a los funcionarios de las unidades de auditora interna, contiene, en su se!unda parte, preceptos relacionados con al!unas de las normas tcnicas de auditora y de control interno emitidas por la Contralora General, ue a'n cuando no son comunes en un manual de procedimientos de la materia en cuestin, se :an consi!nado en el documento, para uso obli!ado de los auditores en sus tareas de planeacin, evaluacin, obtencin de evidencia y formulacin de conclusiones, disposiciones y recomendaciones( -o se pretende ue el contenido del "anual cubra el universo de las cuentas, transacciones, aspectos o asuntos de car*cter financiero o administrativo, objeto de e)amen por el auditor> sin embar!o, se est* en presencia de una valiosa !ua sistematizada para el trabajo diario de ese profesional, la cual coadyuvar*, a alcanzar en forma eficiente y eficaz los objetivos de las auditoras o estudios especiales de auditora ue lleva a cabo( De manera ue, con su aplicacin, se espera lo!rar el uso ptimo de los recursos :umanos disponibles y los mejores resultados en el control posterior( El presente "anual re uiere ser mejorado por las colaboraciones de a uellos ue deben ponerlo en pr*ctica, de manera ue, estamos pendientes de esos aportes en aras de su enri uecimiento( Como otros documentos emitidos, ser* objeto de constante revisin y en el futuro se ampliar* con procedimientos de fiscalizacin para otras *reas sujetas al control de la Contralora General( #r)imamente se espera :acerlo con procedimientos de auditora aplicables a sistemas inform*ticos( San 3os, octubre de 4567

Lic( +afael ?n!el C:inc:illa @allas Contralor General de la +ep'blica

CONTENIDO P8ESE4>/&3?4................................................................................................................................................6 &38&@2/8..........................................................................................................................................................A 3.34>87D@&&3?4...........................................................................................................................................10 33.&71E4>/837S S7B8E 4781/S >C&43&/S DE /@D3>78D/............................................................2 1.: ,a$ %n de 7",et !os de la /ud tor'a o Estud o Espe$ al de /ud tor'a........................................................2 2.7"ten$ %n de la 3nforma$ %n Prel m nar.......................................................................................................6 6.:uentes de nforma$ %n.................................................................................................................................A 4.:ase Prel m nar al Pro)rama de /ud tor'a.....................................................................................................7 A.Plan de /ud tor'a...........................................................................................................................................7 6.Pro)rama de /ud tor'a...................................................................................................................................8 6.1 : nal dades..............................................................................................................................................# 6.2 :leE " l dad.............................................................................................................................................# 6.6 &onten do................................................................................................................................................# 7.Estud o y E!alua$ %n del S stema de &ontrol 3nterno.................................................................................11 8.2a @n dad de /ud tor'a 3nterna $omo elemento del S stema de &ontrol 3nterno.......................................14 #.Pro$ed m entos de aud tor'a........................................................................................................................1A 10.Es$o)en$ a de la 1uestra..........................................................................................................................1A 11.E! den$ a...................................................................................................................................................1A 12.Papeles de >ra"a,o.....................................................................................................................................17 12.1 : nal dades..........................................................................................................................................18 12.2 &lases de papeles de tra"a,o...............................................................................................................18 12.6 Pr n$ pales papeles de tra"a,o.............................................................................................................18 12.4 8e=u s tos...........................................................................................................................................1# 16./l)unas re)las pr<$t $as para la prepara$ %n de los papeles de tra"a,o....................................................20 14.Prepara$ %n de 2e)a,os..............................................................................................................................26 1A./r$0 !o Permanente..................................................................................................................................26 16.&+dulas para &uentas de Balan$e, de 8esultados o de otra 'ndole............................................................26 17.Prop edad de los Papeles de >ra"a,o.........................................................................................................2A 18.Super! s %n de la 2a"or de /ud tor'a........................................................................................................2A 1#.&omun $a$ %n de 8esultados.....................................................................................................................27 1#.1 El 3nforme...........................................................................................................................................28 1#.1.1 Prepara$ %n, re! s %n y tram ta$ %n de los nformes y memorandos...........................................28 1#.1.2 8e=u s tos....................................................................................................................................28 1#.1.6 Partes...........................................................................................................................................60 1#.1.4 8e! s %n.......................................................................................................................................6A 1#.1.A 8em s %n......................................................................................................................................6A 1#.2 1emorandos u 7f $ os.......................................................................................................................6A 1#.6 3nformes Par$ ales..............................................................................................................................66 1#.4 3nforme : nal......................................................................................................................................66 1#.A &ons dera$ ones : nales.....................................................................................................................67 20.(r<f $os de los pro$esos de /ud tor'a : nan$ era y 7perat !a................................................................68 P/8>E 333...........................................................................................................................................................41 P87&ED313E4>7S DE /@D3>78D/............................................................................................................41 &@E4>/S DE /&>3F7...................................................................................................................................42 &74&EP>7S (E4E8/2ES........................................................................................................................42 /$t !o.........................................................................................................................................................42 /&>3F7 &38&@2/4>E.......................................................................................................................44 &@E4>/G &/H/ I B/4&7S..............................................................................................................44 1. Efe$t !o en &a,a..................................................................................................................................4A 2. &a,a (eneral.......................................................................................................................................46 6. &uentas Ban$ar as...............................................................................................................................47

4. E)resos y Desem"olsos......................................................................................................................A2 A. &a,as /uE l ares..................................................................................................................................A6 6. &a,a &0 $a y :ondos de >ra"a,o.........................................................................................................A4 7. 34FE8S374ES E4 F/278ES........................................................................................................A7 8. &@E4>/G D7&@1E4>7S P78 &7B8/8 E ;3P7>E&/S P78 &7B8/8, / &78>7 I 2/8(7 P2/J7.....................................................................................................................................61 #. &@E4>/G &@E4>/S P78 &7B8/8............................................................................................64 10. &@E4>/G 34FE4>/837S............................................................................................................70 11. &@E4>/SG P/(7S /4>3&3P/D7S I &/8(7S D3:E83D7S.................................................76 12. &@E4>/G P87P3ED/D, P2/4>/ I EK@3P7...........................................................................82 &@E4>/S DE P/S3F7....................................................................................................................................#2 1. &on$eptos (enerales..................................................................................................................................#6 2. &ons dera$ ones 3n $ ales...........................................................................................................................#4 16. &@E4>/G D7&@1E4>7S P78 P/(/8....................................................................................#A 14. &@E4>/G &@E4>/S P78 P/(/8..............................................................................................#8 1A. &@E4>/G 7>87 P/S3F7 &38&@2/4>E................................................................................101 16. &@E4>/G &8CD3>7S D3:E83D7S............................................................................................104 17. &@E4>/SG D7&@1E4>7S P78 P/(/8 / 2/8(7 P2/J7 I 7>87S P/S3F7S / 2/8(7 P2/J7.................................................................................................................................................10A /l)unos $on$eptos )enerales...........................................................................................................10A 7",et !os de la aud tor'a...................................................................................................................106 ; pote$as..............................................................................................................................................107 Do$umentos por pa)ar a lar)o pla*o....................................................................................................107 Bonos por pa)ar....................................................................................................................................108 Pas !o $ont n)ente................................................................................................................................10# 18. &@E4>/G P/>8317437.............................................................................................................112 &@E4>/S DE (/S>7S (ESPE&D:3&/S).....................................................................................................116 1. SE8F3&37S PE8S74/2ES...................................................................................................................116 1.1 Def n $ %n de la part da......................................................................................................................116 1.2 2 sta de al)unas su"part das...............................................................................................................116 1.6 Def n $ %n de al)unas su"part das......................................................................................................117 1.4 7",et !os y pro$ed m entos de aud tor'a............................................................................................120 1#. &@E4>/G S@E2D7S P/8/ &/8(7S :3H7S............................................................................120 20. &@E4>/G S@E2D7S SE8F3&37S ESPE&3/2ES.....................................................................121 21. &@E4>/G &713S374ES...........................................................................................................122 22. &@E4>/G D3E>/S.......................................................................................................................124 26. &@E4>/G ;7478/837S............................................................................................................12A 24. &@E4>/G H784/2ES..................................................................................................................126 2A. &@E4>/G (/S>7S DE 8EP8ESE4>/&3?4 :3H7S.................................................................127 26. &@E4>/G >3E1P7 EL>8/78D34/837..................................................................................128 27. &@E4>/G S7B8ES@E2D7S.......................................................................................................12# 28. &@E4>/G S@E2D7 /D3&374/2...............................................................................................160 2#. &@E4>/G J74/HE.......................................................................................................................161 60. &@E4>/G 7>87S SE8F3&37S PE8S74/2ES.........................................................................162 2. SE8F3&37S 47 PE8S74/2ES............................................................................................................166 2.1 Def n $ %n de la part da..............................................................................................................166 2.2 2 sta de al)unas su"part das.......................................................................................................166 2.6 Def n $ %n de al)unas su"part das..............................................................................................164 2.4 7",et !os y pro$ed m entos de aud tor'a....................................................................................168 61. &@E4>/G /2K@32E8 DE >E88E47S......................................................................................168 62. &@E4>/G /2K@32E8 DE ED3:3&37S.......................................................................................168 66. &@E4>/G /2K@32E8 DE EK@3P7 E2E&>8743&7...............................................................168 64. &@E4>/G 7>87S /2K@32E8ES...............................................................................................168 6A. &@E4>/G 34:781/&3?4 I P@B23&3D/D.............................................................................16# 66. &@E4>/G 31P8ES3?4, E4&@/DE84/&3?4 I 7>87S.......................................................140

67. &@E4>/G >E2E&71@43&/&374ES........................................................................................140 68. &@E4>/G SE8F3&37 DE &788E7S..........................................................................................140 6#. &@E4>/ E4E8(D/ E2E&>83&/..............................................................................................140 40. &@E4>/G SE8F3&37 DE /(@/.................................................................................................140 41. &@E4>/G 7>87S SE8F3&37S PMB23&7S...............................................................................140 42. &@E4>/G (/S>7S DE F3/HE E4 E2 34>E8378....................................................................141 46. &@E4>/G (/S>7S DE F3/HE E4 E2 EL>E8378..................................................................141 44. &@E4>/G (/S>7S DE 8EP8ESE4>/&3?4............................................................................146 4A. &@E4>/G >8/4SP78>E DE N 7 P/8/ E2 EL>E8378.........................................................144 46. &@E4>/G >8/4SP78>E DE4>87 DE2 P/DS........................................................................144 47. &@E4>/G SE(@87 DE D/O7S.................................................................................................14A 48. &@E4>/G SE(@87 DE 83ES(7S P87:ES374/2ES.............................................................14A 4#. &@E4>/G &713S374ES I 7>87S &/8(7S..........................................................................146 A0. &@E4>/G &74S@2>78D/S.......................................................................................................147 A1. &@E4>/G &74:E&&3?4 I 8EP/8/&3?4 DE FES>@/837................................................148 A2. &@E4>/G 1/4>E4313E4>7 I 8EP/8/&3?4 DE 17B323/837 I EK@3P7 DE 7:3&34/ ..............................................................................................................................................................14# A6. &@E4>/G 1/4>E4313E4>7 I 8EP/8/&3?4 DE 7B8/S.................................................14# A4. &@E4>/G 1/4>E4313E4>7 I 8EP/8/&3?4 DE ED3:3&37S...........................................14# AA. &@E4>/G SE8F3&37S /D@/4E87S........................................................................................1A0 A6. &@E4>/G (/S>7S DE 7:3&34/S DE &/4&322E8D/S........................................................1A1 A7. &@E4>/G 13S374ES ESPE&3/2ES...........................................................................................1A1 A8. &@E4>/G (/S>7S 13S374ES 1323>/8ES............................................................................1A1 A#. &@E4>/G 7>87S SE8F3&37S 47 PE8S74/2ES..................................................................1A2 4.6 1/>E83/2ES I S@1343S>87S...........................................................................................1A6 4.6.1 Def n $ %n de la part da..........................................................................................................1A6 4.6.2 2 sta de su"part das.................................................................................................................1A6 4.6.6 Def n $ %n de al)unas su"part das...........................................................................................1A4 4.4 >8/4S:E8E4&3/S &7883E4>ES........................................................................................1A# 4.4.1 Def n $ %n de la part da...........................................................................................................1A# 4.4.2 2 sta de su"part das.................................................................................................................1A# 4.4.6 Def n $ %n de al)unas su"part das...........................................................................................161 4.4.4 7",et !os y pro$ed m entos de aud tor'a.................................................................................162 60. &@E4>/G >8/4:E8E4&3/S &7883E4>ES / PE8S74/S (EL&EP>7 P8ES>/&374ES 2E(/2ES I BE&/S).........................................................................................................................162 61. &@E4>/G >8/4S:E8E4&3/S &7883E4>ES / 34S>3>@&374ES P83F/D/S.................162 62. &@E4>/G >8/4S:E8E4&3/S &7883E4>ES / 34S>3>@&374ES PMB23&/S..................162 66. &@E4>/G >8/4S:E8E4&3/S &7883E4>ES /2 EL>E8378..............................................166 64. &@E4>/G P8ES>/&374ES 2E(/2ES......................................................................................166 6A. &@E4>/G BE&/S.........................................................................................................................16A 4.A >8/4S:E8E4&3/S DE &/P3>/2.........................................................................................166 4.A.1 Def n $ %n de la part da...........................................................................................................166 4.A.2 2 sta de su"part das.................................................................................................................166 4.A.6 Def n $ %n de al)unas su"part das...........................................................................................167 4.A.4 Pro$ed m entos de aud tor'a....................................................................................................167 66. &@E4>/G >8/4S:E8E4&3/S DE &/P3>/2 /2 SE&>78 P83F/D7.................................167 67. &@E4>/G >8/4S:E8E4&3/S DE &/P3>/2 /2 SE&>78 PMB23&7..................................167 68. &@E4>/G >8/4S:E8E4&3/S DE &/P3>/2 /2 SE&>78 EL>E847................................167 4.6 SE8F3&37 DE 2/ DE@D/......................................................................................................168 4.6.1 Def n $ %n................................................................................................................................168 4.6.2 2 sta de su"part das.................................................................................................................168 4.6.6 Def n $ %n de las su"part das...................................................................................................16# 4.6.4 Pro$ed m entos de aud tor'a....................................................................................................16# 6#. &@E4>/G SE8F3&37 DE 2/ DE@D/........................................................................................16# S3S>E1/ &74>/B2E...................................................................................................................................171

&on$eptos )enerales.....................................................................................................................................172 7",et !o de la aud tor'a................................................................................................................................172 Pro$ed m entos de aud tor'a.........................................................................................................................172 &onta" l dad f nan$ era y adm n strat !a..................................................................................................172 &onta" l dad de $ostos..............................................................................................................................17A S stema por %rdenes espe$'f $as...............................................................................................................17A S stema por pro$esos................................................................................................................................177 &ostos predeterm nados (por %rdenes espe$'f $as o por pro$esos)..........................................................178 /pl $a$ ones de la $onta" l dad de $ostos a a$t ! dades no fa"r les........................................................17# /@D3>78D/ 34>E84/.................................................................................................................................181 &on$eptos )enerales.....................................................................................................................................182 7",et !os de la aud tor'a...............................................................................................................................182 Pro$ed m entos de aud tor'a.........................................................................................................................186 8E&@8S7S ;@1/47S................................................................................................................................188 &on$eptos )enerales.....................................................................................................................................18# 7",et !os de la aud tor'a...............................................................................................................................18# Pro$ed m entos de /ud tor'a........................................................................................................................1#0 P/8>3D/S ESPE&D:3&/S.............................................................................................................................1#4 7",et !os de la aud tor'a...............................................................................................................................1#A Pro$ed m entos de aud tor'a.........................................................................................................................1#A

DES-P-7-86 DEPARTAMENTO DE EVALUACIN Y SISTEMAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA PARA LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA Y LAS ENTIDADES Y RGANOS SUJETOS A SU FISCALIZACIN I" INTRODUCCIN"

El presente "anual de #rocedimientos de $uditora, ue tiene la particularidad de incluir en su parte 11 un desarrollo de conceptos importantes relativos a un "anual de $uditora, constituye una !ua para la Contralora General de la +ep'blica en el ejercicio del control posterior e)terno ue lleva a cabo en las instituciones ue forman el Sector #'blico, incluidas las empresas del Estado estructuradas como sociedades mercantiles y sus subsidiarias( ,ambin servir* a las unidades de auditora interna en el ejercicio del control posterior interno ue a ellas compete( En su preparacin se consultaron varias obras y te)tos de diferentes autoridades en la materia y se incorpor la e)periencia obtenida por la Contralora General( Con el "anual se establecen procedimientos mnimos para orientar y facilitar el trabajo de los auditores en relacin conA 4= Su plan y pro!rama de trabajo( B= El orden de distribucin de las fases y del trabajo asi!nado al personal de auditora( 8= La evaluacin de los procedimientos de prueba aplicable al control del trabajo realizado( C= Los medios para llevar el control del trabajo realizado( <= El control para evitar omisiones en su trabajo y, lo!rar eficiencia y eficacia en la auditora( La parte 11 mencionada se relaciona con las normas tcnicas de auditora y con al!unas de control interno, ue tiene el objetivo de establecer disposiciones para !uiar al auditor en sus labores de planeacin, evaluacin, obtencin de evidencia y formulacin de conclusiones y recomendaciones( Esto permitir* al usuario del "anual tener presente en su trabajo, de manera constante, un conjunto de re!las ue le eviten errores conceptuales sobre la materia( El punto 111 del "anual se dedica propiamente al desarrollo de los #rocedimientos de $uditora y en l se establecen los objetivos ue persi!ue cada estudio y un mnimo de pruebas aplicables para cada cuenta del Dalance o de resultados y, para otras materias sujetas al control fiscal superior, tales como la contratacin administrativa, auditora interna, recursos :umanos, sistema de contabilidad, etc( -o se pretende ue con ese desarrollo se cubran absolutamente todos los procedimientos de prueba necesarios para llevar a cabo el trabajo ue realiza la Contralora General en el control e)terno, sin embar!o, como ya se dijo, es una !ua ue sirve al auditor para establecer en su trabajo los objetivos y mtodos especficos aplicables en cada caso(

Los procedimientos ue como mnimo se :an incorporado son en su mayora !eneralmente usados por la Contadura #'blica y los ue conforme a la e)periencia de la Contralora, deben utilizarse para verificar la re!ularidad financiera, el cumplimiento le!al y la eficiencia y la eficacia del uso de los fondos p'blicos( El auditor conforme a su e)periencia puede ampliar esos procedimientos mnimos, en la medida ue lo considere necesario y de acuerdo con las circunstancias( Debe uedar claro ue los mismos, utilizados como modelo, no son 'nicos y ue la pr*ctica y la e)periencia pueden dar lu!ar a variantes ue mejoren la fiscalizacin y profesionalicen a'n m*s el trabajo del auditor( En este trabajo se su!ieren tambin al!unas instrucciones sobre las cdulas Epapeles de trabajoF, con el af*n de informar al auditor, principalmente, al ue se inicia en las labores de auditora, la manera de confeccionarlas con los re uisitos esenciales ue deben contener( Este manual se emite de conformidad con las normas tcnicas de auditora para la Contralora General de la +ep'blica y las entidades y r!anos sujetos a su fiscalizacin, publicadas en La Gaceta -; 49C de 84 de mayo de 456B y ue son de cumplimiento obli!atorio para todos los auditores de los entes y r!anos mencionados( II" COMENTARIOS SOBRE NORMAS T#CNICAS DE AUDITORA" 4( @ijacin de .bjetivos de la $uditora o Estudio Especial de $uditora(

En toda auditora o estudio especial de auditora es indispensable fijar sus objetivos especficos, en funcin del control posterior e)terno ue realiza la Contralora General , del tiempo y de los recursos asi!nados y asimismo, para determinar los procedimientos ue deben establecerse en el pro!rama de auditora( Casi nunca es posible o pr*ctico efectuar el control posterior e)terno superior sobre todas las actividades y operaciones de una entidad u r!ano p'blico> al!unas veces esto no es posible debido a ue por la ma!nitud y complejidad del ente y r!ano el trabajo resulta oneroso( #ero en todos los casos en ue se pro!rame un estudio inte!ral de una entidad u r!ano o de un pro!rama, o de una actividad de una funcin, etc(, debe establecerse el objetivo especfico del e)amen por realizarse, el cual determinar* la metodolo!a y los procedimientos para verificar el cumplimiento le!al, la re!ularidad financiera y, de manera particular, para evaluar la eficiencia y eficacia de la administracin en el uso de sus recursos :umanos, materiales y financieros, en el lo!ro de objetivos y metas( La tcnica m*s !eneralizada ue la Contralora General :a venido utilizando para cumplir con el control posterior e)terno, para efectos de lo ue establece la Ley .r!*nica de la Contralora General de la +ep'blica -;( 4B<B de B8 de diciembre de 45<9, en cuanto a ese control, :a sido la auditora, tcnica ue se define en este "anual de #rocedimientos, en la si!uiente formaA G$uditoraA es el e)amen objetivo, sistem*tico y profesional de las operaciones financieras o administrativas, efectuado con posterioridad a su ejecucin con la finalidad de verificarlas, evaluarlas y elaborar un informe ue conten!a comentarios,

conclusiones y recomendaciones, y, en el caso de los estados financieros, el correspondiente dictamen profesional(H4 Es importante aclarar ue la tcnica descrita no es e)cluyente de otros procedimientos, tambin v*lidos, ue persi!uen alcanzar los objetivos del control fiscal superior( B( .btencin de la 1nformacin #reliminar(

Como base para iniciar el trabajo el auditor debe recabar y, en al!unos casos, recopilar la si!uiente informacinA B(4 Las leyes, decretos, re!lamentos, resoluciones, circulares emitidas por cuales uiera de los poderes del Estado por la Contralora, as como cual uier otro tipo de disposiciones o normas ue en una u otra forma se relacionen con la entidad u r!ano, pro!rama, actividad, cuenta o funcin ue se desea evaluar( Se pretende ue el auditor conozca el ordenamiento le!al vi!ente con el objeto de ue dispon!a de informacin amplia para verificar el cumplimiento de las normas ue est*n relacionadas con las transacciones u operaciones por evaluar( B(B 0na sntesis :istrica, antecedentes y los objetivos de la entidad u r!ano, pro!rama, actividad, cuenta o funcin por evaluar( Con esta informacin el auditor se podr* dar una idea !eneral de los objetivos del pro!rama, actividad, cuenta o funcin y los medios y polticas ue se :an implantado para alcanzarlos( B(8 1nformacin sobre la or!anizacin de la entidad u r!ano con nfasis en a uellos pro!ramas, actividades o aspectos ue ser*n objeto de e)amen( El estudio o e)amen, aun ue sea breve, proporcionar* al auditor la informacin !eneral sobre la forma en ue :a sido or!anizada la entidad u r!ano, o la parte ue interese, para llevar a cabo las funciones tendientes a alcanzar sus metas y objetivos propuestos( B(C 1nformacin !eneral sobre la naturaleza, ubicacin y uso de los recursos disponibles( La informacin se referir* principalmente a los recursos :umanos, materiales y financieros relacionados con los pro!ramas, actividades o aspectos por evaluar, verificar o revisar( B(< 1nformacin @inanciera(

Deben recopilarse todos los informes financieros referentes a las transacciones u operaciones ue se van a evaluar para el perodo objeto de e)amen y
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1anual 2at noamer $ano de /ud tor'a Profes onal en el Se$tor P-"l $o. >er$era Ed $ %n, o$tu"re 1#81. Bo)ot<, &olom" a. P.A#

con el detalle necesario( La informacin obtenida ser* a uella ue a juicio del auditor sea necesaria y 'til para el objetivo del trabajo ue va a emprender, y ue le ayude a comprender lo relacionado con los antecedentes y operaciones financieras y administrativas de la entidad( B(7 #oltica !eneral aplicada por la Entidad(

Se debe recopilar informacin escrita sobre las polticas !enerales aplicadas a las actividades de car*cter financiero y administrativo ue van a ser evaluadas( #ara esto :ar* uso de las actas de las sesiones correspondiente al perodo objeto de estudio ue :aya realizado el r!ano cole!iado, o de los manuales y rdenes escritas emanadas de la m*)ima autoridad( En el caso de ue el auditor no pueda obtener tales polticas, debe determinarlas por medio de las actividades revisadas o por medio de otros procedimientos y deber* dejarlas debidamente consi!nadas en los papeles de trabajo( Esta informacin puede no tener la profundidad necesaria, pero podr* ser completada cuando el auditor est m*s familiarizado con la or!anizacin de la entidad bajo e)amen> de esta manera, podr* obtener las verdaderas polticas ue la entidad :a aplicado o est* aplicando en el desarrollo de sus operaciones( B(I #rocedimiento de operacin(

El auditor deber* obtener todos los manuales de procedimientos ue la entidad :aya adoptado para desarrollar sus actividades( La informacin sobre los procedimientos de operacin debe obtenerse con todo el detalle posible, por cuanto la misma ser* de !ran utilidad en el planeamiento y or!anizacin de la auditora( B(6 .tra informacin(

Si en el proceso de recopilar la informacin citada en los puntos anteriores, el auditor se entera de asuntos importantes ue se relacionan con las unidades o actividades objeto de evaluacin, debe tomar nota con el fin de incorporarlas en el e)amen ue va a realizar( B(5 1nforme de $uditora y .tros(

El auditor debe inda!ar con anterioridad a la auditora ue va a efectuar, si se :an llevado a cabo evaluaciones recientes de las operaciones financieras o administrativas por los administradores de la propia entidad, por la auditora interna, por firmas privadas de auditora e)terna o por la Contralora General de la +ep'blica( Si as fuera, el auditor deber* solicitar los informes y los papeles de trabajo respectivos a efecto de evaluarlos y si los encuentra aceptables, evitar la repeticin de e)*menes y pruebas sobre las mismas unidades, pro!ramas, actividades, funciones, cuentas, etc( B(49 #lanes a Corto, "ediano y Lar!o #lazo( Debe obtenerse una copia de la planeacin preparada por la entidad, especialmente la referente a las *reas ue ser*n auditadas( Esto es importante, pues con ello se puede verificar el cumplimiento de metas y objetivos, y asimismo, la eficiencia y eficacia del uso de los recursos en la consecucin de los mismos(

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@uentes de informacin(

Como una !ua para el auditor se enumeran a continuacin al!unas de las fuentes de informacin, a las cuales puede recurrirse para obtener la informacin indicada en el punto anterior( 8(4 En la Contralora General de la +ep'blica( 8(4(4 Departamento de $uditora(

$rc:ivo permanente actualizado de cada entidad u r!ano sujeto a fiscalizacin Enorma tcnica de auditora -; 49CF, ue contiene informacin importante y de cierta duracin o permanencia( Este arc:ivo debe ser actualizado durante cada auditora por el auditor encar!ado de la misma( 8(4(B Departamento Le!al(

Este departamento mantiene una carpeta para cada entidad ue contiene toda la normativa ue las afecta( #ara efectos pr*cticos es conveniente :acer una sntesis de la Ley .r!*nica y de otras normas le!ales relacionadas con la entidad u r!ano objeto de e)amen( 8(4(8 #ronunciamientos(

,odos los departamentos tienen pronunciamientos, resoluciones, circulares e instrucciones, sobre diferentes materias ue competen al &r!ano de Control Superior, los cuales re!ulan muc:os aspectos del control e)terno superior( La revista de la Contralora General de la +ep'blica es una fuente valiosa de informacin sobre la materia en comentario> asimismo, est* por editarse un manual contentivo de los pronunciamientos y criterios de la Contralora General, el cual ser* un documentos invaluable como referencia( 8(4(C $rc:ivo Central(

En este arc:ivo se encuentra toda la correspondencia cruzada entre la entidad u r!ano p'blico y la Contralora( 8(4(< Departamento de Control de #resupuestos(

Las entrevistas o conversaciones con los analistas de presupuesto permiten obtener informacin valiosa sobre aspectos ue llamaron la atencin durante el an*lisis presupuestario o ue a juicio del analista deban de estudiarse m*s a fondo con el control posterior 8(B En la Entidad u &r!ano .bjeto de E)amen( 8(B(4 $rc:ivos Generales(

"uc:a informacin se obtiene en los informes financieros y administrativos correspondientes al perodo ue ser* objeto de estudio> informes

financieros preparados por firmas privadas de contadores #'blicos e informes de otra ndole realizados por firmas de consultores( 8(B(B .tros 1nformes(

Documentos relacionados con sus actividades, por ejemploA la memoriaA la memoria anual, informes a la 3unta Directiva, al Consejo de Gobierno, a or!anismos internacionales, etc(, y los preparados por la !erencia, por la auditora interna, por el departamento de an*lisis administrativo o por cual uier otra unidad administrativa( 8(B(8 Entrevistas al #ersonal(

Las entrevistas verbales o escritas permiten al auditor lle!ar a tener una comprensin m*s completa y correcta de todos a uellos asuntos objeto de e)amen( Se debe prestar especial atencin a los aspectos de inters, por cuanto los responsables de los mismos tienen mayor !rado de informacin sobre las pr*cticas e)istentes y pueden dar opiniones 'tiles en cuanto a la necesidad de mejorar y la forma posible de opiniones 'tiles en cuanto a la necesidad de mejorar y la forma posible de efectuarlas( Es muy importante ue el auditor considere el conocimiento ue, sobre la materia, tiene la persona entrevistada( 8(B(C Encuestas(

Este mtodo es 'til cuando se trata de obtener informacin de una poblacin muy numerosa( Las personas ue se someten a la encuesta est*n directa o indirectamente relacionadas con el asunto por estudiar, por cuanto pueden ser funcionarios o usuarios, tambin puede ser le p'blico en !eneral, como mera fuente de informacin( 8(B(< Declaraciones obtenidas por escrito(

Los auditores, asesorados por un abo!ado y cumpliendo con las formalidades ue e)i!e la le!islacin vi!ente, podr*n tomar declaraciones a funcionarios, a empleados o a particulares, especialmente cuando e)iste o se sospec:a de la comisin de irre!ularidades o se uiere obtener testimonio de conducta indebida( $ntes de obtenerlas debe considerarse lo si!uienteA #ropsito para el ue se las va a utilizar( El inters ue ten!a la persona en el asunto( El puesto ue desempe%a la persona ue brinda la declaracin( La necesidad de una declaracin escrita para dar apoyo a la importancia del :ec:o> para dar fe como testimonio> para sustituir la falta de evidencia documentaria o de otro tipo para mostrar ue por otro procedimiento no se podr* obtener la informacin deseada(

8(B(7

/isita a las principales instalaciones y oficinas de la entidad u r!ano(

+ecorrer las diferentes unidades de la entidad u r!ano permite al auditor tener una visin amplia de la entidad y de las funciones ue realiza para alcanzar sus objetivos( 8(B(I -mina de Directores y de los principales funcionarios de la entidad u r!ano(

La nmina de los directores y principales funcionarios ser* la correspondiente al perodo objeto de estudio y deber* ser confirmada por la secretara del r!ano cole!iado o por la unidad o persona autorizada( C( @ase #reliminar al #ro!rama de $uditora( G497( $ntes de iniciarse una auditora o estudio especial de auditora, el auditor ue :aya sido desi!nado como encar!ado de !rupo de trabajo, estudiar* todas las leyes, re!lamentos, manuales, correspondencia e informes relacionados con la entidad, r!ano, unidad administrativa, o asunto ue va a ser objeto de e)amen(H B 0na vez recopilada la informacin a ue se :a :ec:o referencia en el punto B, el auditor procede a estudiarla en forma !eneral, con el fin de preparar, con base en ella, el pro!rama de trabajo preliminar de la auditora o estudio especial de auditora( El objetivo principal de esta fase es tener informacin 'til en corto tiempo ue facilite identificar las *reas ue re uieren mayor atencin y determinar las labores respecto de la planeacin, evaluacin, verificacin, obtencin de evidencia, etc(, ue se van a utilizar en el e)amen de las actividades u operaciones de dic:as *reas( Es importante definir ue un #ro!rama de $uditora es muy diferente a un #lan de $uditora( El propsito ue cada uno de ellos persi!ue les da caractersticas muy particulares( #or lo tanto, antes de entrar a e)poner lo relativo al #ro!rama de $uditora, se define brevemente lo ue es un #lan de $uditora( <( #lan de $uditora( G49<( Se elaborar*n planes anuales de auditora, los cuales ser*n suficientemente fle)ibles como para permitir modificaciones sobre la marc:a(H 8 Es un plan de trabajo ue contempla las auditoras o estudios especiales de auditora por ejecutarse en un perodo determinado, con la finalidad de lo!rar una mejor utilizacin de los recursos :umanos y materiales de ue se dispone( Deben e)ceptuarse de este plan todos a uellos estudios ue por su confidencialidad son dejados a criterio de la autoridad superior, en cuanto a la oportunidad de su ejecucin(
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1anual so"re 4ormas >+$n $as de /ud tor'a para la &ontralor'a (eneral de la 8ep-"l $a y las Ent dades y ?r)anos su,etos a su f s$al *a$ %n. Se)unda 8e mpres %n, 1#84, San Hos+, &osta 8 $a. P<). 4
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3". P<). 4

El citado plan es preparado, !eneralmente, con base en las indicaciones ue !ira la autoridad superior ue tiene la potestad de definir las polticas ue deben se!uirse en el control e)terno superior> puede prepararse por perodos de seis meses, un a%o o m*s, de acuerdo con las necesidades y, debe incluir estudios de auditora sobre aspectos importantes en relacin con el volumen de los recursos ue se manejan, la complejidad de las operaciones o la naturaleza o caractersticas propias de la entidad u r!ano, se!'n la poltica establecida sobre el particular( El plan de auditora debe contener, cuando menos, lo si!uienteA aF Las polticas, definidas por la autoridad superior relacionadas con los objetivos !enerales o especficos, de las entidades, r!anos, aspectos, asuntos de car*cter crticos, etc(, ue ser*n objeto de fiscalizacin( bF 0na definicin clara del tipo de auditora o e)amen por realizar( cF 0na justificacin del motivo para llevar a cabo cada uno de los trabajos( dF 0n orden de prioridad de los respectivos trabajos, de conformidad con su importancia, naturaleza, complejidad, etc( eF El personal y el tiempo ue debe ser utilizado en cada estudio o e)amen( fF La posible coordinacin ue deber* establecerse con otras unidades tcnicas o administrativas de la propia institucin de control( !F "ar!en discrecional para admitir cambios( El plan de auditora debe ser fle)ible a fin de posibilitar su modificacin sobre la marc:a, se!'n las necesidades ue se presenten y las evaluaciones peridicas de su cumplimiento ue debe :acer el ue lo ejecuta y la autoridad ue lo aprob( 7( #ro!rama de $uditora( G89C( #ara cada auditora o estudio especial de auditora se preparar* un pro!rama en el ue se especificar*n las cuentas, aspectos o asuntos especficos ue ser*n objeto de estudio, el personal desi!nado para ejecutar el trabajo, los procedimientos ue deben utilizarse y el tiempo estimado para cada fase del estudio( El pro!rama deber* ser suficientemente fle)ible como para permitir modificaciones y ajustes durante su ejecucin(H C

,oda auditora o estudio especial de auditora debe ser diri!ido y controlado por medio de un pro!rama( Este se elabora en forma adelantada al trabajo ue debe
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3". P<). A

efectuarse y est* basado en los objetivos del e)amen por realizar y en la informacin disponible respecto del marco jurdico, de las actividades y transacciones, funciones y procedimientos de la entidad u r!ano objeto de revisin( El auditor a uien se le asi!ne la auditora o estudio especial de auditora debe elaborar un pro!rama de auditora, el cual es una compilacin racional, metdica y pormenorizada de pr*cticas comunes de auditora y de evaluacin del sistema de control interno, basadas en las normas tcnicas de auditora< y en los procedimientos tcnicos !eneralmente aceptados en la Contadura p'blica y aplicables total o parcialmente todas las unidades administrativas de la institucin u r!ano( 7(4 @inalidades El #ro!rama de auditora tendr* las si!uientes finalidadesA aF bF cF dF eF fF @acilitar el cumplimiento ordenado del trabajo( Servir de !ua para no incurrir, en lo posible, en omisiones o repeticiones de procedimientos( $:orrar tiempo al auditor( #ermitir una mejor supervisin del trabajo de auditora( /erificar el cumplimiento de las normas tcnicas de auditora y de otros principios propios de la auditora !eneralmente aceptados( Efectuar una asi!nacin adecuada del trabajo a los auditores y a los asistentes o au)iliares, de conformidad con su nivel acadmico y entrenamiento( Estimular al auditor para ue utilice otros procedimientos o evaluaciones especficos al aspecto por e)aminar(

!F 7(B

@le)ibilidad

El pro!rama deber* ser suficientemente fle)ible como para permitir modificaciones y ajustes durante sus ejecucin, ya sea por criterio del auditor o por la necesidad de mantener actualizado ese importante instrumento de trabajo ante variaciones de las disposiciones ue le :an servido para elaborarlo( 7(8 Contenido

El pro!rama de auditora debe contener, fundamentalmente las si!uientes partesA

3",

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aF

Descripcin de los objetivos !enerales y especficos del trabajo o el detalle de los aspectos, cuentas y asuntos ue en particular se van a estudiar( -otas importantes, como por ejemplo, dnde se encuentran indicadas las abreviaturas y definiciones> cmo debe ser cumplido el pro!rama de auditora, etc( Control de la auditora, como por ejemploA informes de uin realiz y uin supervis los procedimientos !enerales y el cuestionario de control interno, las fec:as de entrada y de salida del auditor, el tiempo por invertir en la auditora y en la confeccin del informe( Las normas tcnicas ue se deben cumplir( El cuestionario de control interno, cuando se utilice este mtodo, y el mismo sea diferente al ue est* en vi!encia, o el mtodo de evaluacin del sistema de control interno ue ser* utilizado( El personal desi!nado para ejecutar el trabajo( Los procedimientos !enerales o especficos para ejecutar la labor de auditora relativos a las cuentas y aspectos objeto de e)amen, cuando sean diferentes a los de la parte tercera de este "anual( El tiempo estimado para cada fase del trabajo y para finalizarlo( #ersonal ue realizar* la supervisin y frecuencia de sta(

bF

cF

dF eF

fF !F

:F iF

En la auditora se pueden utilizar pro!ramas de auditora preelaborados, para las cuentas y aspectos, especialmente cuando se trata de auditoras financiero= contables( En ocasiones con base en el resultado de la evaluacin del sistema de control interno vi!ente, se deben replantear los pro!ramas de auditora en cuanto a actividades o aspectos en vista ue el citado sistema resulta aceptable o por ue el conocimiento ad uirido de dic:a evaluacin :ace innecesario, a juicio del auditor encar!ado o del supervisor, un estudio profundo, o m*s amplio, de lo pro!ramado( $ntes de elaborar un pro!rama de auditora el auditor debe cuestionarseA el costo de cada estudio ue se va a emprender en funcin del beneficio posible ue se va a obtener del trabajo realizado, el !rado de inters de la administracin por los pro!ramas o actividades desarrollados, la novedad o naturaleza de estos, y la b's ueda de mejoras en la eficiencia y la efectividad del sistema de control interno> todo lo anterior de conformidad con los objetivos del control e)terno superior( En consecuencia deber* evaluarse la necesidad de estudiar un ren!ln, una cuenta, una actividad, etc(, en relacin con el uso de los recursos involucrados E:umanos, materiales y financierosF, a efecto ue, se fiscalice a uella parte de la Jacienda #'blica, ue represente la mayor cantidad de fondos p'blicos con el fin de ue el auditor ma)imice el rendimiento de la aplicacin de esos recursos(

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$dicionalmente, es importante tener presente, conforme lo se%al el K11 Con!reso de 1-,.S$1, ue la G(((calidad abarca todo y est* relacionada con todos los aspectos del mandato de auditora( Son esenciales las caractersticas in:erentes de !aranta de calidad por ue normalmente no ser* posible :acer de nuevo una auditora si la revisin muestra ue :a sido inadecuada( -o obstante, se necesita procedimientos de revisinA aF bF #ara confirmar ue los procesos in:erentes :an operado de manera satisfactoria, y #ara permitir el aprendizaje de lecciones para ase!urar los mejoramientos y evitar la repeticin de debilidades(H

$s concluye ue GEl mantenimiento de un alto nivel de calidad en la auditora llevada a cabo por una E@S depende principalmente en la e)istencia de ciertas caractersticas en su trabajo cotidianoA aF bF cF 0na definicin clara de sus objetivos, una administracin sensata de recursos y estandarizacin de procedimientos( La capacitacin continua de personal de auditora y La revisin de informes y resultados(

La !aranta de calidad es una responsabilidad pro!resiva de a uellos ue llevan a acabo la auditora(H I( Estudio y Evaluacin del Sistema de Control 1nterno( G89B( Estudio y evaluacin del control interno( Se estudiar* y evaluar* apropiadamente el sistema de control interno e)istente en la entidad, r!ano o unidad administrativa e)aminada, para determinar la naturaleza, e)tensin y oportunidad de las pruebas a las ue deber*n concretarse los procedimientos de auditora(HE7F El sistema de control interno, establecido en la entidad u r!ano, debe ser estudiado y evaluado al iniciar cual uier auditora o estudio especial de auditora, en funcin de los objetivos de la auditora o estudio especial de auditora para comprobar el cumplimiento, la validez y la suficiencia de ese sistema y determinar la naturaleza, e)tensin y oportunidad de las pruebas a las ue deber*n concretarse los procedimientos de auditora( Los resultados de ese estudio y evaluacin, en una auditora operativa, permiten fijar las *reas problema o de inters para el control ue deben ser objeto de e)amen detallado(

3". P<). A

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El auditor al estudiar y evaluar el sistema de control interno debe entre otrosA aF Estudiar y conocer en forma clara y precisa la or!anizacin( Los objetivos, disposiciones le!ales, polticas y procedimientos establecidos en la entidad u r!ano( /erificar si los controles internos se cumplen tal y como se establecieron en el sistema por medio del los respectivos manuales o disposiciones vi!entes( /erificar si dic:os controles son suficientes y v*lidos(

bF

cF

Dic:o estudio y evaluacin puede :acerlo el auditor mediante uno de los si!uientes mtodosA cuestionario, narrativo o !r*fico, o utilizando una combinacin de ellos( Debe emplear como !ua el G"anual para evaluar el Control 1nterno en el Sector #'blicoH emitido por la Contralora General, cuando opte por el mtodo de cuestionario, y los procedimientos sobre esa materia vi!entes en el ejercicio profesional de la Contadura #'blica ue sean aplicables( Dic:a evaluacin deber* :acerse por al!'n mtodo de los citados y asimismo, deben realizarse las pruebas de cumplimiento correspondientes, ue permitan determinar, en trminos !enerales, la confiabilidad del sistema, esto es, definir si es malo, re!ular o bueno( El resultado de esa evaluacin podr* dar ori!en a valiosas recomendaciones diri!idas a la $dministracin, uien es la responsable de establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control 1nterno, con el fin de corre!ir las deficiencias o debilidades puestas de manifiesto, o por lo menos, alertarla sobre la necesidad de realizar estudios m*s profundos sobre dic:o sistema, con el propsito de mejorarlo( La evaluacin crtica ue valoriza el sistema de control interno, debe uedar en los papeles de trabajo del auditor( La cdula o memorando correspondiente incluir* el detalle de esa evaluacin y el comentario de la suficiencia, debilidad o insuficiencia de dic:o sistema, el cual formar* parte del informe final( En resumen, el e)amen del Sistema de Control 1nterno debe medir su cumplimiento, validez y suficiencia y asimismo, la adecuidad, fortaleza y debilidad de los elementos ue lo conforman( De manera ue, se debe verificar si ese sistema se ajusta al si!uiente es uemaA GEl plan or!anizativo debera incluir unidades or!anizativas as como la asi!nacin y separacin de las tareas y los car!os a todos los niveles( Debera proporcionar una dele!acin de autoridades bien definida y determinar la atribucin de responsabilidades( El plan or!anizativo deber* fi!urar como documento, por ejemplo un cuadro or!anizativo, incluyendo manuales de procedimiento, descripcin narrativa de las unidades or!anizativas y sus funciones, posicin, descripcin, etc( 0na or!anizacin efectiva re uiere ue se separen por funciones ciertas unidades para !arantizar una especializacin profesional, funcional y L o tcnica, as como tambin para lo!rar una independencia funcional para efectos del control interno de la !estin(

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Deber* :aber una definicin clara de las lneas de mando y la asi!nacin de autoridad, siendo bien entendidas por los empleados( Las tareas y responsabilidades deber*n asi!narse sistem*ticamente a personas diferentes para ase!urar de ue e)istan verificaciones y balances( Cuando el plan or!anizativo no es adecuado, esto puede conducir a un flujo incorrecto de informacin con consecuencias ne!ativas para el proceso de toma de decisiones( El control interno !erencial precisa de ue deba tenerse precaucin especial al establecer un sistema de autorizacin de transacciones y operaciones, as como al introducir procedimientos estables e informes, e)poniendo debidamente los resultados( Deber* establecerse claramente por escrito la autoridad para iniciar las operaciones y transacciones, su aprobacin y ejecucin( $dem*s deber*n elaborarse los mtodos y procedimientos para poder realizar una revisin y para las autorizaciones de transacciones previas al re!istro contable, as como incluirse disposiciones para la autorizacin pertinente en cada operacin y transaccin, sirviendo el re!istro de autorizacin como determinante de la rendicin de cuenta por la accin tomada( Con el objeto de ue la informacin si!a siendo aplicable y 'til para la !erencia en relacin con el control operacional y la toma de decisiones, es imprescindible ue se re!istre oportunamente las transacciones( #ara ue el control interno resulte satisfactorio tambin es imperativo ue la contabilidad de los resultados de operaciones se manten!a al da y sea precisa, clara, comprensible, confiable y 'til para establecer la rendicin de cuentas( 0n sistema contable deficiente suscita irre!ularidades e impide ue se revelen las operaciones imperfectas y antieconmicas( #ara cada unidad or!anizativa se deberan adoptar pr*cticas acertadas para cuidar ue :aya un control interno adecuado, las cuales pueden comprender polticas establecidas por escrito y descripciones de puestos, formularios previamente numerados, doble custodia de valiosos activos ne!ociables, verificacin peridica de la e)istencia de recursos re!istrados, separacin apropiada de las funciones, etc( $dem*s el acceso a recursos y re!istros constituye un factor importante ue debe tenerse presente al determinar sistemas de control interno en or!anismos !ubernamentales( El establecimiento de normas de control sobre tales accesos ayudar* a reducir el ries!o de la utilizacin no autorizada o prdidas para el !obierno y a lo!rar los objetivos de la !erencia( La restriccin al acceso de los recursos depende de la vulnerabilidad del recurso y el ries!o de prdida advertido, debindose estimar ambos peridicamente( 0no de los elementos primordiales en el sistema de control interno es ue, en todos los niveles de la or!anizacin, e)ista personal con la necesaria capacidad, formacin y e)periencia para desempe%ar las tareas ue le :an sido asi!nadas( ,odos los elementos de sistemas de control interno est*n relacionados entre s( El )ito de todo el sistema depende de la solidez de los diversos elementos( $ este respecto es

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indiscutible la importancia de un personal adecuado para mantener un control interno eficiente( -o :ay sistema ue sea mejor ue las personas ue lo operan( #or lo tanto, y en cuanto se refiere a los otros elementos del sistema de control interno, tienen ue depender de recursos :umanos calificados y competentes para ejecutarlos y aplicarlos( En consecuencia, las polticas sobre el personal deberan ser dise%adas de tal manera ue ase!uren el empleo de personas calificadas y ue tambin proporcionen pro!ramas de capacitacin e instruccin a ser implementados se!'n se re uiera, de acuerdo con las tareas y funciones especficas, con el fin de mejorar la capacidad y eficiencia de cada individuo en particular dentro de la or!anizacin( 0n alto nivel tico del personal tambin constituye uno de los factores fundamentales para el )ito de un sistema de control interno( $dem*s se re uiere una supervisin y disciplina adecuadas para lo!rar los m*)imos beneficios del empleo de los recursos :umanos( #or lo tanto se deber*n establecer altos criterios para la supervisin y su calidad deber* ser constantemente revisada en todos los niveles(((H G-o obstante la autoevaluacin ue deber* :acer el director de cada unidad or!anizativa, en cuanto se refiera a la implementacin y el funcionamiento del sistema de control interno, se precisa esencialmente una unidad efectiva de auditora interna para revisar sistem*tica y peridicamente los sistemas de control interno adoptados dentro de un or!anismo( La auditora interna es un componente principal del sistema de control interno del or!anismo y sus resultados y recomendaciones proveen a los !erentes de una valiosa fuente de informacin en cuanto a las acciones ue deberan tomarse para mejorar los mtodos y procedimientos de control interno(H E,omado de GLa $uditora Gubernamental y los Sistemas 1nternos del Control Gerencial en los #ases en DesarrolloH( 1nforme del se)to Seminario 1nterre!ional .-0L1-,.S$1 sobre $uditora Gubernamental( -aciones 0nidas(F 6( La 0nidad de $uditora 1nterna como elemento del Sistema de Control 1nterno

La unidad de auditora interna es un elemento muy importante del sistema de control interno, por lo ue durante la etapa de evaluacin de este debe :acerse tambin un e)amen de la citada unidad, a efecto de comprobar la competencia y objetividad con ue se :a realizado la labor de evaluacin del Sistema de Control 1nterno de la entidad u r!ano al cual pertenece( $l evaluar el trabajo de los auditores internos, el auditor de la Contralora General, deber* e)aminar, por pruebas selectivas, los documentos ue acerca de su trabajo prepara la unidad de auditora interna( En esa evaluacin, en la ue se utilizar* la !ua de procedimientos del presente "anual, se deber*n considerar elementos de juicio tales como por ejemplo, lo apropiado del alcance del e)amen y de los pro!ramas de auditora, si los papeles de trabajo est*n sustentados con evidencia suficiente, adecuada y pertinente, si las conclusiones y recomendaciones dictadas son apropiadas en las circunstancias y si los informes de auditora presentan adecuadamente los resultados del

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trabajo efectuado( @inalmente, deber*n :acerse al!unas pruebas de cumplimiento de las labores realizadas por la unidad de auditora interna y efectuar la evaluacin correspondiente ue servir* en definitiva para fijar el nivel de confianza del trabajo de dic:a unidad y en 'ltima instancia, del sistema de control interno( Lo anterior, ayudar* a determinar las *reas por e)aminar de mayor inters y la naturaleza y e)tensin de los procedimientos de auditora y, a lo!rar la mejor utilizacin del tiempo y los recursos asi!nados a la auditora o estudio especial en particular( 5( #rocedimientos de auditora(

Los procedimientos de auditora, ue se desarrollan en la parte tercera, los constituyen las acciones o los actos consecutivos y coordinados ue se realizan en el curso o trabajo de una auditora o estudio especial de auditora( Esos procedimientos son el conjunto de tcnicas de aplicacin simult*nea o sucesiva ue utiliza el auditor para llevar a cabo sus labores de e)amen, verificacin, evaluacin, obtencin de evidencia, preparacin de informes, etc( La finalidad de los procedimientos de auditora es ser el medio o instrumento para obtener evidencia comprobatoria suficiente, adecuada y pertinente de cada cuenta, aspecto o conjunto de :ec:os sujetos a e)amen( 49( Esco!encia de la "uestra

$l no e)istir frmulas de aceptacin !eneral en auditora para la esco!encia de la muestra de asuntos y transacciones u operaciones seleccionadas para e)amen, el auditor deber* basarse para dic:a esco!encia en los objetivos ue persi!ue la auditora, en las instrucciones recibidas de sus superiores y en la informacin ue ten!a sobre la calidad del sistema de control vi!ente, y asimismo, tomar* muy en cuenta la naturaleza y la importancia relativa de los asuntos o las operaciones, y la e)periencia acumulada de los resultados obtenidos en auditoras anteriores Einternas o e)ternas, realizadas por la unidad de auditora interna, la Contralora General o por otros entes p'blicos o privadosF( #ara la seleccin en forma adecuada de la muestra de asuntos y transacciones u operaciones re uerida, el auditor puede aplicar cuales uiera de los tipos de muestreo, por ejemploA muestreo en blo ue, muestreo al azar, muestreo estratificado, etc( Es importante recordar ue la tcnica de muestreo no sustituye el GjuicioH del auditor ni tampoco puede considerarse siempre superior al tradicional muestreo ue suele :acerse con base en ese GjuicioH( #ese a lo dic:o anteriormente, lo ideal sera ue el auditor aplicara el muestreo estadstico, ue es una tcnica m*s confiable ue las citadas, por cuanto permite determinar la confiabilidad de la muestra y el ries!o ue conlleva aceptarla( 44( Evidencia G898( Evidencia suficiente y competente( Se obtendr* material de prueba suficiente y adecuado, por medio de la inspeccin, observacin, investi!acin, inda!acin

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y confirmacin ue permita sustentar los memorandos e informes ue se suscriban(H E I F El auditor debe consi!nar en sus papeles de trabajo la evidencia obtenida mediante la aplicacin de los procedimientos de auditora, la cual debe ser suficiente, adecuada y pertinente para sustentar en forma amplia y se!ura sus comentarios, conclusiones y recomendaciones( La evidencia comprobatoria la constituye el material o los elementos de juicio ue comprueban la autenticidad de los :ec:os, la correccin de los criterios contables o administrativos, etc( #or lo tanto, el material de prueba caractersticas fundamentalesA ue se obten!a debe reunir dos

aF La evidencia debe ser suficiente y adecuada, es decir bastante en cantidad convincente para ue una persona con un criterio discreto pueda alcanzar similares conclusiones ue el auditor( bF La evidencia debe ser pertinente, es decir relevante a los :ec:os y a otra informacin afn obtenida en la auditora o estudio especial de auditora( La e)tensin o amplitud de las pruebas de auditora necesarias para obtener evidencia suficiente, adecuada y pertinente, ser* precisada por el auditor encar!ado del trabajo, pero la misma deber* ser de cuales uiera de los si!uientes tiposA fsica, documental, testimonial o analtica( En el ejercicio del control fiscal se debe obtener evidencia, entre otras de siA aF El sistema de Control 1nterno, se cumple, es suficiente, v*lido y asimismo, si en l puede confiar la administracin( bF Se :an cumplido las leyes, re!lamentos, y las disposiciones le!ales ue enmarcan al ente u r!ano( cF Se :an alcanzado los objetivos y metas propuestos( dF El uso de los recursos, :umanos, materiales y financieros :a sido el m*s eficiente, econmico y eficaz en las circunstancias( eF Las partidas ue muestran los estados financieros y el estado de li uidacin presupuestaria est*n apoyadas por re!istros apropiados con informacin suficiente, oportuna, 'til y confiable, y ue estos a su vez representan una adecuada interpretacin de todas las operaciones efectuadas en el perodo fiscal( fF E)iste duplicacin de esfuerzos y falta de coordinacin entre las unidades de la entidad u r!ano, o entre este y otras entidades u r!anos p'blicos(

1anual so"re 4ormas >+$n $as de /ud tor'a 7p. & t p<). A

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!F Las funciones o tareas ue se realizan son obsoletos o de poca o nin!una importancia y asimismo, si su cumplimiento justifica los beneficios obtenidos y su costo( :F Las recomendaciones derivadas de la auditora o estudio especial de auditora causar*n efectos beneficiosos al sistema de control interno y a las decisiones de la $dministracin( En consecuencia, todas las pruebas de los re!istros contables y administrativos deben mostrar si las operaciones fueron autorizadas, aprobadas, analizadas, diri!idas a los fines ue persi!ue la funcin p'blica de ue se trate, y si todo ese proceso se realiz con la precisin tcnica adecuada> si los activos propiedad del ente u r!ano e)isten, est*n debidamente cautelados y re!istrados a sus nombre y si solo se usan en los fines previstos en el ordenamiento le!al> si todos los pasivos :an sido re!istrados y fueron debidamente autorizados, si la informacin contenida en los re!istros oficiales de la entidad u r!ano puede comprobarse como evidencia propia y complementariamente, con las emitidas por otras entidades p'blicas, privadas o por terceras personas( Las tcnicas de auditora, incorporadas a las pruebas de auditora, ue se describen en la parte 111 de este "anual, constituyen los mtodos pr*cticos de investi!acin y prueba ue el auditor utiliza para lo!rar la informacin y comprobacin necesarios en su labor EevidenciaF( De manera sencilla, las tcnicas de auditora !eneralmente usadas sonA Comparacin, observacin, revisin, inda!acin, an*lisis, conciliacin, confirmacin, comprobacin e inspeccin de :ec:os u operaciones, objetos o sujetos pasivos del control( 0n auditor con suficiente e)periencia y entrenamiento ue posea :abilidad para la revisin y verificacin del control interno, de los re!istros y transacciones podr* precisar en el desarrollo del trabajo, la e)tensin y oportunidad de las pruebas de auditora necesarias para obtener, como ya se dijo, evidencia suficiente, adecuada y pertinente( 4B( #apeles de ,rabajo( G89< La recopilacin de la evidencia se realizar* por medio de papeles de trabajo ue, se codificar*n y ordenar*n en cdulas tcnicamente elaboradas( En una auditora o estudio especial de auditora los auditores tendr*n acceso a toda clase de informacin(H E6 F

Los papeles de trabajo constituyen el conjunto de cdulas y documentos en los cuales el auditor :a re!istrado todos los datos e informacin 'til e importante EevidenciaF, obtenidos como resultado de las pruebas realizadas durante la auditora o estudio especial de auditora(

3". P<). A

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4B(4

@inalidades( a un

Los papeles de trabajo deben servir de soporte material informe de auditora, sin formar parte de este, por lo cual debenA

aF +e!istrar los puntos del pro!rama de auditora ue fueron cumplidos, cu*les no fue posible cumplir y otros procedimientos realizados no incluidos en el pro!rama( bF 1ndicar el resultado del estudio y evaluacin del sistema de control interno( cF Consi!nar la evidencia obtenida en apoyo a los comentarios, conclusiones y recomendaciones( dF @acilitar la revisin y supervisin del trabajo realizado( eF +espaldar el informe en caso de un proceso jurisdiccional( 4B(B Clases de papeles de trabajo( Estos se a!rupan en dos cate!orasA aF bF 4B(8 Generales> corresponden a los ue por su naturaleza o finalidad tienen uso o aplicacin de car*cter !eneral Esumarios o maestrasF( Especficos> son a uellos cuyo objetivo es el an*lisis de una cuenta, operacin, transaccin o asunto en particular especfico(

#rincipales papeles de trabajo( Entre los principales papeles de trabajo se encuentran los si!uientesA aF bF cF dF eF Copia del borrador del informe del auditor( El pro!rama de auditora( Los resultados del e)amen y evaluacin del sistema de control interno( El memorando o cdula sumaria del rubro o aspecto e)aminado( Las cdulas analticas, relacionadas con la sumaria, ue contienen cada uno de los aspectos o rubros revisados y las pruebas realizadas( Las observaciones y notas escritas por el auditor, sobre procedimientos empleados y su alcance, asuntos por aclarar, :ec:os relevantes, etc(

fF

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$dem*s de los papeles de trabajo mencionados pueden presentarse otros de car*cter especfico, de conformidad con el estudio de la cuenta o aspectos e)aminado( 4B(C +e uisitos(

Como los papeles de trabajo no :an de ser para uso e)clusivo del auditor ue los prepara, los mismos deben cumplir con al!unos re uisitos como los si!uientesA aF bF Deben ser completos, precisos, claros, comprensibles, le!ibles y tcnicamente elaborados( Deben limitarse a informar sobre asuntos importantes, pertinentes y 'tiles en relacin con los objetivos establecidos para la auditora o estudio especial de auditora( Deben contener, entre otro, la si!uiente informacinA i( ii( iii( -ombre de la entidad( Descripcin del objetivo de la auditora o estudio especial de auditora( #erodo ue cubre dic:a auditora o estudio especial(

cF

iv( @irma de uien elabor la cdula y la fec:a de inicio y de finalizacin de la misma( v( @irma de uin revis la cdula y la fec:a en ue se realiz(

vi( E)tensin y oportunidad de las pruebas ue se realizaron, mtodo de muestreo utilizado y porcentaje de transacciones e)aminadas( vii( @uentes de donde se e)trajo la informacin( viii( Cdi!os y simbolo!a de las marcas de auditora( i)( +eferencias cruzadas especficasF( )( dF con otras cdulas Esumarias o

.tros datos pertinentes al trabajo(

Debe incluir un ndice adecuado para facilitar su identificacin y localizacin(

En resumen los papeles de trabajo, tambin conocidos como minutas o cdulas, son los documentos donde el personal de auditora recopila informacin, re'ne evidencia y deja constancia sobre la forma en ue se ejecut la labor de auditora( Deban

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proporcionar la informacin obtenida y analizada destinada a respaldar los comentarios, conclusiones y recomendaciones de los informes ue prepara el auditor> constituyen no solo la materia prima para preparar esos informes, sino ue, representan el enlace entre ellos y los libros, los :ec:os, los procedimientos y el sistema de control interno del ente u r!ano fiscalizador( Los papeles de trabajo constituyen la 'nica prueba del trabajo realizado en una auditora y por tanto, deben se la principal fuente de informacin para ue el auditor encar!ado discuta con su superior los asuntos relacionados con el estudio, y asimismo, se de cumplimiento a las finalidades se%aladas en el punto 4B(4( ,ambin son una fuente de informacin ue servir* de !ua en las pr)imas auditoras de la misma institucin u r!ano( El auditor necesita, de los papeles de trabajo para defenderse de crticas a los informes o al trabajo realizado o para utilizarlos como respaldo en cual uier proceso jurisdiccional a ue diera lu!ar el resultado de su e)amen( 48( aF $l!unas re!las pr*cticas para la preparacin de los papeles de trabajo Deben prepararse en el papel del tama%o carta EB4(7 ) B6 cmF( El papel debe ser de tama%o uniforme para evitar ue los arc:ivos conten!an le!ajos de diferentes tama%os( Ser* m*s f*cil trabajar con las minutas si su tama%o es uniforme y si est*n bien arc:ivadas y debidamente identificadas( -o deben utilizarse pedazos de papel de tama%o irre!ular( Las cintas de papel de las m* uina de sumar ue se utilicen o papeles o justificantes de menor tama%o, se pe!ar*n en las de tama%o uniforme a alas ue se :a :ec:o referencia( Columnares o papeles de mayor tama%o deben doblarse de manera ueden del tama%o descrito( Los dobleces procurar*n facilitar el manejo, uso y arc:ivo de los documentos ue contiene informacin( Deben prepararse a l*piz para facilitar las correcciones( La informacin obtenida durante el transcurso del e)amen, tiene muy poco o nin!'n valor si se acumula mentalmente por el auditor, por lo ue debe escribirse inmediatamente ue se obtiene( Esto reduce las posibilidades de error( Deben llevar las iniciales del auditor ue los prepar, por ue de necesitarse informacin adicional sobre cual uier asunto, es conveniente, utilizar a la misma persona ue :izo el trabajo( Deben tener fec:a de realizacin del e)amen as como el perodo de tiempo de la auditora al ue corresponden los documentos a ue se :ace referencia( Deben contener evidencia suficiente, adecuada y pertinente y los comentarios adecuados en relacin con los objetivos establecidos para la auditora o estudio especial de auditora, a efecto de corroborar la correccin y autenticidad del material ue debe ser incluido en el informe, o recopilado del e)amen :ec:o(

bF

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Deben estar escritos en forma le!ible, por cuanto est*n sujetos a ser utilizados por muc:as personas( $dem*s deben ser completos, precisos, claros, comprensibles y tcnicamente elaborados( Deben contener un solo asunto, :asta donde sea posible( En caso de ue :aya otra minutas ue ten!an relacin con ese asunto, se debe poner una referencia cruzada ue facilite la informacin( Deben evitar o reducir al mnimo las notas al pie( Estas pueden incluirse en el cuerpo de la minuta si el asunto es de importancia> se e)cept'a de esta re!la, la indicacin de las fuentes de donde se e)trajo la informacin( Deben evitar o reducir a un mnimo, la recopilacin de demasiada informacin en un solo papel o, escribir entre lneas despus de preparada la minuta( Conviene utilizar tantas :ojas como sea necesario( Deben consi!nar la informacin por un solo lado del papel, a doble espacio, ya ue lo escrito al reverso puede i!norarse( De ser absolutamente imprescindible escribir al reverso, la parte inferior del papel debe volverse :acia arriba, para consi!nar a: el resto de la informacin( $s, sta podr* leerse sin necesidad de cambiar la posicin del le!ajo( Es conveniente, en estos casos, insertar las si!uientes palabras al final del frente de la :ojaA G/ase al dorsoH, o las si!la correspondientes( Deben estar identificados con el nombre de la institucin ue se audita( Deben dejar claramente establecidos la identidad y la finalidad de cada papel de trabajo e incluir una !ua de las marcas o smbolos utilizados, para ayuda del ue las usa o las revisa( Las marcas de auditora usuales se pueden ver en el $ne)o -;4(

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mF Deben evitar contener informacin intranscendente para los objetivos del estudio ue se realiza( El auditor para preparar buenos papeles de trabajo debe, entre otras cosas, responder adecuadamente a las si!uientes pre!untasA NEs necesaria esta informacin para los objetivos ue se persi!uenO> NEs necesaria para sostener un comentario del informeO> NEs necesaria en caso de investi!acinO> N#odra su omisin tener serias consecuenciasO( .btener informacin sin importancia consume tiempo( #ara poder determinar si una informacin es o no importante se re uiere un conocimiento e)acto de los propsitos u objetivos de la auditora( Como se :a se%alado, estos propsitos deben conocerse antes de comenzar el trabajo de campo( nF Deben contener una descripcin clara de las actividades de la institucin u r!ano auditado, y, los estados, cuadros y otros informes financieros o

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administrativos deben reflejar claramente los aspectos fiscales de dic:as actividades( %F Deben contener evidencia de ue se :an estudiado todas las actividades esco!idas o se%aladas para e)amen, o necesarias, de acuerdo con la evaluacin del control interno o con otras circunstancias( Deben contener el propsito del e)amen, la e)posicin de :ec:os, las conclusiones y recomendaciones del auditor y las fuentes de informacin utilizadas( 1!ualmente, debe consi!narse la e)tensin o alcance del e)amen, e indicar ue se observaron los procedimientos contenidos, respecto de la materia e)aminada, en el presente "anual y cuales uiera otros necesarios de acuerdo con las circunstancias( Deben proveer informacin para resolver cual uier problema ue se presente durante la preparacin del informe, sin ue se ten!a ue volver a la institucin u r!ano, una vez finalizado el trabajo de campo( Los papeles de trabajo pasar*n la prueba de suficiencia, pertinencia y adecuidad, si un supervisor u otro auditor pueden preparar con ellos un informe de auditora sin necesidad de :acer pre!untas( Deben tomar en cuenta la duracin y el costo del trabajo, as como los beneficios ue producir*( Sin embar!o, la claridad, la suficiencia, la adecuidad y pertinencia de la informacin nunca deben sacrificarse por a:orrar tiempo o papel( Deben ser inteli!ibles, es decir, claros y comprensibles para ue sean 'tiles( -o deben incluir notas o recordatorios ue solo pueden ser descifrados por su autor( -o deben usarse si!nos ta ui!r*ficos o abreviaturas poco comunes u ori!inales del ue elabora la cdula( Deben estar en condiciones tales ue, en una eventualidad, cual uier otro auditor pueda se!uir la auditora ya iniciada sin tener ue repetir el trabajo terminado( Deben, en su preparacin, tener como objetivo la brevedad y concisin( Deben evitar la acumulacin de informacin voluminosa si la misma est* disponible en la institucin cuando se la necesita( Slo ser* necesario e)plicar brevemente la informacin contenida en la fuente de datos e identificarla con claridad, para facilitar su localizacin en caso necesario( Debe, para efectos de supervisin, incluir una lista de los auditores ue :icieron la auditora o estudio especial de auditora y sus iniciales al lado de los nombres( $simismo, deben contener un resumen del trabajo realizado por cada auditor esto ayudar* a :acer la asi!nacin de trabajo en la pr)ima intervencin(

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El entrenamiento, la e)periencia, la dili!encia, la capacidad y la e)actitud del auditor se reflejar*n en la limpieza, arre!lo, profundidad y propiedad de sus papeles de trabajo( 4C( #reparacin de Le!ajos(

Los papeles de trabajo deben recopilarse en le!ajos( Cada !rupo Ele!ajoF deber*, cuando sea necesario, referirse a un solo asunto( #or ejemplo, se preparar*n le!ajos separados para las cuentas de $ctivo, las cuentas de Capital, las cuentas de !astos, las cuentas de 1n!resos, etc( Cuando los papeles son pocos puede prepararse un le!ajo ue incluya diferentes asuntos( Los le!ajos deben estar correctamente numerados e identificados( Siempre :abr* un le!ajo permanente E$rc:ivo #ermanenteF para cada entidad u r!ano ue contendr* todos los datos o asuntos ue se re uiera en futuras auditoras o estudios especiales de auditora( Las prensas o tornillos ue se utilizan en cada le!ajo de papeles de trabajo deben ponerse en la parte central superior del mismo( 4<( $rc:ivo #ermanente G49C( .r!anizacin del $rc:ivo #ermanente( Se or!anizar* y mantendr* actualizado para cada entidad, r!ano, unidad administrativa o asunto, se!'n sea el caso, un arc:ivo permanente ue conten!a, conforme con las necesidades, toda la informacin ue se considere oportunaH E5 F "uy numerosos y variados pueden ser los documentos de inters permanente para el auditor( Entre estos pueden citarse todos a uellos ue se refieren a la constitucin y or!anizacin de la entidad u r!ano, como leyes, re!lamentos, actas de junta directiva, manuales de or!anizacin de polticas, rutinas o copia de documentos relativos a ciertos procedimientos administrativos o de contabilidad> as como una copia del 'ltimo informe de auditora, y de otros documentos permanentes ue conten!an toda a uella informacin de inters ue no sea solo aplicable al ejercicio ue se audita sino tambin a los subsecuentes( La actualizacin del $rc:ivo #ermanente para cada entidad u r!ano, es una funcin ue le corresponde a cada auditor encar!ado en la oportunidad ue realice una auditora o estudio especial de auditora( 47( Cdulas para Cuentas de Dalance, de +esultados o de otra ndole

En cuanto al contenido de las cdulas de Cuentas de Dalance y de Gastos Elas de 1n!resos se detallan al tratar la Cuenta Caja y DancosF, se!uidamente se se%alan los datos ue, al menos, deben contenerA aF -ombre de la institucin u r!ano

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bF cF dF eF fF !F :F iF jF MF lF

Cdi!o de la cuenta Econtable y presupuestarioF( @ec:a de an*lisis( -ombre del auditor y del supervisor, as como sus iniciales( -ombre y ttulo de la cuenta( #erodo objeto de estudio( Saldo al inicio del perodo tomado, de los re!istrados oficiales( E)plicacin de la composicin de dic:o saldo( Car!os y crditos objeto de an*lisis( Saldo al final del perodo, tomado de los re!istros oficiales( $sientos de ajuste o reclasificacin si es del caso( La informacin suficiente, pertinente y adecuada obtenida en funcin del objetivo del e)amen( Esta informacin est* constituida por datos, cdi!os, nombres, detalles, etc(, de cada cuenta o aspecto e)aminado> entrevistas, e)posicin de los :ec:os analizados con los comentarios para la condicin, criterio, causa y efecto> alcance de las pruebas de auditora> resultados del an*lisis de los aspectos de le!alidad, etc(

mF La fuente de los datos o de la informacin( nF oF La referenciacin cruzada con otras cdulas Eprincipalmente con la sumariaF( -'mero ndice ue debe consi!narse en el centro de la parte inferior de cada papel de trabajo(

Cuando la cdula corresponda a una auditora operativa deber* consi!narse informacin sobre la eficiencia, economa y eficacia del usos de los recursos, en la planificacin, or!anizacin, direccin y control interno, y asimismo, del !rado de avance en la consecucin de las metas y objetivos establecidos por la administracin( #ara cada cuenta o aspecto objeto de estudio, se prepara un memorando, como complemento a la cdula, ue contemplar*, se!'n el caso, todos o al!unos de los si!uientes puntosA aF bF cF E)plicacin de la cuenta( #rocedimiento de auditora utilizado Esi fuera diferente al consi!nado en el punto tercero del presente "anualF( Comentarios o e)posicin de los :ec:os(

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dF eF

Conclusiones( +ecomendaciones(

Si el estudio de la cuenta o aspecto :a dado lu!ar a recomendaciones, el memorando incluir* una copia de la nota de comunicacin ue se :a diri!ido a la autoridad administrativa correspondiente, y copia de la respuesta ue emita esta, dando por aceptadas dic:as recomendaciones o :aciendo los comentarios sobre su no aceptacin( 4I( #ropiedad de los #apeles de ,rabajo(

Los papeles de trabajo son propiedad de la Contralora General o de la unidad de auditora interna, se!'n sea uien los elabore> deben prote!erse debidamente para ase!urarse de ue su e)amen sea permitido solo a las personas autorizadas( 1!ualmente, debe tenerse especial cuidado con los documentos objeto de an*lisis especialmente con el material considerado como confidencial, ue es recopilado como respaldo de los papeles de trabajo( 46( Supervisin de la Labor de $uditora( G894( #laneamiento y Supervisin adecuados( El trabajo correspondiente a una auditora o estudio especial de auditora se planear* adecuadamente y la labor de los asistentes ser* debidamente supervisada( 49 La supervisin de la labor de auditora se refiere al trabajo ue realiza el supervisor de auditora, el encar!ado del !rupo de trabajo o cual uier otro funcionario ue realice labores de esa ndole sobre un !rupo de auditores, a efecto ue cumplan su funcin y las responsabilidades asi!nadas, en forma eficiente y eficaz( La dele!acin del trabajo de auditora en los !rupos de auditores, no libera a los superiores de las responsabilidades ue se asumen al realizar una auditora o estudio especial, de a: la importancia de la labor de supervisin, la cual es una funcin y no un car!o, y por naturaleza, se cumple para evaluar el trabajo de los dem*s( La persona ue realiza esa funcin re uiere de muc:os conocimientos tcnicos, sentido com'n, iniciativa, creatividad y muy buenas relaciones :umanas, pues de su trabajo depende el )ito o fracaso de la auditora> por lo tanto, supervisa las labores ue realizan los auditores o los asistentes de auditora, con el propsito de !uiarlos en la ejecucin de su trabajo, y en la consecucin de los objetivos de una auditora o estudio especial( La supervisin debe ser creativa, permitiendo a los auditores desarrollar su iniciativa y :abilidades en la realizacin de sus labores y asimismo ad uirir la e)periencia adecuada(

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3" Pa). A

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La labor de auditora, !eneralmente, est* a car!o de un !rupo de auditores, formado por un auditor encar!ado, ue es el miembro del e uipo de auditora con m*s slida preparacin y muc:a e)periencia, y por auditores colaboradores( El mayor volumen de trabajo, ue es preparado por los asistentes o auditores colaboradores, debe ser adecuadamente supervisado directa y continuamente por el auditor encar!ado( El supervisor de auditora ue se desi!ne deber* ejercer la supervisin del trabajo ejecutado por el auditor encar!ado y de los colaboradores de este pero en forma indirecta( $l realizar la supervisin, se deber* verificar, en todos los casos, ue se est* cumpliendo con todo lo se%alado en los puntos anteriores, de lo contrario la supervisin es incompleta, ineficiente e ineficaz( El supervisor es responsable deA aF bF cF ,odo el proceso de la auditora o estudio especial de auditora asi!nado al encar!ado de !rupo a su car!o( $nalizar la asi!nacin de tareas y estudios a efecto de ue la auditora lo!re sus objetivos( .r!anizar y diri!ir, cuando sur!en eventualmente o se le solicite o sea necesario, al!unos estudios o actividades no contemplados en el pro!rama de auditora( Coordinar con los encar!ados de !rupo, el trabajo de estos e instruirlos y asesorarlos con propiedad y sentido com'n, en asuntos donde se re uiere mayor e)periencia( +ealizar inspecciones peridicas para revisar los papeles de trabajo y evaluar la evidencia contenida en ellos, a fin de ue sta sea suficiente, pertinente y adecuada( 1nformar oportunamente a su superior jer*r uico sobre el cumplimiento de los objetivos y metas del trabajo desarrollado por los !rupos de auditora a su car!o( /erificar ue los auditores comprueben, en el campo del control fiscal superior, ue los entes u r!anos p'blicos, cumplan con las polticas, las disposiciones le!ales vi!entes y otras disposiciones ue le son aplicables( /erificar ue el alcance del trabajo sea el previsto o el adecuado para cada e)amen( Pue los aspectos tcnicos estn de acuerdo a principios, normas y procedimientos reconocidos universalmente( Pue el trabajo se est* realizando de acuerdo con las -ormas ,cnicas de $uditora para la Contralora General de la +ep'blica y los &r!anos y

dF

eF

fF

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:F iF jF

BI

Entes sujetos a su fiscalizacin, a las normas y procedimientos de $uditora emitidos por el Cole!io de Contadores #'blicos de Costa +ica, en lo ue sean aplicables, al "anual para Evaluar el Control 1nterno en el Sector #'blico, y a la parte tercera del presente "anual, en lo ue corresponda( MF Subsanar conjuntamente con el encar!ado de !rupo cual uier tipo de errores ue puedan presentarse, tales como de principio, de apreciacin o de e)actitud( ,ener muy claro ue 'nicamente se deben someter a su supervisin las cdulas terminadas y revisadas por el auditor encar!ado y considerados por ste como correctas(

lF

mF #articipar en las reuniones de trabajo con los altos funcionarios del ente u r!ano auditado, conjuntamente con el auditor encar!ado de la auditora o estudio especial de auditora( nF +evisar el informe en borrador a efecto de ue no solo se complete con al!una informacin complementaria o aclaratoria, sino ue el mismo sea un fiel reflejo del trabajo de auditora o estudio especial de auditora llevado a cabo( $utorizar o suscribir, se!'n la importancia, las notas y memorandos u oficios con recomendaciones elaboradas por el auditor encar!ado de !rupo en el trascurso de cada auditora, y, revisar y tramitar los respectivos informes, cuando por disposiciones internas, esto sea de su competencia( ,rasladar al superior jer*r uico o consultar con l los informes o asuntos ue surjan de la auditora y ue por su complejidad o !ravedad re uieran de la toma de decisiones de este funcionario( Comunicacin de +esultados(

%F

oF

45(

Los resultados de las auditoras o estudios especiales de auditora deben comunicarse oportunamente al r!ano administrativo o a los funcionarios correspondientes( Esa comunicacin puede :acerse por escrito durante el desarrollo de la auditora mediante memorandos u oficios o informes parciales y al finalizar la misma, por medio del informe final( El objetivo principal de la comunicacin de los resultados de la auditora o estudio especial de auditora es proporcionar informacin oportuna y 'til, sobre :ec:os u otra informacin pertinente E:allaz!osF EQ 44F relevantes y asimismo, recomendar las EQF ;alla*)o e=u !ale a 0e$0os y otra nforma$ %n pert nente o"ten da, n$luyendo $asos, s tua$ ones o rela$ ones reales. (>omado del 1anual 2at noamer $ano de /ud tor'a Profes onal en el Se$tor P-"l $o,
11

B6

medidas correspondientes, si es del caso, para corre!ir o mejorar las actividades de la entidad u r!ano y la toma de decisiones de la administracin en su !estin p'blica( Los asuntos de poca importancia y de car*cter aislado no ameritan incluirse en un informe escrito> ellos deben ser sometidos a la atencin de las personas o unidades directamente responsables de su correccin, e)cepto en los casos en ue deban ser conocidos por la autoridad superior> los dem*s :ec:os y otra informacin pertinente de importancia para !enerar acciones de la administracin, o ue, afectan al #atrimonio de la entidad u r!ano, deben ser consi!nados en los informes escritos( ,ambin deben ser incluidos en ellos aspectos importantes relacionados con !astos innecesarios o indebidos, desperdicio de fondos p'blicos, operaciones o transacciones ile!ales y otras deficiencias ue por su volumen, naturaleza, trascendencia e importancia menoscaben ese #atrimonio( Los :ec:os y otra informacin pertinente E:allaz!osF, obtenidos en el transcurso de la auditora o estudio especial de auditora, deben comunicarse y ser comentados con los funcionarios responsables, a efecto de obtener de ellos sus puntos de vista, opiniones y cual uier informacin adicional, ue facilite cual uier accin correctiva o mejora( 45(4 El 1nforme( #reparacin, revisin y tramitacin de los informes y memorandos( GC94( Se establecer*n procedimientos para la preparacin, revisin y tramitacin de los informes de auditora, as como de los memorandos ue ten!an ue diri!irse sobre la marc:a de la entidad, r!ano o unidad administrativa ue est siendo objeto de e)amenH( E4BF El informe es la parte m*s importante de una auditora o estudio especial de auditora( En l el auditor refleja su capacidad de entrenamiento como profesional y pone de manifiesto la calidad del trabajo realizado y el lo!ro de los objetivos pro!ramados> de a: ue, ese documento debe cumplir un conjunto de re uisitos importantes, para ue verdaderamente constituya un instrumento de informacin a la Contralora General, o a la administracin activa, ue permita tomar decisiones importantes en los aspectos le!ales, financieros, administrativos o de eficiencia o eficacia(

45(4(4

45(4(B

+e uisitos GC9B( Los informes de auditora o estudios especiales de auditora contemplar*n solo los aspectos si!nificativos y

32/&:).
12

3". P<). A

B5

en su redaccin se utilizar* un len!uaje sencillo y claro(H E48 F El informe debe reunir, entre otros, los si!uientes re uisitos para ue sean de inters y de utilidad a los usuariosA aF #resentar informacin sobre asuntos suficientemente importantes de car*cter financiero o administrativo relacionados con los objetivos pro!ramados( #resentar informacin oportuna, es decir, en tiempo a propsito y conveniente, para ue ten!an eficacia( #resentar, con base en la evidencia, informacin e)acta, suficiente y pertinente, o seaA fiel, lo bastante en cantidad y convincente, y relativa al objetivo de la auditora, para evitar dudas sobre la validez del informe( #resentar informacin objetiva, es decir e)enta de parcialidad, ue sea real y centrada en los asuntos ue merecen atencin( De esta manera se evitan malas interpretaciones y se resaltan aspectos satisfactorios ue :an sido objeto de e)amen( #resentar informacin redactada de manera clara y simple( #resentar informacin concisa, es decir ue e)prese los resultados obtenidos con las menos palabras posibles, para no desvirtuar los objetivos ue persi!ue el informe( #resentar informacin en tono constructivo para lo!rar una reaccin favorable de a uellos a uienes va diri!ido el informe, o tienen a su car!o la toma de decisiones( #resentar informacin relacionada con la e)posicin de :ec:os, conclusiones y recomendaciones, suficientemente discutidas con la administracin activa> salvo en los casos en ue ello no sea conveniente( #resentar informacin, con la opinin de la administracin, sobre :ec:os o asuntos en los ue su criterio es distinto al consi!nado por el auditor en su informe( #resentar conclusiones en forma de deduccin l!ica ue permitan !eneralizar la opinin ue se :a formado el auditor sobre los resultados obtenidos de los :ec:os o situaciones ue :a e)aminado(

bF cF

dF

eF fF

!F

:F

iF

jF

16

3". P<). A

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MF lF

#resentar recomendaciones pr*cticas, factibles, oportunas, eficaces y econmicas( #resentar en el borrador del informe, al mar!en de cada comentario> las referencias de los papeles de trabajo o de otro tipo de evidencia, a efecto de ue se facilite a los superiores o jer*r uicos, la revisin o confrontacin correspondiente(

45(4(8 si!uientesA

#artes Las secciones m*s importantes del te)to de un informe son las aF 1ntroduccin( Esta seccin normalmente :ace referencia a lo si!uienteA i( .ri!en de la auditora, es decir, si el trabajo corresponde al plan anual de auditora o a solicitud e)presa de terceras personas( ii( Caractersticas del ente u r!ano e)aminado( iii( .bjetivo o propsito, !eneral o especfico de la auditora o estudio especial de auditora( iv( El alcance y la naturaleza de la auditora o estudio especial de auditoria, es decir, debe :acerse constar las operaciones actividades, aspectos, etc(, objeto de e)amen y el perodo a ue corresponden(
!. Constancia de
4C

ue se cumplieron las normas tcnicas de auditora E F, los procedimientos establecidos en el presente "anual y otros procedimientos de auditora aplicables en las circunstancias(

vi( Limitaciones o facilidades ue se presentaron en el desarrollo del trabajo de auditora o estudio especial( bF Comentarios En esta seccin como lo establece el punto 45(4(4 anterior se consi!nan en forma completa, clara, concisa, comprensible, objetiva y constructiva, los resultados obtenidos en la auditora o estudio especial de auditora, ue por su importancia no :ayan sido tratados durante la ejecucin del trabajo( $simismo, se incluir* en ella, los resultados del estudio y evaluacin, del sistema de control
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3".

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interno y de otros aspectos ue :ubieren sido objeto de e)amen, tales como, los relacionados con el cumplimientos de objetivos y metas EeficaciaF, el lo!ro efectivo de objetivos en calidad y cantidad EeficienciaF, la eliminacin de !astos innecesarios y la aplicacin de menor costo posible EeconomaF, la le!alidad de los !astos y el cumplimiento de disposiciones le!ales, polticas, principios, sistemas, normas y procedimientos, se!'n el trabajo ue se :aya realizado( +especto de los :ec:os y otra informacin pertinente obtenida, se debe comentar la situacin actual encontrada, Glo ue esH, EcondicinF, las unidades de medida, normas o principios aplicables, Glo ue debe serH, EcriterioF, los motivos de las desviaciones, Gpor u sucediH, EcausaF, y la incidencia de esas desviaciones, Gdiferencia entre lo ue es y lo ue debe serH, EefectoF, medida en trminos monetarios o de beneficio social( Es importante tambin ue en esta parte del informe se :a!a referencia a puntos de vista y opiniones de la administracin, respecto de los :ec:os y otra informacin pertinente obtenidos en la revisin cuando sus opiniones sean diferentes a los de la Contralora, los cuales deben llevarse a un ane)o, si son muy voluminosos( $simismo, deben indicarse las recomendaciones de informes anteriores, aceptadas por la administracin ue no fueron puestos en pr*ctica, indicando, si es del caso, los motivos por los cuales no se insiste en su aplicacin( En esta parte se deben e)cluir las transcripciones totales o parciales de las comprobaciones, verificaciones, conciliaciones, e)tractos de declaraciones, etc(, ue, conforme a la tcnica y la doctrina deben permanecer como elementos de an*lisis en los papeles de trabajo( cF Conclusiones Las conclusiones no deben ser simples repeticiones de lo e)puesto en el captulo de comentarios, o de la e)posicin de los :ec:os ordenados en forma secuencial, a'n cuando pudieran emplearse palabras diferentes( Las conclusiones deben formular con absoluta independencia de criterio, objetividad, claridad y responsabilidad profesional, la opinin !eneralizada del auditor en relacin con los :ec:os y otra informacin pertinente, obtenida en el transcurso de la auditora o estudio especial de auditora( El auditor debe, por tanto, ase!urarse de ue en sus papeles de trabajo e)iste evidencia suficiente,

8B

adecuada y pertinente para apoyar cada una de sus conclusiones( @inalmente, las conclusiones no deben :acer referencia a situaciones o :ec:os particulares, ni contener ejemplos( dF Disposiciones En el uso de sus facultades le!ales la Contralora General emite disposiciones ue tienen car*cter vinculante para la administracin activa en cuanto a su cumplimiento( La disposicin es un mandato del &r!ano de Control Superior, diri!ido a la $dministracin $ctiva ue obli!a a su acatamiento, debiendo ejecutarse dili!entemente dentro del trmino ue la efecto se :aya conferido( Se emite cuando se determina durante una auditora o estudio especial de auditora, ue el servidor p'blico :a actuado con dolo o :a cometido falta !rave en el desempe%o de sus deberes o :a emitido actos manifiestamente ile!ales( #or medio de la disposicin, se ordenar* la inmediata separacin del car!o ue el servidor ocupa, sin perjuicio de las otras acciones ue fueran procedentes de acuerdo con el ordenamiento jurdico vi!ente( Cuando se trate de destituciones de miembros de r!anos cole!iados, las disposiciones deben diri!irse al r!ano competente y calificado ue los nombra y los remueve( ,ambin podr*n dictarse disposiciones, cuando en el transcurso de una auditora o estudio especial de auditora se demuestre fe:acientemente la comisin por parte del servidor p'blico, de actos no precisamente dolosos o de culpa !rave, pero ue a juicio de la Contralora General deban ser sancionados en forma inmediata por la $dministracin $ctiva( 1!ualmente se actuar*, cuando se :ayan determinado omisiones o procedimientos contrarios al ordenamiento le!al establecido Enormas le!ales y tcnicasF o a una sana poltica administrativa, ue deban ser corre!idos a la brevedad posible( Las GdisposicionesH ue emita la seccin del Departamento de $uditora ue corresponda, o el Director de ste, deber*n contar cuando conten!an decisiones de destitucin de funcionarios o de remisin de informes al "inisterio #'blico para el ejercicio de acciones de ndole penal con el criterio afirmativo del Departamento Le!al de esta Contralora General, y con la anuencia del Contralor o Subcontralor, si el Director del Departamento de $uditora lo cree necesario(

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0na tercera causa para ue la Contralora General emita disposiciones, es a uella ue se produce cuando la $dministracin $ctiva no implanta las recomendaciones a ue :ace referencia la parte eF si!uiente, ni emita un acuerdo justificando tal incumplimiento( En este caso deber* el Departamento de $uditora, :aberle :ec:o la prevencin del caso( De manera ue cuando se demuestre ue la $dministracin $ctiva, responsable de establecer, actualizar y modernizar el sistema de control interno, no :a implantado las recomendaciones dadas por la Contralora, sta tiene la opcin de GdisponerH la puesta en pr*ctica de las mismas, as como las sanciones administrativas ue se consideren de acuerdo con la circunstancias( eF +ecomendaciones Los informes tambin podr*n contener recomendaciones, las cuales se deben formular en tono constructivo, diri!idas a mejorar el sistema de control interno y a corre!ir errores y deficiencias contables, financieras, administrativas o de otra naturaleza, encontradas en las operaciones evaluadas en el transcurso de una auditora o estudio especial de auditora( Las recomendaciones deben ser diri!idas a uienes pueden tomar decisiones, asimismo, debe uedar claro ue el auditor no esta facultado para efectuar cambios en las polticas, funciones y procedimientos de la entidad u r!ano, ni tampoco realizar acciones ue obli!uen a la administracin activa( Esta podr* adoptar otra solucin distinta, si se demuestra ue es mejor a la recomendada, ue si no contraviene las leyes, la doctrina o la tcnica administrativa, su aplicacin tendr* prioridad sobre la ue el auditor recomienda( El )ito de un auditor est* muy ntimamente relacionado, con su pericia y calidad, para convencer a la administracin sobre la bondad de sus recomendaciones( En dic:as recomendaciones consideracin lo si!uienteA se deben tomar en

i( Los efectos de su aplicacin, tanto en la unidad a la ue se refiere el informe como en el funcionamiento !eneral y las finanzas de toda la institucin u r!ano( ii( La posibilidad de llevar la recomendacin a la pr*ctica es decir, ue no sea solo aceptable desde un punto de vista terico( Las disposiciones le!ales, polticas, procedimiento y cuales uiera otras normas vi!entes(

iii(

8C

iv( v( vi(

La oportunidad de su puesta en pr*ctica( La calidad convincente de la misma( El costo=beneficio ue implica( Es muy importante recordar ue antes de emitir las recomendaciones deben comentarse formalmente con los funcionarios de la entidad u r!ano, para obtener de ellos, la conformidad para los cambios o correcciones correspondiente( Esto permite una profunda identificacin, por parte de los administradores, con las recomendaciones y, su implantacin ser* m*s e)pedita(

fF

$ne)os Los ane)os forman parte del informe, pero no de su cuerpo y deben contener informacin relacionada con los comentarios del mismo, con el objetivo de aclarar conceptos( Los $ne)os, ue estar*n ubicados al final del informe, solo deben incluirse en caso necesario( Se debe evitar el uso de los mismos, ya sea por ue se :a incluido la informacin detallada en los papeles de trabajo, o bien por ue se :a elaborado un resumen de la misma en cuadros concisos ue, por su importancia, se deban incluir en el cuerpo del informe( 0n informe lleno de ane)os refleja a un auditor con poca capacidad para e)presar ideas( $l i!ual ue el resto de los captulos del informe, los ane)os deben presentar informacin clara, ue sea accesible al lector, sin abusar en el uso de terminolo!a tcnica, con e)cepcin de informes tcnicos completos( Dic:a informacin debe ser la suficiente pero sin abundar en e)tensin( Con los ane)os se persi!uen los si!uientes finesA i( #resentar a uellos :ec:os y otra informacin importante y pertinente obtenida durante la auditora o estudio especial de auditora de manera pormenorizada y completa, y ue por ese detalle no debe incluirse dentro del cuerpo del informe( ii( @acilitar la a!rupacin ordenada de a uella informacin detallada, pero de naturaleza similar(

8<

iii( #resentar las fuentes de datos o de c*lculos de cual uier tipo ue sustenten comentarios, y ue por su cantidad, complejidad o fin especfico deben formar parte del informe( 45(4(C +evisin

Con base en la -orma ,cnica de $uditora -; C94, los borradores de los informes deben ser revisados antes de ue se suscriban oficialmente, a efecto de verificar ue se :an observado en su elaboracin, al menos, los re uisitos en cuanto a la ejecucin de la auditora consi!nados en esta parte se!unda del "anual( Los auditores deben revisar cuidadosamente los informes ue preparan y discutirlos con el supervisor encar!ado> diferencias de criterio por cuestiones de forma o de fondo deben ser debidamente aclaradas antes de ue el informe sea remitido al superior correspondiente( 45(4(< +emisin

Los informes deben ser remitidos oportunamente a uien corresponda, con la finalidad de ue las recomendaciones contenidas en l, sean conocidas y puesta en pr*ctica en el menor tiempo posible> con ello, se lo!ra eficiencia y eficacia no solo de la labor de auditora = sino del cumplimiento de los objetivos ue persi!uen dic:as recomendaciones( 45(B "emorandos u .ficios GC98( Durante el curso de una auditora o estudio especial de auditora se preparar*n y enviar*n a la entidad, r!ano o unidad administrativa objeto de e)amen, memorandos con los comentarios y recomendaciones ue sean pertinentes en relacin con las deficiencias R de orden administrativo, contable, financiero, jurdico y presupuestario ue se :an encontrado y ue sean susceptibles de subsanarse sobre la marc:a( Solo en casos muy calificados esos comentarios y recomendaciones se reservar*n para informes parciales o para el informe final(H E4<F

En el desarrollo de la auditora o estudio especial de auditora, y cuando la naturaleza o importancia del asunto lo amerite, el auditor preparar* y enviar* a uien corresponda, memorandos u oficios Eespecie de informes parcialesF ue contemplen comentarios, conclusiones, disposiciones o recomendaciones o ambas, sobre :ec:os y otra informacin pertinente obtenida en el desarrollo de esa auditora o estudio especial de auditora y ue :ayan sido oportunamente discutidas, aceptadas Ecuando se trate de recomendacionesF y atendidas por la administracin antes de finalizar el trabajo( Esos memorandos u oficios deben ser elaborados con base en los aspectos se%alados en la parte ue se refiere a comentarios, conclusiones, disposiciones
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3". P<). 6

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y recomendaciones del punto 45(4(8 anterior( Sin embar!o, no necesariamente deben estructurarse en cada una de las partes a: puntualizadas, ya ue pueden, si es conveniente y con ello no desmerece la concisin, e)actitud, objetividad y claridad, desarrollar los :ec:os y otra informacin pertinente dentro de un solo comentario, en el ue se incluir* los conceptos ue a cada una de ellas corresponda( Los resultados parciales comunicados en el transcurso de la auditora o estudio especial de auditora, son, si ese es el caso, similares a los ue se dan a conocer en los informes parciales y finales y pueden versar sobre desviaciones o debilidades del sistema de control interno, incumplimiento de objetivos y metas, uso inadecuado de los recursos :umanos, materiales y financieros, !astos y actos realizados en contra de disposiciones le!ales, polticas, principios !eneralmente aceptados, sistemas de control, normas y procedimientos etc( La redaccin de estos memorandos re uiere de len!uaje sencillo, convincente y claro( Deben evitar comentarios lar!os llenos de detalle> contendr*n informacin concisa, e)acta, importante, oportuna, suficiente y pertinente( Deben asimismo, estar en funcin del objetivo de la auditora o estudio especial de auditora( 45(8 1nformes #arciales( GC9C( Durante el curso de una auditora o estudio especial de auditora se preparar*n y tramitar*n oportunamente los informes parciales ue fueren necesarios(H E47F Cuando la importancia de los resultados de la auditora o estudio especial de auditora demuestren la conveniencia de :acer del conocimiento de a la m*)ima autoridad de la entidad u r!ano p'blico objeto de e)amen, :ec:os y otra informacin pertinente ue ameritan la atencin de manera inmediata, fundamentalmente GdisposicionesH, deben formularse informes parciales( Estos y el informe final tendr*n las mismas caractersticas y re uisitos ue se indican en los puntos 45(4(B y 45(4(8 y adem*s, estar*n sujetos a la misma revisin cuidadosa indicados en los puntos 45(4(C y 45(4(<( 45(C 1nforme @inal( GC9<( De toda auditora o estudio especial de auditora se preparar* oportunamente un informe final(HE4IF Este informe debe elaborarse conforme a lo estipulado en los puntos 45(4(B, 45(4(8 y 45(4(C anteriores( El documento, debe ser enviado oportunamente a la m*)ima autoridad de la entidad u r!ano e incluir* los comentarios, conclusiones, disposiciones o recomendaciones, o ambas, ue no se :ayan comunicado, a la $dministracin $ctiva y, asimismo, cuando ese sea el caso, :ar* referencia a las disposiciones o recomendaciones ue por medio de memorandos o informes parciales, :ayan sido
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3". P<). 6 3". P<). 6

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!iradas durante el desarrollo de la auditora o estudio especial de auditora, a la aceptacin ue la administracin les :aya dado y a las dili!encias promovidas por ella para llevarlas a la pr*ctica( Cuando el informe final sea de esta naturaleza, se evitar*n los comentarios lar!os y detallados sobre los :ec:os y otra informacin pertinente ue se uiera informar( El informe final es el documento m*s importante de la auditora o estudio especial y en su elaboracin, contenido y propiedad va el presti!io y la calidad profesional de uien lo :izo, por lo tanto en el se debe poner esmero y el cuidado ue encierran los comentario de este punto 45( 45(< Consideraciones @inales(

Durante la auditora o estudio especial de auditora el auditor encar!ado deber* llevar un re!istro de la asistencia de sus auditores colaboradores y del trabajo asi!nado a cada uno de ellos, con indicacin de fec:a de inicio y de finalizacin de cada cuenta o asunto auditado> este re!istro ser* independiente en los informes ue sobre el trabajo le solicite el supervisor o su superior( $ntes de retirarse del ente u r!ano p'blico, una vez finalizada la auditora o estudio especial de ue se trate, el auditor encar!ado debe :acer una evaluacin del trabajo realizado en relacin con los planes trazados y del pro!rama cumplido, con ello comprueba si se cumpli o no con los objetivos de esa auditora o estudio especial, lo ue :ar* constar en sus papeles de trabajo( Esta informacin servir* para tomar decisiones en el futuro sobre el trabajo del Departamento de $uditora( $ modo de ejemplo y sin tratar de a!otar la lista, consi!namos se!uidamente un cuestionario sobre consideraciones del trabajo realizado( aF Sobre eficaciaA i( ii( iii( iv( NJasta u punto pro!ramadosO la auditora lo!r los objetivos

N#odran los objetivos :aber sido mejor definidos, o se podra :aber usado un enfo ue mejorO NSur!ieron factores ue dificultaron el lo!ro de los objetivosO y si as fue, N:asta dnde se podran :aber previstoO NSur!ieron al!unas otras *reas de posible control durante la auditoraO

bF

Sobre eficienciaA i( NSe pro!ram adecuadamente la auditoraO

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ii( iii( iv( v( vi( vii( viii( i)(

N@ue el trabajo completado en el tiempo ue se planeO 2 si no lo fue, Npor u noO NJasta u punto pudieron las demoras :aberse previsto y prevenidoO N#odran :aberse lo!rado los mismos objetivos usando menos recursos o presentando menos evidenciaO Con vista en los resultados de la auditora Nfue el enfo ue usado el m*s apropiadoO N@ueron las tareas repartidas en forma razonable entre los miembros del !rupoO NSe present suficiente evidenciaO 2 si no, Npor u noO NSe presentaron informes de avances del trabajoO N2 fueron 'tilesO N@ue constante y positiva la labor del supervisor sobre el desarrollo de los diferentes aspectos de la auditora o estudio especial de auditora, en cuanto a calidad, cumplimiento de normas tcnicas y principios de contabilidad, etc(O

cF

Sobre economa i( N@ueron la cantidad, el nivel acadmico y la e)periencia del personal los re ueridos para la tarea y apropiados en la pr*cticaO NJabra producido mejores resultados el uso de especialistas, o el uso de mayores recursosO NLa disciplina y el rendimiento de los auditores o del !rupo fue el ue se esperabaO NSe cumpli con las e)pectativas esperadasO NEl costo de la auditora o estudio especial fue adecuado al volumen e importancia, medidos en trminos monetarios o de beneficio social, obtenidos y consi!nados en los informes parciales o en el finalO

ii( iii(

iv(

B9(

Gr*ficos de los procesos de $uditora @inanciera y .perativa

#ara complementar los conceptos ue se :an desarrollado en esta #arte 11, se incluyen sendos !r*ficos sobre los procesos de $uditora @inanciera y la .perativa, a efecto ue sirvan como !ua sistematizada en el trabajo del $uditor(

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C4

PARTE III PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA

CB

CUENTAS DE ACTIVO CONCEPTOS GENERALES $ctivo Los bienes propiedad del ente u r!ano p'blico constituyen sus activos, los cuales se a!rupan en Circulantes, @ijos y otros, atendiendo a su uso en funcin de los objetivos para los cuales ad uiridos( $ctivo Circulante Est* constituido por los bienes en efectivo o ue razonablemente se convertir*n en efectivo o se vendan, o consuman, dentro del perodo de un a%o> o si el perodo fuere distinto, dentro del ciclo normal de operacin del ente u r!ano p'blico( El $ctivo Circulante consta en !eneral de recursos, tales comoA 4F BF Efectivo disponible para operaciones circulantes( Los valores ne!ociables y otras inversiones temporales de efectivo ue normalmente estar*n disponibles para las operaciones circulantes o para utilizarse en emer!encia( 1nventarios de mercancas, incluyendo los suministros de f*brica, el material y las partes de recambio ordinarias y necesarias( Las cuentas de clientes y documentos por cobrar, a menos de un a%o( Las cuentas por cobrar de funcionarios, filiales y otros, si son cobrables en el curso ordinario de las operaciones dentro del a%o o del ciclo normal de operacin( La porcin normal de vencimiento de las cuentas o documentos por cobrar a lar!o plazo, ue vencen dentro del a%o o ciclo normal de operacin( Las cuentas diferidas o a plazos y documentos por cobrar, si se ajustan, en !eneral, a las pr*cticas comerciales normales y a las condiciones de pa!o fijadas por el ente u r!ano( Los !astos pa!ados por anticipado, como primas de se!uros, intereses, al uileres, impuestos, re!alas, pa!os circulantes por servicios de publicidad a'n no recibidos y suministros de operacin( Las si!uientes partidas deben ser e)cluidas del activo circulante, puesto ue no se espera ue estn disponibles para el pa!o de la deuda circulante dentro del ciclo normal de operaciones o, de un a%o, el ue sea m*s lar!o(

8F CF <F

7F IF

6F

C8

4F

El efectivo y los pa!os en efectivo restrin!idos o ue se pretende emplear para fines distintos a los de las operaciones circulantes y se destinan a ser !astados en la ad uisicin o construccin de activos no circulantes, o se separan para usarse en la li uidacin de deudas a lar!o plazo( Las inversiones en valores Ebien sean ne!ociables o noF o anticipos ue :ayan sido :ec:os para fines de control, afiliacin u otros beneficios permanentes para el ne!ocio( Los valores por cobrar ue surjan de transacciones no usuales Etales como la venta del activo no circulanteF, o prstamos o anticipos a afiliadas, funcionarios o empleadosF( La f*brica, las propiedades y el e uipo usado en las operaciones re!ulares( Los terrenos y otros recursos naturales( Los pa!os anticipados a lar!o plazo ue es justo ue sean car!ados a las operaciones de varios a%os, car!os diferidos, como descuentos y !astos de deudas no amortizadas, pa!os en un contrato de arrendamiento a lar!o plazo, costo de modificaciones en la distribucin de la planta o f*brica, o el costo del cambio de esta, de uno a otro lu!ar, as como costos de investi!acin y de desarrollo(

BF

8F

CF <F 7F

$ctivo @ijo ,ambin denominado #ermanente, est* constituido por los bienes destinados por el ente u r!ano para su uso o consumo en la realizacin de sus objetivos y, a diferencia de los activos incluidos en el !rupo circulante, no est*n destinados normalmente para su venta( El activo fijo tan!ible y activo fijo intan!ible deben clasificarse por separado( El vocablo tan!ible si!nifica ue se puede tocar o ue tiene sustancia corprea( 0n activo intan!ible si carece de sustancia corporal y su valor reside solamente en los derec:os ue su posesin confiere al propietario( El activo fijo tan!ible comprende terrenos, edificios, ma uinarias, :erramientas, patrones o moldes, e uipo de reparto, muebles y enseres y otros bienes similares ue tienen sustancia( El activo fijo intan!ible incluye, plusvala o crdito mercantil, patentes, derec:os de autor, marcas de f*brica, concesiones y otros activos similares ue no tienen sustancia material pero si tienen valor a causa de los derec:os ue les son in:erentes( Las si!uientes partidas deben ser e)cluidas del $ctivo @ijoA 4F El terreno posedo como futuro sitio para una f*brica o planta( Es una propiedad permanente y no se destina a la venta, pero no se utiliza en las operaciones normales del ente u r!ano( El edificio de una f*brica o planta normales del ente u r!ano( ue ya no se usa en las operaciones

BF

CC

8F

La propiedad arrendada ue se utiliza en las operaciones re!ulares del ente u r!ano, a menos de ue se trate de arrendamientos ue en esencia e uivalen a una compra a plazos del $ctivo(

.tros $ctivos Los .tros $ctivos forman una clase de e)cepcin y est*n constituidos por los bienes propiedad del ente u r!ano ue no pueden ser clasificados dentro de los conceptos de Circulante o de @ijo descritos( $C,1/. C1+C0L$-,E C0E-,$A C$3$ 2 D$-C.S Conceptos Generales Las e)istencias de efectivo en Caja y Dancos est*n constituidas por el total de moneda de curso le!al o sus e uivalentes, tales comoA !iros bancarios, tele!r*ficos, postales, monedas de oro y e)tranjeras> depsitos bancarios en cuentas de c:e ues, etc(, propiedad de una entidad y no :abiendo restriccin sobre estos documentos o monedas, est*n en disponibilidad inmediata para emplearlos en cual uier uso comercial o social( Cual uier partida aceptada como depsito bancario a su valor nominal puede considerarse como efectivo( Los depsitos en cuentas de a:orros pueden considerarse tambin como efectivo, puesto ue los bancos rara vez e)i!en aviso previo de retiro( Los certificados de depsito a la vista tambin pueden ser clasificados como efectivo( El fondo de Caja C:ica y el de la nmina pueden ser incluidos en el efectivo o presentarse separadamente( En la cuenta de efectivo no deben aparecer partidas como c:e ues posfec:ados de los clientes o rec:azados por falta de fondos, adelantos a los empleados u otros pa!ars, valores burs*tiles f*cilmente vendibles, prstamos a la vista o timbres de correo e impuestos( .bjetivos de la $uditora 4F BF 8F CF <F Cerciorarse de la confiabilidad del sistema de control interno establecido( ue se tiene

Determinar si los fondos de efectivo y depsitos a la vista ue se presentan en los estados financieros son autnticos( Determinar si se presentan en dic:os estados, todos los fondos y depsitos ue e)isten en la institucin( Determinar si los fondos y depsitos ue se presentan dentro del rubro de Caja y Dancos est*n disponibles y sin restriccin al!una( Determinar si los fondos y depsitos ue no son dinero efectivo o sustitutos perfectos de dinero como divisas e)tranjeras y metales preciosos, est*n adecuadamente valuados(

C<

7F IF 6F

Determinar si los in!resos diarios :an sido depositados y re!istrados inte!ra y oportunamente( Determinar si los c:e ues fueron debidamente autorizados, emitidos y re!istrados( /erificar su presentacin como primer rubro del Dalance de Situacin y ue :aya referencia a informacin adicional sobre restricciones para uso de los fondos o sobre moneda e)tranjera y metales preciosos(

#rocedimientos de $uditora 4( Efectivo en Caja 4(4 4(B $nalice el control interno vi!ente y cercirese de su validez, suficiencia y adecuidad( /erifi ue, si las entradas de efectivo a Caja est*n representadas principalmente por pa!os directos al Ea losF cajero EsF> ue se ten!a en uso Esi el movimiento lo ameritaF re!istradoras, controles sobre las notas de ventas, recibos formales de in!reso o al!unos otros medios ue comprueben las entradas diarias de efectivo( Si se e)piden recibos formales deben verificarse ue estn numerados consecutivamente, ue se confeccionen con copias y ue una vez debidamente firmadas y selladas el ori!inal se entre!ue a la persona ue :ace el pa!o( /erifi ue, mediante una prueba selectiva si los comprobantes de in!reso son revisados por un empleado distinto de la persona ue recibe el efectivo, con el objeto de comprobar si se encuentran con las cantidades re!istradas y depositadas y, con los precios de venta o tarifas establecidas( /erifi ue ue los recibos o comprobantes inutilizados se arc:iven, ori!inal y copias, en el arc:ivo consecutivo de copias( /erifi ue ue, cuando los pa!os a favor del ente u r!ano est*n representados por c:e ues, salvo ue lo dispon!a en contrario el re!lamento, sean por sumas i!uales o menores al total de la venta o in!reso, y ue se les estampe un sello de depsito restrictivo ue di!a G0-1C$"E-,E #$+$ DE#.S1,$+ E- L$ C0E-,$ C.++1E-,E -; DE ((( E-ombre de la entidad u r!anoF, C.- EL D$-C.((( Ede ue se trateFH( +eferente a los in!resos del mes o meses seleccionadosA

4(8

4(C 4(<

4(7

4(7(4( +ealice, en el re!istro Cajo y L o bancos, Seccin de 1n!resos, o en su defecto en el re!istro de 1n!resos, pruebas de las sumas de las columnas de distribucin, comprobaciones de los totales :orizontales de fin de mes y verificaciones de los traslados de saldos de un folio a otro y de un mes a otro(

C7

4(7(B( +astre los pases del Libro de Caja yLo Dancos al Diario General, para determinar la correccin de los $sientos de Diario( 4(7(8( /erifi ue la correccin de los pases a las cuentas del "ayor General( 4(7(C( /erifi ue la correccin de los pases a las cuentas de los "ayores $u)iliares( 4(7(<( Coteje los depsitos diarios con el Libro de Caja y Dancos o, con el re!istro de 1n!resos( 4(7(7( /erifi ue ue los in!resos recaudados se depositen nte!ramente el da :*bil posterior a su recepcin, mediante el cotejo de los recibos emitidos, li uidaciones de cobradores, cintas de cajas re!istradoras y otros medios ue controlan in!resos, contra los depsitos bancarios( #ara ello, prepare una G#rueba de 1n!resosH para los meses ue estime conveniente, pero, escoja uno, lo m*s reciente posible( 4(7(I( /erifi ue ue los crditos a las cuentas de 1n!resos se identifi uen con la naturaleza de los mismos( 4(7(6( Cercirese ue si la institucin acepta c:e ues postdatados, estos sean re!istrados y depositados inmediatamente( 4(7(5( 1nvesti!ue si con los fondos de in!resos o ventas al contado se cambian c:e ues de funcionarios o empleados de la propia institucin o de terceros( $nalice si tal procedimiento constituye actividad ordinaria de la entidad u r!ano( 4(7(49( /erifi ue ue todas las personas ue participan en la recepcin o desembolso de efectivo, estn afianzadas( B( Caja General B(4 $nalice la suficiencia, validez y adecuidad del control interno, en relacin con la Caja General, teniendo en cuenta el re!lamento respectivo y asimismo, lo si!uienteA B(4(4 B(4(B B(4(8 La se!uridad y ubicacin del local de la oficina del Cajero General( Si se utiliza caja fuerte, con el objeto de !arantizar la se!uridad de los valores( Si el conocimiento de la clave de la caja fuerte, es restrin!ido, si se !uarda en lu!ar se!uro y si dic:a clave se cambia peridicamente(

CI

B(4(C B(B

En cuanto a llaves, si se necesitan dos o m*s llaves para abrir la caja fuerte y si su control es adecuado(

/erifi ue, cuando e)istan varios cajeros, si cada uno de ellos ejerce su propio control ar ueando sus fondos y valores diariamente, al trmino de sus operaciones( /erifi ue si se ejerce control sobre los fondos de caja asi!nados a cada cajero y si tales fondos son contados cuando se realiza el ar ueo( Cercirese de si la Caja General se controla mediante ar ueos, si estos los realiza personal diferente al de la caja( $simismo, verifi ue la periodicidad de los mismos y el factor sorpresa( $dem*s, si en dic:os ar ueos, sorpresivos y simult*neos Ecuando :aya varias cajas y las circunstancias lo permitanF, se incluye a todos los cajeros en la misma fec:a y :ora( @inalmente, si se deja constancia Efrmulas de ar ueoF de la labor realizada( /erifi ue, cuando la institucin posee timbres fiscales, estampillas, papel sellado o cual uier otro documento de naturaleza similar a los citados, si e)iste Epor ue se ameriteF una cuenta de control del "ayor y re!istros au)iliares ue !aranticen una adecuada fiscalizacin para estos valores( $ su vez, verifi ue si dic:os valores se ar uean simult*neamente con los de la Caja General y con los fondos de trabajo( En el caso de ue en dic:os ar ueos se :ayan presentado irre!ularidades importantes, cercirese de ue se :ayan :ec:o del conocimiento de los superiores> si dic:as irre!ularidades :an ori!inado acciones correctivas y, si estas se :an aplicado de inmediato por la administracin( +evise el control sobre el uso de la m* uina porteadora, si se utiliza al!una( Ja!a pruebas ue le permitan verificar el control sobre la llave, si se tiene una cuenta en el "ayor General y si se lleva un re!istro au)iliar con el fin de constatar su movimiento diario( $dem*s, si el monto re!istrado por la m* uina porteadora se ar uea simult*neamente con la Caja y dem*s fondos e)istentes(

B(8

B(C

B(<

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8(

Cuentas Dancarias

8(4 $nalice la suficiencia, validez y adecuidad del control interno relativo al funcionamiento de las Cuentas Dancarias( 8(B Seleccione, en relacin con el perodo objeto de e)amen, el mes o meses ue se someter* a prueba y prepare una cdula ue conten!a la relacin detallada de todas las cuentas bancarias, inclusive de a uellas ue :ayan sido cerradas durante el perodo e)aminado( 8(8 .bten!a, para realizar las verificaciones, lo si!uienteA

C6

8(8(4

Lista de los funcionarios con sus rubricas, autorizados para firmar c:e ues(

8(8(B Conciliaciones bancarias al inicio y al final del perodo bajo e)amen( 8(8(8 Los estados bancarios del mes o meses bajo prueba( 8(8(C El Libro de Caja y Dancos o los re!istros au)iliares con ue se cuente( 8(8(< Los comprobantes de in!resos, e!resos y asientos de diario del mes o meses seleccionados( 8(8(7 Los libros principales, Diario y "ayor General( 8(C /erifi ue siA 8(C(4 Se usan re!istros au)iliares de bancos, individuales para cada cuenta( 8(C(B Est*n todas las cuentas corrientes bancarias, denominacin o el nombre oficial de la entidad( con la

8(C(8 La apertura y cierre de las cuentas es debidamente autorizada y si son las estrictamente necesarias( 8(C(C La responsabilidad de las firmas de los funcionarios titulares y suplentes es mancomunada y si estas fueron desi!nadas por la m*)ima autoridad administrativa(

8(C(< El banco es informado oportunamente y por escrito ue al!'n funcionario autorizado para firmar c:e ues, es relevado de tal funcin o :a dejado de pertenecer a la entidad( 8(< Solicite directamente a los bancos confirmacin del saldo de cada una de las cuentas, a la fec:a de cierre del ejercicio objeto de e)amen, lo ue debe incluir, adem*s, los montos de valores en custodia, depsitos a plazo y otros derec:os, si los :ubiere( 8(7 /erifi ue, de acuerdo con las fec:as, las conciliaciones de las cuentas bancarias se :a!an por lo menos cada mes> ue las realicen personas ajenas al manejo de in!resos y e!resos y a los re!istros contables, as como ue estn aprobadas por un funcionario autorizado( 8(I +evise, en cuanto a los procedimientos establecidos, cada conciliacin bancaria a la fec:a de la confirmacin del saldo obtenido del banco correspondiente o, en las fec:as ue se considere convenientes( $l respecto, debe comprobarse y obtenerse evidencia de ue se :ayan se!uido, por lo menos, los si!uientes procedimientos de conciliacinA

C5

8(I(4 En cuanto a c:e ues cancelados devueltos por el banco debe verificarse ue el conciliadorA aF bF cF dF eF Los :aya recibido directamente del banco( Los :aya confrontado con el libro de e!resos, en cuanto al n'mero, fec:a, beneficiario y monto( Los :aya e)aminado para determinar posibles alteraciones( Los :aya e)aminado en cuanto a la autenticidad de las firmas autorizadas( Jaya :ec:o un estudio para determinar posibles endosos irre!ulares(

8(I(B /erificar, en cuanto a los estados de cuenta bancarios, ue los :aya recibido en sobres cerrados y ue :aya confrontado los depsitos diarios, acreditados en dic:o estado de cuenta, con las cifras anotadas en el Libro de 1n!resos( @inalmente, si el conciliador estudia las transferencias entre bancos para verificar la correcta anotacin de las transacciones en las cuentas respectivas( 8(I(8 /erifi ue, en cuanto a las conciliaciones propiamenteA aF Pue se :aya comparado el saldo, se!'n el estado del banco con el saldo del Libro $u)iliar y la de este o de ambos, con el saldo del "ayor General( bF Pue se cotejen los estados bancarios con los re!istros de banco( cF Pue se cerciore de ue la copia de la frmula de depsito bancario lo recibe una persona distinta de la ue lo prepar( dF Pue se revisen las operaciones o transacciones no usuales, por el conciliador o por otra persona ue tampoco ten!a acceso a las funciones de cobranza o desembolso( eF Pue se :aya investi!ado por un empleado distinto del ue prepara los depsitos, cual uier car!o bancario por c:e ues sin fondos u otros conceptos( fF Pue se investi!uen los c:e ues ue :an permanecido pendientes de cobro por lar!o tiempo( ue :aya sur!ido

!F Pue se investi!ue cual uier diferencia durante la conciliacin( 8(6 Efect'e pruebas de la e)actitud aritmtica de las cifras(

<9

8(5 +ealice una prueba de in!resos y e!resos con el objeto de verificar la correccin del saldo en libros de las cuentas bancarias y ue los in!resos y e!resos de los meses seleccionados :ayan sido re!istrados( Si por al!una razn le correspondiera :acer al!una conciliacin, le bastar* realizar, utilizando las formas y :ojas adecuadas, las operaciones ue anteriormente se le :a pedido ue verifi ue o compruebe( 8(49 +especto a los c:e ues emitidosA 8(49(4 /erifi ue ue las frmulas de c:e ues estn numeradas consecutivamente y bajo el control y custodia de una persona ue no est autorizada para firmarlos, ni ten!a acceso a los re!istros contables( Cercirese ue en el caso de ue no e)istan c:e ues comprobantes, :aya un re!istro de e!resos ue detalle las transacciones( /erifi ue ue las frmulas de c:e ues inutilizadas se anulen para impedir su uso posterior> i!ualmente, ue se arc:iven, el ori!inal y todas sus copias, en el $rc:ivo consecutivo de copias de los c:e ues( /erifi ue ue la transferencia de fondos de una cuenta bancaria a otra, sea autorizada por el tesorero u otro funcionario responsable y ue dic:as transacciones se re!istren inmediatamente despus de ue se llevan a cabo( /erifi ue, en cuanto a la preparacin de c:e ues, ueA aF bF cF dF Sean preparados por el Departamento de Contabilidad( Sean !irados en forma nominativa( Se les adjunte toda la documentacin ue sustente el e!reso( Se ten!a establecido el sistema de firmas mancomunadas Eadministracin superior y empleados administrativosF y ue nin!una de las firmas corresponda a empleados cuyas obli!aciones incluyan labores de re!istro de operaciones, de conciliaciones bancarias, aprobacin de comprobantes de pa!o o manejo de cajas y fondos( Est pro:ibido la firma de c:e ues en blanco y la emisin de c:e ues a caja o al portador( Si se usa facsmil o al!'n aparato electrnico o mec*nico de proteccin o firma de c:e ues, deber* estar pro:ibido su uso en c:e ues en blanco( Solo se usar* cuando la documentacin sustentatoria :a sido revisada y aprobada Edebe uedar evidencia de esto en los comprobantesF y, el c:e ue debidamente !irado( La persona ue maneja y custodia el facsmil o la m* uina protectora no debe tener

8(49(B

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eF fF

<4

acceso a los formularios de c:e ues y debe llevar y ser responsable de un re!istro de control sobre el uso de tales aparatos( 8(49(7 Cercirese ue las personas ue firman los c:e ues o ue controlan el facsmil, sean independientes del departamento de compras, distintas de las ue solicitan la orden de pa!o, de las ue aprueban los comprobantes, de las ue llevan el re!istro de comprobantes, de las ue concilian el total de los comprobantes pendientes de pa!o con el saldo de la cuenta o subcuenta respectiva y de las encar!adas de llevar los libros de c:e ues( Cercirese si posteriormente a su confeccin y firma, los c:e ues se entre!an a una oficina pa!adora a la ue no tienen acceso posterior, las personas ue los confeccionaron( Cercirese ue una vez ue se pa!ue el c:e ue, los documentos sustentatorios del mismo se cancelen con un sello ue indi ue el n'mero del c:e ue con se realiza su pa!o y la fec:a( /erifi ue si los c:e ues !irados no retirados por los interesados dentro del plazo conveniente o dentro del ue establece el re!lamento, fueron anulados y contabilizados en las cuentas de pasivo o de patrimonio consi!nadas en el cuadro de cuentas(

8(49(I

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8(49(49 /erifi ue si e)iste proteccin para los c:e ues pendientes de entre!a( 8(49(44 /erifi ue el control de la entre!a de c:e ues, y :a!a una prueba comparando los endosos de los mismos una vez cancelados por el Danco, con las firmas de recibido conforme ue constan en las copias del $rc:ivo Consecutivo( 8(49(4B Coteje las copias de los c:e ues emitidos con el Libro de Caja y Dancos Eo con el +e!istro de E!resosF, verificando la distribucin de las cuentas en los c:e ues emitidos( 8(49(48 #repare una lista para investi!ar los c:e ues !irados a la orden deA #ortador, Caja, Danco, la misma entidad, funcionarios o empleados, se%alando en la lista el objeto de los e!resos( 8(49(4C Seleccione una muestra de los c:e ues y sus justificantes del mes o meses sometidos a prueba, yA aF E)amine los c:e ues y sus comprobantes ue, deben estar separados de los in!resos y arc:ivados en estricto orden numrico para permitir su f*cil acceso y e)ploracin y asimismo, las facturas ue los respalden, para verificar lo si!uienteA correcta aplicacin de la codificacin contable y

<B

presupuestaria, identificacin con la naturaleza de la cuenta afectada, aprobacin de precios, correcta emisin de rdenes de compra, la e)actitud aritmtica, cancelacin del comprobante y documentos sustentatorios EjustificantesF mediante la utilizacin de un sello de G#$G$D. C.CJEP0E -; G, aprobacin por funcionario autorizado, la racionalidad del e!reso, evidencia de :aberse recibido los bienes y servicios y de :aberse cumplido las disposiciones le!ales atinentes( bF Coteje las firmas endosantes de los c:e ues devueltos por el banco, contra las ue consi!nan los justificantes( $simismo, debe poner especial inters en verificar ue los c:e ues !irados a favor de casas comerciales y debidamente cancelados por el banco, :ayan sido depositado en la respectiva cuenta corriente de esas casas, es decir, ue no :ayan sido cambiados por personas fsicas( .bserve si en los c:e ues !irados a diferentes personas, aparece como 'ltimo endosante una misma persona( En caso de ser as investi!ue el por u( Coordine los pasos anteriores con las verificaciones ue se llevan a cabo en las cuentas por pa!ar( Determine, para ase!urarse de ue se :aya :ec:o un corte e)acto de los desembolsos de Caja, el n'mero del 'ltimo c:e ue !irado en el 'ltimo da del a%o( Cercirese de ue todos los c:e ues anteriores :ayan sido enviados o entre!ados a los beneficiarios( 1nspeccione con base en pruebas selectivas, los comprobantes y justificantes, ue sustentan reembolsos o reinte!ros de Caja C:ica y otros fondos de trabajo, verificando autorizaciones, anti!Sedad y clasificacin contable y presupuestaria de los !astos y adem*s, si son documentos ori!inales debidamente cancelados(

cF

dF eF

fF

8(49(4< 1ndi ue, lue!o de :aber cubierto los procedimientos anteriores, si en su opinin pueden ser nuevamente utilizados o si es necesario complementarlos> en este caso, prepare un memorando con las correcciones y ampliaciones necesarias( C( E!resos y Desembolsos C(4 Determine si los e!resos o los desembolsos est*n re!ulados por medio de re!lamento y, si se cumple este y las normas tcnicas de control interno respectivas( /erifi ue ue los controles internos son suficientes y confiables(

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C(B

1nvesti!ue las funciones ue ten!a el empleado ue maneja re!istros de e!resos, con el objeto de determinar si tiene acceso o no a otras funciones, tales como conciliaciones bancarias, preparacin o aprobacin de c:e ues, acceso a los libros, confeccin de asientos de Caja, etctera, no compatibles con la primera( +eferente a los e!resos en el mes o meses seleccionadosA C(8(4 +ealice en la seccin de E!resos del Libro de Caja y Dancos, o en su defecto en el re!istro de E!resos, pruebas de las sumas de las columnas de distribucin, comprobaciones de los totales :orizontales de fin de mes y verificaciones de los traslados de saldos de un folio a otro y de un mes a otro( +astre los pases del Libro de Caja y Dancos al Diario General, verificando la correccin de los $sientos de Diario( /erifi ue los pases a las cuentas del "ayor General( C(8(C $u)iliares( C(8(< Los anteriores procedimientos se complementan con los de la p*!ina 4BC y si!uientes, los cuales son especficos para las cuentas de e!resos conforme al clasificador de cuentas de presupuesto utilizado en la $dministracin #'blica( /erifi ue los pases a las cuentas de los "ayores

C(8

C(8(B

C(8(8

<(

Cajas $u)iliares <(4 /erifi ue si e)iste un re!lamento ue re!ule el funcionamiento de cajas au)iliares y, si se cumple este y las normas tcnicas de control interno respectivas( /erifi ue la suficiencia y validez de esos controles internos( Determine si el banco Eo bancosF, donde se tienen las cuentas corrientes para los depsitos de esas cajas au)iliares, enva EnF los estados de cuenta directamente a la .ficina Central( +ealice una prueba Ede in!resos y e!resosF ue le permita determinar si dic:as cajas au)iliares informan diariamente a la Caja General las transacciones efectuadas(

<(B

<(8

<C

<(C

Efect'e todas las otras pruebas de control consi!nadas en este "anual, ue le sean aplicables(

7(

Caja C:ica y @ondos de ,rabajo .bjetivos de la $uditora

4F

/erificar el cumplimiento del +e!lamento de .peracin de la Caja C:ica y de los @ondos de ,rabajo ECaja C:ica Central de los ministerios, en el caso particular de dic:os r!anosF y las normas tcnicas de control interno relacionadas con los mismos( /erificar la suficiencia y validez de esos controles internos( Determinar si se trabaja con fondo fijo o variable y cu*l es el procedimiento administrativo utilizado en su operacin( Comprobar fsicamente ue el dinero custodiado por el cajero se encuentre nte!ramente el poder de dic:o funcionario( $nalizar la justificacin y la racionalidad de los !astos y observar la correccin aritmtica de los montos pa!ados y reinte!rados, la autenticidad de los documentos, fec:as, le!alidad, sellos de GCanceladoH y, si son ori!inales sin alteraciones( Comprobar en las li uidaciones de la Caja C:ica, si los !astos no sobrepasan la finalidad de la misma( /erificar ue el fondo de cada Caja C:ica, sea reembolsado al fin de cada ejercicio econmico, con el objeto de ue los !astos reflejen en los estados financieros del perodo en ue fueron realizados( +ealizar todas a uellas otras verificaciones consi!nadas en este "anual, ue !aranticen un uso adecuado de la Caja C:ica o del @ondo de ,rabajo(

BF 8F CF

<F 7F

IF

#rocedimientos de $uditora 7(4 Estudie la re!lamentacin e)istente para la Caja C:ica o de los @ondos de ,rabajo establecidos por la m*)ima autoridad de la entidad u r!ano( Cuando se trate de ministerios p'blicos, se estudiar* el G+e!lamento de .peracin de las Cajas C:icas Centrales de los "inisteriosH( +ealice pruebas para verificar el cumplimiento de todas sus disposiciones y de la suficiencia y validez de los controles internos( Solicite a la unidad administrativa ue corresponda en cada entidad, copia de los ar ueos realizados, con el objeto de verificar si se realizan por sorpresa, por personas ajenas a las ue manejan los fondos y si se arc:ivan los documentos respectivos(

7(B

<<

7(8

#repare una cdula ue muestre las Cajas y @ondos e)istentes a la fec:a del e)amen, con indicacin deA montos autorizados, nombres de los custodios y sus respectivas plizas de fidelidad( Determine, en relacin con la cdula anterior, las cajas y fondos fijos ue deben ser ar ueados, indicando a uellos ue re uieren un control simult*neo, es decir, ue se practicar*n el mismo da y a la misma :ora( Cuando la complejidad de la institucin no lo permita, pro!rame la observacin de la realizacin de estos ar ueos, por la administracin( El ar ueo o ar ueos, dependiendo de la importancia relativa de los fondos involucrados, debe practicarse al inicio de la $uditora> tambin dependiendo de esa importancia, puede pro!ramarse otro u otros Gpor sorpresaH en el transcurso de la misma(

7(C

7(<

/erifi ue si el Eo losF encar!ado EsF de la Caja C:ica o del @ondo de ,rabajo tiene o no acceso a los re!istros contables y si se li uida o no peridicamente dic:a Caja o @ondo EsF( Efectu un recuento de todo el efectivo y los valores en presencia de los custodios, incluyendoA in!resos por depositar, remuneraciones no cobradas y otros fondos y cuales uier otros valores en poder de los custodios( #roceda de la si!uiente maneraA 7(7(4 .bten!a del Director $dministrativo o de uien :a!a sus veces, la nmina de funcionarios ue en el perodo objeto de e)amen estaban facultados para autorizar desembolsos de efectivo de la Caja C:ica o de los fondos de trabajo, con indicacin de firmas, medias firmas y visto bueno de cada uno( /erifi ue las polticas ue se si!uen sobre el particular( Solicite la actualizacin de esta nmina a la fec:a del e)amen( /erifi ue asimismo, si las plizas de fidelidad est*n vi!entes y actualizadas( Detalle monedas y billetes, a!rup*ndolos por denominaciones y obten!a el total( $se!'rese ue no e)isten m*s fondos en poder del custodio( Detalle c:e ues recibidos, indicando fec:a, banco !irador, beneficiario, endosos y monto( Cercirese ue estn endosados para depositar en la cuenta corriente del ente u r!ano correspondiente( Detalle adelantos, indicando fec:a, nombre, monto y aprobacin y verifi ue si est*n firmados por las personas ue reciben los fondos( Detalle los justificantes de !astos en poder del custodio, indicando fec:a, nombre, concepto, monto y aprobacin(

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/erifi ue ue se prepare un justificante interno cuando el desembolso no est respaldado por uno de naturaleza e)terna( Est atento ante cual uier indicio de adulteracin, para ello verifi ue ue los justificantes estn escritos a m* uina o con tinta y ue las cantidades se e)presen en n'meros y en letras( 7(7(I /erifi ue ue los e!resos estipulados en los comprobantes estn autorizados por los funcionarios de la nmina citada en 7(7(4( Cuando las cajas o fondos se manejen con cuentas bancarias, detalle los c:e ues !irados por la entidad y a'n no entre!ados a los respectivos beneficiarios, indicando fec:a, banco, beneficiario e importe( /erifi ue en los comprobantes y justificantes su anti!Sedad, naturaleza, concepto, monto y ue, cuando se pa!uen, se cancelen con un sello ue adem*s de la fec:a indi ue G#$G$D.H( Los justificantes deben ser ori!inales y e)tendidos a nombre de la 1nstitucin( #ara verificar la anti!Sedad relacione la fec:a de los comprobantes y justificantes con las del 'ltimo reinte!ro o reembolso y la fec:a de emisin del c:e ue( /erifi ue ue en los comprobantes de pa!o se anote Cdi!o Econtable=presupuestarioF de la cuenta( /erifi ue ue los comprobantes provisionales se li uiden a m*s tardar el da :*bil si!uiente y ue, mientras, se manten!an como disponible( +ecuente los sueldos pendientes de pa!o, si los :ubiere( 1nvesti!ue si por al!una disposicin le!al el cajero o encar!ado del fondo est* autorizado para cambiar c:e ues> si e)iste tal autorizacin, y encuentra al!unos de ellos, ordene su depsito inmediato en el Danco, y solicite la cancelacin perentoria de los vales, si los :ubiere, procurando la confirmacin de los interesados( Someta al criterio del funcionario encar!ado de la Caja, las partidas e)traordinarias localizadas en el ar ueo( $nalcelas debidamente( /erifi ue en el Libro "ayor o en el $u)iliar respectivo, el saldo de la cuenta o subcuenta y si su presentacin en el Dalance es adecuada(

7(7(6

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7(7(49 7(7(44

7(7(4B 7(7(48

7(7(4C

7(7(4<

7(I

Comuni ue al auditor encar!ado los faltantes o sobrantes de la Caja C:ica o del @ondo de ,rabajo de relativa importancia, para ue decida

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u acciones deben se!uirse( En todo caso, los faltantes dan lu!ar para e)i!ir de inmediato el reinte!ro por parte del responsable( #e ue%as diferencias pueden ser llevadas a una cuenta de faltantes y sobrantes de Caja( 7(6 Consi!ne los resultados del ar ueo en formularios Epor ejemplo, el certificado de efectivo y valores en CajaF, u :ojas separadas para cada concepto debidamente firmados por el encar!ado de la Caja o del @ondo, su superior inmediato y los auditores ue intervinieron en el ar ueo, indicando ue los fondos considerados pertenecen a la 1nstitucin, ue son los 'nicos ue estaban en poder del custodio a la fec:a del ar ueo, y ue le fueron devueltos de conformidad( Guarda todas las providencias para cerciorarse de ue el cajero present todos los valores ue deben ser objeto de ar ueo> para ello dirjase a la Contabilidad y solicite informacin de los saldos en dinero ue tiene a su cuidado cada Cajero o encar!ado del @ondo> por ejemplo, fondos de cambio, fondos de trabajo, cajas c:icas, cuentas por cobrar a car!o del cajero, especies fiscales, reservas de efectivo, etctera( .bten!a adem*s la confirmacin del Director $dministrativo o de uien :a!a sus veces( En caso de ue :aya fondos de relativa importancia ue no fuera posible ar uear, obten!a confirmacin directa del encar!ado(

7(5

7(49 /erifi ue, en cuanto a los reembolsos de la Caja C:ica o del Ede losF @ondo EsF, ue antes de reponerse el mismo, los comprobantes y justificantes, ue deben estar numerados consecutivamente, :ayan sido revisados por un funcionario autorizado y se les :aya estampado el n'mero del c:e ue con ue se :izo el reembolso( $l efecto, debe usarse un sello ue di!a G#$G$D. C.- CJEP0E -; Gcon el objeto de ue no puedan ser reutilizados( /erifi ue ue tambin los c:e ues de reembolso se :a!an a nombre del encar!ado de la Caja C:ica o del @ondo( +evise las sumas de los reembolsos( 7(44 #repare un papel de trabajo con el cotejo de los resultados del ElosF ar ueos y la re!lamentacin vi!ente( /erifi ue si esta se cumple, o si no, por u causas( #on!a en relieve los puntos dbiles del Sistema de Control 1nterno con las observaciones ue estime necesarias, con el fin de :acer las recomendaciones pertinentes para mejorarlos Eincluidas por supuesto las modificaciones a la re!lamentacinF( 7(4B 1ndi ue si en su opinin este pro!rama puede ser reutilizado nte!ramente en una futura $uditora, en caso contrario, :a!a un memorando con las observaciones ue crea conveniente(( I( 1-/E+S1.-ES E- /$L.+ES Conceptos !enerales

<6

Los principales tipos de inversiones en valores son las acciones, los bonos, otras inversiones representadas por documentos tales como los certificados de depsito a plazo, participaciones :ipotecarias, pa!ars y las :ipotecas( Las inversiones en valores pueden clasificarse de acuerdo con el perodo de tiempo al ue se colo uen en inversiones temporales o a corto plazo y, en inversiones permanentes o a lar!o plazo( Las inversiones temporales representan la colocacin de las e)istencias en efectivo ue no se necesitan inmediatamente para las operaciones normales del ente( #ara ser clasificadas correctamente como temporales, las inversiones deben representar una inversin a corto plazo de efectivo con la idea de li uidarla cuando se necesite dic:o efectivo para las operaciones corrientes o las emer!entes y, deben ser f*cilmente ne!ociables a un precio apro)imadamente definido de antemano( Las inversiones permanentes son colocaciones de efectivo ue pueden no estar identificadas con las actividades primordiales del ente, m*s bien obedecen a otros criterios de decisin, como pueden serA 4F para obtener control de otro ente, BF para tener beneficio del rendimiento de las inversiones, 8F para crear fondos con distintos fines, CF para establecer relaciones de ne!ocios con otras compa%as, <F para promover la diversificacin de las actividades de los ne!ocios o pro!ramas y, para dar cumplimiento a pro!ramas !ubernamentales o de inters nacional( Las partidas ue se incluyen en las inversiones permanentes no pueden pertenecer al activo circulante por ue no :ay intencin de tenerlas disponibles para el pa!o del pasivo circulante o, para usarse en cone)in con las operaciones re!ulares corrientes( Las inversiones a lar!o plazo pueden o no convertirse f*cilmente en efectivo( .bjetivos 4( B( 8( C( Cerciorarse, en !eneral, del cumplimiento, validez y suficiencia de los controles vi!entes( Cerciorarse de la e)istencia de procedimientos adecuados de custodia, salva!uardias fsicas y responsabilidad en el re!istro de las operaciones( Constatar la e)istencia fsica de los ttulos o de documentos ue acrediten la propiedad de las inversiones( /erificar la correcta valuacin de las inversiones de acuerdo con los principios de contabilidad !eneralmente aceptados y su adecuada presentacin en los estados financieros, incluyendo la informacin relativa a cual uier !ravamen ue e)ista sobre dic:as inversiones( Comprobar autorizadas( ue las inversiones en valores estn debidamente

<( 7(

/erificar la inclusin, en los resultados del perodo ue se e)amina, de los productos provenientes de las inversiones(

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I(

verificar si las polticas establecidas se ajustan a los objetivos, capacidad financiera y necesidades del ente u r!ano(

#rocedimientos de auditoraA I(4 I(B $nalice el control interno vi!ente y cercirese de su cumplimiento, validez y suficiencia( .bten!a de la entidad u r!ano, mediante certificacin o confirmacin escrita, un detalle de las inversiones y valores ne!ociables a la fec:a del balance objeto de e)amen( I(B(4 S'mela y coteja su total con el balance de comprobacin( I(B(B Coteje el total de cada tipo de inversin con su respectivo mayor au)iliar y cuenta de control( /erifi ue si estos re!istros se concilian peridicamente( Cercirese ue los re!istros detallados proporcionen por lo menos la si!uiente informacinA aF fec:a de compra o de venta, bF n'mero del documento, cF precio a costo, dF fec:a de vencimiento, eF tasa de inters, fF nombre del custodio( I(8 #repar una cdula de conciliacin de saldos al principio y al final del ejercicio objeto de e)amen, mostrando el movimiento ue :a tenido cada inversin( I(8(4 "uestre tanto en valores nominales como en valores se!'n librosA Saldo inicial $d uisiciones /entas Saldo al final I(C T((((((((((((((((((((((((( ((((((((((((((((((((((((( ((((((((((((((((((((((((( UUUUUUUUUUUUU T(((((((((((((((((((((((((

Compruebe las ad uisiciones y ventas con los documentos sustentatorios y cercirese de si stos son enviados directamente a la Contabilidad para su re!istro, adem*sA I(C(4 .bserve ue las ad uisiciones y ventas estn debidamente aprobadas por el r!ano cole!iado y por una persona previamente desi!nada por este o :aya mediado una ley especial( I(C(B Compare los precios pa!ados o percibidos, con las cotizaciones de mercado EDolsa de /aloresF( I(C(8 $se!'rese ue las !anancias o prdidas en ventas, se :ayan calculado y contabilizado correctamente(

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I(C(C /erifi ue ue los documentos ue ori!inaron la transaccin, conten!an la suficiente y adecuada informacin( I(C(< 1nvesti!ue uien autoriza el cambio de valores de un tipo a otro y si se lleva un re!istro para ello( I(C(7 1nvesti!ue los valores ad uiridos en calidad de inversin temporal( Estas deben ser en valores de alta li uidez y de las propias instituciones del Estado( Ja :abido criterio !eneralizado de ue no pueden invertirse fondos ociosos en ttulos valor de car*cter privado( #or otra parte, si su ad uisicin se ori!in en el pa!o de una subvencin o en pa!o de obli!aciones, debe de se!uirse lo estipulado en el artculo 4B6 del +e!lamento de la Contratacin $dministrativa( Si la compra o venta de bonos constituye actividad ordinaria, no es necesario ce%ir la venta de los mismos al tr*mite de licitacin p'blica( Si los ttulos se colocan a la par, no es necesario ce%irse a re uisitos especiales> pero si se transfirieron con descuento, es indispensable ue se :aya puesto en conocimiento del p'blico ue la institucin oa ofertas para su venta, sin ue ello :aya constituido una licitacin formal( I(< 1nspeccione los certificados de valores> verifi ue ue los bonos, ten!an ad:eridos solo cupones por intereses no vencidos( Si e)isten cupones por intereses vencidos y no cobrados, investi!ue la causa( Solicite confirmacin bancaria a la fec:a del balance bajo e)amen para a uellos valores depositados en el banco para su custodia, indicando si se encuentran libres de !ravamen( $simismoA I(7(4 /erifi ue los valores ne!ociables en poder de la entidad simultanemente con el ar ueo de fondos( En el caso de ue :aya documentos de particulares Ede !arantiasF, cercirese de ue esten debidamente re!istrados y separdos( Cruce este estudio con el pasivo respectivo( I(7(B /erifi ue si dic:os valores se !uardan en una caja fuerte( Si se recuentan en forma peridica por funcionarios independientes de las responsabilidades de custodia y de re!istro( I(7(8 /erifi ue, si se diera lo anterior, si cuando se abre la caja :ay varias personas presentes> si son distintas de las ue llevan los re!istros y si todos los involucrados en el manejo, est*n debidamente afianzados( I(I Determine se el valor se!'n libros, no e)cede al de mercado EDolsa de /aloresF(

I(7

74

I(I(4 #ara valores no cotizados Eentidades y r!anos no afiliados a la Dolsa de /aloresF, determine su valor real, se!'n el 'ltimo balance de la entidad emisora, de ser posible, solicite dic:o balance directamente a esa entidad( Cercirese de ue en los estados financieros se informe sobre el valor de los mismos( I(6 /erifi ue ue se :ayan cobrado la totalidad de dividendos o intereses por acciones y bonos respectivamente, en la fec:a en ue se vencen( $dem*sA I(6(4 Cruce este punto con las cdulas de caja=bancos, cuentas por cobrar e in!resos( I(6(B Solicite confirmacin directa de la entidad pa!adora, por intereses o dividendos declarados y abonados( $ su recibo, coteje los montos con los re!istrados en libros( I(6(8 /erifi ue si los intereses deven!ados y no cobrados est*n correctamente contabilizados( I(6(C /erifi ue los valores redimidos y su reinversin o depsito de los fondos en la cuenta bancaria( I(5 #repare cdulas de an*lisis de inversin en valores considerando los si!uientes puntosA tipo de valor> valor nominal> fec:a de vencimiento> costo unitario> cantidad de valores> costo total> tipo de dividendos o intereses cobrados durante el ejercicio> precios corrientes de mercado EDolsa de /aloresF> ad uisiciones durante el ejercicio, por compra, por transferencia Ede otras entidadesF> redencin de valores> ventas durante el ejercicio> !anancia o prdida al venderse valores durante el ejercicio(

I(49 Determine la adecuada presentacin de esta cuenta, en el Dalance General del perodo sujeto a e)amen, inversiones a lar!o plazo y a Gcorto plazoH( I(44 #repare una cdula ue muestre a uellos puntos dbiles del sistema de control interno y formule las observaciones ue crea pertinentes para mejorarlo( I(4B 1ndi ue si en su opinin este pro!rama debe ser utilizado nte!ramente en el pr)imo e)amen( De lo contrario, prepare un memorando ue justifi ue las adiciones o variaciones ue crea convenientes( 6( C0E-,$A D.C0"E-,.S #.+ C.D+$+ C.D+$+, $ C.+,. 2 L$+G. #L$V. E J1#.,EC$S #.+

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Conceptos !enerales Son a uellos ttulos valores como las letras de cambio, los pa!ars, las aceptaciones comerciales y los !iros comerciales, recibidos en pa!o de ventas de mercancas o por la prestacin de servicios( $ uellos ttulos ne!ociables ue vencen dentro de un a%o o dentro del ciclo normal de las operaciones, el mayor, deben mostrarse como activo circulante( Los documentos ue no vencen en un corto plazo o dentro del ciclo normal de operaciones, pueden a!ruparse como activo no circulante( .bjetivos de la auditora 4( B( 8( C( <( 7( I( 6( 5( 49( Cerciorarse, en !eneral, del cumplimiento, suficiencia y validez de los controles internos vi!entes( Conocer u conceptos inte!ran la cuenta y el control a ue est* sujeto su funcionamiento se!'n la re!lamentacin interna( Determinar la autenticidad de los derec:os ad uiridos ue se presentan en el balance( /erificar fsicamente los documentos por cobrar como parte inte!rante del r!imen de propiedad de la entidad u r!ano( E)aminar la valuacin y probabilidad de cobro de los derec:os presentados( /erificar la provisin para documentos o :ipotecas de dudoso cobro( Determinar si e)iste pasivo contin!ente proveniente de documentos descontados( Determinar si e)isten in!resos y !astos por intereses durante el perodo a e)aminar( /erificar el cumplimiento de las disposiciones le!ales aplicables( /erificar si las polticas ue se si!uen sobre la base en ue se fundamentan estas operaciones, est*n acordes con el objetivo y capacidad financiera de la entidad u r!ano(

#rocedimientos de auditora 6(4( $nalice el control interno vi!ente y comprueba su cumplimiento, validez y suficiencia( 6(B( .bten!a una lista de documentos por cobrar se!'n libros, verificando anti!Sedad y clasific*ndolos se!'n su ori!en subsidiarias, afiliadas, accionistas, funcionarios, comerciarles, etc( $dem*s, verifi ue ue estn debidamente aprobados por los funcionarios responsables y autorizados para ello(

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6(8( .bten!a una muestra de casos en el re!istro de documentos por cobrar, para comprobar la e)istencia de los documentos a travs del e)amen fsico> apli ue otros procedimientos para lo!rar esos fines, si lo considera necesario( Si :ay !arantas o prendas, tambin es necesario verificar stas( 6(C( Determine el total de los documentos vencidos y de los renovados( Si se acostumbra recibir pa!os parciales, verifi ue si estos se anotan en el documento respectivo y si al vencimiento por sumas no pa!adas, se confeccionan nuevos documentos( 6(<( Determine las cantidades con vencimiento a plazo mayor de un a%o a partir de la fec:a del balance( 6(7( Enve solicitudes de confirmacin a los deudores por documentos, incluyendo documentos descontados( Si se aplican procedimientos de confirmacin positiva, es aconsejable solicitar se!undas confirmaciones en caso de no recibir contestacin a la primera( En caso de ue no se reciba contestacin a se!undas solicitudes puede ser necesario e)tender la investi!acin sobre la autenticidad de los documentos( 6(I( #repare u obten!a del re!istro de documentos descontados una lista de dic:os documentos endosados o entre!ados en !aranta( Solicite confirmacin de los depositarios( 6(6( 1nvesti!ue, :asta donde sea pr*ctico, el ori!en de los documentos( Ja!a pre!untas relativas a la pr*ctica de la institucin de aceptar documentos por cuentas vencidas e investi!ue la poltica de renovacin de documentos( 6(5( Cercirese de ue se :ayan re!istrado provisiones adecuadas para documentos incobrables( $nalice los principales asientos relativos a estas cuentas durante el perodo( Ja!a una investi!acin de documentos cancelados y estudie la posibilidad de una confirmacin con base en pruebas( 6(49( +evise selectivamente las cuentas de operacin, intereses acumulados por cobrar y las de in!resos por intereses, durante el perodo objeto de estudio( 6(44( /erifi ue ue la confirmacin peridica del saldo de los documentos por cobrar con los deudores si se acostumbra, como pr*ctica administrativa la realice un empleado ue no ten!a acceso a los re!istros contables ni a la custodia de documentos( 6(4B( /erifi ue, en cuanto a los documentos por cobrar cancelados por incobrables, ue se :aya autorizado su cancelacin y ue

7C

posteriormente se ejerza el control de ellos y de cuales uiera recuperaciones( 6(48( /erifi ue ue los documentos por cobrar y cuales uiera !aranta adicional, se encuentren bajo la custodia de un empleado afianzado ue no ten!a acceso a los re!istros contables ni a la caja( 6(4C( /erifi ue, en cuanto a se!uridades, ue los documentos se !uarden bajo custodia solidaria y en una caja de se!uridad, o estn en fideicomiso o en un mueble cerrado con llave y prote!ido contra incendio( 6(4<( /erifi ue Esolicite los informes correspondientesF si peridicamente se balancean los saldos del re!istro au)iliar con la cuenta de mayor> y, si se preparan listas de an*lisis de dic:os saldos clasific*ndolos en intervalos por fec:as de vencimiento, con el objeto de comprobar la correcta presentacin en el balance de la porcin a corto plazo y, determinar a la vez, la de lar!o plazo( 6(47( 1ndi ue si en su opinin este pro!rama puede ser utilizado nte!ramente en la pr)ima auditora, o s es necesario a!re!ar, uitar, o variar al!unos procedimientos, en cuyo caso, prepare un memorando justific*ndolo( 5( C0E-,$A C0E-,$S #.+ C.D+$+ Conceptos !enerales +epresentan derec:os e)i!ibles ori!inados por ventas, prestados, otor!amiento de prstamos o cual uier otro concepto an*lo!o( servicios

Las cuentas por cobrar a corto plazo Eun a%oF, deben presentarse en el balance !eneral como activo circulante inmediatamente despus del efectivo y de las inversiones en valores ne!ociables( La cantidad por vencer a m*s de un a%o o del ciclo normal de operaciones, deber* presentarse fuera del activo circulante( $tendiendo a su ori!en, se pueden formar !rupos de cuentas por cobrarA a car!o de clientes y a car!o de otros deudores( Dentro del primer !rupo se deben presentar los documentos y cuentas por car!o de clientes de la entidad, derivados de la venta de mercancas o prestacin de servicios, ue representen la actividad normal de la misma( En el caso de servicios, los derec:os deven!ados deben presentarse como cuentas por cobrar a'n cuando no estuvieren facturados a la fec:a de cierre de operaciones de la entidad( En los otros !rupos, deber*n mostrarse las cuentas por cobrar a car!o de otros deudores, a!rup*ndolas por conceptos y de acuerdo con su importancia( .bjetivos de la auditora

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4(

Com probar ue las rutinas establecidas en el sistema de control interno para esta cuenta se cumplan y sean suficientes y v*lidas> asimismo, ue se apli uen lo principios de control interno universalmente aceptados para esta clase de activos( Eval uar los procedimientos y disposiciones le!ales utilizados para la concesin de crditos, incluyendo los trminos y lmites( Dete rminar la autenticidad de los derec:os ad uiridos ue se presentan en el balance( /erif icar EfsicamenteF las cuentas por cobrar como parte inte!ramente del r!imen de propiedad del ne!ocio( E)a minar la valuacin y probabilidad de cobro de los derec:os presentados en el balance( Dete rminar su presentacin en los estados financieros Eincluyendo su se!re!acinF y ue se :ayan cumplido los principios de contabilidad !eneralmente aceptados aplicables( /erif icar si :ay una poltica racional en el otor!amiento de crditos, si stos est*n en funcin de los objetivos y la capacidad financiera de la entidad u r!ano(

B(

8(

C( <( 7(

I(

6(

#rocedimientos de auditora 5(4( $nalice el control interno cumplimiento, validez y suficiencia( vi!ente y compruebe su

5(B( Solicite al $uditor 1nterno los informes de e)*menes ue :aya :ec:o sobre este rubro( Coordine este estudio con la evaluacin ue sobre este rubro :aya realizado la $uditora 1nterna( 5(8( /erifi ue el ori!en de las disposiciones le!ales o las directrices ue autorizan este tipo de operaciones y verifi ue su cumplimiento( 5(C( libro ele!ida Solicite una relacin detallada de los saldos individuales del mayor o de los au)iliares a la fec:a del balance o a la fec:a para el e)amen, clasificadas de ser posible por anti!Sedad( $simismoA

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5(C(4(

Clasifi ue los saldos de las cuentas a la fec:a del balance en cuanto aA clientes, directores, funcionarios y empleados oficina principal, sucursales, filiales, subsidiarias, provisionales re!ionales, etc( Corteje el total de al relacin con el balance de comprobacin( /erifi ue las sumas, omitiendo cntimos, de seleccionadas del libro mayor y de los re!istros para ase!urarse de la e)actitud aritmtica de los

5(C(B( 5(C(8( p*!inas au)iliares, saldos( 5(<(

Seleccione de la relacin detallada los saldos mayores de T(((((((((((((((, los ue revistan al!una anormalidad, y, un !rupo de los dem*s( 5(<(4( Cotjelos con los mayores au)iliares( :an sido clasificados

5(<(B( $se!'rese de ue correctamente por anti!Sedad( 5(<(8( clientes( 5(<(C( las 5(<(<( eficacia( 5(7(

Cotjelos con las facturas firmadas por los +evise el movimiento de la cuenta y tome nota de situaciones ue a su juicio merecen investi!arse( E)amine la !estin de cobro, su periodicidad y

Cuando :aya :abido ajustes a la cuenta, cercirese de ue estos :ayan sido autorizados por un funcionario responsable y ue las notas de dbito y crdito ue les dieron ori!en estn prenumeradas> asimismo ue esta numeracin se controle( 5(I( +eferente a la circularizacin 5(I(4( #repare una cdula analtica de circularizacin, de los saldos seleccionados, para concretar el alcance y resultados de la misma( 5(I(B( Solicite confirmacin directa Epositiva o ne!ativaF del deudor utilizando un formato de solicitud de confirmacin de cuentas por cobrar adecuado( 5(I(8( Coteje las solicitudes de confirmacin con los saldos seleccionados a circular, para ase!urar su correccin y controlarlas :asta su envo(

7I

+emtelas en sobres membretados por la Contralora General de la +ep'blica, si!uiendo el procedimiento usual para el caso( En cuanto a las cuentas por cobrar en abonos, :ay ue verificar no tanto el mes en ue se efect'o la venta, del bien o servicio, sino m*s bien el mes en ue se efect'o el 'ltimo pa!o, monto vencido de acuerdo con los trminos del contrato y monto porcentual de los cobros ue no se efectuaron( Este an*lisis por anti!Sedad debe :acerse conjuntamente con los re!istros au)iliares( 5(6( +especto a los saldos circularizados respondidos por los deudores comunicando sus diferenciasA 5(6(4( #ida a la entidad ue concilie dic:as diferencias, manteniendo el control con la copia de la circularizacin( 5(6(B( $pli ue un procedimiento alternativo de confirmacin si la conciliacin :ec:a por la entidad no satisface( 5(5( +especto de los saldos circularizados no respondidosA 5(5(4 5(5(B #repare un an*lisis del saldo, analizando una muestra de las facturas, factura por factura o documento por documento( +evise toda la documentacin sustentatoria de la muestra anterior tales comoA nota de embar ue, !ua firmada, copia de la factura de venta, notas de dbito y crdito, autorizacin de la venta e informe de la unidad de crdito( Compruebe su re!istro en el libro de ventas o de in!resos respectivo y en el mayor au)iliar respectivo( Cercirese de ue las facturas de venta estn prenumeradas y ue los empleados del *rea de cuentas por cobrar controlen tal numeracin( +evise el control de inventario y verifi uen el descar!o correspondiente por la venta( Compruebe las cobranzas posteriores conA los asientos en el libro de caja, las remesas, los informes de cobradores, los depsitos al banco( Cercirese de ue las cuentas seleccionas, respondan a cuentas por cobrar le!timas por mercancas, materiales, servicios u otros realmente prestados(

5(5(8

5(5(C 5(5(<

5(5(7

5(49( 1nvesti!ue y comente las condiciones de ventaA con descuento> a plazo fijo> etc(, si se dan estas modalidades( 5(44( Cuando e)istan cobradores, debe cerciorarse ue estos entre!uen diariamente las cobranzas realizadas( Pue se les :a!a ar ueos sorpresivos de las facturas ue ten!an en su poder y de ue uede

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constancia de dic:o ar ueo( Complementariamente, verifi ue, de :aberse producido irre!ularidades, si estas :an sido informadas oportunamente a uien corresponda y si se :an efectuado las acciones correctivas oportunamente( 5(4B( Comente con el funcionario responsable, los saldos de mayor anti!Sedad y en !eneral, cual uier otro ue revista anomala( Si lo considera necesario solicite certificacin escrita del funcionario citado> en todo caso anote el nombre y car!o del funcionario informante( 5(48( Consulte con su Supervisor de $uditora, la conveniencia de remitir una se!unda solicitud de confirmacin directa, para a uellos deudores ue no contestaron la primera( 5(4C( Lista e investi!ue las cuentas por cobrar con saldo acreedor, para efecto de su reclasificacin u otro objetivo( 5(4<( E)amine selectivamente la cancelacin de cuentas incobrables en cuanto aA autorizacin> acta respectiva, si fuera del caso> cumpliendo de disposiciones le!ales vi!entes y tratamiento contable( 5(47( .bten!a de la entidad un detalle de las cuentas dudosas y morosas( $nalice una muestra de ellas con el objeto de ase!urarse de ue sean reales, efect'e comprobaciones parciales, incluya los saldos m*s representativos, en la circularizacin de cuentas por cobrar> investi!ue las !estiones de cobro efectuadas y determine las razones de su falta de pa!o( 5(4I( .bten!a de la entidad una relacin detallada de las cuentas cedidas en !aranta, si las :ay yA 5(4I(4( /erifi ue las sumas, el ori!en de su e)istencia, y compare el total con el re!istro au)iliar respectivo( 5(4I(B( Compruebe su correcta contabilizacin( 5(4I(8( Solicite confirmacin directa del cedente o sea el ue retiene las cuentas por cobrar como !aranta( 5(46( Compare los saldos de cuentas por cobrar con los del a%o anterior, con el detalle ue considere necesario a nivel de subcuentas( 5(46(4( 1nvesti!ue y e)pli ue, cual uier aumento anormal( 5(46(B( /erifi ue los motivos de cual uier incremento e)traordinario en los car!os a cuentas por cobrar cerca de fin de a%o( 5(46(8( 1nvesti!ue los saldos inmovilizados(

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5(45( Cercirese, en relacin con las cuentas de directores, funcionarios y empleados y pr)imo al fin de la revisin o e)amen, respecto deA 5(45(4( Si :an sido li uidados en la fec:a del balance y reabiertos en fec:a posterior( 5(45(B( De ser afirmativo el punto anterior, discuta el caso con el Supervisor de $uditora y con instrucciones de ste efect'e las investi!aciones consi!uientes( 5(B9( ,ome nota de todos los pa!os recibidos y re!istrados despus de la fec:a del balance, mayores de T=============, aplicables a los saldos de cuentas por cobrar> desde esa fec:a, :asta cerca del cierre del e)amen, yA 5(B9(4( #ruebe dic:os pa!os con la documentacin respectiva y con los depsitos bancarios( 5(B9(B( +evise su re!istro en el libro de caja y los pases a los respectivos mayores au)iliares( 5(B9(8( 1ndi ue en una cdula el porcentaje apro)imado de saldos cobrados en ese perodo y su monto total( 5(B4( 1nvesti!ue la cobrabilidad de las cuentas por cobrar a la fec:a del balance y comente con el funcionario responsable Edirector, contador, tesorero, etc(F los resultados obtenidos, adem*sA 5(B4(4( Cruce los saldos en discusin y las cuentas vencidas, con la cdula preparada en el punto 5(C( 5(B4(B( +evise al respecto sus mayores au)iliares, correspondencia, informes del Departamento de Crditos, etc( 5(BB( ,ome debida nota de cual uier cambio en la poltica de la entidad respecto a este rubro, y disc'tala con los responsables de la entidad u r!ano, indicando nombre y car!o de esas personas( 5(B8( #repare una cdula, cuando el estudio lo amerite y para efectos de confeccin de memorandos ue, cuando menos cubra, lo si!uienteA 5(B8(4( Comentario sobre cambios si!nificativos y sus motivos en el total de cuentas por cobrar, entre el a%o actual y el anterior( 5(B8(B( Conclusiones sobre el resultado de la circularizacin( 5(B8(8( 1ndicacin de si las cantidades mostradas, representan cuentas por cobrar le!timas de la entidad(

I9

5(B8(C( 1ndicacin de si las cuentas por cobrar est*n correctamente clasificadas en el balance( 5(B8(<( 1ndicacin si :ay cuentas por cobrar dadas en prenda, descontadas, en !aranta, cedidas o de otro tipo( 5(B8(7( 1ndicacin del !rado de cobrabilidad de las cuentas por cobrar a la fec:a del balance y de la oportunidad y conveniencia de la poltica establecida en este campo( 5(B8(I( Comentario de la situacin y estado de los re!istros au)iliares a la fec:a del e)amen( 5(B8(6( +eferenciacin de la informacin contenida en esta cdula con los papeles de trabajo respectivos( 5(BC( +evise su cuestionario de control interno, lue!o de :aber cubierto este pro!rama, a efecto de comprobar si las respuestas de los funcionarios fueron veraces( Consi!ne las e)plicaciones del caso( 5(BC(4( 1ndi ue si en su opinin este pro!rama puede ser utilizado nte!ramente en la pr)ima auditora, o si es necesario a!re!ar, uitar o modificar al!unos pasos de los procedimientos, en cuyo caso, prepare un memorando justific*ndolo( 49( C0E-,$A 1-/E-,$+1.S

Conceptos !enerales El rubro de inventarios lo constituyen los bienes de una entidad u r!ano destinados a la venta o a la produccin de bienes o servicios para su posterior venta, tales como materia prima, bienes en proceso de produccin, artculos terminados y otros materiales ue se utilicen en el empa ue, envase de mercanca o en las refacciones para mantenimiento ue se consuman en el ciclo normal de operaciones( Los artculos comprados para el servicio de mantenimiento, ue no se consuman durante el ciclo normal de operaciones y los ue se utilizar*n en la construccin de inmuebles o ma uinaria, no deben clasificarse como activo circulante( 0n inventario de mercancas representa las e)istencias para la venta, de un ne!ocio al menudeo, o al mayoreo para la ue no es fabricante( Este inventario debe comprender las e)istencias de mercancas disponibles en almacn, las ue est*n en consi!nacin, fuera de l, y la mercanca ue se encuentra en tr*nsito, si el ttulo de propiedad :a sido traspasado al comprador> si no fuere as, esta mercadera ser* a'n propiedad del vendedor( 0na empresa manufacturera tiene tres inventarios importantes Emateriales, produccin en proceso y artculos terminadosF, los cuales se muestran propiamente como activo circulante en el balance !eneral(

I4

.bjetivos de la auditora 4( B( 8( Cerciorarse, en !eneral, del cumplimiento, validez y suficiencia de los controles internos vi!entes( Cerciorarse de la e)istencia de procedimientos adecuados de custodia, salva!uardias fsicas, manejo y re!istro de estos activos( /erificar ue las cifras ue se muestran como inventarios estn efectivamente representadas por materiales, artculos, y dem*s bienes afines( /erificar la correccin aritmtica de las cifras estados financieros( ue se presentan en los

C( <(

/erificar ue los inventarios se :ayan valuado de acuerdo con los principios de contabilidad !eneralmente aceptados, incluyendo la razonabilidad de los precios fijados, cuando sea pertinente( /erificar ue no se incluyan artculos o materiales obsoletos o defectuosos( Constatar ue se :ayan establecido provisiones adecuadas para posibles prdidas al disponerse de e)istencia de artculos y materiales obsoletos y defectuosos( Comprobar ue la institucin efectivamente ten!a posesin le!al de las e)istencias y ue cual uier !ravamen ue e)ista sobre los inventarios se muestre claramente en los estados financieros o en las notas relativas a los mismos( /erificar ue la presentacin de los inventarios en los estados financieros sea adecuada, de acuerdo con los principios de contabilidad !eneralmente aceptados(

7( I(

6(

5(

49( /erificar ue se :a :ec:o un uso adecuado, eficiente, sin desperdicio y eficaz o de los recursos involucrados( #rocedimientos de auditora 49(4 49(B .bserve el levantamiento del inventario fsico( .bten!a copia de las instrucciones impartidas al personal en relacin a la toma de inventarios, yA 49(B(4 49(B(B Eval'e la suficiencia y confiabilidad de esas instrucciones( 1nvesti!ue los procedimientos utilizados para determinar las cantidades en e)istencia y determine si fueron adecuados(

IB

49(8

Ja!a las pruebas necesarias para obtener la evidencia suficiente y comprobatoria de las cantidades del inventario( Debe procurarse ue las pruebas en relacin con materiales o productos muy especiales o sofisticados sean obtenidos por personal especializado, tales como in!enieros u otro personal tcnico, para determinar la cantidad, calidad y condiciones en ue se encuentran( .bten!a de la entidad u r!ano el detalle de los inventarios a la fec:a del balance objeto de e)amen, yA 49(C(4 #ruebe las sumas, omitiendo cntimos, de las :ojas o eti uetas ori!inales del inventario y determine si est*n de acuerdo con los res'menes y estos a sus vez con las cuentas au)iliares y de control de la contabilidad( /erifi ue las multiplicaciones, sumas y res'menes totales del inventario( #ara ello, seleccione una muestra de las :ojas o boletas del inventario y verifi ue las sumas( Complemente lo anterior con la verificacin de las multiplicaciones de todas las partidas de dic:a muestra(

49(C

49(C(B

49(<

#repare una cdula ue muestre el valor de los inventarios por rubros en poder de la entidad y de terceros, tales comoA materiales, repuestos y accesorios, 'tiles de oficina> materias primas> productos en proceso> productos terminados> etc( ,ome nota de la base de valuacin de los inventarios, precise el mtodo usado en la fijacin de precios( Estos mtodos sonA 4( $l costoA ue puede ser iF un costo identificado o iiF un costo calculado o derivado usando el mtodo de primeras entradas, primeras salidas> el de 'ltimas entradas, primeras salidas> un mtodo de promedio o un mtodo de costos est*ndar( $l precio de mercado( $l precio m*s bajo de costo o mercado( $l precio de venta( $l precio de venta al menudeo( .tros( Debe e)plicarse(

49(7

B( 8( C( <( 7(

$se!'rese ue el mtodo de valuacin sea consistente de un ejercicio a otro( En caso de ue se :aya variado debe :aber una e)plicacin razonable( Si la variacin es considerable debe e)ponerse con nota en el balance( $dem*sA

I8

49(7(4

Determine si se :an eliminado los descuentos y rebajos especiales para la determinacin de los valores de inventario( /erifi ue la base de valuacin de los inventarios de suministros, cuando estos se consideran representarivos(

49(7(B 49(I

.bten!a de la entidad detalles de los sobrantes y mermas resultantes de la toma del inventario fsico, y 49(I(4 ,ome nota de las investi!aciones practicadas y del tratamiento contable ue se les dio(

49(6

+evise las tarjetas de inventario o del re!istro ue se ten!a para ello e investi!ue con el encar!ado del almacn, si :ay e)istencias de poca salida, da%adas, obsoletas, etc( $simismo, 49(6(4 Comente el asunto con el funcionario responsable y tome nota de sus observaciones(

49(5

Determine si los inventarios incluyen cantidades si!nificativas de materiales, repuestos, y accesorios, etc(, por encima de la capacidad de consumo, es decir, ue no se espera utilizar en un a%o, a partir de la fec:a del balance objeto de e)amen( $dem*s, 49(5(4 49(5(B 49(5(8 49(5(C +evise los reportes de consumo mensual y prepare una cdula para mostrar el movimiento anual( +evise el sistema ue se usa para estimar las sumas m*)imas y mnimas de e)istencias de materiales de uso normal( Compare el total en cantidad y valor con la e)istencia a la fec:a del balance bajo e)amen( Si :ubiera sobre=e)istencia, tome nota y disc'tala con el funcionario competente(

49(49 Ja!a pruebas con tarjetas o re!istros de inventario perpetuo, con la documentacin sustentatoria respectiva> asimismo, 49(49(4 .bserve en los comprobantes de las entradas y salidas de almacn, Erdenes de compra, vales de in!reso a bode!a, re uisiciones y facturas de ventaF, lo si!uienteA la fec:a de solicitud, la autorizacin correspondiente, la indicacin del lu!ar o unidad ue solicita y a dnde se aplica> la cantidad entre!ada se!'n almacn> el precio unitario> los c*lculos aritmticos> la codificacin de la cuenta se!'n el plan de cuentas> el cdi!o del material se!'n el manual de codificacin de la entidad> el nombre del material solicitado y la fec:a de atencin por el almacn( Si lo considera

IC

conveniente, verifi ue Gen el campoH selectivamente los recibos de bienes y consumos o utilizacin de los mismos( 49(49(B /erifi ue los in!resos y salidas del almacn, en las tarjetas o re!istros de inventario perpetuo, observando ue los re!istros indi uen los m*)imos y mnimos de e)istencias> ue sean correctos los c*lculos en cantidad y valor> la determinacin del saldo> la obtencion del presio unitario se!'n el metodo de valucin> y la consistencia de la base de valuacin( 49(49(8 /erifi ue los re!istros de inventario compar*ndolos con los re!istros de control permanente( Cercirese si stos contienen los ajustes por diferencias encontradas en recuentos parciales efectuados durante el ejercicio( 49(44 Ja!a una prueba para verificar la fijacin de precios de inventario( Cruce esto con el punto 49(7( $dem*s> 49(44(4 .bten!a una muestra adecuada de compras de materias primas> mercancas y suministros, etc( 2 :a!a lo si!uienteA coteje el precio del inventario Etotal y unitarioF, con los precios de las facturas y con los precios corrientes del mercado( Debe tomar en cuenta la e)encin de impuestos y los !astos ue ocasiona la compra( 49(4B Cuando e)ista un sistema de costos est*ndar, como parte inte!ral del sistema de contabilidad, deber*n verificarse los car!os de partidas representativas, en cuanto a los tres elementos del costo, recurriendo a las fuentes ori!inales( ,ambin, es conveniente :acer comparaciones de costos est*ndar con costos reales, analizando, si los est*ndares se refieren a materiales en uso y a precios vi!entes( ,ambin, 49(4B(4 Ja!a una prueba para determinar la bondad del mtodo usado para estimar el trabajo en proceso( 49(4B(B Cuando el sistema de costos establecido no est inte!rado a la Contabilidad General debe buscar mtodos alternativos para probar el saldo de la cuenta de trabajo en proceso( 49(48 En relacin con los ajustes de inventario fsico de fin de a%o, 49(48(4 /erifi ue ue las tarjetas o re!istros de inventario permanente lleven estampadas un sello ue di!aA G1-/E-,$+1. $W.(((H y frente a l, la cantidad se!'n recuento, aprobada por la administracin, poniendo atencin a los ajustes contables considerables( 49(48(B +evise la documentacin sustentatoriaA acta de ajuste debidamente firmada, informe de la investi!acin practicada y solicite la evidencia suficiente de :aber a!otado todos los

I<

medios antes de autorizar el ajuste en mencin( contrario, analice el procedimiento ue se utiliz(

En caso

49(4C Solicite confirmacin directa de las e)istencias en poder de terceros, a la fec:a del balance objeto de e)amen, verificando la autorizacin dada( $dem*s, 49(4C(4 Concilie las confirmaciones con los totales de la cdula preparada en relacin con el punto 49(C anterior( 49(4C(B ,ome nota de las diferencias sustanciales en cantidad y valor> e( 49(4C(8 1nvesti!ue y obten!a, para las confirmaciones sin respuesta, la evidencia suficiente de su e)istencia real( 49(4< $se!'rese de ue los bienes pertenecientes a otras entidades y las mercaderas en tr*nsito, fueron e)cluidos del inventario fsico( $simismo, 49(4<(4 #repare, en caso contrario, una cdula con el correspondiente detalle, y comente el asunto con el Encar!ado de Grupo, o el Supervisor, con el 3efe de Seccin de la Contralora General, a efecto de recomendar el ajuste respectivo( 49(47 $se!'rese de ue el inventario fsico no incluy bienes del activo fijo( 49(4I +evise los contratos administrativos, de compras en proceso, en cuanto aA condiciones, montos, !arantas, fec:a de entre!a, etc(, con el objeto de eliminar la posibilidad de sobre o subvaluaciones( #ara tal efecto, debe e)aminarse una muestra selectiva de las facturas de compra y de los vales recibidos de mercaderas, de varios das, anteriores y posteriores a la fec:a de cierre( 49(46 +evise el corte de ventas a la fec:a de cierre del perodo auditado( E)amine selectivamente las ventas re!istradas unos das antes de la fec:a de cierre, los re!istros de embar ues y la facturacin, con el fin de determinar si tal cierre fue adecuado( 49(45 1nspeccione y eval'e el sistema de proteccin fsica de los inventarios de e)istencias en cuanto a se!uridad y cobertura( .bserva ue cuenten conA instalaciones fsicas adecuadas para almacenes y depsitos, andamios, c*maras fri!orficas cuando sean necesarias, implementos de se!uridad, tales comoA e)tin!uidores y alarmas> ue se respeten las se%ales de los altos a la :ora de estibar, as como las indicaciones ue traen impresas los bultos, ue se ten!an previsiones en cuanto a la temperatura ambiente, ue se dispon!a de !uardas Eentrenados y con los implementos de proteccin y represin necesariosF y con otros medios de proteccin especiales y necesarios de acuerdo con las circunstancias(

I7

49(B9 Si los inventarios est*n cubiertos mediante plizas de se!uros, proceda asA 49(B9(4 #repare una cdula ue muestreA n'meros de plizas, ries!os cubiertos, monto de las coberturas, vencimiento de las plizas, primas, condiciones de las plizas m*s importantes, etc( 49(B9(B Cruce estos datos con las cdulas de car!os diferidos> cuentas por pa!ar, caja, bancos, respectivamente( 49(B9(8 Determine si el monto de las plizas cubren el costo de reposicin de los inventarios a la fec:a del balance objeto de e)amen( 49(B9(C .bserve si todas las plizas est*n suscritas con el 1nstituto -acional de Se!uros Emonopolio de se!urosF( 49(B4 E)amine las fianzas presentadas por los funcionarios responsables de almacenes, yA 49(B4(4 /erifi ue si est*n de acuerdo con la ley y en vi!encia( 49(B4(B Ja!a una pe ue%a crtica acerca de su razonabilidad y suficiencia( 49(BB Determine la presentacin adecuada, con observancia de los principios de contabilidad !eneralmente aceptados, de este rubro en el balance !eneral( #rincipalmente, en cuanto a la se!re!acin en materia prima, trabajo en proceso, partes o suministros y productos terminados, si la naturaleza de la entidad u r!ano as lo e)i!e( Debe revelarse cual uier !aranta prendaria ue e)ista sobre los inventarios( 49(B8 +evise su cuestionario de control interno lue!o de :aber cubierto este pro!rama, a efecto de comprobar si las respuestas de los funcionarios fueron veraces> adem*s, 49(B8(4 #repare un memorando ue muestre a uellos puntos dbiles del sistema de control interno y las observaciones m*s si!nificativas ue podran ser dadas al finalizar el e)amen de este rubro( 1ndi ue si en su opinin este el pro!rama puede ser utilizado nte!ramente en una futura auditora> caso contrario, :a!a las adiciones ue crea convenientes y justif uelas(

49(B8(B

44(

C0E-,$SA #$G.S $-,1C1#$D.S 2 C$+G.S D1@E+1D.S

#a!os anticipados Conceptos !enerales

II

Los materiales usados en la oficina y en la labor de ventas Eservicios o bienesF, las primas de se!uros contra incendio, los intereses, los al uileres y otras partidas diversas correspondientes a !astos ue :an sido pa!ados pero no deven!ados, o cuyo beneficio no se :a recibido por completo al final del perodo contable, representan !astos pa!ados por anticipado( E)iste una tendencia bien definida :acia la clasificacin de los !astos pa!ados por anticipado, tales como los se!uros, los intereses, los al uileres y los suministros de operacin, dentro del activo circulante( Car!os diferidos Conceptos !enerales Estas partidas se caracterizan en ue no son recurrentes y no sur!en de las operaciones normales> probablemente, representan ero!aciones ue ser*n asociadas a futuros in!resos( Ejemplos de los car!os diferidos son los costos de promocin o reor!anizacin de una entidad u r!ano, !eneralmente conocidos como G!astos de or!anizacinH o G!astos de reor!anizacinH> tenemos tambin a los descuentos sobre bonos por pa!ar> costos de proyectos e)perimentales no terminados y las comisiones y !astos por la venta de acciones de capital( Los !astos de or!anizacin o reor!anizacin, atendiendo a su importancia y ma!nitud, se clasifican a veces como activo intan!ible en el balance !eneral( .bjetivos de la auditora 4( B( 8( Cerciorarse, en !eneral, del cumplimiento, suficiencia y validez de los controles internos vi!entes( Determinar el car*cter !enuino de los desembolsos ori!inalmente car!ados a tales cuentas de activo( Determinar si las partidas ue est*n siendo re!istradas en estos conceptos, se obtendr*n claros beneficios para futuros perodos, y ue no se incluyan conceptos ue debieron ser absorbidos en ejercicios anteriores( Determinar la razonabilidad de los pro!ramas de amortizacin ue est*n siendo aplicados a estos activos( Establecer si el saldo de las partidas est* debidamente representado en los estados financieros, de acuerdo con los principios de contabilidad !eneralmente aceptados, aplicados sobre bases consistentes( Determinar la pertinencia de las sumas trasladadas a !astos y lo adecuado de los mismos(

C( <(

7(

#rocedimientos de auditora !enerales

I6

44(4 #repare una cdula sumaria ue muestre la composicin de estos saldos al inicio y al cierre del ejercicio objeto de e)amen, as como los movimientos ue :a :abido en el perodo y verifi ue las sumas, comp*relas con las de la cuenta de control y compare cada saldo individual con el mayor au)iliar( /erifi ue el cumplimiento, la suficiencia y la confiabilidad del control interno de estas cuentas( 44(B Seleccione las partidas m*s importantes de la cdula del punto anterior, prepare un an*lisis de su movimiento y revise los car!os con los documentos ori!inales> verifi ue los c*lculos, compruebe su correcta contabilizacin y determine ue la parte diferida corresponda realmente a perodos futuros( Complemente el estudio con el an*lisis de las cuentas de !astos respectivas( 44(8 Ja!a pruebas de los re!istros, ue deben ser suficientemente detallados, sobre la razonabilidad de los car!os diferidos o mantenidos como activos y de la porcin car!ada a !astos del ejercicio Erazonabilidad del pro!rama de amortizacinF( 44(C .bten!a la informacin necesaria, revise el mtodo y los c*lculos para la amortizacin del descuento en la emisin de obli!aciones y los !astos de la misma( 44(< En caso de ue los car!os diferidos incluyan !astos de desarrollo, !astos de promocin, costos e)perimentales, costos de perfeccionamiento o conceptos similares obtn!ase informacin sobre los detalles y determnese la consistencia en su tratamiento contable y la correspondencia con los criterios e)istentes para su tratamiento( #rocedimientos de auditora especficos $dem*s de los procedimientos !enerales, se deben aplicar los si!uientes de car*cter especfico para los rubros ue se!uidamente se consi!nanA Se!uros 44(7 Solicite ue le muestren todas las plizas vi!entes de se!uros, as como las canceladas en el ejercicio bajo e)amen y prepare una cdula ue indi ueA nombre de la compa%a ase!uradora, si fuera diferente del 1nstituto -acional de Se!uros, n'mero de pliza, fec:a del inicio del se!ura, vencimiento del mismo, ries!os ue cubre Eactivos yLo personasF, renovaciones Eendosos o adeudamientosF, montos de la cobertura, prima del se!uro, y porcin consumida y diferida de la prima( Compare la cdula con la anterior para determinar eliminaciones o posibles omisiones en el re!istro de plizas( $dem*s, 44(7(4 Seleccione las m*s representativas y apli ue el si!uiente procedimientoA verifi ue ue estn debidamente autorizados> ue estn a nombre de la entidad y ue consten en actas del

I5

r!ano cole!iado en caso de e)tracto de dic:os acuerdos( 44(7(B 44(7(8 44(7(C 44(7(<

ue sea re uisito(

,ome un

E)amine las plizas seleccionadas y vea ue estn debidamente re!istradas en el au)iliar de plizas respectivo( +astre las plizas al re!istro de cuentas por pa!ar y verifi ue el pa!o, en el libro o re!istro de Caja=Dancos( /erifi ue su correcta contabilizacin y compute las pruebas del c*lculo de la prima, tomando como base la cobertura( Determine la razonabilidad de la porcin diferida y de la ue afecta los !astos del ejercicio y comp*relas con las cuentas Eo subcuentasF de "ayor( $se!'rese ue las plizas estn vi!entes y se :ayan inscritas con el 1nstituto -acional de Se!uros, en caso contrario, obten!a el por u y verifi ue la autorizacin respectiva( Compruebe ue estn debidamente custodiadas por la persona responsable( #ara las plizas canceladas, durante el ejercicio( +evise los documentos ori!inales y ase!'rese de ue estn debidamente aprobados y autorizados y ue esto conste en actas> lue!o verifi ue ue :ayan sido se!re!adas del re!istro de plizas vi!entes( #ara las plizas m*s representativas, solicite confirmacin directa al 1nstituto -acional de Se!uros y concilie las respuestas con los documentos ori!inales( ,ome nota de las diferencias e invest!uelas( /erifi ue ue todos los bienes ue lo necesiten estn adecuadamente cubiertos por se!uros(

44(7(7

44(7(I

44(7(6

44(7(5

$l uileres 44(I .bten!a los contratos de al uileres( /erifi ue si est*n autorizados( 44(I(4 Cerciorarse ue estn debidamente refrendados por la Contralora General de la +ep'blica en los casos ue la ley lo e)i!e( #reparando un e)tracto del respectivo acuerdo en actas o del contrato( /erifi ue el c*lculo por al uiler pa!ado por adelantado y vea ue sea razonable el car!o a !astos del ejercicio objeto de e)amen( Seleccione varios pa!os y verif uelos contra la documentacin correspondiente(

44(I(B

69

44(I(8

Cercirese ue los al uileres ue se pa!an sean razonables y estn de acuerdo, entre otros, con el objetivo paar el cual se autoriz, con la zona, el tipo de construccin y el perodo de tiempo del contrato( Compruebe la correcta contabilizacin( /erifi ue si las mejoras en las propiedades al uiladas se amortizan durante la vida de la misma o la del contrato de arrendamiento, la ue sea m*s corta(

44(I(C 44(I(<

$delantos Este rubro se incluye dentro de los #a!os anticipados para ser con!ruentes con la norma B97(9< del "anual de -ormas ,cnicas de Control 1nterno> sin embar!o> puede estar clasificado tambin dentro de las cuentas por cobrar, conforme a te)tos acadmicos de reciente edicin( 44(6 En relacin con los anticipos por !astos de viaje, ase!'rese de ue :an sido li uidados a la fec:a del balance y :ayan sido contabilizados> es decir, ue :ayan afectado los !astos del ejercicio objeto de e)amen( Si as no fuera, prepare la cdula de ajuste correspondiente( $dem*s, 44(6(4 #ara a uellos no li uidados a la fec:a del balance, vea ue estn mostrados como diferidos o cuentas por cobrar y apli ue el si!uiente procedimientoA Ja!a un an*lisis de esta cuenta y tome nota de las fec:as de li uidacin de los anticipos m*s representativos a efecto de determinar si est* sirviendo de fuente de autofinanciamiento de los viajeros o del encar!ado de dar los adelantos, respecto de fondos sobrantes en las li uidaciones( Considere en su cdula de an*lisis los si!uientes datosA nombre, autorizacin, fec:a de entre!a del dinero, fec:a de partida, fec:a de retorno, lu!ar de destino, fec:a de li uidacin, n'mero de li uidacin de viaje, objeto de viaje, pasajes de aviacin, monto de la devolucin, si lo :ubiera, y otros( De los !astos seleccionados revise detalladamente la documentacin sustentatoria y verifi ue ue la asi!nacin de vi*ticos est de acuerdo con el +e!lamento de Gastos de /iaje y de ,ransporte para funcionarios o empleados del Estado( $se!'rese ue la devolucin por anticipos de viaje, :aya in!resado a Caja y se :aya depositado en la cuenta bancaria correspondiente al fondo de trabajo( ,ome nota de las respectivas fec:as(

44(6(B

44(6(8

44(6(C

64

44(6(< 44(6(7

.bten!a evidencia suficiente de la procedencia de reinte!ros por !astos de viaje y vea ue estn debidamente autorizados( /erifi ue con las tarjetas de asistencia u otro medio adecuado las fec:as de viaje( Establezca una relacin cruzada con la cdula de uso de ve:culos( ,ome nota de los anticipos de viaje no li uidados oportunamente( Disc'talos con los funcionarios competentes y tome nota de las acciones ue se :an ejecutado( De no e)istir disposiciones al respecto, recomiende lo pertinente( #ara a uellos anticipos de viaje pendientes de li uidacin y ue a la fec:a de la auditora fi!uren como GGastos pa!ados por adelantadoH o cuenta similar, establezca las razones ue los motivan y si es del caso solicite su re!ularizacin(

44(6(I

44(6(6

44(5 Determine si la presentacin de este rubro en el balance !eneral objeto de e)amen, est* de acuerdo con los principios de contabilidad !eneralmente aceptados y si su aplicacin :a sido consistente( $ccesorios de oficina Eo de f*bricaF 44(49 #repare de esta cuenta Eo subcuentaF, una cdula saldo inicial, el final y el movimiento del perodo( ue muestre su

44(44 Determine ue la se!uridad ue rodea a los artculos as como la de la bode!a, sea adecuada( 44(4B /erifi ue ue :aya un solo responsable por ese inventario y ue solo l ten!a acceso a la bode!a( 44(48 Ja!a pruebas del inventario fsico y verifi ue artculos obsoletos o deteriorados( ue no se incluyen

44(4C /erifi ue ue los inventarios peridicos se realicen por una persona distinta e independiente del custodio( 44(4< /erifi ue si se llevan re!istros de inventario perpetuo y si las entre!as se :acen contra re uisiciones debidamente aprobadas( 44(47 /erifi ue si un funcionario responsable es el distribuciones de !astos( ,imbres postales 44(4I /erifi ue ue se lleve una cuenta o subcuenta para el control de estos activos y ue los re!istros no los :a!a el custodio( ue aprueba las

6B

44(46 Cercirese de ue :aya una persona responsable Rcustodio=( 44(45 /erifi ue ue se lleve inventario perpetuo y ue se :a!an pruebas peridicas de stos valores por personas diferentes e independientes del custodio( 44(B9 /erifi ue si los car!os por !astos o transferencias a los diversos departamentos o unidades est*n basados en los retiros efectuados y autorizados por personal responsable( 44(B4 Cuando e)iste m* uina fran ueadora debe verificarse ue se ten!a un control fsico adecuado sobre su uso y ue se ten!a una cuenta contable Eo subcuentaF de control( 44(BB El procedimiento descrito podr* ser usado, con los ajustes del caso, en el an*lisis de otras cuentas o subcuentas de !astos anticipados y car!os diferidos tales comoA publicidad, comisiones, impuestos, intereses, etc 44(B8 Lue!o de :aber cubierto este pro!ramaA 44(B8(4 #repare un memorando ue muestre los puntos dbiles del sistema de control interno, si los :ay, y consi!ne las recomendaciones ue podran ser dadas sobre la marc:a, as como cuales uiera otra ue subsane irre!ularidades observadas en el transcurso del e)amen( 1ndi ue si en su opinin este pro!rama puede ser utilizado nte!ramente en el pr)imo e)amen, o si es necesario a!re!arle o uitarle al!unos procedimientos, en cuyo caso, prepare un memorando justificando los cambios(

44(B8(B

4B(

C0E-,$A #+.#1ED$D, #L$-,$ 2 EP01#. Conceptos Generales

Son bienes tan!ibles ue tienen el si!uiente objetivoA aF uso o usufructo en beneficio del ente u r!ano, bF la produccin de artculos para su venta o para el uso de la propia entidad y cF la prestacin de servicios a la entidad u r!ano, a sus usuarios o al p'blico en !eneral( La ad uisicin de estos bienes denota el propsito de utilizarlos en el desarrollo normal de las operaciones de la entidad u r!ano y no de venderlos( .bjetivos de la auditora 4( Cerciorarse , en !eneral, del cumplimiento, suficiencia y validez de los controles internos vi!entes( B( fijos, /erificar ue se manten!an re!istros adecuados de activos ue permitan tanto la correcta clasificacin de los mismos de

68

acuerdo con sus caractersticas, como el control oportuno de su uso, disposicin o consumo( 8( Comprobar ue los bienes propiedad de la institucin( ue muestra el balance son

C( Conocer y mostrar en el balance cual uier limitacin o !ravamen a esas propiedades( <( Cerciorarse de ue todos los bienes de los cuales la empresa es propietaria estn reflejados en el balance y ue de ellos :aya documentos ue den testimonio de esa propiedad( 7( Comprobar ue el cmputo de la depreciacin sea razonable, consistente con el ejercicio anterior y de acuerdo con los mtodos aceptados para calcularla( I( Comprobar ue el control sobre la asi!nacin de costos para los activos construidos es apropiado( 6( Comprobar ue los activos intan!ibles :ayan producido los in!resos previstos y estn clasificados de acuerdo con los principios de contabilidad !eneralmente aceptados al i!ual ue los mtodos de amortizacin se!uidos( #rocedimientos de auditora 4B(4 4B(B $nalice las rutinas establecidas para esta cuenta, con el fin de obtener criterio sobre la suficiencia y validez del control interno( #repare una cdula ue muestre los cambios en el $ctivo @ijo durante el ejercicio objeto de e)amen, as como los de su correspondiente depreciacin acumulada( +evise los libros de actas del r!ano cole!iado, para el perodo objeto de e)amen( 4B(8(4 ,ome e)tractos de las sesiones ue tratan sobre las ad uisiciones y las bajas m*s si!nificativas( 4B(8(B Compruebe firmadas( ue las actas estn debidamente aprobadas y

4B(8

4B(8(8 Est atento a cual uier diferencia sustantiva e invest!uela( 4B(C #repare una cdula analtica con una muestra de las ad uisiciones m*s representativas y apli ue el si!uiente procedimientoA

6C

4B(C(4

/erifi ue ue estn aprobadas por el r!ano cole!iado o por el funcionario competente y consi!nados en el libro de actas respectivo( +evise detalladamente la documentacin sutentatoria, verificandoA fec:a de ad uisicin, aprobacin y, de acuerdo con disposiciones le!ales vi!entes, los precios unitarios y condiciones de la compra> verifi ue la e)actitud de las operaciones aritmticas, la codificacin y las anotaciones en los re!istros contables( -ormalmente, se!'n el sector ue se trate, debe revisar la documentacin si!uienteA solicitud de mercancas o reserva de crdito especial, procedimiento de compra Elicitacin, compras directas, etc(F, orden de compra, factura del proveedor, !ua de remisin, pliza de aduana si es importacinF, vale de entrada o de recibido de la mercanca o servicio, presupuesto, contratos, etc( ,en!a el cuidado necesario y :a!a las pruebas ue crea convenientes para detectar fraccionamiento de compras y otros incumplimientos de car*cter le!al o tcnicos(

4B(C(B

4B(C(8

/erifi ue ue los mayores au)iliares conten!an toda la informacin b*sica, necesaria, tal comoA descripcin del $ctivo @ijo, n'mero de identificacin, fec:a de ad uisicin o de entrada, si proviene por transferencia de obras en proceso, proveedor o constructor, costo de ad uisicin o de construccin, otros car!os ue conforman el costo Ederec:os de aduana, etc(F, ubicacin fsica, vida 'til estimada, tasa de depreciacin, depredacin mensual y acumulada, valor residual, autorizacin y fec:a de baja( /erifi ue ue los re!istros sobre propiedad, planta y e uipo ten!an las anotaciones al da Eya sean manuales o mecanizadosF y ue los au)iliares se concilien con las cuentas del "ayor General, por lo menos una vez al a%o y ue se conserve al!'n documento ue lo demuestre( /erifi ue ue :ayan sido debidamente aprobados por personal autorizado los ajustes por las diferencias importantes ue :ayan resultado de la conciliacin( /erifi ue ue el costo de ad uisicin en compras al crdito se contabilice por el 499X re!istr*ndose el #asivo corriente por la parte adeudada, y cr'cela contra la cdula de GCuentas por #a!arH( /erifi ue ue :aya :abido una nueva autorizacin, en caso de ue :ayan :abido pa!os en e)ceso de los ori!inalmente pactados y autorizados(

4B(C(C

4B(C(<

4B(C(7

4B(C(I

6<

4B(C(6

/erifi ue ue se lleven re!istros detallados de los activos totalmente depreciados y dados de baja en libros, pero ue a'n son 'tiles( En el caso de ue ocurran cambios sustanciales en los activos, tales como modificaciones o trasformaciones, as como reubicaciones, cercirese ue se :aya :ec:o constar en el respectivo re!istro de control(

4B(C(5

4B(C(49 /erifi ue ue los bienes ad uiridos estn debidamente identificados con una placa o marca de la institucin( 4B(< Cercirese de la e)istencia de una poltica definida ue establezca cu*les son los !astos de capital y cu*les los incurridos por concepto de !astos por reparaciones y mantenimiento( En cuanto a estos 'ltimos :a!a pruebas de la razonabilidad y de las anotaciones en el re!istro respectivo( /erifi ue ue los desembolsos de capital :ayan sido autorizados por funcionarios responsables y ue a la vez verifi ue si los activos reemplazados se eliminan de libros( /erifi ue ue las ad uisiciones de activos se :ayan :ec:o al amparo de presupuestos debidamente aprobados y ue estos :ayan sido ejecutados de acuerdo con las disposiciones le!ales y re!lamentarias( /erifi ue ue se ejerza control y ue se se%alen responsables por el manejo y custodia de pe ue%as :erramientas, accesorios para esas :erramientas, muebles y elementos afines( En cuanto a la ad uisicin y uso de los ve:culos debe verificarse el cumplimiento de la Ley <75, publicada en La Gaceta -; 55 de B6 de mayo de 45I<, los re!lamentos respectivos de cada institucin, los pronunciamientos ue sobre ve:culos :a emitido la Contralora y las -ormas Generales de #resupuesto atinentes(

4B(7

4B(I

4B(6

4B(5

4B(49 En relacin con los ve:culosA solicite un listado de esos activos y prepare activos y prepare una cdula ue muestre los ue est*n en uso en el perodo objeto de e)amen, indicandoA tipo de ve:culo, modelo, a%o, n'mero de motor, n'mero de placa, marca de f*brica( 4B(49(4 4B(49(B Solicite y tome nota ue las respectivas tarjetas de circulacin estn vi!entes y a nombre de la entidad( Seleccione las ad uisiciones m*s recientes y un !rupo de las dem*s y :a!a una inspeccin fsica verificando los puntos anteriores 4B(49 y 4B(49(4(

67

4B(49(8

Compruebe el estado en ue se encuentran los activos a la fec:a y de una depreciacin de cmo se encontraban en el perodo objeto de e)amen( /erifi ue ue ten!an la identificacin de ser de servicio oficial en un lu!ar visible, cuando no estn dispuestos para uso discrecional( /erifi ue ue los c:oferes ten!an sus respectivas licencias de conductor al da y verifi ue ue el pa!o de placa o impuesto de rodaje est al da( .bten!a, para los ve:culos no inspeccionados por encontrarse fuera de la entidad, evidencia suficiente de su e)istencia fsica y solicite confirmacin directa a los jefes responsables de ellos, revise las notas de asi!nacin de ve:culos( +evise si las reparaciones se realizan mediante rdenes de trabajo, preformadas y prenumeradas( En una muestra selectiva, tome nota de la fec:a de inicio de la reparacin y nombre del taller respectivo( Solicite, de ser posible, confirmacin directa de al!unos talleres(

4B(49(C

4B(49(<

4B(49(7

4B(44 /erifi ue ue e)istan re!istros de control para el uso, Milometraje, combustible, etc(, para cada ve:culo y :a!a pruebas de las anotaciones( 4B(4B #repare, con relacin a los terrenos y edificios una cdula analtica y verifi ue detalladamente las ad uisiciones y bajas m*s si!nificativas, durante el perodo objeto de e)amen, tomando nota de ueA estn debidamente autorizadas y aprobadas, los terrenos ten!an sus respectivos testimonios de propiedad y estn debidamente inscritos en el +e!istro #'blico a nombre de la entidad o del Estado( 4B(4B(4 4B(4B(B Solicite, si no le muestran la evidencia suficiente, la confirmacin directa al +e!istro #'blico( E)amine la documentacin sustentatoria de presupuesto, costos, condiciones de compra o construccin, se!'n el caso( Solicite la colaboracin del Departamento de 1n!eniera paraA revisar presupuestos, valorizaciones, costos, etc(> evaluar la calidad y condiciones de las obras y, en !eneral, obtener su apoyo en todo lo concerniente a su competencia profesional( Las observaciones de dic:os profesionales deben constar en un informe, para uso del auditor encar!ado(

4B(4B(8

4B(48 +ealice, selectivamente, en relacin con las instalaciones fsicas, una inspeccin de esos activos, de su calidad, estado y condicin del uso actual( $nalice las condiciones de se!uridad de ellas, tales comoA

6I

salidas de emer!encia, se!uridades contra incendio, se!uridades y condiciones ambientales para el personal, etc( 4B(4C $pli ue, en relacin con las ma uinarias y e uipos diversos, los procedimientos detallados en el punto 4B(C( 4B(4< $pli ue los procedimientos del punto 4B(C, con los dem*s activos fijos si lo considera importantes, tales comoA muebles y enseres, e uipos de oficina, etc( /erifi ue, en lo ue respecta al Gobierno Central, el cumplimiento del G"anual de procedimientos para administrar los bienes del EstadoH, el cual incorpora, entre otros, el Decreto Ejecutivo -; BC6I=J, de B8L96LIB( 4B(47 Seleccione, en relacin con los activos fijos dados de baja por venta o retiro, las bajas m*s representativas y apli ue el si!uiente procedimientoA 4B(47(4 /erifi ue ue estn aprobados por la autoridad competente y asentadas en el libro de actas respectivo( Compruebe los totales contra los re!istros respectivos( 4B(47(B E)amine el $cta de Daja respectiva> ase!'rese ue est debidamente firmada y ue se :aya anotado en ella el valor de desec:o de los bienes( 4B(47(8 +evise la documentacin sustentatoria del $cta de Daja( Satisf*!ase de la necesidad de la baja y est atento ante cual uier baja forzada por venta o retiro( 4B(47(C /erifi ue ue en las ventas de activo fijo se observen las disposiciones le!ales pertinentesA remate, publicaciones en el +e!istro .ficial y otros se!'n la le!islacin vi!ente( 4B(47(< .bten!a, si lo considera de importancia, copia de las G$ctas de DajaH y de las publicaciones ue cita el punto anterior( 4B(4I /erifi ue, de e)istir activos fijos ociosos, retirados u obsoletos, ue se controlen fsica y contablemente( /erifi ue en cuanto a las instituciones autnomas y semiautnomas, ue los bienes muebles en desuso :ayan sido puestos a disposicin de las .ficina de Donaciones de la #roveedura -acional, de conformidad con los procedimientos establecidos en la Ley 7497 de 4; de noviembre de 45II y en los Decretos Ejecutivos -;s( 44<76=J de 4< de abril de 456B, 4CCB4=J de I de abril de 4568 y 4<CC6 de BB de mayo de 456C( 4B(46 Cercirese si la entidad tiene bienes Emuebles o inmueblesF arrendados a terceros, de ue se ejerza control sobre ellos> adem*sA

66

4B(46(4

+evise ue la autorizacin para arrendar la :aya emitido un funcionario autorizado y ue se :aya concretado mediante contrato( Compruebe ue e)ista un re!istro de control para los contratos de arrendamiento(

4B(46(B

4B(45 #repare, en relacin con las plizas de se!uros, si no lo :a :ec:o en pa!os anticipados, una cdula ue muestreA activo fijo ase!urado, ries!os y montos, n'mero de pliza, vencimiento, renovacin y prima> adem*sA 4B(45(4 4B(45(B 4B(45(8 Cr'cela con la cdula de GCar!os DiferidosH o de otra cuenta similar, y con la cuenta de !astos respectiva( Compruebe ue dic:os se!uros se canalizan a travs del 1nstituto -acional de Se!uros( /erifi ue ue las renovaciones estn al da, e)aminando lo endosos, recibos de renovacin o addendums correspondientes( /erifi ue ue los se!uros estn a nombre de la entidad y ue cubran razonablemente el costo de reposicin de los $ctivos @ijos respectivos( 1nvesti!ue, en cual uier reduccin en la cobertura de se!uros, si fue ocasionada por ventas o retiros de activos fijos> cruce esta informacin con la obtenida del punto 4B(4B(

4B(45(C

4B(45(<

4B(B9 Determine, en relacin con la depreciacin, si la aplicacin de las tasas y el mtodo utilizado son consistentes con las del a%o anterior y se ajustan a los principios de contabilidad( 0tilice la cdula preparada en el punto 4B(B( 4B(B9(4 /erifi ue, selectivamente, la depreciacin con base en la tasa autorizada( Cruce esta informacin con el !asto por depreciacin( Compruebe ue a la fec:a del balance objeto de e)amen, se :aya ajustado la depreciacin acumulada( Cercirese ue la depreciacin Eo a!otamiento o ambosF no :aya sido re!ularizada en ejercicios subsecuentes> en caso contrario, prepare la cdula de ajuste correspondiente y obten!a del funcionario responsable e)plicacin suficiente( +evise, en relacin al tratamiento contable de la depreciacin Eo a!otamiento o ambosF, los asientos de diario

4B(B9(B 4B(B9(8

4B(B9(C

65

y verifi ue respectiva( 4B(B9(< 4B(B9(7

ue ten!an la documentacin sustentatoria

+astree los pases a los mayores au)iliares, al diario y al mayor !eneral( Cercirese ue no se deprecien los terrenos(

4B(B4 1nspeccione los informes de los inventarios fsicos tomados por la entidad al final del ejercicio> asimismoA 4B(B4(4 .bten!a una copia, pruebe las sumas y seleccione los activos m*s representativos, verifi ue su ubicacin y e)istencia y rastree en el mayor au)iliar respectivo( Cr'celos contra sus papeles de trabajo correspondientes Ecdula sumaria o analticaF .bserve, en caso de ue no :ayan tomado inventario durante el a%o, las razones ue se tuvieron y la fec:a del 'ltimo inventario(

4B(B4(B 4B(B4(8

4B(BB #repare una cdula ue muestre las obras en proceso o construccin a la fec:a del balance objeto de e)amen( 4B(BB(4 Coteje el total del saldo de cada una de ellas con sus respectivos mayores au)iliares y estos con la cuenta de control del mayor( Cercirese de ue se manten!an se!re!ados :asta su terminacin( Ja!a pruebas para cerciorarse de ue en la cuenta de cada una de las obras se acumulen todos los costos directos e indirectos, tales comoA costos de in!eniera, supervisin, administracin, intereses incurridos durante el perodo de construccin, mano de obra, materiales, e uipos utilizados, el valor de las donaciones recibidas y cual uier otra ero!acin identificable con la obra en construccin( /erifi ue y obten!a evidencia de ue se cumplieron las normas de control interno relativas a obras p'blicas ELa Gaceta -; C del I de enero de 4567F( $nalice todas las contrataciones ue :an dado ori!en a la obra y cercirese de ue se :aya cumplido con la Ley de $dministracin @inanciera y el +e!lamento de la Contratacin $dministrativa( Cruce este an*lisis con el de compras y con el de ejecucin de proyectos(

4B(BB(B

4B(BB(8

4B(BB(C

59

4B(BB(<

Seleccione las obras m*s representativas( #repare e)tractos de los acuerdos adoptados en relacin con obras en proceso y verifi ue si se cumplieron( +ealice una inspeccin fsica con la colaboracin de un in!eniero especialista de la entidad u r!ano para verificar y evaluar la e)istencia real, calidad de la obra Ematerial, acabado, etc(F, estado del avance y uso eficiente de los recursos> asimismo, si est* todo conforme a lo convenido y a los plazos previstos en el contrato( ,ome nota de demoras si!nificativas o relativamente costosas(

4B(BB(7

4B(B8 /erifi ue si e)isten obras concluidas y no transferidas al activo fijo( ,ome nota, discuta el caso con la autoridad competente con la autoridad competente( 4B(BC Compare los totales aprobados y presupuestados, con los costos de obras terminadas e investi!ue las diferencias m*s si!nificativas( 1nvesti!ue tambin si :a :abido cambios en las especificaciones tcnicas( /erifi ue si fueron autorizadas y aprobadas( 4B(B< /ea ue sea adecuada la presentacin del activo fijo y de las obras en proceso en el balance !eneral, desde el punto de vista de los principios de contabilidad !eneralmente aceptados( 1!ualmente lo ue respecta a las cuentas complementarias de Depreciacin $cumulada( 4B(B7 Compruebe si los activos fijos donados, recibidos por transferencia, o proporcionados por terceros para uso de la entidad, se reciben mediante acta, est*n en poder de la institucin, adecuadamente valuados, contabilizados y controlados( 4B(BI Dise%e procedimientos de prueba, para muestrear bienes de todas las cuentas, subcuentas o subsubcuentas, ue le permitan verificar si dic:os bienes, se usan 'nica y e)clusivamente en la consecucin de los objetivos y metas de la entidad u r!ano( 4B(B6 1ndi ue si en su opinin este pro!rama debe ser utilizado nte!ramente en el pr)imo e)amen, o si es necesario a!re!arle o uitarle al!unos procedimientos, en cuyo caso, prepare un memorando e)plic*ndolos y proponiendo su te)to( $( $ctivos intan!ibles Conceptos !enerales Desde el punto de vista contable, son a uellos activos ue representanA 4F costos en ue se incurre o derec:os o privile!ios ue se ad uieren con la intencin de ue aporten beneficios especficos a las operaciones de la entidad, durante perodos ue se e)tienden m*s all* de a uel en ue fueron incurridos( Los beneficios ue aportan son en el sentido de permitir las operaciones, reducir los costos y aumentar las utilidades, y BF

54

los beneficios futuros ue se espera obtener, se encuentran en el presente, en forma intan!ible, frecuentemente representados mediante un bien de naturaleza incorprea, o sea, ue no tienen una estructura material ni aportan una contribucin fsica a la produccin u operacin de la entidad( El :ec:o de ue carezcan de caractersticas fsicas no impide de nin!una manera ue se las puede considerar como activos le!timos( Su caracterstica de activos se la da su si!nificado econmico, m*s ue su e)istencia material especfica( Ejemplos de activos intan!ibles son los derec:os de propiedad literaria, los arrendamientos, las mejoras a los arrendamientos, las fran uicias, las patentes, las marcas re!istradas, los procesos secretos, las frmulas, las licencias, los costos de or!anizacin, el crdito mercantil, el descuento en la emisin de obli!aciones y los !astos de colocacin de valores( .bjetivos de la auditora( Los objetivos ue persi!ue la auditora de stos activos son los mismos ue se establecieron al inicio de esta cuenta( #rocedimiento de auditora( 4B(B5 #repare una cdula analtica de todo el activo intan!ible> adem*sA 4B(B5(4 E)amine la validez, propiedad y derec:os de los mismos> para ello solicite, convenios de compra, patentes, contratos sobre concesiones( +e!istro de propiedad intelectual, etc( /erifi ue la valuacin Ecosto o costo menos amortizacinF> para ello remtase a los documentos ori!inales del re!istro( Compruebe ue los intan!ibles sean 'tiles, los in!resos previstos( ue produzcan

4B(B5(B 4B(B5(8

Con las ampliaciones o modificaciones ue crea convenientes, se!'n las circunstancias, puede utilizar los procedimientos descritos para las otras cuentas de activos( 4B(89 Lue!o de :aber cubierto este pro!ramaA 4B(89(4 #repare una cdula ue muestre a uellos puntos dbiles del sistema de control interno y un memorando con las observaciones ue podran ser dadas sobre la marc:a( 1ndi ue si en su opinin este pro!rama debe ser utilizado nte!ramente en el pr)imo e)amen, o si es necesario a!re!arle o uitarle al!unos procedimientos, en cuyo caso, prepare un memorando indicando cuales seran estos( E)pl uelos y propon!a el te)to de ellos(

4B(89(B

5B

CUENTAS DE PASIVO

58

"

C$%&'()$* G'%'+,-'* #asivo

Las deudas, obli!aciones y compromisos, ya sean de car*cter real o bien conti!ente constituyen los pasivos, ue est*n representados por los acreedores del ente u r!ano( Los pasivos se a!rupan en circulantes, fijos y otros, atendiendo a su e)i!ibilidad( #asivo Circulante Est* constituido por a uellas deudas, obli!aciones y compromisos ue son e)i!ibles dentro del perodo de un a%o, o dentro del ciclo normal del ente u r!ano si este fuere mayor( Como !rupo del balance !eneral, la clasificacin tiene la intencin de incluir las obli!aciones por partidas ue :an entrado al ciclo de operacin, como deudas incurridas por la ad uisicin de bienes y servicios, de materiales y de suministros ue :an de usarse en la produccin de artculos ue se ofrezcan a la venta o en la prestacin de servicios> cobros recibidos con anticipacin a la entre!a de los artculos o a la prestacin de los servicios, as como las deudas ori!inadas en las transacciones relacionadas directamente con el ciclo de operacin, por ejemplo las acumulaciones de sueldos, de comisiones, de al uileres o de rentas, de derec:os EroyaltiesF y del impuesto sobre la renta, sobre las ventas y de otras clases( ,ambin :ay la intencin de incluir otras obli!aciones cuya li uidacin re!ulara y ordinaria se espera ue ocurra en un tiempo relativamente corto, !eneralmente de 4B meses, como deudas a corto plazo ori!inadas por la ad uisicin de activos permanentes, vencimientos seriados de bonos u obli!aciones a lar!o plazo, sumas ue es necesario desembolsar en el trmino de un a%o de acuerdo con las estipulaciones de los fondos de amortizacin y las obli!aciones de a!encia ue sur!en como resultado del cobro o aceptacin de efectivo u otros activos por cuenta de terceras personas( Este concepto de pasivo circulante incluir* los importes de las sumas estimadas o acumuladas ue se espera ser*n necesarias para cubrir desembolsos dentro del a%o por obli!aciones conocidasA aF a uellas cuyo importe solo puede determinarse apro)imadamente Ecomo en el caso de las provisiones para acumular los pa!os de !ratificacionesF, o bF a uellas en ue no puede desi!narse todava la persona Eo personasF especfica a uien se le :ar* los pa!os Ecomo en el caso de los costos estimados en ue :abran de incurrirse en relacin con la !aranta de servicio o de reparacin de artculos vendidosF( Sin embar!o, no se pretende ue la clasificacin del pasivo circulante, incluya una obli!acin contractual e)i!ible ue vence en una fec:a cercana en ue se espera sea consolidada, ni ue las deudas :ayan de li uidarse con fondos acumulados en cuentas de un tipo no clasificado apropiadamente como activo corriente, ni ue se contrai!an obli!aciones a lar!o plazo con el fin de proporcionar mayores sumas de capital de trabajo para perodos prolon!ados( #asivo fijo ,ambin denominado permanente, est* constituido por a uellas deudas ue son e)i!ibles despus del perodo de un a%o, o posteriormente al ciclo normal del ente u r!ano, si este fuera mayor(

5C

Se incurre en obli!aciones a lar!o plazo para financiar la e)pansin de la planta o la compra adicional de e uipo o terrenos, para obtener mayor capital de trabajo, con objeto de poder saldar deudas corrientes o bien, con el fin de saldar otra deuda a lar!o plazo( Las obli!aciones a lar!o plazo ue vencen dentro del a%o si!uiente de la fec:a del balance !eneral deber*n mostrarse como pasivo circulante, a menos ue se vayan a reembolsar o pa!ar usando fondos comprendidos dentro del activo no circulante( Debe darse una e)plicacin entre parntesis acerca de la parte de la deuda a lar!o plazo ue va a pa!arse dentro del a%o( .tros pasivos Los pasivos ue forman una clase de e)cepcin, est*n constituidos por otras acreencias, ue no pueden ser clasificadas dentro del concepto de circulante o de fijo( ." C$%*/0'+,&/$%'* I%/&/,-'*

#revio al e)amen de las cuentas ue forman el pasivo, el auditor debe planificar y cumplir con los aspectos ue a continuacin se citan y ue redundar*n en un mejor trabajoA 11(4 Confirmacin de saldos

Solicitar* del proveedor o acreedor el informe del saldo a car!o de la entidad deudora, su conformidad u observaciones> en el caso de ue :ayan cuentas de saldo acreedor ue l informe, cu*l es el saldo a su favor, o enve estado de cuenta ue lo muestre( En nin!'n caso debe informarse de antemano el saldo se!'n los libros ue aparece a car!o de la entidad deudora( 11(B Certificacin de banco y otros

#edir* a los bancos ue informen si e)isten crditos en cuenta corriente Esobre!iros autorizadosF, prstamos u otras operaciones de las cuales se derive una deuda( 11(8 +evisin de actas y contratos de prstamo

+evisar* la cdula del estudio de las actas del r!ano cole!iado y la de los contratos suscritos por la entidad, a efecto de detectar cual uier operacin, acuerdo o decisin ue pueda resultar en al!'n pasivo para la institucin( 11(C Cone)in con otras cuentas

En la revisin de las cuentas el auditor deber* estar pendiente de descubrir al!'n indicio de la e)istencia de pasivos( $s, en la revisin de cuentas de activo circulante, de car!os diferidos y de resultados, podr* encontrar datos ue, directa o indirectamente, le indi uen la e)istencia de pasivos ue referenciados, deber* a su tiempo encontrar en esta seccin de pasivo del balance(

5<

11(<

Estudio de las leyes y re!lamentos crdito

ue re!ulan las operaciones de

Este estudio deber* referenciarse con el estudio !lobal del control interno efectuado de previo a las pruebas, con el objeto de aprovec:ar la informacin disponible( #asivo circulante .bjetivos de la auditora 4( Determinar si el re!istro y el control de los pasivos circulantes de la institucin es oportuno, adecuado, eficiente y eficaz y si cumple con las disposiciones le!ales, polticas, etc,( establecidas( B( Comprobar ue la li uidacin de pasivos se :aya :ec:o en los trminos se%alados en los contratos, documentos, polticas internas, etc( 8( Cerciorarse de ue todas las deudas contradas :ayan sido aprobadas por la autoridad competente y los ue estn pendientes de li uidar a plazo menor de un a%o, estn re!istradas y representadas en las cuentas del balance( C( (Cerciorarse de ue todos los saldos ue muestran las cuentas y documentos por pa!ar, correspondan efectivamente a obli!aciones reales y pendientes de cubrir( <( Determinar desde el punto de vista de los principios de contabilidad !eneralmente aceptados, la correcta clasificacin de estas deudas se!'n su naturaleza, documentacin y fec:a o poca de vencimiento( 7( Determinar si e)isten !arantas otor!adas y cuales uier clase de !rav*menes ue pesen sobre el activo de la institucin u r!ano( I( Determinar si e)isten pasivos contin!entes y si stos est*n re!istrados de acuerdo con los principios de contabilidad !eneralmente aceptados( 48( C0E-,$A D.C0"E-,.S #.+ #$G$+

Conceptos !enerales Los documentos por pa!ar son promesas escritas, firmadas por los !iradores debidamente autorizados, para pa!ar cierta suma de dinero a la vista o en una fec:a futura determinable o definida( Los pa!ars forman parte de esta partida, pueden :aberse emitido a favor de bancos, de los acreedores por compra de mercancas, de otras personas a cambio de efectivo, servicios, e uipo o mercancas( Las letras y las aceptaciones comerciales se incluyen a menudo en los documentos por pa!ar y esto se justifica, puesto ue estos instrumentos, cuando Gson aceptadosH tambin representan promesas escritas por pa!ar(

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Los documentos por pa!ar emitidos a favor de bancos por prstamos normales, aparecen a menudo como prstamos bancarios( Los documentos por pa!ar causan !eneralmente una tasa fija de inters> si el inters se :a acumulado en la fec:a del balance debe aparecer en la seccin del pasivo circulante como inters acumulado por pa!ar( #rocedimientos de auditora 48(4 $nalice la rutinas establecidas para esta cuenta, con el fin de obtener criterio sobre la suficiencia y validez del control interno( $simismo, verifi ue el cumplimiento de la le!alidad, polticas, re!lamentos, etc(, ue re!ulan esta clase de pasivos( .bten!a de la entidad, o prepare, una relacin de documentos por pa!ar a la fec:a del balance objeto de e)amen( 48(B(4 Confronte su total con el Dalance de Comprobacin y la cuenta de control y rastre e investi!ue la informacin :asta los "ayores $u)iliares o al +e!istro de Documentos por #a!ar y referncielo con el Dalance de Situacin(

48(B

48(8

Seleccione de dic:a relacin de documentos, las partidas m*s representativas y, 48(8(4 Cercirese de ue estn debidamente aprobadas por el r!ano cole!iado o por un funcionario debidamente autorizado( En al!unos casos, la aprobacin podra ser dada :asta por la $samblea Le!islativa( /erifi ue ue los documentos estn emitidos por personas con uienes se autoriz el crdito, sean ori!inales y con los plazos y condiciones pactadas( /erifi ue, cuando corresponda, ue los contratos de prstamo :ayan sido refrendados por la Contralora General( /erifi ue ue estn debidamente re!istrados en el "ayor $u)iliar y en el +e!istro de Documentos por #a!ar( .bten!a evidencia suficiente de :aberse recibido el bien o servicio, o ue los recursos obtenidos se :ayan aplicado a los fines propuestos( Concilie, con la confirmacin directa recibida de los bancos o terceras personas acreedores de la entidad, en cuanto al capital e intereses por documentos pendientes y colaterales, las respuestas recibidas, contra los "ayores $u)iliares respectivos( ,ome nota de las diferencias e invest!uelas(

48(8(B

48(8(8 48(8(C 48(8(<

48(8(7

5I

48(8(I

#ara las solicitudes de confirmacin no recibidas obten!a de la entidad, toda la evidencia suficiente de ue la obli!acin es real y :a!a la observacin de este punto en sus papeles de trabajo(

48(C

$se!'rese ue la entidad ten!a arc:ivados los documentos por pa!ar ya cancelados y cercirese de ue estn marcados de tal forma ue no se dude de su cancelacin( Compruebe ue el pa!o est anotado en los re!istros ori!inales( /erifi ue ue el re!istro au)iliar para los documentos por pa!ar conten!a entre otrosA aF La fec:a de vencimiento de cada documentos( bF El monto de los mismos( cF La fec:a de pa!o y tasa de inters ue deven!a( dF Las amortizaciones o abonos y comisiones si los :ubiese pactado( eF 0n e)tracto de las principales cl*usulas del contrato( $simismo, verifi ue ue :aya evidencia de ue peridicamente se concilia el "ayor $u)iliar con la cuenta de control respectiva(

48(<

48(7

/erifi ue si para cada contrato de prstamo e)iste una carpeta, debidamente arc:ivada, ue conten!a en orden cronol!ico, toda la documentacin del contrato de prstamo, as como una copia del documento firmado y de las !arantas dadas( /erifi ue, cuando sea pertinente, ue se lleve un arc:ivo para los comprobantes y justificantes de los pa!os realizados con fondos del prstamo obtenido( En todo caso, e)amine la le!itimidad de los documentos ue sustentan los asientos contables y cruce esta informacin con la de las cdulas de 1n!resos y, Caja y bancos( Cercirese ue las personas ue llevan los re!istros de los documentos y otras obli!aciones por pa!ar sean diferentes de las ue autorizan y firman los documentos y los c:e ues( #repare un an*lisis de la cuenta Control de Documentos por #a!ar por el perodo objeto de e)amen( 48(5(4 +evise cuidadosamente los dbitos y crditos m*s si!nificativos cruz*ndolas con Caja=bancos, +e!istro de Documentos por #a!ar y Cuenta Control del "ayor( +evise los !astos por concepto de intereses y verifi ue selectivamente su c*lculo>

48(I

48(6

48(5

48(5(B

56

compruebe su correcta aplicacin a !astos o determine el procedimiento se!uido( 48(5(8 +evise el c*lculo de intereses deven!ados a la fec:a del Dalance objeto de e)amen y de determine su razonabilidad( $se!'rese ue estn car!ados al ejercicio objeto de e)amen( +eclasifi ue los documentos con plazo mayor de un a%o(

48(5(C

48(49 Determine el procedimiento se!uido en las GrenovacionesH y efect'e pruebas para ase!urarse ue est*n sujetos a los mismos controles ue se tienen para la suscripcin( 48(44 +evise los pa!os posteriores a la fec:a del Dalance para ver si se :an dejado de re!istrar documentos por pa!ar, reflejando con esto, una mejor posicin financiera( De ser afirmativo, prepare una cdula de re!ularizacin por pasivos dejados de re!istrar y consulte la posibilidad de recomendar el ajuste a las estados financieros( 1nvesti!ue el motivo de la deficiencia( 48(4B +evise las !arantas ue respaldan la obli!acin y vea ue el acuerdo conste en $ctas( ,ome un e)tracto del $cta y verifi ue su cumplimiento( 48(4B(4 /erifi ue las firmas de las personas autorizadas para suscribir !arantas( 48(48 Determine la adecuada presentacin de este rubro, en el Dalance General( 48(4C Lue!o de :aber cumplido este pro!rama, prepare una cdula ue muestre a uellos puntos dbiles del sistema de control interno y las recomendaciones ue podran ser su!eridas( 48(4< 1ndi ue si en su opinin este pro!rama debe ser utilizado nte!ramente en el pr)imo e)amen o si es necesario a!re!ar, variar o suprimir procedimientos, en cuyo caso, prepare un memorando indicando cu*les seran estos( 4C( C0E-,$A C0E-,$S #.+ #$G$+

Conceptos !enerales 1ncluyen las cantidades ue se adeudan a los acreedores por mercancas, materiales o servicios comprados al crdito o, por el sistema !ubernamental de pa!ar despus de recibir los bienes y servicios( Las cantidades ue se adeudan a los socios,

55

funcionarios, accionistas, empleados, o a compa%as afiliadas deben mostrarse de manera independiente, como cuentas por pa!ar diversas( Los adeudos ue tienen su ori!en en la compra de mercancas, materiales o servicios, sur!en en el momento de tomar posesin de los bienes o de recibir los servicios( #rocedimientos de auditora 4C(4 $nalice las rutinas establecidas para este tipo de transacciones, con el fin de obtener criterio sobre la suficiencia y validez del control interno( $simismo, revise el cumplimiento de las disposiciones le!ales, polticas, etc(, relacionadas con las cuentas por pa!ar .bten!a de la entidad u r!ano Eo prepareF una relacin detallada de las cuentas por pa!ar a la fec:a del balance objeto de e)amen, s'mela y confronte su total con la cuenta control y los mayores au)iliares, respectivamente( Seleccione de la relacin citada las partidas m*s representativas y un !rupo de las dem*s( Coteje las partidas seleccionadas con las facturas y otros documentos ori!inales, de proveedores( /erifi ue ue no ten!an alteraciones( 4C(8(4 4C(8(B .bserve ue estn en el re!istro de Cuentas por #a!ar debidamente anotadas( /erifi ue ue las facturas estn revisadas y aprobadas para el pa!o por el Eo losF encar!ado EsF de la unidad de cuentas por pa!ar( .bten!a evidencia suficiente de :aberse obtenido el bien o servicio o de :aberse aplicado el recurso al fin estipulado en el documento( Concilie las confirmaciones recibidas de los proveedores con los mayores au)iliares respectivos( ,ome nota de las diferencias e invest!uelas( Comente las confirmaciones sin respuesta, con los funcionarios competentes y obten!a evidencia suficiente de ue los montos sometidos a confirmacin son cuentas reales( Ja!a la observacin correspondiente en sus papeles de trabajo(

4C(B

4C(8

4C(8(8

4C(8(C

4C(8(<

4C(C

#repare, con base en la muestra esco!ida, un an*lisis de los dbitos y crditos m*s si!nificativos de la cuenta y rastrelos a travs de los libros de A Caja y bancos, Compras, Cuentas por #a!ar y Diario(

499

4C(C(4

+evise la documentacin sustentatoria respectivaA pedidos de la unidad solicitante, orden de compra, factura del proveedor, !ua de remisin, nota de recepcin, etc(, y verifi ue ue estn debidamente autorizados(

4C(<

Cercirese ue los anticipos a proveedores Esi los :ubieraF estn re!istrados y controlados de tal forma ue ase!ure su recuperacin al momento de la cancelacin de la factura correspondiente( Determine si los ajustes por errores, ue presentan dic:as cuentas, son autorizadas por un funcionario responsable y ajeno a la unidad de cuentas por pa!ar( /erifi ue ue mensualmente, al menos, se concilien los estados de cuenta de proveedores con las cuentas por pa!ar o facturas pendientes( Cercirese ue las devoluciones sobre compras sean debitadas a las cuentas de los proveedores correspondientes( +eferente a la cancelacin de Cuentas por #a!arA 4C(5(4 4C(5(B 4C(5(8 1nvesti!ue las cuentas ue :an estado pendientes de pa!o por muc:o tiempo y determine las causas( /erifi ue ue no se :aya incluido en esta cuenta documentos cancelados( 1nvesti!ue detenidamente las cuentas por pa!ar ue se cancelen directamente con asientos de diario, especialmente en los 'ltimos meses del a%o( ,en!a especial cuidado con a uellas cuentas ue se cancelan directamente contra !astos o al!una cuenta del activo(

4C(7

4C(I

4C(6 4C(5

4C(5(C

4C(49 1nvesti!ue los saldos deudores y clasif uelos en caso de ser si!nificativos( 4C(44 ,ome nota de los saldos a favor de sucursales, a!encias o subsidiarias y confrmelos en sus propios libros( 4C(44(4 En caso de ue para cumplir lo anterior mediara distancia considerable, solicite confirmacin a sus responsables y concilie su respuestas( Si :ubiera diferencia, invest!uelas( Si no :ubiera respuesta, comntela con los funcionarios competentes y obten!a evidencia suficiente de la e)istencia real de los adeudos( Ja!a la observacin correspondiente en sus papeles de trabajo( 4C(4B Determine el procedimiento se!uido para el descuento por pronto pa!o y,

494

4C(4B(4 4C(4B(B

Si este es contabilizado, cercirese de ue la factura se pa!a por el neto( ,ome nota y comente la prdida de descuento por pronto pa!o, cuando la entidad pudiendo :acerlo, no cancel a tiempo su compromiso(

4C(48 +evise los pa!os posteriores a la fec:a del balance, a efecto de determinar cuentas por pa!ar no re!istrados( De encontrarse estos, prepare una cdula de re!ularizacin y discuta con los funcionarios indicados, entre otros, la posibilidad de variar los estados financieros a fin de reflejar la situacin real> asimismo, investi!ue los motivos de la falla( 4C(4C +evise los re!istros de entradas de mercancas por el perodo inmediatamente anterior al balance, para ase!urarse, si es del caso, de ue los pasivos se :an re!istrado correctamente( 4C(4< 1nvesti!ue cual uier obli!acin por mercadera en consi!nacin( 4C(47 E)amine los re!istros presupuestarios para ver si :ay obli!aciones por compromisos de compra Elicitaciones publicadasF, por solicitudes de mercancas o reservas de crdito especial emitidas antes del cierre del perodo contable( EEjecucin del presupuesto del GobiernoF( 4C(4I Determine si a la luz de los principios de contabilidad !eneralmente aceptados, la presentacin de este rubro en el Dalance General es la adecuada( 4C(46 #repare una cdula, lue!o de :aber cubierto este pro!rama ue muestre a uellos puntos dbiles del sistema de control interno y las recomendaciones ue podran darse( 4C(46(4 1ndi ue si en su opinin este pro!rama debe ser utilizado nte!ramente en el pr)imo e)amen, o si es necesario a!re!arle o uitarle procedimientos en cuyo caso, prepare un memorando indicando cu*les seran estos(

4<(

C0E-,$A .,+. #$S1/. C1+C0L$-,E

Dentro de la Seccin del #asivo Circulante e)isten otras partidas importantes, antes de referirnos a ellas es necesario se%alar ue si bien es cierto es menester ue los estados financieros sean confiables, no debe perderse tiempo valioso como el nuestro, en la verificacin detallada de partidas ue no tienen nin!una o muy poca relevancia en el conte)to de la entidad u r!ano sujeto a auditora, ya ue de producirse diferencias, estas no tendr*n mayor si!nificacin en la posicin financiera(

49B

Entre los conceptos ue pueden dar ori!en a .tros #asivos Circulantes est*nA Gastos acumulados aF Los sueldos, jornales y la comisionesA se producen cuando la fec:a de pa!o no corresponde con la del fin del perodo de ejercicio o perodo contable( 1ntereses acumuladosA Se debe buscar la referencia en la cdula en ue se estudiaron las obli!aciones ue les dieron ori!en( 1mpuestos acumuladosA Se ori!inan cuando la institucin est sujeta al pa!o de impuestos, principalmente sobre la renta y ventas( En este caso deber*n revisarse las declaraciones del impuesto, si es del caso, o en su defecto, el sistema de enterar los tributos a los ue est* obli!ado(

bF cF

Sumas retenidas Las constituyen las sumas retenidas a los empleados por concepto de se!uros sociales, Danco #opular, fondos de pensiones, impuestos y otro tipo de deducciones personales, ue deba pa!arse a terceros( Deben :acerse pruebas sobre las bases de c*lculo para efectos de verificar el cumplimiento de las leyes u otras disposiciones ue le dan ori!en a las retenciones( Salarios y jornales no reclamados Su acumulacin debe inducir al an*lisis detallado del rubro( Debe investi!arse a fondo la autorizacin para el pa!o, para prote!er a la institucin de posibles fraudes( Depsitos de terceros Depsitos en efectivo o valores recibidos de proveedores, clientes y empleados ue no se li uidan necesariamente al finalizar el perodo contable( #rocedimiento de auditora El procedimiento de auditora Epro!ramaF es similar para todas estas cuentas o subcuentas y como !ua se presenta el si!uienteA 4<(4 Eval'e el sistema de control interno ue se tiene establecido para la determinacin, el re!istro y control de este tipo de pasivos y cercirese de la confiabilidad y suficiencia de dic:o sistema( .bten!a evidencia del ori!en y justificacin de las acumulaciones> analice las actas del r!ano cole!iado y los contratos u otros convenios suscritos por la institucin( D importancia a los si!uientesA

4<(B

498

aF bF cF dF eF 4<(8 4<(C 4<(< 4<(7 4<(I 4<(6 4<(5

Convenciones colectivas de trabajo y cual uier otra directriz o polticas sobre sueldos o salarios( $rre!los de fran uicia y re!alas( Contratos con vendedores y a!entes de ventas( Contratos de !aranta y servicio( Contratos de arrendamientos, etc(

Compruebe aritmticamente el saldo de la cuenta( Eval'e la precisin y confiabilidad de los re!istros au)iliares para este tipo de pasivos( Ja!a una verificacin selectiva de los c*lculos ue dieron ori!en a la acumulacin( /erifi ue los car!os y crditos realizados cuando se tiene establecido acumular el pa!o de vacaciones( /erifi ue ue cada partida :aya recibido un tratamiento consistente de un perodo a otro( +eferencie el pasivo con las cuentas de !astos respectivos( Cercirese ue las !arantas de participacin o de cumplimiento ue se reciban en efectivo, se depositen en una cuenta corriente bancaria de la institucin u r!ano y si se :a establecido la pr*ctica de devolverlas mediante c:e ue contra una cuenta corriente institucional, cuando :an cumplido su objetivo(

4<(49 Cercirese, en el caso de ue las !arantas sean en valores, ue stas se depositen en una caja fuerte o en una custodia bancaria( En todo caso debe verificar ue e)ista un re!istro au)iliar para el control de las !arantas( 4<(44 1nspeccione fsicamente una muestra de los documentos recibidos en !aranta Ede participacin o cumplimientoF por la entidad u r!ano, con el fin de comprobar la inte!ridad, validez y cobertura( 4<(4B /erifi ue ue se concilien peridicamente los saldos del re!istro au)iliar contra la cuenta de control del "ayor( 4<(48 /erifi ue la ejecucin de las !arantas en caso de incumplimiento( +eferencie esta informacin con los papeles de trabajo del estudio de los contratos administrativos(

49C

4<(4C /erifi ue la validez y confiabilidad de los documentos y otro respaldo ue sirva de base para el re!istro de los pasivos por depsitos recibidos sobre medidores de a!ua y electricidad> sobre sumas ue respondan por consumos estimados, envases valiosos, a:orros del personal, etc( 4<(4< Este atento con a uellos depsitos muy anti!uos o no reclamados con el objeto de ue no se :aya sobrestimado el pasivo( $nalizar la posibilidad de transferir saldos no reclamados a .tros 1n!resos e investi!ar el ori!en de esas acumulaciones( 4<(47 Debe estudiarse, en el caso de ue los depsitos no reclamados respondan por partidas de activo, la posibilidad de ue stas se reduzcan por tales importes( 4<(4I #repare una cdula, lue!o de :aber cubierto este pro!rama, ue muestre a uellos puntos dbiles del sistema de control interno y las recomendaciones ue podran darse( 4<(46 1ndi ue si en su opinin este pro!rama debe ser utilizado nte!ramente en el pr)imo e)amen( . si por el contrario es necesario a!re!arle o uitarle procedimientos, en cuyo caso prepare un memorando con la indicacin de cuales seran estos( 47( C0E-,$A C+YD1,.S D1@E+1D.S

$ ttulo de !ua y sin pretender a!otarla, se presenta la si!uiente lista de cuentas o subcuentas de crdito diferidosA al uileres recibidos por anticipado, pa!os de suscripciones recibidas por anticipado, intereses recibidos por adelantado, utilidad bruta en ventas a plazos, adelantos recibidos sobre contratos, adelantos recibidos sobre ventas, etc( #rocedimiento de auditora 47(4 47(B $nalice las rutinas establecidas para este tipo de transacciones, con el fin de obtener criterio sobre la suficiencia y validez del control interno( #repare una cdula para el perodo objeto de e)amen con una muestra de los crditos diferidos por in!resos percibidos por adelantado( 47(B(4 47(8 47(C Coteje el monto de cada uno de esos crditos, con su respectiva cuenta o subcuenta de control del "ayor General(

#repare una cdula para cada crdito diferido o de los ue considere convenientes, ue muestre los dbitos y crditos m*s si!nificativos, y +evise la documentacin sustentatoria en cuanto a n'mero del comprobante de in!reso, fec:a, importe, concepto o tipo de in!reso diferido, aprobacin y autorizacin debida( /erifi ue los c*lculos(

49<

47(<

Determine su correcta y adecuada contabilizacin, cuidando ue la porcin transferida corresponda razonablemente al ejercicio ue se aplica> si :ubiere error en el c*lculo de la misma y sta fuera si!nificativa, prepare el asiento de ajuste correspondiente, a fin de ue el ejercicio objeto de e)amen reciba el in!reso respectivo y ue la cantidad diferida sea la razonablemente correcta( Determine si :ay otras utilidades o e)cedentes no realizados ue deban encontrarse en este !rupo, pero ue :an sido re!istrados como beneficios realizados( $simismo, analice la trascendencia del error y consulte con el Supervisor de auditora y si fuera necesario con los funcionarios indicados, la necesidad de variar los estados financieros o de dar otro tipo de recomendacin( Determine la adecuada presentacin de esta cuenta en el Dalance General, a la luz de los principios de contabilidad !eneralmente aceptados( Lue!o de :aber cubierto este pro!ramaA 47(6(4 #repare una cdula ue muestre a uellos puntos dbiles del sistema de control interno y consi!ne las recomendaciones ue podran darse( 1ndi ue si en su opinin este pro!rama debe ser utilizado nte!ramente en el pr)imo e)amen, o si es necesario a!re!arle o uitarle procedimientos, en cuyo caso prepare un memorando, indicando cu*les seran stos(

47(7

47(I

47(6

47(6(B

#orcin con vencimiento a corto plazo de la deuda a lar!o plazo 47(5 /erifi ue ue se incluyan en el pasivo corriente la porcin de la deuda a lar!o plazo ue vence en el perodo( #ara ello, puede tomar como base el an*lisis de contratos de prstamo tratado la inicio de este pro!rama de procedimientos(

47(49 $nalice el sistema ue se tiene en uso para estimar la porcin de la deuda a lar!o plazo ue ser* pa!ada en el corto plazo, con el objeto de cerciorarse de si los c*lculos son correctos y se representa adecuadamente este pasivo( 4I( C0E-,$SA D.C0"E-,.S #.+ #$G$+ $ L$+G. #L$V. 2 .,+.S #$S1/.S $ L$+G. #L$V.

$l!unos conceptos !enerales Los crditos a lar!o est*n representados por los adeudos cuyo vencimiento es posterior a un a%o, a al ciclo normal de las operaciones si ste es mayor( Entre los principales conceptos comprendidos en otros crditos a lar!o plazo, est*n los adeudos provenientes de la ad uisicin de bienes y servicios para consumo o beneficio de la

497

entidad, prstamos de instituciones de crdito, de particulares, de compa%as filiales, de accionistas o funcionarios, etc(, representados tanto por adeudos obtenidos a travs de contratos formales de crdito, como por adeudos amparados por simples ttulos de crdito o bien por crditos no documentados en los cuales e)ista un convenio escrito acerca del vencimiento( Los bonos por pa!ar representan pa!ars a lar!o plazo, ue pueden estar !arantizados o no( Si los bonos carecen de !aranta, se conocen con el nombre de bonos sin !aranta y dependen, en cuanto a su valor, del crdito !eneral ue ten!a la entidad emisora( Si los bonos est*n !arantizados, podr* e)istir una !aranta colateral o una :ipoteca sobre varios tipos de propiedades( 0na :ipoteca representa una escritura condicional ue transfiere un ttulo condicional al acreedor :ipotecario( Sin embar!o, el instrumento le!al estipula ue ser* nulo si el deudor :ipotecario pa!a el prstamo a su vencimiento( En realidad, la :ipoteca impone un !ravamen sobre la propiedad para !arantizar el pa!o de la obli!acin a lar!o plazo en la fec:a de su vencimiento( .bjetivos de la auditora 4( B( Cerciorarse de la confiabilidad y suficiencia del sistema de control interno relacionado con el rubro en estudio( Determinar si todos los documentos pendientes de pa!o :an sido re!istrados en las cuentas respectivas por un valor adecuado y en el perodo correspondiente( Determinar la precisin de los !astos re!istrados por concepto de intereses( determinar la presentacin y clasificacin, para efectos de balance, de las diferentes clases de documentos por pa!ar y sus correspondientes colaterales( Determinar si los recursos, :an sido aplicados a los fines para los ue se solicitaron( Determinar se las condiciones en ue se :izo la operacin Eu operacionesF, plazo, intereses, forma de pa!o, !arantas, institucin financiera, etc( son las mismas acordadas y autorizadas por el r!ano cole!iado o en sus caso, por la $samblea Le!islativa( $se!urarse de ue todos los pasivos pendientes de li uidar se :ayan contrado a nombre de la entidad u r!ano, as como ue correspondan a obli!aciones reales y pendientes ue cubrir( Determinar si e)isten !arantas otor!adas, !rav*menes o restricciones y ase!urarse ue stas se revelen adecuadamente en los estados financieros o en sus notas(

8( C(

<( 7(

I(

6(

49I

5(

Determinar, en a uellos casos en ue e)ista fondo de amortizacin, si ste est* representado por activos de f*cil realizacin(

Jipotecas #rocedimientos de auditora 4( #repare u obten!a una relacin de las :ipotecas por pa!ar donde conste, por lo menosA acreedor :ipotecario, n'mero y propiedad :ipotecada y su ubicacin, monto de la :ipoteca, inters ue deven!a, intereses pa!ados y vencidos, pa!os parciales y cual uier otro dato ue considere de importancia( Cercirese con el an*lisis de los documentos, ue todas las :ipotecas sean obli!aciones reales y :ayan tenido ori!en en dinero o propiedades recibidas( /erifi ue ue :aya :abido acuerdo del r!ano cole!iado o de la $samblea Le!islativa y ue :aya sido suscrita por el funcionario autorizado( /erifi ue ue los contratos de prstamo estn debidamente refrendados por la Contralora General Eartculo C, inciso !F de la Ley .r!*nicaF( /erifi ue ue se cumplan las condiciones pactadas en cada :ipoteca( Ja!a pruebas de los car!os y los crditos a las cuentas de :ipotecas con el objeto de validar su justificacin( #or tanto, deber*n cotejarse con los re!istros de in!resos y con los de e!resos( Coteje las :ipotecas e)istentes con el certificado de pasivo citado al inicio del pro!rama, en cuanto a condiciones y certeza de la obli!acin( /erifi ue ue si las :ipotecas est*n inscritas en el +e!istro #'blico a nombre de la entidad u r!ano( /erifi ue ue un funcionario responsable controle los re!istros y ue solo empleados autorizados ten!an acceso a dic:os re!istros(

B(

8( C( <( 7(

I( 6( 5(

49( +evise selectivamente los c*lculos de intereses y los pa!os realizados, as como los justificantes ori!inales, referencie los datos con las respectivas cuentas de !astos( 44( /erifi ue las cancelaciones de :ipotecas en los re!istros ori!inales y en el +e!istro #'blico( Cercirese ue tienen la autorizacin correspondiente( Documentos por pa!ar a lar!o plazo El pro!rama para este pasivo es el mismo ue el usado para el pasivo a corto plazo, inclusive, se podr*n estudiar ambos tipos de documentos conjuntamente con

496

indicacin clara de su vi!encia( $dicionalmente, solo se incluye, si no se :a :ec:o en la confirmacin, el si!uiente procedimientoA 4( Ja!a una prueba o confirme con el prestamista o fideicomisario, para determinar si se :an efectuado los pa!os Epara redimir los bonosF al fondo de amortizacin, si lo :ubiera, de acuerdo con lo pactado en el prstamo y verifi ue si el efectivo y los valores se retienen en el fondo de amortizacin( $simismo si la valuacin de los valores ue no son sustitutos perfectos del dinero, est*n valuados de acuerdo con los principios de contabilidad !eneralmente aceptados( Donos por pa!ar #rocedimientos de auditora 4( Lea y e)tracte las cl*usulas m*s importantes de la escritura de emisin de los bonos o de la ley respectiva y verifi ue su cumplimiento( #on!a especial cuidado de ue las rutinas establecidas, conformen un control interno suficiente y v*lido( /erifi ue la autorizacin para la emisin de bonos, por medio de las actas de la institucin( En el caso del Gobierno Central lo ser* la ley y el re!lamento respectivo( $nalice las cuentas del "ayor relativas a bonos por pa!ar, primas o descuentos y !astos por intereses( /erifi ue ue los bonos :ayan sido prenumerados por el impresor y se encuentren ordenados por series y por n'meros( .bten!a el fiduciario un e)tracto de las transacciones efectuadas durante el a%o anterior y concilie las cuentas( /erifi ue la recepcin de fondos provenientes de la emisin de bonos y cercirese de ue su aplicacin lo fue en los fines previstos y autorizados> en el caso del Gobierno Central por la ley ue los ori!in( /erifi ue el re!istro de la :ipoteca, si se da el caso, bonos( ue !arantiza los

B(

8( C( <( 7(

I( 6(

Si no se contrata con un banco del sistema bancario nacional la administracin y el control de cada emisin de bonos, debe verificarse si los bonos cancelados se arc:ivan debidamente as como los cupones de intereses y si se destruyen con la autorizacin y presencia de los funcionarios correspondientes( Cercirese ue los c:e ues de intereses no reclamados estn sujetos a control y ue se concilie peridicamente la cuenta bancaria contra la cual se !iran tales pa!os(

5(

495

49( /erifi ue ue los bonos no firmados estn custodiados por un funcionario responsable y ue no se permita la contrafirma anticipada de los mismos( 44( E)amine los bonos de tesorera en e)istencia y concilie su monto y n'mero con el "ayor o +e!istro $u)iliar( 4B( /erifi ue selectivamente los c*lculos por intereses, amortizacin de descuentos o primas sobre bonos e intereses acumulados por pa!ar( +eferencie estas sumas con la respectiva cuenta de !astos( 48( +evise las operaciones del fondo de amortizacin, si se :a :ec:o esta prevencin( #asivo contin!ente Concepto Es a uel en ue puede incurrirse cuando se produce una situacin o conjunto de circunstancias ue implican un !rado de incertidumbre, predecible y previsible( La probabilidad para ue suceda una prdida o creacin de un pasivo constituye la incertidumbre( .bjetivos de la auditora 4( B( Comprobar ue todas las contin!encias estn incluidas en los estados financieros o mencionados en sus notas e)plicativas( Determinar, en caso de poder predecir y anticipar razonablemente, los resultados de las contin!encias ue redundar*n en el ori!en de un pasivo o de una prdida, ue se :ayan :ec:o las provisiones necesarias contablemente( /erificar ue sobre las contin!encias se manten!a un control adecuado(

8(

#rocedimientos de auditora 4( +evise la cdula preparada con la lectura de las actas de las sesiones de la entidad, por el perodo objeto de e)amen y prepare e)tractos de los acuerdos m*s importantes tales comoA deudas !arantizadas de entidades subsidiarias y afiliadas, si este fuese el caso( ,ome nota de los importesA actual y m*)imo( 1mportes de documentos por cobrar descontados, con proceso judicial o sin l( E)istencia de juicios de los cuales la entidad es la demandada( $nota la obli!acin potencial total( ,ome nota de cual uier endoso de documentos de terceros o cual uier !aranta otor!ada( Compromisos de car*cter e)cepcional para compras o construccin de activo fijo( Contratos de arrendamiento por sumas importantes( Jonorarios profesionales en liti!io, etc( B( Solicite por escrito confirmacin de la $sesora Le!al de la entidad u r!ano, sobre la situacin en ue se encuentran todos y cada uno de los

449

juicios y reclamos contra la entidad y, en !eneral, realice una verificacin con base en los puntos se%alados anteriormente( $simismo, la confirmacin deber* indicar claramente la posible contin!encia y el monto probable en caso de ue se produzca( 8( $se!'rese ue la entidad u r!ano :a re!istrado todos sus compromisos, e)aminando detenidamente las actas de las sesiones del r!ano cole!iado, discutiendo ampliamente este asunto con las autoridades competentes y obteniendo toda la evidencia suficiente a travs de su e)amen de re!istros y documentos adicionales, en cuyo caso prepare un memorando, indicando cu*les son stos( C( Se%ale, en la respuesta a la solicitud de confirmacin bancaria, todos los compromisos de la entidad u r!ano con el banco, tales como cartas de crdito irrevocables o cual uier indicio de pasivo contin!ente( <( Eval'e toda la evidencia ue obten!a sobre pasivos contin!entes> prepare papeles de trabajo y sobre ellos discuta con los funcionarios indicados, a fin de consi!nar las notas a los Estados @inancieros( 7( Determine la presentacin adecuada de este rubro en el Dalance General a la luz de los principios de contabilidad !eneralmente aceptados( /erifi ue si se :a determinado la creacin de una reserva para contin!encias( En caso contrario, verifi ue ue ese asunto se :a!a constar en una nota al pie del balance !eneral( I( Lue!o de :aber cubierto este pro!rama, prepare una cdula ue muestre a uellos puntos dbiles del sistema de control interno y las recomendaciones ue podran su!erirse( 6( 1ndi ue si en su opinin este pro!rama debe ser utilizado nte!ramente en el pr)imo e)amen o si es necesario a!re!arle o uitarle procedimientos, en cuyo caso, prepare un memorando indicando cu*les son stos(

444

PATRIMONIO

44B

46(

C0E-,$A #$,+1".-1.

En Costa +ica, en trminos !enerales, los entes y r!anos p'blicos no poseen capital social, en la forma en ue aparece en una empresa privada( El #atrimonio Een al!unos casos ErarioF de un ente u r!ano lo constituyen los aportes del Estado o sus instituciones, las reservas provenientes de las utilidades obtenidas, una vez deducidos los impuestos, otras contribuciones o aportes especiales provenientes de otras fuentes y las donaciones de diversa ndole ue se :ayan recibido( "encin especial merecen las empresas del Estado constituidas como sociedades mercantiles, en las ue s e)iste el capital accionario, compuesto por acciones suscritas y pa!adas por el Estado o sus instituciones y en al!unos casos por particulares o terceros interesados( De esta forma, los principales conceptos incluidos en el capital contable son los si!uientesA Capital social .rdinario #referente Super*vit de capital Ganado #a!ado Donado #or revaluacin Dficit Los conceptos anteriores no son 'nicos y se pueden encontrar otro tipo de aportes ue incrementan el patrimonio, a la luz de los principios de contabilidad !eneralmente aceptados( En lo ue respecta a la $dministracin #'blica del sector Gobierno, el sistema vi!ente de re!istro de las operaciones no permite determinar cual es el monto del patrimonio del Estado, ya ue :abr* ue esperar a ue se efect'e un estudio inte!ral de todos lo s activos y pasivos de los r!anos del Estado, a fin de determinar u se puede considerar como su #atrimonio y lue!o continuar incorporando al monto total los incrementos ue se le vayan sucediendo, con base en las transacciones financieras re!istradas sistem*ticamente de manera tcnica, ordenada y l!ica a la luz de los principios contables universales( $dem*s deber* contarse con re!istros contables sustentados por arc:ivos de documentos adecuadamente mantenidos( .bjetivos de la auditora Los principales objetivos ue debe cumplir el auditor al practicar el e)amen sobre esta cuenta son los si!uientesA 4 Determinar la confiabilidad y suficiencia del sistema control interno implantado por la administracin en ese rubro(

448

Comprobar ue se :an cumplido las disposiciones le!ales y estatuarias como re uisitos para la constitucin de las diferentes partidas ue inte!ran el patrimonio( Determinar ue las diversas transacciones ue afectan las cuentas ue inte!ran el patrimonio :ayan sido debidamente autorizadas, aprobadas y re!istradas( Comprobar ue los montos presentados en los distintos ren!lones del capital corresponden, por su naturaleza, a los rubros ue tienen asi!nados para su re!istro( Cerciorarse ue las descripciones y clasificaciones de las partidas mostradas en el capital contable o en el #atrimonio, se!'n el caso, sean suficientemente claras y e)plicativas e indi uen todas las distinciones y aclaraciones necesarias para el conocimiento de su composicin y correcta interpretacin(

<

#rocedimientos de auditora 46(4 46(B +evise, de manera detallada, el control interno para medir su !rado de solidez y la eficiencia administrativa en la aplicacin de dic:o control( +esuma y verifi ue en una cdula especfica, el cumplimiento de las diferentes cl*usulas relativas al patrimonio de la manera ue se indica en la ley constitutiva, los estatutos, actas del r!ano cole!iado, circulares del !obierno u otros r!anos o entes de control( Concilie el saldo del re!istro au)iliar con el de la cuenta de control del "ayor( $nalice una muestra de las transacciones re!istradas en la cuenta de capital contable o del #atrimonio EErario a vecesF durante el perodo sujeto a revisin e indi ue y eval'e las contrapartidas afectadas( /erifi ue si los testimonios de las escrituras por donaciones :an sido debidamente inscritos en el +e!istro #'blico( Ja!a un an*lisis y e)plicacin por las revaluaciones, incluyendo un resumen del informe de la revaluacin u otra fuente del ori!en de la partida, del asiento inicial re!istrado en los libros, su autorizacin y cual uier ajuste subsecuente( $nalice las bases tcnicas y le!ales ue dan ori!en a esas revaluaciones( +evise si los car!os a las cuentas de reservas concuerdan e)actamente con el objetivo por las cuales fueron creadas, de manera ue no se trate de un !asto ordinario o recurrente ue deba car!arse a la operacin del ente u r!ano(

46(8 46(C

46(< 46(7

46(I

44C

46(6

+evise si la composicin del #atrimonio o Erario est* correctamente presentada en los estados financieros, es decir, de acuerdo con los principios de contabilidad !eneralmente aceptados, cuando estos sean aplicables(

44<

CUENTAS DE GASTOS (ESPECFICAS)

447

CUENTAS DE GASTOS (ESPECFICAS) En esta seccin del "anual se incluyen al!unas cuentas de !astos ue usualmente aparecen en la estructura presupuestaria vi!ente en el Sector #'blico, de manera ue las nomenclaturas y definicin de ellas es la ue corresponde a dic:a estructura( El objetivo de los procedimientos ue se!uidamente se desarrollan para las citadas cuentas de !astos, es servir de !ua a los auditores en la auditora ue se realiza en el campo del presupuesto y asimismo, en el de la Contabilidad General( Esas cuentas se presentan a!rupadas en los si!uientes ttulos de las partidas o !rupos presupuestariosA GServicios #ersonalesH, GServicios no #ersonalesH, G"ateriales y SuministrosH, G,ransferencias CorrientesH, H,ransferencias de CapitalH, y GServicios de la DeudaH( En cada una de las partidas mencionadas se incluye lo si!uienteA Definicin de la partida> lista de al!unas subpartidas> definicin de varias de las subpartidas> y objetivos y procedimientos de auditora( #ara las definiciones de partidas y subpartidas se :a tomado como base lo dispuesto en los GClasificadores de los !astos se!'n el objetoH, utilizado en los 'ltimos a%os por el Departamento de Control de #resupuestos de la Contralora General de la +ep'blica( Los procedimientos de auditora se presentan a nivel de subpartida, en forma conjunta o individual( En forma conjunta, cuando las subpartidas solo re uieran de los procedimientos de auditora !enerales ue son aplicables a todos los !astos y, en forma individual, en los casos de subpartidas ue adem*s de los procedimientos de auditora antes mencionados, necesitan de otros m*s especficos( 4( SE+/1C1.S #E+S.-$LES 4(4 Definicin de la partida

Comprende todos los !astos por concepto de servicios personales prestados por el personal fijo y transitorio del sector p'blico( $simismo, comprende los servicios contractuales de profesionales y tcnicos( 4(B Lista de al!unas subpartidas

En este punto se incluyen, a modo de ejemplo, al!unas de las subpartidas ue contiene el clasificador de !asto se!'n el objetoA Sueldos para car!os fijos Sueldos personal docente Sueldos personal sustituto

44I

Sueldos por descanso semanal Sueldos servicios especiales Comisiones Dietas Jonorarios 3ornales $si!nacin profesional $si!nacin costo de vida $umentos anuales Carrera docente Gastos de representacin fijos Jorarios alternos +ecar!o escuelas nocturnas +ecar!o por matrcula ,iempo e)traordinario Sobresueldos Sueldo adicional Vonaje .tros servicios personales 4(8 Definicin de al!unas subpartidas Sueldos para car!os fijos Comprende los !astos por concepto de sueldos b*sicos del personal fijo o permanente al servicio del sector p'blico, de acuerdo al r!imen de salarios ue corresponda( Sueldos personal docente 1ncluye los sueldos b*sicos de los profesores de ense%anza pre=escolar, primer ciclo, se!undo ciclo, tercer ciclo y educacin diversificada acadmica, tercer ciclo y

446

educacin diversificada tcnica de ense%anza especial y de la educacin superior( E)cluye las remuneraciones del personal docente=administrativo y administrativo del "inisterio de Educacin #'blica( Sueldos personal sustituto Comprende los sueldos ue se pa!an al personal ue temporalmente sustituye al titular de un car!o, sea por licencia, vacaciones o enfermedad( Sueldos por descanso semanal 1ncluye compensaciones por trabajos efectuados en das domin!os y festivos ue, principalmente, se producen en los servicios de correos y en los radiotele!r*ficos( Sueldos Servicios Especiales Comprende las remuneraciones del personal contratado con car*cter transitorio o temporal, sujetos a un determinado :orario de trabajo( Estos car!os y su remuneracin se detallan y valoran de acuerdo con la clasificacin y escala de sueldos b*sicos del r!imen ue corresponda( Comisiones Esta cuenta comprende los pa!os a personas naturales, adicionales o no al sueldo b*sico, en relacin al cumplimiento de ciertas actividades tales comoA venta de se!uros, de libros, de pasajes, de fletes, etc(, y cobro de facturas y recibos( Dietas Comprende los pa!os por la asistencia a sesiones o reuniones de or!anismos cole!iados, juntas directivas y de comisiones especiales de la $samblea Le!islativa, conforme a la Ley( Jonorarios Comprende los pa!os ue deben :acerse a profesionales y tcnicos por servicios personales prestados ocasionalmente al sector p'blico( Estos servicios se ajustar*n con base en un contrato para desarrollar tareas como estudios, investi!aciones y peritaz!os, ue no implica subordinacin jer*r uica ni cumplimientos de :orarios de trabajo( En nin!'n caso se podr* suscribir un contrato de esta naturaleza con personas ue desempe%en un car!o permanente o transitorio dentro del Gobierno Central, o !obiernos locales, instituciones autnomas de servicio, empresas p'blicas no financieras o empresas p'blicas financieras(

445

3ornales Comprende las sumas ue se pa!an al personal obrero, cuya retribucin se establece por :ora, da o destajo, con base en la fijacin ue efect'a el Consejo -acional de Salarios( $si!nacin profesional Comprende el estmulo en trminos monetarios ue se otor!a a estudiantes universitarios o a profesionales con base en los crditos, ttulos profesionales y de especializacin ue :ubieren obtenido( $si!nacin costo de vida +emuneracin adicional establecida por ley, tipificado especficamente, en ciertos re!menes especiales de salarios( $umentos anuales 1ncluye las sumas a ue tienen derec:o los servidores p'blicos por concepto de anti!Sedad( El c*lculo de este derec:o deber* estar de acuerdo con la escala salarial a ue est*n sujetos los funcionarios de la entidad( Carrera docente +emuneracin adicional aplicable solo al personal docente( Gastos de representacin fijos Comprende las compensaciones ue se otor!an al personal ue por la naturaleza del car!o ue desempe%a, debe incurrir en !astos y atenciones de car*cter personal y ue se pa!an con base en sumas fijas mensuales( Jorarios alternos +emuneracin adicional aplicable solo al personal docente, de acuerdo con la Ley( +ecar!o escuelas nocturnas +emuneracin adicional aplicable solo al personal docente en los casos contemplados por la Ley( +ecar!o por matrcula +emuneracin adicional ue solo perciben los directores de Centros Educativos, de acuerdo a la valoracin ue efect'a la Direccin General de Servicio Civil con base en la matrcula efectiva de esos centros(

4B9

,iempo e)traordinario Comprende los pa!os por labores realizadas fuera del :orario o jornada normal de trabajo( Sobresueldos Esta cuenta incluir* contemplada( Sueldo adicional Comprende el !asto para atender el pa!o de un mes de sueldo adicional de los funcionarios del sector p'blico ue se otor!a por una sola vez a fin de cada a%o( Vonaje Comprende los !astos derivados pro el pa!o de un estmulo adicional a funcionarios destacados en zonas alejadas de los centros poblacionales principales del pas( .tros servicios personales Comprende los dem*s !astos por concepto de servicios personales no incluidos en nin!uno de los conceptos( 4(C .bjetivos y procedimientos de auditora 45( C0E-,$A S0ELD.S #$+$ C$+G.S @13.S cuales uiera otra remuneracin adicional no

.bjetivos de la auditoraA 4( B( Cerciorarse, en !eneral, del cumplimiento, suficiencia y validez del sistema de control interno e)istente sobre la materia( Determinar la confiabilidad del saldo ue muestre la cuenta en los re!istros contables, en el estado de in!resos y e!resos o de resultados y en los informes de ejecucin presupuestaria( Determinar el cumplimiento le!al(

8(

#rocedimientos de auditoraA 4 #repare una cdula ue muestre la confiabilidad y suficiencia de los controles internos vi!entes del proceso relacionado con la contratacin de personal, autorizacin, pa!o y re!istro de los desembolsos car!ados a la cuenta objeto de estudio(

4B4

Seleccione una muestra de !astos del perodo objeto de estudio y consi!ne el movimiento en la cdula respectiva( $dem*sA 8 +evise los comprobantes o asientos de diario emitidos para la contabilizacin de los !astos contemplados en la muestra( /erifi ue el au)iliar de !astos de la contabilidad !eneral, re!istro de control presupuestario o mayor de apropiaciones( /erifi ue el contenido presupuestario de los desembolsos, su naturaleza y su codificacin contable y presupuestaria( /erifi ue la autenticidad de los comprobantes y justificantes Eplanillas, acciones de personal, c:e ues, etc(F( /erifi ue el cumplimiento de las leyes, decretos, convenciones colectivas, re!lamentos, pronunciamientos, resoluciones, oficios, memorandos, circulares, etc(, relacionados con los !astos car!ados a la cuenta( Estudie los procedimientos especficos administrativos autorizacin, emisin, pa!o y re!istro de planillas( sobre la

C < 7

I 6 5

/erifi ue ue las planillas se :ayan confeccionado con base en las correspondientes acciones de personal( /erifi ue ue las acciones de personal se :ayan emitido conforme al presupuesto, leyes y re!lamentos vi!entes(

49 +evise e)pedientes de personal para verificare el cumplimiento de las leyes y re!lamentos sobre salarios, escalas salariales, convenios colectivos, polticas internas, etc( 44 /erifi ue y coteje el monto de las plantillas con base en los !iros o c:e ues !irados( 4B #resencie al!unos pa!os de salarios o jornales( 48 Solicite los !iros o c:e ues cambiados por el banco y revise los endosos( B9( C0E-,$A S0ELD.S SE+/1C1.S ES#EC1$LES

.bjetivos de la auditoraA 4( Cerciorarse, en !eneral, del cumplimiento, suficiencia y validez de los controles internos e)istentes sobre la materia( B( Determine la confiabilidad del saldo ue muestre la cuenta en los re!istros contables, en el estado de in!resos y e!resos o de resultados y en los informes de ejecucin presupuestaria(

4BB

8( Determinar el cumplimiento le!al( #rocedimientos de auditoraA 4( #repare una cdula ue muestre la confiabilidad y suficiencia de los controles internos vi!entes del proceso administrativo relacionado con la contratacin de personal, autorizacin, pa!o y re!istro de los desembolsos car!ados a la cuenta objeto de estudio( Seleccione una muestra representativa de los !astos del perodo objeto de estudio y consi!ne el movimiento en la cdula respectiva( +evise los comprobantes o asientos de diario emitidos para la contabilizacin de los !astos contemplados en la muestra( /erifi ue el au)iliar de !astos de la contabilidad !eneral, re!istro de control presupuestario o mayor de apropiaciones( /erifi ue la autenticidad de los comprobantes y justificantes Eacciones de personal, planillas, c:e ues, etc(F( /erifi ue el contenido presupuestario de los desembolsos, su naturaleza y su codificacin contable y presupuestaria /erifi ue el cumplimiento de las leyes, re!lamentos, polticas, pronunciamientos, resoluciones, oficios, memorandos, circulares, etc, relacionados con los !astos car!ados a la cuenta( /erifi ue si los nombramientos con car!o a esta partida est*n respaldados por acciones de personal o contratos debidamente suscritos y aprobados( /erifi ue si las planillas se confeccionaron con base en las acciones de personal o contratos suscritos( .bten!a y estudie las disposiciones le!ales y re!lamentos internos ue re!ulan esta clase de pa!os(

B( 8(

C( <( 7(

I(

6( 5(

49( /erifi ue si las contrataciones corresponden realmente a servicios transitorios o temporales( 44( Solicite los !iros o c:e ues cambiados por el banco y revise los endosos( ECruzar este estudio con el de Caja y DancosF B4( C0E-,$A C."1S1.-ES

.bjetivos de la auditoraA 4( Cerciorarse de la confiabilidad y suficiencia de los controles internos e)istentes sobre la materia ue trata la cuenta(

4B8

B( Determinar la confiabilidad del saldo ue muestra la cuenta en los re!istros contables, en el estado de in!resos y e!resos de los resultados y en los informes de ejecucin presupuestaria( 8( Determinar el cumplimiento le!al( #rocedimientos de auditoraA 4( #repare una cdula ue muestre la confiabilidad y suficiencia con los controles internos del proceso administrativo relacionado con la autorizacin, contratacin del personal, pa!o y re!istro de los desembolsos car!ados a la cuenta objeto de estudio( Seleccione una muestra representativa de los !astos del perodo objeto de estudio y consi!ne el movimiento en la cdula respectiva( +evise los asientos o comprobantes de diario emitidos para la contabilizacin de los !astos contemplados en la muestra( /erifi ue el au)iliar de !astos de la contabilidad !eneral, re!istro de control presupuestario o mayor de apropiaciones( /erifi ue la autenticidad de los comprobantes o justificantes Eplanillas, c:e ues, etc(F( /erifi ue el contenido presupuestario de los desembolsos, su naturaleza y su codificacin contable y presupuestaria( /erifi ue el cumplimiento de las leyes, decretos, re!lamentos, polticas, pronunciamientos, resoluciones, oficios, memorandos, circulares, etc(, relacionados con los !astos car!ados a la cuenta( Estudie y verifi ue el cumplimiento de las disposiciones ue ri!en la autorizacin y pa!o de las comisiones a vendedores, as como el control contable( Compruebe si el porcentaje para el pa!o de comisin a vendedores, esta debidamente aprobado por autoridad competente Estudie la forma de presentar las li uidaciones de los vendedores para su cobro(

B( 8(

C( <( 7(

I(

6( 5(

49( Estudie el procedimiento de pa!o Ebase de c*lculoF( 44( E)amine el re!istro de pa!os a vendedores, as como las autorizaciones de pa!o de comisiones E uien autorizaF( 4B( +evise con base en las disposiciones y porcentajes establecidos, las li uidaciones de distintos a!entes vendedores Eincluidas en la muestraF

4BC

48( /erifi ue ue los vendedores ten!an pliza o !aranta de fidelidad( #repare una lista de a!entes con indicacin deA n'mero de pliza, monto, fec:a de vencimiento, etc( 4C( E)amine los re!istros ue llevan los a!entes vendedores cuando se les entre!a artculos en consi!nacin( $dem*s estudie las fec:as en ue les fueron entre!ados esos artculos Everificar la anti!Sedad de los mismosF( 4<( Determine uin autoriza la salida de los artculos ue se entre!an a los vendedores( 47( /erifi ue el correcto pa!o de porcentajes a cobradores( 4I( Determine las disposiciones ue rijan sobre la autorizacin y pa!o de comisiones a cobradores> as como sobre el control contable( 46( /erifi ue si los a!entes cobradores tienen pliza de fidelidad Emonto, fec:a de vencimiento, nombre del a!enteF( 45( Ja!a confrontaciones entre las recepciones diarias de dinero, in!resos de caja y depsitos correspondientes por un perodo razonable Ecruzar este estudio con el de in!resosF( B9( Solicite los !iros o c:e ues cambiados por el banco y revise los endosos, o verifi ue los nombres y firmas, en las planillas, de las personas a uienes se remunera con comisiones en el caso de pa!os con dinero efectivo Ecruzar este estudio con el de Caja y bancosF( BB( C0E-,$A D1E,$S

.bjetivo de la auditora 4( Cerciorarse de la confiabilidad y suficiencia del control interno e)istente sobre la materia ue trata la cuenta( B( Determinar la confiabilidad del saldo ue muestra la cuenta en los re!istros contables, en el estado de in!resos y e!resos o de resultados y en los informes de ejecucin presupuestaria( 8( Determinar el cumplimiento le!al( #rocedimientos de auditora 4( #repare una cdula ue muestre la confiabilidad y suficiencia de los controles internos del proceso administrativo relacionado con el nombramiento de directores, con la autorizacin, pa!o y re!istro de los desembolsos car!ados a la cuenta objeto de estudio( Seleccione una muestra representativa de los !astos del perodo objeto de estudio y consi!ne el movimiento en la cdula respectiva(

B(

4B<

8(

+evise los comprobantes o asientos de diario emitidos para la contabilizacin de los !astos contemplados en la muestra( /erifi ue el au)iliar de !astos de la contabilidad !eneral, re!istro de control presupuestario o mayor de apropiaciones( /erifi ue la autenticidad de los comprobantes y justificantes Eplanillas, c:e ues, etc(F( /erifi ue el contenido presupuestario de los desembolsos, su naturaleza y su codificacin contable y presupuestaria( .bten!a y estudie las disposiciones le!ales y re!lamentarias ue re!ulan esta clase de desembolsos para verificar su cumplimiento( E)amine las $ctas de las sesiones de la 3unta Directiva o del r!ano cole!iado para verificar los re!istros de asistencia de los Directores( Confronte los re!istros de asistencia a sesiones de los directores, contra las planillas ue respaldan las ero!aciones( E)amine los !iros o c:e ues de pa!o a directores y verifi ue los endosos y compruebe la correccin del pa!o(

C( <( 7( I( 6( 5(

49( /erifi ue la caucin de los directores y lo adecuado de su monto( B8( C0E-,$A J.-.+$+1.S

.bjetivos de la auditoraA 4( B( Cerciorarse de la confiabilidad y suficiencia del control interno e)istente sobre la materia ue trata la cuenta( Determinar la confiabilidad del saldo ue muestre la cuenta en los re!istros contables, en el estado de in!resos y e!resos o de resultados y en los informes de ejecucin presupuestaria( Determinar el cumplimiento le!al(

8(

#rocedimientos de auditoraA 4( #repare una cdula ue muestre la confiabilidad y suficiencia de los controles internos del proceso administrativo relacionado con la contratacin de personal, autorizacin, pa!o y re!istro de los desembolsos car!ados a la cuenta objeto de estudio( Seleccione una muestra representativa de los !astos del perodo objeto de estudio y consi!ne el movimiento en la cdula respectiva(

B(

4B7

8(

$nalice los asientos o comprobantes de diario ue respaldan los car!os incluidos en la muestra( /erifi ue el au)iliar de !astos de la contabilidad !eneral, control presupuestario o mayor de apropiaciones( /erifi ue la autenticidad de los comprobantes y justificantes Eplanillas, rdenes de compra, c:e ues, facturas, etc(F( /erifi ue el contenido presupuestario de los desembolsos, su naturaleza y su codificacin contable y presupuestaria( /erifi ue el cumplimiento de las leyes, decretos, re!lamentos, pronunciamientos, resoluciones, oficios, memorandos, circulares, etc(, relacionados con los !astos car!ados a la cuenta( /erifi ue ue la contratacin de servicios profesionales se formalice por medio de Concurso de $ntecedentes( /erifi ue ue en los concursos de antecedentes se cumplan todos los re uisitos e)i!idos( Estudie los contratos suscritos por la institucin con profesionales y tcnicos para verificar su cumplimiento(

C( <( 7(

I( 6( 5(

49( Solicite los !iros o c:e ues cambiados por el banco y revise los endosos Esi no se :a :ec:o en la cuenta Caja y bancosF( BC( C0E-,$A 3.+-$LES

.bjetivos de la auditoraA 4( Cerciorarse de la confiabilidad y suficiencia del control interno e)istente sobre la materia ue trata la cuenta( B( Determinar la confiabilidad del saldo ue muestra la cuenta en los re!istros contables, en el estado de in!resos y e!resos o de resultados y en los informes de ejecucin presupuestaria( 8( Determinar el cumplimiento le!al( #rocedimientos de auditoraA 4( #repare una cdula ue muestre la confiabilidad y suficiencia de los controles internos del proceso administrativo relacionado con la autorizacin, contratacin, pa!o y re!istro de los desembolsos car!ados a la cuenta objeto de estudio y evaluar el control interno( Seleccione una muestra representativa de los !astos del perodo objeto de estudio y consi!ne el movimiento en la cdula respectiva(

B(

4BI

8(

+evise los asientos o comprobantes de diario emitidos para la contabilizacin de los !astos contemplados en la muestra( /erifi ue el au)iliar de !astos de la contabilidad !eneral, re!istro de control de presupuesto o mayor de apropiaciones( /erifi ue la autenticidad de los comprobantes y justificantes Eplanillas, c:e ues, etc(F( /erifi ue el contenido presupuestario de los desembolsos, su naturaleza y su codificacin contable y presupuestaria( /erifi ue el cumplimiento de las leyes, decretos, re!lamentos, pronunciamientos, resoluciones, oficios, memorandos, circulares, etc(, relacionados con los !astos car!ados a la cuenta( /erifi ue ue los re!istros au)iliares de !astos EjornalesF concilien con la cuenta de mayor( Confronte la planilla con el control o re!istro de asistencia( Solicite los !iros o c:e ues cambiados por el banco y revise los endosos, o verifi ue los nombres y firmas en las planillas de las personas a uienes se remunera con car!o a jornales, en el caso de pa!os con dinero efectivo( ue

C( <( 7(

I( 6( 5(

49( #resencie al!unos pa!os de jornales e identifi ue a las personas reciben remuneraciones por ese concepto( 44( $nalice los c:e ues o sobres de pa!os pendientes de retiro(

4B( /erifi ue ue la persona ue contrata los servicios de jornales est debidamente autorizada para ello( B<( C0E-,$A G$S,.S DE +E#+ESE-,$C1&- @13.S

4( Cerciorarse de la confiabilidad y suficiencia del control interno e)istente sobre la materia ue trata la cuenta( B( Determinar la confiabilidad del saldo ue muestra la cuenta en los re!istros contables, en el estado de in!resos y e!resos o de resultados y en los informes de ejecucin presupuestaria( 8( Determinar el cumplimiento le!al #rocedimientos de auditoraA 4( #repare una cdula ue demuestre la confiabilidad y suficiencia del control interno del proceso administrativo relacionado con la autorizacin, pa!o y re!istro de los desembolsos car!ados a la cuenta objeto de estudio(

4B6

B( Seleccione una muestra representativa de los !astos del perodo objeto de estudio y consi!ne el movimiento en la cdula respectiva( 8( +evise los asientos o comprobantes de diario emitidos para la contabilizacin y re!istro de los !astos contemplados en la muestra( /erifi ue el au)iliar de !astos de la contabilidad !eneral, re!istro de control presupuestario o mayor de apropiaciones( C( /erifi ue la autenticidad de los comprobantes y justificantes Eplanilla, c:e ues, etc(F( <( /erifi ue el contenido presupuestario de los desembolsos, su naturaleza y su codificacin contable y presupuestaria( 7( /erifi ue el cumplimiento de las leyes, decretos, re!lamentos, pronunciamientos, resoluciones, oficios, memorandos, circulares, etc(, relacionados con los !astos car!ados a la cuenta( I( Solicite los !iros o c:e ues cambiados por el banco y verifi ue los endosos Esi no se :a :ec:o en la cuenta Caja y bancosF( B7( C0E-,$A ,1E"#. EK,+$.+D1-$+1.

.bjetivos de la auditoraA 4( Cerciorarse de la confiabilidad y suficiencia del control interno e)istente sobre la materia ue trata la cuenta( B( Determinar la confiabilidad del saldo ue muestra la cuenta en los re!istros contables, en el estado de in!resos y e!resos o de resultados y en los informes de ejecucin presupuestaria( 8( Determinar el cumplimiento le!al( #rocedimientos de auditoraA 4( #repare una cdula ue muestre la confiabilidad y suficiencia del control interno del proceso administrativo relacionado con la autorizacin, contratacin, pa!o y re!istro de los desembolsos car!ados a la cuenta objeto de estudio( Seleccione una muestra representativa de los !astos del perodo objeto de estudio y consi!ne el movimiento en la cdula respectiva( +evise los comprobantes o asientos de diario emitidos para la contabilizacin o re!istro de los !astos contemplados en la muestra( /erifi ue el au)iliar de !astos de la contabilidad !eneral, re!istro de control presupuestario o mayor de apropiaciones(

B( 8(

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C( <( 7(

/erifi ue la autenticidad de los comprobantes y justificantes Eplanillas, reportes de tiempo, c:e ues, etc(F( /erifi ue el contenido presupuestario de los desembolsos, su naturaleza y su codificacin contable y presupuestaria( /erifi ue el cumplimiento de las leyes, decretos, re!lamentos, pronunciamientos, resoluciones, oficios, memorandos, circulares, etc(, relacionados con los !astos car!ados a la cuenta( /erifi ue si las :oras e)tra fueron debidamente autorizadas( +evise las planillas de :oras e)tra con base en los medios de control de asistencia Etarjetas de tiempo, listados de entrada y salida, etc(F( /erifi ue los c*lculos aritmticos llevados a cabo para establecer el n'mero de :oras e)tra y sus importes(

I( 6( 5(

49( Solicite los !iros o c:e ues cambiados por el banco y revise los endosos Esi no se :a :ec:o en la cuenta Caja y bancos(F BI( C0E-,$A S.D+ES0ELD.S

.bjetivos de la auditoraA 4( Cerciorarse de la confiabilidad y suficiencia del control interno e)istente sobre la materia ue trata la cuenta( B( Determinar la confiabilidad del saldo ue muestra la cuenta en los re!istros contables, en el estado de in!resos y e!resos o de resultados y en los informes de ejecucin presupuestaria( 8( Determinar el cumplimiento le!al( #rocedimientos de auditoraA 4( #repare una cdula ue muestre la confiabilidad y suficiencia del control interno del proceso administrativo relacionado con la autorizacin, pa!o y re!istro de los desembolsos car!ados a la cuenta objeto de estudio( B( Seleccione una muestra representativa de los !astos del perodo objeto de estudio y consi!ne el movimiento en la cdula respectiva( 8( +evise los comprobantes o asientos de diario emitidos para la contabilizacin o re!istro de los !astos contemplados en la muestra( /erifi ue el au)iliar de !astos de la contabilidad !eneral, re!istro de control presupuestario o mayor de apropiaciones( C( /erifi ue la autenticidad de los comprobantes y justificantes Eplanilla, c:e ues, etc(F(

489

<( /erifi ue el contenido presupuestario de los desembolsos y su codificacin contable y presupuestaria( 7( /erifi ue el cumplimiento de las leyes, decretos, re!lamentos, pronunciamientos, resoluciones, oficios, memorandos, circulares, etc(, relacionados con los !astos car!ados a la cuenta( I( Determine la naturaleza de los !astos ue se car!an a la cuenta( 6( .bserve si se cumplen las disposiciones le!ales y re!lamentarias vi!entes en los casos de pa!o de recar!o de funciones y de vacaciones no disfrutadas( 5( Solicite los !iros o c:e ues cambiados por el banco y revise, los endosos o verifi ue los nombres y firmas, en las planillas, de las personas a uienes se remunera con car!o a sobresueldos, en el caso de pa!os con dinero efectivo( B6( C0E-,$A S0ELD. $D1C1.-$L

.bjetivos de auditoraA 4( Cerciorarse de la confiabilidad y la suficiencia del control interno e)istente sobre la materia ue trata la cuenta( B( Determinar la confiabilidad del saldo ue muestra la cuenta en los re!istros contables, en el estado de in!resos y e!resos o de resultados y en los informes de ejecucin presupuestaria( 8( Determinar el cumplimiento le!al( #rocedimientos de auditoraA 4( #repare una cdula ue muestre la confiabilidad y suficiencia del control interno del proceso administrativo relacionado con la autorizacin, pa!o y re!istro de los desembolsos car!ados a la cuenta objeto de estudio( Seleccione una muestra representativa de los !astos del perodo objeto de estudio y consi!ne el movimiento en la cdula respectiva( +evise los comprobantes o asientos de diario emitidos para la contabilizacin o re!istros de los !astos contemplados en la muestra( /erifi ue el au)iliar de !astos de la contabilidad !eneral, re!istro de control presupuestario o mayor de apropiaciones( /erifi ue la autenticidad de los comprobantes y justificantes Eplanillas, c:e ues, etcF(

B( 8(

C(

484

<( 7(

/erifi ue el contenido presupuestario de los desembolsos, su naturaleza y su codificacin contable y presupuestaria( /erifi ue el cumplimiento de las leyes, decretos, re!lamentos, pronunciamientos, resoluciones, oficios, memorandos, circulares, etc(, relacionados con los !astos car!ados a la cuenta( +evise las planillas correspondientes al GDcimo tercer mesH y verifi ue los c*lculos correspondientes( Solicite los !iros o c:e ues cambiados por el banco y revise los endosos Esi no se :a :ec:o en Caja y bancosF( C0E-,$A V.-$3E

I( 6( B5(

.bjetivos de la auditoraA 4( B( Cerciorarse de la confiabilidad y suficiencia del control interno e)istente sobre la materia( Determinar la confiabilidad del saldo ue muestra la cuenta en los re!istros contables, en le estado de in!resos y e!resos o de resultados y en los informes de ejecucin presupuestaria( Determinar el cumplimiento le!al(

8(

#rocedimientos de auditoraA 4( #repare una cdula ue demuestre la confiabilidad y suficiencia del control interno del proceso administrativo relacionado con la autorizacin, pa!o y re!istro de los desembolsos car!ados a la cuenta objeto de estudio( Seleccione una muestra representativa de los !astos del perodo objeto de estudio y consi!ne el movimiento en la cdula respectiva( +evise los comprobantes o asientos de diario emitidos para la contabilizacin o re!istros de los !astos contemplados en la muestra( /erifi ue el re!istro au)iliar de !astos de la contabilidad !eneral, o el re!istro de control presupuestario o mayor de apropiaciones( /erifi ue la autenticidad de los comprobantes y justificantes Eplanillas, c:e ues, etcF( /erifi ue el contenido presupuestario de los desembolsos, su naturaleza y su codificacin contable y presupuestaria( /erifi ue el cumplimiento de las leyes, decretos, re!lamentos, pronunciamientos, resoluciones, oficios, memorandos, circulares, etc(, relacionados con los !astos car!ados a la cuenta(

B( 8(

C( <( 7(

48B

I( 6( 5(

/erifi ue las zonas donde se reconoce el pa!o de zonaje por parte de la institucin( /erifi ue si se justifican( /erifi ue las personas ue perciben zonaje por los servicios ue prestan, en forma permanente, en zona distinta a la de su domicilio( Solicite los !iros o c:e ues cambiados por el banco y revise los endosos> verifi ue los nombres y firmas en las planillas de las personas a uienes se remunera con zonaje, en el caso de pa!os con dinero efectivo( C0E-,$A .,+.S SE+/1C1.S #E+S.-$LES

89(

.bjetivos de la auditoraA 4( B( Cerciorarse de la confiabilidad y la suficiencia del control interno e)istente sobre la materia ue trata la cuenta( Determinar la confiabilidad del saldo ue muestra la cuenta en los re!istros contables, en el estado de in!resos y e!resos o de resultados y en los informes de ejecucin presupuestaria( Determine el cumplimiento le!al(

8(

#rocedimientos de auditoraA 4( #repare una minuta ue demuestre la confiabilidad y suficiencia del control interno del proceso administrativo relacionado con la contratacin de personal, autorizacin, pa!o y re!istro de los desembolsos car!ados a la cuenta objeto de estudio( /erifi ue la justificacin del !asto( Selecciones una muestra representativa de los !astos del perodo objeto de estudio y consi!nar el movimiento en la cdula respectiva( +evise los comprobantes o asientos de diario emitidos para la contabilizacin o re!istros de los !astos contemplados en la muestra( /erifi ue el au)iliar de !astos de la contabilidad !eneral, re!istro de control presupuestario o mayor de apropiaciones( /erifi ue la autenticidad de los comprobantes y justificantes Eplanillas, rdenes de compra, c:e ues, facturas, etc(F( /erifi ue el contenido presupuestario de los desembolsos, su naturaleza y su codificacin contable y presupuestaria( /erifi ue el cumplimiento de las leyes, decretos, re!lamentos, pronunciamientos, resoluciones, oficios, memorandos, circulares, etc(, relacionados con los !astos car!ados a la cuenta( /erifi ue los c*lculos del pa!o de vacaciones no disfrutadas(

B( 8(

C( <( 7(

I(

488

6(

Solicite los !iros o c:e ues cambiados por el banco y revise los endosos, o verifi ue los nombres y firmas en las planillas, de las personas a uienes se remunera con car!o a la cuenta objeto de estudio, en el caso de pa!os con dinero efectivo(

B(

SE+/1C1.S -. #E+S.-$LES B(4 Definicin de la partida

Comprende los !astos por servicios de car*cter no personal y por el uso de bienes e inmuebles( Su ad uisicin o contratacin puede ser :ec:a con personas fsicas, entidades p'blicas o privadas( B(B Lista de al!unas subpartidas ue aparecen en el clasificador de !astos

Se incluyen al!unas subpartidas se!'n el objetoA $l uiler de terrenos $l uiler de edificios $l uiler de e uipo electrnico .tros al uileres 1nformacin y publicidad 1mpresin, encuadernacin y otros Servicio de telecomunicaciones Servicio de correos Ener!a elctrica Servicio de a!ua .tros servicios p'blicos Gastos de viaje dentro del pas Gastos de viajes en el e)terior Gastos de representacin ,ransporte de L o para el e)terior ,ransporte dentro del pas

48C

Se!uros de da%os Se!uros de ries!os profesionales Comisiones y otros car!os Consultoras Confeccin y reparacin de vestuario "antenimiento y reparacin de mobiliario y e uipo de oficina "antenimiento y reparacin de ma uinaria y e uipo "antenimiento y reparacin de edificios "antenimiento y reparacin de obras Servicios aduaneros Gastos de oficinas de c:ancilleras "isiones especiales Gastos misiones militares .tros servicios no personales B(8 Definicin de al!unas subpartidas

$l uiler de terrenos Corresponde a !astos derivados de contratos por arriendo de potreros, fincas solares, etc( $l uiler de edificios Comprende los !astos derivados de contratos de arriendos de inmuebles para oficina, escuelas, :abitacin, etc( ,ambin incluye el al uiler de !arajes, de locales y salas de conferencia ocasionales, etc( $l uiler de e uipo electrnico Comprende los !astos por concepto de al uiler de computadoras electrnicas y dem*s e uipos de operaciones au)iliares(

.tros al uileres

48<

1ncluye !astos ori!inados en al uileres no contemplados en los conceptos anteriores, tales comoA al uiler de m* uinas de contabilidad y de oficina, de e uipo de transportes, de ma uinaria y e uipo de construccin, de ma uinaria y e uipo de produccin, etc( 1nformacin y publicidad Comprende !astos por anuncios o avisos impresos, avisos en radio y televisin, contratos con a!encias de publicidad, promociones en cual uier medio de difusin, etc( 1mpresin, encuadernacin y otros Corresponde a !astos por servicios de publicacin, impresin y encuadernacin de libros, revistas, peridicos, blocMs y todo otro tipo de papel> incluye tambin servicios necesarios para la publicacin e impresin, tales como cliss o trabajos de fotolito!rafa, etc( Considerando los actuales medios de difusin ue se utilizan, tambin deben incluirse en este rubro de !astos el revelado, fijacin, cinta de sonido, etc( ,elecomunicaciones 1ncluye los !astos por servicio nacional de telfono, radio, cable!rama, radio!ramas y tel!rafo( Servicio de correos Comprende los !astos por servicios de correos nacionales e internacionales y de todo tipo de especies postales( Ener!a elctrica Corresponde al !asto por consumo de ener!a elctrica para alumbrado y fuerza motriz( Servicio de a!ua Comprende el !asto por consumo de a!ua, tanto potable como de uso industrial( .tros servicios p'blicos Comprende !astos por concepto de otros servicios de utilidad p'blica tales como recoleccin de basura y peaje en caminos p'blicos( El trmino Gservicio p'blicoH debe entenderse se!'n la naturaleza del servicio y no de la empresa ue lo proporciona> por lo tanto, incluye el pa!o de los servicios suministrados tanto por or!anismos p'blicos como por empresas del sector privado( Gastos de viaje al e)terior

487

Comprende los pa!os ue se :acen a funcionarios del sector p'blico para sus !astos diarios de alimentacin y :ospedaje, cuando est*n fuera de su lu!ar :abitual de trabajo y en el e)tranjero( El monto se establece con base en una cuota por da de acuerdo con tablas debidamente aprobadas( Gastos de viaje dentro del pas Comprende los pa!os ue :acen a funcionarios del sector p'blico para sus !astos diarios de alimentacin y :ospedaje, cuando est*n fuera del lu!ar :abitual de trabajo y dentro del territorio nacional( El monto se establece con base en una cuota diaria de acuerdo con tablas le!almente aprobadas( Se!uros de ries!os profesionales Comprende el pa!o de primas por el servicio de ase!uramiento e indemnizacin correspondiente al se!uro de G+ies!os profesionalesH( Comisiones y otros car!os Comprende los !astos por concepto de comisiones y otros car!os en ue incurren las instituciones al utilizar el sistema bancario nacional y a or!anismos financieros p'blicos o privados como recaudadores de in!resos y como a!entes pa!adores( Consultoras Comprende los !astos derivados de contratos suscritos con empresas nacionales o e)tranjeras, con el propsito de efectuar estudios, investi!aciones, dise%os, supervisin de obras, etc( Confeccin y reparacin de vestuario Comprende los !astos por confeccin y reparacin de los bienes incluidos en la subpartida G,e)tiles y vestuarioH( "antenimiento y reparacin de mobiliario y e uipo de oficina Comprende los !astos por concepto de mantenimiento y reparacin de mobiliario y e uipo de oficina, efectuados mediante contrato o licitacin, con personas o empresas del sector privado, siempre ue no si!nifi uen adicin al valor del bien ori!inal( Cuando las labores de mantenimiento o reparacin se lleven a cabo por el mismo ente p'blico, presupuestariamente no se car!ar*n los !astos a este concepto, pero s a los correspondientes al objeto especfico del !asto de ue se trate Ejornales, repuestos, etc(F "antenimiento y reparacin de ma uinaria y e uipo

48I

Comprende los !astos ori!inados en el mantenimiento y reparacin del si!uiente tipo de ma uinaria y e uipoA $!ropecuario, tales como cosec:adores, fumi!adoras, tractores, etc( Construccin, tales como motoniveladoras, aplanadoras, mezcladoras, e)cavadoras, etc( Ener!a, tales como turbinas, !eneradores, calderas, etc( 1ndustriales, tales como prensas, !uillotinas, :ornos, taladros, e uipo de soldar, etc( Comunicaciones, tales como e uipo de tel!rafos, telfonos, teletipos, plantas de radio, etc( Educativos y recreativos, tales como aparatos audiovisuales, instrumentos musicales, obras de arte, etc( ,ransporte, traccin y elevacin, tales como automviles, camiones, camionetas, ascensores, carros de arrastre, trailer, motocicletas, etc( Las labores deben ejecutarse por contrato o licitacin y si fueren realizados por la misma entidad p'blica, los !astos se car!ar*n presupuestariamente al objeto especfico del !asto ue corresponde Ejornales, repuestos, etc(F, en le entendido de ue no representan adiciones al valor de la ma uinaria y e uipo de ue se trata( "antenimiento y reparacin de edificios Comprenden los !astos por conservacin y reparaciones menores de edificios, siempre y cuando no si!nifi uen adicin al valor ori!inal del inmueble( Se efectuar*n por contrato o licitacin y, en caso de realizarse por administracin, se car!ar*n presupuestariamente a los objetos del !asto especfico ue correspondan Ejornales, cemento, otros materiales de construccin, etc(F y no a este rubro( "antenimiento y reparacin de obras $barca los !astos de conservacin y reparaciones menores de vas de comunicacin, inmueble, aeropuertos, etc( ue no representan una adicin al valor ori!inal de los mismos y ue se ejecutan por contrato( En caso de realizarse por administracin, los !astos se car!ar*n presupuestariamente de acuerdo con su objeto especfico Ejornales, cemento, madera, etc(F( Servicios aduaneros Comprende los !astos por comisiones, desalmacenaje, muellaje, re!istro y verificacin de bultos y otros !astos afines(

486

Gastos de oficinas de cancilleras Comprende los !astos de funcionamiento de oficinas de c:ancilleras en el e)terior( "isiones especiales Comprende los !astos ori!inados en misiones especiales "inisterio de +elaciones E)teriores y Culto( Gastos misiones militares Comprende los !astos especficos de variada ndole ue puedan re uerir misiones militares nacionales y e)tranjeras, de acuerdo con los convenios de cooperacin ue se suscriban( .tros servicios no personales Comprende !astos no incluidos en nin!uno de los conceptos definidos de servicios no personales, tales comoA servicios de fotocopiado, de remol ue, de par ueo ocasional, de bombeo, de combustible, de lavado, de fumi!acin, de seminarios, de encuentros juveniles ue se llevan a cabo y servicios f'nebres, etc( B(C .bjetivos y procedimientos de auditora C0E-,$A $LP01LE+ DE ,E++E-.S C0E-,$A $LP01LE+ DE ED1@1C1.S C0E-,$A $LP01LE+ DE EP01#. ELEC,+.-1C. C0E-,$A .,+.S $LP01LE+ES ue desi!na el

84( 8B( 88( 8C(

.bjetivos de la auditoraA 4( B( Cerciorarse de la confiabilidad y suficiencia del control interno e)istente sobre la materia( Determinar la confiabilidad del saldo ue muestra la cuenta en los re!istros contables, en el estado de in!resos y e!resos o de resultados y en los informes de ejecucin presupuestaria( Determinar el cumplimiento le!al( #rocedimientos de auditoraA 4( #repare una cdula para mostrar la suficiencia y confiabilidad del control interno del proceso administrativo relacionado con la autorizacin, contratacin, pa!o y re!istro de los desembolsos car!ados a las cuentas objeto de estudio( /erifi ue la justificacin del !asto(

8(

485

B( Seleccione una muestra representativa de los !astos del perodo objeto de estudio y consi!ne el movimiento en la cdula respectiva( 8( +evise los comprobantes o asientos de diario emitidos para la contabilizacin o re!istro de los !astos contemplados en la muestra( /erifi ue el au)iliar de !astos de la contabilidad !eneral, re!istro de control presupuestario o mayor de apropiaciones( C( /erifi ue la autenticidad de los comprobantes y justificantes Erecibos, rdenes de compra, c:e ues, facturas, etc(F( <( /erifi ue el contenido presupuestario de los desembolsos, su naturaleza y su codificacin contable y presupuestaria( 7( /erifi ue el cumplimiento de las leyes, decretos, re!lamentos, pronunciamientos, resoluciones, oficios, memorandos, circulares, etc(, relacionados con los !astos car!ados a la cuenta( I( .bten!a y estudie los controles de arrendamiento suscritos por la entidad y preparar una relacin de las principales cl*usulas( 6( /erifi ue ue los contratos estn debidamente refrendados por la Contralora, en los casos ue la ley lo e)ija( 5( /erifi ue ue las mejoras en las propiedades al uiladas :ayan sido debidamente autorizadas y re!istradas( 49( Solicite los !iros o c:e ues cambiados por el banco y revise los endosos Esi no :a :ec:o en Caja y bancosF( 8<( C0E-,$A 1-@.+"$C1&- 2 #0DL1C1D$D

.bjetivos de la auditoraA 4( Cerciorarse de la confiabilidad y suficiencia del control interno e)istente sobre la materia( B( Determinar la confiabilidad del saldo ue muestra la cuenta en los re!istros contables, en el estado de in!resos y e!resos o de resultados y en los informes de ejecucin presupuestaria( 8( Determinar el cumplimiento le!al( #rocedimiento de auditoraA 4( #repare una cdula ue muestre la confiabilidad y la suficiencia del control interno del proceso administrativo relacionado con la autorizacin, contratacin, pa!o y re!istro de los desembolsos car!ados a la cuenta objeto de estudio( /erifi ue la justificacin del !asto(

4C9

B( Seleccione una muestra representativa de los !astos del perodo objeto de estudio y consi!ne el movimiento en la cdula respectiva( 8( +evise los comprobantes o asientos de diario emitidos para la contabilizacin o re!istros de los !astos contemplados en la muestra( /erifi ue el au)iliar de !astos de la contabilidad !eneral o el re!istro de control presupuestario o mayor de apropiaciones( C( /erifi ue la autenticidad de los comprobantes y justificantes Econtratos, rdenes de compra, c:e ues, facturas, recibos, etc(F( <( /erifi ue el contenido presupuestario de los desembolsos, su naturaleza y su codificacin contable y presupuestaria( 7( /erifi ue el cumplimiento de las leyes, decretos, re!lamentos, pronunciamientos, resoluciones, oficios, memorandos, circulares, etc(, relacionados con los !astos car!ados a la cuenta( I( Estudie el re!lamento interno de proveedura en lo relativo a la contratacin de publicidad e informacin Eradio, televisin, peridico, etc(F( 6( /erifi ue ue las rdenes de compra :ayan sido debidamente autorizadas( 5( .bserve si e)isten contratos con empresas de publicidad( En tal caso verifi ue si la empresa acompa%a las facturas con los justificantes de las entidades ue subcontrata( 49( Solicite los !iros o c:e ues cambiados por el banco y revise los endosos Esi no se :a :ec:o en Caja y bancosF( 87( 8I( 86( 85( C9( C4( C0E-,$A 1"#+ES1&-, E-C0$DE+-$C1&- 2 .,+.S C0E-,$A ,ELEC."0-1C$C1.-ES C0E-,$A SE+/1C1. DE C.++E.S C0E-,$ E-E+GZ$ ELEC,+1C$

C0E-,$A SE+/1C1. DE $G0$ C0E-,$A .,+.S SE+/1C1.S #[DL1C.S

.bjetivos de la auditoraA 4( Cerciorarse de la confiabilidad y suficiencia del control interno e)istente sobre la materia(

4C4

B( Determinar la confiabilidad del saldo ue muestra la cuenta en los re!istros contables, en el estado de in!resos y e!resos o de resultados y en los informes de ejecucin presupuestaria( 8( Determinar el cumplimiento le!al( #rocedimientos de auditoraA 4( #repare una cdula ue muestre la confiabilidad y la suficiencia del control interno del proceso administrativo relacionado con la autorizacin, contratacin, pa!o y re!istro de los desembolsos car!ados a la cuenta objeto de estudio( B( Seleccione una muestra representativa de los !astos del perodo objeto de estudio y consi!ne el movimiento en la cdula respectiva( 8( +evise los comprobantes o asientos de diario emitidos para la contabilizacin o re!istros de los !astos contemplados en la muestra( /erifi ue el au)iliar de !astos de la contabilidad !eneral, el re!istro de control presupuestario o el mayor de apropiaciones( C( /erifi ue la autenticidad de los comprobantes y justificantes Erdenes de compra, c:e ues, facturas, recibos, etc(F( <( /erifi ue el contenido presupuestario de los desembolsos, su naturaleza y su codificacin contable y presupuestaria( 7( /erifi ue el cumplimiento de las leyes, decretos, re!lamentos, pronunciamientos, resoluciones, oficios, memorandos, circulares, etc(, relacionados con los !astos car!ados a la cuenta( I( Solicite los !iros o c:e ues cambiados por el banco y revise los endosos Esi no se :a :ec:o en Caja y bancosF( CB( C8( C0E-,$A G$S,.S DE /1$3E E- EL 1-,E+1.+ C0E-,$A G$S,.S DE /1$3E E- EL EK,E+1.+

.bjetivos de la auditoraA 4( B( Cerciorarse de la confiabilidad y suficiencia del control interno e)istente sobre la materia( Determinar la confiabilidad del saldo ue muestra la cuenta en los re!istros contables, en el estado de in!resos y e!resos o de resultados y en los informes de ejecucin presupuestaria( Determinar el cumplimiento le!al(

8(

4CB

#rocedimientos de auditoraA 4( #repare una cdula ue muestre la confiabilidad y la suficiencia del control interno del proceso administrativo relacionado con la autorizacin, pa!o y re!istro de los desembolsos car!ados a la cuenta objeto de estudio( /erifi ue y evalu si el !asto se justifica Eeficacia del !astoF( B( Seleccione una muestra representativa de los !astos del perodo objeto de estudio y consi!ne el movimiento en la cdula respectiva( 8( +evise los comprobantes o asientos de diario emitidos para la contabilizacin o re!istro de los !astos contemplados en la muestra( /erifi ue el au)iliar de !astos de la contabilidad !eneral, el re!istro de control presupuestario y el mayor de apropiaciones( C( /erifi ue la autenticidad de los comprobantes y justificantes Erecibos de adelantos de vi*ticos, c:e ues, li uidaciones, facturas, etc(F <( /erifi ue el contenido presupuestario de los desembolsos, su naturaleza y su codificacin contable y presupuestaria( 7( /erifi ue el cumplimiento de las leyes, decretos, re!lamentos, pronunciamientos, resoluciones, oficios, memorandos, circulares, etc(, relacionados con los !astos car!ados a la cuenta> asimismo, en especial, el G+e!lamento de !astos de viaje y transporte para funcionarios o empleados del EstadoH y criterios de la Contralora General de la +ep'blica sobre la materia( I( /erifi ue aspectos re!lamentarios y de procedimientos tales comoA aF bF cF dF eF fF !F :F Si la li uidacin se present dentro del plazo re!lamento( ue estipula el

Si el formulario de li uidacin se llen correctamente( Si los vi*ticos fueron debidamente autorizados( Si se presentaron facturas ori!inales, cuando ese re uisito se e)ija( Si las li uidaciones fueron debidamente revisadas( Si los car!os se :acen a la cuenta personal en le mayor au)iliar respectivo( Si se utilizan formularios adecuados para las li uidaciones de vi*ticos( Si no se :acen adelanto a funcionarios ue ten!an li uidaciones pendientes(

4C8

6( Compruebe la realizacin de la !ira, cuando sea necesario( 5( Ja!a verificaciones sobre entradas y salidas en compa%as areas o martimas y en oficinas de mi!racin, en viajes al e)terior, cuando las circunstancias as lo ameriten( 49( Determine en las actas, si los viajes al e)terior son aprobados por la 3unta Directiva o por persona autorizada para :acerlo( 44( Confronte la re!lamentacin interna sobre vi*ticos con el +e!lamento de !astos de viaje y de transporte para funcionarios o empleados del Estado( 4B( Solicite los !iros o c:e ues cambiados por el banco y revise los endosos Esi no se :a :ec:o en caja y bancosF( CC( C0E-,$A G$S,.S DE +E#+ESE-,$C1&-

.bjetivos de la auditoraA 4( B( Cerciorarse de la confiabilidad y suficiencia del control interno e)istente sobre la materia( Determinar la confiabilidad del saldo ue muestra la cuenta en los re!istros contables, en el estado de in!resos y e!resos o de resultados y en los informes de ejecucin presupuestaria( Determinar el cumplimiento le!al( #rocedimientos de auditoraA 4( #repare una cdula ue muestre la confiabilidad y la suficiencia del control interno del proceso administrativo relacionado con la autorizacin, justificacin, pa!o y re!istro de los desembolsos car!ados a la cuenta objeto de estudio( B( Seleccione una muestra representativa del perodo objeto de estudio y consi!ne el movimiento en la cdula respectiva( E)pli ue el ori!en de los cambios relevantes( 8( +evise los comprobantes o asientos de diario emitidos para la contabilizacin o re!istro de los !astos contemplados en la muestra( /erifi ue el au)iliar de !astos de la contabilidad !eneral, el re!istro de control presupuestario o el mayor de apropiaciones( C( /erifi ue la autenticidad de los comprobantes y justificantes Erdenes de compra, c:e ues, facturas, etc(F( <( /erifi ue el contenido presupuestario de los desembolsos, su naturaleza y su codificacin contable y presupuestaria(

8(

4CC

7( /erifi ue el cumplimiento de las leyes, decretos, re!lamentos, pronunciamientos, resoluciones, oficios, memorandos, circulares, etc(, relacionados con los !astos car!ados a la cuenta( I( /erifi ue ue los desembolsos car!ados a la cuenta :ayan sido oportunamente autorizados( 6( /erifi ue ue el funcionario facultado para ello( ue autoriza el !asto est* debidamente

5( /erifi ue ue el !asto incurrido se :aya ori!inado en una atencin de car*cter oficial justificada( 49( /erifi ue si las atenciones se dieron a personas o entidades ajenas a la institucin( 44( Solicite los !iros o c:e ues cambiados por el banco y revise los endosos Esi no se :a :ec:o en Caja y bancosF( C<( C7( C0E-,$A ,+$-S#.+,E DE L . #$+$ EL EK,E+1.+ C0E-,$A ,+$-S#.+,E DE-,+. DEL #$ZS

.bjetivos de la auditoraA 4( B( Cerciorarse de la confiabilidad y suficiencia del control interno e)istente sobre la materia( Determinar la confiabilidad del saldo ue muestra la cuenta en los re!istros contables, en el estado de in!resos y e!resos o de resultados y en los informes de ejecucin presupuestaria( Determinar el cumplimiento le!al(

8(

#rocedimientos de auditoraA 4( #repare una cdula ue muestre la suficiencia y la confiabilidad del control interno del proceso administrativo relacionado con la autorizacin, contratacin, pa!o y re!istro de los desembolsos car!ados a la cuenta objeto de estudio( /erifi ue la justificacin del !asto( B( Seleccione una muestra representativa de los !astos del perodo objeto de estudio y consi!ne su movimiento en la cdula respectiva( E)pli ue el ori!en de los cambios sobresalientes( 8( +evise los comprobantes o asientos de diario emitidos para la contabilizacin o re!istro de los !astos contemplados en la muestra( /erifi ue el au)iliar de !astos de la contabilidad !eneral, el re!istro de control presupuestario o el mayor de apropiaciones(

4C<

C( /erifi ue la autenticidad de los comprobantes y justificantes Econtratos, rdenes de compra, c:e ues, facturas, etc(F( <( /erifi ue el contenido presupuestario de los desembolsos, su naturaleza y su codificacin contable y presupuestaria( 7( /erifi ue el cumplimiento de las leyes, decretos, re!lamentos, pronunciamientos, resoluciones, oficios, memorandos, circulares, etc(, relacionados con los !astos car!ados a la cuenta( I( Solicite los !iros o c:e ues cambiados por el banco y revise los endosos Esi no se :a :ec:o en Caja y bancosF( CI( C6( C0E-,$A SEG0+. DE D$W.S C0E-,$A SEG0+. DE +1ESG.S #+.@ES1.-$LES

.bjetivos de la auditoraA 4( Cerciorarse de la confiabilidad y suficiencia del control interno e)istente sobre la materia( B( Determinar la confiabilidad del saldo ue muestra la cuenta en los re!istros contables, en el estado de in!resos y e!resos o de resultados y en los informes de ejecucin presupuestaria( 8( Determinar el cumplimiento le!al( #rocedimientos de auditoraA 4( #repare una cdula ue muestre la confiabilidad y la suficiencia del control interno del proceso administrativo relacionado con la autorizacin, contratacin, pa!o y re!istro de los desembolsos car!ados a la cuenta objeto de estudio( B( Seleccione una muestra representativa de los !astos del perodo objeto de estudio y consi!ne su movimiento en la cdula respectiva( E)pli ue el ori!en de los cambios relevantes( 8( +evise los comprobantes o asientos de diario emitidos para la contabilizacin o re!istro de los !astos contemplados en la muestra( /erifi ue el au)iliar de !astos de la contabilidad !eneral, el re!istro de control presupuestario o el mayor de apropiaciones( C( /erifi ue la autenticidad de los comprobantes y justificantes Erdenes de compra, c:e ues, facturas reales, etc(F( <( /erifi ue el contenido presupuestario de los desembolsos, su naturaleza y codificacin contable y presupuestaria(

4C7

7( /erifi ue el cumplimiento de las leyes, decretos, re!lamentos, pronunciamientos, resoluciones, oficios, memorandos, circulares, etc(, relacionados con los !astos car!ados a la cuenta( I( /erifi ue si el desembolso car!ado a la cuenta tiene justificacin( 6( Estudie la clase de se!uros suscritos( 5( Determine si los se!uros suscritos para cubrir ries!os sobre propiedades y personas, constituyen una adecuada proteccin para la entidad u r!ano( 49( Solicite las plizas vi!entes y confeccione un cuadro analtico o cdula ue conten!a la si!uiente informacinA aF bF cF dF eF fF -'mero Clase de pliza Deneficiario Cobertura "onto de las primas /i!encia

44( Confirme ue todo funcionario o empleado ue ten!a a su car!o la recaudacin, administracin o custodia de bienes o recursos, :aya rendido la !aranta correspondiente o :aya sido incluido en la pliza respectiva, para ase!urar el correcto cumplimiento de sus deberes u obli!aciones o, para resarcirse de prdidas en caso de comisin de irre!ularidades( 4B( /erifi ue ue las primas de plizas de fidelidad ue deben cubrir al!unos funcionarios de su propia cuenta, no :ayan sido pa!adas con fondos de la institucin( 48( Solicite los !iros o c:e ues cambiados por el banco y revise los endosos Esi no se :a :ec:o en Caja y bancosF( C5( C0E-,$A C."1S1.-ES 2 .,+.S C$+G.S

.bjetivos de la auditoraA 4( Cerciorarse de la confiabilidad y suficiencia del control interno e)istente sobre la materia( B( Determinar la confiabilidad del saldo ue muestra la cuenta en los re!istros contables, en el estado de in!resos y e!resos o de resultados y en los informes de ejecucin presupuestaria(

4CI

8( Determinar el cumplimiento le!al( #rocedimientos de auditoraA 4( #repare una cdula ue conten!a los resultados de la verificacin de la confiabilidad y suficiencia del control interno del proceso administrativo relacionado con la autorizacin, justificacin, pa!o y re!istro de los desembolsos car!ados a la cuenta objeto de estudio( B( Seleccione una muestra representativa de los !astos del perodo objeto de estudio y consi!ne el resultado del an*lisis en la cdula respectiva( E)pli ue el ori!en de los cambios relevantes( 8( +evise los comprobantes o asientos de diario emitidos para la contabilizacin o re!istro de los !astos contemplados en la muestra( /erifi ue el au)iliar de !astos de la contabilidad !eneral, el re!istro de control presupuestario o el mayor de apropiaciones( C( /erifi ue la autenticidad de los comprobantes y justificantes Erdenes de compra, c:e ues, notas de dbito bancarias, etc(F( <( /erifi ue el contenido presupuestario de los desembolsos, su naturaleza y su codificacin contable y presupuestaria( 7( /erifi ue el cumplimiento de las leyes, decretos, re!lamentos, pronunciamientos, resoluciones, oficios, memorandos, circulares, etc(, relacionados con los !astos car!ados a la cuenta( I( Solicite los !iros o c:e ues cambiados por el banco y revise los endosos Esi no se :a :ec:o en Caja y bancosF( <9( C0E-,$A C.-S0L,.+Z$S

.bjetivos de la auditoraA 4( Cerciorarse de la confiabilidad y suficiencia del control interno e)istente sobre la materia( B( Determinar la confiabilidad del saldo ue muestra la cuenta en los re!istros contables, en el estado de in!resos y e!resos o de resultados y en los informes de ejecucin presupuestaria( 8( Determinar el cumplimiento le!al( #rocedimientos de auditoraA 4( #repare una cdula ue muestre la confiabilidad y suficiencia del control interno del proceso administrativo relacionado con la autorizacin,

4C6

contratacin, pa!o y re!istro de los desembolsos car!ados a la cuenta objeto de estudio( B( Seleccione una muestra representativa de los !astos del perodo objeto de estudio y consi!ne el resultado de su an*lisis en la cdula respectiva( E)pli ue el ori!en de los cambios relevantes( 8( +evise los comprobantes o asientos de diario emitidos para la contabilizacin o re!istro de los !astos contemplados en la muestra( /erifi ue el au)iliar de !astos de la contabilidad !eneral, el re!istro de control presupuestario o el mayor de apropiaciones( C( /erificar la autenticidad de los comprobantes y justificantes Eplanillas, rdenes de compra, c:e ues, facturas, etc(F y justificacin del !asto <( /erifi ue el contenido presupuestario de los desembolsos, la naturaleza de los mismos y su codificacin contable y presupuestaria( 7( /erifi ue el cumplimiento de las leyes, decretos, re!lamentos, pronunciamientos, resoluciones, oficios, memorandos, circulares, etc(, relacionados con los !astos car!ados a la cuenta( I( Estudie los concursos de antecedentes ue se :ayan promovido para la contratacin de estos servicios profesionales( 6( .bserve si para los concursos de antecedentes y contratos formalizados, se :an cumplido los re uisitos ue establecen la ley, los re!lamentos afines, disposiciones y polticas internas( 5( Solicite los !iros o c:e ues cambiados por el banco y revise los endosos Esi no se :a :ec:o en Caja y bancosF( <4( C0E-,$A C.-@ECC1&- 2 +E#$+$C1&- DE /ES,0$+1.

.bjetivos de la auditoraA 4( B( Cerciorarse de la confiabilidad y suficiencia del control interno e)istente sobre la materia( Determinar la confiabilidad del saldo ue muestra la cuenta en los re!istros contables, en el estado de in!resos y e!resos o de resultados y en los informes de ejecucin presupuestaria( Determinar el cumplimiento le!al(

8(

#rocedimientos de auditoraA 4( #repare una cdula ue muestre la confiabilidad y suficiencia del control interno del proceso administrativo relacionado con la autorizacin,

4C5

contratacin, pa!o y re!istro de los desembolsos car!ados a la cuenta objeto de estudio( B( Seleccione una muestra representativa de los !astos del perodo objeto de estudio y consi!ne el resultado de su an*lisis en la cdula respectiva( E)pli ue el ori!en de los cambios relevantes( 8( +evise los comprobantes o asientos de diario emitidos para la contabilizacin o re!istro de los !astos contemplados en la muestra( /erifi ue el au)iliar de !astos de la contabilidad !eneral, el re!istro de control presupuestario o el mayor de apropiaciones( C( /erifi ue la autenticidad de los comprobantes y justificantes Eplanillas, rdenes de compra, c:e ues, facturas, etc(F> y la justificacin del !asto( <( /erifi ue el contenido presupuestario de los desembolsos, la naturaleza y su codificacin contable y presupuestaria( 7( /erifi ue el cumplimiento de las leyes, decretos, re!lamentos, pronunciamientos, resoluciones, oficios, memorandos, circulares, etc(, relacionados con los !astos car!ados a la cuenta( I( Solicite los !iros o c:e ues cambiados por el banco y revise los endosos Esi no se :a :ec:o en Caja y bancosF( <B( <8( <C( C0E-,$A "$-,E-1"1E-,. 2 +E#$+$C1&- DE ".D1L1$+1. 2 EP01#. DE .@1C1-$ C0E-,$A "$-,E-1"1E-,. 2 +E#$+$C1&- DE .D+$S C0E-,$A "$-,E-1"1E-,. 2 +E#$+$C1&- DE ED1@1C1.S

.bjetivos de la auditoraA 4( Cerciorarse de la confiabilidad y suficiencia del control interno e)istente sobre la materia( B( Determinar la confiabilidad del saldo ue muestra la cuenta en los re!istros contables, en el estado de in!resos y e!resos o de resultados y en los informes de ejecucin presupuestaria( 8( Determinar el cumplimiento le!al( #rocedimientos de auditoraA 4( #repare una cdula ue muestre la confiabilidad y suficiencia del control interno del proceso administrativo relacionado con la autorizacin,

4<9

contratacin Esi es el casoF, pa!o y re!istro de los desembolsos car!ados a la cuenta objeto de estudio( B( Seleccione una muestra representativa de los !astos del perodo objeto de estudio y consi!ne el resultado de su an*lisis en la cdula respectiva( E)pli ue el ori!en de los cambios relevantes( 8( +evise los comprobantes o asientos de diario emitidos para la contabilizacin o re!istro de los !astos contemplados en la muestra( /erifi ue el au)iliar de !astos de la contabilidad !eneral, el re!istro de control presupuestario o el mayor de apropiaciones( C( /erifi ue la autenticidad de los comprobantes y justificantes Eplanillas, rdenes de compra, c:e ues, facturas, etc(F> y la justificacin del !asto( <( /erifi ue el contenido presupuestario de los desembolsos, su naturaleza y su codificacin contable y presupuestaria( 7( /erifi ue el cumplimiento de las leyes, decretos, re!lamentos, pronunciamientos, resoluciones, oficios, memorandos, circulares, etc(, relacionados con los !astos car!ados a la cuenta( I( Solicite los !iros o c:e ues cambiados por el banco y revise los endosos Esi no se :a :ec:o en Caja y bancosF( <<( C0E-,$A SE+/1C1.S $D0$-E+.S

.bjetivos de la auditoraA 4( Cerciorarse de la confiabilidad y suficiencia del control interno e)istente sobre la materia( B( Determinar la confiabilidad del saldo ue muestra la cuenta en los re!istros contables, en el estado de in!resos y e!resos o de resultados y en los informes de ejecucin presupuestaria( 8( Determinar el cumplimiento le!al( #rocedimientos de auditoraA 4( #repare una cdula ue muestre la confiabilidad y suficiencia del control interno del proceso administrativo relacionado con la autorizacin, contratacin, pa!o y re!istro de los desembolsos car!ados a la cuenta objeto de estudio( B( Seleccione una muestra representativa de los !astos del perodo objeto de estudio y consi!ne el resultado de su an*lisis en la cdula respectiva( 8( +evise los comprobantes o asientos de diario emitidos para la contabilizacin o re!istro de los !astos contemplados en la muestra(

4<4

/erifi ue el au)iliar de !astos de la contabilidad !eneral, el re!istro de control presupuestario o el mayor de apropiaciones( C( /erifi ue la autenticidad de los comprobantes y justificantes Epliza de desalmacenaje, rdenes de compra, c:e ues, facturas, etc(F> y la justificacin del !asto( <( /erificar el contenido presupuestario de los desembolsos, su naturaleza y su codificacin contable y presupuestaria( 7( /erifi ue el cumplimiento de las leyes, decretos, re!lamentos, pronunciamientos, resoluciones, oficios, memorandos, circulares, etc(, relacionados con los !astos car!ados a la cuenta( I( /erifi ue los c*lculos de las plizas de desalmacenaje( 6( Solicite los !iros o c:e ues cambiados por el banco y revise los endosos Esi no se :a :ec:o en Caja y bancosF( <7( <I( <6( C0E-,$A G$S,.S DE .@1C1-$S DE C$-C1LLE+Z$S C0E-,$A "1S1.-ES ES#EC1$LES C0E-,$A G$S,.S "1S1.-ES "1L1,$+ES

.bjetivos de la auditoraA 4( Cerciorarse de la confiabilidad y suficiencia del control interno e)istente sobre la materia( B( Determinar la confiabilidad del saldo ue muestra la cuenta en los re!istros contables, en el estado de in!resos y e!resos o de resultados y en los informes de ejecucin presupuestaria( 8( Determinar el cumplimiento le!al( #rocedimientos de auditoraA 4( #repare una cdula ue muestre la confiabilidad y suficiencia del control interno del proceso administrativo relacionado con la autorizacin, pa!o y re!istro de los desembolsos car!ados a la cuenta objeto de estudio( B( Seleccione una muestra representativa de los !astos del perodo objeto de estudio y consi!ne el movimiento resultado de su an*lisis en la cdula respectiva( 8( +evise los comprobantes o asientos de diario emitidos para la contabilizacin o re!istro de los !astos contemplados en la muestra( /erifi ue el au)iliar de !astos de la contabilidad !eneral, el re!istro de control presupuestario o el mayor de apropiaciones(

4<B

C( /erifi ue la autenticidad de los comprobantes y justificantes Eplanilla, rdenes de compra, c:e ues, facturas, etc(F> y la justificacin del !asto( <( /erifi ue el contenido presupuestario de los desembolsos, su naturaleza y su codificacin contable y presupuestaria( 7( /erifi ue el cumplimiento de las leyes, decretos, re!lamentos, pronunciamientos, resoluciones, oficios, memorandos, circulares, etc(, relacionados con los !astos car!ados a la cuenta( I( +evise los documentos de ejecucin presupuestaria correspondientes Eejecucin presupuestaria del GobiernoF 6( Determine los acuerdos ejecutivos, convenios, etc(, ero!aciones( ue afectan estas

5( Solicite los !iros o c:e ues cambiados por el banco y revise los endosos Esi no se :a :ec:o en Caja y bancosF( <5( C0E-,$A .,+.S SE+/1C1.S -. #E+S.-$LES

.bjetivos de la auditoraA 4( Cerciorarse de la confiabilidad y suficiencia del control interno e)istente sobre la materia( B( Determinar la confiabilidad del saldo ue muestra la cuenta en los re!istros contables, en el estado de in!resos y e!resos o de resultados y en los informes de ejecucin presupuestaria( 8( Determinar el cumplimiento le!al( #rocedimientos de auditoraA 4( #repare una cdula ue muestre la confiabilidad y suficiencia del control interno del proceso administrativo relacionado con la autorizacin, contratacin, pa!o y re!istro de los desembolsos car!ados a la cuenta objeto de estudio( B( Seleccione una muestra representativa de los !astos del perodo objeto de estudio y consi!ne el resultado del an*lisis en la cdula respectiva( 8( +evise los comprobantes o asientos de diario emitidos para la contabilizacin o re!istro de los !astos contemplados en la muestra( /erifi ue el au)iliar de !astos de la contabilidad !eneral, el re!istro de control presupuestario o el mayor de apropiaciones(

4<8

C( /erifi ue la autenticidad de los comprobantes y justificantes Econtratos, rdenes de compra, c:e ues, facturas, recibos, etc(F> y la justificacin del !asto( <( /erifi ue el contenido presupuestario de los desembolsos, su naturaleza y su codificacin contable y presupuestaria( 7( /erifi ue el cumplimiento de las leyes, decretos, re!lamentos, pronunciamientos, resoluciones, oficios, memorandos, circulares, etc(, relacionados con los !astos car!ados a la cuenta( I( Solicite los !iros o c:e ues cambiados por el banco y revise los endosos Esi no se :a :ec:o en Caja y bancosF( C(8 "$,E+1$LES 2 S0"1-1S,+.S C(8(4 Definicin de la partida

Comprende la compra de artculos, materiales y bienes en !eneral ue se consumen para llevar a cabo las metas y objetivos de los pro!ramas presupuestarios( #or razones pr*cticas se incluyen en este rubro al!unos bienes cuya duracin es superior a la del ejercicio presupuestario, pero ue debido a tcnicas presupuestarias, al finalizar dic:o ejercicio, se consideran consumidos( Desde el punto de vista la contabilidad !eneral, muc:os de los materiales y suministros ue se incluyen en la lista se ad uieren y se re!istran en cuentas de activo, las cuales se acreditan con car!o a cuentas de resultados, en el momento en ue ocurre el !asto( C(8(B Lista de subpartidas Gasolina Diesel .tros combustibles, !rasas y lubricantes "edicinas .tros productos umicos y cone)os ,e)tiles y vestuario Llantas y neum*ticos #roductos de papel y cartn 1mpresos y otros

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#roductos alimenticios "ateriales elctricos Cemento #roductos met*licos para construccin $sfalto "adera .tros materiales de construccin 1nstrumentos y :erramientas +epuestos para e uipos de transportes .tros repuestos [tiles y materiales de oficina [tiles y materiales de limpieza .tros 'tiles y materiales especficos .tros materiales y suministros C(8(8 Definicin de al!unas subpartidas Gasolina Comprende los !astos por compra de !asolina, e)clusivamente( Diesel Comprende los !astos por compra de diesel, e)clusivamente( .tros combustibles, !rasas y lubricantes Comprende toda clase de sustancias y materiales usados para la lubricacin y combustin de ve:culos, aparatos de alumbrado, calefaccin, refri!eracin, fuerza motriz y ma uinaria en !eneral( E)cluye los derivados de petrleo citados E!asolina y dieselF "edicinas Comprende toda clase de productos medicinales y farmacuticos tales comoA vitaminas, vacunas, sueros, antibiticos, plasma, productos para ciru!a y

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mec*nica dental, medicamentos para la curacin y desinfeccin, medicamentos para uso e)terno, de uso oral e inyectable, medicamentos para uso veterinario y productos farmacuticos en !eneral( .tros productos umicos y cone)os Comprende !astos por compra de productos umicos, tales comoA *cidos, o)!eno, acetileno, sales, abonos, fertilizantes, tinta para impresin, colorantes, insecticidas, desinfectantes, deter!entes, parafina, reactivos, dinamita, pintura de todo tipo, insecticidas y fumi!antes, pastillas desodorizantes, aromatizadores de ambiente, jabn, etc( ,e)tiles y vestuario Comprende los !astos por concepto de :ilado, telas, fibras artificiales, acabado te)til, prendas de vestir, sombreros, para!uas, capas, ropa de cama, uniformes, alfombras, cortinas, toallas, manteles, colc:ones, almo:adas, so!as, cordeles, sacos de fibra, redes y otros artculos cone)os de c*%amo, yute, al!odn y sisal, calzado de todo tipo, etc( $ este concepto se debitar* tanto la ad uisicin de los bienes terminados como la compra de los materiales> sin embar!o los servicios de confeccin y reparacin se imputar*n a GConfeccin y reparacin de vestuarioH( Llantas y neum*ticos Comprende los !astos por concepto de todo tipo de llantas y neum*ticos utilizados en e uipos de transportes, construccin, produccin, traccin, etc( #roductos de papel y cartn Comprende los !astos por concepto de papel de escritorio, sobres y papel de cartas Rten!an stas o no membretes u otras impresiones distintas= papel carbn, papel mime!rafo, estnciles, servilletas, toallas y bolsas de papel, papel de envolver, papel :i!inico, papel en cintas o rollos, vasos, cajas y otros envases de cartn, tarjetas de papel cartulina, con o sin impresin, para m* uinas de contabilidad, calculadoras, computadoras, relojes, controles y similares, etc( 1mpresos y otros Comprende los !astos por la ad uisicin de bienes tales comoA libros, revistas, peridicos para bibliotecas o para uso de oficinas, te)tos de ense%anza, de investi!acin y de consulta, cuadernos, libros de contabilidad, libretas, blocMs, calendarios, partituras musicales, cartapacios, ad uisicin de material e impresin de las especiales fiscales facturadas al detalle o en conjunto incluyendo papel de se!uridad, estampillas, c:e ues oficiales y dem*s formularios de !aranta ue constituyen especies de valor( Esta subpartida se refiere e)clusivamente a la ad uisicin de los bienes terminados antes citados( En caso de ue un or!anismo del sector p'blico decida contratar los servicios, por ejemplo, de imprenta para la confeccin de blocMs, deber* car!ar a

4<7

G#roductos de papel y cartnH la ad uisicin de papel y a G1mpresin, encuadernacin y otrosH los servicios de imprenta( #roductos alimenticios Comprende los !astos por productos alimenticios, ya sean de ori!en estrictamente a!ropecuario o industrial, incluyendo otros productos a!roforestales en bruto, por lo tanto, a u se car!ar*n !astos tales comoA alimentos para consumo :umano, natural, semielaborado o industrializado, bebidas no alco:licas, alimentos para animales, semillas, madera en bruto, etc( "ateriales elctricos Comprende los !astos por concepto de materiales elctricos de todo tipo( Dentro de estos puede se%alarse los si!uientesA conductores y cables, tanto elctricos como telefnicos, enc:ufes, conectores, electrodos, toma=corrientes, bombillos, tubos fluorescentes, interruptores, aisladores, etc( Cemento Comprende e)clusivamente los !astos por compra de cemento de construccin de cual uier tipo( #roductos met*licos para construccin Comprende los !astos en la compra de productos para construccin :ec:os de :ierro, acero, aluminio, cobre, zinc, bronce y otras aleaciones( $sfalto Comprende e)clusivamente los !astos por concepto de ad uisicin de asfalto natural y de asfalto derivado del petrleo( "adera Se refiere e)clusivamente a los !astos por la ad uisicin de madera elaborada EaserradaF de cual uier tipo, incluyendo ply\ood( .tros materiales de construccin Comprende todos los dem*s materiales de construccin no especificados en las partidas de esta naturaleza( $ manera de ejemploA inodoros, lavamanos y otros sanitarios, cal, yeso, baldosas, blo ues, mosaicos, vidrios para ventanas, etc( 1nstrumentos y :erramientas 1ncluye !astos por ad uisicin de utensilios, enseres, instrumentos y :erramientas de :ierro, acero y otros metales, ue se re uieren para realizar ciertas clases de labores, !eneralmente de tipo especializado( Comprende :erramientas e

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instrumentos para labores, tales como las de carpintera, ebanistera, a!ricultura, silvicultura y mec*nica( $ manera de ejemplo, se citan las si!uientes :erramientas e instrumentosA azadas, palas, picos, mac:etes, martillos, serruc:os, alicates, destornilladores, instrumental mdico y de laboratorio, etc( +epuestos para e uipos de transportes Comprende todos los !astos de repuestos necesarios para mantener en adecuado funcionamiento del e uipo de transporte, traccin y elevacin, siempre y cuando las reparaciones ue se efect'en no aumenten el valor de la ma uinaria y e uipo, en forma considerable( .tros repuestos 1ncluye repuestos para ma uinaria y e uipo deA produccin, oficina, mdico y laboratorio, comunicaciones, educacional y recreativo, talleres, construccin, etc( Debe tenerse presente ue la reparacin no puede si!nificar un aumento considerable del valor de la ma uinaria o e uipo de ue se trate( [tiles y materiales de oficina $barca los !astos por la ad uisicin de 'tiles y materiales necesarios para le desempe%o de las labores normales de la oficina, tales comoA lapiceros, bol!rafos, en!rapadoras, esponjas, re!las, plumas, clips, alfileres, cintas para m* uinas de escribir, perforadoras, etc( E)cluye todo tipo de papel de oficina y cintas de m* uinas de sumar y calcular, ue se car!ar*n a la subpartida G#roductos de papel y cartnH( [tiles y materiales de limpieza 1ncluye los !astos por compra de 'tiles y materiales necesarios para el aseo de oficinas, tales comoA escobas, cera, palos de trapear, plumeros, cepillos de fibras naturales o sintticas( .tros 'tiles y materiales especficos Comprende !astos por la ad uisicin de 'tiles y materiales destinados a actividades tales comoA =Se%ales de tr*nsito( Droc:as, se%ales de diversos materiales, etc( =Servicio postal( plomo, etc( =Deportivas y recreativas( $rtculos de uso para deportes como f'tbol, bisbol, baloncesto, atletismo( "edallas y trofeos deportivos( Candados, tapacar!as, valijas, marc:amos de

4<6

=$rtculos para celebraciones deportivas o culturales como adornos, jue!os pirotcnicos, ju!uetes, discos musicales, etc( =@oto!rafa, cinemato!rafa y televisin( $rtculos como rollos foto!r*ficos, cintas ma!netofnicas, reveladores, fijadores, filmes, etc( ="dicas y de laboratorio( $rtculos para el desempe%o de actividades mdicas, de enfermera y laboratorio, tales comoA a!ujas :ipodrmicas, jerin!as, !asas, material de sutura, vendajes, !uantes, tubos de ensayo, probetas, pipetas, etc( =Cocina y comedor( $rtculos tales comoA cuc:illos, ollas, sartenes, platos, tazas, etc( .tros materiales y suministros Comprende los !astos por la ad uisicin de bienes no especificados en nin!una de las otras subpartidas del presente !rupo( C(8(C #rocedimientos de auditora Epresentados en forma conjunta para todas las subpartidas citadasF .bjetivos de la auditoraA 4( B( Cerciorarse de la confiabilidad y suficiencia del control interno e)istente sobre la materia( Determinar la confiabilidad del saldo ue muestra la cuenta en los re!istros contables, en el estado de in!resos y e!resos o de resultados y en los informes de ejecucin presupuestaria( Determinar el cumplimiento le!al(

8(

#rocedimientos de auditoraA 4( #repare una cdula ue muestre la confiabilidad y suficiencia del control interno del proceso administrativo relacionado con la autorizacin, contratacin, pa!o y re!istro de los desembolsos car!ados a la cuenta objeto de estudio( Seleccione una muestra representativa de los !astos del perodo objeto de estudio y consi!ne los resultado del an*lisis en la cdula respectiva( +evise los comprobantes o asientos de diario emitidos para la contabilizacin o re!istro de los !astos contemplados en la muestra( /erifi ue el au)iliar de !astos de la contabilidad !eneral, el re!istro de control presupuestario o el mayor de apropiaciones(

B(

8(

4<5

C( <( 7(

/erifi ue la autenticidad de los comprobantes y justificantes Erdenes de compra, c:e ues, facturas, etc(F> y la justificacin del !asto( /erifi ue el contenido presupuestario de los desembolsos, su naturaleza y su codificacin contable y presupuestaria( /erifi ue el cumplimiento de las leyes, decretos, re!lamentos, pronunciamientos, resoluciones, oficios, memorandos, circulares, etc(, relacionados con los !astos car!ados a la cuenta( Estudie los contratos ue se :ayan suscrito entre la entidad y sus proveedores Epor contratacin directa o por licitacinF( /erifi ue ue no se car!ue a !astos, los desembolsos capitalizables( Solicite los !iros o c:e ues cambiados por el banco y revise los endosos Esi no se :a :ec:o en Caja y bancosF(

I( 6( 5( C(C

,+$-S@E+E-C1$S C.++1E-,ES

C(C(4 Definicin de la partida Comprende los !astos por concepto de pa!os, a favor de personas o empresas, ue no implican necesariamente una contraprestacin de bienes o servicios para el or!anismo ue los efect'a( C(C(B Lista de subpartidas ,ransferencias corrientes a personas - $u)ilio a servidores p'blicos - #restaciones le!ales - $yuda econmica aprendizaje( - Decas - $u)ilio a trabajadores - #remios - 1ndemnizaciones - .tras transferencias directas a personas - #ensiones E!astos derivados de la aplicacin de diversos re!menes de pensionesF se!'n pro!ramas de capacitacin y

479

- Deneficio adicional a pensionados( ,ransferencias corrientes a instituciones privadas - Subvenciones a instituciones culturales - Subvenciones a instituciones educacionales - Subvenciones a instituciones mdico=asistenciales - Subvenciones a instituciones de caridad - Subvenciones a instituciones deportivas - Subvenciones a instituciones de adaptacin social - Subvenciones a instituciones sociales, profesionales y !remiales - Subsidios a otras instituciones privadas sin fines de lucro - Subsidios e indemnizaciones directas a empresas - Contribucin a fondos de pensiones - .tras transferencias corrientes a instituciones privadas( ,ransferencias corrientes a instituciones p'blicas - Contribucin @ondo de $si!naciones @amiliares y Desarrollo Social - Contribucin patronal a la C(C(S(S( - Contribucin estatal a la C(C(S(S( - ,ransferencias al Gobierno Central - ,ransferencias a Gobiernos Locales - ,ransferencias a 1nstituciones #'blicas de Servicio - ,ransferencias a Empresas #'blicas no @inancieras - ,ransferencias a Empresas #'blicas @inancieras ,ransferencias corrientes al e)terior - Cuotas a .r!anismos 1nternacionales "undiales

474

- Cuotas a or!anismos del Sistema 1nteramericano - Cuotas a .r!anismos Centroamericanos - Cuotas a otros or!anismos C(C(8 Definicin de al!unas subpartidas ,ransferencias corrientes a personas $u)ilio a servidores p'blicos Corresponde a los !astos ue se realizan conforme al Estatuto de Servicio Civil ELey -o 4<64 de 89 de mayo de 45<8 y sus modificacionesF y otras disposiciones le!ales( #restaciones le!ales Comprende los !astos destinados a cubrir obli!aciones a car!o del Estado y sus instituciones, ori!inadas en la aplicacin del Cdi!o de ,rabajo y del Estatuto de Servicio Civil, e)cepto compensacin por vacaciones del personal del Gobierno Central( $yuda econmica se!'n pro!ramas de capacitacin y aprendizaje Comprende los !astos ue se ori!inan en ayudas financieras al personal del sector p'blico, cuando este se aco!e a pro!ramas de capacitacin y aprendizaje( Decas Comprende los !astos destinados a sufra!ar, total o parcialmente, los !astos de estudio de las personas ue :an obtenido este beneficio de acuerdo con las re!lamentaciones e)istentes al respecto( $u)ilio a trabajadores 1ncluye los !astos destinados a ayudar econmicamente a personas del sector privado, ue se encuentran desocupadas y en aflictiva situacin econmica( #remios Comprende los !astos derivados del otor!amiento de premios de cert*menes literarios, musicales, artsticos, deportivos, etc( 1ndemnizaciones 1ncluye !astos por concepto de indemnizaciones a particulares, derivadas de sentencias judiciales y resoluciones administrativas( E)cluye las

47B

indemnizaciones ue se ori!inan en la e)propiacin o ad uisicin de terrenos y edificios, los ue se car!ar*n a esas subpartidas( .tras transferencias directas a personas Son !astos destinados a cubrir otro tipo de transferencias corrientes a personas, no detalladas en las subpartidas anteriores( #ensiones Evarias subpartidasF Comprende los !astos derivados de la aplicacin de leyes relativas a diferentes re!menes de pensiones( Deneficio adicional pensionados Comprende los !astos por concepto de un mes de pa!o adicional a todos los pensionados y jubilados, ue se otor!a por una sola vez a fin de cada a%o( ,ransferencias corrientes a instituciones privadas Las subpartidas ue se se%alan en la lista respectiva comprenden los !ustos por concepto de subvenciones a instituciones privadas con personera jurdica reconocida ue otor!an los or!anismos p'blicos, para el cumplimiento de las finalidades de esa instituciones( ,ransferencias corrientes a instituciones p'blicas Las subpartidas se%aladas en la lista respectiva comprenden los !astos por aportes de instituciones del sector p'blico al Sistema de Se!uridad Social y a otras instituciones del propio sector, destinadas a financiar !astos corrientes de las mismas( ,ransferencias corrientes al e)terior Las subpartidas se%aladas en la lista respectiva, comprenden los !astos por obli!aciones con or!anismos de car*cter internacional, reconocidos por el Gobierno de Costa +ica( C(C(C .bjetivos y procedimientos de auditora 79( 74( 7B( C0E-,$A ,+$-@E+E-C1$S C.++1E-,ES EEKCE#,. #+ES,$C1.-ES LEG$LES 2 DEC$SF C0E-,$A ,+$-S@E+E-C1$S #+1/$D$S C0E-,$A ,+$-S@E+E-C1$S #[DL1C$S C.++1E-,ES C.++1E-,ES $ $ $ #E+S.-$S

1-S,1,0C1.-ES 1-S,1,0C1.-ES

478

78(

C0E-,$A ,+$-S@E+E-C1$S C.++1E-,ES $L EK,E+1.+

.bjetivos de la auditoraA 4( Cerciorarse de la confiabilidad y suficiencia del control interno e)istente sobre la materia( B( Determinar la confiabilidad del saldo ue muestra la cuenta en los re!istros contables, en el estado de in!resos y e!resos o de resultados y en los informes de ejecucin presupuestaria( 8( Determinar el cumplimiento le!al( #rocedimientos de auditoraA 78(4#repare una cdula ue muestre la confiabilidad y suficiencia del control interno del proceso administrativo relacionado con la autorizacin, contratacin, pa!o y re!istro de los desembolsos car!ados a la cuenta objeto de estudio( 78(BSeleccione una muestra representativa de los !astos del perodo objeto de estudio y consi!ne los resultados del an*lisis en la cdula respectiva( 78(8+evise los comprobantes o asientos de diario emitidos para la contabilizacin o re!istro de los !astos contemplados en la muestra( /erifi ue el au)iliar de !astos de la contabilidad !eneral, el re!istro de control presupuestario o el mayor de apropiaciones( 78(C/erifi ue la autenticidad de los comprobantes y justificantes Erdenes de compra, c:e ues, recibos, etc(F> y asimismo, la justificacin del !asto( 78(</erifi ue el contenido presupuestario de los desembolsos, su naturaleza y su codificacin contable y presupuestaria( 78(7/erifi ue el cumplimiento de las leyes, decretos, re!lamentos, pronunciamientos, resoluciones, oficios, memorandos, circulares, acuerdos de 3unta Directiva, etc(, relacionados con los !astos car!ados a la cuenta( 78(ISolicite los !iros o c:e ues cambiados por el banco y revise los endosos Esi no se :a :ec:o en Caja y bancosF( 7C( C0E-,$A #+ES,$C1.-ES LEG$LES

.bjetivos de la auditoraA

47C

4( B(

Cerciorarse de la confiabilidad y suficiencia del control interno e)istente sobre la materia ue trata la cuenta( Determinar la confiabilidad del saldo ue muestra la cuenta en los re!istros contables, en el estado de in!resos y e!resos o de resultados y en los informes de ejecucin presupuestaria( Determinar el cumplimiento le!al(

8(

#rocedimientos de auditoraA 7C(4#repare una cdula ue muestre la confiabilidad y suficiencia del control interno del proceso administrativo relacionado con la contratacin de personal, la autorizacin, c*lculo, pa!o y re!istro de los desembolsos car!ados a la cuenta objeto de estudio( 7C(BSeleccione una muestra representativa de los !astos del perodo objeto de estudio y consi!ne su movimiento y el resultado del an*lisis en la cdula respectiva( 7C(8+evise los comprobantes o asientos de diario emitidos para la contabilizacin o re!istro de los !astos contemplados en la muestra( /erifi ue el au)iliar de !astos de la contabilidad !eneral, el re!istro de control presupuestario o el mayor de apropiaciones( 7C(C/erifi ue la autenticidad de los comprobantes y justificantes Eplanillas, rdenes de compra, c:e ues, facturas, etc(F> y la justificacin del !asto( 7C(</erifi ue el contenido presupuestario de los desembolsos, su naturaleza y su codificacin contable y presupuestaria( 7C(7/erifi ue el cumplimiento de las leyes, decretos, re!lamentos, pronunciamientos, resoluciones, oficios, memorandos, circulares, etc(, relacionados con los !astos car!ados a la cuenta( 7C(I$nalice el pa!o de las prestaciones le!ales contempladas en la muestra, a la luz de las disposiciones del Cdi!o de ,rabajo, del correspondiente +e!lamento 1nterno de ,rabajo y pronunciamientos emanados de la Contralora General de la +ep'blica, as como de cual uier otra disposicin le!al vi!ente Eejemplo, jurisprudencia en materia laboralF( 7C(6Solicite los e)pedientes personales correspondientes a la muestra y determine la veracidad de los datos considerados, tales como a%os de servicio, salarios, etc 7C(5/erifi ue los c*lculos de las prestaciones pa!adas(

47<

7C(49/erifi ue el motivo por el cual se efectu el pa!o y su justificacin EprocedenciaF( 7C(44+ealice control cruzado entre esta cuenta y la de compensacin de vacaciones, para determinar si se :an pa!ado vacaciones prescritas( 7C(4BSolicite los !iros o c:e ues cambiados por el banco y revise los endosos Esi no se :a :ec:o en Caja y bancosF( 7<( C0E-,$A DEC$S

.bjetivos de la auditoraA 4( B( Cerciorarse de la confiabilidad y suficiencia del control interno e)istente sobre la materia( Determinar la confiabilidad del saldo ue muestra la cuenta en los re!istros contables, en el estado de in!resos y e!resos o de resultados y en los informes de ejecucin presupuestaria( Determinar el cumplimiento le!al(

8(

#rocedimientos de auditoraA 7<(4#repare una cdula ue muestre la confiabilidad y suficiencia del control interno del proceso administrativo relacionado con el contrato, la autorizacin, pa!o y re!istro de los desembolsos car!ados a la cuenta objeto de estudio( 7<(BSeleccione una muestra representativa del perodo objeto de estudio y consi!nar su movimiento y el resultado del an*lisis en la cdula respectiva( 7<(8+evise los comprobantes o asientos de diario emitidos para la contabilizacin o re!istro de los !astos contemplados en la muestra( /erifi ue el au)iliar de !astos de la contabilidad !eneral, el re!istro de control presupuestario o el mayor de apropiaciones( 7<(C/erifi ue la autenticidad de los comprobantes y justificantes Eplanillas, rdenes de compra, c:e ues, facturas, etc(F> y la justificacin del !asto( 7<(</erifi ue el contenido presupuestario de los desembolsos, su naturaleza y su codificacin contable y presupuestaria( 7<(7/erifi ue el cumplimiento de las leyes, decretos, re!lamentos, pronunciamientos, resoluciones, oficios, memorandos, circulares, etc(, relacionados con los !astos car!ados a la cuenta(

477

7<(IDetermine si e)iste re!lamento de becas y verifi ue su cumplimiento( 7<(6E)amine los e)pedientes ue contienen los documentos de cada beca( 7<(5Determine si e)isten contratos firmados por los becarios y verifi ue si :an sido debidamente autorizados por los funcionarios y or!anismos competentes( 7<(49/erifi ue el cumplimiento de los trminos del contrato en el caso de e)becados( 7<(44Solicite los !iros o c:e ues cambiados por el banco y revise los endosos Esi no se :a :ec:o en Caja y bancosF( C(< ,+$-S@E+E-C1$S DE C$#1,$L

C(<(4 Definicin de la partida Comprende los !astos por concepto de transferencias ue las instituciones p'blicas deben o deciden otor!ar a empresas privadas y entidades u r!anos p'blicos, a personas nacionales o e)tranjeras, a !obiernos, entidades o personas residentes en el e)terior( Estas transferencias tienen el propsito de ue los beneficiarios efect'en inversiones reales y financieras, sin ue los aportes realizados por los entes p'blicos supon!an necesariamente una contraprestacin de bienes, servicios o derec:os a su favor( #ara los fines de la clasificacin presupuestaria de los !astos se!'n su objeto, se entiende por transferencias de capital los desembolsos a favor de terceros ue sirvan para formacin de capital, como ad uisiciones de ma uinaria y e uipo, desembolsos financieros, construcciones, adicciones y mejoras, servicio de la deuda Esolo amortizacionesF, etc( C(<(B Lista de subpartidas ,ransferencias de capital al sector privado $portes a 1nstituciones de $sistencia "dico=Social $portes a 1nstituciones Culturales y Educacionales $portes a otras personas e instituciones privadas ,ransferencias de capital al Sector #'blico $portes al !obierno Central $portes a Gobiernos Locales $portes a 1nstituciones #'blicas de Servicio

47I

$portes a Empresas #'blicas no @inancieras $portes a Empresas #'blicas @inancieras ,ransferencias de capital al Sector E)terno $portes a or!anismos internacionales .tros aportes al e)terior C(<(8 Definicin de al!unas subpartidas ,ransferencias de capital al Sector #rivado Comprende los !astos por concepto de aportes ue las entidades p'blicas deben o deciden otor!ar a entes privados para los propsitos se%alados en la definicin G,ransferencias de CapitalH( #ara los efectos de este manual no se re uieren definiciones especficas( ,ransferencias de capital al Sector #'blico Comprende los !astos por concepto de aportes ue las entidades del Sector #'blico deben o deciden otor!ar a otras entidades del mismo sector, para los propsitos se%alados en la definicin G,ransferencias de CapitalH( #ara los efectos de este manual no se re uieren definiciones especficas( ,ransferencias de capital al Sector E)terno Comprende los !astos por concepto de aportes ue las entidades del sector p'blico deben o deciden otor!ar a !obiernos, or!anismos o personas residentes en el e)terior( C(<(C #rocedimientos de auditora 77( 7I( 76( C0E-,$A ,+$-S@E+E-C1$S DE C$#1,$L $L SEC,.+ #+1/$D. C0E-,$A ,+$-S@E+E-C1$S DE C$#1,$L $L SEC,.+ #[DL1C. C0E-,$A ,+$-S@E+E-C1$S DE C$#1,$L $L SEC,.+ EK,E+-.

.bjetivos de la auditora 4( Cerciorarse de la confiabilidad y suficiencia del control interno e)istente sobre la materia ue trata la cuenta( B( Determinar la confiabilidad del saldo ue muestra la cuenta en los re!istros contables, en el estado de in!resos y e!resos o de resultados y en los informes de ejecucin presupuestaria( 8( Determinar el cumplimiento le!al(

476

#rocedimientos de auditoraA 4( #repare una cdula ue muestre la confiabilidad y suficiencia del control interno del proceso administrativo relacionado con la autorizacin, pa!o y re!istro de los desembolsos car!ados a la cuenta objeto de estudio( B( Seleccione una muestra representativa de los !astos del perodo objeto de estudio y consi!ne el resultado del an*lisis del movimiento contable en la cdula respectiva( 8( +evise los asientos o comprobantes de diario emitidos para la contabilizacin o re!istro de los !astos contemplados en la muestra( /erifi ue el au)iliar de !astos de la contabilidad !eneral, el re!istro de control presupuestario o el mayor de apropiaciones( C( /erifi ue la autenticidad de los comprobantes y justificantes Eplanillas, rdenes de compra, c:e ues, facturas, etc(F(, y la justificacin del pa!o( <( /erifi ue el contenido presupuestario de los desembolsos, su naturaleza y su codificacin contable y presupuestaria( 7( /erifi ue el cumplimiento de las leyes, decretos, re!lamentos, pronunciamientos, resoluciones, oficios, memorandos, circulares, etc(, relacionados con los !astos car!ados a la cuenta( I( E)amine y verifi ue el cumplimiento de las normas de presupuestos y todas las disposiciones le!ales y resoluciones relacionadas con esta clase de desembolsos y verifi ue su cumplimiento( 6( Solicite los !iros o c:e ues cambiados por el banco y revise los endosos Esi no se :a :ec:o en Caja y bancos(F C(7 SE+/1C1. DE L$ DE0D$

C(7(4 Definicin 1ncluye todos los desembolsos por concepto de intereses relacionados con obli!aciones ue se deriven de la colocacin de valores, letras del tesoro, cuentas pendientes y prstamos directos, tanto internos como e)ternos( C(7(B Lista de subpartidas Deuda interna 1ntereses sobre bonos 1ntereses sobre prstamos directos

475

1ntereses sobre letras del ,esoro 1ntereses sobre otras obli!aciones Comisiones, :onorarios y otros !astos Deuda e)terna 1ntereses sobre prstamos directos 1ntereses sobre otras obli!aciones Comisiones, :onorarios y otros !astos C(7(8 Definicin de las subpartidas En lo ue se refiere a !astos propiamente dic:os, las subpartidas de GServicios de la DeudaH constituyen desembolsos por concepto de intereses ue deven!an bonos emitidos u otras obli!aciones, as como los :onorarios, comisiones y otros !astos ue conllevan las emisiones de ttulos, fideicomisos, formalizacin de prstamos, etc( -o se considera necesario formular definiciones especficas sobre dic:as subpartidas( C(7(C #rocedimientos de auditora 75( C0E-,$A SE+/1C1. DE L$ DE0D$

.bjetivos de la auditora 4( B( Cerciorarse de la confiabilidad y suficiencia del control interno e)istente sobre la materia ue trata la cuenta( Determinar la confiabilidad del saldo ue muestra la cuenta en los re!istros contables, en el estado de in!resos y e!resos o de resultados y en los informes de ejecucin presupuestaria( Determinar el cumplimiento le!al(

8(

#rocedimientos de auditoraA 75(4#repare una cdula ue muestre la confiabilidad y suficiencia del control interno del proceso administrativo relacionado con la autorizacin, contratacin, pa!o y re!istro de los desembolsos car!ados a la cuenta objeto de estudio( 75(BSeleccione una muestra representativa de los !astos del perodo objeto de estudio y consi!ne el movimiento en la cdula respectiva(

4I9

75(8+evise los asientos o comprobantes de diario emitidos para la contabilizacin y re!istro de los !astos contemplados en la muestra( /erifi ue el au)iliar de !astos de la contabilidad !eneral, el re!istro de control presupuestario o el mayor de apropiaciones( 75(C/erifi ue la autenticidad de los comprobantes y justificantes Eplanillas, rdenes de compra, c:e ues, facturas, etc(F, y la justificacin del !asto( 75(</erifi ue el contenido presupuestario de los desembolsos, su naturaleza y su codificacin contable y presupuestaria( 75(7/erifi ue el cumplimiento de las leyes, decretos, re!lamentos, pronunciamientos, resoluciones, oficios, memorandos, circulares, contratos, etc(, relacionados con los !astos car!ados a la cuenta( 75(ISolicite los !iros o c:e ues cambiados por el banco y revise los endosos Esi no se :a :ec:o en Caja y bancos(F

4I4

SISTEMA CONTABLE

4IB

SISTEMA CONTABLE C$%&'()$* 1'%'+,-'* El sistema de Contabilidad es una parte del Sistema de 1nformacin del Sector #'blico y se confi!ura para abarcar todas las actividades ue se desarrollan en cada una de las unidades o dependencias p'blicas( Debe tener convenientemente articulado todos sus componentes para captar datos, procesarlos y brindar informacin cuantitativa y e)presada en unidades monetarias, de distinta naturaleza, con variados !rados de condensacin, orientada y destinada a satisfacer las necesidades de la or!anizacin y de terceros interesados en la !estin( El Sistema procesa toda la informacin de tipo presupuestario, financiero, patrimonial, econmica y administrativa pertinente ue se !enera en su *mbito Eno necesariamente cuantitativa ni e)presada en unidades monetariasF, junto con a uella proveniente del entorno ue sea 'til para la !estin( O23')/4$ 0' -, ,50/)$+6, 0tilizar las tcnicas de auditora para verificar ue el sistema contable produzca sistem*tica y estructuradamente informacin oportuna y confiable de tipo presupuestario, financiero, patrimonial econmica y administrativa, Ee)presada en unidades monetarias con e)cepcin de la administrativaF y referida a los *mbitos institucionales, re!ionales y sectoriales para cada una de las entidades o dependencias p'blicas, incluidas las empresas del Estado constituidas como sociedades, con el objeto deA 4( #roporcionar el conocimiento de los resultados de la !estin p'blica a los administradores de la entidad u r!ano, a los r!anos y entidades del sector p'blico ue deben ser informados de tal !estin y a terceros interesados( @acilitar a los administradores la toma de decisiones en relacin con la marc:a de la entidad u r!ano respectivo( @acilitar el ejercicio del control interno Eautocontrol le!al, financiero, econmico y administrativoF de la entidad u r!ano y proporcionar la infraestructura necesaria par el ejercicio del control posterior(

B( 8(

P+$&'0/7/'%)$* 0' ,50/)$+6, Contabilidad financiera y administrativa 4( B( 8( #repare una descripcin y evalu el cumplimiento, validez y suficiencia del control interno del Sistema de Contabilidad @inanciero y $dministrativo( Seleccione una muestra de cada tipo principal de re!istros contables y administrativos( Compruebe ue el sistema permita ue todas las transacciones financieras y administrativas se re!istrenA 8(4 #or el importe correcto(

4I8

8(B 8(8 8(C C(

En el perodo correspondiente( En las cuentas y re!istros apropiados( En forma oportuna(

.bserve si la unidad de Contabilidad dispone de un manual ue conten!aA C(4 C(B C(8 C(C C(< La doctrina contable adoptada( 0n cat*lo!o de cuentas ue incluya todos los items ue utilizan, debidamente clasificados, a!rupados y convenientemente codificados( 0n manual de cuentas ue las defina con claridad y tratamiento de cada una de ellas( ue indi ue el

0n manual de procedimientos contables ue contemple los dise%os de los re!istros, formularios y las instrucciones de procesamiento de datos( 0n sistema de autorizaciones, ue conten!a la revisin y aprobacin de las distintas transacciones y sus re!istros(

<(

.bserve si el cat*lo!o o el plan de cuentas reune como mnimo los si!uientes re uisitos( <(4 <(B <(8 <(C <(< Pue permita la preparacin de estados financieros, veraces, oportunos y al menor costo( Pue incluya las cuentas y subcuentas necesarias para el re!istro y an*lisis de a uellas operaciones de inters a la administracin( Pue e)isten procedimientos adecuados ue determinen cuando las cuentas deben ser debitadas, acreditadas, car!adas y saldadas( Pue prevea cuentas de control correspondientes subcuentas( ue permitan el control de las

Pue sea fle)ible, ue permita la adicin o supresin de cuentas(

7(

1nda!ue si se manejan re!istros independientes administrativos en otra unidad, cuya informacin sirva de base par ejercer control cruzado de las operaciones( 1nda!ue si son las unidades tpicas de re!istro e informacin, principalmente, la unidad de contabilidad y la de cmputo, independientes de las unidades ue realizan funciones de operacin o de custodia( Compruebe, cuando el n'mero de empleados lo permita, si e)iste una adecuada separacin de funciones entre el personal de contabilidad, ue

I(

6(

4IC

ase!ure ue una operacin o transaccin completa no recai!a en una sola persona( 5( +evise selectivamente si se emplean formularios prenumerados, con el detalle necesario, para sustentar todas las operaciones financieras o administrativas(

49( +evise, selectivamente, si se respaldan y justifican suficientemente con documentos ori!inales todas las operaciones y transacciones financieras o administrativas( 44( +evise selectivamente si se encuentran los asientos de diario numerados, e)plcitos o comprobados por los documentos respectivos( 4B( 1nda!ue si se revisan y aprueban los asientos de diario por empleados responsables( 48( 1nspeccione e inda!ue si los re!istros de contabilidad sonA 48(4 $cordes con el sistema de contabilidad de la institucin( 48(B Conciliados mensualmente( 48(8 $sentados al da( 48(C #rote!idos contra destruccin o prdida( 48(< +estrin!idos a slo personal autorizado( 48(7 Sin borrones, tac:aduras o alteraciones( 4C( Compruebe si los mayores au)iliares son conciliados con las respectivas cuentas de control( 4<( Compruebe si se prepara el balance de comprobacin del mayor !eneral y los mayores au)iliares( 47( 1nda!ue si los funcionarios correspondientes reciben y oportunamente, los estados financieros para la toma de decisiones( utilizan,

4I( Compruebe si el sistema contable proporciona el control y los informes de la ejecucin de los in!resos y !astos, previstos en el presupuesto de la institucin u r!ano( 46( Compruebe si el control contable permite la evaluacin de los resultados obtenidos respecto de los objetivos previstos al iniciar el perodo presupuestario( 45( +evise si el sistema contable incorpora en sus procedimientos, la verificacin de la disponibilidad suficiente para cada rubro de !astos, antes de contraer compromisos relacionados con ese rubro(

4I<

B9( Compruebe si los cambios del sistema contable est*n debidamente autorizados por las personas responsables del mantenimiento del sistema( B4( .bserve si se dispone de procedimientos por escritos paraA B4(4 La autorizacin de operaciones financieras y administrativas( B4(B El re!istro y control de las mismas( BB( 1nda!ue si los canales de comunicacin mantienen el flujo de la informacin de arriba :acia abajo y de abajo :acia arriba, en la estructura administrativa, de manera fluida y sin distorsin al!una( B8( Comprueba si la entidad u r!ano dispone de reportes estadsticos, operacionales y estados financieros adecuados y peridicos para informar, a cada nivel administrativo, el estado y los resultados de cada funcin o proyecto bajo su responsabilidad( BC( /erifi ue si los informes financieros y administrativos sonA BC(4 Lo suficientemente detallados para identificar operaciones anormales o indicar posibles problemas ue puedan tener implicaciones en el sistema de control interno( BC(B #resentados a los usuarios en forma clara, oportuna, confiable, utilizable y ue se desta ue la informacin importante( BC(8 Distribuidos de acuerdo con la responsabilidad asi!nada y la autoridad dele!ada al usuario( BC(C 0tilizados por los usuarios con la competencia y tiempo para atenderlos y en una posicin, donde puedan tomar la accin necesaria para determinar si el sistema de control interno se :a debilitado y si es as, realizar las correcciones del caso( B<( Compruebe si son arc:ivados los documentos ue se ori!inan de operaciones administrativas o financieras si!uiendo un orden l!ico y, si se conservan por el tiempo ue se%alan las disposiciones le!ales vi!entes( Contabilidad de costos Sistema por rdenes especficas B7( 1nda!ue si el sistema de compilacin de la contabilidad de costos en la entidad u r!ano con actividades industriales, es parte inte!ral de la contabilidad !eneral y si est* controlada por sta a travs de sus re!istros y cuentas(

4I7

BI( .bserva, si se utilizan :ojas de costos por rdenes especficas, si las :ojas de costos muestran los tres elementos de los costos fabriles Emateriales directos, mano de obra directa y los costos indirectos de fabricacinF( B6( Compruebe si la :ojas de costos por rdenes especficas son numeradas en forma consecutiva y si es utilizada esta referencia numrica para identificar los costos de la mano de obra y los materiales usados en cada lote o tarea de produccin( B5( 1nda!ue si se calcula con anticipacin la car!a febril o los costos indirectos de fabricacin de un perodo, para poder aplicarlos mediante una razn a cada uno de los productos elaborados o fabricados( 89( Compruebe ue se re!istran los si!uientes pasos del ciclo de la contabilidad de costos por rdenes especficasA 89(4 89(B 89(8 89(C 89(< La compra de los materiales para ser usados en la fabricacin( La utilizacin de materiales en la produccin( La contratacin y el uso de la mano de obra en la f*brica( La ocurrencia de una serie de !astos indirectos y su aplicacin a los costos de produccin( La transferencia del costo de los productos completados desde la cuenta de #roductos en proceso, o sus tres divisiones, a l a cuenta de #roductos terminados( La transferencia del costo de los #roductos vendidos desde la cuenta de #roductos terminados a la cuenta del Costo de los artculos vendidos(

89(7

84( Compruebe ue los re!istros muestren la cantidad y el costo de los materiales pedidos a los proveedores, recibidos de stos, almacenados y posteriormente entre!ados de manera ue las cuentas de inventarios en los libros, se!'n se muestra en el balance !eneral, y en el costo de los artculos manufacturados estn correctamente calculados( 8B( Compruebe si la entidad u r!ano :a establecido un control de los costos de los materiales ue se caracterice por lo si!uienteA 8B(4 0na rutina sistematizada para la compra, recepcin, almacenamiento y entre!a de materiales( 8B(B 0na serie bien inte!rada de formularios o modelos impresos ue evite errores y fije las responsabilidades( 8B(8 0n sistema de comprobaciones interno contabilizacin y evite los fraudes y robos( ue facilite una e)acta

4II

8B(C 0n sistema apropiado para valorar las solicitudes de materiales y los inventarios de los mismos( 8B(< El an*lisis y la solucin de problemas tales como el control efectivo del inventario, la disminucin del desperdicio de los materiales y de los materiales ec:ados a perder durante las operaciones de manufactura y el mantenimiento del importe del inventario en la cifra m*s baja ue permita la produccin eficiente de la f*brica( 8B(7 El desarrollo y uso de re!istros y anotaciones de contabilidad ue produzcan con rapidez informacin sobre los costos para uso de la administracin( ,odo este an*lisis debe cruzarse con el realizado en la cuenta de inventarios( 88( Compruebe si se calcula y distribuye la nmina o planilla de mano de obra y sus car!os a las diferentes rdenes de produccin, a los centros de costos y a los !astos indirectos de fabricacin( 8C( inda!ue si se separan los costos de car!a fabril en sus elementos fijos y variables con el fin de localizar o controlar la eficiencia o eficacia de los departamentos o centros de costos( 8<( 1nda!ue si se a!rupan los car!os por car!a fabril sobre una base departamental con el fin de localizar o controlar la eficiencia y eficacia de los departamentos o centros de costo( 87( Compruebe si se distribuye con e)actitud razonable la car!a fabril sobre la produccin peridica( 8I( 1nda!ue si se analizan las causas y, si es posible eliminarlas, cuando ocurren re!istros de car!a fabril sobre o subaplicados( Sistema por procesos 86( 1nda!ue si se acumulan y contabilizan los costos de los materiales, la mano de obra y la car!a fabril por departamentos o por procesos( 85( /erifi ue si se confeccionan G1nformes de consumoH de los materiales ue se aplican a la produccin para simplificar los re!istros de costos( C9( /erifi ue si se confecciona un informe de las cantidades producidas por los departamentos o centros de costos en forma semanal, mensual, etc(, ue muestre al menosA C9(4 C9(B Las unidades ue fueron recibidas( El n'mero de unidades completas(

4I6

C9(8 C9(C C9(<

El n'mero de unidades en proceso( El n'mero de unidades prdidas( El n'mero de unidades transferidas(

C4( 1nda!ue si se realiza un c*lculo separado de las unidades perdidas o estropeadas, por departamento o centros de costos, con el fin de obtener un mejor control interno de estos( CB( .bserve si se muestra, en forma analizada el inventario inicial de productos en proceso, en el informe de costo de produccin, mostrando las cifras separadas para los productos en proceso=materiales, productos en procesoRmano de obra, y productos en proceso=car!a=fabril( C8( Compruebe si se prorratean los costos cuando est*n fabricando varios productos a la vez, de acuerdo con un mtodo ue sea razonable, di!no de confianza y ten!a por resultado costos bastante precisos para todos los productos( Costos predeterminados Epor rdenes especficas o por procesosF CC( 1nda!ue si se preparan comparaciones peridicas EmensualesF de los costos totales y por unidad predeterminados con los reales( C<( 1nda!ue si se analizan las variaciones de los costos reales y predeterminados en cuanto a las causas deA C<(4 C<(B C<(8 C<(C C<(< C<(7 C<(I C<(6 Cantidad de eficiencia utilizada( El costo utilizado( La mano de obra ociosa( La f*brica o ma uinaria inactivos( Los productos defectuosos en cantidades e)cesivas( Los costos de inspeccin e)a!erados( El volumen insuficiente de produccin de la f*brica( .tras( ue interfieren con el uso satisfactorio de los

C7( 1nda!ue si e)isten factores est*ndares comoA C7(4

@alta de inters o comprensin por parte de la direccin empresarial respecto de la utilidad de los costos predeterminados(

4I5

C7(B C7(8 C7(C C7(< C7(7

$l!unos est*ndares son anticuados e indi!nos de confianza y por ello no son tomados en serio( $l!unos est*ndares est*n destinados a procurar costos de produccin en vez de costos de las operaciones( Los informes no son preparados en trminos comprenda( ue la !erencia los

Las condiciones cambiantes :acen necesario variar los est*ndares con m*s frecuencia( .tros(

$plicaciones de la contabilidad de costos a actividades no fabriles CI( 1nda!ue si se asi!na al!una base en unidades Epor artculos, por !rupos, por ventas, por servicios, por peso, etc(F para prorratear el costo( C6( 1nda!ue si se distribuyen los costos por departamento o unidades, por oficinas o por elementos funcionales del costo( C5( Compruebe si se comparan los in!resos totales y por unidad con los costos totales y por unidad de la actividad no fabril( <9( /erifi ue si se establecen costos predeterminados totales y por unidad de la actividad no fabril para medir su rendimiento efectivo( <4( Compruebe si se distribuyen, con base en tcnicas apropiadas los !astos indirectos de la actividad no fabril entre los departamentos o unidades operativas( <B( 1nda!ue si se utiliza la informacin paraA <B(4 <B(B <B(8 <B(C <B(< ue proporciona la contabilidad de costos

#rocurar informacin ue indi ue si determinadas actividades se est*n realizando eficientemente o no( #roporcionar una base para determinar si ciertos trabajos deben ser realizados por una unidad !ubernamental o por un contratista privado( Suministrar los datos presupuesto( ue se utilizar*n en la preparacin del

Computar el costo de los bienes construidos( .tros(

469

<8( +evise su cuestionamiento de control interno, lue!o de :aber cubierto este pro!rama, a efecto de comprobar si las respuestas de los funcionarios fueron veraces( Consi!ne las e)plicaciones del caso( <8(4 1ndi ue si en su opinin este pro!rama puede ser utilizado nte!ramente en la pr)ima auditora, o si es necesario a!re!ar, uitar o modificar al!unos pasos de los procedimientos en cuyo caso, prepare un memorando justific*ndolo(

464

AUDITORA INTERNA

46B

AUDITORA INTERNA C$%&'()$* 1'%'+,-'* En el ejercicio de la auditora interna en el sector p'blico est* re!ulado por los lineamientos y principios contenidos en los documentos de car*cter obli!atorio Emanuales, pronunciamientos y circularesF ue :a emitido la Contralora General sobre esa materia( Consecuentemente, todo auditor debe tener un conocimiento pleno de ellos y su evaluacin constituye el objetivo de esta seccin del "anual( -o obstante ue en esos documentos se establecen a modo de directriz, la estructura or!anizativa, atribuciones, deberes, funciones y responsabilidades de la unidad de auditora interna, es facultad de ella completar todo este marco, conforme a los citados lineamientos y principios dictados por la Contralora General, con a uellas otras de naturaleza especfica, muy propias de las necesidades de fiscalizacin de la entidad u r!ano al ue pertenecen( #or tanto, el auditor al evaluar el funcionamiento de la $uditora 1nterna, tendr* la obli!acin de aplicar no solo los procedimientos contemplados en el presente "anual, sino todos a uellos necesarios en las circunstancias, se!'n su propia iniciativa y madurez de criterio, a efecto de ue la evidencia obtenida sea suficiente, adecuada y pertinente( #ara comprobar el cumplimiento de las citadas directrices y los criterios de orden doctrinario y tcnico, ue la Contralora General :a establecido en materia de auditora y control interno, es importante revisar insistentemente la seccin se!unda del GCompendio de pronunciamientos de la Contralora Genera de la +ep'blicaH( O23')/4$* 0' -, ,50/)$+6, 4( B( 8( Comprobar ue el $uditor 1nterno re'na los re uisitos e)i!idos para desempe%ar el puesto( Comprobar si el personal de la unidad de auditora interna est* capacitado para desempe%ar los diferentes puestos( /erificar si el $uditor 1nterno tiene independencia de criterio y de accin y ue como parte de ello, salvo disposicin le!al en contrario, se absten!a de realizar rutinas administrativas, de asistir a las sesiones de junta directiva o participar en otro tipo de comits de orden administrativo( /erificar ue el trabajo de la unidad de auditora interna se ejecute de acuerdo con las normas y procedimientos de auditora !eneralmente aceptados, con las normas tcnicas de auditora para la Contralora General y las entidades y r!anos sujetos a su fiscalizacin, publicado en La Gaceta -; 49C del 84 de mayo de 456B, con el "anual para el ejercicio de la $uditora 1nterna, publicado en La Gaceta -; BB< del B7 de noviembre de 456C y con correspondiente "anual de procedimientos de auditora de la citada unidad(

C(

468

<(

/erificar si el auditor interno prepara un plan de trabajo ue tome en cuenta, de una manera racional, a todas las dependencias o pro!ramas de la entidad, as como a las unidades, empresas adscritas y afiliadas( ,ener certeza de ue el $uditor 1nterno o su personal no desempe%en otras labores ue no sean las propias de una unidad de auditora interna( /erificar ue el personal de la unidad de auditora interna no participe en auditoras o estudios especiales en a uellas oficinas o pro!ramas en donde :aya servido anteriormente, ten!a parientes cercanos por consan!uinidad o afinidad( /erificar ue se ten!a en uso un re!lamento de or!anizacin y funciones de la auditora interna y ue este cumpla al menos con los lineamientos !enerales, publicados en La Gaceta -; 47I( del C de setiembre de 4567( /erificar ue las recomendaciones de los informes de la unidad sean factibles pr*cticos, constructivos ue eviten el empleo innecesario de los recursos y ue se estn cumpliendo en forma permanente(

7( I(

6(

5(

P+$&'0/7/'%)$* 0' ,50/)$+6, 4( B( Determine si la unidad de auditora interna depende del r!ano cole!iado o del ministro del ramo( Si no fuera as investi!ue de uien depende( /erifi ue si la $uditora 1nterna posee un manual de or!anizacin y funciones y un manual de procedimientos de auditora, basado este 'ltimo en las normas de auditora !eneralmente aceptadas y en las normas tcnicas de auditora( /erifi ue ue se :aya or!anizado para cada unidad, dependencia o pro!rama sujeto a control, cuando las circunstancias as lo re uieran, un arc:ivo permanente ue conten!a la informacin b*sica de la misma( Consecuentemente, deber* verificar ue esta sea peridicamente actualizada( /erifi ue ue el arc:ivo corriente est clasificado por lo menos enA papeles de trabajo, correspondencia !eneral, informes y otros o de al!una otra manera ue lo :a!a 'til y funcional( /erifi ue ue el plan de trabajo de auditora cubra las dependencias o pro!ramas de la entidad u r!ano y a las subsidiarias o empresas adscritas y ue los aspectos o rubros objeto de e)amen sean de importancia financiera o administrativa( /erifi ue ue la formulacin de los planes de trabajo anuales sean peridicamente evaluados y reajustados( Compruebe ue cada e uipo o !rupo de auditora desi!nado para realizar una auditora, posea en conjunto, la capacidad, e)periencia y entrenamiento tcnico necesario para obtener la evidencia suficiente, pertinente y necesaria

8(

C(

<(

7( I(

46C

ue permita formular los comentarios, conclusiones y recomendaciones ue sean del caso( 6( /erifi ue por medio del estudio de los informes, dict*menes y papeles de trabajo ue la auditora :aya mantenido una actitud objetiva y mental de absoluta independencia, de la entidad, r!ano o unidad ue audite, de sus operaciones y servidores( /erifi ue ue los pro!ramas para las auditoras o estudios especiales de auditora indi uen claramenteA aF objetivo del e)amen, bF los procedimientos mnimos a aplicar y cF los procedimientos en detalle para cada cuenta, aspecto o paso de la auditora(

5(

49( /erifi ue ue el trabajo de los asistentes :aya sido o sea adecuadamente supervisado por el auditor jefe del e uipo, ue e)ista evidencia de ello y ue cada auditora sea responsabilidad de un solo !rupo de auditores( 44( Determine si el personal de la auditora colabora con la entidad u r!ano sujeto a su control, evit*ndole interrupciones o interferencias innecesarias en su funcionamiento, en la preparacin de informacin de poco o nin!una utilidad y asimismo, coordinando sus labores con el :orario de trabajo establecido( 4B( 1nvesti!ue si todo el trabajo de auditora se realiza en las propias oficinas y dependencias de la entidad auditada Een el caso de a!encias o sucursales situadas lejos de la sede centralF( 48( /erifi ue, si la entidad posee e uipo electrnico para el procesamiento de la informacin, ue se :a!an revisiones sobre la eficiencia de los controles, dentro del centro de procesamiento autom*tico de datos( $simismo, verifi ue si la $uditora 1nterna particip en el dise%o y puesta en marc:a del sistema, con el objeto de obtener los pro!ramas respectivos ue le permitan con base en ellos realizar la auditora en el sistema( 48(4 1nda!ue tambin si se :an :ec:o informes sobre la eficiencia y eficacia del e uipo( De ser as, solictelos y analcelos( 4C( /erifi ue salvo disposicin le!al en contrario> ue se :a pro:ibido al personal de auditora( 4C(4 Desempe%ar, adem*s de su funcin permanente, labores tales comoA de contabilidad, de caja, administrativas, de control previo u otras labores no relacionadas con la autoridad interna( 4C(B #articipar en auditoras llevadas a cabo en departamentos, secciones, pro!ramas o empresas subsidiarias o afines en donde :aya servido anteriormente o donde ten!a parientes por consan!uinidad o afinidad( 4C(8 #articipar en actividades de la poltica nacional(

46<

4C(C Emitir juicios u opiniones lesivas al pro!rama e)aminado o a la institucin a ue pertenece( 4C(< $ceptar beneficios de cual uier clase, de funcionarios vinculados con sus funciones de fiscalizacin( Sobre la ejecucin del trabajo de auditora 4<( /erifi ue ue en cada auditora efectuada, los auditores :ayan revisado previamente la le!islacin y la re!lamentacin pertinente y los papeles de trabajo e informes de auditoras anteriores( 47( /erifi ue ue en cada auditora o estudio especial de auditora se estudie y eval'e el sistema de control interno y si para este estudio se utilizan cuestionarios preelaborados o mtodos alternativos pero v*lidos( $dem*s, si la citada evaluacin sirve de base para dar una opinin sobre el sistema y para determinar el alcance de las pruebas de auditora( 4I( /erifi ue ue la $uditora 1nterna realice o verifi ue selectivamente, en forma sorpresiva, los ar ueos de caja y observe tambin si fiscaliza sorpresivamente el pa!o de las remuneraciones( 46( /erifi ue ue los auditores internos apli uen u observen las normas tcnicas de auditora emitidas por la Contralora General, las normas de auditora !eneralmente aceptadas ue ri!en a la Contadura #'blica, en lo ue sea aplicable y los procedimientos, tcnicas mtodos y pr*cticas usuales en auditora( $simismo, debe verificarse si se cumplen con lo estipulado en el "anual para el ejercicio de la auditora interna( 45( 1nvesti!o si la 0nidad de $uditora 1nterna verifica el cumplimiento deA 45(4 Las disposiciones le!ales y re!lamentarias vi!entes( 45(B Las normas tcnicas de control interno establecidas en la entidad u r!ano( 45(8 Las recomendaciones aceptadas contenidas en los informes de auditora de la Contralora General de la +ep'blica( 45(C Las recomendaciones aceptadas contenidas en los informes de las firmas privadas de auditora ue :ayan sido contratadas por la entidad( 45(< Sus propias recomendaciones aceptadas por la $dministracin( 45(7 Los objetivos, las metas y las actividades pro!ramadas, cuando estos se :ayan fijado previamente( 45(I La correcta aplicacin de los manuales, disposiciones, acuerdos, circulares, etc( de car*cter interno emitidos por la entidad u r!ano(

467

B9( .bten!a evidencia de si los pro!ramas de auditora incluyen la verificacin selectiva, de acuerdo con procedimientos de auditora !eneralmente aceptados, deA B9(4 Los saldos de las cuentas de mayor( B9(B Los e)pedientes del personal EprontuariosF( B9(8 Los !astos efectuados y su utilizacin en los pro!ramas en ue fueron presupuestados( B9(C Los in!resos recibidos( B4( /erifi ue ue los papeles de trabajo ue respaldan los informes de la $uditora 1nterna estn arc:ivados en un orden l!ico y ue se empleen ndices para los rubros de los estados financieros e)aminados> asimismo, si para emitir los dict*menes, certificaciones, conclusiones y recomendaciones se :a obtenido evidencia suficiente, adecuada y pertinente( Debe recabar tambin si el $uditor 1nterno a!ota o no todos los medios disponibles de informacin, para aclarar las situaciones dudosas( Sobre la comunicacin de resultados BB( /erifi ue si los informes se :an preparado con el debido esmero profesional> ue :ayan sido redactados en len!uaje sencillo y claro> ue se evita el uso de trminos muy tcnicos e innecesarios y ue en ellos no :aya la inclusin de ane)os innecesarios( B8( /erifi ue ue los informes sean preparados inmediatamente despus de terminado el trabajo de campo y ue sea :ec:o del conocimiento del $uditor 1nterno tan pronto :aya sido concluido( BC( /erifi ue si el $uditor dictamina, refrenda o certifica los estados financieros correspondientes a cada perodo econmico( $simismo, verifi ue si se e)presan o no comentarios sobre el sistema de control interno y sobre los dem*s sistemas administrativos( B<( Compruebe si las conclusiones de los informes e)presan ue los estados financieros est*n de acuerdo Eo noF con los principios de contabilidad !eneralmente aceptados y asimismo, si dic:os principios fueron aplicados en forma consistente y uniforme con el perodo anterior( B7( /erifi ue ue los informes elaborados por la $uditora 1nterna conten!an por lo menosA B7(4 1nformacin introductoria( B7(B .bjetivo del trabajo( B7(8 Dictamen del auditor, cuando sea pertinente(

46I

B7(C Estados financieros, o cuentas y aspectos e)aminados, con notas e)plicativas cuando sean necesarias( B7(< Comentarios u observaciones( B7(7 Conclusiones( B7(I +ecomendaciones( B7(6 $ne)os cuando sean absolutamente necesarios( BI( /erifi ue ue las recomendaciones sean factibles y pr*cticas, constructivas, relacionadas con las cuentas o aspectos estudiados y ue eviten el empleo innecesario de recursos :umanos y materiales( B6( Compruebe ue e)ista un pro!rama de se!uimiento de las recomendaciones ue la administracin orden poner en pr*ctica( B5( +evise su cuestionario interno lue!o de :aber cubierto este pro!rama a efecto de comprobar si las respuestas del $uditor 1nterno fueron veraces( Consi!ne las e)plicaciones del caso( 89( Consi!ne en una cdula si el alcance de estos procedimientos satisfacen la evaluacin de la unidad de $uditora 1nterna> en caso ue no sea as, a!re!ue o modifi ue los ue considere pertinentes(

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RECURSOS 8UMANOS

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RECURSOS 8UMANOS C$%&'()$* 1'%'+,-'* El recurso :umano es uno de los elementos primordiales de cual uier ente u r!ano y de la eficiencia y eficacia en su utilizacin, depende en muc:o el cumplimiento de los objetivos del ente u r!ano p'blico( -o basta ue la or!anizacin sea slida, ten!a procedimientos administrativos y bien definido su objetivo y sus metas> si no se tiene personal idneo, ue tome decisiones adecuadas y ejerza las acciones de control interno ue correspondan, en aras de una administracin eficiente y eficaz( Los procedimientos de auditora ue se!uidamente se consi!nan, persi!uen el e)amen y evaluacin de dic:o recurso :umano( O23')/4$* 0' -, ,50/)$+6, 4( B( 8( C( <( 7( /erificar si la institucin cuenta con un +e!lamento 1nterno de ,rabajo( /erificar si la institucin cuenta con un "anual Descriptivo de #uestos( /erificar si los servidores cuentan con un manual de rutinas ue describa en detalle las labores y se%ale las responsabilidades de cada uno de los car!os( /erificar ue todos los puestos de la institucin estn contemplados en dic:o manual( /erificar ue cada servidor est amparado por un contrato de trabajo( /erificar si se dan a conocer a los servidores las polticas sobre administracin de personal, si es ue stas e)isten, y si las mismas est*n sistematizadas Ereclutamiento, seleccin, contratacin, induccin, entrenamiento, evaluacin y sistema de ascensosF( /erifi ue ue para cada servidor e)ista un e)pediente, ue conten!a copia de todos lo movimientos de personal, ue le :ayan afectado, en orden cronol!ico( /erificar si e)iste, para cada servidor un prontuario de personal debidamente actualizado( Comprobar si el personal de un mismo nivel es rotado peridicamente, cuando las funciones del puesto as lo ameritan( Comprobar si todos lo movimientos de personal ue afectan el sistema de pa!os, son comunicados inmediatamente a la unidad encar!ada de la elaboracin de las planillas( /erificar si e)iste control de asistencia de los servidores(

I(

6( 5( 49(

44(

459

4B( 48(

Cerciorarse del cumplimiento de las sanciones disciplinarias impuesta al personal( /erificar si la entidad u r!ano tiene establecidos permanentemente pro!ramas de entrenamiento para todo su personal en los diferentes niveles jer*r uicos( /erificar si se eval'a ue los pro!ramas de entrenamiento Eadiestramiento, capacitacin, formacin, etc(F alcancen los objetivos propuestos(

4C(

P+$&'0/7/'%)$* 0' A50/)$+6, 4( Solicite el +e!lamento 1nterno de ,rabajoA verifi ue ue :aya sido aprobado por el "inisterio de ,rabajo y ue est vi!ente( En el caso de ue la entidad :aya suscrito una convencin colectiva, cercirese de ue fuera aprobada por las partes interesadas y por el "inisterio de ,rabajo y ue se encuentre vi!ente( Si no lo :a :ec:o en las cuentas de !astos, verifi ue el cumplimiento de la normativa le!al y de las circulares, acuerdos de la $utoridad #resupuestaria y pronunciamientos de esta Contralora General( $nalice las rutinas establecidas por la oficina de recursos :umanos, de personal o la ue :a!a sus veces y verifi ue el control interno establecido para todos los tr*mites ue tienen relacin con el proceso continuo ue se inicia con el reclutamiento de candidatos y finaliza con el tr*mite de los movimientos rutinarios o peridicos del personal( Cercirese ue al menos se cumplan las normas de control interno vi!entes( /erifi ue, en el caso de ue e)ista un "anual Descriptivo de #uestos, ue ste conten!a como mnimo los si!uientes re uisitosA aF bF $!rupacin de puestos en clases, de acuerdo con la simili=deberes y responsabilidades ue le son propios( Definicin de las funciones de los puestos ue componen las clases, de manera ue permitan evaluar el rendimiento ue :an tenido los servidores en perodo determinado( Definicin de funciones, de tal forma ue indi uen las :abilidades, conocimientos y caractersticas de personalidad ue se re uieren de la persona ue va a ocupar el puesto(

B(

8(

cF

C( <(

/erifi ue si dic:o "anual Descriptivo de #uestos, es revisado peridicamente, con el objeto de mantenerlo actualizado( /erifi ue si se :an utilizado par*metros Efactores de clasificacin de puestosF para clasificar los puestos y, si esos factores permiten

454

comparar las funciones de los puestos, estableciendo i!ualdades o diferencias para ellos( 7( /erifi ue si los servidores cumplen a cabalidad con las rutinas ue a ellos corresponde se!'n su puesto y asimismo, si est*n conforme lo establecido en el "anual correspondiente( /erifi ue si las remuneraciones son similares para car!os de funciones y responsabilidades parecidas( /erifi ue ue tanto el +e!lamento 1nterno de ,rabajo como el "anual Descriptivo de puestos se :ayan :ec:o de conocimiento del personal y ue un ejemplar del primero se encuentre colocado en un lu!ar visible( /erifi ue si se :ace una entrevista previa a cada oferente de servicios a fin de no entre!ar la G.ferta de ServiciosH a candidatos ue no posean los re uisitos e)i!idos por el car!o( $simismo, investi!ue si se orienta a los candidatos en los nombres y caractersticas de los puestos en ue pueden concursar(

I( 6(

5(

49( /erifi ue si para determinar la idoneidad de los candidatos se realizanA aF bF Concursos de oposicin por e)*menes( Concurso de oposicin por antecedentes(

44( /erifi ue si se considera en tales concursos, aspectos comoA aF bF cF dF eF fF !F Estudios realizados atinentes al puesto( E)periencia en car!os similares( +eferencias personales( Levantamiento de informacin sobre la vida y costumbres del solicitante( Salud de ue disfruta el candidato( 1mpedimentos le!ales para desempe%ar el car!o( 1nvesti!aciones sobre su conducta moral en sus trabajos anteriores(

4B( Cercirese ue el in!reso del personal permanente de ori!en a un nombramiento provisional por lo menos por tres meses( 48( /erifi ue si todo el personal se encuentra amparado por un contrato ue conten!a por lo menos los si!uientes datosA -ombre del servidor, n'mero de cdula, fec:a a partir de la ue ri!e el nombramiento, fec:a

45B

de vencimiento del nombramiento, cate!ora y nombre del puesto, pro!rama en el ue labora el servidor, :oras laborables diarias, semanales o mensuales y las firmas de los responsables de tal nombramiento( 4C( 1nvesti!ue si antes de decidir sobre las necesidades de adiestramiento, se realiza una investi!acin previa y cuidadosa para determinarlas( 4<( /erifi ue si los pro!ramas vi!entes de entrenamiento Eadiestramiento, capacitacin, formacin, etc(F est*n adecuados a las necesidades y objetivos de la entidad u r!ano y del puesto del servidor esco!ido para recibirlo( 47( /erifi ue si la entidad u r!ano realiza evaluaciones sobre los resultados del entrenamiento impartido a sus funcionarios Elue!o de cada actividadF( Solicite tales evaluaciones y trate de establecer la bondad de las mismas( 4I( Determine si la entidad u r!ano si!ue al!una poltica para promocionar al personal( Solicite una copia de la misma y verifi ue si sta se aplica o no( En ste 'ltimo caso, e)pli ue las razones ue se tienen( 46( Determine si se eval'a el rendimiento de cada uno de los servidores por lo menos una vez al a%o, y si se deja evidencia de ue sta se :ace en forma inte!ral y lo m*s objetiva posible( 45( .bten!a evidencia de si la entidad u r!ano da a conocer a todo el personal las polticas ue sobre administracin de personal Ereclutamiento, seleccin, contratacin, induccin, entrenamiento, sistemas de ascensos y evaluacinF se :an establecido( B9( /erifi ue si e)iste un adecuado sistema sobre el control de asistencia al trabajo( #or ejemplo la utilizacin de tarjetas, relojes marcadores para re!istrar la entrada y salida de los servidores( En el caso de ue e)istan relojes marcadores, cercirese de ue se :aya establecido vi!ilancia sobre los mismos, de manera ue un empleado no pueda obtener la marca en la tarjeta de otro( B4( Cercirese de ue se aplican las sanciones disciplinarias al personal acreedor de ellas, de acuerdo con las normas le!ales vi!entes( BB( /erifi ue si est* dispuesta la rotacin del personal de un mismo nivel, en forma sistem*tica, cuando las funciones de tales puestos as lo ameriten( B8( Cercirese de ue, para fines de la elaboracin de las planillas y los c:e ues de pa!o, se comuni ue por escrito a la unidad respectiva Econ las copias de las acciones de personal u otro documento en usoF, el movimiento de personal referente aA

458

aF bF cF dF eF fF !F

-ombramiento ,raslado o reasi!nacin Ceses Licencias #romociones .tor!amiento de otras remuneraciones "ultas y suspensiones

BC( Cercirese, mediante el uso de una muestra selectiva, si el personal labora efectivamente para la entidad u r!ano y de ser as, ue lo :a!a en el lu!ar ue indica la 'ltima accin de personal( Dise%e procedimientos ue le permitan, en la medida de lo posible establecer si el personal nombrado y ue efectivamente trabaja es el necesario( B<( /erifi ue si se :a establecido un pro!rama anual para las vacaciones del personal y si ste cubre a todos los funcionarios( .bten!a evidencia de si dic:o pro!rama se cumple( #on!a especial cuidado en casos de funcionarios ue no toman vacaciones anuales( B7( /erifi ue si se :a establecido ue durante las vacaciones del personal, otras personas, del mismo nivel o capacitados para ello, asumen sus funciones( BI( Cercirese de ue la oficina de personal o uien :a!a sus veces, dispon!a de una carpeta o al!'n otro medio idneo para cada servidor, en la ue arc:ive por orden cronol!ico, todo lo relativo a los movimientos de personal ue :aya sufrido el servidor( En el caso de e)servidores debe constatarse tambin ue dic:os e)pedientes permanezcan arc:ivados y separados de los del resto del personal( B6( Cercirese de ue para cada servidor e)ista un prontuario de personal autorizado(

45C

PARTIDAS ESPECFICAS

45<

PARTIDAS ESPECFICAS ( ) Se denomina con el nombre de partidas especficas a los recursos ue el Estado otor!a a entidades y r!anos p'blicas y a entidades privadas para ue sean usados en fines previamente determinados( La asi!nacin de recursos se :ace por medio de la Ley de #resupuesto .rdinario y E)traordinario de la +ep'blica, @iscal y por #ro!ramas y de las leyes ue contienen presupuestos e)traordinarios( O23')/4$* 0' -, ,50/)$+6, Comprobar ue los recursos ue asi!na cada partida especfica, :ayan in!resado en los trminos y condiciones fijadas en la Ley ue les dio ori!en y ue la aplicacin de los mismos se :aya ejecutado de manera eficiente y eficaz, en la consecucin de los objetivos establecidos o fijados por el le!islador( P+$&'0/7/'%)$* 0' ,50/)$+6, El alcance del pro!rama estar* en funcin de los resultados obtenidos del an*lisis del control interno e)istente( 4( #repara una cdula con toda la informacin referente a las partidas especficas, ue en el perodo objeto de e)amen o en el ue crea conveniente, le fueron otor!adas a la entidad u r!ano( Esta informacin la puede obtener en la .ficina de Control de #resupuesto del "inisterio de Jacienda( $note la informacin con el detalle necesario, tal comoA nombre de la partida, monto, n'mero de !iro, fec:a de emisin, fec:a de entre!a, fec:a de recibido, de depsito, etc( #ara esto, puede au)iliarse con la Ley de #resupuesto .rdinario y E)traordinario de la +ep'blica y con otros documentos en poder del Departamento de Control de #resupuesto de esta Contralora( B( /erifi ue ue cada una de las partidas especficas recibidas, :ayan in!resado por su monto total y ue se :ayan depositado en forma nte!ra, en la cuenta bancaria de la entidad u r!ano, a m*s tardar el da :*bil si!uiente al ue se recibi el !iro( /erifi ue, cuando los montos de las partidas especficas in!resadas sean menores a los asi!nados por ley, si se debe a una subejecucin presupuestaria, o a otro motivo( #ara lo anterior debe e)istir un decreto ejecutivo, anote el n'mero y fec:a( $nalice la correcta contabilizacin de las partidas especficas y cuando sea pertinente, ue stas se incluyan en el informe de ejecucin del presupuesto(

8(

C(

E4F Este pro!rama fue preparado tomando como base un documento denominado G#lan de auditora para el e)amen de las partidas especficasH, de la Seccin "unicipal del Departamento de $uditora de esta Contralora General(

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Solicite a la oficina correspondiente, cuando de la informacin obtenida se determine ue uno o varios !iros no :an in!resado a la entidad u r!ano, detalles sobre ese particular( /erifi ue en la Seccin de $rc:ivo de Giros de la Contabilidad -acional E"inisterio de JaciendaF, si los !iros ue no fueron entre!ados a sus beneficiarios Ever punto anteriorF, fueron cambiados( En este caso investi!ue los endosos y el destino final de esos recursos( $simismo, pon!a el caso en conocimiento de sus superiores, a efecto de ue se determine las acciones a se!uir( Compruebe en el re!istro de Donos, cuando las partidas especficas fueron !iradas en bonos, ue la totalidad de estos valores concuerde con el monto total y el n'mero y monto de cada una de ellas( 1nvesti!ue si en la entidad u r!ano e)iste un pro!rama de prioridades, para la ejecucin de las obras financiadas con partidas especficas( /erifi ue, de e)istir, si fue aprobado por la autoridad administrativa competente( #on!a especial atencin a la forma de financiacin de a uellas obras en ue evidentemente la partida especfica es insuficiente( Dise%e procedimientos de auditora para ser aplicados a las obras construidas con recursos de partidas especficas, tome como base para el dise%o a las normas del Complemento -; 4 del "anual sobre -ormas ,cnicas de Control 1nterno relativas a .bras #'blicas( Compruebe desde cuando in!resaron los recursos provenientes de las partidas especficas, en caso de no :aber sido utilizados( #ara esto, debe :acerse un estudio de la anti!Sedad de esos in!resos, separando los ue corresponden al perodo objeto de estudio de los de perodos anteriores( Debe investi!arse las razones de su no utilizacin( Determine si e)isten recursos provenientes de partidas especficas invertidos en Ginversiones transitoriasH> determine cu*les fueron las polticas establecidas para invertir esos fondos( E)amine en detalle la clase de inversiones, los rendimientos y dem*s datos relacionados con esa inversiones Ecertificados de depsito a plazo, mercado primario Emeses, a%osF, mercado secundario Edas, en el puesto de C.DES$, intereses, descuentos, etc(F( /erifi ue si la disponibilidad de las inversiones transitorias, est* acorde con el pro!rama de prioridades para la ejecucin de obras especficas de la entidad u r!ano( /erifi ue si las inversiones transitorias :an sido re!istradas en el au)iliar( $nalcelas con base en los procedimientos utilizados para estas inversiones( /erifi ue ue los intereses deven!ados se :ayan acumulado a la cuenta de la partida especfica ue dio ori!en a la respectiva inversin(

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Determine si se arc:ivan y custodian adecuadamente los documentos relacionados con las inversiones transitorias( /erifi ue si los recursos de las partidas especficas fueron presupuestados, tanto en in!resos como en e!resos( Compruebe ue las partidas especficas utilizadas en el perodo e)aminado, se :ayan aplicado se!'n el destino ue les asi!n la ley( En caso contrario, compruebe si :ay autorizacin le!islativa para el cambio de destino( En caso ue no :aya, investi!ue las razones del cambio y u autoridad lo aprob( /erifi ue la correcta utilizacin de los recursos provenientes de partidas especficas, asimismo, si en la ejecucin de obras o prestacin de servicios, se elaboran los reportes respectivos y si stos se envan a las autoridades y oficinas interesadas( Determine si una vez concluida una obra especfica, se :an :ec:o !estiones para obtener el cambio de destino de los sobrantes de las partidas especficas( #repare, para darle cumplimiento al artculo I de la Ley 75<<, un informe en ue de manera resumida, pero directa y concreta, se e)pon!a el resultado del estudio especial de auditora realizado( En la medida de lo posible y para mayor facilidad, deben utilizar los lineamientos establecidos en la se!unda parte de este "anual( Este informe debe :acerse del conocimiento de la entidad u r!ano auditado, a efecto de ue se cumpla con las disposiciones y recomendaciones ue conten!a( -o es por dem*s decir ue aun ue los resultados del estudio sean satisfactorios, siempre debe elaborarse un oficio donde as se :a!a constar( +evise su cuestionario de control interno, lue!o de :aber cubierto este pro!rama, a efecto de comprobar si las respuestas de los funcionarios fueron veraces( Consi!ne las e)plicaciones del caso( 1ndi ue si en su opinin este pro!rama pude ser utilizado nte!ramente en el pr)imo estudio especial de auditora de partidas especficas o si es necesario a!re!ar, uitar o modificar al!unos procedimientos, en cuyo caso, prepare un memorando justific*ndolo(

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