INGENIERA EN COMERCIO EXTERIOR

TEMA:Creacin de informes

Uso del asistente para informes Diseo de informes Informes de tablas o consulta Etiquetas de correo

INFORMATICA APLICADA II

ING. RICHARD CAIZA

Gabriela Segarra Erika Mndez

Cuarto Semestre ICE NOVIEMBRE 2013

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CREACIN DE INFORMES INTRODUCCIN Al usar una base de datos, normalmente se usan informes para ver, formatear y resumir datos. Por ejemplo, se puede crear un informe de tipo lista para mostrar los nmeros de telfono de todos los contactos o un informe resumido para calcular el total de las ventas de la compaa en distintas regiones y perodos de tiempo. INFORME Es un objeto de base de datos que se usa para mostrar y resumir datos. Los informes proporcionan una manera de distribuir o

archivar instantneas de los datos, ya sea mediante su impresin, su conversin a archivos PDF o XPS, o su exportacin a otros formatos de archivo. Los informes pueden ofrecer detalles sobre registros individuales, resmenes de varios registros o ambos. Tambin se pueden usar los informes de Access para crear etiquetas para correo u otros fines. ELEMENTOS DE UN INFORME Encabezado del informe Esta seccin se imprime una vez al principio del informe. El encabezado del informe se usa para ofrecer informacin que normalmente

aparecera enuna pgina de portada, como un logotipo o un ttulo y una fecha.

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Encabezado de pgina Esta seccin se imprime al principio de cada pgina. Por ejemplo, para repetir el ttulo del informe en todas las pginas se utiliza el encabezado de pgina. Encabezado de grupo Esta seccin se imprime al principio de cada nuevo grupo de registros. Use el encabezado de grupo para imprimir el nombre del grupo. Detalle Esta seccin se imprime una vez por cada fila del origen de registros. En ella se colocan los controles que constituyen el cuerpo principal del informe.

Pie del grupo Esta seccin se imprime al final de cada grupo de registros. Los pies de grupo se usan para imprimir informacin de resumen para un grupo. Puede tener varias secciones de pie de grupo en un informe, en funcin de cuntos niveles de agrupacin haya agregado.

Pie de pgina Esta seccin se imprime al final de cada pgina. Los pies de pgina se utilizan para imprimir nmeros de pgina o informacin sobre cada pgina.

Pie del informe Esta seccin se imprime una vez al final del informe. Los pies del informe se utilizan para imprimir totales

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de los informes u otra informacin de resumen de todo el informe.

PASOS PARA CREAR UN INFORME El primer paso es seleccionar la tabla de Access de donde obtendremos los datos para el informe y posteriormente ir a la ficha Crear y dentro del grupo Informes hacer clic sobre el botn Informe.

Recuerda que debes seleccionar primero la tabla que servir como base para el informe o de lo contrario el botn Informe estar deshabilitado. Access crear un informe bsico que tendr por columnas los campos de la tabla seleccionada.

Puedes observar que el informe tiene como ttulo el mismo nombre de la tabla. Access coloca este ttulo predeterminado, pero lo puedes cambiar fcilmente son tan slo hacer doble clic sobre l para especificar el nuevo ttulo.

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Para guardar el informe haz clic sobre el botn Guardar de la barra de herramientas de acceso rpido. Se mostrar el cuadro de dialogo Guardar como y debers indicar un nombre para el nuevo informe.

USO DEL ASISTENTE PARA INFORMES

A continuacin se explicar el desarrollo de informes mediante el uso del asistente de Microsoft Access. El proceso es muy similar al comentado previamente para consultas y formularios. 1) Nos situaremos en el apartado informes de la pestaa

Crear del men. Una vez situados ah, pulsaremos la opcin de Asistente para informes

2) Se introducirn los campos que el usuario desee que

aparezcan en el informe.

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3) La

siguiente

opcin las

permite

que de

se la

configuren

agrupaciones

informacin, que se reflejarn en la forma en la que se presentarn los datos al usuario y tras pulsar Siguiente, se podrn

establecer los criterios de ordenacin que se deseen para la informacin que se

represente. 4) Los siguientes pasos configuran y el la

distribucin,

orientacin

estilo.

Seleccione los que considere de su agrado. 5) El ttulo del informe ser Informe de Alumnado. 6) Se mostrar la vista preliminar del informe, que ser lo que se desea presentar al usuario. 7) El resultado final del informe debe mostrar una estructura similar a la que se presenta en la siguiente figura:

DISEO DE INFORMES Un informe es una forma de presentar, de imprimir los datos contenidos en una tabla o consulta en una hoja de papel. Permite agrupar la

informacin de una forma ms compacta y fcil de visualizar.

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Tanto para el diseo de formularios e informes Access nos proporciona dos asistentes para la realizacin de estos objetos. El asistente es la forma ms sencilla de realizarlos, ya que nos proporciona una forma rpida y fcil de confeccionarlos, si bien tambin tenemos la posibilidad de comenzar a disear nuestros formularios e informes desde hojas en blanco, con lo que la personalizacin puede ser total. Otra forma de personalizar los formularios e informes, y puede que una de las ms tiles, es realizar el formulario o informe con el asistente para luego editar cada uno de los controles, campos, subformularios, etc.

MEN VISTA DISEO INFORME Opciones de Vista del Informe / Opciones de Fuente Letra, Color, Tamao, Fondo, etc.

INFORMES DE TABLAS O CONSULTA Una consulta de creacin de tabla recupera datos de una o varias tablas y, a continuacin, carga el conjunto de resultados en una nueva tabla. Esa nueva tabla puede residir en la base de datos abierta o puede crearse en otra base de datos.

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Al cargar los datos en una tabla independiente y usar esa tabla como origen de datos, se puede acelerar las operaciones, reducir la carga de trabajo y almacenar cmodamente los datos. Cuando proceda, recuerde que los datos de la nueva tabla no son ms que una instantnea: no tienen conexin ni relacin con sus tablas de origen. El proceso de creacin de una consulta de creacin de tabla se compone de los siguientes pasos:

Habilite la base de datos si no est firmada o si no reside en una ubicacin de confianza. En caso contrario, no podr ejecutar consultas de accin (consultas de datos anexados, consultas de actualizacin y consultas de creacin de tabla).

En la vista Diseo de la consulta, cree una consulta de seleccin y, a continuacin, modifique esa consulta hasta que devuelva los registros que desee. Puede seleccionar datos de ms de una tabla y, en trminos reales, puede des normalizar los datos. Por ejemplo, puede incluir los datos de cliente, transportista y proveedor en una sola tabla, lo cual no se hace en una base de datos de produccin con tablas correctamente normalizadas. Asimismo, puede usar criterios en la consulta para personalizar o restringir ms el conjunto de resultados.

Convierta la consulta de seleccin en una consulta de creacin de tabla, elija una ubicacin para la nueva tabla y, a continuacin, ejecute la consulta para crear la tabla.

No confunda una consulta de creacin de tabla con una consulta de actualizacin o de datos anexados. Una consulta de actualizacin se usa para agregar o cambiar los datos de campos individuales. Una consulta de datos anexados se usa para agregar registros (filas) a un conjunto de registros existente de una tabla existe CREAR UN INFORME MEDIANTE LA HERRAMIENTA DE INFORMES La herramienta Informe es la manera ms rpida de crear un informe, porque lo genera inmediatamente sin solicitarle ningn tipo de informacin. El informe muestra todos los campos de la tabla o consulta subyacente. La herramienta Informe puede no
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crear el producto final terminado que desea obtener en ltima instancia, pero resulta muy til para ver rpidamente los datos subyacentes. Despus, puede guardar el informe y modificarlo en la vista Presentacin o en la vista Diseo para que se adapte mejor a sus propsitos. 1. En el panel de exploracin, haga clic en la tabla o consulta en la que desea basar el informe. 2. En el grupo Informes de la ficha Crear, haga clic en Informe. Access crea y muestra el informe en la vista Presentacin. 3. Para obtener ms informacin sobre cmo ver e imprimir el informe, vea la seccin Ver, imprimir o enviar el informe como mensaje de correo electrnico. Despus de ver el informe, puede guardarlo y, a continuacin, cerrar tanto el informe como la tabla o consulta subyacente que ha utilizado como origen de registros. La prxima vez que abra el informe, Access mostrar los datos ms recientes del origen de registros. ETIQUETAS DE CORREO

Microsoft Office Access incluye varias opciones diferentes para la creacin de etiquetas que contienen datos almacenados en las tablas de Access. La manera ms fcil de proceder es utilizar el Asistente para etiquetas de Access para crear e imprimir las etiquetas a partir de un informe creado. Adems, puede importar datos a Access desde otros orgenes de datos.

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INGENIERA EN COMERCIO EXTERIOR FADE BIBLIOGRAFA

http://office.microsoft.com/es-es/access-help/crear-e-imprimir-etiquetaspostales-HA010007352.aspx http://office.microsoft.com/es-es/access-help/crear-informes-sencillosHA001230739.aspx

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