SESIN II

Tablas de Datos y Propiedades de Campos

TABLA DE DATOS Crear una tabla de Datos La clave principal Guardar una tabla. Cerrar una tabla

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS Tamao del campo Formato del campo Mscara de entrada Valor predeterminado Regla de validacin Te to de validacin Re!uerido "ermitir longitud cero

Docente Responsable: Carlos Alberto Luis Grados

TABLA DE DATOS Crear una tabla de Datos

#!u$ veremos cmo rear una tabla de datos para poder en las unidades didcticas siguientes introdu ir datos en la base de datos % luego traba&ar con 'stos utili(ando las venta&as !ue nos proporciona #ccess)**+. !na de las "ormas ms rpida de llegar a la vista diseo es desde la ventana Base de datos con el ob&eto tablas seleccionadas, -aciendo doble clic en la opcin Crear una tabla en #ista Dise$o.

#parecer la ventana Dise$o de tabla.

/n la barra de t$tulo tenemos el nombre de la tabla 0como todav$a no -emos asignado un nombre a la tabla, #ccess le -a asignado un nombre por de1ecto Tabla23 a continuacin tenemos la re%illa donde de"iniremos las olumnas !ue componen la tabla, se utili(a una l$nea para cada columna, as$ en la primera l$nea 01ila4 de la re&illa de1iniremos la primera columna de la tabla % as$ sucesivamente. /n la parte in1erior tenemos a la i&'uierda dos 1ic-as 0(eneral % B)s'ueda4 para de1inir propiedades del ampo es decir caracter$sticas adicionales de la columna !ue estamos de1iniendo. 5 a la dere *a tenemos un recuadro con un te to !ue nos da alg6n tipo de ayuda sobre lo !ue tenemos !ue -acer, por e&emplo en este nomento el cursor se encuentra en la primera 1ila de la re&illa en la columna Nombre del campo % en el recuadro in1erior derec-o #ccess nos indica !ue el nombre de un campo puede tener -asta 78 caracteres.

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Vamos rellenando la re&illa de1iniendo cada una de las columnas !ue compondr la tabla.

/n la primera 1ila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos al tipo de datos, por de1ecto nos pone Te+to como tipo de dato. 9i !ueremos cambiar de tipo de datos, -acer clic sobre la 1lec-a de la lista desplegable de la derec-a % elegir otro tipo.

:bserva como una ve( tengamos alg6n tipo de dato en la segunda columna, la parte in1erior de la ventana, la correspondiente a Propiedades del ampo se activa para poder indicar ms caracter$sticas del campo, caracter$sticas !ue veremos con detalle en la unidad temtica siguiente. # continuacin pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna de la re&illa. /sta tercera columna no es obligatorio utili(arla %a !ue 6nicamente sirve para introducir un comentario, normalmente una descripcin del campo de 1orma !ue la persona !ue tenga !ue introducir datos en la tabla sepa !u' debe escribir %a !ue este cometario aparecer en la barra de estado de la -o&a de datos. Repetir el proceso -asta completar la de1inicin de todos los campos 0columnas4 de la tabla. La la#e prin ipal

#ntes de guardar la tabla tendremos !ue asignar una clave principal. La la#e prin ipal propor iona un #alor )ni o para ada "ila de la tabla % nos sirve de identi"i ador de re,istros de 1orma !ue con esta clave podamos saber sin ning6n tipo de e!uivocacin el registro al cual identi1ica. ;o podemos de1inir ms de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por ms de un campo. "ara asi,nar una la#e prin ipal a un campo, seguir los siguientes pasos.

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<acer clic sobre el nombre del campo !ue ser clave principal. <acer clic sobre el icono Cla#e prin ipal de la barra de -erramientas.

# la i(!uierda del nombre del campo aparecer una llave indicndonos !ue dic-o campo es la clave principal de la tabla. 9i !ueremos de1inir una la#e prin ipal ompuesta 0basada en varios campos4, seleccionar los campos pulsando simultneamente la tecla Ctrl % el campo a seleccionar % una ve( seleccionados todos los campos -acer clic en el icono .

=mportante. Recordar !ue un campo o combinacin de campos !ue 1orman la clave principal de una tabla no puede contener valores nulos % no pueden -aber dos 1ilas en la tabla con el mismo valor en el campo>s clave principal. Cuando intentemos insertar una nueva 1ila con valores !ue in1rin&an estas dos reglas, el sistema no nos de&a crear la nueva 1ila % nos devuelve un error de este tipo.

(uardar una tabla-

"ara guardar una tabla, podemos. =r al men6 Ar *i#o % elegir la opcin (uardar. : bien -acer clic sobre el botn (uardar de la barra de -erramientas.

Como nuestra tabla a6n no tiene nombre asignado, aparecer el siguiente cuadro de dilogo. . /scribir el nombre de la tabla. <acer clic sobre el botn A eptar

Nota. 9i no -emos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro de dilogo avisndonos de ello, % preguntndonos si !ueremos !ue #ccess cree una, si le decimos !ue S/ nos aade un campo de tipo autonum'rico % lo de1ine como clave principal. 9i le decimos !ue No se guarda la tabla sin clave principal %a !ue una clave principal en una tabla es conveniente pero no obligatorio. Cerrar una tabla-

"ara cerrar una tabla, seguir los siguientes pasos. =r al men6 Ar *i#o % elegir la opcin Cerrar-

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: bien -acer clic sobre el botn Cerrar

de la ventana de la tabla de datos

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS Cada campo de una tabla dispone de una serie de ara ter/sti as !ue proporcionan un control adicional sobre la "orma de "un ionar del ampo . Las propiedades aparecen en la parte in1erior i(!uierda de la ventana Dise$o de tabla cuando tenemos un campo seleccionado.

Las propiedades se agrupan en dos 1ic-as, la 1ic-a (eneral donde indicamos las caracter$sticas generales del campo % la 1ic-a B)s'ueda en la !ue podemos de1inir una lista de valores vlidos para el campo, esta 6ltima 1ic-a est e plicada en el tema + &unto con el asistente de b6s!ueda. Las propiedades de la 1ic-a (eneral pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras !ue las propiedades de la 1ic-a B)s'ueda cambian seg6n el tipo de control asociado al campo. <a% !ue tener en cuenta !ue si se modi1ican las propiedades de un campo despu's de -aber introducido datos en 'l se pueden perder estos datos introducidos. # continuacin e plicaremos las propiedades de !ue disponemos seg6n los di1erentes tipos de datos. Tama$o del ampo

"ara los campos Te+to, esta propiedad determina el n6mero m imo de caracteres !ue se pueden introducir en el campo. 9iendo por de1ecto de 50 caracteres % valor m imo de 255. "ara los campos Num0ri o, las opciones son. Byte 0e!uivalente a un carcter4 para almacenar valores enteros entre * % )??. Entero para valores enteros comprendidos entre @+).A7B % +).A7A. Entero lar,o para valores enteros comprendidos entre @).28A.8B+.78B % ).28A.8B+.78A.

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Simple para la introduccin de valores comprendidos entre @+,8*)B)+/+B % @2,8*2)CB/@8? para valores negativos, % entre 2,8*2)CB/@8? % +,8*)B)+/+B para valores positivos. Doble para valores comprendidos entre @2,ACA7C+2+8B7)+2/+*B % @8,C8*7?78?B82)8A/@ +)8 para valores negativos, % entre 2,ACA7C+2+8B7)+2/+*B % 8,C8*7?78?B82)8A/@+)8 para valores positivos. Id- de r0pli a se utili(a para claves autonum'ricas en bases r'plicas. De imal para almacenar valores comprendidos entre @2*D+B@2 % 2*D+B@2 0si estamos en una base de datos .adp4 % n6meros entre @2*D)B@2 % 2*D)B@2 0si estamos en una base de datos .mdb4 Los campos Autonum0ri o son Entero lar,o. # los dems tipos de datos no se les puede especi1icar tamao.

1ormato del ampo

/sta propiedad se utili(a para personali(ar la 1orma de presentar los datos en pantalla o en un in1orme. 9e puede establecer para todos los tipos de datos e cepto el Autonum0ri o. "ara los campos Num0ri o % Moneda, las opciones son. N)mero ,eneral. presenta los n6meros tal como 1ueron introducidos. Moneda. presenta los valores introducidos con el separador de millares % el s$mbolo monetario asignado en EindoFs como puede ser G. Euro. utili(a el 1ormato de moneda, con el s$mbolo del euro. 1i%o. presenta los valores sin separador de millares. Est2ndar. presenta los valores con separador de millares. Por enta%e. multiplica el valor por 2** % aade el signo de porcenta&e 0H4. Cient/"i o. presenta el n6mero con notacin cient$1ica. Los campos 1e *a34ora tienen los siguientes 1ormatos. 1e *a ,eneral. si el valor es slo una 1ec-a, no se muestra ninguna -ora3 si el valor es slo una -ora, no se muestra ninguna 1ec-a. /ste valor es una combinacin de los valores de Fec-a corta % <ora larga. /&emplos. +>8>C+, *?.+8.** "M % +>8>C+ *?.+8.** "M. 1e *a lar,a. se visuali(a la 1ec-a con el d$a de la semana % el mes completo. /&emplo. Lunes )2 de agosto de )***. 1e *a mediana. presenta el mes con los tres primeros caracteres. /&emplo. )2@#go@)***. 1e *a orta. se presenta la 1ec-a con dos d$gitos para el d$a, mes % ao. /&emplo. *2>*B>**. /l 1ormato 1e *a orta asume !ue las 1ec-as comprendidas entre el 2>2>** % el +2>2)>)C son 1ec-as comprendidas entre los aos )*** % el )*)C % las 1ec-as comprendidas entre el 2>2>+* % el +2>2)>CC pertenecen al intervalo de aos entre 2C+* % 2CCC. Ob%eto OLE %

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4ora lar,a. presenta la -ora con el 1ormato normal. /&emplo. 2A.+?.)*. 4ora mediana. presenta la -ora con 1ormato "m o #m. /&emplo. ?.+? "m. 4ora orta presenta la -ora sin los segundos. /&emplo. 2A.+?. Los campos S/3No disponen de los 1ormatos prede1inidos S/3No, 5erdadero31also % A ti#ado3Desa ti#ado. S/, 5erdadero % A ti#ado son e!uivalentes entre s$, al igual !ue lo son No, 1also % Desa ti#ado. NOTA. /l control predeterminado para un dato S/3No es la casilla de veri1icacin por lo !ue en la vista 4o%a de Datos los datos de este tipo aparecen como una casilla de veri1icacin % no se ve el e1ecto de la propiedad 1ormato. 9i !ueremos ver el e1ecto tenemos !ue cambiar el control predeterminado en la 1ic-a B)s'ueda de las propiedades del campo, en la propiedad Mostrar ontrol elegir el Cuadro de te+to como te mostramos a continuacin.

Los campos Te+to % Memo no disponen de 1ormatos prede1inidos, para los campos Te+to se tendr$an !ue crear 1ormatos personali(ados. Lu,ares de imales

/sta propiedad nos permite indicar el n6mero de decimales !ue !ueremos asignar a un tipo de dato Num0ri o o Moneda.

M2s ara de entrada

9e utili(a la mscara de entrada para 1acilitar la entrada de datos % para controlar los valores !ue los usuarios pueden introducir. "or e&emplo, puedes crear una mscara de entrada para un campo Nmero de telfono !ue muestre e actamente cmo debe introducirse un n6mero nuevo. 0III4 III@IIII. #ccess dispone de un Asistente para m2s aras de entradas !ue nos 1acilita el establecer esta propiedad, % al cual accederemos al -acer clic sobre el botn !ue aparece a la derec-a de la propiedad a modi1icar una ve( activada dic-a propiedad.

T/tulo

9e utili(a esta propiedad para indicar cmo !ueremos !ue se visualice la cabecera del campo. "or e&emplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como valor en la propiedad T/tulo, en la cabecera del campo Fnac veremos Fecha de nacimiento.

5alor predeterminado

/l valor predeterminado es el valor !ue se almacenar automticamente en el campo si no introducimos ning6n valor. 9e suele emplear cuando se sabe !ue un determinado campo va a tener la ma%or$a de las veces el mismo valor, se utili(a esta propiedad para indicar o

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especi1icar cul va a ser ese valor % as$ !ue se introdu(ca automticamente en el campo a la -ora de introducir los datos de la tabla. "or e&emplo si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia % la ma%or$a de clientes son de la provincia Valencia, se puede introducir ese valor en la propiedad 5alor predeterminado del campo Provincia % as$ a la -ora de introducir los di1erentes clientes, automticamente aparecer el valor Valencia % no lo tendremos !ue teclear. 9e puede utili(ar esta propiedad para todos los tipos de datos e cepto el Ob%eto OLE % el Autonum0ri o.

Re,la de #alida i6n

/sta propiedad nos permite controlar la entrada de datos seg6n el criterio !ue se especi1i!ue. <a% !ue escribir el criterio !ue debe cumplir el valor introducido en el campo para !ue sea introducido correctamente. "or e&emplo si !ueremos !ue un valor introducido est' comprendido entre 100 % 2000, se puede especi1icar en esta propiedad >=100 Y <=2000. "ara 1ormar la condicin puedes utili(ar el generador de e presiones como te e plicamos en la secuencia animada. 9e puede utili(ar esta propiedad para todos los tipos de datos e cepto el Ob%eto OLE % el Autonum0ri o. "ara a%udarnos a escribir la regla de validacin tenemos el ,enerador de e+presiones !ue se abre al -acer clic sobre el botn !ue aparece a la derec-a de la propiedad cuando -acemos clic en ella.

Te+to de #alida i6n

/n esta propiedad escribiremos el te to !ue !ueremos nos apare(ca en pantalla si introducimos en un campo un valor !ue no cumple la regla de validacin especi1icada en la propiedad anterior. Debe ser un mensa&e para !ue la persona !ue se e!uivo!ue a la -ora de introducir los datos, sepa el por!u' de su error % pueda solucionarlo. 9e puede utili(ar esta propiedad para todos los tipos de datos e cepto el Ob%eto OLE % el Autonum0ri o.

Re'uerido

9i !ueremos !ue un campo se rellene obligatoriamente tendremos !ue asignar a esta propiedad el valor !, en caso contrario el valor ser el de No. 9e puede utili(ar esta propiedad para todos los tipos de datos e cepto el Ob%eto OLE % el Autonum0ri o.

Permitir lon,itud ero

Los campos Memo % Te+to cuentan con esta propiedad para controlar !ue no se puedan introducir valores de cadena !ue no contengan caracteres o est'n vac$os.

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