Material Exclusivo -UTILIZACIN DE BOTONES EN EL INGRESO DE OPERACIONES

BOTON

TECLA INSERT - INSERTAR HOME - INICIO END - FIN DELETE - SUPRIMIR

ACCION Permite el ingreso de un nuevo dato. Permite modificar un dato ya ingresado. Permite grabar los datos ingresados anteriormente. Permite eliminar un dato ya grabado. Da la opcin de buscar un dato ya sea por cdigos o descripcin. Permite imprimir los datos de la ventana activa.

ESCAPE

Permite cerrar la ventana activa.

INGRESO DE DATOS

Para lograr un gil ingreso de datos, el sistema ofrece las siguientes caractersticas: La barra de estado muestra una breve descripcin de que tipo de datos se espera al momento de situarse en alguno de los campos.

En los controles de ingreso de cdigo se puede digitar los primeros caracteres, si el sistema encuentra coincidencia mostrar una ventana donde se muestren los datos que contengan esos caracteres. Se recomienda que al ingresar los parmetros en los archivos principales (Experto contable, clientes - proveedores, plan de cuentas, sub diarios, documentos) los cdigos sean numricos y las descripciones deben comenzar con caracteres para lograr eficientemente la utilizacin de la bsqueda por coincidencia. En el Experto Contable, se puede digitar las inciales de la plantilla y luego pulsar la barra espaciadora, en el ejemplo se escribe "com para mostrar los que contengan "COM" en su

Material Exclusivo descripcin sin importar si sta se sita al inicio, al medio o al final de la descripcin de la operacin.

Cuando pide NIT o RUC, se puede digitar las inciales del nombre del ente o las inciales del RUC y luego pulsar la tecla enter.

Cuando se ingresa asiento por el CTRL + I (Ingreso de asientos), se debe capturar la cuenta entonces ah se puede escribir las inciales del nombre de la cuenta o las inciales del cdigo de cuenta y luego pulsar la tecla Enter, aqu se escribe IMP para que muestre los que inicien con IMP, por ejemplo IMPUESTO

Presionando las teclas CTRL + L en un campo de ingreso de cdigos, se mostrar la lista de bsqueda, esta lista de bsqueda tiene la caracterstica que realiza las bsquedas dentro del campo elegido para bsqueda, no importando el orden de ubicacin. Ejemplo: en el campo Cliente proveedor se presiona CTRL + L y se escoge el campo de bsqueda CRAZON y se digita PER, se mostrara los nombres o apellidos que coincidan con estas letras.

Material Exclusivo En el caso del campo Cliente Proveedor y Cuenta en el ingreso de capturas de cuenta (Men Proceso / Ingreso de asientos) si se desea ingresar un nuevo cdigo a la base de datos se debe digitar la tecla * (asterisco) y pulsar ENTER, as se mostrar un formulario de ingreso rpido de cdigos de Clientes Proveedores o cuenta, si el cdigo ya existe se podr modificar los datos ya ingresados, o buscarlos solo pulsando CTRL + L. En el siguiente ejemplo se muestra como crear un RUC en tiempo de ingreso de asiento tanto por el experto o ingreso de asientos solo escribiendo un * en NIT luego presionando Enter.

Luego de ello se muestra un cuadro donde se debe rellenar los datos del nuevo ente al final se debe hacer clic en el botn Agregar.

RESUMEN ESQUEMATICO DE PROCEDIMIENTOS

Los pasos a seguir para utilizar este sistema se pueden resumir en dos circunstancias: 1. Cuando el sistema no esta instalado en su PC y no esta disponible ninguna tabla:

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2. Cuando el sistema ya ha sido instalado en su PC, esta creada la empresa y otras tablas en la cual desea trabajar:

EMPRESAS

Objetivo: Actualizacin y Mantenimiento de la tabla Empresas de la Suite Contasis. Permite agregar, modificar y eliminar los datos de una empresa, el nmero de empresas posible a registrar esta en funcin a la capacidad del hardware que posea el usuario.

Ubicacin en la Barra de Mens:

Se presenta la siguiente ventana:

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Campo / Opcin Cdigo Descripcin Direccin Giro R.U.C.

Descripcin Asignamos un cdigo que sirve para identificar a una empresa dentro de la Suite. Los cdigos que se asignen a las empresas pueden adoptar forma alfanumrica. Nombre, denominacin o razn social de la empresa. Direccin o domicilio fiscal de la empresa. Giro comercial de la empresa. Registro nico del Contribuyente que es asignado por la Administracin Tributaria (SUNAT).

Nota: La consignacin de informacin no fidedigna es responsabilidad del usuario del sistema contable. Estos datos saldrn impresos en los reportes configurando el membrete, en la parte izquierda superior de los reportes. Cada empresa necesita parmetros para cada ejercicio o ao de proceso que necesariamente debemos definir para poder trabajar en una determinada empresa. Esta definicin se realiza haciendo un clic en el Botn de la ventana anterior, y aparece la ventana Propiedades de la Empresa que se est definiendo.

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Descripcin Ingresamos el ao en que vamos a procesar informacin de Ao la empresa. Ingresamos la cuenta que va a utilizar el sistema para Cuenta de IGV contabilizar el Impuesto General a las Ventas (IGV). Ingresamos la cuenta que ser utilizada por el sistema para Cta de Resultados contabilizar el resultado obtenido en el ejercicio. Ingresamos el porcentaje que el sistema utilizar para % I.G.V. calcular el Impuesto General a las Ventas. Indicamos el Sub diario en que se registrarn las diferencias Sub Diario Ajuste de cambio en las operaciones que realice la empresa. Ingresamos la cuenta que el sistema utilizar para registrar Cuenta De Ganancia los importes originados por diferencia de cambio, cuando se genere una ganancia Ingresamos la cuenta que el sistema utilizar para registrar Cuenta De Prdida los importes originados por diferencia de cambio, cuando se genere una prdida. Generar Estado de Permite que la empresa pueda generar un Estado de Flujos Flujos de Efectivo de Efectivo. Controlar Estado de Permite que la empresa pueda generar un Estado de Cambios en el Cambios en el Patrimonio Neto.

Campo / Opcin

Material Exclusivo Patrimonio Neto Utilizar plugins Permite utilizar los plugins desarrollados por el usuario que le optimizados permita obtener informacin personalizada. Se fuerza el ingreso del tipo de cambio cuando por defecto Forzar Tipo de este en 1 para las opciones: Ingreso de Asientos y Experto cambio Contable Validar duplicidad de Solo al activar esta propiedad el sistema comenzara a validar nmeros anlisis de en las cuentas de anlisis por documentos si existen documentos duplicados o no, pero solo si es compromiso. Para destinar solo determinados expertos a los usuarios. Con Utilizar Expertos por esto se impide que el usuario pueda realizar operaciones que Usuarios no le correspondan Activar control de Para realizar el seguimiento de lmite de crditos por clientes. crditos Activar manejo de Permite el ingreso de una segunda glosa al momento del Glosa adicional ingreso de datos. Ingresamos el directorio o ruta de la carpeta donde se van a localizar los archivos del mdulo de la empresa para ese ao, Ruta en esta carpeta se crearn las tablas necesarias para el ptimo funcionamiento del mdulo. Adicionalmente podemos ingresar una ruta que indique el directorio en el cual el sistema almacenar las copias de Ruta Seguridad seguridad generadas por el usuario en la opcin Generar Copia de Seguridad (Utilitarios/Asistentes/Generar Copia de Seguridad). Permite sacar una copia de seguridad directamente al disco local. Ruta disco local

Al hacer clic en el botn se muestra la siguiente ventana donde se ponen los ttulos de las cabeceras del registro de compras y ventas.

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Al hacer clic en el botn el sistema propondr los nombres que se ven. Nota: Al inscribir una empresa en el mdulo Contable Financiero, esta tambin estar disponible para los dems mdulos de la Suite ContaSis, solo ser necesario configurarle las rutas respectivas en cada mdulo. UTILIZACION DE LA OPCIN WIZARD El mdulo Contable Financiero permite la utilizacin de plantillas predefinidas, para esto hacemos clic en el botn (Wizard).

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Campo / Opcin Plantillas Disponibles

Descripcin Seleccionamos una de las plantillas que el sistema pone a disposicin del usuario, al seleccionar una plantilla y hacer clic en el botn se crearn los parmetros necesarios para el adecuado funcionamiento del sistema. Seleccionamos el perodo en el cual se procesar informacin. Indicamos el directorio en el cual se crearn los parmetros necesarios para un ptimo funcionamiento de los procesos que tenga que realizar el sistema.

Perodo Ruta

ASISTENTE PARA LA CREACIN DE EMPRESAS

Para poder crear una empresa de manera fcil y rpida, el mdulo Gestin Contable Financiero dispone en la barra de herramientas del botn cuya funcin es simplificar los procedimientos referidos a la creacin de una nueva empresa en la cual podamos procesar los datos suministrados por el usuario.

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Descripcin El sistema asigna un cdigo a la nueva empresa. Ingresamos el nombre, razn o denominacin social de la Descripcin empresa. Direccin Indicamos la direccin de la empresa. Giro Indicamos cual es el giro de la empresa. Ingresamos el RUC de la empresa, fue suministrado por la R.U.C. Administracin tributaria al momento de la inscripcin. Seleccionamos el perodo sobre el cual vamos a procesar los Perodo datos. Seleccionamos una plantilla disponible en el mdulo Gestin Plantilla Contable Financiero. El sistema asigna una ruta para la creacin de la empresa en el Ruta disco duro del computador, si optamos por esta modalidad en la creacin no podemos modificar la ruta propuesta por el sistema. Al haber ingresado la informacin requerida por el sistema para la creacin de la empresa, hacemos clic en el botn para iniciar el proceso.

Campo / Opcin Cdigo

El sistema mostrar el siguiente mensaje de confirmacin:

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Clic en el botn S para finalizar con la creacin. Para poder acceder a la empresa debemos acceder en la opcin Eleccin de Empresa (Proceso/Eleccin de Empresa).

PLAN DE CUENTAS

Objetivo: Actualizacin y Mantenimiento del Plan de Cuentas de la empresa. Permite agregar, modificar y eliminar datos de una cuenta contable. Ubicacin en el Panel de Control:

El ingreso a esta opcin tambin se realiza pulsando ctrl. + P. de la Barra Estndar y

Tambin se accede a esta opcin haciendo un clic en el icono aparecer la ventana Plan de Cuenta:

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Campo / Opcin Cdigo Descripcin

Nivel

Anlisis

Descripcin Identifica el cdigo de la Cuenta Contable. Se puede ingresar cdigos de hasta 10 dgitos. Corresponde al nombre o nomenclatura completa del cdigo indicado. Las cuentas en el sistema son de 3 niveles: General: Son las cuentas de 2 dgitos o cuenta principal. Sub Total: Sirven para agrupamientos en sub totales de las cuentas de nivel registro, pueden tener de 3 a 9 dgitos. Registro: Estas cuentas varan de 3 a 10 dgitos de acuerdo a las necesidades del usuario, se utilizan en el registro de las operaciones y deben ser de mximo nivel de detalle. Ninguno: Solo se utilizan para un control contable, es decir cargos y abonos. Documentos: En los registros que se efecten con estas cuentas, se debe ingresar datos adicionales como cdigo del documento, nmero de documento, fecha del documento, Identificacin del cliente / proveedor y otros con el fin de controlar los documentos por cobrar o pagar, as como las diferentes amortizaciones que se hace sobre estos documentos. Se debe indicar adems si va a ingresar el compromiso del documento o va a realizar alguna cancelacin de un documento ya ingresado, teniendo en cuenta los documentos de las entidades que todava queden pendientes. Bancos/Detalle: Pide los datos necesarios para realizar el

Material Exclusivo control de Bancos, de esta manera se puede sacar reportes contables tales como conciliacin bancaria y otros relacionados con bancos; adems para las empresas que quisieran agregarle mas detalle y/o manejan Centros de Costo ayuda a darle ms anlisis a los datos que ingresan. Se debe tener presente que la cuenta del IGV, siempre debe tener nivel registro, anlisis ninguno, ya que siempre pedir los datos necesarios para elaborar los registros de Compras y Ventas. Se debe identificar a que rubro pertenece la cuenta puede ser Activo (10 39), Pasivo (40 59), Resultado (66, Clase 7, Clase 8, Excepto 79), Naturaleza (Clase 6, Excepto 66, 69), Funcin (69, Clase 9), Orden (Clase 0), Mayor (79). Lo cual permite la elaboracin correcta de la hoja de trabajo. Las cuentas que tienen incidencia en las columna Naturaleza y Funcin de la hoja de Trabajo sern del tipo Resultado (Ejemplo: 701, 661, etc.). Cdigo que identifica el rubro del Estado Financiero en el cual se acumularn los saldos de la cuenta al momento de generar el reporte del primer juego del Balance Clasificado, generalmente Tributario (Reportes Contables / Balance Clasificado / Formato Balance Tributario). Indica el Cdigo Reclasificado del primer juego de balance clasificado. Los cdigos de reclasificacin se definen cuando la cuenta contable arroja saldos diferentes a su naturaleza, cuentas de activo con saldos acreedores (Ejemplo sobregiro bancario) o de pasivo con saldos deudores. Identifica el rubro en el cual se acumularn los saldos de la cuenta al momento de sacar el reporte del segundo juego del Balance Clasificado, generalmente Formato CONASEV. En el Cdigo Balance 2 y Resultado se llenan los datos de los EGyP Por Naturaleza y Por Funcin cuando el tipo de Cuenta es Resultado Indica el Cdigo reclasificado del segundo juego del balance clasificado. Cuentas que el sistema utilizar para generar el asiento de destino automtico. (Ejemplo: la cuenta 6310094 tendr un destino automtico; Debe: 941 y Haber: 791). Sin Centro de Costos: Si la cuenta no tiene incidencia en ningn Centro de Costos. Cuenta Ganancia: Si la cuenta tiene incidencia en algn centro de costo y generalmente estas cuentas son de la clase 7.

Tipo

Cdigo De Balance 1

Reclasificacin 1

Cdigo Balance 2

Resultado Reclasificacin 2 Destino Automtico

Centro de Costos

Material Exclusivo Cuenta Prdida: Si la cuenta tiene incidencia en algn centro de costo y generalmente estas cuentas son de la clase 6. Seleccionamos la opcin que se crea conveniente, si esta cuenta va a ser utilizada en la formulacin del presupuesto, elegimos la opcin Si. Se utiliza para las cuentas contables de bancos o cuentas corrientes, al hacer clic en este el sistema pedir: Entidad Financiera, N Cuenta y Moneda de la cuenta corriente.

Presupuesto

BOTON OTROS

Nota: El sistema genera el asiento automtico slo si los dos conceptos (debe y haber) del destino automtico existen es decir estn con datos. Los Centros de Costos tambin pueden generar destinos automticos, pero los definidos en el archivo Plan de cuentas tienen prioridad. ENTIDADES

Objetivo: Actualizacin y mantenimiento de la tabla entidades: clientes, proveedores, trabajadores, bancos, accionistas que se emplearn en las transacciones contables, para facilitar su identificacin y contabilizacin. Ubicacin en el Panel de Control:

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Campo / Opcin R.U.C. T/ Persona Ap. Paterno Ap. Materno Nombre 1 Nombre 2 R. Social Direccin Telfono T/ Docn

Tipo

Crditos

Descripcin Cdigo que Identifica al Ente: cliente, proveedor, Entidad Financiera y otros (Ejemplo trabajadores). Este es de libre definicin lo recomendable es que sea el RUC. Permite identificar el tipo de persona que registrar. No esta disponible para personas jurdicas. No esta disponible para personas jurdicas. No esta disponible para personas jurdicas. No esta disponible para personas jurdicas. Nombre o la razn social, solo para personas jurdicas, mximo 40 caracteres. Direccin o domicilio fiscal de la entidad, mximo 40 caracteres. Se debe ingresar el telfono o telfonos de la entidad, mximo 20 caracteres. Se debe elegir el tipo de documento que identifique la entidad (DNI, RUC, Etc.) que identifica a la entidad. Interacta con la opcin tipo de cdigos del men Archivo Sistema, este campo sirve para clasificar a cada una de las personas o empresas registradas en esta tabla. Su utilizacin es opcional, pero sirve para poder filtrar en el reporte Cuenta Corriente Cliente Proveedores los grupos que se desean visualizar. En la primera columna se ingresa el monto en S/. Y en la segunda columna se ingresa el monto en $ del crdito que

Material Exclusivo puede otorgar la empresa a un cliente en particular como mximo, esta opcin sirve para visualizar en la opcin Anlisis de Documentos del Men Reportes Financieros, activando el botn Lmite de Crditos, los clientes que sobrepasen los montos ingresados como lmites de crditos as como los clientes que no sobrepasen. Buen contribuyente: Nos indica que este ente tiene la calidad de Buen contribuyente. Agente de Percepcin: Nos indica que este ente tiene la calidad de Agente de percepcin Agente de Retencin: Nos indica que este ente tiene la calidad de Agente de retencin. Al marcar esta opcin se identifica a la entidad seleccionada como morosa, si est marcada la opcin EN LINEA en el MEN OPCIONES, se actualizar tambin en el mdulo GESTIN COMERCIAL. Para desmarcar a un cliente como moroso y poder realizar ventas se tendr que colocar un cdigo el cual se generara en un usuario "CREDITOS" (MEN ARCHIVOS/USUARIOS), luego crearle una contrasea haciendo clic derecho en la barra de estado que se encuentra en la parte inferior de la ventana principal.

Condicin

El botn permite imprimir el reporte de entidades marcadas como morosas. SUB - DIARIOS

Objetivo: Actualizacin y mantenimiento de la tabla de Sub-Diarios, que identifican el origen o la naturaleza de los asientos contables. Este catlogo contiene los cdigos y descripciones de los Sub-Diarios (conocidos tambin como Diarios Auxiliares) que identifican el origen o naturaleza de los asientos contables.

Ubicacin en el Panel de Control:

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Se presenta la siguiente ventana:

Campo / Opcin Cdigo Descripcin Solo Lectura

Descripcin Identifica al Sub Diario, de una longitud de 2 caracteres alfanumricos. Nombre del sub-diario, debe indicar claramente la naturaleza u origen de las operaciones que deben registrarse en dicho sub-diario. Se activa para evitar modificaciones en los asientos

Material Exclusivo ingresados. Tambin para el caso de operaciones que son controlados por otros mdulos y exportados a contabilidad. Controla la numeracin de los asientos ingresados en el sistema en forma automtica por cada mes y sub diario.

Numeracin

Los cuadros ubicados en la parte inferior (Apertura, Enero, Febrero,Clase 8 y Reversin) indican el nmero de asientos registrados en estos meses utilizando el Subdiario seleccionado.

BASE DE CONOCIMIENTO

Objetivo: Actualizacin y mantenimiento de la Base de Conocimientos, sta es utilizada para automatizar el ingreso de datos, para que sea realizado por personas que no necesariamente tengan alguna nocin de dinmica contable. Otra de las ventajas de la Base de Conocimientos, es que se puede amarrar a un Plug-in (programa externo desarrollado por el usuario o terceros) que imprima el documento sustentatorio al momento de registrar la operacin. Ubicacin en el Panel de Control:

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Campo / Opcin Cdigo

Cdigo Descripcin Sub Diario Libro Cdigo Plug in

Espacio en blanco

Descripcin Cdigo de la operacin, se recomienda que los dos primeros dgitos sean similares al subdiario al que pertenece el asiento a generarse. Cdigo de la operacin, se recomienda que los dos primeros dgitos sean similares al subdiario al que pertenece el asiento a generarse. Descripcin de la operacin, el cual se propondr como glosa del asiento. Cdigo del sub diario en el que se registrar el asiento. Cdigo del libro auxiliar en el que se reflejar la operacin. "C" compras,"V" ventas y en blanco si no tiene incidencia en los libros mencionados. Cdigo del Plug-in que se va a utilizar para la impresin del documento fuente que sustentar la operacin (para control de transacciones en lnea). En este espacio se puede realizar un pequeo comentario que permita al usuario que ingresa los datos identificar mejor la transaccin. (Para visualizar en el experto contable se hace doble clic en la palabra "Descrip").

Material Exclusivo Descenc. Permite utilizar otra plantilla inmediatamente despus de la primera.

El botn permite obtener un movimiento contable predeterminado que podr ser utilizado desde el Experto Contable a partir de un asiento que hayamos registrado en el sistema, por ejemplo: Utilizando la opcin Ingreso de Asientos (Proceso/Ingreso de asientos), si hacemos click en este botn, el sistema nos solicitara los datos del asiento registrado:

Descripcin Ingresamos el nmero de asiento con que registramos la Num. Asiento operacin. Ingresamos el Sub diario en el que fue registrado el Sub Diario asiento contable que vamos a utilizar para la creacin del movimiento. Cdigo de Asiento para Asignamos un cdigo al movimiento que estamos nueva base de creando a partir de un asiento ingresado en el sistema. conocimientos Clic en el botn para concluir con el proceso de creacin del movimiento que podr ser utilizado desde el Experto Contable, debemos tener en cuenta que el sistema mantendr las propiedades asignadas a las cuentas en el Plan Contable que utiliza la empresa pero debemos asignar la descripcin a cada cuenta y definir que conceptos sern requeridos por el sistema. El botn sirve para crear un nuevo modelo contable a partir del modelo original.

Campo / Opcin

Al hacer un clic en la palabra Asientos, sta tendr el formato en negritas y de esta manera activar la visualizacin de los asientos realizados de toda la lista.

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El botn contable. Campo / Opcin Concepto

de la ventana anterior permite determinar los parmetros del modelo

Debe

Haber Pedir

Frmula

Descripcin Breve descripcin del dato que deber ingresar el usuario. (Debe considerarse no utilizar trminos, tcnicas y que el ingreso lo va realizar generalmente un usuario no contable). Cdigo de la cuenta contable que en el asiento va cargada, en caso de la clase 6, se puede activar la columna de rango cuando se vaya a distribuir proporcionalmente entre los gastos administrativos y de ventas u otros. En la columna del debe se ingresar la cuenta de nivel subtotal de la clase 6 para luego ingresar la cuenta a nivel Registro de la clase 6 mediante el Botn Rango. Cdigo de la cuenta contable que en el asiento va abonada. Activada permite que al momento de ejecutarlo se ingrese el monto del concepto. Una vez activada esta opcin se desactivar la opcin frmula o viceversa. Frmula que permite el clculo del monto del concepto, slo en el caso que no se active "pedir". Parar referenciar al monto de un concepto ubicado en lneas anteriores o posteriores se utiliza la letra I acompaado del nmero del concepto mas los signos: "+" (suma), "-" (resta),* (multiplicacin),/ (divisin) y algunas

Material Exclusivo funciones de Visual Fox Pro para usuarios avanzados. Activado permite indicar, en el botn rango, las cuentas de nivel de registro de la clase 6 en las cuales se disgregar el monto del concepto con sus respectivos porcentajes de distribucin. Los porcentajes siempre deben sumar el 100% en caso contrario el asiento no cuadrar, adems se puede indicar en forma opcional los cdigos de los centros de costos al que se imputarn los Rango (R) importes de las cuentas, si la cuenta de gastos dentro de DEBE es de nivel subtotal, dentro del Rango, en el rubro Cuentas se podr aadir cuentas de nivel registro, diferentes entre si. Tambin se pueden utilizar variables definidas en la Tabla Variables para realizar la distribucin, que son mas flexibles al momento de hacer cambios de porcentajes. Se utiliza cuando se desea que el monto del concepto se ubique en una determinada columna del registro de compras o ventas (0 Ninguno, 1 Inafecto, 2 Exonerado, 3 Neto, 4 Neto 2, 5 Neto 3, 6 ISC). Ingrese un nmero mayor a 6 para visualizar una pequea Localizacin tabla la cual le indicar que nmero ingresar. Solo se rellena datos (loc.) para las cuentas que involucren algunos de los conceptos mencionados para el registro de Ventas o Compras y Siempre que en Libro este marcado C o V. Tambin es indispensable que la cuenta de IGV forme parte del modelo de ingreso de datos que se este configurando. Activar si el concepto Amortiza o Cancela una cuenta por pagar o Cancela cobrar. Cuando esta activado el casillero pedir obligatoriamente debe estar activado. Activar si desea que el monto se refleje en el control de caja auxiliar que maneja el sistema. Solo se utilizar si esta activada la Caja opcin "Activar proceso en lnea con mdulo Gestin Comercial" de la pestaa En Lnea del comando opciones del men utilitarios. Define cual de los cinco tipos de cambio va a utilizar el sistema para realizar los clculos de prdida o ganancia por diferencia de cambio de las amortizaciones o cancelaciones, si pone cero no se realizar ningn clculo. Ingresando un nmero mayor a 5 Tipo de Cambio visualizarn una pequea tabla la cual le indicar que nmero (T/C) ingresar.(El tipo de cambio se elige con los nmeros siguientes el 1 "Comercial", 2 "Venta Fecha de Publicacin", 3 "Compra fecha de Publicacin",4 "Venta fecha de cierre", 5 "Compra Fecha de Cierre", ). Se pone T/C slo a las cuentas que se Amortizan o Cancelan. Realiza el asiento de diferencia de tipo de cambio Diferencia de automticamente. La diferencia de cambio se aplica a las cuentas cambio diferentes a las de Anlisis de Documentos que son Amortizadas o (D/C) Canceladas. Cdigo del documento fuente que se sustenta la operacin, se Doc. puede definir por cada concepto. Nmero Parte o total del nmero del documento fuente. que el sistema

Material Exclusivo propondr (Indicar serie y/o nmero si es comprobante de pago). RUC o Cdigo del ente que propondr el sistema al usar esta plantilla. Centro de costo de la cuenta que este en el tem que siempre propondr el sistema al usar esta plantilla. Glosa de la cuenta que esta en el tem, siempre propondr el sistema al usar esta plantilla. Fecha de documento de la cuenta que est en el tem, siempre propondr el sistema al usar esta plantilla. Fecha de vencimiento de la cuenta que est en el tem, siempre propondr el sistema al usar esta plantilla. Si esta activado buscara en la tabla Numeracin de Documento (Archivo/Numeracin de Documento) el documento indicado en "docinc" con la serie "serieinc" e ira incrementndose el numero en funcin a lo que se indico en la tabla Numeracin de Documento.(si se deja en blanco los campos docinc y serieinc el sistema no realizar la autonumeracin). Es la serie del documento a buscar en la tabla Numeracin de documento siempre y cuando este activado Autonum. Es el cdigo de documento a buscar en la tabla Numeracin de documento (Archivo/Numeracin de Documento) siempre y cuando este activado Autonum. Cdigo del Estado de Flujo de Efectivo de la cuenta que este en el tem, siempre propondr el sistema al usar esta plantilla. Si esta activado entonces el sistema mostrara una lista de cuentas con nivel de registro (Archivo/Plan de Cuenta) cuyos primeros dgitos coincidan con lo que se indique en cuenta del debe o el haber que este en el tem, siempre propondr el sistema al usar esta plantilla. Copia datos de documentos ingresados en otro tem cuyo campo Reg. Esp. (Rgimen especial) est activado. Por ejemplo si la cuenta "40117" esta en el tem 4 y en el tem 5 tenemos la cuenta "421" este activado como "Reg. Esp.", podramos escribir en Datos R.E. del tem 4: "I5" para copiar datos de la "421" para la cuenta donde estamos ubicados ("40117"), sin importar si esta tenga o no anlisis o que este activado o no "Reg. Esp." Copia datos de documentos ingresados en otro tem sin importar si este tenga o no anlisis; ideal para identificar documentos relacionados a la Amortizacin o Pago. Por ejemplo si en el tem 1 tenemos la cuenta 421 al debe y en el item 2 la cuenta 104 al haber, en "Datos docum" del tem 1 pondramos "I2", el cual estara copiando los datos del documento (Cheque, Recibo de Egresos, etc.) con que fue Amortizado o Cancelado al Proveedor. Se activara cuando se necesite controlar: DETRACCIONES DEL IGV, PERCEPCIONES DEL IGV, RETENCIONES DEL IGV y

NIT-RUC C/ Costo Glosa F/docum. F/vencim

Autonum

serieinc docinc Flujo/E

Despliega

Datos R.E.

Datos docum.

Reg. Esp.

Material Exclusivo RETENCIONES DE CUARTA CATEGORIA. Se debe tener en cuenta que debe estar rellenado correctamente en ARCHIVOS/EMPRESAS/PROPIEDADES/TITULOS, las cuentas correspondientes caso contrario no seria vlido el activarlo este tem. Esta opcin se activar a las cuentas con anlisis por documento, es utilizada cuando es necesario cancelar varios documentos pendientes de diferentes entidades en una sola operacin. Copia el centro de costo ingresado en otro tem. Predefine el Tipo de Medio de Pago para una cuenta de banco (Archivo/Tipo de medio de pago). Cdigo del Formato Tributario del Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (Archivo/Estado de Cambios en el Patrimonio Neto/Formato Tributario) de la cuenta que esta en el tem, siempre propondr el sistema al usar esta plantilla. Cdigo del Formato CONASEV del Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (Archivo/Estado de Cambios en el Patrimonio Neto/Formato CONASEV) de la cuenta que esta en el tem, siempre propondr el sistema al usar esta plantilla. Ingresamos el cdigo del presupuesto que vamos a utilizar (Archivos/Presupuestos). Debemos tener activada la opcin Presupuestos (Archivos/Plan de cuentas).

CanXDoc Costos Docum M/Pago

Patri/Trib

Patri/Conasev

Presupuesto

Nota: Las plantillas, modelos contables o asientos pre definidos (Base de Conocimientos), son los nicos que hacen el tratamiento de amortizaciones de cuentas por pagar y cobrar en moneda

Material Exclusivo extranjera con la utilizacin de hasta tres tipos de cambio generando la correspondiente prdida o ganancia por diferencia de cambio automticamente. Esta base de conocimiento es utilizado mediante la opcin Experto Contable, es decir pulsando CTRL+X. Las plantillas, modelos contables o asientos pre definidos (Base de Conocimientos), son los nicos que hacen el tratamiento de amortizaciones de cuentas por pagar y cobrar en moneda extranjera con la utilizacin de hasta tres tipos de cambio generando la correspondiente prdida o ganancia por diferencia de cambio automticamente. Esta base de conocimiento es utilizado mediante la opcin Experto Contable, es decir pulsando CTRL+X.

VARIABLES Objetivo: Actualizacin y Mantenimiento de la tabla Porcentajes. Permite agregar, modificar y eliminar datos de un cdigo de porcentaje usados en la base de conocimientos, tales como: ITF, IES, SNP, RPS, etc. Ubicacin en el Panel de Control:

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Campo / Opcin Cdigo

Descripcin

Porcentaje

Descripcin Identifica el cdigo del porcentaje. Se puede ingresar cdigos de hasta 3 dgitos, EJM: ITF Corresponde a la descripcin completa de la variable, EJM: Impuesto a las Transacciones Financiaras. Se ingresa el porcentaje en tanto por uno (porcentaje; dividido entre 100) para su utilizacin directa en las frmulas de la Base de Conocimientos. EJM: se ingresa 0.0008, en caso el ITF (0.08%), en caso de ingresar 0.08 al usar en la frmula ste ser dividido entre 100.

Nota: Los cdigos de variables definidos son utilizados anteponindoles la palabra SYSP_ en la base de conocimientos: SYSP_RPS, SYSP_ITF, SYSP_SNP, etc, etc. Por ejemplo en el caso de haber definido el valor del CTS con 0.0833 este se utilizara de la siguiente manera al configurar el asiento en la BASE DEL CONOCIMIENTO (Archivos / Base de Conocimientos).

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INGRESO DE ASIENTOS

La ventaja de CONTASIS es que admite los dos mtodos de registro de informacin: 1. METODO TRADICIONAL (ingreso de asientos): Requiere de conocimientos contables y el ingreso es ms lento, la utilidad de esta opcin radica en la libertad que da al usuario para que pueda ingresar los asientos utilizando las cuentas que crea conveniente en el registro de una operacin. 2. METODO EXPERTO (Ingreso de datos bsicos): No requiere de conocimientos contables. Y es ms rpido. Objetivo: Esta opcin sirve para registrar operaciones bajo el METODO TRADICIONAL, es decir registro directo de los documentos fuente, mediante el ingreso de asientos de contabilidad, el cual exige en el momento de registro aplicar conocimiento contable para hacer los asientos dbito/crdito, el METODO TRADICIONAL tiene las siguientes caractersticas: Registro a travs del ingreso de asientos. Exige conocimiento contable para hacer los asientos dbito/crdito. Existe alta probabilidad de errores.

Ubicacin en el Panel de Control:

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Se accede a esta opcin pulsando Ctrl. + I aparecer la ventana Ingreso de Asientos. Tambin se accede a esta opcin haciendo un clic en el icono estndar. de la barra de herramientas

La parte superior de la ventana, permite el ingreso de los datos generales de la operacin:

Campo / Opcin Sub Diario Asiento

Descripcin Ingresar el cdigo del subdiario en el cual se debe registrar la operacin. Identifica el nmero de asiento. El sistema enumera

Material Exclusivo correlativamente los asientos, en caso de que se ingrese un nmero de asiento ya existente, el sistema lo muestra para su modificacin. Ingrese la fecha del asiento. Elija el tipo de moneda en el que se registrar la operacin. Ingrese el tipo de cambio aplicable a la operacin. De preferencia el tipo de cambio ya tiene que haberse ingresado en la opcin Tipo de Cambio del Men Archivo. Bloquea el tipo de cambio, los asientos ingresados bloqueando el tipo de cambio no tiene equivalencia en la otra moneda Ideal para realizar ingresos para ajuste por Tipo de Cambio en las cuentas que el sistema no realiza el ajuste por Diferencia de Cambio. Se ingresa el Cdigo del libro, de acuerdo a las disposiciones de la SUNAT.

Fecha Moneda

Tipo de Cambio

Bloquear

L/Registro

Si hacemos clic en el botn , podemos acceder al visor que permite navegar por los asientos contables que se han ingresado en el sub-diarIo indicado (o en los dems), en este modo de visualizacin las opciones para modificar el asiento estarn desactivadas, si deseamos realizar algn cambio debemos salir del visor. La siguiente ventana corresponde a esta opcin, el cuadro rojo indica los botones que se activan para que el usuario navegue por los asientos ingresados: : Nos enva al primer asiento en el primer sub-diario (o el menor). : Nos enva al ltimo asiento en el primer sub-diario (o el mayor). : Visualizamos el prximo asiento (en orden descendente al actual). : Visualizamos el prximo asiento (en orden ascendente al actual).

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Al momento de hacer clic en el botn se desplegar una ventana en la cual se ingresarn los datos dependiendo de como se hayan definido en el Plan de Cuentas.

Campo / Opcin Cuenta

Descripcin Se debe ingresar el cdigo de la cuenta contable (nivel registro), en caso de no existir la cuenta, se podr crear dicha cuenta, sin necesidad de ir al plan de cuentas, se

Material Exclusivo digitar un asterisco ( * ) en el recuadro y al hacer un ENTER, automticamente, el sistema nos pedir los datos a rellenar: Para ubicar un cuenta rpidamente se procede por uno de los siguientes procedimientos: a) Digitar los primeros caracteres del cdigo o descripcin de la cuenta y pulsar ENTER o; b) Pulsar la tecla Ctrl + L y buscar por cdigo o descripcin por coincidencia de caracteres. Si la cuenta no existe podemos crearla, ingresamos r;* (asterisco) y pulsamos (asterisco) y pulsamos Enter:

Glosa

Registrar Documento

Se ingresa una descripcin breve de la operacin, esta glosa por defecto muestra la glosa de la cuenta anterior. Se recomienda indicar informacin que no se refleje en el asiento. Este botn solo se activa si la cuenta ha sido definida como cuenta con Nivel de Anlisis por Documentos en

Material Exclusivo el archivo Plan de Cuentas, IMPORTANTE: Solo se debe utilizar en el caso de asientos de compromiso (Apertura del Saldo de Cuenta Pendiente por cobrar o pagar, Provisin de Compra al Crdito, etc); se debe ingresar los datos necesarios para registrar el documento y con ellos el sistema apertura el control de cuenta corriente en el que se registran las amortizaciones hasta su cancelacin; en el caso de que el cliente/proveedor no est registrado en el sistema, se podr registrar sin necesidad de ir a la tabla Entidades; se digitar un asterisco (*) en el recuadro correspondiente al N.I.T.-RUC y al hacer un ENTER, automticamente, el sistema nos pedir los datos a rellenar. Este botn solo se activa si la cuenta ha sido definida como cuenta con Nivel de Anlisis por Documentos en el archivo Plan de Cuentas, IMPORTANTE: Solo se utiliza en los asientos de amortizacin o pago de cuentas pendientes; y se muestra un formulario en el cual se ingresa el cdigo del cliente, proveedor, trabajador, etc (bsqueda rpida o Ctrl. + L) al que pertenece el documento y se mostrar una lista de todos los documentos de ese cliente, proveedor, trabajador que se encuentren registrados en el sistema y que estn pendientes de cancelacin. Las opciones en esta nueva ventana nos permite realizar una seleccin mltiple de documentos, primero se hace un clic en el primer documento seleccionado, un clic en seleccin mltiple y procede a realizar un clic en el segundo documentos escogido, nuevamente un clic en seleccin mltiple y precede a hacer un clic sobre el tercer documento seleccionado y as sucesivamente, una vez seleccionado todos los documentos que desea cancelar se hace un clic sobre la opcin seleccionar. Para desactivar un documento ya seleccionado simplemente haga clic sobre ese documento y presione seleccin mltiple.

Cancelar Documento

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Si la cuenta se ha definido en el archivo propiedades de empresa del Sub Men Empresas como la cuenta que controla el impuesto general a las ventas se activar esta casilla y se debe ingresar el cdigo de libro "C" de Compras o "V" de Ventas en el cual se debe registrar la operacin. En caso de no poner r;C o r;V aparecer y pulsar el botn ACEPTAR aparecer el siguiente mensaje: Libro

Documento Nmero Fecha del Documento

Fecha de vencimiento

Diferido

RUC

Al hacer click en (SI) el enfoque ira al campo libro. Al hacer click en (NO) contina normalmente con el resto de instrucciones del botn ACEPTAR. Cdigo del documento sustentatorio de la operacin. Se ingresa la serie y el nmero del documento que sustenta la operacin. Se ingresa la fecha de emisin del documento, esta puede ser diferente a la fecha de registro del asiento. Se ingresa la fecha de vencimiento del documento en caso que este la tenga. Si la Empresa controla sus vencimientos, tanto deudor como acreedor, y/o genere Flujo de Caja, este dato es indispensable, debe ser igual o posterior a la fecha del documento. Es utilizado para operaciones diferidas, Ejemplo para cheques diferidos; al activar esta opcin el sistema nos pedir la fecha a partir del cual devengar el documento. Ingrese el cdigo de la entidad que genera la operacin, o utilice bsqueda rpida (ctrl. + L), en caso

Material Exclusivo de no existir el cliente o proveedor, se podr crear, digitando un asterisco (*) en el recuadro y presionando ENTER, para poder rellenar, el cuadro que aparecer, con datos de la Entidad. Se debe ingresar el cdigo de 4 caracteres del centro de costos al que va a afectar los montos de esta cuenta. Se debe rellenar el cdigo del Estado de Flujo de Efectivo, pero esto se activar siempre que en propiedades de la empresa este activado. Cdigo del Tipo de Medio de Pago, solo se activa para cuentas corrientes. Se debe rellenar con un cdigo del formato de Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (Men Archivo, opcin Estado de Cambios en el Patrimonio Neto/Formato Tributario), pero esto se activar siempre que en propiedades de la empresa este activado y se este registrando una cuenta de la clase 5. Se debe rellenar con un cdigo del formato de Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (Men Archivo, opcin Estado de Cambios en el Patrimonio Neto/Formato Conasev), pero esto se activar siempre que en propiedades de la empresa este activado y se este registrando una cuenta de la clase 5. Se ingresara la segunda base imponible que se distingue tributariamente o por control de las otras bases imponibles a criterio del usuario el cual tendr por separado su impuesto. Es el impuesto que corresponde a la segunda base imponible (Neto 2), se calcula automticamente. y se registrar en el cdigo de cuenta contable que se ha definido en propiedades de la empresa opcin "TITULOS" Se ingresara la tercera base imponible que se distingue tributariamente o por control de las otras bases imponibles a criterio del usuario el cual tendr por separado su impuesto. Es el impuesto que corresponde a la tercera base imponible (Neto 3), se calcula automticamente, y se registrar en el cdigo de cuenta contable que se ha definido en propiedades de la empresa opcin "TITULOS" Se debe rellenar el monto correspondiente al IMPUESTO SELECTIVO AL CONSUMO. Monto inafecto del documento del registro de compras

Centro de Costos

F/efectivo

Med/Pago

Patri/Trib.

Patri/Cnv

Neto 2

IGV 2 19.00%

Neto 3

IGV 3 19.00%

ISC Inafecto

Material Exclusivo o ventas. Monto Exonerado del documento del registro de compras o ventas. Base imponible del documento del registro de compras o ventas. Impuesto a las ventas del documento del registro de compras o ventas que corresponde a Neto. Permite definir si el documento esta afecto a algn rgimen especial.

Exonerado Neto IGV 19.00%

Rgimen Especial

Adicional PDB

Para activar la opcin r;Producto se tiene que escoger el rgimen de Detraccin y en el campo r;Libro debe ir la letra r;C. Declaracin nica de Aduanas, Se activa solo para la cuenta 40111 definida en propiedades de la empresa. Programa de Declaracin de Beneficios, Se activa solo para la cuenta 40111 definida en propiedades de la empresa.

Botn Cancelacin de documentos se muestra la siguiente ventana:

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Nota 1: Si en el Plan de Cuentas se encuentra activado la opcin: Centro de Costos ya sea como Cuenta Ganancia o Prdida, entonces el casillero centro de costo se encontrar activo. Anlisis como Ninguno, entonces, solo se ingresar los campos Cuenta y Glosa. Anlisis como Documentos, entonces, se ingresarn los campos: Cuenta, Glosa, Registrar o cancelar documento, cdigo del documento, nmero, fecha de emisin y de vencimiento del documento, cdigo del cliente proveedor. Anlisis como Bancos, entonces, se ingresarn los campos: Cuenta, Glosa, cdigo del documento, nmero y fecha de emisin del documento, cdigo o N.I.T. del Banco o entidad. Si la cuenta a ingresar es la del IGV y es utilizada para registro de Compras o Ventas entonces se colocar la letra "C" o "V" segn corresponda en el campo Libro y se activarn las casillas: Libro, cdigo del documento, nmero y fecha de emisin del documento, cdigo del cliente proveedor, las casillas de Inafecto, Exonerado, Base Imponible, Impuesto y Total. Al ingresar el importe en la casilla Base Imponible o Total, automticamente el sistema disgregar el Impuesto de acuerdo a la tasa con la que trabaje la Empresa. Si la cuenta a ingresar es la del IGV y es utilizada para el pago de este impuesto, entonces solo se ingresar la glosa y se proceder a Aceptar. Al concluir el ingreso de todas las cuentas referentes al asiento que est generando, con sus respectivos importes, debe existir Partida Doble (Suma de la columna Debe = Suma de la columna Haber), para as poder proceder a grabar dicho asiento, si las sumas no son iguales el

Material Exclusivo sistema le mostrar un mensaje en el cual le indica que el asiento no cuadra, pero igual le permitir grabar si selecciona "Si" o si desea modificar seleccione la opcin "No". Si desea modificar un monto, no hace falta presionar el botn eliminar, ni borrar el monto ingresado anteriormente, solo basta con escribir el nuevo monto ya sea en el Debe o en el Haber de su respectiva cuenta. La opcin eliminar, como su nombre lo dice, eliminar la cuenta seleccionada, as como los datos de est junto con su importe. La opcin modificar, permite cambiar los datos de la cuenta ingresada, mas no el nmero de la cuenta, si desea cambiar el nmero de la cuenta, tendr necesariamente que eliminar y volver a ingresar con el nmero de cuenta correcto. Los mtodos de acceso rpido de estos botones, para operar con el teclado, son Insert(Nuevo), Inicio (Modifica), Supr (Elimina), Fin (Grabar), Esc (Grabar), tal como se detalla, tal como se detalla en la ayuda Utilizacin del Teclado.

Nota 2: La modificacin del asiento de apertura generado automticamente puede originar distorsiones en la informacin, los cambios que se realicen son responsabilidad del usuario.

Impresin de Voucher de Contabilidad El sistema Gestin Contable Financiero permite realizar la impresin del voucher de contabilidad, documentos fuente o de control para los fines que el usuario estime conveniente, podemos imprimir el asiento contable de forma individual o por lotes. Si en la ventana no se visualiza ningn asiento, podemos imprimir un lote de asientos ingresados previamente:

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Hacemos clic en el botn

, se muestra la siguiente ventana:

Campo / Opcin Sub Diario Asientos Del Al Imprimir el:

Descripcin Indicamos el Sub Diario en el cual se registro el asiento contable. Podemos utilizar la combinacin Ctrl + L para realizar la bsqueda del Sub Diario. Indicamos el rango de asientos que se va a imprimir. Indicamos que formato va a utilizar el sistema para la

Material Exclusivo generacin del reporte: Voucher: Permite la impresin de cualquier tipo de asiento que el usuario requiere. Cheque Voucher: Solo permite la impresin de aquellos asientos en los cuales intervenga la cuenta 104. Si el asiento se esta visualizando en la ventana principal de la opcin Ingreso de Asientos, podemos realizar la impresin de la siguiente manera:

Si hacemos click en el botn para poder imprimir el asiento que se visualiza en la ventana antes mencionada, se muestra la ventana Impresin de Asientos / Cheque Voucher. En caso no se haya guardado aun en el sistema el asiento que se pretende imprimir, el sistema mostrar el siguiente mensaje de modo preventivo.

Material Exclusivo De cualquier modo el usuario puede continuar con el proceso de impresin de voucher de contabilidad.

En la ventana Impresin de Asientos / Cheque Voucher podemos visualizar el Sub diario y el nmero de asiento que vamos a imprimir. Se permite la impresin en los siguientes formatos: Voucher: Permite la impresin de cualquier tipo de asiento que el usuario requiere. Cheque Voucher: Solo permite la impresin de aquellos asientos en los cuales intervenga la cuenta 104, caso contrario mostrar el siguiente mensaje:

Si hacemos click en el botn podemos indicar la accin que vamos a realizar: Generar una vista previa a la impresin, exportar a otros programas (Por ejemplo a una hoja de clculo de Microsoft Excel).

Material Exclusivo A continuacin se muestra una vista previa con el formato que se emplea si hemos seleccionado la opcin Voucher:

Si hemos seleccionado la opcin Cheque Voucher se muestra el siguiente formato, recordemos que solo esta disponible para los asientos que hayan utilizado la cuenta 104 en su ingreso al sistema:

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