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Coleccin Gerencia de Proyectos

Formulacin y Evaluacin de Proyectos


Unidad de Aprendizaje Estudio Organizacional y Legal Notas de Clase Carlos Mario Morales C 2010

Formulacin y Evaluacin de Proyectos Estudio Organizacional y Legal

UNIDAD DE APRENDIZAJE IV
ESTUDIO ORGANIZACIONAL Y LEGAL
Introduccin
El estudio organizacional busca determinar la capacidad operativa de la organizacin duea del proyecto con el fin de conocer y evaluar fortalezas y debilidades y definir la estructura de la organizacin para el manejo de las etapas de inversin, operacin y mantenimiento. Es decir, para cada proyecto se deber determinar la estructura organizacional acorde con los requerimientos que exija la ejecucin del proyecto y la futura operacin. Aunque el detalle funcional de la estructura organizacional para la ejecucin es un asunto ms para ser considerado por el GP en la fase de inversin; ser necesario que el proyectista considere la implicaciones econmicas que dicha organizacin tendr en las inversiones del flujo de caja del proyecto. De otro lado se deber simular en forma detallada la organizacin administrativa para cuando el proyecto entre en operacin. De ah se debern desprender los gastos e inversiones asociados a la operacin, los cuales afectaran, igualmente, el flujo de caja del proyecto. Son varias las teoras en las cuales se basa el diseo organizacional: La teora clsica de la organizacin, por ejemplo, se basa en los principios de la organizacin propuestos por Henri Fayol, los cuales se refieren a: el principio de la divisin del trabajo para lograr la especializacin;
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el principio de la unidad de direccin que postula la agrupacin de actividades que tengan el mismo objetivo bajo la direccin de un solo administrador; el principio de la centralizacin, que establece el equilibrio entre centralizacin y descentralizacin y el principio de la autoridad y responsabilidad. Por otra parte, la teora de la organizacin burocrtica de Max Weber, seala que la organizacin debe adoptar ciertas estrategias de diseo para racionalizar las actividades colectivas. Entre estas se destacan la divisin del trabajo, la coordinacin de las tareas y la delegacin de autoridad y el manejo impersonal y formalista del funcionario La tendencia actual, sin embargo, es que el diseo organizacional se haga de acuerdo con las circunstancias.

OBJETIVOS DEL ESTUDIO ORGANIZACIONAL


Especficamente, el objetivo del estudio organizacional es determinar la Estructura Organizacional Administrativa ptima y los planes de trabajo administrativos con la cual operara el proyecto una vez este se ponga en funcionamiento. Del estudio anterior, se deben determinar los requerimientos de recursos humanos, de locacin, muebles y enseres, equipos, tecnologa y financieros para atender los procesos administrativos

PROCESO PARA EL ESTUDIO ORGANIZACIONAL


Para el diseo de la Estructura Organizacional se siguen los siguientes pasos: Defina los objetivos generales de la empresa; debe existir concordancia entre la estructura organizacional y los objetivos.

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Elabore un listado de actividades administrativas necesarias para el logro de los objetivos. Defina cul de estas actividades se subcontratara y cuales se harn de manera directa Para las actividades que se atendern directamente, agrupe las tareas y actividades relacionadas o afines en subsistemas. Identificar las funciones especficas que debe cumplir cada subsistema. Identificar las necesidades de Recurso Humano de cada subsistema. Expresar los subsistemas en unidades administrativas o grupos de trabajo Asignar funciones y definir cargos para cada unidad administrativa o grupo de trabajo. Elaboracin del Organigrama Descripcin de las funciones de cada cargo. El diseo de la estructura organizacional depende de criterios y principios administrativos los cuales no son generalizables a todos los proyectos. Los principios administrativos de la divisin del trabajo, unidad de mando, tramo de control, la departamentalizacin, y la delegacin de de funciones deben aplicarse al momento de definir la estructura; adems se deben tener en cuenta factores particulares de cada proyecto, como: las relaciones con Clientes y Proveedores cuantificaciones de las operaciones-; el tipo de tecnologa administrativa que se quiere adoptar; la logstica necesaria particular de cada proyecto; la externalizacin de algunas tareas (Contabilidad, cartera, ventas, etc.) y la complejidad de las tareas administrativas propias del negocio. Los modelos administrativos que exhibe la competencia o de empresas con similares caractersticas a las del proyecto en el exterior pueden
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emplearse como base de este estudio, para luego, en funcin de las ventajas comparativas que posea el proyecto, definir la estructura administrativa de ste.

Estructura administrativa
De esta forma, la Estructura Administrativa se refiere a la forma como se dividen, agrupan y coordinan las actividades de la organizacin en cuanto a las relaciones entre los gerentes y los empleados, entre los gerentes entre si y as mismo entre los empleados. Dependiendo del negocio, tamao y otros factores particulares de cada proyecto la solucin organizacional puede llegar ir desde la ms sencilla como es una solucin Adhocratica hasta la ms compleja una solucin Burocrtica De cualquier forma existen diferentes formas de agrupar empleados, jefes, medios y tareas; a continuacin relacionamos tres de uso recurrente; aunque hay que observar que cada proyecto (empresa) deber definir su propia organizacin de acuerdo a los requerimientos. La estructura funcional

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Agrupa los diferentes elementos de la organizacin de acuerdo a su especialidad funcional. Ventajas: produce economas de escala, reduce la duplicacin de personal y equipo y hace que los empleados se sientan cmodos y satisfechos porque les permite hablar el mismo idioma con sus compaeros. Desventajas: En muchas ocasiones la organizacin pierde vista sus objetivos. Estructura divisional

En este caso el diseo est compuesto por divisiones autnomas, partiendo de la departamentalizacin por productos. Cada divisin suele ser autnoma y tiene un gerente de divisin responsable del desempeo con total autoridad Ventaja: Los gerentes de divisin tienen plena responsabilidad de un producto o servicio; as los directivos de la central se pueden ocupar de la planeacin estratgica y de largo plazo del negocio en su conjunto Desventaja: Duplica las actividades recursos funciones aumenta costos y disminuye su eficiencia. Estructura Matricial
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Es la combinacin de las dos estructuras anteriores, la caracterstica singular es que los empleados cuando menos tienen dos jefes: el gerente de departamento funcional y los gerentes de proyecto Ventaja: Facilita la coordinacin de un conjunto de muchos proyectos complejos e independientes; al mismo tiempo que conserva los ahorros que resultan del agrupamiento de la agrupacin de los especialistas funcionales Desventaja: Genera confusin entre los empleados al verse sometidos a dos autoridades simultaneas; adems genera luchas de poder cuando no se atiende el principio de mando Consideraciones generales En la definicin de la estructura administrativa, la empresa tendr previamente que formular los objetivos de la organizacin, los cuales, para ser alcanzados, requieren el uso eficiente de los recursos humanos, financieros y tcnicos con que contar el proyecto una vez
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implementado. Para lograr una instrumentalizacin en la persecucin de los objetivos propuestos para el proyecto, la empresa, a travs del componente administrativo de la organizacin, deber lograr la integracin eficiente de tres elementos bsicos en la gestin del proyecto: las unidades administrativas; los recursos humanos, materiales y financieros, y los planes de trabajo. Se entiende por unidades administrativas las diferentes reas operativas con que contar el proyecto, cada una de las cuales posee mecanismos de control, tareas y responsabilidades. Por su parte, los recursos humanos, materiales y financieros son los que permiten que las unidades administrativas desempeen las obligaciones asignadas por medio de los planes de trabajo. A travs de los planes de trabajo se describe el proceso administrativo propiamente dicho. La empresa, por medio de los planes de trabajo, deber resumir la forma como se desarrollarn las diferentes tareas de las unidades.

PRODUCTOS DERIVADOS
Los efectos econmicos de la estructura organizativa se manifiestan tanto en las inversiones como en los costos de operacin. Las primeras se determinaran por el tamao de le infraestructura fsica requerida para oficinas, salas de espera, etctera y por los requerimientos de equipamiento. Los costos de operacin, por otra parte, dependern de los procedimientos administrativos, planta de personal y otros. El costo de la mano de obra constituye uno de los principales tems de los costos de operacin. La magnitud del mismo depender de la especializacin del personal requerido, el grado de automatizacin del proceso, de la situacin del mercado laboral, de las leyes laborales, del nmero de turnos requeridos, etctera. Toda estructura se puede definir en trminos de su tamao, tecnologa administrativa y complejidad de la operacin. Conociendo esto se podr estimar el dimensionamiento fsico requerido para la operacin, las necesidades de equipamiento de las oficinas, las caractersticas del recurso humano que desempeara las funciones y los requerimientos de materiales, entre otras cosas. La cuantificacin de estos elementos en
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trminos monetarios y su proyeccin en el tiempo son los objetivos que busca el estudio organizacional l clculo de la remuneracin deber basarse en los precios actuales de mercado y sus variaciones futuras. Para su clculo deber considerarse no el ingreso que percibir el trabajador, sino el costo que significara para la empresa, que incluye, adems del sueldo, los adicionales por ley, como: prestaciones, vacaciones entre otros, adems de los bonos de alimentacin y movilizacin, bonificaciones, horas extras, etctera. Se deber informar en el caso del personal de planta las horas por ao a trabajar, el jornal nominal, los premios y beneficios establecidos, y para el resto del personal se indicaran los sueldos mensuales y cargas sociales. Es imprescindible que el anlisis organizacional guarde una correlacin con las dems variables del proyecto. Por ejemplo, en el dimensionamiento de espacios se deber trabajar en conjunto con el equipo tcnico para que ste pueda incorporar los requerimientos de materiales en su estudio. Otro ejemplo se puede ver en la determinacin de los requerimientos de personal de las reas comercial y administrativa el cual deber estar relacionado con el estudio de mercado -canales de distribucin, fuerza de ventas, y dems-.

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ESTUDIO LEGAL
Introduccin
Las actividades sociales-econmicas del hombre requieren normas que regulen las normas de comportamiento de sus miembros. Todas las actividades empresariales, incluyendo los proyectos, se encuentran sometidas a ordenamientos jurdicos que regulan el marco legal en el cual los agentes econmicos se deben desenvolver. El estudio de factibilidad de un proyecto de inversin no debe ignorar las normas y leyes bajo las cuales se regulan las actividades del proyecto tanto en su etapa de ejecucin; como en su etapa de operacin. Ningn proyecto, por muy rentable que sea, podr llevarse a cabo si no se encuadra en el marco legal constituido.

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Objetivos del estudio legal


El objetivo del estudio legal es determinar las implicaciones tcnicas y econmicas que se deriven de la normativa legal que regula la instalacin y operacin del proyecto.

Viabilidad Legal
A travs del estudio de viabilidad legal, usualmente realizado por un especialista, se busca determinar la existencia de normas o regulaciones legales que impidan la ejecucin u operacin del proyecto. De esta forma los asuntos legales son pertinentes para recoger informaciones econmicas derivadas del marco normativo que impactan el flujo de caja del proyecto; por consiguiente su rendimientos financieros y viabilidad financiera

COSTOS RELACIONADOS CON LOS ASUNTOS LEGALES


Aunque los costos relacionados con asuntos legales son particulares para cada proyecto; los ms recurrentes tienen que ver con los gastos de constitucin y la carga impositiva a la cual estar sometida la futura empresa.

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Formulacin y Evaluacin de Proyectos Estudio Organizacional y Legal Gastos de constitucin


Uno de los aspectos que deben tenerse en cuenta al momento de evaluar la parte legal son los gastos de constitucin de la empresa. Para la determinacin de estos gastos se deber tener en cuenta las distintas alternativas de organizacin legal de la empresa. Entre las formas legales ms representativas de la organizacin empresarial en pases de economa privada o mixta, como el nuestro, se pueden distinguir: la propiedad particular, la sociedad de personas de responsabilidad limitada, la sociedad annima y la organizacin corporativa comunitaria. Relacin de aspectos legales que eventualmente podran generar costos en la fase de constitucin Certificado de Homonimia Escritura Pblica RUT y/o NIT Registro Mercantil Licencia Sanitaria Licencia de Bomberos Licencia Ambiental Licencia de Funcionamiento Permiso de Uso del Suelo Registro INVIMA Permiso ICA Otros

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Carga impositiva
Los impuestos a los cuales estar sometida la empresa pueden ser de tres tipos.
Impuestos Nacionales: como el impuesto sobre las ganancias,

Impuesto de Valor Agregado (IVA) e Impuestos especiales, como por ejemplo: impuesto de la Seguridad Democrtica; estos ltimos son temporales y se imponen de acuerdo a circunstancias especiales.

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Impuestos Regionales o Departamentales: son las cargas impuestas

por las regiones; por ejemplo: impuestos de timbre; impuesto de rodamiento, entre otros
Impuestos Municipales: son los que estn asociados con la

municipalidad donde est ubicado el negocio o la empresa. Por ejemplo: el impuesto de industria y comercio; impuesto predial, entre otros. Para cada caso en particular ser necesario investigar los impuestos a los cuales estar sometido el proyecto especfico. Relacin de aspectos legales que eventualmente podran generar costos durante la operacin Impuesto de Industria y Comercio Impuesto de Avisos y tableros Registro Mercantil Licencia Sanitaria Licencia de Bomberos Licencia Ambiental Licencia de Funcionamiento Permiso ICA Licencias de Importacin o Exportacin INCOMEX Aranceles de Entrada o Salida Impuesto de Valor Agregado IVA Seguridad Social Parafiscales Otros

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