Ing.

Wilber Alfonso Castillo Castaeda

Microsoft Project 2010

Qu es un Proyecto?
Proceso nico consistente en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y de finalizacin, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme a requisitos especficos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costes y recursos.
Definicin segn ISO 10006 Gestin de la calidad. Directrices para la calidad en la gestin de proyectos
ISO: Organizacin Internacional de Estandarizacin

PLANIFICACIN DE PROYECTOS
Fijar objetivos generales y asignar recursos

Planificacin
Especificar actividades, estimar su duracin, asignar recursos a cada una, determinar relaciones de precedencia.

Programacin

Supervisin, seguimiento

Control

Administracin de proyectos
Proceso de Planear, Organizar y Administrar Tareas y

Recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con delimitaciones de Tiempo, Recursos o Costo Tringulo del proyecto

TIEMPO: El tiempo para completar el proyecto, que se refleja en la programacin del mismo. DINERO: El presupuesto del proyecto, que se basa en el costo de los recursos; personas, equipamiento y materiales necesarios para realizar las tareas. MBITO: Los objetivos y las tareas del proyecto, as como el trabajo necesario para realizarlo.

Triangulo de Hierro
ALCANCE

CALIDAD
COSTE TIEMPO

Administracin proyectos

Fases
Crear un PLAN realista del proyecto. Gestionar el proyecto y ajustarse a los

cambios. Comunicacin de los resultados y el progreso. Evaluar el rendimiento del proyecto una vez finalizado.

Todos somos Administradores de Proyectos, pero no todos saben como planear y administrar un proyecto
Proyectos varan en tamao y alcance: Lanzamiento transbordador NASA Construir un bote Construir un hospital Remodelacin de un edificio Planear una fiesta o boda Organizar olimpiadas Desarrollar un nuevo software Obtener un titulo en Acuicultura

Qu NO es un proyecto?
Operaciones en curso: No tienen un fin. Producen productos similares o idnticos.
Ejemplos: Una compaa de seguros procesa miles de reclamos al da. Un cajero atiende a 100 clientes por da. Planta de automviles produce miles de vehculos, del mismo modelo y con opciones limitadas.

Qu es Microsoft Project?
Es una herramienta que

permite planear sistemticamente las fases y tareas de un proyecto Microsoft Project le permitir:
Organizar la lista de

actividades en una estructura jerrquica. Asignar recursos y costos a las diferentes actividades. Obtener la grfica de red del proyecto. Imprimir una gran variedad de informes.

Definir el proyecto.

En que nos ayuda MS Project?

Es la forma de simplificar las dificultades durante la

planificacin, diseo, administracin y evaluacin de proyectos es el MS Project.

Microsoft Project
La primera actividad consiste en determinar las

fechas de inicio y fin del proyecto as como especificar opciones del calendario, como das y horas laborales, etc. La parte ms importante de determinar son las tareas, las cuales se obtienen a travs de un diagrama de planeacin y un WBS (EDT (Estructura de Descomposicin del Trabajo) en espaol), tambin se deben considerar los hitos y los recursos.

Microsoft Project
Los hitos son puntos clave en la lnea del tiempo del

proyecto que sirven de puntos de control. Un hito es una actividad sin tiempo. Lo ms difcil de manejar en esta herramienta son las estimaciones de tareas, hitos y recursos ya que estas dependen de la problemtica del proyecto as como de la experiencia del administrador del proyecto

Microsoft Project
Los recursos pueden ser distintas ndoles: Grupos de Personas Equipamiento Instalaciones Costos De las tareas la parte ms importante es la

vinculacin de las tareas. La frmula mgica de la gestin de proyectos es:

Trabajo = Duracin * Unidades.

Acceso a Microsoft Project 2010

Ventana Principal de Project 2010

Interfaz mejorada
Presentacin de la cinta
Bienvenido a Backstage

Encontrar comandos rpidamente

Plantilla de Project 2010

Vistas en Project 2010

Tareas
Calendario

Recursos

Con Microsoft Project

Deben ingresarse las actividades, sus duraciones y vinculaciones La duracin de una actividad se puede establecer en minutos, horas, das o semanas Posee un calendario en el cual pueden definirse los das y horas laborales de todo el proyecto La vinculacin entre tareas puede hacerse mediante el ingreso de sus precedencias inmediatas, o a travs de la tabla de Gantt que construye Microsoft Project Permite distintos tipos de vinculacin entre actividades (fin a comienzo, comienzo a comienzo, fin a fin y comienzo a fin)

Ver los datos

VISTAS: Sirven para presentar un subconjunto de

informacin del proyecto en un formato fcil de interpretar. Ej. Diagrama de Gantt, grfico de barras. TABLAS: Sirven para definir las columnas mostradas. FILTROS: Permiten centrase en tareas o recursos especficos.

Backstage para definir la informacin del Proyecto

Diagrama de Gantt
Creador Henry L. Gantt

Es una ayuda grfica creada para poder organizar

las actividades de un proyecto en un horizonte de tiempo

representa el tiempo, el eje vertical las tareas, y cada

tarea se representa mediante un bloque rectangular cuya longitud indica su duracin. La posicin del bloque en el diagrama indica el comienzo y fin de la tarea.

LOS GRFICOS GANTT

En unos ejes de coordenadas se representan las

actividades de un proyecto en forma de barras con la extensin de su duracin. En las ordenadas (vertical) se representan las actividades. Teniendo en cuenta precedencias. En las abcisas(horizontal) el tiempo. Sirve para calcular la duracin del proyecto y para el control del mismo.

Los grficos Gantt

Actividades A B C D E

F
G

H
I

8 Tiempo

Qu es una actividad?
Las actividades de un proyecto son aquellos trabajos

en que se puede dividir el proyecto. Las actividades deben ser:

Especficas y no generales, es decir buscar el detalle

suficiente sin irnos al demasiado detalle

Desglose de tareas:
Cualquier proyecto ha de analizarse y dividirse en tareas

manejables antes de proceder a su planificacin y puesta en marcha. Una representacin de estas tareas consiste en un diagrama de estructura de descomposicin del trabajo (EDT)

Actividades
Duracin de las tareas: se puede fijar en meses, semanas, das, horas o minutos (las siglas respectivas son: ms, s, d, h, m).

EDT
Representacin estructurada de las tareas

Las actividades que no aparecen en el EDT estn fuera del

alcance del proyecto A cada una de las tareas del proyecto se le suele asignar un cdigo nico, que sirve para poder nombrar a esa tarea de una forma ms cmoda

Los grficos Gantt

Actividades A B C D E En la quinta semana controlamos cmo va el proyecto, vemos que hay actividades retrasadas y otras adelantadas sobre lo previsto
terminado

F
G

H
I

8 Tiempo

Tipos de Tareas
En una... Tarea de unidades fijas Si revisa las unidades... La duracin se vuelve a calcular. Si revisa la duracin... El trabajo se vuelve a calcular.
Se vuelven a calcular las unidades.

Si revisa el trabajo... La duracin se vuelve a calcular.

Tarea de trabajo fijo

La duracin se vuelve a calcular.

La duracin se vuelve a calcular.

Tarea de duracin fija

Se vuelven a El trabajo se vuelve El trabajo se vuelve calcular las a calcular. a calcular. unidades.

Unidad Fija
Supongamos que tenemos una tarea de

UNIDADES FIJAS con un recurso asignado a tiempo completo, es decir con un 100%, - el mximo nmero de unidades asignables para ese recurso. (Por ejemplo si tuviramos 2 fontaneros como recursos disponibles, el recurso fontaneros tendra una capacidad mxima del 200%). En consecuencia, ese recurso tiene una disponibilidad de 8 horas diarias. Si la tarea tiene una duracin de 10 das, tiene un trabajo de 80 horas.

Unidad Fija

Unidad Fija Modificacin 1

Si otro recurso disponible al 100% viene a apoyar a la

tarea, Project recalcula y reprograma esa tarea en cuanto a su duracin. La tarea ahora tendra recursos por un valor del 200% , la duracin cambiara y se resolvera en la mitad de tiempo es decir en 5 das ya que el trabajo seguira siendo el mismo (80 horas).

Unidad Fija Modificacin 1

Unidad Fija Modificacin 2

Si resultase que tuviramos 8 das para completar la

tarea en vez de 10 Project recalculara todo y puesto que nos encontramos en una tarea de unidades fijas recalculara el trabajo que ahora pasara a ser de 64 horas con un recurso al 100%.

Unidad Fija Modificacin 2

Unidad Fija Modificacin 3

Si resultara que la tarea nos fuera a llevar 20 horas

adicionales de trabajo o sea que en vez de 80 horas de trabajo fueran necesarias 100 horas de trabajo para resolver la tarea, como las unidades son fijas sera la duracin la que se vera incrementada a 12,5 das con una asignacin de 100% de unidades.

Unidad Fija Modificacin 3

Estimar duraciones en la tareas

En la columna Duracin de la tarea, especifique la

duracin que desee. Puede especificar duraciones en minutos (m), horas (h), das (d), semanas (s) o meses (me).

Agrupar las tareas en fases

Vincular las tareas

En Forma Automtica:

Vincular las tareas

En Forma Manual:

Tipos de vnculos
Fin a Comienzo Fin a Fin Comienzo a Comienzo Comienzo a Fin

Tipos de vnculos

Ejemplo

Documentar Tareas

Introducir tareas peridicas

En la ficha Tarea, en el grupo Insertar, haga clic en la

parte inferior del botn Tarea y, a continuacin, haga clic en Tarea Peridica.