Gerencia de Proyectos

Introduccin a Gerencia de Proyectos

Seccin I Marco Conceptual de la Direccin de Proyectos

Ciclo de Vida del Proyecto y Organizacin

Ing. Mario R. Morales, MBA

Ciclo de vida del proyecto y la organizacin

Ciclo de Vida Los proyectos y la gestin de proyectos se realizan en un ambiente ms amplio que el de proyecto en s mismo Interesados El equipo de gestin de proyectos debe entender este contexto para poder seleccionar: - Fases del ciclo de vida -Procesos, tcnicas, y herramientas

Organizacin

Ciclo de Vida del Proyecto

Los gerentes de proyecto o las organizaciones pueden dividir los proyectos en fases con el fin de proveer un mejor control gerencial con los enlaces apropiados a las operaciones en marcha de la organizacin ejecutora. Colectivamente se conocen a stas fases como el ciclo de vida del proyecto Muchas organizaciones identifican un conjunto especfico de ciclos de vida para ser usados en todos sus proyectos

Niveles de Costo y Personal

Fases Intermedias Fase Inicial Fase Final

Ing. Mario R. Morales, MBA

Tiempo

El ciclo de vida del proyecto:

ejemplo

El ciclo de vida del proyecto:

ejemplo

El ciclo de vida del proyecto:

ejemplo

Ciclo de Vida Representativo del Desarrollo de Software, segn Musnch

Ciclo de Vida del Proyecto

Niveles de Costo y Personal Fases de Diseo e Ingeniera Fase Conceptual Fase Prototipo

Proyecto: Nuevo Escarabajo (New Beetle)

Definicin: Qu trabajo tcnico hay que realizar en cada fase? Cundo y Cmo verificar los entregables? Quin est involucrado en cada fase? Mario Cmo controlar y aprobar cada fase? Ing. R. Morales, MBA

Tiempo

Tradicin innovacin

Ciclo de Vida del Proyecto

Niveles de Costo y Personal Fases Intermedias Fase Inicial Fase Final

Tiempo

Caractersticas comunes: Costo de los recursos. Nivel de Incertidumbre. Influencia de los interesados (producto final y costo final/cambios del proyecto). Ing. Mario R. Morales, MBA

Ciclo de Vida del Proyecto

Caractersticas de las Fases del Proyecto: Proyecto La terminacin y aprobacin de uno o ms entregables caracteriza una fase de un proyecto. Un entregable es un producto de trabajo medible y verificable tal como una especificacin, un estudio de factibilidad, un documento de diseo de detalle o un prototipo. Entregables: Gerencia del proyecto y producto del proyecto. Los entregables, y por esto las fases, son parte de un proceso de secuencia general diseado para asegurar un control apropiado del proyecto y para lograr el producto o servicio deseado, que es el objetivo del proyecto. proyecto

Niveles de Costo y Personal

Fases de Diseo Ingeniera Fase Conceptual

Fase Prototipo

phases exits

Ing. Mario R. Morales, MBA

Tiempo

Caractersticas del ciclo de vida del proyecto

Los niveles de costo y personal son bajos al inicio, altos durante las fases intermedias, y caen rpidamente al final

Ing. Mario R. Morales, MBA

Caractersticas del ciclo de vida del proyecto

La capacidad de los interesados de influenciar las caractersticas finales del producto y el costo del proyecto es mayor al inicio, y luego se reduce, esto es debido al costo de los cambios

Ing. Mario R. Morales, MBA

Caractersticas del ciclo de vida del proyecto

Las fases del ciclo de vida del proyecto no son las mismas que los grupos de procesos de gestin de proyectos
Proyecto X Fase 1 Iniciacin Planificacin Grupos de Procesos Ejecucin Seguimiento y Control
Ing. Mario R. Morales, MBA

Fase 2

Fase 3

Fase n

Cierre

Interesados Stakeholders
Los stakeholders del proyecto son los individuos y organizaciones que estn activamente involucradas en el proyecto o cuyos intereses pueden verse afectados como resultado de la ejecucin del proyecto o de la terminacin del proyecto; ellos tambin pueden ejercer una influencia sobre el proyecto y sus resultados.
Patrocinador del Proyecto Gerente del Proyecto Equipo de Direccin del Proyecto Equipo del Proyecto Interesados en el proyecto
Ing. Mario R. Morales, MBA

Proyecto

The Ideal Sponsor

The ideal sponsor has the bag of money and the baseball bat

Interesados Stakeholders
Los stakeholder, claves en todo proyecto, incluyen: El gerente del proyecto: la persona responsable de gerenciar el proyecto. Cliente / usuario. La organizacin ejecutora. Sponsor. Influenciadores. PMO. Otros interesados: Los vendedores, contratistas, miembros del equipo y sus familias, agencias de gobierno, medios de comunicacin y ciudadanos particulares.

Los stakeholders del proyecto de Explotacin Petrolera

Ing. Mario R. Morales, MBA

Los stakeholders normalmente tienen objetivos muy distintos o en conflicto

Involucrados o Stakeholders del Proyecto

Los stakeholders normalmente tienen objetivos muy distintos o en conflicto. Por ejemplo:
1. Proyecto de Informacin Gerencial para un Departamento
El gerente de un departamento que ha pedido un nuevo sistema de informacin gerencial Costo Bajo

Empresa contratada para la programacin

Maximizar Utilidades

2. Proyecto de Investigacin Electrnica

Vicepresidente Uso del estado del arte en tecnologa

Vicepresidente de manufactura

Prcticas de clase mundial

Vicepresidente de Mercadeo

Cantidad de nuevas opciones

3. Proyecto de Desarrollo Inmobiliario

Dueo Entrega a tiempo

Gobierno Local

Maximizar Ingresos por impuestos

Grupo Medioambiental

Minimizar impactos adversos al medio ambiente

Residentes

Reubicar el proyecto en otro lugar

Ing. Mario R. Morales, MBA

Interesados Stakeholders
Nivel de compromiso
Apoyo entusiasta Trabajara fuerte para lograr que suceda Ayuda al trabajo Apoyar para implementar la solucin Condescendiente Har lo minimo Indiferente No ayudar, no har dao Vacilante Se reserva, no es voluntario No cooperativo Tendr que ser estimulado Opuesto Abiertamente se opondr a la solucin Hostil Bloquear la implementacin de la solucin a toda costa MBA Ing. Mario R. Morales,

Stk 1

Stk 2

Stk 3

Stk 4

Stk 5

Stk 6

Stk 7

o x o

o x

o o

Anlisis de Stakeholders

Interesados en el proyecto
Autoridad Formal Baja Alta Influencia Baja Ratones Vacas Sagradas Zorros Alta Peces Gordos

Interesados en el proyecto
PROYECTO
Un proyecto exitoso empieza por una correcta definicin de sus requerimientos

Necesidades explcitas e implcitas

Requerimientos

Stakeholders o interesados Anlisis de Interesados: traslada necesidades, deseos, y expectativas en requerimientos

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Interesados en el proyecto

Influencias de la organizacin
Los proyectos son parte de una organizacin ms grande que el proyecto mismo El proyecto es afectado por la madurez de una organizacin

Sistema de gestin de proyectos

Cultura y estilo

Estructura organizacional

Oficina de gestin de proyectos

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Sistema de gestin de proyectos

El sistema de gestin de proyectos es el conjunto de Herramientas y Tcnicas Metodologas

Recursos

Usados para gestionar proyectos

Procedimientos

Cultura y estilo de la organizacin

Muchas organizaciones han desarrollado culturas nicas, reflejadas en numerosos factores tales como: Valores, normas, creencias, y expectativas compartidas Polticas y procedimientos Percepcin de las relaciones de autoridad tica laboral y horario laboral

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Estructura organizacional
La estructura de la organizacin ejecutante restringe la disponibilidad de recursos en un espectro que va de funcional a proyectizado

Ing. Mario R. Morales, MBA

Influencias de la Organizacin
No se puede mostrar la imagen. Puede que su equipo no tenga suficiente memoria para abrir la imagen o que sta est daada. Reinicie el equipo y , a continuacin, abra el archiv o de nuev o. Si sigue apareciendo la x roja, puede que tenga que borrar la imagen e insertarla de nuev o.

Coordinacin del Proyecto

Gerente General

Gerente Funcional
Personal Personal Personal

Gerente Funcional
Personal Personal Personal

Gerente Funcional
Personal Personal Personal

(Las cajas sombreadas representan personal involucrado en actividades de proyecto)

Ing. Mario R. Morales, MBA

Figura 2 - 7. Organizacin Funcional

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Influencias de la Organizacin
Coordinacin del Proyecto

Gerente General

Gerente de Proyecto
Personal Personal Personal

Gerente de Proyecto
Personal Personal Personal

Gerente de Proyecto
Personal Personal Personal

(Las cajas sombreadas representan personal involucrado en actividades de proyecto)

Ing. Mario R. Morales, MBA

Figura 2 - 8. Organizacin Proyectizada

Influencias de la Organizacin
Gerente General

Gerente Funcional
Coordinacin del Proyecto
Personal Personal Personal

Gerente Funcional
Personal Personal Personal

Gerente Funcional
Personal Personal Personal

(Las cajas sombreadas representan personal involucrado en actividades de proyecto)

Ing. Mario R. Morales, MBA

Figura 2 - 9. Organizacin tipo Matriz Dbil

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Influencias de la Organizacin
Gerente General

Gerente Funcional
Coordinacin del Proyecto
Personal Personal

Gerente Funcional
Personal Personal Personal

Gerente Funcional
Personal Personal Personal

Gerente de Proyecto

(Las cajas sombreadas representan personal involucrado en actividades de proyecto)

Ing. Mario R. Morales, MBA

Figura 2 - 10. Organizacin tipo Matriz Balanceada

Influencias de la Organizacin
Gerente General Gerente de Gerentes de Proyectos
Gerente de Proyecto Gerente de Proyecto Gerente de Proyecto

Gerente Funcional
Personal Personal Personal

Gerente Funcional
Personal Personal Personal

Gerente Funcional
Personal Personal Personal

Coordinacin del Proyecto

(Las cajas sombreadas representan personal involucrado en actividades de proyecto)
Ing. Mario R. Morales, MBA

Figura 2 - 11. Organizacin tipo Matriz Fuerte

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Influencias de la Organizacin
Gerente General

Gerente Funcional
Personal Personal Personal

Gerente Funcional
Personal Personal Personal

Gerente Funcional
Personal Personal Personal

Gerente de Gerentes de Proyectos

Gerente de Proyecto Gerente de Proyecto Gerente de Proyecto

Coordinacin del Proyecto B

Ing. Mario R. Morales, MBA

Coordinacin del Proyecto A

(Las cajas sombreadas representan personal involucrado en actividades de proyecto)

Figura 2 - 12. Organizacin Compuesta

Influencias de la Organizacin
Estructura Organizacional Funcional Caractersticas del proyecto

Matriz Matriz dbil Limitada Limitada Gerente Funcional A tiempo parcial Matriz balanceada Baja a moderada Baja a moderada Mezcla A tiempo completo Matriz fuerte Moderada a alta Moderada a alta Gerente del Proyecto A tiempo completo Gerente de Proyecto o Gerente de Programa A tiempo completo

Proyectizada

Autoridad del Poca o nada Gerente de Proyecto Disponibilidad Poca o nada de recursos Quin controla Gerente el presupuesto Funcional del proyecto Rol del Gerente del Proyecto A tiempo parcial

Alta a casi total Alta a casi total Gerente del Proyecto A tiempo completo Gerente de Proyecto o Gerente de Programa A tiempo completo

Cargos Coordinador o Coordinador oGerente de comunes para Lder de Lder de proyecto / el gerente del proyecto proyecto responsable de proyecto proyecto Personal A tiempo administrativo parcial de la gerencia del proyecto.
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A tiempo parcial

A tiempo parcial

Figura 2 - 6. Influencias de la Estructura Organizacional en los Proyectos

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Rol de la Oficina de Proyectos (PMO) en la estructura organizacional

Muchas organizaciones se dan cuenta de los beneficios de desarrollar e implementar una PMO Puede existir en cualquier tipo de organizacin Mayor probabilidad de ocurrencia

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2. Pregunta para discusin grupal

Una de las principales ventajas de la organizacin matricial es A. Mejorar el control del Project manager sobre los recursos B. Ms de un jefe para el equipo de proyecto C. Comunicaciones ms fciles D. Reporte (hacia arriba) ms fcil

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2. Pregunta para discusin grupal

Respuesta: A Explicacin: Recuerde que si la pregunta no fija contra que se est comparando, entonces se debe asumir que se est comparando contra una organizacin funcional

3. Pregunta para discusin grupal

En una organizacin proyectizada el equipo de proyecto: A. Reporta a muchos jefes B. No tiene lealtad hacia el proyecto C. Reporta al gerente funcional D. No tendr siempre una posicin fija

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3. Pregunta para discusin grupal

Respuesta: D Explicacin: La principal debilidad de una organizacin proyectizada es que al final del proyecto, el equipo se dispersa pero no tiene un departamento funcional al cual regresar.

4. Pregunta para discusin grupal

Un Project Manager est tratando de completar un proyecto de desarrollo de software pero no puede lograr suficiente atencin para su proyecto. Los recursos estn enfocados en completar trabajos relacionados con las operaciones de la empresa y el Project manager tiene poca autoridad para asignar los recursos apropiados. En qu forma de organizacin debe estar trabajando el Project Manager en este momento?: A. Funcional B. Matricial C. Expeditor D. Coordinator

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4. Pregunta para discusin grupal

Respuesta: A Explicacin: En una organizacin funcional el Project manager tiene el menor soporte para el proyecto y tiene poca autoridad para asignar recursos.

5. Pregunta para discusin grupal

Un Project manager tiene muy poca experiencia, sin embargo ha sido asignado para dirigir un nuevo gran proyecto. Debido a que trabajar en una organizacin matricial para completar el proyecto, puede esperar que las comunicaciones sean: A. Simples B. Abiertas y exactas C. Complejas D. Difciles de automatizar

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5. Pregunta para discusin grupal

Respuesta: C Explicacin: Debido a que un proyecto hecho en una organizacin matricial involucra personas de toda la organizacin, las comunicaciones son ms complejas.

Seccin II Norma para la Direccin de Proyectos de un Proyecto

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Procesos de Direccin de Proyectos para un Proyecto

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Procesos de gestin de proyectos para un proyecto

Gestin de proyectos es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas, y tcnicas a las actividades del proyecto para lograr los requerimientos del proyecto

Conocimientos

Habilidades

Herramientas La gestin de proyectos se realiza a travs de procesos (usando los conocimientos, habilidades, herramientas, y tcnicas) que reciben entradas y generan salidas

Tcnicas

Entrada

Proceso Salida

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Procesos de gestin de proyectos para un proyecto

Un proceso es un conjunto interrelacionado de acciones y actividades que se ejecutan para lograr un conjunto predefinido de productos, resultados, y servicios

Entrada

Proceso Salida

Proyecto
Procesos de Gestin de Proyectos Procesos orientados al Producto

Hay dos categoras: Procesos de gestin de proyectos Procesos orientados al producto

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Procesos de gestin de proyectos para un proyecto

Proyecto Procesos de Gestin de Proyectos: Gestin de Comunes a la mayora de proyectos Proyectos Procesos la mayor parte del tiempo orientados Asociados entre ellos por tener un al Producto propsito integrado Su propsito es iniciar, planificar, ejecutar, supervisar y controlar, y cerrar un proyecto Interactan en una forma compleja que no puede ser totalmente descrita en un documento o grfico Tambin se pueden agrupar en reas de conocimiento
Procesos de

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Procesos de gestin de proyectos para un proyecto

Proyecto Procesos orientados al Producto: Gestin de Especifican y crean el producto del Proyectos proyecto Procesos orientados Son definidos por el ciclo de vida del al Producto proyecto Varan por cada rea de aplicacin Se entrelazan e interactan con los procesos de la gestin de proyecto
Procesos de

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Los Grupos de Procesos de la Gerencia de Proyectos

Grupo de Procesos de Iniciacin, que definen y autorizan un proyecto o fase. Grupo de Procesos de planificacin, que definen y refinan los objetivos y preparan el plan con la mejor alternativa de accin para lograr los objetivos y el alcance que el proyecto o fase del proyecto debe realizar.
Procesos de

Grupo de Procesos de Ejecucin, que integra a la gente y otros recursos para llevar a cabo el plan de gerencia del proyecto para un proyecto o una fase. Grupo de Procesos de Seguimiento y Control, Mide y supervisa regularmente el avance a fin de identificar las variaciones respecto del plan de gestin del proyecto, de tal forma que se tomen medidas correctivas cuando sea necesario para cumplir con los objetivos del proyecto Grupo de Procesos de cierre, que formalizan la aceptacin del producto, servicio o resultado y lleva al proyecto, o a una fase, a un final ordenado.
Procesos de Inicio

Seguimiento y control Procesos de Planificacin

Procesos de Cierre

Procesos de Ejecucin

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Grupos de procesos de la gestin de proyectos

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Grupo de procesos de Iniciacin

Consiste en los procesos que facilitan la autorizacin formal para empezar un nuevo proyecto o fase Los procesos de iniciacin frecuentemente se hacen en forma externa al control del alcance del proyecto

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Grupo de procesos de Planificacin

Se usan para planificar y gestionar un proyecto exitoso para la organizacin Recolectan informacin de diversas fuentes con distintos niveles de exactitud y extensin Desarrollan el Plan de Gestin del proyecto Identifican, definen, y maduran el alcance, tiempo, y costo del proyecto

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Grupo de procesos de Planificacin

Grupo de procesos de ejecucin

Se usan para completar el trabajo definido en el plan de gestin del proyecto para lograr los requerimientos del proyecto El equipo de proyecto debe determinar que procesos se requieren para cada proyecto especfico Involucran coordinar personas y recursos, as como integrar y ejecutar las actividades del proyecto segn el plan de proyecto Aborda el alcance definido en la declaracin de alcance e implementa los cambios aprobados

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Grupo de procesos de Ejecucin

Ing. Mario R. Morales, MBA

Grupo de procesos de seguimiento y control

Observar la ejecucin del proyecto para identificar problemas potenciales de una manera oportuna y tomar acciones correctivas cuando sea necesario El equipo de proyecto debe determinar que procesos se requieren en el proyecto especfico Beneficio clave es que la performance del proyecto se observa y mide regularmente para identificar variaciones del plan

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Grupo de procesos de seguimiento y control

Grupo de procesos de cierre

Incluyen los procesos usados para terminar formalmente todas las actividades de un proyecto o fase, entregar el producto terminado a otros o cerrar un proyecto cancelado Verifica que los procesos definidos se hayan terminado en todos los grupos de procesos, para cerrar el proyecto o fase, y formalmente establecer su trmino

Ing. Mario R. Morales, MBA

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Grupo de procesos de cierre

Ing. Mario R. Morales, MBA

Interacciones entre procesos

Los grupos de procesos casi nunca son discretos o eventos de una sola vez, mas bien son actividades traslapadas que ocurren en varios niveles de intensidad a travs del proyecto

Ing. Mario R. Morales, MBA

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Interacciones entre procesos

Los grupos de procesos se repiten en cada fase a travs del ciclo de vida del proyecto para conducir efectivamente al proyecto a su conclusin

Ing. Mario R. Morales, MBA

Correspondencia de los procesos de gestin de proyectos

Los 42 procesos de gestin de proyectos se ordenan en una matriz de cinco Grupos de Procesos y nueve reas de Conocimiento

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6. Pregunta de certificacin CAPM

Durante qu fase del ciclo de vida se crea el presupuesto detallado del proyecto: A. Iniciacin B. Antes del ciclo de vida de la gestin del proyecto C. Planeamiento D. Ejecucin

6. Pregunta de certificacin CAPM

Respuesta: C Explicacin: El presupuesto de orden de magnitud es el nico presupuesto que no se crea en la fase de planeamiento.

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7. Pregunta de certificacin CAPM

El Project charter se crea durante que fase del ciclo de vida: A. Ejecucin B. Planeamiento C. Cierre D. Iniciacin

7. Pregunta de certificacin CAPM

Respuesta: D Explicacin: El Project charter se necesita antes de que se pueda comenzar el trabajo de planeamiento y ejecucin.

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8. Pregunta de certificacin CAPM

El Schedule detallado del proyecto solo se puede crear despus de haber elaborado: A. Presupuesto del proyecto B. WBS C. Plan de proyecto D. Evaluacin detallada de riesgos

8. Pregunta de certificacin CAPM

Respuesta: B Explicacin: En el ciclo de vida del proyecto, el presupuesto, el plan de proyecto, y la evaluacin detallada de riesgos vienen despus del Schedule. La nica respuesta que puede ser un input para el Schedule es el WBS.

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9. Pregunta de certificacin CAPM

La persona que debe estar en control del proyecto durante la fase de planeamiento es: A. Project manager B. Miembros del equipo C. Gerentes funcionales D. Sponsor

9. Pregunta de certificacin CAPM

Respuesta: A Explicacin: El PMI aconseja que el Project Manager deba ser nombrado lo ms temprano posible en el proyecto, durante la fase de iniciacin si es posible.

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La supervivencia de las empresas estar sustentada en qu tan bien son implementados sus proyectos y cuan rpidamente
Harold Kerzner, PhD

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