Muni Zapotitlan

GUATEMALA, MAYO DE 2013
CONTRALORA GENERAL DE CUENTAS
MUNICIPALIDAD DE ZAPOTITLN, DEL

DEPARTAMENTO DE JUTIAPA
AUDITORA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA
PERODO AUDITADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE
DICIEMBRE DE 2012
Guatemala,27demayode2013
PeritoContador
HilmarEdgardoQuionezyQuionez
AlcaldeMunicipal
MunicipalidaddeZapotitln,delDepartamentodeJutiapa
Sudespacho
Seor(a)AlcaldeMunicipal
EnmicalidaddeContraloraGeneraldeCuentasyencumplimientodeloregulado
en la literal k) del artculo 13 de la Ley Orgnica de la Contralora General de
Cuentas, hago de su conocimiento de manera oficial el informe de auditora
realizado por los Auditores Gubernamentales que oportunamente fueron
nombrados para el efecto y quienes, de conformidad con el artculo 29 de la
precitada Ley Orgnica, son responsables del contenido y efectos legales del
mismo.
Sinotroparticular,atentamente.
PeritoContador
AlcaldeMunicipal
Sudespacho
EnmicalidaddeSubcontralordeCalidaddeGastoPblicoyencumplimientode
lo regulado en la literal k), del artculo 13 de la Ley Orgnica de la Contralora
GeneraldeCuentas,conformeladelegacinqueoportunamentemefueotorgada,
hagodesuconocimientodemaneraoficial,elinformedeauditorarealizadopor
los Auditores Gubernamentales que oportunamente fueron nombrados para el
efectoyquienes,deconformidadconelartculo29delaprecitadaLeyOrgnica,
sonresponsablesdelcontenidoyefectoslegalesdelmismo.
PeritoContador
AlcaldeMunicipal
Sudespacho
EnmicalidaddeSubcontralordeProbidadyencumplimientodeloreguladoenla
literalk),delartculo13delaLeyOrgnicadelaContraloraGeneraldeCuentas,
conforme la delegacin que oportunamente me fue otorgada, hago de su
conocimientodemaneraoficial,elinformedeauditorarealizadoporlosAuditores
Gubernamentalesqueoportunamentefueronnombradosparaelefectoyquienes,
deconformidadconelartculo29delaprecitadaLeyOrgnica,sonresponsables
delcontenidoyefectoslegalesdelmismo.

GUATEMALA, MAYO DE 2013

CONTRALORA GENERAL DE CUENTAS

MUNICIPALIDAD DE ZAPOTITLN, DEL

DEPARTAMENTO DE JUTIAPA
AUDITORA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA
PERODO AUDITADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE
DICIEMBRE DE 2012
11
10
9
9
7
7
7
7
6
6
6
6
5
5
4
4
4
3
3
2
2
2
2
2
1
1
1
NDICE Pgina
1. INFORMACIN GENERAL
1.1BaseLegal
1.2Funcin
2. FUNDAMENTOS DE LA AUDITORA
3. OBJETIVOS DE LA AUDITORA
3.1reaFinanciera
3.1.1Generales
3.1.2Especficos
4. ALCANCE DE LA AUDITORA
4.1reaFinanciera
5. INFORMACIN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS
ASPECTOS EVALUADOS
5.1InformacinFinancierayPresupuestaria
BalanceGeneral
EstadodeResultados
EstadodeLiquidacindelPresupuestodeIngresosyEgresos
5.2OtrosAspectos
5.2.1PlanOperativoAnual
5.2.2PlanAnualdeAuditora
5.2.3Convenios
5.2.4Donaciones
5.2.5Prstamos
5.2.6Transferencias
5.2.7SistemasinformticosutilizadosporlaEntidad
6. ESTADOS FINANCIEROS
6.1BalanceGeneral
6.2EstadodeResultados
6.3EstadodeLiquidacindelPresupuestodeIngresosyEgresos
34
32
31
30
29
27
27
27
27
26
25
24
17
12
6.4NotasalosEstadosFinancieros
7. RESULTADOS DE LA AUDITORA
8. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORA
ANTERIOR
9. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD DURANTE EL PERODO
AUDITADO
10. COMISIN DE AUDITORA
11. INFORMACIN COMPLEMENTARIA (ANEXOS)
11.1Misin(Anexo1)
11.2Visin(Anexo2)
11.3EstructuraOrgnica(Anexo3)
11.4ReportedeEjecucindeObrasRealizadasporContrato
(Anexo4)
11.5ReportedeEjecucindeObrasRealizadasporAdministracin
(Anexo5)
11.6ReportedeEjecucindeProyectosdeInversinSocial(Activo
Intangible)(Anexo6)
11.7ReportedeEjecucindeObrasporConveniosSuscritosconel
ConsejoDepartamentaldeDesarrollo(Anexo7)
11.8ReportedeEjecucinPresupuestariadeEgresosporFuente
deFinanciamientoconAfectacinEspecficayGrupodeGasto
(Anexo8)
1.
2.

PeritoContador
AlcaldeMunicipal
Sudespacho
El (Los) Auditor(es) Gubernamental(es) designados de conformidad con el (los)

Nombramiento(s) No. (Nos.) DAM-0087-2013 y DAM-0740-2012 de fecha 11 de
marzo 2013 y 11 de octubre 2012 he (hemos) efectuado Auditora Financiera y
Presupuestaria, en la (el) Municipalidad de Zapotitln, del Departamento de
Jutiapaconelobjetivodeevaluarlarazonabilidaddelainformacinfinanciera,los
resultadosylaejecucinpresupuestariadeingresosyegresos,correspondienteal
perodocomprendidodel01deeneroal31dediciembrede2012.
Nuestro examen incluy la evaluacin de la estructura de control interno de la

Municipalidad de Zapotitln, del Departamento de Jutiapa, la ejecucin
presupuestaria de ingresos en sus diferentes conceptos y de egresos a nivel de
programas,actividades,proyectos,gruposyrenglonespresupuestariosdegastos,
cuentas de activo, pasivo, patrimonio y resultados, mediante la aplicacin de
pruebasselectivas,deacuerdoalasreascrticas,considerandolamaterialidade
importancia relativa de las mismas, y como resultado del trabajo realizado
sedetectaronaspectosimportantesquemerecensermencionados,loscualesse
describenacontinuacin:
HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO

rea Financiera
Aplicacinincorrectaderenglonespresupuestarios
Faltadeactualizacionderegistrosenlastarjetasderesponsabilidad
HALLAZGOS RELACIONADOS CON CUMPLIMIENTO DE LEYES Y
REGULACIONES APLICABLES
1.
2.
rea Financiera
AtrasoenlaRendicindeCuentas
Incumplimientodefunciones
La comisin de auditoria nombrada se integra por los auditores: Licda. Miriam
Victoria Perez Mazariegos, Lic. Edgar Felipe Gomez Sajquil (Coordinador), Lic.
Aparicio Racancoj Ixquiac (Coordinador) y Lic. Juan Adrian Sosa Esteban
(Supervisor).
El (Los) hallazgo(s) contenido(s) en el presente informe, fue (fueron) discutido(s)

porlacomisindeauditoriaconlaspersonasresponsables.
Los comentarios y recomendaciones que se determinaron se encuentran en el

informedeauditoraadjunto.
Atentamente,
REA FINANCIERA

Licda.MIRIAMVICTORIAPEREZMAZARIEGOS
AuditorGubernamental
Lic.APARICIORACANCOJIXQUIAC
CoordinadorGubernamental
Lic.EDGARFELIPEGOMEZSAJQUIL
CoordinadorIndependiente
Lic.JUANADRIANSOSAESTEBAN
SupervisorGubernamental
Contralora General de Cuentas
1

Sistema de Auditora Gubernamental -SAG-

Auditora Financiera y Presupuestaria
Municipalidad de Zapotitln, del Departamento de Jutiapa
Perodo auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012

1. INFORMACIN GENERAL

1.1 Base Legal

El municipio es una institucin autnoma del derecho pblico, tiene personalidad
jurdica y capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, para el
cumplimiento de sus fines en los trminos legalmente establecidos y de
conformidad con sus caractersticas multitnicas, pluriculturales y multilinges.

La autoridad del municipio, en representacin de sus habitantes, es ejercida
mediante el Concejo Municipal, el cual est integrado con el Alcalde, Sndicos y
Concejales, electos directamente por sufragio universal y secreto para un perodo
de cuatro aos, pudiendo ser reelectos.

El Alcalde es el encargado de ejecutar y dar seguimiento a las polticas, planes,
programas y proyectos autorizados por el Concejo Municipal.

La municipalidad con sus dependencias administrativas, es el ente encargado de
prestar y administrar los servicios pblicos municipales.

Su mbito jurdico se encuentra regulado en la Constitucin Poltica de la
Repblica, artculos 253, 254, 255 y 257 y el Decreto 12-2002 del Congreso de la
Repblica de Guatemala, Cdigo Municipal.

1.2 Funcin

El municipio, para la gestin de sus intereses, en el mbito de sus competencias,
puede promover toda clase de actividades econmicas, sociales, culturales,
ambientales, y prestar cuantos servicios contribuyan a mejorar la calidad de vida,
a satisfacer las necesidades y aspiraciones de la poblacin del municipio.
Entre las competencias propias del municipio se citan las siguientes: Formular y
coordinar polticas, planes y programas relativos al abastecimiento domiciliario de
agua; alcantarillado; alumbrado pblico; mercados; rastros; administracin y
autorizacin de cementerios; limpieza y ornato; al tratamiento de desechos y
residuos slidos; pavimentacin de vas urbanas y su mantenimiento; regulacin
del transporte; gestin de biblioteca, parques y farmacias municipales; servicio de
polica municipal; generacin de energa elctrica; delimitacin de reas para el
funcionamiento de ciertos establecimientos comerciales; reforestacin para la
proteccin de la vida, salud, biodiversidad, recursos naturales, fuentes de agua y
luchar contra el calentamiento global; y otras que le sean trasladadas por el
Organismo Ejecutivo.

2



2. FUNDAMENTOS DE LA AUDITORA

La auditora se realiz con base en:

La Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala, segn lo establecido en
sus artculos 232 y 241.

El Decreto Nmero 31-2002 Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas,
artculos 2 mbito de Competencia y 4 Atribuciones.
Las Normas Internacionales de Auditora, Normas de Auditora del Sector
Gubernamental y las Normas Generales de Control Interno.

Nombramiento DAM-0087-2013 y DAM-0740-2012 de fecha 11 de marzo 2013 y
11 de octubre 2012

3. OBJETIVOS DE LA AUDITORA

3.1 rea Financiera

3.1.1 Generales

Evaluar la razonabilidad de los Estados Financieros correspondientes al Balance
General, Estado de Resultados, Notas a los Estados Financieros y Estado de
Liquidacin del Presupuesto de Ingresos y Egresos del ejercicio fiscal 2012, as
como la estructura del control interno y el cumplimiento de normas, leyes,
reglamentos y otros aspectos aplicables.

3.1.2 Especficos

Evaluar la estructura de control interno establecida en la entidad aplicable al
proceso contable, presupuestario y de tesorera.

Verificar la razonabilidad de los saldos que presenta el Balance General en las
cuentas de activo, pasivo y patrimonio de acuerdo a la materialidad o importancia
relativa.

Verificar la razonabilidad de los ingresos y gastos corrientes revelados en el
Estado de Resultados.

Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado
razonablemente atendiendo a los principios de legalidad, economa, eficiencia y
3



eficacia.

Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado de acuerdo
al Plan Operativo Anual -POA- y de conformidad con los clasificadores
presupuestarios establecidos, cumpliendo con las leyes, reglamentos, normas y
metodologas aplicables.
Comprobar que los registros presupuestarios de ingresos y egresos, transacciones
administrativas y financieras sean confiables, oportunos y verificables de acuerdo
a las normas presupuestarias y contables aplicables y se encuentren debidamente
soportados con la documentacin legal correspondiente.

Verificar que las modificaciones presupuestarias se hayan sometido al proceso
legal establecido y contribuyan al cumplimiento de los objetivos y metas de la
entidad.

Verificar que las obras de inversin en infraestructura fsica ejecutadas cumplan
con los aspectos legales, administrativos y financieros.

4. ALCANCE DE LA AUDITORA

4.1 rea Financiera

El examen comprendi la evaluacin de la estructura de control interno y la
revisin de las operaciones, registros y documentacin de respaldo presentada
por los funcionarios y empleados de la Municipalidad de Zapotitln, del
Departamento de Jutiapa, correspondiente al perodo comprendido del 01 de
enero al 31 de diciembre de 2012, de conformidad con la muestra seleccionada;
con nfasis en las Cuentas de Balance General siguientes: Bancos,
Construcciones en Proceso.

Del Estado de Resultados, en el rea de Ingresos, las siguientes cuentas:
Transferencias corrientes del Sector Pblico y del rea de gastos, las cuentas
Remuneraciones
Del Estado de Liquidacin de la Ejecucin del Presupuesto de Ingresos y Egresos,
del rea de Ingresos, los siguientes rubros: Transferencias Corrientes del Sector
Pblico de la Administracin Central y Transferencias de Capital del Sector
Pblico de la Administracin Central. Del rea de Egresos, los Programas
siguientes: 01 Actividades Centrales, 11 Salud y ambiente y 12 Red Vial,
considerando los eventos relevantes de acuerdo a los Grupos de Gasto
4



siguientes: 00 Servicios Personales, 100 Servicios no personales, 200 Materiales y
Suministros y 300 Propiedad Planta y Equipo, mediante la aplicacin de pruebas
selectivas.

Asimismo, se verificaron los documentos legales que respaldan las modificaciones
presupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado para los
programas presupuestarios y se verific el Plan Operativo Anual as como el Plan
Anual de Auditora.

5. INFORMACIN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOS
EVALUADOS

5.1 Informacin Financiera y Presupuestaria

Balance General
De acuerdo con el alcance de auditora se evaluaron cuentas del Balance General
que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes:

Bancos

Al 31 de diciembre de 2012, la , presenta Cuenta No. 1112, Bancos
disponibilidades de efectivo por un valor de Q 1,441,543.85, integrada por 3
cuentas bancarias como se resume a continuacin: 1 Cuenta nica Municipal de
Zapotitln (Pagadora), 1 Cuenta receptora, 1 cuenta de proyectos.

Los saldos individuales de las cuentas bancarias segn los registros contables de
la municipalidad, fueron conciliados con los estados de cuentas emitidos por los
bancos al 31 de diciembre de 2012 correspondientes.

Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles

Al 31 de diciembre de 2012, la cuenta No.1230 presenta un saldo de
Q25,959,782.01, integrado por las siguientes cuentas: 1231 Propiedad y Planta en
Operacin, la cantidad Q907,310.94; 1232 Maquinaria y Equipo, la cantidad
Q430,498.24; Tierras y Terrenos, la cantidad Q55,000.00; 1234 Construcciones en
Proceso, Q4,416,427.59; Otros Activos Fijos, la cantidad Q142,937.93; Bienes de
Uso Comn, la cantidad Q20,007,607.31, los saldos de las cuentas segn el
Balance General, concilian con los registros del Inventario General de la
Municipalidad a esa fecha.
5



Estado de Resultados

De acuerdo con el alcance de auditora, se evaluaron cuentas del Estado de
Resultados que por su importancia fueron seleccionadas las cuales son:

Ingresos

Transferencias corrientes del Sector Publico

Las transferencias corrientes del sector pblico recibidas por la municipalidad en el
ejercicio fiscal 2012, y registradas en la Cuenta No. 5172 ascienden a la cantidad
de Q1,497,037.93.

Gastos

Gastos de Consumo

Los gastos de consumo se integran por remuneraciones, bienes y servicios, y
depreciaciones y Amortizacin, los que en el ejercicio fiscal 2012, ascendieron a
la cantidad de Q5,070,380.48, segn Cuenta No. 6610.

Estado de Liquidacin del Presupuesto de Ingresos y Egresos

El Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Municipalidad, para el ejercicio fiscal
2012, fue aprobado mediante Acuerdo del Concejo Municipal de fecha 02/12/2011,
mediante Acta No. 055-2011.
La liquidacin de la ejecucin del Presupuesto de Ingresos y Egresos del ejercicio

fiscal 2012, fue aprobada conforme Acuerdo del Concejo Municipal de fecha
06/01/2013, mediante Acta No. 13-2013.

Ingresos

El Presupuesto de Ingresos asignado para el ejercicio fiscal 2012, ascendi a la
cantidad de Q10,691,000.00, el cual tuvo una ampliacin de Q2,907,037.70, para
un presupuesto vigente de Q13,598,037.70, ejecutndose la cantidad de
Q11,469,617.45 (84%), en las diferentes clases de ingresos especificas
siguientes: Ingresos Tributarios Q 28,686.00 Ingresos no Tributarios Q271,760.25,
6



Venta de bienes y servicios de la Administracin Q8,445.40, Ingresos de
Operacin Q213,842.00, Rentas de la Propiedad Q18,574.06, Trasferencias
Corrientes Q.1,497,037.93 y Transferencias de Capital Q.9,431,271.81, este ltimo
rubro representa un 82% de los ingresos percibidos en el ejercicio fiscal.

Egresos

El Presupuesto de Egresos asignado para el ejercicio fiscal 2012, ascendi a la
cantidad de Q10,691,000.00, el cual tuvo una ampliacin de Q2,907,037.70, para
un presupuesto vigente de Q13,598,037.70, ejecutndose la cantidad de
Q9,947,290.53 (73%) a travs de los programas especficos siguientes: En el
Programa 01 Actividades Centrales, la cantidad Q1,774,716.51, en el Programa 11
Salud y Ambiente, la cantidad Q2,525,510.41, Programa 12 Red Vial la cantidad
Q3,899,135.32, Programa 13 Gestin Educativa, la cantidad Q764,233.49, y en el
Programa 14 Desarrollo de la Mujer la cantidad Q983,694.80, de los cuales el
programa 01, 11 y 12 son los ms importantes con respecto a la ejecucin y
representan un 82% de la misma.

Modificaciones Presupuestarias

La Municipalidad realiz ampliaciones presupuestarias por un valor de Q
2,907,037.70 y transferencias por un valor de Q3,169,043.21, verificndose que
las mismas fueron autorizadas por el Concejo Municipal y registras
adecuadamente en Mdulo de Presupuesto del Sistema Contable.

5.2 Otros Aspectos

5.2.1 Plan Operativo Anual

Se comprob que el Plan Operativo Anual, fue actualizado por las ampliaciones y
transferencias presupuestarias realizadas en el perodo auditado, as mismo se
verific que se cumpli con presentar el mismo a la Contralora General de
Cuentas, en el plazo establecido para el efecto.

5.2.2 Plan Anual de Auditora

El Plan Anual de Auditora Interna, fue autorizado por la mxima autoridad de la
Municipalidad y trasladado a la Contralora General de Cuentas.

5.2.3 Convenios

7



La Municipalidad de Zapotitln, Departamento de Jutiapa, report que al 31 de
diciembre 2012, no tiene convenios vigentes.

5.2.4 Donaciones

La Municipalidad de Zapotitln, Departamento de Jutiapa report que durante el
ejercicio 2012, no recibi donaciones.

5.2.5 Prstamos

En el Ejercicio fiscal 2012, la Municipalidad de Zapotitln, Departamento de
Jutiapa no percibi ingresos en concepto de prestamos.

5.2.6 Transferencias

La Municipalidad de Zapotitln, Departamento de Jutiapa, report transferencias o
traslados de fondos a diversas entidades u organismos, efectuadas durante el
perodo 2012, siendo las siguientes

ENTIDADES ESPECIALES TOTAL
Asociacion Nacional de Municipalidades (ANAM) 12,000.00
Instituto Guatemalteco de Seguridad Social (IGSS) 51,409.50
Mancomunidad de Municipios del CONOSUR 36,000.00
Instituto de Enseanza Publica 104,480.00
Total 216,129.50

5.2.7 Sistemas informticos utilizados por la Entidad

Sistema de Contabilidad Integrada
La municipalidad utiliza el Sistema de Contabilidad Integrada, SICOIN GL.
Sistema de Informacin de Contrataciones y Adquisiciones
Se verific que la municipalidad public y gestion en el Sistema de Informacin

de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, denominado GUATECOMPRAS,
en el cual se reflejan los concursos siguientes: adjudicados 10, finalizados
8



anulados1 y finalizados desiertos 0, segn reporte de Guatecompras generado de
fecha 16/04/2013.

Sistema Nacional de Inversin Pblica
La municipalidad cumpli en su totalidad con registrar mensualmente, en el

Mdulo de Seguimiento Fsico y Financiero del Sistema Nacional de Inversin
Pblica (SNIP), el avance fsico y financiero de los proyectos a su cargo.
9



6. ESTADOS FINANCIEROS
6.1 Balance General

10



6.2 Estado de Resultados
11



6.3 Estado de Liquidacin del Presupuesto de Ingresos y Egresos
12



6.4 Notas a los Estados Financieros
13



14



15



16



17



7. RESULTADOS DE LA AUDITORA

HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO

rea Financiera

Hallazgo No. 1

Aplicacin incorrecta de renglones presupuestarios

Condicin
Al revisar los egresos de la municipalidad, se determin que se utilizaron de
manera incorrecta renglones presupuestarios, se efectu el pago de
arrendamiento de bien inmueble en el regln presupuestario 029, factura serie A1
No. 0009 por la cantidad de Q. 5,000.00, siendo el rengln correcto 151
Arrendamiento de edificios y locales, que en su concepto define: Gastos por
arrendamiento de edificios para oficinas pblicas, escuelas, almacenes y locales
para garajes, viviendas y galeras en general. Incluye el valor de servicios de luz,
agua, etctera, si son pagados por el arrendatario y estn comprendidos en el
monto del alquiler.

Criterio
El Manual de Administracin Financiera Integrada Municipal Versin II. 4. Mdulo
de Presupuesto, 4.3 Metodologa Presupuestaria Uniforme. 4.3.2 Clasificacin de
los Gastos. 4.3.2.1 Clasificacin por Objeto del Gasto. Indica: La clasificacin por
objeto del gasto constituye una ordenacin sistemtica y homognea de los
mismos de tal manera que permite identificar con claridad y transparencia los
bienes y servicios que se adquieren, las transferencias que se realizan y las
aplicaciones financieras previstas. Esta ordenacin primaria del gasto hace posible
adems, el desarrollo de la contabilidad presupuestaria

Causa
Por descuido se cargo a ese rengln, por lo que no se cumple con el Manual de
Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Pblico de Guatemala.

Efecto
El presupuesto de egresos no se ejecuta adecuadamente a lo programado, incide
en que los renglones que debieron ser afectados en determinado momento se
quedan con disponibilidad y los renglones afectados en forma incorrecta presentan
ms movimiento, provocando decisiones inadecuadas y uso incorrecto de
renglones presupuestarios de gasto.

18



Recomendacin
El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director de la AFIM y ste, a su
vez, al Encargado de Presupuesto, para que efecten los registros de los egresos
atendiendo lo que para el efecto establece el Manual de Clasificaciones
Presupuestarias para el Sector Pblico de Guatemala, efectuando una adecuada
supervisin sobre los renglones presupuestarios afectados.

Comentario de los Responsables
Se notific el hallazgo a los responsables por medio del oficio
No.OF-08-DAM-0087-2013 de fecha 16 de abril de 2013, a travs del cual se
solicitaron sus comentarios al respecto, para el efecto se suscribi el acta de
discusin de hallazgos nmero 117-2013 Folio L2 21,021, de fecha 22 de abril de
2013, los responsables segn nota sin nmero de fecha 22 de abril de 2013 se
pronunciaron: e indicaron Se adjunta fotocopia del oficio dirigido al Director
AFIM-, para que proceda verificar ms exhaustivamente todos los documentos a
clasificar presupuestariamente y estos se encuentren segn lo estipulado en ley,
para evitar sanciones en un futuro con el ente fiscalizador con fecha diecisiete de
abril de dos mil trece el Director AFIM, manifiesta Respecto a este hallazgo los
auditores revisaron los egresos de la municipalidad y se determino que se utiliz
incorrectamente pago de arrendamiento de un inmueble y se ejecuto el gasto en el
rengln 029, por prestacin de servicios por la cantidad de Q. 5,000.00.

Comentario de Auditora
Se confirma el hallazgo, en virtud que los responsables admiten que se utiliz
incorrectamente el rengln presupuestario.

Acciones Legales y Administrativas
Sancin econmica de conformidad con la Ley Orgnica de la Contralora General
de Cuentas, Decreto Nmero 31-2002, del Congreso de la Repblica, Artculo 39,
Numeral 9, para:

Cargo Nombre Valor en Quetzales
ALCALDE MUNICIPAL HILMAR EDGARDO QUIONEZ Y QUIONEZ 3,000.00
DIRECTOR AFIM PILAR (S.O.N.) GODOY CORADO 3,000.00
Total Q. 6,000.00

Hallazgo No. 2

Falta de actualizacion de registros en las tarjetas de responsabilidad

Condicin
Las tarjetas de responsabilidad no estn siendo registradas correctamente, las
mismas carecen de fecha de la adquisicin y no se encuentran actualizadas,
debido a que personal que ya fue dado de baja an tiene asignado bienes.
19



Criterio
El Manual de Administracin Financiera Integrada -MAFIM- primera versin en el
numeral 3 inciso 3.9 segundo prrafo establece para su registro, control y
ubicacin se hace necesario implementar tarjetas de responsabilidad personal en
las que se anotar el nombre del empleado, puesto que ocupa, tiles y bienes que
posee bajo su cargo, monto de cada bien, fecha de ingreso, y firma de
responsable. Al renunciar o ser destituido, debe entregar todos los bienes que
tiene bajo su responsabilidad, para que le sean pagadas sus prestaciones o su
liquidacin. La circular 3-57 de fecha 01 de diciembre de 1969, instrucciones sobre
la formacin, control y rendicin de inventarios de oficinas pblicas indica: "Con el
objeto de poder determinar en cualquier momento los tiles a cargo de cada
empleado, se abrirn tarjetas individuales de responsabilidad, en las cuales deben
registrarse detalladamente y con los mismos datos que figuran en el libro de
inventarios, los bienes por los cuales responder cada funcionario o empleado
pblico. Y deber actualizar en el momento de darse alzas o bajas de bienes que
estn a cargo de cada funcionario o empleado pblico".

Causa
Derivado de la auditoria se estableci que la persona encargada de llevar este
control no registr debidamente las tarjetas de responsabilidad, teniendo como
resultado el Incumplimiento de la normativa legal.

Efecto
Riesgo de prdidas o apropiacin indebida de los activos fijos de la entidad por
falta de control de los bienes que estn en poder de los empleados municipales y
que no se puedan deducir responsabilidades en determinado momento.

Recomendacin
El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director de Administracin
Financiera Integrada Municipal y a la Oficial I de la DAFIM, para que actualicen a
la brevedad posible toda la informacin que debe de estar contenida en las
tarjetas de responsabilidad de cada empleado municipal, registrar los ingresos de
los bienes en la columna de Debe y registrar la fecha de adquisicin del bien.

pronunciaron: "Las tarjetas de responsabilidad de inventarios no estn siendo
20



registradas correctamente, careciendo de informacin y no se encuentran
actualizadas, adems personal que ya no labora actualmente en la municipalidad,
todava tiene asignado bienes de la municipalidad.

Se confirma el hallazgo, en virtud que los responsables admiten que las tarjetas de
responsabilidad de inventarios no estn siendo registradas correctamente.

Numeral 18, para:

OFICIAL I DE TESORERIA DAMARIS BEATRIZ QUIONEZ LEMUS 3,000.00
Total Q. 6,000.00

HALLAZGOS RELACIONADOS CON CUMPLIMIENTO A LEYES Y
REGULACIONES APLICABLES

rea Financiera

Hallazgo No. 1

Atraso en la Rendicin de Cuentas

Condicin
Se verific que la Municipalidad de Zapotitln en el ao 2012, no rindi cuentas
oportunamente ante la Delegacin de la Contralora General de Cuentas del
Departamento de Jutiapa, segn constancias de rendicin revisadas para el
efecto, correspondindole hacerlo en los primeros cinco (5) das hbiles despus
de finalizado el mes, los meses no presentados oportunamente se detallan a
continuacin:

MESES DIAS DE ATRASO
Marzo 2012 6
Abril 2012 2
Agosto 2012 5
Octubre 2012 1
Noviembre 2012 3
Diciembre 2012 3

21



Criterio
El Decreto No. 12-2002, del Congreso de la Repblica de Guatemala, Cdigo
Municipal, Artculo 138: Fiscalizacin y Rendicin de Cuentas. Indica: La
municipalidad debe rendir cuentas conforme lo establece la Ley Orgnica de la
Contralora General de Cuentas.
El Acuerdo Interno No. 09-03, de fecha 08 de julio de 2003, del Jefe de la
Contralora General de Cuentas, que aprueba Las Normas de Control Interno
Gubernamental. Norma 5.10 Rendicin de Cuentas establece que: Las mximas
autoridades de los entes pblicos, deben rendir cuentas pblicamente de su
gestin institucional.

El Acuerdo No. A-37-06 del Subcontralor de Probidad Encargado del Despacho,
Contralora General de Cuentas, Aprueba las normas de carcter tcnico y de
aplicacin obligatoria, para la Rendicin de cuentas de las municipalidades de la
Repblica y sus empresas. Artculo 2, numeral III inciso b) y sub inciso b.1 Las
municipalidades deben cumplir con este requisito dentro de los primeros cinco
das de cada mes. Falta de cumplimiento por parte de la Direccin Financiera al
no verificar que se realice la rendicin de cuentas en los primeros cinco das
hbiles despus de finalizado el mes.

Causa
Falta de cumplimiento por parte del Director de la Administracin Financiera
Integrada Municipal, al no verificar que se realice la rendicin de cuentas en los
primeros cinco das (5) hbiles despus de finalizado el mes.

Efecto
La Contralora General de Cuentas no cuenta con la informacin oportuna para
realizar la fiscalizacin que por ley le corresponde.

Recomendacin
El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director de la Administracin
Financiera Integrada Municipal para que se realice la rendicin de cuentas, ante la
Contralora General de Cuentas, en los primeros cinco das hbiles de cada mes a
fin de cumplir con la normativa vigente.

22



pronunciaron: En las rendiciones de cuentas que se mencionan en el informe, si
se entregaron en tiempo, lo que sucedi es que solo recibieron y sellaron el oficio
en la delegacin cuando se fue a recoger el documento, porque se aglutinan todas
las municipalidades, y posteriormente ellos lo operan segn el orden de recepcin,
por eso varia la fecha del oficio de entrega y el reporte que genera la delegacin
de Contralora de Jutiapa.

Se confirma el hallazgo, en virtud que los comentarios de los responsables no son
argumentos suficientes para desvanecer el hallazgo, dejando de cumplir con los
plazos establecidos por la Contralora General de Cuentas.

Numeral 12, para:

Total Q. 2,000.00

Hallazgo No. 2

Incumplimiento de funciones

Condicin
Durante el proceso de auditora se estableci el incumplimiento de las siguientes
funciones: a) La Comisin de Finanzas no practic mensualmente arqueos
sorpresivos de caja en la Tesorera Municipal. b) El Director de Administracin
Financiera Integrada Municipal no presento la integracin de la cuenta de Activo
Intangible Bruto por un monto de Q 3,879,004.80, as como los proyectos de
Inversin social, de conformidad con el oficio No. OF-006-DAM-0087-2013.

Criterio
El Decreto No. 12-2002 Cdigo Municipal en su artculo 35 Atribuciones generales
del Concejo Municipal, literal d) establece: Son atribuciones del Concejo El control
y fiscalizacin de los distintos actos del gobierno municipal y su administracin.
As mismo el artculo 36 del Decreto 12-2002 Cdigo Municipal, Organizacin de
Comisiones, en el numeral seis indica: En su primera sesin ordinaria anual, el
23



Concejo Municipal organizar las comisiones que considere necesarias para el
estudio y dictamen de los asuntos que conocer durante todo el ao, teniendo
carcter obligatorio las siguientes comisiones: ..."De finanzas.

El Manual de Administracin Financiera Municipal Integrada MAFIM, versin II,
mdulo VI, Mdulo de Tesorera, numeral 6.2.6, establece: Arqueos Sorpresivos
de Fondos y Valores. La existencia de fondos y valores, cualquiera que sea su
origen, deber estar sujeta a comprobaciones fsicas mediante arqueos
sorpresivos peridicos, practicados por la Comisin de Finanzas.

El Decreto No. 31-2002 del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la
Contralora General de Cuentas, Artculo 7, en su prrafo primero establece: Para
el fiel cumplimento de su funcin, la Contralora General de Cuentas, a travs de
sus auditores, tendr acceso directo a cualquier fuente de informacin de las
entidades, organismos, instituciones, municipalidades y personas sujetas a
fiscalizacin a que se refiere el artculo 2 de la presente Ley.

El Acuerdo No. 09-03, emitido por la contralora General de Cuentas, Normas
Generales de control Interno Gubernamental, indican: numeral 5.5 Registro de las
Operaciones Contables en el prrafo tercero: Todo registro contable que se
realice y la documentacin de soporte, deben permitir aplicar pruebas de
cumplimiento y sustantivas en el proceso de auditora, y en general el seguimiento
y evaluacin interna de la calidad de los registros contables. Numeral 5.8 Anlisis
de la Informacin Procesada, prrafo segundo: Las unidades especializadas de
cada ente pblico son las responsables de realizar el anlisis financiero oportuno
de toda la informacin procesada, as como la interpretacin de los resultados
para asegurar que la misma es adecuada y que garantice que los reportes e
informes que se generan peridicamente sean confiables, para la toma de
decisiones a nivel gerencial.

Causa
No se han implementado los controles necesarios por parte de la comisin de
finanzas para el resguardo y fiscalizacin de fondos y valores, as mismo
incumplimiento del Director de AFIM, al no presentar la integracin de la cuenta de
Activo Intangible Bruto lo que genero la falta del anexo solicitado con relacin a las
obras de inversin social.

Efecto
No permite el control oportuno en el manejo de los recursos financieros de la
municipalidad, lo cual puede provocar errores en la determinacin de saldos, la
apropiacin indebida o mal uso de los fondos sin que sea determinado y que no se
revelen los proyectos de inversin social ejecutados.

24



Recomendacin
La Comisin de Finanzas debe implementar un procedimiento correcto para
realizar arqueos sorpresivos de caja a la Direccin Administrativa Financiera
Integrada Municipal, para obtener saldos reales en sta rea.

El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director de AFIM efecto de integrar
la cuenta 1241 del Balance General con el objeto de entregar la informacin
solicitada por los Auditores Gubernamentales, de la Contralora General de
Cuentas.

discusin de hallazgos No. 117-2013 folio L2 21,021 de fecha 22 de abril de 2013,
los responsables segn nota sin nmero de fecha 22 de abril de 2013 se
pronunciaron e indicaron: En este hallazgo en particular, se estableci que
durante el ejercicio fiscal 2012, la comisin de finanzas no practico mensualmente
arqueos sorpresivos de caja en la tesorera municipal, situacin que se realizar a
partir de la presente fecha por parte de esta comisin, para evitar sanciones por
parte de la Contralora General de Cuentas en un futuro". El Director de AFIM, no
se pronuncio al respecto.

Se confirma el hallazgo, en virtud que la Comisin de Finanzas admiten que no
han efectuado arqueos sorpresivos y el Director de AFIM no se pronuncio al
respecto, evidenciando que si existen las irregularidades planteadas.

Numeral 18, para:

ALCALDE MUNICIPAL HILMAR EDGARDO QUIONEZ Y QUIONEZ 3,000.00
SINDICO I LORENZO (S.O.N.) GRIJALVA CORADO 3,000.00
CONCEJAL I RAFAEL (S.O.N.) GODOY ARANA 3,000.00
Total Q. 12,000.00

8. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORA ANTERIOR

Se dio seguimiento a las recomendaciones de la auditora anterior
25



correspondientes al ejercicio fiscal 2011, con el objeto de verificar su cumplimiento
e implementacin por parte de las personas responsables, establecindose que se
les dio cumplimiento y se implementaron las mismas.

9. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD DURANTE EL PERODO AUDITADO
Los funcionarios y empleados responsables de las deficiencias encontradas, se
incluyen en el desarrollo de cada hallazgo contenido en el presente informe.
No. NOMBRE CARGO PERIODO
1 HILMAR EDGARDO QUIONEZ Y QUIONEZ ALCALDE MUNICIPAL 01/01/2012 - 31/12/2012
2 LORENZO GRIJALVA CORADO SINDICO I 01/01/2012 - 31/12/2012
3 ELDER RENE GODOY SALAZAR SINDICO II 01/01/2012 - 31/12/2012
4 RAFAEL GODOY ARANA CONCEJAL I 01/01/2012 - 31/12/2012
5 ELBER AREVALO GRIJALVA CONCEJAL II 01/01/2012 - 31/12/2012
6 ROMULO NAJARRO GODOY CONCEJAL IV 01/01/2012 - 14/01/2012
7 PILAR GODOY CORADO DIRECTOR AFIM 01/01/2012 - 31/12/2012
8 MAYNOR RIQUELMY GRIJALVA FLORES SECRETARIO MUNICIPAL 01/01/2012 - 14/01/2012
9 FERNANDO HIGINIO QUIONEZ AGUILAR CONCEJAL III 15/01/2012 - 31/12/2012
10 ABIGAIL ASENCIO Y ASENCIO CONCEJAL IV 15/01/2012 - 31/12/2012
11 OMER DANILO ARANA GODOY SECRETARIO MUNICIPAL 02/05/2012 - 31/12/2012
12 JOSE MANUEL VALENZUELA ASENCIO DIRECTOR DMP 01/02/2012 - 31/12/2012
13 DAMARIS BEATRIZ QUIONEZ LEMUS OFICIAL I DE TESORERIA 01/02/2012 - 31/12/2012

26



10. COMISIN DE AUDITORA
REA FINANCIERA

Licda. MIRIAM VICTORIA PEREZ MAZARIEGOS
Auditor Gubernamental

Lic. APARICIO RACANCOJ IXQUIAC
Coordinador Gubernamental
Lic. EDGAR FELIPE GOMEZ SAJQUIL
Coordinador Independiente

Lic. JUAN ADRIAN SOSA ESTEBAN
Supervisor Gubernamental

GESTIN CONOCIDA POR:

De conformidad con lo establecido en el Decreto 31-2002 del Congreso de la
Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, Artculo 29,
los Auditores Gubernamentales nombrados son los responsables del contenido y
efectos legales del presente informe, el Director y Subdirector nicamente firman
en cumplimiento al proceso de oficializacin que en ley corresponde.

27



11. INFORMACIN COMPLEMENTARIA (ANEXOS)
11.1 Misin (Anexo 1)

Ser una municipalidad que impulsa permanentemente el desarrollo del municipio a
travs de la promocin de actividades econmicas, sociales, culturales y
deportivas, brindamos los servicios pblicos que promueven la satisfaccin de las
necesidades de la comunidad y tomando en cuenta la participacin ciudadana en
la ejecucin de proyectos por la municipalidad de Zapotitln.

11.2 Visin (Anexo 2)

Ser una municipalidad responsable de planificar, coordinar integrar y monitorear
todas las actividades econmicas, sociales culturales y deportivas, adems de
prestar servicios en el municipio, tanto en la salud, la educacin y en el ambiente
ecolgico, para garantizar la calidad de vida de los habitantes del municipio.

11.3 Estructura Orgnica (Anexo 3)

El gobierno del municipio corresponde al Concejo Municipal, el cual se integra por
el Alcalde, los sndicos y concejales, electos directamente por sufragio universal
para un perodo de cuatro aos, pudiendo ser reelectos.

El representante de la municipalidad y del municipio es el Alcalde, quien constituye
el jefe del rgano ejecutivo del gobierno municipal, preside el Concejo y dirige la
administracin municipal.

Los sndicos y concejales son los miembros del rgano de deliberacin y de
decisin.

El Concejo organiza comisiones para el estudio y dictamen de los asuntos que
conocer durante todo el ao, siendo obligatorias las siguientes:

1. Educacin, educacin bilinge intercultural, cultura y deportes;
2. Salud y asistencia social;
3. Servicios, infraestructura, ordenamiento territorial, urbanismo y vivienda;
4. Fomento econmico, ambiente y recursos naturales;
5. Descentralizacin, fortalecimiento municipal y participacin ciudadana;
6. De finanzas;
7. De probidad;
8. De los derechos humanos y de la paz;
9. De la familia, la mujer y la niez, la juventud, adulto mayor o cualquier otra
forma de proyeccin social.
28



El Concejo Municipal y el Alcalde cuentan con un Secretario.

La municipalidad cuenta con dependencias administrativas de apoyo para la
funcin municipal, siendo las siguientes:

Direccin Municipal de Planificacin
Oficina Municipal de la Mujer
Administracin Financiera Integrada Municipal

Asimismo, la municipalidad cuenta con un Auditor Interno, quien adems de velar
por la correcta ejecucin presupuestaria, implementa un sistema eficiente y gil de
seguimiento y ejecucin presupuestaria, quien reporta ante el Concejo Municipal.
29



11.4 Reporte de Ejecucin de Obras Realizadas por Contrato (Anexo 4)
30



11.5 Reporte de Ejecucin de Obras Realizadas por Administracin (Anexo 5)
31



11.6 Reporte de Ejecucin de Proyectos de Inversin Social (Activo
Intangible) (Anexo 6)
32



11.7 Reporte de Ejecucin de Obras por Convenios Suscritos con el Consejo
Departamental de Desarrollo (Anexo 7)
33



34



11.8 Reporte de Ejecucin Presupuestaria de Egresos por Fuente de
Financiamiento con Afectacin Especfica y Grupo de Gasto (Anexo 8)

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