DESARROLLO Y UTILIZACION DEL PORTAL NICO DE CONTRATACIN Con el fin de conocer la experiencia de implementacin de la herramienta, se observ el proceso de desarrollo

y el uso general del sitio web del Portal nico de Contratacin entre marzo de 20031 y septiembre del 2005. Durante este perodo se han publicado cuatro versiones del Portal, cada una de las cuales ha estado dirigida en general a mejorar la calidad y consulta de la informacin, aunque los enfoques dados a las mismas tambin han dependido de los cambios institucionales y administrativos que se han presentado en este periodo de desarrollo. Durante la primera etapa (marzo a julio de 2003), los esfuerzos para el desarrollo de la herramienta estuvieron centrados en el ingreso de informacin de las licitaciones pblicas de las entidades del nivel nacional. La respuesta de las entidades para ingresar informacin en el Portal depende de su compromiso en contribuir con el desarrollo de la herramienta, dado que no existe ninguna norma que las obligue. Adicionalmente a partir de mayo/03 se cont con la opcin de consultar informes estadsticos que registran informacin sobre el ingreso de las entidades al Portal y los procesos de contratacin publicados en el mismo2. En la segunda etapa, (agosto del 2003 a marzo del 2004) con el lanzamiento de la segunda versin del Portal, se contina haciendo esfuerzos dirigidos a facilitar la consulta en el Portal y ampliar la informacin suministrada por el mismo. En este sentido, se present una nueva organizacin del sitio web segn los actores involucrados con el Portal (Ciudadanos, Entidades y Proveedores); se comenz a ingresar informacin de las entidades territoriales y se inici el registro de informacin sobre contrataciones directas. Adicionalmente se cuenta con nuevas herramientas de consulta estandarizada y personalizada de informacin. Una de las dificultades que se ha presentado es la falta de compromiso de las entidades en registrar peridicamente la informacin en el Portal, dado que su comportamiento es muy variable y difcil de predecir. 3 A partir de los cambios administrativos e institucionales que se presentaron a finales del 20034, se evidenciaron inquietudes con relacin a la falta de un soporte
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En marzo del 2003 se lanz el sitio web del Portal Unico de Contratacin www.contratos.gov.co Al terminar la primera etapa en el Portal aparecan registradas 100 entidades estatales nacionales y se haba publicado informacin sobre 1062 licitaciones pblicas. 3 Durante el tiempo que ha estado funcionando el Portal han ingresado informacin 229 entidades nacionales y territoriales, de las cuales continan publicado informacin peridicamente slo 109 de estas. 4 A partir del Decreto 3816 de diciembre de 2003 se cre la Comisin Intersectorial de Gestin y Polticas de Informacin para la Administracin Pblica, la cual tiene el objetivo de disear y evaluar las polticas, as como coordinar las iniciativas de informatizacin del sector pblico y de gobierno electrnico; la Agenda de Conectividad es uno de los organismos de ejecucin de dichas polticas. Uno de los grupos de trabajo que tiene el Comit Tcnico de la Comisin es precisamente el de Contratacin Electrnica.

legal del Portal, tambin sobre la organizacin y la calidad de la informacin ofrecida y la percepcin sobre la falta de un valor agregado del mismo, por lo cual se tomo la decisin de revisar el Portal y se formul la versin 3, la cual fue publicada a mediados de mayo de 2004. Se presenta una reorganizacin del sitio web dirigido a facilitar el acceso a la informacin y se incluyen herramientas para consulta de informacin segn criterios especificados. En cuanto a los principales desarrollos presentados en la actual versin del Portal, adelantada entre noviembre/04 y abril/05,5 se encuentra que con el nuevo diseo del Portal se disponen de dos grandes opciones de consulta de informacin: i) procesos de contratacin y ii) histrico procesos de contratacin, en cada una de las cuales aparecen diferentes criterios de bsqueda, como: por fecha, por tipo de proceso, segn estado de la contratacin, por cuanta y por nmero del proceso. Adicionalmente se contina trabajando en la implantacin de la estrategia de unificacin de informacin entre pginas web de las entidades y el Portal nico de Contratacin. Por otra parte, en cuanto a los mecanismos que se han estado adelantando para promover el Portal se encuentran el pacto de transparencia de la Vicepresidencia de la Repblica con los entes territoriales. As mismo, en este momento el grupo de trabajo del Portal esta ajustando la actual versin y en ese sentido, entre los temas que se han estado realizando se encuentran: i) la obligatoriedad del Portal en el registro de entidades, ii) implementacin de mecanismos que aumenten la calidad y oportunidad de la informacin que se ingresa, iii) generacin de un ambiente de administracin propicio al crecimiento de usuarios publicando en el Portal y al volumen de informacin que se almacena, iv) optimizacin de la versin de acuerdo a las novedades legales y a las necesidades de las entidades, y v) optimizacin de la infraestructura tecnolgica sobre la que funciona el portal. Adicionalmente en relacin con promover la utilizacin, en forma acertada, de esta versin 4.0 por parte de las entidades se esta trabajando en: i) Promover la utilizacin de la constancia de publicacin para hacer coherente la informacin que se presenta en la pgina principal con la informacin del Portal y ii) Promocionar la utilizacin del cargue de informacin va batch: consiste en que las entidades ingresen la informacin al Portal a travs de sus ERP o sistemas de contratacin internos. Segn informacin consultada en el Portal no tienen previsto adelantar una nueva versin del mismo y con los ajustes que estn introduciendo en la actual versin, est quedara lista para ser importarla al Sistema Integral de Contratacin Electrnica.

Segn informacin consultada en el sitio web del Portal Unico de Contratacin en sep 28./05.

En la actualidad, el grupo de instituciones vinculadas y sus responsabilidades sobre la gestin del Portal son las siguientes: El diseo e implementacin del Portal est a cargo del grupo de trabajo constituido por el Programa Presidencial de Modernizacin, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupcin Vicepresidencia de la Repblica, el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, el Departamento Nacional de Planeacin y la Agenda de Conectividad -Ministerio de Comunicaciones. As mismo, el Portal se encuentra alojado y es administrado por el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico. 1. El Uso del Portal. Para conocer la actuacin que han tenido las entidades estatales con respecto al ingreso de informacin en el Portal y analizar este comportamiento se us como base la informacin relacionada en el sitio web sobre contrataciones ingresadas. Desde los inicios del Portal se recibi una buena respuesta de las entidades, quienes han contribuido con el ingreso de informacin sobre sus contrataciones6 en las diferentes etapas de los procesos y en todos los casos han reportado el monto de los mismos. Durante el desarrollo del Portal las entidades han estado ingresando informacin al sitio web, sin embargo es difcil mantener esta buena prctica por parte de ellas, ya que la regularidad de este tipo de iniciativas depende del compromiso que stas asuman, dado que no existe ninguna norma que las obligue. Pero su registro es fundamental para que el Portal brinde buena calidad de informacin que adems sea concordante con la que suministran los sitios web de las entidades del Estado. En general durante el tiempo que ha estado funcionando el Portal, el ingreso de las entidades ha presentado un comportamiento variable, pero con un crecimiento ms o menos lineal. Con respecto al uso y evolucin en el 2005 en el ingreso de informacin que presenta el Portal encontramos que a julio/05, 134 entidades estn publicando informacin, 92 del orden nacional y 42 del nivel territorial, cuyos montos acumulados en los procesos registrados ascienden a U$ 1.878 millones9, correspondientes a 3.689 contrataciones publicadas.

Reporte de informacin por parte de las entidades nacionales y territoriales sobre licitaciones pblicas y contrataciones directas: programadas, convocadas, adjudicadas, declaradas desiertas y canceladas.

Evolucin Nmero de Contrataciones en el 2003

3000 2500 N m e ro de C o ntratac io ne s 2000 1500 1000
496 584 849 942 1059 2360 2475 2572

1196 818

698

500
177

0 Ene-03 Feb-03 Mar-03 Abr-03 May-03 Jun-03 Jul-03 Ago-03 Sep-03 Oct-03 Nov-03 Dic-03

Fuente: Datos de sitio web del Portal (junio/04)

En el grfico se aprecia que el sitio web arranc con fuerza y esta iniciativa fue apoyada con el suministro de informacin desde antes de su lanzamiento, es as como tres meses antes de la puesta en funcionamiento del Portal, se comenz el reporte de adquisiciones7.
Evolucin contrataciones registradas en el Portal en el 2004
4500

No. Contrataciones

4000 3500 3000 2500 2000 1500 1000 500 0 Ene y mar-04 Feb/04 abr-04 may-04 jun-04 jul-04 Mes ago-04 sep-04 oct-04

3088 1915 2253

3150

3480

3742

3821

855 424

1121

1508

nov-04

dic-04

Acumulado Contrataciones
Fuente: Datos de sitio web del Portal (julio/05).

El proceso de ingreso de informacin en el primer bimestre del 2004 fue un poco lento, el cual se fue reactivando mes a mes, en la medida en que fue aumentado el ingreso de informacin de las entidades al Portal. Este comportamiento es comn durante los primeros meses del ao, cuando las entidades del Estado estn centradas en la planeacin de actividades a realizar durante el ao.
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En marzo/03 cuando se lanz el Portal estaban registradas 584 licitaciones pblicas.

Evolucin contrataciones registradas en el Portal en el 2005

4000

No. Contrataciones

3500 3000 2500 2000 1500 1000 500 0

3689 2973 2506

1137 614 247

ene-05 feb-05 mar-05

1229

abr-05 Mes

may-05

jun-05

jul-05

Acumulado Contrataciones
Fuente: Datos de sitio web del Portal (julio/05).

Por su parte el comportamiento mostrado en el 2005, coincide con lo anteriormente mencionado, en trminos de que en los primeros meses del ao el registro de contrataciones es bajo y se va incrementando en la medida en que las entidades comienzan la ejecucin de sus actividades. Por otra parte, desde el 2004 el Ministerio de Hacienda est adelantando un programa de seguimiento a la calidad de la informacin, para lo cual mantiene un contacto permanente con las entidades que registran informacin en el Portal, con el fin de atender directamente las diferentes inquietudes que estas tengan con respecto al funcionamiento del mismo. Con base en las inquietudes presentadas por los usuarios con relacin a las inconsistencias mostradas entre la informacin registrada en el Portal y en general sobre la calidad de la informacin ofrecida por el mismo, se prepar la versin 3.0 que presenta una nueva imagen con herramientas para facilitar la consulta de informacin. Dadas las situaciones antes mencionadas, desde el 2004 el Portal ha estado trabajando en una estrategia que permita la integracin del Portal con las pginas web de las entidades, con el fin de que ste logre la unificacin de la informacin, para convertirse en un instrumento de acceso a la informacin sobre las contrataciones del estado y de interaccin entre los diferentes actores involucrados con el proceso. Por otro lado y despus de tres aos de estar trabajando en la implementacin del Portal, an los usuarios no tienen una posicin clara sobre la contribucin que este ha generado para mejorar la transparencia en las contrataciones pblicas. Por su

parte el grupo de trabajo del Portal ha manifestado que los indicadores aplicados a dicha medicin que han estado aplicando estn relacionados con: i) nmero de entidades en lnea con el Portal y ii) nmero de visitas mensuales a la pgina. Sin embargo, con respecto al primero de estos, no se presenta ningn resultado dado que an no esta ninguna entidad en lnea con el Portal y sobre el segundo, se estara cumpliendo dado que en general se presenta un crecimiento lineal ao a ao en el nmero de visitas. De todas maneras se considera importante que el Portal adelante mecanismos que le permitan establecer la contribucin real que la herramienta ha generado para el mejoramiento de las contrataciones, as como en que trminos especficos se ha presentado.

Nmero de Visitas al Portal nico de Contratacin/ Mes 2005

Nmero de Visitas al Portal nico de Contratacin/Mes 2004
70.000 60.000 50.000 40.000 30.000 20.000 10.000 Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto 31.268 35.846 35.901 35.986 18.630 47.238 55.500 52.922 60.261

49.902 42.698 34.934 Nmero de visitas/ mes 2005 Nmero de visitas/ mes 2004

17.948

13.893

14.520

13.645

Fuente: Informes estadsticos mensuales publicados en el sitio web del Portal www.contratos.gov.co

El grafico muestra en general un crecimiento, mes a mes, en el nmero de visitas al Portal. Adicionalmente, se observa que se presenta una variacin mensual promedio entre el 2004 y el 2005 del 95%. 2. Principales resultados estadsticos.

Montos Contrataciones 2003

3.000,00 2.500,00 2.000,00 1.500,00 1.000,00 500,00 0,00
Acum. May-03 Jun-03 Jul-03 Ago-03 Sep-03 Oct-03 Nov-03 Dic-03

M ilo n es U $

Mes

Fuente: Datos sitio web del Portal (Junio/04).

A partir del grfico sobre los montos de las contrataciones en el 2003 se puede observar que se contina presentando una concentracin de las contrataciones en el ltimo trimestre del ao, es as como las entidades pblicas siguen sin realizar en el transcurso del ao un equitativo desarrollo de sus planes de compras y slo al final de ao se ocupan de ejecutar la mayor cantidad de sus presupuestos. Con lo cual se confirma que se mantienen las antiguas prcticas y no se han presentado mayores cambios en la planificacin y gestin de la contratacin en el sector pblico.
Montos contrataciones registradas en el Portal en el 2004
8.000.000 7.000.000 6.000.000 5.000.000 4.000.000 3.000.000 2.000.000 1.000.000 ene y marfeb04 04 abr04 may- jun-04 jul-04 ago04 04 Mes sep- oct-04 nov- dic-04 04 04

Fuente: Datos sitio web del Portal (Julio/05).

En cuanto a las contrataciones del 2004 se observa un bajo registro de montos durante el primer trimestre, lo cual es comn en esta poca del ao en que todas las entidades estn iniciando actividades y planeando la gestin del ao. El resto del ao se observa un comportamiento variable, que a diferencia de lo presentado en el 2003, se estara dando una mejor gestin en la ejecucin de sus contrataciones por parte de las entidades, dado que el mayor monto de

Millones $

contrataciones no se ejecut en el ltimo bimestre del ao. Es as como segn el grafico el mayor monto de las contrataciones se realiz en jul/o4 y el menor en el segundo semestre se presento en nov/04.
Montos contrataciones registradas en el Portal en el 2005
5.000.000 4.000.000 Millones $ 3.000.000 2.000.000 1.000.000 ene-05 feb-05 mar-05 abr-05 Mes may-05 jun-05 jul-05

Fuente: Datos sitio web del Portal (Julio/05).

Por su parte en el 2005 el comportamiento de las contrataciones coincide con lo presentado en el 2003, donde en los primeros meses del ao se presenta un bajo nivel de ejecucin de las contrataciones y este se ha ido reactivando en la medida en que las entidades van desarrollando sus planes de compra. Se observa en junio y julio/05 la mayor concentracin de montos ejecutados durante el ao.