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Si observamos atentamente a las personas exitosas notamos que tienen algunas caractersticas comunes entre las que especialmente se distinguen:

tienen objetivos claros y administran cuidadosamente su tiempo.

Sin un objetivo claro de lo que queremos conseguir, no podemos planificar los pasos que nos acercan a la meta y andamos a tientas y locas. Para un anlisis de cmo establecer objetivos, vea La trampa de la accin. Pero quiero en esta nota concentrarme en la otra caracterstica que nos va a ayudar a cumplir nuestros objetivos: el manejo del tiempo. No importa cmo lo dividamos, el da slo tiene 24 hs y, adems es bastante democrtico: ricos y pobres, hombres y mujeres, jvenes y adultos, todos tenemos la misma cantidad de horas para invertir en un da. Otra de las caractersticas importantes del tiempo es que no lo podemos almacenar, ni podemos comprarlo. Entonces la clave reside en aprender cmo usarlo sabiamente. A continuacin le proponemos 5 formas que la ayudarn a incrementar su productividad usando ms eficientemente su tiempo.

5 reglas para administrar eficientemente su tiempo

1 Monitoree como usa actualmente su tiempo 2. Calcule cunto vale su tiempo 3. Arme un cronograma diario 4. Priorice 5. Aprenda a decir NO.

1. Monitoree como usa actualmente de su tiempo: Si le parece que el da se le va muy rpido y le quedan cosas pendientes, trate de crear un registro de sus actividades diarias. Si no tiene una agenda (mmm, cmo puede ser?) bastar con hacer pequeas anotaciones en una hoja de papel o, mejor an si usa su PC todo el da, el text pad de su computadora le ser muy til. Una vez que ve en que se le va el tiempo, puede identificar y poner su foco en las tareas que le reportan los mayores retornos, tanto personales como financieros. Comience anotando a que hora se levanta, a qu hora est lista para empezar con el trabajo. Cunto tiempo se le va en actividades como leer y contestar emails, llamadas telefnicas y trabajo especfico?.

2. Calcule cunto vale su tiempo: Time is money, baby dicen en las pelculas... Si usted sabe cunto vale realmente su tiempo, entonces puede tomar mejores decisiones. Si, por ejemplo, su tiempo vale $150 la hora, es mucho mejor negocio contratar a una persona para hacer un trabajo de $35 la hora. De esa forma usted se qued con $115 por hora para emplearlos en tareas ms beneficiosas para su actividad. Recuerde tambin de calcular cuntas horas darias necesita dedicar a actividades facturables (lo que efectivamente puede cobrarle a su cliente) para alcanzar los beneficios deseados. Y tambin tenga en cuenta cuanto tiempo debe dedicarle diariamente a los nuevos proyectos que mantienen su actividad en movimiento. Si necesita ayuda con estos temas le recomiendo releer:

Como presupuestar servicios profesionales Cmo presupuestar servicios profesionales: un caso prctico paso a paso que incluye una planilla de clculo lista para trabajar

3. Arme un cronograma diario o, dicho de otra manera Carpe Diem: No comience su da sin una lista de cosas para hacer. Primero haga una lista de todas las tareas y luego categorcelas segn su importancia. Luego descompnga los proyectos grandes e inmanejables en tareas realizables, no slo sern menos intimidantes sino que le resultarn objetivos fcil de alcanzar. Le recomiendo leer:

Manejo eficiente del tiempo: Las seis cosas ms importantes

4. Priorice: Tiene ms cosas para hacer que horas tiene el da? Al asignarles prioridades a sus tareas, usted se asegura que est encarando las ms importantes. Cree un sistema que funcione para usted. Hgase las siguientes preguntas (y contstelas sinceramente):

Qu tareas deben quedar hechas hoy? Cules se pueden reprogramar? Cules pueden ser delegadas a otra persona? Cules son las que me acercan ms a mis objetivos y prioridades? Cules puedo eliminar sin comprometer mis objetivos?

5. Aprenda a decir NO: cada vez agrega ms tareas a su ya interminable lista? No pierda el control de su tiempo. Sea firme y mantenga sus lmites personales. Es difcil mantener los lmites con los clientes que muchas veces se obnubilan con sus propias necesidades.

Tengo realmente el tiempo y la energa necesaria para hacer esta tarea extra? Qu pasa con este cliente, es bueno para mi actividad? Ser lucrativa?

La tarea invade mi tiempo personal? Esta tarea es acorde con mi lista de prioridades?

Recuerde: si est bien descansada y dedica a usted y a su familia el tiempo que se merecen, estar ms contenta y ser ms productiva en su trabajo.

Gestin del Tiempo: 3 Tips Para Lidiar con la Falta de Tiempo

Una buena gestin del tiempo es indispensable, sobre todo para las mujeres que necesitamos que el da tenga un mayor nmero de horas para poder llevar a cabo todas nuestras tareas. Eso sin tener en cuenta que tambin te gustara disponer de tiempo para ti, para disfrutar. Al final todo es cuestin de organizacin ya que por desgracia de momento no podemos aumentar la duracin de un da. As que te voy a ensear unas pautas para sacar el mximo rendimiento de tu tiempo. Aprende en este artculo como enfrentar el obstculo de la falta del tiempo y a distribuir el mismo de manera que puedas hacer todo lo que te propongas y disponer de algo para ti.

Hazte con una agenda

Lo primero antes que nada para una buena gestin de tu tiempo, hazte con una agenda. Si eres mujer y empresaria no te puedes permitir el lujo de estar sin una agenda, ya que esta es parte de tu trabajo. Al ser empresaria no tienes horarios fijos, por lo que es indispensable que cuentes con una agenda para tus citas y ya de paso la aprovechas para organizarte mejor.

Delimita tiempos
A veces nos quedamos sin tiempo porque no prefijamos un tiempo determinado para cada cosa y dedicamos ms tiempo del necesario a muchas de las cosas que nos ocupan, o se nos va en cosas sin importancia. Es importante que delimites el tiempo para cosa. Delimita tiempo tambin para imprevistos, hasta cuanto de ms de tiempo en cada cosa le puedes dedicar a un imprevisto. El delimitar tiempos es muy importante sobre todo para mantener un equilibrio entre tu familia, tu profesin y tu tiempo personal (que tambin es tan necesario).

Delega

Estamos acostumbradas a ser las superwomen y que tenemos que cargar con todo el trabajo. Es la hora de que te acostumbres a delegar, sin excusas, ya que es clave para que puedas disponer de tiempo suficiente. No puedes convertirte en la esclava de todos ya sea en el trabajo cmo en el hogar. En casa dales una tarea a cada uno que incluso puede rotar para que no dar lugar al aburrimiento, y que todo el mundo entienda las labores del otro. Haz lo mismo en el trabajo, delega lo que puedas. Permite que tus empleados roten en sus puestos de trabajo (eso les har ms competitivos y se comprendern mejor unos a otros). Por ltimo aprende a decir NO de vez en cuando. Si haces caso sin excusa a estos tres puntos que te indico, ya vers como la falta de tiempo deja de ser un obstculo para ti. Colaboracin: Ana Zabaleta, La Coach de la Empresaria, te ensea tcnicas para sacar ms rendimiento a tu negocio y en tu vida personal. Si quieres dedicarle el tiempo justo a tu negocio, disfrutar de tu familia y sacar el mximo partido de cada cosa que emprendas

CmoOptimizaryMejorarlaGestindelTiempo Por qu la frase ms recurrente cuando hablamos con profesionales, empresarios/as, empleados/as es no tengo tiempo? El mundo va muy deprisa, y no tenemos tiempo para preocuparnos del tiempo y sin embargo lo perdemos con mucha ms frecuencia de lo que somos conscientes. El tiempo es un recurso, y de cmo lo administremos depender no solo nuestro xito profesional, sino nuestro bienestar personal. El problema est en que no gestionamos el tiempo, caemos en la trampa de la actividad, y hacemos ms y ms rpido sin evaluar si lo que hacemos es importante o nos conduce a los resultados deseados. Unido a todo ello tenemos una sensacin permanente de no llegar, o ese insoportable trfico mental, que como una pesada nube sobre nuestra cabeza, nos sigue a todas partes. Tenemos que empezar por valorar el tiempo, darle la importancia que tiene, es el bien ms escaso a pesar de tener todas las mismas 24 horas diarias. La valoracin depender de para que lo quiero utilizar, de cuales son mis prioridades. Puedo gestionar el tiempo para araar todos los das 2 horas para tenerlas simplemente libres, es decir, para hacer con ellas lo que me apetezca en cada momento. O puede mejorar su gestin para conseguir no trabajar los viernes por la tarde y dedicarlos a la familia o a un hobby.

Valorando el tiempo y analizndolo cualitativamente, nos daremos cuenta que no siempre el nmero de horas dedicadas a una actividad es directamente proporcional a la calidad de la misma. Es bastante probable que muchas de las cosas que hacemos no tengan nada que ver con nuestras prioridades, que no nos produzcan ninguna satisfaccin o resultado, e incluso si nos paramos a pensar un poco ms, no entendamos ni porque las hacemos. Para lograr gestionar adecuadamente el tiempo debemos comenzar por adquirir consciencia del uso que le damos: si tenemos 24 horas diarias hay que distribuirlas, cada uno sabr cuanto quiere dormir o cuanto necesita, si le basta dedicar media hora para comer o prefiere tomarse ms tiempo. Adems tenemos que ver que actividades diarias realizamos en nuestro trabajo y cuanto tiempo nos ocupan cada una. Las actividades veremos que se repiten y que podemos establecer periodicidades y reas de uso del tiempo: llamadas telefnicas, reuniones, lectura de informacion, captar clientes, planificar, etc. Saber como usamos el tiempo da a da es vital para poder controlarlo y utilizarlo adecuadamente. En base a la lista de actividades diarias que proponemos en el prrafo anterior, se trata de realizar un seguimiento diario durante por ejemplo una semana, en la que iremos anotando todas las actividades que desarrollamos en el da y el tiempo que empleamos en cada una. Por ejemplo si a lo largo del da realizamos de media 15 llamadas y nos lleva en total 1 hora, una buena gestin del tiempo sera concentrar la realizacin de llamadas en una franja del da de forma habitual, todos los das de 09:00 a 10:00 horas por ejemplo. Del listado de tareas y sus tiempos podemos concluir que hay muchas de ellas que podemos delegar, o que podemos incluso eliminar. Tambin nos servir para priorizarlas segn su importancia. Otra cuestin a valorar son los ritmos de actividad, hay personas que rinden ms por la maana, otras por la tarde y otras por la noche. Estos ritmos es bueno conocerlos y saberlos utilizar para optimizar nuestro rendimiento. Los niveles de concentracin no son iguales en todos los momentos del da, los estados de nimo influyen, el nmero de horas que se trabaja tambin. La falta de concentracin adems de producir rendimientos bajos, es fuente de errores. Los errores deben ser subsanados e implican ms tiempo para solucionarlos, es decir, trabajar dos veces sobre una misma tarea. Si no queremos caer en la insatisfaccin, la frustracin, la ansiedad y el stress, pongmonos manos la obra:

Plantate para que quieres el tiempo, qu quieres hacer con tu tiempo. Establece tus objetivos y prioridades.

Localiza cules son tus principales vas de prdidas de tiempo, lo que se conoce como ladrones del tiempo y ponte en guardia para combatirlos. Los ms conocidos son: visitas inoportunas, mal uso del telfono, no planificacin de reuniones, mala delegacin, mala gestin de las llamadas telefnicas. Dar prioridad a lo urgente en vez de a lo importante.

Nosotros mismos somos a veces nuestro peor enemigo en la gestin del tiempo porque tenemos unos malos hbitos, que precisamente por repetirlos sin ningn tipo de conciencia acaban siendo impulsores de la personalidad incontrolados que nos hacen perder muchos minutos y horas. Algunos de los ms frecuentes son:

la propensin hacia las relaciones pblicas y los contactos sociales en la oficina. abusar de la memoria y no llevar una agenda o sistema de anotaciones. precipitacin, postergacin no saber decir que no querer hacerlo todos, no confiar en los dems y por tanto no delegar.

No te olvides de incorporar a tu vida unos hbitos saludables de gestin del tiempo:

Hbitos Saludables de Gestin del Tiempo

Dedica los primeros y los ltimos 5 minutos de la jornada a planificar el da y programar el siguiente. Planifica siempre antes de actuar y cntrate en lo importante. Sigue tus biorritmos y aprovecha los periodos de mximo rendimiento para realizar las tareas ms importantes o ms complejas. Agrupar los asuntos y acciones relacionadas entre s. Cada tarea debe tener un tiempo asignado y debes medir si lo cumples, si te falta o te sobra tiempo.

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si asignas o utilizas ms tiempo del establecido para una tarea caers en la ineficiencia si asignas menos caers en la ineficacia.

Ten en cuenta que siempre hay imprevistos y hay que tener margen de movimiento para asumirlos si son importantes. Aparta siempre un espacio temporal para pensar y reflexionar, ser tu hora tranquila. Planifica siempre por escrito y si es posible utiliza un sistema de agenda integrada e informatizada. Revisa la planificacin, est para cumplirse.