HERRAMIENTAS PARA LA GESTIN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRNICOS EN LOS NUEVOS SERVICIOS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN

Ricardo Garca Caballero Editorial Everest Bonifacio Martn Galn Universidad Carlos III de Madrid Resumen:
Se analiza la implantacin de sistemas GED en servicios de informacin analizando los diferentes elementos que intervienen en su puesta en marcha y su integracin en la organizacin con los procesos habituales de un servicio de informacin tradicional. Asimismo se analizan las caractersticas que presentan los productos comerciales actuales, y el cambio que estas tecnologas suponen para el profesional de la informacin dentro de las organizaciones.

1. INTRODUCCIN La paulatina incorporacin de las tecnologas de la informacin por parte de todo tipo de empresas e instituciones en los distintos procesos de la cadena de produccin y de gestin ha hecho que se modifiquen sustancialmente los modos y maneras de trabajo dentro de las mismas. Este hecho tiene diversas e importantes repercusiones para los actuales servicios de informacin y documentacin y para los profesionales de los mismos, encargados de gestionar el conocimiento que se est generando en dichos sistemas. Si consideramos que la informacin, tanto la interna como la externa, es un elemento clave y estratgico dentro de las organizaciones y un elemento de competitividad para las mismas, las diversas formas por las que se producen los documentos electrnicos, la variedad de tipologas de los mismos, y la adecuacin de las actuales herramientas informticas para la gestin integral de la documentacin circulante, sern factores esenciales que se han de analizar detenidamente por parte de los servicios de informacin y documentacin de toda institucin que produzca y maneje este tipo de documentos a la hora del diseo y conceptualizacin de un sistema gestin electrnica de la informacin. La proliferacin de los documentos electrnicos ha permitido que esta conceptualizacin cobre una especial importancia en nuestros das. La gestin electrnica de documentos (GED) ha ido evolucionando rpidamente desde los aos 80. En esas primeras etapas la GED se defina bsicamente como el sistema de tratamiento de la documentacin de una organizacin que combina la imagen con informacin textual asociada a ella. Esta conceptualizacin surge a raz de la irrupcin de las tecnologas pticas

para la captura de la informacin. Los documentos en papel eran digitalizados a travs de escneres producindose una imagen electrnica de dicho documento, a la cual se le asociaban una serie de ndices para la bsqueda y recuperacin. En estas primeras etapas cobrara tambin una especial importancia las tecnologas surgidas para el reconocimiento ptico de caracteres (OCR) pues permita que los contenidos de los documentos impresos de carcter textual fueran convertidos rpidamente a formatos electrnicos interpretables por el ordenador. De este modo los sistemas clsicos de gestin documental fueron incorporando estas tecnologas dentro de las funcionalidades que ofrecan al mercado. Pero en la actualidad la gestin documental es entendida como un proceso global, corporativo e integral del proceso documental de una organizacin. Es por ello ms acertado hablar de Sistemas de Gestin Integrada de la Documentacin, los cuales controlan la produccin, la circulacin, el almacenamiento y la recuperacin de cualquier tipo de informacin. Aspiran, tal y como seala M.A. Esteban Navarro a administrar y controlar de modo conjunto, mediante el auxilio de la informtica, todo tipo de datos, documentos, conocimiento y habilidades existentes en la organizacin en la que se aplica 1. Las caractersticas principales de estos sistemas de gestin integral de la informacin seran: Responden de forma corporativa a las necesidades y problemas de la gestin de la informacin dentro de las organizaciones. Tienen un carcter abierto y dinmico, evolucionando junto a la trayectoria de la organizacin. Aportan soluciones que incluyen todo el ciclo vital de los documentos. Contemplan y gestionan los diferentes soportes documentales existentes en la organizacin. La gestin documental se incluye en un entorno ms amplio dentro de la gestin de la calidad total de la organizacin (ISO 9000). 2. DOCUMENTOS ELECTRNICOS. DOCUMENTOS INTELIGENTES El elemento clave en esta concepcin de la gestin integral de la informacin ha venido, en un primer estadio, por el producto resultante de la aplicacin de las tecnologas de la informacin por parte de las organizaciones, el documento electrnico. Las caractersticas y funcionalidades de esta clase especial de documentos ha permitido que se replantee el significado y alcance tradicionales del mismo pasando de ser una fuente de informacin esttica, a considerarse un elemento clave y fundamental para la toma de decisiones, con un alto valor intrnseco, y que representa, como decamos, un pilar bsico para proveer de ventajas competitivas a toda organizacin. Esta concepcin del valor actual del

documento dentro de las organizaciones viene derivada de las caractersticas que determinan a los actuales documentos electrnicos, entre las que se pueden destacar las siguientes: combina diferentes unidades de informacin (texto, imgenes fijas o en movimiento, voz, grficos, etc.), son legibles por mquinas y no por personas, su contenido puede cambiar de soporte con el tiempo, permite establecer relaciones con otros documentos, la estructura fsica carece de importancia, su contenido puede ser modificado rpidamente, fcilmente reproducible dando lugar a infinitas rplicas, admite mltiples formatos de lectura, estructurales y estticos, etc. Es por ello que actualmente se habla de documentos inteligentes como contenedores dinmicos de conjuntos de informacin creados por distintas aplicaciones y que son revisados y actualizados de manera automtica. En este entorno conceptual han venido apareciendo en el mercado, en especial en esta ltima dcada, distintos productos informticos orientados especficamente al control y la gestin integral de este tipo especial de documentacin conocidos por sistemas o herramientas GED (Gestin Electrnica de Documentos) o por el trmino anglosajn de EDMS (Electronic Document Management Systems). Aunque se trata de una tecnologa relativamente reciente, ms an en nuestro pas donde el grado de implantacin de estos productos es an escaso2, ha revolucionado el concepto de gestin documental dentro de las organizaciones. Algunos autores denominan a esta nueva forma de gestin documental con el nombre de Sistema de Gestin Corporativa de la Informacin. En la mayor parte de los casos estos productos GED son una evolucin lgica de los tradicionales sistemas de gestin documental a los que se les han ido aadiendo ms o menos funcionalidades, e integrando otras tecnologas informticas ya existentes en el mundo empresarial para dar una respuesta global a las necesidades informativas y documentales de dichas organizaciones. Esta integracin de tecnologas hace de estos productos herramientas potentes para la gestin electrnica de la documentacin orientados, principalmente, a grandes entidades con estructuras organizativas y funcionales muy complejas, con multitud de series y tipos documentales y con redes de usuarios, internos y externos, muy variadas. 2.1 COMPONENTES DE UN SISTEMA GED Esta variedad e integracin de tecnologas de las herramientas GED abarca principalmente los siguientes campos: Gestin de imgenes: utilizacin de la tecnologa que permite la captura digital a travs del escner de los documentos impresos. Normalmente se suele distinguir entre digitalizacin grfica y digitalizacin del texto , segn sea el propsito final de dicha digitalizacin del documento.

Tecnologas de reconocimiento ptico de caracteres: la digitalizacin del texto tiene como finalidad poder interpretar y tratar electrnicamente ese texto a travs de programas OCR (Optical Character Recognition) o ICR (Intelligent Character Recognition). El OCR es citado con frecuencia como la alternativa ms rpida, econmica y segura para la entrada automtica del contenido de los documentos impresos en papel a soportes electrnicos3. Tecnologas de almacenamiento ptico: para el almacenamiento de los documentos electrnicos, y ms an en el caso de imgenes digitales, es necesario disponer de sistemas de almacenamiento masivo. El sistema de almacenamiento ptico ms conocido es el CD-ROM, pero dado que se trata de un disco pregrabado y slo de lectura, se suelen utilizar por ello los discos WROM (Write Once Read Many) y los WARM (Write Always Read Many), pues permiten grabar datos para su posterior recuperacin. En la actualidad se est investigando en una serie de nuevos soportes que prometen incrementar drsticamente la capacidad de almacenamiento de la informacin electrnica. Se trata de la holografa, los nano-CDs y el papel electrnico. Gestin electrnica de documentos: se trata de los mdulos clsicos de la gestin documental pero aplicados a los documentos electrnicos por lo que aqu sern factores claves, la recuperacin de informacin mediante la gestin de ndices de los atributos de cada documento y sobre el contenido de los mismos y la automatizacin de los ciclos de vida dentro de los procesos de la organizacin. Trabajo en grupo (groupware): las herramientas GED han ido evolucionando hacia conceptos ms amplios de generacin y control de la informacin. De este modo es posible obtener un aprovechamiento mximo del capital intelectual y del conocimiento que se genera en la organizacin. Bsicamente se puede definir al groupware como el software que permite trabajar de forma cooperativa a un equipo u organizacin a travs del correo electrnico, bases de datos compartidas, gestin de flujos de trabajo, etc. Control de los flujos de trabajo (workflow): estrechamente relacionado con el software de trabajo en grupo permite establecer una serie de reglas y pautas en las que se especifican las tareas y pasos que se han de seguir para la consecucin de un proceso de negocio. En estos procesos se suele generar abundante informacin y es ah donde entra en juego el servicio de informacin y documentacin para la captura, almacenamiento, procesamiento y gestin del conocimiento que se est generando de forma continua. 3. BENEFICIOS. Los sistemas de gestin electrnica de documentos no deben constituir una finalidad en s mismos, pues no son ms que una herramienta informtica que ayuda a mejorar notablemente los flujos de informacin y la gestin de sta

que se produce dentro de una organizacin. Siempre se debe tener en cuenta, como acertadamente expresa R. Knowles, que Computers dont solve problems; people solve problems 4. An as, es un hecho constatado que una buena eleccin y una correcta implantacin de un sistema GED puede aportar numerosos beneficios a la organizacin. Normalmente todos estos beneficios suelen ser agrupados en tres grandes bloques: Beneficios estratgicos, los cuales afectan al conjunto de la organizacin en su labor cotidiana de produccin; Beneficios financieros, los cuales inciden directamente en la reduccin de costes y aumentan la produccin laboral; y Beneficios tcnicos, relacionados con la mejora en los aspectos y procesos tecnolgicos que se dan dentro de la organizacin. As, los beneficios que se podran esperar de la utilizacin de estos sistemas iran desde los aspectos meramente economicistas (ahorro en espacio fsico y equipamiento para el almacenamiento de documentos, reduccin de costes salariales, administrativos y de los derivados del uso del papel, etc.) hasta los puramente estratgicos de la organizacin (mejora en los tiempos de produccin, incremento de la ventaja competitiva de la organizacin, incremento de la moral y satisfaccin del personal, etc.), sin olvidarnos, obviamente, de las ventajas que aporta a la gestin del sistema documental de la organizacin (acceso centralizado y consulta distribuida, rpida localizacin de los documentos por mltiples claves de acceso, establecimiento de diversas relaciones entre documentos afines, mejores niveles de seguridad en el acceso a los documentos, la informacin se transmite o intercambia rpidamente, etc.) Frente a los beneficios aportados por estos productos informticos algunos autores sealan tambin una serie de inconvenientes o problemas que a veces hacen inviable la utilizacin de estos sistemas en algunos servicios de informacin y documentacin. Principalmente estas herramientas suelen tener problemas en la gestin documental de archivos clsicos o histricos, as como los derivados de la relativamente breve longevidad de los soportes de almacenamiento ptico, ciertos aspectos relacionados con la legalidad de los documentos electrnicos, y, principalmente, al hecho que supone para muchos empleados pasar de la cultura del papel a la utilizacin de las herramientas informticas y documentos electrnicos en su labor cotidiana. 4. METODOLOGA DE IMPLANTACIN Por ltimo, y aunque se escapa a los propsitos de esta comunicacin, es importante sealar que toda eleccin de un software de Gestin Electrnica de Documentos debe venir precedida de una fase de estudio y anlisis que detalle minuciosamente los requisitos necesarios para el diseo e implantacin de un sistema de este tipo dentro de la organizacin. Son numerosos los

autores especialistas en la materia que detallan una serie de pautas a seguir a la hora de realizar esta fase de anlisis y diseo, todos ellos con aportaciones muy oportunas5, por lo que aqu nos limitaremos a exponer de forma resumida los principales pasos que se han de seguir. - Anlisis del sistema actual: en gran medida se trata aqu de realizar una auditoria de la informacin para, de este modo, analizar, evaluar y mejorar el uso que se realiza de los recursos informativos de la organizacin. Desde el punto meramente documental es necesario analizar tres factores clave de sta, a saber, un anlisis de la tipologa documental (tipos documentales existentes, nmero e incremento de cada uno de ellos, cmo y desde dnde se generan en forma y contenido), un anlisis del almacenamiento documental y un anlisis de la recuperacin y consumo de la informacin (cmo son localizados y recuperados los documentos, cunto tiempo se requiere para ello, cuntos son encontrados y cuntos de ellos son de utilidad para los usuarios, de qu modo y para qu se utiliza su contenido informativo). - Establecimiento de objetivos: Se detallan las metas y los objetivos que se pretenden alcanzar con la implantacin del nuevo sistema de gestin electrnica de la documentacin. - Redaccin de requisitos a cumplir por el sistema: fase igualmente compleja pues se deben detallar los requisitos que debe cumplir el nuevo sistema. Desde el punto de vista puramente tecnolgico se deben analizar numerosas cuestiones, las cuales incluyen, por ejemplo, la eleccin del diseo de la arquitectura del sistema (hardware, sistemas operativos, modelos de trabajo en red, etc.), la seleccin de tecnologas existentes en la actualidad (groupware, workflow, gestin de contenidos Web, etc.) y la integracin con otras tecnologas y herramientas informticas que se estn utilizando en la actualidad (programas ofimticos, de edicin y gestin de imgenes, de gestin financiera, gestores de bases de datos, etc.) - Preseleccin de productos para su evaluacin: en esta fase se proceder a analizar la documentacin de los ltimos desarrollos que hayan aparecido en el mercado. Teniendo en cuenta los requisitos establecidos en la anterior fase y, tras la consulta de esta documentacin tcnica, es muy recomendable realizar un cuadro de evaluacin de productos, o lo que en el mundo anglosajn se conoce como Request for Information (RFI). Este documento deber contemplar toda una batera de preguntas especficas sobre las funcionalidades que son requeridas para la seleccin previa de una herramienta informtica de este tipo. El resultado de todo ello deber ser la preseleccin de aquellos productos que ms se acercan a lo establecido anteriormente. - Seleccin, adquisicin y seguimiento: evaluacin del funcionamiento y

las capacidades reales de los preseleccionados a travs de demostraciones prcticas, analizando la experiencia y grado de implantacin de dicho producto en otras organizaciones y la asistencia tcnica que ofrece la compaa suministradora. 5. HERRAMIENTAS GED Actualmente existen en el mercado una gran variedad de aplicaciones que satisfacen, en diferentes grados, las necesidades de gestin documental en el mbito corporativo. Hasta hace pocos aos, la gestin documental en los servicios de informacin, se basaba en aplicaciones verticales para la gestin de documentos estructurados en bases de datos relacionales y/o documentales, sin ninguna o poca interaccin con otras infraestructuras tecnolgicas corporativas. El trmino gestin electrnica documental, abarca hoy en da una serie de productos que cumplen con las funcionalidades de generacin, captura, gestin, recuperacin y distribucin de cualquier tipo de documentacin con independencia de su estructura y basndose en su contenido como componente inteligente dentro de los procesos productivos de cualquier organizacin. Las principales caractersticas que ofrecen estos productos son: - Captura, indizacin y entrada automtica en el sistema tanto de documentos papel mediante la digitalizacin a travs del escner, como de cualquier tipo de documento electrnico creado por aplicaciones de oficina (Word, Excel, etc.), documentos tcnicos (CAD); imgenes, vdeos, audio, documentos html, etc., as como almacenamiento de ficheros spool mediante mdulos COLD (Computer Output to Laser Disk). La entrada de nuevos documentos dentro del sistema, puede realizarse de manera sencilla desde una multitud de aplicaciones cliente. - Gestin Integrada del documento: registro y control de las distintas versiones de un mismo documento a lo largo de todos los procesos productivos en los que est implicado asegurando una calidad en la informacin, permitiendo el manejo de mltiples versiones de forma ntegra y controlada (chek-in chek-out). Este control hace que los distintos usuarios implicados en una misma tarea puedan manejar, de forma transparente, la ltima versin de un documento asignando controles de seguridad apropiados de acceso, consulta y modificacin. El sistema hace un seguimiento de todas las versiones de un mismo documento manteniendo un registro histrico de actividades desde su creacin. El usuario apropiado accede a la versin correcta. - Automatizacin del ciclo de vida documental, desde su captura/creacin, revisin, etc., hasta su archivado final, mediante la gestin de los procesos y tareas de negocio en los cuales est implicado

con tecnologa de workflow y groupware. Esta caracterstica permite la agrupacin lgica de documentos afines por diferentes caractersticas en un nico documento compuesto electrnico (expedientes o dossieres de informacin) para diferentes fines: distribucin por correo electrnico, publicacin en portales corporativos, servicios de alerta, DSI, etc., conservando cada tem sus caractersticas de integridad y ciclo de vida dentro del sistema. Automatizacin de las diferentes etapas de archivo segn parmetros previamente definidos en soportes off-line manteniendo una referencia para su recuperacin: ubicacin fsica del documento, tiempos de actualizacin para diferentes tipos de documentacin (expurgo), etc. Acceso y bsqueda concurrente por elementos descriptivos del documento creados en su captura o por el contenido del mismo en servidores geogrficamente remotos. Visin y edicin mediante el viewer del sistema, navegadores o invocando a la aplicacin nativa del documento. Mltiples formatos para la difusin de un documento o conjunto de documentos: pdf, html, xml, etc., para ambientes de trabajo y usuarios heterogneos. Integracin del sistema con el resto de aplicaciones de productividad dentro de la organizacin: herramientas de escritorio (MSOffice), bases de datos, trabajo en grupo (Notes/Domino, MSExchange), aplicaciones ERP, etc. Ello mediante estndares como ODMA (Open Document Management API) o otras herramientas API y de conectividad. Adaptabilidad para mltiples arquitecturas de red y plataformas: cliente/servidor, Intranet, etc., ofreciendo funciones de escalabilidad y adecuacin a las caractersticas geogrficas y de crecimiento de la organizacin.

Algunos de los productos comerciales ms representativos son: Documentum Enterprise Document Management System 98 <www.documentum.com>. Potente sistema que automatiza y controla el ciclo vital de grandes cantidades de documentos dentro de las organizaciones, a travs de diferentes plataformas. Documentum 4i gestiona y procesa el contenido de portales corporativos en ambientes web. FileNET Panagon IDM Document Services <www.filenet.com>. Aporta una serie de programas y herramientas para la gestin de la documentacin en las organizaciones de manera distribuida a travs de procesos de workflow tanto en arquitecturas de cliente/servidor como en ambientes web. DOCS Open EDMS. <www.pcdocs.comBasado> en arquitectura

cliente/servidor captura, almacena y gestiona la informacin de mltiples formatos de documentos. Su extensin DOCS Binder provee una herramienta para la creacin, gestin y distribucin de conjuntos de documentos en formato XML. Lotus Domino.DOC. <www.lotus.com> es una extensin de Notes/Domino para la gestin distribuida de documentos aportando potentes funciones de mensajera y trabajo en grupo. Asegura la integridad de la documentacin desde su creacin, hasta su archivado final en diferentes dispositivos, todo ello aprovechando la potencialidad del trabajo en grupo de Notes/Domino. Existen otras soluciones comerciales con diferentes caractersticas en cuanto a sus posibilidades y estructuras, como son Docuware <www.costaisa.com>, Novasoft <www.novasoft.com> Cindoc de Chemdata <www.chemdata.com>. 6. CONCLUSIONES Las posibilidades que ofrecen estos sistemas, hace cambiar el papel de los profesionales de la informacin, encaminndose hacia nuevos modelos de funcionamiento e interaccin dentro de las instituciones a las que pertenecen y con los miembros de las mismas a los que sirven. La proliferacin de sistemas documentales interactivos en ambientes distribuidos, est cambiando los servicios de informacin pasando de ser meros recepcionistas de informacin, a jugar un papel decisivo para la gestin de documentos inteligentes con un alto valor competitivo en los procesos de negocio dentro de la organizacin. Las nuevas tecnologas lanzan un reto al profesional de la informacin ante el nuevo milenio cambiando el papel que les otorga dentro de las organizaciones erigindose en precursores en los diseos de sistemas de informacin competitivos. Para ello deben de ser parte integrante dentro de los procesos de diseo de sistemas mediante las siguientes funciones: - Anlisis y diagnstico de las necesidades y de los flujos de la documentacin dentro de la organizacin, mediante auditoras de informacin. - Participacin en el diseo y puesta en marcha de los proyectos de automatizacin de la documentacin: realizacin de mapas de proceso de la documentacin mediante workflow, gestin de usuarios, etc. - Aprovechamiento y parametrizacin de los sistemas GED y de trabajo en grupo, para la automatizacin de las funciones clsicas de los servicios de informacin: distribucin de informacin, servicios de alerta y DSI mediante correo electrnico, creacin de dossieres de informacin, etc. - Automatizacin de los procesos para el archivo de la documentacin en sus diferentes etapas: paso de archivo administrativo a archivo intermedio,

almacenamiento de documentos segn su vigencia establecida en soportes off-line, etc. - Creacin de bases de conocimiento, tanto explcito como tcito, mediante la creacin de portales de informacin interna y externa, aprovechando la tecnologa internet de la organizacin. El reto est lanzado. Nuestra misin es aprovecharlo.

5. Notas.
1

Miguel Angel Esteban Navarro. La tcnica de gestin integral de la informacin: nuevas tendencias de la representacin y la organizacin del conocimiento en los sistemas de informacin en las organizaciones. Organizacin del Conocimiento en Sistemas de Informacin y Documentacin, v. 2, 1997, p. 286.
2

Vase los datos que se aportan en el artculo de Alfons Cornella. Gestin electrnica de documentos en Espaa. El profesional de la Informacin, v. 7, n 4, abril 1998, p. 12-13.
3

A este respecto vanse los artculos de Gerry Walter. Digital image capture and OCR: reducing the entry cost barrier. International Journal of Micrographics & Optical Technology, v. 9, n 4, pp. 179-186. Y de William Saffady. Data entry methodologies for electronic document imaging implementations. International Journal of Micrographics & Optical Technology, v. 15, n 1, pp. 5-9.
4

Rob Knowles. Electronic document management systems: how to select and implement the right documentation management system for your organisation. The Electronic Library, v. 13, n 6, dec. 1995, p. 529.
5

Debemos destacar aqu el excelente trabajo de Arturo Camarero Gonzlez. Anlisis y diseo de sistemas de gestin electrnica de documentacin en grandes entidades. Scire, v.3, n2, jul.-dic. 1997., el cual expone claramente los pasos que se deben seguir a la hora de realizar el anlisis y diseo previo a la implantacin con xito de soluciones basadas en Sistemas GED.

5. BIBLIOGRAFA. ALLEPUZ ROS, Teresa ; GUTIRREZ LA RUBIA, Carmen. Los sistemas de gestin integral de la documentacin en las organizaciones. Mtodos de Informacin, v. 2, n 5,mayo 1995, pp. 29-33. ANDOLSEN, Alan A. Managing Digital Information: The Emerging Technologies. The Information Management Journal, v. 33, n 2, april 1999, pp. 8-15. BUSTELO RUESTA, Carlota. El papel de los expertos en documentacin en la implantacin de tecnologas de gestin de documentos. En: Jornadas Espaolas de Documentacin (4. 1994. Gijn). Gijn: FESABID, 1994, pp.357362. BUSTELO RUESTA, Carlota. Los sistemas de gestin electrnica de la documentacin y la teora del ciclo vital de los documentos en las organizaciones. Scire, v.3, n2, jul.-dic. 1997, pp. 45-53. CAMARERO GONZLEZ, Arturo. Anlisis y diseo de sistemas de gestin electrnica de documentacin en grandes entidades. Scire, v.3, n2, jul.-dic.

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