UNIVERSIDAD AUTNOMA DE SAN LUIS POTOS

PROCEDIMIENTO

CDIGO DIG-GEC-PRC-05 FECHA DE REVISIN 26/02/13

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COMUNICACIN INTERNA

PROCEDIMIENTO COMUNICACIN INTERNA

Responsable
Nombre L.C.C. ALMA ROSA CORTS AVILA COMUNICACIN Puesto ORGANIZACIONAL

Revis
L.A. BEATRIZ MORENO SNCHEZ JEFE DEL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO AL SGC

Aprob
ING. FERNANDO CUEVAS CASTRO

DIRECTOR INSTITUCIONAL DE GESTIN DE CALIDAD

Firma

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1. Objetivo Asegurar que los mecanismos de comunicacin interna brinden informacin suficiente y oportuna a los usuarios, y contribuyan a garantizar la eficacia del Sistema de Gestin de Calidad, garantizado a todas las reas la disponibilidad de informacin relativa al SICAL, ya sea de manera impresa o electrnica. Promover entre el personal de las dependencias integrantes del SICAL, el entendimiento de los siguientes aspectos: La Poltica de Calidad La importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente, as como los legales y reglamentarios Cmo contribuyen al logro de los Objetivos de Calidad La efectividad del Sistema de Gestin de Calidad Y as fomentar la comunicacin permanente, para asegurar la mejora continua en los procesos del Sistema Integral de Calidad de la Universidad Autnoma de San Luis Potos. 2. Alcance Este procedimiento aplica para la comunicacin interna de las dependencias y entidades acadmicas del Sistema Integral de Calidad de la Universidad Autnoma de San Luis Potos. 3. Responsables Comunicacin Organizacional DIGC (Comunicador SICAL) Jefe del Departamento de Mantenimiento al Sistema de Gestin de Calidad Equipo Coordinador de Calidad Comunicador Interno de cada dependencia y entidad acadmica certificada 4. Definiciones

Comunicacin

Medio de Difusin

Es el proceso que permite dar a conocer la informacin de manera lgica, clara y oportuna entre un emisor y uno o varios receptores, ya sea en forma oral, escrita o cualquier otro medio, con la finalidad de que exista retroalimentacin entre las dependencias integrantes del SICAL Son las diferentes vas por las que se estar transmitiendo informacin

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5. Desarrollo

Actividad 1. Nombrar Comunicador

Descripcin de la Actividad
El jefe de cada dependencia o entidad acadmica en conjunto con el coordinador de calidad eligen a la(s) persona(s) que fungir(n) como comunicador interno, con la finalidad de que exista un buen flujo y correspondiente al Sistema Integral de Calidad en todos los niveles de la dependencia.

2. Difusin

El coordinador de calidad de cada dependencia notifica al Comunicador Organizacional de la DIGC, los nombres de las personas mediante un oficio o correo electrnico. El comunicador de cada dependencia, difunde a todo el personal lo siguiente: Objetivos de Calidad y sus modificaciones Poltica de Calidad Valores Plantillas con Miembros de Alta direccin y Comit de Calidad Resultados de Auditoras Internas Resultados de Auditoras Externas Resultados de la Revisin por la Direccin Resultados de las Evaluaciones de Comunicacin, realizadas anualmente. Lo que consideren las Dependencias (Cumpleaos, Cursos, Eventos relacionados con la UASLP)

A continuacin, se explica detalladamente la manera en que se realizan cada una de las difusiones anteriormente mencionadas: Objetivos de Calidad y sus modificaciones Se elaboran diapositivas que contienen los objetivos de calidad aprobados por la Alta Direccin del Sistema Integral de Gestin de Calidad (SICAL), las cuales son colocadas a la vista de todo el personal en los pizarrones informativos de cada dependencia o entidad acadmica. Cuando se acuerdan modificaciones, stas son informadas por la misma va (pizarrn), adems de enviar una nota Informativa (newsletter y/o boletn informativo) a travs del correo electrnico institucional a Rectora, Alta Direccin, Comit de Calidad, Coordinadores de Calidad, Lderes de Proceso y Comunicadores de cada dependencia y entidad acadmica.

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Son los comunicadores de cada dependencia quienes tienen la responsabilidad de transmitir dicha informacin en su rea o departamento, ya sea mediante el pizarrn informativo o va electrnica. Poltica de Calidad La Poltica de Calidad es difundida a travs de una diapositiva que se coloca en el pizarrn informativo de cada dependencia; adems ocasionalmente se realizan campaas de difusin para reforzamiento de la misma y de los valores del Sistema Integral de Gestin de Calidad, de tal manera se utilizan diferentes medios, tales como: folletos, volantes, mouse pads, accesorios para oficina, entre otros artculos utilitarios y souvenirs. Resultados de Auditoras Internas y Externas Una vez concluidas las Auditoras, ya sean internas o externas, el rea de Comunicacin Organizacional de la Direccin Institucional de Gestin de Calidad procede a realizar la nota informativa (newsletters especiales y/o boletines informativos) en la cual se difunden los das que se realizaron las Auditoras, las observaciones encontradas y los resultados obtenidos. Esta nota es enviada por el correo electrnico institucional a Rectora, Alta Direccin, Comit de Calidad, Direccin de Calidad, Coordinadores de Calidad, Lderes de Proceso y Comunicadores de cada dependencia y entidad acadmica; estos ltimos imprimen la nota y la colocan en el pizarrn informativo de su rea, a su vez reenvan el mail a los empleados de su departamento y al comunicador del SICAL, para que ste tenga conocimiento de que la noticia ha llegado a todo el personal. Resultados de la Revisin por la Direccin Los Resultados de la Revisin por la Direccin se informan a travs de un comunicado que incluye los siguientes puntos: Nota informativa de lo sucedido en la reunin y los puntos acordados Cumplimiento de los Objetivos de Calidad e Indicadores de Resultados Conclusiones Respecto a las Salidas de la Revisin

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El comunicado se coloca en diapositivas difundidas por medio del pizarrn informativo de cada dependencia, tambin se enva un correo electrnico institucional a Rectora, Alta Direccin, Comit de Calidad, Direccin de Calidad, Coordinadores de Calidad, Lderes de Proceso y Comunicadores de cada dependencia y entidad acadmica. Son los Comunicadores de cada dependencia y entidad acadmica los encargados de imprimir el comunicado y colocarlo en su pizarrn informativo, as como de reenviar el mail al personal y al Comunicador del SICAL para que est enterado de que ya ha sido difundida la noticia. Resultados de las Evaluaciones de Comunicacin Las Evaluaciones de Comunicacin son realizadas cada ao, con la finalidad de hacer un anlisis acerca del conocimiento que el personal tiene sobre el SICAL, la Poltica de Calidad, los Valores y los Objetivos de Calidad. Para llevar a cabo la Evaluacin se cuenta con un formato de encuesta cuestionario, el cual es despus analizado por el rea de Comunicacin Organizacional de la DIGC. Una vez obtenidos los resultados, se efecta un informe detallado de grficos y anlisis, as como propuestas de las acciones a llevar a cabo para corregir los puntos endebles encontrados. Lo que Consideren las Dependencias (Cumpleaos, Cursos, Eventos relacionados con la UASLP) El pizarrn informativo tiene el uso exclusivo de difundir informacin relacionada con el SICAL, aunque tiene un apartado que permite que cada dependencia informe sobre asuntos que considere de inters a manera institucional y no para usos personales. En Reuniones de Difusin se levantan Listas de Asistencia con formato DIG-GEC-FRM-20 En Notas Informativas, las cuales se presentan a travs de un boletn electrnico informativo y ocasionalmente mediante un newsletter especial, la Primera Evidencia de que se colocan en los pizarrones, sern los correos electrnicos enviados a los Comunicadores de cada dependencia y entidad acadmica, stos a su vez reenviarn al personal de su rea la informacin y despus enviarn de manera electrnica, al Comunicador SICAL, la lista de las personas a las cuales se mand la informacin, como Segunda Evidencia.

3. Evidencias

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4. Permanencia de la informacin

Los siguientes puntos no podrn ser eliminados del pizarrn informativo, hasta que se presenten prximos cambios: Objetivos de Calidad Poltica de Calidad Valores Plantillas de Alta Direccin y Comit de Calidad Las notas Informativas sern colocadas en el pizarrn informativo por un periodo de 15 das a un mes, el cual ser notificado por el Comunicador SICAL, va correo electrnico, mismo que deber ser respondido por los comunicadores. En el caso de las Dependencias donde no haya espacio suficiente para colocar un pizarrn, la informacin ser difundida a travs del Boletn Electrnico de Calidad del SICAL, con un correo de reenvo y respuesta como evidencia.

6. Registros

Nombre
Minutas Lista de Asistencia Correos electrnicos 7. Referencias

Cdigo
N/A DIG- GEC-FRM-20 N/A

Tiempo de Retencin
6 Meses 1 Ao 1 Ao

No Aplica
8. Instructivos Relacionados

No Aplica

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9. Control de Cambios

SECCIN
Todas

VERSIN
0

FECHA DE REVISIN
01/03/10

DESCRIPCIN DEL CAMBIO

Actualizacin a la Norma ISO 9001:2008 se eliminaron los siguientes elementos, del punto 5 Desarrollo, Actividad 2 Difusin: Cambios en documentos del SICAL (secciones del MAC, formatos, procedimientos) Cambios en documentos de la Dependencia (secciones del MOP, documentos internos, documentos externos, procedimientos, registros) Aplicacin de evaluaciones cuando se presenten como indicador de algn PAC o PAP.

4. Definiciones 5. Desarrollo

20/09/10

Se agreg la definicin de Medio de Difusin Se modific el punto 2. Difusin Se agregaron los puntos: 3. Evidencias y 4. Permanencia de la Informacin En el punto 1. Nombrar al comunicador, se agreg la palabra entidad acadmica, quedando de la siguiente forma: El jefe de cada dependencia o entidad acadmica en conjunto con el coordinador de calidad eligen a la(s) persona(s) que fungir(n) como comunicador En el punto 2. Se cambi el siguiente apartado por: Resultados de las evaluaciones de comunicacin, realizadas en el mes de Noviembre. Por: Se cambi el siguiente apartado por: Resultados de las evaluaciones de comunicacin, realizadas anualmente. Se especific acerca de la forma de difusin de las notas informativas, ya que estas pueden ser Boletines informativos y/o newsletters especiales: Cuando se acuerdan modificaciones, stas son informadas por la misma va (pizarrn), adems de enviar nota informativa (newsletter y/o boletn informtativo) a travs del correo electrnico institucional a Rectora, Alta Direccin, Comit de Calidad Coordinadores de Calidad, Coordinadores FEI, Lderes de Proceso y Comunicadores de cada dependencia y entidad acadmica. Se elimin el siguiente prrafo: Se cuenta adems con a revista de calidad bimestral, elaborada por el

5. Desarrollo

10/03/11

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Comunicador Organizacional del Sistema Integral de Gestin de Calidad, la cual se enva a travs del correo institucional a los comunicadores, quienes a su vez la difunden a todo el personal. Se elimin el siguiente punto del apartado de los resultados de las Auditoras Internas y externas: La revista de calidad bimestral, es otro de los medios de difusin, a travs de sta, se manda un artculo dedicado a informar lo sucedido en las auditoras. En el apartado resultados de las evaluaciones de comunicacin, se sustituy lo siguiente: Las evaluaciones de comunicacin son realizadas cada ao en el mes de noviembrePor: Las evaluaciones de Comunicacin son realizadas cada ao, con la finalidad de hacer un anlisis En el punto 3. Evidencias El prrafo: En notas informativas la primera evidencia de que se colocan en los pizarrones, sern los correos electrnicos enviados a los comunicadores de cada dependencia, estos a su vez, reenviarn al personal de su dependencia la informacin y despus se enviarn de manera electrnica, al coordinador de comunicacin Organizacional o Comunicador Interno, la lista de las personas a las cuales se envi la informacin, como segunda evidencia. Se sustituy por: En Notas Informativas, las cuales se presentan a travs de un boletn electrnico informativo y ocasionalmente mediante un newsletter especial, la Primera Evidencia de que se colocan en los pizarrones, sern los correos electrnicos enviados a los Comunicadores, stos a su vez reenviarn al personal de su rea la informacin y despus enviarn de manera electrnica, al Coordinador de Comunicacin Organizacional o Comunicador Interno, la lista de las personas a las cuales se mand la informacin, como Segunda Evidencia. Se especifica que el formato chek list DIGC-GEC-FRM-36 ser firmado nicamente por el Comunicador, eliminando al Coordinador de Calidad. En el punto 4. Permanencia de la Informacin en el prrafo siguiente: En el caso de las dependencias donde no hay espacio suficiente para colocar un pizarrn la informacin ser difundida mensualmente a travs de la revista de calidad de SICAL, con un correo de reenvo y respuesta como evidencia. Se elimin: ser difundida mensualmente a travs de la revista de Calidad SICAL, quedando de la siguiente manera: ser difundida a travs del Boletn electrnico. Se agreg el registro de correos electrnicos, sin cdigo y con un tiempo de retencin de un ao. Se modific la matriz de comunicacin.

6. Registros 10. Anexos

3 4

31/03/11 23/05/11

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CARTULA

5 5

26/02/13 26/02/13

Cambi el nombre del Director Institucional de Gestin de Calidad, de MRI. Jos Alfredo Alonso Medelln a Ing.

3.Responsables

5.Desarrollo

26/02/13

Se cambi: Comunicador, por: Comunicador Interno de cada dependencia y entidad acadmica certificada Se elimin la figura de Coordinadores FEI del apartado 2.Difusin en los elementos: Objetivos de Calidad y sus modificaciones, Resultados de Auditoras Internas y Externas, y Resultados de Revisin por la Direccin. En el apartado 2. Difusin, dentro del elemento de Resultados de Auditoras Internas y Externas cambi: Comunicador Interno del Sistema Integral de Gestin de Calidad, por: el rea de Comunicacin Organizacional de la Direccin Institucional de Gestin de Calidad. En el apartado 2. Difusin, dentro del elemento de Resultados de las Evaluaciones de Comunicacin cambi: Para llevar a cabo la Evaluacin se cuenta con un formato de encuesta cuestionario, el cual es despus analizado por el comunicador interno y comunicador organizacional. Por: Para llevar a cabo la Evaluacin se cuenta con un formato de encuesta cuestionario, el cual es despus analizado por el rea de Comunicacin Organizacional de la DIGC. En el apartado 3. Evidencias se elimin: Los pizarrones informativos sern verificados con un check-list DIG-GEC-FRM36 que contendr los principales puntos a evaluar acerca del contenido del pizarrn, adems de observaciones encontradas, este formato ser firmado por el comunicador, como enterados de las observaciones hechas, adems de que servir como evidencia del uso correcto del pizarrn.

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6.Registros

26/02/13

Los pizarrones de cada una de las Dependencias que integran el SICAL se encontrarn uniformes en cuanto a la informacin difundida. Se colocarn las mismas notas durante un periodo de tiempo determinado por el Coordinador de Comunicacin Organizacional. Se elimin el registro de Check-List (DIG- GEC-FRM-36)

10. Anexos (si aplica)

MATRIZ DE COMUNICACIN DEL SISTEMA INTEGRAL DE CALIDAD ( SICAL)

Aspecto a Comunicar
Poltica y Objetivos de Calidad

Responsable de Comunicar
Alta Direccin DIGC Comunicacin Organizacional

A quin le comunica?
Lderes de Proceso Comunicadores, quienes a su vez lo transmiten a todo el personal Coordinador de calidad Jefe del Departamento de Mantenimiento al SGC Personal involucrado en el proceso A todo el personal de las dependencias que integran el SICAL

Cundo comunica?
Cuando sufran alguna modificacin

Estrategias y medios
Pizarrn Informativo Campaas de Difusin Pgina Web SICAL Oficio Correo Electrnico Reuniones de Difusin Pgina Web SICAL

Identificacin de los requisitos relacionados con el producto

Alta direccin Lder de proceso Responsable de proceso

Cuando surjan modificaciones

Responsabilidad y autoridad en el Sistema de Gestin de Calidad

Alta Direccin Lder de Proceso Coordinador de Calidad

Modificacin de contenido Cambio de responsabilidad o nombramiento

Reuniones de Difusin Oficio Pgina Web SICAL

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Indicadores Responsable del proceso/Lder de proceso Alta Direccin Coordinador de Calidad Personal involucrado A todo el personal

11 DE 11 FECHA DE EDICIN 1 REVISIN VERSIN 5 26/02/13 Cada que se miden Reuniones con los (formato de involucrados indicadores de Correo electrnico Procesos)

Manual de Alta Direccin Cuando se Correo electrnico Calidad DIGC presente algn Pgina web SICAL No Conformidades Coordinadores Auditor de y el Representante de cambioCuando se Cara a cara Calidad responsable de la Direccin/ Jefe de presente una No Reunin con los proceso o a quien Dependencia Conformidad involucrados se del le haya Coordinadores Lder de DIG-GEC-FRM-10 Procedimientos Responsable deproceso Cuando se Correo electrnico levantado la no Calidad Coordinador de de procedimiento presente algn Reuniones de conformidad Calidad Gestin de cambio Difusin Jefe del Calidad Pgina web SICAL Departamento de Cuando se Manuales Lder de proceso Coordinador de Reuniones de Mantenimiento presente al Operativos Calidad algn difusin Personal SGC cambio Acciones Coordinador del involucrado Responsable de Cuando se Reuniones Pgina Web SICAL de Correctivas, Acciones Correctivas presenten Difusin Programacin del Jefe del Plan Alta Direccin Por lo menos una Reunin con alta Acciones Preventivas y Preventivas Correo electrnico Ciclo Anual de departamento de Coordinadores de vez al ao o direccin y con Personal involucrado Auditoras y Mantenimiento al Calidad cuando sea coordinadores de Proyectos Internas de Mejora Sistema de necesario calidad Resultados de Coordinador Alta Direccin Cuando se Correo electrnico Gestin de Calidad del Correo electrnico Acciones Plan presenten Informe de Auditor lder CoordinadoresDIGC de Despus del Cierre Pizarrn Correctivas, Coordinadores de Calidad Personal involucrado Resultados de la DIGC de la auditoria informativo Acciones Preventivas Calidad Comunicador y Auditoria Interna Comunicacin Correo electrnico y Auditor del plan Organizacional estos a su vez a Pgina Web SICAL Proyectos de Mejora todo el personal de las dependencias integrantes del SICAL Informe de Representante de Coordinadores de Despus del Cierre Pizarrn Resultados de la la direccin Calidad de la auditoria informativo Auditoria Externa DIGC Comunicador y Reuniones estos a su vez a Correo electrnico todo el personal de Pgina Web SICAL las dependencias integrantes del SICAL Resultados de la Representante de Coordinadores de Cada seis meses Pizarrn Revisin por la la direccin calidad informativo Direccin DIGC Comunicador y Reuniones Comunicacin estos a su vez a informativas Organizacional todo el personal de Correo electrnico las dependencias Pgina Web SICAL integrantes del SICAL

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