Nombre del proyecto Sistema de control de asistencia tcnica de HW (Hardware) /SW (Software) del Ministerio de Gobernacin (MIGOB).

. Alcance La realizacin del sistema permitir a todos los usuarios (trabajadores) de la institucin reportar el mal funcionamiento de algn equipo (Hardware) o de un programa (Software) a las reas pertinentes a travs de un formulario en la aplicacin, el cual llevara el nombre de Solicitud Tcnica, adems facilitara a los jefes de software y hardware identificar al personal disponible y adecuado segn su perfil para responder a la solicitud, lo que hace posible la asignacin de dicha solicitud al empleado correcto y as conocer el grado de efectividad para cada una de las asistencias de mantenimiento que proporcionan los tcnicos, todo esto a travs de informacin estadstica de medicin y evaluacin de la calidad de desempeo laboral de los trabajadores del area y de este modo determinar la efectividad de trabajo de los antes mencionados. Se podr llevar un control de la cantidad de defectos presentados por los equipos instalados en la institucin, as como tambin los datos primordiales de los mismos, tomando en cuenta un elemento muy importante, el cual es la garanta de los dispositivos, ayudando a la toma de decisiones en el aspecto de compra y devaluacin de hardware, justificando a travs de informes los dos aspectos descritos anteriormente, tambin permitir controlar los datos ms significativos de todos los programas instalados, tales como sus orgenes, versiones e identificar y determinar las imperfecciones o necesidades de los software, para la realizacin de las mejoras y los cambios de dichas aplicaciones, de esta forma la institucin llevar cada uno de sus procesos de una manera ms gil y segura a travs de sus asalariados, dejando disponibles los recursos con los que se cuentan en un nivel optimo de funcionamiento.

 Descripcin General del sistema El sistema estar dividido en tres sectores primordiales, para los cuales se deber pasar por un proceso de identificacin, estos sectores son: la interfaz del usuario que registra una solicitud tcnica, la interfaz para los jefes de hardware y software y la interfaz para los tcnicos encargados de dar el mantenimiento a los equipos y programas, cabe mencionar que habrn usuarios con privilegios para accedes a todos los sectores antes mencionado. En la interfaz disponible para los usuarios solicitantes de asistencias tcnica la aplicacin web deber conectarse a la base de datos del sistema que lleva el registro de todos los empleados de la institucin en la cual se podr tomar los datos de la ubicacin, organizacin, el cargo y el area de dicho empleado, lo que les permitir a todos los usuarios (trabajadores) de la institucin reportar el mal funcionamiento de algn equipo (Hardware) o de un programa (Software) a las reas pertinentes a travs de un formulario en la aplicacin el cual llevara el nombre de Solicitud Tcnica con los siguientes datos, el Id del empleado solicitante, descripcin de la solicitud y la asignacin de un numero especifico para la solicitud, esta solicitud ser enviada atreves de una opcin(botn) de registro de solicitud y ser almacenada y visible en el area de trabajo de los usuarios encargados de las reas de SW(Software) y HW(Hardware). stos podrn visualizar todas las solicitudes registradas y sin resolver, adems de que podrn identificar a travs del Id del empleado que enva la solicitud los datos especficos del equipo que presenta el problema, del mismo modo se identificaran a los tcnicos del area disponibles y aptos para realizar una asistencia de mantenimiento. Una vez encontrado el tcnico correcto los encargados debern realizar la asignacin de la solicitud, a travs de un formulario el cual llevara como datos: el numero de asignacin, identificador del empleados asignante, identificador del empleado asignado y el numero de solicitud que se est asignando, hecho esto los tcnicos encargados de dar una respuesta a la solicitud podrn registrar y catalogar el diagnostico, para lo cual el sistema les solicitara los siguientes datos imprescindibles: el diagnostico tcnico, trabajo realizado observaciones, recomendaciones y se deber generar un numero nico para cada respuesta de tcnico .

REAFIRMACIN DE INFORMACIN Por favor contestar el siguiente cuestionario de acuerdo a las responsabilidades que le competen.
PREGUNTAS 1. Cules son sus responsabilidades como de jefe de hardware, software? 2. Qu tipo de reportes entrega? 3. De qu forma entrega los reportes? 4. Se usa un catalogo de equipo, software y funciones del personal? 5. Actualmente hay algn manual o instructivo de asignacin de equipo, de software, de mantenimiento, de operacin? 6. Se preparan y se entregan reportes mensualmente? 7. Existe una revisin peridica de los mantenimientos preventivos (hardware, software)? 8. de qu forma los empleados reportan las fallas a su departamento? 9. Existen tiempos de repuesta y compostura estipulados para cada asistencia? 10. Cmo se lleva el seguimiento de control de garanta de los equipos? 11. Qu reas entran en interaccin para mantener el control de hardware, software? 12.Como registran un cambio de equipo o software a un empleado? RESPUESTAS

Describir metodologa de asignacin de equipos a los empleados

INFORMACION RECOPILADA Empleados Los empleados estn registrados en otra base de datos en la cual guardan un cdigo para el empleado y asignan un campo a cada nombre y apellido, tambin almacenan en la base de datos el area en la que se encuentra el empleado, el nivel en donde est localizada el area y el cargo del empleado. Software Hasta el momento no se cuenta con informacin almacenada especfica de los programas en funcionamiento dentro de la organizacin, pero nos comentaba el jefe de SW (Software) que la informacin que se debera guardar de estos son: Si el programa fue desarrollado dentro de la institucin o si fue adquirido (comprado, licenciado), en caso de haber sido desarrollado internamente se debe llevar el control del lenguaje de programacin en el que fue desarrollado, el gestor de la base de datos a la que se conecta, la cantidad de mdulos que conforman el programa y la version del mismo. Hardware El jefe de hardware nos dijo que cuando se da mantenimiento a los equipos en ocasiones se le aplicaba mantenimiento solamente a una parte del equipo es decir podra ser que se le diera revisin solamente a un teclado, por ende clasificaban o catalogan a los equipos en CPU, Batera, teclado, monitor, mouse e impresora todos ellos con los siguientes datos en comn: modelo, marca, serie y el cdigo de inventario del equipo. La diferencia es que para los CPU se agregaban los datos de tarjeta madre, procesador, memoria ram, disco duro y fuente de poder, la tecnologa para el teclado, mouse y monitor, sta tecnologa hace referencia a si es USB o PS2 para el teclado y el mouse, LCD o TRC para los monitores, para las impresoras los datos diferentes son el tipo de tner y la tecnologa de impresin y por ultimo para las fuentes de poder se interesan por la capacidad. Asistencias Tcnicas Cuando un tcnico hardware realiza una asistencia de mantenimiento llena una hoja con sus datos, el diagnostico de la asistencia, el trabajo que realizo al equipo con el problema, las observaciones y las recomendaciones del tcnico. El area de software no tiene ningn formato para guardar la informacin de las asistencias que realizan. Garantas de Equipos

El area de hardware no atiende el aspecto de garantas pero les interesa saber si un equipo tiene garanta y si aun la tiene vigente para saber cmo proceder a la hora de realizar una asistencia a un equipo y para llevar este aspecto necesita soporte de Activos Fijos que es el area que maneja las garantas de los equipos.

Anexos Abrir archivo: Caractersticas de Equipos.xlsx (1)

Caracteristicas de Equipos.xlsx