APORTE TRABAJO COLABORATIVO 2

PRESENTADO POR MARIA BERONICA BONILLA GOMEZ COD:24031525

TUTORA :

BLANCA SONIA BOLAOS ESCOBAR

UNIVERSIDAD ABIERTA Y A DISTANCIA (UNAD) JULIO/2013

Actividad a realizar: El trabajo colaborativo van aplicar los conocimientos adquiridos en la Unidad 2, en el siguiente caso: Ustedes (Pequeo grupo colaborativo) estn contratados para administrar la empresa El Futuro en sus manos, es una empresa dedicada a la prestacin de los servicios Contables a las pequeas y medianas empresas del Centro de BogotColombia. Para darle funcionamiento, debe realizar lo siguiente: Planeacin MISIN En la Empresa El futuro en sus manos nos especializamos en la prestacin personalizada de servicios contables a pequeas y medianas empresas (PYMES) de la ciudad de Bogot, ofrecemos amplia gama de servicios tales como derechos comerciales y de negocios, materia de impuesto, seguridad social, entre otros. Para nosotros la comunicacin es un factor importante por este motivo nos dedicamos a desarrollar relaciones cercanas y a largo plazo con nuestros clientes, esto nos permite comprender el verdadero alcance de las necesidades del proyecto contable .En nuestra organizacin nunca estamos satisfechos, Por este motivo nuestro personal est en Constante capacitacin en bsqueda de una mejor y mayor calidad profesional. Adems, nos distinguimos por transmitir conocimiento a nuestros clientes. VISIN: En la Empresa El futuro en sus manos para el ao 2020 ser la empresa que ofrece servicios contables mejor posicionada en la ciudad de Bogot, seremos reconocidos por nuestra permanente innovacin y sistematizacin usando los ltimos avances tecnolgicos en nuestros proyectos contables, de este modo incrementaremos la calidad de nuestro servicios y fortalecemos nuestro servicio al

cliente, ya son lo ms importante para nosotros. Realizaremos diferentes convenios con pequeas y medianas empresas de la ciudad para incrementar nuestra cobertura en el medio y de esta forma atender y cumplir con las necesidades contables de la poblacin

OBJETIVO

En la Empresa El futuro en sus manos Dentro de nuestros objetivos contemplamos ser una empresa lder en auditora contable, por este motivo consolidaremos y estructuraremos las bases fundamentales de la empresa para brindad servicios integrales y de calidad en el rea contable, administrativo y fiscal, de este modo podremos crear soluciones acordes a la dimensin y a la complejidad de los proyectos propuestos por nuestros distinguidos clientes.

METAS

En nuestra Empresa El futuro en sus manos deseamos como primera medida darnos a conocer a las pequeas y medianas empresas (PYMES) en la ciudad de Bogot, destacndonos por ofrecer un excelente servicio en la parte contable.

Para nuestra empresa es muy importante que nuestras soluciones contribuyan al fortalecimiento econmico de nuestros clientes, por lo tanto brindamos el mejor servicio, razn por la cual intercambiaremos experiencias y nos apoyaremos

mutuamente con los despachos contables de mayor prestigio en pro de beneficiar a nuestros clientes. Nuestra Empresa El futuro en sus manos tiene como meta principal responder a las mltiples necesidades de nuestros clientes de forma estratgica. Por eso prestamos servicios integrales que complementan la asesora de la mejor manera y contamos con personal altamente calificado para tal fin. Nuestro objetivo es mantener o mejorar nuestra calidad en lo referente a la atencin al cliente, dado que nunca est de ms mejorar nuestra comunicacin integrndonos con las nuevas tecnologas y redes sociales de esta manera estaremos ms cerca de nuestros clientes .Esto permitir mantener nuestra posicin en la ciudad y a futuro ampliarnos a nuevas ciudades.

4.1 Mencionar cuales son las actividades que deben realizar para alcanzar el Objetivo

Planeacin: (De acuerdo con el objetivo y las metas. Determinar cules son las actividades necesarias para llegar a cumplir con el objetivo y metas.)En cuanto a los recursos de la empresa se puede afirmar lo siguiente: Recursos financieros: Son el efectivo y el conjunto de activos financieros con que cuenta la empresa. Recursos tcnico y/o tecnolgico: Es un medio que se vale de la tecnologa para cumplir con su propsito. Estos pueden ser tangibles (como un computador, una impresora u otra mquina) o intangibles (un sistema, una aplicacin virtual). Recurso humano: Es el trabajo que aporta el conjunto de los empleados o colaboradores de la organizacin. En este caso este recurso hace parte de todo lo

relacionado con la empresa, ya que sin estos la compaa no existira en el mercado, no tendra razn de ser. Recursos fsicos: Son todos los bienes tangibles, en poder de la empresa, que son susceptibles de ser utilizados para el logro de los objetivos de la misma. En nuestra empresa El futuro en sus manos nos proponemos alcanzar nuestros objetivos por medio de: Un estudio de conveniencia y oportunidad en el cual se refleje la poblacin del sector en que se va a trabajar y las necesidades. Campaas de publicidad por medio de volantes. Presentacin puerta a puerta en pequeas y medianas empresas exponiendo los servicios que se ofrecen. Oferta del servicio en pgina web y redes sociales.

Diagrama Gantt: El diagrama de Gantt o grfica de Gantt es una popular herramienta grfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicacin previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. En este caso est representado en la columna trimestres y las estrellas representan las la ejecucin de dicha actividad en el trimestre especifico. Estas actividades son realizadas durante el primer ao de la empresa y estn representados los costos que se necesitaron para la creacin y manutencin de una empresa. Cuando la organizacin comience a laborar se presentaran circunstancias imprevistas como inversiones necesarias para brindar una mejor atencin y mantener la calidad de los servicios. Por otro lado no se pueden prever la cantidad de reuniones con reuniones con clientes o conferencias que se realizaran durante el ao
Recursos financieros Actividad Valor Total Anual 1 Trimestres 2 3 4

Arriendo del local comercial Certificado de cmara de comercio Pago nmina (6 personas $1.800.000) Pago social de seguridad $2.000.000 $4.000 $10.800.000 $918.000 (Salud*6) $1.296.000 (pensin*6) $24.000(Riegos*6) $2.238.000 (Total) $26.856.000 $24.000.000 $4.000 $129.600.000

Recursos tcnico y/o tecnolgico Actividad 6 computadores 6 telfonos Impresora Multifuncional Uniformes Licencia del software contable ContaPyme Mantenimiento de equipos Gastos publicitarios Valor $1.800.000 $80.000 $499.900 $500.000 $1.725.000 $455.000 $1.000.000 $5.000.000 (aprox.) Total Anual $10.800.000 $480.000 $499.900 $500.000 $1.725.000 $910.000 $1.000.000 $5.000.000 (aprox.) Trimestres 1 2 3 4

Recurso Humano Actividad Capacitaciones Valor $1.000.000 $6.000.000 (aprox.) $1.000.000 Marketing Bonificaciones Gratificaciones Incremento de remuneraciones $6.000.000 (aprox.) $100.000 $100.000 $100.000 Total $1.000.000 $6.000.000 (aprox.) $1.000.000 $6.000.000 (aprox.) (el $100.000 valor varia) $100.000 (el valor varia) $100.000 (el valor varia) 1 Trimestres 2 3 4

Las tres ltimas actividades relacionadas a los recursos humanos son difciles de cuantificar, dado que este tipo de premiacin al personal se utiliza a lo largo del ao y la cantidad asignada a cada trabajador dependiendo del xito del proyecto asignado Recursos Fsicos Actividad Material para conferencias Cafetn para clientes Escritorios (6) Mesa para las reuniones de junta directiva Sillas para computadores (6) Implementos de aseo $80.000 $250.000 $480.000 $1.000.000 Valor $100.000 $varia $100.000 (aprox.) $300.000 $500.000 Total $100.000 $varia $400.000 (aprox.) $1.800.000 $500.000 1 Trimestres 2 3 4

$150.000 (toner) $40.000 (carta y oficio) Implementos de papelera Implementos de almacenamiento (Estanteras archivo) Sealizacin (Placas reas de la empresa ruta Extintor de evacuacin) Muebles sala de espera Tndem para sala de espera (2) 3. Organizacin $100.000 $100.000 $700.000 $369.000 (unidad) $100.000 $100.000 $700.000 $738.000 $100.000 (otros gastos) $290.000 (Total $500.000 aprox.) $1.160.000 (valor aprox.) $500.000

Subdividir

el trabajo, la autoridad y responsabilidad entre los trabajador el

En la actualidad es muy difcil encontrar organismos que no siga

principio general de divisin del trabajo, por este motivo para explicar y entender mejor la estructura de una compaa es de mucha utilidad la redaccin de un organigrama. De este modo se puede observar la autoridad y responsabilidades del personal.

 Establecer claramente los deberes de cada empleado.

En lo referente a la organizacin se puede decir que es el punto ms importante, dado el caso los trabajadores no tengan claras sus funciones no existira una jerarqua en la organizacin, esto causara que el personal hiciera lo que quisiera como si estuvieran est condenada al fracaso. de vacaciones, de este modo la organizacin

Deberes de cada empleado

Gerente: Ser un buen lder, tomar decisiones asertivas, tener motivacin y sentido de pertenencia por la empresa. Auxiliar Administrativo: Debe ser una persona proactiva, emprendedora, que genere nuevas ideas, colaborador en todos los quehaceres de la empresa, ser carismtico y tener buenas relaciones interpersonales con el grupo de trabajo.

Contadores: Deben ser profesionales e idneos para ocupar el cargo, tener muy buena motivacin y comunicacin con los dems compaeros, deben poseer

mucho sentido de pertenencia, proactivos y con capacidad de ayuda a los compaeros de trabajo como a los clientes.

Secretarias: Deben ser muy serviciales, carismticas, amables, excelente a la hora de brindarle la atencin a los clientes, honestas y con gran sentido de pertenencia.

Tesorero: Debe ser una persona leal, honesta, honrado, que tenga sentido de pertenencia por la empresa, muy buena organizacin, direccin y control de todos los documentos que estn a su cargo. Atencin al cliente: Serviciales, honestos, amabilidad, deseos de trabajar y tener mucho sentido de pertenencia por la empresa. Aseadoras: Limpieza, aseo, amabilidad, alegra, proactivas y con gran sentido de

pertenencia Oficios varios: Colaborador, honesto, servicial, con deseos de superacin personal y laboral. Mensajeros: Colaboradores, carismticos, muy buena atencin a los clientes y con los compaeros del grupo de trabajo manejar buenas relaciones humanas,

honestos.

 Establecer las reas de autoridad y responsabilidad.

Las reas de autoridad y responsabilidad de cada empleado:

Esto se refiere a las funciones y responsabilidades que tiene cada empleado, cuando se dice autoridad es saber hasta qu punto un empleado tiene la capacidad de realizar un trabajo. A continuacin se nombran la autoridad y responsabilidad de cada empleado.

EMPLEADO Gerente Auxiliar Administrativo

AUTORIDAD Tiene las facultades para tomar decisiones Es el puente de comunicacin entre empleados y jefes Manejar la parte contable de la empresa. Dar

RESPONSABILIDAD Funcionamiento de la empresa Eficaz y eficiente en el manejo de la informacin entre empleados y jefes

orientacin a los clientes Contador (En este caso las Contabilidad Manejo de agenda del gerente, realizacin de cartas, apoyo a otras

pequeas y medianas Secretaria empresas) Asistente del gerente Dar cumplimiento a la Tesorero

reas de la empresa parte contable (Financiera) Manejo monetario de la de la empresa. Entradas y empresa Recibir quejas y salidas de dinero. sugerencias, as mismo Dar y recibir buena brinda informacin a los Mantener el sitio de clientes. trabajo ordenado Contribuir al buen funcionamiento de los enseres a de la empresa Cumplir tiempo con Mensajero entrega y recibo de informacin Aseo Buen funcionamiento de la planta fsica de la empresa Llevar y recibir

Atencin al cliente Aseadora Oficios varios

informacin de la empresa desempeen su trabajo.

documentos o paquetes

Proporcionar a los empleados todos los recursos necesarios para que

Es claro que para poder llevar a cabo todas las funciones de la empresa, todos los empleados deben contar con los elementos necesarios para ejecutar sus labores entre estos estn. Recursos Humanos: El grupo de trabajo est conformado por: Gerente, auxiliar administrativo, contadores, aseadoras, oficios varios, mensajeros secretaria, tesorero, atencin al cliente,

Recurso tcnico y tecnolgico: Local, computadores, impresoras, telfonos, fax, equipos de oficina (escritorios, sillas, papelera, etc.) implementos de aseo, etc. Recursos fsicos: Oficinas, sala de reuniones, sala de espera, recepcin (Informacin).

4. Direccin

Coordinar

las actividades de la empresa de manera que se

desarrollen armnica y eficientemente. Las actividades en la empresa se deben desarrollar de forma armnica y eficiente, ya que esto permite el logro de metas tanto individuales como colectivas y por ende contribuyen al sostenimiento y crecimiento de la empresa.

Para que la empresa realice las actividades de una manera eficiente todos los empleados deben ser muy proactivos porque de esta forma se pueden realizar todos los procesos y se pueda dar una muy buena atencin a todos los usuarios brindando una atencin rpida y oportuna a las diferentes empresas que se tienen como clientes. Mantener una comunicacin eficaz con los empleados.

Es

fundamental en toda empresa la comunicacin. En la empresa

Gestionando el cambio la comunicacin ser muy asertiva y precisa tanto a nivel interno como externo, todos los empleados deben manejar un dialogo permanente en cada una de sus dependencias, as mismo deben hacer muy buen uso de las

herramientas comunicativas con que cuenta la empresa como lo es el correo institucional, las diferentes carteleras y la comunicacin interna. Una buena comunicacin es fundamental en la empresa ya que esta permite mantener al tanto de lo que est sucediendo a todo el personal humano de la empresa y a los clientes (Empresas medianas y pequeas) Fomentar inters, iniciativa y participacin en el personal.

El personal que labora en la empresa Gestionando el cambio tiene un sentido de pertenencia muy alto, esto permite ofrecer servicios acordes a las necesidades, porque lo ms importante que existe en un trabajo es que se haga con amor, con ganas, con inters de hacer las cosas bien y de servir a los que lo necesitan. Adicionalmente a esto la empresa a travs de sus dueos tiene como incentivo motivar a los empleados con bonificaciones de acuerdo al desempeo laboral y al cumplimiento de metas de cada uno de ellos, as mismo se tienen en cuenta todas las sugerencias e ideas que tengan los empleados para el beneficio de la organizacin. Esta empresa se caracteriza por tener en cuenta la participacin de todos ya que as se logran y se consiguen con mayor facilidad todos los objetivos y logros propuestos por la compaa. Mantener la disciplina en el grupo de trabajo.

En todo momento se busca la seriedad y disciplina de parte de todo el grupo de trabajo, generando un buen ambiente laboral entre todos los empleados de la empresa. Dentro de la organizacin hay que tener un grupo de trabajo que tenga madurez y una tica profesional alta, esto permite adquirir una confianza por parte de los cliente haca la empresa y le da un mejor posicionamiento en el sector y a futuro se ver reflejado en nuevos negocios o cuando se abran otras sucursales.

La disciplina, la constancia y el buen servicio sern valores agregados que la empresa generando el cambio les brindar a sus clientes en todo el sector de Kennedy.

5. Control

Coordinar las actividades de la empresa de manera que se desarrollen armnica y eficientemente: Tener informacin suficiente de la actividad que se requiere controlar y

analizar. Antes de iniciar un trabajo con las diferentes empresas (Pequeas y

medianas) la empresa debe recoger informacin necesaria para ejecutar sus trabajos, hay que hacer uso de la investigacin, los mtodos de recoleccin de informacin como la encuesta o la entrevista para adquirir la mayor informacin posible y as poder realizar un excelente trabajo que le permita a los clientes quedar satisfechos con lo que se les realiz, de esta forma Gestionando el cambio adquiere un reconocimiento y posicionamiento en todo el sector de Kennedy.

Esta informacin debe ser confidencial a nivel interno de la empresa para mostrar el profesionalismo que caracteriza la organizacin, debe ser veraz y verdica ya que esto da una mejor y mayor confiabilidad por parte de los clientes. Una vez recogida toda la informacin necesaria para realizar la actividad se debe controlar muy bien y analizarla de la mejor manera posible para ejecutar un excelente trabajo y as poder asegurar la satisfaccin de los clientes por el servicio que se les brindo por parte de la empresa. Realizar el control en el momento oportuno. (Cmo)

Definir quines sern los encargados de realizar el control durante los trabajos que se le realicen a las diferentes pequeas y medianas empresas. Una vez conocida la persona encargada, este deber tener conocimiento del

trabajo que se est realizando para que realice los controles pertinentes y necesarios para que se d un buen servicio a los clientes. Un buen control en el momento oportuno se puede realizar a travs de auditoras e investigaciones para conocer cmo se estn realizando los diferentes trabajos a los clientes que buscan los servicios ofrecidos por la empresa Gestionando el cambio. Basarse en hechos y datos reales y no en suposiciones o rumores. (Cmo) S, todo proceso que se lleve a cabo dentro de la empresa ser basado en hechos y fundamentos reales para esto se cuenta con un grupo de profesionales encargados de realizar estos procesos, indagando, investigando y realizando las auditorias necesarias en todos los servicios prestados por la empresa. Tomar las medidas correctivas necesarias cuando el caso lo amerite. (Cundo) Cuando no se estn realizando los procesos adecuados o cuando los clientes no

estn satisfechos con el trabajo o servicio que se les est prestando por parte de los empleados de la empresa, si esto llega a suceder hay que tomar medidas drsticas que permitan el mejoramiento continuo de la empresa. Adicionalmente a esto hay que tomar medidas cada vez que sea necesario, y cuando las situaciones lo ameriten (Insatisfaccin de los clientes, trabajos mal realizados, trabajos que no cumplan con los logros u objetivos de los clientes), lo importante es generar y consolidar un grupo de trabajo profesional que se caracterice

por la buena prestacin de los servicios contables y que marque la diferencia en el sector donde este posicionada en este caso Kennedy.

6. Comunicacin

En una organizacin se entienden diferentes niveles de comunicacin: la comunicacin vertical, entre diferentes niveles de jerarquas y, la comunicacin horizontal, en el mismo nivel, entre pares.

Estos

niveles

se

desarrollan

su

vez

siguiendo

canales

formales

(los

organigramas) a travs de encuentros, reuniones, y entrevistas. El desarrollo de una adecuada poltica comunicacional, se propicia la

integracin de los distintos niveles de la organizacin a travs de construir un cdigo comn, y se optimiza la participacin del personal a travs de una positiva motivacin, en todos sus niveles. Identificar la comunicacin a utilizar.

Es importante utilizar los 2 niveles de comunicacin tanto el vertical como el horizontal, ya que ambos se necesitan para darle publicidad a la empresa, darla a conocer y posicionarla en el mercado (Vertical) y la otra se puede utilizar a nivel interno (Horizontal). A continuacin se menciona como se utilizaran estos 2. Comunicacin vertical: Es de gran importancia para la empresa utilizar este nivel de comunicacin, ya que es el ms utilizado en la mayora de las empresas, se puede realizar de la siguiente manera

Medios de comunicacin La prensa La radio La televisin Volantes

Comunicacin horizontal: Se utilizara para manejar la comunicacin interna de la

empresa, entre los empleados, quejas sugerencias e ideas de los clientes, entre estos estn: Redes sociales Grupos de inters Correo institucional Buzn de sugerencias Carteleras

Informacin y comunicacin interna

Como

se

mencion

anteriormente

ambas

son

de

gran

utilidad

para

la

empresa, independientemente de cual se utilice en mayor proporcin lo ms importante de la comunicacin es que se transmita de forma oportuna, que sea verdadera, verdica y eficaz.

CONCLUSIN

Con el surgimiento de las primeras sociedades humanas nos vimos en la necesidad de desarrollar mtodos que nos ayudaran a administrar de mejor manera los recursos que tenamos a nuestra disposicin, esto dio origen a lo que actualmente denominamos como administracin, este concepto ha evolucionado a lo largo de los siglos, en la actualidad nombramos a los individuos que se especializan es este tema administradores estos se basan en los principios, destrezas, competencias, habilidades, conocimientos y la exploracin.

Los

estudiantes

involucrados

en

la

estructuracin

del

presente

trabajo

comprendieron la importancia de la administracin y ampliaron su visin sobre las principales etapas administrativas, de este modo tienen ms claros los conceptos de planificacin, organizacin, direccin y control. Por consecuente se aplicaron dichos conceptos en una empresa ficticia llamada Gestionando el cambio, dando como resultado una planificamos y organizamos de la estructura de la empresa por lo tanto se lograr que los procesos se ejecuten de una manera eficiente o eficaz, utilizando los recursos disponibles.

Asimismo

concluimos

que

la

administracin

es

muy

importante

para

la

estructuracin empresarial dado que nos permite administrar de manera eficiente los recursos disponibles y desarrollar mtodo y estrategias que facilitaran la ejecucin de los procesos de este modo se alcanzara los objetivos planteados.

Act.10 Trabajo colaborativo Unidad 2 UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA Fundamentos de Administracin. Cdigo 100500

REFERENTES INTERNET

BIBLIOGRFICOS

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Wikipedia, 2012, Kennedy (Bogot). Recuperado de:

4.2 Qu recursos (Humanos, tecnolgicos, financieros, Fsico, etc., se necesitan para cumplir la actividad.) 5. Polticas (4 polticas)

desempeen su trabajo. Direccin

armnica y eficientemente.

trabajo. Control Coordinar las actividades de la empresa de manera que se desarrollen armnica y

eficientemente:

analizar.

Basarse en hechos y datos reales y no en suposiciones o rumores. (cmo)

Comunicacin En una organizacin se entienden diferentes niveles de comunicacin: la comunicacin vertical, entre diferentes niveles de jerarquas y, la comunicacin horizontal, en el mismo nivel, entre pares. Estos niveles se desarrollan a su vez siguiendo canales formales (los organigramas) a travs de encuentros, reuniones, y entrevistas. El desarrollo de una adecuada poltica comunicacional, se propicia la integracin de los distintos niveles de la organizacin a travs de construir un cdigo comn, y se optimiza la participacin del personal a travs de una positiva motivacin, en todos sus niveles.

El trabajo colaborativo No.2 lo adjunta en PDF, con el nombre del grupo, ejemplo:

trab.No.2.Grupo_20 El producto final Debe incluir: ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES, ECONMICAS Y DE NEGOCIOS ECACEN. 100500 Fundamentos de Administracin Trabajo Colaborativo No.2 4 Portada Introduccin Objetivos (General y especficos) Desarrollo del contenido Conclusiones Referencias bibliogrficas (Normas Apa)