CICLO CONTABLE

AUDITORIA DE CONTROL INTERNO

CICLO CONTABLE

Es el conjunto, de pasos o fases de la contabilidad que se repiten en cada perodo contable, durante la vida de un negocio.

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1) Registro de Transacciones 2) Traspasos al libro Diario 3) Balance Comprobacin y Saldos 4) Hoja de Trabajo

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5) Estados Financieros 6) Asientos de Ajustes 7) Traspasos al Libro Mayor 8) Balance Comprobacin despus del cierre.

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1) APERTURA
-Aportes del dueo o Socios - Inventario Inicial

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2) MOVIMIENTO
-Registro movimiento operativo diario de la empresa - Balance de comprobacin y Saldos

3) CIERRE
-Asientos de Ajuste -Hojas de Trabajo -Asientos de Cierre -Balance General -Inventario Final

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Auxiliar de Contabilidad

Analiza y clasifica informacin

Genera Comprobantes Contables

Contador: Revisa informes

No Contador: Concede? Si Actualice o corrija los comprobantes

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Contador: Firma comprobantes diarios

Auxiliar Registra libros auxiliares

Auxiliar: Cruza saldos auxiliares y cuentas de control Auxiliar: Comprobante Diario de contabilidad

Traspasa datos al libro DIARIO

Archivo

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Fin de Perodo? S Auxiliar: Totaliza mov. Mensual Libro Diario

Libro Mayor y Balances

Comprobantes de ajustes

Auxiliar: Comprobante de cierre

Estados Financieros

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VENTAS AL CONTADO

INGRESOS / VENTAS AL CONTADO

Cliente

Vendedor: consulta existencia No Decide? Si Pedido Fin

Correcta?

INGRESOS / VENTAS AL CONTADO

Almacn Factura Cliente Factura

Despacho mercanca

Cliente: Pago

Contabilidad

Cliente: Recibo de Caja

Archivo

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DESEMBOLSOS CON CHEQUES

EGRESOS / DESEMBOLSO CON CHEQUE

Cajero Otros Documentos Facturas Informe de Recepcin No Gerente Correcto? Si Gerente: Firma y aprueba pago Solicita Revisin

Soportes de respaldo Cheques Comprobante de Pago

EGRESOS / DESEMBOLSO CON CHEQUE

Gerente Concede? No Si Auxiliar: Comprobante Diario de contabilidad Actualice o corrija los respaldos

Comprobante de Egreso

Archivo

EGRESOS / DESEMBOLSO CON CHEQUE

INGRESOS Y EGRESOS (EFECTIVO Y BANCO) Comprobar o verificar que: 1.- El cajero tiene en su poder el documento emitido por la direccin de la entidad que contenga la relacin con los nombres, cargos y firmas de las personas autorizadas para aprobar las operaciones de caja y los documentos que originan los movimientos n las cuentas bancarias. 2.- La tenencia, manipulacin y responsabilidad del efectivo recae en una sola persona y se realiza por persona distinta a la que efecta la aprobacin y contabilizacin de las operaciones de estos recursos. 3.- Existen las medidas de seguridad para la custodia y manejo del efectivo y una copia de la combinacin de la caja se conserva en poder del director de la entidad. 4.- El custodio tiene bajo su poder indebidamente efectivo o valores ajenos a la entidad. 5.- Existen evidencias de que se han realizado arqueos de todo el efectivo depositado en caja, al menos una vez al mes y cuando se producen sustituciones o ausencias temporales del cajero, por personal ajeno a ste. 6.- Los pagos del Fondo para Pagos Menores, que realiza el cajero, son autorizados previamente por los funcionarios facultados, cuentan con sus justificantes, aparecen firmados por el receptor y estn acordes con las disposiciones vigentes para los pagos en efectivo. 7.- Se cancelan los justificantes reembolsados con la palabra PAGADO, una vez que se reciba y revise el modelo de reembolso, por persona ajena al cajero. 8.- Se liquidan los anticipos de viticos, dentro de los tres das hbiles siguientes al retorno del viaje. 9.- Existe control de los cheques en blanco, los emitidos, los cargados por el Banco, los caducados y los cancelados. 10.- Al menos una persona de las que firman los cheques, revisa los documentos que dan origen a la operacin en el momento de firmarlos.

EGRESOS / DESEMBOLSO CON CHEQUE

11.-

Los Recibos de Ingresos se encuentran prenumerados: de imprenta, mediante foliadoras o manualmente, previo a su entrega al cajero y sus numeraciones son controladas por el rea Econmica. 12.- Se verifica la correccin de los ingresos por persona ajena al cajero, mediante la revisin y suma de los documentos justificante de stos. 13.- Se deposita el total de los cobros en efectivo, a ms tardar al siguiente da hbil bancario al de su recepcin o en el perodo autorizado por el Banco. 14.- Se controlan por el rea Econmica las existencias y distribucin de los bonos de combustibles. 15.- Las cuentas bancarias son conciliadas y los Estados de Cuentas Bancarios se mantienen bajo la custodia de un funcionario ajeno a los que firman los cheques y autorizan los pagos: Operaciones corrientes. Inversiones. 16.- Las anotaciones en los Registros de Cobros y pagos de Efectivo son realizadas diariamente. 17.- El registro contable en las Cuentas, se realiza de acuerdo a lo establecido en las Normas Generales de Contabilidad. 18.- De haberse detectado faltantes y/o sobrantes de estos recursos, se confeccionaron los expedientes, fueron registrados en las cuentas correspondientes: se encuentran dentro de los trminos establecidos para su anlisis y los cancelados han sido aprobados por los funcionarios competentes. 19.- Las personas que autorizan los pagos y firman los cheques no realizan la contabilizacin de estas operaciones. 20.- El cajero no custodia los cheques en blanco.

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ADQUISICIONES

ADQUISICIONES
Requerimiento

No Jefe compras Aprueba? Si Fin

Solicitud de Cotizaciones

Elegir mejor cotizacin

ADQUISICIONES

Almacenista: Orden de Compra

Proveedor: Orden de Compra

Archivo

Proveedor: Despacha Mercancas

ADQUISICIONES
Comprobar o verificar que: 1- Elaboran el Plan de Chequeo Peridico Rotativo de los medios almacenados. 2. Cumplen la programacin de los chequeos peridicos rotativos, de acuerdo al plan elaborado. 3- En los almacenes se han emitido y firmado las Actas de Responsabilidad Material de los responsables y dependientes de stos, que permitan, la aplicacin de dicha responsabilidad individual o colectiva, en caso de faltantes, deterioros y prdidas. 4. Existe el personal responsable de controlar que ningn producto salga de los almacenes sin un documento justificativo de facturacin o de entrega a reas de la entidad. 5- La recepcin de los productos, se elabora en cada rea de almacenaje sobre la base de las calidades y cantidades fsicamente recibidas, independientemente de los datos que aparecen en el documento del vendedor (Recepcin a Ciegas) y que el rea contable revisa los precios y clculos de los productos recibidos. 6- En los casos de diferencias entre los precios y calidades de los productos recibidos y los amparados por los documentos del vendedor, se confecciona de inmediato la reclamacin correspondiente de inconformidad, se enva a ste y se tramita el importe a descontar o cobrar. 7- Controlan las existencias de los productos en almacn a travs de Tarjetas de Existencias, efectundose las anotaciones en dichos modelos inmediatamente despus de haberse realizado los movimientos de cada producto. 8- En los documentos que originan movimientos en los almacenes (entradas, salidas, ajustes, traslados, etc.) se anotan las existencias de cada producto de las Tarjetas de Existencias, despus de realizado cada movimiento. 9- Los almacenes cuentan con documento escrito de los funcionarios (cargo, nombres y firmas) autorizados al acceso a stos). 10- Existe un control correcto de las operaciones de compra de materias primas, materiales y mercancas para la venta en las entidades que los adquieren con divisas. 11- Existe una correcta organizacin del flujo de la documentacin entre las reas de Abastecimiento, Comercial y Contabilidad.

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12- Realizan el cuadre diario en valores de los inventarios en las entidades cuyos sistemas contables y de control de existencias no estn integrados. 13- Elaboran, tramitan, analizan y aprueban los expedientes por faltantes o sobrantes de inventarios detectados, de acuerdo con las regulaciones vigentes: estos expedientes se contabilizan correctamente y se encuentran dentro de los trminos establecidos para su solucin. 14- Se chequean fsica y sistemticamente los tiles y herramientas en uso; posee el rea contable control de estos bienes que le permitan aplicar la responsabilidad material en caso de faltantes y prdida; as como de la utilizacin de la cuenta Desgaste de tiles y Herramientas (cuando proceda). 15- Existe control y desglose de los inventarios ociosos n exceso o en desuso y de las gestiones que se han realizado para su eliminacin. 16- Los movimientos en los Submayores de <inventarios tienen origen en los documentos primarios debidamente confeccionados, valorados y firmados. 17- Las anotaciones en los registros para la contabilizacin de estas operaciones son realizadas en el momento en que se originan las mismas. 18- Las operaciones de dbitos y crditos contabilizadas en las cuentas de inventarios son correctas y se corresponden con los contenidos econmicos de las mismas. 19- Se efectan conciliaciones de las existencias fsicas entre los saldos de las Tarjetas de Existencias y de los Submayores de Inventario y de detectarse diferencias, stas son analizadas y depuradas inmediatamente. 20- Realizan el cuadre peridico de la suma de los saldos de los Submayores de Inventario, con los de las cuentas controles correspondientes. 21- Aplican los mtodos de valoracin de Inventarios aprobados: precio promedio mvil o primero que entra, primero que sale (FIFO). 22- Los aranceles y gastos de transportacin en la recepcin de los Inventarios se incluyen en la valoracin de stos.

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VENTAS AL CRDITO

VENTAS AL CRDITO
Cliente

Vendedor: Consulta disponibilidad y precios S Crdito? Liquida intereses de mora

Cliente Solicita Crdito No Jefe de Crdito Concede?

VENTAS AL CRDITO

Cliente Firma Factura

Vendedor: Factura de Venta

Auxiliar: Comprobante diario de contabilidad

Kardex

Archivo

VENTAS AL CRDITO
Comprobar o verificar que: 1.- Existe una separacin de funciones definida entre las labores de almaceneros, facturadores, funcionarios que firman los cheques y documentos de pago y los que operan los registros de cuentas y efectos por cobrar. 2.- Se realizan las conciliaciones de los adeudos entre el vendedor y sus clientes. 3- Se controlan numricamente las facturas en blanco por persona ajena al rea de Facturacin, as como las entregadas a dicha rea. 4- Existe un Registro de Ventas de contado o con pago aplazado que contenga los datos de fecha de emisin, numeracin de cada factura, cdigo y nombre de cada cliente, importe y cuentas contables de estas operaciones. 5- Estn habilitados correctamente los registros, cuentas y subcuentas relacionados con estas operaciones. 6- Se encuentran habilitadas las cuentas y subcuentas analticas de las Cuentas por Cobrar Diversas y Pagos Anticipados y se cuadra la suma de sus saldos mensualmente con el de la cuenta control, verificando que no existan saldos contrarios a su naturaleza. 7- Se contabilizan correctamente los importes de efectivo en depsito de entidades suministradoras, procedentes de pagos anticipados cuyos productos no fueron entregados. 8- Los cobros en defecto por faltantes de las mercancas facturadas, son expedientados, investigados, tramitados y resueltos correctamente.

VENTAS AL CRDITO
9- Los expedientes elaborados por cuentas incobrables se encuentran debidamente confeccionados, aprobados por los funcionarios que correspondan y dentro de los trminos establecidos para su anlisis. 10- Existe desglose de los dbitos correspondientes a cada Factura o Conduce emitido y crditos, por cada cobro ejecutado de las partidas registradas en los Submayores de estas cuentas y las mismas estn avaladas por los documentos justificativos. 11. Las operaciones de dbitos y crditos contabilizadas en estas cuentas son correctas y se corresponden con los contenidos econmicos de las mismas. 12- Peridicamente se realizan anlisis de las Cuentas por Cobrar a Clientes, Diversas y los Pagos Anticipados por edades; no se observan saldos envejecidos y se cuadran sus saldos con las cuentas de control respectivas. 13- Operan correctamente la cuenta Provisin para Cuentas Incobrables y que se ajusta al final de cada ao, cuando haya sido autorizado su uso. 14- Reclasifican al final de cada ao las cuentas y efectos por cobrar a largo plazo, cobrables en el prximo ejercicio econmico. 15- Registran correctamente los efectos por cobrar (ttulos de crdito), se analizan por clientes y se controlan sus vencimientos y cobro. 16- Confeccionan Expedientes de Cobro para cada cliente, contando cada operacin con copia de la factura y conduce emitidos y nmero del cheque recibido como cobro, as como de las reclamaciones de clientes aceptadas.

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CONTABILIZACIN DE REMUNERACIONES

PROCESO ELABORACIN, PAGO Y CONTABILIZACIN DE REMUNERACIONES

Auxiliar de Remuneraciones Analiza y clasifica informacin

Auxiliares de Liquidacin No Contador Concede? Si Contador: Firma comprobantes de remuneraciones Actualice o corrija los comprobantes

PROCESO ELABORACIN, PAGO Y CONTABILIZACIN DE REMUNERACIONES

Auxiliar: Registra libros auxiliares Auxiliar: Cruza saldos auxiliares con el banco

Auxiliar: Comprobantes de Pago y Cheque Contabiliza las Remuneraciones Auxiliar: Informes a Entidades AFP y Salud Pagos Fisco y Seguridad Social

Archivo

REMUNERACIONES
Comprobar o verificar que: 1- Procedimientos que utilizan para controlar el tiempo trabajado (llegadas y salidas). 2- Existe una separacin de funciones entre las personas que reportan el tiempo trabajado, el que elabora la nmina y el que efecta el pago y la registra contablemente. 3- Revisan y aprueban todos los clculos de las nminas antes de efectuar la extraccin del efectivo correspondiente para su pago. 4- Cotejan los datos de nminas con los documentos del Departamento de Personal. (Datos por trabajadores). 5- En las nminas aparece el nmero del cheque de extraccin del efectivo y lo extrado se corresponde con lo consignado en sta. 6- Se muestran en las nminas la firma de los trabajadores como acuse de recibo del salario u otra remuneracin recibida. 7- En el caso de cobrar personas distintas al beneficiario, se hace mediante autorizacin escrita de ste.

REMUNERACIONES
8- En las nminas, en el espacio Recib Conforme se consigna la fecha y nmero del reintegro en el caso de los salarios indebidos y no reclamados. 10- Se efectan las deducciones en las nminas sobre la base de los datos de los descuentos parciales de sus adeudos y se revisan stos. 11- Existen acumulaciones de vacaciones en exceso de los trminos aprobados por el Ministerio del Trabajo y Seguridad Social. 12- Las anotaciones en los registros para estas operaciones son realizadas en el momento en que se originan las mismas y por los documentos primarios establecidos. 13- Los subsidios por seguridad social a corto plazo se calculan, aprueban y registran correctamente. 14- Los Submayores de Vacaciones y Retenciones por Pagar no presentan saldos contrarios a su naturaleza.