COMUNICACIN Y ORGANIZACIN

COMUNICACIN
No es de extraarse que debido a la naturaleza de las Relaciones Pblicas, La comunicacin ha de ser el vehculo dinmico y vital que integra la corporacin con sus pblicos. La teora de la comunicacin refleja es, en si misma, un concepto de proceso, ya que en ella queda rechazada la posibilidad de que est conformada por acontecimientos o componentes que puedan estar desligados unos de otros, o bien por cualquier otro hecho o componente externo a la comunicacin misma. Comunicar es un verbo activo, es una accin que implica reaccin, es adems transmitir algo a otra persona, usando algn medio de transmisin.

Tipos de comunicacin
Como la comunicacin es un fenmeno sumamente complejo, se han obtenido diversos criterios para hacer una clasificacin, unas ms elaboradas que otras, pero en todas se nota la preocupacin de los especialistas por transmitir claridad en las propuestas. Robert Marston un especialista en el rea, clasifica la comunicacin de acuerdo a las intenciones del comunicador: 1. Comunicacin informativa 2. Comunicacin persuasiva 3. Comunicacin de entretenimiento Establecieron que la comunicacin puede dividirse de acuerdo a los cinco sentidos clsicos: visin, odo, olfato, gusto y tacto. As, la comunicacin puede ser: VISTA: entrevista, conferencias, libros, revistas; ODA: programas radiales, grabaciones; TOCADA: televisin, pelculas; OLIDA: demostraciones de cocina, de perfumes y SABOREADA: degustaciones y libros de cocina, recetarios. COMUNICACIN INTERNA Se entiende por Comunicacin Interna al intercambio de informacin entre la Gerencia y sus empleados. La funcin de la comunicacin interna es hacer del conocimiento de los empleados de lo que piensa los directivos y viceversa. COMUNICACIN EXTERNA. No es ms que la comunicacin que tiene que ver con los consumidores, vecinos de la comunidad, representantes, proveedores, agencias gubernamentales y cualquier otra personalidad fuera del mbito de la organizacin.

COMUNICACIN DESCENDENTE: La comunicacin descendente fluye desde las personas en los altos niveles hasta las de niveles ms bajos de la jerarqua. En muchas organizaciones, la comunicacin descendente suele ser, a la vez, inadecuada e inexacta. COMUNICACIN ASCENDENTE Una organizacin eficaz necesita la comunicacin ascendente tanto como la descendente. En esta situacin, el comunicador est a un nivel ms bajo que el receptor en la organizacin. COMUNICACIN HORIZONTAL En el diseo de la mayora de las organizaciones se omite el flujo horizontal de la comunicacin. La comunicacin entre los iguales es necesaria, a menudo, para la coordinacin y tambin puede proporcionar la satisfaccin de necesidades sociales. COMUNICACIN DIAGONAL Aunque es el menos utilizado, la comunicacin diagonal es importante en situaciones en las cuales los miembros no se pueden comunicar eficientemente por medio de los otros canales.

Formas de la Comunicacin
VERBAL Es la ms comn de las formas de comunicacin, pues utiliza la simbologa propia del idioma, se divide en: Comunicacin Oral Como su nombre lo indica se refiere a las palabras habladas. Este tipo de comunicacin se puede presentar en los siguientes casos: Discursos Formales: Este es una de las formas ms utilizadas, ya que es una de la ms rpida y ms impresionante para transmitir informacin. Conferencia de Mesa Redonda: Se utilizan con frecuencia para comunicacin con los empleados, accionistas, proveedores, lderes, etc. Discusiones en Grupo: Son valiosas para presentar varios puntos de vista sobre un tema en particular que es de inters para el auditorio. Conversacin Informal: Es el mtodo ms comn utilizado entre los supervisores y personal operativo. Demostraciones: Estas se utilizan normalmente en los agasajos u ocasiones especiales con el fin de mostrar a los invitados los procesos y productos de la empresa.

Comunicacin Escrita La escritura es un requerimiento general en la mayora de los recursos utilizados en Relaciones Pblicas. NO VERBAL. Muchas veces se piensa que la comunicacin slo tiene que ver con el aspecto del verbo, ya sea oral o escrito. Sin embargo en infinidad de ocasiones se nos puede comunicar algo con solo un gesto.

Componentes de la Comunicacin
En la comunicacin, cada situacin difiere de cualquier otra situacin similar; ello se explica por el poderoso componente humano que lleva implcito. Sin embargo, se pueden categorizar ciertos elementos que son comunes en cualquier situacin. Son elementos constituyentes, que se ubican al responder ciertas preguntas como: Quin comunica? Yo, el emisor Qu comunica? Un mensaje Cmo comunico? Utilizando un medio A quin comunico? A un pblico receptor Cmo s si me comunico? Realizando una investigacin

Barreras de la Comunicacin.
Es lgico siempre preguntarse Porqu se interrumpen las comunicaciones?. La respuesta parece fcil: Si uno de los elementos de la comunicacin es deficiente en cualquier forma, no habr comprensin ni claridad en el significado. BARRERAS SEMNTICAS Son obstculos derivados de las dificultades presentadas por los signos y smbolos transmitidos en un mensaje. A mayor complejidad de los contenidos, mayor dificultad para ser entendidos por el receptor. En el emisor hay un deseo para que el mensaje sea entendido correctamente y transmita los significados deseados. BARRERAS FSICAS. Estas se explican por las deficiencias en los medios fsicos empleados como soportes en la transmisin de los mensajes. Tales deficiencias pueden ser de naturaleza mecnica, elctrica, electrnica, acstica, ptica, etctera, BARRERAS PSICOLGICAS. Estas barreras se pueden detectar tanto en el emisor como el receptor, puesto que son inherentes a la estructura psquica del individuo. Los absolutismos, estereotipos y ciertos desordenes de ndole neurtica, pueden

incidir sobre el proceso de la comunicacin y desvirtuar el contenido de un mensaje. BARRERAS FISIOLGICAS. Este tipo de limitantes se presenta, tanto en el emisor como en el receptor o en ambos, padecen deficiencias en el aparato fonador, visual o auditivo que limitan su poder de comunicacin y obliga, en el mejor de los casos, a que uno de los comunicadores recurra a otros medios BARRERAS ADMINISTRATIVAS. La estructura de normas, reglamentos, filtros o censuras producen, en mayor o menor grado, limitantes de la comunicacin traducindose en lo que conocemos como barreras administrativas. Caractersticas de la Comunicacin En el proceso de la comunicacin es posible detectar un conjunto de atributos que inciden sobre ella y afectan, en positivo o en negativo, a diversos componentes de la misma. As podemos observar como son inherentes al emisor, al receptor, a los medios, al mensaje o bien a la retroinformacin. CREDIBILIDAD Desde sus inicios el proceso de la comunicacin debe estar sustentado en el principio de creer en lo que se nos informa y en quienes nos dan la informacin, CONTEXTO La comunicacin debe realizarse en un entorno que le sea propicio, evitndose en lo posible la falta de congruencia entre lo expuesto por el emisor y los contenidos recibidos por los pblicos. CONTENIDO La comunicacin debe ser estructurada con una finalidad especifica y recurriendo a los elementales principios de la economa: hacer con el menor esfuerzo para obtener mejores ganancias. CLARIDAD El mensaje, ncleo de la comunicacin, ha de ser redactado con sencillez, pero, sin simplicidad. El significado de cada palabra habr de ser el mismo para el receptor como para el emisor. CONTINUIDAD Y CONSISTENCIA La penetracin del mensaje se logra mediante la repeticin del mismo cuantas veces sea preciso y, en cada ocasin, debe presentar variaciones. El relato contenido en la comunicacin debe ser consistente.

CANALES DE COMUNICACIN Estos conforman los soportes y las vas por lo que debe circular el mensaje y deberan ser empleados los que con ms frecuencia utiliza el receptor. CAPACIDAD DEL AUDITORIO La comunicacin eficaz de quin disea el mensaje debe considerar la atencin que debe prestar el auditorio, es decir, estar consciente de que la mayor efectividad se alcanza cuando menor es el esfuerzo realizado por el receptor para comprender el mensaje. MEDIOS DE COMUNICACIN Hoy en da, los medios de comunicacin constituyen una herramienta persuasiva que nos permiten mantenernos en continua comunicacin con los distintos sucesos sociales, econmicos y polticos tanto a escala nacional como internacional. Los medios masivos de comunicacin son un poderoso medio de socializacin, a la par de la familia, la escuela y el trabajo, que modelan los sentimientos, las creencias, entrenan los sentidos, ayudan a formar la imaginacin social; en sntesis, fomentan y facilitan ciertas construcciones mentales por donde transcurre luego el pensamiento de las personas en sociedad. Tipos Entre los principales Medios de Comunicacin, tenemos: TELEVISIN La televisin es un entretenimiento peculiar de la poca compleja en que vivimos. La televisin como lenguaje posee ciertas caractersticas que le han sido impuestas por las limitaciones tcnicas del medio y las condiciones sociales que enmarcan el espectculo televisivo. RADIO La radio comparte con la prensa y la televisin la posibilidad de facilitar el conocimiento sobre la realidad. La radio es un medio esencialmente auditivo: dentro de la jerga audiovisual se conoce como "audio". Por la rapidez con que se difunde, la economa del servicio y el alcance de su emisin, la radio es un valioso elemento de informacin y educacin. PRENSA La prensa peridica es el medio ms representativo de los antiguos. Esta es la materia prima fundamental con la que trabaja la prensa periodstica. El producto que elabora, el peridico, es una relacin de noticias bastante extensa que se facilita diariamente gracias a todo el dispositivo

tcnico-organizativo del que se dispone. CINE Probablemente sea el medio que ha sufrido menos las presiones de los distintos tipos de poder social en comparacin con la gran audiencia que tiene. INTERNET Se refiere a la interconexin de redes informticas que permite a las computadoras conectadas comunicarse directamente.

CULTURA ORGANIZACINAL
LA ORGANIZACIN Definir con precisin la organizacin es tarea difcil, ya que difieren los autores al enfatizar sobre un determinado aspecto, as algunos conceden gran importancia a la estructura y a los individuos Si se toma en consideracin que la accin de Relaciones Pblicas puede estar dirigida a crear y mantener una imagen favorable de un individuo o de una institucin de cualquier ndole, puede llamarse organizacin en el lenguaje del Relacionamos a todo ente o entidad para la cual o cuales se realizan actividades de Relaciones Pblicas. Estructura La creacin de una estructura, la cual determine las jerarquas necesarias y agrupacin de actividades, se obtiene con el fin de simplificar las mismas dentro de la organizacin. Esencialmente, la organizacin naci de la necesidad humana de cooperar. As, una estructura de organizacin debe estar diseada de manera que sea perfectamente claro para todos, quien debe realizar determinada tarea y quien es responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisin en la asignacin de responsabilidades y se logra un sistema de comunicacin y de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la empresa. Elementos de La Organizacin Toda organizacin posee unos componentes que le son propios, entre estos tenemos: Divisin del trabajo. Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que abarca las siguientes etapas: La primera; jerarquizacin que dispone de las funciones del grupo social por orden de rango, grado o importancia. La segunda; departamentalizacin que divide y agrupa todas las funciones y actividades, en unidades especficas, con base en su similitud. Coordinacin. Es la sincronizacin de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armona y rapidez, en el desarrollo de los objetivos

Tipos de Organizacin LA ORGANIZACIN FORMAL La organizacin formal es la determinacin de los estndares de interrelacin entre los rganos o cargos, definidos por las normas, directrices y reglamentos de la organizacin para lograr los objetivos. ORGANIZACIN LINEAL Es la estructura ms simple y ms antigua, esta basada en la organizacin de los antiguos ejrcitos y en la organizacin eclesistica medieval. ORGANIZACIN FUNCIONAL Es el tipo de estructura organizacional, que aplica el principio funcional o principio de la especializacin de las funciones para cada tarea ORGANIZACIN DE TIPO LNEA-STAFF Es el resultado de la combinacin de la organizacin lineal y la funcional para tratar de aumentar las ventajas de esos dos tipos de organizacin y reducir sus desventajas formando la llamada organizacin jerrquica-consultiva. ORGANIGRAMA Se entiende por organigrama el conjunto de smbolos grficos que representan la estructura de una organizacin y las funciones y relaciones de los diversos elementos que la integran. Para el personal de Relaciones Pblicas es uno de los instrumentos ms valioso, porque le permite visualizar los distintos grados jerrquicos con los cuales potencialmente puede interactuar. Tipos ESTRUCTURAL Es uno de los organigramas de ms fcil elaboracin. En l se especifican cada uno de los rganos representados por rectngulos y sus respectivas direcciones. Cada rectngulo representa un rea administrativa o tcnica dentro de la organizacin. Veamos un ejemplo: PUESTOS DE TRABAJO En este tipo de representacin se muestran los cargos que estructuran la empresa. Asimismo nos da los distintos niveles jerrquicos que se establecen en la organizacin. Observemos el siguiente ejemplo: EFECTIVOS DE PERSONAL En este se indican los cargos, as como la cantidad de ellos con los cuales se disponen. Tiene por lo tanto un valor exclusivamente cuantitativo: en cualquier momento puede conocerse la plantilla de la organizacin por puestos de trabajo o por unidades.

FUNCIONAL Se denomina de esta manera pues no slo muestra las denominaciones de las distintas unidades, sino que se agregan las principales funciones. IMAGEN DE LA ORGANIZACIN Para cualquier empresario es inquietante si sus clientes le reportan insatisfacciones, rechazo o indiferencia ante los productos que les suministra. La preocupacin alcanza rango dramtico si el rechazo no se limita al producto sino, adems, a toda la corporacin. Es necesaria que la imagen sea presentada de modo claro y preciso, sin ambigedades; se logra comunicando la verdad sobre ella, sin que ello obligue a presentar las debilidades y negatividad. Poltica de la organizacin. Hemos de entender por poltica de la organizacin al conjunto de normas y principios que regulan su conducta, tanto en el orden interno, como en el orden externo. Toda corporacin tiene una poltica financiera, una poltica de adiestramiento, una poltica tcnica as como una poltica de Relaciones Pblicas. Estas se traducen en un espritu que anima a la direccin y todo el personal de la empresa a la adopcin de una actitud difusora y activa, tendiendo a crear un clima favorable en la comunidad empresarial con los cambios con los cuales se relaciona. Misin y Visin Entendemos por Misin al propsito principal de la organizacin, es el Qu es? de la empresa. Es el enunciado medular de las organizaciones, que se traduce posteriormente en objetivos, propsitos y metas globales. Igualmente da una perspectiva global del negocio. Por su parte la Visin es el Hacia dnde va? la empresa. Como su nmbrelo indica es el enunciado que proyecta la organizacin en el tiempo. A travs de l la organizacin puede plantear los planes y estrategias para desarrollar la empresa.

TORRES ROBLES MYRIAM MONSERRAT