Feria de indicadores 2012-III Perspectiva: Procesos Internos 05-12-12

OPERACIONES
rea SSGG-San Isidro SSGG-Studio 214 SSGG-Monterrico Expositor Sergio Morales Mara Chan Ral Bros

Expositor: Sergio Morales

Servicios Generales: San Isidro

Objetivo: Mejorar la calidad del servicio Proceso: Mantenimiento Correctivo y Preventivo
<90%
INDICADORES

>=90% <95%

>=95%
2012

FREC.

Mensual Solicitudes Atendidas a tiempo: Mantenimiento Correctivo % sol at. A tiempo Total at. X mes Sol. At. A tiempo

n
94% 2240 2096

Reformulacin del proceso de atenciones. Delegacin y control del programa de atenciones.

<98%
INDICADORES

>=98%, <100%

100%
2012

FREC.

Mensual I01- Eficiencia del mantenimiento preventivo (equipos en buen Eq. Sin atrazo mant. estado) Total de equipos Atrazos mant.

n
99% 88.00 87.00

Delegacin u control del programa de mantenimiento Preventivo, alineado con el procedimiento de ISO de EPG.

Expositora: Mara Chan

Servicios Generales: Studio 214

Objetivo: Mejorar la calidad del servicio Proceso: Mantenimiento Correctivo
<90% >=90% <95% >=95%
Aumentar las revisiones semanales y hacer el mantenimiento preventivo de los equipos y muebles que se encuentran en Studio para detectar a tiempo alguna falla y reducir los mantenimientos correctivos. Se establecern fechas de visita (quincenal) para que el personal de mantenimiento UPC pueda apoyar en los requerimientos de mantenimiento correctivo existentes.

INDICADORES

FREC. Mensual

2012

n
90% 28 25

Solicitudes Atendidas a tiempo

% sol at. A tiempo Total at. X mes Sol. At. A tiempo

Expositor: Ral Bros

Servicios Generales: Monterrico

Objetivo: Mejorar la calidad del servicio Proceso: Mantenimiento Correctivo
<90%
INDICADORES FREC. Mensual I01 - Solicitudes Atendidas a tiempo: Mantenimiento correctivo 2008

>=90% <95%

>=95%
2010 2011 2012

2009

n
93%
3489 3258

n
95%
3876 3682

n
98%
4562 4489

n
96%
4220 4051

n
97%
3334 3227

% sol at. A tiempo

Total at. X mes Sol. At. A tiempo

Expositor: Ral Bros

Servicios Generales: Monterrico

Objetivo: Mejorar la calidad del servicio Proceso: Mantenimiento Preventivo
<98%
INDICADORES FREC. Mensual I01- Eficiencia del mantenimiento preventivo (equipos en buen estado) Eq. Sin atraso mant. Total de equipos Atrasos mant. Mensual I02 -Equipos en buen estadio que cuentan con % eq. En buen estado mantenimiento preventivo Total de equipos eq. con fallas 2008

>=98%, <100%
2009

100%
2010 2011 2012

n
93% 268 19

n
98% 315 6

n
99% 420 3

n n
99% 492 5 99% 523 4

n
92% 268 22

n
95% 315 15

n
99% 420 4

n n
100% 492 0 100% 523 0

Se mejorar la coordinacin con las reas involucradas para que la programacin de trabajos sea totalmente eficiente y cuando se programen turnos de amanecida no se crucen con los trabajos de mantenimiento.

Secretara Acadmica EPG

rea Secretara acadmica Expositor Alan Rodrguez

Expositor: Alan Rodrguez

Secretara Acadmica EPG Objetivo: Entrega oportuna de notas al alumno Proceso: Notas >=50%
<50%
Ene <60% Feb

>=60%

Concepto
% de Cursos que se entreg notas en el plazo

Mar

Abr

May

Jun

Jul

Ago

Set

l l l l l l l l l
41% 64% 65% 70% 39% 54% 61% 61% 59%

% de Cursos que se entreg oportunamente por Servicios Acadmicos

l l l l l l l l l
83% 81% 91% 96% 88% 79% 69% 81% 72%

% de Cursos que se entreg oportunamente por el Profesor

l l l l l l l l l
17% 19% 9% 4% 12% 21% 31% 19% 28%

Expositor: Alan Rodrguez

Secretara Acadmica EPG

Proyectos en proceso de implementacin
1. 2. 3. Marcado de asistencia automtico Proyecto Paperless Proyecto iPad

4.
5. 6. 7. 8. 9.

Planilla Automtica de docentes

Sistema de trmites Proyecto TIUs Proyecto LMS (2da Etapa) Formato de Especificaciones Acadmicas Proyecto Paperless (Fase II: Plataforma Web)

FINANZAS
rea Crdito Educativo Caja Cobranzas Facturacin Expositor Anabel Reao Douglas Meja Diana Nieves Betty Barrantes

Logstica

Henry Medrano

Expositor: Anabel Reao

Crdito Educativo
Objetivo: Bajar la desercin Proceso: Proceso de Recategorizaciones y Becas
>=90%
INDICADORES

>70% <90%
2009-II

<=70%
2010-I 2010-II 2011-I 2011-II 2012-I 2012-II

Frecuencia

2008-I

2008-II

2009-I

Por Proceso I02- % de % solicitudes Total de aprobadas del solicitudes total de aprobadas x 100 solicitudes Total de presentadas por solicitudes proceso. presentadas por proceso

n n n n n n n
67% 66% 71% 64% 72% 54% 73%

n n
63% 78%

n
67% 417

392

170

448

208

465

241

618

365

831
626

586

259

630

324

646

449

849

584

1072

Es poltica del rea, restringir las facilidades de pago en boletas que coincidan con procesos de matrcula (verano y regulares) y exmenes. Ello impacta directamente en el % de morosidad.

Expositor: Douglas Meja

Caja
Objetivo: Excelencia Operativa Proceso: Reduccin de cobranzas anuladas en caja
>=1%
Promedio 2011

>0.5% <1%

<=0.5%

INDICADORES

FRECUENCIA Mensual

ene-12

feb-12

mar-12

abr-12 may-12 jun-12

jul-12

ago-12

sep-12

oct-12

n n n n nnn n n n n
0.8% 82 10175 0.7% 83 11149 0.7% 94 14160 0.4% 47 0.6% 75 0.5% 54 0.7% 101 13811 1.0% 135 13492 0.7% 71 10657 1.2% 105 8921 13280 11570 11829

% de cobranzas anuladas en caja

% 1.2% N de cobranzas 160.8 anuladas en caja N cobranzas 13621.7 generadas en caja

Se les retir el permiso de anulacin en el sistema comercial a los asistentes de caja.

Expositor: Douglas Meja

Caja
Objetivo: Excelencia Operativa Proceso: Reduccin de arqueos anulados en caja
>4%
Promedio ene-12 11

>2% <=4%

<=2%

INDICADORES FRECUENCIA Mensual % I02: % de N de arqueos arqueos anulados en anulados en caja caja N de arqueos generados en caja

feb-12 mar-12

abr-12

may-12 jun-12 jul-12

ago-12 sep-12 oct-12

n n n n n n nn n n n
3.1% 14.8 3.5% 11 3.5% 10 2.7% 10 2.1% 7 2.4% 9 1.4% 5 3.0% 11 2.1% 8 1.7% 6 1.1% 4 462.9 314 285 373 339 377 357 367 384 347 372

Expositora: Diana Nieves

Cobranzas
Objetivo: Excelencia Operativa Proceso: Nmero de Liquidaciones Tramitadas
<90% >=90% <100% 100%

INDICADORES

FRECUENCIA

ene-12

feb-12

mar-12

abr-12

may-12

jun-12

jul-12

ago-12

sep-12

oct-12

Mensual % Liquidaciones % procesadas en el plazo de dos das Total Liquidaciones procesadas al mes del Total de x 100 Liquidaciones Total de recibidas al mes Liquidaciones recibidas

n n n n n n n n n
100% 100% 98% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 37 30 46 13 50 42 27 40 39

n
100% 41

37

30

47

13

50

42

27

40

39

41

Expositora: Betty Barrantes

Facturacin
Objetivo: Razonabilidad, confiabilidad y precisin de la informacin generada en el rea. Proceso: Reduccin emisin de notas de crdito
>6% >3% <=6% <=3%

INDICADORES

FRECUENCIA

ene-12

feb-12

mar-12

abr-12

may-12

jun-12

jul-12

ago-12

sep-12

oct-12

Mensual

n n n n n n n n n
4.4%
917 20741

n
5.9%
2264 38177

Emisin de % 22.4% notas de crdito NNC emitidas 4213 N boletas y facturas emitidas 18725

2.6%
1269 48810

15.5%
5507 35433

7.5%
2645 35128

2.8%
1276 45446

3.7%
1479 40344

7.8%
3719 47795

10.6%
3594 33918

Normalizacin del proceso. Coordinacin permanente y trabajo conjunto con SA y Ventas.

Expositora: Betty Barrantes

Facturacin
Objetivo: Razonabilidad, confiabilidad y precisin de la informacin generada en el rea. Proceso: Reduccin emisin de anulaciones
>6%
ene-12 feb-12 mar-12

>3% <=6%
abr-12

<=3%
may-12 jun-12 jul-12 ago-12 sep-12 oct-12

Mensual I02: % % anulaciones de Ndocumentos boletas de venta anulados y facturas N boletas y facturas emitidas

n n n n n
2.4%
452 18725

n
0.8%
351 45446

n
1.4%
557 40344

n
2.0%
961 47795

n
1.4%
485 33918

n
1.4% 538 38177

1.7%
355 20741

4.4%
2165
48810

2.7%
968
35433

0.2%
59
35128

Walter Olguin / Henry Medrano

Objetivo: Cumplimiento oportuno Proceso: Compras

<95%
INDICADORES
FRECUENCIA

Logstica

>=95 <98
ABRIL

>=98%
MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE ACUMULADO

ENERO FEBRERO MARZO

% de cumplimiento Mensual oportuno en la atencin de ordenes de compra de O/C OPORTUNAS Activo Fijo TOTAL % de cumplimiento oportuno en la atencin de ordenes de compra por Cargo Directo Mensual O/C OPORTUNAS TOTAL % de cumplimiento Mensual oportuno en la atencin de ordenes de compra de O/C OPORTUNAS Items de almacn TOTAL

n n
0% 0 0 100% 77 77

n n
100% 97 97 100% 60 60

n
100% 57 57

n
100% 43 43

n n
100% 81 81 100% 59 59

n
100% 69 69

n
100% 90 90

n
100% 633 633

n n
100% 11 11 100% 83 83

n n
100% 203 203 98% 302 307

n
98% 256 262

n
98% 200 204

n n
96% 179 186 97% 240 248

n
98% 235 239

n
98% 231 235

n
98% 1940 1978

n n n n
100% 99 99 100% 61 61 100% 95 95 97% 85 88

n
100% 89 89

n n n
99% 70 71 97% 83 86 98% 84 86

n
99% 82 83

n
99% 84 85

n
99% 832 843

Centro de Informacin
rea Pregrado - EPE EPG Expositor Katia Vsquez Meza Mara Elena Cceres

Expositora: Katia Vasquez

Centro de Informacin - Monterrico

Objetivo: Reducir a menos de 0.01 el indicador de prdida de libros en el CI Monterrico Proceso: Documentos de los slabos
>0.3%
INDICADORES FRECUENCIA
Sem P01-I04: Porcentaje de documentos perdidos en el ciclo % Cumplimiento Documentos perdidos Total de coleccin
2008-I

>0.1% <=0.1% <=0.3%

2009-I 2009-II 2010-I 2010-II 2011-I 2011-II 2012-I

2008-II

n n n n n n n n n
0.07%
26 36500

0.10%
37 38000

0.23%
90 40000

0.13%
53 42300

0.22%
100 44755

0.51%
230 44755

0.40%
192 48523

0.40%
203 50407

0.24%
126 51888

Se ha revisado los dispositivos de seguridad de la coleccin en un 30%. En el 2013, se continuar con la revisin. Los auxiliares nos apoyan en los cambios de hora en el ingreso para identificar cundo suena el sensor. En diciembre se realizar el inventario para el ciclo 2012-II.

Expositora: Katia Vasquez

Centro de Informacin San Isidro

Objetivo: Reducir a menos de 0.01 el indicador de prdida de libros en el CI Monterrico Proceso: Documentos de los slabos
>0.1% <=0.1% <=0.3%

>0.3%

INDICADORES P01-I05: Porcentaje de documentos perdidos en el ciclo

FRECUENCIA
Semestral % Cump. Documentos perdidos Total de coleccin

2012-I

n
0.28% 5 1763

En diciembre se realizar el inventario para el ciclo 2012-II.

Revisar dispositivos de seguridad de la coleccin.

Expositor: Maria Elena Caceres

Centro de Informacin - EPG

Objetivo: Reducir el indicador de prdida de libros en el CI EPG Proceso: Documentos
>0.3%
INDICADORES FRECUENCIA
Semestral P01-I04: Porcentaje de documentos perdidos en el ciclo % Cumplimiento Documentos perdidos Total de coleccin

>=0.2% <0.2% <=0.3%

2007-I 2007-II 2008-I 2009-I 2010-II 2011-II

n
0.08% 2 2642

n n n n n
0.06% 2 3113 0.06% 2 3446 0.06% 3 4990 0.06% 3 5195 0.05% 3 5563