MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE UCHUMAYO INFORME DE ANLISIS DE PUESTO (Asistente Administrativa de Gerencia)

AREA

CDIGO

MES / AO

Secretara de Gerencia Municipal

SM - 02

Junio 2013

CARGO

AREA

LINEA/SECCION

N de Colaboradores

Asistente Administrativa de Gerencia

Secretara de Gerencia Municipal

01

CONTENIDO ( Objetivo General del Puesto)

Brindar apoyo permanente en las labores ejecutadas en la oficina de Gerencia Municipal; coordinando las acciones que se delegan a diferentes dependencias de la Administracin, atendiendo a la ciudadana en audiencias, controlando la agenda y coordinando la verificacin de eventos del Municipio

ACTIVIDADES PRINCIPALES

Organizar y coordinar con las reas municipales y/o instituciones correspondientes, las audiencias, reuniones y conferencias en las que participe el Alcalde. Preparar la documentacin correspondiente para las audiencias, reuniones y conferencias. Elaborar y mantener la agenda del Gerente Municipal conjuntamente con el Jefe de imagen institucional. Revisar, recepcionar y canalizar la correspondencia. Revisar y preparar la documentacin para la firma del Alcalde. Registrar la documentacin remitida al Alcalde. Redactar y digitar los documentos administrativos de acuerdo a las indicaciones generales. Revisar en forma diaria el correo electrnico corporativo y actuar diligentemente. Ordenar, clasificar, codificar, archivar y actualizar los archivos, documentales y magnticos de Alcalda y velar por su conservacin seguridad y confidencialidad. Cuidar la integridad de los equipos asignados bajo su responsabilidad. Mantener informado al Gerente Municipal sobre los asuntos de especial importancia y urgencia.

ACTIVIDADES PERIDICAS

Atender el telfono y efectuar las llamadas que correspondan Realizar el seguimiento correspondiente de la documentacin derivada y remitida a las unidades orgnicas y a otras instituciones respectivamente. Evaluar y seleccionar los documentos de la oficina, proponiendo su eliminacin o transferencia a archivo general. Coordinar con Secretara General sobre los asuntos institucionales que comprendan la labor a su cargo. Organizar y participar en los eventos, ceremonias y actos protocolares de la municipalidad, segn corresponda Redaccin de Memorndum Elaboracin de estadstica durante el proceso censal Elaboracin de guas compra venta de material y actas de matrimonio

RESPONSABILIDAD SUPERVISORA

Recibe Supervisin

Supervisa Personal

De manera rutinaria a cargo del Gerente Municipal ( Jefe inmediato Superior), ya que su trabajo de rutina es dirigida y comprobada peridicamente para asegurar los ndices de eficiencia adecuada

Ninguna supervisin ejercida

RESPONSABILIDAD NO SUPERVISORA

Materiales / Productos/ Dinero

Equipos y Herramientas

Informacin Confidencial

La exacta ubicacin, mantenimiento y custodia de archivos, libros de cedulas y carpetas con documentacin para facilitar su acceso

Cuidar la integridad de los equipos asignados, tales como laptops, impresoras, computadoras de gran utilidad para desempear su trabajo. De lo contrario resultara una prdida de tiempo y dinero.

El acceso ocasional o divulgacin de la siguiente informacin podra ocasionar disgustos a la Gerencia Municipal Peticiones Ciudadana Incidencias Correspondencia (Enviada y Recibida) Invitaciones Correspondencia Personal del Alcalde Base de Datos de los Directorios

REQUISITOS INTELECTUALES FACTORES DE SELECCIN

Formativos / Acadmicos

Conocimientos Especficos

Ttulo Profesional o Tcnico con conocimientos de Secretariado Ejecutivo Computarizado.

Capacitacin Certificada en computacin (entorno Windows o equivalentes) (Windows y Office) Conocimiento de mecanografa.

Experiencia y/o Entrenamiento

Demogrficos / Otros

Capacitacin especializada en el rea. Experiencia de dos aos en labores de secretariado.

Edad

22-28 aos

Genero

Mujer

Idioma

Ingles

Nivel mnimo deseado

Bsico

APLICACIN MENTAL

Para el desarrollo de sus funciones, requiere desarrollar actividades como: Concentracin al recibir instrucciones, al operar herramientas de trabajo y durante la preparacin del material Analizar las asignaciones para elegir el materia requerido Tomar decisiones simples y frecuentes, siempre y cuando existan precedentes establecidos Capacidad de adaptacin para realizar una gran variedad de trabajo

Competencias Laborales

Competencias Personales

Trabajo en equipo Memoria para detalles, instrucciones escritas y orales Capacidad critica Capacidad de organizacin Capacidad de concentrarse en un medio de distracciones Expresin verbal Destreza de la expresin escrita

Apariencia personal Orientacin al logro Capacidad autocrtica Tolerancia Iniciativa Auto organizacin Vocacin de servicio al Pblico Sensibilidad social Facilidad para entablar relaciones interpersonales

CONDICIONES DE TRABAJO

Horarios

8:00 am 12:00 am 1.0 pm 4:00 pm

Ambientales

Oficina individual y atencin al publico Temperatura adecuada Espacio agradable y reducido

Riesgos

Leve deterioro de la visin a largo plazo por el uso diario y constante de computadoras

ACTIVIDAD FSICA

Tipo de actividad fsica

Quinto grado

Digitar Sentarse Escuchar Hablar Levantarse

Esfuerzo Fsico

Tercer grado

Repeticin continua de la actividad fsica requerida Los objetos manipulados no son pesados

Exigencias Fsicas

Sexo: Femenino Edad: Mnimo 22 aos, Mximo 28 aos Apariencia Personal

Exigencia Sensomotriz

Capacidad de precisin visual Agudeza auditiva Destreza digital Trabajo rpido Coordinacin mano vista

Esfuerzo Visual

Primer grado

Atencin visual mnima, ya que el trabajo es de naturaleza automtica

Destreza / Precisin

Quinto grado

Coordinacin de la vista y manos con movimientos fsicos

UBICACIN DEL PUESTO EN EL ORGANIGRAMA

ALCALDE MUNICIPAL

GERENTE MUNICIPAL

GERENCIA ADMINISTRATIVA

ASISTENTE ADMINISTRATIVA DE GERENCIA

RELACIONES DE TRABAJO

Contactos Internos

Naturaleza o Propsito

RR. HH. Secretaria Municipal Gerencia de Registro Civil Tesorera Municipal

Redaccin de Memorndum Elaboracin de estadstica durante el proceso censal En la elaboracin de actas de matrimonio Elaboracin de guas compra venta de material

Contactos Externos

Naturaleza o Propsito

Pobladores Uchumayo

de

Congata

Recepcin de requerimientos dirigidos al Gerente Municipal

LE REPORTAN

Directamente

Indirectamente

Gerente Municipal

Ninguno

RIESGOS EN EL TRABAJO

Primer grado: No existe peligro de salud o accidente Cierta disminucin de la visin