REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL P. P. PARA LA EDUCACIN UNIVERSITARIA INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA DE LOS LLANOS P. N. F.

- EN INFORMTICA CALABOZO ESTADO GURICO SISTEMA DE INFORMACIN PARA EL CONTROL DE REGISTRO DE DOCUMENTOS EN EL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LAS FUERZAS ARMADAS, UNEFA APURE, SAN FERNANDO DE APURE

Profesor: Ing. Jorge Prieto

Autores: Garca Marisol C.I. V-10.266.417 Gonzlez Luis C.I. V-12.547.495 Hidalgo John C.I. V-15.512.364 Pulido Pablo C.I. V-12.322.677 Revern Carlos C.I. V-14.925.626

Calabozo, abril de 2013

Descripcin del problema.

La Universidad Nacional Experimental de las Fuerzas Armadas Ncleo - Apure cuenta con un departamento de Archivo y correspondencia con funciones especificas de resguardar expedientes, datos e informacin de gran valor para la institucin, dicho departamento es el encargado de almacenar todo lo referente a documentos, memos, programas de

estudios, y toda la informacin que se genera en el ncleo bien sea sta

desarrollada por la universidad, procesada o recibida. Dicho departamento es una entidad perteneciente a

Descripcin del problema.

la Divisin de Secretara de la universidad. La mayora de los departamentos pertenecientes a sta divisin, generan informacin y documentacin que debe ser archivada constantemente. Y en las ocasiones en que hay inscripciones en la universidad, mucho ms. Cada vez que alguna de las oficinas de la divisin solicita informacin, se llena una solicitud para ser entregada al departamento de archivo; dando la orden de bsqueda o

ubicacin de los expedientes requeridos en unos extensos archivos.

Descripcin del problema.

En consecuencia se implant un sistema de informacin para el control de registro en este departamento, que permite ofrecer las bondades de ahorro de tiempo y recursos en el desarrollo de las diferentes actividades realizadas, tomando en consideracin que se utilizan los recursos tecnolgicos ya existentes en dicha universidad, procurando aun ms la factibilidad tcnica, facilidad de uso y robustez de la informacin manejada.

Objetivo General

Actualizar el sistema de informacin para el control de registros de documentos del Departamento de Archivos de la Universidad Nacional Experimental Politcnica de la Fuerza Armada Nacional (UNEFA), Ncleo Apure.

Objetivos Especficos
Mejorar el mdulo de Sesiones; aplicando una rutina ms estricta de seguridad y encriptacin. Modificar el mdulo Histrico de Expedientes por un mdulo ms compacto basado en Procedimientos Almacenados (Triggers). Agregar triggers (disparadores) a las tablas restantes en la base de datos. Realizar un Filtro de Reportes de Expediente ya que el existente es

muy bsico.

Alternativas de la Solucin
La alternativa propuesta en este caso; es la actualizacin del sistema implantado mediante la creacin de un historial de todas las operaciones realizadas en los expedientes por medio de procedimientos almacenados directamente en el motor de la base de datos, adems de mejoras en la seguridad y el control de usuarios. Esto, agilizara la bsqueda de informacin en el departamento de archivo, y por

supuesto; en todo el ncleo. Gracias a la disminucin del tiempo de

bsqueda de los expedientes.

Justificacin e Impacto Social

El diseo del sistema desarrollado en el departamento de Archivos de la Universidad Nacional Experimental de las Fuerzas Armadas, Ncleo Apure, Estado Apure, cubri la necesidad de llevar de manera automatizada todos los procesos administrativos del departamento. Es importante mencionar que una de las ventajas en la implantacin de dicho sistema es que el departamento cuenta con hardware (computador, impresora, entre otros), software bajo plataforma libre; adems de recurso humano capacitado. Su impacto se evidenci dentro de la institucin debido al buen funcionamiento operativo del sistema implementado evaluando a profundidad los resultados obtenidos y su aplicacin en el medio laboral, as como su interaccin con el usuario y el personal en general, logrando establecer como premisa fundamental que pudiera cubrir las necesidades antes mencionadas y as ofrecer un mejor servicio operacional al usuario o empleados del departamento de Archivo y Correspondencia.

Justificacin e Impacto Social

A continuacin se mencionan algunas de las bondades obtenidas de la implementacin de la propuesta: 1. Fiabilidad y Seguridad: El sistema cuenta con restricciones de acceso de forma que el usuario tiene acceso solamente luego de introducir la clave y se muestra la informacin que debe conocer. Este manejo evitar la prdida de informacin valiosa o su acceso por parte de personal no autorizado. El usuario del sistema acceder al mismo con su identificacin, generada por el identificador de seguridad segn la permisologa, validando el nombre de usuario y la clave ingresada por ste. 2. Facilidad de Uso: El sistema provee una interfaz de usuario que permite la interaccin con los usuarios, la cual es amigable y de fcil uso, permitiendo que la capacitacin en el manejo del mismo se haga en el menor tiempo. 3. Robustez: Se almacena la informacin de forma segura y sin redundancia de datos.

Conclusin
2. La interaccin con los usuarios permiti a los investigadores conocer el foco de la problemtica y las necesidades o requerimientos para de esta manera cumplir con la resolucin de los mismos, as mismo, la captura de los requerimientos del Departamento permiti definir los requisitos del sistema en base a las necesidades detectadas dentro del mismo.

3. El empleo de UML (Lenguaje de Modelado Unificado) para la elaboracin del diseo del sistema permiti visualizar y explicar en forma

detallada los requisitos del sistema, apoyado en los diagramas que

proporciona este lenguaje para describir la arquitectura del mismo.

Conclusin
4. El desarrollo del sistema cumple con las necesidades del Departamento de Archivo y Correspondencia, gracias a que optimiza los procesos de envo, recepcin y control de la correspondencia as como tambin agiliza la elaboracin de informes, obteniendo como resultado un mejor desempeo en las labores, una mayor calidad y eficiencia en el servicio prestado. 5. En lo que respecta a la construccin del producto de software se obtuvo la especificacin de requerimientos del sistema, el diseo arquitectnico, diseo detallado, y las interfaces de usuario, logrando desarrollar un sistema sencillo, fcil de manejar y que permite una mejora importante en los procesos del Departamento de Archivo y Correspondencia.