SECRETARIA TCNICA RED PCCS - PROYECTO 234-900-1035 ZG FASE II

P a r t ic ip a c i n C iu d a d a n a y C o n t ro l S o c ia l

ROLES Y COMPETENCIAS DE SECRETARIA TCNICA RED PCCS

La Paz -Bolivia

GESTION 2006

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CONSIDERACIONES PRELIMINARES
A pesar de presentar un organigrama tradicional a continuacin, es invisible pero real que en el cotidiano, es remplazado por una red integrada de personas. En este enfoque las personas son participantes y colaboradoras en la gestin Administrativa ellas brindan el conocimiento y las habilidades necesarias para el xito y logro de las metas Institucionales. Las personas en las Instituciones exitosas son consideradas socias que conducen las estratgicas Institucionales, utilizan la informacin disponible, aplican sus conocimientos y habilidades y toman decisiones adecuadas para garantizar los resultados esperados. Esto se convierte en la gran diferencia, la ventaja competitiva Instituciona l obtenida a travs de las personas que aaden valor y calidad a lo que hacen. En ese sentido las personas tienen la libertad de contribuir con su inteligencia al servicio de la Institucin y la Institucin al servicio de la gente por la cual trabaja.

ESTRUCTURA ORGANICA
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SECRETARIA TCNICA

RED PCCS
DIRECTORIO

SECRETARIO TECNICO

CONSULTORES

FACILITADOR DE PLANTA

COMUNICADORA

CONTADORA

SECRETARIA FACILITACIONES TEMPORALES MENSAJERIA LIMPIEZA

COMPETENCIAS ROLES Y FUNCIONES

DIRECTORIO
Conformado por: Nivel dependencia: Coordinaciones Regionales y de los grupos especficos Asamblea

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Nivel de Supervisin: Coordinaciones, Secretaria Tcnica

ATRIBUCIONES Realizar pronunciamientos pblicos. Velar por el cumplimiento de la misin y objetivos de la Red. Define la agenda de la RED. Delega a miembros del Directorio la contratacin de facilitadores. Delega a miembros del Directorio para la contratacin de personal para la Secretara tcnica. Elabora y presenta Informes

INSTRUYE Grupos regionales y especficos. Asamblea Asamblea Directorio

EJECUTA Secretaria Tcnica Secretara tcnica Coordinaciones/ Stria. Tcnica Delegados Directores

SUPERVISIN Asamblea Asamblea Asamblea Directorio

Directorio

Presidencia Tesorera Directorio

y del del

Directorio

Asamblea

Miembros Directorio

Asamblea

PRESIDENTE DEL DIRECTORIO

Nominado por: Nivel dependencia: Nivel de Supervisin: Directorio Asamblea - Directorio Secretaria Tcnica INSTRUYE DIRECTORIO Directorio Directorio INSTRUMENTO Agenda Nacional Se agendas En pronunciamiento pblico, convenios, negocia alianzas, gestiona los firma Directorio definen SUPERVISIN Directorio Directorio

ATRIBUCIONES Crea comisiones de trabajo. Preside las reuniones de carcter nacional y otras. Portavoz oficial de la Red.

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proyectos. Convoca a Asambleas ordinaria y extraordinarias. Revisa y complementa Informes Directorio Informes Grupo Tcnica Firma conjunta de los contratos de trabajo del personal. Comisin conformada Presidencia Tesorera Determinacin de la planilla de Comisin conformada Presidencia Tesorera Recibe y aprueba el presupuesto anual, el POA y hace seguimiento a la ejecucin proyectos presupuestaria de los Directorio por y salarios Institucional. por y Contratos trabajo Trminos Referencia Poltica personal Presupuesto Escala Salarial Reportes presentados Tesorera Secretara Tcnica, POA e Informes trimestrales actividades Hace seguimiento a la ejecucin presupuestaria de los proyectos. Recibe y aprueba de los reportes ejecucin Comisin conformada Presidencia Tesorera por y DIRECTORIO DIRECTORIO Reportes presentados Tesorera Reportes presentados Tesorera Trminos referencia posibles Convenios de y Directorio por Directorio mensuales presupuestaria. Apoya en la negociacin financiera de Consultoras por Directorio de por y Directorio de Directorio de de Directorio Secretara de Informes Directorio Narrativos de los Proyectos ASAMBLEA Convocatorias Directorio

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TESORERA DE LA RED
Nominado por: Nivel dependencia: Nivel de Supervisin: Nivel de coordinacin: Directorio Asamblea - Directorio Secretaria Tcnica Facilitadoras Instituciones de Anclaje

ATRIBUCIONES Responsable administrativo financiero de los recursos de la Red.

AUTORIZA Directorio

INSTRUMENTOS Sistema contabilidad y Administracin. de

SUPERVISIN DIRECTORIO ASAMBLEA Auditoria Interna Externa y

Recibe

aprueba de con la

los

reportes ejecucin

Directorio

Reportes

Directorio

mensuales presupuestaria Aprueba Presenta

Presidencia econmicos

las al

Directorio Directorio

Propuestas reformulacin Informes Financieros consolidados Proyecto

de

Directorio Asamblea

reformulaciones presupuestarias. informes Directorio y a la Asamblea de la Red.

Elabora los informes econmicos de los proyectos bajo su administracin directa.

Directorio

Reportes financieros proyectos por

Asamblea

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Enva los informes econmicos a las agencias financieras. (por proyectos) Coadyuva en la realizacin de Directorio Directorio Directorio Flujo de caja Solicitudes fondos Documentos Auditoria Reportes Presupuestarios Presidencia de Presidencia Auditorias externas. Seguimiento del presupuesto anual de Asamblea

SECRETARIO TCNICO
Nominado por: Nivel dependencia: Nivel de Supervisin: Atribucin estratgica: ROL: mbito Interno: Es secretario del Directorio de la Red. Retroalimenta y potencia el trabajo de los grupos regionales, mediante la interrelacin con las Coordinaciones Regionales y las Facilitaciones. Monitorea y documenta la sistematizacin del marco conceptual y la construccin de las visiones de desarrollo de la RED PC CS. Coordina, monitorea y documenta el marco estratgico de la Red y la malla curricular de formacin en participacin y derechos ciudadanos que desarrolle el cabildeo y la presin poltica mbito Externo: Asume el relacionamiento de la RED PC CS con instancias pblicas y privadas, nacionales como internacionales mediante alianzas estratgicas que permitan visibilizar, posicionar y promocionar la propuesta de cambio de la RED PC CS sobre participacin ciudadana y vigilancia social. Monitorea los Convenios de la RED PC CS y con el objeto de superar la coyuntura gubernamental y lograr ser escuchados por los tomadores de decisiones, coordina con la Comisin Nacional de Incidencia, para el cabildeo, negociacin e incidencia a escala nacional sobre polticas pblicas (fundamentalmente con el Congreso Nacional) relacionadas con la participacin ciudadana y la vigilancia social. FUNCIONES/OPERATIVAS AUTORIZACIN Accin permanente Motiva y coordina el trabajo de los grupos regionales y las coordinaciones. Presidencia Directorio del Agendas Nacional DIRECTORIO INSTRUMENTOS Accin Temporal SUPERVISIN Comisin delegada por Directorio y con aprobacin del Directorio Directorio Equipo operativo consultores facilitaciones Vela por la consecucin de la Misin, Visin y Objetivo General de la Red

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Coordina relaciones Presidencia/ Vicepresidencia Presidencia Flder documento financiador Ficha de control Anlisis y seguimiento a los convenios de proyectos. Anlisis presupuestario de proyecto relacionado con la Red. Propone presupuestaria. Apoya en la correspondencia con los Presidencia/ Tesorera Presidencia Presidencia administrativa financiadores Elabora y propone el presupuesto anual. Controla la coherencia de gastos en relacin con las actividades. financiera la reformulacin cada Presidencia/ Vicepresidencia Proyecto Presupuesto Flder documento financiador POA / Proyecto/ Presupuesto Presupuesto/ Informacin financiera administrativa(Flujo de gastos) Excepcionalmente autoriza emisin de boletas de reintegro o reembolso. Controla el buen uso de los recursos materiales, seguimiento econmicos y y realiza del Presidencia . Directorio evaluacin Presidencia Ejecuciones Presup. Directorio Presidencia Directorio Directorio Directorio con del Directorio y Presidencia Proyectos Directorio Presidencia Convenios Directorio con del ms Directorio Contactos Directorio

interinstitucionales al ms alto nivel Archiva la documentacin de los financiadores.

desempeo del personal. Revisin de los mecanismos de control interno, manuales, normas y Presidencia cotizaciones Directorio reglamentos. Autoriza la adquisicin de activos fijos e inversiones con sus respectivos trmites. Realiza anlisis mensual de Presidencia Presidencia Ejecuciones presupuestrias Solic. segn De fondos agendas Directorio Directorio ejecuciones presupuestarias. Recepciona solicitudes de fondos, las aprueba e instruye la emisin de cheques y firma de los mismos.

regionales y POA ST

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Controla la calidad de comprobantes contables y con su firma. Presenta a Directorio Informe de Actividades trimestrales de acuerdo a POA Proporciona administrativa informacin bimensual financiera a la Presidencia Directorio Presidencia Directorio Presidencia POA-ST Directorio Presidencia Directorio

Presidencia del Directorio /Tesorera. Colabora en la preparacin de nuevos proyectos con las comisiones del Directorio. Coordina y operativiza la agenda nacional de la Red. Realiza seguimiento y supervisin a la implementacin de la estrategia de Comunicacin. Coordina y monitorea las diferentes consultoras sobre la base de trminos de referencia Coordina los intercambios y pasantas entre facilitadores/as, operadores/as y actores/as. Coordina, asesora y supervisa el Presidencia Presidencia Presidencia Directorio Directorio Directorio trabajo de las facilitaciones de la Red. Convoca a y es miembro nato de la comisin nacional de incidencia. Promueve convenios y alianzas en coordinacin con el Presidente del Directorio. Elabora el Plan Operativo Anual, las programaciones e informes bimensuales de la oficina tcnica. Organiza y ejecuta acciones de incidencia Acompaa y asesora a los grupos de la Red Responsable de las reuniones de coordinacin, planificacin , monitoreo y evaluacin de Secretara Tcnica Presidencia Coordinaciones Plan de accin y propuesta Directorio Directorio Presidencia Directorio Presidencia Directorio Presidencia Directorio Presidencia Contratos Directorio Presidencia Presidencia POA-ST y Agenda Nacional Estrategia comunicacin de Directorio Directorio

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CONTADORA ADMINISTRATIVA
Nominado por: Nivel dependencia: Nivel de Supervisin: Directorio en consulta con la Secretara Tcnica Secretara tcnica /indirecta Tesorera Secretaria Mensajera - Limpieza

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FUNCIONES AUTORIZA INSTRUMENTO SUPERVISIN

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Organiza la documentacin de los financiadores Apoya el control de la coherencia de gastos en relacin con las actividades. Revisa las rendiciones de gastos. Secretario Tcnico Secretario Tcnico Secretario Tcnico Seguimiento al mantenimiento de Secretario Tcnico Solic. De fondos y Secretario Tcnico Informacin financiera administrativa permanente al Secretario Tcnico. Elaboracin de cuadros comparativos de cotizaciones Organizacin y control de carpetas de personal. Coadyuva en trmites de negociacin y exoneracin de impuestos. Elaboracin de cheques. Pago de impuestos Formateo final de Estados Financieros consolidados. Secretario Tcnico Secretario Tcnico Secretario Tcnico Secretario Tcnico Secretario Tcnico Secretario Tcnico Secretario Tcnico Comprobantes contables y sus respectivos respaldos Reajustes de presupuesto en el Secretario Tcnico Secretario Tcnico Registro formularios de aportes de seguridad social. Diseo de formularios de control interno. Trmites bancarios y control de otros Secretario Tcnico Secretario Tcnico Secretario Respaldos Presidencia Tesorera Tesorera y Formularios Tesorera POA S.T y de Presidencia Tesorera Tesorera y sistema contable Realiza tramites legales. grupos regionales Presidencia tesorera y Formularios de I.I Tesorera Cheques Tesorera Documentos proporcionados por el personal Tesorera Flujo de caja, Presidencia Tesorera Presidencia Tesorera Tesorera y y Ejecuciones Presup.. cotizaciones cheques Saldos presupuestarios y convenios Rendiciones cuentas respaldos Presidencia Tesorera Tesorera y equipos de oficina Seguimiento a las firmas de cheques de y Tesorera Proyecto Tesorera Presidencia Tesorera Presidencia y y

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cobros por mantenimientos de cuentas bancarias. Elaboracin contables. Elaboracin de conciliaciones bancarias (mensual) Emisin de reportes financieros por proyectos. Emisin de reportes financieros consolidados. Introduccin de presupuestos al sistema contable. Elaboracin plan de cuentas de detalle de un nuevo proyecto. Responsable del pago de servicios bsicos. Archivos de comprobantes contables. Control de mayores contables de cargos de cuenta al personal y emisin de informes de retrasos. Registro de entradas y salida de activos fijos. Custodia y manejo de Caja General Participa en las reuniones de coordinacin, planificacin, monitoreo y evaluacin de la Secretara Tcnica Secretario Tcnico Secretario Tcnico Secretario Tcnico Inventario activos fijos Fondos custodia Propuestas y directrices Tesorera y Presidencia en de Tesorera Presidencia Tesorera y de comprobantes Secretario Tcnico Secretario Tcnico Secretario Tcnico Secretario Tcnico Secretario Tcnico Secretario Tcnico Secretario Tcnico Secretario Tcnico Secretario Tcnico Libro asistencia de Tesorera Respaldos Tesorera Proyecto aprobado Resumen actividades Pre -Facturas de Tesorera Presidencia Tesorera y Tesorera Hojas Excel Respaldos transacciones Extractos bancarios Sistema Softland. Tesorera Presidencia Tesorera y Tesorera de Tesorera Tcnico Bancarios

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COMUNICADORA

Nominado por: Nivel dependencia: Nivel de Supervisin:

Directorio en consulta con la Secretara Tcnica Secretario Tcnico Actividades de los grupos regionales y radios afiliadas a la Red PCCS

FUNCIONES Responsable de la alimentacin de pgina Web.de la RED PCCS Apoyo en y para programas radiales Apoyo en la organizacin y logstica de talleres Apoyo en el diseo y creacin de documentos Responsable en la implementacin de la estrategia comunicacional Responsable en el desarrollo de la imagen de la red Coordinar relaciones

AUTORIZA Secretario Tcnico Secretario Tcnico Secretario Tcnico Secretario Tcnico Secretario Tcnico Secretario Tcnico Secretario

INTRUMENTOS Servidor WEB

SUPERVISIN Secretario Tcnico

Diseos Paquetes computarizados Diagnstico Promocin de materiales Asistencia a

Secretario Tcnico Secretario Tcnico Secretario Tcnico Secretario Tcnico Secretario

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interinstitucionales estratgicas para la Red Realiza lobby de relacionamiento interinstitucional para la RED PCCS Secretario Tcnico Tcnico reuniones y relacionamiento pblico Apertura de espacios interinstitucionale s Seguimiento en el proceso de construccin de la Estrategia de Comunicacin Monitorea y Apoya las actividades de grupos regionales Coordina y fomenta la participacin de la radios afiliadas a la Red Genera propuesta de comunicacin para el marco de los objetivos de la Red PC CS Participa de seminarios, encuentros y reuniones relacionados con comunicacin donde la Red pueda generar contactos estratgicos. Elabora propuestas y proyectos para el rea Realiza planificaciones bimensuales de actividades programadas y elabora informes bimensuales Elaboracin de diseo de materiales Participa en las reuniones de Secretario Tcnico Secretario Tcnico Propuestas directrices y Secretario tcnico coordinacin, planificacin, monitoreo y evaluacin de la Red. Secretario Tcnico Secretario Tcnico POA Secretario Tcnico Contacto y relacionamiento Secretario Tcnico Secretario Tcnico Secretario Tcnico Secretario Tcnico Reuniones e intercambios Varios Seguimiento Secretario Tcnico Secretario Tcnico Secretario Tcnico Secretario Tcnico Estrategia de comunicacin Secretario Tcnico Secretario Tcnico Tcnico

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FACILITACIONES
Nominado por: Nivel dependencia: Nivel de Supervisin: ROL: Es la instancia que responde al mandato del Directorio, ayuda, colabora en la operativizacin de las agendas regionales y nacionales. Apoya en la conformacin y/o consolidacin de los grupos regionales de trabajo. Garantiza el flujo de informacin al interior de los grupos regionales FUNCIONES Relacionador interregional como AUTORIZA Secretario Tcnico Secretario Tcnico Revisin de planificacin regional Secretario Tcnico Secretario Tcnico Secretario Tcnico Secretario Tcnico en Demanda de G.R , POAs y Agendas Marco Institucional Secretario tcnico Secretario tcnico POAs y agendas re Secretario tcnico dentro del marco nacional Correlato de acciones de incidencia entre lo nacional y lo regional Motivacin institucional y a grupos regionales con asistencia Tcnica Identificacin para la sistematizacin de social Apoyo en eventos a nivel regional y Secretario Demanda de G.R , Secretario tcnico experiencias exitosas y participacin ciudadana control Mapeo Institucional POAs y agendas Secretario tcnico Secretario tcnico INTRUMENTOS POAs y agendas SUPERVISIN Secretario tcnico Directorio y Secretara Tcnica Secretaria Tcnica Grupos Regionales

articulador nacional Crear Sinergia institucional

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nacional Presenta informes de actividades a Secretaria Tcnica Presenta informes de avance a la presidencia del Directorio de la Red. Participa en las reuniones de coordinacin, planificacin, monitoreo y evaluacin de la Secretara Tcnica Tcnico Secretario Tcnico Secretario Tcnico Secretario Tcnico Propuestas directrices y Secretario tcnico Planificacin Secretario tcnico POAs y Agendas Planificacin Secretario tcnico

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SECRETARIA
Nominado por: Nivel dependencia: Nivel de Supervisin: Delegado de Directorio en consulta con Secretara Tcnica Secretario Tcnico Contabilidad Mensajera -Limpieza

FUNCIONES Elabora y enva cartas Recepciona cartas y materiales Archivo de correspondencia Atencin telefona, internet. Lleva kardex de almacenes Control libro de asistencia personal. Custodia y manejo de Caja Chica y Caja General (temporal) Apoya en trmites legales de la

AUTORIZA Secretario Tcnico Secretario Tcnico Secretario Tcnico Secretario Tcnico Secretario Tcnico Secretario Tcnico Contabilidad Secretario

INSTRUMENTOS computadora

SUPERVISIN Secretario Tcnico Secretario Tcnico

Cartas enviadas y recibidas Telfono internet kardex Libro asistencia Solic de fondos y rend. De cuentas Documentos de e

Secretario Tcnico Secretario Tcnico Contabilidad Secretario Tcnico Contabilidad Secretario

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Institucin Control de inventario de activos fijos y almacenes . Apoyo en la organizacin y logstica de talleres Encargada de la organizacin de la biblioteca institucional Actualizacin informacin materiales Apoyo en el diseo y creacin de documentos Participa en las reuniones de coordinacin, planificacin, monitoreo y evaluacin de la Red. Secretario Tcnico Secretario Tcnico Secretario Tcnico Secretario tcnico permanente de documentos de / Secretario Tcnico Secretario Tcnico Varios Libros, materiales Secretario Tcnico Secretario Tcnico Tcnico Contabilidad Cod. de Activos Tcnico Contabilidad

MENSAJERIA - LIMPIEZA
Nominado por: Nivel dependencia: Nivel de Supervisin: Delegado de Directorio en consulta con Secretara Tcnica Secretario Tcnico Contabilidad Ninguna

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FUNCIONES Realizacin de cotizaciones Apoya en los depsitos bancarios AUTORIZA Contabilidad Contabilidad INSTRUMENTOS Cartas Cotizaciones Depsitos Bancarios cheques Apoya en el pago de impuestos Apoya en el pago de aportes de seguridad social y servicios bsicos Fotocopias en general. Realiza la compra de insumos para el servicio de te Entrega y recojo de correspondencia y materiales en general Limpieza de ambientes, recojo de basura y depsito en el contenedor Limpieza de muebles y enseres. Compras menores eventuales. Organizacin de los peridicos. Participa en las reuniones de coordinacin, planificacin, monitoreo y evaluacin de la Red. Secretaria Secretaria Secretaria Secretario Tcnico Secretario Tcnico Secretaria Paos de limpieza, escoba,etc. Paos y detergentes de limpieza Solic. De fondos Peridicos Contabilidad Contabilidad Secretario tcnico Contabilidad Contabilidad Contabilidad Contabilidad Contabilidad Formularios Impuestos Formularios aportes Documentos custodia Soli. De fondos de caja chica Cartas y materiales en de de Secretario Tcnico Secretario Tcnico Secretario Tcnico Secretario Tcnico Secretario Tcnico Contabilidad y de SUPERVISIN Secretario Tcnico Secretario Tcnico

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