CICLO DE UN PROYECTO Los proyectos, entendidos como una secuencia de actividades relacionadas entre s destinadas a lograr un objetivo, en un tiempo

determinado, y contando con un conjunto definido de recursos, desde su inicio tienen un proceso bastante bien determinado, generalmente llamado ciclo del proyecto, independientemente del tema a que se refieran, a la duracin del proceso y a los actores que intervienen en el mismo. El ciclo del proyecto puede estructurarse en 6 etapas o fases inter ligadas entre s, que son: (I) La programacin; (II) La identificacin; (III) El diseo; (IV) La financiacin; (V) La ejecucin; y (VI) La evaluacin. Programacin Es el comienzo del ciclo, aqu se definen los grandes objetivos que se pretenden alcanzar con el proyecto, se dan los grandes lineamientos, se define el espacio en el que se ha de intervenir, se establecen los tiempos, en lnea general. Se definen los principales actores del proceso, principalmente el ejecutor, los beneficiarios finales, y los actores institucionales. Identificacin Se elabora la pre factibilidad enfocando entre otros los siguientes aspectos:

Pre factibilidad tcnica; Pre factibilidad econmica; Pre factibilidad legal; Pre factibilidad ambiental.

En esta fase se definen tambin los eventuales estudios suplementarios que deben ejecutarse antes de pasar a la fase de Factibilidad. Se elaboran varias soluciones posibles para resolver la problemtica planteada, determinando sus costos estimados. De esta fase se toma la decisin de proseguir o no con el detalla miento del proyecto, y caso la respuesta sea afirmativa, se puede definir tambin cul de las varias soluciones presentadas en la Fase anterior deber ser profundizada. Instruccin

Se examinan todos los aspectos importantes del proyecto. Ya la definicin de la solucin es mucho ms detallada y precisa. Se ajusta el Marco Lgico con la participacin de los beneficiarios. La pertinencia de la idea de proyecto en cuanto a los problemas, y su factibilidad suelen ser cuestiones claves para estudiar y definir. Los costos de la intervencin se definen con una precisin de ms o menos el 20 20 %. Financiacin El ejecutor del proyecto, o el beneficiario presenta su proyecto a una o ms entidades financiera que potencialmente podran estar interesadas en el proyecto. Unas vez que se logra el acuerdo, el financiador y el beneficiario del proyecto firman un convenio formal que estipula los arreglos financieros esenciales para la ejecucin. Ejecucin El ejecutor del proyecto utiliza los fondos puestos a disposicin por el Financiador y los suyos propios para implementar en forma directa o a travs de la contratacin de empresas especializadas el proyecto. Esta fase suele implicar contratos de estudios, de asistencia tcnica, de servicios o de suministros. Se monitorea el avance real del proyecto para que se pueda adaptar el proyecto a los cambios contextuales. Evaluacin La evaluacin consiste en el anlisis de los resultados obtenidos a travs de la implementacin del proyecto. Utilizando los indicadores objetivamente medibles establecidos en el Marco Lgico se determina si los objetivos especficos y el objetivo general han sido alcanzados totalmente o parcialmente. Se determina la pertinencia, el impacto del proyecto, la eficiencia, la eficacia y la sostenibilidad del proyecto con la finalidad de hacer, si fuera necesario los ajustes necesarios. Las evaluaciones pueden ser:

De medio trmino, durante la ejecucin del proyecto; Al final de la implementacin del proyecto; Un tiempo despus de que el proyecto est operando (evaluaciones ExPost)

Debern estas evaluaciones se podrn formular recomendaciones y conclusiones para integrar en la planificacin y la ejecucin de proyectos comparables en el futuro. http://es.wikipedia.org/wiki/Ciclo_del_proyecto

FACTORES DE XITO DE UN PROYECTO Para esto definimos los 4 factores implicados en un proyecto, que son la negociacin, la tecnologa, la metodologa y los recursos. 1. Negociacin.- La etapa de negociacin es la parte medular de un proyecto, desde aqu podrs identificar rpidamente si tu proyecto tiene los argumentos para ser exitoso, o est en riesgo el alcance y las expectativas de ambas partes. Esta etapa la partimos en 2 importantes rubros, la negociacin interna del cliente (usuario final) y la negociacin con el proveedor de servicios o el departamento de TI. a) Negociacin Interna.- Esta negociacin suele ser la que define las directrices de todo lo involucrado en el proyecto, donde se determina los 2 puntos claves de todo el proyecto, la duracin pretendida y el presupuesto asignado al proyecto. Regularmente esta negociacin se da por un intermediario interno de TI con el usuario final que regularmente no conoce de TI Para la duracin, es posible que este abierta a negociacin o que el usuario final espere un plan de trabajo del proveedor, pero el primer punto en contra del xito de tu proyecto es el caso ms comn, el proyecto debe estar tal fecha, no importa cuando empieces, ni si estn los requerimientos mnimos para empezar a la brevedad dicho proyecto. Para el presupuesto, este puede ser aprobado de la manera tradicional, consigue al menos 3 propuestas econmicas y la que nos convenza en costo beneficio esa ser la indicada, lamentablemente el caso ms comn es seleccionar la propuesta ms econmica (no necesariamente la mejor propuesta en alcance o beneficios) y tomarla de base para negociar con los otros proveedores que pudieran tener una mejor propuesta integral, esto puede terminar en 2 escenarios, una guerra de precios entre los proveedores si el proyecto vale la pena, o que seleccionen la propuesta ms econmica, con las implicaciones que veremos en los otros factores de xito. b) Negociacin Externa.- (para departamento de TI o proveedor externo) Esta negociacin se da entre el intermediario con el usuario final y el departamento de TI de la empresa o el proveedor de servicios de TI. Esta etapa es donde el proveedor analiza los requerimientos del proyecto y hace una estimacin de costo y tiempo, por diferentes factores es posible que los mismos requerimientos difieran en precio y costo entre varios proveedores del servicio, es aqu donde las limitantes si es que hay de tiempo y presupuesto para el proyecto toman la mayor importancia. En un escenario sano, el decidir por la mejor propuesta en costo-beneficio-tiempo suele ser la ms acertada, lamentablemente el caso ms comn, es que tomen la propuesta del proveedor que dijo 4 semanas cuando todos los dems al menos dijeron 8 y el costo sea en esa proporcin o peor an, con tarifas mucho ms bajas. 2. Tecnologa

Este factor es el siguiente en la secuencia del camino al xito de tu proyecto de TI, Qu tecnologa hay que usar? En primera instancia la seleccin de la tecnologa puede ser por los siguientes factores: a) Costo (definido en la negociacin interna) El costo cuando es una limitante, puede hacer que la tecnologa seleccionada dependa de ello, por lo cual puede ser una tecnologa Open So urce o una tecnologa de renombre( donde las 2 son consideradas excelentes opciones, solo que hay que considerar el impacto en los otros factores). b) Infraestructura o polticas de la empresa La infraestructura o polticas de la empresa definen que tecnologas deberan usarse, muchas veces independientemente del tipo de proyecto c) Propuesta del proveedor seleccionado El proveedor seleccionado puede hacer una recomendacin de tecnologa que va en funcin a su propuesta econmica, esto en determinados momentos podr marcar una pauta importante en si no es una tecnologa estndar podr generar dependencia por mucho tiempo con dicho proveedor. 3. Metodologa.- Ya que decidimos las variables de presupuesto, tiempo y tecnologa, tendremos que decidir que metodologa de trabajo tendremos que usar, esto debido a que segn las caractersticas de nuestro proyecto podremos implementar de una u otra forma de trabajo adecuada a cumplir las expectativas funcionales y de negocio esperadas. Definimos brevemente metodologa, entendemos que son las reglas, polticas, tcnicas y procedimientos para el seguimiento del desarrollo de un proyecto, para esto existen muchas metodologas documentadas y en diferentes clasificaciones (tradicionales, giles, etc.) y otras son adaptadas a cada empresa (propietarias, pueden contener mezclas de metodologas). Habiendo definido la metodologa nos enfrentamos a la dependencia de los primeros 2 factores de la siguiente manera. La negociacin de tiempo y presupuesto nos puede indicar el camino a seguir en la seleccin de la metodologa, primero para adoptar una metodologa tradicional (RUP por ejemplo) es necesario tener el tiempo y presupuesto adecuado, es decir, estas implican un costo mayor en horas hombre en documentar, analizar y definir todos los pasos de dicha metodologa, pero son recomendables en proyectos donde los equipos de trabajo son grandes y los consultores cuentan con diversos perfiles y niveles de conocimiento. En proyectos donde el presupuesto y tiempo son pequeos (o muy castigados en la negociacin) en relacin al alcance funcional del proyecto, se recomienda el uso de metodologas giles y/o propietarias, las ltimas siempre y cuando estn orientadas al resultado y no al plan. Aunque la metodologa no tiene una

dependencia con la tecnologa seleccionada, es necesario aclarar que ciertas tecnologas se adaptan mejor a ciertas metodologas de desarrollo, por decir los lenguaje orientados a objetos son ms fcilmente modularizables y reciclables que la programacin estructurada. Un punto importante por definir en este factor de xito, es si la metodologa es orientada al resultado o al plan. Se dice que las metodologas giles son orientadas al resultado, es decir, a software funcional, y no a actividades o tareas en cierto tiempo, para esto se necesita una administracin de proyecto flexible, para lo cual entendemos que nuestro plan de trabajo original puede sufrir cambios positivos o negativos buscando siempre el resultado funcional. En el caso de metodologas orientadas al plan, son conocidas las metodologas tradicionales como RUP, donde existen tareas por desarrollar durante todas las etapas del proyecto, pero muchas de ellas no entregan funcionalidad del software, solo los requerimientos de control y documentacin definidos por la metodologa, estas regularmente no son tan flexibles por estructura, para lo cual se tienen que hacer renegociaciones intermedias si se detecta o requiere funcionalidad nueva no solicitada en fases anteriores. 4. Recursos.- El ltimo factor del cual depende el xito de nuestro proyecto son los recursos que estarn involucrados, es decir, las personas y sus respectivos perfiles de conocimientos y experiencia en el tipo de proyecto, metodologa de trabajo y tecnologa. La asignacin de recursos a nuestro proyecto se puede dar de diferentes maneras, iniciamos por la dependencia con cada factor previamente visto. En la negociacin se define las 2 variables principales de nuestro proyecto, que son el tiempo y el costo, esto determinara la cantidad de recursos que podremos disponer para nuestro proyecto, y ms importante an ser el perfil y experiencia que se pueda costear con el presupuesto asignado. En estos casos la frmula es sencilla, salvo que sea una estrategia comercial del proveedor (por ejemplo: ganar un cliente, abrir mercado, etc.) : el nivel y la cantidad de recursos asignados a nuestro proyecto ser directamente proporcional al presupuesto de nuestro proyecto, independientemente del tiempo que tengamos para dicho proyecto. Como vimos en los artculos previos, la seleccin de la tecnologa + el presupuesto del proyecto, influirn positiva o negativamente en el perfil y experiencia de los recursos asignados, es decir, hay ciertas tecnologas donde la oferta y la demanda de dicho perfil tcnico determinaran los costos de los recursos, recomendamos el siguiente artculo de Salarios y Factores. Si la tecnologa es de cierto nicho o muy especializada, esto generar una dependencia durante mucho tiempo de nuestro proveedor seleccionado, que posteriormente si acaso la tarifa inicial fue econmica, ya existiendo la dependencia el proveedor podr renegociar tarifas nuevas en etapas posteriores del proyecto. En la metodologa seleccionada y su relacin con los recursos es como sigue, para ciertas metodologas se requiere cierta cantidad y perfiles especiales de los recursos involucrados, es decir se determinan responsabilidades y roles especiales tanto como para administrar, controlar y desarrollar, para lo cual en muchos casos es difcil que un recurso pueda cubrir varias funciones, por lo tanto ciertas metodologas requieren diferentes perfiles

de recursos durante las diferentes etapas del proyecto, por decir un ejemplo, Project Manager, Software Architect, Data Architect, DBA, Developer Senior, Developer Junior, Project Leader, Tester entre otros.

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