DESCRIPCIN DEL PUESTO

I. Informacin del cargo

Cdigo del cargo: Grado pre clasificado: Supervisor: Asistente Administrativo/a (Uruguay) ICS-5 Gerente de Programa Pas UNIFEM Uruguay

II. Contexto organizacional

Bajo la gua y supervisin del Gerente del Programa de Pas UNIFEM Uruguay, el/la Asistente Administrativo/a presta apoyo a las operaciones de la oficina realizando una serie de procedimientos administrativos estandarizados que garanticen procesos de alta calidad y precisin en el trabajo. El/la Asistente Administrativo/a promueve un enfoque de calidad orientado a resultados. El/la Asistente Administrativo/a trabaja en estrecha colaboracin con el personal de Operaciones, Programas y proyectos de UNIFEM Brasil SRO y UNDP Uruguay para intercambiar informacin y garantizar la consecuente prestacin de servicios.

III. Funciones / Principales Resultados Previstos

Resumen de las principales funciones:

Implementacin de las estrategias operacionales de la Oficina de UNIFEM en Uruguay. Pleno cumplimiento de las actividades administrativas de acuerdo a las reglas, regulaciones, polticas y estrategias de UNIFEM/UNDP. Apoyar en la preparacin de presupuestos de los proyectos y en el seguimiento de su ejecucin y disponibilidad de fondos. Apoyar los procesos de seleccin de consultores y personal de proyectos. Dar seguimiento a las compras y pagos con UNDP Uruguay. Apoyar a la organizacin en los procesos de compra: recepcin de cotizaciones, ofertas o propuestas y su evaluacin preliminar. Realizar los procedimientos para los viajes y reservas de hoteles, preparacin de autorizaciones de viaje, tramitacin de solicitudes de visas y otros documentos. Recopilar la informacin para viticos, agencias de viajes y otras cuestiones administrativas, apoyando a la organizacin de servicios comunes. Realizar el apoyo administrativo y logstico para las reuniones de trabajo, seminarios, conferencias, talleres, retiros. Recibir y dar curso a la entrada de la correspondencia, incluyendo correos electrnicos, asegurando su seguimiento. Mantener el sistema de archive para garantizar la conservacin de los documentos de los proyectos, revisiones presupuestarias y planes de trabajo. Obtener informacin de diversas fuentes. Asistir en la preparacin del presupuesto y en el suministro de informacin para la auditora.

III. Funciones / Principales Resultados Previstos

Mantener los registros de la gestin de recursos para la preparacin de informes. Mantener los archives y registros relevantes para el mantenimiento de la Oficina. Proveer apoyo en el mantenimiento de los locales y servicios comunes. Participar en los cursos de formacin en administracin para el personal de operaciones y proyectos.

IV. Impacto de los Resultados

Los principales resultados tienen impacto en la eficiencia de la unidad. La presentacin precisa de la informacin fortalece la capacidad de la oficina y promueve la imagen de UN/UNDP/UNIFEM como un colaborador eficaz para el desarrollo del pas.

V. Competencias y Factores Clave de xito

Competencias Corporativas: Demuestra compromiso con la misin, visin y valores de la misin de UNIFEM. Muestra sensibilidad y adaptabilidad en cuestiones culturales, de gnero, religin, raza, nacionalidad y edad. Competencias Funcionales: Gestin del conocimiento y Aprendizaje Comparte el conocimiento y la experiencia. Trabaja activamente hacia un aprendizaje continuo y desarrollo personal en una o ms reas de prctica, participa en el plan de aprendizaje y aplica las nuevas habilidades adquiridas. Desarrollo y Efectividad Operacional Habilidad para realizar variedad de tareas estndares especializadas y no especializadas y procesos de trabajo que estn plenamente documentados, investigados, registrados y difundidos. Capacidad para revisar una variedad de datos, identificar y ajustar discrepancias, identificar y resolver problemas operativos. Capacidad para realizar trabajos de carcter confidencial y manejar un gran volumen de trabajo. Buen conocimiento de las normas y regulaciones administrativas. Fuertes habilidades informticas, conocimiento de Atlas. Liderazgo y Autogestin Se enfoca en resultados y responde positivamente a la retroalimentacin. Realiza el trabajo con energa y actitud positiva y constructiva. Conserva la calma, el control y el buen humor, incluso bajo presin.

VI. Criterios de seleccin

Educacin: Educacin Secundaria. Estudios terciarios en Administracin y Contabilidad son deseables si bien no excluyentes. Conocimientos en gestin de proyectos y normas de Naciones Unidas.

Experiencia:

Requerimientos de idiomas:

3 a 5 aos de experiencia relevante en servicios de apoyo administrativo o programtico. Experiencia en el uso de computadoras y paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, etc.). Experiencia en el manejo de sistemas de gestin basados en la web. Fluidez en espaol e ingls