UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA CENTRO LOCAL TCHIRA COORDINACIN DE PASANTAS CONTADURA PBLICA

REVISION DE LOS PROCESOS REALIZADOS PARA LOS REGISTROS Y CONTROL DE LOS GASTOS DE IMPORTACION DE LA EMPRESA IMPORTADORA YAU YAU, C.A.

ELABORADO POR: CAROLINA BECERRA PINEDA C.I. V-10.162.586 TUTOR EMPRESARIAL: Lic. Marle A. Ramrez L. Egresada de la UNA Ao: 2005-1 ASESOR ACADEMICO: Lic. Jos Camargo

San Cristbal, 04 de Diciembre de 2009

INDICE
Pg.

I. II.

INTRODUCCIN DESCRIPCION DEL ASPECTO O TEMA DE ESTUDIO 1. 2. Justificacin Objetivos 5

III. MARCO TEORICO

1. Identificacin y Referencias de la Organizacin 6 2. Bases Tericas 8 3. Definicin de Trminos Bsicos 28

IV. DIAGNOSTICO DE LA SITUACION V. METODOLOGIA

1. 2. Diseo de la Investigacin Mtodos y Tcnicas de Recoleccin de Datos 31

30

31

3.

Instrumentos de Recoleccin de Datos 33

4.

Tcnicas de Anlisis de la Informacin 34

VI

RESULTADOS

37 39

VII CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES VIII PROPUESTA 1. 2. Formulacin del Proyecto Factible Evaluar su Factibilidad de Aplicacin 41 3. IX X Aplicar el Proyecto a la Realidad Estudiada

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41 43 44

BIBLIOGRAFIA ANEXOS

I. INTRODUCCION

En esta etapa final de la carrera de Contadura Pblica, las Pasantas, son un elemento estructurante de vital importancia, un valioso aporte que contribuye a nuestra formacin, porque es a travs de ella que podemos aplicar los conocimientos tericos adquiridos en el proceso de nuestra formacin profesional, contrastar los mismos con la realidad y a su vez lograr aquellas competencias incluidas en el perfil profesional de la carrera, que por diversas razones, no pueden ser alcanzadas de manera ptima en un sistema de educacin a distancia. El presente informe muestra la experiencia adquirida a travs de la realizacin de una Revisin de Los Procesos efectuados para el Registro y Control de los Gastos de Importacin de mercancas de la Empresa Importadora Yau Yau, C.A. A travs de esta revisin se realiza una valoracin independiente de todas las operaciones de la empresa, en forma analtica objetiva y sistemtica, para determinar si se llevan a cabo polticas y procedimientos aceptables; si se siguen las normas establecidas; si se utilizan los recursos de forma eficaz y econmica y si los objetivos de la Organizacin se han alcanzado para as maximizar resultados que fortalezcan el desarrollo de la empresa.

II.

DESCRIPCION DEL ASPECTO O TEMA DE ESTUDIO

El tema de estudio se refiere a realizacin de una Revisin de los Procesos

efectuados para el Registro y Control de los gastos de Importacin de la Empresa Importadora Yau Yau, C.A. lo cual supone un examen crtico, sistemtico e imparcial sobre la administracin y control de dichos gastos en la Empresa para determinar la eficacia con que esta logra los objetivos establecidos y la eficiencia y economa con que utiliza y obtiene los recursos, con el objeto de sugerir las recomendaciones que mejorarn la gestin en el futuro.

1. JUSTIFICACION Se hace necesaria la realizacin de una Revisin a los procedimientos

realizados para el registro y control de los gastos de Importacin en la empresa Importadora Yau Yau, C.A., a fin de formular y presentar una opinin sobre los aspectos administrativos, gerenciales y operativos, poniendo nfasis en el grado de efectividad y eficiencia con que se han utilizado los recursos materiales y financieros mediante modificacin de polticas, controles operativos y accin correctiva. As mismo desarrollar la habilidad para identificar las causas operacionales posteriores y explicar sntomas adversos evidentes en la eficiente administracin.

2. OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL

Efectuar una revisin de los procedimientos realizados para el Registro y Control de las Importaciones con el fin de conocer como funcionan y emitir una opinin respecto a su efectividad y utilidad.

OBJETIVOS ESPECIFICOS Determinar si la informacin sobre el Registro y control de los gastos de Importacin de la Empresa Importadora Yau Yau, C.A., esta siendo suministrada en condiciones reales. Determinar si los procesos efectuados para el Control de los gastos en la Importacin de mercancas estn debidamente controlados. Presentar una opinin sobre los aspectos administrativos, gerenciales y operativos de la Empresa, poniendo nfasis en el grado de efectividad y eficiencia con que se han utilizado los recursos humanos, materiales y financieros Mejorar y orientar los esfuerzos del empleado y el manejo de la informacin para lograr la realizacin de las tareas que se le han encomendado.

III.

MARCO TEORICO

1.

IDENTIFICACIN Y REFERENCIAS DE LA ORGANIZACIN

La empresa Importadora Yau Yau, C.A. es una empresa de importacin y distribucin de calzado de diferentes estilos, marcas y modelos. Se encuentra ubicada en la Carrera 10 bis, Barrio El Carmen, Edificio Perna, No. P-C5-B, San Cristbal, Estado Tchira. Inscrita ante el Registro Mercantil bajo el No. 65, Tomo 15-A, Folio No.10 de fecha 27/08/2004 e inicia sus operaciones en fecha 27 de Agosto del ao Dos mil cuatro.

MISIN
La Misin de la Empresa Importadora Yau Yau, C.A. es la importacin y distribucin de calzado en condiciones ptimas, mediante un sistema moderno, eficiente y confiable, bajo los principios de buena calidad y respeto al cliente.

VISIN

Ser una Empresa modelo en

venta y distribucin de calzado, de slido

prestigio, confianza y credibilidad a travs de la comercializacin, a nivel nacional, garantizando as la total satisfaccin de todos nuestros clientes

OBJETIVOS DE LA EMPRESA

Establece como objetivo, cumplir con una serie de compromisos con las partes interesadas en el negocio como son: Consumidores: poder ofrecerles productos de excelente calidad, con la mejor relacin precio-valor y disponibilidad total, satisfaciendo sus expectativas. Clientes: garantizarles el suministro oportuno de un portafolio de productos y el impulso del punto de venta mediante un excelente nivel de servicio que potencie la rentabilidad del negocio. Vendedores: suministrar una cartera de productos y marcas lderes con apoyo eficiente y confiable a la gestin, contando con una apropiada infraestructura de distribucin y fomentando el crecimiento y la rentabilidad de su negocio. Gerencia: lograr alta rentabilidad y crecimiento sostenido sobre la base de costos competitivos, productos y marcas lderes, y poder comprometer el personal y la fuerza de ventas.

Trabajadores: reconocimiento a la excelencia y al mrito que aseguran una compensacin justa y la satisfaccin del mejor recurso humano posible.

2.

BASES TEORICAS

Encontrado en: www.monografias.com en fecha 25/10/2009 Autor: Efran Franz Villarroel Gonzales efrainfranz[arroba]gmail.com Universidad Central Facultad de Ciencia Econmicas Depto. de Computacin e Informtica. Lic. Contadura Pblica. La auditoria inicialmente se encargaba de revisar las anotaciones contables de un negocio, y se le otorgaba una importancia fundamental a los aspectos matemticos de la contabilidad, tambin detectaba fraudes y malversacin de fondos. La auditoria se orientaba a los aspectos de la contabilidad (mostrar la situacin del capital aportado por los inversionistas). Cuando cambi la visin de la contabilidad, se consider como una informacin que permite una buena gestin administrativa, los auditores ampliaron su mbito de revisin, como a los anlisis financieros y las evaluaciones de control interno. De aqu, la Auditoria Operativa, surge como necesidad de evaluar las decisiones adoptadas en los distintos niveles jerrquicos respecto de los objetivos, polticas, planes, estructuras, presupuesto, canales de comunicacin, sistemas de informacin, procedimientos, controles ejercidos, etc. A travs de la auditoria operativa se pueden conocer las verdaderas causas de las desviaciones de los planes originales trazados. La administracin superior necesita conocer objetivamente en que medida se estn cumpliendo los objetivos y como se estn utilizando los recursos en todas las unidades de la empresa. Por esto se necesitan profesionales que informen en forma objetiva e independiente de la situacin de la empresa.

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Entonces la atencin de la auditoria operativa recae sobre el ejecutivo, entendiendo como este la persona que toma decisiones y por ende determina, afecta o encauza el desempeo de un grupo humano que persigue un objetivo. Objetivos de la Auditoria Operativa Encontrado en: www.monografias.com en fecha 25/10/2009 Autor: Efran Franz Villarroel Gonzales efrainfranz[arroba]gmail.com Universidad Central Facultad de Ciencia Econmicas Depto. de Computacin e Informtica. Lic. Contadura Pblica. La auditoria operativa es:

Critica: el auditor no debe aceptar lo que se le presente a la primera, debe buscar todas las evidencias posibles para tener un buen juicio.

Sistemtica: porque se elabora un plan para lograr los objetivos (este plan debe ser coherente).

Imparcial: nunca debe dejar de ser objetivo e independiente (tanto en lo econmico como en lo personal). Si por cualquier motivo no se examina toda la empresa el auditor debe

considerar que la organizacin es un sistema, por lo que el estudio debe ser completo. La auditoria operativa necesita determinar la eficiencia (grado de cumplimiento de la meta) en el logro de los objetivos ya establecidos y la eficiencia y economa en la obtencin y uso de los recursos. La eficiencia busca medir como los ejecutivos utilizan los recursos que disponen.

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Medir eficiencia es ms complejo que medir eficacia, ya que no existe un patrn de comparacin. El auditor debe apoyarse en la teora sobre la administracin de los recursos humanos y financieros para saber si estn o no bien, adems debe tener criterio para poder comparar la teora con la realidad.

Economa: saber si los recursos se obtienen con los menores costos posibles. Por lo tanto el auditor debe conocer los precios del medio y la tecnologa que existe y adems de otros valores polticos, sociales, culturales, etc.

Evaluar (diagnostico): conocer las verdaderas causas de los problemas. Estimar (pronostico): la situacin administrativa futura.

Caracterstica de la Auditoria Operativa Encontrado en: www.monografias.com en fecha 25/10/2009 Autor: Efran Franz Villarroel Gonzales efrainfranz[arroba]gmail.com Universidad Central Facultad de Ciencia Econmicas Depto. de Computacin e Informtica. Lic. Contadura Pblica.

Ayuda a reformular los objetivos y polticas de la organizacin. Ayuda a la administracin superior a evaluar y controlar las actividades de la organizacin. Ayuda a tener una visin de largo plazo a quienes toman la decisin, as ellos pueden planificar mejor. De acuerdo a las circunstancias puede practicarse la auditoria operativa en forma parcial, considerando una o ms reas especificas peridica y rotativamente.

La Auditoria Operativa debe ser hecha por un grupo multidisciplinario, donde cada profesional se debe incorporar en la medida que se necesiten sus conocimientos. 12

El Auditor Operativo, debe basar su preparacin en administracin general, teora de la organizacin, auditoria, economa, costos, psicologa general y social, comercializacin, finanzas, administracin de personal, produccin poltica y estrategia de empresas entre otras mas.

No debe entorpecer las operaciones normales de la empresa. Las caractersticas del medio externo y sus iteraciones con la empresa, caen

dentro del mbito de la auditoria operativa. Los informes emergentes de este tipo de auditora son: a) Auditoria Operativa, relacionada bsicamente con los objetivo de eficacia, eficiencia y economa. b) Evaluaciones del Sistema de Control Interno, cuyo propsito es evaluar el diseo y funcionamiento de los Sistemas establecidos.

Normas y Herramientas de la Auditoria Operativa Normas de la Auditoria Encontrado en: www.monografias.com en fecha 25/10/2009 Autor: Efran Franz Villarroel Gonzales efrainfranz[arroba]gmail.com Universidad Central Facultad de Ciencia Econmicas Depto. de Computacin e Informtica. Lic. Contadura Pblica. La auditoria es una actividad profesional, por lo tanto el auditor debe procurar que sus servicios sean de calidad y alto nivel. Se podra pensar que el nivel profesional se obtiene estudiando y estableciendo procedimientos mnimos obligatorios, pero la auditoria no es una actividad mecnica que acepte la aplicacin de reglas o formas de actuar rgidas.

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El ser auditor exige un juicio profesional, slido y maduro para:

Determinar los procedimientos a seguir. Juzgar los resultados obtenidos. Adaptarse a circunstancias cambiantes de los negocios. Para satisfacer la necesidad de asegurar un servicio sobre bases mnimas de

calidad,

rigidizarlo

mediante

la

exigencia

de

cumplir

con determinados

procedimientos, se acord establecer principios mnimos fundamentales que puedan definirse en trminos generales, a los cuales se les llama normas de auditoria. A medida que la auditoria fue evolucionando, los organismos pertinentes tomaron conciencia de la necesidad de establecer estas normas a las cuales deban ajustarse los profesionales dedicados a esta labor. Y ello porque la adopcin de normas en materia de informes y dems aspectos importantes de esta actividad, contribuyen a mejorar el servicio que los auditores prestan a sus clientes. Las normas hacen comprensibles el alcance de los auditores y su responsabilidad, tanto para los auditores como para los clientes. Pero de ninguna manera estas normas implican restringir la libertad del auditor. La definicin de norma en la auditoria se puede expresar como lo siguiente: Normas de auditoria son los requisitos mnimos de calidad relativos a la persona del auditor y al trabajo que desempea, los que se derivan de la naturaleza profesional de la actividad de auditoria y de sus caractersticas especificas. En conclusin, la normalizacin de una actividad establece un conjunto de formalidades y caractersticas fundamentales que forman la identidad de dicha disciplina y constituyen los requisitos de calidad que rigen la actividad del auditor, el

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desarrollo del trabajo, las conclusiones y recomendaciones que deben comunicarse a las personas u organismos respectivos.

Normas de la Auditoria Operativa Encontrado en: www.monografias.com en fecha 25/10/2009 Autor: Efran Franz Villarroel Gonzales efrainfranz[arroba]gmail.com Universidad Central Facultad de Ciencia Econmicas Depto. de Computacin e Informtica. Lic. Contadura Pblica. En un inicio no haba normas para esta auditoria, la operativa pero si se sabia lo que se necesitaba y su marco conceptual, se empezaron a adaptar las normas de la auditoria tradicional (DNA). La auditoria operativa necesita, para evaluar, normas o estndares de comparacin, para juzgar y medir la funcin que se esta analizando. Por ejemplo para evaluar la funcin administrativa se necesita, al igual que la Auditoria de Estados Financieros que la contabilidad se realice con respecto a los principios establecidos por la contabilidad general. Debido a que no existen normas, cualquier persona que audite puede estar confundida ante que decisiones tomar o que juzgar. Por este motivo desde ahora, las normas sern las exigencias que enmarcan el trabajo profesional del auditor y que le plantean en su que hacer requisitos de calidad, respetando en esto el nombre de la auditoria tradicional otorga a estas reglas de conducta personal.

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Normas Personales Encontrado en: www.monografias.com en fecha 25/10/2009 Autor: Efran Franz Villarroel Gonzales efrainfranz[arroba]gmail.com Universidad Central Facultad de Ciencia Econmicas Depto. de Computacin e Informtica. Lic. Contadura Pblica. Estas normas son las ms inconmovibles, ya que son propias de las personas. En toda labor de auditoria, el profesional debe tener adiestramiento, pericia, idoneidad, independencia y experiencia. Las normas personales que a continuacin se mencionaran son adaptadas de la Auditoria de Estados Financieros:

El auditor debe ser una persona que, teniendo titulo profesional oficialmente reconocido y o la habilitacin legal correspondiente, debe tener entrenamiento tcnico, experiencia y capacidad profesional para ejercer la auditoria operativa.

La especializacin tcnica y profesional es imprescindible para el auditor operacional. El auditor debe realizar su trabajo y preparar su informe con cuidado y diligencia profesional. Cuando el auditor entrega su informe, tiene que avalar todas las conclusiones que en el se encuentran. El auditor debe mantenerse en una posicin de independencia a fin de garantizar la imparcialidad y objetividad de sus juicios. La independencia del auditor debe abarcar los aspectos econmicos como el personal (mental), es decir no tener influencias.

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Esta norma es difcil de implementar si el auditor operacional es interno, por que l conoce a sus compaeros adems por la dependencia econmica o jerrquica que l tenga.

El auditor debe ser responsable de transmitir y difundir sus conocimientos y experiencia, con el objeto de perfeccionar y prestigiar la profesin. Ya que como esta disciplina es relativamente nueva necesita de un cuerpo terico integral que la norme, describa y explique.

Normas a la Realizacin del Trabajo Encontrado en: www.monografias.com en fecha 25/10/2009 Autor: Efran Franz Villarroel Gonzales efrainfranz[arroba]gmail.com Universidad Central Facultad de Ciencia Econmicas Depto. de Computacin e Informtica. Lic. Contadura Pblica. El trabajo de auditoria debe comprender una adecuada planeacin y supervisin de los colaboradores. Toda auditoria representa la realizacin de un proceso que debe ser orgnico y coherente, a desarrollarse en un periodo determinado y condicionado a las caractersticas de la empresa que se audita y a los objetivos que se persiguen con el examen. Para la realizacin de estos objetivos el auditor debe tener trabajadores dependientes a l para controlar y planificar las actividades, adems si tiene colaboradores tambin se deben controlar. Para lo anterior se debe preparar un plan general de auditoria que incluir, como mnimo:

Los objetivos del trabajo Los aspectos fundamentales del control interno y del control de gestin a evaluar.

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El alcance del trabajo que se considera necesario para permitir al auditor emitir responsable y documentadamente su informe.

Los procedimientos de auditoria y el momento que se aplicaran. Los recursos materiales y humanos necesarios a su distribucin. El trabajo de auditoria debe comprender un estudio y evaluacin adecuados de los sistemas de control internos y de control de gestin vigentes en la entidad examinada, para determinar la naturaleza, extensin y oportunidad de los procedimientos de auditoria a aplicar. Para el auditor operativo, la evaluacin del sistema de control interno le

ayudara a establecer en principio, las causas de los problemas en la gestin analizada. Tambin el auditor operacional debe evaluar el sistema de control de gestin existente para saber como es la calidad de la administracin, eficiencia y economicidad de la empresa.

El trabajo de auditoria debe comprender la obtencin, mediante la aplicacin de procedimientos de auditoria, de evidencia comprobatoria valida, pertinente y suficiente, que permita respaldar las aseveraciones contenidas en el informe. Toda conclusin debe estar respaldada, ya que se esta evaluando las decisiones administrativas.

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Normas Relativas al Informe Encontrado en: www.monografias.com en fecha 25/10/2009 Autor: Efran Franz Villarroel Gonzales efrainfranz[arroba]gmail.com Universidad Central Facultad de Ciencia Econmicas Depto. de Computacin e Informtica. Lic. Contadura Pblica. El auditor operacional tiene que emitir un informe en cambio el auditor de estados financieros debe emitir un dictamen. En este informe se exponen la evaluacin, sugerencias y recomendaciones para mejorar la gestin administrativa El informe debe contener un pronunciamiento respecto de la eficiencia, eficacia y economa de la gestin administrativa en la materia o rea sometida a examen. La auditoria operativa busca evaluar estos tres componentes y por lo tanto se deben decir como estn funcionando. Toda la informacin que se presenta en el informe debe ser justificada ya que esta ser leda por los directivos superiores para ocuparlos como retroalimentacin. El informe debe contener como mnimo lo siguiente: Objetivo de la auditoria y motivo de su realizacin. Metodologa utilizada, enfatizando los procedimientos que permitieron reunir la evidencia sustentatoria. Alcance y limitaciones del examen. Hechos o circunstancias importantes analizados o diagnostico. Sugerencias y recomendaciones necesarias. Pronostico de la informacin.

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Y todo otro elemento o informacin que, a juicio del auditor, mejore la comprensin del informe.

Esta norma muestra la estructura y contenido del informe.

El informe debe ser entregado oportunamente para asegurar su ptima utilizacin. La dinmica en que se desarrollan las empresas, las decisiones que se toman tiene que ser rpidas ya que las organizaciones cambian muy rpido. Es por este motivo que el informe debe estar en el momento preciso para que se tomen las decisiones pertinentes.

El informe debe reunir, como mnimo, las caractersticas de: materialidad, precisin, suficiencia, integridad, veracidad, concisin, claridad, oportunidad, prudencia.

Materialidad: El informe debe estar enfocado hacia los aspectos fundamentales de la materia bajo examen, sin detenerse en errores o deficiencias que no son significativos en el contexto total.

Precisin: La informacin debe ser apta y convenientes para los requerimientos del usuario.

Suficiencia: La informacin, debe adems, reunir los atributos necesarios para transmitir su utilizacin, esto es, resolver problemas y mejorar la gestin administrativa.

Integridad: El contenido del informe ha de ser exhaustivo, en el sentido de incluir, por lo menos, todos los elementos esenciales de la situacin auditada.

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Veracidad: La informacin presentada debe expresar fielmente los acontecimientos reales, sin omisiones ni deformaciones de ningn tipo.

Concisin: La exposicin requiere estar sintetizada en grado tal que sea compatible con el tiempo disponible de quien lo va a leer y analizar, sin perder por ello la claridad de las ideas y conceptos vertidos.

Claridad: El informe debe ser redactado en lenguaje de fcil comprensin, para evitar problemas de comunicacin derivados de una excesiva especializacin de la fuente y/o del receptor.

Oportunidad: La informacin debe emitirse en tiempo y lugar conveniente para el usuario.

Prudencia: El auditor debe ser cauto en la informacin entregada, evitando infidencias y riesgos innecesarios.

Tcnicas, Procedimientos y Programas de Auditoria Encontrado en: www.monografias.com en fecha 25/10/2009 Autor: Efran Franz Villarroel Gonzales efrainfranz[arroba]gmail.com Universidad Central Facultad de Ciencia Econmicas Depto. de Computacin e Informtica. Lic. Contadura Pblica. Tipos de Tcnicas: Los tipos de tcnicas pueden ser: Estudio General

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Es el estudio y anlisis de los aspectos generales del problema, situacin y/o empresa, que puedan ser significativos en su calidad de informacin para el auditor. Se concentrar mediante:

Examen de la documentacin: Revisin de escrituras, actas de directorio, juntas o comits; manuales de organizacin, de descripcin de cargos, de procedimientos; correspondencia relacionada con la organizacin y marcha del ente; organigramas; declaraciones de polticas y filosofa de administracin, todo lo cual debe otorgar conocimiento del rea o entidad examinada.

Informacin ocular: Apreciacin real, obtenida por el auditor. Descripciones Escritas: Son las caractersticas del sistema o de una situacin especifica a evaluar, pueden ser explicaciones sobre las funciones de la empresa, procedimientos registros, formularios, archivos, recursos, etc. escribir en forma clara y concisa. Lo importante es escribir lo visto aunque el auditor debe tener la habilidad de

Entrevista Es recoger informacin formulando preguntas al personal de la empresa relacionados con el problema. Entonces el auditor debe tener mucho tacto para plantear las preguntas y dar validez a las respuestas. Se deben planificar las entrevistas a efectuar en la Empresa, y as aprovechar ms el tiempo. La respuesta a una sola pregunta es una parte minscula en la formacin de la opinin, las respuestas a muchas preguntas, relacionadas entre si, pueden suministrar elementos de juicio muy satisfactorios. El nico problema de planificar las entrevistas es que pueden mecanizar la informacin. Tambin si el auditor no desea tener un cuestionario en la entrevista,

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esta se hace ms amena y puede tener un clima mas grato, adems si se hace esto debe tomar buenas notas resumidas que despus le ayuden en su labor.

Correlacin con Informacin Conexa Cada vez que el auditor obtenga informacin que le sirva de evidencia para la formacin de un juicio, deber relacionarla con la informacin conexa de la empresa, con el objetivo de constatar tanto su confiabilidad y validez que sea concordante con el concepto, polticas, filosofa de administracin y cultura de la organizacin. Servir para tal constatacin que ya estuvo en vista al practicar el examen general, en especial manuales y documentos emitidos por la empresa sobre su organizacin y modo de administrar. Confirmacin Es para tener la confirmacin de las entidades ajenas a la organizacin respecto de ciertos temas que le interesen al auditor para que le ayuden a su trabajo. Por ello estas entidades deben ser independientes de la empresa, adems la informacin que ellos emitan se debe entregar directamente al auditor. Observacin El auditor debe estar alerta ante cualquier situacin que se produzca y todas las actividades que se llevan a cabo. La idea es ver que nada este fuera de lo normal. Es una tcnica de aplicacin muy general y su aporte no es muy concluyente, pues el auditor no la puede vincular a procedimientos especficos de verificacin.

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Anlisis Se examina cuidadosamente la informacin recopilada. Se comprueba la calidad de la informacin y su relevancia ante los hechos advertidos en las etapas de investigacin, para poder definir el o los problemas, precisar su significado y trascendencia, identificar sus causas y buscar las soluciones. Otras Tcnicas Tcnicas tales como rboles de decisin, CPM, PERT y otras mas ayudados por las estadsticas, matemticas, probabilidades, programacin lineal, la computacin ,etc. ayudan a los administradores a tomar mejores decisiones , estas tcnicas tambin las utiliza el auditor operativo, entonces, el debe saber como utilizarlos, adems debe tener un asesor que tenga este tipo de conocimientos. Tanto las tcnicas de proyeccin y de control mencionadas, como aquellas propias de la ciencias de la administracin o investigacin operativa, que proporcionan un arsenal moderno, principalmente matemtico, y que permiten calcular eficazmente el valor de polticas directivas alternativas, son herramientas o tcnicas que el auditor debe poder utilizar cuando examina la administracin. Asimismo, tambin ellas pueden ser objeto de auditoria en cuanto a la oportunidad, propiedad y eficacia con que se manejan.

Procedimientos de Auditoria Encontrado en: www.monografias.com en fecha 25/10/2009 Autor: Efran Franz Villarroel Gonzales efrainfranz[arroba]gmail.com Universidad Central Facultad de Ciencia Econmicas Depto. de Computacin e Informtica. Lic. Contadura Pblica. 24

El auditor en general, no forma a su juicio de una sola tcnica, sino que aplica muchas de ellas para un mismo hecho. Se pueden formular programas generales y pormenorizados, segn el grado de detalle. Los primeros se limitan a un enunciado genrico de los procedimientos y tcnicas a aplicar, los segundos son mas detallados en la descripcin de los procedimientos y tcnicas de la auditoria (procedimientos es el curso de accin y de las tareas a realizar). El programa de auditoria es un excelente elemento de control de avance del equipo de auditores. Programas de Auditoria Encontrado en: www.monografias.com en fecha 25/10/2009 Autor: Efran Franz Villarroel Gonzales efrainfranz[arroba]gmail.com Universidad Central Facultad de Ciencia Econmicas Depto. de Computacin e Informtica. Lic. Contadura Pblica. Es planificar el trabajo general, adems se debe ser una gua de las tareas del examen en forma precisa y orientadas a hechos o reas especificas, con explicacin de lo que debe hacerse. El programa de auditoria es un enunciado, lgicamente ordenado y clasificado, de los procedimientos de auditoria que han de emplearse y en que oportunidad se aplicaran. La auditoria operativa no tiene estas pautas que regulen en el desempeo administrativo, y para comparar se han utilizado las experiencias personales de cada auditor.

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Cada vez que el auditor operativo evala una situacin especifica, una conducta, una decisin o resultado determinado debe efectuar la comparacin entre lo observado y un modelo, pauta, norma o criterio de desempeo administrativo, lo que debiera permitirle emitir un juicio sobre la materia observada que determine si el fenmeno o actividad bajo examen esta siendo bien realizado o presenta errores o debilidades que es preciso sean corregidas. Metodologa de la Auditoria Operativa Encontrado en: www.monografias.com en fecha 25/10/2009 Autor: Efran Franz Villarroel Gonzales efrainfranz[arroba]gmail.com Universidad Central Facultad de Ciencia Econmicas Depto. de Computacin e Informtica. Lic. Contadura Pblica. Caractersticas: Todas las metodologas deben adaptarse a cada caso de estudio. No es lo mismo auditar la gestin financiera de una compaa manufacturera que la de la gerencia de operaciones de una aerolnea. Tampoco si se trata de la primera auditoria o si se han hecho varias. El grado de dificultad y confiabilidad en la obtencin de la informacin necesaria, vara de empresa en empresa, y en consecuencia, el tiempo requerido tambin. Por lo tanto, el modelo es valido en cuanto a su secuencia de etapas, pero el tiempo debe ajustarse. Ejecucin y Control de la Auditoria Encontrado en: www.monografias.com en fecha 25/10/2009 Autor: Efran Franz Villarroel Gonzales efrainfranz[arroba]gmail.com

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Universidad Central Facultad de Ciencia Econmicas Depto. de Computacin e Informtica. Lic. Contadura Pblica. Control sobre la Marcha Los objetivos de una adecuada ejecucin y control del trabajo son:
o o o

Optimizar la coordinacin y las relaciones humanas entre el equipo. Supervisar las actividades. Analizar los avances del programa, solucionando en el momento las dificultades que hay. Evaluar las situaciones relevantes que se hayan detectado, ya sean negativas o positivas. Que las evidencias obtenidas sean evaluadas por el profesional con ms experiencia, para que los juicios emitidos sean los ms acertados. El equipo de trabajo encargado de ejecutar la auditoria debe ser controlado considerando dos planes: Control cuantitativo: en relacin al tiempo que se destina a cada fase y etapa, el cual no debe sobrepasarse. Control cualitativo: en relacin al avance y calidad de lo desarrollado. Debe ser peridica ya que se debe seguir el programa.

Desviacin de los Objetivos: Encontrado en: www.monografias.com en fecha 25/10/2009 Autor: Efran Franz Villarroel Gonzales efrainfranz[arroba]gmail.com Universidad Central Facultad de Ciencia Econmicas Depto. de Computacin e Informtica. Lic. Contadura Pblica. Lgicamente ocurrirn desviaciones entre lo que se desea hacer y lo que ha sido posible alcanzar en la realidad. Estas desviaciones deben ser detectadas a tiempo 27

para intentar solucionarlas con cierta prioridad de acuerdo a su impacto. Cabe considerar la naturaleza de cada desviacin, su frecuencia, causas que lo originaron y en que medida entorpecen el cumplimiento de los objetivos. El grupo debe haber un sistema de informacin para una buena coordinacin de los tiempos, conocer el grado de avance, las dificultades del terreno para as poder determinar las desviaciones. Adems este sistema de informacin debe ser claro y expedito. Correcciones Internas Del anlisis de las desviaciones se deben concluir las medidas para contrarrestar los efectos. Asi se enmienda el rumbo del trabajo, para as proteger la calidad del trabajo. La existencia de un proceso retro alimentador (planificacin - ejecucin control - planificacin) permitira tomar decisiones oportunas. La implementacin hecha por el auditor, para solucionar los problemas, es la que obviamente presenta una mayor ventaja. Las correcciones dan sentido al control de la auditoria, porque constituyen el eslabn intrnsecamente positivo y corrector de la accin. Estas medidas son internas y deben trascender al cliente. Control del Resultado Final Encontrado en: www.monografias.com en fecha 25/10/2009 Autor: Efran Franz Villarroel Gonzales efrainfranz[arroba]gmail.com Universidad Central Facultad de Ciencia Econmicas Depto. de Computacin e Informtica. Lic. Contadura Pblica.

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Es la ltima etapa del trabajo y es como un control de calidad de un producto terminado. El auditor a cargo y su equipo, deben preguntarse si estn satisfechos por el resultado final que van a entregar al cliente. En este punto de la investigacin se ha de evaluar, con que eficacia se llevo a cabo la auditoria, es decir, su calidad, oportunidad, costos, alcance y valides tambin el rendimiento que se obtuvo del trabajo, todo esto en relacin a al planificacin. Se debe evitar las sugerencias que se dieron en trabajos anteriores, porque la auditoria operativa enfrenta situaciones siempre distintas y cambiantes.

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3.-

DEFINICIN DE TERMINOS BASICOS

ad valrem. Con arreglo al valor, como los derechos arancelarios que pagan ciertas mercancas. Administrativo (va): Relativo a la administracin resolucin administrativa persona que tiene por oficio administrar. Aduana: Oficina pblica, establecida generalmente en las costas y fronteras, para registrar, en el trfico internacional, los gneros y mercaderas que se importan o exportan, y cobrar los derechos que adeudan. Aranceles: Impuestos aduaneros aplicados generalmente por el Gobierno sobre las importaciones. Auditoria Operacional: Evaluacin objetiva, constructiva, sistemtica y

profesional de las actividades relativas al proceso de gestin de una organizacin. Control: Comprobacin, inspeccin, intervencin, registro. Dominio, supremaca. Coordinacin de la conducta. Regulacin, limitacin. Derechos aduaneros: Peajes o impuestos exigidos por un gobierno sobre las mercancas importadas o exportadas desde el pas. Despacho: Accin de despachar, lugar donde se despachan mercancas. Entrada: Accin de entrar, sitio por donde se entra: la entrada a un almacenamiento. Identificar: Reconocer que una persona o cosa es la misma que se supone o se busca Considerar dos o ms cosas como idnticas.

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Importacin: Introduccin de bienes y servicios del extranjero, o conjunto de cosas importadas. Materiales: Son bienes o activos que se adquieren para reemplazar la escasez de las mercancas. Medida: Expresin numrica del resultado de medir una magnitud, dimensin o cantidad. Norma: Regla general sobre la manera como se debe obrar o hacer una cosa o por la que se rigen la mayora de las personas. Recepcin: Recibir o entregar el material o cosa que sea de til acceso para la empresa en este caso el departamento de almacn Registro: Formato donde se describen los pasos para llevar a cabo una actividad administrativa y facilitar la operatividad de la misma. Rendimiento: Producto o utilidad que da una persona o cosa en relacin con lo que gasta. Reporte: son documentos que sirven de soporte para sustentar la actividad que ha sido realizada. Salida: posibilidad de venta de mercancas. Despacho por medio de transporte las mercancas fuera de lugar donde se encontraban.

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IV.

DIAGNOSTICO DE LA SITUACIN

La Empresa Importadora Yau Yau, C.A. es una empresa que se encuentra en constante crecimiento, debido a la gran demanda que sus productos tienen en el mercado nacional, razn por la cual se requiere cada vez de un mayor control de los procesos realizados en cada rea de la Empresa, especficamente en el Registro y Control de los gastos de Importacin. La falta de procedimientos adecuados ha generado errores y omisiones al momento de realizar el recibo de las mercancas de importacin y su correspondiente registro administrativo y contable, lo cual ha afectado a la empresa. el desconocimiento de obligaciones contradas con los proveedores Por esta razn, la pasanta se desarrollar en la revisin de los procesos efectuados para el registro y control de los gastos de importacin. Igualmente el departamento administrativo no se encuentra informado sobre estos procesos y existe

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IV. METODOLOGIA

1. DISEO DE LA INVESTIGACION El tipo de investigacin utilizada fue "Descriptiva", ya que se describe la problemtica presentada en la administracin, registro y control de los gastos de importacin de la Empresa. La investigacin descriptiva trabaja sobre realidades de hechos y su caracterstica fundamental es la de presentar una interpretacin correcta. El diseo de investigacin fue de "Campo" en vista de que se recopila directamente la informacin detallada y exacta especficamente en el departamento Contable de la empresa Importadora Yau Yau, C.A.

2. METODOS Y TECNICAS DE RECOLECCION DE DATOS

Las tcnicas de recoleccin de datos aplicadas fueron la observacin directa y la entrevista no estructurada. La observacin directa: Para este trabajo de investigacin se aplicaron las tcnicas de la observacin directa, de esta forma se pudo evidenciar y visualizar de cerca las necesidades de la empresa y la carencia de un manual de normas y procedimientos administrativos.

La entrevista no estructurada:

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Otra de las tcnicas a utilizas fue la entrevista no estructurada en la Empresa Importadora Yau Yau C.A.; en donde se llevaron a cabo conversaciones abiertas con el personal interno que labora en los diferentes departamentos. Esto con el fin de conocer y estudiar la informacin obtenida y poder canalizar y detectar todo lo referente al control del manejo de los gastos en la adquisicin de materiales importados. Segn Ander E. (1982) Dice que: " La entrevista no estructurada son preguntas abiertas las cuales se responden dentro de una conversacin, la persona interrogada da una respuesta, con sus propios trminos, de un cuadro de referencia a la cuestin que se le ha formulado".(p.227) encontrado en www.google.com

Entrevista Realizada al Jefe de Administracin y Contabilidad Que se hace con los Registros de Importacin?

la Mercanca.

El Departamento de Compra-Venta recibe directamente de la Agencia de Aduanas, los Registros, Facturas y Certificados de Importacin de

El Departamento de Compra-Venta verifica la informacin suministrada con la mercanca recibida en el almacn. Si est todo correcto se realiza el cargo de la mercanca en el inventario.

en el inventario.

Se Realiza la conversin de moneda y se agregan los costos de importacin y agenciamiento aduanal, para determinar el costo de la mercanca

El

Registro

Original

es

llevado

al

Departamento

Administrativo-Contable para su revisin y realizacin de las debidas retenciones de impuestos para el pago o abono en cuenta.

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Una vez realizada la retencin y pago, se realizan los registros en el Libro de Compras y registro Contable.

Se Archiva copia del Registro en Contabilidad y el original en una Carpeta en Archivo Especial de Registros de Importacin.

En que esta fallando el proceso?

Demoras en el Departamento de Compras y Ventas para el envo de la Informacin de los Registros y Certificados de importacin de mercancas al Departamento contable.

Retrasos en los pagos a los Proveedores y retencin de impuestos en su momento.

Errores u omisiones en los Libros de la Contabilidad.

3. INSTRUMENTOS DE RECOLECCION DE DATOS

Los instrumentos utilizados fueron las fichas, lpices, hoja, entre otros. Esto es dado que la investigacin fue cualitativa por el hecho de utilizar la entrevista, la observacin, las preguntas abiertas, los diarios, etc. El tipo de datos recogidos suelen venir expresados en forma de cadenas verbales y no mediante valores numricos. Se trata de datos que reflejan la comprensin de los procesos y las situaciones que se presentan en los diferentes departamentos de la Empresa Importadora Yau Yau, C.A.

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4. TECNICAS DE ANALISIS DE INFORMACIN

Se Analiza la informacin con el fin de extraer el significado relevante en relacin al registro y control de los gastos de Importacin de mercancas, esto supone un conjunto de manipulaciones, transformaciones, operaciones, reflexiones, comprobaciones que se realiza sobre los datos encontrados. Se examina sistemticamente el conjunto de elementos informativos para delimitar partes y descubrir las relaciones entre las mismas y las relaciones con el todo. Con lo cual se persigue alcanzar un mayor conocimiento de la realidad estudiada y, en la medida de lo posible, avanzar mediante su descripcin y comprensin hacia la elaboracin de modelos conceptuales explicativos. Para ello se aplicaron las siguientes tcnicas de anlisis: Consolidacin terica: se comprob en forma razonada de que los datos se integran apropiadamente en las categoras establecidas. Aplicacin de otras teoras: se realiza la bsqueda sistemtica de otros estudios o marcos analticos ms generales en que se puedan integrar los datos.

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Metfora, smil y analoga: estas tcnicas de anlisis sirvieron para integrar y ayudar a interpretar los datos

Sntesis: se integran los datos y conceptos de la investigacin realizada.

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Durante el desarrollo de las pasantas se realizaron las siguientes actividades:

FECHA ACTIVIDAD

28/09/2009 29/09/2009 30/09/2009 01/10/2009 02/10/2009 13/10/2009 14/10/2009 15/10/2009 16/10/2009 19/10/2009 20/10/2009 21/10/2009 22/10/2009 23/10/2009 26/10/2009 27/10/2009 28/10/2009 29/10/2009 30/10/2009

Verificacin del Registro Contable de las Compras de Importacin durante el trimestre de Junio a Agosto. Revisin del Libro de Compras mes agosto 2009 Revisin del registro contable de las Compras de Importacin durante el mes de Agosto. Verificacin a los procesos realizados en el Departamento Administrativo Contable Verificacin del Registro contable de Gastos Aduanales, Agenciamiento Aduanal, gastos de almacenamiento. Verificacin de Comprobantes de Retencin de IVA e I.S.L.R. a las Agencias Aduanales Revisin del registro contable de crditos de compras de importacin. Emisin y Revisin de Balance de Comprobacin del mes de agosto 2009 Anlisis de tabla de reconversin de moneda para el clculo de Costos de Importacin Chequeo de la cuenta gastos por contabilizar desde el mes de abril a junio de 2009 Verificacin de actividades realizadas actualmente en el Departamento Administrativo Contable para el Control de las Importaciones Revisin de la Estructura formal de la Organizacin. Revisin de Polticas generales de cada rea de la empresa. Verificacin de actividades realizadas por el personal que esta a cargo del Control de las Importaciones. Revisin de documentos en los que haya referencia a decisiones tomadas, Organigramas, manual de procedimientos y organizacin, cumplimiento de metas Revisin del Sistema de control interno administrativo, a fin de determinar confiabilidad de la informacin financiero contable as como tambin la eficiencia en las operaciones y la adhesin a las polticas. Revisin de los controles establecidos para el manejo de la informacin que circula en la empresa (recopilacin, proceso, anlisis y comunicacin) Discusin con el Tutor Empresarial acerca de los requisitos mnimos que debe cumplir una persona que ocupe el cargo para el Control de los gastos de las Importaciones. Bsqueda de informacin referente a manual de descripcin de cargos

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02/11/2009 03/11/2009 04/11/2009 05/11/2009 06/11/2009 09/11/2009

en la Web. Revisin y seguimiento de los procedimientos establecidos en el rea Administrativa Contable. Revisin de controles y prcticas del rea Administrativa contable. Revisin de los Archivos para el Control de las Importaciones Revisin de los asientos contables para el registro y pago de las Compras de Importacin Chequeo de gastos por contabilizar desde el mes de Julio a Septiembre 2009 Bsqueda de trminos tcnicos usados en Puertos y aduanas para la importacin de mercancas

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VI. RESULTADOS

La revisin realizada a la empresa Importadora Yau Yau, C.A., ha sido aplicada de acuerdo a las normas de auditoria generalmente aceptadas realizando pruebas y comparaciones a los registros contables as como tambin a los procedimientos que se consideraron necesarios dentro de las circunstancias para obtener el resultado esperado. La revisin efectuada nos permiti determinar que existe omisin en los procesos de la informacin, debido a que los documentos requeridos para el registro y control de los gastos de importacin de la mercanca, no son entregados de manera oportuna, lo cual ocurre por demoras en el envo por parte de la Agencia Aduanera de los Registros Originales, que en algunos casos, genera la omisin de gastos. La solucin a esta situacin depende del acuerdo entre ambas partes a fin de lograr la entrega oportuna de la documentacin. No existe un procedimiento enfocado hacia el registro total de las facturas de gastos de importacin de mercanca, ya que en ciertas oportunidades en que esta documentacin llega con retraso, no es entregada a la persona encargada de aplicar los registros contables respectivos, lo que genera inconsistencia en la informacin de los Estados Financieros de la Empresa. En la revisin realizada a los libros de Compras, al comparar el fsico con lo plasmado en el libro, se detecto la omisin de informacin, es decir, no se encuentran registrados todos los gastos de importacin que se generaron durante el mes de Agosto 2009. Esto ocurre por retrasos en el envi de la informacin tanto por parte de la Agencia Aduanera as como tambin por los dems departamentos encargados de su proceso. 40

Otra omisin es por olvido del departamento de Compras, por exceso de trabajo y adems porque no le dan la importancia debida a los procesos que realiza el Departamento Contable, lo cual genera tambin retrasos en los pagos a los proveedores, as como tambin de las debidas retenciones de impuestos. Esto nos lleva a determinar que el control interno de la organizacin contiene algunos elementos que reflejan su debilidad.

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VII. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

La finalidad de la revisin realizada a la empresa Importadora Yau Yau C.A sobre los Registros y Control de las importaciones de mercancas, es determinar la eficiencia en el logro de los objetivos establecidos y en la obtencin y uso de los recursos. Se pudo determinar que la falta de eficiencia en esta rea de la empresa es debido a la ausencia de un manual de Normas y Procedimientos, que permita guiar de manera eficaz y oportuna las actividades que realiza cada empleado dentro de la organizacin, que permita el control de los errores u omisiones en los procesos contables de la informacin. Es importante que la empresa Importadora Yau Yau, C.A. decida crear un Manual de Normas y Procedimientos que contenga la recepcin, clasificacin, registro, distribucin y archivo de la informacin procesada, as como tambin la asignacin de responsabilidades y el cumplimiento de funciones en la organizacin a fin de tener un sistema de control interno que les permita procesar informacin de manera clara y precisa. Se recomienda la creacin de un Departamento de Control y Logstica que vigile el debido proceso de los Registros y control de los Gastos de Importacin de las mercancas dentro de la organizacin. Estas recomendaciones se presentan, luego de la revisin realizada al conjunto de operaciones y actividades de la empresa. Se consideran como sugerencias positivas que tienen por finalidad la solucin de los problemas para coadyuvar a la

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eficiencia de la administracin y de esta forma corregir los errores u omisiones que se vienen cometiendo los cuales no son observados por la empresa. Igualmente la Empresa se ver fortalecida con la asimilacin de la calidad total, excelencia gerencial, sistemas de informacin, etc. clientes y usuarios satisfagan sus necesidades. Cabe destacar en estas conclusiones y recomendaciones el siguiente principio: Sabidura es saber que hacer; habilidad es saber como hacerlo, pero el mrito radica en persuadir a otra persona a que lo haga. (encontrado en: www.monografias.com, por Lus Fernando Valeriano Ortiz) Con nuevos enfoques orientados a optimizar la gestin empresarial para lograr que los consumidores,

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VIII. PROPUESTA

1.

FORMULACIN DEL PROYECTO FACTIBLE Luego de realizada la revisin a los Registros y Control de Gastos de

Importacin de mercancas de la Empresa Importadora Yau Yau, C.A. de acuerdo a las normas de auditoria generalmente aceptadas, se propone la creacin y elaboracin de un Manual de Normas y Procedimientos que defina los procesos a seguir en cada uno de los Departamentos de la Organizacin.

2.

EVALUAR SU FACTIBILIDAD DE APLICACIN La creacin del Manual de Normas y Procedimientos es aplicable a la

Empresa Importadora Yau Yau, C.A. por cuanto esta dispone de los recursos econmicos, humanos y materiales necesarios. Adems porque le servir de gua o base para coordinar la secuencia lgica de cada una de sus actividades, unificar y controlar las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria. Todo esto orientado a la mejor utilizacin de los recursos humanos, materiales y financieros de la Empresa a fin de lograr los objetivos previstos por la organizacin.

3 ESTUDIADA

APLICAR EL PROYECTO A LA REALIDAD

A fin de aplicar el proyecto a la realidad estudiada, la Empresa Importadora Yau Yau, C.A. deber realizar lo siguiente:

Creacin del Departamento de Control y Logstica, asignacin de cargos y responsabilidades.

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Desarrollo del Manual de Normas y Procedimientos de la Organizacin. Definicin y asignacin de cargos al personal de la Empresa. Asignacin de responsabilidades. Capacitacin al Personal respecto a los procedimientos requeridos en las actividades realizadas.

Control y seguimiento de las pautas establecidas en el Manual de Normas y Procedimientos en cada departamento de la organizacin.

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IX.

BIBLIOGRAFIA

Astorga H. Mara. Auditoria I, Modulo de Estudio I. Dcima Primera Reimpresin 2005. Educacin a Distancia. Universidad Nacional Abierta. Caracas

Astorga H. Mara. Auditoria II, Modulo de Estudio I. Dcima Primera Reimpresin 2006. Educacin a Distancia. Universidad Nacional Abierta. Caracas.

Monografa encontrada en: www.monografias.com. Autor: Efran Franz Villarroel onzales efrainfranz[arroba]gmail.com Universidad Central Facultad de Ciencia Econmicas Departamento de Computacin e Informtica. Licenciado en Contadura Pblica. Fecha: 12 de Octubre del 2007.

Monografa encontrada en: www.monografias.com/trabajos15. Fundamento de Auditoria Operativa. Por: C.P.C. Julio Cardo Vega. La Auditoria Operativa. Por: C.P.C. Fernando Hernndez Rodrguez Auditoria Administrativa. Por: Lic. Luis Fernando Valeriano Ortiz.

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X. ANEXOS

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