PGI-84/WS/27

Evaluacin por los archivos de los registros legibles a mquina: estudio del R A M P con directrices

Programa General de Informacin y UNISIST Organizacin de las Naciones Unidas para la Educacin, la Ciencia y la Cultura

Pars, 1984

2t JAN.1986

PGI-84/WS/27 PARIS, noviembre de 1984 Original : Ingls

EVALUACIN POR LOS ARCHIVOS DE LOS REGISTROS LEGIBLES A MAQUINA: ESTUDIO DEL RAMP CON DIRECTRICES

preparado por Harold Naugler

Programa General de Informacin y UNISIST

Organizacin de las Naciones Unidas para la Educacin, la Ciencia y la Cultura

Asiento de catlogo que se recomienda: Naugle r, Harold Evaluacin por los archivos de los registros legibles a mquina: estudio del RAMP con directrices; preparado por Harold Naugler /para el/ Programa General de Informacin y el UNISIST - Pars: Unesco, 1984 - iif, 143 pgs. - 30 cm - (PGI-84/WS/27) I. II. III. Titulo Programa General de Informacin de la Unesco y UNISIST Programa de Gestin de Documentos y Archivos (RAMP)

Unesco, 1984

PROLOGO Con objeto de conocer mejor las necesidades de los Estados Miembros, y en particular de los pases en desarrollo, en los campos especializados de la gestin de documentos y la administracin de archivos, la Divisin del Programa General de Informacin de la Unesco ha establecido un Programa de Gestin de Documentos y Archivos (RAMP), a largo plazo. El RAMP se cie, en sus elementos bsicos, a los temas globales del Programa General de Informacin y comprende, por ello, proyectos, estudios y otras actividades encaminadas a: 1. Promover la formulacin de polticas y planes de informacin (nacionales, regionales e internacionales). Promover y difundir mtodos y normas de manejo de la informacin. Contribuir al desarrollo de las infraestructuras de informacin. Contribuir al desarrollo de los sistemas especializados de informacin en los campos de la educacin, de la cultura y la comunicacin y de las ciencias exactas y naturales y las ciencias sociales. Fomentar la formacin de especialistas y usuarios de la informacin.

2. 3. 4.

5.

El presente estudio, preparado en virtud de un contrato con el Consejo Internacional de Archivos, tiene por objeto brindar a los archiveros, y a otros profesionales de la informacin interesados, una introduccin a los registros legibles a mquina y ofrecer directrices para determinar su valor de archivo. El estudio parte del supuesto de que no existen conocimientos previos acerca de los registros legibles a mquina y se espera que sea til para los archiveros de pases tanto industrializados como en desarrollo. Las directrices que aqu se formulan estn basadas en las polticas y prcticas de los pases que han logrado el mayor cmulo de experiencia en esta esfera. El estudio incluye, asimismo, modelos de formularios para inspeccin y evaluacin, as como un til glosario de trminos especializados. Se invita a enviar observaciones y sugerencias a la Divisin del Programa General de Informacin (Unesco, 7 place de Fontenoy, 75700 Pars), a la cual pueden pedirse tambin otros estudios preparados en el marco del Programa RAMP.

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INDICE

Pgina Introduccin . I. Informacin bsica sobre los sistemas de computadoras y los registros legibles a mquina Gestin de registros legibles a mquina Evaluacin de los registros legibles a mquina: primera parte Evaluacin de los registros legibles a mquina: segunda parte Otros aspectos que han de examinarse Directrices 1

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II. III. IV.

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V. VI.

Apndices A. Formularios y procedimientos de evaluacin A.l Criterios de seleccin elaborados por la Oficina de registros pblicos y evaluacin de los ficheros de tratamiento automtico de datos de los departamentos

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A. 2 Extracto de "Eliminacin de registros federales", manual de gestin de registros elaborado por el Servicio de archivos y registros nacionales, Administracin de servicios generales A.3 Formulario de evaluacin y procedimientos conexos elaborados por la Divisin de archivos legibles a mquina, Archivos pblicos del Canad

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118 124

B.

Glosario de trminos

INTRODUCCIN Desde que se inventaron los tipos mviles, ningn otro acontecimiento ha tenido tanta repercusin en la produccin, difusin, almacenamiento y utilizacin de la informacin como la computadora electrnica, y sta se introdujo hace apenas unos treinta y cinco aos. Comparada con los otros grandes inventos en materia de comunicacin de la informacin (la escritura, que tiene unos 5.000 taos de existencia; el alfabeto, que se cre hace unos 3.000 aos; los tipos mviles de la imprenta, inventados hace unos 700 aos), la computadora slo se encuentra en su infancia1'. Por qu es la computadora electrnica un instrumento tan poderoso en el mundo actual? En primer lugar, las computadoras electrnicas funcionan a velocidades difciles de imaginar. El tiempo que requiere su funcionamiento interno se mide en nanosegundo-^ (es decir, una mil millonsima de segundo) . Un corolario de esta velocidad es el volumen de trabajo que puede acometer una computadora. Abundan los ejemplos de aplicaciones industriales y cientficas en las que se emplean computadoras para resolver problemas que hubieran sido insolubles con cualquier otro medio prctico solamente por el enorme volumen de clculos que requieren. Una segunda caracterstica de las computadoras electrnicas radica en la uniformidad con que ejecutan las instrucciones que reciben. Los errores de la mquina son casi inexistentes, y debido a los sistemas generales de deteccin de errores con que cuentan, rara vez los resultados son imprecisos. La mayora de los errores a los que se refiere la prensa con tanto jbilo son, en realidad, consecuencia de errores humanos y no de fallas de la mquina. Si la informacin que se suministra a la computadora es vlida y los programas son correctos, se puede confiar en que arrojar los resultados que se requieren. Una tercera e inapreciable caracterstica de los sistemas electrnicos de tratamiento de la informacin consiste en su extraordinaria capacidad de almacenamiento. Las computadoras modernas pueden almacenar enormes cantidades de informacin en espacios relativamente pequeos, y de modo tal que sta se puede recuperar y utilizar con suma rapidez. Esta enorme capacidad de almacenamiento es especialmente conveniente en casos como el clculo de datos censales, en los que se puede procesar una informacin muy pormenorizada con relativa facilidad. Otra de las ventajas de la computadora moderna es su versatilidad. Por ejemplo, se puede programa^ una misma mquina para que ayude al contador de una empresa a elaborar la nmina de pago, auxilie al director de ventas en el anlisis de un informe sobre una investigacin de mercados, y apoye a los ingenieros y arquitectos de la empresa en el diseo de un edificio nuevo. Otro aspecto importante es la independencia que existe entre las tareas de programacin y tratamiento. La mquina puede trabajar en cualquiera de un sinnmero de tareas mientras el personal que atiende esta actividad prepara otro programa para un trabajo diferente. Es capaz de recibir instrucciones detalladas y almacenarlas en una unidad de memoria interna de alta velocidad. A partir de entonces tiene acceso casi inmediato a esas instrucciones y no depende de que un operador le suministre instrucciones mientras avanza el trabajo. A la par con el desarrollo de las computadoras electrnicas, han ido en aumento las dificultades de los sistemas comerciales ms antiguos. A continuacin se esbozan algunos de los problemas que han tenido que enfrentar esos mtodos de trabajo ms tradicionales.

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Un creciente volumen de documentacin. En la medida en que las empresas y la administracin pblica se hacen cada vez ms complejas, se requiere un nmero cada vez mayor de documentos e informes. Todas las organizaciones se han visto obligadas a conservar mayor cantidad de informacin detallada sobre todos los aspectos de sus operaciones. El aumento de los costos. Al igual que ha aumentado el nivel de vida, tambin ha subido el costo de la fuerza de trabajo. Esto ha obligado a las organizaciones de todo tipo a considerar la posibilidad de emplear mtodos automticos para tratar la informacin. Escasez de personal. Tambin en este caso, en la misma medida en que ha cambiado la sociedad ha aumentado la especializacin. El hecho de que la poblacin sea ms educada ha dado lugar a una disminucin de la cantidad de trabajadores disponibles para trabajos de tratamiento rutinarios. Eliminacin de errores. En esta era de creciente complejidad resulta cada vez ms importante no cometer errores. Por ejemplo, en un vuelo a la luna es imperativo que los resultados de todos los clculos sean confiables y que no se cometan errores de transcripcin humanos. La necesidad de decisiones rpidas. En materia de gestin moderna se precisa conocer lo que sucede tan pronto como sucede para que los gestores puedan tomar decisiones sensatas a la mayor brevedad posible. De esta manera se evita la prdida de operaciones potenciales por desconocimiento de la direccin de la empresa.

2)

3)

4)

5)

Si se tienen en cuenta la capacidad tcnica de las computadoras modernas y las dificultades que enfrentan los mtodos antiguos de tratamiento de la informacin, no es de extraar que se hayan introducido computadoras en los laboratorios, en el mundo de los negocios y en las oficinas estatales en la mayora de los pases. Por una parte, estas mquinas sustituyen a los sistemas ms antiguos, y por otra, se utilizan para acometer tareas que no se podan realizar anteriormente. Cul ha sido la reaccin de los archiveros ante la confluencia de tecnologas convergentes en materia de computadoras y de comunicaciones, de las nuevas iniciativas en la legislacin y la gestin, del rpido incremento en la utilizacin de computadoras, y del crecimiento explosivo del volumen de informacin en forma de datos legibles a mquina? Acontecimientos de esta naturaleza dieron lugar, al menos parcialmente, al examen de las repercusiones de las computadoras por el Quinto Congreso Internacional sobre Archivos, celebrado en 1964, y un ao despus por la Novena Reunin de la Mesa Redonda de Archivos. Sin embargo, por entonces eran pocos los miembros del Consejo Internacional de Archivos que prevean la posibilidad de adquirir documentos legibles a mquina. Siete aos despus, en 1971, en la Dcimotercera Reunin de la Mesa Redonda, se examinaron las aplicaciones del tratamiento de datos y sus repercusiones en los archivos. Como resultado del informe, el Consejo Internacional de Archivos estableci en 1972 el Grupo de Trabajo Ad Hoc sobre Repercusiones del Tratamiento Automtico de Datos en los Archivos. Este Grupo de Trabajo fue el predecesor del actual Comit de Automatizacin del Consejo Internacional de Archivos. "Las deliberaciones del Grupo de Trabajo, y posteriormente las del Comit, dieron lugar a un intercambio de puntos de vista respecto de la utilizacin de las computadoras en la gestin de archivos y para abordar los problemas relativos a la evaluacin de registros legibles a mquina"2). Fue aproximadamente por esa poca cuando varios depsitos nacionales -en el Canad, los Estados Unidos, el Reino Unido y Suecia- comenzaron a crear las condiciones propicias para la programacin de registros legibles a mquina y la adquisicin de aqullos considerados como de valor a largo plazo.

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Sin embargo, la preocupacin por la conservacin y el uso de los registros legibles a mquina no se limitaba, ni se limita actualmente, a los archiveros tradicionales. En 1973, se cre una nueva organizacin internacional conocida como Asociacin Internacional para los Servicios y Tcnicas de Informacin en Ciencias Sociales (IASSIST). La Asociacin est compuesta fundamentalmente por tres grupos de miembros: los creadores y difundidores de datos legibles a mquina, los archiveros y administradores de bancos de datos, y los usuarios de esos datos, en particular, los expertos en ciencias sociales. Los archiveros y bibliotecarios de bancos de datos eran representantes de archivos de datos sobre ciencias sociales que se estaban estableciendo en instituciones acadmicas de muchos pases3). Aunque los antecedentes y la formacin de los archiveros y bibliotecarios de bancos de datos no siempre son similares a los de sus contrapartes de los archivos tradicionales, unos y otros tienen muchos intereses comunes respecto de la gestin de los registros legibles a mquina. Una esfera concreta en la que los miembros de IASSIST han brindado una orientacin considerable es la de la catalogacin y descripcin de ficheros de datos legibles a mquina '. Es interesante destacar que una gran parte de la literatura inicial sobre los documentos legibles a mquina trataba sobre el problema crucial de la evaluacin^). En realidad, este tema sigue siendo objeto de gran inters, debate y revaluacin entre los archiveros que por ms de un decenio han trabajado con registros legibles a mquina. Por ello, resulta muy oportuno que la Divisin del Programa General de Informacin de la Unesco y el Consejo Internacional de Archivos hayan acordado patrocinar conjuntamente este estudio en particular. El Dr. Frank B. Evans, de la Unesco y el Dr. Charles Kescemti, Secretario Ejecutivo del Consejo Internacional de Archivos, contribuyeron a la iniciacin del proyecto y establecieron el marco en el que se realizara el estudio. La asignacin de esta tarea fue el resultado de un contrato entre ambas organizaciones. El autor desea expresar su agradecimiento a los miembros del Comit de Automatizacin del Consejo Internacional de Archivos, que han brindado asistencia y asesoramiento en la revisin del esbozo del estudio y del primer borrador. El presente estudio es, en muchos aspectos, una obra de colaboracin, puesto que el autor se apoy considerablemente en trabajos realizados por otros especialistas en esta importante esfera de la ciencia de los archivos, varios de los cuales merecen un reconocimiento individual. Charles M. Dollar, ex Director de la Rama de Archivos Legibles a Mquina de los Archivos Nacionales y el Servicio de Documentos de Washington, y Thomas E. Brown, ex archivero superior de la Rama de Archivos Legibles a Mquina, han realizado numerosos anlisis e investigaciones en este campo. El Dr. Dollar present un trabajo sobre el tema en la reunin anual de la Society of American Archivists (SAA), celebrada en 1977, que luego se public en The American Archivist. El enfoque bsico presentado por el Dr. Dollar ha tenido una amplia aceptacin en los crculos archivsticos, sobre todo entre quienes trabajan diariamente con registros legibles a mquina. El Dr. Brown ampli estos conceptos bsicos y elabor un manual de evaluacin que ha utilizado en los seminarios que ha impartido durante los ltimos cinco aos en las reuniones anuales de la SAA. A lo largo de 1979 y 1980, dos directores de lnea de la Divisin de Archivos Legibles a Mquina de los Archivos Pblicos del Canad, Katharine Gavrel y John McDonald, dedicaron un tiempo considerable a la elaboracin minuciosa de directrices y procedimientos para la evaluacin. Aunque los autores de estas directrices se basaron en los trabajos anteriores realizados por Dollar y Brown, abarcaron mucho ms que aqullos en sus anlisis y enfoques. El personal de archivo de la Divisin de Archivos Legibles a Mquina de los Archivos Pblicos del Canad utiliza ahora estas directrices para evaluar los registros legibles a mquina. El autor del presente estudio se bas considerablemente en esas directrices para preparar los Captulos 3 y 4.

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Los archiveros que administran documentos legibles a mquina a jornada completa reconocen sin titubeos que los procedimientos que se elaboran en un ao pueden precisar de una revision completa o parcial a los dos o tres aos, lo que suele ser necesario para mantenerlos al da con relacin a los mltiples y frecuentes cambios que se producen en la propia industria de las computadoras. Esto no slo se aplica a la adquisicin, el tratamiento y la conservacin de registros legibles a mquina, sino que tambin es vlido para la funcin de evaluacin. Por ejemplo, a medida que los registros legibles a mquina se admitan como pruebas en los tribunales de los diferentes pases, su evaluacin se har mucho ms importante desde el punto de vista jurdico de lo que es en la actualidad. A medida que un volumen cada vez mayor de informacin textual se convierta en dgitos o se pueda leer a mquina, tambin se har necesario revaluar el valor probatorio de los registros legibles a mquina. En otras palabras, el autor no considera en forma alguna que los criterios esbozados eh el presente estudio sean definitivos. Si bien se ha hecho el mayor esfuerzo por reflejar "el estado de cosas actual" de la evaluacin de registros legibles a mquina, hay que reconocer que en el transcurso de los aos se producirn innovaciones que obligarn a revaluarla y, posiblemente, a revisarla. Por consiguiente, este enfoque no debe interpretarse como definitivo, sino ms bien como una directriz para los archiveros que administran registros legibles a mquina.

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NOTAS

H . Thomas Hickerson, Archives and Manuscripts: An Introduction to Automated Access. Basic Manual Series, Society of American Archivists, Chicago, 1981, pg. 11. Meyer H . Fishbein, Guidelines for Administering Machine-Readable Archives. Comit de Automatizacin, Consejo Internacional de Archivos, Washington, D . C . , noviembre de 1980, pg. 7. Esta publicacin en particular es un excelente ejemplo de la labor realizada durante aos por el Comit de Automatizacin y, en especial, por algunos de sus miembros, en torno a los problemas relacionados con la administracin de archivos de registros legibles a mquina. Los miembros del Comit tambin han dedicado tiempo y atencin considerables al empleo de sistemas de computadoras en los archivos. Vase, por ejemplo, A. Arad y M . E . Olsen, An Introduction to Archival Automation. Comit de Automatizacin, Consejo Internacional de Archivos, Coblenza, Repblica Federal de Alemania, enero de 1981. Asimismo, el Comit edita una revista, ADPA, que contiene artculos y otras informaciones acerca de la automatizacin en los archivos y de la gestin de registros legibles a mquina. Para una explicacin sobre los motivos que dieron lugar a la creacin de este tipo de archivo, sobre todo en los Estados Unidos, y de las mltiples funciones que se realizan en estas instituciones, vase C . Cfeda, "Social Science Data Archives" en The American Archivist, Volumen 42, nQ 2 , abril de 1979, pgs. 158 a 166. Vase, por ejemplo, el manual escrito por Sue A . Dodd, Cataloging MachineReadable Data Files. American Library Association, Chicago, 1982. Meyer H . Fishbein, "Appraising Information in Machine Language Form" en The American Archivist, Volumen 35, ns 1, enero de 1972, pgs. 35 a 43; L. Bell, The Archivai Implications of Machine-Readable Records. Washington, D . C . : VIII Congreso Internacional sobre Archivos, 1976; Charles M . Dollar, "Appraising Machine-Readable Records" en The American Archivist, Volumen 41, nQ 4 , octubre de 1978, pgs. 23 a 30; C L . Geda, C . W . Austin, y F . X . Blouin, hijo (editores), Proceedings of a Conference on Archival Management of MachineReadable Records, Held at the Bentley Library, The University, of Michigan, February, 1979. Society of American Archivists, Chicago, 1979.

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Captulo I INFORMACIN BSICA SOBRE LOS SISTEMAS DE COMPUTADORAS Y LOS REGISTROS LEGIBLES A MAQUINA Conceptos bsicos de la informtica 1.1 Existen dos grupos de archiveros interesados en los conceptos de la informtica: los que desean utilizar las computadoras para el control intelectual y bibliogrfico de los materiales de archivo, y los interesados en la evaluacin y adquisicin de registros legibles a mquina. El objetivo primordial de esta seccin del estudio es explicar la terminologa bsica relacionada con el tratamiento de datos y ofrecer una visin general del funcionamiento de un sistema de computadoras. Aspectos generales de los sistemas de computadoras 1.2 El sistema de computadoras comprende la entrada, el tratamiento y la salida de los datos. El soporte fsico, o equipo fsico, se utiliza para recibir los datos, tratarlos y proporcionar la salida. La funcin del soporte lgico o conjunto de instrucciones es indicar al soporte fsico cmo debe tratar los datos. 1.3 El soporte fsico es el equipo fsico de un sistema de computadoras. Suele dividirse en dos tipos : la unidad central de tratamiento (CPU) y los equipos perifricos. La computadora efecta el tratamiento en su memoria principal, que est bajo el control de la unidad central de tratamiento. Esta unidad constituye el centro que controla todo el sistema de computadoras. Por otra parte, el equipo perifrico es el soporte fsico, distinto de la unidad central de tratamiento, que se utiliza para introducir datos, comunicar con la unidad central de tratamiento y proporcionar la salida. Est compuesta por elementos como mquinas perforadoras, lectores de tarjetas, unidades de cintas y unidades de discos, terminales a distancia, as como impresoras de caracteres y de lneas. Sin embargo, es importante sealar que las mquinas de tratamiento de textos y las minicomputadoras hacen algo obsoleta la distincin entre la unidad central de tratamiento y el equipo perifrico. Estos dispositivos son unidades integrales en las que todas las instalaciones para la entrada, el tratamiento y la salida de los datos estn concentradas en un mismo lugar. 1.4 El soporte lgico consiste en instrucciones (o programas de computadora) que hacen funcionar el equipo fsico (o soporte fsico) y manipulan los datos. Incluye programas de "control maestro" que siempre residen en la memoria principal de la computadora y se utilizan universalmente para todas las operaciones en una sola instalacin de computadoras. A estos programas se les denomina soporte lgico del sistema o sistema de funcionamiento de la computadora. El otro tipo de soporte lgico son los programas de aplicacin. Estos programas, que suelen escribirse en un lenguaje de programacin, dan instrucciones a la computadora para que siga una secuencia precisa de pasos a fin de manipular los datos y llegar al resultado deseado. 1.5 Los datos son representaciones de hechos o conceptos que se pueden comunicar ya sea por medios humanos o automatizados. Si bien los datos pueden estar compuestos por palabras, nmeros o smbolos especiales como los signos de puntuacin, en un sistema de computadoras las letras, los nmeros y los smbolos que constituyen los datos tienen que representarse conforme a un conjunto de reglas muy preciso.

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Representacin de datos 1.6 Para entender cmo funciona un sistema de computadoras y cmo se acoplan los componentes del soporte fsico, los del soporte lgico y los datos, hay que entender los diferentes mtodos que se utilizan para representar las letras, los nmeros y los smbolos especiales. 1.7 Para comunicarnos utilizamos lo que se denomina lenguaje natural. En nuestro lenguaje escrito empleamos palabras organizadas en oraciones y demarcadas por signos de puntuacin. Nuestras palabras se forman a partir de un alfabeto de 26 letras (o caracteres), y nuestro sistema numrico, llamado sistema decimal, se basa en diez dgitos, del cero al nueve. Mediante diversas combinaciones de estas letras y dgitos, podemos construir todas las palabras y nmeros que utilizamos. 1.8 Ahora bien, las computadoras utilizan un sistema mucho ms sencillo, conocido como sistema binario, para representar todos los datos que tratan. En un sistema de computadoras los nicos valores son el cero y el uno. De esta forma, todas las letras, nmeros, signos de puntuacin y dems smbolos se representan mediante combinaciones nicas de cero y uno. Para que la computadora manipule los tipos de informacin que nosotros conocemos, es preciso transcribirlos en una forma que la mquina pueda comprender. 1.9 La unidad de informacin ms pequea posible en un sistema de computadoras se denomina dgito binario o bitio. Todo lo que puede significar un bitio es la diferencia entre dos opuestos o la presencia o ausencia de algo. Un bitio contiene muy poca informacin al igual que ocurre en el lenguaje natural, donde una letra dice muy poco. Sin embargo, los bitios pueden combinarse en cadenas nicas para representar letras, nmeros y smbolos. 1.10 Las combinaciones de bitios que representan nmeros, letras y smbolos especiales se conocen como bytes. Existen tres cdigos corrientes para representar el lenguaje natural en forma de bytes. El primero de ellos es el BDC (cdigo decimal codificado en binario), un cdigo de seis dgitos, que significa seis bitios por cada byte. El segundo es el EBCDIC (cdigo de intercambio decimal codificado en binario ampliado), un cdigo de ocho dgitos. El tercero es el ASCII (cdigo norteamericano normalizado para el intercambio de informacin). 1.11 Al igual que nuestro lenguaje natural se basa en una jerarqua que integra palabras a partir de grupos de letras, oraciones a partir de palabras, prrafos a partir de oraciones y as sucesivamente, los datos computadorizados tambin se rigen por una jerarqua. Primero se combinan los bitios para formar bytes, que son equivalentes a caracteres del alfabeto o a dgitos del sistema numrico decimal. El siguiente paso en la jerarqua es el elemento de dato. Consiste en una cadena de bytes que se refiere a un rubro de informacin, por ejemplo, un nombre, un nmero de seguro social, o un valor para una entidad determinada. El espacio fsico que ocupa un elemento de dato se llama campo. En realidad, los trminos elemento de dato y campo suelen usarse indistintamente. 1.12 El siguiente paso en la jerarqua es el registro o registro lgico, compuesto por un grupo de elementos de datos relacionados que se refieren a una persona, lugar, cosa o acontecimiento. Un grupo de registros lgicos, que contenga los mismos elementos de datos en la misma disposicin se conoce como fichero y se le suele llamar fichero de datos legibles a mquina (MRDF). El fichero de un sistema de computadoras es similar a la carpeta de archivo que contiene un grupo de modelos idnticos. El ltimo escaln de la jerarqua es la base de datos, consistente en una coleccin de ficheros integrados cuidadosamente que suele almacenarse en un lugar central accesible a diversos usuarios!).

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Soportes de almacenamiento 1.13 Los soportes de almacenamiento son los materiales en los que se escriben y almacenan los datos. Existen varios tipos corrientes de estos materiales: tarjetas perforadas, cintas magnticas, discos y tambores, diskettes y casetes. A estos soportes de almacenamiento se les llama a veces "portadores de datos" porque proporcionan un medio para llevar los datos desde los dispositivos de entrada hasta la memoria principal de la computadora. Otra de las funciones del soporte de almacenamiento es conservar los datos en una forma legible a mquina fuera de la memoria principal de la computadora. De esta forma se reducen los gastos, ya que la conservacin de los datos en la memoria principal resulta costosa, y tambin constituye un mtodo para la seguridad y preservacin de los datos. 1.14 Un lector de tarjetas es un dispositivo mecnico sencillo que puede reconocer las perforaciones hechas en una tarjeta al efecto y transmitir su significado a la unidad central de tratamiento. Sin embargo, el uso de tarjetas perforadas tiene varios inconvenientes. Los lectores de tarjetas son muy lentos en comparacin con las cintas magnticas o los discos. Adems, antes de dar entrada a los datos hay que codificarlos en las tarjetas mediante un mecanismo perforador y luego transferirlos al lector de tarjetas. Este sistema de dos pasos puede dar lugar a que las tarjetas se pierdan o se mezclen, lo que causara errores muy difciles de detectar y corregir. Las tarjetas son voluminosas e incmodas para almacenarlas y trasladarlas, y deben tratarse con cuidado a fin de evitar que se daen. 1.15 No obstante, tienen una ventaja singular. La tarjeta perforada es la nica forma de entrada de informacin en la computadora que el hombre puede leer y manipular fsicamente. Por esta razn probablemente se seguirn utilizando tarjetas para aplicaciones como las de los sistemas de facturacin, en los que la informacin de salida de la computadora debe distribuirse a muchas personas y luego llevarse de nuevo a la computadora. Pero en la mayora de las aplicaciones, se est sustituyendo rpidamente al lector de tarjetas por dispositivos de entrada que permiten pasar los datos directamente a cintas magnticas o a discos, o por terminales que posibilitan una interaccin directa con la computadora. 1.16 La cabeza de lectura/escritura de una unidad de cintas registra los datos en cintas de plstico revestidas con xido de hierro en forma de combinaciones de puntos magnetizados. Las unidades de cintas modernas pueden leer o escribir datos en densidades de 1.600, 3.200 6.250 caracteres por pulgada. 1.17 Con una densidad de 6.250 caracteres por pulgada, un carrete ordinario de 2.400 pies de cinta magntica puede contener tericamente ms de 180 millones de caracteres. En la prctica, la capacidad es algo menor que esta cifra. Durante el tratamiento, la cinta echa a andar y se detiene con frecuencia. En cada arrancada, aproximadamente cinco octavos de pulgada de cinta pasan por la cabeza de lectura/ escritura antes de que el dispositivo alcance la velocidad correcta de lectura o escritura. Dado que los datos slo se pueden leer o escribir a la velocidad correcta, no se utilizan estos tramos de cintas, conocidos como "espacios entre registros". 1.18 Adems de su gran capacidad de almacenamiento, la cinta tiene la ventaja de la velocidad. La unidad de cintas la pasa con suma rapidez y transfiere la informacin hacia y desde la unidad central de tratamiento a velocidades muy elevadas. Por otra parte, no son costosas y su carcter compacto facilita el almacenamiento y el transporte. Las cintas son el soporte de almacenamiento ms utilizado con miras al almacenamiento masivo y la recuperacin rpida.

- 9 1.19 Con todo, la utilizacin de la cinta magntica presenta dos inconvenientes. En primer lugar la cinta slo puede leerse en secuencia, por lo que no se pueden recuperar cantidades pequeas de datos sin leer el fichero completo. La lectura de miles de registros en una cinta para recuperar slo algunos de ellos es un medio de recuperacin lento y costoso. Adems, cuando hay que cotejar o comparar informacin de dos cintas durante el tratamiento, los datos de ambas tienen que estar en la misma secuencia. En segundo lugar, cada vez que se requiera una cinta el operador tendr primero que localizarla y luego montarla en la unidad de cintas; cuando se trata de datos utilizados con frecuencia, el procedimiento resulta extremadamente lento e inconveniente. 1.20 Las unidades de discos pertenecen a una clase de dispositivos conocidos como "dispositivos de almacenamiento de acceso directo". Debido a que son ms rpidos y pueden almacenar ms datos que los dems dispositivos de almacenamiento de acceso directo, los discos han sustituido casi por completo a los tambores. Los discos son placas de metal circulares revestidas de un material magntico. Una cantidad determinada de ellos (generalmente seis u once) montados sobre un eje central constituyen un paquete de discos. La superficie de un disco se divide en una serie de crculos concntricos, conocidos como "pistas". Los datos se registran en esas pistas en forma de combinaciones de puntos magnetizados. 1.21 El paquete de discos se monta sobre el eje motriz, donde los discos giran a una velocidad muy elevada. Las cabezas de lectura/escritura se montan en brazos en forma de peine que se insertan entre los discos. Cada brazo tiene dos cabezas: una que se utiliza para el disco que queda sobre l, y otra para el disco que queda debajo. La superficie superior del disco de arriba y la superficie inferior del disco de abajo no se utilizan. Al girar los "discos, los datos pasan por las cabezas, donde se pueden leer o escribir. Los brazos se mueven hacia adelante o hacia atrs para abarcar todas las pistas. 1.22 Adems de los discos metlicos de tamao normal, tambin existen discos plsticos pequeos conocidos como "diskettes" o "discos flexibles". Estos se parecen a discos pequeos de 45 r.p.m. sellados en sobres de papel protector. Las diskettes no se combinan en paquetes de discos. Aunque su capacidad de almacenamiento es menor que la de los discos mayores, son muy econmicos y fciles de usar y almacenar. Las diskettes se utilizan fundamentalmente en los sistemas de minicomputadoras, o como soporte de almacenamiento auxiliar para terminales o mquinas de tratamiento de textos. 1.23 Los dos inconvenientes principales de las cintas se eliminan con el almacenamiento en discos. Aunque los paquetes de discos pueden desmontarse de sus mecanismos motrices, muchos de ellos quedan montados permanentemente. Los datos registrados en estos ltimos pueden obtenerse sin la demora que entraa la localizacin y el montaje de una cinta magntica. 1.24 La segunda ventaja que ofrece el disco radica en que los datos as registrados pueden recuperarse por mtodos distintos del tratamiento en secuencia. Existen mtodos de acceso que permiten recuperar registros sin tener que leer el fichero completo, as como insertar, cambiar o borrar registros sin necesidad de hacer una copia nueva de todo el fichero modificado. Adems, los ficheros pueden leerse en varias secuencias diferentes.

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1.25 Aunque el almacenamiento en discos presenta ventajas que no tienen las cintas, los paquetes de discos y sus mecanismos motrices son mucho ms costosos que aqullas y tambin suelen ser ms lentos. La mayora de las grandes instalaciones de computadoras utilizan ambos mecanismos : almacenan la mayor parte de los datos en cintas y usan los discos para ficheros pequeos de uso frecuente o para ficheros que no admiten el tratamiento en secuencias. Soporte fsico 1.26 Como ya se ha expuesto, existen dos tipos de soporte fsico: la unidad central de tratamiento y los perifricos. Estos se utilizan para suministrar datos a la computadora y recibir informacin de ella. 1.27 La unidad de tratamiento se divide en dos partes. Una de ellas, llamada unidad aritmtica y lgica (ALU), realiza todos los clculos aritmticos y lgicos. La segunda parte, la unidad de control, dirige y coordina las operaciones en todo el sistema. Por ejemplo, controla el movimiento de los datos desde la fase de entrada y durante las operaciones que determina el programa hasta la fase de salida. La memoria principal de la computadora puede compararse a un gran conjunto de casillas postales semejantes a las de los correos. Cada casilla tiene un nmero que se denomina direccin. Mediante la direccin, la unidad central de tratamiento puede localizar la casilla deseada y utilizar los datos que contiene para llevar a cabo sus operaciones de tratamiento. Adems de datos, estas casillas tambin pueden contener instrucciones que indican a la unidad central de tratamiento cmo procesar los datos que se encuentran en las otras casillas. Un grupo de instrucciones constituye un programa de computadora. 1.28 La unidad aritmtica y lgica y la unidad de control de la unidad central de tratamiento estn integradas por una serie de circuitos lgicos interconectados fsicamente. Cada uno de estos circuitos est diseado para efectuar una tarea concreta y no puede realizar ninguna otra. Por ejemplo, un circuito diseado para sumar dos nmeros no puede utilizarse para comparar dos nmeros. 1.29 La otra parte de la unidad central de tratamiento, la memoria principal o el almacenamiento primario, se diferencia notablemente en sus requisitos de los soportes de almacenamiento secundarios (como las cintas y los discos). Los datos registrados en cintas o discos pueden permanecer en ellos durante minutos, das o aos. Los datos registrados en el almacenamiento primario pueden permanecer all slo durante una fraccin de segundo debido a que los programas y los datos slo se retienen en el almacenamiento primario mientras estn siendo tratados. 1.30 Para que el almacenamiento primario sea eficaz, necesita un soporte de almacenamiento que permita cambiar, probar y mover los datos a velocidades sumamente elevadas. Actualmente se utilizan dos tipos diferentes de almacenamiento primario. Al primer tipo se le llama memoria de ncleos. Los ncleos son anillos de hierro diminutos que se pueden magnetizar en dos direcciones. La memoria de una computadora puede estar formada por millones de estos ncleos enlazados mediante cables. Cada ncleo tiene cierto numero de cables que pasan por su centro. Hay dos cables destinados a suministrar la corriente para magnetizar el ncleo en la direccin deseada, uno para detectar la direccin de la magnetizacin y otro para evitar que el cable de deteccin invierta la direccin de la magnetizacin. 1.31 En las computadoras ms recientes se ha remplazado la memoria de ncleos por circuitos integrados de tecnologa avanzada. Estos minsculos circuitos son el producto de intensas investigaciones en la esfera de la microelectrnica. Los circuitos integrados no slo almacenan datos en un espacio mucho ms reducido que los

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ncleos, sino que son sumamente confiables y de larga duracin y se pueden remplazar fcilmente cuando es necesario. Las investigaciones en curso en esta esfera continan produciendo nuevos circuitos que son cada vez ms pequeos, rpidos y econmicos. 1.32 Para efectuar el tratamiento de datos se alimenta un programa (o un conjunto de instrucciones) y un conjunto de datos en la memoria principal de la computadora. Cuando la mquina est lista para realizar el programa, la unidad de control recupera una instruccin de la memoria principal y la descodifica. A esto se le llama tiempo - I, que significa tiempo de instruccin. El programa suele requerir alguna informacin de entrada que la unidad de control enva a la unidad aritmtica y lgica. El periodo en que esta ltima ejecuta la operacin en s se llama tiempo - E , es decir, tiempo de ejecucin. Este proceso se repite hasta que todas las instrucciones quedan ejecutadas sobre todos los datos, Las computadoras modernas ejecutan entre cinco y diez millones de estas instrucciones por segundo. Soporte lgico 1.33 Es importante subrayar que las computadoras no resuelven problemas, ni pueden resolverlos; se limitan a cumplir las instrucciones que les da el programador. Las instrucciones son sencillas y rudimentarias, y se incorporan a la mquina en la fbrica. La programacin no es ms que la invocacin de estas instrucciones en una secuencia capaz de resolver el problema. 1.34 El lenguaje de mquina es el nivel ms bajo de los lenguajes de programacin. Es, en realidad, el que utiliza la mquina. Cualquiera que sea el lenguaje en que est escrito el programa, tarde o temprano tendr que traducirse al lenguaje de mquina. Como las computadoras slo son capaces de utilizar el sistema numrico binario para representar todos los datos e instrucciones, el lenguaje de mquina se expresa en binario. Esto significa que los cdigos que representan las instrucciones y todas las direcciones del almacenamiento estn en binario. En los primeros tiempos de las computadoras ste era el nico lenguaje que se poda utilizar para programar. Era un mtodo demasiado laborioso y poco satisfactorio. Se propuso entonces la creacin de lenguajes que fueran ms fciles de escribir, y el primer resultado fue el diseo de los lenguajes simblicos. 1.35 Si se lograba escribir un programa en un lenguaje cuya escritura fuera ms fcil para el programador, se podra someter ese programa a otro de traduccin y traducirlo a un lenguaje de mquina que sta pudiera comprender (es decir, binario) . Estos lenguajes simblicos se llegaron a conocer como lenguajes ensambladores, y pronto remplazaron al lenguaje de mquina como el nivel ms bajo en que un programador poda escribir el programa. Una caracterstica importante de los lenguajes simblicos o ensambladores es que una instruccin en estos lenguajes se traduce en una instruccin en lenguaje de mquina. 1.36 Aunque era ms fcil hacer la programacin en un lenguaje ensamblador que en lenguaje de mquina, la tarea segua siendo prolongada y tediosa. A fin de simplificar y abreviar la programacin se desarrollaron lenguajes de alto nivel u orientados a procedimientos. En la actualidad, la mayora de los programas se confeccionan utilizando estos lenguajes de alto nivel y en el futuro se emplear cada vez menos el lenguaje ensamblador. Hoy en da se usan ms de 100 lenguajes de programacin. Los dos lenguajes ms corrientes son el COBOL y el FORTRAN. 1.37 El COBOL (lenguaje comn orientado a aplicaciones comerciales) fue ideado para aplicarlo a actividades comerciales y se utiliza en los sectores pblico y privado (es decir, por el Estado y la industria privada).

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1.38 El FORTRAN (traductor de frmulas) es el lenguaje ms popular para fines cientficos. Generalmente, se escriben en FORTRAN los programas que tienen poca informacin de entrada y de salida, pero que llevan a cabo una gran cantidad de clculos complejos durante su ejecucin. 1.39 Cuando se escribe un programa en cualquier lenguaje de programacin que no sea lenguaje de mquina, hay que traducirlo a este ltimo. Si se utilizan lenguajes de alto nivel (como el COBOL y el FORTRAN), el proceso de traduccin se realiza mediante un programa especial llamado "compilador". En realidad, el compilador no slo traduce instrucciones. Convierte cada nombre de dato o nombre simblico en una direccin expresada en un cdigo de mquina y da su extensin en bytes; forma etiquetas de cdigo de lenguaje de mquina para las instrucciones que se "bifurcan" durante la ejecucin del programa; traduce cada una de las instrucciones expresadas en lenguaje de alto nivel a una o ms instrucciones en lenguaje de mquina; y ofrece informacin de diagnstico al programador (es decir, comprueba si el programador ha seguido todas las reglas del lenguaje utilizado y le informa cuando encuentra errores o supone que se cometern errores que traern como resultado un funcionamiento defectuoso del programa en lenguaje de mquina). 1.40 Una vez compilado y probado el programa, el "mdulo objeto" en lenguaje de mquina se coloca, en algn soporte como cinta o disco, en una biblioteca de programas para utilizarlo cuando proceda sin tener que volver a pasar por el proceso de traduccin. Cuando es necesario modificar un programa, el programador efecta el cambio en el programa en lenguaje de alto nivel, que entonces se compila, se somete a prueba y remplaza el programa en lenguaje de mquina en la biblioteca de programas. 1.41 Hoy en da la mayora de los usuarios no tienen que aprender los lenguajes de programacin porque dependen de paquetes de programas conocidos tambin como "programas enlatados". Estos programas en paquetes se almacenan en la memoria de la computadora y permiten al usuario utilizar instrucciones que se asemejan mucho al ingls. Por ejemplo, algunos permiten al usuario ordenar alfabticamente o clasificar con slo pulsar una tecla, lo cual activa un programa almacenado. La mayora de los paquetes de programas se basan en un lenguaje de programacin y utilizan un compilador para traducir de las instrucciones sencillas al lenguaje de programacin en los cuales se basan. Caractersticas de los registros legibles a mquina 1.42 Hasta la fecha, el manejo de la informacin se ha centrado en la gestin de las entidades fsicas en las que se graban los datos. La informacin y su soporte de almacenamiento fsico se crean de una vez y luego se congelan en tiempo y contexto. Los cambios, los borrados y las adiciones posteriores requieren otro proceso de creacin (o de recreacin) que entraa otra combinacin (adicional o nueva) de la informacin y de su soporte de almacenamiento fsico. 1.43 Ni siquiera la introduccin de sistemas de microfilmes y de microfichas ha modificado este concepto bsico. El trmino microfilme o microficha "actualizable" es realmente desacertado. Una ficha o un filme funciona bsicamente como un expediente de archivo tradicional. Los documentos contenidos en el fichero (es decir, las imgenes fotogrficas) no se actualizan en el sentido del tratamiento electrnico de datos. Las imgenes que ya no se necesiten o que son inexactas se identifican como tales (se bloquean o se queman las imgenes fotogrficas), y se adiciona la imagen nueva a la ficha o al filme. Por lo tanto, el documento viejo sigue existiendo fsicamente, pero ya no se dispone de l en forma legible o utilizable, en tanto que se continan agregando documentos nuevos a la ficha o al filme, usualmente en secuencia. Los sistemas de recuperacin de fichas o de filmes accionados

- 13 por computadora son bsicamente sistemas de indizacin/recuperacin automatizados para localizar la ficha o el filme fsico (es decir, los ficheros y no la propia informacin). 1.44 En cuanto al tratamiento electrnico de los datos, lo que se actualiza es la propia informacin tal como se halla en un soporte fsico. El soporte fsico propiamente dicho permanece especficamente como una entidad de almacenamiento cuyos contenidos se cambian (es decir, la informacin se destruye o sustituye, pero no el soporte fsico de almacenamiento). En este contexto, la tecnologa ha introducido un tipo diferente de informacin, a saber, la "informacin procesable". La informacin se hace accesible, interpretable, manipulable y transmisible slo mediante medios automticos o electrnicos. Este tipo de informacin no existe como un conjunto definido y esttico de datos congelados en el tiempo sobre un medio fsico especfico, sino que debe considerarse como una entidad dinmica con determinadas propiedades orgnicas y compuesta por bitios de informacin nicos, fundamentales y discretos o por elementos de datos que se pueden reordenar, cambiar, manipular, intercalar o suprimir para generar el conjunto de informacin solicitado. 1.45 La informacin procesable o la informacin legible a mquina consiste en datos creados mediante una computadora que precisan de acceso a una computadora para pasar a una forma que pueda ser leda por el hombre. Como hemos podido apreciar, la informacin legible a mquina se puede registrar en una variedad de soportes fsicos: tarjetas perforadas y soportes magnticos como cintas, discos, tambores y diskettes. El contenido de la informacin puede abarcar desde el texto de una carta hasta una exposicin detallada de ingresos y gastos, respuestas a cuestionarios de encuestas y combinaciones complejas de dgitos que representan las series de coordenadas que constituyen un mapa2^ . Caractersticas nicas de los registros legibles a mquina 1.46 Los registros legibles a mquina presentan caractersticas que plantean una variedad de problemas especiales a los archiveros. En primer lugar, estos documentos no tienen el mismo tipo de estabilidad y duracin que sus contrapartes impresas. No es posible almacenar y mantener inactivas durante varios aos las cintas magnticas, medio en el cual se registran la mayora de los. documentos legibles a mquina, sin someterlas a un tratamiento de conservacin adecuado como suele ocurrir con otros bienes culturales textuales o impresos. Medidas de mantenimiento como la limpieza, el rebobinado con precisin y la copia de los datos prolongan la vida del soporte de almacenamiento y, por consiguiente, preservan la informacin que se encuentra en las cintas. 1.47 Los registros legibles a mquina se pueden actualizar, copiar, borrar y reproducir en formato nuevo fcilmente. Algunas de estas funciones se pueden realizar sin dejar huella alguna del cambio efectuado. Por consiguiente, es imperativo que los diseadores de sistemas de computadoras conozcan el valor de parte de la informacin, y que al disear tales sistemas se tomen medidas para asegurar que la informacin de valor a largo plazo se pueda identificar y retener debidamente antes de transferirla al depsito de archivo correspondiente. 1.48 No basta con tener acceso a la informacin legible a mquina o a los datos en bruto propiamente dichos. Adems de los datos, es preciso que el archivero obtenga documentacin que describa el contenido, la ordenacin, los cdigos y las caractersticas tcnicas del fichero de datos legibles a mquina. Sin esa documentacin, el archivero no estar en condiciones de apreciar el valor de la informacin y el investigador no podr tener acceso a ella.

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1.49 El medio organizativo en que se producen y mantienen los documentos legibles a mquina es muy diferente de aquel en que se producen los materiales impresos. Los archiveros que trabajan con registros legibles a mquina tienen que coordinar las actividades de tres grupos de personas: los creadores de los registros, los usuarios, y el personal que procesa los datos. Los archiveros tienen que trabajar con estos grupos, y tambin con el personal de gestin de documentos cuando realizan actividades de inventario y de programacin^). Fuentes de registros legibles a mquina 1.50 En la medida en que avanzamos hacia una sociedad de informacin, la creacin y el uso de la informacin en forma electrnica se convierte en una actividad cada vez ms importante. El sector oficial es el mayor creador y consumidor individual de informacin en todos los pases. Los datos originales creados con fondos pblicos pueden tener aplicaciones en la esfera de las investigaciones y del anlisis, y constituyen una base importante para registrar la evolucin de una sociedad. Al principio, las aplicaciones de la tecnologa de la informtica se relacionaban primordialmente con el tratamiento de nmeros, es decir, con sistemas comerciales y financieros y con anlisis cientficos. Sus efectos en el mbito de la cultura no se podan apreciar claramente. Sin embargo, varias facetas del desarrollo de la sociedad se registran cada vez ms en forma electrnica o legible a mquina. 1.51 El advenimiento del tratamiento automatizado o electrnico de datos ha dado lugar a que los organismos oficiales creen numerosas bases de datos que contienen enormes cantidades de informacin sobre muchos aspectos de una nacin. Existen ficheros censales, aspectos econmicos regionales y nacionales, ficheros de empleos, registros sobre educacin, estadsticas sobre delitos, incidencia de enfermedades, y distribucin de recursos sanitarios. Existen bases de datos sobre el clima, el tiempo, la geologa, la produccin y el consumo de alimentos, el transporte y las comunicaciones, el costo de la vida, y el estado en que se encuentran muchas esferas de las ciencias, la medicina y la tecnologa. Existen ficheros sobre la repercusin de la tecnologa en el medio ambiente, la seguridad de los productos, la construccin de viviendas, el crecimiento de los bosques y el deterioro de las ciudades, y muchos ms sobre las actividades y gastos oficiales del gobierno propiamente. La lista se hace interminable y sigue en aumento. Como depsitos definitivos de todos los registros valiosos de los gobiernos nacionales, los depsitos nacionales, as como los depsitos de otras jurisdicciones, se encuentran en una posicin crucial para garantizar que se conserve un fondo adecuado de informacin para el futuro. Usos de los registros legibles a mquina 1.52 Como ha sealado un autor, "el periodo relativamente corto que media entre los adelantos tcnicos en materia de computadoras y su adaptacin en diversas esferas queda de manifiesto en la prontitud con que esos adelantos se difundieron y fueron utilizados en clculos, correlaciones y anlisis por economistas, expertos en ciencias polticas, socilogos, historiadores, juristas y lingistas, aproximadamente en ese orden"^). 1.53 A mediados del decenio de 1960 los expertos en ciencias polticas desarrollaron tcnicas para analizar y registrar diversas variables como las encuestas de la opinin pblica y el comportamiento en las urnas. Como resultado del empleo de esta nueva tcnica en la investigacin poltica, varias instituciones acadmicas comenzaron a almacenar encuestas de la opinin pblica en formatos legibles a mquina y a pasar datos polticos registrados en forma tradicional a diversos formatos de cintas. Esto dio lugar al establecimiento de registros legibles a mquina a nivel universitario. Motiv tambin la inclusin de la preparacin de programas de computadoras en el plan de estudios de grados avanzados en las ciencias sociales 5 ) .

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1.54 Los socilogos, al igual que los historiadores, no tardaron en utilizar tcnicas de la economa, las ciencias polticas y otras disciplinas para "registrar, almacenar y tabular datos cuantitativos sobre individuos, instituciones, acontecimientos y artculos a fin de comprobar hiptesis anteriores y desarrollar ideas nuevas". Los juristas tambin descubrieron que las computadoras se podan utilizar en la bsqueda de leyes y decisiones en una -amplia gama de temas jurdicos y los lingistas, igualmente, comenzaron a utilizar la computadora para analizar el uso de las palabras por diferentes individuos^). En realidad, hay pocas disciplinas, si es que las hay, que no utilicen la computadora de algn modo en sus investigaciones y anlisis. 1.55 Durante los dos ltimos decenios se han modificado los planes de estudio de un gran nmero de disciplinas en muchas universidades con la adicin de cursos y seminarios sobre mtodos cuantitativos. Se han celebrado numerosas conferencias en las que, de un modo u otro, se han abordado los estudios cuantitativos. Se ha dedicado mucho tiempo y atencin al desarrollo y la difusin entre los acadmicos de "grandes colecciones de datos de investigacin histrica legibles a mquina y de programas de computadora especializados para el anlisis y la manipulacin de dichos datos"''. Se han creado nuevas asociaciones y organizaciones que se ocupan de anlisis cuantitativos, sistemas de computadoras y varios tipos o clases de datos legibles a mquina (ya sean numricos, cartogrficos o textuales). Asimismo, anualmente se editan multitud de revistas y boletines que tratan sobre varios aspectos cuantitativos. Resumen 1.56 En la primera parte de este captulo se ofrece una breve resea de un sistema de computadoras en trminos de soporte fsico, soporte lgico y datos, una explicacin acerca de las funciones de entrada, de tratamiento y de salida de un sistema de computadoras, as como una descripcin de los diversos formatos o soportes en los que se pueden registrar los datos legibles a mquina. El objetivo de esta seccin es ofrecer una informacin bsica y esclarecer trminos y funciones que se analizarn en captulos posteriores, particularmente en el cuarto y el quinto. 1.57 En la segunda parte del captulo se han esbozado una serie de caractersticas o particularidades singulares de los registros legibles a mquina a fin de demostrar la importancia que reviste el desarrollo de nuevos enfoques y procedimientos en materia de archivos y la modificacin de los existentes. En captulos posteriores, se analizarn otras caractersticas singulares, pero las analizadas aqu tendrn una influencia ms directa en la funcin de evaluacin propiamente dicha. Esta seccin tambin presenta un breve esbozo de la gran cantidad de informacin que se produce actualmente en forma legible a mquina, as como una breve descripcin de los variados usos de dicha informacin.

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NOTAS Para esta parte del captulo, el autor se bas en gran medida en el compendio elaborado por Margaret L. Hedstrom, de la State Historical Society de Wisconsin, titulado "Basic Computer Concepts Workshop". Este taller se present en la 45a. reunin anual de la Society of American Archivists celebrada en Berkeley, California, en septiembre de 1981. Estas ideas se han tomado de un informe redactado por Jake V.Th. Knoppers, Managing the Electronic Revolution, Archiving the Electronic Heritage: A Position Paper on Issues and Problems in EDP Records/Data Management, preparado bajo contrato para los Archivos Pblicos del Canad, Ottawa, diciembre de 1981, pgs. 7 y 8. Para una descripcin ms detallada de stas y otras caractersticas nicas de los registros legibles a mquina, vase Archival Preservation of MachineReadable Records: The Final Report of the Wisconsin Survey of Machine Readable Public Records. The State Historical Society of Wisconsin, Madison, 1981, pgs. 7 y 8. Meyer H. Fishbein, Guidelines For Administering Machine-Readable Archives. Comit de Automatizacin, Consejo Internacional de Archivos, Washington, D.C., noviembre de 1980, pg. 5. Ibid., pgs. 5 y 6. Ibid., pg. 6. Jerome M. Clubb, "Quantification and the 'New' History: A Review Essay", The American Archivist, Volumen 37, Nmero 1, enero de 1974, pgs. 16 y 17.

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Captulo II

GESTION DE REGISTROS LEGIBLES A MAQUINA

2.1 Antes de describir los procedimientos o pasos que deben seguirse al evaluar registros legibles a mquina, es necesario analizar varios factores que podran tener un efecto importante en la capacidad del archivero para llevar a cabo esta funcin correctamente. Es posible que algunos de esos factores no sean aplicables a todos los depsitos de archivos o que puedan influir sobre algunos de ellos en diferentes formas. Esos factores reflejan, en gran medida, algunos de los problemas con que han tropezado los archiveros de los Archivos Pblicos del Canad durante el decenio pasado en sus empeos para evaluar los registros legibles a mquina creados por el gobierno federal del Canad. No obstante, se ha hecho todo lo posible por presentar ejemplos de otros pases en los casos en que se ha proporcionado informacin de esa ndole al autor. Identificacin de registros legibles a mquina Autoridades legislativas 2.2 Existen muchas instituciones de archivo que no pueden trabajar con registros legibles a mquina debido a limitaciones impuestas por las autoridades estatutarias u otras autoridades de reglamentacin. Bsicamente, esas limitaciones son de dos tipos : restricciones en cuanto al tipo o especie de registros que puede adquirir el depsito y restricciones relativas a la entrada de registros recientes. 2.3 Respecto de la limitacin sobre el tipo de registros que se puede adquirir, de ser posible deben tomarse medidas correctivas. Afortunadamente, la rapidez con que se producen cambios en el registro de la informacin modifican automticamente esas limitaciones. No obstante, en el caso de aquellas instituciones que an tengan dudas sobre si pueden adquirir registros legibles a mquina, quizs sea necesario revisar la definicin de lo que puede adquirirse a fin de incluir toda la informacin, con independencia de la forma fsica o del soporte en que resida. 2.4 Esta solucin en particular no slo es necesaria para ayudar a los archiveros, sino tambin para convencer a los creadores y custodios de registros legibles a mquina de que stos son, de hecho, propiedad pblica. Quizs debido al breve plazo de utilizacin de la informacin legible a mquina, la fragilidad del soporte de almacenamiento, el lugar donde se encuentra la informacin almacenada (en bibliotecas de cintas o en centros de tratamiento de datos separados fsicamente de otros registros) y la posibilidad de borrar, actualizar, copiar y cambiar el formato de los datos con gran facilidad, muchos creadores, uuarios y custodios de esa informacin consideran errneamente que es de su propiedad y no de la autoridad jurisdiccional para la cual trabajan los empleados. 2.5 Respecto de la limitacin o restriccin para dar entrada a la informacin, que puede datar de 20, 30 40 aos, tal vez no exista una solucin tan directa. No obstante, lo cierto es que en el caso de registros legibles a mquina de valor a largo plazo, no deben dejarse transcurrir periodos tan largos sin tomar determinadas medidas de precaucin. De lo contrario, los datos se podran borrar o hacerse ilegibles, o haber dejado de existir la documentacin escrita que debe acompaar los datos. 2.6 En sus Guidelines For Administering Machine-Readable Archives, Meyer Fishbein hace tres sugerencias para resolver este tipo de problema. La primera es el "establecimiento de bibliotecas departamentales de cintas para conservar informacin

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significativa en formatos legibles a mquina". La segunda es el "establecimiento de una organizacin central encargada de esa conservacin". Y la tercera es "una modificacin de la autoridad_competente que permita a les archivos aceptar una... copia de cualquier fichero /de datos/ legibles a mquina que, segn el resultado de la evaluacin, tenga valor permanente"^. Como indica Fishbein, la tercera opcin es la ms conveniente. De lo contrario, podra producirse una divisin entre los archivos tradicionales y los no tradicionales. 2.7 Otra solucin posible es el establecimiento de normas para el almacenamiento de todo registro legible a mquina que se haya evaluado como poseedor de valor permanente, las cuales debern ser observadas por los departamentos y organismos creadores para poder transferir esos registros a los depsitos de archivos. En esas normas debe estipularse la necesidad de conservar la documentacin escrita conexa, as como la necesidad de mantener la actualizacin de los datos legibles a mquina respecto de cualesquiera innovaciones en el soporte fsico y el soporte lgico que puedan producirse mientras tanto en el departamento u organismo creador. 2.8 Suponiendo que por ley se haya conferido al depsito de archivos la facultad de adquirir registros legibles a mquina, puede suceder que ctras leyes oficiales abroguen esa facultad y que a causa de ello los archiveros no puedan evaluar tales registros ni adquirir los que tienen valor permanente. En muchos pases suelen existir leyes rectoras de los organismos nacionales de estadstica, de los rganos que controlan los ingresos o los impuestos sobre la renta, de los de defensa y polica, y as sucesivamente, que dificultaran en grado sumo, si no haran imposible, que los archiveros examinaran la informacin que generan esos organismos o que la informacin de valor permanente se transfiriera al depsito de archivos. Si bien es cierto que este problema concreto no atae solamente a los registros legibles a mquina, la situacin se exacerba en particular con este tipo de informacin debido a que gran parte de ella es de carcter personal. 2.9 Se pueden sugerir varias soluciones para resolver el problema, pero esto depender en ltima instancia, de la situacin de cada pas. Respecto de la capacidad de los archiveros para evaluar registros legibles a mquina en esos organismos, existe la posibilidad de que los archiveros trabajen "bajo juramento" como empleados temporales del organismo creador, y queden sujetos entonces a las mismas normas y estatutos que los empleados permanentes. Si esto no es posible, se deber procurar que la legislacin en materia de archivo tenga prioridad sobre las otras leyes y reglamentos relativos al acceso a los registros con fines de evaluacin y a la posible transferencia de los registros que tienen valor permanente al depsito de archivos. Tambin se podran tomar medidas para garantizar que cuando se redacten o se enmienden determinadas leyes, aparezca el nombre del depsito de archivos en la parte que trate sobre el acceso a los registros, y dems cuestiones afines. Si estos esfuerzos no dieran resultado, quizs habra que considerar la creacin de "miniarchivos legibles a mquina" en algunos de estos organismos, pero en ese caso correspondera al depsito de archivos fijar las normas y procedimientos para el tratamiento, la descripcin y la conservacin de los registros, y la formacin del personal encargado de esas funciones debera estar a cargo de archiveros profesionales. De hecho, debe hacerse cuanto sea posible para garantizar que esos empleados sean archiveros profesionales y tengan alguna relacin prctica con el depsito de archivos. Datos legibles a mquina generados por diferentes jurisdicciones oficiales 2.10 Otro problema usual para los. archiveros evaluadores de registros legibles a mquina es que, generalmente, los datos que posee un organismo estatal central son el resultado de la agregacin o el acopio de datos creados por otras jurisdicciones oficiales. En este sentido surgen tres problemas: la cuestin del acceso, quien

- 19 "controla" los datos y la cuestin de la propiedad. Si bien este problema puede surgir con ms frecuencia en los pases que tienen un tipo de gobierno federal, se puede presentar tambin en pases con sistema de gobierno unitario. 2.11 No hay duda de que en los pases con estructura federal existen muchos programas conjuntos federales y provinciales o federales y estatales, y que, como resultado de ello, se crean e incluso se "comparten" registros. Sin embargo, en la mayora de los acuerdos que establecen esos programas apenas se menciona la ordenacin y dems aspectos de los registros. En consecuencia, los registros pueden estar sujetos tanto a reglamentos federales como a reglamentos provinciales y estatales. La existencia de programas de registros polmicos y las limitaciones de archivo a nivel federal y a otros niveles oficiales pueden complicar la situacin an ms. 2.12 En cuanto a los registros legibles a mquina, es muy posible encontrar copias de ficheros de datos concretos para cada provincia o Estado en cada una de estas jurisdicciones y tambin a nivel federal, debido a que el departamento u organismo federal fusion los diferentes ficheros de datos para llevar a cabo determinados tipos de anlisis, u otras tareas. De particular inters para el depsito nacional de archivo es el proceso de adopcin de decisiones que determina cules archivos de datos estn bajo el control de la institucin del gobierno federal o son propiedad de sta. Ese mismo proceso de adopcin de decisiones fija los lmites acerca de cules archivos de datos puede adquirir el depsito nacional. 2.13 Para resolver el problema deben tomarse medidas a fin de que, cuando se redacten acuerdos de esa ndole, se mencione concretamente la retencin y ordenacin de todo registro que se derive de tales acuerdos. Esas clusulas deben ser revisadas y aprobadas por la autoridad de archivos competente. Acaso sea conveniente revisar todos los acuerdos, nuevos y existentes, que puedan dar lugar a la creacin de registros legibles a mquina para determinar con exactitud la condicin y la propiedad de esos registros. Se deben establecer entonces limitaciones para los archivos de los otros niveles oficiales. Por ejemplo, los registros que hayan sido identificados como de valor histrico e importancia nacional deben permanecer en el depsito nacional, mientras que los de inters local o regional se pondran a disposicin de los archivos de los otros niveles oficiales. En los casos en que los registros tienen valor local y nacional, todos los depsitos de archivos interesados deberan poder obtener copias. Es importante recordar que los registros legibles a mquina pueden copiarse con facilidad y a bajo costo y que no existe el registro legible a mquina original, al menos en el sentido de una coleccin de manuscritos tradicional. Por ese motivo, la ordenacin de los registros legibles a mquina no debe plantear los problemas de jurisdiccin que a menudo se presentan con los materiales de archivo de salida impresa ms tradicionales. 2.14 Es imperioso resolver el problema de los datos federales y provinciales o federales y estatales legibles a mquina debido al rpido desplazamiento hacia aplicaciones de computadora en lnea en tiempo real, en virtud de las cuales los datos legibles a mquina se comparten para la gestin y se ejecutan programas socioeconmicos compartidos (de fondos o de jurisdiccin). Un sistema de gestin de la base de datos bien estudiado y ejecutado para esos programas constituira una gran ayuda a la hora de determinar el "control" o la "propiedad" de los datos legibles a mquina.

- 20 Datos legibles a mquina creados en virtud de contratos y subsidios oficiales 2.15 Los departamentos y organismos oficiales encomiendan cientos, si no miles, de estudios o proyectos muy costosos al sector privado, ya sean sociedades o individuos. Para muchos de esos estudios y proyectos se acopian y tratan datos en formatos legibles a mquina. Con frecuencia, los datos tienen un valor de archivo por lo menos igual, cuando no mayor, que el informe que se presenta con el resumen de los datos en forma agregada. En otras palabras, muchos de los datos legibles a mquina que se producen en virtud de contratos o subsidios oficiales constituyen un recurso que se puede volver a utilizar con un costo adicional marginal. Esos datos pueden ser de utilidad fuera del estudio o proyecto para el que se crearon. Es ms, los datos acopiados o preparados pueden ser de inters para otros investigadores o para el pblico en general. La informacin tambin podra tener valor de archivo. Por consiguiente, es importante que cuando se creen registros legibles a mquina en el marco de un contrato o de un subsidio de investigacin, se enven, junto con cualquier documentacin anexa y con el informe final, al departamento u organismo oficial contratante. De hecho, se ha dado el caso de que un investigador interesado en utilizar registros legibles a mquina creados por un contratista para un organismo oficial, ha terminado por pagar a ese contratista para tener acceso a dichos registros y obtener copias pese a que su creacin ya haba sido costeada con fondos pblicos. 2.16 En la mayora de los casos, todas las actividades relacionadas con el acopio de datos por parte del sector privado, cuyo pago se realiza mediante algn tipo de financiacin oficial, entraan algn tipo de contrato. En la mayor parte de esos contratos debe figurar una clusula que estipule que todos los registros que se creen como resultado del contrato pasen a ser propiedad de la institucin oficial contratante. El carcter y las posibles formulaciones de esas clusulas pueden variar en dependencia del tipo o especie de contrato. En todo caso los registros que se creen bajo contrato deben entregarse al administrador de registros de departamento u organismo estatal responsable para fines de programacin. De esa manera, el archivero podr evaluar la informacin programada. 2.17 La situacin es igualmente confusa respecto de los registros legibles a mquina creados en virtud de subsidios oficiales y mecanismos de financiacin oficial anlogos. 2.18 En los Estados Unidos no existe una poltica general como tal para los registros legibles a mquina as creados, aunque algunos organismos del gobierno federal s exigen el depsito de tales registros2'. En Inglaterra, el Consejo de Investigaciones Sociolgicas pide al receptor de un subsidio del Consejo que deposite una copia de los ficheros de datos legibles a mquina y de la documentacin complementaria en la Social Science Data Archive de la Universidad de Essex, con los plazos para la liberacin y divulgacin, lo que permite el empleo de estos datos por otros investigadores a la mayor brevedad. En el caso de que no se depositaran esos ficheros de datos legibles a mquina, el hecho se tendra muy en cuenta al evaluar una solicitud ulterior de subsidio formulada por el mismo peticionario (es decir, si no se realiza el depsito no se concederan ms subsidios)^. El equivalente del Consejo de Investigaciones Sociolgicas ingls en los Pases Bajos exige el depsito de una copia de los ficheros de datos legibles a mquina y la documentacin complementaria en el Steinmetzarchief de Amsterdam. 2.19 Al parecer, tanto en Inglaterra como en los Pases Bajos se han establecido buenas relaciones de trabajo entre las entidades donantes y los archivos de datos. Estos ltimos suelen ayudar al investigador en el acopio y preparacin de los

- 21 datos, el diseo y la metodologa, as como en la preparacin de la documentacin pertinente. Asimismo, la poltica de depsito parece funcionar satisfactoriamente ya que los mismos datos se utilizan ms de una vez, y de esa forma se evita la duplicacin. Aparentemente, los organismos donantes estn ms dispuestos a asignar fondos que entraan la creacin de ficheros de datos legibles a mquina a los investigadores que tienen una hoja de servicios probada. 2.20 El Consejo de Investigaciones Sociolgicas y de Humanidades del Canad (SSHRCC) y el Consejo Canadiense constituyen dos de los principales organismos donantes del gobierno federal en el sector de las comunicaciones y la cultura de ese pas. Ambos organismos conocen bien las repercusiones que puede tener el empleo de tecnologas automatizadas en el proceso investigativo y en la creacin de informacin legible a mquina o digitalizada con valor de archivo o cultural. 2.21 El SSHRCC revis recientemente su "Subsidio para la investigacin-Gua para solicitantes". La seccin dedicada a "Directrices complementarias" fue objeto de una revisin amplia y se aument considerablemente a fin de que reflejara las tendencias actuales en materia de investigacin, mtodos investigativos y el empleo de computadoras en esa esfera. La "Gua" expone de manera muy explcita que los datos acopiados en estudios financiados por el SSHRCC son propiedad pblica y no del investigador principal. Los datos deben ponerse a disposicin del pblico dentro de los dos aos siguientes a la terminacin de la fase de acopio. Asimismo, el SSHRCC espera que los investigadores depositen sus datos en un archivo, banco de datos, centro de estudios, etctera, donde pueda garantizarse su conservacin y distribucin. El Consejo exige igualmente a los solicitantes que indiquen el nombre de la organizacin seleccionada para el depsito y las condiciones del acuerdo. Tambin es responsabilidad de los investigadores principales preparar manuales adecuados para los usuarios y la codificacin. En determinadas condiciones, el Consejo est dispuesto a asumir el gasto que entraa dar a los datos una forma ms asequible para otros investigadores o la preparacin de un fichero de datos de carcter annimo. 2.22 El Consejo Canadiense tiene el mandato de auspiciar y fomentar las artes en el pas. Una de sus polticas consiste en que debe depositarse en el Consejo una copia de todo fichero de datos legibles a mquina que se haya creado bajo un contrato de investigacin con el propio Consejo. Recientemente el Consejo Canadiense estableci una seccin que se ocupa de las nuevas tecnologas y los medios integrados y que, como parte de sus funciones, financia actualmente la creacin de obras de arte en formatos legibles a mquina o digitalizados. Obviamente, estas obras de arte en formatos digitalizados (es decir, en combinaciones de soporte fsico, soporte lgico o datos tales como arte computadorizado, hologramas, preparacin computadorizada de dibujos animados, etctera) tambin forman parte del "patrimonio cultural electrnico" de todo pas. En este sentido, es necesario que los archiveros se interesen por esa informacin^). 2.23 La tendencia general de la investigacin en ciencias sociales y humanas es ensayar las hiptesis o los resultados del investigador en microdatos, ya se trate de observaciones sobre personas de nuestra poca (mediante cuestionarios de encuestas, etctera) o de cuerpos voluminosos de material de archivo que contengan microdatos (tales como registros de condados, declaraciones de impuestos, registros aduaneros y portuarios, registros notariales y otros). En estas esferas, el empleo de mtodos cuantitativos y de computadoras casi se ha convertido en una condicin sine qua non para los investigadores de las ciencias sociales. Muy frecuentemente, la creacin de datos legibles a mquina supone el empleo de cuantiosos recursos, tanto humanos como financieros. En tal sentido, un solo fichero de datos legibles a mquina puede ser resultado de la inversin de decenas de miles de dlares de los fondos pblicos y muchas personas-aos de trabajo. El gasto que

- 22 acarrea poner todos estos ficheros de datos a disposicin de otros puede ser comparativamente muy reducido. Por consiguiente, es necesario que los archiveros garanticen la adopcin de medidas encaminadas a identificar y proteger los ficheros de datos que tengan un valor permanente. Establecimiento de programas de gestion de registros de tratamiento electrnico de datos 2.24 La "informacin procesable" o en formato legible a mquina requiere un mtodo de gestin diferente al que se aplica a los documentos de salida impresa. El mtodo de gestin de la informacin desde el punto de vista de su forma fsica no es pertinente en el caso de los registros legibles a mquina. Mientras que en la gestin de documentos tradicional stos consistan en hojas de papel, un expediente de archivo, una fotografa, un mapa, un diseo arquitectnico, etctera, en lo relativo a la informacin legible a mquina los equivalentes son, en general, elementos de datos. De ah que convendra hablar de creacin de un "programa de gestin de datos" para denominar las directrices de poltica que garanticen la aplicacin de los principios bsicos de la gestin de la informacin registrada a la informacin legible a mquina o procesable. 2.25 A despecho de la terminologa que se emplee, es indispensable crear programas de gestin de registros de tratamiento electrnico de datos para garantizar que los depsitos de archivo cuenten sin falta con un programa de adquisicin sistemtica de datos legibles a mquina. Slo de esta forma los archiveros podrn identificar y evaluar debidamente los registros legibles a mquina creados en la jurisdiccin particular en que laboran. Al igual que se han establecido procedimientos para efectuar la identificacin, el inventario y la programacin de la salida impresa, tambin es necesario establecer procedimientos de esa ndole para la gestin de datos legibles a mquina. Repercusiones de un programa de gestin de registros de tratamiento electrnico de datos en la relacin costos-beneficios 2.26 Uno de los razonamientos principales aducidos en favor de un programa de gestin de registros ha sido la posibilidad de lograr algn ahorro mediante el almacenamiento de cantidades voluminosas de registros poco utilizados por el usuario en lugares al efecto (es decir, centros de registros) a bajo costo. Tambin se ha demostrado que la organizacin intelectual de la informacin registrada en el soporte fsico de almacenamiento podra clasificarse y ordenarse de una manera que facilitara notablemente su recuperacin. En la mayora de los casos esto se ha logrado mediante la asignacin de diversos atributos fsicos de identificacin a la informacin registrada colocndola en expedientes de archivo o en rollos de microfilme, etctera, y utilizando una codificacin de colores y medios fsicos para organizar la gestin de la informacin. 2.27 En el transcurso de los aos se han elaborado planes de clasificacin temtica, centros de registros centrales y secundarios y programas de archivo e indizado. Por consiguiente, se han formulado diversos criterios de costos-beneficios en torno a las cuestiones de oficinas centrales frente a las descentralizadas, es decir, sin registros, las propuestas de microfilmes, las operaciones de oficinas de correos, diferentes sistemas de clasificacin temtica y otras. 2.28 Por otra parte, los anlisis costos-beneficios para la gestin de registros de tratamiento electrnico de datos estn an en la etapa inicial. El anlisis de los factores costos-beneficios de la informacin legible a mquina desde el punto de vista de los equivalentes de papel puede resultar un ejercicio til, aunque slo sea para demostrar el "factor de densidad" asociado a la informacin legible

- 23 a mquina. Si se calcula en trminos de gavetas de ficheros y pies lineales de espacio de almacenamiento, el equivalente en papel de una bobina de 2.400 pies de cinta magntica, almacenado a 6.250 bitios por pulgada sera unos 503 pies (o a 1.600 bitios por pulgada, sera unos 125 pies)5'. Una forma de estimar el valor de una sola bobina de cinta magntica sera calcular la cantidad de recursos (materiales, financieros y de personal) que, como promedio, generara o correspondera a 503 (o a 125) pies de documentos textuales. 2.29 Es importante recordar que lo que tiene valor no es la cinta magntica por s misma, sino la informacin que contiene. Es ms, al realizar el anlisis costos-beneficios de un programa de gestin de registros de tratamiento electrnico de datos, se puede argumentar fcilmente que el costo del soporte de almacenamiento fsico de los datos legibles a mquina es un factor relativamente insignificante. El gasto que acarrea la creacin de datos en la cinta es de un orden de valores muy superior al de la compra de la cinta o su almacenaje. 2.30 Otro factor que es preciso tener en cuenta es la cantidad de recursos que un gobierno o una compaa invierten en el tratamiento electrnico de datos. En muchas jurisdicciones existen polticas que consideran el tratamiento electrnico de datos como un medio de produccin. Sin embargo, es igualmente importante poder garantizar un empleo eficiente y eficaz de este costoso medio de produccin en funcin de los datos que se crean, tratan, producen y utilizan. En otras palabras, se impone un programa de gestin de registros de tratamiento electrnico de datos que sea plenamente eficaz. 2.31 En muchas jurisdicciones hay indicios de que se est produciendo una estabilizacin de la tasa anual de crecimiento de los gastos relativos al tratamiento electrnico de datos. Cuando se analizan esos gastos slo desde el ngulo monetario y del personal, con alguna consideracin para el soporte fsico y el soporte lgico, no se advierte el notable aumento de las capacidades para el tratamiento y almacenamiento de los datos debidos a la revolucin tecnolgica. Por ejemplo, de 1975-1976 a 1978-1979 inclusive, el costo industrial medio del almacenamiento electrnico de datos disminuy en una proporcin de seis a uno para las cintas magnticas y de tres a uno para los discos magnticos '. Por ende, con la misma cantidad de dlares de 1975, poda almacenarse en 1979 seis veces ms datos en cinta y tres veces ms en discos. O, dicho de otra forma, con un ligero aumento en los gastos monetarios, pero con inclusin del factor de los avances tecnolgicos, la capacidad de almacenamiento de datos legibles a mquina se duplic en tres aos. Todo parece indicar que cada dos o tres aos se duplicar el volumen del "armario de archivo electrnico" de las organizaciones. 2.32 Pocas organizaciones tienen cifras disponibles sobre el volumen de datos legibles a mquina que se "depuran" anualmente o han elaborado siquiera los procedimientos para obtener tales cifras. En realidad, este enfoque particular no es tan pertinente a los registros legibles a mquina por tres razones bsicas. 2.33 En primer lugar, el soporte de almacenamiento se puede utilizar ms de una vez. Mientras que el reciclaje de papel entraa que el soporte de almacenamiento abandone fsicamente el sistema para revenderse en un futuro como papel virgen reciclado, las cintas magnticas no tienen que abandonar el sistema. 2.34 En segundo lugar, la "depuracin" de informacin legible a mquina es un proceso que se desarrolla dentro del propio sistema. En otras palabras, la informacin se elimina o depura a nivel de elemento de datos, o se depuran ficheros completos como parte del proceso de actualizacin.

- 24 2.35 Por ltimo, como se seal anteriormente, la cantidad de informacin legible a mquina almacenada en soportes de almacenamiento electrnico va en aumento. Con una cinta magntica es posible pasar de 800 a 1.600 y a 6.250 bitios por pulgada, y posiblemente a bloques de mayor tamao en el futuro, colocando as una cantidad de informacin mucho mayor en los mismos soportes fsicos de almacenamiento. Esto significa que el mismo nmero de cintas magnticas puede ahora almacenar ocho veces ms informacin que hace quince aos. 2.36 Slo cuando las cintas magnticas se desgastan o los paquetes de discos se hacen obsoletos pueden considerarse "depurados" en el sentido tradicional'). Programacin de registros legibles a mquina 2.37 Aunque la depuracin desempea una funcin importante en la poltica y los procedimientos tradicionales de gestin de documentos -deshacerse del material consume tiempo y esfuerzos-, constituye un ejercicio de importancia secundaria en el mundo del tratamiento electrnico de datos. Si se permitiera que los encargados de los sistemas de computadoras hicieran su voluntad, eliminaran automticamente la informacin no deseada o innecesaria. 2.38 Por tanto, es importante que se establezcan programas de registros para la informacin legible a mquina en la etapa de diseo del sistema o de planificacin de nuevas aplicaciones o programas. Es en ese momento cuando deben darse las razones o exponerse los argumentos para acopiar o crear una informacin. Igualmente se determinar cmo y dnde se han de utilizar los datos. Asimismo, surge la pregunta sobre cunto tiempo se emplearn los datos con propsitos administrativos y operacionales. 2.39 Cuando el archivero cuente con esa informacin, deber estar en condiciones de hacer una evaluacin preliminar de los datos que interesan. Luego se incorporara al diseo del sistema la identificacin de determinados datos mediante etiquetas para su retencin permanente. La depuracin o destruccin autorizada de los datos conforme a un programa de registros aprobado, y la separacin de los datos marcados para retencin permanente de acuerdo con la limitacin del archivo en el programa de registros, tendra lugar como parte de la operacin regular del sistema de computadoras. A los efectos prcticos, esto significara ir hacia la programacin de registros y la adquisicin archivstica automatizadas. 2.40 Es importante tomar nota de que cuando se disponen los programas y periodos de retencin para los datos legibles a mquina se deben emplear "ciclos", y que el lapso de tiempo lo determina el sistema de computadoras que sostiene el programa o la prestacin de un servicio (como el seguro de empleo, las pensiones y otros programas socioeconmicos) que requieren informacin personal. Por consiguiente, en lugar de "dos aos" el periodo de retencin dira "dos ciclos" (o dos meses para cambio de direccin, estado civil, nmero de personas a cargo, etctera, cuando existe un ciclo mensual) o "tres ciclos" (es decir, seis semanas, para cambio de direccin, estado civil, nmero de personas a cargo, etctera, cuando existe un ciclo quincenal. 2.41 Como se ha mencionado anteriormente, debido a la naturaleza frgil y "dependiente del tiempo" de los datos registrados electrnicamente, estos archiveros no pueden permitirse esperar, a diferencia de sus colegas que trabajan con registros de salida impresa. Si la informacin legible a mquina est programada para adquisicin permanente, sta debe efectuarse en un momento que permita verificar los datos mediante la obtencin de copias o muestras de ficheros de movimientos y de auditora, ambos generados por sistemas de computadoras. En otras palabras, pueden

- 25 surgir situaciones (especialmente respecto de la informacin personal en un sistema de computadoras dinmico e interactivo) en que el archivero no slo requiera que se produzca un fichero principal histrico o de archivo, sino tambin que se creen o copien determinados ficheros de movimientos con miras a documentar lo que ha ocurrido dentro del sistema. En la mayora de los casos se tomaran muestras de esos ficheros de movimientos o de auditora. 2.42 Cuando se analiza la programacin de los registros legibles a mquina, es importante llamar a la atencin el General Records Schedule 20, aprobado por el" Servicio de Archivos y Registros Nacionales (NARS) de los Estados Unidos8'. El Schedule 20 est destinado a servir de equivalente a un "programa general de depuracin de documentos" para los registros legibles a mquina. Abarca la retencin y depuracin de los ficheros de datos legibles a mquina acorde con su contenido temtico dentro de un sistema dado (es decir, ficheros de edicin, de movimientos, ficheros principales, etc.). Tambin aborda el inters del gobierno federal estadounidense en la propiedad de los registros legibles a mquina generados en virtud de subsidios, contratos, contribuciones, ventas u otros acuerdos federales y no federales. Los ocho prrafos siguientes contienen algunas observaciones generales y concretas acerca del General Records Schedule 20. 2.43 Aunque en el Schedule 20 se identifican cuatro factores que distinguen los registros legibles a mquina de los registros que emplean otros soportes, se debe analizar, adems, un quinto factor. Es importante tener en cuenta la diferencia entre la retencin y ordenacin del soporte magntico y la retencin y ordenacin de los datos en el soporte. 2.44 Aunque la definicin de fichero principal que aparece en el Schedule 20 es vlida para muchas aplicaciones de computadora de propsito nico, en el marco ms complejo de la base de datos es difcil aplicarla. Por ejemplo, las entradas, movimientos y ediciones pueden alimentarse directamente en estados o tablas de salida, lo cual dificulta la identificacin de los ficheros principales. Adems, en la base de datos, se puede definir cualquier nmero de ficheros principales lgicos a partir de una base de datos fsica, segn sea la estructura de sta. 2.45 En la pgina dos del Schedule aparece la siguiente instruccin: "La planificacin adecuada de los ficheros de tratamiento puede aumentar la disponibilidad de espacio en los soportes legibles a mquina y reducir los gastos del organismo en suministros de soportes magnticos". Huelga decir que sta no debe ser la nica razn en favor de un sistema de planificacin. Debe insistirse en la aprobacin de periodos de conservacin jurdicamente establecidos, la respuesta a los problemas relativos al carcter privado (es decir, los organismos slo deben retener la informacin personal el tiempo estrictamente necesario), cuestiones de la revisin para fines de archivo y otros aspectos por el estilo. Tambin podra esgrimirse el argumento de que la aprobacin de periodos de retencin por un organismo central (como el Servicio de Archivos y Registros Nacionales) significa que cualesquiera acusaciones pblicas respecto de una supuesta destruccin inadvertida de datos por un organismo oficial podran recaer en los Archivos Nacionales si los datos fueron planificados y los planes aprobados por los Archivos Nacionales. 2.46 En este contexto, es dudoso que el Servicio de Archivos y Registros Nacionales pueda esperar de manera realista que los departamentos establezcan periodos de retencin manifiestamente diferentes de los periodos de retencin o ciclos de vida establecidos en la descripcin de los sistemas individuales. De hecho, al establecer normas para los periodos de retencin de diversos ficheros de tratamiento (tales como "deprese despus de tres o ms ciclos de vida"o "deprese cuando ya no se necesite"), tal vez el NARS se est acercando peligrosamente al establecimiento

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de normas para la creacin de sistemas de informacin oficiales, situacin sta que quizs no acepten de muy buen grado los crculos de tratamiento electrnico de datos. 2.47 Muchos de los ficheros principales descritos en el General Records Schedule 20 son, de hecho, ficheros de tratamiento. Entre ellos figuran ficheros de reestructuracin tcnica, ficheros de impresin, ficheros de publicacin y ficheros de muestra o submuestra o ambos. Los otros ficheros principales no conciernen a la funcin o tratamiento, sino ms bien al contenido temtico de los datos. En opinin del autor, el hecho de mezclar disposiciones de retencin para la retencin y depuracin tanto del contenido temtico como de la funcin o tratamiento de los datos legibles a mquina, limita el valor del Schedule 20. El contenido temtico de los datos no debe constituir un factor para determinar los periodos de retencin, excepto en lo relativo a diversas cuestiones jurdicas. Se deben unir las descripciones del contenido temtico a las descripciones de inspecciones generales del sistema con miras a permitir la valoracin de archivo, pero no deben ser determinantes para establecer los periodos de retencin. Se deben identificar las funciones o tratamientos de que son objeto los datos desde su creacin inicial y durante su utilizacin hasta su depuracin final, y se debe determinar y registrar el periodo durante el cual se retiene cada producto de un tratamiento determinado. Indudablemente, los periodos de retencin y las descripciones genricas del contenido temtico de los ficheros principales anuales tendrn un inters mucho mayor para los archiveros que los productos de ediciones y validaciones. En resumen, el establecimiento de los periodos de retencin debe estar relacionado con las funciones o tratamientos (as como con los requisitos jurdicos), mientras que el establecimiento de las limitaciones de archivo debe responder al contenido temtico de los datos que circulan por el sistema. 2.48 En el Schedule 20 se describe un nmero considerable de ficheros de tratamiento. Para cada tipo de fichero existe un conjunto de condiciones de retencin y depuracin (por ejemplo, "presntese un SF 115", "deprese despus de 3 ciclos", etc.). Este enfoque trata de destacar la importancia de los ficheros de "tratamiento" como posibles registros de archivo. Intenta, adems, establecer un conjunto uniforme de prcticas de retencin y depuracin para todos los ficheros de tratamiento de todos los organismos estatales. Como ya se indic, sta es una tarea ambiciosa y algo peligrosa. Dicho enfoque entrara en conflicto con aquellos sistemas que, por ejemplo, no pueden mantener ficheros de movimientos vlidos durante tres o ms ciclos de actualizacin. En lugar de aplicar un conjunto de normas de retencin a estos ficheros, el proceso de programacin debe relacionarse directamente con las prcticas de retencin y depuracin vigentes dictadas por la descripcin del sistema. Como se seal anteriormente, la programacin de sistemas debe concluir en la fase de diseo del sistema, cuando tanto los gestores de los sistemas como los administradores de los registros pueden examinar y aprobar (y ajustar cuando sea necesario) los periodos de retencin para las diversas etapas o procesos dentro de un sistema dado. 2.49 Tambin es motivo de preocupacin para el autor la posibilidad de que un acento muy particular en la programacin de ficheros de tratamiento vaya en detrimento de lo que debe considerarse como la funcin de programacin ms importante -el establecimiento de disposiciones para la retencin y depuracin as como de limitaciones de archivo, para las etapas ms importantes del sistema. En muchos aspectos, la programacin de ficheros de tratamiento es anloga a los intentos de los administradores de registros por establecer programas para los ficheros de trabajo de salida impresa, diseos y dems informacin de "tratamiento" que slo sirven como entrada para obtener un producto "final" (como una poltica, un memorndum, etc.). Muchos administradores de registros alegaran que ya tienen suficientes problemas con tratar de programar el denominado producto "final" sin tener

- 27 adems que preocuparse con la programacin de "tratamientos" individuales que conduzcan al producto final. En igual sentido, sera difcil esperar que el personal de tratamiento electrnico de datos respondiera a los requisitos de retencin para el "tratamiento" de ficheros de datos cuando ya tienen suficientes dificultades al tratar de programar los ficheros "principales". 2.50 El Schedule 20 proporciona un esbozo sumamente til de las diversas formas de documentacin que sirven de sostn a un sistema de informacin dado. Las categoras dentro de esta documentacin resultan tiles porque permiten que el personal de tratamiento electrnico de datos comprenda con claridad el volumen de documentacin que se debe retener y programar con un sistema dado. Esto es en extremo importante en cuanto a las limitaciones de archivo que deben aplicarse a ficheros de datos concretos. Para que el sistema de gestin de archivos funcione (es decir, para que se conserven los datos), se debe conservar la documentacin complementaria junto con los datos. Este vnculo puede lograrse con una programacin uniforme tanto de los datos como de la documentacin '. 2.51 El programa general de depuracin para los datos legibles a mquina debe basarse en los ciclos de vida de los datos que circulan a travs de los sistemas, y slo puede aplicarse con xito si no se limita nicamente a los datos legibles a mquina. Todo sistema de tratamiento electrnico de datos estar sustentado por registros de impresos de entrada y salida y por documentacin complementaria. Por ende, los cuestionarios de documentos impresos, formularios y dems documentos de acopio de datos, de entrada, as como los estados, listas de salida, y otros documentos deben programarse en el mismo contexto que los datos legibles a mquina que se crean, retienen y depuran como una serie de pasos dentro del sistema. Este enfoque garantiza la identificacin de todos los pasos intermedios que forman el ciclo de vida de la informacin que circula a travs del sistema. 2.52 Por ltimo, hay que subrayar que las limitaciones de archivo para la informacin legible a mquina pueden diferir a menudo de las que se aplican a los documentos de papel. Generalmente, los documentos de papel que corresponden a la "categora preparatoria" se evalan como carentes de valor de archivo, debido bsicamente a que el costo (en tiempo y dinero) de la adquisicin, el almacenamiento y la recuperacin (es decir, la investigacin) que entraan es demasiado elevado en comparacin con la "informacin til" que puede obtenerse. Sin embargo, en un formato legible a mquina, esa misma informacin de escaso valor de archivo se comprime en forma densa y susceptible de tratamiento, lo cual aumenta en buena medida su valor. Por tanto, si bien un programa general de depuracin para los registros legibles a mquina puede tener los mismos periodos de retencin con independencia del soporte de almacenamiento fsico, quizs su limitacin de archivo sea muy diferente a la de su equivalente en papel. Esta es otra de las razones por las cuales debe considerarse seriamente la posibilidad de elaborar programas generales de depuracin independientes para la informacin legible a mquina. Papel de la gestin de documentos y del personal de tratamiento electrnico de datos en la programacin de registros legibles a mquina 2.53 En la actualidad, la mayora de los administradores y funcionarios de los registros carecen de formacin y experiencia, as como de la comprensin de en qu consisten realmente la informacin legible a mquina, los sistemas de computadora y el tratamiento de datos. No se trata de culpar a nadie es, simplemente, la realidad. Asimismo, el personal de tratamiento electrnico de datos que comprende los principios y procedimientos de la gestin de registros o siquiera se interesa por ellos es igualmente escaso.

- 28 2.54 Mientras no cambie esta situacin, si es que cambia, el papel de los administradores de registros en la programacin de informacin legible a mquina probablemente siga siendo de escasa importancia. Por el momento, los administradores de registros debern concentrarse al menos en servir de enlace con los depsitos de archivos y como funcionarios responsables de coordinar todas las solicitudes formales de aprobacin de programas de documentos, incluidas las que abarquen informacin legible a mquina. 2.55 Tradicionalmente, los gestores del tratamiento electrnico de datos se ha-n interesado en el establecimiento y la gestin de servicios de produccin y tratamiento de datos por medios electrnicos. Han participado en la adquisicin de soporte lgico y fsico, en la racionalizacin y armonizacin de las necesidades cambiantes de los usuarios del tratamiento electrnico de datos y han garantizado el mantenimiento de la integridad de los sistemas de computadoras, as como el funcionamiento satisfactorio de las redes de comunicacin y otros protocolos de intercambio de datos. En los ltimos veinte aos han mostrado poca disposicin cuando se les ha involucrado en alguna medida con el contenido de una informacin tratada en sistemas de computadoras, e incluso han sufrido fracasos en esa actividad. En realidad, han sido los usuarios del tratamiento electrnico de datos los que tradicionalmente han precisado qu informacin deba tratarse y almacenarse y quin sera responsable de rebuscar en la pista (o sea, qu cintas y ficheros de datos eran de su propiedad y si deban eliminarse o conservarse los datos). 2.56 Sin embargo, al menos en el Gobierno del Canad hay indicios de que esas actitudes de los gestores de tratamiento electrnico de datos estn cambiando lentamente. En estos momentos algunos de ellos dan muestras de una preocupacin mucho mayor por el empleo y la retencin de los datos, as como de una mayor inclinacin a supervisar a los usuarios de sus servicios en cuanto a la actividad o inactividad de los ficheros de datos-"-0) . Este es un cambio muy positivo, ya que el gestor de tratamiento electrnico de datos es el funcionario que suele ejercer el control fsico de la informacin legible a mquina. 2.57 Por lo tanto, se debe confiar a los gestores de tratamiento electrnico de datos que garanticen la programacin de todos los registros legibles a mquina de sus instituciones. Estos son los funcionarios con quienes deben trabajar regularmente los archiveros con miras a la correcta identificacin, inventario y programacin de los registros legibles a mquina, y para que los documentos que se consideren de valor permanente se transfieran realmente al depsito de archivos al trmino de los periodos de retencin y en el formato o formatos que se indiquen. 2.58 Ahora bien, debe recalcarse que corresponde a los usuarios del tratamiento electrnico de datos determinar cules son los datos que deben crearse, acopiarse, tratarse y almacenarse. Tambin les corresponde indicar y justificar por qu tiempo se necesitan los datos para la ejecucin o el anlisis del programa. Resumen 2.59 En la primera parte de este captulo se bosquejaron diversos aspectos que podran influir en la capacidad del archivero para evaluar los registros legibles a mquina. Se recalc la importancia de que el depsito de archivo est facultado para adquirir registros legibles a mquina, al igual que los problemas que pueden surgir cuando otras leyes o reglamentos sobreseen o abrogan la legislacin en materia de archivos. Se citaron ejemplos de registros legibles a mquina creados por diversas jurisdicciones oficiales en el marco de acuerdos reglamentarios que no contienen aclaracin alguna acerca de la propiedad de los documentos. Tambin se explic el valor de los registros legibles a mquina creados en virtud de contratos y subsidios estatales. En todos estos casos, se ofrecieron sugerencias sobre la forma en que podran resolverse los diversos problemas.

- 29 2.60 En la segunda parte del captulo se describi la importancia del programa de gestion de registros de tratamiento electrnico de datos para garantizar el establecimiento de un programa de adquisicin sistemtica de registros legibles a mquina. Tambin se esbozaron algunas repercusiones del programa de gestin de registros de tratamiento electrnico de datos en la relacin costos-beneficios. Se hicieron sugerencias sobre la forma de planificar registros legibles a mquina, as como un anlisis crtico del General Records Schedule 20, que se emplea en el Servicio de Archivos y Registros Nacionales de los Estados Unidos. Por ltimo, se describieron las funciones de los administradores de registros y de los gestores y usuarios del tratamiento electrnico de datos en la planificacin de esta informacin, as como la importancia de que los archiveros trabajen en estrecho contacto con el personal que disea los sistemas de computadoras a fin de garantizar que en las descripciones de los sistemas y los programas del soporte lgico se incluyan los periodos de retencin y todas las limitaciones de archivo.

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NOTAS

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Meyer H. Fishbein, Guidelines for Administering Machine-Readable Archives, pg. 9. Thomas E. Brown, "Who Owns Contract and Grant Data and Who Can Use It? A look at the U.S.A.", IASSIST Newsletter, Vol. 6, n3, verano de 1982, pgs. 4 a 8. Cally Brown y Marcia Taylor, "Who Owns Contract and Grant Data in the U.K. and Who Can Use It?", IASSIST Newsletter, Vol. 6, n3, verano de 1982, pgs. 9 a 15. Vase Jake V.Th. Knoppers, Towards a Canadian Electronic Cultural Heritage/ Vers un patrimoine Canadien informatis, documento de anlisis preparado bajo contrato para el Departamento de Comunicaciones/Archivos Pblicos del Canad, Otawa, mayo de 1983, pgs. 8 a 10. La Divisin de Servicios de Sistemas de Computadoras de los Archivos Pblicos del Canad cre el marco, etc., para calcular los equivalentes en papel del tratamiento electrnico de datos. La informacin proviene del EDP Centre of Statistics Canada. Tambin es interesante observar que Datamation informa un cambio del 70% para la unidad central de tratamiento y del 30% para el almacenamiento hace cinco aos, al 40% para la unidad central de tratamiento y el 60% para el almacenamiento en 1983. Gran parte de la informacin relacionada con las repercusiones en los costos-beneficios proviene de Jake V.Th. Knoppers, Managing the Electronic Revolution, Archiving the Electronic Heritage: A Position Paper on Issues and Problems in EDP Records/Data Management, pgs. 10 a 14 y 50 a 51. General Services Administration, National Archives and Records Service, General Records Schedule 20, Machine-Readable Records, FPMR 101- 11,4, 16 de febrero de 1977. El autor expresa su agradecimiento a John McDonald, Director de la recin creada EDP Information Systems Section de los Archivos Pblicos del Canad por este anlisis del General Records Schedule 20. Como parte de las responsabilidades de esta Seccin el ao prximo se elaborar un programa general de depuracin de documentos para datos legibles a mquina.

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- 31 10) Donde mejor se manifiesta este inters es en la creciente utilizacin de "diccionarios de datos" en todos los organismos y departamentos del gobierno federal. En general, una base de datos consta de tres componentes : un diccionario de datos que define la estructura de la informacin; un lenguaje de manipulacin de los datos que permite la entrada, modificacin o eliminacin de los datos y un lenguaje de interrogacin que permite al usuario recuperar la informacin de la base de datos. Generalmente, la base de datos tambin tiene capacidad para la comunicacin. El diccionario de datos define cada uno de los elementos de dato que se encuentran en la base de datos y proporciona la longitud de campo, el formato, la utilizacin de los campos y quines podran tener acceso a los datos. Tambin se utiliza para establecer agrupamientos lgicos de los elementos de datos y enlaces entre estos agrupamientos. Aparte de su uso interno dentro de la computadora, tambin servir como documento externo que muestra quin es el encargado de generar datos y cmo deben corregirse los errores de los datos de fuente. Es un dispositivo muy conveniente para eliminar la redundancia de datos y controlar la utilizacin de definiciones de datos normalizados. El diccionario de datos se emplea como funcin de control central que determinar y pondr en vigor las normas relativas a los datos. Slo esa funcin de control centralizada garantizar la integridad de la informacin contenida en la base de datos. El diccionario de datos tambin podra contener una programacin de los registros (cunto tiempo debern mantenerse) y un componente de archivo (qu pasara con los datos que estn a punto de borrarse).

- 32 Captulo III EVALUACIN DE LOS REGISTROS LEGIBLES A MAQUINA: PRIMERA PARTE

3.1 La evaluacin es "el proceso de determinacin del valor de los documentos y, por lo tanto, de su conservacin o no, basado en su empleo administrativo, jurdico y fiscal usuali su valor probatorio e informativo o para realizar investigaciones su ordenacin y, por ltimo, sus relaciones con otros documentos"*'. La evaluacin de registros es la actividad ms difcil que desarrolla un archivero e indudablemente la ms importante. La investigacin futura depender en gran medida del criterio de los archiveros de hoy. Por tanto, es de importancia crucial que ese criterio se base en un conocimiento cabal de los registros las actividades y la organizacin del departamento, organismo o institucin; el programa elaborado a partir de esos registros la informacin contenida en ellos y la forma en que los investigadores podran utilizarlos. Segn ha expresado Theodore R. Schellenberg, "... La evaluacin de los registros no debe basarse en la intuicin o en suposiciones arbitrarias de su valor; por el contrario, debe apoyarse en un anlisis minucioso de la documentacin relativa al tema que aborden los registros. En materia de archivo, el anlisis es la esencia de la aprobacin"2'. 3.2 La evaluacin de registros legibles a mquina entraa una valoracin de la informacin que stos contienen (anlisis de contenido), as como de sus aspectos tcnicos (anlisis tcnico). El anlisis de contenido comprende las actividades tradicionales que se desarrollan en la esfera de la evaluacin de archivos adems de algunas consideraciones nuevas propias de los registros legibles a mquina. El anlisis tcnico es una actividad relativamente nueva en la esfera de la evaluacin de registros, pero que reviste suma importancia cuando se evalan registros legibles a mquina. Anlisis de contenido - Consideraciones Generales 3.3 Para determinar el valor informativo de los registros legibles a mquina, el archivero que los evala debe formular las mismas preguntas que hacen sus colegas al evaluar registros textuales. Tiene el registro valor jurdico, probatorio o informativo? Tiene el registro un incuestionable valor permanente? Tiene el registro valor investigativo a corto o largo plazo? 3.4 Los registros con valor probatorio son los que proporcionan "pruebas" o testimonio acerca de la existencia de un departamento, su organizacin, funciones y actividades. Para juzgar el valor probatorio de los registros legibles a mquina, es menester que el archivero conozca a fondo la organizacin interna del departamento u organismo, as como, el programa elaborado a partir de esos registros y las actividades que desarrolla. Como ha sealado un archivero experimentados "De inicio es importante recalcar que las evaluaciones del valor probatorio deben hacerse atendiendo al conocimiento que se posea de toda la documentacin de un organismo y no de manera fragmentaria. Es menester que el archivero conozca la importancia de los grupos de registros que se elaboran en los diferentes niveles de organizacin y que guardan relacin con sus programas o funciones principales"' . Los registros legibles a mquina tendrn valor probatorio si contienen aportes a las polticas o decisiones que toma un departamento u organismo o si documentan operaciones o procedimientos de importancia. En la segunda parte de este captulo, que versa sobre la aplicacin del anlisis de contenido a diversas categoras de informacin, figuran ejemplos de registros legibles a mquina que pueden tener valor probatorio.

- 33 3.5 Aunque en la actualidad son pocos los pases en que los registros legibles a mquina se admiten como prueba ante los tribunales, hay indicios de que esta situacin est cambiando. Segn Meyer Fishbein, cuando los archiveros adquieren registros legibles a mquina y otros registros no textuales, deben tener en cuenta la cuestin de su admisibilidad como pruebas ante los tribunales. Respecto de los registros legibles a mquina, es la documentacin complementaria la que resulta indispensable, tanto para entender los datos y tener acceso a ellos como para asegurar que los tribunales los admitan. Como ha explicado Fishbein, "es preciso que los custodios de los registros estn en condiciones de explicar ante los tribunales cmo se dio entrada a los datos, cmo se trataron, quin tuvo acceso al sistema y cules tipos de informacin gener ste". Incluso "el registro diario de los usuarios de un sistema" podra convertirse en una cuestin importante, pues contienen los nombres de las personas que pueden haber tenido acceso a la computadora y modificado el programa4'. Es evidente que este nivel de minuciosidad rebasa con creces el tipo de documentacin que suele requerirse para evaluar, tratar y utilizar los registros legibles a mquina, segn se explicar en el siguiente captulo dedicado al anlisis tcnico. Por tanto, en el caso de la informacin legible a mquina con posible valor jurdico, quizs el proceso de evaluacin deba incluir un examen de cada pgina de la documentacin, as como de los registros administrativos automatizados que supervisan la utilizacin de la computadora. 3.6 Otro aspecto relacionado con el valor jurdico de los registros legibles a mquina es su vinculacin con la ley de derecho de autor a nivel nacional y, a la larga, internacional. Aunque en muchos pases la legislacin en materia de derecho de autor no aborda an las cuestiones relacionadas con los registros legibles a mquina, en los que poseen una legislacin ms actualizada en materia de derecho de autor existen disposiciones especiales al respecto que incluyen los programas de las computadoras. Muchas instituciones compran o arriendan programas "en existencia" protegidos por derechos de autor. Aunque en la mayora de los acuerdos concertados con los vendedores de programas se estipula que la institucin tiene derecho de utilizacin y copia, puede que algunas veces no sea as. Si el depsito necesitase una copia del soporte lgico para tener acceso a determinados datos legibles a mquina, podra ocurrir que el acuerdo original prohibiera la reproduccin del soporte lgico privado. En esas circunstancias, podra ser necesario que la institucin creadora o el depsito comprara nuevos derechos que le permitieran emplear el paquete de programas5'. 3.7 Al evaluar el valor jurdico de los registros legibles a mquina es menester tomar en cuenta un factor ms. En todos los pases existen diversas leyes de carcter nacional, provincial y estatal, que disponen la conservacin de determinados registros durante algn tiempo a fin de cumplir requisitos jurdicos concretos. Estas leyes abarcan esferas como la banca, la educacin, la salud, la asistencia social y el comercio. La mayora de las veces se han redactado teniendo presentes los registros textuales, aunque algunas se refieren a la conservacin de registros en microforma. No obstante, dado que esas leyes son objeto de revisin y actualizacin, se va incluyendo gradualmente en la definicin de "registros" que es preciso conservar durante determinado periodo el tratamiento electrnico de datos o los datos legibles a mquina junto con su documentacin complementaria. Por consiguiente, es de suma importancia que los archiveros conozcan las distintas leyes que guardan relacin con la jurisdiccin que abarca su mandato, y si en las diversas leyes se incluyen los registros legibles a mquina, cuando evalen su valor jurdico debern examinar las consecuencias que de ello se deriven. Esta valoracin deber basarse en toda la informacin que se produce, y se adoptar una decisin en cuanto al formato de la informacin (es decir, documento impreso, microfilme o registro legible a mquina) que sera aconsejable conservar en cumplimiento de los requisitos jurdicos establecidos.

- 34 3.8 Desde el punto de vista del anlisis de contenido, el principal criterio de evaluacin es el valor que puede tener la informacin contenida en los registros para fines distintos a aquellos para los que fue concebida. La determinacin del valor informativo de los registros legibles a mquina se realiza de manera anloga a la evaluacin de otros tipos de informacin con posible valor investigativo. En otras palabras, es menester que los archiveros evalen la importancia del contenido temtico para la investigacin actual y futura. Puesto que el contenido temtico puede pertenecer a campos o esferas desconocidos para el archivero, quizs ste desee celebrar consultas con investigadores ms familiarizados con el campo temtico antes de tomar una decisin definitiva respecto del valor informativo de los registros. 3.9 Al evaluar registros legibles a mquina para determinar su valor informativo, deben tenerse presentes varios aspectos generales: la unicidad de la informacin o de un formato, la importancia de la informacin, la posibilidad de manipularla, su nivel de agregacin y su potencial de enlazamiento. La unicidad de la informacin se refiere a si puede encontrarse o no en otra parte y en qu formato (legible a mquina, textual, microfilme). Si los registros se encuentran solamente en formato legible a mquina, es importante conocer si existen otras copias o si son un extracto de un fichero mayor. Por ejemplo, la informacin contenida en muchos ficheros de datos legibles a mquina se reproduce por lo menos en un fichero ms y probablemente en muchos otros. Primeramente, los registros textuales de entrada contendrn sin duda una informacin similar a micronivel, y las hojas de salida e informes contendrn informacin a micronivel y agregada. En segundo lugar, la mayora de los sistemas de computadoras contarn con ficheros de entrada, ficheros de movimiento, ficheros maestros, ficheros extractados, ficheros recapitulativos y otros. En cada uno de ellos hay informacin que reproduce, al menos en parte, la contenida en otros ficheros. Y en tercer lugar, debido a la transportabilidad de los datos legibles a mquina mediante lneas de telecomunicacin o cinta magntica, muchos sistemas de computadoras se "acoplan" entre s. Por esta razn, no es raro encontrar informacin de un sistema reproducida parcialmente en otro de un organismo diferente con una aplicacin informtica distinta. 3.10 La importancia de la informacin que se evala es el aspecto ms subjetivo de los que han de tenerse presentes al determinar el valor informativo de los registros. Es aqu donde resultan decisivos la experiencia, la capacitacin, los conocimientos y el criterio histrico y archivstico. Es tambin en este aspecto donde el conocimiento del archivero sobre las tendencias y mtodos corrientes en la esfera de la investigacin y sobre el propio crculo de investigadores constituir un factor determinante para evaluar la informacin. Es indispensable conocer el empleo o empleos que se dio a la informacin (su empleo primario) y el empleo o empleos que se le puede dar (empleo secundario). 3.11 Ha habido ocasiones en que no se han adquirido registros textuales porque se les ha considerado muy engorrosos para utilizarlos provechosamente con fines de investigacin y por ser adems de una extensin desmesurada. No obstante, la misma informacin se puede manipular con facilidad en forma legible a mquina. Es posible recuperarla rpidamente mediante cualquier variable o combinacin de variables y analizarla por medio de diversas tcnicas matemticas y estadsticas. Como resultado de ello, la informacin que antes quizs se considerara de escaso valor de archivo, por el esfuerzo que entraaba su empleo, debe examinarse ahora desde una perspectiva diferente. 3.12 El nivel de agregacin es otro aspecto importante que ha de tenerse presente. Los registros legibles a mquina pueden contener microdatos o datos no agregados (es decir, informacin sobre personas, objetos y actividades individuales), o la informacin puede estar resumida o agregada. Los registros legibles a

- 35 mquina que contienen informacin en un formato no agregado tienen mayor valor potencial de investigacin que los datos agregados. Tambin es cierto que un fichero maestro tendr ms valor potencial de investigacin que un extracto del mismo fichero. Al evaluar registros legibles a mquina, los archiveros deben considerar si conviene conservar los datos a micronivel o los datos agregados en forma de recapitulacin y de informes estadsticos o ambos6'. 3.13 La posibilidad de enlazar los registros es otro factor importante en la evaluacin de registros legibles a mquina. Esto consiste en combinar, a partir de dos o ms fuentes, identificadores comunes como el nombre, la direccin, el numero del seguro social, y la fecha de nacimiento, o atributos comunes como el sexo, la raza y la edad. Aunque es posible realizar esos enlazamientos con registros textuales, el proceso es muy dilatado. Ahora bien, con registros legibles a mquina se puede programar la computadora para que enlace los casos que presenten identificadores o atributos comunes, lo que permite enlazar miles e incluso millones de casos. Anlisis de contenido - aplicado a las distintas categoras de informacin 3.14 Esta seccin tiene como finalidad contribuir a un anlisis ms minucioso de los valores informativo y probatorio, en relacin con las distintas categoras de informacin. Las categoras se han establecido de una forma algo arbitraria, es decir, segn las clases temticas de informacin que ms comnmente se administran en formato legible a mquina. Adems, las categoras se han subdividido segn el valor de investigacin relativo de los diversos tipos de informacin vinculados con cada una de ellas. Estos valores pueden escilar entre "alto valor de archivo" y "valor de archivo muy limitado". No se acepta la informacin catalogada "sin valor de archivo". 3.15 El anlisis del contenido debe realizarse en consulta con los usuarios del departamento, los encargados de tratar los datos y otras personas vinculadas con la informacin descrita en el fichero. Esta seccin del captulo pretende slo servir de directriz, y el archivero no podr utilizarla mientras no conozca en detalle la organizacin, su estructura informativa, el objetivo del fichero, la metodologa empleada, su uso en el programa concreto, su relacin con otros programas de la organizacin, e incluso su valor atendiendo a la apreciacin del propio usuario acerca de su utilidad tanto para la organizacin como para los posibles crculos de investigadores. Datos administrativos 3.16 Los datos administrativos describen la informacin que un departamento u organismo ha acopiado y empleado para apoyar la infraestructura en la que ejerce su mandato operacional. Con frecuencia estos datos reciben el nombre de datos preparatorios. 3.17 Las categoras descritas en las pginas siguientes se han definido atendiendo a los tipos de datos observados por los archiveros de la Divisin de Archivos Legibles a Mquina de los Archivos Pblicos del Canad. En este contexto se emplean slo para organizar con mayor claridad la exposicin que aparece a continuacin, y no tiene la finalidad de remplazar otras definiciones. Son las siguientes: personal, suministro, finanzas y gestin de proyectos. Datos de personal 3.18 Son datos acopiados para sustentar las necesidades administrativas de un departamento u organismo. Describen diversos atributos relacionados con cada uno de los empleados del departamento u organismo. Los registros suelen ser largos y

- 36 contener variables como nombre, direccin particular, nmero del seguro social, grupo y nivel, cargo, ubicacin, sexo, seccin y dependencia, fecha de empleo, informacin sobre licencias, nivel de enseanza, expediente laboral y otras. Por lo general, la duracin de la informacin depende del periodo por el cual el departamento emplee a la persona. Aunque el nmero de registros variar segn el numero de empleados de la organizacin, la mayora de las operaciones relacionadas con el personal son centralizadas y, en consecuencia, los sistemas tienden a ser grandes. En la mayora de los casos, el formato y la naturaleza de las variables de todos los sistemas de personal sern similares. Es posible que, por determinadas necesidades administrativas, los departamentos tengan que conservar los registros por un tiempo despus de finalizada su vida operativa. 3.19 Estos datos podran tener valor probatorio por formar parte de los registros empleados como fuente para formular la poltica de recursos humanos de un departamento determinado. Pueden tener tambin valor informativo si documentan un grupo social significativo cuyo estudio podra ser importante para fines de investigacin ajenos a los relacionados con el departamento. En muchos casos cabe esperar que tengan algn potencial para la investigacin aparte del que se vincula con la gestin del departamento u organismo. 3.20 La amplitud con que se empleen los datos estar determinada por (en orden de - la significacin de los atributos de cada empleado; - l nmero de variables de informacin que se suministre; y - la unicidad de la organizacin de que se trate. 3.21 Su posible valor de investigacin aumentar si se pueden vincular con otros registros. Cabe esperar que aunque estos registros se empleen primordialmente para el anlisis estadstico, tambin sean solicitados para recuperar registros determinados . 3.22 Ejemplos
importancia)i

3.22.1 Los datos de personal que ofrecen mayores posibilidades para la investigacin suelen describir con mucho detalle los atributos de un grupo de personas socialmente significativo (es decir, un grupo definido de personas que se consideran significativas independientemente de su importancia administrativa en la organizacin) - sistema del personal militar - sistema del personal parlamentario 3.22.2 Entre los datos de personal que presentan menos posibilidades para la investigacin estn los extractos de datos de sistemas de personal ms amplios que describen un grupo socialmente significativo. - todos los gerentes superiores de un departamento - el personal del servicio diplomtico perteneciente a un sistema de personal de relaciones exteriores. 3.22.3 Los datos de personal con posibilidades limitadas para la investigacin suelen servir de sostn a un nmero limitado de variables que describen a personas representativas de una amplia gama de grupo ocupacionales, niveles de enseanza, expedientes laborales y otras variables. Esto ocurre, particularmente,

- 37 cuando el sistema en su conjunto es semejante a otros sistemas de personal apoyados por el Estado: - sistema de personal del departamento Datos de suministro 3.23 Son datos que se acopian para sustentar las necesidades administrativas de un departamento u organismo. Describen los diversos atributos relacionados con el material que emplea un departamento para ejercer su mandato operacional. La longitud de los registros puede variar, pero suelen ser cortos y contener simplemente variables tales como el nombre del rubro, el nmero de inventario, el proveedor, el costo, el nmero de almacenamiento, el nmero de la orden y otras. Los registros tienden a ser repetitivos y voluminosos. Los datos se cambian o actualizan con frecuencia y raras veces se confecciona una copia maestra anual u otra versin nica de los datos. La duracin de cada registro depende del tiempo durante el cual el departamento emplee los distintos rubros de suministro. Puesto que el enfoque adoptado para la gestin de datos de suministro es comn para todo el aparato estatal o la institucin, la mayor parte de los sistemas de suministro emplearn estructuras de registros, definiciones de variables y tcnicas de soporte lgico similares. 3.24 El valor probatorio de estos datos podra ser limitado ya que pueden formar parte de los registros empleados como fuentes para formular la poltica de suministro y material de un departamento u organismo. Tambin es posible que tengan un valor informativo limitado si documentan un grupo significativo de rubros, cuyo estudio es importante para fines de investigacin ajenos a los que se relacionan con el departamento. Ahora bien, la mayora de las veces tendrn pocas posibilidades de empleo en la investigacin, aparte de lo que atae a la administracin del departamento u organismo. 3.25 La amplitud con que se empleen los datos estar determinada por (en orden de importancia): la significacin del rubro para fines de investigacin, ajenos a los relacionados con la administracin del departamento u organismo; la relacin de los rubros con las polticas operacionales del departamento u organismo y la unicidad del rubro con respecto a la organizacin de que se trate. 3.26 Aunque la mayora de los datos de suministro tendr un valor limitado para la investigacin, su valor podra aumentar si existiera la posibilidad de vincularlos con otros registros. Estos registros se utilizarn esencialmente para anlisis estadsticos y raras veces para fines de recuperacin de datos. 3.27 Ejemplos

3.27.1 Los datos de suministro que ofrecen algunas posibilidades para la investigacin suelen describir con mucho detalle los atributos de un grupo de rubros significativos (es decir, un conjunto definido de rubros que se consideran significativos independientemente de su valor administrativo propio en la organizacin), que pueden estar vinculados estrechamente con las actividades operacionales del departamento u organismo:

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- sistema de suministro de equipo de radar para la Defensa Nacional - sistema de suministro de radistopos para la Energa Atmica 3.27.2 Entre los datos de suministro que presentan menos posibilidades para la investigacin estn los extractos de datos de sistemas de suministro ms amplios que describen un grupo significativo de rubros: - sistema de suministro para la Defensa Nacional equipo pesado sobre orugas - sistema de suministro del Departamento de Comunicaciones: fichero de suministros de equipo de comunicacin por satlite. 3.27.3 Los datos de suministro con posibilidades limitadas para la investigacin suelen describir los rubros que se relacionan ms estrechamente con los procedimientos administrativos de un departamento. Sirven asimismo de sostn a un nmero limitado de variables que son comunes a la mayor parte de los departamentos y organismos: - sistema de suministro de equipo de oficina del departamento - Oficina de Correos: sistema de suministro del parque de camiones de reparto. Datos financieros 3.28 Estos datos describen informacin relativa a la historia, la situacin y el futuro financieros de una organizacin. Suelen centrarse en aspectos presupuestarios como los ingresos, las fuentes de financiacin, la estructura de organizacin, los gastos, los gastos generales, los compromisos, los dbitos y otros aspectos. Por lo general los registros son de gran longitud, con frecuencia contienen una informacin apreciable sobre los atributos funcionales de los distintos programas, diversos pormenores monetarios relativos a esos atributos y programas, y proyecciones financieras que abarcan la situacin de los programas en un periodo dado. 3.29 Los datos se acopian peridicamente, por regla general con arreglo a un formato normalizado y con una frecuencia que depende de la actividad financiera de cada programa (por ejemplo, cuentas por cobrar y gastos). La pauta de actualizacin suele basarse en las necesidades particulares de la organizacin. La mayora de las veces se confecciona un fichero que contiene un resumen final del ejercicio fiscal, el cual se mantiene durante un periodo dado (por regla general, tres aos). En algunos casos el departamento puede retener estos datos durante un periodo prolongado porque en conjunto ofrecen datos valiosos sobre tendencias, cuyo anlisis podra dar lugar a prcticas ms eficaces de gestin financiera en la organizacin. Puesto que las organizaciones administran una cantidad de informacin financiera considerable, los ficheros de datos financieros son casi siempre grandes en funcin del nmero de registros que contienen. No obstante, como la mayora de las actividades financieras estn centralizadas, generalmente cada organizacin aplica un solo sistema financiero. 3.30 La mayora de las veces, estos datos podran evaluarse como poseedores del valor informativo debido a sus grandes posibilidades de empleo secundario en la investigacin. En un nmero limitado de casos podra obligarse jurdicamente a un departamento a conservar los datos financieros durante un periodo determinado. Por tanto, esos datos podran evaluarse como poseedores de valor jurdico. 3.31 La amplitud con que se empleen, los datos estar determinada por (en orden de importancia):

- 39 la naturaleza de la actividad financiera; la naturaleza de la organizacin; y el nmero de variables de informacin que se suministre. 3.32 Sus posibilidades de empleo secundario en la investigacin depender tambin de la medida en que se puedan vincular con otros registros. Cabe esperar que esos datos se utilicen para la confeccin de cuadros y para algunos anlisis estadsticos (probablemente series cronolgicas). Pocas veces se emplearn para fines de recuperacin de registros. Aunque los datos financieros, sobre todo los que slo documentan el estado financiero de la organizacin, se han considerado tradicionalmente registros preparatorios con poca importancia de archivo, conviene sealar que la mayora de los departamentos emplean investigadores financieros que dependen de la base de datos financieros central para diversos proyectos de investigacin. 3.33 Ejemplos

3.33.1 Los datos financieros que ofrecen grandes posibilidades de empleo secundario en la investigacin suelen describir informacin financiera acopiada en forma (anual) peridica y que abarca con mucho detalle, los aspectos financieros de una actividad que ya de por s reviste notable importancia: - estados financieros para el Estado o la organizacin en su conjunto - sistema financiero de ttulos de ahorros - sistema de asistencia en forma de prstamos para los nacionales. 3.33.2 Los datos financieros que presentan menos posibilidades de empleo secundario en la investigacin suelen describir informacin financiera acopiada en forma peridica (anual) o de una sola vez que abarca, con detalle limitado, los aspectos financieros de una actividad que, de por s, tiene una importancia nacional limitada - sistema de contratos de Obras Pblicas - sistema financiero de subsidios y becas del Consejo Nacional de Investigaciones. 3.33.3 Los datos financieros con posibilidades limitadas de empleo secundario en la investigacin suelen describir con poco detalle los aspectos financieros de una actividad que slo tiene importancia administrativa y que tendra escaso inters fuera de la estructura administrativa de la organizacin: - sistema financiero de los departamentos. Datos de gestin de proyectos 3.34 Estos datos describen la informacin utilizada por los departamentos para supervisar la marcha de las diversas actividades o proyectos que tienen a su cargo. El departamento puede ejecutar estos proyectos por entero o puede delegar su ejecucin en otras instancias externas. Los datos pueden describir variables de informacin como nombre del proyecto, nmero, descripcin, informacin financiera, funcionario responsable, fecha de inicio, fecha de terminacin, informes sobre la marcha del proyecto y otras. 3.35 Los datos iniciales que describen el proyecto y su informacin de apoyo suelen acopiarse una sola vez, y a medida que el proyecto avanza se aaden al registro los informes sobre la marcha de las operaciones y la informacin de control.

- 40 Una vez terminado el proyecto, pueden eliminarse todos los datos relacionados con l. En algunos casos, es posible que los datos se conserven algn tiempo para fines de comprobacin de auditora. 3.36 Segn la cantidad de datos que se acopie para cada proyecto, los registros pueden ser largos o de longitud variable. Podra ser difcil definir las caractersticas de actualizacin puesto que los datos nuevos se suelen aadir en forma no peridica. 3.37 Como el nmero de proyectos que un departamento tiene a su cargo puede ser reducido, muchos de los sistemas de gestin de proyectos son, en general, pequeos. La mayora de las organizaciones, sobre todo las que centralizan la gestin de los proyectos, aplican un solo sistema de gestin de proyectos. 3.38 Estos datos pueden evaluarse en funcin de su valor jurdico, probatorio o informativo. Pueden referirse a un conjunto de requisitos jurdicos que afecte al departamento} tambin pueden proporcionar pruebas sobre la administracin general de programas oficiales determinados o suministrar, en alguna media, informacin sobre las esferas que cada proyecto afecta. 3.39 La amplitud con que se empleen datos estar determinada por (en orden de importancia) la significacin de las actividades del proyecto y la ndole de la organizacin. 3.40 Sus posibilidades de empleo secundario.en la investigacin dependern tambin de la medida en que se puedan vincular con otros registros (por ejemplo, con registros que describan proyectos o programas oficiales similares). Cabe esperar que estos datos se utilicen principalmente para fines de recuperacin de registros y, en menor medida para anlisis estadsticos y confeccin de cuadros. La mayora de las veces, el valor principal de estos datos radicar en la informacin que suministran sobre la actividad oficial en diversos proyectos. 3.41 Ejemplos

3.41.1 Los datos de gestin de proyectos que ofrecen grandes posibilidades de empleo secundario en la investigacin, suelen describir con mucho detalle las actividades de un gran nmero de proyectos muy polmicos cuya gestin est a cargo de un departamento estatal: - sistema de gestin de proyectos de pozos de petrleo y de gas - sistema de gestin de proyectos de construccin de obras pblicas. 3.41.2 Los datos de gestin de proyectos que presentan menos posibilidades de empleo secundario en la investigacin suelen describir las actividades de un programa de investigacin en curso de carcter menos polmico: - sistema de proyectos de expansin econmica regional - base de datos de contratos de suministro y servicios. 3.41.3 Los datos de gestin de proyectos con posibilidades limitadas de empleo secundario en la investigacin suelen describir con muy poco detalle el estado de las actividades de proyectos no polmicos que por lo general son de ndole administrativa: - sistema de contabilidad de proyectos de investigacin interna de los departamentos.

- 41 Datos operacionales 3.42 Los datos operacionales describen la informacin que acopia y emplea un departamento u organismo para sustentar las actividades desarrolladas en virtud de su mandato jurdicamente establecido. Estos datos pueden tener valor jurdico, probatorio o informativo. 3.43 Las categoras que se describen en las pginas siguientes se han definido segn los tipos de datos observados por los archiveros de la Divisin de Archivos Legibles a Mquina de los Archivos Pblicos del Canad. En este contexto se emplean slo para organizar con mayor claridad la exposicin que aparece a continuacin, y no tienen la finalidad de remplazar otras definiciones. Las categoras son las siguientes: datos de medicin (o de instrumentacin) datos de licencias; datos de encuesta; datos de inscripcin e informacin automatizada de oficina. Datos de medicin (o de instrumentacin) 3.44 Estos datos se acopian mediante instrumentos especiales para medir un suceso especfico. Se pueden acopiar una sola vez o con el tiempo. Son registros de poca longitud y suelen ser voluminosos y repetitivos. Incluyen mediciones de sucesos especficos ms bien que generales. Suelen utilizarse con frecuencia para ayudar a los cientficos o a otros investigadores a entender mejor el suceso en s o algn proceso que el suceso afecte en forma directa. Entre los ejemplos de datos de medicin figuran las mediciones oceangraficas y batimtricas, las mediciones atmosfricas, las mediciones geolgicas y otras similares. Estos datos pueden abarcar una amplia regin geogrfica o limitarse a una localidad pequea. El periodo puede ser muy breve, muy prolongado o un momento dado. Aunque hay excepciones, las mediciones por separado slo contienen unas cuantas variables de informacin. 3.45 Estos datos deben evaluarse como poseedores de valor informativo debido a sus grandes posibilidades de empleo secundario en la investigacin. En casi todos los casos tienen alguna posibilidad de empleo de este gnero. La amplitud con que se empleen los datos estar determinada por (en orden de importancia): la zona geogrfica de que se trate; la duracin; y el nmero de variables de informacin que se suministre. 3.46 Sus posibilidades para la investigacin dependern tambin del grado en que se puedan vincular con otros documentos. 3.47 Ejemplos

3.47.1 Los datos de medicin legibles a mquina que ofrecen grandes posibilidades de empleo en la investigacin suelen describir mediciones atmosfricas, batimtricas, geolgicas y otras similares acopiadas peridicamente y que abarcan una zona geogrfica extensa (es decir, que tienen alcance nacional): - mediciones diarias de las aguas costeras - mediciones diarias del estado del tiempo - levantamiento geolgico de una zona extensa del pas realizado una sola vez. 3.47.2 Los datos de medicin legibles a mquina que se podran considerar con menos posibilidades de empleo en la investigacin suelen describir mediciones atmosfricas, batimtricas, geolgicas y otras similares acopiadas en forma no peridica o una sola vez y que abarcan una regin de un pas (pero tambin deben ser de alcance nacional):

- 42 - coleccin nica de mediciones geotrmicas en regiones de suelos permanentemente helados - mediciones oceangraficas y batimtricas realizadas en el Mar de Labrador, 1960-1964 3.47.3 Los datos de medicin legibles a mquina que se podran considerar de posibilidad limitada para la investigacin suelen describir las mediciones atmosfricas, batimtricas, geolgicas y otras similares acopiadas una sola vez y que abarcan una regin concreta del pas o se relacionen con un problema muy concreto de investigacin o ambas cosas. - el acopio nico de datos sobre sondeos geolgicos empleados para analizar las cargas de tensin para la construccin de un presunto centro de conferencias. Datos de licencias 3.48 Estos datos describen informacin sobre licencias expedidas a una persona u organizacin que desarrolla una actividad para la que se requiere por ley un permiso de esta ndole. Los datos se utilizan con frecuencia para supervisar o regular esas actividades. Suelen acopiarse peridicamente (por ejemplo, cuando se aprueba la solicitud o renovacin de la licencia). Aunque los registros suelen ser extensos, su nmero vara segn la cantidad de personas u organizaciones de que se trate. Por lo general, los datos ofrecen informacin pormenorizada sobre la persona o institucin, as como sobre las actividades relacionadas con la licencia. En su conjunto, los datos de licencias tienen carcter nacional y no se limitan a una regin concreta. Muchas veces se conservan hasta que expira la licencia. Por tanto, su duracin depender de la duracin de aqulla. Sin embargo, en muchos casos los datos se deberan conservar al menos un ao. A causa de su importancia jurdica, podra exigirse a algunos departamentos su conservacin durante un periodo dado. En tal caso cabe considerar que los datos poseen valor jurdico. Sin embargo, la mayora de las veces deben evaluarse como datos de valor informativo por sus grandes posibilidades para la investigacin. En casi todos los casos tendrn algn potencial para la investigacin. 3.49 La amplitud con que se empleen los datos estar determinada por (en orden de importancia): la actividad para la que se haya concedido la licencia las personas u organizaciones a los que se haya concedido la licencia; y el nmero de variables de informacin que se suministre. 3.50 Su posible empleo en la investigacin depender tambin del grado en que se puedan vincular con otros registros. Cabe esperar que estos datos se empleen para anlisis estadsticos y no para fines de recuperacin de registros. 3.51 Ejemplos

3.51.1 Los datos de licencias que ofrecen grandes posibilidades de empleo en la investigacin suelen describir informacin sobre licencias que se ha acopiado de forma peridica (anual) y que abarca con mucho detalle las actividades de un grupo social importante o un grupo de organizaciones de importancia nacional: - sistema de concesin anual de licencias a pescadores de mar con informacin detallada sobre cada pescador, su embarcacin, especies capturadas, puertos visitados, zona de pesca y violaciones

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- sistema de concesin anual de licencia de radio con informacin pormenorizada sobre cada estacin de radio, su propietario, empleados, potencia de radiodifusin y programacin, alcance geogrfico y otras variables. 3.51.-2 Los datos de licencias que presentan menos posibilidades de empleo en la investigacin suelen describir la informacin sobre licencias acopiada de una sola vez que comprende las actividades desarrolladas una sola vez por un grupo de personas y organizaciones: - acopio nico de datos de licencias que describen el alcance permisible de la actividad de perforacin de pozos de petrleo en una zona dada del norte - acopio nico de datos de licencias que contienen informacin sobre las cuotas y normas de seguridad de un parque de camiones destinado al transporte de productos qumicos peligrosos. 3.51.3 Los datos de licencias con posibilidades limitadas de empleo en la investigacin suelen ser datos de licencias no peridicos, peridicos o nicos que slo contienen algunas variables de informacin: - sistema de concesin de licencias para locomotoras: actualizacin anual de informacin limitada que describe el tamao, peso, tipo y ao de todas las locomotoras que se utilizan en un pas - sistema de concesin de licencias para la venta al por menor de armas de fuego: actualizada cada tres aos con informacin limitada sobre los establecimientos comerciales minoristas que participan en la venta de armas de fuegos (tipo de armas, lugar donde est ubicado el establecimiento comercial minorista, propietario e informacin sobre las ventas). Datos de encuestas 3.52 Estos datos describen los resultados de la investigacin de un suceso o fenmeno concreto que afecta a la sociedad. Pueden describir las opiniones de las personas sobre los sucesos o fenmenos o tambin las caractersticas reales vinculadas con sucesos o fenmenos determinados. 3.53 Los datos suelen acopiarse de una sola vez, pero algunas veces tambin se acopian a intervalos regulares. Aunque usualmente describen las caractersticas concretas de los acontecimientos y fenmenos y no las generales, en el caso de los sondeos de opinin pueden describir las actitudes generales, y no las concretas, de la poblacin ante un acontecimiento dado. Cada registro contiene un gran nmero de variables. No obstante, cada fichero de datos contiene por lo general un nmero relativamente reducido de registros (por ejemplo, de 1.000 a 3.000 registros). Como las encuestas suelen constituir una muestra representativa de la informacin sobre la opinin o sobre los propios sucesos y fenmenos, la complicada metodologa, as como los pormenores de la muestra, deben documentarse adecuadamente. 3.54 La mayora de los datos de encuestas se colocan en un depsito inactivo o se descartan una vez que el departamento ha terminado su anlisis. Por lo tanto, estos datos dependen en gran medida del factor tiempo, es decir, que su utilidad para fines de investigacin secundaria puede disminuir con el tiempo, sobre todo si el suceso objeto de la encuesta es de ndole muy concreto. / / /
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- 44 3.55 Aparte del factor tiempo, estos datos deben evaluarse como poseedores de valor informativo por sus grandes posibilidades de empleo secundario en la investigacin. En casi todos los casos tendrn algn empleo en la investigacin. La amplitud con que se empleen estar determinada por (en orden de importancia): la importancia del acontecimiento o los fenmenos que son objeto de encuesta; la medida en que los datos sern de importancia para diversos intereses de investigacin con el decursar del tiempo la medida en que se pueden vincular con otros registros o en que puedan complementar otros ficheros similares de datos de encuestas; y el nmero de variables de informacin que se suministre. 3.56 Los datos de encuestas se utilizarn por lo general para anlisis estadsticos y no para fines de recuperacin de registros. Dado que muchos de esos datos describen una informacin que ha sido objeto de muestreo, no se recomienda la adquisicin de una muestra, extracto o resumen de ellos. 3.57 Ejemplos

3.57.1 Los datos de encuestas legibles a mquina que tienen grandes posibilidades de empleo en la investigacin suelen describir informacin sobre encuestas acopiada de forma peridica (anual) que abarca con mucho detalle las caractersticas relacionadas con un suceso o fenmeno de especial importancia: - datos de encuestas acopiados peridicamente de carcter demogrfico e importancia nacional (censos, delitos, fuerza de trabajo, uso indebido de estupefacientes y otros) - datos de encuesta acopiados peridicamente de carcter no demogrfico (tales como produccin industrial, salarios, construccin y otros). 3.57.2 Los datos de encuestas con menos posibilidades de empleo en la investigacin suelen describir encuestas e informacin sobre sondeos de opinin realizados una sola vez que abordan caractersticas propias de sucesos o fenmenos concretos: - encuesta nica sobre un hecho socioeconmico concreto (como una encuesta de la opinin pblica sobre un programa estatal) - encuesta nica de carcter demogrfico o no demogrfico que no pueda vincularse fcilmente con otros ficheros de datos (como una encuesta sobre les mdicos realizada en 1972 o una encuesta sobre la produccin de los aserraderos realizada en 1976). 3.57.3 Los datos de encuestas con posibilidades limitadas de empleo en la investigacin suelen describir con poco detalle encuestas e informacin sobre sondeos de opinin realizados una sola vez que abordan las caractersticas propias de un suceso o fenmeno muy concreto. - encuesta nica sobre un suceso muy concreto de escaso inters para posibles investigadores (como una encuesta sobre la comercializacin de productos de marca registrada)

- 45 - encuesta nica de carcter demogrfico que abarca un grupo muy singular de personas (como una encuesta a estudiantes de un curso oficial de idiomas, que se realiz en 1973). Datos de inscripcin 3.58 Estos datos se acopian como resultado de la necesidad jurdica de registrar determinados tipos de informacin. Los datos suelen utilizarse para administrar y supervisar un suceso concreto. Se acopian por lo general en forma peridica (o sea, cuando se asienta la inscripcin). Aunque la informacin de cada registro puede ser limitada, el nmero de stos puede ser amplio, en dependencia del nmero de personas o rubros inscritos. En su conjunto, las inscripciones tienen alcance nacional y no se limitan a una zona geogrfica concreta o a un asunto de inters local. La mayora de las veces se conservan mientras dura la inscripcin. En algunos otros casos, sobre todo si es preciso que un rubro se inscriba con carcter peridico, su conservacin trasciende de la inscripcin inicial. Por consiguiente, la duracin de cada registro depender del periodo en que deban estar inscritas las personas o rubros. 3.59 Debido a la importancia jurdica de los datos de inscripcin inactivos, puede exigirse a algunos departamentos que los conserven durante un periodo dado. En tal caso pueden evaluarse como datos de valor jurdico. Sin embargo, en la mayora de los casos deben evaluarse como de valor informativo por sus grandes posibilidades de empleo secundario en la investigacin. 3.60 La amplitud con que se empleen estos datos estar determinada por (en orden de importancia): la actividad inscrita las personas o sucesos inscritos; y el nmero de variables de informacin que se suministre. 3.61 Sus posibilidades de empleo secundario en la investigacin depender tambin del grado en que se puedan vincular con otros registros. Cabe esperar que estos datos se utilicen para anlisis estadsticos y no para fines de recuperacin de registros. 3.62 Ejemplos

3.62.1 Los datos de inscripcin que ofrecen grandes posibilidades de empleo en la investigacin suelen describir informacin de inscripciones acopiada de forma peridica (anual), que abarca con mucho detalle las actividades relacionadas con un grupo social o grupo de organizaciones importantes o una serie de sucesos de importancia nacional tratados en forma colectivas - registro central de divorcios con informacin demogrfica y otros antecedentes sociolgicos - registro de la industria qumica con pormenores financieros y de produccin de todas las industrias qumicas - registro de accidentes areos con pormenores de todos los accidentes areos ocurridos en el pas - registro de pasaportes - datos de tributacin.

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3.62.2 Los datos de inscripciones que presentan menos posibilidades de empleo en la investigacin suelen describir con detalle limitado la informacin sobre inscripciones acopiada tanto peridicamente como de una sola vez que abarca las actividades relacionadas con un grupo de personas, organizaciones o sucesos de importancia nacional: - inscripciones de patentes - registro de nombres de sociedades - registro de nombres y precios de medicamentos (1975). 3.62.3 Los datos de inscripciones con posibilidades limitadas de empleo en la investigacin suelen describir con muy poco detalle la informacin sobre inscripciones acopiada una sola vez que abarca actividades relacionadas con un grupo muy concreto de personas, organizaciones o sucesos: - licencias de pesca para una zona geogrfica pequea. Informacin automatizada de oficina 3.63 Estos datos describen la informacin que figura generalmente en la correspondencia, informes, memorandos y otros documentos que se almacenan en formato legible a mquina (tales como diskettes para el tratamiento de textos). Aunque suelen emplearse para acelerar la edicin y produccin de documentos textuales o de papel, tambin se pueden emplear exclusivamente en formato legible a mquina mediante una red de telecomunicaciones que enlace varios terminales. 3.64 Por lo general los datos se elaboran de una sola vez, se editan durante un periodo breve y se eliminan despus de producido el resultado en papel. Sin embargo, en algunos casos se pueden almacenar en diskettes durante un periodo ms prolongado y, aunque a veces las versiones editadas pueden producirse en formato de papel, el formato inicial puede permanecer en disco a fin de satisfacer algunos requisitos conexos. Usualmente los registros son textos completos y varan en extensin segn el tipo de informacin que contengan. La longitud de algunos registros puede ser la de un memorando corto, mientras que la de otros, como las listas de correos y los informes extensos, puede ser mayor. 3.65 La utilidad de estos registros a largo plazo puede ser limitada, ya que en muchos casos bastara con retener la copia en papel de la informacin legible a mquina. No obstante, en algunos casos debern tenerse en cuenta para su retencin en archivos porque pueden ser ms tiles si se almacenan en forma legible a mquina que si se hace en formato de papel. 3.66 Ejemplos

3.66.1 Los datos automatizados de oficina legibles a mquina con grandes posibilidades de empleo futuro suelen describir informacin de especial importancia para las operaciones de la institucin desde una perspectiva administrativa e histrica: - registro de los ministerios. 3.66.2 La utilidad de estos registros a largo plazo puede ser limitada, ya que en muchos casos la retencin de la copia de papel que presenta menos posibilidades de empleo futuro suele describir informacin contenida en memorandos, correspondencia y otros documentos que se consideran de menos importancia para la organizacin que los descritos anteriormente:

l,

- 47 - memorandos entre oficinas - correspondencia. 3.66.3 Los datos automatizados de oficina legibles a mquina con posibilidades limitadas de empleo futuro suelen describir informacin contenida en informes, listas y otros documentos publicados de fcil acceso y que tienen posibilidades limitadas de ser manipulados o vinculados con otros documentos - informes anuales. Resumen 3.67 Para determinar la importancia de los registros legibles a mquina es preciso evaluar la informacin que contienen los registros (anlisis de contenido), as como sus aspectos tcnicos (anlisis tcnico). En la primera parte de este captulo se describen los procedimientos utilizados para realizar el anlisis de contenido de los registros legibles a mquina. Se ha sealado que no se diferencian de las actividades tradicionales de evaluacin de archivos y que requieren un examen del valor probatorio, informativo y jurdico de los registros. Se ha analizado sucintamente cada uno de estos factores y subrayado las caractersticas propias de los registros legibles a mquina. 3.68 A fin de contribuir a la aplicacin de los valores de ndole informativa, probatoria y jurdica a los registros legibles a mquina, en la segunda parte del captulo se ofrece un anlisis ms pormenorizado de estos atributos en relacin con las distintas categoras de informacin. Las categoras se han establecido de forma un tanto arbitraria, atendiendo a las clases de informacin que con ms frecuencia se manipulan en formato legible a mquina. Los datos administrativos (o preparatorios) se han dividido en cuatro categoras: personal, suministro, finanzas y gestin de proyectos. Los datos operacionales se han dividido en cinco categoras amplias: medicin (o instrumentacin), licencia, encuesta, inscripcin e informacin automatizada de oficina. Estas categoras se han subdividido adems segn el valor relativo que tienen para la investigacin los diversos tipos de informacin que se relacionan con cada una de ellas.

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NOTAS

1)

Frank B. Evans, et al, "A Basic Glossary for Archivist, Manuscript Curators, and Records Managers", The American Archivist, Vol. 37, n 3, julio de 1974, pg. 417. Theodore R. Schellenberg, The Appraisal of Modern Records. Archivos Nacionales, Washington, 1956, pg. 45 Ibid., pg. 11. Meyer H. Fishbein, "The Evidential Value of Nontextual Records i An Early Precedent", The American Archivist, Vol. 45, n 2, primavera de 1982, pgs. 189 y 190. Thomas Brown, The Impact of the Federal Use of Modern Techonology on Appraisal, informe interno preparado para el Appraisal and Disposition Task Force de los Archivos Nacionales y el Servicio de Documentos, Washington, D.C., marzo de 1983, pgs. 74 y 75. Para una explicacin ms pormenorizada de los procedimientos empleados en la agregacin vanse los prrs. 5.15 a 5.18 inclusive del Captulo V.

2)

3) 4)

5)

6)

- 49 Captulo IV EVALUACIN DE LOS REGISTROS LEGIBLES A MAQUINA: SEGUNDA PARTE

4.1 La evaluacin del contenido de los registros legibles a mquina responde, salvo algunas excepciones, a las mismas directrices que la evaluacin de documentos tradicionales. Sin embargo, en el caso de los registros legibles a mquina no cabe limitarse al contenido tambin es necesario examinarlos en funcin de sus requisitos tcnicos. Un ejemplo evidente es que cuando los registros legibles a mquina se deterioran y se tornan ilegibles, no pueden evaluarse como poseedores de valor investigativo. Tambin puede suceder que la disposicin interna de los datos sea tan compleja que afecte el tratamiento de los registros y, llegado el caso, su servicio. Evidentemente, el tamao de los ficheros de datos legibles a mquina y la frecuencia con que se actualizan podra ser una consideracin importante en relacin con el costo futuro de la conservacin de los registros. Quizs en teora esas consideraciones tcnicas no ocupen un lugar en el proceso evaluativo, pero no es posible pasarlas por alto en vista de la vulnerabilidad del soporte de almacenamiento actual y de los gastos que entraan el tratamiento y el aseguramiento del servicio de los registros. 4.2 El archivero debe conocer cmo se crearon los registros legibles a mquina objeto de la evaluacin, si existen otros registros similares con otros formatos, as como los mtodos que se emplearn para conservar adecuadamente la informacin y el costo aproximado que entraarn. Estas cuestiones exigen un conocimiento profundo de los registros y de cualesquiera otros documentos conexos. Tambin es necesario poseer algn conocimiento de las tcnicas y mtodos de tratamiento de datos que se aplican en la esfera a fin de evaluar los aspectos tcnicos de los registros. Anlisis tcnico - consideraciones generales 4.3 Antes de poder emitir un juicio sobre el valor histrico o investigativo a largo plazo de este tipo de registros, hay que determinar si la cinta de computadora es legible. Si bien la cinta de computadora sigue siendo el soporte de almacenamiento ms comn de los registros legibles a mquina, existen tambin otros tipos de soportes fsicos (entre ellos las tarjetas perforadas, la cinta perforada, los discos magnticos, los discos flexibles y los tambores magnticos). Legibilidad de los registros 4.4 Comprende la verificacin de la legibilidad fsica de la cinta magntica, que, a ese efecto, se coloca en una unidad de cinta y luego se ordena a la computadora que lea la informacin. De no ser esto posible, el archivero debe tratar de determinar cundo fue la ltima vez que se ley la cinta, si se presentaron problemas, dnde estuvo almacenada la cinta, etctera. 4.5 En ocasiones se producen errores de lectura temporales que pueden eliminarse pasando la cinta por un limpiador de cinta. Cuando se detectan errores permanentes, la decisin de si la cinta es legible o no depender del alcance y la magnitud de los errores. Si slo son ilegibles algunos bloques, el valor del fichero no se ver gravemente afectado. Sin embargo, si ms del cinco por ciento de los registros no se pueden leer, en la mayora de los casos habra que considerar ilegible el fichero de datos legibles a mquina. Cuando se lee una cinta, es buena poltica sacar una hoja de salida o "vaciamiento" de algunos registros del fichero de datos. As el archivero podr determinar si la documentacin corresponde a los datos.

- 50 4.6 Tambin se deber verificar la legibilidad de los datos obtenidos de otros soportes de almacenamiento, para lo cual se deben probar en un dispositivo de entrada adecuado. Idoneidad de la documentacin 4.7 Este aspecto se relaciona con la documentacin textual que acompaa a los registros legibles a mquina. Es requisito indispensable disponer de un diseo de registro y de un libro de cdigos. El primero es un diagrama o lista del contenido de un registro lgico que describe la unidad de la informacin y la longitud de cada campo y la posicin que ocupan en el registro. El libro de cdigos contiene una explicacin de los cdigos que se emplean para representar la informacin en forma numrica o abreviada. Se debe considerar documentacin mnima aquella que contiene suficiente informacin para evaluar y someter a tratamiento los registros, e informacin suficiente para que un investigador los utilice en la investigacin secundaria. En ocasiones, la cantidad de documentacin que se necesitar para los tres usos ser la misma. Otras veces, un diseo de registro no bastar para realizar anlisis secundarios. El archivero debe revisar la documentacin teniendo en cuenta todos los usos. 4.8 Es posible que la documentacin necesaria est ubicada en el mismo fichero, en una gua para el usuario, o en alguna otra coleccin de materiales. Sin embargo, muchas veces el archivero encontrar la documentacin en distintos lugares de un departamento, o incluso en distintos departamentos. Es imprescindible localizar documentacin suficiente para evaluar, someter a tratamiento y usar los registros, ya que, de lo contrario, los datos legibles a mquina no podrn usarse. 4.9 Si los datos son legibles y se dispone de la documentacin adecuada, el archivero puede proceder a realizar el anlisis del contenido de los registros legibles a mquina (en la forma descrita en el captulo anterior), y un anlisis tcnico ms minucioso de la ordenacin de los registros y de los problemas que podra provocar un almacenamiento prolongado (como se esboza ms adelante). Las etapas siguientes incluyen un examen a fondo de los requisitos tcnicos de los registros respecto de las repercusiones que podran tener para la adquisicin, el tratamiento, la conservacin, el servicio y las restricciones en cuanto al acceso. Repercusiones en la adquisicin y el tratamiento 4.10 El archivero debe estudiar el tamao del fichero, su complejidad desde el punto de vista de la estructura interna, y su grado de dependencia de los soportes lgico y fsico concretos. En lo que respecta al tamao del fichero, quizs el archivero deba considerar la posibilidad de obtener solamente una muestra de los registros. En tal caso, habra que determinar las posibles consecuencias del muestreo para el valor informativo-*-'. 4.11 Debe examinarse la ordenacin interna de los datos para determinar las repercusiones que tendr en el tratamiento del fichero. El tratamiento es la accin de comparar o verificar las hojas de salida de muestra de los datos con la documentacin textual que contiene el diseo de registro y el libro de cdigos. 4.12 Por lo general, el ordenamiento real de cada registro en el carrete de cinta es una consideracin secundaria, de la misma manera que la colocacin de los registros en cualquier orden determinado es un proceso muy simple y barato. Sin embargo, es posible que un fichero utilice un cdigo de caracteres poco usual mientras que otro tenga un cdigo de caracteres normalizado. Un fichero podra utilizarse solamente con determinados programas de computadora mientras que otro, funcionara con cualquier programa. Por otra parte, quizs un fichero necesitara

- 51 algn elemento no habitual del equipo de soporte fsico de un fabricante determinado, mientras que otro se podra tratar prcticamente en cualquier equipo. En la mayora de los casos se considerar que el fichero que utiliza cdigos normalizados, una serie de programas diferentes y un equipo corriente, tiene la ordenacin ms conveniente. En lo que respecta a los registros legibles a mquina que contienen informacin duplicada en documentos textuales, en la mayora de los casos el evaluador considerar que los registros legibles a mquina tiene la mejor ordenacin ya que pueden manipularse ms fcilmente. 4.13 Al emprenderse el anlisis tcnico debe considerarse seriamente la subordinacin de los diversos soportes de almacenamiento al soporte fsico as como la de determinados formatos de informacin al soporte lgico. Existe subordinacin al soporte fsico cuando el tratamiento de la informacin depende de un elemento o tipo concreto de equipo, mientras que la subordinacin al soporte lgico ocurre cuando ese tratamiento depende de un conjunto determinado de programas de computadora. Sin embargo, debe sealarse que estos tipos de dependencia no difieren mucho entre s. Algunos tipos de equipo fsico dependen de determinado soporte lgico. Por el contrario, algunos soportes lgicos pueden utilizarse solamente con determinados tipos de equipo. 4.14 Al evaluar ficheros de datos legibles a mquina que dependen del soporte lgico, es importante que los archiveros "tengan en cuenta los gastos que ocasionara la reestructuracin de los datos o la adquisicin del soporte lgico necesario, as como las posibilidades de que la utilidad de los datos disminuya al reestructurarlos en un formato nuevo". Habr ocasiones en que las necesidades de soporte lgico sean tales que el depsito de archivo se vea imposibilitado de adquirir un fichero de datos. Huelga decir que la reestructuracin de datos en un formato nuevo dependiente del soporte lgico, o la adquisicin del soporte lgico necesario para tener acceso a los datos, aumentar notablemente el costo de adquisicin de un fichero de datos^ . 4.15 Tambin habr ocasiones en que ser necesario reestructurar los ficheros de datos legibles a mquina en un nuevo formato porque dependen de un equipo de computadora o un soporte fsico particular. En realidad, se puede observar que algunos ficheros de datos necesitan un soporte fsico poco usual u obsoleto para someterlos a tratamiento. En tales casos, posiblemente habr que tratar los datos en la misma mquina que cre originalmente la informacin en dgitos y que quizs permanezcan an en la institucin creadora. El segundo paso ser reproducir la informacin en un formato inteligible sobre un soporte que no presente problemas de subordinacin al soporte fsico. 4.16 En los depsitos de archivo que han manipulado hasta el momento registros legibles a mquina, se ha seguido la prctica de adquirir solamente ficheros que no dependen del soporte fsico ni del soporte lgico. Sin embargo, esa prctica ha presentado problemas y contina presentndolos ha dado lugar a varias opciones para los depsitos. En primer lugar, pueden tratar que se exija a las instituciones creadoras que suministren a los depsitos slo los ficheros de datos que no dependan del soporte fsico ni del soporte lgico. En segundo lugar, pueden negarse a adquirir la informacin en formatos dependientes y autorizar su destruccin, lo que traer como resultado la prdida de una informacin importante. En tercer lugar, los propios depsitos pueden reestructurar la informacin en un formato nuevo, conociendo que esta alternativa los obliga a invertir recursos para hacerla utilizable. Por ltimo, los depsitos pueden adquirir los datos tal como estn y dejar que los investigadores se enfrenten a los problemas tcnicos. Esta opcin puede dejar la informacin en una estructura tan poco usual que los archiveros no puedan determinar qu informacin ha sido transferida y, por tanto, no puedan describir el contenido de los registros ni prestar ayuda a los investigadores para que tengan acceso a los datos.

- 52 Repercusiones de la conservacin 4.17 Las repercusiones de la conservacin de los registros legibles a mquina incluyen el costo de la conservacin de los datos. Estos costos se determinan generalmente con arreglo al nmero de carretes de cinta magntica. El anlisis debe incluir lo siguiente: el precio de compra de un carrete de cinta magntica; el costo de la duplicacin de cintas as como la frecuencia del programa de duplicacin, y la posibilidad de conservar una copia de seguridad de cada cinta. Si el contenido informativo de un fichero es mnimo y el fichero consta de varios cientos de carretes de cinta, es posible que sea rechazado debido a los excesivos costos de conservacin. Repercusiones del servicio 4.18 La complejidad de un fichero de datos legibles a mquina y el formato en que se ha de conservar la informacin podra afectar el aseguramiento del servicio del fichero. Tambin es indispensable determinar quin prestar ese servicio, si ser el departamento de origen o el depsito de archivos. Si el fichero depende del soporte lgico y del soporte fsico, podra ser ms fcil para el departamento de origen controlar todas las solicitudes de servicio. Habida cuenta de que ya el archivero ha evaluado el contenido de los registros, incluido su uso investigativo actual y potencial, debe ser posible determinar, previa consulta con el creador, cmo se han de utilizar los datos. Restricciones sobre el uso 4.19 El mismo tipo de restricciones se aplica tanto a los registros legibles a mquina como a los registros textuales. Sin embargo, la manera en que se controlan dichas restricciones es diferente. Si slo determinadas partes de la informacin estn limitadas, es posible eliminar el resto de ella del fichero para usos investigativos, con lo que se creara una versin para uso pblico de un fichero limitado. No obstante, muchos ficheros de datos legibles a mquina contienen informacin personal y tienen una limitacin que prohibe divulgar la identidad de una persona. Si slo se aliminan los identificadores personales quizs no se proteja la identidad personal, ya que se podra identificar a una persona determinada con la informacin que queda en el fichero. Por tanto, al examinar las restricciones sobre el uso de un fichero, el archivero debe tener en cuenta qu partes concretas de la informacin pueden o deben retirarse para imperdir la divulgacin de una informacin limitada. Una vez determinado esto, el archivero debe analizar el efecto de estas restricciones en el valor informativo as como el costo que tendra la produccin de una versin para el pblico3'. Anlisis tcnico - aplicado a clases o tipos determinados de datos 4.20 Esta seccin tiene por objeto contribuir a la evaluacin de atributos tcnicos tales como el soporte lgico, el soporte fsico, el tamao y el ordenamiento fsico de diversos tipos o clases de datos. Se ha definido cada tipo de datos conforme a un conjunto de caractersticas tcnicas comunes. La caracterstica principal que influye en estas definiciones es el conjunto de soporte lgico dentro del cual se administr originalmente cada tipo de dato (como la base de datos, numricos o estadsticos, cartogrficos, textuales, etc.). Slo se han valorado tres clases o tipos de datos legibles a mquina: ficheros de encuestas, ficheros de series cronolgicas y bases de datos. El enfoque se puede aplicar, indudablemente, a otros tipos de datos. Sin embargo, es precisamente con estos tipos de datos que los archiveros han tenido mayor experiencia hasta el momento. A medida que los archiveros adquieren mayor conocimiento y experiencia respecto de los datos cartogrficos y textuales digitalizados, el enfoque puede y debe ampliarse o modificarse.

- 53 4.21 El anlisis de las consideraciones tcnicas del fichero debe conducir a un enfoque ms racional de la adquisicin, el tratamiento y el servicio de los datos. El propio enfoque debe reflejar la disposicin del depsito de archivo para cubrir los gastos que entraa cada una de estas funciones archivsticas. A tal fin, y con miras a un anlisis ms sistemtico de estas consideraciones, se incluye un conjunto de instrumentos de planificacin pregunta/respuesta con las definiciones de cada tipo de dato. Con todo, estos formularios slo constituyen una gua y no deben utilizarse sin analizar antes detenidamente todas las caractersticas particulares que seguramente estarn asociadas a cada fichero de datos legibles a mquina. 4.22 Para cada tipo de dato, la ltima pregunta del formulario de preguntas y respuestas establece la etapa de evaluacin de los resultados del anlisis tcnico en relacin con un fichero y en contraposicin a los resultados del anlisis de contenido. Los resultados de la evaluacin deben culminar en la decisin de aceptar o rechazar el fichero. 4.23 En la mayora de los casos, el fichero evaluado como aceptable debe adquirirse de inmediato. Sin embargo, en algunos casos puede aplazarse esa decisin. Por ejemplo, la vida operacional de los datos y la disposicin del departamento creador de ayudar en el aseguramiento del servicio de un fichero de datos, podra afectar el momento de su adquisicin e incluso su formato de archivo. 4.24 A continuacin se esbozan algunas de las estrategias que se podran aplicar en varias situaciones de esta ndole. Es importante observar que la decisin evaluativa y las condiciones del servicio que se ofrecen en cada ejemplo pueden afectar el fornato de archivo definitivo de los ficheros (por ejemplo, un fichero del sistema para un nmero determinado de aos y posteriormente un fichero secuencial). Todas estn basadas en la existencia de periodos de retencin que se deben aplicar a todos los ficheros antes de que se inicie el proceso de evaluacin. Aunque puede haber una serie de periodos de retencin que respondan a los diversos procesos (movimientos, datos iniciales, etc.) de un sistema de computadoras importante, los ejemplos siguientes estn relacionaos solamente con los ficheros maestros. 4.25 Primer tipo de fichero de datos ; acopio de datos una sola vez no se aade ningn dato. Ejemplo 1; Periodo de retencin indicado: eliminacin inmediata (el departamento borrar el fichero de datos inmediatamente despus de su creacin y anlisis). Decisin de evaluacin: fichero aceptable; se transferir una copia del fichero de datos a los archivos inmediatamente despus de su creacin. Condiciones del servicio: los archivos atendern todas las solicitudes. Ejemplo 2: Periodo de retencin indicado: diez aos inactivos y borrado (el departamento copiar los datos en cintas de almacenamiento inactivo inmediatamente despus de su creacin y anlisis).

- 54 Decisin de evaluacin; fichero aceptable se transferir una copia del fichero de datos a los archivos inmediatamente despus de su creacin. Condiciones de servicio; las solicitudes relativas al fichero de datos se desviarn hacia el departamento creador durante un periodo de diez aos, tras el cual los archivos atendern todas las solicitudes se renovar el acuerdo inmediatamente antes de eliminar las cintas de almacenamiento inactivo. Segundo tipo de fichero de datos ; actualizado continuamente todos los datos histricos y todas las actualizaciones se mantienen de forma activa en el fichero (no se elimina ningn dato ni se copia en las cintas de almacenamiento). Ejemplo 1; Periodos de retencin indicados ; diez aos y revisin (el departamento mantendr de forma activa todos los datos en el fichero de datos durante diez aos es decir, no se borrar ni se copiar ningn dato en las cintas de almacenamiento la administracin de registros, los archivos y el personal del departamento revisarn el estado del fichero de datos durante diez aos, transcurridos los cuales se renovar el programa (es decir, otros diez aos y revisin) o se podr aplicar un conjunto ms concreto de periodos de retencin). Decisin de evaluacin; fichero aceptable, pero los archivos no adquirirn ninguna parte del fichero de datos hasta que el departamento seale una fecha de eliminacin mediante un programa revisado. Condiciones del servicio; todas las solicitudes en relacin con los datos sern remitidas al departamento. Tercer tipo de fichero de datos i actualizado continuamente se eliminan los datos histricos o se copian en cintas de almacenamiento a fin de mantener el fichero actualizado. Ejemplo 1; Periodo de retencin indicado; todos los datos del primer ao se borrarn a los diez aos (el departamento mantendr de forma continua y activa los datos de los diez aos ms recientes como parte del fichero de datos no se borrar ni copiar ningn dato en las cintas de almacenamiento los datos del primer ao se borrarn mientras se crean los datos del ao ms reciente).

- 55 Decisin de evaluacin: fichero aceptable} los archivos adquirirn anualmente una copia de cada ao del fichero de datos a medida que se crea. Condiciones del servicio: solicitudes relativas a los datos de los ltimos diez aos se remitirn al departamento las solicitudes relativas a los datos creados antes de los correspondientes a los ltimos diez aos sern atendidas por los archivos; se revisar el acuerdo inmediatamente antes de que el departamento realice la primera eliminacin de datos del primer ao. Ejemplo 2: Periodo de retencin indicado: diez aos, todos los datos del primer ao se mantendrn inactivos durante cinco aos (el departamento mantendr de forma continua y activa los datos de los ltimos diez aos como parte del fichero de datos es decir, no se borrar ni copiar ningn dato en las cintas de almacenamiento; todos los datos del primer ao se copiarn en cintas de almacenamiento, se mantendrn en almacenamiento inactivo durante cinco aos y se borrarn). Decisin de evaluacin: fichero aceptable los archivos adquirirn anualmente una copia de cada ao del fichero de datos a medida que se crea. Condiciones del servicio: las solicitudes relativas a los datos de los ltimos quince aos se remitirn al departamento las solicitudes relativas a los datos confeccionados antes de los correspondientes a los ltimos quince aos sern atendidas por los archivos se revisar el acuerdo inmediatamente antes de que el departamento realice la primera eliminacin de datos del primer ao. Ejemplo 3: Periodo de retencin indicado: activo para la vida operativa de los registros individuales (por ejemplo, periodo durante el cual la persona recibe prestaciones, etc.), inactivo durante cinco aos (el departamento copiar los datos relativos a las personas en cintas de almacenamiento al trmino de la vida operativa de sus datos se mantendr en almacenamiento inactivo durante cinco aos y se borrar).

- 56 Decisin de evaluacint fichero aceptable; los archivos adquirirn anualmente una copia de la cinta de almacenamiento inactivo (si el departamento hubiera preferido borrar los documentos individuales al terminar su utilidad operativa, los archivos podran haber solicitado que esos datos se copiaran en cinta para adquirirlos anualmente o, por el contrario, que se tomaran instantneas del fichero de datos regularmente). Condiciones del servicio las solicitudes relativas a datos confeccionados antes de los ltimos cinco aos sern atendidas por los archivos (si el departamento hubiera preferido borrar los registros individuales al trmino de su utilidad operativa, los archivos podran haber atendido todas las solicitudes relativas a datos histricos; no obstante, antes de atender la solicitud el personal de archivo habra tenido que garantizar que el registro estaba inactivo. De estar activo el registro, la solicitud se habra remitido nuevamente al departamento). Ficheros de encuestas 4.28 Se trata de ficheros de datos legibles a mquina que contienen colecciones de informacin relativa a una persona, cosa o actividad. Las encuestas se realizan generalmente para describir las caractersticas de una poblacin, evaluar programas, generar modelos explicativos o probar una hiptesis. Las encuestas son ms comunes en la esfera de las ciencias sociales. La gestin de las encuestas realizadas en formato legible a mquina suele estar a cargo de bloques estadsticos como SPSS, SAS, OSIRIS y DATATEXT. 4.29 Las encuestas pueden ser de tres tipos: encuesta nica: se encuesta una poblacin en un momento determinado. ejemplo: Estudio sobre las elecciones nacionales, 1974. longitudinal: se encuesta una poblacin en momentos diferentes; aunque la poblacin puede tener las mismas caractersticas, las personas no son las mismas. ejemplo Tendencias del uso de estupefacientes entre los estudiantes de las zonas rurales, 1974. encuesta de grupo: se encuesta la misma poblacin en diferentes momentos y las personas incluidas en la poblacin son siempre las mismas. Los estudios de grupos se utilizan con frecuencia para estudiar tendencias. ejemplo: Estudio de grupo sobre la dinmica de la renta. 4.30 Los elementos bsicos de los ficheros de encuestas son los siguientes: diseo del cuestionario; hiptesis formulada minuciosamente; procedimientos de muestreo adecuados; y adquisicin de datos y asiento exactos.

- 57 4.31 La inclusin de determinadas variables bsicas aumentar de seguro la utilidad de los datos, as como su valor y compatibilidad con los datos creados a partir de otras fuentes de informacin. La cuestin de la conservacin del annimo es muy importante con respecto a los ficheros de encuestas es decir, habr que determinar si es necesario mantener los datos en el annimo y, si es as, qu efecto tendr en su utilidad. 4.32 Los requisitos tcnicos deben valorarse de dos formas: la metodologa de muestreo y el formato de los datos. 4.32.1 Metodologa de muestreo El archivero debe valorar la metodologa de muestreo al mismo tiempo que el contenido de los registros. Ello es parte integrante de la determinacin del valor informativo. 4.32.2 Formato de los datos El formato en que se han codificado los datos constituye el problema principal al evaluar los requisitos tcnicos del fichero. Para brindar al investigador la informacin bsica que necesita en su trabajo es mucho ms til poder adquirir los datos bsicos en bruto. Estos datos se pueden encontrar en un fichero del sistema utilizando uno de los bloques estadsticos o, simplemente, los datos en bruto. Si el archivero est evaluando un fichero de sistema, debe asegurarse de que el fichero de datos en bruto todava se encuentre intacto y est accesible. Los creadores de los ficheros de sistema suelen crear sus propias variables y ejecutan una serie de recodificaciones a sus propias indicaciones. Esos cambios pueden afectar sustancialmente la utilizacin del fichero por otra persona. 4.33 Las consideraciones tcnicas de los ficheros de encuestas no tienen un alcance tan amplio como en el caso de las bases de datos, pero deben evaluarse cuidadosamente. Las interrelaciones que existen entre las variables y entre los registros desempearn indudablemente un papel importante en la verificacin de los datos y, en consecuencia, en el costo de su tratamiento. 4.34 El instrumento de planificacin que se describe ms adelante puede utilizarse para hacer una evaluacin completa del fichero y ofrecer al depsito de archivo algn indicio sobre las consecuencias que puede traerle la adquisicin, el tratamiento, la conservacin y el aseguramiento del servicio de un fichero particular. 4.35 Instrumento de planificacin del fichero de encuestas 4.35.1 Es ste un fichero de encuestas? S No 4.35.2 Si respondi afirmativamente, qu tipo de fichero de encuestas es? encuesta nica encuesta longitudinal encuesta de grupo otra (especifique)j

- 58 -

4.35.3

Cul es el formato de los datos? datos en bruto fichero de sistema

4.35.4

(Si es un fichero de sistema) Qu bloque estadstico se utiliz? SPSS OSIRIS SAS Otro: (especifique): DATATEXT BMD P-STAT

4.35.5

En qu tipo de soporte fsico se utiliz el bloque? Burroughs CDC PDP Otro (especifique): Honneywell IBM UNIVAC Xerox

4.35.6

Si los datos se encuentran en un fichero de sistema, se ha creado un nmero sustancial de registros y variables? S No

4.35.7

Si contest afirmativamente la pregunta 6, se puede tener acceso a los datos en bruto utilizando el fichero de sistema? S No

4.35.8

Si contest negativamente la pregunta 7, pueden convertirse los datos a un formato en bruto? S No

4.35.9

Nmero de variables:

4.35.10 Nmero de registros lgicos: 4.35.11 Contiene el fichero identificadores personales? S No

- 59 -

4.35.12

Es posible crear una versin del fichero para conservar los datos en el annimo sin cambiarlos sustancialmente? S No

4.35.13

Cunto le costar al archivo la gestin de datos? a) Costo de la adquisicin (copia de cintas/documentacin) Costo del tratamiento (conversin, si procede/ Verificacin/copias de archivo) costo de computadora $ persona/tiempo (das) costo de computadora $ persona/tiempo (das)

b)

c)

Costo de la conservacin (anual) costo de computadora $ (almacenamiento en cinta/ persona/tiempo (das) rebobinado/duplicacin) Costo del servicio i) conservacin del annimo ii) servicio al pblico (copia de cintas/ documentac ion) costo de computadora $ persona/tiempo (das) costo de computadora $ persona/tiempo (das)

d)

Evaluacin 4.35.14 Est el archivo en condiciones de pagar los gastos de la gestin de los datos segn el formato propuesto? S No (llene el formulario de evaluacin) (reexamine el valor de los datos y/o el formato de archivo)

Costo total de computadora $ Costo total por persona Personas/tiempo (das) Ficheros de series cronolgicas 4.36 Las series cronolgicas pueden definirse como la secuencia discreta o continua de los datos cuantitativos designados para momentos especficos, que generalmente se estudian con respecto a su distribucin en el tiempo. En las series cronolgicas los elementos de observacin se registran cronolgicamente y los "registros" verdaderos del fichero estn representados por variables o series. Los datos de las series cronolgicas se actualizan regularmente (diariamente, semanalmente, mensualmente, etc.) y generalmente estn relacionados con la esfera de la economa. Tambin se pueden utilizar con relacin al registro de medidas. El formato de los ficheros de series cronolgicas es sencillo en comparacin con el mismo tipo de datos cuando estn a cargo de un sistema de gestin de base de datos. Generalmente la gestin de los datos se efecta.mediante bloques como MASSAGER, MATOP, DATABANK, y otros. $ $

- 60 4.37 Existen varios elementos importantes que es preciso conocer para evaluar los aspectos tcnicos de los ficheros de series cronolgicast el nmero de variables o series; el nmero promedio de registros lgicos; la frecuencia de la actualizacin de los registros y si se borran datos durante la actualizacin de los ficheros. El archivero tambin debe investigar si habr una fecha de terminacin para las series. 4.38 Para clasificar los datos como series cronolgicas ser menester que no haya ningn cambio en las variables definidas para las que se acopian los datos. 4.39 A continuacin se ofrecen varios ejemplos de ficheros de series cronolgicas! Precios de venta industrial (contiene datos, ajustados y desajustados por temporada, que describen los precios de venta industrial de una variedad de productos, incluidos alimentos, productos manufacturados, ropa, materiales de construccin y vehculos); Programa para el control semanal de los precios de los alimentos (contiene datos sobre ndices de precios semanales calculados a partir de los datos de ocho ciudades). 4.40 Instrumento de planificacin de los ficheros de series cronolgicas. 4.40.1 Es ste un fichero de series cronolgicas? S No 4.40.2 Qu bloque se utiliz para la gestin de datos? MASSAGER MATOP DATABANK 4.40.3 Qu soporte fsico utiliz el bloque? Burroughs CDC PDP 4.40.4 4.40.5 Honeywell IBM UNIVAC Xerox Otro (especifique): TROLL Otro (especifique)

Cuntas series contiene el fichero? Cul es el tamao estimado del fichero? (N promedio de registros lgicos)

4.40.6

Con qu frecuencia se acttualizan las series? Diariamente Semanalmente Mensualmente Trimestralmente Anualmente Otro (especifique)s

- 61 4.40.7 Conoce el departamento/organismo durante cunto tiempo se mantendr la actualizacin de la serie? S No 4.40.8 Se eliminan datos o series de los ficheros? S No 4.40.9 4.40.10 En qu momento se pueden adquirir las actualizaciones? Cunto costar a los archivos la gestin de datos? a) i) Costo de la adquisicin (copia de cintas/ documentacin) ii) Adquisicin proyectada Costo de las actualizaciones b) Costo del tratamiento (conversin, si procede/ verificacin/copias de archivo Costo de la conservacin (anual) (almacenamiento en cinta/ rebobinado/duplicacin) Costo del servicio Costo de computadora $ persona/tiempo (das) Costo de computadora $ persona/tiempo (das) Costo de computadora $ persona/tiempo (das) (diga la fecha)s

c)

Costo de computadora $ persona/tiempo (das) Costo de computadora $ persona/tiempo (das)

d)

4.40.11

Est el archivo en condiciones de pagar los gastos de la gestin de los datos segn el formato propuesto? S No (llene el formulario de evaluacin) (reexamine el valor de los datos y/o el formato de archivo)

Costo total de computadora $ Costo total del personal Persona/tiempo (das) Base de datos 4.41 La base de datos es un ordenamiento complejo de datos que depende de un complicado conjunto de soporte lgico conocido como sistema de gestin de la base de datos (DBMS). $ $

- 62 4.42 La base de datos aventaja a los ficheros en la organizacin de los datos. Los ficheros de datos agrupan los bitios en caracteres, los caracteres en unidades elementales de informacin y a estas unidades en registros, mientras que la base de datos hace todo eso y adems agrupa los registros en conjuntos. El conjunto se define como una coleccin de registros que guardan alguna relacin. Cada tipo de conjunto tiene un nombre particular y puede haber un nmero indefinido de conjuntos de un tipo dado. Sin embargo, cada tipo de conjuntos se define independientemente del resto. Un tipo de conjunto es una estructura de dos niveles que incluye los tipos de registros propietarios y los tipos de registros miembros. En el contexto de la base de datos, estos tipos suelen agruparse en una estructura jerrquica o de red. El encadenamiento de cada tipo de registro hasta formar un conjunto se obtiene mediante la utilizacin de indicadores, que generalmente estn incorporados en los propios datos. As, en la figura que aparece a continuacin, que es un ejemplo de estructura jerrquica, una serie de indicadores podran diriii i gir el acceso de "A" "D" H" segn el conjunto que se necesite.
B

1
E F

4.43 Los tipos de documentos del siguiente nivel contendran, a su vez, indicadores hacia otras ramas diversas, y as sucesivamente a todo lo largo de la jerarqua. De ese modo, un tipo de registro se convertira en propietario de varios miembros de tipos de registros. Se considera que este concepto de acceso mediante indicadores es una importante cualidad de la base de datos. Es tambin la causa de que la gestin de todas las bases de datos se efecte en discos. 4.44 Otra caracterstica importante que se deriva del anlisis anterior es el concepto de la independencia de los datos. O sea, no es necesario tener acceso a toda la base de datos para responder a una aplicacin que requiera slo un pequeo segmento de los datos. Por lo tanto, la base de datos suele disearse de manera que slo se necesite tener acceso a una parte de ella mediante un programa determinado para una aplicacin dada.

- 63 -

4.45 El soporte lgico que se emplea para definir y manipular la base de datos se conoce como sistema de gestin de la base de datos (DBMS). La estructura del DBMS es necesariamente compleja y sus indicaciones pueden estar sujetas a numerosas modificaciones con el tiempo como resultado de mejoras y avances tcnicos. 4.46 En consecuencia, la base de datos depende de tres factores: la compleja estructura fsica relacionada con su diseo el DBMS que sirve de sostn a la base de datos, y, a veces, el soporte fsico en que se gestiona. 4.47 Los sistemas de gestin de la base de datos que con mayor frecuencia se emplean son los siguientes: ADABAS BASIS COMPOSIT-77 DBMS 11 DMS 1100 DMS 11 EDMS (XEROX) IDS/11 IDMS IMAGE/3000 IMS/VS INQUIRE MANAGE MARSVI MIDAS MPLDR RAPID SIR SYSTEM 1022 SYSTEM 2000 TOTAL

4.48 Los sistemas de gestin de la base de datos manejan la informacin de tres formas distintas. Un tipo de sistema conserva todos los datos incluso despus de que se actualizan los registros individuales. Por ende, estos DBMS no poseen rutina de eliminacin de la informacin no actual. El segundo tipo son los sistemas que substituyen la informacin no actual por la actualizada. Estas rutinas de eliminacin pueden anular la informacin por completo o almacenarla en un fichero histrico, generalmente en cinta. El ltimo tipo est compuesto por los sistemas de gestin de base de datos que operan con datos acopiados una sola vez y la informacin nunca se actualiza. 4.49 Suele haber tres formatos distintos en que el archivo puede aceptar la informacin que porporciona la base de datos. Estos son el vuelco de sistema, la cadena de caracteres descargada y la estructura secuencial de ficheros. Cada opcin plantea algunos problemas que el archivero debe conocer para poder realizar una evaluacin completa. 4.50 El vuelco de sistema es una copia del fichero DBMS exactamente como aparece en el disco. Esta salida presenta todos los problemas que supone cualquier vuelco de disco, entre ellos la dependencia del sistema de funcionamiento que produce el disco. Tambin depende de la versin especial del DBMS y del tipo especial de soporte fsico que cre el formato. La ventaja principal de este proceso es que volcar un disco y recargarlo en la misma mquina es relativamente econmico. 4.51 La segunda opcin, adquirir una salida de una cadena de caracteres descargada en cinta, se puede obtener con los sistemas de gestin de base de datos que permiten que los datos se "descarguen" del DBMS a la cinta en un formato utilizable. En esta ordenacin, cada fichero individual de la jerarqua se descarga por separado. Si bien los registros de cada fichero tienen una ordenacin secuencial, los registros de una base de datos descargada de este gnero son de longitud variable, los identificadores de campo estn empotrados y pueden repetirse varios campos de datos o tipos de registros, segn los requisitos de los diferentes registros. Los campos individuales tambin pueden ser de longitud variable, pero como se incluyen identificadores de campo y existe una pauta lgica para la informacin, es posible tratar los datos en esta forma. Debe tenerse en cuenta, empero, que estas rutinas no se crearon principal ni necesariamente para tratar la informacin con otro soporte lgico. Por lo tanto, aunque tericamente es posible someter a tratamiento la salida de la cadena de caracteres descargada con otros programas de computadora, para todos los fines prcticos slo puede tenerse un acceso

- 64 fcil a los datos con el empleo de una versin del mismo DBMS. A causa de ello, para utilizar la informacin el depsito de arvhivo o el investigador necesitaran tener acceso a la versin del DBMS que cre la informacin original. 4.52 La tercera opcin, reestructurar los datos en registros secuenciales de longitud fija, emplea un elaborado programa para copiar cada conjunto de datos en una cinta en la que se incluye un nmero progresivamente mayor de datos a medida que se copian conjuntos de datos de niveles inferiores de la jerarqua. En el diagrama del prrafo 4.42 supra, esto significara que se copiara el fichero A, luego el fichero A-B, luego el fichero A-D, luego el fichero A-G, luego el fichero A-H, luego A-B-C y as sucesivamente a lo largo de la jerarqua en sentido descendente. Otra opcin sera reunir varios ficheros de datos para formar grupos de ficheros. La ventaja ms importante de esta opcin es que la informacin sera independiente del soporte fsico y el DBMS originales. Por lo tanto, cualquier lenguaje de programacin podra tratar los datos en cualquier mquina. Existen, no obstante, algunas desventajas graves. Primeramente, la programacin que se requiere para convertir la estructura de base de datos a un formato secuencial es dilatada y costosa. Cada vez que se adquiriese una base de datos se repetiran los costos de persona/tiempo y computadora. En segundo lugar, el nmero de repeticiones de datos y ficheros de datos dificultaran al investigador el acceso a partes seleccionadas de la informacin y su recuperacin, ya que la informacin se encontrara en una forma inconveniente para recuperarla. 4.53 Instrumento de planificacin de base de datos 4.53.1 Es sta una base de datos? S No Si contest negativamente, se realiza la gestin de los datos mediante uno de los siguientes sistemas de gestin de la base de datos (DBMS)? ADABAS BASIS COMPOSIT-77 DMS 1100 DMS II EDMS IDS II IDMS IMAGE IMS/VS INQUIRE MANAGE MARS VI MIDAS MPLDR RAPID SIR SYSTEM 1022 SYSTEM 2000 TOTAL

NOTA: Si no se realiza con ninguno de estos sistemas, analice de nuevo el tipo de datos refirindolo a otras categoras. 4.53.2 Qu tipo de anlisis se realiz originalmente con los datos? (indique % de tiempo para cada uno) % recuperacin ocasional de registros % vinculacin ocasional de registros % produccin ocasional de cuadros % anlisis estadstico ocasional

- 65 4.53.3 Qu tipo de anlisis se espera que realicen los investigadores con los datos? (indique % de tiempo para cada uno) % recuperacin ocasional de registros % vinculacin ocasional de registros % produccin ocasional de cuadros % anlisis estadstico ocasional 4.53.4 Se necesitar la base de datos completa para los fines sealados en 3? S (pase al 6) No 4.53.5 De no ser as, qu parte de la base de datos bastar para el anlisis de los propsitos de recuperacin que se indican en 3? toda extracto resumen agregado muestra 4.53.6 Cuntas veces se espera que los investigadores tengan acceso a esta base de datos o a parte de ella? menos de una vez al ao de 1 a 5 veces al ao de 6 a 12 veces al ao ms de 12 veces al ao 4.53.7 Qu tipo de soporte lgico se utiliz por primera vez en la gestin de la base de datos? ADABAS BASIS COMPOSIT-77 DMS 1100 DMS II EDMS IDS IDMS IMAGE 3000 IDMS/VS INQUIRE MANAGE MARS VI MIDAS MPLDR RAPID SIR SYSTEM 1022 SYSTEM 2000 TOTAL

- 66 4.53.8 Qu tipo de soporte fsico dio sostn originalmente a la base de datos? Burroughs CDC PDP 4.53.9 Honeywell IBM UNIVAC Xerox Otros (especifique):

Tendra la mayora de los investigadores acceso razonable a un centro de clculo automatizado que d sostn al soporte fsico y lgico descrito anteriormente? S No (convierta los datos a un formato secuencial en bruto)

4.53.10

Tendran los archivos acceso a un centro de clculo automatizado que sirviera de sostn al soporte fsico y lgico descrito anteriormente? S No (convierta los datos a un formato secuencial en bruto)

4.53.11 Dada la informacin descrita anteriormente, cules son los formatos de archivo ptimos para los datos? vuelco de sistema descarga secuencial (compacta, longitud variable) secuencia de longitud fija 4.53.12 Durante qu periodo se espera que los crculos de investigacin actuales usen los datos en el formato de archivo descrito anteriormente? menos de un ao (fecha de revisin de 1 a 5 aos (fecha de revisin de 5 a 10 aos (fecha de revisin de 10 a 15 aos (fecha de revisin de 15 a 20 aos (fecha de revisin de 20 a 25 aos (fecha de revisin de 25 a 30 aos (fecha de revisin ms de 30 aos (fecha de revisin ) ) ) ) ) ) ) )

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4.53.13

Cunto le costar al investigador reconstituir y usar la base de datos segn el formato de archivo descrito anteriormente? (calcule por ao) costos de computadora menos de $ 50 de $ 50 a $ 100 de $ 100 a $ 500 de $ 500 a $ 1.000 ms de $ 1.000

4.53.14

Estaran dispuestos los investigadores a pagar la cantidad descrita anteriormente? S No (reanalice el formato de archivo)

4.53.15

Cunto costar a los archivos la gestin de los datos segn el formato descrito anteriormente? a) Costo de la adquisicin (copia de cintas/preparacin del programa) b) Costo del tratamiento (preparacin de documentacin/ verificacin de datos) c) Costo de la conservacin (anual) (almacenamiento en cinta/ rebobinado/duplicacin) d) Costo del servicio (anual) (copia de cintas/fotocopia/ restauracin de la base de datos/programacin) costo de computadora $ persona/tiempo (das)

costo de computadora $ persona/tiempo (das)

costo de computadora $ persona/tiempo (das)

costo de computadora $ persona/tiempo (das)

Evaluacin 4.53.16 Respecto del valor de archivo de los datos, estn los archivos en condiciones de pagar los gastos de la gestin de la base de datos segn el formato de archivo propuesto y por el periodo que transcurra hasta la primera fecha de revisin del archivo? S (llene el formulario de evaluacin) No (reexamine el valor de los datos y/o el formato de archivo)

- 68 Costo total de computadora $ Costo total del personal Personas/tiempo (das) Evaluacin y plan de accin 4.54 Es en esta etapa que el archivero deber reunir los resultados del anlisis de contenido y el anlisis tcnico y justificar la decisin de adquirir los registros o rechazarlos. En muchos casos, la evaluacin debera ser bastante directa. Por ejemplo, un fichero podra tener un valor investigativo tan elevado y tener un costo*tan reducido en funcin de la adquisicin, el tratamiento, etc., que se justificara plenamente la recomendacin de "aceptar". Asimismo, sera muy lgico recomendar el rechazo de un fichero con valor investigativo en extremo limitado y que pudiera absorber costos sustanciales en funcin de la adquisicin y el tratamiento. 4.55 En otros casos, sin embargo, podra ser ms difcil argumentar la justificacin de aceptar o rechazar. Es posible que para ponderar el valor investigativo de un fichero en relacin con su costo de adquisicin, tratamiento, conservacin y servicio, se necesite la asistencia y la pericia no slo del archivero y su supervisor, sino tambin de los usuarios de la institucin creadora, as como de cualesquiera grupos de investigacin que pudieran tener inters en el fichero. 4.56 En la mayora de los casos un fichero que se evale como "aceptable" debe ser adquirido de inmediato, pero en algunos casos podra aplazarse esa decisin. La vida operacional de los datos, por ejemplo-, y la disposicin de la institucin creadora para contribuir al servicio de los datos podran muy bien afectar el momento en que se ha de efectuar la adquisicin e incluso el formato de archivo. 4.57 Si la decisin de evaluacin es favorable, se sugiere elaborar un plan de accin basado en la informacin contenida en los instrumentos de planificacin. El plan de accin debe abarcar las funciones de adquisicin, tratamiento, conservacin y aseguramiento del servicio. Plan de adquisicin 4.58 El plan de adquisicin debe bosquejar las medidas que se adoptarn para adquirir un fichero de un organismo donante. Debe describir el formato de los datos, el tamao y nmero de cintas necesarias, los programas necesarios, los centros de computadoras que participen y las funciones generales del depsito de archivo y el organismo donante. Debe indicar tambin la cantidad y tipo de documentacin y su mtodo de adquisicin (fotocopia, microfilme, transferencia directa, etc.). Si no se ha de adquirir de inmediato el fichero, deber indicarse la posible fecha de adquisicin y exponer una posible estrategia de adquisicin. 4.59 De ser posible, debe calcularse el costo aproximado de la adquisicin (por ejemplo, la copia de cintas, la preparacin de programas, etctera). Tambin sera til conocer la cantidad de recursos de personal (en tiempo y dlares por concepto de salarios). Los archiveros no podrn ofrecer esta informacin de inicio, pero la acumulacin de experiencias en la manipulacin de registros legibles a mquina para los archivos, unida al acopio y la compilacin de datos de medicin del funcionamiento, debe permitirles ofrecer este tipo de informacin. Estos mismos comentarios son vlidos para todas las funciones de archivo que se describen a continuacin. $ $

- 69 Plan de tratamiento 4.60 Se deber describir la estrategia de tratamiento propuesta, y explicar las medidas que se adoptarn para someter a tratamiento el fichero adquirido a fin de darle formato de archivo. Tambin deben describirse las verificaciones (etiqueta, vuelco, frecuencia) as como el grado de verificacin (slo vuelco parcial, verificacin de todos los datos, etc.). Debe incluirse adems la preparacin y disposicin de la documentacin, incluido el grado en que sta debe convertirse a una norma de archivo. 4.61 El formato final de archivo de los datos debe describirse en sentido general. Se incluir el tamao (nmero de caracteres, nmero de registros, etc.), la ordenacin (en secuencia, vuelco de sistema, etc.), la complejidad, el nmero de cintas requerido, la dependencia del soporte lgico (si existe) y la dependencia del soporte fsico (si existe). 4.62 De ser posible, se calcular el costo aproximado del tratamiento del fichero. Este clculo abarcar elementos como el tratamiento por computadora, la conversin, la verificacin, la preparacin de documentacin, etctera. Tambin debe ofrecerse el costo por persona. Plan de conservacin 4.63 De ser posible, debe bosquejarse una estrategia de conservacin. Esta incluira el nmero de rebobinados de la cinta (por ejemplo, diez rebobinados en diez aos), el nmero de recopias de la cinta (por ejemplo, dos recopias en diez aos) y la cantidad de documentacin que sea necesario microfilmar o someter a otro tratamiento de conservacin. 4.64 De existir informacin al respecto, deber ofrecerse el costo anual de conservacin del fichero de datos, as como el costo del personal asociado con el plan de conservacin. Plan de aseguramiento del servicio 4.65 Deber bosquejarse la estrategia que se seguir para asegurar el servicio de los datos. Deber describirse el tipo ms probable de solicitud de investigacin (como copia y documentacin directas de la cinta, extracto, resumen, anlisis estadstico, etctera). De existir la necesidad de convertir el formato de archivo a un formato adecuado para la investigacin, tambin deber identificarse este particular. De ser posible, tambin sera conveniente describir el nmero de cintas que participaran en una solicitud tpica de investigacin y el nmero de solicitudes posibles por ao. Deber mencionarse cualquier arreglo especial que se haya convenido con el organismo donante o algn otro organismo en relacin con el servicio de los datos. Tambin deber identificarse toda restriccin para el acceso a los datos. 4.66 Por ltimo, tambin de ser posible, deber calcularse el costo del servicio de los datos. Este clculo incluira la copia de cintas, la preparacin de la documentacin, la programacin, etctera. Asimismo, deber incluir el costo del personal. Resumen 4.67 En este captulo se describieron los procedimientos del anlisis tcnico de los registros legibles a mquina. Se mencionaron dos factores tcnicos que debern tomarse en cuenta incluso antes de emprender el anlisis de contenido: si los

- 70 datos son legibles (por encontrarse en tarjetas perforadas, cintas magnticas u otro soporte de almacenamiento), y si existe documentacin suficiente para evaluar, tratar y usar los datos. Tambin se describieron otros factores tcnicos: el tamao del fichero de datos legibles a mquina, la disposicin interna o estructura de los datos, el grado de dependencia del soporte lgico o el soporte fsico y el formato en que se conservarn los datos. 4.68 Con el propsito de contribuir a la aplicacin de los diversos factores tcnicos, en la segunda parte del captulo se ofreci un anlisis ms pormenorizado de estos atributos en funcin de tipos y gneros concretos de datos legibles a mquina. Estos se limitaron a ficheros de encuesta, ficheros de series cronolgicas y bases de datos. Cada tipo de datos se defini con arreglo a una serie de caractersticas tcnicas comunes, cuya principal caracterstica es el soporte lgico con que se realiz originalmente la gestin de cada tipo de datos. Tambin se ofreci un conjunto de instrumentos de planificacin de preguntas y respuestas con cada tipo de datos para permitir un anlisis ms sistemtico de las consideraciones tcnicas. 4.69 Slo despus de terminados los anlisis de contenido y tcnico, puede adoptarse la decisin evaluativa final. En la ltima parte del captulo se indica que si la decisin evaluativa es adquirir el fichero de datos, convendra elaborar un plan de accin basado en la adquisicin, el tratamiento, la conservacin y el servicio de los datos. Se describieron los diversos factores que debern tomarse en cuenta en relacin con cada una de estas funciones de archivo.

- 71 NOTAS 1) Para una explicacin ms pormenorizada de las tcnicas de muestreo, etctera, vase el Captulo V, prrafos 5.24 a 5.33 inclusive. Margaret L. Hedstrom, Archives and Manuscriptst Machine-Readable Records. Basic Manual Series, Society of American Archivists, Chicago, su publicacin est programada para 1984. Para una explicacin ms pormenorizada de los procedimientos que se emplean para conservar en el annimo los datos legibles a mquina, as como de las repercusiones que entraa esta medida, vase el Captulo V, prrafos 5.5 a 5.18. Vase John F. McDonald, The MRA and System 2000 Data Bases, informe de un proyecto especial realizado en la Divisin de Archivos Legibles a Mquina de los Archivos Pblicos del Canad, abril de 1980.

2)

3)

4)

- 72 Captulo V

OTROS ASPECTOS QUE HAN DE EXAMINARSE 5.1 En el segundo captulo se examinaron varios factores que sideracin antes de proceder a la evaluacin de los registros En lo esencial, esos factores se relacionaban con la ndole o y la gestin de registros legibles a mquina, y los problemas archiveros al realizar la funcin de evaluacin. deben tomarse en conlegibles a mquina. forma de la creacin que plantean a los

5.2 En este captulo se abordarn algunas cuestiones que forman parte de la funcin de evaluacin y que ya se mencionaron en los captulos dedicados al anlisis tcnico y de contenido de los registros legibles a mquina, especialmente las relativas al carcter personal de una gran cantidad de datos legibles a mquina y al papel que desempea el muestreo en el proceso de evaluacin. Se ha tomado la decisin arbitraria de analizar estas cuestiones individualmente, en particular para poder ofrecer una explicacin ms amplia de algunos de los factores que intervienen en ellas y de algunas de las formas en que se puede proceder. Tambin se abordar en este captulo el problema relacionado con la puesta en prctica de una poltica de reevaluacin y el valor de ese enfoque con respecto a los registros legibles a mquina. Evaluacin de la informacin personal en formato legible a mquina 5.3 Muchos registros legibles a mquina contienen informacin confidencial que documentan la condicin actual o el pasado reciente de muchas personas, empresas u organizaciones. Comoquiera que los archiveros prefieren adquirir datos a micronivel mejor que datos agregados, y que hacen todo lo posible por adquirir copias de los ficheros valiosos de datos legibles a mquina poco despus de su creacin, el resultado inevitable es que los depsitos continen un gran volumen de informacin contempornea que se puede identificar con personas. A esto se suma el hecho de que ser posible vincular algunos de los ficheros de datos con datos procedentes de otras fuentes. Los creadores de los ficheros de datos legibles a mquina se podran mostrar reacios a transferir copias de esos ficheros a los archivos debido al carcter confidencial de la informacin, a la posibilidad de acceso no autorizado y a lo fcil que resulta copiar los datos. 5.4 Cuando el archivero se enfrenta a semejante situacin puede ser necesario elaborar, de consuno con la institucin generadora, un procedimiento para conservar los ficheros en el annimo cuando se trate de datos sumamente delicados. En tales casos habr dos ficheros de datos en el depsito: uno que contenga los datos iniciales, es decir, sin tratar; y otro que contenga los datos presentados en un formato para uso pblico o divulgable. No se recomienda adoptar esta medida durante el proceso de evaluacin. Sin embargo, quizs sea necesario que en esa etapa el archivero haga una valoracin preliminar de los beneficios que podran derivarse de conservar los datos en el annimo, as como un estimado basado en suposiciones del costo en funcin del tiempo del personal y el costo de computadora que tal operacin entraara. Cabe esperar que los generadores y los usuarios de los ficheros de datos puedan prestar alguna ayuda en relacin con estas cuestiones. Conservacin del annimo o preservacin del carcter confidencial 5.5 En su expresin ms sencilla, el objetivo de conservar el annimo es garantizar que sea muy difcil, si no imposible, identificar a una persona o a un caso individual en un fichero de datos. En teora, un proceso perfecto de conservacin

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del annimo requerira una amplia gama de verificaciones cruzadas de intervariables para asegurar que ninguna combinacin de la informacin contenida en el fichero pueda utilizarse para identificar un caso particular cualquiera. Sin embargo, en el caso de ficheros de datos de tamao apreciable este proceso resultara poco prctico, sobre todo por la cantidad de trabajo que entraara. En los siguientes prrafos se describe brevemente un mtodo ms prctico que tambin puede garantizar en alto grado el carcter confidencial de los datos. 5.6 En general, los ficheros de datos se componen de uno o ms de tres tipos amplios de informacin: informacin demogrfica, por ejemplo la edad, el sexo, el estado civil y el lugar de residencia; informacin socioeconmica como la profesin, la educacin y los ingresos: e informacin sobre las actitudes y opiniones. Este tipo de datos pocas veces permite identificar de manera exclusiva a una persona en un fichero debido a que las actitudes y opiniones no suelen corresponder a una persona determinada, y a lo difcil que resulta hallar un registro permanente relativo a las actitudes y opiniones de una persona en un momento dado. En cambio, como gran parte de la informacin demogrfica y socioeconmica s est a disposicin del pblico en registros permanentes, es en estos tipos de informacin donde se deben concentrar los esfuerzos encaminados a ocultarlos en el annimo. 5.7 Adems de la cuestin de qu tipos de informacin se pueden utilizar con mayor facilidad para identificar los casos en un fichero, lo cual depende principalmente del carcter de su contenido, la preservacin del carcter confidencial tambin presenta el aspecto del volumen o la cantidad. Hay dos factores importantes. El primero est relacionado con el nmero de valores de respuesta que contiene una variable, y el segundo tiene que ver con la relacin entre el nmero de encuestados o de casos que contiene un fichero y la poblacin total a la que ste se refiere -la poblacin de referencia. En general, mientras mayor sea el nmero de valores nicos de respuesta de una variable, mayor ser la probabilidad de que uno o ms de ellos contengan cmputos de muy baja frecuencia. Hay que velar por que los valores con baja frecuencia de respuesta no conduzcan a la identificacin de casos individuales en el fichero. A medida que aumenta el cmputo de frecuencia en los valores de respuesta de una variable, ms difcil ser identificar a individuos determinados en un valor dado. En cuanto al segundo aspecto, el volumen o relacin entre el nmero de casos contenidos en un fichero y la poblacin de referencia de los datos, a medida que aumenta el volumen del fichero y de la poblacin de referencia se hace ms difcil identificar casos. 5.8 Como el propsito del annimo es evitar, en la mayor medida posible, la identificacin de casos individuales en un fichero, es necesario comprender cabalmente las formas en que puede llevarse a cabo esa identificacin. En esencia, existen tres vas para identificar los casos: sobre la base de una sola caracterstica individual; sobre la base de una combinacin de caractersticas que resulte en una identificacin concreta; y sobre la base de una combinacin de caractersticas que permita identificar un nmero limitado de casos calificados. 5.9 Los objetivos ms evidentes de la conservacin del annimo son los del primer tipo; es decir, las caractersticas nicas. El fichero contiene elementos de informacin o variables que por s mismos identifican de forma nica a los casos o a los encuestados. Ejemplo de ello son los datos de nombre y direccin, seguro social o nmero de seguridad social, nmero de la licencia de conduccin y nmero del expediente laboral. Estos tipos de caractersticas son nicas para cada caso del fichero y para cada caso de la poblacin de referencia. Adems, por lo general existe informacin de este tipo fuera del contexto del propio fichero de datos y, por tanto, es posible efectuar la identificacin exacta del caso. Por ejemplo, generalmente el nombre y la direccin pueden hallarse fcilmente en un directorio telefnico o urbano. Por otra parte, no toda la informacin nica que contiene un

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fichero conduce obligatoriamente a la identificacin de un caso individual. A menudo el fichero contendr un nmero de secuencia nico para cada caso, pero a menos que exista alguna correspondencia entre el nmero de secuencia del caso y otro dato de identificacin, el primero no identificar un caso por s solo. 5.10 La segunda va para identificar los tersticas mediante la cual se obtiene la guna de tales caractersticas proporcione casos, pueden conducir a ella si se toman casos parte de una combinacin de caracidentificacin precisa. Aun cuando ninla identificacin nica de uno o ms de forma combinada.

5.11 La tercera va para la identificacin comprende una combinacin de caractersticas que resulta en la identificacin de un caso del fichero con un nmero muy limitado de encuestados o de casos en la poblacin de referencia. Es difcil trabajar con este tipo de posible identificacin, ya que la medida adecuada depende de lo que se quiera decir con preservacin del carcter confidencial. Si significa imposibilidad de identificar un caso en el fichero por tratarse de un individuo determinado de la poblacin de referencia, podr lograrse un nivel adecuado del carcter confidencial sin mucha dificultad. Ahora bien, si preservar el carcter confidencial significa que no se dar a conocer la informacin proporcionada por el encuestado en una forma que pueda tener un efecto adverso o aislado sobre ste, es probable que el criterio de identificacin individual sea demasiado estrecho. La dificultad que entraa evaluar el carcter delicado de la informacin de un fichero, requiere que en el proceso de conservar el annimo se proceda como si toda la informacin fuera delicada. Cuando parte de la informacin es obviamente contenciosa, hay que tomar ms precauciones an para limitar la posibilidad de una identificacin siquiera cercana, si no precisa, de los casos del fichero. 5.12 Existen dos enfoques fundamentales que cabe considerar respecto de la conservacin del annimo de los datos legibles a mquina. El primero consiste en eliminar totalmente varios elementos de informacin del fichero, es decir, borrar las variables. El segundo es agregar la informacin que aparece en una o ms variables de manera que desaparezcan las caractersticas de identificacin al incluirlas en categoras de informacin sucesivamente ms amplias. 5.13 Si bien la seleccin del enfoque ms apropiado o correcto para mantener la informacin en el annimo se basa fundamentalmente en consideraciones relativas a la preservacin del carcter confidencial, tambin deber incluir una evaluacin del efecto que tendr la eliminacin o agregacin o ambas de variables en la utilidad global del fichero de datos para anlisis ulteriores^. En cierto sentido se trata de un anlisis costos/beneficios del proceso de conservacin del annimo, en el que el beneficio es la preservacin del carcter confidencial y el costo es el grado de prdida de informacin resultante. Borrar variables de un fichero o agregrselas siempre trae como consecuencia una reduccin de la utilidad de los datos para el anlisis secundario. Eliminar informacin de un fichero representa siempre una prdida absoluta de informacin. Cualquiera que sea la cantidad de conocimientos sobre el grupo de estudio contenido en la variable eliminada, se hace totalmente inasequible para los investigadores y, puesto que la informacin acopiada para incluirla en un fichero de datos generalmente tiene un fin determinado e importante, su eliminacin afecta la utilidad de los datos restantes. La agregacin tambin representa una prdida de informacin aunque, generalmente, no tan completa como en el caso de la eliminacin. El efecto de la agregacin es reducir el carcter especfico de los datos. Mientras ms agregaciones sucesivas sufra una variable, sern menos las investigaciones que se pueden acometer y menos los problemas que se pueden analizar. En resumen, cualquiera que sea el enfoque utilizado para conservar el annimo de un fichero, es preciso lograr un equilibrio entre la necesidad de preservar su carcter confidencial y el efecto que tiene la prdida de informacin en la utilidad de los datos con fines investigativos. Estos son aspectos que el archivero deber tener en cuenta, al menos de forma general, cuando

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efecte el anlisis del contenido de la informacin. Como se seal anteriormente, el nivel o grado de agregacin y el carcter personal de la informacin pueden afectar decisivamente el resultado de la evaluacin. 5.14 La eliminacin de una o ms variables como mtodo para preservar el carcter confidencial deber aplicarse siempre como ltimo recurso. En general, este mtodo slo es necesario cuando se trata de una informacin que asigna un solo valor nico a cada encuestado o caso, como por ejemplo, el seguro social o el nmero de la seguridad social. Dado que las variables de este tipo suelen aparecer en los ficheros slo como medios para identificar cada caso y no como elementos de informacin vitales para los fines investigativos del fichero, pueden borrarse sin perjudicar la utilidad de ste. 5.15 Siempre que sea posible, debe preferirse la agregacin como mtodo para conservar en el annimo un fichero de datos. Se trata, en esencia, de un proceso de recodificacin o combinacin de los valores de una variable hasta obtener niveles sucesivamente ms elevados o ms amplios de generalidad en el factor que se mide. Cuando se impone la agregacin para mantener el carcter confidencial, existen dos formas principales de recombinar los valores de una variable. La primera consiste en recodificar todos los valores. Luego se reagrupan todos los valores de respuesta de la variable de forma tal que sta, ya recodificada, mida la caracterstica especfica correspondiente a un nivel ms alto de generalidad. Aunque en el proceso se pierde algo de la informacin, una recodificacin de este tipo mantiene parte de la caracterstica original de la variable. En general, este enfoque slo deber emplearse cuando el cmputo de todos y cada uno de los valores de la variable sea tan pequeo que exista una probabilidad bastante alta de identificar los casos de que se trate, ya sea mediante la variable solamente o mediante su combinacin con otras variables del fichero. 5.16 Una situacin ms comn en el proceso de conservar el annimo de un fichero, se produce cuando uno o dos valores de una variable contienen slo una o un nmero reducido de respuestas. En tal situacin, dicho proceso puede llevarse a cabo de dos formas. La primera, y a la vez la ms aconsejable, es combinar el valor nico con otro al que est muy vinculado conceptualmente. Aunque este procedimiento acarrea alguna prdida de informacin, esa prdida se limita a los valores que intervienen y los restantes conservan sus pormenores. Sin embargo, en algunas situaciones quizs no exista otro valor de la variable que tenga suficiente vinculacin conceptual con el que requiere agregacin. En una situacin de este tipo tal vez sera adecuado combinar el valor determinado con un valor no disponible de esa variable, con lo que se tratara el caso individual como una informacin que la variable no posee. La recodificacin del valor de una variable con un cdigo de datos que faltan se recomienda en especial cuando no se trata de combinar dos valores vinculados conceptualmente, sino de que no existe otro valor en el que podra incluirse aquel que presenta el problema. Es probable que esto ocurra sobre todo cuando el valor del problema es absolutamente diferente al resto de los valores de la variable. 5.17 Para conocer con certeza cules valores de qu variables o combinaciones de variables podran servir para identificar uno o ms casos individuales, sera necesario invertir mucho tiempo en la tabulacin cruzada y la evaluacin. Generalmente, no es prctico realizar un examen tan completo cuando se trata de ficheros con muchas variables. Aunque no existen normas rgidas acerca de cundo se debe agregar informacin, el enfoque general es que siempre que una variable proporcione informacin muy detallada sobre una caracterstica especialmente "visible" de los casos de que se trate, deber analizarse cuidadosamente el valor de respuesta nico que contenga tres o menos casos, sobre todo cuando ese valor represente una porcin pequea de la poblacin de referencia. Esta ltima calificacin se refiere al hecho de que aunque un valor de variable puede contener muy pocos casos, si la

- 76 poblacin de donde se extrajeron los datos de ese mismo valor es numerosa puede resultar muy difcil identificar a una persona. 5.18 Aunque casi todos los tipos de variables demogrficas o socioeconmicas podran servir para identificar casos particulares en un fichero, los tipos de variables ms frecuentes son los que se relacionan con el lugar de residencia, la profesin, la educacin y los bienes, y, en menor grado, las variables de edad, fecha de inmigracin, religin y antecedentes tnicos. Estas son de inters especial ya que, generalmente, la informacin que contienen se encuentran fcilmente en fuentes distintas de los ficheros de datos2). Repercusiones del flujo transnacional de datos 5.19 El flujo transnacional de datos se define como "las instrucciones o datos legibles a mquina o de lectura automtica que se transmiten o envan a travs de las fronteras nacionales a fin de tratarlos, almacenarlos o recuperarlos, utilizando en la mayora de los casos sistemas de computadoras y de comunicacin e interfases". La convergencia de las computadoras y las comunicaciones se desarrolla rpidamente, tanto entre pases como a nivel nacional. De hecho, el rpido aumento de las redes de sistemas de computadoras y de transmisin de datos interconectados a escala mundial han conferido un carcter internacional a asuntos tradicionalmente nacionales. Adems de la interconexin de redes nacionales de comunicacin, la velocidad con que circulan los datos en volmenes crecientes, ms all de las fronteras nacionales y la naturaleza "no fsica" de esa circulacin han trado como consecuencia que muchos de los mtodos tradicionales empleados por los pases para mantener su soberana ya sean obsoletos o inaplicables. La capacidad de las tecnologas nuevas para acopiar, manipular, almacenar y transmitir eficaz y eficientemente enormes cantidades de datos ha provocado inquietudes respecto de su vulnerabilidad, dependencia y carcter confidencial, de los cuales es muy importante el aspecto relativo a la proteccin de los datos personales (es decir, su carcter privado). 5.20 Desde el punto de vista prctico, las fronteras fsicas nacionales tienen poco o nada que ver con el nmero cada vez mayor de redes de comunicaciones por computadoras. Por esta razn, la extensin directa de los mecanismos que se han mantenido dentro de las fronteras nacionales en el mundo fsico al mundo de los dgitos electrnicos puede presentar algunos problemas. Con todo, es el procedimiento que han adoptado una serie de pases. Estas medidas se han fundamentado generalmente en las inquietudes sobre el carcter privado de los datos y, en esencia, consisten en establecer prohibiciones para la "exportacin" de datos legibles a mquina que renan determinadas condiciones. Es obligatorio que los archiveros se familiaricen con toda la legislacin de esta ndole cuando evalen el valor jurdico de los datos legibles a mquina. 5.21 El surgimiento de flujos transnacionales de datos comunicados por medios electrnicos ha tenido mltiples consecuencias relacionadas con la soberana de las naciones. De ellas, la fundamental es el no poder aplicar las leyes del pas a los datos almacenados en el exterior. Huelga decir que esto afecta los derechos de secreto que otorga la legislacin nacional a sus ciudadanos, cuando se almacena fuera del pas informacin personal sobre ellos. Asimismo, afecta la preservacin del carcter confidencial de la informacin que se considere como tal en virtud de la legislacin de un pas, en los casos en que dicha informacin abandona esa jurisdiccin. Otras repercusiones de este problema son la posible frustracin de polticas oficiales que requieren la generacin de informacin con miras a adoptar decisiones y rdenes judiciales para elaborar determinados registros, cuando stos y la informacin se encuentran fuera de la jurisdiccin territorial del pas. Pero al mismo tiempo, cada pas tiene jurisdiccin plena y total para aplicar sus leyes

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t, los datos generados en otro pas que se encuentran almacenados dentro de sus lmites nacionales. 5.22 Adems de la inquietud acerca del carcter privado de los datos, la existencia de bancos de datos personales en el exterior plantea problemas concretos relacionados con la soberana cultural. Por ejemplo, si un sindicato internacional automatizara sus actividades de conservacin de registros y mantuviera sus archivos y bases de datos en su sede en el exterior, los futuros investigadores que estudiaran la historia laboral de una ciudad o determinada actividad industrial del pas afectado se veran obligados a salir de ste y pedir autorizacin a personas que no son nacionales de dicho pas para tener acceso a la informacin nacional pertinente, suponiendo, que los datos existieran todava. Es evidente que se trata de un aspecto muy singular del flujo transnacional de datos que incide en la soberana cultural y no guarda relacin alguna con las consideraciones sobre el carcter privado de los datos^). 5.23 Tanto desde el punto de vista nacional como internacional es muy necesario que se elaboren leyes o se modifiquen las existentes para poder dar respuesta a los requisitos del flujo transnacional de datos comunicados por medios electrnicos. El presente estudio no pretende en modo alguno explicar lo que conviene hacer en esta esfera determinada ni cmo debe hacerse. Al plantear el tema del flujo transnacional de datos, el autor ha querido presentar una serie de aspectos que pueden llegar a tener importancia cada vez mayor a la hora de evaluar los datos legibles a mquina. Muestrto de registros legibles a mquina 5.24 Puede haber ocasiones en que el volumen de un fichero de datos legibles a mquina sea tal que el archivero tenga que tomar en consideracin la necesidad de efectuar un muestreo de la informacin. Aunque el enfoque o los criterios que aplique el archivero en el muestreo pueden variar segn la institucin de archivos o el pas de que se trate, hay una serie de principios bsicos que debern tomarse en cuenta, independientemente del criterio o enfoque que se aplique. Por lo tanto, esta seccin se limitar a esbozar brevemente aquellos factores que es preciso considerar si el archivero decide que debe tomarse una muestra de la informacin como resultado de su evaluacin de los registros. En muchos sentidos, los factores analizados no son exclusivos de los registros legibles a mquina pero deben aplicarse por igual a toda la informacin independientemente del medio fsico donde sta res ida4). 5.25 Con frecuencia los ficheros de casos de las instituciones estatales contienen informacin sobre todos los aspectos relativos a la poblacin, industria y desarrollo de un pas. Consisten en grandes bloques de ficheros que, en esencia, contienen el mismo tipo de informacin. Por su enorme volumen a menudo es preciso aplicar procedimientos de muestreo para generar un registro histrico o de archivo que sea representativo. 5.26 Al crear ficheros de casos, las instituciones oficiales elaboran paralelamente copias y extractos en forma microgrfica y en formatos legibles a mquina. De hecho, no pocas veces la informacin que aparece en los ficheros de casos se encuentra en formatos de papel, despus se sustituye por microfilmes para reducir el volumen y finalmente se pasa a un formato legible a mquina para mejorar la ejecucin del programa. Es frecuente que un registro del fichero de casos sobre una persona o una empresa tenga al mismo tiempo un componente de papel, de microforma y de tratamiento electrnico de datos. Por lo tanto, de ser posible la estrategia de muestreo utilizada por los depsitos de archivos deber desarrollarse de forma tal que pueda aplicarse por igual a documentos cuyo soporte sea el papel, a microformas

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y a registros legibles a mquina. Lo primero que debe tenerse en consideracin al realizar un muestreo de este tipo de registros es seleccionar los ms completos, que no estn reproducidos en otra parte y que sean de fcil muestreo, almacenamiento, servicio y recuperacin. Adems, para que un mtodo de muestreo sea viable, es necesario saber quines estn creando los ficheros de casos, a qu velocidad lo hacen y cul es el formato, adems de las cantidades que se mantienen en instituciones estatales. 5.27 El archivero utiliza dos tipos generales de muestreo: el cualitativo y el cuantitativo. El muestreo cualitativo es el proceso que se describe en los captulos tres y cuatro del presente estudio. En otras palabras, en el muestreo o la evaluacin cualitativa, los ficheros o registros se seleccionan sobre una base cualitativa o sustantiva, en ocasiones por su inters como objeto y contextual tanto como por su valor informativo o de contenido. Por otra parte, el muestreo o evaluacin cuantitativa exige, o en realidad debera exigir, la aplicacin de tcnicas estadsticas o cientficas. 5.28 Con respecto a la mayora de los programas oficiales, los archiveros identificarn para su conservacin en archivos prcticamente todos los ficheros de poltica, un nmero significativo de ficheros operativos y, de vez en cuando, una muestra de los ficheros de casos. Hasta la fecha, la mayora de las muestras de los ficheros de casos se han tomado sobre bases que no son estadsticas ni cientficas. Ms que seleccionarlos atendiendo a un contenido de informacin representativo, a menudo los ficheros de casos se han retenido para documentar los tipos de formatos utilizados y proporcionar as una percepcin ms amplia de las operaciones o la administracin de un programa determinado. Aunque este enfoque puede satisfacer a la clientela tradicional de los archivos, por ejemplo los historiadores polticos y administrativos, no se aviene al carcter variable de los registros oficiales (es decir, el volumen creciente, los ficheros .por casos y las tecnologas de almacenamiento mltiple), ni a las modalidades cambiantes de los mtodos de investigacin, las actividades y los intereses de la ciencia social (o sea, la "historia a partir de la base hasta el nivel superior", el empleo de mtodos y tcnicas cuantitativas, y la reconstruccin del pasado mediante microdatos encadenados). 5.29 Tambin es importante recordar que, en las actividades cotidianas de las empresas y el Estado, el muestreo es un instrumento de uso corriente muy apreciado para la administracin, la medicin de los resultados, el control de la calidad, la evaluacin de programas, la planificacin, y otras actividades. En el pasado decenio se produjo tambin un rpido aumento del uso de muestreo y los mtodos cuantitativos conexos por los expertos en ciencias sociales. Esta tendencia responde perfectamente al hecho de que el fichero de casos se ha convertido en el punto de interaccin entre el Estado y el individuo, la empresa y la organizacin. 5.30 Sin embargo, cabe hacer una advertencia. Es harto frecuente que el muestreo se lleve a cabo para reducir el volumen y pocas veces tiene en cuenta la esencia de la informacin que contienen los registros propiamente dichos. En muchas de las cuestiones que se relacionan con el muestreo intervienen las mismas consideraciones, anlisis y criterios que los archiveros deben tener presentes cuando evalan el contenido informativo de los registros. Si la unicidad o la importancia de cada registro es lo fundamental, esos registros no se deben someter a muestreo. Por consiguiente, el muestreo debe efectuarse cuando el registro o fichero determinado carece de importancia particular, pero ms bien cuando la informacin del registro o del fichero proporcionar al investigador una visin de un aspecto, cambio o tendencia en particular con relacin a la sociedad. En suma, el muestreo no debe ser un sustituto de la evaluacin. Es simplemente un instrumento muy poderoso de que se vale el archivero al aplicar una decisin evaluativa.

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5.31 Existen varios factores o parmetros que los depsitos de archivos podran considerar como, por ejemplo, el medio en el que desearan efectuar el muestreo. 5.31.1 El plan de muestreo que se emplee para los ficheros de casos debe ser aplicable tambin a los soportes de papel, microfilme, formatos legibles a mquina y dems componentes del soporte de almacenamiento, y resultar adecuado para las diversas tecnologas empleadas. 5.31.2 El plan de muestreo deber ser eficaz en funcin de los costos, fcil y sencillo de aplicar, as como viable desde el punto de vista administrativo dada la limitada disponibilidad de recursos financieros y humanos. 5.31.3 El plan de muestreo seleccionado deber ser sencillo, y, de ser posible, uniforme para todos los organismos oficiales. 5.31.4 El plan de muestreo deber ser uniforme durante un periodo largo, a fin de elevar al mximo las probabilidades de crear registros longitudinales y posibilidades para la investigacin. 5.31.5 El plan de muestreo deber elevar al mximo las posibilidades de enlace de registros. 5.31.6 El plan de muestreo para los ficheros de casos deber reducir al mnimo el desvo general en el plano global u oficial, y cuando ste sea inevitable en un sector determinado, deber conocerse el grado de desvo posible. 5.31.7 El plan de muestreo deber prestarse fcilmente a la realizacin de un muestreo suplementario para fines determinados cuando el archivero lo considere adecuado y necesario. 5.32 La aplicacin de una estrategia para el muestreo de archivo que utilice el muestreo sistemtico dirigido o cualquier otro plan de esta ndole, deber hacer posible determinar rpidamente y con un alto ndice de exactitud si existe o no un registro sobre una persona, empresa u organizacin determinadas en el depsito de archivos. Cuando se efecta el muestreo se destruye toda la serie del fichero de casos excepto la muestra. No ser posible utilizar estos documentos de archivos ni a favor ni en contra de una persona, empresa o tercera parte, ya que todos los dems documentos de ndole similar se habrn destruido intencionalmente de conformidad con un plan de registros. Adems, esos registros de muestra del fichero de casos se habran destruido de no haber sido por la decisin deliberada y consciente del archivero de conservarlos, no como registros individuales, sino como un grupo de registros representativo de las caractersticas de la serie del fichero de casos. 5.33 Por lo tanto, es extremadamente importante que la informacin registrada e incluida en el depsito de archivos como resultado del muestreo no se pueda utilizar ms en funcin de decisiones administrativas que afecten directamente a la parte interesada, salvo con el consentimiento mutuo de todas las partes que. intervienen. De lo contrario, se derivarn irregularidades positivas o negativas del hecho de que an hay determinada informacin a disposicin de unos y no de otros. De igual forma, la muestra de archivo deber considerarse jurdicamente "muerta". En otras palabras, la informacin registrada que existe como muestra de archivo no deber estar disponible para su empleo en ningn litigio civil o penal ni en la aplicacin de leyes o reglamentos a menos que todas las partes interesadas consientan en ello. Esto se debe a que todo el otro material similar se ha destruido y la persona, empresa u organizacin cuyo material est retenido en la muestra no deber poder utilizarlo en beneficio propio ni se deber utilizar ese material en su perjuicio5).

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Revaluacin de los registros legibles a mquina 5.34 Debido a los costos sustanciales que representara la conservacin a largo plazo, incluida la conversin de los datos a formatos corrientes para evitar el envejecimiento tecnolgico, es posible que no todos los ficheros de datos legibles a mquina adquiridos por un depsito de archivos se retengan permanentemente. Podra analizarse el establecimiento de una poltica de revaluacin a fin de determinar qu ficheros de datos debern conservarse y por qu tiempo^). 5.35 Una forma prctica de aplicar esta poltica sera fijar una fecha de revisin a todos los ficheros de datos legibles a mquina tan pronto son adquiridos por el depsito de archivos. La fecha sera sugerida por el archivero y aprobada por el funcionario de archivos pertinente. La fecha de revaluacin o revisin deber basarse en una serie de consideraciones. Una de stas debe ser el tiempo durante el cual cabe razonablemente esperar que los datos tengan valor para los crculos de investigacin (cinco, diez o ms aos). Otra consideracin podra ser las condiciones de su conservacin. Por ejemplo, aunque el depsito de archivos haya adquirido la copia de un fichero de datos, la institucin creadora de los registros puede haber convenido en asegurar el servicio del fichero hasta el final del periodo de retencin. En ese caso la fecha de revisin sera la fecha de terminacin del periodo de retencin, momento en que el depsito de archivos podra optar por cambiar las condiciones de conservacin, el formato de los datos y otros aspectos. La fecha de revisin tambin debe reflejar las condiciones o requisitos establecidos por la institucin que transfiere y las restricciones para el acceso a los datos, o si stos representan una sola fuente o forman parte de una serie o coleccin. Sin embargo, ninguna fecha de revisin deber exceder los treinta aos y, para la mayora de los ficheros de datos, la revisin deber efectuarse con una frecuencia de cinco a diez aos. 5.36 El proceso de revaluacin debe ser el mismo utilizado para la evaluacin inicial; es decir, incluye los anlisis de contenido y tcnico que se describen en los captulos tres y cuatro del presente estudio. Ahora bien, en esta ocasin el proceso requerir mucho menos tiempo, ya que se conocern de antemano la legibilidad de los datos y la disponibilidad de la documentacin necesaria. Al efectuarse la revaluacin debe de existir una informacin ms concreta que cuando se realiz la evaluacin inicial: cantidad y naturaleza de las solicitudes de investigadores, posibilidades para actividades de investigacin y costos de almacenamiento y posibles conversiones tcnicas. En aquellos casos en que haya que revaluar al mismo tiempo un nmero de ficheros de una serie o coleccin de ficheros de datos, slo ser necesario revisar una muestra representativa. Cuando se revalue un fichero de datos que forma parte de una serie o coleccin, deber revisarse dentro del contexto de la serie o coleccin ya que tal vez su valor particular slo se ponga de manifiesto como parte de un conjunto mayor. 5.37 Todos los datos se considerarn inocentes mientras no se demuestre su culpabilidad. En otras palabras, se considerar que todos los datos objeto de revisin merecen la conservacin continuada en el archivo a menos que la revisin demuestre claramente que el costo y dems factores de su conservacin exceden en gran medida su valor para la investigacin. 5.38 Cuando se efecta una revaluacin deben tomarse en cuenta una serie de medidas de salvaguardia. Ante todo, el archivero deber asegurar que el fichero ha estado en circulacin el tiempo suficiente para dar a conocer su existencia y disponibilidad. En segundo lugar, se debe analizar la consulta con los investigadores y usuarios reales o posibles. En tercer lugar, se podra convocar a un grupo de archiveros en los casos en que se ponga en tela de juicio la naturaleza de los datos y su valor de archivo.

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5.39 Si como resultado del proceso de revisin queda claramente demostrado que el depsito de archivos no debe retener por ms tiempo un fichero de datos, ste se deber poner a prueba durante un periodo que puede ser de uno o dos aos. Durante este tiempo de prueba se harn todos los esfuerzos posibles para garantizar que se informe a los crculos de investigacin, a los otros archivos y bancos de datos y, especialmente, la institucin generadora, que el fichero de datos se eliminar a menos que pueda restablecerse su valor. En caso de que una persona u organizacin se interesara en utilizar los datos o presentara argumentos convincentes en favor de su retencin, el depsito de archivos retendra el fichero sin ms trmite y le asignar una nueva fecha de revisin. En algunos casos se podra llegar a un acuerdo para transferir el fichero de datos al organismo interesado. Por otra parte, si se demostrara claramente que ninguna persona u organizacin ha expresado inters por los datos, stos se eliminarn al concluir el periodo de prueba. 5.40 Cabe sealar que aunque el procedimiento esbozado anteriormente podra considerarse demasiado complicado y complejo para justificar el tiempo que requiere, si la evaluacin inicial se efectu correcta y minuciosamente el resultado del proceso de revisin debe ser una franca confirmacin de la primera decisin. Sin embargo, en el caso de los ficheros que, segn los resultados de la revaluacin, carecen de valor suficiente para justificar su retencin a largo plazo, el autor considera que el tiempo invertido en el proceso de revaluacin es una inversin beneficiosa. El costo puede ser de menor cuanta si se consideran los gastos que representa la conservacin de registros legibles a mquina durante mucho tiempo. Resumen 5.41 En este captulo se ha descrito bastante detalladamente el proceso de conservar el annimo de los datos mediante la eliminacin de variables o su agregacin. Se explicaron las ventajas y desventajas de cada mtodo, de los cuales el ms aceptable es la agregacin. Se plantearon varias cuestiones relativas a los flujos transnacionales de datos (es decir, la transferencia de datos legibles a mquina a travs de las fronteras nacionales como resultado de los enlaces entre las comunicaciones y las computadoras), con nfasis especial en la informacin personal sobre ciudadanos de un pas que se encuentra localizada en una base de datos en otro pas. En la segunda seccin del captulo se abord la importancia del muestreo en el proceso de evaluacin, y se hizo hincapi en el establecimiento de una estrategia de muestreo que pueda aplicarse igualmente a los documentos textuales, a las microforinas y a los registros legibles a mquina. En la ltima parte del captulo se brindan algunas sugerencias sobre la forma en que podra aplicarse una poltica de revaluacin de registros legibles a mquina y se describen algunos de los factores que deben tomarse en consideracin.

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NOTAS

1) 2)

Vase el Captulo III, prrafo 3.12. Gran parte de la informacin que aparece en esta seccin sobre la conservacin del annimo y la preservacin del carcter confidencial ha sido tomada de Report on Data File Anonymization, preparado por Kevin Selbee como resultado de un contrato de servicios personales, servicio concertado con la Divisin de Archivos de Documentos Legibles a Mquina de los Archivos Pblicos del Canad, agosto de 1979. Los aspectos presentados en esta seccin se han basado en Report on Sovereignty Aspects of Transborder Data Flows preparado por el Dr. J.V. Th. Knoppers en septiembre de 1982, bajo contrato con el Canadian Department of Communications. Este fue uno de los diversos temas que abord el Interdepartmental Task Force on Transborder Data Flows, creado en febrero de 1981 en coordinacin con el Departamento de Comunicaciones. Para un estudio sobre los enfoques o las tcnicas de muestreo internacionales los lectores debern consultar a Felix Hull, The Use of Sampling Techniques in the Retention of Records: A RAMP Study with Guidelines, Programa General de Informacin y UNISIST, Unesco, Pars, 1981. Para una explicacin ms detallada de los aspectos presentados en esta seccin y un anlisis completo de la estrategia y la metodologa de muestreo propuestas para los Archivos Pblicos del Canad, vase Report on Archival Sampling Strategy and Related Issues, elaborado por el Dr. J.V. Th. Knoppers bajo contrato con la Divisin de Archivos de Documentos Legibles a Mquina de los Archivos Pblicos del Canad, octubre de 1983. En su artculo "No Grandfather Clause: Reappraising Accessioned Records", The American Archivist, Volumen 44, ne 2, primavera de 1981, pgs. 143 a 150, Leonard Rapport aplic la propuesta de revaluacin a los documentos textuales oficiales. La sugerencia de establecer una poltica de revaluacin para los registros legibles a mquina se basa en una propuesta anterior de Rapport.

3)

4)

5)

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Captulo VI

DIRECTRICES 6.1 El objetivo del presente captulo es facilitar a los lectores conclusiones sumarias redactadas en forma de recomendaciones polticas y prcticas o de directrices. Los nmeros que aparecen entre parntesis se refieren a determinados prrafos del estudio en los cuales se brinda una explicacin ms completa del tema o de los temas de que se trate. 6.2 Los archiveros que administren registros legibles a mquina deben conocer la terminologa bsica relacionada con el tratamiento de datos y con las operaciones de los sistemas de computadoras (1.2 a 1.41). 6.3 Tambin es importante que los archiveros conozcan la naturaleza de los registros legibles a mquina y en qu se diferencia la informacin legible a mquina de otros tipos de informacin, como por ejemplo los documentos textuales y las microformas (1.42 a 1.45). Los registros legibles a mquina presentan una serie de caractersticas especiales que es preciso conocer (1.46 a 1.49), as como sus fuentes (1.50 a 1.51) y su utilizacin (1.52 a 1.55). 6.4 Es posible que algunas instituciones de archivos no puedan trabajar con registros legibles a mquina debido a las limitaciones impuestas por las autoridades estatutarias y de reglamentacin. Entre estas limitaciones figura el tipo o gnero de registros que pueden adquirir las instituciones de archivos, as como restricciones para la adquisicin de registros recientes. Los administradores de archivos pueden resolver cada uno de estos problemas de diversas formas (2.3 a 2.9). 6.5 Al evaluar registros legibles a mquina, surge una serie de problemas con los cuales el archivero debe estar familiarizado. Uno de ellos es la existencia de datos en los organismos estatales centrales que suelen ser una compilacin de datos generados por otras jurisdicciones estatales, y que no contienen indicaciones respecto de qu instancia posee los datos y controla el acceso a ellos (2.11 a 2.14). Otro problema es el control de registros legibles a mquina creados bajo contrato con el Estado o como resultado de donaciones para la investigacin (2.15 a 2.23). 6.6 Es de suma importancia que se establezcan programas de gestin de registros mediante el tratamiento electrnico de datos a fin de garantizar que los depsitos de archivos cuenten con un programa de adquisicin sistemtica de datos legibles a mquina. De esta forma, los archiveros pueden identificar y evaluar debidamente los registros legibles a mquina creados en la jurisdiccin particular en que laboran. Si bien uno de los argumentos fundamentales que se han esgrimido en favor del programa tradicional de gestin de documentos ha sido el ahorro que representa el almacenamiento de cantidades voluminosas de documentos poco utilizados en depsitos de bajo costo, los anlisis costos-beneficios de la gestin de registros mediante tratamiento electrnico de datos an se encuentran en una etapa incipiente (2.26 a 2.36). 6.7 La depuracin desempea un papel fundamental en la poltica y los procedimientos tradicionales de gestin de documentos. En cambio, no sucede as en el mbito del tratamiento electrnico de datos ya que, si se permitiera que los encargados de los sistemas de computadoras hicieran su voluntad, eliminaran automticamente la informacin no deseada o innecesaria. Por esta razn, es absolutamente necesario que en la fase de diseo o planificacin del sistema se establezcan planes de registros para la informacin legible a mquina destinados a aplicaciones o programas nuevos (2.38 a 2.51). Asimismo, es importante recordar que, por lo general,

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las limitaciones de los archivos para la informacin legible a mquina son diferentes a sus limitaciones para los documentos de papel (2.52). 6.8 Los archiveros seguirn trabajando con los gestores de documentos, al menos en cierta medida, en lo que concierne a la programacin de los registros legibles a mquina. Ahora bien, debern trabajar sistemticamente con el personal de tratamiento electrnico de datos de los organismos que generan los documentos a fin de garantizar la correcta identificacin, inventario y programacin de los registros legibles a mquina. 6.9 La evaluacin de registros legibles a mquina comprende la evaluacin de la informacin que contienen (anlisis de contenido) y la evaluacin de sus aspectos tcnicos (anlisis tcnico). El anlisis de contenido abarca las actividades tradicionales de la evaluacin de archivos conjuntamente con algunas consideraciones nuevas relacionadas especialmente con los registros legibles a mquina. Por su parte, el anlisis tcnico es una actividad relativamente joven en la evaluacin de documentos pero sumamente importante en la evaluacin de registros legibles a mquina. 6.10 Los registros legibles a mquina pueden tener valor probatorio si contribuyen a las polticas o decisiones adoptadas por un departamento u organismo, o si documentan operaciones y procedimientos significativos. En la seccin del estudio que trata sobre la aplicacin del anlisis de contenido a las diferentes categoras individuales de informacin (3.18 a 3.66) se dan ejemplos de registros legibles a mquina que pueden tener valor probatorio. 6.11 Los archiveros deben considerar tambin el valor jurdico de los registros legibles a mquina que evalan. Existen por lo menos tres factores que podran influir en la determinacin del valor jurdico. El primero es si estos documentos son admisibles como prueba ante un tribunal (3.5). El segundo factor es la relacin que existe entre los registros y las leyes del derecho de autor, tanto en el plano nacional como, llegado el caso, en el internacional. Toda disposicin especial que se refiera a los programas de computadoras o al soporte lgico (3.6) tiene una importancia particular. El tercer factor es la existencia de cualquier ley que estipule la retencin de algn tipo de registro por un periodo establecido en virtud de determinados requisitos jurdicos. Este caso se aplica en particular a las leyes que incluyen los datos legibles a mquina con su documentacin suplementaria en la definicin de "documentos" que deben ser retenidos por periodos determinados (3.7) . 6.12 Otro factor jurdico que los archiveros deben conocer al evaluar registros legibles a mquina es si existe alguna legislacin que impida la "exportacin" de tales registros, generalmente con informacin personal, del pas donde fueron creados. As es como han respondido algunos pases a los efectos del flujo transnacional de datos comunicados por medios electrnicos. Hay algunas otras cuestiones relativas a la soberana que tienen que ver con el flujo transnacional de datos y que los archiveros tambin deben conocer (5.19 a 5.23). 6.13 Desde el punto de vista del anlisis de contenido, el criterio fundamental de evaluacin es el valor de la informacin que contienen los registros para fines distintos a aquellos para los que fueron creados. La determinacin del valor de la informacin de los registros legibles a mquina es similar a la evaluacin que se hace de otros tipos de informacin para hallar su valor potencial para la investigacin, a saber, evaluar la importancia del contenido temtico para la investigacin actual y futura. Con todo, existen varios factores exclusivos de los registros legibles a mquina que se deben tener en consideracin al evaluarlos para

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determinar su valor informativo. Uno de estos factores es la unicidad de la informacin o de su formato (1.46 a 1.49 y 3.9 a 3.11). Un segundo factor es la posibilidad de vincular los registros (3.13). Otro factor importante que hay que considerar es el nivel de agregacin (3.12 y 5.12 a 5.18). 6.14 El anlisis de contenido debe realizarse en coordinacin con los usuarios del personal que trata los datos y otras personas que estn relacionadas con la informacin descrita en el fichero. Es importante recordar que para poder realizar el anlisis de contenido, el archivero debe haber obtenido primero la informacin detallada sobre la organizacin, la estructura de informacin de sta, el propsito del fichero de datos legibles a mquina, la metodologa utilizada, su empleo en el programa concreto, sus relaciones con otros programas de la Organizacin e incluso el criterio del usuario en lo que se refiere a su utilidad para la Organizacin y para posibles crculos de investigacin. 6.15 Antes de determinar el valor histrico o el valor investigativo a largo plazo de los registros legibles a mquina, es necesario decidir primero si la informacin contenida en cintas, tarjetas perforadas, discos flexibles u otros soportes se puede leer (4.4 a 4.6). Asimismo, debe decidirse si los registros legibles a mquina estn acompaados de la documentacin necesaria, compuesta al menos por el diseo de registro y un libro de cdigos para evaluar y procesar los registros, y suficiente informacin para que el investigador pueda utilizarlos (4.7 y 4.8). Si los datos se pueden leer y se cuenta con una documentacin adecuada, el archivero puede entonces iniciar el anlisis de contenido de los registros legibles a mquina y un a;.lisis tcnico ms detallado de su ordenacin y de los problemas que podran presentarse debido al almacenamiento a largo plazo. 6.16 Al efectuar el anlisis tcnico detallado hay que tener en cuenta varios factores. Uno de ellos es el tamao del fichero de datos legibles a mquina. Si el tamao del fichero presenta dificultades, probablemente el archivero tendr que considerar la posibilidad de obtener solamente una muestra de los registros. Para esto, el archivero tendr que determinar el efecto que podra tener el muestreo en el valor informativo. Es importante recordar que el muestreo no sustituye la evaluacin. Es simplemente un instrumento muy poderoso de que se vale el archivero para aplicar una decisin de evaluacin (5.24 a 5.33). 6.17 Otro factor que se debe tener en cuenta al realizar el anlisis tcnico detallado es la ordenacin interna de los datos. Generalmente la ordenacin de los registros individuales en la bobina de la cinta no es un factor importante, pero los cdigos de caracteres utilizados y la dependencia de determinados programas de computadora s pueden afectar notablemente el tratamiento de los datos (4.11 y 4.12) . 6.18 Lo ms importante al realizar el anlisis tcnico es tener presente que diversos soportes de almacenamiento dependen del soporte fsico, y determinados formatos de informacin dependen del soporte lgico. En ambos casos los archiveros deben conocer los gastos que entraara la reproduccin de los datos en un formato nuevo en caso de que fuera necesaria (4.13 a 4.16). 6.19 Asimismo, es preciso recordar que hay que conservar tambin cualesquiera registros legibles a mquina que se adquieran. Durante el anlisis tcnico el archivero debe determinar, de ser posible, los costos que acarrear la conservacin de los datos durante un periodo largo (4.17). 6.20 Tambin hay que tener en cuenta otros dos factores. El archivero tendr que decidir quin atender las solicitudes de servicio de los datos -si ser el departamento de origen o el depsito de archivos. Si el fichero de datos dependiera del

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soporte lgico y del soporte fsico podra decidirse que la institucin de origen atendiera todas las solicitudes de servicio. Tambin habr que determinar el carcter de cualesquiera restricciones de los datos. Aunque puede aplicarse el mismo tipo de restricciones a los registros legibles a mquina y a los documentos textuales, la forma en que se manejan es diferente. Si slo se limitan determinadas partes de la informacin, es posible extraer del fichero toda la informacin restante para su empleo en la investigacin y de esta forma crear una versin de un fichero restringido para uso pblico. Sin embargo, es importante que el archivero considere los efectos que esas medidas tendran en el valor informativo, as como el costo de produccin de una versin para uso pblico (4.18, 4.19 y 5.5 a 5.18). 6.21 El anlisis de las consideraciones tcnicas de un fichero de datos legibles a mquina debe traer como resultado el establecimiento de un mtodo ms racional para la adquisicin, el tratamiento, la conservacin y el mantenimiento de los datos. El propio mtodo se debe crear teniendo en cuenta la disposicin del depsito de archivos para absorber los costos que entraa cada una de estas funciones archivsticas. Para poder ayudar a evaluar atributos tcnicos como el soporte lgico, el soporte fsico, el tamao y la disposicin fsica, y para facilitar un anlisis ms sistemtico de las funciones del archivo, tal vez los archiveros deseen emplear los instrumentos de planificacin de pregunta y respuesta que pueden elaborarse para los diferentes tipos y gneros de datos (4.35, 4.40 y 4.53). 6.22 Ya en esta fase el archivero deber reunir los resultados del anlisis de contenido y del anlisis tcnico y justificar la decisin de adquirir o rechazar los registros. Si la decisin evaluativa resultase favorable, se sugiere establecer un plan de accin con la informacin que aparezca en los instrumentos de planificacin mencionados en el prrafo 6.21. Ese plan de accin podra incluir las funciones de adquisicin, tratamiento, conservacin y servicio (4.58 a 4.66). 6.23 Es posible que el depsito de archivos no retenga permanentemente los ficheros de datos ilegibles a mquina adquiridos debido al costo sustancial de la conservacin a largo plazo, incluida la conversin de los datos en formatos corrientes para evitar su envejecimiento tecnolgico. Los administradores de archivos podran estudiar la elaboracin de una poltica de revaluacin a fin de decidir qu ficheros de datos se conservarn y por cunto tiempo. Una forma prctica de ejecutar esta poltica es que el depsito de archivos fije una fecha de revisin (5.35 a 5.40) a todos los ficheros de datos legibles a mquina tan pronto los adquiera.

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APNDICES

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APNDICE A

FORMULARIOS Y PROCEDIMIENTOS DE EVALUACIN

A.l

CRITERIOS DE SELECCIN

CRITERIOS DE SELECCIN ELABORADOS POR LA OFICINA DE REGISTROS PBLICOS Y EVALUACIN DE LOS FICHEROS DE TRATAMIENTO AUTOMTICO DE DATOS DE LOS DEPARTAMENTOS

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REGISTROS LEGIBLES A MAQUINA PARA PRESERVACIN PERMANENTE

1.

Seleccin

1.1 Al evaluar los ficheros de computadora, la Oficina de Registros Pblicos ha elaborado criterios de seleccin que no contradicen la recomendacin de la Comisin Grigg en el sentido de que "debern examinarse los documentos de instancias especiales para determinar cules, si se retuvieran, brindaran la mayor cantidad de informacin en el menor espacio posible". Los criterios que se adoptaron son los siguientes: a) b) el contenido de informacin deber ser elevado; la informacin no deber estar disponible en forma aceptable en registros convencionales; el registro deber ser un conjunto de datos primarios y no una compilacin de diversas fuentes en el mismo u otro soporte en otro lugar; la informacin no deber estar agregada en ningn grado significativo; la informacin deber ser susceptible de anlisis para fines distintos de aquellos para los que se acopi; los conjuntos pequeos de datos slo debern recopilarse cuando el acopio de datos de forma legible a mquina presente ventajas positivas respecto de los registros convencionales de los cuales se compilaron.

c)

d) e)

f)

1.2 Estos criterios, unidos a los criterios normales de seleccin han conducido a la identificacin de los ficheros que aparecen relacionados en el Anexo A. 1.3 En el Anexo B de este documento se describe la labor principal realizada mediante computadora en diversos departamentos. 2. Consideraciones prcticas

2.1 La Oficina de Registros Pblicos ha encontrado diversos problemas durante su trabajo con registros legibles a mquina. Los ms importantes son la escala de tiempo, los cambios de soporte y formato y el costo. 2.2 Para los registros legibles a mquina la escala de tiempo que se enuncia en la Seccin 3 (4) de la Ley de Registros Pblicos de 1958, a saber, que los registros seleccionados deben transferirse al cabo de 30 aos. En particular: a) la documentacin no puede corregirse tanto tiempo despus de elaborados los registros; y la transitoriedad de los datos en cinta o disco hace imprescindible que se d un mantenimiento adecuado al material seleccionado para garantizar su supervivencia.

b)

2.3 Algunos de los ficheros identificados como de posible conservacin permanente han cambiado ya su formato y muchos pueden conservarse ahora en disco y no en cinta. Algunos de estos cambios tienen un costo elevado en recursos humanos y equipos.

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2.4 El costo de mantenimiento de la cinta se ha estimado entre 30 y 70 libras esterlinas por cinta al ao, y se piensa que esta ltima cifra es la ms fiable. Se observar que la conservacin de un archivo modesto de unas 5.000 cintas, que en su mayor parte no estarn disponibles para uso pblico durante otros 25 aos, es un importante gravamen econmico; por ejemplo, el costo del archivo anterior ascendera a 8.750.000 libras esterlinas en 25 aos. Ante este tipo de gastos, es necesario asegurarse cuanto sea posible de que lo que se selecciona tenga utilidad objetiva y sea utilizado. Qu lugar deberan ocupar los registros legibles a mquina en una lista de prioridades? Deber reducirse la cantidad de registros convencionales que se retienen? 3. Conclusin

Los registros legibles a mquina ocupan un lugar en nuestros archivos. El costo puede parecer elevado en la actualidad, pero las transformaciones tcnicas probablemente lo harn disminuir. No es posible hacer caso omiso de ellos, porque se estn tornando demasiado numerosos. Es preciso conocer lo que hay en existencia y evaluar con gran rigor lo que deber conservarse en forma permanente. Tambin hay que asegurarse de no guardar las cientas que ya no se necesiten, pues ocuparan un valioso espacio y posiblemente tiempo de computadora. D. Ashton

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ANEXO A

FICHEROS DE TRATAMIENTO AUTOMTICO DE DATOS DE LOS DEPARTAMENTOS

AGRICULTURA, PESCA Y ALIMENTACIN (Computadora ICL 1904S) No hay ficheros destinados a la conservacin, pero se aceptara el Censo Agrcola si se permitiera la divulgacin de su informacin mediante una enmienda a la Ley Agrcola de 1947. Entrada potencial de 8 cintas al ao. ARANCELES E IMPUESTOS DE CONSUMO (Computadora ICL 4/72 y 2966 (2)) 1 IVA Informacin sinptica sobre comerciantes. Entrada de 7 cintas al ao. 2 Importacin y exportacin Los ficheros estadsticos de importacin y exportacin son un posible rubro para ser transferido. Entrada potencial de 48 cintas al ao. DEFENSA (Varias computadoras) No ha aflorado nada que merezca ser conservado de forma permanente, pero nuestras indagaciones no han tenido la profundidad requerida debido a la limitacin de recursos. Entrada potencial desconocida. EDUCACIN Y CIENCIA (Computadora ICL 1906A) 1 Encuesta de alumnos Inmigrantes 1969-1973. Se recibieron 4 cintas. Posibilidades. Existen posibilidades de acopiar ms estadsticas de maestros y alumnos. No hay ficheros definidos. Se desconocen las posibilidades. EMPLEO (Computadora ICL 1904S-) No se ha transferido nada an. Se ha seleccionado para su conservacin la encuesta de gastos de los hogares (los ficheros datan de 1961). Entrada de 4 cintas al ao.

- 92 Posibilidades. Sera posible conservar otros ficheros de enmendarse la Ley de Estadstica Comercial de 1947; por ejemplo: Encuestas sobre el Costo de la Mano de Obra, Censo de Caractersticas Laborales de los Desempleados. Entrada potencial de 30 cintas al ao. MEDIO AMBIENTE (Computadora PRIME 550 ICL 1904S) Se han recibido ficheros de la Encuesta Nacional sobre la Condicin de los Hogares y de las Hipotecas de la Sociedad de Edificacin y la Autoridad Local. Se recibieron 4 cintas. No se han designado otros ficheros, pero existe algn margen. Posibilidad de 4 cintas al ao. COMISIN FORESTAL (Computadora IBM 1130) Se recibieron ficheros del Censo Forestal y la Encuesta sobre la Enfermedad del Ulmus hollandica. Se recibieron 100.000 tarjetas (ahora en cinta magntica). Probablemente convenga preservar otras encuestas sobre mamferos pequeos y aves. Entrada de una cinta al ao. SALUD Y SEGURIDAD SOCIAL (Computadores ICL 2980 y 2956) Se han seleccionado para su preservacin los siguientes ficheros estadsticos anuales : 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) Prestacin suplementaria Neumoconiosis, bisinosis y otras enfermedades Prestaciones por heridas y enfermedad Prestaciones por incapacidad Enfermedades para las que se ha prescrito tratamiento mdico Prestaciones a familiares de trabajadores fallecidos Prestaciones por desempleo Poblacin asegurada

Existen unas 500 cintas pendientes y cada ao se acumulan otras 8. Hemos convenido adquirir una copia del fichero principal de los Registros de Newcastle en el momento oportuno. Tambin se transferirn los registros sobre salud mental cuando sea posible. Posibilidad de 220 cintas cada diez aos. Se han analizado los registros del Reading Computer Centre, pero slo se consideran con posibilidades los relacionados con medicamentos de algn carcter confidencial. Posibilidad de una cinta al ao. OFICINA DEL INTERIOR (Computadora ICL 2960/10(2)) Se han destinado a preservacin los siguientes ficheros. Estadstica Penal Nacional 1970-1973 Estadstica Penal Nacional 1974Indice de Libertad Condicional ndice de la Crcel

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Estadstica de la Junta de Relaciones Raciales Estadstica de Apelaciones de la Junta de Inmigracin (El examen se ha detenido debido al carcter confidencial de estos documentos y al aspecto relacionado con la proteccin de los datos). Entrada potencial de 80 cintas al ao. RENTA NACIONAL (Computadora IBM 3081) Se han destinado a preservacin los siguientes ficheros estadsticos: Encuestas sobre ingresos Evaluaciones del Programa "D" Impuesto a las sociedades Transferencia de capital Entrada potencial de 4 cintas al ao POLICA METROPOLITANA (Computadora ICL 1904S) Se ha destinado a conservacin en el futuro un fichero sobre "Grupos sanguneos" . Entrada potencial de una cinta. OFICINA DE CENSOS Y ENCUESTAS DE POBLACIN (Computadora ICL 1960/10) Hemos convenido en aceptar cintas magnticas de los censos levantados a de 1961, pero como la Oficina de Censos y Encuestas de Poblacin todava sita estos registros y los conserva responsablemente, no contemplamos la bilidad de transferirlos a la Oficina de Registros Pblicos en los cinco venideros. Entrada potencial : Censo de 1961 100% Censo de 1961 10% Censo de 1971 10% Censo de 1971 100% Censo de 1981 100% partir neceposiaos

42 13 30 200 200

carretes carretes carretes carretes carretes

Tambin cada ao se realiza un gran nmero de encuestas; las Encuestas Generales de Hogares se han destinado a conservacin. El Departamento de Encuestas Sociales analiza ahora su actitud y poltica respecto de la preservacin de otras encuestas. Posibilidad de 2 cintas al ao. Adems, hay varias cintas sobre demografa cuyo traspaso a la Oficina de Registros Pblicos est analizando el Departamento, pero se piensa que caen en el mbito de la Seccin 4.2 de la Ley de Estadsticas Demogrficas de 1938. COMERCIO E INDUSTRIA (Incluido el BSO) (Computadora ICL 2982) La Ley de Estadstica del Comercio de 1947 prohibe la divulgacin de informacin, pero una enmienda a esta Ley significara una apreciable entrada en la Oficina de Registros Pblicos. Posibilidad de 20 cintas al ao (?)

- 94 14. Los ficheros de computadora de los siguientes departamentos no se consideran dignos de ser conservados en estos momentos: Oficina Central de Estadsticas Energa Registro de Tierras Departamento de Lord Canciller Oficina Meteorolgica (conservacin in situ) Junta Nacional del Carbn Cartografa Correos 15. Adems de las encuestas antes mencionadas, se estn realizando otras especale s,algunas de las cuales mereceran ser preservadas todos los aos. Posibilidad de 4 cintas al ao.

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ANEXO B PRINCIPALES TAREAS AUTOMATIZADAS; DEPARTAMENTOS ESTATALES 1. 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 1.11 Agricultura, pesca y alimentacin Contabilizacin, contabilidad de captulos del presupuesto y control presupuestario de los departamentos. Sistemas de pago de garantas para ganado de ceba. Pago de donaciones y subsidios, incluidos los planes de la CEE. Nminas y registros de personal mensuales y semanales. Censos agropecuarios y encuestas econmicas, incluida la Encuesta de Gestin Agrcola. Encuesta Nacional de Alimentacin. Salarios y empleo agrcolas. Encuesta sobre renta agrcola. Estadsticas de mataderos. Preparacin de cuentas y estadsticas para un centro de cra de bovinos. Proyectos cientficos y tcnicos ADAS, por ejemplo, ordenacin de granjas lecheras, pronstico a largo plazo de los rebaos lecheros, anlisis de suelos, etc. Investigacin pesquera, incluidos anlisis de datos biolgicos, radiobiolgicos e hidrogrficos. Estadsticas de captura. Tcnicas estadsticas normalizadas. Avance de la erradicacin de la brucelosis. Localizacin centralizada. Trabajo del organismo para la Junta de Intervencin de Productos Agropecuarios. Plan de Ordenacin de Granjas Lecheras: Mrgenes Brutos. Encuesta de Estructura Agrcola de la CEE.

1.12

1.13 1.14 1.15 1.16 1.17

1.18 1.19

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2. 2.1

Arancexes e impuestos de consumo IVA: Mantenimiento de los ficheros de comerciantes inscritos; emisin de declaraciones, advertencias y determinaciones de impuestos; contabilidad del pago de impuestos y emisin de reintegros; labor de vigilancia del IVA; generacin de estadsticas de gestin, comercio e ingresos fiscales; servicios de interrogacin por lotes y en lnea.

2.2

Estadsticas de Comercio e Ingresos Fiscales del Reino Unido: cotejo de datos, preparacin de cuentas mensuales y anuales y produccin de tabulaciones especiales para otros departamentos estatales y la CEE. Control automatizado de existencias en almacenes aduaneros y preparacin de las estadsticas de ingresos fiscales pertinentes. Preparacin de cuentas diarias y peridicas del dinero recaudado en oficinas de aranceles e impuestos de consumo en todo el Reino Unido. Control del plan de Aplazamiento de Derechos, incluido el suministro de cintas magnticas con detalles pertinentes sobre el dbito directo a Bankers Automated Clearing Services Ltd. Traslados y nombramiento de personal. Anlisis de asignacin de costos y recursos de los departamentos. Registro Central de la Oficina de Archivo. Defensa Control de pertrechos. Registros y paga del personal. Diseo de buques. Astilleros. Diversas aplicaciones cientficas, por ejemplo, investigacin sobre el tnel aerodinmico, sistemas de vuelo, anlisis de datos de laboratorio e investigacin de aterrizaje ciego. Educacin y ciencia Mantenimiento del Registro Principal Mecanizado de Maestros (MMRT) y elaboracin de directorios de maestros. Tratamiento de datos, principalmente, en el MMRT, para apoyar la administracin de los Reglamentos de Jubilacin de los Maestros. Produccin de Estadsticas de Maestros para uso interno del departamento, para publicacin, para su empleo en la valoracin actuarial oficial y para el Comit Burnham. Produccin de Estadsticas Escolares para uso del departamento y publicacin; censo anual de alumnos y personal de escuelas primarias, medias, secundarias, de prvulos y especiales, mantenidas con fondos pblicos ingleses; tambin

2.3

2.4 2.5

2.6 2.7 2.8 3. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5

4. 4.1

4.2

4.3

4.4

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de escuelas inglesas y galesas subvencionadas por donaciones estatales directas y escuelas independientes. 4.5 Encuesta anual por muestreo que abarca a los alumnos que abandonan las escuelas subvencionadas e independientes de Inglaterra y Gales, y analiza el nmero de alumnos que abandonan las escuelas clasificados por edad, calificacin y destino. Las escuelas participantes tambin proporcionan informes censales de candidatos a los exmenes del Certificado General de Educacin (GCE) y el Certificado de Educacin Secundaria (CSE). Las estadsticas se preparan para uso del departamento y para su publicacin. Encuesta por muestreo de los resultados de nivel de enseanza postescolar en Inglaterra y Gales. tambin las cifras del censo de candidatos a los dsticas se preparan para uso del departamento y "A" del GCE en instituciones Las instituciones ofrecen exmenes GCE/CSE. Las estapara su publicacin.

4.6

4.7

Encuesta sobre candidatos que se han presentado a la Junta de Examen GCE/CSE y sus resultados. Las estadsticas se preparan para uso del departamento y para su publicacin. Produccin de estadsticas a partir de encuestas por muestreo de algunas escuelas seleccionadas, para el cuerpo de inspectores de Su Majestad. ndice de instituciones docentes: mantenimiento de un fichero maestro indizado de escuelas, enseanza postescolar y otras instituciones docentes. Edificios escolares: mantenimiento de un fichero de proyectos de edificios para escuelas. Mantenimiento de cuentas de captulos presupuestarios y no presupuestarios del DES. Escuelas voluntarias: mantenimiento de registros de pago de donaciones para el trabajo de edificacin de escuelas. Censos de bibliotecas en instituciones importantes de educacin postescolar y personal que labora en servicios de biblioteca e informacin. Produccin de estadsticas de estudiantes matriculados en cursos de escuelas de educacin postescolar (incluidos los departamentos universitarios de educacin) . La informacin sobre los estudiantes se acopia mediante un sistema de conversin de datos. Encuesta del primer destino de los estudiantes politcnicos. Elaboracin de tarjetas de servicio y certificados de calificacin de los maestros a partir de los registros de estudiantes del ltimo ao de formacin de maestros. Encuesta sobre Educacin de Adultos. Sistema de Premiacin de Estudiantes Postuniversitarios. Empleo Nmina del Departamento de Empleo y de los organismos.

4.8 4.9

4.10

4.11

4.12

4.13 4.14

4.15 4.16

4.17 4.18 5. 5.1

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5.2

Estadsticas, incluidas la Nueva Encuesta de Ingresos, la Encuesta de Gastos de la Familia, el Censo de Empleo, el ndice de Precios Minoristas y las Estadsticas de Desempleo. Conciliacin manual de transferencias postales. Estadsticas del Plan de Oportunidades de Capacitacin. Servicio de oficina para el Grupo del Departamento de Empleo. Encuestas mdicas para el HSE. Sistema de ocupacin de vacantes profesionales y ejecutivas. Informacin de Gestin para la Divisin de Servicios de Empleo y Servicios de Capacitacin del MSC. Salud y Seguridad Social Tareas principales. Las tareas principales son el registro de todas las contribuciones que se pagan en virtud de las leyes de seguridad social y un servicio de encuestas para las oficinas locales del Departamento de Salud y Seguridad Social y el Departamento de Empleo. El fichero maestro de registro de contribuciones contiene unos 46 millones de cuentas; estos datos se conservan en cinta magntica y se consultan a diario. Otro sistema concilia ms de 100 millones de transferencias postales que emiten cada ao el Departamento de Salud y Seguridad Social y el Departamento de Empleo. Jubilaciones y pensiones de viudez. Existen registros de pago de unos 7 millones y medio de pensiones, que se conservan en cinta magntica y se tratan para emitir libros de pedidos (se imprimen en impresoras autnomas y se componen en equipos de ensamblaje de libros de pedidos CEM), rdenes de pago y transferencias postales. Adems, en el fichero maestro se conservan los registros de un milln y medio de casos en que las oficinas locales pagan las pensiones de jubilacin junto con prestaciones complementarias a fin de prestar a las oficinas locales el servicio de actualizacin de las pensiones de jubilacin. El fichero completo se actualiza a diario.

5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 6. 6.1 6.1.1

6.1.2

6.1.3

6.1.4

Prestaciones a los nios. El sistema de computadoras mantiene registros de ms de 7 millones de familias con derecho a estas prestaciones y emite los pagos. El fichero maestro se actualiza a diario y se producen por computadora libros de pedidos correspondientes a 18 semanas, que se imprimen en impresoras autnomas MDS y se encuadernan con mquinas CEM en forma similar a la de los libros de pedidos de pensiones de Newcastle.

6.1.5

Nminas. El sistema de nminas abarca unos 94.000 trabajadores del Departamento y mantiene informacin sobre el personal.

- 99 -

1.6 2 2.1

Estadsticas. Reading. Ms del 96% del tratamiento por computadora que se realiza en Reading es en apoyo del Sistema Nacional de Prestaciones de Desempleo. La instalacin est vinculada al Departamento de Prestaciones de Desempleo (UBO) del Departamento de Empleo mediante la transmisin de datos. En marzo de 1980 se emitan semanalmente unas 296.000 transferencias postales con un valor en efectivo de alrededor de 13,8 millones, y el sistema manejaba unas 600.000 solicitudes de prestaciones, es decir, el 45% de la carga nacional. El sistema posee una carga de diseo de 800.000 solicitudes, con dispositivos de contingencia para 100.000 solicitudes ms. Entre otras aplicaciones del clculo automtico existentes en encuentran: Reading se

2.2

2.3 2.3.1

Patentes de medicamentos: Este sistema mantiene datos farmacuticos y de otra ndole de productos mdicos debidamente patentados para fines administrativos y de interrogacin con el uso de FIND-2 y FILETAB. Vigilancia de medicamentos: mantiene registros, con los nombres omitidos, de pacientes en los que se sospecha la presencia de reacciones adversas a la terapia de medicamentos, as como algunos datos de laboratorio en forma adaptada a la interrogacin mediante una sucesin de programas escritos en BCPL, PLAN, COBOL, y FORTRAN. Tambin se ofrece peridicamente un gran nmero de tabulaciones corrientes. Cartografa

2.3.2

Facturacin de ventas, control de crditos y anlisis de ventas por medio del nuevo sistema interno implantado en abril de 1978. Control y contabilidad del activo fijo y produccin de un lxico de existencias. Produccin de mapas digitales en escala grande y pequea derivados de datos de mayor escala por medio de un sistema de reemplazo muy perfeccionado introducido a fines de 1977. Clculos para levantamiento de planos por aire y tierra y para trabajos de nivelacin. Estadsticas de gestin. Se proporciona informacin unificada de gestin y contabilidad a cuatro divisiones por medio del bloque ICL NIMMS. Modelo de planificacin a largo plazo. Ajustes y anlisis de la red cientfica de levantamiento de planos. Generacin y composicin por computadora de textos marginales para mapas. Tratamiento de salida de cinta de papel de planmetros de registro automtico utilizados para medir superficies? un producto marginal de los clculos en cinta de papel para composicin flmica.

4 5

6 7 8 9

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7.10 8. 8.1 8.2

Tipografa para diccionarios geogrficos y leyendas de mapas. Censos y encuestas de la Oficina de Demografa Censos de poblacin. Produccin de estadsticas a partir de registros de nacimientos, defunciones y otros datos mdicos y demogrficos. Encuestas sociales especiales. Encuesta general de hogares. Encuesta de fuerza de trabajo. Preparacin de ndices trimestrales de todos los nacimientos, defunciones y matrimonios registrados en Inglaterra y Gales.

8.3 8.4 8.5 8.6

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APNDICE A

FORMULARIOS Y PROCEDIMIENTOS DE EVALUACIN

A.2 EXTRACTO DE "ELIMINACIN DE REGISTROS FEDERALES", MANUAL DE GESTION DE REGISTROS

ELABORADO POR EL SERVICIO DE ARCHIVOS Y REGISTROS NACIONALES ADMINISTRACIN DE SERVICIOS GENERALES (7610-01-055-8704)

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III.

EL PROGRAMA: LOS VALORES DE LOS REGISTROS Y EL PROCESO DE EVALUACIN

La evaluacin es la valoracin de los registros para determinar si son permanentes o temporales. Es una responsabilidad conjunta del organismo y del Servicio de Archivos y Registros Nacionales (NARS) Los valores de los registros son Primario: de inters para el organismo. Secundario: de inters para los investigadores futuros y para el publico

Ambos valores son igualmente importantes. La mayora de los registros permanentes reflejan la continuidad de gobierno.

Objetivos de la evaluacin Una vez concluido el inventario, es menester determinar el valor que tiene cada serie para el organismo y para otras entidades. Este procedimiento se denomina evaluacin. La evaluacin sita a todas las series en una de las siguientes categoras : Registros de valor permanente, que han de ser preservados por el NARS. Registros eliminables, ya sea de inmediato o posteriormente. Los especialistas encargados de la eliminacin de los registros desempean un papel importante en el proceso de evaluacin. Aunque la responsabilidad final de los juicios de evaluacin es del NARS, los especialistas de los organismos deben estar familiarizados con los objetivos y normas de la evaluacin, puesto que los emplean para elaborar los programas. La determinacin de los valores de los registros es fundamental para su eliminacin y su gestin de archivo. No es posible disear tcnicas que reduzcan a una operacin mecnica la determinacin de los valores. El xito que se alcance en esta tarea depender de : la comprensin de la forma en que estn documentadas las actividades del organismo; el reconocimiento de la funcin de los archivos y la importancia de nuestra comprensin del pasado. Ante todo, los evaluadores deben percatarse, de que algunos valores de los registros trascienden los intereses inmediatos del organismo. Las necesidades del organismo son importantes. De igual importancia son los datos que se pueden obtener en los registros mucho despus de que stos han dejado de tener valor para el organismo.

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Anlisis de inventarios El primer paso en el proceso de evaluacin consiste en analizar los modelos de inventarios de series para lograr una visin general del grado en que estn documentadas las funciones del organismo. El evaluador siempre debe tener presentes tres caractersticas de los registros federales comunes a todos los organismos, como se refleja en la figura 11 : La proporcin entre el volumen de registros programables y no programables o preparatorios. La proporcin entre los volmenes previstos de registros permanentes y temporales. La proporcin de ficheros de movimiento en relacin con todos los dems registros. El evaluador tiene que preguntarse : . Cules son los registros que parecen reflejar formulacin de polticas? . Existen registros resumidos? Dnde? Documentos Permanentes 5% Ficheros de actas 65% . Hace distincin el inventario entre los registros producidos por a) actividades preparatorias o de trabajo administrativo corriente b) actividades de programa o de importancia para el organismo?

35%

Figura 11 : El proceso de evaluacin: tres aspectos de los registros federales.

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Valores; primario y secundario Tomando como base la larga experiencia del NARS con la administracin de los organismos y con la investigacin histrica, resulta evidente que los valores de los registros no pueden reducirse a normas exactas, sino que son poco ms que principios generales o patrones. Todos los valores de los registros quedan comprendidos en dos categoras amplias : Valores primarios: El punto de vista del organismo Estos valores son de inters slo para el organismo que preserva los documentos mientras sean necesarios para usos administrativos, jurdicos y fiscales. Cuando ya no se precisan para las actividades corrientes, se eliminan de la oficina en virtud de un programa concebido para que su volumen no obstaculice la administracin. Los evaluadores de los organismos tienen la responsabilidad de establecer su utilidad para operaciones corrientes o futuras del organismo. Valores secundarios: El punto de vista archivstico Estos valores existen cuando los registros dejan de ser de utilidad para los funcionerios del organismo. En inters que pueden tener para otros estriba en las necesidades investigativas y acadmicas a largo plazo. El NARS pres'erva los registros valiosos para que el pblico los pueda utilizar. Aunque la responsabilidad fundamental de la determinacin de los valores secundarios de los registros recaiga en el NARS, los organismos pueden contribuir a esa evaluacin. El archivero aporta su comprensin sobre la investigacin y el especialista del organismo contribuye con informacin importante sobre la creacin y utilizacin de los registros. Aspectos de los valores primarios A continuacin, se ofrece un anlisis de los valores primarios. Muchas series pueden tener ms de un valor primario. Valor administrativo Los documentos tienen valor administrativo si ayudan al organismo a desempear su trabajo corriente. La duracin de este valor puede ser larga o corta, en dependencia del propsito que sirva. Registros tales como las solicitudes habituales tienen un valor de corta duracin. Los ficheros de movimientos cerrados pueden ser propios de actividades fiscales, reglamentarias o de vigilancia a largo plazo, y su valor administrativo puede ser prolongado. Las directivas, las rdenes y los reglamentos tienen, evidentemente, un valor administrativo a largo plazo. Muchos registros de niveles operativos poseen escaso valor administrativo porque : . estn reproducidos en otro lugar, como la correspondencia o las directivas; . estn resumidos en niveles superiores del organismo, como en informes, datos en bruto y documentos de trabajo;

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. son controles temporales, como los diarios y los ficheros auxiliares. La mayora de los registros preparatorios poseen valor administrativo a corto plazo, porque documentan movimientos habituales que concluyen con celeridad. Pueden ser solicitadas, rdenes de compra, registros de control de existencias, registros de personal y otros por el estilo. Valor jurdico Los registros poseen valor jurdico si contienen pruebas de derechos u obligaciones estatales que sean ejecutables por ley. Entre estas obligaciones figuran los derechos jurdicos de las personas a presentar reclamaciones contra el gobierno. Entre los registros que tienen valor jurdico estn: . las decisiones y opiniones jurdicas; . los documentos relacionados con acuerdos jurdicos, tales como arrendamientos, ttulos y contratos; . las pruebas de medidas adoptadas en casos determinados, como documentos de reclamaciones y actas jurdicas. La duracin de los valores jurdicos vara de acuerdo con el asunto de que se trate. Por ejemplo, para el Estado los valores jurdicos de los registros de contratos y reclamaciones disminuyen rpidamente no bien se llega a un arreglo definitivo, y pueden desaparecer con la expiracin de cualesquiera estatutos de limitaciones pertinentes. Valor fiscal Los registros que tienen valor fiscal guardan relacin con todas las transacciones financieras. Pueden ser registros de presupuestos, que muestran cmo se planearon los gastos. Pueden ser registros de comprobantes o de erogaciones de diversos tipos, que documentan los fines para los que se emplearon los fondos del organismo, o pueden ser registros de contabilidad. Varios organismos de servicio prescriben la forma y el contenido de muchos registros fiscales: la Oficina de Gestin y Presupuesto, la Oficina General de Contabilidad, el Departamento de Hacienda, la Administracin de Servicios Generales y otros. En la mayora de los casos, slo varan de un organismo a otro los datos de los formularios. No deben confundirse los registros relativos al desarrollo de la poltica fiscal con los de las transacciones fiscales. Los ficheros de poltica fiscal pueden tener valor permanente. Valor cientfico y tecnolgico Los registros que tienen valor cientfico y tecnolgico constan de grandes cantidades de datos tcnicos reunidos como resultado de la investigacin pura y aplicada. De no utilizarse los datos inmediatamente o de no publicarse los resultados de la investigacin, es posible que los registros precisen de un largo periodo de retencin. Las caractersticas de la investigacin cientfica pueden dificultar la evaluacin. Series que han permanecido inactivas durante mucho tiempo pueden convertirse de repente en el eslabn de una cadena conducente a un nuevo descubrimiento. Aunque estas circunstancias no son fciles de predecir, los cientficos del organismo pueden ofrecer alguna orientacin.

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CUADRO 3

VALORES DE LOS REGISTROS

CUADRO GENERAL

VALORES PRIMARIOS Administrativo jurdico Fiscal Cientfico VALORES SECUNDARIOS Valores probatorios Datos sobre los orgenes del organismo Datos sobre los programas del organismo Datos sobre las polticas del organismo Datos sobre los procedimientos del organismo

INTERESES DEL ORGANISMO

INTERESES A CORTO PLAZO Organismo INTERESES A LARGO PLAZO

Otros organismos Investigadores futuros Valores Datos Datos Datos Datos informativos sobre personas sobre cosas sobre lugares sobre fenmenos

INTERESES A LARGO PLAZO Investigadores futuros

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Aspectos de valor secundario Los valores secundarios, que trascienden las necesidades e intereses del organismo, son de dos tipos: . Valores probatorios. Se refieren a las pruebas que contienen los registros sobre la organizacin y funcionamiento del organismo que los produce. . Valores informativos. Se relacionan con la informacin que contienen los registros sobre personas, cosas, problemas y condiciones con los cuales el organismo tuvo algo que ver. La definicin jurdica de registros que se analiza en el Captulo I presenta la diferencia existente entre los valores probatorios y los informativos. Como ya se seal, la palabra registro, segn se define parcialmente en la Ley de Eliminacin de Documentos de 1943, incluye todos los materiales que se preservan como "pruebas de la organizacin, funciones, polticas, decisiones, procedimientos, operaciones u otras actividades del Estado...". Estos tipos de registros se relacionan con el origen, desarrollo y logros del organismo y se conocen como registros probatorios. Contienen pruebas de los logros del organismo. El estatuto tambin define como "registros" los materiales que se puede preservar "por el valor informativo de los datos que contienen...". Pese a que la mayora de los registros creados por el Gobierno Federal son textuales, stos no se limitan a la correspondencia, los memorandos, los informes y los documentos similares preparados en papel. Los registros del Gobierno Federal tambin incluyen microformas, fotografas, pelculas, registros sonoros y de vdeo, mapas, planos arquitectnicos, fotografas areas y cintas y discos legibles a mquina. Los registros pueden tener valores secundarios independientemente de su forma. Por consiguiente, las decisiones de cules registros preservar y cules destruir se refieren fundamentalmente al contenido y no a la forma. Valores probatorios El trmino "probatorio" se refiere a pruebas de la estructura organizativa y las funciones de un organismo. Algunos registros que contienen este tipo de pruebas poseen valor de archivo. Tales registros son necesarios como puebas de las responsabilidades del organismo y de la forma en que las desempea. Se les precisa para poder analizar posteriormente las experiencias del organismo. Se deben preservar los registros que contengan pruebas de la "organizacin, funciones, polticas, decisiones, procedimientos, operaciones u otras actividades" de un organismo. Estos registros deben mostrar el origen del organismo, su desarrollo administrativo y su estructura organizativa. Deben mostrar las polticas que sigui, las razones por las cuales stas se adoptaron y los procedimientos que se utilizaron para ejecutarlas. Los registros probatorios ofrecen precedentes que contribuyen a economizar esfuerzos de planificacin cuando se requieren decisiones rpidas. Para los estudiantes de la administracin pblica, los historiadores, y otros especialistas en ciencias sociales, los registros son fuentes que contienen pruebas de cmo el Gobierno concibi las necesidades de sus ciudadanos y las atendi. Qu registros son probatorios? . Los registros relacionados con los orgenes del organismo reflejan las condiciones que dieron lugar a su creacin:

- 108 a) b) c) d) Estatutos Ordenes ejecutivas Investigaciones del Congreso u otros rganos Otra documentacin dispersa

. Debe dedicarse una atencin especial a los registros relacionados con las polticas y los procedimientos del organismo. Esos registros reflejan la comunicacin de las oficinas de las polticas y los procedimientos. En general, los registros que se retengan deben mostrar la organizacin, los planes, los mtodos y las tcnicas utilizados por el organismo para realizar su gestin. La facilidad con que se localicen los materiales sobre polticas y procedimientos depender de la calidad de la documentacin del organismo. La calidad, a su vez, depende en gran medida de si se han registrado debidamente las decisiones y de si se han archivado o no aparte de los materiales temporales. Las fuentes de registros sobre polticas y procedimientos son las siguientes : a) Directivas, manuales y guas, junto con los endosos, comentarios y aclaraciones conexos. Deben retenerse juegos de todo lo que se emita (corriente y obsoleto). Diagramas de organizacin y directorios, que ofrecen una documentacin importante sobre la estructura del organismo. Debe disponerse la preservacin de los juegos maestros. Deben retenerse tambin juegos de directo^ rios telefnicos. La parte organizativa de los directorios ofrece datos sobre la estructura organizativa. Informes narrativos y estadsticos sobre logros alcanzados a nivel de divisin o a niveles organizativos superiores. Estos materiales son importantes. Suelen existir resmenes narrativos sobre la direccin y ejecucin de programas de organismos, preparados para informes anuales u otros fines. Una versin narrada de la historia de un organismo, realizada por historiadores oficiales, puede tener an ms valor que los informes anuales u otros informes peridicos de los logros alcanzados y deben retenerse. Materiales de publicidad, en forma de comunicados de prensa, discursos oficiales, diagramas y carteles, que muestren la administracin real de los programas.

b)

c)

d)

No es fcil encontrar o identificar otros registros sobre poltica. Para extraerlos de los registros del organismo se necesita un anlisis cuidadoso. Deben retenerse los registros sobre la gestin superior, ya se encuentren en oficinas o en ficheros centrales. Los registros de los funcionarios principales pueden contener sus ficheros de correspondencia, minutas de conferencias o de reuniones del personal, memorandos, directivas y otras pruebas de actividades oficiales. (Vase el cuadro 4 ) . Generalmente, el valor de los registros de las oficinas va decreciendo a medida que descienden en la escala administrativa. Hasta dnde tendr que descender el evaluador en esa escala para obtener documentacin importante de poltica variar en cada organismo. Depender de la organizacin, de la delegacin de autoridad en el organismo y de los sistemas de informacin, archivo y documentacin. El evaluador debe encontrar e identificar los registros de poltica y, de ser posible, llenar lagunas mediante registros de niveles inferiores. En este proceso, el evaluador encontrar que la mayora de los registros de los niveles operativos, o no ejecutivos, no reflejan polticas, sino que:

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a) b) c)

tratan sobre asuntos preparatorios; son elementos auxiliares temporales destinados a facilitar la realizacin del programa; son ficheros de caso de movimientos.

Los dos primeros tipos de registros suelen retenerse por periodos cortos. Aunque no es usual que los ficheros de movimientos en su conjunto tengan valor permanente, se pueden conservar algunas muestras de ellos. Valores informativos Los valores informativos estn relacionados con la informacin que se crea como resultado de los programas de los organismos. Los valores probatorios, que se analizan en este captulo, se relacionan con los organismos en s. Al buscar valores informativos, el evaluador no se interesa en el organismo que cre los registros ni en los programas que stos abarcan. Su inters radica ms bien en la informacin que contienen. La informacin se relaciona con personas, cosas, lugares y fenmenos, y es tan diversa como el trabajo del Gobierno Federal. Cuando se evalan los valores informativos de los registros, deben ponderarse con cuidado varias consideraciones. En primer lugar, los registros con valor de referencia probado o previsto normalmente se designan para su traslado al NARS. En segundo lugar, debe evitarse la duplicacin innecesaria de informacin mediante la comparacin de registros potencialmente permanentes con registros similares creados en diversos niveles organizativos. Generalmente slo se designa para su preservacin el conjunto ms completo de documentos. En casos aislados, pueden identificarse para su retencin permanente dos conjuntos de registros que contengan la misma informacin histrica si estn ordenados en forma diferente (por ejemplo, cronolgica y no alfabticamente por materia) y esas modalidades de ordenamiento diferentes facilitan su utilizacin como referencia. En tercer lugar, la significacin de los programas vara de un organismo a otro y, por consiguiente, tambin deben variar las evaluaciones de los registros. De ah que la cantidad de series de registros que se seleccione para retencin permanente en cada organismo depender de la importancia de sus programas . Existen tres indicadores para determinar los valores informativos: . Unicidad. Significa que la informacin que contiene un grupo de registros no se puede hallar en ningn otro lugar en una forma tan completa y utilizable. Por "otro lugar" puede entenderse las fuentes federales o no federales. En estos casos, el evaluador tiene que conocer otras fuentes posibles de datos sobre un tema determinado o consultar a archiveros que las conozcan. . Forma. Este indicador atae fundamentalmente al grado de concentracin de la informacin y tambin se refiere a la condicin fsica de los registros. Cuando hay que elegir entre dos series ordenadas de modo diferente que contienen prcticamente la misma documentacin, con frecuencia deber tomarse en cuenta la facilidad de acceso a los datos. Quizs haya que elegir entre registros de papel, registros legibles a mquina o registros almacenados o tratados por otros medios, pero la concentracin de datos y la facilidad de acceso siguen siendo las pruebas de mayor importancia. . Importancia. La importancia investigativa que puede tener una serie responde a un criterio razonado del evaluador. Este aspecto debe entraar la realizacin de consultas con el personal del NARS. Tales decisiones deben basarse en un conocimiento amplio de las tcnicas investigativas y del mundo acadmico. Tambin es importante conocer la historia de los Estados Unidos

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y los intereses de los expertos en ciencias sociales y del pblico en general. Los especialistas del NARS aportan este conocimiento al proceso de evaluacin.. Los valores informativos se refieren a: . Personas y rganos corporativos, como juntas, comisiones y empresas. Es difcil decidir qu registros sobre seres humanos deben conservarse. La mayora de los registros sobre personas estn normalizados y poseen muy poco valor investigativo, salvo los que se refieren a personalidades. Slo los datos resumidos sobre personas suelen tener importancia para estudios demogrficos, sociolgicos u otros similares. El mejor ejemplo son los registros censales. Las listas de nombres, tales como las de pasajeros y otros registros que mantiene el NARS, son a veces importantes para los genealogistas. Entre los registros de rganos corporativos figuran ficheros recapitulativos de organismos reglamentadores, algunos de los cuales pueden ser valiosos. Como sucede con los registros de personas, los de empresas slo cobran valor cuando estn agregados, a menos que se trate de una empresa de importancia histrica. . Cosas. Los valores informativos sobre cosas abarcan las estructuras histricas, las naves, los caminos, los ficheros de patentes, y, en general, los objetos hechos por el hombre. Los valores se derivan de la informacin que contienen los registros acerca de las cosas en s, y no de la informacin sobre lo que ocurre a las cosas. Entre los ejemplos extrados de los fondos del NARS figuran ficheros sobre planos de naves, ficheros de patentes, y ficheros de edificios pblicos. Los registros sobre edificios tienen valor de archivo slo si se trata de edificios importantes; esto puede deberse a que se identifiquen con personas importantes o a que su arquitectura sea ingeniosa. . Lugares. La informacin cartogrfica sobre lugares se refiere a localidades individuales concretas en diversos niveles -zonas, regiones, Estados, pases, divisiones civiles menores u otras unidades geogrficas. La informacin bsica que contienen estos registros responde generalmente a la naturaleza geogrfica de la localidad o a la relacin de caractersticas culturales y paisajes fsicos. Entre los documentos que ofrecen informacin sobre lugares estn los mapas y diagramas, las fotografas areas, las imgenes de teledeteccin, las imgenes fijas y las pelculas cinematogrficas, los cuadernos de levantamientos de planos, los ficheros de decisiones sobre nombres de lugares y los informes sobre ubicacin de lugares. La correspondencia, los informes, las publicaciones y otros materiales escritos tambin pueden contener informacin sobre las caractersticas topolgicas, geolgicas y geogrficas de una zona y de su historia. . Fenmenos. Los registros relacionados con fenmenos contienen datos acerca de lo sucedido a personas o cosas. Describen condiciones, actividades, acontecimientos, episodios y circunstancias. La tarea del evaluador es fcil cuando los registros tratan sobre un acontecimiento concreto como una batalla, unas elecciones o una catstrofe natural. Los registros sobre fenmenos contienen fundamentalmente un gran volumen de datos estadsticos sobre asuntos sociales y econmicos como la produccin industrial, la poblacin, los precios, los ingresos, el costo de la vida y otros por el estilo. Los evaluadores deben obrar con cautela y tino al evaluar registros estadsticos.

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Debern sin duda consultar a los especialistas del NARS, quienes conocen los intereses de los especialistas en ciencias sociales y otras personas al determinar las posibilidades de investigacin. Qu debe hacerse con los datos en bruto que sustentan los registros estadsticos? Con los datos que no son legibles a mquina deben seguirse cuatro principios: a) No es necesario retener los datos en bruto una vez que se han realizado todos los estudios posibles. Si los datos no se han utilizado de inmediato, lo ms probable es que no se utilicen nunca. Una vez que se ha determinado que los datos no se pueden utilizar por su forma fsica o porque presentan fallas desde el punto de vista estadstico, deben ser destruidos. Los datos cientficos deben conservarse si son esenciales para investigaciones ulteriores.

b)

c)

d)

Evaluacin de registros legibles a mquina La evaluacin de registros legibles a mquina reviste una importancia especial porque en ellos consta buena parte de los datos estadsticos que tienen que ver con los fenmenos. La evaluacin de un fichero legible a mquina se basa en: El tema Sus posibilidades para el anlisis estadstico La validez de los datos registrados Las condiciones fsicas de los registros. El evaluador debe conocer las tcnicas de manipulacin de los datos computadorizados. Si slo es posible una manipulacin limitada, el evaluador debe sopesar ese factor respecto del carcter del tema para determinar si el fichero tiene valor de archivo. Adems, el evaluador debe tener conocimientos tcnicos suficientes para analizar los aspectos fsicos del fichero que determina su legibilidad; entre otros la densidad de los datos, el nmero de pistas y la naturaleza de los grupos de datos. Los cambios continuos en la tecnologa de las computadoras ocasionan problemas. Es menester observar la compatibilidad de los modos y sistemas de las computadoras con los diferentes productos de los fabricantes. El peligro del borrado siempre est presente. Muchos historiadores, economistas y otros especialistas en ciencias sociales elaboran estudios sobre temas sociales y econmicos con la ayuda de registros- legibles a mquina. Una programacin adecuada les permite correlacionar los datos en formas que no seran fciles de lograr con soportes de papel. Por ejemplo, los datos de los registros censales pueden relacionarse con la distribucin de los ingresos y la poblacin. Los funcionarios encargados de los registros deben estar familiarizados con los usos potenciales de los datos legibles a mquina y con los problemas especiales de evaluacin que representan. Cuando el NARS adquiere registros legibles a mquina, tambin obtiene la documentacin relacionada con el sistema. Esa documentacin, que suele estar en forma escrita, es vital para programar la recuperacin de los datos en cintas.

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Factores de costos Los evaluadores podran considerar elevado el costo de conservacin de una serie que slo tenga valor marginal. En ese caso, la retencin permanente debe justificarse con cuidado. El evaluador debe demostrar que si se destruyera esa serie, se perdera una documentacin importante e irremplazable. Muestreo En algunas ocasiones podran preservarse muestras de un nmero limitado de ficheros de casos de movimiento mediante uno de dos posibles mtodos. El enfoque cuantitativo supone la aplicacin de la teora o los mtodos estadsticos y se emplea para preservar registros con el fin de ilustrar la forma en que se administr un programa determinado. Por ejemplo, se conservara cada dcimo o centesimo fichero de caso o cada fichero de caso concluido en aos terminados en 0 5. El mtodo cualitativo requiere la aplicacin de criterios de importancia y se utiliza para preservar registros sobre la base del tipo de datos que se acumularon. Los criterios que suelen usarse figuran en el acpite 2 del cuadro 4.

CUADRO 4 - DIRECTRICES PARA LA EVALUACIN DE REGISTROS PERMANENTES Las descripciones de series genricas que se relacionan a continuacin ilustran el tipo de registros que normalmente evala el NARS para retencin permanente. Debic".o a la amplia variedad de registros que crea el Gobierno Federal y al carcter complejo del proceso de evaluacin, esta relacin no puede recoger en detalle todos los tipos de series que se podran seleccionar para su retencin. Adems, la lista slo se aplica a los registros corrientes cuyo ciclo de vida ha estado sometido a un cuidadoso control. Existen normas algo diferentes para los registros creados en periodos anteriores de nuestra historia, cuando el mantenimiento y el ordenamiento de los registros federales no estaban tan bien reglamentados. Debido a que el fuego, las inundaciones o el descuido general han provocado la destruccin accidental de muchos registros importantes del siglo XIX, con frecuencia se preservan registros administrativos y preparatorios de rutina de ese periodo con el fin de ilustrar las funciones del Gobierno Federal. 1. Ficheros de temas generales que documentan los programas sustantivos de los (paganismos

Correspondencia con otros organismos federales, miembros y comits del Congreso, la Oficina Ejecutiva del Presidente, el Presidente, organizaciones y personas privadas, memorandos internos del organismo, informes narrativos y estadsticos, estimaciones y justificaciones presupuestarias y otros registros diversos relacionados con todos los programas sustantivos y especficos de los organismos. Estas series representan el sistema bsico de registros que documentan la evolucin de las polticas y procedimientos fundamentales y suelen designarse para su retencin permanente cuando se crean en los siguientes niveles: secretario, subsecretario, vicesecretario, secretario adjunto; administradores, presidentes de comisiones, comisionados y directores de dependencias administrativas, oficinas y servicios de un ministerio; y jefes de organismos federales independientes y sus ayudantes principales. Cuando los programas importantes del organismo no estn documentados en la correspondencia del programa sostenida a estos niveles superiores, deben designarse para su preservacin los registros similares creados en niveles inferiores. El nmero de series de un organismos determinado que se seleccionen depender del grado de duplicacin que se observe mediante comparaciones entre los ficheros creados en los distintos niveles administrativos. En los casos en que la duplicacin sea considerable, se seleccionar el fichero creado en el nivel ms alto. Cuando

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la duplicacin sea poca o no exista, se tomarn series de todos los niveles y, en algunos casos, de niveles inferiores a los anteriormente indicados. 2. Ficheros de casos seleccionados

Muchos de los registros federales se crean en forma de ficheros de caso. Estos registros pueden incluir correspondencia, memorandos, informes narrativos peridicos y materiales similares relativos a una actividad, acontecimiento, persona, lugar, proyecto u otro tema concreto, y ofrecer la documentacin completa de principio a fin de las actividades de un organismo. Pese a que la mayora de las series de ficheros de caso son desechables en alguna fecha futura, es posible que a veces se designe un conjunto completo para su retencin permanente, sobre todo cuando los ficheros estn recogidos en formato legible a mquina. Sin embargo, lo ms usual es que se seleccione slo una parte de la serie de un fichero de caso para su traslado al Archivo Nacional. Por regla general, los que se seleccionan estn comprendidos en una o ms de las siguientes categoras. El caso: a) b) c) d) e) f) estableci un precedente y por lo tanto dio lugar a un cambio importante de poltica o de procedimiento; fue objeto de un litigio prolongado; recibi amplia atencin de los medios de difusin; por su unicidad, recibi un amplio reconocimiento de autoridades no oficiales, establecidas; se analiz pormenorizadamete en el informe anual del organismo al Congreso; o se seleccion para documentar procedimientos del organismo y no para obtener informacin relacionada con el tema del fichero del cual se extrajo.

Las categoras de la a) a la e) establecen la naturaleza excepcional de un fichero de caso concreto, mientras que la categora f) se relaciona con los ficheros corrientes escogidos porque ejemplifican las polticas y procedimientos del organismo creador. Los tipos de ficheros de casos que se seleccionan para retencin permanente segn los criterios antes mencionados abarcan, aunque no de forma excluyente, los subsidios de investigacin concedidos para estudios; los proyectos de investigacin y desarrollo; los ficheros de caso en materia de investigacin, ejecucin y litigio; los ficheros de caso de servicios sociales y bienestar social; los ficheros de caso sobre relaciones laborales; los ficheros de caso relacionados con el desarrollo de recursos naturales y la preservacin de estudios histricos; los ficheros de caso de obras pblicas; y los ficheros de caso de los tribunales federales y otros ms. 3. Informes analticos

Estudios analticos de investigacin e informes peridicos preparados por el organismo o por una organizacin privada o un particular bajo contrato con el organismo o en virtud de un subsidio de ste. Los estudios e informes seleccionados para retencin permanente pueden ser de carcter estadstico, narrativo, legible a mquina o audiovisual. Los informes regionales preparados por oficinas exteriores y elevados a la sede del organismo suelen seleccionarse por contener informacin relacionada con aspectos tnicos, sociales, econmicos o de otra ndole de localidades geogrficas especficas. No se incluyen en esta seleccin los estudios e informes que se publican y, por lo tanto, pueden adquirirse sin ninguna dificultad en las bibliotecas pblicas; tampoco se incluyen los informes peridicos cuyo resumen aparece anualmente. (Vase el acpite 13 para las publicaciones que se retienen permanentemente). En algunos casos, slo se conservan estudios e informes seleccionados para investigaciones futuras.

- 114 4. Minutas formales de juntas y comisiones

Las minutas de las reuniones de las juntas y comisiones de los organismos federales que documenten decisiones importantes sobre poltica y procedimiento. La direccin ejecutiva de un organismo federal suele estar a cargo de una junta o una comisin y no de una sola persona designada. Generalmente estos organismos son de ndole reguladora como la Federal Trade Commission, pero tambin incluyen organizaciones como la Pension Benefit Guaranty Corporation y la Commission of Fine Arts. Las minutas pueden ser transcripciones literales o resmenes preparados. Tambin deben preservar las grabaciones sonoras de estas reuniones. 5. Registros de comits internos de organismos, interinstitucionales y no federales

Las minutas, programas y propuestas presentados para anlisis, y las recomendaciones finales de las reuniones de comits ad hoc, as como de consejos, conferencias (por ejemplo, conferencias de la Casa Blanca), y equipos de tarea ms convencionales a las cuales asisten funcionarios superiores de los organismos. Estas reuniones pueden estar limitadas al personal interno del organismo o pueden incluir a representantes de otros organismos federales o incluso de grupos no federales. Los registros seleccionados para retencin permanente con el fin de documentar reuniones entre organismos se limitarn al organismo designado como secretara del grupo. Las minutas seleccionadas pueden ser de carcter resumido, transcripciones literales o grabaciones sonoras o de vdeo. 6. Opiniones y comentarios jurdicos sobre legislacin

Los memorandos preparados por el asesor jurdico de un organismo o por oficiales del programa en relacin con interpretaciones de leyes y reglamentos vigentes o con los efectos de leyes y reglamentos propuestos que rigen el organismo o que tienen un efecto directo en sus operaciones. Los registros seleccionados en virtud de este acpite se refieren a las misiones principales del organismo y por regla general excluyen las opiniones y comentarios generales que se relacionan con otros organismos federales. Se incluyen comentarios formales sobre legislacin pendiente preparados a solicitud del Congreso o de la Oficina de Gestin y Presupuesto. La mayora de estos registros son de carcter permanente cuando emanan de oficinas de asesores generales de departamentos y organismos independientes. Se excluyen las copias de proyectos de ley, audiencias y estatutos que se retienen a modo de referencia til. El valor de archivo que puedan tener los registros de esta ndole que se conserven en un nivel inferior al de departamento depender de su contenido y de la relacin que guarden con los documentos del asesor departamental. 7. Evaluaciones de operaciones internas

Estudios realizados para determinar la eficacia de los procedimientos adoptados para alcanzar los objetivos de la poltica establecida. Estos pueden incluir evaluaciones del programa y de operaciones administrativas y las puede realizar el propio organismo (inspectores generales) u organismos externos de vigilancia (Oficina General de Contabilidad). Slo se conservan aquellos estudios que recomiendan cambios significativos de poltica o tratan sobre violaciones de procedimientos. Adems, se designan para su preservacin en el organismo creador un conjunto completo de registros de estudios preparados por organismos de vigilancia. Todos los dems ejemplares son depurables.

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8.

Directivas formales, comisin de procedimientos y manuales de operacin

Directivas formales distribuidas como rdenes, circulares o en forma de manual de hojas sueltas en las que se dan a conocer cambios importantes en las polticas y los procedimientos del organismo. Normalmente se emiten, con la autorizacin del director del organismo. Los procedimientos extensos suelen describirse en detalle en voluminosos manuales de operacin. 9. Registros sobre la organizacin funcional a) Diagramas de organizacin y estudios de reorganizacin

Ilustraciones grficas que ofrecen una descripcin detallada de la disposicin y la estructura administrativa de las unidades funcionales de un organismo. Los estudios de reorganizacin se realizan a fin de disear el marco organizativo eficaz ms idneo para llevar a cabo los programas del organismo, e incluyen materiales como recomendaciones finales, propuestas y evaluaciones del personal. Estos ficheros tambin contienen mapas administrativos que indican las fronteras y sedes regionales de los organismos descentralizados o muestran la extensin o los lmites geogrficos de los programas y proyectos de un organismo. b) Declaraciones de funciones

Descripciones formales de las responsabilidades asignadas a los oficiales ejecutivos superiores de un organismo a nivel de divisin y superior a ste. Si las declaraciones de funciones aparecen en el Cdigo del Reglamento Federal, no se designan para su preservacin como serie separada. 10. Materiales informativos

Informes estadsticos y narrativos y otros materiales sumarios preparados para los directores de organismos recin nombrados y para sus consejeros principales con el fin de ponerlos al corriente de la situacin del organismo. Adems, en ciertas ocasiones, tambin se preparan documentos informativos para poner a un director al corriente de la situacin de un problema importante que enfrente el organismo, o en preparacin de una audiencia, conferencia de prensa o un discurso importante. 11. Registros de relaciones pblicas a) Discursos, intervenciones y comentarios

Observaciones hechas en ceremonias oficiales y durante entrevistas con directores de organismos o sus ayudantes superiores sobre los programas de sus organismos. Los discursos y alocuciones pueden estar dirigidos a ejecutivos de otros organismos federales, a representantes oficiales estatales o locales o a grupos privados tales como estudiantes universitarios o de centros de enseanza superior, asociaciones comerciales y organizaciones culturales. Se pueden conceder entrevistas a comentaristas de la radio, de la televisin o de los medios impresos de comunicacin de masas. El formato seleccionado puede ser papel, cintas de sonido o de vdeo, cintas o discos legibles a mquina o pelculas cinematogrficas. b) Comunicados de prensa

Una copia de cada declaracin o anuncio preparados y entregado a los medios de comunicacin de masas para su distribucin. Los comunicados de prensa anuncian acontecimientos como la aprobacin de nuevos programas del organismo, la terminacin

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de programas en curso, cambios importantes de poltica y cambios del personal superior del organismo; pueden ser un registro textual como un comunicado de prensa oficial, o un registro no textual como una pelcula y grabaciones de vdeo o sonoras. 12. Historias del organismo y materiales de antecedentes seleccionados

Narraciones sobre la historia del organismo, incluidos proyectos de historias orales preparados por historiadores del organismo u oficiales a cargo de los asuntos pblicos, o por historiadores privados contratados por el organismo. Tambin pueden seleccionarse para su retencin permanente algunos materiales de antecedentes (como entrevistas con el personal anterior y el actual) generados durante la fase de investigacin. Se excluyen las copias electrostticas de documentos del organismo realizadas por el investigador para facilitar las consultas. 13. Publicaciones

Publicaciones preparadas oficialmente e impresas por la Government Printing Office, el National Technical Information Service o por el propio organismo. Entre esas publicaciones figuran los informes anuales al Congreso; los estudios realizados por el organismo o para el organismo bajo contrato con ste; folletos, panfletos y manuales de procedimiento distribuidos como guas a otros organismos federales, dependencias oficiales estatales y locales y organizaciones privadas y ciudadanos particulares; materiales de instruccin y enseanza en formatos audiovisuales (grabaciones de sonido y vdeo, pelculas cinematogrficas, documentales cinematogrficos y producciones de cintas de vistas fijas); mapas; producciones flmicas y programas de radio y televisin preparados para ofrecer informacin sobre las polticas del organismo o para fomentar programas y operaciones del organismo. La existencia de copias de referencia de artculos audiovisuales en depsitos no oficiales no excluye la retencin de los elementos de produccin original que sea necesaria para garantizar la preservacin de los artculos audiovisuales. 14. Materiales visuales, de audio y grficos

Pelculas cinematogrficas, fotografas fijas, grabaciones sonoras y de vdeo, materiales cartogrficos, o dibujos arquitectnicos que se originan en el organismo y han sido creados para registrar acontecimientos importantes o informacin que no puede registrarse en forma escrita o que normalmente no se registra as. Ejemplos de estos materiales son las grabaciones instantneas o la constancia fotogrfica de fenmenos cientficos o tecnolgicos significativos y acontecimientos importantes que no se repiten, como las operaciones de combate, las exploraciones lunares y los hechos, debates y entrevistas extemporneos; mapas con informacin topogrfica para zonas geogrficas definidas; y dibujos arquitectnicos y de ingeniera que registren el programa de construccin de organismos federales individuales. 15. Datos cientficos y tcnicos

Datos que se obtienen como resultado de observaciones de acontecimientos o fenmenos naturales o de experimentos controlados en el laboratorio o en el terreno. Generalmente estos datos se crean a nivel de proyecto o de ejecucin y no a nivel administrativo. Estos datos pueden estar registrados tanto en formato legible a simple vista como legible a mquina, encontrarse en cuadernos de laboratorio, formularios llenados, tabulaciones y cmputos, grficos, microformas o ficheros legibles a mquina. Los datos cientficos y tcnicos se seleccionan para preservacin permanente si son nicos, utilizables e importantes. Tambin cabe considerarlos utilizables cuando son precisos, amplios y completos, cuando pueden aplicarse, y es probable que se apliquen, a una amplia gama de problemas investigativos. Los datos

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que se puedan recrear porque documentan actividaes repetibles tambin pueden considerarse nicos y utilizables si constituyen un conjunto de datos de referencia concluyente, crtico o estndar. El costo que entraa el acopio de los datos es una medida de su importancia, pero no la nica. Al valorar la importancia de cualquier conjunto de datos, debe tenerse en cuenta su significado histrico tanto como cientfico. 16. Datos socioeconmicos a micronivel

Datos a micronivel acopiados como informacin de entrada para estudios e informes estadsticos peridicos y nicos, que incluyen informacin archivada en cumplimiento de los reglamentos oficiales. La informacin puede abarcar temas de carcter econmico y fiscal, atencin a la salud, tendencias demogrficas, educacin, discriminacin y otras esferas comparables de las ciencias sociales. Aunque los informes y estudios, los materiales informativos y los comunicados oficiales de los organismos suelen contener estos datos en forma resumida, la informacin a micronivel, generalmente en forma legible a mquina, tiene un valor permanente. Evidentemente, los datos deben ser utilizables en bruto si no se han convertido a una forma legible a mquina.

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APNDICE A

FORMULARIOS Y PROCEDIMIENTOS DE EVALUACIN

A.3

FORMULARIO DE EVALUACIN Y PROCEDIMIENTOS CONEXOS

ELABORADOS POR LA DIVISION DE ARCHIVOS LEGIBLES A MAQUINA ARCHIVOS PBLICOS DEL CANADA

- 119 Archivos Pblicos Canad

FORMULARIO DE EVALUACIN

Departamento/Organo/Organizacin que transfiere

N secuencial del fichero de datos legibles a mquina

Ttulo descriptivo del fichero

Tipos de datos 3. Son legibles los datos? Estn documentados los datos Fuente de los datos /~7 S /~7 No A~7 S /~7 No /*~7 estatal A~7 privada /~7 Encuesta /~7 Economtricos

/~~7 Base de datos /~7 Bibliogrficos /~7 Grficos /~7 Cartogrficos

/~7 Otros (especifquese)

Anlisis de contenido

5. Anlisis tcnico

Evaluacin

7.

Decisin evaluativa fichero aceptable Archivero fichero rechazado Director, Division de Archivos Legibles a Mquina fecha Supervisor

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FORMULARIO DE EVALUACIN Procedimientos 1. Departamento/Organo/Organizacin que transfiere

Nombre del departamento, rgano u organizacin donde se adquirir o ser posible adquirir el fichero de datos legibles a mquina. N del inventario secuencial de datos legibles a mquina del fichero Indique el nmero del Inventario de Datos Legibles a Mquina que corresponda al fichero. (Se llenar el formulario de Inventario de Datos Legibles a Mquina, ARC-890). 2. Ttulo descriptivo del fichero

Consigne el ttulo descriptivo completo del fichero, incluidas las fechas que corresponden a los datos. 3. Son legibles los datos?

Indique si los datos administrados por el organismo que transfiere se pueden leer bien tal como estn almacenados en cada dispositivo (cinta, disco, tarjeta perforada, etc.). Si la respuesta es "no", marque la casilla "fichero rechazado" en el bloque siete y remita el formulario para su aprobacin. Estn documentados los datos? Indique si la documentacin que acompaa los datos es suficiente para que el archivero pueda acopiar un conjunto de documentacin que responda adecuadamente a las necesidades de los investigadores interesados en utilizar los datos. Si la respuesta es "no", marque la casilla "fichero rechazado" en el bloque siete y remita el formulario para su aprobacin. Fuente de los datos Indique si los datos pertenecen a una institucin estatal, a una institucin privada o a un individuo. Tipo de datos Indique el tipo de dato marcando la casilla correspondiente. 4. Anlisis de contenido

Explique la finalidad y la utilizacin general de los datos as como su papel con respecto a las funciones generales de los programas que intervienen. Explique cul es su valor investigativo. Debido a que todos los datos deben tener, por lo menos, algn valor, no ser posible contestar simplemente "sin valor". No obstante, al exponer los argumentos en la explicacin al efecto se podr indicar que quizs los datos tengan un valor de archivo muy limitado.

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Adems del valor investigativo de los datos, tambin debe tenerse en cuenta su nivel de agregacin, sus posibilidades de vinculacin con otros ficheros de datos u otra serie de datos y el grado en que la eliminacin de campos de datos identificables (o sea, conservarlos en el annimo) puede limitar la utilidad del fichero. 5. Anlisis tcnico

Explique aquellas caractersticas tcnicas que podran afectar la decisin evaluativa. Detalle los tipos de datos, el tamao, la complejidad, las caractersticas del soporte lgico y el soporte fsico conexos, las caractersticas de actualizacin, el volumen y la complejidad de la documentacin, etc. En caso de que existan registros duplicados, deben tenerse en consideracin si se determina que puede disponerse de ellos, que tienen una ordenacin ms conveniente y que su conservacin podra ser menos costosa. 6. Evaluacin

Basndose en los resultados del "Anlisis de contenido" y teniendo en cuenta el "Anlisis tcnico", explique sus argumentos para aceptar o rechazar el fichero. Esta seccin debe llenarse en consulta con el supervisor. En muchos casos la evaluacin debera ser bastante directa. Por ejemplo, un fichero puede tener un valor investigativo tan alto y acarrear un gasto tan pequeo por concepto de adquisicin y gestin de archivo, que la decisin de "aceptar" puede justificarse con facilidad. Asimismo, se puede recomendar fcilmente el rechazo de un fichero con valor investigativo muy limitado y que podra acarrear gastos sustanciales por concepto de adquisicin y gestin de archivo. Sin embargo, en otros casos, puede ser ms difcil justificar la "aceptacin" o el "rechazo". Para sopesar el valor investigativo de un fichero y los gastos de adquisicin y gestin de archivo ser necesario contar con la experiencia de, por lo menos, el archivero y el supervisor y, en determinados casos, del Comit de Gestin de la Divisin. El supervisor estar encargado de velar porque la decisin concuerde con las prioridades y las polticas de acopio de la Divisin. La decisin depender tambin del conocimiento que tenga el archivero del campo temtico y del departamento u organizacin afectados. En muchos casos ser necesario consultar con el departamento o la organizacin que utilizan el fichero, as como con todos los grupos de investigacin a los que pueda interesar. En la mayora de los casos, un fichero evaluado como "aceptable" debe adquirirse de inmediato. Sin embargo, algunas veces puede postergarse esa decisions por ejemplo, la vida operacional de los datos y la disposicin del departamento u organizacin para prestar ayuda en el aseguramiento de su servicio pueden afectar la decisin de cundo adquirir el fichero, e incluso su formato de archivo. 7. Decisin evaluativa

Basndose en la evaluacin, indique si se debe aceptar o rechazar el fichero de datos legibles a mquina. 8. Plan de adquisicin

En esta seccin se esbozan los pasos necesarios para adquirir el fichero de un donante en el caso de que se haya aprobado formalmente la decisin de "aceptar". Se describir el formato de los datos, el tamao, el nmero de cintas que se

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necesitan, los programas que se requieren, los centros de tratamiento que participarn y el papel general que desempean los Archivos Pblicos del Canad, su Divisin de Archivos de Documentos Legibles a Mquina y el donante. Tambin debe indicarse el volumen y el tipo de la documentacin as como el mtodo para su adquisicin (por medio de fotocopias, microfilmes, etc.). Si el fichero no se ha de adquirir de inmediato, indique la fecha de su posible adquisicin y la estrategia que se podra seguir al efecto. Calcule el gasto aproximado de la adquisicin (copiado de cintas, preparacin de programas, etc.) e indquelo en el espacio correspondiente. El supervisor informar del costo en personal o del importe de los salarios en dlares sobre la base de la cantidad de personas/tiempo que se determine. 9. Plan de tratamiento

En esta seccin se propone y describe una estrategia de tratamiento, y se esbozan las medidas que habrn de adoptarse para tratar el fichero adquirido a fin de darle formato de archivo. Se deben describir los controles de verificacin (etiqueta, vuelco de memoria, frecuencias) as como el grado de verificacin (vuelco de memoria parcial solamente, todas las unidades de datos verificadas, etc.). Tambin debe indicarse la preparacin y el ordenamiento de la documentacin, incluido el grado en que deba ser convertida a un formato corriente de archivo. El formato final de archivo de los datos debe describirse generalmente haciendo referencia al tamao (nmero de caracteres, nmero de registros, etc.), ordenamiento (en secuencia, vuelco de memoria del sistema, etc.), complejidad, nmero de cintas necesarias, dependencia del soporte lgico (si la hubiera), dependencia del soporte fsico (si la hubiera), volumen de la documentacin, etc. Calcule el costo aproximado del tratamiento del fichero (tratamiento automatizado, conversin, verificacin, preparacin de la documentacin, etc.) e indquelo en los espacios correspondientes. El supervisor informar del gasto en personal basndose en la cantidad de personas/tiempo que se determine. 10. Plan de conservacin

En esta seccin se describe la estrategia de conservacin que habr de aplicarse para asistir al personal de conservacin en la preservacin del fichero de datos durante el periodo que media hasta la primera revisin. Por lo general, se indicar en esta seccin el nmero de rebobinados de la cinta (por ejemplo, 10 rebobinados en 10 aos), el nmero de recopias de la cinta (por ejemplo, dos recopias durante 10 aos) y la cantidad de documentacin que se reproducir en microfilmes (por ejemplo, dos metros durante el primer ao). Calcule los gastos de conservacin durante el nmero total de aos de que se trate y divdala por el nmero de aos para determinar el gasto anual. El supervisor calcular el gasto en personal basndose en la cantidad de persona/tiempo que se determine. 11. Restricciones para el acceso

Sobre la base de contactos establecidos con los funcionarios competentes del departamento u organizacin, describa las restricciones que se aplicarn para el acceso a los datos y el tiempo durante el cual estarn en vigor, si procede. Las restricciones definitivas para el acceso a los datos deben detallarse por separado en una carta que se enviar al Director de la Divisin.

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12.

Plan de servicio

En esta seccin se esboza una posible estrategia de aseguramiento del servicio de los datos que pueda aplicarse durante el periodo que media hasta la primera revisin. Debe describirse el tipo de solicitud de investigacin ms probable (por ejemplo, copia completa de cinta y documentacin directas, extracto, sumario, anlisis estadstico, recuperacin de registros, etc.). Indique si ser preciso convertir el formato de archivo en uno que sea adecuado para la investigacin. Describa el nmero de cintas que comprende una solicitud de investigacin tpica y la cantidad de documentacin que se solicitar generalmente. Tambin deber indicarse el nmero de posibles solicitudes por ao (estimado). Deber sealarse si existe algn acuerdo especial con el departamento u organizacin donante o con algn otro organismo respecto del aseguramiento del servicio de los datos. Calcule los gastos de servicio de los datos (por ejemplo, duplicacin de cintas, preparacin de la documentacin, reconstitucin del fichero del sistema, programacin, etc.) durante el total de aos de que se trate y divdalo por el nmero de aos para hallar el gasto anual. El supervisor informar el gasto en personal basado en la cantidad de persona/tiempo que se determine. 13. Fecha de revisin

Todos los ficheros de datos legibles a mquina que la Divisin adquiera deben ser revisados a fin de garantizar su conservacin permanente. La "fecha de revisin" se refiere al ao en que se reevaluarn los datos. (Para una explicacin ms detallada sobre el mtodo que se debe seguir para establecer la "fecha de revisin", refirase a la declaracin de poltica de la divisin y al documento de procedimiento sobre revaluacin). 14. Firmas de aprobacin

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APNDICE B GLOSARIO DE TRMINOS

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ACCESO Vase ACCESO DIRECTO y ACCESO SECUENCIAL * ACCESO DIRECTO Mtodo para almacenar datos o recuperar datos almacenados utilizando slo una direccin y con independencia de los datos almacenados o recuperados ms recientemente. * ACCESO SECUENCIAL Mtodo para almacenar datos en la memoria o recuperarlos de sta cuando estn ordenados en secuencia, como en la cinta magntica. * ACTUALIZAR Introducir datos nuevos en un fichero mediante la adicin de registros o campos nuevos o la eliminacin y enmienda de los viejos, o ambas cosas, sin cambiar su estructura. ANALGICO Relativo a la representacin de datos en forma de cantidades fsicas continuamente variables como el voltaje elctrico, en oposicin a digital. * APLICACIN Problema o tarea a los que se aplican tcnicas automatizadas. ASCII (CDIGO NORTEAMERICANO NORMALIZADO PARA EL INTERCABMIO DE INFORMACIN) Cdigo de caracteres normalizado que se utiliza ampliamente para representar los caracteres en cdigo binario. El ASCII es uno de los cdigos que asigna una combinacin determinada de los dgitos binarios (bitios) a cada carcter. El cdigo normalizado ASCII tiene ocho bitios. El ASCII-10 es un cdigo normalizado que se utiliza en telecomunicaciones. BASE DE DATOS Coleccin de ficheros integrados meticulosamente que suelen estar situados en una ubicacin central y se ponen a disposicin de varios usuarios simultneamente para diversas aplicaciones. Los usuarios pueden tener acceso a la base de datos completa o a partes de ella solamente. BCD (CDIGO DECIMAL CODIFICADO EN BINARIO) Cdigo utilizado para representar nmeros decimales con dgitos del sistema numrico binario (bitios). El BCD es un cdigo de seis bitios. * BIBLIOTECA DE CINTAS Almacn de cintas magnticas que contienen datos de valor permanente para el centro de clculo automtico creador y que incluye el personal conexo y sistemas de recuperacin.

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* BINARIO Relativo a un objeto, condicin, accin o variable que puede tener uno de dos valores o estados posibles. Relativo al sistema de representacin numrica de base dos que utiliza los dgitos 0 y 1. + BITIO Uno de los dos dgitos, 0 y 1, de la notacin binaria. Abreviatura de b(inary dig)it. BITIOS POR PULGADA La abreviatura es B.P.I. y suele ser sinnimo de caracteres por pulgada. Medida de la densidad de bitios. Vase DENSIDAD BLOQUE Seccin de una cinta magntica o un disco magntico que contiene la informacin registrada y est separada de los otros bloques por una zona pequea no registrada de la cinta o disco, llamada espacio entre registros. Un bloque puede contener numerosos registros lgicos, o un registro lgico puede abarcar varios bloques, en dependencia del tamao de los registros, el soporte fsico utilizado y la decisin del programador. El bloque tambin recibe el nombre de registro fsico. + BYTE Una cadena de bitios contiguos, generalmente ocho, que se utiliza como unidad en el tratamiento automtico de datos. La representacin de un carcter en el tratamiento automtico de datos. CAMPO Zona especfica de un registro asignada a una categora particular de datos, generalmente un elemento de dato. En algunas aplicaciones se asigna a cada campo un nmero fijo de posiciones (campos de longitud fija), mientras que en otras la longitud de los campos pueden variar dentro de determinados lmites (campos de longitud variable). En algunas aplicaciones los campos pueden estar o no presentes en cada uno de los registros (campos de incidencia variable). + CARCTER Letra, dgito u otro smbolo utilizado para representar datos. CINTA MAGNTICA Cinta con una superficie magnetizable sobre la cual se pueden registrar datos para su almacenamiento mediante la polarizacin selectiva de la superficie.

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CDIGO Conjunto de reglas precisas para representar informacin o instrucciones en forma simblica. Por ejemplo, el cdigo establecido por un usuario para representar sus datos de manera que puedan ser tratados, y un cdigo establecido por fabricantes u organizaciones normativas para representar los caracteres en forma binaria. CDIGO DE CARACTERES Cdigo utilizado para representar datos alfanumricos en forma binaria. Vase tambin ASCII, BCD y EBCDIC. * COMPILADOR Programa que convierte en cdigo de mquina las instrucciones representadas en otro lenguaje. El intrprete realiza una funcin similar en la minicomputadora . + COMPUTADORA Mquina para el tratamiento de datos con arreglo a instrucciones registradas sin la intervencin del hombre durante la operacin. Vase tambin MICROCOMPUTADORA Y MINICOMPUTADORA. CONJUNTO DE DATOS Coleccin de registros legibles por una computadora que guardan alguna relacin entre s y se consideran como una unidad. La expresin conjunto de datos se utiliza con el mismo significado que fichero de datos y base de datos. * CONVERTIR Cambiar la representacin de los datos de un formato a otro en el mismo soporte o en otro diferente. * DATOS Representacin formal de la informacin preparada con el propsito de someterla al tratamiento automtico, especialmente de la que se ofrece en la formulacin de un problema y es diferente a sus resultados, o de la que es objeto del tratamiento a diferencia de las seales de mando que lo controlan. DATOS A MICRONIVEL Datos en el nivel ms bajo posible de agregacin; generalmente se refieren a un caso, acontecimiento, transaccin, etc., individual. DATOS EN BRUTO \ Datos que no han sido editados o no se han tratado totalmente. Algunas veces se usa como sinnimo de datos a micronivel. Vase tambin datos a micronivel. + DENSIDAD En el tratamiento automtico de datos, nmero de bitios o de caracteres que se puede almacenar por unidad de dimensin de un soporte. En el caso de la cinta magntica se expresa como bitios por pulgadas (bpi).

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DEPENDIENTE DEL SOPORTE FSICO Todo fichero legible a mquina que requiera un tipo o modelo de computadora especial, o las caractersticas que slo correspondan a equipos de clculo automtico de una configuracin determinada se consideran dependientes del soporte fsico (se les llama tambin dependientes de mquina). DEPENDIENTE DEL SOPORTE LGICO Todo fichero de datos legibles a mquina que requiera un determinado programa de computadora, paquete de programas, soporte lgico bsico o sistema operativo, para dar entrada a los datos en el fichero, recuperarlos o tratarlos. DIGITAL Se refiere a la representacin de datos en forma discreta (discontinua) a diferencia de analgico, que denota la representacin en forma continua. DGITO BINARIO Nmero del sistema numrico binario, a saber, el 0 el 1. En la electrnica, el 0 representa generalmente la ausencia de impulso y el 1 la presencia de ste. DIRECCIN Nombre, nmero o etiqueta que representa un registro o una localizacin determinada en la memoria o almacenamiento de la computadora. DISCO Placa circular con revestimiento magntico por ambos lados. Para almacenar o recuperar los datos, la placa gira y pasa por una o ms "cabezas de lecturaescritura" transfiriendo as la informacin hacia la computadora y desde ella. La informacin legible en computadora se puede registrar sobre un disco suave (flexible) o duro (rgido) por uno o ambos lados de ste. DISEO Vase FORMATO. DISEO DE MUESTRA Seleccin de una porcin (muestra) del total (poblacin) para realizar inferencias acerca del conjunto. DISEO DE REGISTRO Diagrama o lista que muestra la longitud y la unidad de informacin de cada campo y la disposicin de stos en el fichero. Tambin se le llama diseo de fichero. DISKETTE Dispositivo de almacenamiento que consta de un disco mylar flexible protegido por una cubierta de material plstico cuadrada y semirrgida. Generalmente los diskettes tienen un dimetro de 5 1/4 u 8 pulgadas. La cabeza de lecturaescritura de la unidad de disco toca la superficie o el diskette a travs de

- 129 una ranura abierta y permite el acceso a la informacin registrada. A los diskettes se les llama con frecuencia discos "flexibles" para diferenciarlos de sus contrapartes ms rgidos. + DOCUMENTACIN Serie organizada de documentos descriptivos que explican el sistema operativo y el soporte lgico necesarios para utilizar y conservar un fichero, y el ordenamiento, el contenido y la codificacin de los datos que contiene. EBCDIC (CDIGO DE INTERCAMBIO DECIMAL CODIFICADO EN BINARIO AMPLIADO) Cdigo de ocho bitios utilizado para representar caracteres, que se emplea en computadoras IBM y en muchas otras. ELEMENTO DE DATOS Combinacin de caracteres o bytes que se refieren a una sola unidad de informacin como el nombre, la direccin, la edad y otras. ENTRADA La insercin de datos en una computadora o en uno de sus componentes. Dispositivo de entrada es aquel que puede comunicar datos a una computadora. ENTRADA Y SALIDA Calificativo general para el equipo perifrico que se emplea para establecer comunicacin con una computadora los datos que intervienen en esas comunicaciones; el soporte que sustenta esos datos; o las actividades de lectura y escritura de esos datos. ESTRUCTURA DE FICHERO Forma en que se organiza un fichero determinado. Cuando el diseo de registro consiste en un registro por asiento, la estructura de fichero es rectangular. Cuando el diseo consiste en varios registros por asiento, la estructura de fichero es jerrquica. ETIQUETA Identificador que brinda informacin acerca de un fichero, cinta magntica o dispositivo de acceso directo. Hay dos tipos de etiquetass externas e internas. Las etiquetas externas identifican el soporte fsico y se utilizan para localizar cintas, discos, etc. Las etiquetas internas se escriben en formato legibles a mquina al inicio o al final de un fichero, o en ambos extremos, y brindan informacin para identificar el fichero o los registros que contiene. * FICHERO Conjunto de registros relacionados entre s que se pueden tratar como una unidad. Vase tambin FICHERO DE SEGURIDAD, FICHERO DE DATOS LEGIBLES A MAQUINA, FICHERO MAESTRO Y FICHERO DE PROCESO. FICHERO DE DATOS LEGIBLES A MAQUINA Un cuerpo informativo codificado y estructurado de forma tal que su interpretacin correcta requiere el empleo de una mquina de tratamiento de datos o computadora.

- 130 FICHERO DE TRATAMIENTO Fichero de carcter relativamente provisional usado para generar, corregir, reorganizar u obtener una salida de un fichero oficial o almacenar datos utilizados para actualizar el fichero oficial. Tambin se les denomina ficheros de movimientos y ficheros de produccin. FICHERO DE SEGURIDAD Fichero que contiene informacin duplicada de otros ficheros, y que puede utilizarse para sustituir o reconstituir el fichero original en caso de prdida o destruccin de su contenido. FICHERO MAESTRO Fichero de datos legibles a mquina relativamente permanente que contiene un juego coherente y organizado de registros, con una informacin completa y exacta. * FORMATO Descripcin detallada del contenido y la organizacin de los datos. Tambin se conoce como diseo. FORMATO DE REGISTRO Ubicacin o disposicin de los registros en un soporte de datos. La disposicin puede ser constante o variable. FUSION Para combinar datos provenientes de dos o ms conjuntos ordenados de manera anloga, en un solo conjunto o fichero clasificado en el mismo orden. HOJA DE SALIDA Documento que contiene una versin legible por el hombre de la informacin de un fichero de datos legibles a mquina, ya sea completa o de partes seleccionadas . LEGIBLE A MAQUINA Informacin expresada en una forma que la computadora puede tratar directamente, por lo general en forma de impulsos magnticos o electrnicos. LENGUAJE Un conjunto de smbolos definidos y las normas o convenciones que rigen las formas en que pueden combinarse esos smbolos para lograr una comunicacin significativa. Vase tambin LENGUAJE ENSAMBLADOR, LENGUAJE DE MAQUINA y LENGUAJE DE PROGRAMACIN. LENGUAJE DE MAQUINA El nivel ms bajo de lenguaje, escrito en cdigo binario, que una computadora entiende directamente sin necesidad de traduccin. La mayor parte de las computadoras tienen capacidad para emplear lenguajes ms evolucionados que se traducen al lenguaje de mquina por medio de programas llamados ensambladores

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o compiladores, los cuales se almacenan en la computadora como parte del sistema de trabajo. Vase tambin LENGUAJE ENSAMBLADOR y LENGUAJE DE PROGRAMACIN. * LENGUAJE DE PROGRAMACIN Conjunto de representaciones, convenciones y normas que se emplean para transmitir instrucciones a una computadora. El lenguaje que permite escribir las instrucciones de una manera ms natural y condensada se conoce como lenguaje evolucionado. Tales lenguajes son relativamente independientes del tipo de mquina. LENGUAJE ENSAMBLADOR Lenguaje de computadora utilizado para escribir programas con instrucciones simblicas en lugar de hacerlo con instrucciones binarias en lenguaje de mquina que la unidad central de tratamiento puede entender directamente. La computadora utiliza un programa llamado ensamblador para traducir las instrucciones a su propio lenguaje de mquina. El lenguaje ensamblador es un lenguaje de bajo nivel que permite al programador escribir las instrucciones utilizando trminos como "CARGAR", "EJECUTAR" y "BORRAR" en vez de las series de dgitos 0 y 1. LIBRO DE CDIGOS Explicacin de los cdigos utilizados para representar la informacin en forma numrica o abreviada. LISTA DE VARIABLES Conjunto secuencial de variables cuyos valores constituyen los casos de un fichero. Cada variable tiene un mnemnico. La secuencia de mnemnicos representa la lista de variables. LONGITUD DEL REGISTRO LGICO El nmero de caracteres o bytes que contiene un registro lgico. MEMORIA Todo dispositivo en el que se puedan registrar y almacenar datos y del cual se puedan recuperar. MICROCOMPUTADORA Una computadora en su forma ms simple, compuesta por un microprocesoi y memoria principal limitada, sin almacenamiento masivo. En sus inicios estas mquinas efectuaban una sola funcin, pero en la actualidad pueden realizar diferentes tareas. MICROPROCESOR Unidad central de tratamiento contenida en una sola pastilla de silicio.

- 132 MINICOMPUTADORA Una computadora para fines generales que se caracteriza por su costo relativamente bajo, su pequeo tamao y su capacidad para funcionar en las condiciones normales de las oficinas. Puede estar conectada a una estructura principal como terminal. MUESTRA Subconjunto de una poblacin. MULTIPROCESOR Computadora que utiliza dos o ms unidades de tratamiento que funcionan bajo control integrado y almacenamiento compartido. + NOTACIN BINARIA Sistema de tratamiento automtico de datos en el que los nmeros se representan mediante dos dgitos: 0 y 1. PAQUETE Conjunto de programas diseado para realizar funciones anlogas para diferentes usuarios. Cada programa estipula cualesquiera adaptaciones necesarias en la forma que se establece en la documentacin que forma parte del paquete. PAQUETE DE DISCOS Conjunto de discos magnticos fijados a un eje comn. Se pueden extraer fsicamente de la unidad de discos para su almacenamiento y sustituirlos por otros paquetes similares. PERIFRICO Concerniente a un dispositivo separado de la unidad central de tratamiento que puede conectarse a esa unidad y someterse a su control. * PREPARAR EN FORMATO Disponer los datos en una estructura o formato determinados. * PROGRAMA Serie de instrucciones o declaraciones expresadas en una forma aceptable por la computadora y preparada para obtener un resultado determinado. PROGRAMA DE UTILIDAD Programa facilitado por el sistema operativo con el fin de que los programadores no tengan que escribir sus propios programas para tareas que hay que realizar con frecuencia. * PROGRAMACIN El proceso de disear, escribir y ensayar un programa.

- 133 REGISTRO 1. 2. Coleccin de elementos de datos relacionados entre s que son tratados como una sola unidad. Componente bsico de un fichero. Dispositivo utilizado para almacenar una cantidad determinada de datos en la memoria de una computadora y que, por lo general, tiene suficiente longitud para hacer un trabajo completo. Como ejemplos cabe citar los registros de direcciones, los registros de ndice, y los registros de instrucciones.

REGISTRO FSICO Registro tratado como una unidad debido a su forma fsica (por ejemplo, un bloque). Coleccin de datos que se define en funcin de sus parmetros fsicos en lugar de su contenido lgico. REGISTRO LGICO Compilacin de elementos de datos relacionados entre s que se refieren a una persona, lugar, objeto o acontecimiento, considerados como una unidad. Los registros lgicos pueden tener un nmero de caracteres determinado (registros de longitud fija) o variable dentro de ciertos lmites (registro de longitud variable). SALIDA Datos que suministra una computadora. Relativo a la parte de la computadora o al perifrico capaz de efectuar esa entrega, y a su ejecucin. Vase tambin ENTRADA/SALIDA. SALIDA IMPRESA Informacin impresa en papel u otra superficie duradera como el microfilme. El trmino se utiliza para diferenciar la informacin impresa de la imagen temporal representada en una pantalla TRC (tubo de rayos catdicos) y de la informacin legible a mquina grabada sobre una cinta magntica, disco, etctera. SISTEMA DE GESTION DE LA BASE DE DATOS (DBMS) Sistema de soporte lgico utilizado para tener acceso a los datos que estn almacenados como elementos de datos en un fichero comn, llamado base de datos, y para recuperarlos. Los elementos de datos estn almacenados aleatoriamente y todos tienen un sistema de direccin o de apuntador fijo. El DBMS permite el acceso a los datos y combina los elementos de datos en los registros o ficheros para atender las especificaciones de los usuarios. SISTEMA DE OPERACIN Soporte lgico que controla la ejecucin de los programas de la computadora. Este soporte lgico es especfico para un tipo particular de mquina y, adems del control, suele utilizarse para compilar, eliminar los fallos, programar y manipular ficheros.

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SOPORTE Material cuyas caractersticas fsicas se pueden cambiar en diferentes puntos para registrar datos por ejemplo, la cinta magntica y las tarjetas perforadas SOPORTE DE ALMACENAMIENTO Materiales en los que se escriben y almacenan los datos, por ejemplo, tarjetas perforadas, cintas magnticas, discos, diskettes y tambores. SOPORTE FSICO Las unidades fsicas que integran un sistema de computadoras en oposicin al soporte lgico. SOPORTE LGICO Conjunto de programas de computadora, procedimientos y documentacin conexa relacionados con la operacin de un sistema de tratamiento de datos, en oposicin al soporte fsico. SOPORTE LGICO DE APLICACIN Programa de computadora destinado a resolver un problema concreto o a hacer un trabajo, a diferencia del soporte lgico del sistema, que controla la operacin del sistema de la computadora o realiza numerosas funciones. Vase tambin SISTEMA DE OPERACIN y SOPORTE LGICO DEL SISTEMA. SOPORTE LGICO DEL SISTEMA Programas que corresponden a un sistema completo y no a un usuario individual, y que habitualmente ejecutan o apoyan una funcin. TAMAO DE LA MUESTRA Cmputo numrico de la muestra (o subconjunto de la poblacin). El cmputo puede expresarse en casos, observaciones, encuestados, etctera. * TARJETA PERFORADA Tarjeta que puede perforarse con un patrn de perforaciones para representar datos. La forma ms usual de disponer las perforaciones es en 80 columnas y 12 filas. Otras tarjetas tienen 96 columnas y 6 filas. * TELETRATAMIENTO Tratamiento de los datos por medio de instalaciones de telecomunicacin. TEXTUAL Se refiere a la informacin legible a simple vista.

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* TRANSCRIBIR Transferir datos de un soporte a otro realizando las conversiones que requiera el nuevo soporte. En la biblioteca de cintas o archivos legibles a mquina, copiar de una cinta magntica a otra con el fin de conservar los datos. * TRANSMISIN DE DATOS Transferencia de datos obtenidos mediante el tratamiento automtico de datos o destinados a ste, desde las terminales remotas hasta una computadora central o desde un sistema de computadoras a otro. TRATAMIENTO AUTOMTICO DE DATOS (ADP) Se refiere a la manipulacin de informacin mediante una computadora de conformidad con un conjunto de instrucciones. Se utiliza como sinnimo del trmino TRATAMIENTO ELECTRNICO DE DATOS (EDP). * TRATAMIENTO DE DATOS La ejecucin de un conjunto de operaciones sistemticas con los datos, como la clasificacin o el clculo. TRATAMIENTO ELECTRNICO DE DATOS (EDP) Se refiere a la manipulacin de informacin mediante una computadora electrnica. Se utiliza como sinnimo de TRATAMIENTO AUTOMTICO DE DATOS (ADP). TUBO DE RAYOS CATDICOS (TRC) Dispositivo para presentar visualmente los datos por medio de haces de electrones controlados, pero generalmente se refiere a cualquier pantalla tipo televisin. UNIDAD ARITMTICA Y LGICA Parte de la unidad central de tratamiento que realiza las operaciones aritmticas y lgicas. Vase UNIDAD CENTRAL DE TRATAMIENTO (CPU). * UNIDAD CENTRAL DE TRATAMIENTO (CPU) Parte de la computadora en que tiene lugar el tratamiento. Incluye las unidades de control, las unidades aritmticas y el almacenamiento principal. Tambin se le ha llamado unidad principal, expresin que ahora se utiliza generalmente en un sentido ms liberal para denominar a una computadora grande y compleja, en oposicin a la minicomputadora. UNIDAD DE CINTA Dispositivo utilizado para registrar, leer y borrar datos en la cinta magntica. Controla el movimiento de la cinta magntica y se utiliza para hacerla pasar bajo el ensamblaje de lectura-escritura y rebobinarla. UNIDAD DE CINTA MAGNTICA Dispositivo que hace pasar la cinta magntica por una cabeza de lecturaescritura.

- 136 UNIDAD DE CONTROL Parte de la unidad central de tratamiento que supervisa la operacin general de la computadora y los otros componentes del soporte fsico. La unidad de control lleva a cabo la recuperacin de las instrucciones y los datos en la secuencia debida, interpreta cada instruccin y regula la transferencia de datos entre los componentes del soporte fsico. UNIDAD DE DISCO Dispositivo que lee o escribe datos en los discos magnticos. UNIDAD PRINCIPAL Estructura principal de una computadora grande, a distincin de sus perifricos y de las minicomputadoras y microcomputadoras. VARIABLE Nombre de una cantidad. Una variable puede representarse como una caja en la que se puede escribir un valor. Generalmente, cada elemento de dato es una variable. Cada pregunta de una encuesta puede tambin constituir una variable. FUENTES + Trminos de informtica que aparecern prximamente en ICA Multilingual Glossary of Archival Terminology, compilado por Peter Walne. * Definiciones tomadas de un proyecto de publicacin de Elementary Terms in Archival Automation, compilado por miembros del Comit de Automatizacin del ICA. Sue A. Dodd, Data Element Dictionary for Describing Machine-Readable Data Files (MRDF), edicin de junio de 1983. Preparado para un seminario de dos das de duracin sobre registros legibles a mquina presentado con anterioridad a la conferencia anual de la Society of American Archivists celebrada en 1983 en Minneapolis, Minnesota. Margaret L. Hedstrom, Archives and Manuscripts Machine-Readable Records. Basic Manual Series, Society of American Archivists, Chicago; su publicacin est programada para 1984.

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Pueden obtenerse ejemplares gratuitos de estos estudios e informes, siempre que los mismos estn disponibles, escribiendo a: Divisin del Programa General de Informacin Centro de Documentacin 7, place de Fontenoy 75700 Pars, Francia