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LA CONSTRUCCIN TERICA EN ARCHIV~STICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

M. PAZ MARTN-POZUELO CAMPILLOS


Universidad Carlos IZI de Madrid

COLECCIN

O e:
3

UNIVERSIDAD CARLOS III DE MADRID. BOLETN OFICIAL DEL ESTADO MADRID, 1996

... y mientras vivimos con los hombres tenemos precisin de conservarnos las relaciones, siendo ellas las que dan materia al objeto de su cuidado y a que las reservemos y guardemos con tanta ms diligencia, cuanto al espritu humano conoce el grande inters que de ello resulta ...
PORRAS HUIDOBRO
Disertacin sobre Archivos

NDICE

PRESENTACI~N........................................................ .................................................

Pginas

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PARTE 1: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA.ASPECTOS GENERALES


1. Definicin del Principio de Procedencia:

1.1 El problema de la definicin ............................................................................... 1.2 Doble valor del Principio de Procedencia ....................................................... 2. Evolucin histrica:
2.1

19 24

Gnesis del Principio de Procedencia ...... La obra de Ernest Spiess como origen terico del segn Adolf Brenneke ......................................

.. ........................ .............

25 26 21 21 28 31 32 34 35 36

2.2 Desarrollo terico del Principio de Procedencia ............................................ El juicio de la Academia de Berln en 1819 ................................................... El principio francs de fondo a partir de la reforma de los archivos departamentales de Pm's en 1841 .......................................................................... El principio del Registro en el Archivo Secreto de Estado de Berln en 1881. La formulacin del Principio de Procedencia en la obra de los tericos holandeses Muller, Feith y Fruin en 1898 ......................................................... 2.3 El Principio de Procedencia en Espaa

.................................

? '

. .......................

El Principio de Procedencia en las ordenanzas de los archivos espaoles ..... El respeto a la naturaleza de los papeles en la determinacin de su arreglo, segn F. Troche y Ziga en 1828 ...............................................................

~NDICE
Pginas

Las reglas para la coordinacin de archivos de Porras Huidobro en 1830 ..... Instruccin y Bases para el arreglo y clasificacin de los archivos. dictadas por la Junta Superior directiva de Archivos en 1860 ......... La completa separacin de fondos como base c cin del archivo. Velasco y Santos en 1875 La ndole de los documentos como principio re Ciernes y Villame en 1876 ...................................................................... La procedencia como esencia de la clasificacin archivstica ,segn Rodrguez Miguel, 1877 ............................................................................................. Comunicaciones a la asamblea del Cuerpo de Archiveros, Bibliotecarios y Arquelogos: 1923 ................................................................................... La procedencia en la clasificacin de los archivos histricos segn Julin Paz en 1923 ....................................................... La organizacin de los documentos segn Gonzlez Palencia en 1923 .........
3. Contexto terico: 3.1 El problema de la contextualizacinterica ................................................... 3.2 La clasificacin archivstica como marco terico de la gnesis del Principio de Procedencia ................................................................................................

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Principios archivsticos de clasificacin .........................................................

PARTE 1 1 : DEFIMCI~N DE LOS ELEMENTOS NECESARIOS PARA EL ENUNCIADO TERICO DEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
4. La Institucin y su funcin ...................... 4.1

...........................

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Concepto de Institucin desde disciplinas ajenas a la Archivstica ................ La institucionalizacincomo fenmeno social: origen y concepto de institucionaiizacin .................................................. .......................... ........................ La funcin social como elemento definidor de la La Institucin como ordenamientojurdico: conc titucin desde el punto de vista del Derecho ............................................. La Institucin como elemento de poder: concepto y definicin de Institucin a partir del concepto de Estado ................................................................. Fundamentacin ideolgica del concepto de Estado ...................................... La evolucibn del concepto de Estado en el desarrollo y determinacin conceptual de la Institucin ............................................................................ Perodo medieval .................................................................................... La modernidad o los prolegmenos de la Administracin ..................... El concepto de Estado liberal. El surgimiento de la Administracin ..... Funcionalidady organicidadcomo rasgos fundamentales del concepto de Institucin administrativa .............................................................................. El procedimiento como fundamento de la praxis administrativa ...................

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65 67 67 70 70 75 75 76 77 79 80 81 83 85

4.2

La Institucin como elemento fundamental de la gnesis documental. La institucin en el marco de la Archivstica ........................................................... La Listitucin y la necesidad del archivo ...... ............................................ La funcin institucional como fundamento de la praxis archivstica .............

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NDICE

Pginas

5.

El documento de archivo .......................................................................................... 5.1 Concepto genrico de documento .................................................................. Diversidad en la naturaleza del documento .................................................... Naturaleza jurdica del documento ........................... Naturaleza formal del documento: Documento diplo Definicin del documento diplomtico desde el punto de vista archivstico. Naturaleza histrica del documento: Documento-monumento ......
5.2

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Delimitacin conceptual del documento de archivo ....................................... Elementos conceptuales que determinan la especificidad del documento de ...... archivo ...................... ............... .................................. ....__ ........... ...................... Institucin y documento de archivo El documento de archivo producto d El tipo documental resultado del procedimiento administrativo _._._... .....__. ....

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101
103 104 104

6.

El archivo ...........................................
6.1

.......,.............................

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109 110 111

Evolucin del concepto de archivo .................... Determinaciones espacio-temporales que inciden en el concepto de archivo. ..........,............................. Periodizacin de la historia de los archivos Casanova o la historia de los archivos ........ Concepcin terica e histrica de la Archivkunde de Brenneke ............. La historia de los archivos inserta en la his cesa. Robert-Henn Bautier .. La historia de los archivos en la

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113 114

6.2 Delimitacin de la natu ciones ...........................

.........................................................

del archivo a partir de sus diferentes defini... .........<...

115 116

Primeras definiciones derivadas del concepto patrimonial administrativo .... La influencia del racionalismo y de la Ilustracin .._____.____........____I.. .................. La procedencia en las ulteriores definiciones de archivo ................................
6.3

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La formacin del archivo en la determinacin de su especfica funciona121

PARTE 1 1 1 : PRAXIS DEL PRINCIPIO D E PROCEDEVCIA. k DEFINICI~N DE CONCEPTOS


7. El respeto a la procedencia de los fondos .......................................
7.1 Fondo de archivo .............................................................................................. 7.2 Concepto de procedencia archivstica ................................................... ...... ..... .
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130 135

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NDICE

Pginas

7.3 El cuadro de clasificacincomo representacin simblica del fondo ............

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140

La legitimacin del orden institucional como base terica del cuadro de clasificacin .................................................................................................. Nocin de cuadro de clasificacin ..................................................................

8. El respeto a la estructuraoriginal de los fondos y al orden natural de los documentos.


8.1

143

Delimitacin terminolgica referente al orden natural de los documentos .... Nocin del orden natural de los documentos

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145 146 147 147
148

................................................. Gnesis y evolucin terica ............................................................................ Anteceden ........................................................................................... El registro Nocin ................................................................ Origen te6 ..............................................

8.3 Naturaleza terica y anlisis de los conceptos que integran el respeto a la estructura original de los fondos y al orden natural de los documentos ............
Concepto de serie documental ........................................................................ Concepto de tipo documental .........................................................................

150 151 152

PARTE IV:DEL ESTATUTO CIENT~FICODE LA ARCHIVSTICA


9. Definicin de la Archivstica: 9.1 El objeto de la Archivstica ............................................................................
La Archivstica y sus divisiones .....................................................................

155
156 158 159 159 159 161

2 Disciplinas complementarias ...............

......................................................

La Archivstica y las ciencias de la Administracin y del Derecho ............... La Archivstica y las ciencias y tcnicas historiogrficas .............................. La Archivstica y las ciencias de la documentacin .......................................

9.3 La gestin de documentos y la Archivstica ...................................................


10. Naturaleza de la Archivstica:

10.1 Naturaleza de la Archivstica .......................................................................

167 173 177

CONCLUSIONES ........................................................................................................
BIBLIOGRAFIA ..........................................................................................................

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El proyecto que al fin se convierte en este libro, que he concebido como un tratado terico de carcter sistemtico sobre Archivstica, no tiene un origen cronolgico claro ni definido, coincide, eso s, con el inicio de mis preocupaciones archivsticas, que se extienden en el tiempo ms all de lo que interesa recordar aqu. Ms tarde dan forma a mi tesis doctoral, en gran parte aqu recogida. Preocupaciones por fin que, de acuerdo a una creencia de clara tendencia heracliteana sobre el continuo devenir, de gran peso en mi vida, no me propongo en esta obra resolver; sino ms exactamente planteal: Con esta obra no pretendo ofrecer ninguna evolucin histrica de esta disciplina ni siquiera sobre tal o cual aspecto de la misma. El, casi constante, recurso al pasado responde a una cuestin de mtodo, y an representa un aspecto constitutivo de cada uno de los elementos objeto de anlisis. Tampoco me propongo trasladar la eygesis de sus diferentes figuras, y de ninguna manera persigo determinar cmo puede operarse la sntesis entre aqullas Y desarrollos. Razn por la cual algunas de estas figuras no tienen aqui una adecuada cabida.
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LA CONSTRUCCIN TERICA EN ARCHIVSTICA EL PRINCIPIODE PROCEDENCIA

Desde el origen la respuesta a cada una de mis preguntas pareca residir en un principio archivstico fundamental: el de Procedencia. Muy pronto pude comprobar que, si bien la mayor parte de los autores que se haban puesto a reflexionar sobre Archivsti'ca se referan a l, su verdadera natura!era terica quedaba p o r definir. Los esfuerzos se haban dividido entre la preocupacin p o r establecer su original autora y el anlisis, no por ello tnenos loable, de aspectos parciales del rnis&o. Desde el momento en que pude concretar la serie de problemas que lo itL.utidubuti, se convirti en mi gran, mi nica preocupacin. Su resolucin, f i i i concluyendo, representaba la solucin a la mayor parte de las preocupaciones que haba credo olvidar o cuando menos posponer. Dicho de otra iiianera, analizando el Principio de Procedencia, estableciendo cules eran los elementos que permitan su enunciado terico, cules las posibilidades de su praxis y los conceptos que la definan, estaba en realidad trazando el cintrunzado terico de la Archivstica, o mejor, situando cada concepto en su iugar. El esqueleto no era otro que el principio ya citado de Procedencia, que sepresenta, como justificar, el punto de partida y de reencuentro de todos y ccida uno de los elementos que configuran ese cuerpo terico de la doctrina :ischivstica. El argumento fundamental se encuentra en las partes segunda y tercera ! l a definicin de los elementos necesarios para el enunciado terico de este ;)sincipio,por un lado, y por el otro, el estudio de su praxis y la delimifncin (le los conceptos que la definen). Se inicia con una primera parte introductosia. que pretende dejar constancia de aquellos problemas a los que antes me /ir referido y presentar en su evolucin al Principio de Procedencia. Conclu\.e con una parte final, que pretende esbozar, que no establecer, los lmites ciiie posibilitan la definicin de esta disciplina. En las pginas finales se incluyen las conclusiones fundamentales sin olvidarnos de decir que, como :ocio trabajo de investigacin, ste debe ser continuado. Urge, a modo de ejemplo, precisar la definicin de cada uno de los conceptos que en esta obra \(lo he delimitado, de manera muy especial: fondo de archivo, serie y tipo locumental. Slo de esta forma podremos empezar a hablar del mtodo .I schivistico con cierta propiedad. Esta es la hiptesis que pretendo desarro' / ( i ren el futuro ms inmediato. Su validez, sin duda, pende tambin de la iwsibilidad de contrastacin con otros trabajos con finalidades parecidas. Por lo que hace al lenguaje, he intentado construir una obra lo ms ciprtada de la lengua ininteligible y grandilocuente de los grandes tratados, I>iiscando para ello la lectura amena. Sin embargo, la lgica sobre la que
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PRESENTACIN

construyo cada argumentacin convierte en inevitables ciertas repeticiones que, sin duda, sern disculpadas en aras del ms puro rigor cientqico. Deben, asimismo, ser disculpadas algunas obviedades, que recojo, sin embargo, p o r SU relevancia y, en definitiva, por ser piezas claves en esta construccin terica que me propuse; la obra debe ser entendida en su conjunto, ninguna parte, ningn capitulo, iiingin apartado debe ser valorado por separado. De una lectura an rpida se puede claramente concluir que esta obra .TE erige sobre cimientos anteriores, Muller, Feith y Fruin, Casanova, BrenneLe, Duchein, Lodolini, Troche y Ziga, Porras Huidobro, Rodrguez de Miguel, por mencionar algunos, representan el arsenal de donde he adquirido las armas para mi defensa. Vaya para ellos mi agradecimiento, tanto a los que ya no estn, por el legado que nos dejaron como a los que todavia comparten con nosotros su preocupacin por la naturaleza de una disciplina centenaria, todava en algunos aspectos desconocida. Este es el caso tambin de M. Luisa Conde Villaverde, actual directora del Archivo General de la Administracin, a quien tengo que agradecer sus interesantes sugerencias surgidas en el contexto de largas y amenas discursiones en algunas tardes de invierno; de M . Josefa Villanueva que corno archivera responsable de la biblioteca del Centro de informacin documental de Archivos CIDA, estuvo atenta a cuantas fuentes pudieran ser de mi inters, as como al resto de su personal. Como adems todo libro es resultado del tiempo, debo mencionar aqu a cuantos me ofrecieron el suyo de forma desinteresada, Rosa Sansegundo, Carmen Orozco, Cruz Osuna, Juana Molina, M." Antonia Garca y a cuantos han sabido disculpar que el mo no les haya llegado en su extensin, nmigos y familiares ms cercanos, de forma muy especial mis padres, la pequea Ins y Andrs, ese compaero insustituible. Por$n tengo que expresar mi agradecimiento a la doctora Mercedes Caridad Sebastin, que dirigi mi tesis doctoral y a quien considero ademcs una amiga indiscutible.

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Primera parte

EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: ASPECTOS GENERALES

CAPTULO i

DEFINICI~N DEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

1. i

EL PROBLEMA DE LA DEFINICI~N

No podemos afirmar que en este punto se haya conseguido un acuerdo en la comunidad cientfica archivstica que sea de proporciones absolutas. Tenemos que sealar, eso s, que la mayor parte de las fronteras se han ido rompiendo, si bien de forma paulatina, lo cual dota al hecho de una garanta, sin duda, inquebrantable. La escasa normalizacin terminolgica sigue siendo uno de los problemas fundamentales de la Archivstica '. Lo demuestra el hecho de que el Prin1 Es preciso sealar. sin embargo. la impoitante labor llevada a cabo por el Consejo Internacional de Archivos que, a partir de la creacin de diferentes comisiones, ha contribuido a mermar este y otros problemas. Un informe sobre el estado de la c ~ ~ t i fue n presentado por Cristina Uxn Finkenzeiier a las Primeras Jornadas

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LA CONSTRUCCIN TERICA EN ARCHIVSTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

(IR

cipio de Procedencia universalmente aceptado no responde an a un nico trmino ni a una nica definicin. Los franceses lo sealan con el trmino de respect des fonds y entienden por l el principio que consiste en mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos que provienen de una administracin, de un establecimiento o de una persona natural o moral determinadas 3. Para los italianos el principio di Proveniencia que se contrapone al principio de territorialith 4, se recoge en el denominado mtodo storico 5 , al que n Paola Carucci corresponde la organizacin de los fondos 6. Considera bin que esta organizacin debe restablecer las conexiones internas en la estructura de un archivo y que confieren al documento singular un significado especfico. Significado que depende de la funcin que haya determinado la formacin de los documentos y de la reunin de los mismos en serie, constituidos segn criterios dados por la oficina que los produjo. La necesidad de encuadrar el documento en el contexto en el que se ha formado constituye para Carucci la esencia de este principio '. Lodolini, sin embargo, considera que esta locucin mtodo storico no es del todo clara e n el mbito de la Archivstica, por lo que a lo largo de toda su obra se muestra partidario de la expresin reconstruccin del orden originario x.
sobre metodologa para la identificacin y valoracin de fondos documentales de las Administraciones Pblicas: UXN FINKENZELLER. Citiiia Comisin de Temiinologia. La terminologa: triforme. Primeras Jornadas sobre Merodologu puro lu ldeiirijiciicrh v Vnloracih de Funiior Uocrrrnentales de lus Adrninistruciones Pi6li U I S . Madrid: Direccin de Archiboh C\taLalcs, 20. 21 y 22 de iniir70 de 1991. pp. 38-49. Ya desde 1964. fech'i eii que tiene lugar, en Brurelas. el V Congreso Iniemacioiial de Archivos, pnree el Principio de Procedencia e\. en general. reipetado por todos y. sin embargo, no es considerado como crina rgida. As lo mmilieitan las respuestas a la priiiiei-a pregunta del cue\tionario elaborado por Anta1 que sirve de base a su inioriiie Lrr rnrhode.srrioderrie~ <ir ~1us.se11rerir d'archivus. Docrrrneiirs postrieurv b 1800. La pregunta. a l a que aludinios. se formula en lo ~ u i c n t etrniinob: i Dans yuelle riirsure le p r i n c i p de 10 pruwnunce esr~rl rq~m r ( 1 1 1 c < ~ i t rdes . ~ c1as.sernenr.sdes <ir< hivrs niodemes?. Los paises encuestados fueron: Austria, Australia. Blgica. Din,tniarc;i. Espana, Estados Uiiidv.;. Finlandia, Hungra. Italia. Polonia, Portugal, las antiguas Repblica Deniocritica y Repblica Federal de Aleinania, Reino Unido, Suecia. Suiza, Cheros!ov:iqtiia. la antiyiiii 1 'RSY y Yiiposlavia Arr.hiinn1. vol X I V . A c t e i d u V Congres International de\ Archives. Bruxelles. 1-5 septeiiibir. 196-1 Pars: Presse.; LJniverzit;iiic\ de France, 1968, pp. 57-67. ' DUCHEIN. M.. <.El respeto de los fondos en Archivwca: principios tericos y problemas prcticos. Garetie de.sArchi\.r.\. 97. 1977. p. 7 l . Ms tarde publicado en. ri udmrnistrucidn moderna de archivos? la gestin de documenror. el proiitirnrio RAMP. Programa General de Informacin y UNISIST. Organizacin de las Naciones Unidas para la Educacin l a Ciencia y la Cultura. Pars, diciembre d e 1985. p 69. de donde citarnol. ' Casanova lo detinc conio e l principiri s q i i n cl cual :I cada uno de los estados deben llegar, sin excepcin. en el momento de SU coinpilacih todos los r r r r r relativos rl su territorio. CASANOVA, Eugenio: A r d i i visricu. Siena: Stab. Arti graiiche Laiieri. 1928, p. 213. ' He dejado sin traducir la locucin italiana por considerarla un tecnicismo propio de la Archivstica italiana que nada tiene que ver con \u equivalente castellano de niiido histrico. CARUCCI. Paola: L c f o n f i urchii.irtiche: Ordi nm rvnro e coiisermziune. Glosario. Provenienza. principio di. Roma: La Nuova Italia Scientifica. 1990. p. 223. ' Id&, pp. 131.132 LODOLINI. Elio: Rrchiiirrrcri. Principi e pro6leini. Miln: Franco Angeli. 1990. p. 134.

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DEFINICIN DEL PRLNCIPlO DE PROCEDENCIA

Para los archivistas germanos el principio de procedencia adquiere sentido desde su oposicin, ms exactamente su contraposicin, al Betreffso principio del objeto, ms tarde denominado como el principio cq:r~mdsatz, "e pertenencia. Tradicionalmente asociado a la clasificacin por materias, es, en realidad, un principio basado en el objeto al que se refieren los documentos y no en el argumento tratado en los mismos; entendiendo por tal objeto su pertenencia a un lugar O a un territorio especfico. Para Brenneke, uno de los tericos ms sobresalientes de la Archivstica, el Principio de Procedencia se caracteriza por el rechazo a cualquier clasificacin que, en alguna medida, est mediatizada por la materia contenida en 10s documentos de archivo. Por lo mismo concibe como criterio vlido de clasificacin aquel que se deriva del origen de los documentos". A l se refiere el propio Brenneke en los siguientes trminos: Criterio prograrnrnatico per l'ordinamento interno dell'archivio (...) el principio dellu provenienza 6 piir che un semplice autosufficiente principio di ordinarnento di interesse concezione puramente antiquariale, e che con esso nasce invece una iiiio~w scientifica; la estruttura dell'Archivio di Stato o di quello civico diventa ora i 'espressione della costituzione e della storia dello Stato o della cornunith cittcidina, con tutte le loro istituzioni ' O . En consecuencia nos obliga tambin a precisar el significado del principio del Registro alemn I I . Keflexionando acerca de la clasificacin de archivos y partiendo de la literatura archivstica, Herman Hardenberg rmoge el de procedencia como aquel principio fundamental segn el cual los archivos de u n mismo origen no deben ser mezclados con aquellos de otro origen diferente l ? ,
BRENNEKE. Adolf Arrhivstica. Conrriburo ala teoriu ed ullu sroriu Archii.iriw t"<ropeu. T e m i-cilnttadoed integrato da Wolfgang Leesch sulla base degli appunti presi alle lezioni tenute dall' Autore ed agli ,critti Insciati da1 medesirno. Traduzione italiana di Renato Perella. Miln: per i tipi dell'editore dott. Antonino Giuffri-. 1968. p. 50. En el Glosario anejo a esta obra este principio queda definido como: '.l principio per cui si ordinano g l i atti ?econdo I'oepeto (Sachliche Pertinenz= pertinen7a per materia. Territoridle Pcrtinena=periinenza per iciiiorio) cui si riferiscono, senm dividerli secondo gli uffici che li hanno prodotti ( . . I S i oppone a Prwci i i c n L . provenienzpnnzip. op. cit.. p. 588 "' Idem, p. 1 15. A pesar de que el sistema elegido es el de las referencias indirecta? por considerar mhs ,mcna su lectura, en algunos casos he preferido mantener sin traducir algunas ideas por considerar que en la l c n p a que se exponen, n o siempre la original, tienen un contenido que difcilmente s e puede expresar en otro iilionix " Traducirnos el trmino alemn Registratur por Registro que en castellano contiene las siguientes \lgiiilicaciones. accin de regirtrar, oficina del registrador, departamento en, las diversas dependencias de la .idiiiinistracin donde se entregan, anotm y registran l a documentacin referente a dicha depcndencia. Real '\cadernia Espaiiola. Diccionario de la lengua espuriola. Madrid: Espasa Calpe. 1984. Torno 11. pp. 11621 163 En el captulo 8 tendremos ocasin de analizailo extensamente. '' HARDENBERG. Herrnan: Algunas reflexiones sobre los principios para el ordenamiento de archi' O s . Der Al-chivar, 16. 1967, pp. 36-44 Ms tarde publicado en: / u Administrucih .Moderna de Archivos la ( ; r \ l i h de Documentos: el Proiirirnrio RAMP. Programa General de Informacin y IJNISIST. Organizacin de h\ Naciones Unidas para la Educacin. la Ciencia y la Cultura. Pars, diciembre de 1985, pp I 13-1 18.

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LA CONSTRUCCI~N TERICA EN ARCHIV~STICA:EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

En Estados Unidos las lneas de pensamiento son dos, la representada por Teodore R. Schellenberg, que distingue entre el principle of provenance y el principle o f original order 1 3 , y la representada por Frank B. Evans, quien adopta los trminos: pi-inciple of provenance, por un lado, y por otro, priizciple of sanctity o f the original order 14. El principio segn el cual cada documento debe ser colocado en el fondo de archivos del cual procede y, en este fondo, en su lugar de origen, es como define la procedencia el Comit Internacional de Archivos en su Lxico de Terminologa Archivstica: Elsevier S Lexicon of Archive Terminology 15. El Consejo Internacional de Archivos, en su Dictionary of Archiva1 Terminology tras definir la procedencia como institucin, administracin, establecimiento, organismo o persona privada que ha creado, acumulado y conservado documentos de archivo, en el curso y desarrollo de sus asuntos antes de su transferencia a un centro de prearchivo o a un servicio de archivos I h , lo define como principio fundamental segn el cual los archivos de una misma procedencia no deben ser mezclados con aquellos de otra diferente 17. Seala la circunstancia de que a veces en l se incluye el denominado respeto al orden primitivo. As, pues, en la propia definicin ya nos habla de la existencia de un segundo principio que, a veces, no siempre, se recoge en el primero. Desde ste de procedencia nos remite al denominado Principio de la Estructura Archivsricu, por el cual un fondo de archivos debe conservar o recibir una clasificacin que corresponda a las estructuras administrativas internas del organismo que lo ha creado 18. En Espaa son de destacar las consideraciones de Antonia Heredia, que lo denomina como respeto al origen y al orden natural, sealando que sus notas esenciales afectan al mantenimiento de la unidad e independencia del fondo, de su integridad y el carcter seriado de sus documentos 19.
~

" SCHELLENBER, T.K.: The inanugenieni o f a r c h i w s . New York, Columbia University P r e b b . 1965. p. 90. l' A Bnsir Glo.s.sas~y f o r Archivisis, Mnnriscriprs Curators arid Records Managers. Frank B. Evans, 37, Donald F Harrihon and Edwin A. Thornpson, cornpilers; Willian L. Rofes, editor. The Americun Ar<hii.r<t. 1971. pp. 115-133. La autora de todos los trminos referidos al rea de la Archivstica que se contienen en este glosario es de Frank. B. Evans. I' Elsriier'r Lexicon of Archive Terrnirioiogy. French, English, German. Spanish, I~nliuri.L)urch Cornpiled and arranged on systematic hdsis by a Conirnittee of the Intemational Councii on Archives. Hrnitcrdam: Elsevies, 1964. p. 35. '' Diciionan oJArchiva1 Tenninology. Provenance. n. 365, p. 125. '' Idein. Principe du respect des fondsl pnncipe de provenance. n. 352, p. 12 1 ' * $rni. n. 353, p. 121. '" HEREDIA HERRERA, A.: Archivktim ,general. Teora yprciica. Sevilla: Diputacin, 1987. 11 16.

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DEFINICIN DEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Olga Gallego y Pedro Lpez Gmez, en su Introduccin a la Archivstica, nos hablan de dos normas que deben respetarse al establecer lo que ellos denominan reorganizacin 20: El respeto al origen de los fondos, que identifican con el Principio de Procedencia; segn el cual los fondos del archivo deber1 conservarse en SU organizacin original sin sufrir fragmentaciones ni eliminaciones no autorizadas, ni adicin de elementos extraos a fin de conservar su valor de prueba e informacin; sin que puedan, por tanto, mezclarse 10s archivos de una procedencia con otros de otras diferentes 21. Y el respeto a [(1 estructura archivstica, para el que mantienen la definicin dada por el Consejo Internacional de Archivos, que ya hemos sealado 12. Por su parte, Jos Ramn Cruz Mundet, en su Manual de organizacin de urchiilos municipales de Euskadi, lo considera, siguiendo al archivista francs Michel Duchein, como el primer principio bsico y preceptivo encaminado a respetar y representar la naturaleza y caractersticas de la entidad que lo ha creado 2 3 . El segundo principio que persigue idntico fin es para este autor el respeto al orden original de los documentos que indica el necesario respeto al orden en que originalmente aqullos se produjeron 14. En el vocabulario anejo al manual dedicado al tratamiento de archivos administrativos, M. Luisa Conde Villaverde lo define como principio fundamental en la teora archivstica, que establece que los documentos producidos por una institucin u organismo no deben,mezclarse con los de otros 2 s . De l hace derivar el Respeto a la Estructuru y el Respeto al orden original. Por el primero, la clasificacin interna de un fondo debe responder a la organizacin y competencias de la unidad productora ?'; por el segundo no se debe alterar la organizacin dada al fondo por aquella unidad, cualquiera que sta sea 27.

-" Estos autores justifican el trmino reorganizacin arguriiciitando que la organizacion de un archiLo Yiene dada e impuesta por la propia administracin o persona que lo produjo, pudiendo hablar de reorganizacin slo en casos en que aqul se halla desorganizado y fragmentado. GALLEGO, Olga, y LPEZ GMEZ, Pedro: Artxibistikan Snrrera= Introduccin a la Archiv.stica Vitoria. Euiko Jaurlaritzaren Argitalpen ZerbitU Nagusia= Servicio Central de Publicaciones. Gohiemo Vasco. 1989. p 84. ? ' Idern, pp. 84-86. I 2 Ibidem. " C R U Z M U N D E T , J.R.: Archivos Municipales de E u . h d i .Ll(in,na/ de organizcicin. Vitoria. InstiW O Vasco de Administracin Pblica, 1992, p. 77. IDEM: M u r t i i d de orcliii,istica. Madrid: Fundacirjn Germ h Sanchez Ruiprez: Madrid: Pirmide, 1994, p. 231 '' Ihidem. -" CONDE VILLAVERDE. M. Luisa: Manual de traratriiento de urchivos adniinislratii'ov. Madrid: Direccin de Archivos Estatales. 1992, p. 75 '' Idein, p. 76
"

Ibrdrrn.

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LA CONSTFWCCr6NTERICA EN ARCHIVSTICA EL P R J " I 0 DE PROCEDENCIA

1.2 DOBLE VALOR DEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA La mayor parte de los autores parecen coincidir en conceder un doble valor al denominado Principio-de Procedencia, por lo que podemos establecer su doble contenido; queda por determinar si ambos valores corresponden a un nico principio o si, por el contrario, representan principios diferentes implcitos en el genrico de procedencia como ntimamente relacionados, ero con un contenido formalmente diferente:
1. El respeto al origen de los fondos. 2. El respeto a la estructura de aquellos fondos y al orden de los documentos en el interior de los mismos.

El primero bsicamente consiste en que los archivos o fondos de archivo de una misma procedencia no deben jams mezclarse con los de otra procedencia diferente. Dicho de otra manera, consiste en mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos, de cualquier naturaleza, procedentes de una administracin, de un establecimiento, o de una persona natural o moral determinadas. Es la forma en que, como ya he sealado, lo define el archivista francs Michel Duchein, conjunto de documentos que deben ser tratados como una unidad 28, sta no es otra que el fondo. El segundo genricamente establece que los documentos dentro de cada archivo o fondo de archivo deben mantener la clasificacin y el orden que la propia institucin les dio en su origen, esto es, deben reflejar la organizacin rna de cada Institucin. Lo cual equivale a decir que la documentacin produce cada una de las diferentes unidades administrativas debe permanecer separada. La filosofa de ambos valores se recoge, entiendo, en un postulado fundamental, el respeto a la procedencia, con un doble enunciado: el respeto a la procedencia de los fondos o grupos de documentos generados por una nica institucin, y el respeto a la estructura que dicha institucin dio en origen a los documentos que integran dicho fondo. De tal manera que ambos enunciados derivan en significaciones distintas sostenidas por diversos conceptos, que se traducen por tanto en diferentes pasos en el tratamiento de la documentacin de archivo.

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DUCHEIN, M.: op. cir., p. 69.

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CAPTULO 2

EVOLUCI~N HIST~RICA

2.1 GNESIS DEL PRINCLPIODE PROCEDENCIA La formulacin del Principio de Procedencia no es resultado de un nico momento ni sucede en un nico lugar. Mostrar lo que ha sido SU evolucin, sealando de forma muy particular todas aquellas formulaciones que representan verdaderamente una novedad y que suponen, de alguna manera, un hito en su evolucin terica. Conviene sentar desde un principio que no me propongo la reconstruccin de su historia que, por otra parte, presenta una evolucin muy particular en cada pas ', pretendo exdusivamente exponer las lneas de su progreso, con el fin ltimo de definir su naturaleza terica.
En un mbito geogrfco concreto, Italia, este principio ha sido estudiado por Elio Lodolini: Enean m t i di stona dell'archivisticaitaliana. Dalle origini alla met del secolo XX.Roma: La Nuova Italia Scientifica. 1991.

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LA CONSTRUCCIN TERICA EN ARCHIVSTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

En el estudio de su gnesis se pueden distinguir: por un lado, las primeras manifestaciones de su puesta en prctica; por otro, sus primeras aplicaciones previas a la formulacin terica posterior, y, por ltimo, la propia fonnulacin que se va desarrollando con el tiempo y extendiendo en un mbito geogrfico cada vez mayor. La pugna por adjudicar la paternidad del principio que nos ocupa queda patente en la literatura archivstica contempornea '. Aqu, insisto, no entrar a determinar cul es su origen exacto, sino ms bien a valorar, pre desde el punto de vista terico, sus enunciados y la serie de conptos que lo definen. Para ello resulta conveniente, sin duda, referir sus orgenes y posterior biografa, pero en absoluto descender a niveles de profundidad que ocasionaran un retraso en el punto central de este trabajo.

La obra de Ernst Spiess como origen terico del Principio de Procedencia, segn Adolf Brenneke
Adolf Brenneke sita el origen terico de este principio en la obra del archivista de Plassenburg Fhillipp Emst Spiess, Von Archiven, publicada en 1777 3. A partir de su publicacin reconoce que el mejor plano es aquel que el propio documento sugiere '. Representa la aplicacin consciente de u n principio primeramente slo aplicado de forma inconsciente. El denominado principio inductivo, que consiste en la clasificacin del registro por materias, que en opinin del propio Bren-

Sobre los orgenes de este principio, as como sus relaciones con Max Lehmann, puede leerse el ulo: POSNER, E., Max Lehmann y el origen del principio de procedencia, Archives and Ihe Public I n k rest. Selected Essays by Ernst-Posner, ed. K. Munden, Washington, D.C., 1967, 36-44. Ms tarde publicado en Ln administracin Moderna d e archivos y la gestin d e documentos: e l Pronruurio RAMP. Pars, Programa General de Informacin y UNISIST. Organizacin de las Naciones Unidas para la Educacin, la Ciencia y la Cultura, diciembre, 1985. pp. 97-103. En el artculo se detallan las circunstancias en que este principio entra en el Privy %ate Archives de Berln: se intenta asimismo esclarecer la verdadera autora de los inicios de este principio en estos archivos. Al respecto seala el autor de este artculo la referencia de Andrea Varga a las Regulaciones de 1881 como las <<Regulaciones sybelinas,,. VARGA, Andrea: II principio di provenienzan, Archivi, series 11, 6: 184-203 (apr. 1939). Se~iala Posner al respecto la circunstancia de que fuera Sybel como Director de los Archivos Estatales prusianos quien la sancionara oficialmente. Igualmente se seala la referencia de E. Wiersum cuando habla de la adopcin del principio de procedencia como la decisin personal y mrito de Sybel. WiERSUM, E.: xHet herkomsbeginsel, Congreso Inrernacioiial de Archiveros y Bibliotecarios, 1910, Actas, p. 137 (Bruselas, 1912). Me parece importante sealar, finalmente, la referencia a Meinecke como autor a quien se debe parte de la informaci5n sobre los ongenes del Principio de Procedencia, recogida en un captulo del primer volumen de sus memorias. MEINECKE, Friederick: Erlebfes. 1862-1901, Leipzig, 1941. pp. 137-148. SPIESS, Phillipp Ernest: Von Archiven. Halle, 1777. Recogido despus por BRENNEKE, A.: ArchivOtica, op. cit. incluido en su bibliografa final, pp. 482-580. Bibliografa que considero de imprescindible consulta para cualquier estudio relacionado con los aspectos tericos de la doctrina archivstica, desde una perspectiva cronolgica. ' BRENNEKE. A.: op. cit., p. 75.

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EVOLUCI~N HIST~RICA

neke facilita la actividad administrativa. Para saber cmo han sido clasificados es preciso, segn las circunstancias, escuchar la voz de los fondos; para saber como deben ser clasificados y que tipo de ordenacin han respetado. Al fin y al cabo cada fondo determina SU contenido segn varias lneas de divisin; en consecuencia es preciso descubrir la mejor posible. Por tanto, slo tras el examen de los fondos se puede establecer un sistema de clasificacin. Parece, pues, razonable asociar el origen del planteamiento terico de este principio unido a la preocupacin por conceder un orden a la documentacin contenida en el archivo. Este orden, ya he i d c a d o , supone la condicin que al fin concede la verdadera esencia al propio archivo. Esta preocupacin ha sido objeto de inters para los archivistas de varios pases y las lneas de un desarrollo que culmina con la aparicin de este principio, segn manifiestan las muy diferentes formulaciones habidas a 10 largo del tiempo5 que pasamos ahora a analizar.

2.2 DESARROLLO TERICO DEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Objeto de variadas formulaciones, cada una de las cuales aporta diferencias conceptuales, el Principio de Procedencia a lo largo del tiempo ha visto incrementado su valor y multiplicados sus campos de aplicacin. Podemos afirmar, de entrada, que se trata de un principio cuyo contenido terico no ha dejado de crecer; esta circunstancia justifica sobradamente su revisin desde la disciplina que lo enmarca, la Archivstica.

El juicio de la Academia de Berln en 1819


La primera aproximacin a su enunciado terico se sita en la fecha 6 de abril de 1819, fecha en que el aula Histrico-filolgica de la Academia de la Ciencia de Berln emite lo que todava no tiene carcter de principio terico, ms bien se trata de u n juicio 6 , referente a lo que ms tarde ser conocido como la nueva teora sobre la organizacin y el orden interno de los archivos .
Entenderemos tambin por teora toda la serie de disposiciones de orden legal que reglamentan 10s mecanismos a travs de los cuales se articula el funcionamiento de los arc+ivos. A pesar de su escaso valor cientfico, ya que se trata ms de un juicio, lo recojo aqu por incorporar un concepto de suma importancia: la necesidad de separacin del material archivistico, o dicho de otn manera la necesidad de no mezclareste material. Hecho que. como veremos,quedar materializado en un principio que concreta un derivado directamente del principio que estudiamos; se trata del principio de la integridad del fondo. KOSER, Reinhold: D i e Neuordnung des preusbischen Archivwesens durrh den Stuatskanzler Frsvon Hurdenberg. Leipzig, 1904 (Mitt. der K. preub. Archivverw., 7). pp. 10 y ss. Recogido por A. B a N NEm. de quien citamos, Archivi.rtica op. cit., p. 86.

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LA CONSTRUCCIN TEIUCA EN ARCHMSTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

'e,

Desde la Academia se desaconseja al gobierno prusiano fragmentar los diversos archivos. Brenneke recoge este juicio en los siguientes trminos: Se gli archivi delle diverse regioni, enti ecclesiastici e conventi rimanessero tuttavia distinti, anche dopo la loro raccolta in un citth o in un locale A pesar de que el Principio de Procedencia no est claramente expresado, de hecho el registro de las diversas oficinas no es considerada como una unidad autnoma 9, Brenneke considera cmo la tendencia historicista que se desprende de esta opinin est preparando ya el terreno para la aparicin de este principio aos ms tarde, Max Lehman introduce en el Archivo Secreto de Berln.

El principio francs de fondo a partir de la reforma de los archivos departamentales de Pars en 1841
Bautier hace coincidir, en Francia, el precedente ms remoto de este principio con el ao 1328, fecha en que el rey de Francia, habiendo renunciado al reino de Navarra, unido al suyo bajo reinados precedentes, considera conveniente separar la documentacin propia de cada reino lo. Sin embargo, tendrn que transcumr todava unos cuantos siglos desde esta primera aproximacin para que el planteamiento de este principio se enuncie oficialmente. A pesar de que fue Guizot quien en 1839 lo reclama primeramente 11, es en las Instrucciones del Ministerio del Interior francs de 24 de abril de 1841, inspiradas por Natalys de Wally y firmadas por Duchatel, donde se sanciona. Su enunciado se encuentra directamente relacionado con la necesidad de fijar mtodo de clasificacin uniforme. As lo recoge un epgrafe de la citada insccin que, con el ttulo Utilit d'un mode de classement uniforme, seala:
II a t reconnu qu'on pouvait, tout en tenant compte des varits que prsentent certains dpots, jixer une mthode de classement d'aprks Inquelle les inventaires seraient rdigs d'une manikre a peu prks uniforme. Par ces inventaires (...) on aurnit des moyens de recherches s i r s et
Ibidem. Ibidem. 'O BAUTIEU, U.H.: Rapport gnrab, Acres de la Si.ri2me confirence hternationale d e la Table Ronde des Archives. Pm's: Direction des Archives de France, 1963. p. 13, de quien citamos. Recogido tambin por Elio LODOLINI: Archivstica. Principie prublenii, op. cit., pp. 137-138. " Me refiero a la Circular 8 de aoit de 1839. ... je me suis propos, par ma circulaire du 8 de aot 1839, concemant les archives departamentales, de prescnre les mesures les plus essentielles pour la conservation et le bon ordre de ces dpjts,>. Instructions pour la mise en ordre et le classement des archives departai depurtamentales et communales. Pm's, le 24 avril 1841. b i s , Insrructions, reglements relatifs a i ~archives mentales. commiinoles ei hospitalieres.Pmk, 1884., p. 16, de quien citamos. Luego tambin recogido por SCHELLENBERG, T.R.: European Archiva1 Pructices in Arranging Records. National Archives Staff Information Circulares, n. 5, julio 1939, pp. 1-2. Tambin SCHELLENBERG, T.R.: Principios archivsticos de ordenacin. Mxico: Archivo General de la Nacin, 1982, p. 26.

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EVOLUCI~N HIST~RICA u

prompts, et meme on porrait, si le besoin sen faisait sentir, entreprendre, sur des matieres dtermines, des recherches gnrales dans tous les dpartements. M 2

Y se formula en los siguientes trminos:


Pour fixer lavance les ides, il convient de formuler ds a prsent le principe et les lments de la mthode a suivre dans le classement et de dfinir les rsultats auxquels on doit tendre. Cette mthode repose sur les donnes suivantes: 1. Rassembler les diffrents documents par fonds, cest-a-dire former collection de tous les titres qui proviennent dun corps, dun tablissement, dune famille ou dun individu, et disposer daprks in certain ordre les diffrents fonds; 2. Classer dans chaque fonds les documents suivant les matikres, en assignant a chacune un rang particulier; 3. Coordonner les matieres, selon les cas, daprks lordre chronologique, topographique simplernent alphabtique .
. i -

En estos tres puntos queda enunciado el principio comnmente aceptado como el principio francs de fondo, cuyo contenido terico puede quedar resumido fundamentalmente en dos puntos centrales:
1. La definicin de fondo como conjunto de documentos de una misma procedencia: cuerpo, institucin, familia o individuo. 2. La precisin del orden interno del propio fondo.

Formulado el principio que debe regir toda clasificacin, se pasa despus a determinar el mtodo de su aplicacin prctica:
Le premier travail de larchivste devra &re de proceder a une reconnaissance sommaire et a une reconnaisance nurnrotage provisoire de
tous

IP,Y articles c est-Li-dire des registres, cartons, portefeuilles et liasses qui composent le dp6t. Avant tout, il vrifiera avec soin, pour chaque articl, le fonds auquel il appartenait, la matiere qui sy trouve traite et la date comprendre quil renferme. A lgard des fonds, il importe de bien comprendre que se mode de classement consiste a runir tous les titres qui taient la proprit dun m h e tablissement, dun

He preferido transcribir en el idioma original para evitar errores de interpretacin y sobre todo por Profundizar en la lnea de rigor que preside este trabajo. Ibdem. I 3 Instruciions pour la mise en ordre ei le classemeni des archives depariameniales ei communales Pars. le 24 avnl 1841. op. cit.. p. 16. El Consejo Internacional de Archivos lo define como: aUnit de base, pour la cotation, le rangement et linventaire des documents darchives; Iarticle est gnralement un carton, une liasse,.un volume ou u n rouleau. Dictionary oforchival ierminology. International Council on Archives. Ariicle, n. 241, p. 88.

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LA CONSTRUCCI~N TERICA EN ARCHIV~STICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

meme corps ou d'une famille, et que les actes qui y ont seulement rapport ne doivent pus etre confondus avec le fonds de cet tablissement, de ce corps, de cette famille. Ainsi, l'expdition d'une arret de parlement dlivre ci un particulier ne sera p a s classe dans le fonds du parlemznt, mais dans celui de la personne qui avait fait lever cette expdition une requete original adresse mais dans celui de la personne qui avait f a i t lever cette expdition; une requete originale adresse au parlement par une cornmune ou une famille ne sera pus classe dans les papiers de cette commune ou de cette famille, mais dans ceux du parlement auquel la requete tait arires2e. Consquernment encore un projet de lettre ne peut faire partie di1 meme fonds que la lettre elle-meme; car un projet de lettre appartient a celui qui l'crit, la lettre, au contraire, est la proprit de la personne (i qui elle a >te adresse. A la suite de ces vrifcations, des numros seront donns aux articles; si un carton ou une liasse renferme des dosiers ou meme des pices diffrant, soit par le fonds, soit par la matir, 1 'archiviste en formera autant d'articles avec un nurnro particulier qu'il aura de fonds ou de matiers diffrentes. ".

Nuevamente se subraya el concepto de fondo, que es ahora considerado y definido por su diferencia con respecto a otros fondo?, razn por la cual necesariamente ha de respetarse la procedencia de cada uno de ellos y, en consecuencia, no mezclarse la documentacin de fondos diferentes. No son estas Instruccicnes las nicas que sancionan, en Francia, la procedencia como el principio sobre el que debe basarse toda clasificacin. Un ao ms tarde una nueva circular dicta las Instrucciones que han de regir la conservacin y el orden de los archivos comunales franceses 16. Aos ms tarde una nueva circular, con fecha 25 de agosto de 1857, determina:
Tout classernent excut par l'administration meme, qui a produit les actes collectionns, ri d 'ordinaire t combin suivant les conditions et d'apres les besoins de cette udministration. Une telle classifcation en conserve donc la physonoitiie exacte et assigne a chaque docrrment le dagr d'impnrtnnce qir 'il deinit nvoir (.. . ) toirt clnssement des archives historiqiies des communes, correspondant a un ancien inventaire, doit ttre mainteniix ".

En esta instruccin es el orden interno dentro de cada fondo el que debe necesariamente respetarse.

'' Idem, p. 18. '' Instructions relatives a la consei iation et a la niise en ordre des Archives des communes du 16 de
juin 1842n. CHAMPOLLION-FIGEAC: Manirel de I'archivisre, p. 172. Ms tarde recogido por Manuel d'archri-rArique. op. cit., p. 213. de quien citamos. " dnstructions pour le classement et I'inventaire sommaire des Archives communales antneures a 1790.. Pm's, le 25 de aoit de 1857. CHAMPOLLION-FIGEAC: Manuel de l'urchrvrsrc, op. cit. p. 216.

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EVOLUCIN HISTRICA

Estas instrucciones, a su vez, sern completadas por la Circular de 20 de noviembre de 1879 pero, en definitiva, es en las Instrucciones de 1841 donde queda enunciado primeramente.

EI principio del Registro en el Archivo Secreto de Estado de Berln en 1881


Siguiendo a E. Posner, sostenemos que fue Max Lehmann I9 quien introdujo en Berln el Principio de Procedencia y lo hizo como autor del Reglamento d e 188 1 20, donde el principio de registro o d e procedencia, ambos principios fueron reconocidos como idnticos, segn recoge Brenneke 2 l , fueron prescritos para los trabajos de clasificacin. La aparicin de este reglamento no estuvo exenta de problemas, que evidencian, sin duda, la necesidad de un cambio en los mtodos de clasificacin. Posner se refiere a este hecho asegurando que d a n d o Paul Bailleu discuti la aplicacin del Principio de Procedencia a los fondos de Berln antes de la reunin de archivistas alemanes en 1902, describi ampliamente los resultados no satisfactorios de lo que l llam la falta de un sistema minucioso de ordenamiento. Asegura tambin que Bailleu trat particularmente las dificultades encontradas en el trabajo de referencia 22. Para encontrar los documentos haba primero que buscar en las listas de acceso de la agen-

DESJARDINS, G.: Le Senice d e s Archives depurtamenfales, pp. 71 y 91; RICHOLI. G.: nTrait ihorique et pratique des Archives publiques., p. 228. Ms tarde en Manuel darchivisriyue. o p c i t . , p. 213. y POSNER, E.: Max Lehmann y el origen del principio de procedencia,,. Archivei id (he Pihlic Inlrrest: Selected Essays by Ernst Posner, ed. K. Munden. Washington, D.C., 1967., pp. 36-44. Vuelto a publicar por La Administracin Moderna de Archivos y la Gestin de Documentos: El yruntirurio RAMP. Pars: Programa General de Informacin y UNISIT. UNESCO, diciembre, 1985, pp. 97- 103. Artculo que apona nueva luz acerca del origen del principio que estamos estudiando en un mbito geogrfico muy concreto el Pnvy State Archivis en Berln. Noa ofrece adems rasgos de L a personalidad de uno de los personajes que sin duda ms notablemente han influido en el desarrollo de la Archivstica: Si tenemos razn al suponer que el nomhramiento de Lehrnann encontr dificultades en los Archivos Privados del Estado, su personalidad las super Fue el ms peleador de los arChiVkraS e historiadores alemanes. dispuesto a entrar en controversias literarias, de IlevarIJS hasta el final as no fueran agradables y an de gozarlas. La tradicin oral en los Archivos Privados del E m d o lo caracterizaron como un ser dominante, muy excitable y que toleraba muy poco a sus colegas (...) En u n d vida tan llena de hazaas y conflictos, la intervencin de Lehmann en el descubrimiento e implantacin del principio de procedencia fue un episodio sin importancia. Pero (...) nosotros como archibistas dehemos estar orgullosos de que un hombre de su calibre fuera uno de nosotros; debemos recordar con respeto y gratitud !a deuda que nuestra profesin tiene con 1.n Cfr. pp. 102-103. ? Regulativ fur die Ordnungsarbeiten im Geheirnen Staartsarchiv vom 1. Juli 1881. Mifreilunggen der K. Preirssi.rchen Archivvewalrrrng. n. 10 (1908), Leipig. Verlag von S . Hirzel, 1908, pp. 16-20. Por disposicin del 12 de octubre de 1896, este reglamento fue comunicado, para su ejecucin, a 10s archivos de estado Muchos archivos de estado recibieron en aos sucesivos oportunas y detalladas instrucciones Particulares, segn hemos podido leer en el propio reglamenta BRENNEKE: Archivisticu, op. cit.. p. 41. POSNER. E.. up. cir., p. 100.

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I LA CONSTRUCCIN TERICA EN ARCHIVSTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA


cia, en ellas, determinar la designacin del archivo o palabra gua (guas)y con la ayuda de estas palabras gua encontrar la designacin dada a los documentos en the Privy State Archives. La incomodidad de este procedimiento hizo necesario un cambio por parte de los archivistas jvenes. Ellos pensaban que el ordenamiento basado en la procedencia de la agencia y la clasificacin del archivo deba reemplazar el ordenamiento imposible basado en la materia asunto. Desde entonces, bajo el excelente sistema de preservacin de archivos desarrollado en las oficinas de archivo alemanas, los entos se ordenaron bajo simbolos de clasificacin y, una vez que llegala agencia de archivos, era cuestin de mantenerles en este orden o de refonnarlo si se volva obsoleto 23. Tras describir, en el pargrafo 1, el carcter y el nmero de los documentos que integran el Archivo Secreto de Estado, en el pargrafo 2 se contiene la regla esencial: Die Aufstellung des Geheirnen Staatsarchivs er$olgt nach der Provenienz siner Bestnden 24. La organizacin o sistematizacin de este archivo se rige por la procedencia de sus fondos. Los pargrafos 3 y 4 detallan la forma de llevar a trmino tal organizacin. Este reglamento prescriba: respeto para cada orden original y para cada designacin original 2 5 . Este nuevo principio adquiere, a partir de ahora, una importancia directamente proporcional a la necesidad de organizacin de los archivos, que ir creciendo progresivamente y finalmente volver a ser enunciado en los Pases Bajos, donde se introduce de forma oficial a partir de la Ordenanza del Ministerio del Interior de 10 de julio de 1897.

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L b r m u l a c i n del Principio de Procedencia en la obra de los tericos holandeses Muller, Feith y Fruin en 1898
Un ao despus de la Ordenanza del Ministerio del Interior holands de 10 de julio de 1897, los tericos holandeses Muller, Feith y Fmin enuncian de nuevo este principio. Lo hacen en su obra: ffandleiding voor het Ordenen en
Ibidern. Regulativfur die Urdnungsarbeiteri irn Geheirnen Stautsurchiv vorn (1. juli 1881). op. cit., p. 17. 2s Brenneke resume las nomas esenciales de este reglamento de la siguiente manera: La sistemuziorie dellilrchivo Segreto di Sirito avviene wcondo la provenienza dei suoi fondi.. Tutre le repositure che non vono desririore a reicevere gli utti di un uficio ancora in funzione vengono chiuse per sempre, nel senso che non pu0 essere assegnata nd esse alcuna accessione, o meno che essn non si presenti come parti di un fondo che integra Ir1 relativa reposituru. Ad ogni uficio, appena corninciu a versare gli atti, viene assegnata unu reposirura destivafa esclusivamente ad esso. Allinfemo di essn g l i nm devana essere lasciati nello siesso ordine e con le stesse clssifkhe che hanno ricevuto durante Iattivitd del relntivo ufficiow BRENNEKE, A,: op. cit., p. 93.
2

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geschrijven van Archieven, publicada en Groningen en 1898, redactada en fama de pargrafos que los propios autores comentan ampliamente. La idea fundamental de la teora holandesa se expone en los pargrafos 1, 2 y 16. En el primero se define el archivo como el conjunto de documentos escritos recibidos o producidos oficialmente por aeterminado rgano administrativo o por uno de sus funcionarios, en la medida en que tales documentos se destinaban a permanecer en la custodia de ese rgano o de SU funcionario 2 6 . Inciden adems en la idea de que esta definicin ser la base sobre la que se levantar todo dems 27. En el pargrafo 2 exponen: un archivo es un todo orgnico; enunciado que se desarrolla en su extensin en el comentario posterior al pargrafo mismo, donde se resalta la importancia del origen al insistir sobre el hecho de que un archivo no se crea arbitrariamente, sino que crece, se forma y sufre transformaciones segn reglas fijas **. Estas reglas, real y tericamente, constituyen gran parte del principio que estudiamos, segn se deduce del contenido del pargrafo 16. En l los autores sostienen que el sistema de clasificacin debe estar basado en la organizacin original del archivo, a la que en esencia corresponde la organizacin del rgano administrativo que lo produjo 29. Esta regla, aclaran ms adelante, es de todas la ms importante, porque en ella se formula el principio fundamental del que derivan las dems normas 30. Principio que para ellos no es posible aplicar sin restablecer antes de nada y en la medida de lo posible el orden original, segn expresa el pargrafo 17: No arranjo do arquivo, portanto, urge antes de mais nada, restablecer quanto possvel a ordem original. Somente entao sera posvel julgar-se se conveniente, ou nao. e at que ponto, dela apartar-se.>> 3 1 . Esta es la razn por la que este principio ha sido designado posteriormente como el principio de respeto al orden original 32. A partir de su general evolucin podemos concluir considerando una doble significacin del misnio: la necesidad de separacin de conjuntos org?h MULLER, S , FEITH, J.A.. y FRUIN. R.: H a n d k d i n g voor het Ordenen en Beschriji,eri V U I I Arrhieven, publicada en Groningen. 1898 De la que existen: traduccin tedesca, Anleirung zunl o r d n e n irnd Bcschreiben vol1 Archiven, Leipzig, 1905: traduccin italiana, Ordinamento e inventario degli ~ ~ ~ 1'1. Torino, 1908, reimpresin, Miln, 1974: traduccin francesa. Manuel p o u r le classement lu &scrip. !ion des Archives, La Haya, 1910; traduccidn inglesa. ManIialfor the Arrangemenr a n d D e , s r r i p ~ i o"f n Archive.r, New York, 1940; traduccin portuguesa. Manual de arraflJo e d w r i ( . d o de oryuii,o.y. Ro de 'aneiro. 1960, pargrafo l . p. 9. " Ibidem. Idem, pargrafo 2, p. 13. " Idem, pargrafo n. 16, p. 35. "' Ibidem.

'*

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LA CONSTRUCCI~N TERICA EN ARCHIV~STICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

nicos de documentos cuyas procedencias son diferentes, por un lado, y el determinado orden que aquellos conjuntos orgnicos en el interior de una misma procedencia deben contener. Ambas consideraciones representan un doble valor de este principio que, tras su primera formulacin, va enriquecindose con diferentes formulaciones posteriores que no son sino indicadores de su relevancia. Dos son los hitos histricos en el desarrollo terico de este principio: el 24 de abril de 1841, fecha en que se formula el principio francs de fondo, y 1898, ao en que tiene lugar la aparicin de la obra de los holandeses, onde se establece la especfica ordenacin de los fondos en el seno del que hoy se conoce como principio de respeto al orden original de los documentos. Cada uno de estos dos principios representan, a mi juicio, la significacin terica de aquellos dos valores que antes he considerado y representan una doble significacin de un principio ms general, esto es el de Procedencia. A lo largo del siglo xx este principio se va extendiendo, conociendo un desarrollo desigual por pases, que culmina finalmente con su general aceptacin.

2.3

EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA EN ESPAA 3 3

ccn

Es a lo largo del siglo XVI cuando en Espaa surge la intencin de organizar de forma adecuada y lgica la conservacin de los documentos producis por los diferentes organismos de la administracin. Muestra de ello es, duda, la creacin del Archivo de Simancas o el desaparecido de C o v a m bias, que tambin debe s u creacin al propio Felipe 1 134. Estos grandes archivos estatales muy pronto tuvieron clara conciencia de la importancia del respeto a la procedencia como la ms autntica y directa va para conseguir una buena organizacin de todos sus fondos. Aun cuando su general aplicacin no sucede hasta bien avanzado el siglo xx,ser a todo lo largo del XIX cuando se sienten las bases de lo que ms
Ver captulo 7 de nuestra tesis doctoral Concepto y iiatirraleza terica del Principio de Procedencia archiv.<.tico:gnesis en Espaa. presentada en abril de 1994 en la Universidad de Alcal de Henares. Tambin M. PAZ MARTN-POZUELO: .Hacia l a formalizacin de la teora archivstica. El Principio de Procedencia en Espaa. 1828- 1923.. en- Himwia de los archivos! de la Archivstica en Espaa, Valladolid, Asociacin de Archiveros de Castiila-Len (en prensa). An hay otro Archivo pb!ico en Espaa, del que ya casi nadie se acuerda, y es el que el mismo seor Felipe IL mand erigir en l a villa de Covarrubias (...) en que se halla colocado un nmero prodigioso de expedientes c i d e s , criniinales y epzutivos del Adelantamiento de Castilla. PORRAS HUIDOBRO, F.: Disertacin sobre archivos y reglas de su coordinacin. iril paru todos los que los tieneno manejan. Madrid. imprenta de don Len Amdnta, 1830, pp. 48-49.

34

tude ser su consolidacin. Aun sin ser enunciado, en el ms estricto sentido de la palabra, este principio est ya presente en todos los esfuerzos que se han sucedido en el tiempo para organizar la labor de archivo adems del archivo mismo.

El Principio de Procedencia en las ordenanzas de los archivos espaoles


Que el respeto a la procedencia es la mejor manera de t r a t x la documentacin de archivo es una evidencia que recogen algunas de las ordenanzas de los principales archivos espaoles. Las ms antiguas, aunque no totalmente claras al respecto, son las Ordenanzas del Archivo de la Corona de Aragn, fechadas en 12 de marzo de 1384 35. En ellas la procedencia se manifiesta de forma implcita desde el momento en que la documentacin apareca ya clasificada por reinos y dentro de ellos por asuntos. Clasificacin lgica y coherente si tenemos en cuenta que en este perodo no se puede hablar de archivo del reino, sino ms exactamente de archivo real. Como parte de su patrimonio, el archivo perteneca en exclusividad al propio monarca. Por la claridad de su exposicin, sern las Ordenanzas del Archivo General de Simancas, contenidas en la Instruccin para el gobierno de este Archivo dictadas por Felipe ZI en 1588, a las que consideramos antecedente ms lejano en el tiempo de la aparicin de este principio en Espaa. Han sido ampliamente estudiadas no solo dentro de nuestras fronteras 36, sino tambin mas all de las mismas 37.
J5 Han sido ampliamente estudiadas por Francisco UDINA MARTORELL: Gua Hisfrica y descripfiiw del Archivo de la corona de Aragn. Madrid: Direccin General de Archivos Estatales, 1986. Ms recientemente por Rafe1 CONDE Y DELGADO DE MOLINA. Les primeres Ordinacions de LArxirr Reial de Burrelotia= Las primeras Ordenanzas del Archivo Real de Barcelona: I W 4 . Madrid: Ministerio de Cultura.

1993.

Furrori prir~ier~ir~ieriie publicadaa por F. R O D R ~ C I X Z X l X R i S Guj<i hiri,jri[ +Jc~$~~r-ipriru dc /m /trr.hiro.y, Bibliotecas y Museos de Espaa, 1. (Archivos Histricos), Madrid, 1916. pp. 343-352.
Ms tarde comentadas por ARRIBAS ARRANZ. Filemn. Le plus ancien rglement des Archives de smancas,,. Mlanges offerts par ses confrkres rrangers a Charles Braibanr. Br~i.celle.s,Comit des Mlanges /jr<ril>arif,1959, pp. 9-15, Vuelven a ser estudiadas veinticinco aos ms tarde por CORTES ALONSO. Vicenta: <<Las ordenanzas de Simancas y la administracin castellana,). Arras de/ IVSymposiurn de Hisfoi-ia de h Administracin. Madrid: Instituto Nacional de Administracin Pblica, 1984. pp. 197-224. Un estudio en profundidad de las circunstancias que dieron lugar a esta Instruccin. as como la Iristruccih misma y s u significacin en el desarrollo archivstico espaol. esel que ha sido realizado por RodrWez de Diego. Instruccin p a r a el gobierno del Archivo de Simancas. (15XXJlestudio preliminar por J.L. Kodrguez de Diego. Madrid: Ministerio de cultura, 1989. Por ltimo tambien en F.J. ALVAREZ PlNEDO Y L. Rodriguez DE DIEGO. L o s archivos espaoles: Simancas. Madrid, 1993. GACHARD. Corre.spondance de Philippe II sur les affaires des Pays-Bas. Bruxelles: 1848. P. 43 R . E. CASANOVA. Archivi<rica, op. cit., p. 357-359. Recientemente han vuelto a ser objeto de estudio Para LODOLINI. Un contributo alla storia dellarchivistica: Le istruzioni* del 1588 per Iarchivio di SimanKos.\-egna degli Archivi di S/aro. Roma. Mayo Diciembre 199 l.n.2-3.

35

LA CONSTRUCCIN TENCA EN ARCHIV~STICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

llp

Rodrguez de Diego 38, sin duda uno de sus mejores conocedores, argumenta que la organizacin de los fondos se deriva directamente del concepto patrimonial de archivo. En el captulo tercero de esta Instruccin se puede leer: El dicho secretario Diego de Ayala (...) tiene dada muy buena orden en la composicin y homato de nuestras escripturas particulares, pertenecientes a nuestro estado, corona y patrimonio real y al derecho de nuestro patronazgo 39. En el captulo 6 se vuelve a insistir: porque queremos tener particular noticia de las cosas q ~ i e tocan a nuestro estado, patrimonio y corona real y a nuestro patrozgo y de todo y qualquier derecho y accion que nos pertenece y puede perteeceu, y algunas cosas dellas podrian estar ocultas (...) mandamos al dicho secretario Diego de Ayala que desde luego haga sacar vna relacion no menos sutancial que breue de todo lo que huuiere y hallare en el dicho archiuo tocante al dicho nuestro estado, corona y patrimonio real y al derecho de nuestro patronazgo y de otros y qualesquiera derechos y acciones que nos pertenzcan y podamos pretender en qualquier manera y por qualquier causa y razn 40. Aprobadas por una Real Cdula de 10 de enero de 1790 ", en su artculo 5 las Ordenanzas de Indias contemplan: Laprimera divisin de papeles hu de ser en tantas colecciones, quantas son las oficinas de donde se han remitido, y se han de remitir. A s debern permanecer unidos entres, con separacin de otros los de Simancas, los de V a Reservada, los de cada una de las oficinas del Consejo, que son Secretara de Nueva Espaa, Secretaria del Per, Contudura General y Escribana de Cmara, los de la Casa Audiencia de la Contratacin; jnalmente los de Consulados y dems juzgados del departamento de Indias que en lo sucesivo se transfiriesen al Archivo General.))42 La importancia de no mezclar la documentacin de diferentes procedencias, tan largamente postulada r el Principio de Procedencia, es ya en estas Ordenanzas una evidencia. Desde sus ongenes la procedencia es, por tanto, no solo el modo mejor de clasificar la documentacin, sino una cualidad connatural a la progresiva creacin de los documentos y, en consecuencia, ha de ser la base de su tratamiento posterior

El respeto a la naturaleza de los papeles en la determinacion de su arreglo segn E Troche y Ziga en 1828
Entre 105 primeros trabajos publicados en Espaa, encontramos el Archivo Cronolgico-Topogrfico. Arte de archiveros, de Froiln Troche y '* Insrruccin paro ei go6ierno del Archivo de Simancas. (1588). op. cit., p. 66.
"

ldeni, n. 3 , p. 102.

'"Idem, n. 6, p. 104-105.
" ARCHIVO GENERAL DE INDIAS. Ordenanzas. Edicin facsmil y estudios preliminares. - Sevilla: Consejzra de Cultura, 1986. '? M.argarita G6MEZ G6MEZ. <<El Archivo General de Indias. Gnesis Histrica de sus Ordenanas. En: Ordenanzirs del Archivo General de Indias. op. cii., p. 53-120.

36

Ziga, publicada en 1828 43. Su defensa del sistema cronolgico topogrfico como mtodo vlido en la colocacin de los archivos, y el arreglo de los parte de una premisa fundamental, el respeto al orden ms anlogo a la naturaleza de los propios papeles: En el arreglo de papeles, lo mismo que el de todas las cosas, debe seguirse el orden que ms anlogo sea a la ,laturaleza de las mismas 44. Seala que: aunque el archivo sea general c.ytll generalidad no debe constituirla la mezcla de documentos, sino la reunin de los archivos particulares))45 todava aade: los documentos corres"otzdientes a cada mayorazgo, partido y distincin (...) deben estar arreglados separadamente &. En lneas posteriores nos dice: los documentos particulares necesitan de otro arreglo y division muy diferente que la de los generales, pero asimismo la mas natural: deben por consecuencia seguir en su orden el mismo de [a division territorial civil que el gobierno tiene establecida en el Reino, cuya utilidad se deja conocer a primera vista (...) dividense as los documentos por provincias corregimientos, jurisdicciones, alcaldas, parroquias, lugares, viiias, ciudades, pueblos, calles, cuarteles y locales particulares de terrenos, casas, fbricas, molinos, montes, dehesas, canales, de pesca etc, sin que de esta regla se puedan exceptuar los archivos e comunidades y corporaciones reigosas y eclesisticas 47. Troche y Ziga nos habla de cinco grandes operaciones para el arreglo de los archivos:
l. blos.

Elaborar la lista de provincias, jurisdicciones, parroquias y pue-

2. Asignar a cada documento el lugar que le corresponde en la divisin anterior. 3 . Colocacin por fechas de la rigurosa cronologa de los documentos de cada una de las divisiones. 3 . Revisar todos los docunieiitos sealaiicio los que faltan intentando conseguirlos antes de pasar a la operacin siguiente. 5. Numerar los documentos y los legajos.
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El Archivo cronolgrco-topogr~co. Arte de urchiveros. Mtodofcil, senciel arreglo de los Archiias purticulares. til lr Hacendados y poseedores de bienes W e tienen documentos para conservar sus intereses. arreglo interior y econmico de las casas direccin ? rrlritiel(J de l o i intereses de ellas. - Segunda edicin corregida y aumentada por b u autor en ei ario d e 1830. CofXfia: Imprenta de Iguereta, 1835. Esta es la edicin que he manejado aunque me consta que la primera sali
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ZUIGA, F.

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1x28.
Ideni, p. .

'' Mem. p. 7.
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Ideni. p. 7-8. !&m, p. 16-17.

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LA CONSTRUCCI~N TERICA EN ARCHIV~STICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

En las dos primeras precisa el principio fundamental: Por la primera se refiere en realidad a la elaboracin de nuestro actual cuadro de clasificacin: Antes de proceder a ello debe pedir al dueo una lista de las provincias, jurisdicciones, parroquias y pueblos (...). Los documentos se han de separar bajo la denominacin de las parroquias a que corresponden 48. Por la segunda, la asignacin del orden original a los documentos: el examen de cada papel, pergamino o libro (...) para conocer a cual de las secciones pertenece. En este punto incluye una acertada disgresin sobre la influencia de las leyes sobre el sistema de archivo: K si antes de la extincin o suspensin de los Seors se hubiese arreglado un archivo por el sitema que establezco, estarian los documentos de la quinta seccion en la cuarta, porque entonces eran reales y efectivas aquellas regalas, y hoy tenemos que pasarlas a la quinta de regalas abolidas (...) aunque digo que mi archivo debe parecer siempre el mismo, debe entenderse en el caso de que las leyes no alteren en parte su colocacin. (...) Un archivo arreglado bajo cualquiera forma en tiempo del Imperio Romano parecera hoy un laberinto, si a proporcion de las variaciones y vicisitudes del mismo imperio, no se les diese las mismas a los documentos 49. Segn lo expuesto, podemos considerar a este autor una de las primeras contribuciones en defensa del Principio de Procedencia en nuestra geografa espaola; entendiendo por t a l ,el principio por el cual la documentacin propia de un origen especfico debe mantenerse separada de aquella otra de un origen diferente. Adems un autntico tratadista de la Archivstica a la que concibe como un sistema integrado por un conjunto de elementos en estrecha relacin.

Las reglas para la coordinacin de archivos de Porras Huidobro en 1830


Dos aos despus de la publicacin del Archivo Cronolgico-Topogrfico de E Troche y Ziiiga, aparece la Disertacin sobre archivos y reglas de su coordinacin de Facundo de Porras Huidobro, revisor de letras antiguas, miembro de la Real Academia de la Historia y archivero de la Inspeccin general de Instruccin pblica. Si Troche y Ziga parta de la sustancial diferencia entre el archivo General y los particulares, Porras Huidobro lo hace desde la distancia entre los de oficina y los dems.
? Idem, p. 2 1.
19

Idem, p. 27-28.

38

EVOLUCI~N HIST~RICA

Cuatro son para 61 las reglas esenciales para un archivo: orden, cronologa, clasificacin y simetra: Urden, porque le guardan los puntos secciones en que est dividida, cronologa, porque todos sus expedientes marchan respectiva y progresivamente del ms antiguo al ms moderno: clasificacin, porque no admiten mezcla unos con otros; y simetra, porque ni en el aspecto ni en el bulto de cada legajo, ni en sus distancias habr diferencia 50. Es importante sealar que se refiere expresamente al archivo de oficina: Este mtodo lo podemos manifestar prcticamente en la oficina de Archivo &'la Inspeccin general de Instruccin Pblica; en pginas posteriores .&alar: las reglas dadas para los Archivos de oficinas son generales y aplicables a los demas, y sus operaciones se ejecutan del mismo modo: pues asi como para estas se hace la clasificacin, o division segun los puntos capitales que se versan en ellas, asi en los demas se hace por mayorazgos, dominios, campos, facultades y materias de que aquellos se componen 5L.

Instruccin y Bases para el arreglo y clasificacin de los archivos, dictadas por la Junta Superior directiva de Archivos en 1860
Adems de las ordenanzas, otras disposiciones de orden interno nos hablan tambin de este principio. Disposiciones que, no llegan a establecerlo todava como principio terico del que derive la obligacin cientfica de su aplicacin. Sin embargo, la recomendacin primero y ms tarde la obligatoriedad de su aplicacin nos informan de un desarrollo de este principio en Espaa que no es ajeno a la evolucin general en el resto de Europa. Sern las Instrucciones que en 1860 dict la Junta Superior Directiva de Archivos 52 A cerca del sistema de clus$cacin que ha de seguirsefindamentalmente en los archivos generales, las que por la claridad de su exposicin nos
PORRAS HUIDOBRO, F. Disertacin sobre archivos y reglas de su coordinncin, til para todos que los tienen o manejan. Madrid: Imprenta de d. Len Amarita, 1830, p. 93. " Idem, p. 99. '' Creada por R.D. de 5 noviembre de 1847 en el seno de las Juntas de Archivo de Gracia y Justicia: << Reconociendo el gobierno la necesidad de dar una organizacin comn y uniforme los Archivos generales %endientes del Ministerio de Gracia y Justicia, se crearon, para su arreglo, direccin y conservacin una 'unta Superior en la corte, y otras de distrito de Audiencia. de provincia y de partido-. Fue determinada su organizacin por R.D. de 6 de Noviembre delhismo ao siendo una de Sus ComWencias O facultades la ...clasificacin general de todos los papeles y documentos que encierran los I I W I ~ ~ ~ ";Idos Archivos judiciales y generales con dobles ndices cronolgico y alfabtico, proponiendo los que ser trasladados a los Archivos de Simancas, Sevilla o Barcelona, a fin de completar las respectivas colecciones que en ellos exkstan, y los que hayan de quedar en la corte para la formacin de u n archivo general en la 'nis"'a'> MARTINEZ ALCUBILLA, Macelo. Diccionario de la administracin espnoln ConrPilnci'! de la rlovisim~l legislacin de Espaa Peninsular y Ultramnrinn en todos los ramos de la adminirtrnCin pub'ica. Madrid:Administracin Arco de Santa Mana, 1892 Tomo 1, p.603.
'0.7

deben

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LA CONSTRUCCI~N TERICA EN ARCHIV~STICA: EL PRINCIPIODE PROCEDENCIA

indican el conocimiento de una realidad archivstica que se proponan remediar y que recogen, adems, la esencia del principio que estudiamos. Como todo archivo, principalmente los que se llaman generales, consta, con relacin a SUS materias, de cierto nmero de colecciones ordenadas o por orden, que por otra parte suelen proceder de establecimientos, corporaciones,familias o personas diversas, es indispensable designar con un nombre propio estos grupos generales, que han de ser objeto de la clas$cacin. El nombre que, a pesar de su novedad, parece m s exacto y genrico, es el de procedencias 53. Sin embargo, la ncia a las materias de que consta un archivo, nos lleva a pensar en la deter@ r cin de las mismas respecto de la clasificacin de los archivos antes de que la procedencia aparezca en su rbita. Ms adelante pasan a definir qu son las denominadas procedencias: Por procedencias,pues, se entiende toda coleccin existente o que hay[a] deformarse en un archivo, y en la cual se comprendan los documentos cuyas materias participen de la misma unidad, o los que puedan interesar a uh establecimiento, corporacin o familias mas inmediatamente s4. En esta lnea continan las bases, a partir de consideraciones siempre de orden prctico, recomendando el uso de un sistema que pasa despus a describir: ...pues en efecto nunca debern confundirse los papeles referentes a un monarca con los de los individuos de su familia, ni los de la administracin de su patrimonio con los actos que ejerza en uso de su potestad y prerrogativa 5 5 . Con independencia de que luego su desarrollo mezcle conceptos hoy contrapuestos, como son procedencia y materia 56 la intencin de institucional acin de la procedencia en los archivos ya se vislumabra en estas inst 1 I 5ones como evidente. Debemos sealar, sin embargo, la circunstancia, que ms adelante veremos con ms detenimiento, de que stas, en realidad quedarn an en papel mojado, en tanto en cuanto la constante reivindicacin de las mismas, as como el estudio de la documentacin a partir de los cuadros de clasificacin nos lleva lgicamente a constatar su no aplicacin efectiva en determinados archivos 57.

A.G.A. Educacin. Instruccin y bases paru rl arreglo y clasificacin de los archivos. 1860.Caja
6 558-15. Ibidem. Ibidem. 56 Conceptos que analizaremos ms tarde cuando entremos a determinar el sentido ltimo del los dos diferentes niveles de aplicacin de este principio que estudiamos, Parte 1 1 1de esta obra. 5 7 A este respecto se puede leer el comunicado enviado a la Asamblea del cuerpo de Archiveros, Bibliotecarios y Arquelogos en 1923, con el elocuente ttulo de Necesidad urgente de redacrur instrucciones puru la catalogacin de Archivos en el que Cristbal Espejo de Hinojosa reflexiona acerca de la labor legislativa en este sentido sealando su necesidad as como los antecedentes habidos desde la ptica de su contemporaneidad con una importante dosis de acritud: Necesidad urgente en todo organismo medianamente constitui54
j5

40

Tras la aparicin de estas Instrucciones podemos asistir en la geografa Nchivstica espaola a una situacin nada uniforme, con diferencias de mtodo que en realidad ponen de manifiesto la muy heterognea conceptualizacin de lo que es, en realidad, un archivo, o ms exactamente de lo que son SUS funciones o servicios.

La completa separacin de fondos como base cardinal del arreglo y clasificacin del archivo. Velasco y Santos en 1875
Quiz sea Miguel Velasco y Santos el autor que ms claramente nos haba del principio de procedencia, despues de la publicacin de la Znstruccin y Bases para el arreglo y clasificacin de los archivos, de la que ya hemos hablado largamente. En su aportacin sobre Organizacin de archivo nos dir que la base cardinal en que ha debido descansar el verdadero arreglo y clasificacin de nuestro archivo es la completa separacin de fondos y su conservacin aislada, independiente. (...) si se mezclan y confunden las procedencias o los fondos, si se altera adems o se prescinde del orden suyo natural, de la genuina agrupacin que tienen dentro de tales procedencias; si se trueca u omite hasta la nomenclatura tcnica que tenan en su origen y que han conservado, hay que temer que all donde haba orden quede tan solo el caos y que aquedo es la de ofrecer normas, reglas, principios fundamentales siquiera, con forme a los cuales haya de desenvolverse el servicio del mismo en su rgimen interior y an en sus relaciones con el pblico. Y si por una partc bastan los reglamentos, las instrucciones para la vida del organismo, como complementarias de aqullos, constituyen su alma matern (...) Sin regla fija a que poder sujetarse, el criterio individual, siempre vario y a veces acomodaticio, suplantar el lugar de la regla uniforme (...). Y ms adelante aade: (<Desdelos mas antiguos preceptos acerca de las facultades y obligaciones de la Junta de Archivos, figura la de redactar las Instrucciones facultativas para la formacin de ndices y catlogos, conforme al R.D. de 5 de Julio de 187 1 >, (...) repetido en el de 25 de marzo de 1881 con la frase proponer las instrucciones para (0strabajos facultativos,>(. .) La exposicin al Real Decreto de 18 de Noviembre de 1887 dice por su parte que preciso qeparar claramente In tcnico de lo administrativo v de lo consultivo, y de dejarse lo tcnico exclusivamente a cargo de una Junta Facultativa. (...) En el Reglamento vigente para el rgimen y gobierno para los Archivos del Estado , se refiere a las Instrucciones cuando :rata, en el artculo 5 , de las atribuciones de las Junta': de Gohieino (. .). en los 26 y 27 estableciendo que los encargados de Seccin clasificarn ios fondos con arreglo a las instrucciones que reciban del jefen. Cristbal ESPEJO DE HINOJOSA. Necesidad de redactar instruccionei para la catalogacin de archivos. En: Comunicaciones enviadas a la Asamblea del cuerpo de <Irchiveros,Dilio~rcarios y arquelogos: 1923. Madrid: Tip. de la Revista de Archivos, Bibliotecas y Museos, 1924, p. 73-74. G o n d e - Palencia filma otro comunicado enviado a la misma asamblea e insiste sobre la necesidad de estas normas: .Desgraciadamente, no tenemos todava instrucciones oficiales (...) Bien o mal todos benios t r baJo en nuestros respectivos sitios y supla ante el pblico culto nuestra buena voluntad a los defectos que, por falta de orientacin o de instrucciones. pueda tener nuestra labor.. Angel GONZALEZ PALENCIA. Clasificacin. organi7acin y catalogacin de los Archivos Histricos: Bases para unas Instmcciones. En: Comunlcnciunes enviadas a l a Asamblea del cuerpo de archiveros, bibliotecarios y a r q u e 6 k o . s : '923. Madrid: Tip. de la Revista de Archivos, Bibliotecas y Museos, 1924, p. 4. '' VFLASCO Y SANTOS. Miguel. Sobre la organizacin de archivos. RABM, ao V, 1875.

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H LA CONSTRUCCIN TERICA EN ARCHIV~STICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

lla imagen de pasadas pocas e instituciones olvidadas se borre por completo o al menos se altere y desnaturalice 59. Su contribucin es importante no tanto por la reivindicacin, ya presente en aportaciones anteriores, de la separacin de fondos ms an por la del orden en el interior de aquellos que constituye una versin diferente y ms completa del principio de procedencia y que muchos hemos credo ver enunciado en la obra de los tericos holandeses Muller, Feith y Fruin, aproximadamente dos dcadas despus.

La ndole de los documentos como principio rector de la clasificacin segn Gemes y Villame en 1876
En 1876 Jos de Gemes y Willame, archivero bibliotecario, comendador de nmero de la Real Orden americana de Isabel la Catlica, y archivero general de la real casa, publica su Organizacin del Archivo de la Corona aplicada a los archivos particulares 60. El primer captulo lo dedica a la exposicin de los principios generales; la organizacin de los archivos, como cuestin de mtodo tiene dos puntos de vista; uno de carcter cientijFico en cuanto a la eleccin de escuela y a la exactitud y precisin de las definiciones; otro de carcterfilosfico, en cuanto a la exposicin lgica y razonada de las ideas en que se funda el mtodo de clasificacin 61. Tambin Gemes y Villame, como hicieron Troche y Ziga y Porras Huidobro, considera diferentes tipos de archivo: provinciales, municipales, generales y particulares, ocupndose de los ltimos. Para que los papeles, libros y documentos de un archivo estn bien organizados y puedan hallarse con facilidad, es necesario clas~ficarloscon acierto, y no hay medio de conseguirlo si no precede el reconocimiento y examen de las materias y asuntos qrrc contienen, porque la nclolc dr los documentos determina su clasificacin, a la que no es posible arribar sin el conocimiento previo de aquellas, aunque el mtodo que nos propongamos seguir sea hijo de una brillante y fascinadora teora 62. Para el modelo que propone distingue entre los documentos de carcter administrativo, jurdico e histrico, segn que se refieran a los asuntos econbidem. GEMES Y WILLAME, Jos. Organizacin del archivo de la Coronu uplicudu u los archivos particulares. Madrid: imprenta, Estereotipia y Galvanoscopia de Anbau y Ca. Impresores de Cmara de S.M., 1876. '' dem, p. 7. Idem, p. 9.
6u

42

EVOLUCIN HISTRICA

,ico-administrativos, a pleitos y causas o a la familia Real en sus relaciones consigo misma y con el Estado, y al Monarca en las suyas con la Nacin y con las potencias extranjeras. Son tres las necesidades que deben presidir las divisiones de los papeles, documentos y libros 63:
1. El carcter de los ramos o materias de la administracin 2. La rapidez del servicio 3 . La economa de tiempo y de personal.
De la primera depende el xito de las dos siguientes. Proclama el autor en este punto la armona que debe resultar entre la ndole de los documentos y SU clasificacin. El conocimiento en profundidad de la Institucin que produce los documentos es, en opinin de Gemes y Villame, el punto de partida de toda clasificacin. Ms adelante dir: Al dar comienzo a las operaciones de clasificacin(...) importa conoce6 no slo la manera de instruir los expedientes, sino 10s reglamentos, instrucciones y ordenanzas vigentes en la casa a que el archivo pertenece (...) la organizacin debe acomodarse siempre a todas las disposiciones orgnicas de la administracin 64. Todas las reglas, para l, deben ser constantes, uniformes, derivadas lgicamente unas de otras y aplicables a todos los casos en que concurran idnticas circunstancias, porque siendo contradictorias imposibilitan, no solo el orden y uniformidad del sistema, sino la armona que debe existir entre la organizacin administrativa y la de sus papeles 65.

La procedencia como esencia de la clasificacin archivstica segn Rodrguez Miguel. 1877


En 1877, Luis Rodrguez Miguel publica un manual que recoge la teora y la prctica del arreglo y clasificacin de los archivos de las diputaciones, beneficiencia, gobiernos de provincia, ayuntamientos y administraciones econmicas 6 6 . Dividido en cuatro partes a saber: fundamentos cientficos; Veraciones de arreglo; medios materiales y archivos especiales, precedidas
''
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'' p. 12. ,* dem. RODR~GUEZ DE MIGUEL, Luis. Manual del archivero sea teora y prctica.de arreglo v clflsificWin de los archivos de las diputaciones, beneficencia, y gobiernos de provincia, ayuntamirntos ? adminisrracione.~ econniicas. Toledo: Imprenta de Cea, 1877.

dem, p. 10-11 . idem, p. i 1.

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LA CONSTRUCCIN TERICA EN ARCHIVSTICA: EL PKWCIPIO DE PROCEDENCIA

de una preliminar donde se presentan la importancia y necesidad de los archivos y sus antecedentes histrico-legislativos, es una obra que, como las anteriores, aborda el archivo como sistema. Para la clasificacin que es, en realidad, el punto de partida de aquel sistema se declara abiertamente partidario del principio que estudiamos. Lo hace reflexionando sobre dos principios que, en su opinin, deben ser el fundamento en que descanse esta clasificacin: Uno relativo a la esencia de la clasificacin, otro a su forma, pero tan ntimamente relacionados que el uno iliar del otro; (...) El relativo a la esencia, es que la procedencia, sea q a organizacin debe tener como base los diferentes centros administrativos que prestan su contingente Archivo ... 67. Distingue dos operaciones diferentes: constituye la clasificacin una sntesis, los trabajos para formarla un verdadero anlisis. Por la misma razn afirma ms adelante: Todo el que se halle en la precisin de clasificar los papeles de un Archivo, debe ante todo estudiar la institucion o instituciones que contribuyeron a formarlo, las vicisitudes que han tenido, y en una palabra, todo lo que contribuya a formar una exacta y clara idea de aquella o aquellas instituciones 68. Pero adems plantea una cuestin que an hoy es objeto de debate: el denominado principio de procedencia libremente aplicado. No importa tanto la solucin que propone como el hecho de plantear la discordancia entre la actividad administrativa y !a clasificacin archivstica, o mejor an la dificultad de engendrar sistemas cuando se desconoce la forma en que los asuntos se tramitan. La ingente produccin de la dcada de los setenta justifica sobradamente inexistencia de las mismas en la siguiente. Sin embargo el vaco se acenta al acercarse el final del siglo. Consultando algunos diccionarios del momento se puede comprobar, adems, que las obras anteriores debieron difundirse en un mbito muy reducido quiz en el estrictamente necesario, los propios archivos y los archiveros a su mando pues en los mismos encontramos referencias mucho ms lejanas e n el tiempo. De cualquier manera la Iglesia, al menos, demuestra permanecer al margen de estos tericos en tanto en cuanto en la dcada de los ochenta el Diccionario de Ciencias Eclesisticas para definir el archivo se remonta al concilio Pronvincial de Toledo de 1565, celebrado para la admisin del Concilio de Trento, en cuyo captulo 1 de la sesin 3 dispona que: los Obispos tengan archivo en el que

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1)

67

dem, p. 4-45 lbiderri. p. 16

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EVOLUCIN HISTRKA

se custodien con la mayor seguridad todas las escrituras relativas a la dignidad epicospal, sus derechos y acciones j9. Por lo que hace a los archivos parroquiales recoge: En las parroquias debe haber tambin un lugar reservado destinado a nl-chivo, donde se guarden las escrituras y dems documentos relativos a cape[lanias, sucesiones, obras pas, rentas y demsderechos que por cualquier concepto pertenezcan a la parroquia. En l deben custodiarse de la manera ms ordenadaposible los Boletines eclesisticos, oficios y ordenes procedentes de autoridades religiosas. Y por ltimo, los libros parroquiales O. A finales del siglo XIX,el Diccionario Hispanoamericano dir de los archivos: lugar o paraje en que se conservan con separacin y seguridad papeles o documentos 7.

Comunicaciones a la asamblea del cuerpo de Archiveros, Bibliotecarios y Arquelogos: 1923


Parece que los constantes ataques de la opinin pblica ilustrada moviliza al Cuerpo de Archiveros, Bibliotecarios y Arquelogos llevndoles a organizar una Asamblea: que recoja yfundamente, como fruto de nuestros estudios y experiencia individual, la reorganizacin de todos los estudios y experiencia individual 11, que deba haberse celebrado en los das 23 a 29 de octubre del ao 1923. A pesar de que esta asamblea no lleg a celebrarse o no, al menos en la fecha prevista, en su conjunto las comunicaciones que iban a ser ledas se publican un ao despus. Contribuciones de Julin Paz, Gonzlez Palencia, Rafael Andrs Alonso, Luis Rubio Moreno, Ismael Garcia Rmila, Manuel Rubio Borrs, Juan Romera Navarro, Alberto Dorao, Cristbal Espejo de Hinojosa, Claudio Snchez Albornoz y otros. Cada uno de los cuales aporta, segn se expresaba en los objetivos, su experiencia personal en diferentes archivos espahJ Uiccionorio de ciencin.v eclesisticas, reologu dugm(itic<r > m o r ~ i l , w , y r d u cscriiiiru. & r e d i cummim v civil. purrulogiu ..../publicado bajo la proteccin y direccin de muchos seores arzobispos y obisP i l i . por lo\ seores Niceto Alonso Perujo y Juan Prez Angulo. Barcelona- Librera de Suirana Hermanos, M i t . Y.:I Tomo 1, p. 677.678 (Obra premiada en la Exposicin de Escritore5 > Artistas celehrada en 1885) (nf(maci6nque obtenemos de la propia obra.

lhidem Diccioriurio Diciclopdicu Hispuno-Americono de Literatum. C i m c i i ~ .Arrr.7. ~. Etc /Edicin profii-

Cailienteilustrada con miles de pequeos grabados intercalados en el texto y tirados aparte, que reproducen las diferentes especies de los reinos animal, vegetal y mineral; los instrumento<y aparatos aplicados recientemenC a l:u ciencia<,agricultura, anes e industrias, planos de ciudades, mapas Seogrificos; manedas y medallas de ()dos 10s tiempos, etc ,. Barcelona: Muntaner y Simon Editores, 1887. Tomo 11. p. 548. En ediciqnes po\teriore\ ~l~ilntiene idntica definicin, 1893. 1898. Se puede leer con ms detalle toda la presentacin de las Cunirirircociones eniirrdus imru A.T*Ihk<r del crrrrpo de Archiveros, Hibliorecnrios y Arquelogos. 1923. Madrid: Tip de la Revista de Archivos. 8ihliotcc:t.; y M ~ ~ ~1924. ~ v , .

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W LA CONSTRUCCI~N TERICA EN ARCHMSTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

oles. Naturalmente son varios los temas tratados 73, la organizacin predomina entre los que integran la Seccin de Archivos. De forma casi generalizada la mayora de comunicantes se muestra partidario de las <<procedencias. Por la claridad de sus exposiciones destacamos las comunicaciones de Julin Paz y de Angel Gonzlez Palencia.

La procedencia en la clasificacin de los archivos histricos segn Julin Paz en 1923


Considerando las diferencias de aplicacin en los archivos que contienen documentacin con un valor ya definitivamente histrico y todos aquellos cuya documentacin an no ha adquirido esta categora, escribe Julin Paz antiguo archivero de Simancas: La clasificacin de un archivo histrico debe ser fruto de un conocimiento exacto y detallado de sus fondos, ajustndola a lo que estos pidan, sistematizndola en lo posible, pero no deshaciendo ni mezclando las agrupaciones de papeles que se hayen ya formadas 14. En consecuencia, argumenta ms adelante la importancia de las procedencias: Lo que llamamos procedencia (...) debe ser la base de toda clasificacin bien entendida. A descubrirlas, conocerlas, estudiarlas y determinarlar bien podra dedicar e1 archivero todo su afn, y como lo consiga, la clasificacin se la darn hecha ellas mismas, sin mas que establecer cierto orden entre las que contribuyeron a formar el archivo y subdividirlas luego en los grupos necesarios l5. Estas son sus conclusiones fundamentales: Debe desccharse para todo archivo histrico el sistema de clasific n con arreglo a normas previamente establecidas de las que hasta la fecha se han venido recomendando. 2. La clasificacin se ajustar, en cada caso, a lo que la ndole de la documentacin exija y ser el resultado del estudio y conocimiento exacto de los fondos del archivo que el archivero logre adquirir despus de un detemido y constante manejo de los mismos.
Tema 1. Organizacin y clasificacin de los Archivos Histricos Nacionales y Regionales. Tema 11. ,Sera conveniente la reconstitucin de los archivos existentes en nuestros depsitos. en vista de los ndices antiguos? Tema 111. Archivos de Hacienda: Instrucciones para su catalogacin. Necesidad de una nueva y racional, organizacin de los Archivos de Hacienda. Tema IV. Archivo del Tribunal de Cuentas del Reino: su incorporacin. Tema V. El respeto a la documentacin regional y la creacin e incorporacin de Archivos Histricos, Regionales y Provinciales. Los Jud.iciales y Notariales. Tema VI. Reorganizacin de los archivos catedrales. Tema VIL Necesidad de instrucciones. Tema VEi. El prstamo de documentos. Tema IX. Las bibliotecas particulares de archivos. Tema X. Funciones del archivero. PAZ, lulin. Organizacin y clasificacin de los archivos histricos. nacionales y regionales,,. Comunicu)iones enviadas para la Asamblea del cuerpo de archiveros, bibliotecarios y arquelogos. 1923. op. cit., p. 3. Ibidem.

1.

46

3. Se fijarn y determinarn bien las procedencias que hayan formado el archivo, tomndolas siempre como base fundamental de toda clasificacin prctica, sin involucrarlas, mezclarlas ni deshacerlas. 4. En los archivos que de tiempo ms o menos inmemorial tengan una clasificacin establecida y cuyos fondos hayan sido consultados, citados y publicados repetidamente con arreglo a ella, no se consentir el cambio d e clasificacin. 5. S podr y deber hacerse la mejora de esta clasificacin con nuevas subdivisiones, referencias y toda clase de detalles y perfeccionamientos necesarios, pero sin alteracin de su estructura fundamental 76.

La organizacin de los documentos segn Gonzlez Palencia en 1923


En esta misma lnea de pensamiento se sitan las consideraciones de Gonzlez Palencia, archivero del Histrico Nacional , surgidas de su experiencia en la Seccin de Consejos Suprimidos de este archivo. Se conservar irremisiblemente la organizacin que los documentos tenan cuando respondiun a a organismo vivos. (...) Cuando la organizacin y clasificacin antiguas hayan sido deshechas, se tender a reconstituirlas 78. Sin embargo cuando se refiere a la circunstancia de que la organizacin y clasificacin antiguas no hayan existido jams en algn fondo o procedencia, recomienda una clasificacin que tenga en cuenta los asuntos y la fecha de los documentos. Podemos concluir que el siglo X I X espaol es, sin ninguna duda, una referencia obligada en el largo camino que la teora archivstica inici hacia SU formalizacin, segn demuestra la aparicin y el posterior desarrollo del principio que estudiamos, el de Procedencia.

Idem, p. 4.
En conformidad a lo di5puesto en mis RS DS de 17 de julio de 1858 y 8 de mayo de 1859, se dcclard archivo pblico general del reino. bajo l a denominacin de archivo histdrico naciona, al reunido con 10s documentos procedentes de las suprimidas corporaciones monsticas por la Real Academia de la Historia en esta corte, donde en adelante habr de perinanecer.a R. D. de 28 de marzo de 1866 Reorganizando un archivo histrico nacional. Art. l . MARTNEZ ALCUBILLA, Marcelo. Diccionariu de lo adrnir!isfrncinop. cit.. p. 47 1, GONZLEZ PALENCIA, Angel. op. cit., p. 6 .

47

CAPTULO 3

CONTEXTO TERICO

3.1

EL PROBLEMA DE LA CONTEXTUALIZACI~N TE~RICA

La necesidad de establecer cul es el verdadero contexto en que debe quedar enmrcado un principio que tradicionalmente se ha inscrito en un mbito terico reducido, el de la clasificacin archivstica, se presenta de forma ms urgente cuando con el correr del tiempo, la complicacin de las estructuras administrativas, as como la creciente sofisticacin de los medios reprogrficos e informticos, traen aparejado un desmesurado crecimiento del volumen documental. Todas estas circunstancias han obligado a un replanteamiento de los tradicionales mtodos en el tratamiento de la documentacin que conlleva la aparicin de conceptos nuevos que es preciso significar y que han mermado protagonismo a la clasificacin, tradicionalmente considerada como la operacin archivstica capital, concedindoselo, por
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LA CONSTRUCCI~N TERICA EN ARCHIV~STICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

9 3.2 LA CLASIFICACI~N ARCHIV~STICA COMO MARCO


TERICO DE LA GNESISDEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

contra, a otras que se presentan como de mayor urgencia, que no importancia, en el quehacer archivstico. Precisar, por tanto, si el Principio de Procedencia, rector de la clasificacin archivstica, extiende sus posibilidades de aplicacin a otros campos equivale a contextualizarlo debidamente; o lo que es lo mismo a determinar si su valor se circunscribe al mbito terico de la clasificacin o si, por el contrario, se extiende ms all de sta. De cualquier manera y segn se desprende de su evolucin, la gnesis debemos plantearla unida necesariamente a la necesidad de obtener un orden _ y por _ tanto tericamente inscrita en el mbito de la clasificacin.

La clasificacin ' ha sido tradicionalmente considerada junto con la ordenacin la operacin archivstica ms importante, desde el momento en que, al posibilitar el orden, crea las condiciones necesarias para el cumplimiento de todas y cada una de las funciones del archivo. Confundida, al menos en su extensin lingstica, unas veces con la ordenacin y otras con la organizacin, en ocasiones con ambas, la clasificacin archivstica representa no solo el marco tradicional de este principio sino en s misma, segn iremos mostrando, la esencia de la disciplina archivstica en su conjunto. El problema de la terminologa que hemos expuesto en su relacin con la definicin de este principio, se extiende igualmente al mbito de la clasificaSon muy diferentes las definiciones que los distintos autores nos dan; sin m no de exhaustividad y con el nico propsito de poner de manifiesto aquella confusin terminolgica sealar las ms significativas y diferenciadas desde una doble perspectiva, internacional por un lado, y nacional por el otro. En el mbito internacional en su Diccionario de Terminologa, cl Consejo Internacional de Archivos recoge y ana en castellano dos trminos para referirse a lo que los italianos denominan orinamento, los franceses classernent, y los ingleses arrengement, nos referimos a los trminos clasificacin y ordenacin que definen unidos como operacin intelectual que consiste en ordenar los documentos de archivo en el interior de los articles y los articles

' Por cuidado de simplificacin nie referir a la clasificacin archivstica con el trmino simple y gcnrico de clasificacin. Dejo sin traducir el trmino francs article pues no existe un equivalente en castellano. Segn el Conaejo Internacional de Archivos se refiere a la pieza o unidad de cotacin. clasificacin e inventario de los docuirieiitos de archivo. Diciionary ufArchird TerniinoloRv. o[). ( i r . n. 241. p. 88
50

CONTEXTO TERICO

en el interior de los fondos o de las series, segn un plan que refleje la estructura interna de los organismos productores de fondos, conforme al principio de respeto de los fondos y al principio de respeto del orden primitivo, o en caso de imposibilidad de aplicacin de estos dos principios, segn criterios cronoigicos, geogrficos, alfabticos o temticos 3. El Comit Internacional de Archivos en su Lxico de Terminologa Archivstica nos define el trmino clussement como colocacin en un orden determinado de los documentos de archivo 4. El procedimiento que consiste en colocar o en ordenar los documentos en una secuencia natural, sea alfabtica 0 numrica es como Jacques Renaud concibe la clasificacin s, Asimismo define la classification como la accin de analizar y de determinar el tema de un documento, de escoger la categora temtica en la cual se va a clasificar, asignndole el nmero de referencia que permitir encontrarlo ms tarde . El glosario de administracin documentaria de Montral seala la clasificacin como la disposicin metdica de los documentos, segn la clave fsica, empezando con el cdigo ms pequeo. Por su parte Yvonne Chauvin asigna al trmino que estudiamos cinco significados diferentes, a saber:
1. Accin de clasificar: hacer la clasificacin da a da. 2. Tipo de clasificacin. Es entonces seguida de un adjetivo: es una clasificacin alfabtica. 3 . Operacin material de guardar en forma metdica, en vista de una bsqueda posterior. 4. Conjunto de documentos clasificados. Esta clasificacin comprende muchos documentos demasiado gruesos. 5. Servicio de clasificacin y su local. Llevar un expediente a su clasificacin. No confundir con ordenacin classification 8.

En el contexto de los archivos de empresa Henri Rossollin y Franqoise Thibault, se refieren al trmino clussemenr para referirse al trabajo material que consiste en distribuir en el orden previsto y siguiendo las clases de la cla-

Clasvicacin uniforme/ concebido por Jacques Renaud. Quebec: Ministere de Iindustre et du Comerce. 1974, p. 4s. ldem, p. 46.
COLLEGE du vieux Montrai. Glosario de la administracin documentaria. 1975, p.1.
li CHAUVIN, Yvonne. Prctica de la clasificacin alfa6tica.l Prefacio de Louis Armand. Paris: Dunod. 1970, p. I 1

Idem. n. 38, p. 23. Elseviers Lericon of Archive Terminoiogy. op. cit., p

49.

51

LA CONSTRUCCI~N TERICA EN ARCHIV~STICA:EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

sificacin establecida, los objetos a clasificar 9 . Ms adelante la definirn como la operacin que consiste en el establecimiento de una clussification 'O y de la organizacin de un orden en funcin de esta clasificacin, en atencin a la conservacin de los documentos necesarios para la vida de la empresa y para su utilizacin posterior ". En el mismo sentido la Asociacin d e Archivistas francesa en su Manuel d'Archiuistique aclara que al tratar de archivos cuando se habla de clasificacin se pueden designar tres cosas si no absolutamente diferentes al menos no idnticas. Por una parte puede tratarse de la operacin, tanto intel o a l como material, de la puesta en orden de una cierta masa de documentos. Por otra, puede tratarse de la distribucin de un gran conjunto de archivos en varios grupos, accin de la cual la parte puramente intelectual consiste en elegir, modificar, completar o interpretar un cuadro de clasificacin. Por ltimo se puede llamar as a la operacin material de ordenacin ms o menos definitiva de las unidades sobre las secciones de los depsitos de archivos ''. Cada una de las referencias anteriores nos remiten a un doble significado: la predisposicin al orden y la consecucin del orden mismo. En Espaa a lo largo del siglo XIX encontramos una preocupacin por este tema, muy a pesar de que no se plantee abiertamente. As en 1828 Froiln Troche y Ziga, an sin detenerse a definir pasa a exponer el mtodo sencillo y orden del arreglo de papeles, esto es, el mtodo que, en su opinin, posibilita la mejor colocacin de los archivos: el mtodo cronolgico topogrfico 13. Dos aos despus Porras Huidobro, quien mantiene un tensa polmica 6 1 citado Troche y Ziga,'' entre las reglas esenciales de un archivo

' ROSSOLLIN, Henri y THIBAULl, Frmcoise. Coino oi-ganiiiir la clasificacin y la documentacin La Vie de l ' e n t r e p r i ~ r n. . 147. Pars: Duncd. 1978, p. 4. Mantenyo el tinnirio Fr;inc\ r l ~ r ~ r i t i c i , r i , t rpor i ~I diferenci;i I cnii l a r . l 0 < ~ ~ ~ i n rEl ,nr primero tiene \ i i cquivalente castellano de cld~ific'iciii. mientra\ c l wgiindo se rclhxe a lo que en castellano eniendemw como ordenacin. II ROSSOLLIN. Henri y THIBALILT. Frrinpise. up. rir , p. 12 I 2 Maiirrel d ' A r i h r i ~ r \ / i q r i t ~7.i(;rii ic e: i ~ r u t i q i i dcs ~ Ardiii.e\ p r r h l r p e s en Frar7ce.l ouvrage labor par 1' Asociation des Archivi\te\ francrii, ?4ini\tfre des Affairei Culturelles, Direction des archives de France. Pars: S.E.V.P.E..N,, j970. p 1 X7 I 3 TROCHE Y ZUNIGA. L m i l i n f<l :lidiii.o <.rofiolijRi[.o~iol,o,~rli<v>. Arte de archiveros. Mhrodo fucil. .sencillo y po<'o cos1r~sopirrrf e / orrr,qlo de /os Ardiii.us p ( i r / ! < ~ i r l n r e s i .t i l los Hacendados \ poseedores de bien?.\ q r r r trerirri ilucwfieiios p r o coriservar sus riiit>re.wc a,-reglo interior y economico de los casus direcciori 1' iiiiiiiekp de Iris ~ i ~ t i ' r - e de ~ c1ln.r. c~ Segunda edicin corregida y aumentada por su autor en el ao de IR30 - Corua Imprenta de ieuereta, 1835, p. 4 . I' El punto de partida del debntc \e centra en la afirinacin por parte de Troche del escaso ninero de libros que precisa el archivero para poder cumplir felizniente su trabajo; Porras Huidobro, por su parte, asegura que un archivero necesita incesantemente leer y repasar por lo que aporta lo que l considera biblioteca bsica de u n archivero. Por otra parte difieren en el mtodo de colocacin o coordinacin de los
~

52

CONTEXTO TERCO

sita la clasificacin que junto con el orden, la cronologa y la simetra posibilitan la buena coordinacin del mismo. Justifica esta operacin porque evita la mezcla de unos expedientes con otros 15. En 1851, la Enciclopedia Espaola de Derecho y Administracin, en la archivo, contempla cuatro bases para el arreglo de archivos, la primera de las cuales se refiere al orden que considera condicin imprescindible para poder hablar de archivo, de otro modo slo podramos referirnos al hacinariiiento de papeles 16. J. de Gemes y Villame concibe la clasificacin como la regla bsica para organizar convenientemente los archivos; aclara que para que los papeles, libros y documentos de un archivo estn bien organizados y puedan hallarse con facilidad, es necesario clasificarlos con acierto 17. Tres aos ms tarde, Morn y Liminiana, para definir la accin de clasificar, se refiere a determinar el gnero, especie e individfialidad de un docuniento, libro u otro cualquier objeto que se nos ofrezca's. Aproximadamente un siglo despus Arag Cabaas observaba tres diferentes matices entre las operaciones diversas y complementarias que incluye la voz clasificacin en Archivstica:
1) Una actividad de carcter ms general, que consiste en reconocer, definir y concretar los grandes grupos constituyentes del archivo (secciones, series orgnicas, secuencias por materias, colecciones. etc.), considerando la morfologa y la configuracin pre-archivstica de los fondos y diseando cl plan que provisionalmente debe seguirse para organizar el conjunto documental. Esta actividad podra denominarse estritcturcrcin genercii ciel (1 rchi vo. 2) La Clasificacin propiamente dicha. 3) La operacin de poner en orden (topogrfico, cronolgico, alfabtic()>. etc.) las sucesivas unidades dentro de las series o grupos constituidos. Pai-a esta actividad podra reservarse el trmino orclencicihi que significara

53

LA CONSTRUCCIN TERICA EN ARCHIV~STICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

una accin complementaria, ya que un conjunto de documentos puede estar bien clasificado y mal ordenado, y viceversa ". Como una etapa necesaria, derivada del desorden y previa a cualquier otra labor es para A. Matilla Tascn quien la define como aqulla por la cual la documentacin en desorden se distribuye en clases, estableciendo separacin sucesivamente entre la perteneciente a los distintos organismos, luego entre libros y papeles, entre lo relativo a cada divisin y subdivisin del organismo, hasta llegar;por ltimo, a establecer separacin entre los distintos asuntos con, dando a todo ello, y a cada grupo, el orden m s apropiado". Tarea que, para este autor, queda perfectamente separada de aquella otra que es la ordenacin a la que considera como un movimiento posterior a la reorganizacin y que consiste en disponer la documentacin de cada uno de los grupos orgnicos con arreglo a cierto mtodo, a f i n de concatenar razonadamente toda la homogknea y fijar a cada documento una situacin deteminada *'. Define tambin la reorganizacin como tarea diferenciada de las dos operaciones que ya hemos sealado, esto es, la clasificacin por un lado y la ordenacin por el otro; y la describe como la disposicin de la documentacin en grandes grupos graduales correspondientes a las subdivisiones del organismo que la produjo o tramit 22. Del anlisis terminolgico que acabamos de exponer 23 se desprenden dos trminos estrechamente relacionados con el mecanismo esencial con que la Archivstica cuenta para verificar cada una de las funciones del archivo, tanto las relacionadas con la posibilidad de difusin de su contenido informativo, como aquellas que tienen que ver con el servicio que presta a la InstituInstituciones de las que emana el material, la documentacin de archireferimos a la clasificacin y la ordenacin. En realidad se trata ms bien de las fases previas a tal verificacin que finalmente se ver culminada con la descripcin documental. Siguicndo a lo> canadicrieses Couture y Rousseau y desde una perspectiva puramente metodolgica, entiendo que la clasificacin es la prime-

"ry

l9

ARAGO CABANAS, Antonio. Notas sobre el concepto de clasificacin archivstica. Bolein de

rirchivos. Diciembre 1979. p. 52.


zo MATILLA TASCN, Antonio. Cartilla de organizacin de archivos. Bolein de la Direccin General de Archiws y Bibliorecns. n. 55. 1960. p. 16 *' Ibideni. z2 Ibidem. 2 ' Todo lo que se refiere a la clasificacin de los archivos en el mbito de la administracin local. queda expuesto en un importante trabajo que recoge toda la evolucin histrica as como la situacin actual de la clasificacin en los archivos municipales espaiioles, realizado por Mana del Carmen FERNNDEZ HIDALGO y Mariano CARCA RUIPEREZ. La clasificacin en los archivos municipales espaoles; evolucin histrica y situacin actual. IRARGI, Revista de Archivsticu II(1989) p. 133-349.

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CONTEXTO TERICO

ra etapa de un tratamiento que conduce a la accesibilidad del acervo documental 24. Para verse finalmente verificada una serie de principios son los que deben regir toda clasificacin.

principios archivsticos de clasificacin H.O. Meisner y a Wofgang L e e ~ c h , cabezas *~ visibles de la escuela ale[nana, aseguran que son bsicamente dos los principios sobre los que ha de basarse cualquier clasificacin archivstica, stos son el de procedencia y el de pertinencia siendo cualquier otra u otras formas de clasificacin variantes de estos dos principios. A estas conclusiones se oponen los holandeses Van der Gouw, Van Hoboken, Panhuysen y Hardenberg, quienes en su Nederlandse archieftermirlologie afirman que el Principio de Procedencia es el principio por el cual todo documento de archivo debe volver al grupo de archivo desde el cual se origina y dentro de este grupo, a su sitio original 26. Enunciado que se propone una precisin mayor respecto de la expuesta por los tambin holandeses Muller, Feith y Fruin que como expuse atrs, en 1898 lo conciben como el mtodo de ordenamiento de archivos de acuerdo con el cual todo documento se lleva al grupo de archivo y a la seccin 27 del grupo a la que perteneca cuando el grupo era an un organismo vivo. Enunciado que se recoge en los siguientes trminos: O sistema de arranjo deve ser baseado nu organizapo orgnnizacao i do original do arquivo, a qual, na sua essencia, corresponde tjrgao administrativo que o produziu **. Y ms adelante cuando afirman: Nao e ' o assurito do documento, mas a sua destinacao, o que deue determinor o lugar que lhe cabe ocupar no arquivo 29.
~~

'' COUTURE. Caro1 y ROUSSEAU Jean Yves. Los archii,os en el si,$/oX X .


10x9. p. 224

Moritreal: niversidad.

'. U n trabajo claboi-ado en comn que representa una irnportante contribuciim a la terminoklg.1 ~ilchivktica es: Grunduge einer deuschen Archivterminologie. Archiwnitteilungen. X. 1960. "' HARDENBERG. Herrnan. Nederlandse archiefterminologie. Recogido por el propio autor en: :\Igt111:1\ !reflexiones sobre los principios para el ordenamiento de archivos. Der A r d i i v w 16, 1963. p. 113. tarde publicado en: 111 Adrrrrnirtrucrn Moderna de archivos y la Gestrri de rluciimrrirov el Prorilnrir-ro '(AM~' Pars: Programa General de Informacin y UNISIST. Organizacin de las Naciones Cnidas pra la I:~l~C'Ic!ii. la Ciencia y la Cultura, diciembre, 1985,p. 93 '' El trmino seccin significa aqu el lugar dnde se debe colocar, cada docuinerito dentro de "r<lcn;iiniento,as la seccin como el lugar al que perteneci originalmente el documento es. por tantc IiiPr cual debe retornar estc documento. " MULLER, S., FEITH, J.A. y FRUIN, R. Manual de arranjo e descricao de arquivod preparado pela A\50c1aVo dos Arquivistas Holandeses. Rio de Janeiro: Ministerio da Justica e negocio5 interiores. ArqLiiL o 'l'lcl(lnaL 1960,pargrafo 11. 16, p. 35. "' ldem, pargrafo 21. p. 48. Ellos mismo afirman que sta es una regla dcrivada de la expuesta en C1 'raro n. 16 que y a
55

W LA CONSTRUCCI~NTERICA EN ARCHIV~TICA:EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Reflexionacdo acerca de la clasificacin de archivos y partiendo de la literatura archivstica, ya en solitario, Herman Hardenberg 30 rene y analiza un conjunto de principios, todos ellos complementarios, que he sistematizado como sigue:
1.

Principio de destino:

Todo documento debe ser devuelto al grupo de archivo al cual se destin de acuerdo con su naturaleza.
2.

Principio de la estructura archivstica:

Un grupo de archivos es un todo, es la estructura histricamente determinada que no debe ser alterada por un sistema de ordenamiento ajeno a este grupo de archivos. 3. Principio de restitucin:

Cuando se reordena un grupo de archivos en primer lugar, se debe restablecer el orden que ya exista en ese grupo; despus pueden introducirse las mejoras de acuerdo con las principales ideas subyacentes a ese orden.
4.

Principio funcional:

Las divisiones, tanto en la creacin como en el ordenamiento de un grupo de archivo, se determinan por la subdivisin de la tarea de la agencia o la persona que origina o crea un grupo de archivo.

5.

Principio de organizacin:

Tanto en la creacin como en el reordenamiento de un grupo de archivo, los subgrupos se derivan: por un lado de la organizacin de la agencia creadora, por el otro, de la organizacin de la administracin de la agencia.

6. Principio de la estructura administrativa:


Ver Principio de Organizacin
7.

Principio de pertinencia:

Tanto en la creacin como en el ordenamiento de los grupos de archivo, los iterns deben ordenarse de acuerdo a los temas a los cuales pertenece sin tener en cuenta su destino ni su procedencia.
Ju

HARDENBERG, Herman. Algunas reflexiones sobre los principios para el ordennrniekto de

archivos. op. cit.. p. 113-1 18.

56

CONTEXTO TERICO

rn

8. Principio de respeto de la estructura administrativa: Un fondo de archivos debe conservar o recibir una clasificacin correspondiente a las estructuras administrativas internas del organismo que lo ha creado.

9. Principio de respeto del orden administrativo:


Principio de teora archivstica segn el cual los archivos de una misma procedencia deben conservar la clasificacin establecida por el organismo de origen. Podemos concluir que la definitiva validez de la clasificacin archivstica se concreta en el respeto total y absoluto a la gnesis misma del documento o grupo de documentos generados por una institucin. Este principio no es otro que el denominado Principio de Procedencia que, como ya he dicho, consiste en que los documentos deben guardarse de acuerdo con su fuente de nacimiento 31. De cualquier manera resulta obvia la ausencia de uniformidad no slo terminolgica tambin conceptual lo que nos ha llevado a concluir que la muy diferente conceptualizacin y por tanto contextualizacin del Principio de Procedencia se resume en un nico problema: la definicin de su especfica naturaleza. Cuestin que resolveremos analizando primeramente los conceptos que posibilitan su enunciado terico y ms tarde aquellos que posibilitan su puesta en prctica.

"

SCHELLENBERG, Theodor. Principios archivsr,. os de

ordenncrri. Mxico: Archive General de

' a Nacin, 1982. p 26

Segunda parte

DEFINICI~N DE LOS ELEMENTOS NECESARIOS PARA EL ENUNCIADO TERICO DEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Si entendemos que por el Principio de Procedencia los documentos, una vez en el archivo, deben reflejar la organizacin y funcionamiento de la institucin de la que son producto, y, en consecuencia, implica la obligatoriedad de rescatar las circunstancias que concurren en la gnesis de aquellos documentos, determinamos que son tres los elementos que posibilitan su enunciado terico:
1. Una Institucin, como sujeto productor de documentos. Elemento que constituye el marco de referencia del propio principio. 2. El documento de archivo, como producto que resulta de la actividad de la Institucin, ms especificamente del cumplimiento de las funciones de aqulla. Es por, tanto, el segundo elemento que analizar desde la consideracin de que ste representa el objeto material de este principio. 3. Y, finalmente. el archivo como el estadio al que se destinan los documentos producidos (elemento 2) por la institucin (elemento 1) y que concretamos como el marco de aplicacin de este principio.

Por tanto, Institucin, documento de archivo y archivo representan la triada de elementos necesarios para poder enunciar la procedencia en los archivos. Elementos cuya conceptualizacin es el r'esultado de un proceso an en desarrollo. Razn por la cual el anlisis pormenorizado de cada uno de ellos tendr lugar a partir de las oportunas incursiones en sus prolegmenos.
61

CAPTULO 4

LA INSTITUCI~N Y su FUNCIN

El Principio de Procedencia que hemos identificado con la necesidad de respetar cada una de las circunstancias que coinciden en la gnesis de los documentos, tiene como punto de partida la propia institucin que genera aquellos documentos; en consecuencia es la institucin el primer trmino que es preciso definir como elemento primero y fundamental en el enunciado terico de este principio. La definicin ms generalizada de archivo es aquella que lo identifica con el conjunto de documentos generados, producidos y recibidos por una persona o institucin pblica o privada en el ejercicio de sus funciones. Es la Institucin, como sujeto productor de aquellos documentos, y Por tanto, como origen de todo la documentacin recogida y conservada en un archivo, el primer elemento que resulta definitivamente imprescindible analizar desde cualquier punto que nos propongamos abordar la Archivstica.
63

L.A CONSTRUCCIN TERICA EN ARCHIV~STICA EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Al mismo tiempo, los conceptos de pblico y privado. que aparecen reflejados en la definicin de archivo ligados al concepto de institucin sern tambin paralelamente analizados. Dado que ambos han variado sustancialniente a lo largo de la historia, siendo en unas pocas u n nico concepto y en otras conceptos claramente diferentes, abordar el tema desde una perspectiva histrica.

4. I

CONCEPTO DE INSTITUCI~N DESDE DISCIPLINAS AJENAS A LA ARCHIVSTICA

Como uno de los puntos centrales que rigen las relaciones entre los hombres la Institucin es objeto de estudio de tres disciplinas yiie centran su atencin en dichas relaciones: la Sociologa, el Derecho y la Poltica, de cuyas conclusiones nos serviremos para delimitar el concepto de institucin que interesa a la Archivstica. Tres vas se nos presentan entonces en el anlisis de la Institucin. La primera que podenios considerar como social-antropolgica, n o s ayudar fundamentalmente a definir no ya la Institucin, si no ms exactamente las razones de su aparicin y su existencia, esto es, de la institucionalizacin; dicho de otro modo, nos obligar a analizar ms que la Institucin. la funcin institucional, su papel social y su definitiva insercin en u n orden al que define y a partir del cual ella misma es definida. La segunda va. que transcurre por los cauces legiiles, n o acercar a la Institucin inscrita en el marco del Derecho, obliglndonos analizar ms yue e o r r n a s que quedan establecidas a partir el fenmeno de la InstitucionaliLacin, el modo en que stas se practican, esto es el procedimiento por el cual una norma que nace para regular las relaciones entre los hombres finalmente las regula. La tercera. por fin. nos permite contemplar la Instit~icirien al mbito poltico. como elemento que posibilita el ejercicio de poder. Inscrita en esta esfera, puesto que con el correr del tiempo el poder al que hacemos referencia ha ido evolucionando igualmente, ser analizada la institucin. desde la perspectiva histrica. En tanto en cuanto la funcin institucional e institucin LI rgano institucional definirn el material contenido en un archivo. sendas vas se nos presentan como necesarias ya que la suma de ellas nos ayudar a delimitar el concepto de Institucin en su extensin.
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LA INSTITUCI~NY su FUNCIN

La institucionalizacin como fenmeno social: origen y concepto de institucionalizacin


Sin entrar en disquisiciones tan profundas, acerca de la relacin entre las palabras y las cosas, como las que hace el filsofo francs Foucault ', y desde luego sin nimo de polemizar, considero que las palabras son posteriores a las cosas que representan, es por esta razn por la que analizar primeramente el concepto de institucionalizacin que en buena medida concede el lugar exacto al concepto posterior de Institucin. Si observamos el hecho de que no existen limitaciones en las relaciones que el hombre puede llegar a establecer con la naturaleza, o para ser ms exactos con su ambiente, esto es, no slo con un ambiente natural determinado, sino tambin con un orden cultural y social especfico, estamos en presencia de otra de las muchas diferencias que pueden, y de hecho, hacen diferente al hombre del resto de los componentes del reino animal. Todos los fenmenos especficamente humanos aderezan un orden que llamamos social y que difcilmente podranios denominar de otra forma, ya que el horno sapiens es siempre horno socius '. Al mismo tiempo se puede asegurar que toda actividad humana debe ser definida como hbito o conjunto de hbitos que con el transcurrir del tiempo nos proporcionan el material suficiente para confeccionar una memoria colectiva. En su carcter repetitivo toda actividad humana anula la necesidad de volver a conceptualizar o definir cada situacin de nuevo. Una gran variedad de situaciones nos alertan de las que probablemente maana volver-ln a repetirse; maana esa gran variedad de situaciones se ver cuantitativamente incrementada. El hombre, con su capacidad de abstraccin, observa ese material y lo tipifica. Cuando esa tipificacin responde a leyes de reciprocidad entre actividades habitiializadas y sujetos habitualizadores, estamos en Presencia de la institucionalizacin. Al respecto los socilogos Peter Berger y Thomas Luckman, con el ninio de responder a la cuestin acerca del niomento en que surgen las instituciones, afirman que empricamente, la parte inks importante de la habituacin dc la actividad humana se desarrolla en la misma medida que su institiicionalizacin '. Para estos autores la institucioY ' FOUCAULT, Micliel Las p(i/utmi., i I o c < t r s ( i . \ iin(i wqiiwlogki dr liis ~ I P I I C I ~ S 1iirnrrrnri.s Mxico: \l:l<l XXI editorei, 1990. En esta ohxi f;ouiu.ilt ,e propone reconstituir sistenidtirnndo lo\ logros de tericor ! Prwgnticos anteores a l inisnw. 10, c , d i p , nientale\ que i i w infcirn1;in de I;Lnritur31em de las ciencias. h t r e Otras bifurcaciones del saber an,ili/a la liiipiii\tica ' Durheim plantea cientificaiiicnrc la e\trecha relaci6n entre la hunianidad del hombre y s u de su obra Forme\ clen:t~iit<irrr.\ de n i*ie reiigieii.w= "'cl;ilidad. Lo hace en l;, i l t i m a ' o f l n ~ ~~'lernentales \ de la vido relrgio,o. Buenos Aire,. Schapire. 1968 Iri rerilrdrirl H u m o s Aires. Arnorrortu ' BERGER, P. y LUCKMAN. 1 /,O C O I ~ . S ~ ~ ~ I iU n wcid f\dlkirc\, 1983, p.75

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LA CONSTRUCCIN TERICA EN ARCHIVISTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

nalizacin aparece cada vez que se da una tipificacin recproca de acciones habitualizadas por tipos de actores . Para los socilogos Horton y Hunt las instituciones surgen como productos de la vida social. Las personas se agrupan para encontrar formas prcticas de hacer frente a sus necesidades; encuentran algunas pautas factibles que se cnstalizan, mediante la repeticin, en costumbres regulares. Conforme pasa el tiempo, estas pautas adquieren un cuerpo de tradiciones, creencias y costumbres de apoyo que las justifica y sanciona. De tiempo en tiempo, las personas podan reunirse para codificar y dar respaldo legal a estas prcticas, conforme se iban desarrollando y modificando. En esta forma surgieron las instituciones s. *os aspectos nos importa sealar de esta afirmacin, la referencia a las necesidades humanas y el carcter de legalidad que respalda a las formas prcticas de hacerles frente. Sern dos elementos necesarios que nos ayudarn finalmente a definir la Institucin: el primero: la referencia a las necesidades humanas, como causa formal que da lugar a la existencia de la propia Institucin; - el segundo: el carcter de legalidad que respalda a las formas prcticas de hacer frente aquellas necesidades, como consecuencia de la existencia de las mismas.
-

La institucionalizacin, pues, consiste para Horton y Hunt en el establecimiento de normas definidas que determinan posiciones de status y funciones de rol para el comportamiento; la institucionalizacin implica la sustitucin del comportamiento espontneo o experimental por un comportamiento esperado, llevado a cabo segn pautas, regular y predecible 6. Guy Rocher, por su parte, circunscribe la institucionalizacin a la concr n de los elementos culturales (valores, ideas, smbolos) que poseen por naturaleza un carcter general, en unas normas de accin, en unos roles, en unos grupos que ejercen un control directo e inmediato sobre la accin social y la interaccion de los miembros de una colectividad . En consecuencia, podemos considerar que la funcin de la institucin equivale al valor que representa y prima y se antepone a la forma en que ms tarde sta se desarroIle. Rocher ejeniplifica, en este sentido, el valor general de justicia cuando se institucionaliza en el rol de juez, en el aparato judicial, en el cdigo de leyes 8.

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HORTON, Paul B. y HUNT, Chester L. Hunt. Sociologa. Madrid, etc: McGrdw-Hiii, 1987, p. 223 Ibidem. .. ROCHER. Guy. lnntrodiiccin a lu sociologa general. Barcelona: llerder. 1979. p. 372.
a

Idem. p. 76.

Ibidem.

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LA INSTITUCI~N Y

su FUNCIN

Por evidente resulta innecesario destacar la importancia que la funcin de la Institucin adquiere sobre su conceptualizacin, a tal punto que acaba por definirla. Aspecto que cobra especial relevancia en el concepto que trato de definir, esto es la Institucin como sujeto productor de documentos, ya que aqullos, segn analizar en su momento, no son producto de la propia Insitucin sino ms concretamente del desarrollo de sus funciones.

La Funcin social como elemento definidor de la Institucin


A partir del concepto de institucionalizacin podemos ahora acercarnos a la conceptualizacin del trmino especfico de Institucin. Como producto y resultado del orden social debe ser definida partiendo de su funcin, funcin que se circunscrbe a la coordinacin del mencionado orden. En este sentido Salvador Giner afirmaba que en Sociologa las instituciones son constelaciones de normas y sistemas de roles '. Ms completa nos parece la definicin que aportan Horton y Hunt al identificarlas con un sistema de normas para alcanzar alguna meta o actividad que las personas consideran importante, o, ms formalmente, un grupo organizado de costumbres y tradiciones centradas en una actividad humana importante l o . Para cada uno de estos autores, la normalizacin representa el elemento definidor de la Institucin, siendo determinante, para los segundos, la finalidad perseguida por aquella normalizacin. Malinowski designa las instituciones, desde la perspectiva de lo que l denomina dispositivos sociales que atienden las necesidades y, por tanto, tienen funciones. En consecuencia, las define como un complejo de actividades organizadas en el que se espera cooperen determinadas personas. Por todo lo expuesto, la misma causa que hace surgir el fenmeno de la iiistitucionalizacin es, al fin, un elemento que la define.

La Institucin como ordenamiento jurdico: Concepto y definicin de Institucin desde el punto de vista del Derecho
Definida como fenmeno social es a un tiempo elemento fundamental del Derecho. Puede considerarse, adems, espina dorsal en el seguimiento, en el orden legal, del desarrollo de una sociedad, si tenemos en cuenta que son las necesidades humanas las que la hacen progresar, o mas exactamente, es el

. . GINER. Salvador. Socioiogki. Barcelona: Pennsula, 1976, p. 5 0 '" HORTON, Paul B . y HUNT. Che\ter L op. <.ir.. p. 222.

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LA CONSTRUCCIN TERICA EN ARCHIVISTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

progreso el que enriquece el registro de necesidades humanas, forzando as al Derecho, a travs de la propia sociedad, a enunciar principios y leyes que i j a n la satisfaccin de aqullas necesidades. Sin pretender entrar a definir un concepto que con mucho excede los lrnites de este trabajo y con el nico propsito de encuadrar la Institucin en un contexto que, sin duda, la delimita y contribuye sobremanera en su conceptualizacin, revisamos el concepto de Derecho desde la perspectiva de su relacin con el trmino que estamos intentando definir, esto es, la Institucin. Las bases de la estructura de un sistema poltico iushistrico, as como d su propia dinmica, los problemas de acercamiento a los modelos monocos y a las estructuras jerrquicas histricas con la consideracin de la evolucin de las teoras de las decisiones organizativas, de la burocracia y el rol de operador social, poltico o administrativo que cabe atribuir a determinados personajes histricos, junto a la temtica de la consideracin instrumental de los rganos de la administracin pblica, la evolucin de los conceptos de seoro, jurisdiccin, soberana, patria y la naturaleza jurdica y el contenido poltico de las instituciones histrico-jurdicas, son, en opinin de Manuel J. Pelez, algunos de los problemas que el Derecho pblico histrico empieza a resolver en esa aproximacin que se empieza a producir entre lo social y lo polinstitucional l ' . Garca Gallo que define el Derecho como la ordenacin de la vida social con fuerza vinculante I 2 define a las Instituciones como situaciones, relaciones u ordenaciones bsicas y fundamentales de la vida de la sociedad ". Situaciones que al adquirir fuerza vinculante se incorporan al corpus jurdico que es, en definitiva, el cuerpo regulador de la sociedad. Sociologa y Derecho a partir de este concepto ven desdibujarse sus fronAs lo recoge Elas Daz que define el Derecho como un sistema o conjuntc de normas reguladoras de algunos comportamientos humanos en una determinada sociedad ". A partir de ahora tendremos ocasin de comprobar como las diferentes definiciones de Derecho y de Institucin son, , menudo, coincidentes. Gregorio Peces-Barba en las palabras preliminares a su obra Introduccin a la filosofa del Derecho lo concibe como comportamientos humanos o relaciones humanas, que se establecen como modelos de comportamiento,

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" EI esrado e\puul en \u dimensin histricalJess Lalinde Abada. et. ni : prlogo de Manuel J. Peiez. Barcelona. Prornocioneh Publicaciones Universitarias, 1984, p. 5-6 '' CARCIA CALLO. Alfonso. Manual d e Historiu del D e r e c h o E / o r i g e n Y la e i d i i c i n del Ikzruclio. Madrid, 1984 r. l . p i " Ibidem. DfAZ. Ela> .So<iolqqW y Filosofia del Derecho. Madrid l'aurus. 197 l . p. I i

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LA INSTITUCI~N Y su F U N C I ~ NH

que cristalizan en normas para organizar la convivencia social 15. Acaba trazando la triple perspectiva desde la que, en su opinin, debe entenderse lo jurdico y que nos acerca definitivamente a nuestro objeto particular de ubicar la Institucin en el marco del Derecho. La primera se puede definir a partir del convencimiento de que el hecho de constatar que el Derecho es un mandato que ordena imperativamente la sociedad, nos lleva a considerarlo a partir del fundamento ltimo de aquel mandato, el cimiento sobre el que el mismo se asienta as como la pretensin de imponerse para organizar eficazmente la vida social humana 16. De aqu, por tanto, la relacin que el Derecho mantiene con el Poder que resulta imprescindible para entender correctamente la materia jurdica. En un segundo momento Peces-Barba defiende la conveniencia de detenerse en los contenidos materiales del Derecho, relaciones humanas, organizacin de la vida social que, en su opinin, son juicios que acotan y definen la realidad jurdica. Por ltimo, y a partir de las dos perspectivas anteriores, se detiene en la necesidad de afrontar el elemento definitorio decisivo de lo jurdico que es su carcter normativo, a travs del conjunto de normas que constituyen el ordenamiento jurdico 1 7 . Es precisamente desde este ordenamiento desde donde podemos iniciar la concrecin conceptual de institucin. Santi Romano e n su pretensin de conceptualizar el Derecho nos define la Institucin como u n ordenamiento jurdico, una unidad independiente de Derecho objetivo ms o menos completa 18. En la misma direccin apunta la consideracin de Elas Daz cuando identifica al Derecho con u n conjunto de normas vlidas dotadas de una coaccin organizada e instituctonaiizada IY. Institucin y Derecho son dos conceptos que pueden llegar a confundirse, y que, de hecho, van a contluir en un concepto que los aglutina: el Poder 20,
I 5 PECES-BARBA. Gregorio lrlri-odticr in a / a filosofia del D e r e d i o . Madrid: Editorial Debate, IOS3. p, 25. I h PECES-BARBA, G op cii. p 27.

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'*

Ibidem.

ROMANO, Santi.

I . ' o r d i i i < i i n r i i r o ,yiiirrlii oltraduccin

castellana de Sebasiijii y Lorenzo Martn

Kclr)rrillo. Madnd: Instituto de Esludios Poliicoi. 1 Y63. p. 130. I Y DIAZ, Elas. op. cii.. p 5 1

En la obra ya citada /n/rodi<cclciii < I lriji/oio/n d d erecho. dedica Gregono PECES-BARBA, un Pequeo pero sustancial captulo a eqa relacin entre el Derecho y el Poder. En l quedan recogidas las c"n\ideraciones de Bobbio acerca de esta relacin. .Poner como fundarnknto tltirno de un orden jurdico Pi)\itiVo al poder, no quiere decir reducir el Derecho a la fuerza, sino simpleniente reconocer que la fuerza es neceiaria para l a realizacin del Derecho (...),. Norherto BOBBIO. Teoria dt~ll'I>rr(i~rnmenta Giurdico, Turn:Giappichelli, 1960, pp. 51 y 5s. Ms adelante: << (...) la vdlidcL (le l a norma ltima est fundada sobre la efectividad del poder 'iiinow Publicado en los Sr r i t i i in inpniorr<i di Anroriio Falchi, Annali della facolti di Giunsprudenza de

'"

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LA CONSTRUCCIN TERICA EN ARCHIV~STICA:EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

sobre todo a partir de la consideracin de que el Derecho representa una expresin fundamental de la soberana del Estado. Razn por la cual se debe analizar el concepto Estado en el mbito de poder con el nimo de determinar las variadas implicaciones que deja sentir sobre el concepto que analizamos, esto es, la Institucin como sujeto productor del documento de archivo.

La Institucin como elemento de poder: Concepto y definicin de Institucin a partir del concepto de Estado
Delimitar las derivaciones que la Institucin, como ordenamiento jurdico determina en su relacin con los rganos de poder, nos obliga a incorporar un nuevo concepto: el Estado, entendido como mximo Poder que es normalmente quien, en gran parte, produce el Derecho que forma el ordenamiento jurdico; a menudo directamente a travs de la ley y en otras ocasiones de forma indirecta a partir de la recepcin de normas producidas con anterioridad, por ejemplo, por la costumbre 2'. Concepto que no podramos entender sin analizar previamente la fundamentacin ideolgica que lo hace emerger.

Fundamentacin ideolgica del concepto de Estado


Sin profundizar en las reflexiones filosficas acerca de la fundamentacin ideolgica del concepto de Estado nos parece, sin embargo, que debeGenovoa, Ao III. lasc. 1, Giuffr, Milin, 1964, y reproducido en S r i r d i prr u r u r e o ~ x zgerrerfre d e / fliritto. Giapichelli. 1970, p. 89 (recogido en la edicin castellana de .4 Ruir Miguel. Contribucin a la teora p 307. PECES-BARBA, Gregorio. op. cit., p. 43 *' No en vmo puede considerarse la costumbre, de antiguo. siempre lipada al ordeiiairuento de la sociedad y. por tanto, al Derecho: <Costumbrees, Derecho o fuero que non es escnpto: el qual han usado los mes luengo i i e m p , ayudndose de l en las cosas en las razones, sobre que lo usiron i ...) la costumbre legtima tiene fuerza de ley, y de consiguiente tiene sus efectos, no slo quando no hay ley en contrano. sino tambien para derosir la antcor que fiiz; contraria: 1 p,on interpretar la ~ i u ~ l oquc s a chc Lilx,ci\cii\e ,cguii 1'1 iiiiciprciii Irl i m i u i i i b i c \' de a h viene decuse. que hay costumbre fuera de la ley, contra ley y segn la ley. Pero debe advertir\e, que se ha de . es contra la wpl-eiiia introducir con derecho. razn y sin que sea contra la ley de Dioa, ni contra ~ e o n < >esto junsdiccion del Rey, 111 cnh-a derecho natural, ni contra proconiunal de toda la tierra lugar do se hace: pues de otra suerte no w i a buena costuinbre, mas dafiarnienlo de los que la waren, e de toda justicia,. Juan SALA. Iliislrucirin del Derecho K m l de Espaa Madrid: Oficina de don Jo\ del Collado. 1870. Tomo I,pp 6-7. En el mismo centido trasladamos la nocin de Bentham respecto de la costumbre cuando dice: <<En su origen. la costuinhreb es una regla de conducta observada espontneamente, y no en ejecucin de una ley puesta por un superior poltico. La costumbre se transforma en Derecho positi\o cuando es adoptada como tal por los Tribunales de Justicia y cuando las decisiones judiciales as establecidas se imponen con la fuerm del poder del Estado (...),, Lectures o n Jurisprudence, p. 101-102. Recogido por Norberto BOBBIO. Il posiriwmo giurido. Lr?roni'difilo.sofiadel Dirirto, raccolte da1 Dori. Nello M o r r a Turn: Giappichelli. 1961, 2 " ed., 1979. p. 197 y ms tarde tambin por PECES-BARBA, Cregorio p. cir p. 121. En este sentido. e\ la costumbre un antecedente claro del trmino que intentamos conccptuali7ar.

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LA INSTITUCI~NY su FUNCIN

mos mencionar si quiera sea las ms representativas, antes de adentrarnos en su desarrollo conceptual desde el punto de vista poltico, por cuanto este concepto se deriva necesariamente de aqul. Si tenemos en cuenta que el concepto de Estado an de forma general puede asociarse a la pretensin de conseguir la paz y la justicia y ambos conceptos derivan directamente de uno mucho ms general, el bien comn de las gentes 22, parece entonces razonable que prcticamente la totalidad de pensadores, al menos de grandes pensadores, a lo largo de la historia, hayan dedicado una parte de su tiempo a reflexionar sobre l. En la antigedad este concepto tiene un valor muy definido. Se considera el Estado como la mejor forma de organizacin social para que la Justicia se vea cumplida. Concepto que se encuentra, a partir de este hecho, estrechamente vinculado a la concepcin de moral. As para Platn, fundamentalmente interesado en todo lo relativo a la felicidad del hombre, el Estado se compone de individuos y existe para que los hombres puedan llevar una vida buena, en definitiva, para servir a las necesidades d e los hombres que, de suyo, no son independientes sino que se necesitan unos a otros, de ah que se renan en un lugar comn que es la ciudad, trmino asociado en esta poca al concepto de Estado. Lgica asociacin si tenemos en cuenta que la vida griega era esencialmente una vida que transcurra en el seno de la ciudad, hasta tal punto, afirma Copleston, que a ningn griego genuino se le habra ocurrido nunca que alguien pudiese ser un hombre perfectamente bueno y cabal mantenindose ajeno por completo al Estado, puesto que slo en la Sociedad y gracias a ella es posible que el hombre viva como es debido, y la Sociedad significaba para el griego la ciudad-Estado 1 3 . Aun cuando esta interpretacin sea de sealar, por su influencia posterior sobre todos los pensadores polticos, no significa un dato importante a nuestro objeto, ya que Platn se encontr siempre prximo a un Concepto de Estado Ideal. Cuando se refera a l, nunca lo hizo desde una perspectiva emprica, sino ms bien desde una ptica ideal, esto es, no hablaba de lo que era el Estado, sino ms concretamente de lo que el Estado deba ser. Para Aristteles el Estado. o ms exactamente la ciudad-Estado, existe Para un fin que, como suceda en Patn, es un fin positivo, esto es orientar al hombre al bien ms conveniente. Se trata, sin duda, de una concepcin que trascendi en tiempos posteriores.

2*

vol 1, p. 229.

*COPLESTON, Frederick S 1. Hfcroria de la filosofa.

Concepto c;yo logro nene lugar

ti

lo largo de la historia de muy diferente\ modos. Grecia v Roma. Barcelona: Ariel. 1986.

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LA CONSTRCCIN TERICA EN ARCHIVISTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

El trmino Estado, tal y como hoy lo concebimos, esto es, derivado de la naturaleza del poder poltico fue por primera vez estudiado por Nicols Maquiavelo en su obra a11 Prncipe, a partir de la cual sufre una transformacin radical, queda desvinculado ya de su originario fundamento divino. La teora del Estado como pacto, cuyo principal representante se encuentra en la figura de Rousseau, a partir de su tambin clsica obra El contrato social, aparece como predominante a todo lo largo d e los siglos XVII y XVIII. En esta obra el Estado se justifica en trminos de un contrato entre los individuos; en encontrar, en trminos del propio Rousseau, una a de asociacin que defienda y proteja de toda la fuerza comn a la pery los bienes de cada asociado, y por la cual, unindose cada uno a todos, no obedezca, sin embargo, ms que as mismo y quede tan libre como antes. Tal es el problema fundamental al que da solucin el contrato social 24. En estos mismos siglos se desarrolla la teora que concibe al Estado fundamentalmente como aquella organizacin que garantiza la libertad y en consecuencia conceptualizado como un equilibrio donde todas las libertades son posibles. Nos referimos a Spinoza para quien la autntica finalidad del gobierno es la libertad y su objeto no es transformar a los hombres de seres racionales en bestias o muecos, sino ponerles en condiciones de desarrollar sus mentes y cuerpos en seguridad y emplear su razn libremente 2 5 . En la actualidad es un trmino ya consagrado en el mbito de lo poltico desde el cual ha ido evolucionando an cuando sigue siendo objeto de numerosas investigaciones 26 lo cual muestra, sin duda, la relevancia de su aparicin en el terreno de lo social, desde la perspectiva del mbito del poder. Se trata de un concepto que podemos considerar muy estrechamente vinculado igen del concepto de archivo, que largamente estudiaremos y que es la n principal de que abordemos ste ahora. En la obra de Andrs Bello2 la idea de Estado aparece identificada con una sociedad de hombres situada en un territorio y gobernada por s misma.

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** ROUSSEAU, J. J. Del Contrato socralirraducciii de M. Armio. Madrid: Alianza Editorial, p. 23. En la primera versin del Contrato social, nos aclara M. Armio, denominada Manuicrito de Ginebra, es el problema Fundamental cuya solucin da la institucin del Estado.. Libro 1, cap. iii. escnhe Rouseau: <<Tal SPINOZA. Banich. Tratado teolgico polirico. p. 20. Recogido por COPLESTON, F op. cit., p. 2 4 4 2 El uso indiscriminado del trmino estado es detenidamente estudiado por Jess Lalinde Abada en i u Depuracin histrica del concepto de Estado. En. El Estado espatiol en su dimensin hrctdricalJess LALINDE ABADA et. al. Barcelona: Promocioneb y Publicaciones Universitarias, IY8.1, p 17-54. En estas pginas el autor se muestra claramente contrario a aplicar el termino estado a cualquier otra estructura poltica que n o sea la de los siglos XIX y XX. As mismo se propone recuperar este concepto c o m o categora histrica desde la va de su logogizacin. Un detenido anlisis del concepto de Estado e n la obra del humanista Andrs Bello se debe a la pluma del jurista Allan R. BREWER-CARIAS. La crinccpcin del Estado en la obra d e Andr.\ Bello. Madrid: Instituto de Estudios de Administracin Local. 1983.

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LA INSTITUCI~N Y su FUNCIN

rn

Dicho de otra manera, un tipo de sociedad que, sometida a un conjunto de leyes, persigue, por ello, un fin bsico que es la consecucin del bienestar oeneral de todos los elementos de esa sociedad. A partir del anlisis de las b partes que constituyen el Estado va configurando una concepcin singular del mismo para la cual resulta esencial su presupuesto acerca del papel o tarea fundamental de la Institucin pblica. Presupuesto que le lleva a considerar prioritario el inters general sobre cualquier inters particular y lo hace cuando afirma que todo lo que sin causar un gravamen notable a persona alguna cede en beneficio general de la especie humana, es favorable y lo contrario es odioso; lo mismo ocurre con todo lo que tiende a la utilidad comn y a la igualdad de las partes 28. Bello define, por tanto, el Estado como una sociedad de hombres que tiene por objeto la conservacin y felicidad de los asociados; que se gobierna por las leyes positivas emanadas de ella misma y es duea de una porcin de su territorio 19. Por su parte Lalinde Abada partiendo de la triple simbolizacin del trmino substantivo verbal estado que sugiri Gonzlez Casanova 30 y que queda identificado con los trminos latino de status, italiano de stato y moderno de estado, esboza su triple conceptualizacin de Estado:
1.

2. 3.

Medieval social e interno. Renacentista poltico y regional. Romntico, jurdico y regional.

pocas que, como veremos, configurarn distintos tipos documentales y diferenciados conceptos de archivo. siempre a partir del especfico concepto de Institucin. Por el primero que queda simbolizado, segn Gonzlez Casanova, el trmino latino statiis asociado a expresiones como status rei publicae, statiis itnperii o statLis regiii 3 ' , Lalinde Abada construye un concepto social y no pollico. Al respecto expone que el estado medieval es uno de los grupos fundamentales en que se divide la sociedad, o es la condicin o situacin de cada uno de esos grupos, o de los subgrupos que puedan distinguirse de cada uno de ellos. No es un trmino poltico, sino en todo caso de forma indirecta. Para

'* Obro\ < o,npler(i~de AndrCs Bello. Volumen X. Derechc) Internacional, torno 1. Caracas. 1974. PP. 1x0-181 M i \ tarde reco$do por BREWER-CARIAS, Allan R. de quien citamos. op. <-ir.. p. 42.
VivCS,

'" GONZALFZ CASANOVA, J.A. Teora del Esrudo v L>ere<-hoConsritucional, Rarcelona: Vicenh 1980. capiiulo I V .

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73

LA CONSTRUCCIN TERICA EN ARCHIV~STICA: EL PRiNCIPIO DE PROCEDENCIA

lo cual argumenta que precisamente la representacin de los reinos, en general, va a tener lugar en forma estamental. En cuanto a la representacin parcial de la sociedad, el concepto es puramente interno 32. Por el segundo simbolizado con el trmino italiano stato, dado que nace en Italia, se construye un estado renacentista a la sazn vinculado al mbito de lo poltico desde el momento en que, en opinin de Lalinde Abada, afecta directamente a las estructuras de gobierno. Para l es un concepto renacentista en el sentido de haber aparecido con el renacimiento y con motivo de las circunstancias polticas de ste 33. Y es poltico porque, como hemos sealaen relacin directa con las formas de poder y con las frmulas d e Al mismo tiempo es regional, ya que lo que interesa son las relaciones de los distintos dominios o posesiones de un prncipe entre s, lo que constituye una regio, dentro del conjunto ms amplio de todas las formas polticas, que es lo que puede constituir el imperio, por ejemplo j4. Y por ltimo nos habla de u n tercer concepto de Estado que define como romntico, jurdico y nacional. Romntico por nacer en el siglo XIX, inscrito en un movimiento dominado por el propio movimiento cultural del romanticismo. Jurdico pues, en su opinin es gestado genricamente por el iusnaturalismo aunque especficamente lo sea con la decadencia del mismo. Definitivamente impulsado por corrientes que podemos considerar ajenas al propio iusnaturalismo, como es el caso del Hegelismo, as como la contribucin de Hobbes. Histricamente lo que caracteriza la concepcin actual de Estado, frente a la concepcin maquiavelista, es su aspecto jurdico 3 5 . El tercer aspecto importante al que recurre Lalinde Abada para caracterizar el Estado moderno, es su carcter de nacional. Sometido al Derecho al, a lo largo de los siglos XIX y xx y bajo la influencia del romanticismo, concepto de Estado se identifica con el concepto de nacin. Despus de reflexionar acerca de la titularidad del Estado determina como caracterstica fundamental la de interponer una persona jurdica, es decir, lo que muchos denominan un ente, o lo que otros designan como un ccntro dc iiiipituc k ~ii de iiormas, y cuya vida es meramente jurdica 7 6 . Este triple concepto del Estado, nos abre el camino para esbozar su desarrollo en las tres pocas sealadas que son, en definitiva, las etapas reales de su evolucin.

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El estadu espaol en su dimensin histricn. o p cir , p. 35 Idem, p. 39. IhidenL ., idem, p. 41. Idem, p. 46.

LA INSTITUCIN Y SU FUNCI6N

La evolucin del concepto de Estado en el desarrollo y determinacin conceptual de la Institucin


La evolucin que este concepto sufre a lo largo de la historia va a determinar el carcter especfico de la Institucin y sta a su vez, la produccin de determinados tipos documentales y especficos conceptos de archivo.
PERfODO MEDIEVAL

Con la aparicin, o ms exactamente la generalizacin, del vasallaje y del beneficio, as como del desarrollo del rgimen seorial y de la concesin de inmunidades, los fundamentos de la constitucin poltica del occidente europeo se ve, en buena medida, alterada; alteracin que se traduce en un concepto de Estado a lo largo de toda la Edad Media profundamente transformado. Antes era considerado como comunidad poltica dotada de un poder pblico unitario, cuya accin se ejerca indiscriminadamente sobre todo el pueblo y todo el territorio sometido a este poder. Lo que de cualquier manera resulta lgico es la asociacin del trmino medieval de estado con el concepto de patrimonio. Concepto que se extiende al mbito de poder, que en la mayona de las ocasiones quedar materializado en la plasmacin de ste en forma de documentos que, por otra parte formarn parte de eYte patrimonio. De aqu que en esta poca, como analizar ms detenidamente en pginas posteriores, el concepto de archivo se encuentre asociado al concepto de patrimonio, siendo pues un concepto patrimonial el que defina al archivo de eqta poca. El concepto de Institucin se encuentra, por otra parte, muy estrechaniente vinculado al concepto de justicia 37, concepto que en s mismo engloba la prctica totalidad de las competencias asumidas por el Estado medieval.
En evtr ,cntirl<i en el viplo XIII I.a\ Partidas concihen la Justicia como: ruygada virtud, yrre duro , \ lo.^ ome.s JU.VOS. e do e comparte u c<rdu urio TU derecho eguufmrnreu. Las Siete ciirtipre en las i d i i n f ~ d ~de Iiirtidas glowdas por el Liccnciado Gregorio I h p e z . Salamanca. Andrea de Portonaris, 1555, Partida Tercera. ttulo l . ley 1, p. I \r ini. adelante \e insiste: vna de las <.ora\,poryire mejor e mas erier-eqadanrerirr w t~imtrinc r l iniind~IT ( 5 r r ~ ;(<>111<> firente mide muna todos l r u derechos. E non solamente ha lo,qur lu.\ticiu do.% plei.foJ qiic \ ( J I I m i r e l o \ drtnundizdores e los decimn<i<rciosen J U ~ Z ~ O nias : aun enfre fodas las o i r a ) <o.\ns yiie uiwiiC,L ~ ~ 1~0 5~ O I> ~ Y S rpier sefugciii por obra, o se digan por palabras, ttulo 1. ley 11, p. 2. Ms ;Idelante ariaden- << F eln CI\ i i r - r u d porque s c maririene el mundo. fuciendo bevira cada uno en pa:, segirnd \ u e.\tudo, a hibor de 51. 1 reriirrido re por uboridado de lo que haJ>idem, p. 3. Esta definicin es comentada .<iPlo\ ms tarde por D Juan Sala quin reflexiona e n los siguientes trminos: esfa definicin es ioniiidn de 1 que IJilSoel Enipei-(irlor Jirsliriiuno u lo qiral es conforme iw ella se i que el objeto de la jusricia es el <l(,recJ2o de c~irlrrimo. I rl lin yirr yiraiyiiiero se le d el .SUYO ( ..). SALA, Juan. Ilustracin del Derecho rd de Esp<iri. Madrid oficina de don Jos del Collado, 1810. Libro 1. Ttulo 1 De la Justicia y del derecho ri~mo 1. p. I

75

LA CONSTRUCCIN TERICA EN ARCHIV~STICA. EL PRNCPlO DE PROCEDENCIA

Sin embargo, en esta poca la justicia no puede entenderse nicamente como funcin judicial, diferenciada de otras funciones, sino que ms bien se trata de un concepto amplio de justicia. Todo aquello que sea ajeno a la Justicia es ajeno al Estado; hecho que queda de manifiesto en los cdigos y recopilaciones de leyes, en su totalidad referidos a la organizacin poltica y al Derecho privado, penal y procesal. LOSasuntos que hoy son materia del Derecho administrativo no aparecen regulados en aquellas recopilaciones. A todo lo largo de la Edad Media, el rey y sus oficiales son considerados como jueces. Las Partidas as lo manifiestan:
Vicarios de Dios son los Reyes cada vrio en S I I Reyno, puestos sobre las gentes para mantenerlas en justicia 6 en verdad quanto en lo temporal, bien assi como el Emperador en su imperio. (...) el Rey es puesto en la tierra en lugar de Dios, para coplir la justicia, e dar a cada vnn .su derecho 38.

En el ttulo siguiente se vuelve a identificar justicia con gobierno:


Rey tanto quiere decir ~ 0 1 1 1 0 regidor cafifirifcllu, a e l pertesce el gouernamiento del reyno (...) E porende los llatnciuan Reyes porque regian tanbien en lo temporal, c o m >e n lo spiritual. E .scfialadamente todo el Rey nome, de nuestro .seor Dios: cn assi como el es dicho Rey sobre todos los Reyes porque del hana nome, e ltis gouierna e los mantiene en su lugar enla tierra, ptrni fir:erjirsticia e derrcko ".

Justicia y gobierno prcticamente se identifican, al respecto las Partii1a.s hacen pertenecer las leyes al govei.riarrriento de las gentes q u e ayuntan los coraqones de los omes por amor. E sto es Derecho e Razn. ca destas dos le la Jurticia complida, que f u e a lo\ ame\ bivir cada uno como conL &4?

Ser el rey la nica institucin, la justicia la nica funcin, y, en consecuencia, la documentacin propia de esta poca responde a una nica caracterstica, el carcter jurdico.
[ 4 MODERNIDAD O LOS PROLEGOMENOS t. LZ AlMINISTKACIOU

El concepto de Estado identificado con la concrecin de LIII fuerte lxder. se configura ya ms definitivamente en la Edad Moderna. y las cir"

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d e m Partida Segunda. titulo l. ley V. p 4 Idern, ley VI. p. S. Idem. Partida Priniera. ttulo l . ley 7

LA INSTITUCI~N Y su F U N C I ~ N

cunstancias que acabamos de relacionar, propias de la sociedad medieval, cambian radicalmente. La aparicin del Estado moderno deriva de las nuevas concepciones renacentiStas -",cuya caracterstica fundamental ser la aparicin del absolutismo o predominio del poder pblico por encima de las jurisdicciones y poderes privados, feudales, estamentales, etc, definidas por la limitacin 0 condicionamiento que imponan al libre ejercicio y desarrollo de aquel poder pblico. La creacin del Estado moderno supone la formacin de u n Poder slido que no se haba conocido hasta entonces desde la poca romana y que se erige sobre cualquier otro, pasando entonces a ser el nico Poder. A u n tiempo, y de forma progresiva, s e va a ir extendiendo sobre aspectos que antes no se encontraban incluidos en la funcin rectora del rey. Mientras en la poca medieval el Estado centraba su atencin sobre un nico fin que cuniplir, esto es la justicia, la funcin o actividad del Estado moderno se centrar por un lado sobre materias nuevas y por otro sobre materias que ya antes eran de su incumbencia, sobre las que, sin embargo, intensificar su actividad. Con todo ello asistimos al nacimiento de lo que pasar a denoniinarse la funcin administrativa del Estado. En consecuencia, la separacin de los rganos del Estado es, a mi juicio, la caracterstica fundamental que define al Estado moderno y que configura el concepto de institucin del momento. Separacin de rganos de poder que cristaliza en la aparicin de distintas competencias, distintos negocics y a su vez distintas materias. Hecho que se encuentra estrechamente vinculado con la aparicin de la Administracin y del archivo como instrumento de aqulla.
E L CONCEPrO Dt: E V \ D O LIBtK4L. EL.SCiRGIPrlIENTO DE LA ADMINISTRACIO\

Francisco Lpez-Nieto en una obra centrada en el anlisis de la significacin de l a Administracin pblica en Espaa, identifica el concepto de Estado con el grupo social total que pos,ee una organizacin mucho ms potente y niuctio mis fuerte que la de los dems grupos sociales ". Afirma que surge corno ente capaz de resolver la totalidad de los conflictos ' j .
" P a r a u n i i ,ipn>xiiiiacin al c o n c e p t o de Kcii.iciinirnto corno poca hirtfirica puede l e L , r w M A R A V A L L . Iow Xnionio ,*El concepto de Renaciiiiienro conio &pocahistrican En: Estudio\ (11, H i \ i o r i < i &'( penvuniirriro r r p c i ~ i < ~ / / J o \ Aritunio c Maravall. Mndricl: Edicione\ Cultura Hispnica, 1984. Serie S e g ' i i d i . poca del Rcnaciniienii, pp 35-74 As conio l a ohrn en general. dnde se desarrolla el ren:iciniieiiti) h d e una fipica p~i~ii;iienrc IETO. f:r,inci\co La A d 1 1 i i i i i ~ f 1 i i ~ i 6,>iililir.n 1i 1'11 E s p d a . Barslona- Ariel, 1989. p l I

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77

LA CONSTRUCCIN TERICA EN ARCHIVISTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Enmarcada la Administracin en el seno del Estado, hemos de mencionar an de forma muy general los elementos que integran a dicho Estado. Podemos considerar que son tres los elementos que, en esencia, lo constituyen: la poblacin, el territorio y el poder. La poblacin, elemento humano, constituye un grupo coherente, ligado por la dependencia a un mismo poder poltico, que es el vnculo ms fuerte que existe; el territorio,en cambio, es el rea geogrfica en que acta el Estado. el elemento ms estable y ms inerte, que en los tiempos modernos ha cobrado un relieve colosal. Pero sin lugar a dudas, el elemento primordial del Estado est constituido por el podel; que ue lograr un orden estable a travs de la ~ b e d i e n c i aAl ~~ respecto, . teneue decir que a todo lo largo de la Edad Media y buena parte de la Moderna, este poder se identifica con un nico poder. Fu en el siglo XVIII y ms concretamente con Montesquieu donde por primera vez se mencionan los poderes del Estado. En su obra EL espritu de las Leyes, publicada en 1748, el filsofo concluye que son tres: el legislativo, ejecutivo y el judicial, que concurren separadamente con el fin ltimo de alcanzar la libertad mxima siempre a partir de las posibilidades dictadas por las circunstancias naturales e histricas. A partir, pues, de la teora de la divisin de poderes cada uno de ellos tendr diferentes manifestaciones que muy claramente nos expone LpezNieto. Mediante el judicial se resuelven las controversias entre los miembros de la sociedad, aplicando el Derecho a un caso concreto o juzgando la conducta delictiva de las personas. Por el ejecutivo se aplican las leyes aprobadas por el legislativo, bien sea dictando actos concretos de mando, normas jurdicas de menor importancia que la ley (reglamentos), o resolviendo reclamac ; e que formulen los ciudadanos 4h. Ser en al mbito de poder que se desprende del ejecutivo en el que queda enmarcada la Administracin como la va ms prxima y ms directa de que dispone el Estado para ver cumplidos sus fines, para el cumplimiento de los cuales se reviste de un poder ilimitado. Dicho de otra manera, el poder del Estado es nico, constituido por una facultad ilimitada, la soberana, que le lleva a poner en sus niedios cuanto sea preciso para hacer efectivos sus

pa&

u El trmino admini>tseiin puede x r eniendido desde muy diferentes aspectos que se concretan en \u\ diferentes acepciones Puede I ~ \ o ~ ~ d a rla \ ~ idea de Poder adniinistrxivo. o hien al propio Derecho que. de >uyo, posee una variante dedilada exclusivaniente a ebte ramo, esto es el Derecho hdniinistraiivo, o puede en gcncral referirse a la ciencia h h i i n i w a t i v a . Los puntos en comn de las i r a diferenies acepciones son i:ualinenie interesantes a nuemo cswdio $ 5 LPEZ-NIETO. tr;inct\co. o p cir , pp. I 1-12.

'' Idem. p. 14.

78

LA INSTITUCI~N Y

su F U N C I ~ N W

fines; hecho por el cual esa funcin ejecutiva, de la que hacemos derivar la Administracin, es tambin conocida como funcin de mando. El concepto de Administracin no debe, sin embargo, quedar reducido a las relaciones que sta establece con los poderes pblicos ni tan siquiera con 10s ciudadanos, amn de que estos sean en esencia los que constituyan la verdadera razn de su existencia. Debe entenderse tambin desde su propia organizacin interior y, por tanto y en la misma medida, desde las relaciones de cada uno de los cuerpos o unidades que la constituyen. As uniendo ambos aspectos, esto es, las relaciones de la propia administracin con el exterior, es decir, con los diferentes poderes pblicos y con los ciudadanos, por una parte y por otra sus propias relaciones internas nos aproximaramos al extenso concepto de Institucin como sujeto productor de documentos. Concepto que englobara la consideracin de la administracin como parte o ms exactamente como instrumento de poder, del poder pblico y al mismo tiempo, la consideracin de la administracin como el conjunto de todos los servicios pblicos, segn la defina Martnez Alcubilla4'. Ambos aspectos deben ser considerados por igual para poder definir la Administracin como Institucin o conjunto de Instituciones productoras de documentos.

Funcionalidad y organicidad como rasgos fundamentales del concepto de Institucin administrativa


Enlazando con la consideracin anterior, el concepto de Administracin pblica puede ser entendido, como lo hace Lpez-Nieto, siguiendo a RaneIletti: desde u n sentido objetivo, material o sustancial, que hace relacin al contenido de la actividad, a diferencia de otro subjetivo, que hace relacin a 10s rganos y a los sujetos por los que aqulla viene ejercitadaA8. En cuanto al carcter objetivo de la Administracicri es clefiiiiti\ ainziitc el que ms adecuadamente nos aproxima al objeto que desde el principio persigo. Lo razonaremos: si el concepto de institucionalizacin lo habamos identificado con funcin social, la Administracin entendida desde este carcter objetivo se centra concretamente en la funcin que sta cumple, y as
M A K l l N E L ALCUBILLA. Marcelo .Administracin pblica,.. l>lcc.rr>nur-ir> d t d /rr r i d t ~ ~ i i i i s ~ r o c ~ ~ n i i r i t ~ ~ i r i r r/egi.sirrci6ti u de Espaa peninsiilnr ) r r l t r a i ~ r ~ r r ~ rri no 10dor i o \ rrirnov ih' h drrilnisrrucrii plh/ic<i M a d n d Admnlstrdcn Arco de Santa Mara, 1892. Tiiio 1. p 179 '"LPE7-NIETO. Francisco rjp. c i t . p. 19.
~'\/>wolu Complnciri de Ir1

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79

LA CONSTRUCCI~N TERICA EN ARCHIV~STICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

podemos entenderla finalmente como una funcin del Estado, dentro de la cual se incluye gran parte de la actividad del poder ejecutivo del mismo. En sentido subjetivo se relaciona con el conjunto de sujetos que le sirven como instrumento para actuar, y as Lpez Nieto define la Administracin pblica como un complejo orgnico, un conjunto ordenado de rganos que se integran en el poder ejecutivo y una serie de entes pblicos menores encuadrados en l de manera indirecta49.Todo lo cual nos acerca al carcter institucional que posee la Administracin, considerada al respecto institucionalmente independiente de la poltica, ya que persigue la consecucin de sus propios fines. La suma de ambos aspectos: objetivo por un lado, identificado directae con la funcin y subjetivo, por otro, identificado a su vez con el conjunto de sujetos que actan para ejercer aquella funcin, constituyen los rasgos fundamentales que definirn al fin el concepto de Institucin administrativa, esto es, organicidad y funcionalidad. As rgano + Funcin sern los dos elementos que nos marquen el punto de partida para entender el contenido documental de un archivo.

I,lh

El procedimiento como fundamento de la praxis administrativa


Un tercer aspecto concede la definitiva formalidad al concepto de Institucin administrativa: el Procedimiento como nexo comn entre los elementos antes mencionados y que definimos como la va legal que los rganos administrativos (primer elemento) siguen para el desarrollo de s u funcin (segundo elemento). O bien, como lo define M. Luisa Conde, el cauce formal de serie de actos en que se concreta la actuacin administrativa para la real n de u n fin5'. El carcter de legalidad con que se revisten los actos administrativos deriva directamente de la sumisin que el Estado debe al Derecho. A partir de ella, cada uno de los poderes que la integran son, a su vez, sometidos a u n procedimiento amparado por la misma legalidad. El Poder ejecutivo, del que hemos hecho derivar la organizacin administrativa, establece sus lneas de

Ibidcrn. Es habitual encontrar el trmino procedimiento administrativo asociado al trmino expediente o incIu\o usado ate segundo corno sinnimo del primero. y amn de que naturalmente el segundo deriva del primero su \ignificacii>n es diferente. Mientras el procedimiento es la va legal por la que se tramitan una scrie de actuaciones. el expediente es el reflejo documental de aqul, o dicho de otra manera su plasmacin matenal. 'I CONDE VILLAVERDE, M. Luisa. Munual de rrururnienro de archivos administrativos. Madrid: Direccin de Archivos Estatalea, 1992. p. 76.
" )

"'

LA INSTITUCI~NY su F U N C I ~ N

actuacin desde el Derecho, con normas y procedimientos sancionados debidamente.

4.2

LA INSTITUCI~N COMO ELEMENTO FUNDAMENTAL DE LA GNESIS DOCUMENTAL. LA INSTITUCI~N EN EL MARCO DE LA ARCHIVSTICA

La implicacin de obligatoriedad en el cumplimiento de sus funciones le viene a la Institucin de su carcter reglado y legal. obligatoriedad que se hace mucho ms fuerte cuando hablamos de instituciones ligadas a la Constitucin, ms poltica que social, de cualquier estado, instituciones que surgen para que el Derecho y la Constitucin se vean cumplidos. En consecuencia, la conexin temtica y estructural entre la poltica y la administracin es un hecho innegable. Al respecto podemos considerar que la Administracin, exactamente las Administraciones pblicas son un factor poltico de primera magnitud y de alguna manera un instrumento indispensable de la poltica econmica y social fuertemente condicionada por la demanda de seguridad de la poblacin 52. Toda actuacin de poder queda finalmente materializada a partir de la escritura, o en trminos ms actuales, de los documentos, tal y como recogen las Partidas e deue todo ser scrito 53. Documentos cuya finalidad amn de que con el paso del tiempo sea la de dejar constancia de la misma actuacin, en su origen no es otra que la de posibilitar esa actuacin. Un testanzento, una ley, una cartci de privilegio, con el correr del tiempo nos darn idea de determinados contenidos, esto es, de un bien material que pas6 de unas manos a otras, de una especfica norma, de un favor real, etc. y nos permitirn, por tanto, conocer hechos que sucedieron en un momento, reconstruir aquel iiioiiiento, pero eii su origen, aquel testaiiiciito posibilit uiia Iwrexiu, aquc[la ley una norma y aquella carta de privilegio u i i f k v o r r e d , es decir, al margen de que el expediente judicial abierto cn el caso de la colza con el tiempo pueda informar a los hombres de un fraude que gener un notable perjuicio social, el propio expediente ha posibilitado la tramitacin de una investigacin judicial concreta.
Este asunto M d r i d : Tecnm. 1985

eb

tratado por Baena del Alczar en \u obra Cirr.w de

Ciericiu

de la Adininisrracirr.

: Tcrcrr-a o i i i < l < i . titulo xviii, ley ii.


81

Podemos entonces considerar que el documento, en sus mltiples variantes y tipologas responde a una necesidad material, posibilitando a un tiempo la satisfaccin de aquella necesidad. S u finalidad queda supeditada a la finalidad para la que el propio documento surge. Al mismo tiempo, cada documento responde a una necesidad finalista de la propia adniinistracin que lo necesita para materializar su actuacin, siendo estas actuaciones variadas, sern as mismo y como consecuencia variadas las tipologas de aquellos documentos. Tipologas que, por naturaleza, no son caprichosas sino que responden a un procedimiento concreto que, como la propia actuacin, queda sometido a las leyes que son quienes lo dicsta que le da una forma definitiva y que ms tarde debe quedar reflejada en el archivo. Ya en las Partidas se recoge, de hecho y de manera detallada, la forma material y el contenido en que han de ser hechos los privilegios, las cartas, riianifestacin material, por otra parte, de la actuacin real. En este sentido podemos leer el ttulo XVIII de la Tercera Partida, donde despus de describir que es Escritura, se expone:

circunstancia

<< de qiie nace averiguamiento de prueva rs toda carta que .seci,fecha por mano de escriuano publico de concejo. o sellada con sello de Rey, o de otra persona autentica, que sea de creer nace della muy grand pro. Ca o .sera priuilegio de Papa, o de Emperador, o de Rev, sellada con su sello de oro o de plomo, oJrmado con signo uritigiin que n y i ucostiirnbrudo, en ciquelln sazon, o carta destos Seores, o de dgiinci ntrci personn que nya otrn rnnnerci de cartas que cndtr 1.11 otro otne puede unundar f n z e r .sellrir con su sello, e tales corno estas iialen cotrci aqirellos ciiyas son solamente, que por su mandato seun jrchtcs e selladirs. e otro e.scripfiiru y u que ccidci unojafase con su mano e sin .sello, que r.s c ~ n w incinera de priieuLi (... ) v ciy otra escriptura qiie I l a r i r u r i itistriiriie~ito puhlio que es jcJfi.r.ho p o r innnn de escriuano publico dr concejo>>. ''

A partir de sta la mayor parte de las leyes contenidas en este ttulo describen L a manera como sefazen las diferentes cartas, de quitamiento, de arrendaniiento, de encomienda, etc. cada una de las cuales nos esta informando a u n tiempo de u n tipo de actividad propio de la poca. Prueba, por otra, parte de la importancia del documento como traduccin material de la funcin de una Institucin es la institucionalizacin del rriisnio, que de esta forma pasa a convertirse en una funcin aadida a todas las que la niisrna pueda ejercer. Es decir, la realizacin de los misinos no es
''
T",rcero Partidci. ttulo

XVIII, ley 1, p. 87.

87

LA INSTlTUCIN Y SU FUNCIN W

cosa que pueda competir a cualquiera, de suyo desde la antigedad ha sido competencia de unos pocos. Ya el Fuero Real de Espaa dedica su ttulo VI11 a la figura de los escribanos pblicos: <<( ...) y estos Escribanosfugan las cartas lealmente, (...) 2 derechamenten j5, Por su parte, el ttulo XIX de Las Partidas presenta a los escribanos que son puestos para fazer las cartas de [os Reyes. En la Ley 1de este ttulo Escriuano tanto quiere derir como ome que es subidor de escreuir. La ley siguiente determina las caractersticas que estos deben reunir: <<De qual manera deuen ser los escriuanos, e como deuen ser de buena fama. Leales e buenos e entendido duen ser los escriuanos de la corte del Rey e que sepan bien escreuir de rnaneru que lcrs cartas que ellosfizieren que bien semeje que de corte del Rey salen, e qiie las fuzen omes de buen entendimiento (...)D 56. En el mismo sentido Joseph de Miravel y Casadevante, de la Real Academia de la Historia y cannigo del Sacro monte de Granada, hace corresponder la figura del archivista a las primeras persecuciones del cristianismo. En su Gran Diccionario Histcrico, publicado en Pars en 1753, en la voz archivo expone que: ... diirante las primerus persecuciones del cristianismo nvia archivistas que con cuydaclo guardavan las Actas de los Murtyres . As pues, desde sus inicios la figura del archivero va ligada a la funcin especfica de conservar los documentos, no es, sin embargo, la nica funcin. En este sentido ms adelante expone: i. hicieron los Obispos Catholicos reglanientos para diferenciur l c i s [actus]verduclercis y cierttrs, d e las falsas y supuestas, estableciendo registros, y iristituvendo Escri\wnos y Archiveros para disponer y registrnr- lcis Actas !a espurgadas de toclu filserlcid. 5x. Por tanto, no resulta difcil deducir como los archiveros desde sienipre mantienen una relacin con la documentacin que excede la de la mera conservacin.

La Institucin y la necesidad del archivo En trminos generales, la necesidad que la Institucin tiene del archivo cmana directamente de la necesidad de justificar su propia existencia. El

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al

archivo representa, por un lado, la prueba fehaciente de que sus funciones quedaron cumplidas, y, por el otro, el instrumento que posibilita que las mismas se puedan cumplir. Desde esta perspectiva. es el archivo un servicio ms de la adniinistracin. Cabe setialar un matiz importante respecto al servicio que el archivo supone para la Institucin que lo crea, el matiz finalista que se traduce en la final absorcin de toda la documentacin por ella generada, cumpliendo un doble servicio, por un lado, a la propia institucin, servicio interno y por el otro, no slo al individuo que acab por relacionarse con aquella institucin sino a la sociedad en general que al fin y a travs de l tiene la garanta de su pertenencia al grupo, servicio que podramos denoinar externo. As externo e interno, ambos servicios se mezclan y conceden a la Institucin su integridad. De la misma necesidad de materializar su actuacin de forma documental, surge a un tiempo la necesidad de conservar aquella forma material de la misma; conservacin que derivar en la aparicin del archivo y que, por tanto, queda fundamentalmente vinculada al mismo, pero que antes de SLI aparicin adopt otras formas con idntica finalidad, el registro, la cancillera. El Registro se define en Las Partidas como: libro que es fecho para renembranca de las cartas e de k1.s preuilegios q ~ t r soJi fechosn ms tarde se aducen las razones de su existencia:

_''Que pro nace en fazer los registros eq deuen fwer e guardar los registradores. Tercera Partida, ttulo XIX ley VIII. p. 124

84

LA INSTITUCI~N Y

su F U N C I ~ N

La funcin institucional corno fundamento de la praxis archivstica


La institucin responde o resulta de una demanda social, y surge con la finalidad limitada de satisfacer necesidades concretas, para lo cual dispondrli de 10s mecanismos necesarios. Dichos mecanismos se traducen en competencias o atribuciones que capacitan a un determinado organismo para satisfacer fines especficos. Conde Villaverde define estas competencias como atribuciones encomendadas en carcter exclusivo a un organismo de la Administracin para resolver los asuntos referentes a una determinada materia". Es, por tanto, la competencia el elemento que posibilita el cumplimiento de la funcin institucional, y tendremos por tanto, particulares competencias para el cumplimiento de especficas funciones ". A modo de ejemplo. el artculo 54 de la Constitucin Espaola establece que una ley orgnica regular la institucin del Defensor del Pueblo, como alto comisionado de las Cortes Generales, designado por stas para la defensa de los derechos Comprendidos en este ttulo (el 1), a cuyo efecto podr supervisar la actividad de la Administracin dando cuenta a las Cortes Generales"'. De esta forma la Institucin del Defensor del pueblo nace para cumplir una funcin especfica, la de defender los derechos comprendidos en el ttulo 1 de la Constitucin espaola, siendo una de sus competencias, a tal fin, la de supervisar la actividad de la Administracin. Como primer sujeto de todos aquellos dedicados a la satisfaccin de necesidades generales. ser del Estado del que deriven todas aquellas instituciones dedicadas al mismo fin. En consecuencia, una condicin se deriva de este hecho, la base legal que al fin sanciona la existencia de las mismas. As se entiende desde el punto de vista archivstico. En este sentido Michel Duchein cuando describe las condiciones necesarias que debe cumplir u n organismo productor de fondos documentales 6 3 las relaciona en los siguieiites trminos:

ilt. funcin y competencia adiuim\tr:iii\:i I f~iido y seric cicicuinentai Ley orgiiiica 3/Ic)XI. de 6 de abril, del Defensor del Puehlo "' El concepto dc fondo lo e~tudiarenioslargamente i i i E / capi~ulo7 como concepto derivado de 1 L Wliccin priciicd del priirisr i i i \ e l d e l Principi de Priicedencia. Adelantarnos sin embargo que l(" rererinio5 a l cuaiido dc\iyimio\ la produccin docunientel cni:rn,ida de una institucin en el ejercicio de \ U \ fuilcione\.

<''' C O N D I VIL.I.-\VtKDE. bl. Lui\a. o,, rir . p. 68 '" M i \ i i d e l i i i i t r i ~ ' i e i i i i i , IJ rclxin entre 10, ciinccpiii\

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LA CONSTRUCCIN TERICA EN ARCHIVSTICA EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

tencia jurdica propios establecidos por un acto de ley, decreto, ordenanza, etc, preciso y fechado @. b) Debe poseer atribuciones precisas estables, definidas por un texto legal o reglamentario. SU posicin dentro de la jerarqua administrativa debe estar C) de@& con precisin por el acto que le di origen; sobre todo, su subordinacin a otro organismo de nivel mas elevado debe estar claramente establecida. dj Debe tener un jefe responsable con poder de decisin en su nivel jerrquico. Dicho de otro modo, debe poder tratar los asuntos de su competencia sin que, para decidirlos, tenga que someterse automticamente a una autoridad superior. (es claro que esto no quiere decir que debe gozar de poder de decisin para todos los asuntos; muchos de ellos importantes, tendr que someterlos a decisin en escalas superiores de la jerarqua administrativa. Pero para producir un fondo de archivo de su propiedad, el organismo deber gozar de poder de decisibn, al menos para ciertos asuntos) (...) Las divisiones o secciones internas de un organismo no renen las condiciones requeridas para la produccin de un fondo de archivo; - n cambio , cualquier organismo que posea una existencia jurdica y un nivel de competencia propio puede producir un fondo de archivo, pese a que est subordinado a otro de nivel ms alto. - los rganos locales dependientes de un organismo central producen fondos de archivo que les son propios 65.

Una definicin ms concisa es la que aporta Conde Villaverde en su ya citado Manual de Tratamiento de Archivos Administrativos, con el trmino de sujeto productor define aquel Organismo de la Administracin o persona o jurdica que en el desarrollo de susfunciones genera conjuntos orgde documentos 6 6 .

Entendemos por Institucin a partir del anlisis precedente y desde la perspectiva archivstica, el sujeto productor de conjuntos orgnicos d e documentos. Nos referimos tanto a organizaciones pblicas como privadas. Tambin inclumos en este trmino cualquier persona, empresa o asociacin, sancionadas legalmente, con una funcin social determinada y que en el ejercicio de aquella funcin genera un volumen documental que la refleja y que finalmente queda recogido en el archivo.
La aclaracin me resulta acertada por lo que la reproduzco La datacin precisa es a veces imposible como en el caso de entidades que se remontan a la alta antigedad, pero esto no invalida el conjunto de la definicin De la cita n.3 de la p. 76. M. Duchein. op. cit., p. 76 DUCHEIN, M. op. cit.,p. 76-77 66 CONDE VILLAVERDE, M. Luisa. op. cit.. p. 79.

86

LA I N S ~ U C I ~ Y Nsu FUNCIN

Podemos por todo lo expuesto inferir que la Archivstica se encuentra, fundamentalmente, interesada en aquella documentacin producida, emanada 0 generada por aquellas organizaciones que poseen una base legal. Base que es, en definitiva, la que legitimndolas les concede la va por la cual va a transcumr su existencia y que definir igualmente la produccin documental y el tratamiento posterior de la misma en el seno del archivo. Conceptos ambos, documento y archivo que pasamos a analizar.

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CAPTULO 5

EL DOCUMENTO DE ARCHIVO

Como forma material y resultado de la actividad de la Institucin, el documento de archivo es el segundo elemento que posibilita el enunciado terico del Principio de Procedencia. En captulos anteriores ya sealamos, como el documento representa la materializacin de las actividades especficas que ha desarrollado una Institucin a su vez sta surge para cumplir una funcin social igualmente especfica, en virtud de lo cual le son conferidas unas competencias que le permitirn desarrollarla. Es precisamente el cumplimiento de su funcin el fundamento ltimo de la propia Institucin y a un tiempo el fundamento terico de la gnesis, toda la vida y el destino Final del documento, ya que ste nace primordialmente para servir a la razn de su origen, a la Institucin.

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' A partu de ahora cuando hablamos de Institucin como sujeto productor de documentos, nos referimos eWcficamente a la Administracin como sujeto fundamental, que no nico, en la prciiuccin de documentos.
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LA C O N S T K I I C C I ~TERICA N EN ARC'HIV~STICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Con independencia de que con el tiempo le sobrevengan valores aadidos, de orden histrico o de informacin, en su esencia el documento propiamente de archivo contiene en s una funcin especfica, determinada desde las razones que lo hacen surgir, y que son, en definitiva, el componente esencial de su conceptualizacin. Estas razones han sido manifiestamente diferentes a lo largo de la historia. Siendo en unos momentos la mera conservacin, y en otros la conservacin para el cumplimiento de determinados fines que, como la propia documentacin pone de manifiesto, han sido variados a lo largo de la historia. Fines, por ltimo, que unas veces son diferenciados y

s necesario aadir un dato que s e deriva de todo lo anterior en la medida en que tambin ste nos ayudar a definir el documento: el carcter pblico o privado de la actividad que ste refleje, que se deriva del carcter pblico o privado del sujeto productor de aqul.
Por tanto. el desarrollo del concepto de documento de archivo corre paralelo o, en trminos matemticos, es directamente proporcional al desarrollo o evolucin del concepto de Institucin.
Al mismo tiempo, la suma de todos aquellos documentos que reflejan las muy diversas funciones y actividades de todas y cada una cie las Instituciones pueden al fin informarnos en su globalidad de una organizacin concreta de la sociedad, de unas demandas sociales igualmente concretas, y de los posibles mecanismos de los que aquella sociedad dispona para satisfacerlas. Todas estas circunstancias quedan recogidas en los documentos, confirindoles en consecuencia otros valores que irn adquiriendo con el tiempo.

P .o r todo ello el documento de archivo es naturalmente distinto a aquellos otros que nacen con otro fin y cuya naturaleza es, por tanto, esencialmente diferente.

5.1

CONCEPTO GENRICO DE DOCUMENTO

Con el f i n de exponer la naturaleza del documento propiamente de archivo parece inevitable acercarse al concepto de documento en general, para cuya delimitacin segn afirma Lpez Yepes dos vas se nos ofrecen: la va etimolgica y la antropolgica y cientfica.
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EL. DOCUMENTO DE ARCHIVO W

La primera contempla el trmino en su evolucin fontica y semntica en el seno de la lengua espaola?. Versin romance de documentum, el documento es un trmino que procede del infinitivo latino docere (doceo-citicturn,) 'i y contiene las significaciones de ejemplo, modelo, leccin, escarniiento, demostracin; multiplicidad semntica que refleja la multiplicidad funcional del mismo. Entre ellas, tres nos ayudan a perfilar el concepto que queremos definir: ensear, manifestar y por ltimo informar d . La segunda va a la que alude Lpez Yepes nos permite una conceptualizacin del documento desde la ptica antropolgico-cientfica, desde el momento en que surge, en esencia, de la necesidad de perpetuacin que el hombre ha desarrollado desde los tiempos ms remotos, del ansia por conservar prueba de cada acontecer por mnimo e insignificante que sea. De hecho, ]a memoria es un componente psicolgico que determina, en buena medida, el comportamiento humano. Ya Nietzsche afirm al respecto que lo que distingue al hombre en cuanto tal es la memoria '; constituida por tal cantidad de sensaciones, de datos, de fenmenos, en definitiva de informacin que reculta necesario prestar un carcter objetivo a tal cniulo de subjetividades. En este sentido, Erich Pietsch sealaba como el hombre lucha por objetivar la inultiformidad de los datos que ha ido adquiriendo, preservndolos as por ms tiempo del garantizado para su conservacin en la memoria, logrando independizarlos de las limitadas posibilidades innemotcnicas individuales 6 . Para cumplir la funcin de memoria colectiva es como define Nuria Aniat al documento, como herramienta indispensable para trancrnitir conocimientos, ideas y dar testimonio de los hechos. Permite adenils la comunicacin humana, es un iiiiportante medio de formacin y docencia y puede materializar todos los cctnocirnientos humanos, constituyendo as u n a memoria colectiva '.
. -

L P W YEPES, Jos, Investigacin c i e n t f i c a C ' i e n i i ; ~ d t l i i Docuineritacin y Aii61i\i\ documental,,. .1KOON, 1977. n. 381-382, p. 91 dem, E.stiidio.\ ,ol>i-u iIo<.iimt,iitiiciiri de lus ciencias dc lo In,fortiic i h , Madrid. iistituto Nacional de Publicidad. 1Y77. I ?? p p Fiirrdainenros d e informriciciii 8 ( l o c i i r i ~ e i i f < i c i iJ i. < i \ C Lpez Yepes, compilador. Madnd. EIJDLMA I'niicr,idad. 1990. S. Luiq. fConceptri <Irclociimeiito~~. cn .Ai-i hii~.ciirL7.EJtiidio.\ Hdsiior
J l i i < iimnrio ilirstradu latino-espriol esp~iol-l<itr,i,, rA im'~log~ de D Vicentc Gaczi 112 I h g o . de la Real Academia Espatiola, 7.& ed.. Barcelona, Bihliogrd. S ,A . i 470. p 118. ' blircz,i El~ade.sin embargo, apunta que la memoria e\ u n , i L<ii&Tei-\tic:idel hombre histrico. I K I .i.; del iirciiico que \e niega a registrar ci paso del tiempo -&/ h d i w d<, / u , I 1 1 iIirricionev rr-aicitJridi~, ii" ~ ~ 1 7 i u / < inl ~ , r o ~ i / r < i ~ r i i ~ histrico ~tiffi nirigiir valor e n s, e11 o t , o t i:;,-r>iiti<>\ r i o l o coiicidernba c o i i i o iiii~i 1 ~ite,i'fJr-ili i , \ / r r t - r f i r - n d l c %II pi-upio modo de exisiencin [;l.IAllF.. \ I i r ~ e ~ 61 , rriito del eterno r-:'Ifli ! l o Ai-qiirfipoc v repericin. Barcelona, Planeta Agostini, 1981, p. 117.

Informacin y Docuriientaci<in. N a i i i r i i l c t J y posibilidades. e n 1 P i n i ( i r ( Prlogo de Juan de la Infiesta Molero t',itri,iiato de Investigacin Cieiittlcd 1 Tcnica J u a n de l a Cizrvii, Centro de Informacin y Documentacin. V:idrid. IY66. p. 6. ' A M A - T . N u r i a . Oocumentacin cientTici<.<i i i i ~ e v i i icc,io/(,yL,i\ ~ d e la l i i f r m ~ ~ r~i ~ l ~~~ d i, r ~ d
~ ~ ~ I e r i icit. c i (lo( \ lmetif(iri6n.

' PIETSCfJ. Erich.

lidicione, C>iriniidc. i Y8Y

H LA CONSTRUCCI~N TE~RICA EN ARCHIVSTICA. EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

En consecuencia, la definicin del documento tiene como punto de partir SU caracterstica fundamental: ia acumulacin de informacin y la posibilidad de poder ofrecerla en un momento dado. El nmero de disciplinas que, por otra parte, toman el documento como objeto de sus estudios nos informa, sin duda, de la extensin de este concepto, que se manifiesta. a un tiempo. en la diversidad de su naturaleza constitutiva y de las diferentes significaciones de un mismo trmino. Trmino que, en sentido muy amplio y genrico, podemos definir, siguiendo a Antonia Heredia, como todo registro de informacin independiente de su soporte fsico 9. 16/1985. de 25 de junio, del Patrimonio Histrico espaol, lo define co toda expresin en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresin grfica, sonora o e n imagen, recogidas e n cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informticos O.

ky

Diversidad en la naturaleza del documento


Son cuatro las disciplinas fundamentales que convierten al documento en objeto de sus estudios: la Historia, el Derecho, la Diplomtica y la Documentacin en general, adquiriendo en esta ltima diferentes formas materiales para cada una de las disciplinas que la componen: el libro y sus variantes para la bibliotecologa, la obra de arte para la musestica, y en fin, todo aque!lo que bajo la forma de relativa permanencia pueda servir para suministrar o conservar una inforrnacibn . Intereses que, por otra parte, pueden llegar a unificarse e n el seno de cualquier ciencia o disciplina cuya atencin se centre onocimiento del hombre y l o haga desde la perspectiva histrica. Tenen cuenta, sin embargo, exclusivanicnte ias tres reas de conocimient o en las que el documento adquiere u n papel preeminente, el Derecho, la Diplomtica y la Historia ?, con el fin ltimo de determinar el concepto especfico dc documcnto de archivo.

Son muchos lo\ i f r i i i i n i n rmplcadoh a I largo de la hi\toria para referirse al concepto que r,!udiamos: diploma. ~ t l - i i ~ t i i i i nn.\ t r u n i r n t u r n , \criptiira. pagiii,t, charta, litera, epiatola, preceptum. privilegiuiii, inandutuni. te\tniiimtuin. cliirogrdphuin. HEREDLA HERREKA. A , Ari iiivsticn grrierrrl. op C I I . p 87. O Ttulo VII. capitulii. artculo 49. I FINO, J. Federic. HOURCADE. Luis A . .<Iratado de bibliologa: historia y tZcnica de la prduccin de documentos.>. Rei~i.\t<iUniier\idad, Santa Fe. 1955. n 31, wparata, p. 7. Citado.por TANODI, \urslio. op. cit., p. 26 Excluyo de ehte anli\is el docuiiiento cientfico por c o n ~ i e r a r l oesencial y sustancialmente diferente al documento de archii 1 1 . D e cualquier manera sugiero coino interesante el estudio comparativo de iiiiboi tipos

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EL DOCUMENTO DE ARCHIVO

Naturaleza jurdica del documento


Desde el punto de vista del Derecho, el docuniento jurdico es tradicionalmeiite definido como cualquier testimonio escrito u oral destinado a dar fe de un hecho, es lo que se denomina documento-instrumento. Se trata en realidad de la definicin del clebre jurisconsulto romano Paulo, recogida luego por Justiniano en las Pandectas Instrumentorurn nonzine ea ornnin accipierzda srlrzt quibus causa instrui potes 13. Martnez Alcubilla lo concibe como aquella escritura o instrumento en que se aprueba, confirma, hace constar o acredita algn hecho, disposicin, convenio, crdito, obligacin. derecho o ventaja 14. Adems de definir el rasgo fundamental del documento, su autenticidad 15, se detiene en la diferencia entre el pblico y el privado. El primero autorizado por notario o expedido por funcionario que ejer1.3 cargo por autoridad pblica, en lo que se referiere al ejercicio de sus funciones, y en general los dems documentos, libros de actas. estatutos registres y catastros que se hallen en archivo pblico, provincial o municipal y las copias autorizadas por los secretarios y archiveros por mandato de la autoridad competente, las partidas sacramentales, las actuaciones judiciales, etc. El segundo, esto es el documento privado l 6 ser aqucl en cuyo otorgamiento no ha intervenido oficial pblico alguno, aun cuando est escrito en papel sellado l'. Es, en realidad, el tipo de elemento que interesa a los juristas, cuyo contenido conceptual deriva directamente de su funcin, ser testimonio de u n hecho, del que sirve como prueba, y cuyas caractersticas no son conipletamente ajenas al documento especifico de archivo que intentamos definir. En el mbito geogrfico espaol, el documento jurdico tiene su origen terico en Las Partidas de Alfonso X, donde por primera vez se delimita s u significado. As el ttulo XVIII de la Partida Tercera titulado De las escriturcis i ) o i q u e .re p m ~ u m z los pleytos, en su ley primera expone que cosa ES tsci'itiira
' ' RLESCO. Angel, et al . F'ri/mgruf;u v Diplomrticu, Madrid. Llni\er~idad'L':icioiial de Educacin a ili,iaiicia, 198s. t. p 161 '' MAKTIXEZ AI.CUHII.LA, Marcclo. <<Documento> pblico\ y p ~ n \ ido^^^. I)ir.ciotiurio ilr l r i :\<Iinriiisrrncrrjn E%piifiola.Comptlui~it~ de lu novsima legislnci6n & E s p ~ i & i i o d o s l o \ i-umo.s dr iri ~ \ r l r ~ ~ t i i i . ~ ~ r Piiblicn. ( i r i ~ i i Sexta edicin, Madrid, Administracin Augusto Figueroa. 19 17. t o n x VI. p. 17 I '' Nos dir. <.Es autntico u ol6grafo cuando est escrito o firmado pr 1-1 nif\inil p c r a n a a quieii \c .iirihuyc... Ibidem '' Para un seguiinicnto retrospectivo del concepto de documento p h l i c ~4 privado puede Iccrsc. Iq>ectivaniente. 13 \o7 .Dcumcntoa pblicos. y la doctrina general sobre f u r r ~ a y elicacin probatoria de I m h x n i e n t o s pnvadoi. en la vhra 4'1 citada de MARTNEZ ALCUBILLA, pp. i 71 1 i 79. rcqeciivamente l' lbideni

2,

LA CONSTRUCCIN TERICA EN ARCHIVfSTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

<<( ...) Escritura de que nace aueriguamiento deprueua es toda carta que sea fecha por mano de escriuano publico de concejo, o sellada con sello de Rey, o de otra persona autentica, que sea de creer nace della muy grand pro. CU o sera priuilegio de Papa o de Emperador o de Rey (...) e ay otra escritura que llaman instrumento publico que es fecho p o r mano de escriuano publico de concejo '*. En la ley 114 de este mismo ttulo, se vuelve a insistir sobre el carcter probatorio de las cartas, esto es del documento: Valer deueii las cartas pura prouar con ellas los pleytos sobreque fuero[n] fechas non auiendo enellas algunas delas,falsedade, o me[n]guas (...)porque pueden ser deseas.. ' 9 . Como documento instrumento, se recoge en 1862 en la Ley del Notariado. En su ttulo 111 Del protocolo y copias del mismo que constituyen instrumento pblico define al protocolo como la coleccin ordenada de las escrituras matrices autorizadas durante un ao 20. El Cdigo Civil considera como documento pblico el autorizado por notario o empleado competente, el cual ejerce una funcin del Estado al imponer el sello de su intervencin a los actos y contratos que formaliza, dndoles el carcter de autenticidad necesario para que prueben desde luego el hecho a que se refieren 21. El notario o empleado competente al que se refiere el Cdigo Civil es, en este sentido y en trminos archivsticos, el sujeto productor del documento.

'"

Naturaleza formal del documento: Documento diplomtico


Los diplomas o documentos solemnes de los reyes y emperadores fueclase de documentos que interes, en sus inicios, a la disciplina que al fi e ellos tom su nombre. El documento diplomtico que, en francs responde al trmino actes, atti en italiano y urkunde en alemn, en un sentido estricto ser cualquier testimonio escrito sobre un hecho de naturaleza jurdica, en el que concurran dctcrrninadas y especiales formalidades -variables segn las circunstancias de persona, lugar, tiempo y materia- dndole fuerza de prueba. As lo defini Teodore Sickel en su ya clsica Acta regnuni et imperatorurn kurolinum, definicin que el francs Wilhem Bauer ampla haciendo coincidir el valor diplomtico con el valor histrico en los mismos

''
'O

Tercera P<rrrida. ttulo XVIII. ley 1, p. 87. Ideni. ley 114. p. i 18. Las leyes siguientes que integran este ttulo, completan la eupobicin

pnrnera acerca del caricier prohatono de las escrituras Ley dc 28 de mayo de 1862 de Constitucin dcl Notariado, ttulo 111, art. 17. " Cdiyo Civil. art. I.2i8.

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EL DOCUMENTO DE ARCHIVO W

documentos a los que considera como escritos, con existencia propia e independiente, mediante los cuales quedan garantizados los hechos jurdicos, con arreglo a formas determinadas que cambian segn la persona, el tiempo, el lugar y el concepto, de tal manera que estos testimonios escritos resultan idneos para el cumplimiento de fines jurdicos . En un sentido lato por documento diplomtico ngel Riesco considera cualesquiera escrituras de carcter legal, histrico y administrativo que existen en los archivos y tienen alguna relacin con los documentos propiamente dichos. Por ejemplo, proyectos de leyes y rdenes, minutas y borradores, relaciones de noticias y sucesos, cartas, solicitudes, cuentas, informes, listas y estadillos de personal, etc. todos los cuales, al menos indirecta y parcialmente pueden ser objeto de la diplomtica 2 3 .
D E F I N I C I N D E L D O C U M E N T O DIPLOMTICO D E S D E E L P U N TO D E VISTA ARCHIV~STICO

Por la estrecha relacin que la diplomtica mantiene con la Archivstica, el documento diplomtico es definido tambin desde esta ltima disciplina. Los holandeses Muller, Feith y Fruin en su manual definen los documentos diplomticos, que tambin denominan como formales, aquellos en cuya redaccin se deben observar, respetar ciertas formas apropiadas para que sirvan como prueba de su contenido 24. Bien es cierto que ellos usan este concepto en un sentido restringido, razn por la cual observan ms adelante: o sentido original do vervo orkonden atesta6 fiizer prova: o documento ,formal , pois, realmente, urna prova. A palavra, pcrem, foi aqui tomada ern sentido mais amplo, de forma a nela se inclurem tambm os instrumentos noturiais 25. Ya antes estos autores distinguan entre los instrumentos legales tres elementos: a primeira redqao, isto , o instrumento ainda nao confirmado; a minuta, isto , o instrumento tal como f o i uprovado; a primeira via do oriRina1, isto , o instrumento que se destina a ser entregue u s partes. 16. En un momento posterior pasan a definir la carta diplomtica, como: a primeira via original de um documento formal,} 27. En consecuencia, para ellos el aspecto formal es el que finalmente acaba por definir aquellos documentos
B A H U E R . Wilhem, I n t r o d u c c i n al estudio d r la h r r r o r i a , t r a d u c c i n por Garcia d e Valdeavellano. Barcelona. Ed. Bosch, 1957, p. 354. 3 RIESCO, ngel, et. al., op. cit.. p. 162. MULLER, FEITH, FRUIN. op. cit., pargrafo n. 92. p 137 Ibidem. Ibidem. lbideni.

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que se entienden como diplomticos, sin que en ellos concurran otras peculiaridades. Adolf Brenneke, por S U parte, s e refiere al documento diplomtico cuando intenta establecer el campo de accin de la Archivstica, que e n S U opinin, en absoluto est reido con el de otras disciplinas que, como ya hemos sealado, tienen tambin por objeto de sus estudios el documento. Como archivista Brenneke afirma que a diferencia de la Diplomtica la Archivstica no se ocupa del documento como elemento singular sino que sobre todo pretende investigar el modo en que ste, con el paso del tiempo, es vo incorporado a un todo orgnico que es el archivo 28. Ms adelante se r ir tambin al aspecto en que ambas disciplinas son coincidentes, el aspecto formal. Para la Diplomtica como para la Archivstica, el conocimiento de la forma es necesario para la comprensin y el exmen crtico del contenido; incluso para aqul a quien nicamente interese el contenido, la forma que revisten los documentos no puede pasar desapercibida, no puede ser indiferente Finalmente, Antonio Floriano Cumbreo aclara la circunstancia de que sin finalidad histrica, el documento diplomtico sirve a la historia, de hecho lo considera supervivencia escrita que perpeta hechos de naturaleza estrictamente jurdica y que formulada o redactada sin intencionalidad histrica, sirve no obstante a la historia como fuente primordial o directa 30. Desde esta perspectiva es fcil inferir el carcter de complementariedad entre la Diplomtica y la Archivstica, desde el momento en que el aspecto formal del documento, esencial para la Diplomtica, no deja de interesar tambin a la Archivstica, existiendo sin embargo diferencias que, en definitiva, a cada una de ellas. La naturaleza formal del documento representa, anto, el punto de unin entre ambas disciplinas.

Naturaleza histrica del documento: Documento-monumento


Si entendemos por documento histrico aquel que interesa a la reconstruccin de la historia, ser5 sin ninguna restriccin todo documento del que hasta aqu hemos hablado, ms todos aquellos a los que nicamente nos referiremos por la conveniencia de profundizar en. el esclarecimiento conceptual del documento de archivo que es verdaderamente nuestro objeto.
~' BKENNEKE. A.. op

CUMBRENO. Antonio. O ~ i s d o'niveriidad. , 1946. p. 223.

'' Ihidurn. "' FLORIANO

c i f . .p

22
Cit-so

Reriernl d e Paleografn v Diplomticri

r,cp<ifi<dri,

96

EL DOCUMENTO DE ARCHIVO

Todo resto independientemente de su soporte o forma material que resulte de la actividad del hombre y que en alguna medida contribuya al enriquecimiento en el conocimiento del propio hombre, en algn aspecto o aspectos de su vida, puede ser definido como documento histrico. Mas quiz aqu convendra profundizar en el concepto de historia, o ms exactamente en el concepto de hecho histrico. De forma genrica se puede decir que hecho histrico es aquel que sucede y sobre el que transcurre el espacio de tiempo suficiente para conferirle las coordenadas necesarias que permitan su valoracin especfica para la sociedad. Naturalmente por encima de la valoracin posterior de este hecho est el hecho mismo, que en efecto pasa a convertirse en histrico cuando se tiene conciencia de l, lo cual de ninguna manera sera posible sin los documentos. Dejamos al margen el concepto de historia que excede sin ninguna duda el propsito d e este trabajo y nos referimos a l con el nico propsito de aclarar nuevamente que de documentos tambin hablamos cuando nos referimos a cualquier expresin en que determinado acontecimiento quede reflejado. La Capilla Sixtina, un hacha paleoltica son documentos que nos hablan del hombre y de las circunstancias en que ste pudo vivir. Su lectura, sin embargo, siempre estar sujeta a la subjetividad del lector. Con la aparicin de la escritura el concepto de documento al que hemos aludido, queda definitivamente acotado, y a partir de ella se realizar una lectura determinada no ya por la subjetividad del lector sino por la subjetividad del verdadero actor del hecho. La necesidad de que las cosas acaecidas sean descritas en la misma forma en que suceden y por determinacin expresa del actor queda recogida ya en las Siete Partidas: El antigedad de los tiempos, es cosa yue,faze a los 17orne.s oluidar los hechos passados. E porende fue menester yue fuesse fallada escritura, porque lo que ante fuera fecho, no se olvidase, e supiessen los omes por ella las cosas, que eran establesius, bien como si de nueuo fuessen feclias. E mayormente porque los pleytos, e las posturas, e las otras coscis c~ue fazen. e ponen los omes cada dia entresi. los vnos con los otros, no pudiessen venir e n dubda, e fuessen guurdndas en la manera que fuessen puestas j'. Es en este sentido en el que se nos aparece el documento de archivo con un contenido conceptual diferente al resto de los documentos.
GrV~JI-f Lopez o del Consejo de Indias de

Los Siefe Partidas del Sabio rey don Alfonso el w n u , riiwnumente glosadas por el su Magestad. Impresso en Salamanca por Andrea de I V r c h w r de su Magestad, 1555. Partida 1 1 1 . titulo XVIIi, p. 87
"

[.IUW(

E'(mi1m~.

5.2

DELIMITACI~N CONCEPTUAL DEL DOCUMENTO DE ARCHIVO

Las diferentes manifestaciones de la naturaleza del documento confluyen en el denominado documento de archivo que posee una extensin definitivamente lilas amplia en tanto en cuanto lo configuran tanto los aspectos internos del documento, es decir su contenido (naturaleza histrica y jurdica) como los aspectos externos (naturaleza diplomtica), ms la suma total de cada uno de estos aspectos ". Considero documento de archivo el documento que resulta de un procedministrativo o jurdico, as como todos aqullos que hacen posible tal proceso. recogidos en un archivo, donde paulatinamente van prescribiendo sus valores originales sustituyndose por otros de prueba e informacin. Conviene sealar, que a menudo, aquel proceso administrativo o jurdico vienen a formarlo documentos no propiamente jurdicos, ni tan siquiera adrninistrativos, es el caso de documentos de carcter estrictamente personal que en iun momento dado sirven de prueba o alegato. En el caso de personalidades relevantes su correspondencia personal puede, a menudo ser mucho ms ilustrativa y contener un grado de informacin muy superior a la propiamente administrativa; en este caso, para ser considerados documentos propiamente de archivo nunca podrn ser aislados de su contexto. Para Paola Carucci, de hecho, la palabra documcnto en Archivstica se refiere a toda la documentacin relativa a actos oficiales dentro de la que se incluye tambin la serie de documentos preparatorios. correspondencia. fotografas, etc. La suma total compone, en definitiva, el archivo '7. Por SLI parte, los tericos alemanes del siglo pasado cuyas investigaciopartieron de la sustancial diferencia entre el urchiv y la rrLgistmtiir; el primero como documento ya depositado en el archivo y el segundo como documento an en manos de los funcionarios, son los que llevan a sus ltimas consecuencias el valor histrico de los documentos de archivo, al punto de determinar que slo son documentos archivables aqullos cuyo contenido histrico justifica su conservacin. As el archivwiir-clige. o docuniento de archivo, esto es aqul que pasa de la registratura al archivo, slo lo ser en virtud de su valor histrico. Este concepto queda an ms restringido con los, ya citados, tericos holandeses Muller, Feith y Fruin cuya definicin del documento de archivo,
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13

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op. c ~ t .p. . 207.

EL DOCUMENTO DE ARCHIVO

parte del elemento que definitivamente lo acota como elemento fundamental del Principio de Procedencia, esto es, el origen, o ms exactamente la circunstancia de que su gnesis se d en un lugar y en unas circunstancias determinadas. Para estos autores el documento de archivo no es slo aquel material acumulado en vistas a su conservacin derivada de su valor histrico sino aqul que, adems, ha sido formado en el seno de una administracin. En este sentido, cuando definen el trmino archivo se refieren a los documentos que 10 constituyen como: documentos escritos, desenhos 33 e material impresso 3 5 , recebidos ou produzidos oficialmente 36 por determinado rgao administrativo ou por um de seiis fiitzcioncirios, tia medida em que tuis ocunzentos se destinavam a permanecer iza custdia desse rgao ou fiincionrio 37. As, pues, el documento que se gesta en un rgano administrativo concreto, debe ser definido primeramente, y tratado ms tarde desde aquel origen. De todos los elementos que aparecen enumerados e n esta definicin una resulta especialmente significativo, aquel que se refiere al origen del propio documento que, en definitiva, supone un elemento diferenciador del concepto de documento especficaniente de archivo respecto del genrico de documento. El Consejo Internacional de Archivos, en su Diccionario de terminologfa archivistica, define al documento de archivo como el conjunto constituido por un soporte y por la informacin que ste contiene, utilizable con fines de consulta o como prueba j 8 . Mientras el Comit Internacional de Archivos en su lxico terminolgico nos aclara que los documentos de archivos son piezas destinadas, por su naturaleza. a ser conservadas a ttulo de prueba o de informacin por la administracin o la persona que los recibi o establecih 39. Por su parte Aurelio Tanodi, adhirindose a la terminologa desarrollada por el doctor Carrera Stampa. para definir el documento de archivo, se refiere

Por desenhos entemdem~\co\ mapa, e c a s h trequenternente achados nos dossies, tantu o\ que Se fiiei-ani por ordem dos rgaos adininistr,iti\o\ o u funcionrio\. quanto os que Ihes forani enviedoz para . , L i .L L ,l i l l l e l l t O de questocs concl. 1 1 l~~LLi~ Fl;i-TH l < , 1 t K C I N , u p < I / , p. lJ. Para estos autores la for itcrid dci documento \e dehe tener en cuenta, pero rll documento de JIKII~\CI. iiii le es un carcter esencial iiiciiriitncid dc w r irnpre\ia uiiia casta. inaahern ri expedicao. ou de o \eseni ili.liht.ra~oe~ dc uni wnselho (. ) en iiihiia, em veL de siniplesriiente e\crit i nido e i i i \aria\ cbpia\. nao repreien En este sentido es dnde con claridrld \e pronuncian rerpecto al rcve\tir el documento d e archivo A e\te i i \ u n t o dedican la\ notas aclaratoria\ del pi-iiner p d r i g r a f ,Soiiienete os documentos oficiais. i \ t o <. o\ i-ecehidm ou prdu~idoipelos rgaw adrnini\tratic\ <>upels fuiicioiirios, a ttulo oficiain perteneceni , i o ,irquivo (1, recebidos o11 produ~i<io.;rl o u t s o i i t u l o . pelo\ nirrnbros de um rgao administrati\. ( > u pelo\ \cu\ luiicion6rioi, e frequentemente encontrado\ no arquiv(1. n w Ihe penenecem.,, Ibidenr. ; l<lCI?l, p. 9 Dicrionar\ of A r c h i i d Tcrtniiioio,y\ iip 11.. n I 3 X . p -56. E / , ~ < ~ i ~ i e Lexicon rss 0/.4riiii.<,~ e i - t i ~ i ~ ~ o op l oc q 11 ~. ,p 3

..

99

LA CONSTRUCCINTERICA EN ARCHIVSTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

al trmino archivalia, que concibe como todo el material escrito, grfico (dibujos, mapas, planos), multigrafiado, reprgrafo, sonoro, audio-visual (pelculas) proveniente de una entidad, producido o recibido en funcin de sus actividades o, en general, relacionado con su vida administrativa, desde el momento en que se cumpli su funcin inmediata que origin su creacin, y se conserva con fines administrativos, jurdicos y cientficos o culturales. La archivala puede ser conservada en unidades completas, incompletas o dispersas, ordenada o desordenada, sin perder su carcter esencial, de provenir de una entidad como parte integrante de su vida orgnica4n. a Asociacin de Archivistas franceses identifica el documento de arc con el elemento integrante del fondo, que definen como el conjunto de piezas de toda naturaleza que todo cuerpo administrativo, toda persona fsica o moral automtica y orgnicamente ha reunido en razn misma de sus funciones o de su acitividad 41. En consecuencia, consideran documento de archivo cada una de las piezas constitutivas de los fondos: registros, dossiers, piezas aisladas 42. Tambin para estos archivistas el aspecto fundamental que define al documento de archivo es su origen. El soporte, por su parte, no supone ningn elemento diferenciador, no slo entre los distintos tipos de documentos, sino entre el propio de archivo y el de biblioteca. De hecho podemos encontrar impresos del siglo XVI como material de archivo, y por el contrario manuscritos con carcter librario. En consecuencia a pesar de que, durante mucho tiempo, la prctica totalidad de los documentos aparecieran redactados en tinta sobre pergamino y sobre papel, la aparicin posterior de otros soportes, no ha modificado en su esencia el concepto de documento de archivo, y por, tanto, se puede afirmar que el e no representa ningn elemento diferenciador e n tal conceptualizaegn expresa George Weill, la misma se debe concebir de forma que tienda a englobar la totalidad de materiales que sirven para recibir o transmitir informaciones escritas; limitar el nmero o la lista de materiales a los actuales. la definicin internacional admiti, tiempo atrs, que un documento lo era con independencia de su soporte 43.

TANODI, A,, M a n u a l de rirchivologa hispanoamericana. T e o r a s J principru\. Crdoba, (;niversidad Nacional. 1961, p. 15. A pesar de que el concepto de fondo es un concepto que se analizar detenidamente, se traslada ~ q u l a definicin de la Asociacin de Archivistas franceses pues resulta fundamental para deteminar su posterior definicin de documento de archivo. Manuel darchivistique. Thorie e f pratique des Archives publiques en France. Ouvrage labor par la Association des Archivistes Franqais. Pars, S.E.V.P.E.N.. 1970, p 22-23. 12 ldem, p. 23 3 WEILL, George, Les mutations de larchivistique conternporaine. La Gazette de.r rirchiL P I . 1990, 2. trimestre. Nouvelle serie, n. 149, p. 1 1 1.

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EL DOCUMENTO DE ARCHIVO

Una va ms para delimitar el material o documento d e archivo es la determinada por sus diferencias respecto al material de bibliotecas. Diferencias que ya precisaron Erhard y von Medem en su ya clsica disputa ideolgica, acerca de la determinacin del fin de archivo y su organizacin Y fue Striedinger quien replantea la distincin entre archivo y biblioteca; tanto ste como Brenneke recogen el origen como el rasgo diferenciador por excelencia del documento de archivo, respecto de otros documentos. Ser, pues, el origen el elemento que determine la diferencia entre el material de archivos y el de bibliotecas y en consecuencia el elemento diferenciador de ambas instituciones, en suma aquel que convierte a bibliotecas y archivos en instituciones profundamente diferentes.

Elementos conceptuales que determinan la especificidad del documento de archivo


Todo lo expuesto nos obliga a delimitar y definir cules son los rasgos que convierten al documento de archivo en un documento diferente a los dems, los rasgos por los cuales nos alejamos del concepto de documento en general, para acercarnos a una realidad muy especfica que es el documento circunscrito a la realidad archivstica. Vicenta Corts enumera tres caractersticas o rasgos a partir de los cuales adquiere su valor: <<Unicidad, integridad y autenticidad 45. asegurando que si stos se pierden el valor de los documentos queda destruido. A mi juicio conviene una precisin mayor y entiendo que son cinco los rasgos definidores del documento de archivo que a un tiempo definen el papel que ste cumple en el enunciado terico del PP:
1. El contexto en el que es creado. Es sin duda, el rasgo diferenciador por antonomasia, a tal punto que l solo bastara ya para convertirlo en un ente completamente diferente. Al respecto debemos decir que el resto de los rasgos se desprenden de ste. Todo documento de archivo es producto de un cmulo de circunstancias muy especficas que encadenadas unas a otras le confieren un rasgo diferenciador del resto. Aun cuando fuesen del mismo tipo documental, an cuando la gestin siga los mismos pasos y la resolucin definitiva del trmite llegue a trminos parecidos, los motivos de su gnesis y por tanto la gnesis misma sern siempre diferentes. De esta manera, el valor informativo incluido en su contenido documental quedara desvirtuado si se
Disputa que recoge A. BRENNEKE. Archivistica, op. cit. Primera parte, captulo 4, punto 3. p. 77. CORTS ALONSO, Vicenta, Manual de Archivos Municipales. Madrid, ANABAD, 1989, p. 58.

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LA CONSTRUCCIN E R I C A EN ARCHIVSTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

separase de los motivos de su gnesis. En este sentido en el ltimo Congreso Internacional de Archivos, Anglica Menne-Harritz afirmaba que un documento aislado de su contexto puede convertirse en algo incomprensible y perder completamente el valor inherente a su contenido 46. 2. Su unicidad. El segundo rasgo diferenciador, en estrecha relacin o, ms bien, derivado del primero, sera su unicidad, derivada no ya de otros aledaos de su gnesis sino de su gnesis misma. Se podra decir, por establecer un paralelismo, que los documentos vienen a poblar los archivos como el hombre viene a poblar la tierra: del mismo modo que no existen dos personas uales, ningn documento es igual a otro. Un vnculo entre ambos, hombres ocumento, es en realidad lo que les confiere ese carcter singular y diferenciador. 3 . Su autenticidad. En su origen los documentos de archivo no son sino herramientas de trabajo de la administracin, hecho que sin duda les confiere la categora de autnticos, convirtindolos, pues, e n testimonios fieles de momentos y situaciones especficas. Como afirma Vicenta Corts 47, este es un concepto que no debe confundirse con la veracidad, u n documento de archivo puede ser autntico y falso su contenido. 4. La heterogeneidad de su contenido y por tanto, la multiplicidad de su informacin. Con independencia de la materia o asunto que trate, cuya riqueza informativo-cultural es de alguna manera incalculable, un documento de archivo aporta una informacin siempre indefinible y desde luego ajena al objeto de su creacin. Nos referimos a un tipo de informacin que podramos considerar no literal y cuya lectura se realiza entre lneas. En unos tiempos el documento singular y ms tarde el expediente administrativo. nos ofrecen informacin acerca del trmite, y de las posibles incidencias del rnisrno. Por e o lado su forma material especfica y todas las formalidades que de l se desprenden hacen del documento de archivo un tipo de documento donde concurren determinadas especificidades que lo diferencian del estricto contenido que ste tiene desde otras disciplinas. Es pues, el elemento que justifica la afirmacin anterior acerca de la extensin de este concepto. 5 . La necesidad de que cada uno de estos rasgos estn siempre presentes es el ltimo elemento definidor. La ausencia de uno de ellos invalidara el resto, o dicho de otra manera el resto por s solo, sin uno de estos rasgos, no bastara para calificar u n documento conlo documento de archivo.
MENNE-HARITZ. Angelika, Forniacin L'II orcliiLi\ricri: .soti.~,friciendr~ / n i rim esrdndcs del \ i g / o X X I . XII Congreso Internacional de los Archivos, Montreal, 1992. Ejemplar rnecangral.iado. p. 12. '' CORTS ALONSO. Vicenta, Manual de m c h i v w niunicipnle.s. op c k , p. 58

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EL DOCUMENTO DE ARCHIVO

Conviene, pues, insistir en la importancia que tiene su contexto, su ongen 48, su gnesis, en definitiva su procedencia; esto es, la vinculacin con el rgano que le da la vida. Todas estos elementos son contemplados por el Principio de Procedencia que persigue un fin ltimo: la necesidad de que cada uno de ellos sea respetado en un tratamiento posterior de los documentos, tratamiento que se inicia en el momento en que el documento, cumplido su fin en el seno de la Insitucin que le da el ser, inicia un viaje hipottico hasta reposar finalmente e n el archivo. Desde el inicio de ese viaje hipottico, el documento ser objeto de una transformacin sustancial e n cuanto a sus valores y funciones se refiere. Circunstancia sta que convierte en urgente arbitrar ios mecanismos necesarios para que su esencia constitutiva no se desvirte. El documento debe conservar en s mismo, ms all del tiempo, muestra de las razones de su existencia, slo de esta manera, todas las funciones adjudicadas al archivo pueden ser, finalmente, cumplidas. En este sentido a pesar de que con el paso del tiempo vaya adquiriendo valores que antes no tena, el documento de archivo debe en todo momento reflejar el cmulo de circunstancias que le dieron la vida. Hecho que nicamente queda posibilitado con la aplicacin del Principio de Procedencia. As pues, nos detendremos en delimitar la estrecha relacin entre la Institucin como sujeto productor de documentos y el documento resultante.

Institucin y documento de archivo


Todo lo expuesto redunda e n la consideracin anterior acerca de la relacin existente entre el documento de archivo y la Institucin que, como ya expuse, lo concibe como un instrumento necesario para el cumplimiento de sus fines, siendo al final ste la representacin material de su actividad. Es sta y no otra la razn por la cual su origen es, en realidad, el rasgo fundamental que lo caracteriza. En consecuencia debemos analizar cuales han sido a lo largo de la 111storia esos fines encomendados a la Institucin, pues a partir de ellos el doc~iA estc respecto Johannes Papntz elabor teoras sohreel anlisis de contextos de origen eii tanto \C. relacionan con el niaterial escnto y sobre la consecuencias de las formas histricas de componer docuinenro\ rebpecm al etecto de las pruehas contenidas en ellos. Con sus formularios de listas unifornies y I idea de Lln protocolo de trabajo. tuvo una influencia prolongada eii el trabajo de archivos. Vase Johaniies PAPRITZ. Ar<.liii,~r.is.\enschrir< (ciencia archivstica), vols. 1-4. ed , Marburg, 1983. Recogido por Angelika MENNEHARRITZ. op. ~ i !nta , 10.

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LA CONSTRUCCIN TERICA EN ARCHIVSTICA EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

mento tendr un sentido u otro derivado de aquellos fines. Y lo haremos una vez que hayamos determinado cual es la base de esa estrecha relacin entre la Institucin y el documento, dicho de otra manera, de que forma revierte la actividad institucional sobre el documento propiamente de archivo.

El documento de archivo producto de la actividad institucional


Al analizar el concepto de Institucin como sujeto productor de documentos qued claro que su funcin constituye la razn de toda su actividad, e e traduce materialmente en un conjunto orgnico de documentos. A su vez para el desarrollo de cada una de las funciones encomendadas a una Institucin, persona fsica o moral, le son conferidas diferentes competencias que, hay que decir, no se desarrollan de forma caprichosa sino que, por el contrano, estn sometidas a un procedimiento regulado por va legal, donde se recoge la forma en que se debe proceder en el desarrollo de cada una de aquellas funciones. Dicha reglamentacin queda plasmada en las diferentes leyes y normas de procedimiento administrativo; de orden general en unos casos y ms especficas en otros cuando se trata materias concretas.

El tipo documental resultado del procedimiento administrativo


La va legal por la que se debe proceder en la tramitacin de asuntos competen a la administracin se traduce en cada asunto en un procedito especfico. En este sentido ya las Partidas recogan de que manera las cartas (documentos) deban hacerse, as refirindose a las cartas plomadas, por citar un ejemplo, recogen:
E estas develn] ser fechas desta manera. Primeramente deue[n] dezir en el nombre de Dios: e despues que conozcan, o que sepan los que aquella cata vieren, como aquel Rey que la manda fazer, da tal heredamiento, o otorga tal cosa, o que faze tal quitamie[n]to o franqueza, os fiziere postura, o auenencia, deuen nombrar con quien la faze, e de si poner todas las otras cosas, asi como en preuillejo que pertesciere a cada vna destas maneras que dezimos de suyo. Empero no deue y mentar su muger, nin sus hijos, nin deuen y poner maldicion ninguna, nin confirmamiento de ninguno de quantos diximos en la ley que fabla de los priuilegios: si nonfuere carta de aueniencia que faga con el rey, o con algun alto ome. Ca en tales cartas deuen poner aquellas cosas que vno acorda-

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ELDOCUMENTODEARCHIVO

ren, segun el auenencia o la posturafuere (...) E en el ao en que ryno aquel Rey que la manda fazer E deue ser registrada (..)a 49.

Cada una de las leyes que componen este ttulo se refiere al modo en que otro tipo de cartas deben ser hechas, atendiendo a modos especficos que constituyen, sin duda, los antecedentes del moderno procedimiento administrativo.

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Tercer Partida, ttulo XVIiI, ley i I I I , p. 88 v.

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CAP~TULO 6

EL ARCHIVO

Resultado final de un proceso que se originaba en la Institucin, destino de un hipottico viaje que el documento inicia desde la Institucin donde nace, el archivo es el ltimo de los elementos que posibilitan el enunciado terico del Principio de Procedencia. De los griegos y los romanos recibieron los archivos diferentes denominaciones, los primeros los llamaron: archeyos, cartoplilacios, prammatophilakion, los segundos: grapharium, cartothesium, chartaceum, chartarium publicum, sacrariun, sanctuarium, scrinium, tablinum, tabularium, etc. Del trmino latino archivum, usado por Tertuliano, parece que por primera vez, procede el trmino espaol de archivo, italiano de archivio, francs archiv. Como ya seal Eugenio Casanova,\la propia procedencia etimolgica del trmino no es unnime, lo cuzl acaba por representar una dificultad aadida al intentar establecer una definicin universal. Es, sin embargo y precisamente en este sentido en el que la Archivstica ha alcan107

LA CONSTRUCCIN TERICA EN ARCHIVISTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

zado un logro indudable l : la concepcin de archivo como conjunto orgnico d e documentos generados por una Institucin. De forma ms desarrollada: el lugar donde se conservan los documentos, as como los documentos mismos, producidos por una organizacin en el ejercicio d e sus funciones con fines jurdicos, administrativos y/o en casos meramente informativos. Al desar~ollo de las funciones especficas que se desprenden del funcionamiento natural de cualquier Institucin no le resulta imprescindible, aunque s en extremos til y necesario, la existencia del archivo, ste sin embargo sin aqulla jams existira. Tampoco sera posible su existencia, si ejercida su funcin la Institucin considerase oportuno eliminar el resultado d e la misma, es decir, el documento. Una tercera condicin determinar no ya el carcter del archivo sino su propia existencia, la decisin de que aquel resultado material de sus funciones, esto es, los documentos, sea conservado y lo sea en unas condiciones especficas y por unas razones determinadas. Tres son, pues, los requisitos para poder hablar de archivo que se convierten a un tiempo en SLIS rasgos definidores:
1. la existencia de una organizacin (institucin) con unas funciones cuyo ejercicio se plasmar en una serie de documentos 2. la decisin expresa de que stos sean conservados 3. el orden que posibilita la localizacin de los mismos.

6. I

EVOLUCI~N DEL CONCEPTO DE ARCHIVO

Sin llegar a la e x t e n s i h que adquira el concepto de docuniento, ectamos en presencia de otro quc tia evolucionado a lo largo de la historia. De esta evolucin debemos destacar ia influencia determinante que ha ejercido sobre el desarrollo de la disciplina encargada de sus estudio, la Archivstica, siempre a partir de c a n i p s paralelos y complementarios aunque no exclusivos.
El acuerdo, desde c l I)iiiiIi>de ii\u intcriixional, r n deiinir el iirininc archii. fue tema del I celehr,ido en iBm\e n 1950. nii, tarde de nueY<ien Par\ de la Splini<iConferencio Irirerti<icional organizada por Id Tahlc Rondc de.; Archives que. :iI estudiar el concepto de archivo se propone !iiialrnenle establecer las frontera\ dc 1'1 Archi,.i,iiu Hay quc i n u m r cn que la terniinologia y I d necesidad
Coiigreso Iriteniucioiiul.

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d e su normalizacin sigue siendo u n o d c 10, principales tenias dc preocupacin en congreios, mesas redondas y todo tipo d e reunine\ entre archiicro, y. c i i fin. u n i i de !os principaleb problemas que la Archivstica se propone resolLer

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Determinaciones espacio-temporales que inciden en el concepto de archivo


A pesar de que el concepto quede ya afortunada y definitivamente atotado, muchos han sido los pasos hasta conseguirlo. Su evolucin ha respondido al predominio de constantes que, a la sazn, han ido variando desde e ] punto de vista del tiempo y del espacio. Son precisamente estas constantes las que rigen este particular anlisis. La decisin de conservar el resultado material de las relaciones entre los hombres, segn seal en el captulo anterior, era en definitiva lo que determinaba la aparicin, la existencia del documento. Abundando en esta reflexin podemos decir ahora, que la diferencia entre hacerlo simplemente. o hacerlo bajo un orden prescrito es lo que determinar la existencia del archivo. Archivo no es un cmulo de documentos, una coleccin, u n almacn; ese cmulo de documentos pasar a ser archivo cuando stos, reunidos para su conservacin en un lugar apto para tal fin, lo sean debidamente organizdos. Organizacin necesaria para que el archivo pueda al fin, y como objetc t'inal cumplir una serie de servicios o fines para los que en definitiva siirge. Pues bien. la preeminencia de uno de ellos por encima de los restantes o el cumplimiento de cada u n o de ellos ser lo que al fin determine el concepto especfico de archivo que, e n ninguna medida, podemos considerar como algo aislado. El anlisis de las circunstancias que configuran el concepto de archih o tiene en esta investigacin como punto de partida, desde la perspectiva metodolgica, la evolucin de los mismos a lo largo de la historia. En consecuencia una cucstin debe ser resuelta previamente: ;,resulta pertinente hablar de historia de los archivos, o por el contrario de historia de In Arcliivstica? Si por la primera entendemos el estudio de los mismos. S L I S caracteres externos, su emplazamiento, edificacin, el movimiento de su5 t'oiiclos, y por la segunda. el tratamiento documental, parece obvio que al objeto de este estudio interesara ms la segunda. Sin embargo, ya que nuehtro propsito es. en ltima instancia, delimitar el papel que el Principio cle Procedencia juega en la concepcin de la Archivstica en general como configuracior de todo su cuerpo terico, sin exclusin, conviene, sin duda. el anlisis de las dos alternativas, por lo cual las analizar igualmente. ya qiic. adcms, uguiendo a 1,. Sandri l , considero que una simbiosis de ambas ser al fin y al cabo lo que acabar por mostrar el extenso concepto del archivo. las cau-~
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archiii ArchI\um \o1 X V l l l (1968). p. 103

LA CONSTRUCCI~N TE~RICA EN ARCHIV~STICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

sas por las que se crea, las vicisitudes que recorre, las leyes que lo rigen, as como la documentacin que genera, circunstancias todas que forman al fin un conjunto orgnico, una universitas rerum. A todo lo cual aade L. Sandri, la literatura archivstica como una va ms de acercamiento al conocimiento de los archivos 3 . Antonio M. Arag Cabaas, por su parte, apunta y establece la distincin entre la Historia de los archivos, tratada como un captulo dentro de la historia general de la cultura, y la historia d e un Archivo concreto que nos explicara el proceso de su formacin, paralelamente a la institucin que lo cre. Lo hace abogando por una historia comparada de los archivos 4~ Opcin razonable si consideramos la muy particular evolucin poltica, econmica, social y administrativa de cada pas, hecho que dificulta, sin duda, la unificacin de la historia de los archivos. A lo que cabra aadir tambin las diferentes y especficas polticas archivsticas. De cuaiquier manera, lo que me parece, no slo recomendable, nis an, en extremo importante, es la inclusin de los archivos y su historia en la historia general, pues, al fin el archivo recoge, custodia y trata documentacin generada por una Institucin, que resulta de las relaciones humanas plenas, de la relacin del hombre con el resto y a su vez con el mundo. As pues, la historia general acabar por conferir los muy diferentes valores que para los diversos fines el archivo es creado, concedindole de esta forma la propia extension al trmino. Las diferentes periodizaciones que la propia literatura archivstica nos muestra evidencian. sin duda, la no uniformidad en tales consideracionei; partiremos entonces de la revisin de las distintas tendencias.

Periodizacin de la historia de los archivos


La posicin de los diferentes tericos al respecto, ya he dicho. no es unnime. Debemos referimos, en un primer momento, a las clsicas Archivstica y Archivkunde, de Eugenio Casanova y Adolf Brenneke respectivamente: para pasar despus a analizar las dos posturas diferenciadas de periodizacin de la historia de los archivos: por un lado, la escuela italiana representada por

' A este respecto resulta especialmente ilustrativo su opsculo. La letteratura archivistica de xcc XVII-XVIII (Fonti e probleini) Napoli. Archivio di Stato di Napoli. Scuola de Paleografa, 1961 ' ARAG CABAAS, A. M. <<importancia de las rnonografas para la historia comparada de 10, Archivos,, Archrwrn. ioI XVlII (1968).p. 155
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Leopoldo Sandri y Elio Lodolini y por el otro, la escuela francesa cuyo mximo exponente se encuentra en la figura de Robert Henri Bautier. La primera se caracteriza por su inmersin en el concepto mismo d e archivo, cuya evolucin, lgicamente, coincidir con los grandes cambios sociales y polticos. La segunda invierte los trminos e incluye el desarrollo de los archivos en la globalidad que representa la historia de la humanidad, con el riesgo por tanto de tomar en consideracin aspectos de la historia general que, si bien influyen en la consideracin del archivo, no lo hacen de forma decisiva. A mi juicio no existe exclusin, una y otra complementndose nos permiten llegar a un conocimiento ms profundo de lo que fueron los archivos en la historia as como la historia en los archivos y, en definitiva, ambas coordenadas nos acercan a lo que ha sido la Archivstica con el correr del tiempo.
CASANOVA O LA HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

En su, ya clsica, Archivstica Casanova hablaba de cuatro grandes pocas para la historia de los archivos y de la Archivstica. La primera alcanzara hasta el siglo XIII, la segunda abarcara el perodo comprendido entre los siglos XIII y xv, una tercera tendra lugar de los siglos xvi al X V I I I . Y, por ltimo, analiza la archivstica coetnea a sus das. La naturaleza de las diversas instituciones, es para Casanova lo que revela el carcter de cada perodo. Esencialmente patrimonial en la primera poca, se traduce en la conservacin de todo aquello que justifique y asegure la posesin, el territorio, el dominio de fronteras respecto al exterior. Se tiende a conservar el ttulo jurdico de aquel dominio, de aquella posesin. Mientras, se destruye todo lo que concierne a la gestin interna de aquel patrimonio, la correspondencia, la provisin, las sentencias entre particulares, a lo cual se concede un valor transitorio. En suma a todo lo largo de esta poca domina un concepto patrimonial de archivo. Por lo que hace al perodo comprendido entre los siglos X V I y xvl[ y muy especialmente a finales de este ltimo siglo, para este autor, se asiste a un proceso que tiende a la consideracin del archivo como fuente para la historia. Se trata de un siglo que lucha contra las supersticiones, que aboga por un conocimiento en profundidad de las ciencias de la naturaleza. en definitiva, de un momento en que cualquier frontera impuesta al saber no debe bajo
' CASANOVA. Euzenio. Archivstica. Siena: Stab arti gr'iiiche L<!//ceri. 1978 ('dpituln 111 p. 29 1-42?,

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LA CONSTRUCCIN TEFUCA EN ARCHIVSTICA: EL PRiNCIPIO DE PROCEDENCIA

ningn concepto sobrevivir. Y es, en este sentido, en el que la influencia que los humanistas ejercern sobre los archivos, ms exactamente sobre la archivstica, se deja sentir, pues a ellos, en definitiva, debemos la difusin de las fuentes histricas. dando un importante impulso para este fin al conocimiento de la paleografa. Hecho que, sin duda, contribuy en gran medida al favorecimiento del acceso a los archivos, antes enormemente dificultado 6 . Este concepto se convertir ya en eminentemente histrico a lo largo de todo el perodo siguiente. Como consecuencia, Casanova observa que n o basta con conservar, es necesario organizar la documentacin para constituir verdaderamente un archivo . Lo cual, sin duda, determina la necesidad del orden en la conceptualizacin del archivo. CONCEPCIN TERICA E HISTRICA DE
LA

ARCHIVKUNDE DE BRENNEKE

En su Archivkunde dedic Adolf Brenneke la segunda parte al estudio de la Historia de los Archivos, ms interesante resulta, sin embargo, para nuestro anlisis ei captulo dedicado a la Historia de la Teora archivstica a travs de la cual, no slo nos acercamos al concepto de archivo sino que nos aproximamos tambin al objeto final de este estudio esto es a la delimitacin conceptual de la procedencia archivstica. Revisa Brenneke la teora archivstica construyendo un paralelismo con los muy diferentes medios de que el archivero se ha ido sirviendo a lo largo de la historia para disponer en u n orden la serie de documentos contenida e n los archivos. Para l el cuerpo terico de la Archivstica, es el resultado de las muy diferentes reflexiones habidas, como decamos, a lo largo de la historia, en pro de conseguir aquel orden. Seala tres grandes pocas en el desarrollo de la teora archivstica:
l . Perodo comprendido entre los siglos XVI y XVII. Momento en el cual se puede apreciar un predominio del mtodo que l denomina prctico inductivo de clasificacin archivstica. 2. Un segundo momento que abarcara el siglo XVIII caracterizado por el sistema de clasificacin terico deductivo. 3 . El siglo XIX, por ltimo, como el siglo de la aparicin del principio de procedencia como nuevo sistema de clasificacin archivstica. Principio
Son niuchtis lo\ datos que aporta Casanova para ilustrar tal aseveracin: Antonio Amico. por ejemplo. cronista del reino de Sicilia, por Rrnl Cdula de 21 de marzo de 1624 obtiene una orden (Ir D. Fernando de Borja. por la ~ u a he l le facilita el acceio de aquel archivo pura coniinuar una hisforia qire irnri comenpida Idein, p 336 Ibideni

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ELARCHIVO

que tiene sus variantes correspondientes en diferentes horizontes geogrficos, a saber: el principio francs de fondo, el holands del registro y el prusiano del cuerpo archivstico.

LA HISTORIA

D E LOS ARCHIVOS INSERTA EN LA HISTORIA GENERAL.

LA ESCUELA

FRANCESA:

M. ROBERT-HENRI BAUTIER

Inscribe Bautier el desarrollo de los archivos en la periodizacin de la historia general. Por tanto su divisin se corresponde, en gran medida, con las grandes pocas en que podemos dividir la historia de la humanidad. pocas determinadas por coordenadas histricas, grandes cambios sociales, polticos y econmicos que, en la misma medida, inciden en la evolucin de la archivstica, no tanto en el concepto de archivo que no estudia de forma directa pero que podemos, finalmente, deducir a partir del anlisis que hace, por una parte, de los diferentes tipos documentales que predominaron a lo largo de la historia, y por otra del estudio de la transformacin de los mtodos administrativos y la aparicin de los propiamente archivsticos. Analizaremos esta i plia~e cruciule de 1 'hisperiodizacin que podemos encontrar expuesta en toire des archives: la constitution des depots d'urchives et la nuissance de 1 'archivistique ( X V I -dbut du X I X sikcle) x . La historia de los archivos tambin, para Bautier, se estructura en cuatro grandes etapas:
1. poca de los archivos de Palacio, que corresponde grosso modo a la antigedad. al X V I . 2. poca de los tesoros de chartes SI de los siglos X I ~ 3. poca de los archivos arsenal d e la autoridad de los siglos X V I a principios del siglo X I X . 4. Y, por ultimo, poca de los archivos como laboratorios de la historia, de principios del siglo XIX a mediados del siglo XX.

La primera, cuyo estudio correspondera a los arquejlogos encargados fundaiiieiitaliiierite de dexifrar las tabletas de arcilla, es, en i-calidad, la +oca de documentos tales como tratados, correspondencia, tanto administrativas como diplomtica, cuentas y documentos financieros en general "'. Lo cual
XVIlI l1468). p. 139-149 Preferimos conservar el trmino francs chartes: <?Docunientoque consigna un acid jurdica manifestando la voluntad de \u autor, generalmente sellado.. Dfcronar;\ o / A n h r i d Teririrnoloqv. o[-> ( I r n 70. p 34. ''I BAIJTIER. R H. i d p h m e crupcial... op. cit. p. 140
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Archivum, vol

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LA CONSTRUCCI~N TERICA EN ARCHIV~STICA: EL PRINCIPIODE PROCEDENCIA

sin duda nos acerca a una concepcin del archivo eminentemente patrimonial y administrativo. que va a permanecer durante la segunda poca. Ser a partir de mediados del siglo XVI cuando se produce, de forma casi generalizada, el establecimiento de un nuevo sistema administrativo que provoca el nacimiento de los archivos de Estado, fenmeno que se ampla a todo lo largo del siglo siguiente. Por todo ello, asistimos al nacimiento de la archivstica as como d e forma gradual al surgimiento de cada uno de los principios que ms tarde acabarn por darle forma. De cualquier manera los archivos son, en este perodo, concebidos como un instrumento que, siempre segn Bautier, se pone a disposicin del poder Ii. Ser en la ltima etapa cuando los depsitos d e los archivos dejen d e ser considerados exciusivamente como un arsenal de armas jurdicas y polticas y pasan a convertirse tambin en laboratorios de investigaciones histricas 11. Despus de trazar los rasgos ms sobresalientes de cada poca, analiza en profundidad la que l considera fase crucial en la historia de los archivos. esto CS, la comprendida entre la segunda mitad del siglo xvi y el principio del siglo XIX.

LA HISTORIA DE LOS ARCHIVOS EN

LA ESCUELA ITALIANA

La escuela italiana seala tres importantes perodos en el desarrollo de la Archivstica, tres grandes pocas que determinan a su vez tres importantes y diferenciados conceptos del archivo: La primera abarcara desde la antigedad a principiar del siglo X V I I I . En ella domina una concepcin patrimonial-administrativo. deterniinado por el valni. .jui-clicode los documentos, su clasificacin orglnica y la inaccesibilidad como arma defensiva por parte de los principales depoaitarios. IJn segundo perodo, enmarcado temporalmente en el siglo de las luces. donde la creciente relevancia de las investigaciones. concede al documento u n valor- fundamentalmente histrico, lo cual a su vez niotiva un tipo de organimcicin de os archivos por materias. Circunstancias ambas que propician t i n a ;ipzi-ttiradc fronteras y tina accesibilidad sin cotas. Estamos en presencia de u n concepto fundamentalmente histrico de archivo. Un tercer momento que englobara el final del siglo six y buena partc d e l A Y , donde el crecimiento de competencias por parte de la administracin > el consecuente aumento del volumen documental, propicia una doble conl</Ct~l.

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ceptuacin que, en definitiva, podramos considerar resultado de la pervivencia de los conceptos de los momentos anteriores. Por una lado el archivo sigue teniendo un valor administrativo, pero a l se le ha venido a sumar un definitivo valor histrico que se refleja en la diversificacin d e los valores del documento. A ello aadimos la revalorizacin del principio de procedencia como norma de organizacin de los archivos y la flexibilizacin en las normas de acceso. No estamos, sin embargo, en presencia de etapas rgidas, se trata ms bien de un proceso cuya sucesin de acontecimientos son explicables e n la muy estrecha relacin de aconteceres. Y de cualquier manera una realidad cambiante en cualquier otro escenario, las circunstancias socio-polticas habidas en cada pas sern, en definitiva, las que diferencien la evolucin del concepto de archivo, que en realidad corre de forma casi paralela prcticamente en toda Europa. As pues, tal y como hemos visto, en los diferentes pases europeos se fragua una concepcin tripartita de la cvolucin del archivo: una concepcin patrimonial, o patrimonial-administrativa, una concepcin histrica y por ltimo lo que podramos considerar como la combinacin de ambas que, en realidad, es el concepto de archivo que ha llegado a nuestros das. Determinado, pues, el concepto de archivo a partir de su propia evolucin, analizamos a continuacin las muy diferentes definiciones a que ha dado lugar.

6.2 DELIMITACI~N DE LA NATURALEZA DEL ARCHIVO A PARTIR DE SUS DIFERENTES DEFINICIONES Como suceda con el concepto, tambin las definiciones se ven siijetas a un desarrollo condicionado por la evolucin del concepto mismo 1 3 . Definiciones que, en definitiva, nos ilustran acerca Je la preocupacin del hombre, no slo por el archivo como referencia directa a la solucin del problema que pudo suponer conservar sus documentos, sino tambin por plasmar o r-epre1' Paite dc estas definiciones fueron recngidai por Rrenneke ) Cas;inoia ! <le forma i i x i \ esten\n por Lodolini, en su? respectivos manuales ya citado\ Es aporraciiiii de e\te trahalo !a rrcopilnciii de las diferentes definiciones d e los te6ricos espaoles del siglo X I Y An cuando cI concepto y la defiiiici6n aparecen reprehentados en dos epgrafes diferentes. considero. sin embarga que e . trisa de do< realidarlz\ estrechamente unidas, que corren paralelas aunque no \iempre en cI {icmpo. el que a\ las p r e x n t e n i o h re\ponde a u n a cuehtin ms d e mtodo, por considerar que dicha pre\ent;icin puede contrihuir n u n a irin)i>r y mejor comprensin d e la extensin del obleto eitudiado.

LA CONSTRUCCIN TERICA EN ARCHIVISTICA. EL, PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

sentar, en una palabra definir tal trmino, lo cual ya nos est hablando de un temprano desarrollo de la Archivstica, muy a pesar de que slo a partir del siglo XIX se considere ya una disciplina autnoma. A partir de su valor original, nuevos valores se le han ido aadiendo dando como resultado una gama de definiciones que resultan ilustrativas respecto de su importancia.

Primeras definiciones derivadas del concepto patrimonial-administrativo de archivo


A lo largo de toda la Edad Media el archivo se define teniendo en cuenta u n aspecto importante del mismo que determinar la condicin necesaria para su propia existencia y, en definitiva. todas las definiciones posteriores; la importancia que se le concede al lugar donde las actas pblicas son conserva~ r s s ~ ~ r ~ I d~ , m t u r das, custodiadas, aseguradas: locus in qiio acta piihlic~r El valor del lugar ya no desaparecer havta nuestros das y ser durante toda la Edad Moderna, una constante a la que tenemos que sumar un matiz que provoca un giro conceptual notable: lugar no slo para la coiiservacin, ms an, para la conservacin permanente. De hecho los propios documentos as lo exigan segn manifiestan las frmulas usuales en los documentos solemnes, como es. por ejemplo. la frniiila acl perperiiam
rtternorintri.

Hasta aqu parece, pues, definido el trmino de acuerdo a [res elenienI acin y el lugar tos: la existencia de u n objeto, la necesidad de ~ L conser\ dnde se \ a a conservar. La necesidad de coiijer\ar y la determinacin de u n lugar niiiy especfico dnde hacerla posible parece p ~ i e y:[ i definido. Cabe ahora plantear qu es ese algo digno (le conservarse, por u n lado, y por otro de quin parte esa necesidad de conservacin. para poder as acercarnos al carcter patrimonial y/o administrativo o no del trmino. Parece claro que nos estamos refiriendo a actas pblicas,,. Debemos, sin embargo, sealar como algunos tratadistas de la Cpoca en el desarrollo de \LIS obras pai-ecen referirse tanto a actos pblicos coiiiu pri\a"cio\. corno es el caso dei italiano Nicolo Giussani que definiendo al ar.ctii\ o como: ~ ~ o c i i iihr . r cic'ttr piibliw tvporiutiti(r en el captulo q u e dedica al riiCtoclo de los archivos menores, se refiere no slo a los archivos pi-ivndo\ sino incluso a los familia-

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res l 5 . Sin embargo Ahasver Fritsch en De Jure Archivi et Cancellariae, editad o en 1664, indica cmo en el momento prevalece la opinin segn la cual archivo es solamente lo pblico 1 6 .

La influencia del racionalismo y de la Ilustracin en las posteriores definiciones


Podemos afirmar que slo bien entrado el siglo X V I I I , durante toda la primera mitad pervive an el formalismo jurdico del XVII 17, hace ya acto de presencia una mentalidad racionalista. Mentalidad que, junto al movimiento ilustradG que impregn todas las actividades del hombre, artsticas, literarias, religiosas, histricas, se deja sentir tambin en el campo de la Archivstica; exigiendo al efecto una clarificacin, redundando en el sentir propio de la ilustracin cuyo fin primordial fu el proyecto de clarificacin de todas las dimensiones y aspectos de la vida humana. Clarificacin que. de alguna manera, queda patente en la relevancia que comienza a cobrar e1 documento o ms exactamente, el conjunto documental incluido en u n archivo por encima del archivo mismo, es decir, por encima del lugar donde stos son conservados. Se puede decir que a la funcin jurdica tradicional del documento de archivo y por tanto del archivo. se le acaba por sumar otra que podramos calificar de cultural. As P.W.L. Fiadt define al archivo como la coleccin o depsito de los ms importantes escritos y de los nis importantes documentos o protocolos 1 8 . Esta definicin pone de nianifiesto lo que podramos considerar la transicin conceptual, ya que, ia importancia del lugar, como vemos, an no ha desaparecido. E. J. Kulenkaiiip lo definir como una coleccin de monunienlos escritos sobre la accin acaecida en la relacin entre los hombres, que tiene por fin conservar perfectamente la inemoria de esto, dispuesta en un cierto orden y custodiada en un especial lugar ' y . '' G I U S S A N I t i S . N i c u l o Iferi~odiri,t\in iii~oru,~i, seir , n o d i < , eiidctu rc,reridr U < dirpoiiendi. Mediolani, ex Typogrphia Fraiici\ci Vigoiri. iir foro I'iscario Leteri. 16x4 Citado por 1,. SANDRI en Nicolo Giu.\sani cd i l suo ~<Msthoilu\ xLhiboriiin \cu iiiodiiq riiclem tcxentli tic ili\poneridi2, Biiileriri~d~il'arcliivio :~(il<q:.i-nfirr> irrrlrrinr~,n !!-11l ( i U ? h - ! Q i 7 i p r :?o 742 16 Kyogido por L.ODOLINI. EL10 r \ r t l i i i i s r r c o "p. cii . p ! 10 " PUTI'ER. Joh'iiri Stcphdn Aiilritiiii,q : L I I - , i i t i , r t < he,i Pioris Giittiiigcr. 1753 La I I IParte donde se refiere expresanicnie r ' lii c I : r ~ i t ~ c ~ iilc (in l o \ i i r c h i \ w . e\ta iii\piradii c n la riicnt.ilid;id de los juristas empricos 'li Philipp LViiheim l.ud\i t.l;ldt - \ ~ ~ l ~ ~ R 'l ,q l,, , ll ,~ ! l ll i, ~ r , >1 ( I i r o i ! # / , di o n f&,yi>rramribii,v. Frdnkfurt und Leiprig, 1764 Rcc d o por PAFRITZ. Juhnniieb Arc i>w ischaf t 2. ed. Marbaurg, 1983. vol 1. p. 53-51 l.ucpo r:iriihi I X X l N I Archir i \ r ~ ; i , o p cit. p I 15, <lequin citamos. Iq K L k M K A h f P . t J 1 t'tI- ,\iilcirun,y ;irr -M n k m q ~ ~ i y ,\ ~i i~ m i lii i i w g iriid E r i d m i , q dri Ainls-. R e i i r h e r e l - , S r i i d r ~ .Fiiiiiili~~ii-. G r , r i i h r r ~ ,<,id K i n I i ~ i i r e i > < > ~ i r r i ~ M ~x ,h , ,t i i g . 1805 Citado por J . PAPRITZ. Op cii \i l. p 55

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LA CONSTRUCCIN TERICA EN ARCHIVSTICA:EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

En Espaa a todo lo largo del siglo X I X pervive esta concepcin; En 1830, Facundo de Porras Huidobro, entiende por archivo tanto los ttulos 015ginales, como el lugar donde se custodiaban; y aclara que la idea ms comn y ordinaria es de esta ltima significacin ? O . En 1851, la Enciclopedia Espaola de Derecho y Administracin en la voz archivo, recoge los dos valores el edificio paraje en que se conservan documentos pblicos o privados 2 1 . A modo de aclaracin contina ms adelante razonando que como lo ordinario es que dichos documentos se conserven en parajes o edificios destinados a este fin, se da la definicin en concreto, entrando en ella la idea de localidad y la de documentos archivados; pero en todo caso s e debe tener presente que stos, donde quiera que se hallen, constituyen esencialmente el archivo ?*. En 1874, el magistrado Joaqun Escriche, en su Diccionario razonado de Legislacin y Jurisprudencia define el archivo como el lugar o paraje en que se conservan con separacin y seguridad papeles o documentos de importancia 23. Ms adelante aade otros valores al propio trmino y lo define tambin como la coleccin ordenada de varios documentos o papeles Por su parte Rodrguez de Miguel, en 1877, haciendo mencin a la conformidad que todos los tratadistas, antiguos y modernos tienen acerca de la definicin de archivo, lo considera la reunin de papeles y expedientes en un sitio seguro y preparado al efecto. Tambin se da este nombre al edificio en que se custodian los papeles 25. Muy pronto se incorpora un nuevo elemento: el orden; la importancia de una buena organizacin, de elegir el mejor sisteinn de clasificacin responde, sin duda, a la necesidad de hacer tiles, y accesibles los archivos, contribuyendo as al espritu ilustrado que lucha contra todas las barreras impuestas al saber. Se puede intuir ya un valor histrico a los documentos de archivo y, por tanto, al archivo mismo. Valor que ya no desaparece hasta nuestros das sin que ello suponga la exclusin del valor propiamente administrativo o de qervicio pblico.
p i i i

PORRAS HUIDOBRO, Fdcund Drseririciri w h r e <ir(i i r r . i > \ 1 rc,.rl<i.$de \ u c o o r d i n n c i h . iril io<io~ ins ilirc los llenen o manejan. Madrid. Imprenta de d L r i > r i :\iiiarii:i, 1830. p 16 II t:ricico,~rdin Eypaola de Derecho ~Admini\rrrrcroir op. c i t . p 494 x Icni. p. 494-495. ESCKICHE, Joaqun. Diccionorro rnzonado dr i r q r i l r u 1 0 r 8 \ ,w<prir&ii<111. iMadnd. Imprenta de E d u d o Cue\tn. 1874. t. 1, p. 673.
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Ihrdein

rlnrificaci6ii di, l i n nrchii,os

RODKICUEZ DE MIGUEL, Luis. Mnniiiii df.1 rir<-Iiri.<,f-o<i$<,(i ieorio _. Toledo: Imprenta de Cea. 1877. p 1 0

prrjciiro de nrreplo

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La procedencia en las ulteriores definiciones de archivo


A partir del siglo XIX, mucho antes de su formulacin terica, la procedencia aparece implcita ya como un elemento esencial para el archivo, siendo un elemento configurador del mismo como lo manifiestan las definiciones aportadas a partir de este perodo. En 1800, Zinkernagel define el archivo como la ordenada coleccin de escrituras relativas a los derechos y la constitucin de un estado redactadas bajo control oficia!. Y simple oficio de registratura, la misma coleccin de semejantes escrituras hecha por un colegio o por una corporacin 26. Slo un ao despus, Bachman nos acerca al concepto de archivo-tesoro sealando que el archivo lo es del prncipe, donde no son custodiados ms que los documentos ms importantes, tiles y preciosos, concernientes a la dinasta, su dignidad y autoridad y sus intereses feudales y populares 27, an de forma indirecta vuelve aparecer referida la procedencia, en la figura de la dinasta. Heinrich August Erhard en 1834 define al archivo como en general una coleccin de noticias escritas, formadas en el curso de una actividad administrativa, intrnsecamente completa, que sirve cual testimonio de situaciones histricas 28. Seala, en consecuencia, la conveniencia de la clasificacin por materias, fundamentalmente por el carcter histrico-cultural que concede al archivo y, en este caso, la procedencia no aparece reflejada, siendo quiz el rechazo la causa de su omisin. En 1883, el francs Richou, sostiene que el archivo son todos los depsitos de ttulos y documentos de todas clases que puedan interesar los derechos de organismos pblicos y privados 29. Similar es la definicin que aproximadamente una dcada despus, dio Ch.V. Langloic. que en 1895 lo considera como depsito de ttulos y documentos autnticos de cualquier clase que interesan a u n Estado, una provincia, una ciudad, una institucin pblica o privada, una sociedad, o un particular 30. Si bien ms adelante seala que dichos documentos son considerados

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LA CONSTRUCCIN TERICA EN ARCHIVSTICA EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

fundamentalmente como arsenales de pruebas jurdicas, pero tambin como reserva de enseanzas histricas 31. Son los holandeses Muller, Feith y Fruin 32, padres de la Archivstica, los primeros en considerar al archivo como un todo orgnico. A partir de ellos podemos decir que la procedencia se adhiere de una manera definitiva a la definicin de archivo, concedindole ya un sentido pleno. Dos aos antes de que diera comienzo el siglo xx los mencionados S . Muller, J. A. Feith y R. Fmin, publican su gran obra que es considerada casi como la biblia de los archiveros 33, en ella definll.n al archivo como la totalidad de los documentos escritos, diseados y estampados, recogidos y expedidos ex oficio de una oficina o de su funcionario, en cuanto que estos documentos son destinados a permanecer cerca de la oficina o sus funcionarios. Un archivo es un todo orgnico. Incluso aquellas oficinas y sus funcionarios de entidades de derecho privado pueden formar un archivo M. Recogen la opinin de Wackernagel, segn el cual el archivo es la reunin de los documentos escritos, que se formaron mediante la administracin pblica y para los fines de sta, como tambin de aquellas que se formaron mediante una privada administracin para los fines de aqulla, pero que por el paso de sta al Estado tiene despus sus asuntos carcter pblico 35, definicin que evidentemente restringe la naturaleza del archivo al tenreno de lo pblico. En consecuenciapara este autor es inconcebible un archivo que carezca de esta naturaleza. Ms extensa es, pues, la definicin de los holandeses que no excluye las entidades de derecho privado. Cierta similitud con la definicin de los holandeses Muller, Feith y Fruin, encontramos en la definicin dada por el italiano Sebastiani 36, coleccin ordenada de documentos que han podido emanar bien de una magistraIdem Eric KETELAAR, secretario de la Internationall Conference of the Round Table on Archives, dedica un serio estudio a la figura de estos archiveros holandeses, a los que debemos el nacimiento de la archivstica, al menos como disciplina independizada de la biblioteconona. A este respecto seala la importanciadel respeto de los fondos y del principio de procedencia frente a las clasificaciones bibliotecarias. &e profesor who taught the organization of archives. never tired of preaching the respect des fondsn, p. 2 5 7 . En: Miscelluneu Curlos Wyffels. Muller, Feith and Fruin by Eric KETELAAR. Archives e t Bibiiofh2quesde flelgique. D1. L W Nr. 1-2 1986. Bruxelles, 1987, p. 255-268. 33 Hundleiding voor hef Ordenen en Beschrijven vun Archieven. Groningen, 1898. Traduccin tedesca: Anleitung zum Ordnen und Beschreiben von Archiven, Leipzig 1905; traduccin italiana: Ordmamentoe inventario de& Archivi, Tonno 1908. reimpresin, Miln, 1974; traduccin francesa: Manuel pour le classement et la description des Archives, La Haya, 1910; traduccin inglesa : Manual for the Arrangement and Description of Archives, New York 1940; traduccin portuguesa: Manual de arranjo e descncao de arquivos, Ro de Janeiro 1960. MULLER. Fz S.; FEITH, J. A. and FRUIN R. Manual for the arrangement and descnption of archives. Drawn up by b t i o n of the Netherlands Association of Archivists. By S. Muller Fz., J. A. Feith and R. Fruin Th.Az. New York,The H. W.Wilson Company, 1968. pargrafo 1, p. 13. 1s Ibidern. 16 A esie respecto aclara Lodolini la circunstancia de que este manual no fuera traducido N en tedesco, ni en italiano, como tampoco al francs y al portugus cuyas traduciones son evidentemente ms
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tura o bien de un oficio u oficina pblica o privada 37. El tambin italiano P. Taddei sostiene que el archivo es el lugar donde se custodian bien ordenados los grandes depsitos de ttulos, escrituras y en general todos los documentos considerados autnticos pertenecientes a una administracin pblica o privada 38. Por su parte George Holtzinger, lo concibe como la coleccin sistemticamente ordenada, en gran parte, de escrituras oficiales de cualquier clase, procedentes del pasado y que sirven para un fin positivo permanente 39. Ya en nuestros das prevalece la definicin de archivo que se deriva de la inclusin de la procedencia como ingrediente fundamental, con diferencias entre unos autores y otros que no son sustanciales y cuando menos radicales. Desde la aportada por la Asociacin de Archiveros Francesa 40, los diferentes diccionarios terminolgicos, as como las diversas leyes tanto de Patrimonio como todas aquellas especficas de archivos. Todos ellos, en suma, consideran el archivo como el conjunto de documentos de cualquier naturaleza, que todo cuerpo administrativo, toda persona fsica o moral rene de modo automtico y orgnico, por razn misma natural o jurdica de sus funciones o de su actividad, a lo que se puede aadir, que se conservan a ttulo de referencia 41.

6.3 LA FORMACI~N DEL ARCHIVO EN LA DETERMINACI~N DE su ESPECFICA FUNCIONALIDAD


En captulos anteriores he reclamado la base sobre la que debe descansar la funcin administrativa del archivo 42, nos referimos a la estrecha relacin entre la Institucin, en el ejercicio de sus funciones como sujeto productor de documentos, y el documento que resulta de aquel ejercicio y que finalmente
tardas, en la fecha en que Ezio Sebastiani desarrollara su : Genesi, conceno e mfum giuridicu degi Archivii di Sfafo in Ifuliu, tema de su tesis doctoral, circunstancia pues que descarta la posible influencia de los Holandeses en su definicin de archivo. Elio LODOLINI. Archivisficu.Principi e problemi. op. cit. p. 120 3 SEBASTIANI, Ezio. Genesi, concetto e natura giuridica degIi Archivi di Stato in Italia. Rivista ifuliuna pcr le scienze giuridiche, vol. XXXVII, fasc. 1-4. Torino, 1904, p. 10. Citado por Elio Lodolini. Archivisficu. op. cif, citas 52 y 54, p. 120 D e quin citamos. 38 TADDEI, P. Lurchivisfu:manuule feorico-prufico. Milano: Hoepli, 1906, p. 3. 9 HOLTZINGER. Georg. Handbuch der Regisfrufurund Archivwissenschuft. Leipzig, Weber, 1908. p. 115. CitadoporE. Casanova. Archivistica. op. cit., p. 15 Manuel darchivisfique. Thorie e f prufique des Archives publiques en Francd ouvrage labor par Iassociation des archivistes francais; avant propos dAndr Chamson. - Pars: Direction des Archives de France, S.E.V.P.E.N., 1970,p.22-23 1937, p. 4 Tomado de filary Jenkinson,A. Munuul ofArchive Adminipution, 2. ed., a Ms adelante tendremos ocasin de constatar en que medida dicha funcin determina la especificidad de la praxis archivstica.

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LA CONSTRUCCIN TERICA EN ARCHIVSTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

reposa en el archivo 43. As, la esencia constitutiva del archivo se infiere necesariamente de aquella vinculacin; en suma, resulta definitivamente de ella. Por otra parte y, desde el momento en que el documento se concibe como un ente vivo, desde su gnesis sufrir una serie de transformaciones que se reflejarn en el propio archivo. Todas estas circunstancias son recogidas por Carlos Wyffels, que en 1972 plantea la, ya clsica, teora segn la cual el documento una vez creado va pasando por diferentes etapas o ciclos vitales en virtud de la superacin de unos topes cronolgicos. Etapas que a SU vez determinarn diferentes grados en el valor de aquellos documentos y diferentes tipos de archivo. As al comienzo de su obra Wiffels nos dice que todo documento conoce una vida marcada por ciertas etapas, durante las cuales es tratado por diferentes personas @. Wiffels denomina esas tres edades como &ge administratif, &ge intermdiaire y por ltimo age historique y se corresponderan respectivamente con los llamados documentos comentes, semicomentes y no comentes y a su vez daran lugar a las tres fundamentales categoras de archivos: archivo de oficina o gestin, archivo intermedio y por ltimo archivo histrico. El propio Wyffels formula as su teora: Il existe une priode durant laquelle un document possede un maximum de valeur primaire et un minimum de valeur secondaire. Par consequnt, il sera gard dans les bureaux. Cette priode correspnd ci ce quoa appelle lhge administratif du document. Des quun document, ayant une valaeur secondaite, a perdu toute valeur primaire, il entre dans lage historique et est gard aux Archives. Entre ces deux @es ( 1 &e administratif et ldge historique) se situe un &e intermdiare , correspondan ci la priode (plus ou moins longue) ou les deux valeurs son basses, mais ou au moins lune des deux nestpas ngligeable 45. La etapa de Gestin es la que nos interesa aqu sealar como aquel momento en que el documento se encuentra cerca de las circunstancias y personal responsable de su gestin para su posterior tramitacin, esto es, fsicamente ubicado en la oficina responsable. El propio Wiffels describe as esta
~ ~~

El asunto de la pertinencia o impertinencia de la eliminacin ma o expurgo es, en estos ltimos tiempos, un asunto largamente debatido y dz extrema relevancia en el mbito archivstico internacional, que despierta polmicas, por una parte, de orden prctico al ser considerado como la solucin menos problemtica al problema del control documental, y por otra, de orden terico desde varios puntos de vista. Por un lado, con la incorporacin de nuevos crnceptos, el ms destacable la valoracin documental, y por otro. la inestabilidad de conceptos hasta este momento establecidos como el propio concepto de archivo. Si aqu lo sealamos es por considerarlo una realidad efectiva. Tengo que manifestar aqu mi agradecimiento a M. Josefa Villanueva que agiliz los trmites para conseguir que esta obra que nunca encontr citada sino de forma indirecta, pudiera por fin caer en mis manos. WYFFELS, Carlos. Archives generales du royawne e f archives de letaf dans les provinces. Archives contemporaiueset de@& intermediaires.BniXekS: Archives generales du Royaume, 1972, p. 7 0 Idem p. 9
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1.22

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primera etapa: Le document nait dans un bureau et est class dans un dossier; celui-ci est gard d porte de la main, aussi longtemps quon en a couramment besoin. Il est gard dans le bureau meme, ventuellement dans une dpendance immdiate. Lesemble de document fonnent les archiw; couruntes (archives de bureau) 46, En esta etapa donde el documento nace, resulta notable el protagonismo que la propia oficina o Institucin como productora de la documentacin, ya estudiada, ejerce sobre el documento, como objeto material de su propia actividad. De ella en igual medida dependern las posteriores funciones o servicios que el documento represente, as como tambin toda su forma material. Al mismo tiempo durante toda esta etapa el documento es dueo de un valor que Wiffels considera como primario que en realidad no es otra cosa que el valor administrativo, desde el momento en que, como ya he indicado en captulos anteriores, el documento bsicamente es el soporte fsico de una accin administrativaque se genera, sigue un trmite y finaliza cuando el objetivo fundamental se ve cumplido. En consecuencia el valor administrativo de un documento se mantiene mientras dura el procedimiento administrativo, sin exclusin de que puedan superponrsele otros valores. Y con el paso del tiempo ste ir decreciendo hasta llegar incluso a perderse absolutamente. Al respecto afirma Wiffels: Le valeur primaire ou administrutive diminue avec le temps, rapidement ou lentement. Aprs un certain dlai, elle devient nulle 47. Se correspondera con lo que en nuestra geografa conocemos como el llamado archivo de gestin, tambin denominado de oficina, o lo que en el Norte de Amrica se conoce con el trmino record managemenb 48, y en italia gestione dei documentin 49. En Francia esta etapa se conoce con el trmino Pr-archivage. Todava en una segunda etapa, donde la gestin del documento ha sido definitivamente concluida, sin embargo debe permanecer guardado en previa Idem, p. 7 Idem, p. 8
48 Sistema introducido en Estados Unidos a partir de 1950, actualmente en vigor, a partir del cual se tiende a organizar y racionalizar la gestin de los archivos desde la produccin de los documentos en las administracioriea federales h a & + \u entrada en los Archivos nacionales. 4 A propsito de la convergencia entre la gestin de documentos y la Archivstica, Elio Lodolini publica un artculo dnde expone el tema desde el punto de vista histrico. A partir de l se revisa el carcter cientfico de esta disciplina, as como la afinidad o diferencia entre la Archivstica y la Biblioteconoma y el papel que esta disciplina juega en el complejo de lo que el denomina scienze dellinformazione. LODOLINI, Elio. Gestione de documenti e Archivstica. A proposito deila convergenza de discipline.* Rassegna degli archivi di Stato. Roma: Enero-Agosto, 1990. n.1-2, p. 85-1 17. * El texto con algunas modificaciones contiene una intervencin del autor en el SYMPOSIUN on Current Records I Colloque sur les archives courantes, sobre el tema ;Converging disciplines in the Management of Recorded Information I Les disciplines convergentes dans la gestion de Iinformation consigne organizado en Ottawa, Canad, en el Consejo Internacional de Archivos y del Archivo Nacional

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LA CONSTRUCCINTERICA EN ARCHIVSTICA: EL PUNCJPIO DE PROCEDENCIA

sin de posibles consultas, consultas que, por otra parte, vern menguada su frecuencia. De cualquier forma el valor primario va dejando paso progresivamente a un valor secundario que, sin embargo, no acabar con esta etapa. A la sazn refiere Wiffels la alternancia en esta segunda edad de un valor primaire diminuant que deja paso a un valor secondaire augmentant. Por fin en la tercera etapa la documentacin adquiere ya un definitivo valor permanente. Su consulta no tendr ya nada que ver con las consultas realizadas hasta el momento siempre en virtud de su propia gestin, por la administracin o en su caso por el propio interesado, para pasar ya a ser consultados con fines especficamente culturales, esto es por el investigador. Yves Protin, por su parte, enuncia les trois 2ges des archives, cada una de las cuales caracteriza fundamentalmente a partir del tipo de usuario de aquella documentacin. La primera de estas edades la caracteriza como sigue:
le premier & e ne pose pas de grands p r o b l h e s thoriques. Zl faut seulement obtenir que les bureau fabriquen des bonnes archives et constituent des dossiers que nenconbrent pas les inutilits. Ces dossiers et le reste des archives courantes doiven &re maintenus en bon ordre interne et en bon ordre entre e u . Pour cela, il faut qua cet gard tout recoivent une formation minimale et certains une responsabilit dejinie. A ce stade, les Services darchives ninterviennent qu a titre de conseil 50. Asigna Protin la facultad de usuario durante esta primera etapa a la propia administracin que todava durante la segunda lo seguir siendo, no as durante la etapa final o histrica. Por todo lo expuesto conviene significar el hecho de que el documento evoluciona desde el mismo momento de su gnesis y es precisamente esta evolucin la que provoca las especificaciones en su tratamiento siempre en virtud de su determinada funcin. As pues, el archivo que resulta y recoge la evolucin del documento, ha de propiciar que aquellas funciones se vean cumplidas, siendo en consecuencia la definicin de su funcin el punto de partida de su tratamiento especfico.

de Canad celebrado del 15 al 18 de mayo de 1989. Las actas se han publicado de forma abreviada con el ttulo La Gestion de LInformationconsigne I Management of Recorded information, compiladas por Cyntia J. DURANCE, Mnchen-London-NewYork,K.G. Saur, 1990. PROTIN,Ives. Ladministration et les trois iges des archives. Extrait de la revue Seine et Pars, n. 20, Octobre 1961, p. 4

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Tercera parte

PRAXIS DEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: DEFINICIN DE CONCEPTOS

De acuerdo a su desarrollo terico el Principio de Procedencia queda constituido por dos postulados estrechamente relacionados pero diferentes, dos enunciados que implican necesariamente distintos grados de aplicacin. En otros trminos, el Principio de Procedencia contiene el fundamental significado de la necesaria obligatoriedad de respetar la procedencia de los documentos; o lo que es lo mismo los documentos reunidos en un archivo deben reflejar cada una de las circunstancias de su gnesis. Ello es posible a partir de dos vas:
1. La documentacin generada por una Institucin no debe ser jams mezclada con la de otra u otras instituciones. 2. La documentacin que ha sido producida por una Institucin, en el archivo ha de ser estructurada de acuerdo al orden natural que aquella institucin le dio en su origen.

La primera va se traduce en el respeto a la procedencia de los fondos, que en 1841 enunci Natalys de Wally y que, insistimos, consiste en que los fondos producidos por diferentes instituciones nunca deben mezclarse. La segunda se traduce en el respeto a la estructura original de los fondos y al orden natural de los documentos, que fue esbozado por los holandeses Muller, Feith y Fruin cuando, en el pargrafo nmero 16 de su obra, aseguraban que el sistema de clasificacin del archivo debe estar basado en la organizacin original del rgano administrativo que produjo aquel archivo.
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LA CONSTRUCCI6NTERICA EN ARCHIVSTICA EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Asimismo, los documentos en el archivo deben seguir ordenados de la misma forma que se ordenaron en la entidad productora o institucin. Ambos postulados representan, entiendo, dos diferentes grados de apiicacin del Principio de Procedencia que es el principio que debe ser siempre respetado. Estudiaremos, en primer lugar, el respeto a la procedencia de los fondos y la triada de conceptos que lo sustentan:fondo,procedencia y cuadro de clasificacin. Finalmente analizaremos lo que hemos dado en nombrar, segn justificamos ms adelante, respeto a la estructura original de los fondos y al orden natural de los documentos y los conceptos correspondientes de serie y tipo documental.

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CAPTULO 7

EL RESPETO A LA PROCEDENCIA DE LOS FONDOS

En captulos anteriores conclu que el primer nivel de aplicacin del Principio de Procedencia se enuncia como el respeto a la procedencia de los fondos y se define archivsticamente como la necesaria Obligatoriedad de no mezclar en un mismo archivo, la documentacin procedente de diferentes fondos. Ms claramente, la obligatoriedad de que la documentacin de un fondo bajo ningn concepto se vea mezclada con la de otro. Para determinar el contenido terico de este primer nivel de aplicacin de la procedencia a los archivos, tendremos que delimitar que entendemos por Procedencia Archivstica as como que es exactamente un Fondo de archivo, conceptos que, si bien, a menudo se reducen a uno slo, en ocasiones dan lugar a conceptos diferentes. As mismo incluido en el contexto terico de la clasificacin archivstica, un tercer elemento conceptual se deriva de su aplicacin: el cuadro de clasijicacin.
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U CONSlRUmON nOniCA

iA CONSTRUCCINTEFUCA EN ARCHIVSTICA EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Para este anlisis es necesario retrotraer aqu el concepto de Institucin que analizamos atrs, ya que sta es, en realidad, el origen de sendos conceptos y, en consecuencia, nos proporcionar la pauta para establecer, a modo de ejemplo, cuando Procedencia y Fondo son una nica realidad y cuando por el contrario derivan en realidades diferentes. Por tanto, fondo de archivo, procedencia archivstica y cuadro de clasificacin suponen la triada de conceptos derivada del primer nivel de aplicacin del Principio de Procedencia, que se concreta, desde el punto de vista terico, en el principio de respeto a la procedencia de los fondos.

7.1

FONDO DE ARCHIVO

El trmino fondo, representa la unidad mayor indisoluble del total de partes que constituyen un archivo a partir del cual el propio archivo queda estructurado l . Su delimitacion conceptual* nos obliga a determinar las diferentes coordenadas que acaban por configurar qu es un fondo. Y a enunciarlas de forma que siempre que hablemos de fondo sepamos exactamente de que estamos hablando, de manera que la estructura del archivo sea universal. El problema de la conceptualizacin del fondo puede plantearse desde una doble disyuntiva: existen diferentes denominaciones para un mismo significado?, o bien, existen las diferentes denominaciones porque implican significaciones diferentes? En este punto son interesantes las conclusiones que Antal Szedo aportaba tras el anlisis de las diferentes respuestas al cuestionario que, como ya he sealado, sirvi de base para su informe sobre los mtodos de clasificacin de archivos 4. A partir del anlisis de aquellas respuestas Szedo seal una uniformidad en la definicin del fondo como el conjunto orgnico de documentos que proceden de una institucin, administracin, empresa, oficina persona o famiconviene adelantar aqu como el fondo representa la unidad a partir de la cual la clasificacin queda articulada. En este sentido podemos establecer una clara correspondencia entre los conceptos de clase, como unidad y elemento central de toda clasificacin y fondo corno unidad y elemento central de todo archivo. El tema ser mas detenidamente estudiado cuando analicemos el concepto de cuadro de clasificacin incluido tambin en este primer nivel de aplicacin del PP. Su definicin ha sido y sigue siendo objeto de encontradas opiniones y por s misma la definicin de fondo representa objeto de investigacin aparte. Por nuestra parte nos proponemos establecer el lugar que dicho concepto ocupa en el cuerpo general de la teora arhivstica. Ha sido ampliamente estudiado por JENKiNSON, Hilary, Manual o f archive administration. Londres, 1937. Tambin por M. DUCHEiN en su artculo, ya citado, El respeto d e losfondos en archivstica: principios tericos y problemas prcticos. A partir de ahora, y por simplificar, nos referiremos al fondo de archivo con el trmino simple de fondo. Ver cita nm. 2 del captulo 1.

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EL RESPETO A LA PROCEDENCIA DE LOS FONDOS W

lia.5 Sin embargo, en la literatura archivstica esta uniformidad slo se contempla parcialmente, de manera que ia variedad de puntos de vista y pespectivas nos obliga a una revisin para mostrar su complejidad as como sealar la necesidad de su definicin. El trminofond darchives que fue inventado por los franceses, slo en Espaa recibe igual denominacin, su equivalente castellano de fondo, se corresponde con un mismo significado. No ocurre lo mismo en Italia donde este trmino, que adquiere la forma lingstica de archivio, no tiene un significado igual sino que, como veremos, es slo parecido. El trmino record groups, recoge el significado de fondo en los Estados Unidos, y ms recientemente los canadienses lo denominan como Archival fonds 6, en otra versin archiv groups para los ingleses. El Consejo Internacional de Archivos en su Diccionario de Terminologa Archivstica nos define el fondo como conjunto de documentos con un mismo origen, agrupados en virtud del principio de respeto de los fondos . Mientras el Comit Internacional de Archivos en su Lxico de Terminologa archivstica lo considera como conjunto de documentos cuyo acopio se efectu en el ejercicio de las actividades de una persona fsica o moral La Asociacin de Archivistas Francesa en su Manual de Archivstica se refiere al fondo de archivos como el conjunto de piezas de cualquier naturaleza que todo cuerpo administrativo, toda persona fsica o moral automtica y orgnicamente ha reunido en razn misma de sus funciones o de su actividac! 9 . Jean Favier parte para su concepcin de la diferencia sustancial que existe entre un archivo y una biblioteca. Para l este concepto se opone a la coleccin cuya clasificacin depende mucho de la comodidad de sus usuarios o de necesidades casi siempre materiales, mientras que el fondo se organiza siempre en razn de su origen lo. Los italianos por su parte, hacen coincidir el trmino espaol de fondo con el suyo de archivio, que, sin embargo, no parece tener un significado tan claro. Paola Carucci apunta que tanto puede servimos para indicar la concen-

SZEDO, Antal, op. cit., p. 62. f Canadian Archivist, celebrada en Montreal el 12 de En la Annual Conference of the Association o septiembre de 1992, Teny Cook presenta un trabajo centrado en los aspectos tericos de este concepto. COOK, Terry, The Concept of the Archival Fonds in the Post-Custodia1 Era: Theory, Froblems and Solutions. en Archivaria, n. 35, spring 1993, pp. 24-37. Dictionary ofArchiva1 Terminology, op. cit., n. 33, p. 20-21. Lexicon of Archive Terminology, op. cit., p. 33. Manuel darchivisrique, op. cit., pp. 22-23. O FAVER, Jean, Les archives (Que sais-je*). Le poinr des connaissances actuelles n. 805, PaIiS. Presses Universitairesde France. 1959, p. 5.

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LA CONSTRUCCI6NTERICA EN ARCHIVSTICA EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

tracin de archivos de diversa procedencia o cualquier complejo documental con un carcter de unitariedad". Entre los cinco significados que este trmino tiene para Lodolini, el cuarto es el que se refiere al concepto de fondo que l define como el material que procede de cada una de las oficinas o funciones y que se conserva en una institucin archivstica 12. Aclara que tiene un significado bastante parecido aunque no igual al fonds francs, al records group, de los Estados Unidos, al Archivkorper tedesco 13. En Espaa, el archivero Jos de Gemes y Villame en 1876, defini el fondo propio de un archivo como caudal o conjunto de los papeles y documentos cuyo carcter es primitivo por traer origen directo y propio de las autoridades que lo produjeron 14. Siguiendo a este autor y a partir de la exposicin anterior, en su versin ms simple podemos considerar que un fondo es la suma total de la documentacin que una entidad produce en el ejercicio de sus funciones. La concepcin de fondo depende directamente de la concreccin de la institucin-entidad encargada del cumplimiento de un fin especfico fruto del cual ser la documentacin que al fin, bajo la obligatoriedadde su conservacin, pase al archivo. As pues, sern dos los elementos necesarios para que podamos hablar de fondo y a partir de su delimitacin, estableceremos las coordenadas que lo definirn finalmente:
1. L a concreccin de la entidad, institucin, organismo, ente, productor. Los lmites que impongamos al tipo de institucin apto para producir un fondo, sern consecuencia de la delimitacin del nivel administrativo que le corresponde en la escala jerrquica de la administracin 15, a la entidad capaz de generarlo. 2. Lafuncin o funciones quefinalmente resulten, as mismo representarn un criterio ms a tener en cuenta en la concepcin del fondo. Deberemos delimitar, pues, las interrelaciones entre Institucin, por un lado, y su funcin por el otro. Son, pues, dos elementos enmarcados en una nica realidad, esto es, la determinacin de la Institucin como sujeto productor de documentos, definida por su funcin que podr ser ms o menos compleja y que derivar en entidades subordinadas con el fin ltimo de ver cumplida aquella funcin.
CARUCCI, Paola, op. cit.. p. 201. LODOLINI, Elio. Archivisrica. op. c i f . ,p. 52. I3 Ibidem. I' GEMES Y VILLAME. J., op. cit., p. 14. I5 Para el caso, lgicamente, de la documentacin administrativa; en otro tipo de organizaciones, sencillamente su nivel jerrquico.
I'

I2

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EL RESPETO A LA PROCEDENCIA DE LOS FONDOS

Fue la entidad productora de documentos la que con el nombre de institucin determinamos como el primer elemento imprescindible para poder enunciar el principio que estudiamos. Tras delimitar su especfica originalidad, su variada significacin en el orden social en el que surge, determinbamos que, al fin, todo el conjunto de documentos generados por aqulla en el ejercicio de sus funciones constituan el archivo. Para el ejercicio de sus funciones toda institucin se ve, a menudo, obligada a desgajarse en complejas unidades administrativas cuyo nexo de unin es su dependencia de una unidad que representa la funcin principal. Cada una de las entidades o unidades menores son las encargadas de la realizacin de funciones secundarias encaminadas a la realizacin de la funcin principal que define a la unidad mayor de quin efectivamente dependen. De esta manera, una serie de circunstancias y requisitos han de concurrir para que al final un organismo o entidad menor sea capaz de producir un fondo de archivos. Estas circunstancias han sido detenidamente estudiadas por el archivista francs Michel Duchein 16. Dadas estas circunstancias, la institucin adquiere su correspondencia o paralelismo con el fondo cuando realizada su funcin, el resultado de la misma, esto es el total de sus documentos, pasan a engrosar el archivo. Dicho as todo parece indicar que la complejidad en su definitiva delimitacin deja de existir cuando concretamos cuales sean sus funciones, concrecin cuya investigacin se cierra si analizamos, siquiera sea someramente, aquel producto, esto es, los documentos. Sealbamos, por fin, que la funcin y la sancin legal de tal funcin constitua, en definitiva, su propia esencia y su definitiva entidad. La complejidad se presenta cuando a una nica institucin corresponden en cambio variadas funciones, complejidad que, sin embargo desaparece al delimitar claramente sus funciones. No obstante, cuando funcin e institucin se conjugan en varias unidades, superponindose unas a otras, la cuestin se complica. Con la aparicin del aparato burocrtico que constituye toda administracin, sea pblica o privada, las unidades administrativas se conjugan y desarrollan a partir de un complejo armazn en el que a menudo no resulta sencillo delimitar los niveles funcionales ylo competenciales de cada una de ellas. En consecuencia, los rasgos que habamos descrito como definidores de la institucin capaz de crear un fondo de archivos se desdibujan convirtiendo en difcil la determinacin de la unidad que constituye el fondo. Es entonces cuando se convierte en necesaria una jerarquizacin de niveles, que ayude a delimitar cada una de las instituciones, o partes de una nica Institucin, encargadas de realizar cada una de las funciones.
Lb

DUCHEIN. M., op. cit.. p. 16-77. cuyo texto reproducimosen las pginas 85 y 86 de esta obra

133

LA CONSTRUCCINTERICA EN ARCHIVfSTICA EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

A menudo, la legislacin general o la reglamentacin especfica acaban por ubicar cada pieza en su sitio, e Institucin y funcin vienen a ser piezas cuyo vnculo resulta claro tan pronto como analicemos una o la otra. Otras veces en cambio, por la escasa claridad en que estas se decretan, a una nica Institucin corresponde ms de una funcin, y a menudo una misma funcin es competencia de ms de una institucin. He aqu el verdadero problema que reside, por tanto, en determinar si la relacin institucin-funcin puede siempre determinar el fondo. De esta forma tendramos el siguiente enunciado:
Institucin + funcin = fondo. Cabe pues plantearse si los enunciados siguientes llegan al mismo resultado que el enunciado anterior:
1.

2. 3.

Institucin + funcin a + funcin b = fondo ? Institucin a + institucin b + funcin = fondo ? Institucin a + institucin b + funcin a + funcin b = fondo ?

Redundando en nuestra hiptesis ya planteada, todas estas circunstancias forman parte de aquel contexto, de la organicidad del documento, o dicho de otra forma, ste no es ajeno a cada una de estas circunstancias, y en absoluto, con el fin de facilitar el control de aquellos documentos, debemos olvidarnos de las circunstancias que referimos, pues en definitiva constituyen un dato histrico nada despreciable. Son el reflejo de una situacin, polticosocial no ajena al hombre y que en un futuro aadirn nuevas fuentes en el conocimiento del mismo. En la resolucin de este problema, pues, no hemos de marginar tales circunstancias, a menos que lo que nicamente nos propongamos sea la solucin prctica a un momento y un problema especfico, cuyo resultado nunca sera aplicable a otro momento y otro problema diferentes. Con lo cual la solucin carecera de la categora de verdad general, y en consecuencia nicamente tendra el reducido valor de ser en esencia particular. As la delimitacin conceptual del fondo tendr que orientarnos sobre la oportunidad o inoportunidad de la aplicacin generalizada del principio que nos ocupa y por tanto de su universalidad. Dos direcciones se presentan al respecto, que M. Duchein califica de maximalistas, por un lado y minimalistas por otro.La primera contempla que los lmites en la definicin de fondo debemos situarlos en el nivel ms alto dentro de la jerarqua administrativa mientras la segunda reduce el fondo al mnimo nivel, esto es, aquel que deriva de la ms pequea clula funcional.

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&RESPETO A LA PROCEDENCIA DE LOS FONDOS

Parece, en principio, que la primera postura representa, respecto de la segunda, una complejidad superior, lo razonar. Si concebimos un fondo como la unidad mayor indisoluble que constituye el archivo y que representa la direccin obligatoria en el recomdo de la vida de un complejo documental, contemplar los lmites de su definicin en el nivel ms alto de la jerarqua administrativa supone en innumerables ocasiones confundir tal concepto con el propio concepto de archivo, en consecuencia, no representara la unidad mayor indisoluble sino ms propiamente el total de documentos reunidos en un archivo, esto es, el archivo mismo. Tampoco la segunda postura parece del todo razonable ya que si reducimos el fondo a la ms pequea clula funcional posible nos encontraramoscon una desproporcin de unidades bsicas constitutivas del archivo que invalidaran la categora del fondo como unidad sobre la que se estructura el archivo. Pensemos entonces que la funcin de la propia Institucin que genera la documentacin representa la alternativa ms que adecuada, menos problemtica, en la definicin de dicho concepto. Slo cuando esta funcin o funciones no estn bien decretadas ser preciso recurrir a un criterio diferente. En consecuencia, consideramos el fondo de archivo, como el conjunto total de documentos cuya caracterstica comn es ser producto de una nica procedencia y resultado del ejercicio de una nica funcin, o del conjunto de funciones que se refieren a una sola materia de actuacin.

7.2

CONCEPTO DE PROCEDENCIAARCHIV~STICA

Definida la institucin como aquella persona o grupos de personas encargados bsicamente de la normalizacin de las relaciones entre los hombres y justificada finalmente su existencia por una base legal que, al efecto, le confiere la autoridad necesaria y suficiente as como los instrumentos imprescindibles para hacer posible aquella normalizacin, entendemos que de Institucin hablamos cuando nos referimos a:
- una personufsica con una funcin social clara, un notario, por ejemplo, - un grupo de personas con una finalidad igualmente limitada, una asociacin, - o bien, un grupo de personas de mayor amplitud con unas funciones en igual medida complejas, la organizacin admiqistrativa pblica o privada de un Estado.

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LA CONSTRUCCIN TERICA EN ARCHIVSTICA EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

La prueba de que las funciones para las que se crea toda Institucin, notario, asociacin, u organizacin administrativa en su totalidad, se cumplen son los documentos que pasarn al archivo cuando su permanencia en la institucin que les di vida no tenga ya sentido. As el archivo cuya funcin primordial es mantener vivos aquellos documentos cuidar que ese sentido sea recuperado para lo cual, lgicamente, deber respetar, o en su caso recuperar, cada una de las circunstancias que lo hicieron posible. Podemos entonces decir que procedencia, o ms exactamente procedencia archivstica, desde el punto de vista terico, es el lugar exacto, organismo, institucin, donde la documentacin que constituye un fondo de archivo ha sido creada. Dicho de otro modo la fuente primaria de dnde procede un grupo de documentoscuya caractersticacomn es su origen. Parece pues lgico inferir del razonamientoanterior que procedencia y productor pueden iiegar a identificarse. Sin embargo a menudo sucede, por razones que ahora expondremos, que la documentacin antes de llegar al archivo reposa en otro lugar, es decir es enviada a otro organismo, y por tanto es este otro organismo, el sujeto final encargado de enviar esta documentacin al archivo. Qu debemos entonces entender por procedencia, el lugar de donde la documentacin procede, o el lugar donde la documentacin se gest? Y en consecuencia, podemos declarar improcedente la afirmacin de que procedencia y productor vengan a confluir en una misma realidad? La cuestin podra quedar planteada de otra forma, si la institucin basa su esencia, esto es, lo es por la funcin o funciones a eila encomendadas, no sera ms lgico centrar nuestro punto de atencin en aquella o aquellas funciones dejando nicamente como punto de referencia la denominacin que reciba la institucin encomendada al efecto, esto es el organismo encargado de desarrollar tal funcin? Ello, sin embargo, exigira una claridad en la formulacin de las competencias que a menudo no se da, bien sea como consecuencia lgica de la premedita escasez de transparencia en el quehacer administrativo, resultado a su vez de intereses de orden poltico o por cualquier otra razn que no ha lugar citar aqu. As pues en la determinacin del rgano productor de la documentacin y, ms concretamente, la funcin o funciones que a ste le sea encomendada se determinan los dos criterios fundamentales de sistematizacin de la documentacin de archivo:

a ) Orgnico, que toma como base el nombre del rgano productor de la documentacin; b ) y Funcional, que toma como base, tal y como su propio nombre indica, la funcin de aquel rgano.
136

EL RESPETO A LA PROCEDENCIA DE LOS FONDOS

De acuerdo, pues, con estos dos criterios de sistematizacin de la documentacin de archivo, por procedencia podemos entender aquel rgano productor de la documentacin o bien, la funcin encomendada al mismo. Para llegar a establecer una respuesta que podamos interpretar como regla es necesario analizar por separado cada una de las incidencias por las que, en la prctica de su curso normal, puede pasar la documentacin. Incidencias, que en definitiva, no son otras que las incidencias que sufra la institucin que les da origen. En un momento posterior conviene analizar estas incidencias en su conjunto para poder as llegar a establecer soluciones si no universales si al menos de carcter general. Parece difcil determinar un nmero concreto de incidencias, si ellas, en definitiva, son muestra del carcter cambiante que tiene en s la administracin ya sea pblica o privada, lo cual reviste a la Archivstica, exactamente a los archivos, de un carcter, en igual medida, mudable que imposibilita la formulacin de soluciones siempre vlidas para cada situzcin; lo cual no quiere decir en absoluto que ello sea imposible, se traduce eso s en la necesidad de contemplar aquel carcter mudable en la concepcin de un buen sistema archivstico, ms en un sistema de clasificacin que podamos considerar cientfico, entendiendo por aqul, el que puede aplicarse en cada una de las diferentes situaciones y en cada uno de los diferentes momentos. Es por ello por lo que trataremos de enunciar cada uno de los accidentes que puedan presentarse:

1 . El organismo productor de la documentacin remite la documentacin al archivo. 2. El organismo productor de la documentacin es suprimido sin que por el contrario se supriman sus funciones que son transferidas a otro, encargado de continuarlas. 3. El organismo productor de la documentacin es suprimido sin que por el contrario se supriman sus funciones que son transferidas a otro encargado de continuarlas al tiempo que ejerce otras funciones que previamente le fueran consignadas. 4. El organismo productor de la documentacin es suprimido no as sus funciones de las que unas pasan a otro organismo al que otras funciones fueron encomendadas y otra porcin de aquellas funciones del primer organismo pasan a otro organismo diferente del segundo al cual igualmente le fueran conferidas otras funciones o competencias diferentes a las transferidas.
La idea de procedencia archivstica la debemos entender en conexin con su especfica funcionalidad, esto es, nos ha de servir para identificar gm137

LA CONSTRUCCIN TERICA EN ARCHIVSTICA EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

pos de documentos, bien sea con el fin de ubicarlos en su contexto de origen o bien con el fin ltimo de localizarlos fsicamente. Es claro que en un caso y otro asociarlo a la idea de produccin o de entrega variar sustancialmente los resultados. Desde el primero hasta el ltimo el problema reside en determinar, cuando la idea de procedencia se liga a la de produccin o a la de entrega de la documentacin. Esta circunstancia fue ya estudiada por Duchein quin resuelve aclarando que, cuando un fondo ha conservado su identidad y su individualidad debe considerarse como proveniente del organismo que lo produjo, aunque se haya consignado en el depsito de archivo, ha sido recogido por uno o varios organismo intermediarios. En este caso la nocin de procedencia se halla ligada a la de produccin, y no a la de entrega. Mientras que al contrario, cuando un fondo ha sido desmembrado en el curso de su historia, o integrado al fondo de un organismo distinto del que lo produjo, hasta el punto de haber perdido su identidad y su individudalidad, entonces debe considerrsele como proveniente del organismo que lo integr a su propio fondo. En este caso la nocin de procedencia se encuentra ligada a la de entrega y no a la produccin Debe prevalecer siempre que sea posible la idea de produccin del documento asociado a la de procedencia archivstica ya que si por principio de procedencia entendemos, segn hemos repetido ya en variadas ocasiones, la obligatoriedad de respetar o rescatar la serie de circunstancias que concurrieron en la gnesis de un documento, para su tratamiento ser mucho ms significativa la identificacin del productor que aquella otra del emisor. No obstante este ltimo, el emisor debe necesariamente aparecer como el confn de origen, y en consecuencia como un estadio ms que junto con los anteriores debemos recuperar como fuente de informacin que nos permitir reconstruir la completa significacin del documento.

7.3 EL CUADRO DE CLASIFICACI~N COMO REPRESENTACI~N SIMB~LICA DEL FONDO

En captulos anteriores aludamos a la clasificacin archivstica como marco tradicional donde se enmarca este principio. Es esta razn la que nos

DUCHEIN, M., El respeto de los fondos ..., op. cit., p.81

138

EL RESPETO A LA PROCEDENCIA DE LOS FONDOS

obliga a considerar el cuadro de clasificacin como concepto integrado en el respeto a la procedencia de los fondos. Con independencia del mtodo empleado, de toda clasificacin un resultado debe derivarse, aquel universo simblico en que cada una de las clases aparezcan representadas y que, en definitiva, no es otra cosa que el todo constituido por cada una de sus partes. Esta globalidad nos proporcionar las pautas necesarias para el restablecimiento del orden institucional en aquel otro espacio que lo sustituye, esto es, el archivo. El cuadro de clasificacin, por tanto, debe basarse en la filosofa que, en otros tiempos, defini y legitim a la institucin. Para su elaboracin resulta indispensable la claridad con que el fondo se defina, ya que, en su restablecimiento, esto es, el restablecimiento del fondo, se resume la filosofa de su configuracin, esto es, del cuadro de clasificacin. A tal punto que un orden institucional no legitimado jams podra ser restablecido.

La legitimacin del orden institucional como base terica del cuadro de clasificacin
Es sabido que las instituciones tienden a perpetuarse una vez creadas, lo cual jams sena posible sin la legitimacin de las mismas. Y es, precisamente, en ese legitimar su existencia donde encontramos el origen de lo que denominamos universo simblico que los socilogos Berger y Luckmann definen como cuerpos de tradicin terica que intzgran zonas de significado diferentes y abarcan el orden institucional en una totalidad simblica 18. Para ellos, todos los sectores del orden institucional se integran en un marco de referencia general, que constituye un universo en el sentido literal de la palabra, pues a partir de l puede concebirse que toda la experiencia humana se desarrolla dentro de aqul. Por ello lo conciben como la matriz de todos los significados objetivados socialmente y subjetivamente reales, toda la sociedad histrica y la biografa de un individuo se ven como hechos que ocurren dentro de ese universo. As, legitimada la institucin, los roles institucionales se convierten en modos de participar en un universo que trasciende y abarca el orden institucional. Estos autores atribuyen a este universo simblico un carcter nmico y por ende ordenador. Carcter que, muy sencillamente en otro lugar, definen como que pone cada cosa en su lugar 19.

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l9

BERGER. P.; LUCKMANN, T . , op. cit., p. 124. Idem, p. 128.

139

LA CONSTRUCCIN TERICA EN A R C W S I C A EL PRINCIpI DE PROCEDENCIA

Podramos concluir con ellos que el universo simblico ordena la historia y ubica todos los acontecimientos colectivos dentro de una unidad coherente que incluye el pasado, el presente y el futuro. Con respecto al pasado, establece una memoria que comparten todos los individuos socializados dentro de la colectividad. Con respecto al futuro, establece un marco de referencia comn para la proyeccin de las acciones individuales. De esa manera el universo simblico vincula a los hombres con sus antecesores y sus sucesores en una totalidad significativa, que sirve para trascender la finitud de la existencia individual*O. Es en esta lnea dnde encuadramos el cuadro de clasificacin no slo como el resultado o la necesidad de la clasificacin sino como el nico modo de perpetuar la esencia constitutiva del archivo, un modo particular de articulacin del orden institucional. El archivero no es solamente aquel encargado de poner orden a los papeles sino tambin de cuidar que el orden institucional dado en un momento de la historia se perpete tal cual.

Nocin de cuadro de clasificacin


Hablar de cuadro de clasificacin es, en buena medida, sinnimo de enunciar qu es, en realidad, un sistema de clasificacin, pues en esencia, ste representa la suma total de circunstancias a cerca de las cuales hemos querido representar una escala de valores, concediendo a cada una de estas circunstancias un grado de importancia diferente a las dems a partir de un baremo determinado por nuestras propias reflexiones; reflexiones que derivan del anlisis de las necesidades que nos obligaron a construir aquel cuadro de clasificacin. A este respecto Michel Roberge considera la concepcin de un sistema de clasificacin como una estructura jerrquica y lgica que refleja las funciones y actividades de una organizacin, funciones que generan la creacin o la recepcin de documentos. Se trata, en suma, de un cuadro que organiza intelectualmente la informacin y que permite situar los documentos en sus relaciones para constituir lo que se llama generalmente dossiers. El sistema de clasificacin es un modelizador de informacin *. Como ente real que posibilita la clasificacin, el cuadro, debe reflejar estrictamente la realidad institucional, entendiendo por sta, no slo su realiza

ROBERGE, Michel, Le systeme de classification des documents administratifs. Actes de les segones Jomades d Arxivistica de Cataiunya,,, Andorra la Bella, 28 de abril-1 de mayo 1989, Revista Catalana de
Arxivisiico. Lligall2, (1990). p. 14.

Idem, p. 133.

140

EL RESPETO A LA PROCEDENCIA DE LOS FONDOS

dad terico-hipottica sino ms exacta y concluyentemente, la verdadera realidad de su existencia. En trminos de Carmen Cayetano, debe ser como el agua de un n o 22; contener en l la capacidad de cambio continuo, al efecto y en extremo predecible, a la cambiante organizacin del orden social y consecuentemente de la organizacin institucional que pretende ms que retratar reflejar. As, no slo habr de captar la realidad del momento, sino las circunstancias que dieron lugar a esa realidad y por otra parte predecir, en la medida de lo posible, los futuros trastornos que de tal realidad puedan derivarse posteriormente. Para ello, de ninguna manera podr utilizar elementos aleatonos sino datos exactos y puntuales de realidades implcitas en la legitimacin del orden que, por establecido, no es, sin embargo, definitivo. Se convierte as el cuadro de clasificacin en la pieza fundamental de la doctrina archivstica, y el punto de partida de su propia praxis; en consecuencia, no es solamente instrumento fundamental del archivero sino, al mismo tiempo, instrumento de conocimiento general. Concebimos entonces el cuadro de clasificacin como el producto intelectual que nos obliga a analizar en su forma y en su contenido cada uno de los criterios, as como la metodologa en l necesariamente implcitos. Al mismo tiempo, puesto que debe servimos fundamentalmente como un instrumento de conocimiento general, debe incluir el nmero de datos suficientes para identificar el orden institucional. En el captulo siguiente expondr las especificaciones que deben contemplarse en su estructuracin. Las mismas se contienen en el que concebimos como segundo nivel de aplicacin del Principio de Procedencia y que hemos dado en nombrar Respeto a la estructura original de los fondos y al orden natural de los documentos.

22

CAYETANO, Carmen, Revista Catalana de Archivsrica, Lliguli 2 (1990), p. 126

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CAPTULO 8

EL RESPETO A LA ESTRUCTURA ORIGINAL DE LOS FONDOS Y AL ORDEN NATURAL DE LOS DOCUMENTOS

Definido el contenido terico del respeto a la procedencia de los fondos, que considero primer nivel de aplicacin del principio de procedencia, procede ahora analizar su segundo nivel de aplicacin, con el fin ltimo de determinar su naturaleza terica, as como la delimitacin de su campo conceptual. Por otra parte, con el nimo de establecer la integridad de este principio, ora considerado como el nico principio de respeto de los FQndos, ora considerado por la suma resultante de la unin de aqul a este otro, que &ora analizamos, conviene establecer si ste representa una extensin de aquel primero, o si por el contrario, constituye un principio independiente.

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LA CONSTRUCCIN TERICA EN ARCHIVfSTICA:EL PIUNCIPIO DE PROCEDENCIA

Para ello es preciso establecer: 1. La esencia de este principio. Cuestin que tratar de investigar a partir de la presentacin y anlisis de su primera formulacin, as como de la oportuna referencia a sus antecedentes. 2. La problemtica real de su planteamiento primero. Asunto que nos lleva irremediablemente a plantear y analizar su puesta en prctica; cuestin estrechamente relacionada con las diferencias sustanciales que encontramos en los diversos mtodos de gestionar la documentacin por parte de las instituciones generadoras de documentos, muy especialmente en lo que a la administracin, como institucin, se refiere. 3. Su pertenencia o exclusin del respeto a la procedencia de los fondos.
A partir de las diferentes respuestas a cada uno de los tres interrogantes, la delimitacin al fin de su concepto se convierte en posible. Y en consecuencia tambin la configuracin de su campo terico.
8.1 DELIMITACI~N TERMINOL~GICA REFERENTE AL ORDEN

NATURAL DE LOS DOCUMENTOS


Mientras todos los archivistas parecen concordar en su verdadero significado, no dan, sin embargo, a tal concepto el mismo trmino, conocido como el principio de la estructura interna de los fondos, o de la estructura archivstica, de reconstitucin de la estructura inicial, como aqul del respeto al orden original, o al orden primitivo, como de ordenamiento interno de los fondos. Hecho que dificulta una definitiva y universal definicin. Tanto ms grave cuanto que es, en definitiva, exactamente lo mismo aquello que cada una de las diferentes acepciones quieren al fin significar, o cuando menos se trata de diferentes matices de una misma realidad. El Comit Internacional de Archivos en su Lxico de Terminologa Archivstica, lo recoge contenido en el Principio de Procedencia que, como ya citamos, define como aquel segn el cual cada documento debe ser colocado en el fondo de archivos del cual procede y, en este fondo, en su lugar de origen 1. Sin embargo, se refiere as mismo, al principio de respeto a la estructura interna como el principio segn el cual un fondo de archivos debe ser considerado como un conjunto cuya estructura determinada no debe ser modificada por una sistematizacin ajena a esta estructura 2.

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144

Elsevier's Lexicon ofArchive Terminology, op. cit.,p. 35. Idem, p. 36.

El Consejo Internacional de Archivos en su Diccionario de Tenninologa Archivstica se refiere al principio de respeto a la estructura archivstica y 10 define como aquel segn el cual un fondo de archivos debe conservar o recibir una clasificacin correspondiente a las estructuras administrativas internas del organismo que lo ha creado 3. Nos remite, sin embargo, al principio de respeto al orden primitivo que define como aquel segn el cual los archivos de una misma procedencia deben conservar la clasificacin establecida por el organismo de origen. Aclara as mismo que a veces se encuentra implcito en el de respeto de los fondos; llamado tambin principio de registratur 4. Cada una de estas definiciones parten de una premisa fundamental, la condicin del documento inscrito en una realidad especfica: el archivo como conjunto orgnico de aquellos documentos. En este sentido cada uno de los principios sealados insisten en la necesidad de que documento y archivo mantengan su natural condicin, su origen. Si leemos detenidamente, el principio de respeto a la estructura interna conviene, con el principio de respeto a la estructura archivstica, en que el fondo de archivo debe mantener la estructura de origen; sin ser modificada, segn el primero; conservndola segn el segundo. As mismo, el tercero vuelve a insistir en la necesidad de mantener la clasificacin establecida por el organismo que gener la documentacin. Nocin de orden natural de los documentos En cada una de las diferentes denominaciones se contempla una constante conceptual: la importancia que el orden que los documentos tienen en origen, esto es, a todo largo de su proceso de gestacin, sea respetado ms tarde, es decir, cuando estos documentos abandonan la institucin donde se gestaron y pasan al archivo. El orden natural de los documentos insiste en la necesidad de mantener la clasificacin establecida por el organismo. Insistimos, la clasificacin y no la ordenacin, esto es, no hay por qu mantener un expediente desordenado porque as nos haya llegado al archivo, pero s separado de otros expedientes naturalmente diferentes a aqul. Un expediente de reclutamiento, por ejemplo, debe permanecer siempre integrado al conjunto de la misma especie y perfectamente separados del total de expedientes de cualquier otra naturaleza; lo cual equivale a decir que la
3
4

Dictionory ofArchiva1 Terminology. op. cit., n. 353, p. 121-122 I d e a n. 387, p. 134.

145

H LA CONSTRUCCIN TERICA EN ARCHIVSTICA EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

documentacin debe mantener su clasificacin. En este sentido es en el que parece necesario aclarar que al referimos al orden, no nos referimos al orden material, sino ms concretamente a la disposicin u organizacin interna de cada una de las oficinas o unidades productoras de documentos. En la medida en que el respeto a la procedencia de los fondos contempla que la documentacin propia de un fondo no debe mezclarse con la documentacin propia de otros fondos, el respeto al orden natural de los documentos contempla que la documentacin que genera las dependencias o unidades que integran cada uno de los fondos debe mantenerse separada sin mezclarse. A mi juicio este enunciado no se limita al respeto del orden material y estricto de aquella documentacin. En el fondo constituye el principio por el cual la actividad de una institucin debe quedar reflejada en el archivo, a partir de los documentos que gener. De esta forma ante instituciones desaparecidas y a partir de su documentacin ser posible la reconstruccin total y absoluta de su funcin y la serie de actividades realizadas para su consecucin. Por ello, el trmino que me parece ms acertado para este principio, es el de respeto a la estructura original de los fondos y al orden natural de los documentos. Entendiendo por estructura original las originarias divisiones funcionales de cualquier organismo y por orden natural, el que se deriva de su crecimiento orgnico como lo opuesto a lo caprichoso y artificial.

TERICA 8.2 GNESIS Y EVOLUCI~N

Para determinar la naturaleza terica de este segundo enunciado del Principio de Procedencia, debemos remontamos a sus antecedentes, esto es, al principio del registro como antecedente inmediato y ms tarde a su primera formulacin que encontramos expuesta, como ya sealamos en el captulo segundo, en la obra de los holandeses Muller, Feith y Fruin, que fueron en realidad los primeros en referirse a este principio en trminos de necesidad cientfica, esto es como un principio del que derivarn los restantes principios 5 . Sin embargo no fueron ellos, en trminos exactos sus descubridores.
O sistema de arranjo deve ser baseado na organizacao original do arquivo, a queal, na sua essencia, corresponde organizacao do rgao administrativo que o produziun MULLER, FEITH Y FRUIN. Manual de arranjo e descncao de arquivos. Traducao de Manoei Adolpho Wanderley. Rio de Janeiro, 1960. pargrafo n. 16, p. 35. En la explicacin correspondientea este pargrafo puede leerse: Esta regra. adotada pela Assoagao de Arquivistas, . de todas, a mais importane, porque nela se formula o principio fundamental, do quai denvam as demais normas. Ibidem.

146

EL RESPETO A LA ESTRUCTUFU ORIGINAL DE LOS FONDOS Y AL ORDEN...

As pues nos referiremos a sus antecedentes que, en realidad, son la causa fundamental por la que ms tarde adquiere la forma y el contenido terico que en buena medida obliga a su aplicacin prctica.
Antecedentes. El principio del registro como precedente inmediato del principio de respeto a la estructura original de los fondos y a l orden natural de los documentos: fundamento terico.
Para entender el verdadero sentido de este principio, as como su significacin terica, hemos de definir antes de nada que es el registro y de forma ms precisa, el significado de este trmino en el contexto que ve la luz, para comprender mejor cuales son los determinantes de su evolucin y, en consecuencia, sus derivaciones tericas implcitas, as como aqullas que de l se explicitan; cuestin esta ltima que centrara el objeto de nuestro anlisis, esto es, la consideracin de este segundo enunciado del principio de procedencia como una extensin del respeto a la procedencia de los fondos.

El Registro alemn. Nocin


En el glosario anexo a la obra de Brenneke, se expone muy claramente el significado del registro, su desarrollo histrico, as como su base legal 7. A partir de su lectura dos son los significados fundamentales que contiene el trmino alemn registratur. Por un lado, la oficina del registrador y por otro, el material a registrar, esto es, el conjunto o complejo de escrituras y todo material afn que, en definitiva, son el resultado de la actividad de una Institucin o de una persona fsica o jurdica. Son manifiestas las implicaciones que los conceptos de archivo y registro denvan entre s, por lo cual la delimitacin entre ambos se convierte en necesaria. En este sentido el Consejo Internacional de archivos define el Registro como oficina de una administracin o de una institucin responsable de la creacin, del control y de la conservacin de los documentos de asuntos comentes 8 . Trmino que en francs hace coincidir con bureau dordre, y que nos remite a su vez al trmino archives courantes, que define como conjunto de documentos de archivo que son de uso habitual por la actividad de 10s
He traducido al castellano el trmino alemn Regisrratur por Registro. Ver cita nmero 11. P. 21 de esta obra. BRENNEKE. Archivistica. op. cit. Glossario. Regisfrafur,p. 589-590 Dictionary o f archivai terminoiogy. op. cit. n. 386, p. 133

147

LA CONSTRUCCI6N TERICA EN ARCHIVSTICA EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

servicios establecimiento y organismo que los han producido y recibido q. En consecuencia, define el sistema de registro como aqul que permite controlar la creacin y el mantenimiento en estado de dossiers corrientes por medio de registros, repertorios, ndices l1. Al analizar el concepto de archivo qued claro que sus servicios o funciones eran, en definitiva, sus propios elementos definidores, cabe ahora plantear la siguiente cuestin: ocurre lo mismo con el registro? Cuestin que debe partir de la concrecin sus funciones: introducir, seguir y controlar el iter 12 de los documentos l 3 en el curso de su prctica segn un esquema preestablecido. El hecho singular de limitar sus funciones al curso de su prctica, nos indica que su relacin con el archivo se limita al archivo administrativo, que podremos considerar como lo hace Brenneke, como la matriz de lo que ms tarde ser el archivo.

Origen terico
El nacimiento de este principio se remonta al 10 de julio de 1897, fecha de la ordenanza del Ministerio del Interior holands concerniente a los trabajos de ordencin de sus archivos. Para no ser confundido con el principio francs de los fondos, que acababa de ser enunciado, se le denomina en un principio como principio prusiano holands. Un ao despus son los archivistas holandeses Muller, Feit y Fruin los que en su ya clsico Manual por primera vez lo enuncian oficialmente. Y lo hacen en los siguientes trminos O sistema de arranjo deve ser basado na organizagao original d o arquivo, a qual, na sua esseencia, corresponde a organizagao do rgao administrativo que o ha produziu 14. Se convierte para estos archivistas en la frmula o principio fundamental del cual en consecuencia derivarn las dems normas. Debemos sealar, sin embargo, la importante aclaracin que aaden en el pargrafo siguiente No arranjo do arquivo, portanto, urge, antes de mais nada, restabelecer
n. 107, p. 47 Conviene sealar que el diccionario de Terminologa Archivstica deja en blanco el lugar que ocupa el trmino que analizo en lo que se refiere a Espaa. por lo que hemos considerado conveniente traducirlo. Debemos sin embargo dejar constancia que la teora se anticipa a la prctica, ya que no existe en Espaa nada parecido al sistema de registro de otros pases muy especialmente de los pases germnicos donde el registro est institucionaiizado. 1' Idem, n. 388, p. 134 I2 Podernos entender como recomdo del propio documento o documentos I3 Nos referimos a los documentos de oficina an no de archivo, al efecto en la traduccin italiana se usa el trmino oifi que ya definimos antes. 'I MULLER. S., FEiTH, J.A. y FRUIN, R.op. cit.. pargrafo 16. p. 35.
<1

ldeni,

10

148

EL RESPETO A LA ESTRUCTURAORIGINAL DE M S FONDOS Y AL ORDEN...

quanto possvel a ordem original. Somente entao ser possvel julgar-se se 6 conveniente, ou nao, e at que ponto, dela apartar-se* 15. De hecho en el pargrafo siguiente aclaran: A ordenacao original de um arquivo pode ser modificada aBm de se corrigirem divergencias ern relacao a estrutura geral do mesmo, quer se atribuam tais divergencias a erros dos administradores do arquivo, quer ressulten de moodijicacoes temporrias no sistema de custdia dos documentos 16.

De esta forma debemos considerar el tratamiento y la organizacin original de los documentos desde la propia institucin u organismo productor de aquellos como el punto de partida del tratamiento y la organizacin posterior de los mismos desde el archivo. Lo cual en absoluto significa mantener un desorden, si ste fue en origen el estado en que se encontraron aquellos documentos, sino que ms propiamente se trata de mantener el estado natural y originario de aquellos. Entendiendo por estado natural el que deriva de su propia naturaleza de origen, esto es, la disposicin de los documentos cuando stos se preparaban para cumplir un cometido concreto y cuando lo cumplan finalmente. El posterior desorden de los mismos nada nos dice de su funcin orignaria sino que ms bien se deriva del hecho de que la final consecucin de aquella funcin pudo muy fcilmente generar un abandono de los propios documentos que propici el desorden de los mismos. As el respeto a la estructura original de los fondos y al orden natural de los documentos debe entenderse desde la singular concrecin del respeto a su estado natural originario, esto es en el caso de documentos singulares, su vinculacin a la funcin social que lo produjo, en e ! caso de documentos complejos, expedientes. Adems de aquella vinculacin, el orden que cada uno de los documentos que lo integran tiene en el concepto general de expediente; orden que no responde a la decisin caprichosa de un individuo, sino a una norma de procedimiento concreta. As, puesto que un expediente de personal, no se tramita en la misma manera que un expediente econmico, el respeto al orden natural de los documentos debe entenderse como la va por la cual, los documentos en el archivo han de reflejar necesariamente aquel procedimiento. Circunstancia que, en primer orden, significa y contempla, como ya hemos sealado, que la documentacin propia de cada una de las unidades, oficinas o dependencias que integran cada Institucin debe permanecer perfectamente separada. Por tanto, consideramos el respeto del orden natural de los documentos, como una extensin del respeto a la procedencia
'5

' 6

Ideni.. pargrafo n. 17. p. 40. Idem., pargrafo n. 18, p. 42.

149

W LA CONSTRUCCINTEHCA EN ARCHIVSTICA: EL P ~ C P I DE O PROCEDENCIA

de los fondos y ambos los dos postulados fundamentales del Principio de Procedencia Archivstico.

8.3 NATURALEZA T E ~ R I C A Y ANLISIS DE LOS CONCEPTOS QUE INTEGRAN EL RESPETO A LA ESTRUCTURA ORIGINAL DE LOS FONDOS Y AL ORDEN NATURAL DE LOS DOCUMENTOS Como extensin del principio del registro alemn para entender su naturaleza terica nos vemos obligados a analizar primeramente el significado de aquel principio. Habida cuenta que nuestra investigacin la hemos fundamentado adems en el anlisis de aspectos de carcter terico, nos referiremos con especial atencin al fundamento terico del denominado principio del registro. La idea fundamental de la teora holandesa ha quedado expuesta en el captulo segundo, y es, as mismo, recogida por Adolf Brenneke en los siguientes trminos: Un archivio l7 2 un tutto organico... Esso non pu0 quindi essere creato ad arbitrio, nello stesso modo in cui si f a collezione di manoscritti storici... Ogni archivio ha la sua propria personalita, la sua individualita, che larchivista deve imparare a conoscere, prima che metta mano ad ordinarlo... Ogni archivio ... deve essere tratato in conformita con la sua natura. Il sistema de classijicazione deve basarsi sulla struttura originaria dellarchivio, che, in generale, coincide con la struttura dellUfficio, da1 quale larchivio proviene8. Si el principio francs de fondo determinaba, con la consiguiente separacin fsica, que cada fondo es esencialmente diferente a otros fondos, limitaba su tratamiento reducindolo al respeto a su integridad, en cambio nada deca respecto del contenido de cada uno de los fondos. El principio del registro aporta, en cambio, una novedad importante con respecto aqul, que en definitiva viene a renovar el papel o competencia del archivero, o por mejor decir, la no competencia del archivero, nos referimos a los criterios de ordenacin del contenido de cada uno de los fondos. Conteniendo igual filosofa en su concepcin, esto es la decidida importancia de la procedencia, este principio aade un contenido ms: NI
7 Con el trmino archief los holandeses entienden una registratura, un cuerpo archivstico, un fondo mientras el archivo considerado como una coleccin de ms de una registratura se denomina archiefde$t. D e la cita n. 40 de A. BRENNEKE. op. cit., p. 94. 8 Ibidem.

1 50

EL RESPETO A LA ESTRiJCTRA ORIGINAL DE LOS FONDOS Y AL ORDEN... W

criteri di ordinamento non vengono inventati dall'archivista, ma creati dalla storia e dalla vita. I documenti deono essere conservati nello stesso modo in cui si sono coadunati, collegandosi ciok con i fatti storici e queali testimonianze della vita quotidiana. Gli archivi sono organismi che non possono essere arbitrariamente distrutti nk sradicati da1 suolo nel quale sono nati 19. El sistema de ordenacin nos viene impuesto desde la propia institucin o ente que gener en su da o est generando la documentacin, dicho de otra manera, la estructura del registro de aquella institucin determinar la posterior organizacin, clasificacin y ordenacin que al fin demos a los documentos en el archivo. En este sentido es en el que afirmbamos, al inicio de esta investigacin, que la praxis administrativa se considera base fundamental de la praxis archivstica. Esto es, el procedimiento especfico adoptado en la resolucin de los documentos, o por expresamos en trminos de la propia administracin, de los expedientes, ser lo que nos proporcione la pauta a seguir en el tratamiento de estos expedientes desde la propia Archivstica. As, definido el trminofondo de archivo en el captulo anterior como concepto directamente derivado del respeto a la procedencia de los fondos, sern las especificaciones de su propia estructuracin interna las que se deriven del respeto al orden original de los documentos, y que se concretan en dos fundamentales trminos, la serie documental y el tipo documental que pasamos a definir como conceptos que integran este segundo nivel del principio de procedencia.

Concepto de serie documental Considerado el fondo de archivo como la unidad menor indisoluble de que se compone un archivo, consideramos la serie documental como la unidad menor indisoluble de la que se compone un fondo de archivo. Si el fondo de archivo quedaba definido como la totalidad de la documentacin generada por una Institucin cn el ejercicio de sus funciones, la serie documental, como unidad constitutiva del fondo, se define por la totalidad de documentos de una .unidad constitutiva de aquella Institucin que responden a un mismo tipo resultado de una norma igualmente especfica regulada por una misma norma de procedimiento.

'9

Idem., p. 95

151

LA CONSTRUCCIN TE6NCA EN AFXHWfS"KA EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Concepto de tipo documental

As el tipo documental ser la unidad menor indisoluble que integra la serie documental. Su definicin ha sido esbozada a todo lo largo de esta investigacin, la podemos concretar finalmente como el conjunto de documentos de idnticas caractersticas que resultan de una competencia concreta atribuida a una unidad administrativaespecfica para el cumplimientode parte del total de la actividad derivada del desarrollo de una funcin especfica. En consecuencia fondo de archivo, serie y tipo documental son los tres conceptos imprescindibles en la praxis archivstica, conceptos que como hemos podido comprobar derivan directamente de la praxis administrativa, entendiendo por sta no nicamente la que se deriva del quehacer de la propia administracin, tambin de todos aquellos grupos cuya funcin social los relaciona con aqulla.

152

Cuarta parte

DEL ESTATUTO CIENTFICO DE LA ARCHIVSTICA

CAPTULO 9

DEFINICI~N DE LA ARCHWSTICA

9.1

EL OBJETO DE LA ARCHIVSTICA

El Diccionario de Terminologa Archivstica en su segunda edicin se refiere a la misma como la disciplina que trata los aspectos tericos y prcticos de la funcin de archivos I . En este punto partimos, pues, de una clara uniformidad: el objeto de estudio de la Archivstica son los archivos, en esto parecen coincidir todos los tericos. Sin embargo y dado que el concepto de archivo ha evolucionado con el paso del tiempo, en la misma medida las preocupaciones, en un tiempo de los profesionales y ms adelante de la disciplina encargados de su estudio han dirigido su atencin a puntos de mira diferenciados en funcin de aquellas preocupacioneg.

'

Dictiomry of Archiva1 Terminology, op. cit., n. 32, p. 20

155

W LA CONSTRUCCINTERICA EN ARCHIVSTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Todo lo cual se ha traducido en tendencias diferenciadas, que algunos autores han dado en llamar divisiones de la Archivstica, mientras otros mantienen el concepto global y unitario de la misma, considerndolas en consecuencia perspectivas diferentes de una misma realidad.

La Archivstica y sus divisiones


Definido el objeto conviene ahora dibujar las principales lneas de actuacin o, de otra manera ms clara, los distintos objetivos que la Archivstica se propone para el cabal cumplimiento del objeto fundamental. Dichos objetivos son en realidad los que propician aquellas diferentes lneas de actuacin que algunos autores han llegado a considerar como una parcela diferente aunque incluida en la rama principal. Quiz cabra plantear, antes de nada, si cada una de aquellas diferentes actuaciones son en realidad parte integrante de un todo y en tal caso no merecen la categora de divisin o si, por el contrario, cuentan en verdad con un objetivo bien definido que exige una metodologa particular y, en consecuencia, resulta conveniente asignarle una parcela especfica dentro de ese gran espacio que es la Archivstica. Como es habitual en casi todos los puntos de anlisis en este tambin es diferente la postura de la mayor parte de tratadistas, que parten en su mayora de una clara coincidencia la de considerar la Archivstica constituida en partes mejor o peor diferenciadas. En su Archivstica Casanova distingue: 1. Archiveconoma para la construccin, instalacin, conservacin y restauracin. 2. Archivstica pura para la clasificacin, ordenacin y descripcin. 3. Servicios y naturaleza jurdica del archivo: servicio a los usuarios y aspectos legales de la documentacin. 4. Historia de los archivos y de la archivstica. Wolfang Leech propone:
1. Teora de los archivos donde incluye el objeto y el mtodo de la archivstica. 2. La historia de los archivos.
CASANOVA. E.. op. cit. LEESCH, W., Meihodik Gliederung und Bedeurung der Archivwissenchaft. En: Archivar und Historiker. Berln: Staatiiche Archivvewaltung. 1956. p. 22 y ss.
2

156

DEFlNICIN DE LA ARCHIVSTICA

3. El derecho de los archivos.


4. Tcnica. 5. Administracin o prctica de los archivos.

Aurelio Tanodi establece tres grandes reas:


1. Teora archivstica: terminologa, funciones, conceptos, historia de los archivos. 2. Archiveconoma: edificios, instalaciones,conservacin y restauracin. 3. Archivonoma: organizacin, descripcin y legislacin.

Por ltimo la Direction des Archives de France en su Pratique Archivistique Francaise, distingue tres campos para la que denomina archivstica moderna:

1 . El terico o cientfico que incluye la Archivstica general y las especiales propias de ciertas categoras de documentos o de instituciones. 2. El tcnico para todo lo concerniente a la conservacin fsica de los documentos, la construccin y el equipamiento de los locales de archivos, la reprografa, informtica, restauracin. 3. El tercer campo, en fin, diferente de unos paises a otros, es el de la gestin, esto es, la organizacin administrativa y el funcionamiento interno de los servicios de archivo 4. Un estudio del Programa de gestin de documentos y de archivos, RAMP, que propone las directrices para la preparacin de programas de estudios sobre la gestin de documentos y la administracin de archivos modernos elaborado por M. Cook 5 difierencia dos mbitos:
1. El mbito especfico de la Archivstica. 2. El mbito comn con las dems ciencias de la Documentacin. Dualidad que recoger ms tarde Antonia Heredia 6 , y que el profesor Cruz Mundet comparte 7. Coincidiendo con ambos entiendo que los puntos de inters de la Archivstica, a partir de los cuales la misma se estructura, son dos: los puramente intelectuales y los eminentemente prcticos, sin que ambos sean excluyentes ms bien al contrario, complementarios.Ambas perspectivas son la doble va as de sta como de cualquier otra disciplina para su enriquecimiento.
Lo pratique archivistique franpise. Pank Archives Nationales. 1993, p. 25 Publicado por la Unesco en Pans en 1982 6 HEREDIA HERRERA, A.. op. cit, p. 23-24 7 CRUZ MUNDET, J.R., Manual de Archiusrica. M a d r i d Fundacin Germn Sanchez Ruiperez: Pirmide, 1994, p. 66-67.
4

157

LA CONSTRUCCIN TEWCA EN ARCHIVfSTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

9.2 DISCIPLINAS COMPLEMENTARIAS


La delimitacin de la Archivstica puede muy bien plantearse en un principio desde las relaciones que mantiene con otras disciplinas con objetivos similares, as como con aquellas que con objetivos diferentes pueden y de hecho contribuyen a que los suyos se vean cumplidos. Cada una de ellas representan un complemento para la que analizamos. Por lo mismo a todas las englobamos en un conjunto nico que denominamos como disciplinas complementarias. Nuestra exposicin, desde un punto de vista estrictamente metodolgico, tendr como lnea argumental las afinidades con aqullas, con el fin ltimo de contribuir a la expansin de la tendencia conciliadora de la que muy claramente hablaba Duchein 8. Con ello no pretendo sumergirme en la irrealidad de una ingenua y simplista interpretacin, ni sustraerme a la delicada tarea de trazar aquellas precisiones que posibilitan la definicin cientfica de toda disciplina. En suma, no quiero decir que no existan diferencias y las consecuentes distancias entre una y otras, slo que stas muy bien pueden y deben afrontarse desde distintas posiciones una de las cuales, puede ser sta. Las diferencias muy bien, y en una proporcin directa, pueden traducirse en similitudes que intentar definir. Los grupos de disciplinas que mantienen estrechas relaciones con la Archivstica, complentndola al fin, son tres: a. Las ciencias de la Administracin b. Las ciencias histricas c. Las ciencias documentales. De acuerdo con el diccionario de Terminologa archivstica, ya hemos dicho que esta disciplina se encarga fundamentalmente de los aspectos tericos y prcticos de la funcin de archivos. Dicha funcin se concibe, lo vimos con ms detalle cuando abordamos el concepto de archivo, en una triple direccin de acuerdo a sendos grupos diferenciados de usuarios: a. La funcin administrativa, con la Administracin como usuario fundamental b. La funcin cultural c. La funcin social
* M. DUCHEIN. El archivero en la era de la comunicacin: especificidad y expansin de la Archivstica. Irargi 11 (1989)
158

DEFINICIN DE LA ARCHIVSTICA W

En esta concepcin tripartita, tienen adecuada cabida dichas relaciones.


-

La Archivstica y las ciencias de la Administracin y del Derecho La Archivstica y las ciencias y tcnicas historiogrficas La Archivsticay las ciencias de la biblioteconom'a y la documentacin.

La Archivstica y las ciencias de la Administracin y del Derecho


De todas quiz sean estas relaciones las ms evidentes y necesarias. De acuerdo al carcter de su objeto de estudio los archivos y documentos resultado ambos de la actividad de la Administracin, la Archivstica se erige, de alguna manera, en continuadora de la labor de aqulla en tanto en cuanto posibilita que la funcin de aquellos documentos y archivos siga cumplindose cuando ya no forman parte material de la Administracin. En la misma medida para el adecuado cumplimiento del principio archivstico por antonomasia el de procedencia que, ms all de toda erudicin, implica el respeto al procedimiento administrativo o jurdico que da lugar a los documentos. En consecuencia parece obvio que en la formacin del archivero adquiera una importancia notable los conocimientos referidos al procedimiento y la gestin administrativa como principios que inspiraran su propia gestin.

La Archivstica y las ciencias y tcnicas historiogrficas


En la misma medida relevantes son las relaciones que la Archivstica mantiene con las ciencias de la Historia. Dado el carcter que con el paso del tiempo pueden llegar a alcanzar los documentos y derivado tambin de su carcter testimonial, los mismos se convierten en objeto de inters para estas disciplinas. Durante el tiempo en que dur una concepcin primordialmente histrica del archivo, ya vimos cuando seguamos la evolucin del archivo, estas relaciones fueron prcticamente exclusivas. Hoy comparten su espacio con otras ciencias de factura ms reciente pero en alguna medida de mayor peso: las Ciencias de la Documentacin.

La Archivstica y las ciencias de la documentacin


Es preciso dedicar una especial atencin a este punto por cuanto es evidente que en su relacin se incorporan elementos'altamente definitorios de la disciplina que nos ocupa. 159

LA CONSTRUCCIN TERICA EN ARCHIVSTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDEhTiA

Como ya hicieron otros antes estas relaciones pueden ser atendidas desde los dos polos que consituyen toda argumentacin: la afirmacin o la negacin. Lo cual equivale a analizar tanto las afinidades como las direrencias. Sin embargo de acuerdo con la introduccin a este epgrafe, fijaremos la atencin en las primeras. Afirmaba Duchein que la oposicin tradicional entre bibliotecarios, archiveros y documentalistas es algo del pasado por cuanto en la sociedad de hoy para contestar a las demandas de los usuarios (sean usuarios administrativos o cientficos o inclusive del pblico en general), los papeles del bibliotecario, del documentalista y del archivero ya no estn en conflicto, sino que son complementarios. Lo mismo que el mdico, el dentista, el farrnacetico, el kinesiterapeuta, no son rivales, sino que cooperan en beneficio de la saludpblica. Sigue ms adelante: Elfuturo no est en la oposicin; est en la colaboracin entre estas profesiones, que tienen mucho en comn y que son muy cercanas lo. De tal manera lo dicho hasta aqu es cierto que las relaciones de la Archivstica con las ciencias de la documentacin se estrechan hasta encontrar en ellas el marco ms apropiado para desarrollar la formacin de sus futuros profesionales. Lo cual, sin duda, empieza a ser concluyente respecto de la necesidad de una integracin en las ciencias de la documentacin que, en absoluto, estar reida con la especificidad de cada una de las disciplinas que las integran. Dichas especificidades representan el punto de partida para M. Cook I L quien establece que en la formacin profesional integrada se respetarn reas especficas para cada una de las diferentes ciencias. Para la archivstica seala como integrantes de esa especificidad:
1. La Gestin de documentos 2. La Administracin de archivos 3. Las ciencias de la interpretacin 4. La historia administrativa o institucional.

Veamos las dos primeras.

CRUZ MUNDET. op. cit. p. 272 DUCHEIN. M., op. cit., p. 24-26. '1 COOK,M. Guidelines non acurriculum development in informarion techonoiogy for librarians, documentulist and archivists. Pars: UNESCO, 1986. Idern: nformation technology: a challenge to training. En: Archivum, XXXN, 1988, p. 17-33.
9
'0

160

DEFINICI6N DE LA ARCHWfSnCA

9.3 LA GESTIN DE DOCUMENTOS Y LA ARCHIVSTICA


Los documentos y los archivos, tanto si son pblicos como si no lo son, representan parte esencial en la vida de una comunidad. Son en realidad, adems de un instrumento para la gestin o administracin de cualquier organizacin, un importante recurso de informacin. Por lo mismo se entiende tambin que estos documentos y archivos, constituyen una parte ms que importante, esencial, en los recursos de informacin de un pas 12. Parece, entonces, razonable que su gestin no sea en ningn caso producto del azar o la necesidad sino mas bien el resultado de una poltica y una planificacin adecuadas. Durante un tiempo se han utilizado indistintamente los conceptos de gestin y10 administracin de documentos, gestin y10 administracin de archivos. Hoy parece una cuestin cerrada, son diferentes versiones del Record Management ingls. Adems y aun cuando se trata de una disciplina cuyo origen es relativamente cercano en el tiempo y a la espera de un progreso terico que le permita su consolidacin cientfica, parece que sus campos de accin si estn realmente definidos. Del ya citado Records Management ingls caben en castellano dos diferentes lecturas: la gestin de documentos o la administracin de los mismos. El primero equivale al trmino gestion de docurnents, utilizado en el Canad francfono. El segundo representa en realidad la versin iberoamericana del mismo trmino. Como veremos las diferentes definiciones tienden a un fin meridiano: el aumento de la calidad aun en detrimento de la cantidad. Al mismo se refin en 1965 Emmett J. Leahy, considerado por algunos como el artfice de este modo de entender la funcin documental: menos fondos pero mejores 13. Su origen se asocia a un problema relacionado con la cantidad de documentos, su conservacin y en consecuencia la necesidad de su seleccin y posterior eliminacin. En 1880 el Congreso de los Estados Unidos autoriza el expurgo de algunos documentos ante el impresionante crecimiento de los mismos 14. Muy pronto resulta evidente que esta solucin no puede, en modo
RHOADS, James B. La funcin de la gestin de Documentos y Archivos en los sistcrnas nacionales de informacin: un estudio del RAMP. Pm's: Unesco, 1989, p. 2 I3 Emmett J. LEAHY and Cristopher A. CAMERON. Modern Records management A basic guide to records control, filling and infonnation retieval. New York. 1965 " RICKS, Artel. Records Management as an archiva1 Function. En: ACteS du 8 COngrS International des Archives (Washington, 27 septembre, 1 octobre 1976). Arcbivum. XXvl(1979). P. 29-36. Tambin Olga GALLEGO DOMINGUEZ y Pedro LOPEZ GOMEZ. Artxibistikan sarrera. Introduccin a la Archivstica. Vitoria: Servicio de publicaciones del Gobierno vasco, 1989, p. 62-64.

161
L A C O N S T R W O N TEORICA...A

LA CONSTRUCCI6NTE6RICA EN AR(7IWSTICA: EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

alguno, solucionar definitivamente el problema; el mismo se mantiene mientras la produccin documental siga creciendo. Obviamente la cuestin va ms all de la gestin de la documentacin existente, apunta ms a la necesidad de controlarla desde su creacin. En esta direccin camina el funcionamiento de las diferentes comisiones que se van creando y del Comit que en 1887 constituye el propio Senado para resolver este problema. Dos aos despus se aprob la Ley General de Depuracin de Documentos. Algunas dcadas ms tarde, en 1934, se crea el Archivo Nacional en un principio con una funcin casi exclusivamente conservadora, si bien slo de aquellos documentos con un valor marcadamente duradero, para pasar despus a intervenir en los organismos federales redactando normas para la realizacin de transferencias. Se inicia entonces una tendencia a controlar la creacin de los documentos y la forma en que stos se tramitan. Archiveros como T.R. Shellenberg, F.B. Evans, M. Roper, E. Posner entre otros inauguran un nuevo concepto de Archivstica basado en un incremento de su funcin administrativa inevitablmente en detrimento de su tradicional funcin historicista. Todo ello supone una revisin de conceptos as como de las tradicionales funciones del archivero. Este movimiento culmina en 1950 con la Ley de Documentos federales de la misma fecha con la que se estableca un control administrativo sobre todo el ciclo vital de los documentos. La responsabilidad en su cumplimiento compiti al National Archives and Record Service, el Servicio del Archivo Nacional y documentos que era, en realidad, el antiguo Archivo Nacional. Tres oficinas canalizaron su actividad distribuida como sigue: A. Todo lo que se refiere a la creacin y el uso de documentos fu competencia de la Oficina de Administracin de Documentos. En consecuencia fueron de su especial atencin los archivos de oficina. B. La localizacin de documentos con valor permanente corri por cuenta de la Oficina de Archivos Provisionales Federales. Son, pues, los documentos con un valor intermedio el objeto de inters de esta oficina. C . La Oficina del Archivo Nacional, por ltimo, se encarga de todos aquellos documentos que han superado la prueba del tiempo y que con un carcter permanente sern conservados por tiempo indefinido. Sendas oficinas representan sin duda el ciclo completo de vida de los documentos que es sobre el que se aplica la Gestin en su integridad. 162

DEFINICIN DE LA ARCHW&TICA E

En 1975 en su primera sesin el Congreso de los Estados Unidos 10 define como: la planificacin, el control, la direccin, la organizacin, la capacitacin, la promociii y otras actividades gerenciales relacionadas con la creacin de archivos, su mantenimiento, as como su eliminacin, inlcuyendo el manejo de correspodencia,formularios directrices, informes, documentos vitales, equipos y materiales de archivos, m'quinas copiadoros, tcnicas de automatizacin, de elaboracin de datos, preservacin de archivos, eliminacin de archivos y centros de archivos u otras instalaciones de almacenamiento 15. El Diccionario de Terminologa archivstica lo considera: un aspecto de la Administracin general relacionado con la bsqueda de la economa y eficacia en la produccin, mantenimiento, uso y destino final de los documentos'6Guy Dubosq entiende la Gestin de documentos como una poltica de intervencin sobre la organizacin misma de los documentos desde su nacimiento en las oficinas 17. Aos ms tarde A. Ricks sealaba que la Gestin de Documentos se dirige a asegurar una adecuada documentacin, evitar lo no esencial, simplificar los sistemas de creacin y uso del papeleo, mejorar la forma de como se organizan y recuperan los documentos, proporcionar el cuidado adecuado y el almacenamiento a bajo costo de los documentos 18. La gestin de documentos es para la mayora una disciplina cuya importancia reside en la radical divisin entre la primera edad de los documentos con un valor eminentemente administrativo y su estadio final donde ste se sustituye por un valor histrico y, en consecuencia, las diferencias en el tratamiento de archivos administrativos por un lado y de archivos histricos por el otro. Hablar de experiencias en este campo equivale a precisar su significado por cuanto en la medida en que su figura se contempla en la concepcin general de la administracin su prctica es posible o no lo es. En los paises anglosajones esta divisin alcanza su mxima expresin al punto de nombrar a los documentos en cada edad con un trmino diferente: los de valor permanente constituyen los archivos histricos. Aquellos con valor administrativo constituyen los records, para nosotros archivos administrativos.
Olga GALLEGO y Pedro LOPEZ GOMEZ.op. cit.,p. 62 Dictionary of Archival Tenninology, op. cit., n. 376. p, 130 G u y DUBOSQ. Organization du Prarchivage. Pars:UNESCO. 1974 l8 RICKS, Artel. Records Management as an archiva1 Function. En: Actes du 8 Congrts International des Archives (Washington, 27 septembre. 1 octobre 1976). Archivum. XXVI (1979)
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As pues archivos y records son para los anglosajones vocablos diferentes que encierran contenidos diferentes. Son objeto de la gestin de documentos nicamente los ltimos, es decir los documentos registrados independientemente de su forma o de sus caractersticas materiales, elaborada, recibida o conservada por una institucin u organizacin en el ejercicio de sus funciones. En los paises caracterizados por el concepto de Fondo Estatal nico l9 las posibilidades de una administracin racional de archivos son importantes. En elos se pone un especial nfasis en la relacin entre los archivos de Estado, esto es los histricos, y los administrativos. Por lo que hace a Espaa ya en el siglo XIX la formacin de la mayor parte de los archiveros era de una tradicin claramente administrativista. En consecuencia, apesar de que ni entonces ni ahora existi un disciplina as denominada, los objetivos propuestos por la misma se han ido cumpliendo. Adems an cuando hoy no exista ninguna rama especfica de la ciencia administrativa que tome por objeto la adecuada creacin y posterior tratamiento de los documentos parece que la situacin est en vas de cambio. Con la implantacin de los estudios de Gestin y Administracin Pblica y la incorporacin de la Documentacin Administrativa como asignatura troncal en su Plan de Estudios en breve el rumbo puede variar considerablemente. Entre los objetivos de esta asignatura cabe aqu citar la racionalidad en la creacin de los documentos 21. Se trata en realidad de dos ciencias diferentes? Existen dos diferentes objetos? Es la primera una extensin de la segunda? Obviamente las posturas de los diferentes tericos son variables. Pero adems, mucho ms significativo es el hecho de que algunos de ellos lo ignoren totalmente, o no se pronuncien al menos sobre el tema. Responder a los interrogantes anteriores nos permitira clarificar la significacin de ambas disciplinas y si procede sus relaciones-y el papel de esta ltima en la que nos ocupa: la Archivstica.
l9 A.P. KURANTOV. Progres dans la Science Administrative des Archives. En: Actes du Se Congres International des Archives (Washington, 217 de septiembre-le de octobre 1976). Archiwm (1979). p. 73-83. Recogido por Olga GALLEGO y Pedro LOPEZ GOMEZ, op. cit., 2o Luis Rcdriguez Miguel; Sainz de Andino; Porras Huidobro; Troche y Ziiga, por citar algunos. zI Dan forma a la comunicacin que present al II Encuentro en organizacin del conocimiento en sistemas documentales, celebrado en esta Universidad Carlos 111 de Madrid, en noviembre pasado, con el titulo: La documentaci6n administrativa como disciplina. Organizacin de contenidos en la diplomahira de Gestin y Administracin Pblica.

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DEFWrCI6N DE LA ARCHNfSTICA

Evidentemente la respuesta a la primera cuestin viene de la mano de la segunda. Si existen dos objetivos diferentes sern necesarias dos disciplinas con otros tantos mtodos para abordarlos. Por el contrario, si el fin es el mismo, idnticos instrumentos nos servirn para alcanzarlo. Una tercera opcin hemos de tener en cuenta: la de que sin ser objetos diferentes ambas aborden facetas distintas de uno mismo. No es el caso, el objeto de la Archivstica es tambien el de la gestin de documentos o a la inversa el de la gestin de documentos lo es tambin de la Archivstica. Sucede eso s que la primera ha evolucionado incorporando con el tiempo objetivos que necesariamente deba superar para alcanzar su finalidad primera. Por lo mismo entendemos que la gestin de documentos no es sino una extensin de la Archivstica. Lo razonar. He dicho ya que el archivo es el objeto de la Archivstica pero no como lugar de conservacin sino como conjunto de documentos con valores y funciones que se modifican con el paso del tiempo y que van desde la puramente administrativa a la cultural, pasando por estadios donde ambas se alternan o yuxtaponen. Podemos concluir entonces que el archivo posee valor en tanto cuanto contiene informacin. Por consiguiente la ciencica que los estudia debe disponer las normas y principios para que esta informacin sea til, esto es, debe gestionar adecuadamente los elementos que constituyen el archivo, los continentes reales de informacin: los documentos. P x a ello ha de tenerse siempre en cuenta los diferentes grupos de usuarios de los archivos, destinatarios en realidad de la informacin que contienen los documentos. Definamos ahora cual es el objeto de la gestin de documentos. A juzgar por las definiciones aportadas y por la forma en que se bautiza lo son tambin los documentos, y lo son, tal y como sucede con la Archivstica, por ser en realidad continentes de informacin, variables segn sus usuarios. La finalidad ltima es, como para la Archivstica, hacer tiles esos documentos, gestionndolos adecuadamente. Segn Leahy para que esto sea posible hay que combatir un enemigo importante, el crecimiento del acervo documental. El medio de combatirlo, entiendo, lo constituyen dos aspectos relevantes en la misma medida: la seleccin de aquellos para su conservacin y el control en su creacin, ambos con idntica finalidad: la gestin ms adecuada. El primero de estos aspectos ha sido objeto de atencin de la Archivstica, prcticamente desde la aparicin de los archivos, de una forma tanto ms intensa cuanto ms se impona como problema. Es el segundo el que constituye el nico punto distintivo entre ambas disiiplinas, creo sin embargo, que no al punto de considerarlas diferentes.
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LA CONSTRUCCI6NTE6RICA EN ARCHIVfSTICA EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

La distancia entre ambas, Gestin de documentos y Archivstica, ha tenido una justificacin mientras ha prevalecido una visin de la segunda eminentemente historicista que necesariamente traa aparejada una prdida de la nocin de la funcin administrativa de los archivos. Pero hoy, continuando con una tradicin inaugurada en el siglo xrx, la funcin archivstica es por excelencia la funcin administrativa. En consecuencia se preocupa por el documento desde el mismo momento en que nace. Preocupacin que parece la fundamental para la gestin de documentos, si bien no la nica. Las restantes son compartidas por ambas disciplinas. Concluimos entonces que se trata de una misma disciplina con dos denominaciones diferentes segn que incidan sobre aspectos distintos de una misma realidad que es el documento de archivo.

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CAPTULO 10

NATURALEZA DE LA ARCHIV~STICA

10.1 NATURALEZA DE LA ARCHIVSTICA Considerar la Archivstica como una ciencia o por el contrario tenerla en la consideracin de mera tcnica, es un problema que viene de antiguo pero que en especial surge cuando tras la publicacin de su manual (1 898), los holandeses Muller, Feith y Fruin independizan la, hasta entonces llamada Archivologa. de otras dos disciplinas a las que por largo tiempo haba permanecido unida, esto es a la Biblioteconoma, por un lado y a la musestica, entonces considerada museologa, por el otro. Aos antes algunos autores se haban referido a esta disciplina en trminos de Ciencia. Es el caso de CH.V. Langlojs que en 1895, en un artculo publicado en la revista internacional de archivos se refiere a esta disciplina como la science des archives, aquella que trata de la economa, de la organi167

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zacin terica, descriptiva y comparada, y de la historia de los depsitos de archivos (...)a l . En la dcada de los sesenta este problema vuelve a ser considerado por el profesor Aurelio Tanodi que lo esboza en un primer momento en su obra El concepto de Archivologa, publicado en 1960 2 . Un ao despues volver sobre el tema en su obra Manual de Archivologa Hispanoamericana. Teoras y principios 3. Desde entonces es un tema asociado a una polmica, en nuestra opinin, sin resolver desde el momento en que an perduran posturas si no encontradas, no totalmente convergentes. Despus de definir los conceptos de archivo y archivalia,Tanodi aborda un concepto ms amplio archivologa al que define como ...una disciplina auxiliar ofuncional de la administracin y de la historia, que se rejere a la creacin, historia, organizacin y funciones de los archivos y sus fundamentos legales o jurdicos. Contina ms adelante exponiendo que la Archivologa es una disciplina tcnica y no una ciencia, argumentando que le faltan algunos elementos propios de toda ciencia. Acompaa su exposicin una recopilacin de la opinin de distintos archiveros y tericos respecto del tema:

Giulio Batelli (1947) en sus clases en la Escuela Paleogrfica Vaticana, expuso que la misma, con sus problemas, tiene un carcter eminentemente prctico, que trata de resolver los problemas con soluciones de ese mismo tipo, en base a la experiencia de los archiveros; no se trata de problemas cientficos. La Archivologa estudia los archivos con el fin de precisar su esencia e historia; la sistematizacin de los archivos es su primordial preocupacin, con sus tres problemas elementales: ordenar, conservar y administrar. Este concepto corresponde a una disciplina no a una ciencia4. Eugenio Casanova (1928) la considera como la ciencia de los archivos, para l esta disciplina no solamente se encarga de estudiar como conservar los archivos sino que fija su atencin adems en la construccin y mantenimiento de los locales y muebles, as como en el ordenamiento y su posterior comunicacin tanto en el presente como en el futuro 5. Wolfgrang Leesch (1956) Concede una especial importancia al mtodo para conceder o no categora de ciencia a la Archivstica 6 .
pp. 1-2.

TANODI, Aurelio. El concepto de Archivologia, Santa F, Universidad Nacional del Litoral, Departamento de Pedagogia Universitaria, 1960. (Extenson cultural, n. 1.) TANODI. Aurelio. Manual de Archivologa HLFpoMnmenrnno. Teons y principios, Crdoba, Universidad Nacional, 1961. (Collectnea archivstica, n. 1). Recogido por Aurelio TANODI, El concepro de Archivologa, op. c i t . pp. 10-11 CASANOVA, Eugenio. Archivstica, - 2.'ed., Siena. Stab. Ani Grafichi Lazzeri, 1928, pp. 12-20.

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LANGLOIS, CH.V. La science des archives, Revue Inrernarional des Archives, 1895, vol. 1 ,

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Roscoe R.Hill(1950) argumentar la Archivologa es la ciencia que trata la conservacin, administracin y utilizacin de documentos, como fiel servidora de la historian . Entre aquellos que no consienten conceder la cualificacin de ciencia y la limitan al campo meramente prctico: Sante Vihem, cuya argumentacin es reocogida por el profesor Tanodi: Nos acusamos nosotros mismo de hereja, pues no podemos, en verdad, creer en una ciencia de archivos que mereciera este nombre sin limitaciones. Creemos mas bien que ella se presenta en verdad, c o m una experiencia cada vez mas depurada. Los archivos estn demasiado ligados a la historia -cuyas reliquias palpables se llaman con razn- como para poder abrevar sus fuentes en otro lugar que en la experiencia histrica, 8. Por otro lado, Willy Flach atribuye a la ciencia de los archivos el cultivo de todas las disciplinas que sirven a la elaboracin e investigacin del material de fuentes histricas escritas 9. En su manual Antonia Heredia retoma la cuestin planteando la triple divisin de las opiniones: en primer trmino el grupo de pensadores que conceden a la Archivstica un lugar entre las ciencias, como son: Casanova, Schellenberg, Ciceri, Marcelino Pereira y el Comit de Terminologa archivstica de la Asociacin Archivstica Brasileira. Para sus respectivas afirmaciones aportan diferentes argumentos todos ellos reducidos a las diferentes formulaciones y anlisis de principios y tcnicas llevados a la prctica en materia de archivos. En segundo lugar aquellos que participan de la opinin de que la Archivstica nada tiene que ver al lado de las diferentes disciplinas cientficas, ello debido a su carcter eminentemente prctico y normativo, seran los ya mencionados Giullio Battelli y Aurelio Tanodi. Por fin un tercer grupo la consideran una ciencia en formacin cuyo cuerpo terico y cuya metodologa necesitan an de tiempo para ser formulados debido en esencia al reciente origen de la disciplina que nos ocupa. En este tercer grupo se encontrara A. Arad que ya en el Congreso Internacional celebrado en Londres en 1980 expona que la causa fundamental de no poder considerar a la Archivstica una ciencia era la ausencia de una terminologa comn O . Lo haca planteando un triple interrogante al que trata de dar una nica respuesta, estas preguntas son: el trabajo archivstico es un trabaLEESCH, Wolfang. Methodik Gliederung und Bedeutung der Archivwissenchafm, en Archivur und Historiker. Berln: Srmtliche Archiwerwultung. 1956, pp. 13 y ss. , LahnAmencanArchivology 1948-1949, 7he Hi.~p~~aicAmencanHis~riculRewiew,XXX, 1,1950, p.115. * nDie archive zwischen Venvaltung und Wissenschaft, Der Archivar, Vii, 1, 1954, cols. 1-2. Vom Wessen der Archiuwissenschafta, Archivmirteilungen, 1953. p. 14. Citado por Leesch.

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jo cientfico?, tiene el trabajo cientfico una metodologia? y, por ltimo, puede contribuir el CIA al establecimiento y desarrollo de dicha metodologa?, y antes de contestarlas se embarca en la dificil aventura de definir lo que es ciencia. Unaserie de experiencias y observaciones comunes que reciben una intevretacin comn, en una terminologa aceptada pueden formar una base, para una disciplina cientfica I I . Base sobre la cual, aadimos, se van asentar los principios generales, hiptesis que una vez probadas, formarn el cuerpo terico, no sin antes haber determinado el mtodo a seguir para ese fin, y despus generar el lenguaje que le d por fin el verdadero sentido. Tras replantear la cuestin, Cruz Mundet en su manual se define partidario de la conceptuacin de la Archivstica como ciencia emergente, para lo cual argumenta: Es ciencia por cuanto posee un objeto, los archivos en su doble consideracin: los fondos documentales y su entorno; posee adems un mtodo, compuesto por un conjunto de principios tericos y procedimientos prcticos, cuya evolucin constante la perjilan con mayor nitidez da a da. Y un jin hacer recuperable la informacin documental para su USO 12. Con l coincido en la meridiana definicin del objeto y el fin. En lo que hace al mtodo, sin embargo, disiento en parte por cuanto entiendo que para definir una disciplina como cientfica no se trata tanto de delimitar su proceder, esto es, de definir la va prctica por la que ha de discumr la teora como en definir la va por la que ha de progresar el conocimiento en tal o cual materia esto es el mtodo cientfico aplicado a este o aquel rea del saber. Y en este punto nos parece realmente importante destacar el hecho de que es de la Universidad de quien realmente depende su consolidacin como disciplina cientfica ya que a ella corresponde en justicia la configuracin de esa metodologa que algunos consideran an inexistente, no tanto para la resolucin de determinados problemas sino ms exactamente para su planteamiento. Nos encontramos, pues y para concluir, muy prximos a la postura de Arie Arad, y de todos aquellos que consideran a la Archivstica como ciencia en formacin; coincidimos con ellos en que la Archivstica emerge como ciencia ya que, segn introducamos,la labor de investigacin propiamente dicha, esto es, apartada de tal o cual particular problema y mucho ms prxima a preocupaciones comunes y universales, de ndole estrictamente terica, empieza a cobrar sus merecidos frutos. Pero todava hay un elemento que debemos estimar en el futuro ms inmediato, como argumento de positivacin: la Archivstica, por su funcin y ms
'O ARAD,h e . El Consejo Internacional de Archivos y la metodologa archivstica, Actas del o ( Congreso Internacional de Archivos, 1980. pp. 6 y ss. " Idem. p. 2 '* CRUZ MUNDET, J. R. Manual de archivstica. op. cit., p. 64.

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NATURALEZA DE LA ARCHIV~STICA

concretamente por la funcin de SU objeto de estudio, el archivo -legitimar la iristitucin que produce el fondo documental que custodia- no es un area de conocimiento de inters para unos pocos, es en realidad una ciencia cuyos avances han de redundar en beneficio de la sociedad en general.

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CONCLUSIONES

El modelo terico propuesto parte del denominado Principio de Procedencia archivstico que defino como aquel que sanciona el tratamiento de la documentacin de archivo a partir del respeto al que la misma recibi en la institucin donde se gener. En consecuencia se traduce en la obligatoriedad de mantener separada la documentacin propia de cada unidad productora de documentos El enunciado terico de este principio parte de la existencia de tres elementales conceptos y la relacin que los une: la institucin y sufuncin, como sujeto productor del documento de archivo y marco de referencia del Principio de Procedencia; el documento de urchivo, como objeto material de aquel principio y resultado de la actividad de la institucin y el archivo, como representacin de la funcin de la institucin y marco de desarrollo del propio principio. En su formulacin terica dos postulados son fundamentales y representan a un tiempo los hitos claves de su progreso: el respeto a la procedencia de los fondos, enunciado en la Instruccin para la Reforma de los Archivos Departamentales de Pars en 1841, que contempla que la documentacin generada por una Institucin en el ejercicio de sus funciones una vez en el archivo no debe jams mezclarse con la documentacin generada por otra Institucin diferente. - el respecto a la estructura original de los fondos y al orden natural de los documentos, esbozado en la obra de los tericos holandeses Muller,
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Feith y Fruin que contemplan que la clasificacin del archivo debe basarse en la organizacin del sujeto que la produce. En la praxis de este principio y en estrecha relacin con los trminos de su formulacinterica, distinguimosdos niveles o grados diferenciadosque se derivan de sus dos postulados fundamentales: Un primer nivel o grado de aplicacin, que consiste en no mezclar la documentacin de diferentes fondos en el seno del archivo. Un segundo nivel que consiste: por un lado, en no mezclar la documentacin de las diferentes unidades que componen aquel fondo, manteniendo su estructura orgnica original y, por el otro, en mantener la documentacin de cada una de las diferentes procedencias en el orden en que se fueron creando los documentos, esto es en su orden natural, para que los mismos puedan reflejar el procedimiento administrativodel que son resultado. El primero de estos niveles exige la definicin de los conceptos: fondo de archivo, procedencia archivstica y cuadro de clasificacin. El segundo, por su parte, exige la definicin de los conceptos de serie y tipo documental. En su conjunto la praxis del Principio de Procedencia deriva directamente de la praxis administrativa; por lo mismo, podemos asegurar que dicho principio contiene la base terica necesaria para definir la funcin administrativa del archivo. Al mismo tiempo al posibilitar el orden en el interior del archivo proporciona los medios para la recuperacin de los documentos con fines diferentes a los propiamente administrativos, as pues, en la misma medida define la funcin cultural del mismo. En consecuencia y puesto que define las dos fundamentales funciones del archivo representa el punto de partida de la praxis archivstica. Por ltimo, y a pesar de que tradicionalmente este principio se ha enmarcado en un contexto especfico de la teora archivstica -la clasificacin, contexto en el que desde luego nace-, hoy no es posible reducirlo a esta parcela, sino que debe estar presente en cualquiera de sus manifestaciones, En consecuencia, representa la base de la metodologa archivstica. Por todo ello representa tambin el origen y el marco adecuado para la definicin de los conceptos de: archivo, documento de archivo, fondo de archivo, procedencia archivstica, cuadro de clasificacin, serie y tipo documental, todos ellos fundamentales para la teora archivstica. En suma, el elemento clave para la construccin terica en Archivstica.

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