VISION GENERAL

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PARTE III AUDITORIA DE GESTION

CAPITULO VIII Seccin 400 Visi n general.

CAPITULO IX PLANEAMIENTO Seccin 410 420 425 430 435 440 450 Aspectos generales. Programaci n de la auditor a de gesti n. Conocimiento inicial de la entidad, programa o actividad. An lisis preliminar de la entidad y plan de revisi n estrat gica. Ejecuci n del plan de revisi n estrat giva. Preparaci n del reporte de revisi n estrat gica. Elaboraci n del plan de auditor a.

CAPITULO X EJECUCION Seccin 510 515 520 525 530 535 540 550 560 570 580 Aspectos generales. Programa de la auditor a. Procedimientos y t cnicas de auditor a. Evidencia de auditor a y m todos de obtenci n de informaci n. Evaluaci n de la efectividad de la programas. Evaluaci n de la eficiencia y econom a de los programas. Evaluaci n del control interno gerencial. Papeles de trabajo. Desarrollo de hallazgos de auditor a. Cumunicaci n de hallazgos de auditor a. Terminaci n de la fase de ejecuci n.

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CAPITULO XI ELABORACION DEL INFORME Seccin 610 620 630 640 645 650 660 670 680 685 690 Aspectos generales. Caracter sticas del informe. Redacci n y revisi n del informe. Env o del borrador del informe a la entidad auditada. Evaluaci n de los comentarios de la entidad. Estructura y contenido del informe. Introducci n del informe. Conclusiones. Observaciones y recomendaciones. Elevaci n y revisi n del informe. Seguimiento de medidas. Glosario de t rminos.

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AUDITORA DE GESTIN

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01.

La administracin de los recursos pblicos en el Per descansa en una compleja estructura de relaciones que vinculan a las entidades gubernamentales entre si, quienes para el cumplimiento de sus fines interactan a todo nivel en el Estado. Las autoridades y funcionarios a cargo de la administracin de recursos en las entidades, tienen la obligacin de realizar una efectiva rendicin de cuentas de sus actividades a sus superiores y ante el pblico. El ejercicio de esta obligacin es denominada respondabilidad por las Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico es inherente al proceso gubernamental. La obligacin de rendir cuenta de la gestin gubernamental, por su propia naturaleza, genera una mayor demanda de informacin sobre el funcionamiento de las entidades y programas gubernamentales. Ello es importante, dado que el Congreso de la Repblica, las autoridades y funcionarios pblicos y el pblico en general, necesitan conocer, no slo si los recursos pblicos se administran correctamente, sino tambin si estn cumplindose los fines para los que fueron autorizados y, si tales fines, se logran con efectividad, eficiencia y economa. Los funcionarios pblicos tienen la responsabilidad de utilizar los recursos en forma apropiada y de acuerdo a ley, a fin de lograr los objetivos y metas para los cuales fueron autorizados. Por lo tanto, tales funcionarios estn obligados a establecer, mantener y evaluar peridicamente el sistema de control interno slido en su entidad, programa y/o proyecto para:
Asegurar el cumplimiento de los objetivos y metas previstos, Proteger apropiadamente los recursos. Cumplir las leyes y reglamentos aplicables; y. Preparar, conservar y revelar informaci n financiera confiable.

02.

03.

04.

El trmino auditora se aplica en este Manual, tanto para referirse a las auditoras financieras, como a las auditoras de gestin. La auditora financiera forma parte del proceso de rendicin de cuentas (Respondabilidad), por cuanto permite emitir una opinin profesional independiente, respecto a si los estados financieros en su conjunto, presentan razonablemente la situacin financiera, los resultados de las operaciones y los flujos de efectivo, de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados u otra base contable aceptada. La auditora de gestin, constituye tambin parte importante del proceso de rendicin de cuentas, en vista que conduce a una opinin independiente en torno al grado en que los funcionarios cumplen sus responsabilidades con efectividad, eficiencia y economa. Su definicin puede encontrarse en el numeral

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05.

Existen diferencias conceptuales entre la auditora de gestin y la auditora financiera; stas pueden apreciarse en el siguiente cuadro:
Caracter sticas 1. Objetivo Auditor a Financiera Auditoria de Gesti n

Expresar una opini n sobre los Promover mejoras en la efectividad estados financieros , eficiencia y econom a en las operaciones y en los controles gerenciales de las entidades. Sistema contable y libros principales Efectividad y eficiencia y econom a y registros contables. en las operaciones. Contadores P blicos Interdisciplinario con miento continuo. Presente y futuro. Relativa Poderes del Estado, Ejecutivo, y p blico. Poder entrena-

2.

Alcance

3.

Habilidades

4. 5. 6.

Orientaci n Certeza Usuarios

El pasado Absoluta Poderes del estado y p blico.

7.

Normas

PCGA, NICS, NAGU, NIAS

NAGU, Principios de Administraci n y pr cticas de buena gerencia. No requiere

8.

Dictamen

Si requiere Dictamen financieros sobre los

9. Resultado de la Auditor a

10. Enfasis

estados Informe conteniendo, observaciones, Conclusiones y recomendaciones para la entidad examinada Los estados financieros presentan razonablemente la situaci n Mejoras positivas en la gesti n, financiera, resultados de las opera- resultados y controles gerenciales. ciones y flujos de efectivo de la entidad. Financiero Opini n sin salvedades La entidad examinada implementa las recomendaciones. Gerencial-operativo resultados. y de

11. Enfoque 12. Criterio de xito

La auditor a de gesti n en el sector p blico 06. Estrelacionada con la efectividad, eficiencia y econom a en las operaciones de una entidad, as como con la maximizaci n de la relaci n costo/beneficio al alcanzarse los beneficios deseados.

Es un examen objetivo, sistemtico y profesional de evidencias, realizado con el fin de proporcionar una evaluacin independiente sobre el desempeo(rendimiento) de una entidad, programa o proyecto, orientada a mejorar la efectividad, eficiencia y economa en el uso de los recursos pblicos, para facilitar la toma de decisiones por quienes son responsables de adoptar acciones correctivas y mejorar su respondabilidad ante el pblico.
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07.

La auditora de gestin por su enfoque involucra una revisin sistemtica de las actividades de una entidad en relacin al cumplimiento de objetivos y metas (efectividad) y, respecto a la correcta utilizacin de los recursos (eficiencia y economa). Su propsito general puede verse seguidamente: Evaluacin del desempeo (rendimiento) Identificacin de las oportunidades de mejoras; y. Desarrollo de recomendaciones para promover mejoras u otras acciones correctivas. Evaluacin del desempeo

08.

Se refiere a la evaluacin del desempeo obtenido por una entidad. Esta evaluacin implica comparar la ruta seguida por la entidad al conducir sus actividades con: a) los objetivos, metas, polticas y normas establecidos por la legislacin o por la propia

09.

El incremento de las condiciones de efectividad, eficiencia y economa, constituyen las categoras bajo las cuales pueden clasificarse las mejoras en las operaciones. Pueden identificarse oportunidades de mejoras, mediante anlisis de informacin, entrevistas con funcionarios de la entidad o fuera de ella, observando el proceso de operaciones, revisando los informes internos del pasado y presente y, ejercitando el juicio profesional basado en la experiencia del auditor o en otras fuentes. Desarrollo de recomendaciones para promover mejoras u otras acciones correctivas

10.

La naturaleza y alcance de las recomendaciones elaboradas en el proceso de la auditora de gestin es variable. En algunos casos, pueden formularse recomendaciones sobre asuntos especficos; sin embargo, en otros casos, despus de analizar el costo/beneficio de implementar recomendaciones sobre actividades de mucha complejidad, puede ser factible sugerir que la propia entidad lleve a cabo un estudio ms profundo del rea especfica y adopte las mejoras que considere apropiadas, en las circunstancias. Los criterios referidos al carcter integral de la auditora, orientada a evaluar los beneficios econmicos/sociales obtenidos en relacin con el gasto ejecutado y su vinculacin con las polticas gubernamentales, as como la flexibilidad que permite priorizar los esfuerzos en el logro de las metas previstas, constituyen postulados que guen el ejercicio de la auditora de gestin (Ver grfico siguiente).

11.

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Enfoque de la auditor a de gesti n

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12.

Los objetivos de la auditora de gestin son:

Determinar el grado en que se est n logrando los resultados o beneficios previstos por la normativa legal, por la propia entidad, el programa o proyecto, seg n sea el caso. Establecer si la entidad adquiere, protege y eficiente y econ mica. utiliza sus recursos de manera

Determinar si la entidad, programa o proyecto ha cumplido con las leyes y reglamentos aplicables en materia de eficiencia y econom a. Establecer si los controles gerenciales implementados en la entidad o proyecto son efectivos y aseguran el desarrollo eficiente de las actividades y operaciones.

13.

Tradicionalmente, la literatura tcnica ha utilizado una amplia gama de trminos para describir aquel examen cuyo alcance, se extiende ms all de la auditora financiera. Dentro de la terminologa de comn uso puede citarse:
Auditor a operacional(operational auditing). Auditor a del desempe o(performance auditing). Auditor a del rendimiento. Auditor a del valor a cambio del dinero (value for money audit). Auditor a operativa.

14.

En este Manual se utiliza el trmino "auditor a de gesti n" , por considerarse que es el vocablo ms apropiado que refleja con mayor aproximacin los resultados que se estima obtener de este examen de alcance amplio; cuyo enfoque excede el marco estrictamente financiero, al evaluar las operaciones (eficiencia y economa), el logro de objetivos y metas establecidos (efectividad), as como los controles gerenciales. En el grfico N 7 se ilustra el proceso de desarrollo de la auditora de gestin. La auditora de gestin comprende cuatro componentes principales como son:
Efectividad. Eficiencia. Econom a. Financiero y de cumplimiento.

15.

16.

Efectividad: se refiere al grado en el cual una entidad programa o proyecto gubernamental logran sus objetivos y metas u otros beneficios que pretendan alcanzarse, previstos en la legislacin o fijados por otra autoridad.

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17.

Eficiencia: la eficiencia est referida a la relacin existente entre los bienes o servicios producidos o entregados y los recursos utilizados para ese fin (productividad), en comparacin con un estndar de desempeo establecido. Economa: la economa est relacionada con los trminos y condiciones bajo los cuales las entidades adquiere recursos, sean stos financieros, humanos, fsicos o tecnolgicos (Sistema de Informacin Computarizada), obteniendo la cantidad requerida, al nivel razonable de calidad, en la oportunidad y lugar apropiado y, al menor costo posible. Financiero: El componente financiero es fundamental para tener una adecuada contabilidad y procedimientos apropiados para la elaboracin de informes financieros. En una auditora de gestin el componente financiero puede constituir slo un elemento a considerar en la evaluacin de otras reas en la entidad examinada. Cumplimiento: Generalmente se ejecuta con el componente financiero. El cumplimiento est referido a la sujecin de los funcionarios pblicos a las leyes y

18.

19.

20.

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21.

Dentro de su alcance, la auditora gubernamental puede incorporar elementos de carcter financiero, de cumplimiento, efectividad, eficiencia y economa, cuya visualizacin se aprecia en el siguiente cuadro:

Alcance de la Auditor a Gubernamental

Financiero

Cumplimiento

Eficiencia y Econom a

Efectividad

Tradicional

Leyes y regulaciones que pueden tener efecto directo en la presentaci n de los estados financieros Leyes y regulaciones relacionadas con objetivos que afectan la eficiencia y econom a en las entidades, programas y proyectos. Pasado

- Adquisici n econ mica - Utilizaci n de recursos con eficiencia

- Logro de objetivos y metas - Beneficios esperados

Enfoque

Estados Financieros

Activo fijo, materiales, personal, recursos tecnol gicos.

Programa o actividades

Orientaci n de resultados del informe

Presente y futuro

Opini n sobre EE.FF

Observaciones,Conclusiones y Recomendaciones

Normas de Auditora Gubernamental 22. Las normas de auditora gubernamental-NAGU emitidas por la Contralora General de la Repblica son aplicables para el desarrollo de la auditora de gestin, dado que constituyen criterios que fortalecen y uniformizan su ejercicio, as como permiten evaluar el desarrollo y resultado de los trabajos realizados. Sin embargo tales guas no contienen toda la informacin que necesita el auditor para satisfacer, por ejemplo, el requisito de planear debidamente su labor o determinar la magnitud de la evidencia necesaria para sustentar una observacin; dado que muchos aspectos tienen que ver con el buen juicio y criterio del auditor.

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Metodologa para la realizacin de la auditora de gestin. 23. Para el mejor entendimiento de la prctica de la auditora de gestin se ha considerado
Planeamiento; Ejecuci n; e, Informe.

Planeamiento 24. Si bien las actividades relacionadas con el planeamiento tienen mayor incidencia al inicio del examen, ellas continan durante la ejecucin y an en la formulacin del informe, por cuanto mientras el documento final no sea aprobado y distribuido, su contenido puede estar sujeto a ajustes, producto de nuevas decisiones que obligarn a afinar el planeamiento an en la fase del informe. La formulacin del informe no se inicia en la tercera fase, sino que empieza a considerarse desde el planeamiento. Durante el planeamiento el equipo de auditora se dedica, bsicamente, a obtener una adecuada comprensin y conocimiento de las actividades de la entidad a examinar, llevando a cabo acciones limitadas de revisin, en base a lo previsto en el plan de revisin estratgica, con el objeto de determinar, entre otros aspectos, los objetivos y alcance del examen, as como las condiciones para realizarlas. Durante esta fase el

25.

Esta fase involucra la recopilacin de documentos, realizacin de pruebas y anlisis de evidencias, para asegurar su suficiencia, competencia y pertinencia, de modo de acumularlas para la formulacin de observaciones, conclusiones y recomendaciones, as como para acreditar haber llevado a cabo el examen de acuerdo con los estndares de calidad establecidos en el presente manual. Durante la fase de ejecucin se aplican procedimientos y tcnicas de auditora y comprende: pruebas y evaluacin de

proyecto examinada.

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Informe 26. Durante la tercera fase, el equipo de auditora formaliza sus observaciones en el informe de auditora. Este documento, que es producto final del examen deber detallar, adems de los elementos de la observacin (condicin, criterio, causa y efecto), comentarios de la entidad, evaluacin final de tales comentarios, as como las conclusiones y recomendaciones. Despus del control de calidad, mediante el que se confirman los estndares de calidad utilizados en la preparacin del informe, finalmente este es aprobado y remitido a la entidad auditada, en la forma y modo establecidos por la Contralora General de la Repblica. Administracin de la Auditora de gestin 27. Los equipos de auditora son de carcter multidisciplinario, estn conformados por profesionales de diversas especialidades, habilidades y niveles de experiencia. Tales equipos, incluyen generalmente:
Gerente de Auditor a Supervisor Auditor encargado Auditores Especialistas Asistentes

28.

El Gerente de Auditora o nivel gerencial equivalente tiene responsabilidad en la auditora de gestin, desde la seleccin de la entidad a ser examinada y planeamiento, hasta la formulacin del correspondiente Informe, as como tambin en cuanto al cumplimiento de las polticas fijadas para su realizacin. Sus responsabilidades comprenden:
Adquirir un conocimiento profundo de la entidad bajo examen, coordinar los aspectos relativos al proceso de recopilaci n y an lisis de informaci n; Vigilar que el proceso de planeamiento de la auditor a se hay desarrollado en forma satisfactoria. Cautelar que los hallazgos, observaciones, conclusiones y recomendaciones sean v lidas, apropiadas y pertinentes; Administrar el personal a cargo de la auditor a y los recursos financieros que le asignen; Establecer un flujo de informaci n apropiado con el jefe de equipo y los miembros del equipo de auditor a y funcionarios de la entidad auditada; Efectuar el seguimiento sobre el desarrollo de los trabajos, a fin que se cumplan los plazos establecidos para la culminaci n de los trabajos. Cautelar el cumplimiento de las normas de auditor a gubernamental y las disposiciones del Manual de Auditor a Gubernamental-MAGU.

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29.

Para cada auditora debe asignarse la responsabilidad de su direccin al Supervisor y un auditor encargado experimentado. Sus responsabilidades comprenden:
Formular y ejecutar el plan de revisi n estrat gica y preparar el reporte de revisi n estrat gico. Examinar el(las) r ea(s) y cada actividad en la fase de ejecuci n. Cautelar el cumplimiento de los plazos establecidos para la terminaci n del trabajo. Supervisar el trabajo realizado por los miembros del equipo de auditor a, asegurando el cumplimiento de las labores fijadas en los programas de trabajo detallados. Cumplir y cautelar el cumplimiento de las normas de auditor a gubernamentales y las disposiciones contenidas en el Manual de Auditor a Gubernamental-MAGU.

30.

Los miembros del equipo de auditora son quienes desarrollan la fase de ejecucin y tienen contacto con los funcionarios y empleados de la entidad auditada, con el objeto de obtener evidencias, realizar pruebas, elaborar papeles de trabajo y coordinar la labor de los asistentes de auditora que colaboran en la formacin de los archivos corrientes del trabajo. Igualmente, tiene participacin en el planeamiento y organizacin de los programas detallados de auditora a utilizarse en la fase de ejecucin.

31.

El Comit de Asesoramiento de cada auditora de gestin (COA). Sirve como un ente interno de consulta, independiente de la auditora en ejecucin. Dentro de sus miembros, se incluyen expertos que cuentan con experiencia en el rea auditada. Sus responsabilidades principales son:
Brindar asesor a t cnica sobre asuntos espec ficos en la fase de planeamiento, especialmente, en cuanto al establecimiento de las l neas generales de revisi n, en t rminos de importancia y significaci n, respecto de la propuesta efectuada por los auditores. Colaborar en el desarrollo de la metodolog a a utilizar en la fase de ejecuci n; Analizar en forma cr tica la l gica y equidad de los hallazgos, observaciones, conclusiones y recomendaciones elaboradas. Brindar asesor a sobre asuntos relacionados con la elaboraci n del informe;

Comit de Control de Calidad (COCO) 32. El Comit de Control de Calidad (COCO) est constituido por especialistas del propio Organismo Superior de Control para llevar a cabo revisiones de calidad, con el fin de determinar si:
Durante el proceso de ejecuci n se obtuvieron evidencias suficientes, competentes y pertinentes, ascomo se encuentran sustentadas documentariamente; y, Las observaciones, conclusiones y recomendaciones son apropiadas y los informes exactos y equilibrados.
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33.

Otro aspecto importante para la administracin de una auditora de gestin es el establecimiento de relaciones constructivas con los funcionarios de la entidad auditada. Teniendo en cuenta la complejidad de los asuntos examinados en una auditora de gestin, el auditor encargado debe efectuar todos los esfuerzos necesarios para promover la existencia de relaciones positivas. Esto puede lograrse:
Estableciendo una buena relaci n inicial con los funcionarios de la entidad; Efectuando coordinaciones con la administraci n de la entidad y los auditores internos, para obtener los documentos e informaci n necesaria para el trabajo. Manteniendo contacto con la gerencia, especialmente, en cuanto a los criterios de auditor aa ser utilizados en el examen, las r eas seleccionadas para examinar y la comunicaci n de los Comprendiendo y respetando el punto de vista de la administraci n, en relaci n a las r eas d biles detectadas en el curso de la auditor a.

34.

El establecimiento de una relacin constructiva y positiva con los funcionarios responsables de la entidad auditada es un factor importante, en vista que a travs de

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CONTROLES PARA EL SISTEMA DE INFORMACION COMPUTARIZADA (AMBIENTE SIC)

Apendice 5

ADMINISTRACION DE UNA AUDITORIA DE GESTION

Comit Asesoramiento

GERENTE DE AUDITORIA

COA

Comit Control Calidad

COCO

SUPERVISOR

EQUIPO DE AUDITORIA

GRAFICO 7

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