ARCHIVO DIGITAL

Un archivo digital estar en un computador local, en un servidor, CD-ROM o DVD-ROM y se puede acceder mediante medios electrnicos como el computador. Se realiza primero en forma simple porque luego crecer la informacin. Con las herramientas tecnolgicas (scanners, computador, y programas de digitalizacin) toda persona puede crear un archivo digital, adems tiene muchas ventajas por la portabilidad del documento, tambin permite un proceso de bsqueda de mayor efectividad y rapidez que de la forma tradicional. Le envo los pasos para establecer un Archivo Digital de forma local sencillo para una Biblioteca o para uso personal. 1er paso Designar el espacio digital en el Disco Duro o Disco porttil. Recuerde asegurarse que contenga el espacio suficiente, ya que constantemente le aadir artculos o archivos. Puede crear un Archivo con el Nombre reconocible para usted. Adems puede seguir constantemente creando sub-archivos de acuerdo a la temtica de los documentos. 2do paso Descargue e instalar alguno de los siguientes: Lector PDF (Portable Document Format) son gratuitos.

El Adobe Acrobat Reader, Expert PDF, etc., estos programas le permitirn leer documentos digitales en formato PDF.

Convertidor de Documentos a PDF - Gratuitos.

Ej. PDF CREATOR. Este programa le permite convertir cualquier tipo de documento en el computador o en el web a formato PDF. El formato PDF permite mantener la integridad del documento, colocarle seguridad y es un sistema universal de documentos gratuito. En el caso de que se cuente con un scanner los documentos pueden ser digitalizados directamente a este formato.

Descargar e instalar de un Programa de Bsqueda en el Computador.

Ej. Google Desktop (Oprima aqu), Copernic (Oprima aqu), Windows Desktop Search (Oprima aqu), Yahoo! Desktop Search (Oprima aqu), entre otros. Estos programas te permiten buscar dentro de tu computador por el ttulo del artculo, los tags (temas) que puedes insertarles en las propiedades y en el texto del documento. Los resultados se muestran en la pantalla de tu computadora de forma similar a la pgina de un buscador.

Descargar el Google Dekstop en forma gratuita.

Existen otra serie de programas que te permiten crear tus propios motores de bsquedas a travs de servidores, intranet o portales web. Este tipo de programas envuelven un costo por las licencias y alguno de esos programas son; Search Maker Pro (Oprima Aqui), Search Engine Builder (Oprima Aqui), y Search Engine Composer (Oprima Aqui), entre otros.

3er paso Crear una poltica que reglamente el tipo de documentos a guardar, el formato, el acceso, los derechos de autor, el descarte, la organizacin y dems asuntos administrativos pertinentes. Procedimiento (Despus de Instalados los programas) Una vez tengas el documento a guardar, guardar el documento en formato PDF en el archivo seleccionado. (Al guardar asignarle un ttulo apropiado y tags (temas o palabras clave adecuados para facilitar la bsqueda.)

Iniciar el Programado de Bsqueda en el Desktop (estos programas para funcionar correctamente deben correr un sistema de ndice que organiza los documentos, generalmente lo hacen automticamente). En las propiedades del programa se puede darle el comando para que busque en ciertos archivos, o otras especificaciones dispuesta por el Bibliotecario.

Ubicar la barra de bsqueda y realizar las consultas. Los resultados deben aparecer similar a la pgina de bsqueda, organizados por relevancia. Como se puede ver gracias a la tecnologa los archivos digitales cumplen y satisfacen las mismas necesidades que los archivos verticales tradicionales, permitindole a la institucin el ahorrar espacio, pero ofreciendo servicios ms rpidos y efectivos con costo cero.