LAS AUDITORIAS EN LA ADMINISTRACIN

En la actualidad y gracias a la evolucin de las tecnologas, una idea puede ser llevada a la realidad y destruida en cuestin de segundos. Para que esto no suceda, es necesario que la persona responsable tenga conocimiento de las funciones bsicas al momento de administrar esa idea. Dichas funciones son las que Fayol, en su teora clsica de la administracin define por administrar: planificacin, organizacin, direccin, ejecucin y control.

As como es importante la planificacin en las empresas, debe ser importante la evaluacin del desempeo organizacional, debido a que mediante esta se establecen que tanto se han cumplido los objetivos que, durante la planificacin y la organizacin se estipularon, y los cuales se identifican con la direccin de dicha empresa, asemejando adems la capacidad y el valor de la administracin.

La evaluacin se reduce entonces a un elemento de control con el que la direccin cuenta para todo el equipo de trabajo y que mide solo lo que a esta le interesa, que en general tiene que ver con el crecimiento de la capacidad de produccin, as como las ventas. En este sentido es necesario buscar la evaluacin bajo todos los puntos de vista y tcnicas que permitan que esta se realice de forma integral, involucrando as todos los procesos de la empresa y no solo los de inters para la direccin.

Este elemento de control, definido por el diccionario de la lengua espaola como auditoria no es ms que el examen de las operaciones financieras, administrativas y de otro tipo de una entidad pblica o de una empresa por especialistas ajenos a ella y con el objeto de evaluar la situacin de la misma.

Una auditoria es entonces una funcin de la direccin, la cual analiza y aprecia acciones correctivas eventuales, as como la integridad de la organizacin que logre garantizar la veracidad de la informacin que se maneja, el mantenimiento de los sistemas de gestin y asegure el patrimonio que est en juego.

Desde el nacimiento de la humanidad se puede observar prctica de auditoras, puede que no tan rigurosas como se realizan actualmente, pero si basadas en los mismos principios, como en la civilizacin Sumeria. Con el paso del tiempo las auditorias se utilizaban para comprobar el estado de las cuentas de Reyes o personas poderosas, las cuales eran llevabas por escribanos, buscando evitar desfalcos o que algunos se aprovecharan de las riquezas de otros sin el mas mnimo esfuerzo.

Puede decirse que el auge de las auditorias en la edad media se noto gracias a la conformacin principalmente de asociaciones profesionales en Europa, desde el ao 1.330 y 1.581 encargadas de ejecutar auditorias, que eran realizadas solamente en el rea contable, y que luego de la Revolucin Industrial en la segunda mitad del Siglo XVIII, evolucionaron en la misma rea, pero ya era una preocupacin de las empresas en crecimiento y en las cuales el servicio es primordial.

Si bien es cierto que con el paso de los siglos los principios de la auditoria han invadido nuevos campos de accin, la forma de llevarla a cabo sigue siendo la confrontacin de las pruebas, es decir, lo escrito, con las referencias de los registros. La auditoria podra describirse como aquella actividad que a travs de procedimientos, permite la evaluacin interna y externa de la organizacin; mediante la obtencin de evidencia valida y suficiente para establecer el grado de confiabilidad de los procesos y la correlacin entre la informacin y los criterios establecidos para la entidad y el estado. Alvin (1995).

La inclusin de la auditoria en los procesos de produccin se dio gracias a el crecimiento de la competencia a nivel mundial y a los cambios que esto represent. A partir de la dcada de 1.980, con la creacin de la Norma ISO 9001 (1.987), la primera norma internacional de gestin de la calidad, utilizadas inicialmente en Europa, Canad y Australia, que fue precedida por las normas 10111-1, 10111-2 y 10111-3, as como por la BS7229, proveniente del Reino Unido.

El objetivo de la auditoria consiste en apoyar a los miembros de la empresa en el desempeo de sus actividades. Para ello les proporciona anlisis, evaluaciones, recomendaciones, asesora e informacin relacionados con las actividades revisadas. Los fines de la auditoria son los aspectos bajo los cuales su objeto es observado. A partir de esto se puede hablar de dos tipos de auditoras, Externas e Internas.

La auditora externa examina y evala cualquiera de los sistemas de informacin de una organizacin y emite una opinin independiente sobre la forma como este opera, su control interno al igual que produce recomendaciones o sugerencias para su mejora.

La auditora interna forma parte del control interno y tiene como uno de sus objetivos fundamentales el perfeccionamiento y proteccin de dicho control interno. En la auditora interna, realizada en el sector privado, por empleados de la propia empresa, llamados auditores internos, dependen jerrquicamente de manera directa de la alta direccin, segn se establezca en el organigrama de la empresa.

La diferencia esencial entre la auditora externa e interna, se basa en el alcance del examen que cada una realiza en la empresa. As como tienen una diferencia, tienen una similitud y es que ambas buscan errores posibles durante el desarrollo de sus objetivos. Cabe destacar que en la auditora externa existe un vinculo civil entre la empresa y el auditor, mientras que en la interna se presenta una relacin directa entre estos, adems que el diagnostico de esta ultima est destinado a la empresa, mientras que para la externa el diagnostico tiene como destino terceras personas.

Si bien es cierto, que las auditorias pueden ser internas o externas, tambin pueden clasificarse segn el rea donde ser aplicada. Debido a que el rea de inters de este ensayo es hacia la administracin, la cual abarca administracin de procesos de produccin y calidad, se hace necesario profundizar en la auditoria administrativa, la cual realiza exmenes a la calidad tanto individual como colectiva adems de la calidad de los procesos que opera una organizacin.

Este tipo de auditora se consolido en el siglo XX, es as como George Terry en 1.953 dijo que la confrontacin realizada peridicamente de la planeacin, organizacin, ejecucin y control administrativo de una empresa, llamado por l como el prototipo de una operacin de xito, era el significado esencial de la auditoria administrativa.

La auditoria administrativa se define como un examen completo y constructivo de la forma organizacional de una institucin o rea funcional de la empresa; y de sus mtodos de control, medios de operacin y empleo dado a sus recursos humanos y materiales. Williams (1991).

Otra definicin de auditora administrativa implica una revisin objetiva, metdica y completa de la satisfaccin de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerrquicos de la empresa, en cuanto a su estructura y participacin individual de cada integrante de la organizacin.

Cada clase de auditora se lleva a cabo segn el sentido que esta tiene para a direccin superior. La auditoria administrativa, tambin conocida como operativa se encarga de analizar los sistemas, los procedimientos, las estructuras, los recursos humanos, los materiales y los programas de los diferentes complejos de la organizacin, esto con el fin de verificar su buen funcionamiento, proponer mejoras y mejorar comportamientos disfuncionales.1

Con el desarrollo de la tecnologa de sistemas de informacin ha crecido la necesidad de examinar y evaluar lo adecuado de la informacin administrativa, as como su exactitud. Lo realmente importante es realizar exmenes donde se evalen los factores internos y externos de la empresa, actividad que debe hacerse de manera sistemtica, abarcando la totalidad de la misma.

Tal como se menciono anteriormente, la auditoria administrativa tambin cumple con unos objetivos que responden a las funciones o procesos que se realicen dentro de la empresa u compaa. Dichos objetivos prioritarios son: de control, de productividad, de organizacin, de servicio, de calidad, de cambio, de aprendizaje y de toma de decisiones.

Los objetivos de control son los destinados a orientar los esfuerzos en su aplicacin, evaluando el comportamiento organizacional relacionados con estndares establecidos. Seguido a estos estn los de productividad, que encaminan las acciones que optimizan el aprovechamiento de los recursos que se emplean en el desarrollo de la actividad econmica de la empresa.

Al responder a los objetivos de servicio, aprendizaje y toma de decisiones, se intenta constatar que la empresa maneje indicadores de satisfaccin cualitativos y cuantitativos, permitiendo la transformacin de informacin en aprendizaje continuo e institucional, que se convierta en una oportunidad de mejora y que sirva de soporte para la evaluacin de nuevas alternativas que busquen implementarse.

Esto incluye todas las funciones relacionadas con la gestin, a excepcin de la funcin financiera.

Las auditorias administrativas que responden a los objetivos de calidad son de suma importancia para los administradores, ya que disponen a elevar todos los niveles de la empresa, respondiendo a la necesidad de crear productos y servicios altamente competitivos.

Esta auditora no busca de esta forma evaluar la capacidad tcnica que tiene cada persona en la empresa, y que fue adquirida con aos de esfuerzo y dedicacin; por el contrario busca la calidad de las personas responsables de acuerdo con la implementacin de modelos que aseguren controles administrativos adecuados, que se traduce en la calidad segn normas establecidas.

Lo que la auditoria administrativa tiene como finalidad es determinar si el trabajo a nivel administrativo, operativo y de alta direccin se est realizando de acuerdo a los estndares, debido a que cada persona responsable puede observar las situaciones desde diversas perspectivas, que aun cuando tienen relacin, puede que no sean las ms adecuadas.

Por esta razn es que el criterio del auditor debe dar la pauta definitiva respecto a que combinacin de tcnicas, herramientas o tcnicas proporcionan la evidencia necesaria, que le den certeza profesional, para establecer su opinin de tal manera que sea objetiva y profesional. Dicho criterio debe relacionarse con la presencia de tacto para manejar con cuidado las diferentes situaciones, atencin a los detalles, y sobretodo independencia, aun cuando sea un auditor interno.

Si bien es cierto la importancia de la auditoria administrativa, como manera de evaluar el desempeo organizacional de cualquier empresa por pequea o grande que sea, no podemos dejar atrs el hecho de que partimos de esta para llevar a cabo auditorias de calidad, relacionadas con el sistema de gestin de la calidad que la empresa maneje y que este es el que establece los estndares mnimos que se deben cumplir para lograr un reconocimiento.

Al revisar la definicin de la ISO 19011, es posible observar la auditoria de la calidad como un proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de dicha auditoria.

Una auditoria de calidad bsicamente mide si los requisitos mnimos de los clientes internos y externos, conocidos tambin como empleados y consumidores son ejecutados con eficiencia, lo que quiere decir que si los recursos empleados para el desarrollo del producto se manejan adecuadamente, sin desperdicios y con la seguridad que son de primera mano.

Dentro de las referencias que se evalan en las auditorias de calidad se encuentran principalmente las polticas de calidad de la empresa, los objetivos de calidad, especificaciones de los clientes, de la legislacin pblica, de las especificaciones del gremio en el que se encuentre la empresa, en fin, todos los apartados que se encuentren relacionados en el manual de calidad, documento indispensable a la hora de disear e implementar un sistema de gestin de la calidad.

Las auditorias de calidad abarcan a su vez auditorias relacionadas con los procesos, productos, proveedores y sistemas de gestin de calidad, con el fin de asegurar la calidad total y la maximizacin de la productividad. Estas auditoras corresponden a las de primera, segundo y tercera parte.

Las auditorias de primera parte en este caso son las auditoras internas, realizadas por y en nombre de la propia empresa y con fines exclusivamente internos. Las de segunda parte son llevadas a cabo por quienes tienen un inters en la organizacin y las de tercera parte son realizadas por personas ajenas a la organizacin y por corporaciones auditoras independientes a la actividad y empresa como tal y son las encargadas de conceder las certificaciones de calidad. Estos ltimos se relacionan con las auditoras externas.

Todos los documentos privados de la empresa, como anteriormente se manifest, manuales de calidad, planes de calidad entre otros, pueden ser auditados, debido a que estos son derivados del programa de calidad, que hacen parte de la totalidad de la empresa y que incluyen procedimientos, instrucciones tcnicas, evaluacin de las diferentes areas, de servicio al cliente, de produccin, ventas, especificaciones tcnicas.

De forma general es necesario que un auditor de calidad del proceso estudie dicho proceso, los materiales, identifique el producto, su diseo, las especificaciones de fabricacin, las rutas de desarrollo del proceso, y que no se olvide de las condiciones de trabajo y los instrumentos de inspeccin y medicin.

El rea de la administracin, en especial de la administracin industrial abarca infinidades de procesos que si bien, no son todos aprendidos durante la etapa formativa, en la vida profesional pueden ser observados en casi su totalidad.

El estudio de los procesos y la mejora de estos, hacen que las empresas sean competitivas en un mundo que gracias a la globalizacin, ha logrado la apertura de mercados y ha derribado barreras que en el pasado eran indestructibles.

Pero la mejora de estos procesos debe realizarse consecuentemente con el desarrollo de los diferentes tipos de auditoras, donde debe tenerse en cuenta los factores internos y externos que influyen directa o indirectamente en las operaciones de la empresa.

Las auditorias toman la informacin y la transforman en indicadores, resultados, que soportan la toma de decisiones. La gestin ha proporcionado mtodos y herramientas a las ciencias de la informacin con fundamentos bsicos, y soluciones prcticas a los problemas de la informacin. La actual ciencia de la administracin coincide que el impacto de la informacin en las organizaciones debe ser reconocido.

Debido a la cantidad de informacin que en una organizacin se maneja, se hace necesario procesarla e identificarla, para poder utilizarla como un recurso productivo ms. Esta tarea tambin le compete a un auditor, debido a que este debe conocer con exactitud los procesos que se llevan a cabo, aun cuando no haga parte de la organizacin.

Un auditor debe adquirir ciertas competencias, que emplee para realizar un nfasis en conclusiones basadas en hechos. Adems debe tener una actitud consciente de los hechos, debe estar dispuesto a manejar informacin exacta, veraz y tiene adems el compromiso de velar por el cumplimiento de objetivos racionales, que no sean inalcanzables.

El paso del tiempo, de las dcadas, obliga a cambiar muchas cosas: la industria, el comercio, servicios pblicos entre otros. Con el crecimiento de las empresas la administracin es cada vez ms compleja, y por ende se le da aun ms importancia a la evaluacin y el control interno, debido a la delegacin de responsabilidades y a la cantidad y calidad de los empleados presentes.

Aun cuando este crecimiento pueda representar problemas, una herramienta til es la auditoria, la cual es un examen detallado de la administracin de una empresa o grupo empresarial, realizado por un profesional que revise integralmente dicha empresa con el propsito de descubrir oportunidades que mejoren la produccin y el servicio, la eficiencia.

Un auditor cumple un papel fundamental dentro de una empresa, sea interno o externo. Es por esto que se hace necesario que como estudiantes de administracin industrial que en el futuro sean responsables de diferentes procesos, adquieran las competencias de un auditor, que faciliten la mejora de dichos procesos, haciendo las cosas bien desde el principio.

La administracin industrial es una rama que debe preocuparse por la administracin de la calidad y la productividad, por aprender y poner en prctica herramientas que aseguren la calidad en las empresas y que constituyan un apoyo a la toma de decisiones que permita la permanencia y el crecimiento de la empresa en cuestin, que si se mira desde otro punto de vista son los signos vitales financieros, que tambin son importantes al momento de establecer el valor de la empresa.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Alvin, A. (1995). Auditoria un enfoque integral. Enciclopedia de la auditora. Editorial Ocano. Causado Rodriguez, E., Visbal Cadavid, D., & Fontalvo Herrera, T. (2011). Gestin y Auditoria de la Calidad. Asesores del 2000. Williams, L. (1991). Auditora administrativa - Evolucin de los mtodos y eficiencia administrativos. Editorial Diana. Recuperado el 24 de Octubre, de www.pearsoneducacion.net/franklin/.../archivos/DEMOAuditoria.ppt Recuperado el 25 de Octubre, de http://www.gerencie.com/auditoria-administrativa.html