La Organizacin como Sistemas

En la actualidad, las innovaciones son parte del da a da. Por este hecho, todo tipo de organizaciones u empresas que deseen ser exitosas deben estar en un proceso constante de cambio, que involucra a toda su estructura. Estas deben buscar obtener el mejor rendimiento en todos sus aspectos, para poder subsistir con la competencia adems de la sociedad en la que se desarrolle.

Desde que el hombre fue consiente de este hecho ha intentado crear directrices que le facilite todo el proceso de cambio, as se han creado teoras y modelos aplicables a la empresa en un momento dado que cumpla con sus expectativas y que sea adaptable a la misma. A continuacin, detallaremos algunos de estos enfoques que permiten a la empresa evolucionar y sobrevivir a su entorno.

Las organizaciones como sistemas

Una organizacin es una estructura en la que sus componentes trabajan conjuntamente para conformar un sistema en el que mediante el grupo social se desarrollen de manera efectiva y coordinada los objetivos de la misma. Todos sus elementos estn dirigidos a lograr el mismo objetivo, interactuando de forma tal que se logre una relacin reciproca entre ellos.

Podemos percibir los sistemas de dos formas: cerrados y abiertos. Los sistemas cerrados son aquellos sistemas cuyo comportamiento es

determinstico y programado, que opera con un muy pequeo intercambio de energa y materia con el ambiente. Los sistemas abiertos son aquellos que presentan intercambio con el ambiente, a travs de entradas y salidas. Intercambian energa y materia con el ambiente, adaptndose a este como medio para sobrevivir.

Estructura organizacional, crecimiento y adaptacin

La estructura organizacional se refiere a la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las actividades de la organizacin en cuanto a las relaciones entre los gerentes y los empleados, entre gerentes y gerentes y entre empleados y empleados. La organizacin puede ser de tres tipos: funcional, por productos o mercadotecnia y matricial.

Organizacin Funcional: fue creada por Frederick Taylor, consiste en dividir el trabajo y establecer la especializacin de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecute el menor nmero posible de funciones.

Organizacin por productos: con frecuencia llamada organizacin por divisin, rene en una unidad de trabajo a todos los que participan en la produccin y comercializacin de un producto o un grupo relacionado de productos a todos los que estn en cierta zona geogrfica o todos los que tratan con cierto tipo de cliente. Organizacin matricial: tambin llamada matriz, combina los tipos de organizacin mencionados anteriormente, tomando los beneficios de ambos. As, existe un gerente funcional a cargo de las labores inherentes al departamento, con una sobreposicin de un gerente de proyecto que es el responsable de los resultados de los objetivos de dicho proyecto. En general, es un sistema de mando mltiple o dos jefes. La estructura organizacional suele representarse en forma de

organigramas que son representaciones graficas de la estructura formal de una organizacin, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerrquicos, las obligaciones y la autoridad, existentes dentro de ella. Los organigramas pueden representarse de 4 formas diferentes:

1.

Vertical. En la que los niveles jerrquicos quedan determinados

de arriba abajo. 2. Horizontal. Los niveles jerrquicos se representan de izquierda a

derecha.

3.

Circular. Donde los niveles jerrquicos quedan determinados

desde el centro hacia la periferia. 4. Mixto. Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como

el vertical.

Las estructuras organizacionales para su crecimiento y adaptacin se rigen por ciertos principios, tales como:

Objetivo. Todas y cada una las actividades establecidas en la organizacin deben relacionarse con los objetivos y propsitos de la empresa.

Especializacin. Fue establecido por Adam Smith, afirma que el trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecucin de una sola actividad.

Jerarqua. Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicacin necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una lnea clara y continua.

Paridad de autoridad y responsabilidad. A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.

Unidad de mando. Establece que al determinar un centro de autoridad y decisin para cada funcin, debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no deber reportar a ms de un superior, pues el hecho de que un empleado reciba ordenes de dos o mas jefes solo ocasionar fugas de responsabilidad, confusin e ineficiencia.

Difusin. Para maximizar las ventajas de la organizacin, las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y ponerse, por escrito, a disposicin de todos los miembros de la empresa que tengan relacin con las mismas.

Amplitud o tramo de control. Hay un lmite en cuanto al nmero de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, esta no puede sobrepasar ms de 6 empleados.

Coordinacin. Las unidades de una organizacin siempre debern mantenerse en equilibrio. El administrador debe buscar el equilibrio adecuado

en todas las funciones de la empresa, ya que cualquier fuente de deficiencia puede ocasionar serios problemas para la empresa. Continuidad. Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio. Origen de Organizacin y Sistemas La creacin de las unidades de Organizacin y Sistemas se vincula, por una parte, a los esfuerzos de reorganizacin administrativa tendientes a racionalizar y hacer ms eficiente cuyos antecedentes que remontan a 1821, fecha de la aparicin del Estado Mexicano y de la era moderna y por otra parte, al establecimiento del proceso de modernizacin administrativa que se inicia en 1965. La evolucin que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: una referente a su origen y formacin y otra referente a su consolidacin.Esta primera fase abarca el perodo de 1917 a 1964, que se inicia con la creacin de los departamentos administrativos y termina con la instalacin de las unidades de Organizacin y Sistemas en toda la administracin. Este perodo se caracteriza por la confusin y el parcialismo, porque se lig la funcin de Organizacin y Sistemas a las funciones de contabilidad y auditoria con funciones de mejoramiento administrativo, ya que stas se encargan de racionalizar el aprovechamiento de los recursos.La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la administracin e introducen las tcnicas administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su accin de revisin permanente tanto de la estructura como del funcionamiento. Las unidades de O y S se legalizan en 1971 por medio de varios acuerdos: 1. "Acuerdo por el que se establecen las bases para la promocin y coordinacin de las reformas administrativas" 2. "Acuerdo por el que se dispone que los titulares de cada departamento deben procurar dar la atencion que requiere el programa de reforma administrativa de su dependencia" 3. "Acuerdo por medio del cual se da a conocer que corresponde a la Presidencia llevar a cabo visitas peridicas de evaluacion en materia de reforma administrativa y los diagnsticos necesarios"

"En los ltimos aos, Organizacin y Sistemas, no slo se ha consolidado mediante el apoyo poltico y legal que se les otorga, sino tambin por su funcionamiento en la prctica" La importancia Las organizaciones siempre utilizaron sistemas que les permitieron administrar el manejo de su informacin, con lo cual no necesariamente debe existir una computadora para reconocer la existencia de estos tipos de sistemas pues estos pueden ser tambin del tipo manuales; por ejemplo una distribuidora pequea que no tenga informatizada la totalidad de sus esquemas de logstica y comercializacin. Lo importante es que el sistema permita almacenar, recuperar, procesar y distribuir informacin. Sin embargo, es cada vez ms necesario el disponer de sistemas de informacin basados en computadoras por los beneficios que estos proporcionan: reduccin de errores provocados por las personas a travs del control de las entradas, velocidad en el procesamiento de datos, posibilidad de realizar tediosos anlisis sobre los mismos, reduccin de espacio fsico destinado a su almacenamiento, agilidad al momento de buscar algn dato en particular, y otros tipos de ventajas que podran lograrse en caso de enfocarse en el uso estratgico de los mismos. En los entornos de negocio actuales, el disponer de una buena gestin en el uso de los sistemas de informacin se convierte en una estrategia que pueden utilizar las empresas para hacer frente a sus fuerzas competitivas. Para valorar an ms la importancia del concepto tratado, en (BRIEN, 2006) se hace la pregunta Por qu es importante los sistemas de informacin y la tecnologa de la informacin?, a lo que responde lo siguiente: Por qu es importante contabilidad, finanzas, administracin de operaciones, mercadotecnia, administracin de recursos humanos o cualquier otra funcin principal de negocios. Creo que tal respuesta es ms que sufiente para visualizar la importancia que en la actualidad se le otorga a los sistemas de informacin, pues, en palabras de los de autores de (BRIEN, 2006), estos tipos de conocimientos se constituyen en un elemento vital de las organizaciones y negocios exitosos.