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Gua de Distribucin de Bienes del Sector Educacin por los NEDD Procedimiento Interno

VERSIN : 1.0 FECHA:

GUA DE DISTRIBUCIN DE BIENES DEL SECTOR EDUCACIN POR LOS NCLEOS EJECUTORES DE DISTRIBUCIN DESCENTRALIZADOS (NEDD) D.U. N058-2011

RUBRO

CARGO/UNIDAD ORGNICA Gerente de la UGAT Jefe del Equipo de Trabajo de Liquidaciones y Transferencias-UGPI Jefe del Equipo de Trabajo de Contabilidad Jefe del Equipo de Trabajo de Tesorera

FIRMA

FECHA

Elaborada por:

Revisada por:
Gerente de la Unidad Administrativa Gerente de la Unidad de Planeamiento y Resultados Jefe del Equipo de Trabajo de Racionalizacin

Aprobada por:

Director Ejecutivo de FONCODES

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CONTENIDO
I. DE LA GUA DE DISTRIBUCIN DE BIENES DEL SECTOR EDUCACIN POR LOS NEDD ______________________________________________________________________ 5 1.1 ALCANCES GENERALES_______________________________________________________________________ 5 1.1.1 Marco Legal ____________________________________________________________________________ 5 1.1.2 Finalidad_______________________________________________________________________________ 5 1.1.3 Poblacin Objetivo _______________________________________________________________________ 5 1.1.4 Beneficiarios____________________________________________________________________________ 5 1.1.5 mbito de Ejecucin _____________________________________________________________________ 5 1.1.6 Modalidad de Ejecucin ___________________________________________________________________ 6 1.1.7 Evaluacin de Resultados del Programa ______________________________________________________ 6 1.1.8 Supervisin del Programa _________________________________________________________________ 6 1.2 DEL MANEJO DE RECURSOS PARA LA DISTRIBUCIN _____________________________________________ 6 1.2.1 Objetivo _______________________________________________________________________________ 6 1.2.2 Disposiciones Generales __________________________________________________________________ 6 1.2.3 Disposiciones de Naturaleza Presupuestal ____________________________________________________ 7 1.2.4 Disposiciones Referidas a Tesorera _________________________________________________________ 8 1.2.5 Disposiciones complementarias_____________________________________________________________ 9 1.3 LA RENDICIN DE CUENTAS Y LIQUIDACIN DEL CONVENIO SUSCRITO CON EL NEDD _______________ 11 1.3.1 Objetivo ______________________________________________________________________________ 11 1.3.2 Disposiciones Especficas________________________________________________________________ 11 1.3.3 Procedimiento a seguir para la Pre Liquidacin de Convenios ____________________________________ 11 1.3.4 Procedimiento para aprobar la Liquidacin del Convenio ________________________________________ 13 1.3.5 Formalidades de los documentos sustentatorios del gasto _______________________________________ 15 II. DEL NCLEO EJECUTOR DE DISTRIBUCIN DESCENTRALIZADO (NEDD) ___________ 17 2.1 OBJETIVOS_________________________________________________________________________________ 17 2.1.1 Objetivo General _______________________________________________________________________ 17 2.1.2 Objetivo Especfico _____________________________________________________________________ 17 2.2 CONFORMACIN ____________________________________________________________________________ 17 2.3 FORMULACIN DEL PRESUPUESTO ___________________________________________________________ 17 2.4 FUNCIONES DEL NEDD_______________________________________________________________________ 17 2.4.1 Funcin General________________________________________________________________________ 17 2.4.2 Funciones Especficas ___________________________________________________________________ 18 2.4.3 De los integrantes del NEDD ______________________________________________________________ 19 2.4.4 Del Equipo Tcnico y Administrativo del NEDD ________________________________________________ 21 III. CICLO DE LA DISTRIBUCIN DE LOS BIENES____________________________________ 22 3.1 DE LAS DEFINICIONES Y CONDICIONES DE LA DISTRIBUCIN _____________________________________ 22 3.1.1 Distribucin ___________________________________________________________________________ 22 3.1.2 Procedimientos para la Distribucin _________________________________________________________ 25 3.2 DEL SISTEMA DE MONITOREO ________________________________________________________________ 25 IV. DE LA SUPERVISIN DEL NEDD ______________________________________________ 26 4.1 ASPECTOS GENERALES _____________________________________________________________________ 26 4.2 DE LA SUPERVISIN _________________________________________________________________________ 26

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4.2.1 La Funcin Supervisora __________________________________________________________________ 26 4.3 FUNCIONES DE LA SUPERVISIN NACIONAL DE DISTRIBUCIN____________________________________ 27 4.4 FUNCIONES DE LA SUPERVISIN ZONAL DE DISTRIBUCIN _______________________________________ 27 ANEXOS _________________________________________________________________________________________ 29 ANEXO N 1.1 _____________________________________________________________________________________ 30 CLASIFICADOR DE GASTOS _________________________________________________________________________ 30 ANEXO N 1.2 _____________________________________________________________________________________ 35 PRESUPUESTO POR COMPONENTE, ACTIVIDAD Y ESPECFICA DE GASTOS _______________________________ 35 ANEXO N 1.3 _____________________________________________________________________________________ 36 CRONOGRAMA MENSUALIZADO DE GASTOS __________________________________________________________ 36 ANEXO N 1.4 _____________________________________________________________________________________ 37 DECLARACIN JURADA DE RECEPCIN DE DESEMBOLSO ______________________________________________ 37 ANEXO N 1.5_____________________________________________________________________________________ 38 MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA CUSTODIA, UTILIZACIN, GIRO Y PAGO DE CHEQUES DE LA CUENTA CORRIENTE DEL NEDD. ____________________________________________________________________________ 38 ANEXO N 1.6 _____________________________________________________________________________________ 40 MANIFIESTO DE GASTOS ___________________________________________________________________________ 40 ANEXO N 1.7 _____________________________________________________________________________________ 41 RESUMEN DEL ESTADO FINANCIERO ________________________________________________________________ 41 ANEXO N 1.8 _____________________________________________________________________________________ 42 REPORTE DE AVANCE DE EJECUCIN DEL PROCESO DE DISTRIBUCION __________________________________ 42 ANEXO N 1.9 _____________________________________________________________________________________ 43 FICHA DE APROBACIN DE LA PRELIQUIDACIN ______________________________________________________ 43 ANEXO N 1.10____________________________________________________________________________________ 44 RESUMEN FINAL DEL ESTADO FINANCIERO CONSOLIDADO _____________________________________________ 44 ANEXO N 1.11 ____________________________________________________________________________________ 45 ACTA DE DESTRUCCIN DE TALONES Y CHEQUES NO UTILIZADOS ______________________________________ 45 ANEXO N 1.12 ____________________________________________________________________________________ 46 FICHA DE APROBACIN DE LA LIQUIDACIN __________________________________________________________ 46 ANEXO N 1.13 ____________________________________________________________________________________ 47 INVENTARIO DEL ACERVO DOCUMENTARIO GENERADO POR EL NUCLEO EJECUTOR ______________________ 47 ANEXO N 2.1 _____________________________________________________________________________________ 48 PERSONAL PRINCIPAL REQUERIDO POR LOS NEDD ____________________________________________________ 48 ANEXO N 3.1 _____________________________________________________________________________________ 51 MODELO DE ROTULO ______________________________________________________________________________ 51 ANEXO N 3.2 _____________________________________________________________________________________ 52 ACTA DE RECEPCIN ______________________________________________________________________________ 52 ANEXO N 3.3 _____________________________________________________________________________________ 53 ACTA DE ENTREGA DE BIENES ESCOLARES __________________________________________________________ 53

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INTRODUCCIN
La presente Gua, constituye un instrumento tcnico normativo de obligatorio cumplimiento por parte de los Ncleos Ejecutores de Distribucin Descentralizados, en adelante NEDD, responsables del proceso de distribucin de bienes a nivel regional, conformados en el marco del D.U. N 058-2011, as como de los locadores contratados por dichos Ncleos Ejecutores, las Unidades Gerenciales, Equipos de Trabajo y Equipos Zonales de FONCODES. La Gua se divide en 4 captulos; en el Primer Captulo la Gua orienta el accionar del NEDD, a efectos de realizar un manejo ordenado y transparente del proceso de distribucin de los bienes del Sector Educacin. Este captulo describe los alcances generales del programa como: el marco legal, la finalidad, la poblacin objetivo, los beneficiarios, el mbito de ejecucin, la modalidad de ejecucin, la evaluacin de resultados y la supervisin del programa. Asimismo describe el manejo de los recursos, indicndose las disposiciones generales, de naturaleza presupuestal, las referidas a tesorera, desembolso de recursos y las disposiciones complementarias. Tambin se describe el procedimiento para las rendiciones de cuenta, indicndose las disposiciones y los procedimientos para las preliquidaciones y liquidacin final de los Convenios suscritos con los NEDD, detallndose las formalidades de los documentos sustentatorios del gasto. El Segundo Captulo describe todo lo concerniente a los NEDD, precisando sus objetivos, conformacin, funciones generales y especficas as como sus integrantes. Se considera la necesidad de contar con equipos tcnicos y administrativos para la ejecucin de los Planes de Distribucin correspondientes. El Tercer Captulo detalla el Ciclo de la distribucin de los bienes, estableciendo las definiciones y condiciones de distribucin, los procesos de distribucin y del sistema de monitoreo que permita registrar, controlar y conocer los procesos de origen del bien, su almacenamiento y distribucin a los Comits de Recepcin. En el Cuarto Captulo define los Aspectos Generales y Funciones Especficas de la Supervisin relacionado a la distribucin de los bienes. Se considera los alcances de la Supervisin en los niveles nacional y regional en los aspectos administrativos y tcnicos. Entindase que los bienes del Ministerio de Educacin a que refiere el D.U. N 058-2011, para efectos de la aplicacin de la presente Gua, comprenden uniformes, buzos, chompas y calzados escolares.

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I. DE LA GUA DE DISTRIBUCIN DE BIENES DEL SECTOR EDUCACIN POR LOS NEDD

1.1 ALCANCES GENERALES
1.1.1 Marco Legal
Decreto de Urgencia N 058-2011, en el cual se dictaron medidas urgentes y extraordinarias en materia econmica y financiera para mantener y promover el dinamismo de la economa nacional, entre ellas, en materia de produccin y productividad a favor de las micro, pequeas y medianas empresas. Para tal efecto, se ha autorizado excepcionalmente a FONCODES a gestionar a travs de la modalidad de Ncleo Ejecutor, las adquisiciones de bienes a las micro y pequeas empresas - MYPES, entre otros, de uniformes, calzado, chompas y buzos para escolares y su distribucin en las zonas de pobreza y pobreza extrema a nivel nacional. Decreto de Urgencia N 016-2012, en el cual se establece la ampliacin del Programa hasta el 31 de diciembre del presente ao.

1.1.2 Finalidad
El Programa tiene como finalidad promover y mantener el dinamismo de la economa nacional mediante acciones de apoyo a las micro y pequeas empresas (MYPES), manteniendo sus niveles de produccin y empleabilidad, gestionando la compra de bienes a este sector, beneficiando al mismo tiempo a travs de la provisin y distribucin de uniformes, calzados, chompas y buzos a la poblacin escolar en las zonas de pobreza y pobreza extrema a nivel nacional.

1.1.3 Poblacin Objetivo

Para efectos de la Distribucin de bienes del Sector Educacin, se identifica la poblacin objetivo segn lo dispuesto en el Artculo 7 del Decreto de Urgencia 058-2011, que dispone la distribucin a los beneficiarios ubicados en el mbito del Programa Nacional de Apoyo Directo a los ms Pobres (JUNTOS), del Valle del Ro Apurmac y Ene (VRAE) y de la Estrategia Nacional CRECER, y su distribucin en las zonas de pobreza y pobreza extrema.

1.1.4 Beneficiarios
La poblacin escolar de nivel inicial y primaria de las Instituciones Educativas y los PRONOEI identificados por el Ministerio de Educacin, de acuerdo a lo establecido en el Art 7 del D.U. N 058-2011 y comunicada formalmente a FONCODES mediante Oficio N 433-2011-ME/SPE de fecha 25/11/2011.

1.1.5 mbito de Ejecucin

Se desarrolla a nivel nacional, en las Instituciones Educativas IIEE, focalizadas por el Ministerio de Educacin, en el mbito del Programa Nacional de Apoyo Directo a los ms Pobres (JUNTOS), del Valle del Ro Apurmac y Ene (VRAE) y de la Estrategia Nacional CRECER, y su distribucin en las zonas de pobreza y pobreza extrema.

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1.1.6 Modalidad de Ejecucin

La gestin para la distribucin de los bienes a los Comits de Recepcin ser efectuada a travs de los NEDD, de acuerdo a lo establecido en el Decreto de Urgencia N 058-2011 y la presente Gua.

1.1.7 Evaluacin de Resultados del Programa

De acuerdo a lo establecido en el Artculo 14 del Decreto de Urgencia N 058-2011, el Ministerio de Economa y Finanzas, coordinara con el Ministerio de la Produccin y FONCODES una evaluacin de resultados, e impulsara y determinara los instrumentos de evaluacin para su desarrollo. El Ministerio de Desarrollo e Inclusin Social MIDIS, es el responsable de coordinar con el Ministerio de Economa y Finanzas la informacin que sea necesaria y sus resultados servirn de base para evaluar ex ante la posible implementacin de intervenciones similares que puedan ser propuestas posteriormente.

1.1.8 Supervisin del Programa

FONCODES, a travs de UGAT, es responsable de la supervisin de los NEDD, mediante un equipo de Supervisin. La supervisin acompaa la gestin administrativa, financiera y tcnica de los referidos Ncleos planteando recomendaciones y sugerencias para la mejora de la gestin de los recursos.

1.2 DEL MANEJO DE RECURSOS PARA LA DISTRIBUCIN

1.2.1 Objetivo
Establecer disposiciones respecto al manejo de los recursos que FONCODES transferir bajo la modalidad de donacin con cargo al NEDD, considerando todo el ciclo de ejecucin.

1.2.2 Disposiciones Generales

a. Los recursos transferidos a los NEDD pueden ser utilizados nicamente y bajo responsabilidad, para los fines y objetivos establecidos en los Decretos de Urgencia N 058-2011 y 016-2012, de acuerdo a lo dispuesto en la normatividad vigente. La ejecucin de los recursos por parte del NEDD debe ceirse a los principios de legalidad, presuncin de veracidad, imparcialidad, transparencia, racionalidad y austeridad. Los NEDD debern gestionar los recursos en el marco de lo establecido en cada Convenio y dems normas que resulten aplicables, debiendo rendir cuenta documentada mensualmente a FONCODES, de acuerdo a lo establecido en el numeral 1.3 de la presente Gua. El NEDD es responsable de implementar todas las medidas que sean necesarias para prevenir riesgos o contingencias en el manejo y registro de la ejecucin de los recursos que le sean asignados, debiendo cautelar y preservar el registro y la documentacin pertinente, especialmente la referida a la sustentacin de gastos.

b. c.

d.

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VERSIN : 1.0 FECHA:

e. f. g.

El NEDD slo est autorizado a efectuar gastos que se encuentren comprendidos en el Clasificador de Gastos del Anexo N 1.1 de la presente. El NEDD en toda comunicacin con FONCODES, referido al manejo de recursos, deber consignar los nombres y cdigos indicados en el Anexo N 1.1. En caso que el NEDD no remita informacin necesaria a FONCODES referida a programaciones de gasto, ste establecer y gestionar los montos que considere necesarios. El NEDD tiene la responsabilidad de registrar todas las operaciones que impliquen utilizacin de recursos, en el aplicativo informtico que FONCODES pondr a su disposicin, mantenindolo actualizado permanentemente. FONCODES a travs de la UGAT proporcionar a los NEDD modelos de Directivas internas sobre el manejo de su Caja chica, viticos y encargos, para uniformizar, optimizar, agilizar procesos e implementacin. La Unidad Gerencial de Articulacin Territorial -UGAT resolver aquellos casos no previstos en la presente gua y podr gestionar la aprobacin de modificaciones, las cuales formarn parte de la misma y sern comunicadas al NEDD, entregando, de ser necesario, documentacin complementaria para su mejor aplicacin; regirn a partir del siguiente da til de su aprobacin.

h.

i.

j.

1.2.3 Disposiciones de Naturaleza Presupuestal

1.2.3.1
a.

Aspectos Generales

La Unidad de Planeamiento y Resultados (UPR), emitir la Certificacin de Crdito Presupuestario por el monto solicitado por la UGAT, en el marco de lo dispuesto por el Decreto de Urgencia N 058-2011, hasta por el monto incorporado al presupuesto institucional de FONCODES. Las metas presupuestales, necesarias para ejecutar de manera ordenada el presupuesto asignado, sern fijadas por la Unidad de Planeamiento y Resultados en coordinacin con la UGAT.

b.

1.2.3.2
a.

De la programacin para la Transferencia de Recursos

Los NEDD, como parte de su Plan de Distribucin, presentarn su Presupuesto por Componente, Actividad y Especfica de Gastos (Anexo N 1.2) y Cronograma Mensualizado de Gastos (Anexo N 1.3). De acuerdo a la normatividad presupuestaria especfica, FONCODES transferir a solicitud del NEDD, los montos sealados en su Cronograma Mensualizado de gastos, de acuerdo a su disponibilidad presupuestaria.

b.

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1.2.4 Disposiciones Referidas a Tesorera

1.2.4.1
a.

Aspectos Generales

De acuerdo a lo establecido en la normatividad vigente, el requisito para obtener una cuenta corriente es a travs de la identificacin de su Registro nico de Contribuyentes RUC, para el cual el NEDD deber efectuar su inscripcin ante la SUNAT (Centro de Servicios al Contribuyente cercano a su domicilio), presentando de acuerdo a la Resolucin de Superintendencia N 122-2010/SUNAT fotocopia de los siguientes documentos: Decreto de Urgencia al amparo del cual se conform el NEDD. Exhibir original y presentar fotocopia simple del convenio suscrito entre FONCODES y el NEDD.

Asimismo, indicar el siguiente Cdigo de actividad econmica: 75113 ACTIV. ADMINIST. PUBLICA EN GENERAL, as como no deben registrar ningn Tributo Afecto. b. De acuerdo a lo establecido en la normatividad vigente, la Unidad Administrativa del FONCODES abrir una cuenta corriente en el Banco de la Nacin a nombre del NEDD, identificado por su Registro nico de Contribuyentes RUC. Los representantes titulares, con plenos poderes para la firma mancomunada de cheques, cartas orden, transferencias interbancarias y similares, sern el Presidente conjuntamente con el Tesorero del NEDD y en caso de ausencia de alguno de los titulares, podr firmar, mancomunadamente con el otro titular, cualquiera de los otros miembros debidamente designado por Acuerdo del NEDD. El NEDD deber solicitar para la adquisicin de bienes y servicios de preferencia Boletas de venta, Facturas (Obligatorio cuando se trate compras de ACTIVOS FIJOS) y Recibos por Honorarios Profesionales, consignando el nmero de RUC de dicho Ncleo. El NEDD para el pago de Recibos por Honorarios Profesionales debe efectuarlo por el importe bruto SIN RETENCIONES, ya que el NEDD no es AGENTE DE RETENCIN, para lo cual la responsabilidad es del contribuyente de autoliquidarse y efectuar su pago tributario en su oportunidad a la SUNAT.

c.

d.

e.

1.2.4.2
a.

Del Desembolso de Recursos

El NEDD solicitar a la UGAT, el desembolso de recursos, hasta por el monto correspondiente de su Cronograma Mensualizado de gastos, contenido en su Plan de Distribucin, para atender compromisos de pago programados, segn el Clasificador de Gastos conforme al Anexo N 1.1. La UGAT tramitar dichas solicitudes y cautelar la oportuna y correcta rendicin de cuentas de acuerdo a lo establecido en el numeral 1.3 de la rendicin de cuentas y liquidacin del Convenio suscrito con el NEDD. La Unidad Administrativa de FONCODES atender las solicitudes de desembolso del NEDD, si cuenta con la aprobacin y conformidad de la UGAT.

b.

c.

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VERSIN : 1.0 FECHA:

d.

El Equipo de Trabajo de Tesorera atender prioritariamente dicho pedido comunicando por escrito al NEDD la fecha, monto y nmero de Comprobante de Pago con el que se efectu el desembolso, remitiendo copias de dicho desembolso a la UGAT. Dentro de los tres das hbiles de haber recibido la comunicacin escrita del desembolso, el Presidente del NEDD remitir a la UGAT, para ser remitido al Equipo de Trabajo de Contabilidad, la Declaracin Jurada de Recepcin de Desembolso (Anexo N 1.4), debidamente suscrita; la cual constituir el documento sustentatorio de gasto ejecutado por FONCODES para efectos del registro contable definitivo.

e.

1.2.4.3

Prohibiciones

a. Abrir sub-cuentas, adicionales a las autorizadas. b. Abrir cuentas con distinta denominacin a la que establece el Convenio, menos an a ttulo personal. c. Delegar el manejo o administracin de la cuenta o dinero del financiamiento en favor de terceros. d. Endosar documentos valorados a favor de terceros que no tienen relacin con las actividades del NEDD. e. Efectuar adquisiciones o gastos no considerados en su presupuesto aprobado, de su Plan de distribucin.

1.2.4.4

Intereses y Penalidades

Los intereses que generen las cuentas bancarias del NEDD abiertas en el Banco de la Nacin; as como las penalidades impuestas, de ser el caso, incrementarn los fondos previstos en los Convenios suscritos y servirn para cubrir exclusivamente al componente de Gastos de Distribucin.

1.2.5 Disposiciones complementarias

1.2.5.1 El NEDD goza de capacidad jurdica y se regir por las normas que regulan las actividades del mbito del sector privado, as como las funciones y atribuciones previstas en el Decreto Ley N 26157, Decreto Supremo N 015-96-PCM, Decreto Supremo N 020-96-PRES y dems normativa aplicable, y se regir por el marco normativo de FONCODES. Los NEDD debern exigir, tan pronto se efecten gastos autorizados en la adquisicin de bienes o pago de servicios, comprobantes de pago, vlidamente emitidos, de acuerdo a lo establecido por la normatividad vigente de la SUNAT. Las adquisiciones de bienes de activos no financieros (ver Clasificador de Gastos indicado en el Anexo N 1.1) y de servicios, hasta un monto de una (01) UIT, se efectuarn disponiendo de por lo menos una cotizacin. Las compras mayores a una (01) UIT, se realizarn por invitacin directa, para el efecto se deber contar con un mnimo de tres (03) cotizaciones para un mismo bien o servicio, precisando el tiempo de entrega, calidad de producto y garanta del mismo. El

1.2.5.2

1.2.5.3

1.2.5.4

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VERSIN : 1.0 FECHA:

Coordinador Administrativo del NEDD elaborar un cuadro comparativo de cotizaciones de las propuestas presentadas y se proceder al otorgamiento de la Buena Pro con su respectiva justificacin. 1.2.5.5 Las adquisiciones de bienes de activos no financieros se efectuarn de acuerdo al total de cada uno de los bienes necesarios, las que no debern realizarse de manera fraccionada. El control de los bienes patrimoniales ser llevado por el Coordinador Administrativo del NEDD, registrando su ingreso, as como individualizando su asignacin para su uso y efectuando, como mnimo, una conciliacin mensual El control de los bienes no depreciables cuyo valor sea mayor a 1/4 de la UIT vigente, ser llevado por el Coordinador Administrativo del NEDD, para lo cual registrar su ingreso, disponiendo su asignacin a un usuario determinado. En los casos en que los bienes de activos no financieros o no depreciables no sean devueltos por los usuarios asignados, a la culminacin de su contrato de servicios, se proceder al descuento correspondiente de sus honorarios, contingencia que deber establecerse en los contratos de locacin de servicios que el NEDD celebre. El NEDD habilitar recursos que sern manejados bajo la modalidad de Caja Chica, con conocimiento de la Supervisin de Distribucin; la misma que efectuar arqueos inopinados de dichos fondos en forma mensual.

1.2.5.6

1.2.5.7

1.2.5.8

1.2.5.9

1.2.5.10 El Coordinador Administrativo del NEDD verificar que todo comprobante de pago que se reciba, cumpla con los requisitos que exige el Reglamento de Comprobantes de Pago, aprobado por la Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria SUNAT, y que el tipo de negocio corresponda con el servicio o bien adquirido. 1.2.5.11 El Presidente y Tesorero del NEDD visarn la documentacin sustentatoria del gasto, debidamente revisada y firmada por el Coordinador Administrativo del NEDD y cuyos originales quedarn bajo su custodia, hasta su presentacin al Equipo Zonal de FONCODES, estando a disposicin de la Supervisin y de los representantes acreditados de las entidades de control. 1.2.5.12 En casos excepcionales y debidamente justificados, en que el Tesorero no pueda visar la documentacin sustentatoria del gasto, podr visar otro miembro del NEDD debidamente autorizado por acuerdo del NEDD, que figurar en el Acta de la Sesin correspondiente, que ser alcanzada al Equipo Zonal de FONCODES, para conocimiento. 1.2.5.13 FONCODES, a travs de la UGAT, podr solicitar a los NEDD, la adopcin de acciones que permitan la implementacin de recomendaciones y propuestas debidamente formuladas y sustentadas por la Supervisin, orientadas a la correcta operacin del Proceso. 1.2.5.14 El NEDD debe aplicar las Medidas de seguridad para el manejo de los recursos transferidos por FONCODES, indicadas en el Anexo N 1.5.

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VERSIN : 1.0 FECHA:

1.3 LA RENDICIN DE CUENTAS Y LIQUIDACIN DEL CONVENIO SUSCRITO CON EL NEDD

1.3.1 Objetivo
Establecer el procedimiento general para la preliquidacin (rendicin mensual) y liquidacin de los Convenios que suscriba el FONCODES con los NEDD que se encargarn de la distribucin de los bienes del Sector Educacin.

1.3.2 Disposiciones Especficas

1.3.2.1 Pre Liquidacin

Es el acto de administracin a travs del cual el FONCODES aprueba formalmente el monto efectivamente gastado por el NEDD en forma mensual, de acuerdo a lo sealado en la presente Gua.

1.3.2.2

Liquidacin del Convenio

Es el acto de administracin a travs del cual el FONCODES aprueba formalmente el monto efectivamente gastado por el NEDD en la gestin de la distribucin de bienes previsto en el marco de los D.U. N 058-2011 y 016-2012, con lo cual se cumple la donacin con cargo en concordancia con el Convenio suscrito.

1.3.3 Procedimiento a seguir para la Pre Liquidacin de Convenios

1.3.3.1 La preliquidacin del Convenio se efectuar mensualmente; en tal sentido, el NEDD deber rendir cuenta documentada de la ejecucin financiera y de las actividades realizadas hasta el ltimo da hbil del mes. En un plazo mximo de diez (10) das calendario despus de finalizado cada mes de ejecucin del convenio, el NEDD a travs de su Presidente, deber presentar al Equipo Zonal de FONCODES, un informe mensual sobre la ejecucin del Convenio (preliquidacin) cuyo contenido mnimo deber incluir: Comentarios al Avance Fsico Financiero, Descripcin de las acciones desarrolladas en el mes, problemas presentados y soluciones adoptadas, incluyendo el informe mensual, elaborada por el Coordinador Regional de Distribucin. As mismo, el NEDD deber adjuntar, de ser el caso, la siguiente documentacin foliada, para su revisin en los aspectos de gestin tcnica, administrativa y financiera, organizada de acuerdo al numeral 1.3.3.3: a. Actas de Transferencia de bienes de los Ncleos Ejecutores de Compras a los NEDD, en original b. Copia, autenticada por fedatario, del Convenio suscrito entre FONCODES y el NEDD (slo para el primer mes) y de las Adendas suscritas (en el informe siguiente a la suscripcin de las mismas). c. Resumen y comentarios de los principales acuerdos tomados en la(s) Sesin(es) del NEDD. Adjuntar copia autenticada por fedatario de las Actas de Sesin(es) del NEDD suscritas durante el mes. d. Informe mensual presentado por el Coordinador Regional de Distribucin.

1.3.3.2

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VERSIN : 1.0 FECHA:

e. Reporte de bienes del Sector Educacin (ingreso/salida/stock) en los Almacenes de Sede Departamental del NEDD. f. Contratos suscritos con los integrantes de los Equipos Tcnico y Administrativo. g. Manifiesto de Gastos efectuados durante el mes; el cual contendr en forma ordenada y detallada los gastos realizados segn el formato del Anexo N 1.6. Dicho formato deber ser remitido en forma impresa y en archivo digital. h. Resumen del Estado Financiero segn formato del Anexo N 1.7. i. Reporte del avance de la Distribucin acorde al Plan de Distribucin, segn formato del Anexo N 1.8 j. Resumen del avance de ejecucin presupuestal mensual, a nivel de especfica de Gastos. k. Comprobantes de Pago en originales. l. Estado de la cuenta bancaria del NEDD. m. Libro Banco. n. Conciliacin Bancaria. o. Inventario de bienes de activos no financieros y bienes no depreciables, conciliados y actualizados. En este reporte debe indicarse el N de Comprobante de Pago y fecha de emisin, as mismo deben sealarse el detalle y caractersticas por cada bien adquirido (marca, modelo, N de serie, N de IMEI, etc.) p. Otros documentos sustentatorios de gastos generados durante el mes de ejecucin. 1.3.3.3 Una vez recibida el informe mensual sobre la ejecucin del Convenio, el Jefe del Equipo Zonal dispondr el registro de la presentacin de la misma en el sistema de informacin de FONCODES y se derivar al Supervisor Zonal de Distribucin la documentacin indicada en los literales a., d., e., i.; y al Liquidador Zonal la documentacin indicada en los literales b., c., f., g., h., j., k., l., m., n., o., y p., del numeral precedente. El Supervisor Zonal de Distribucin verificar, entre otros, que la documentacin presentada es concordante con lo ejecutado tal como ha sido establecido en el Convenio, la presente Gua u otra documentacin relativa a la ejecucin del Programa. El plazo para realizar esta labor es de cinco (5) das hbiles. De encontrar conforme la documentacin, deber emitir su informe de conformidad, el mismo que deber remitirse conjuntamente con la documentacin sustentatoria revisada, al Liquidador Zonal. El Liquidador Zonal proceder a la revisin del sustento del gasto. Como resultado de la revisin emitir el informe tcnico econmico de la inversin realizada e informe de conformidad al Jefe del Equipo Zonal, el cual contendr el pronunciamiento sobre la procedencia de la preliquidacin indicando, entre otros, si la documentacin que la sustenta se ajusta a lo establecido en el Convenio, la presente Gua u otra documentacin relativa a la ejecucin del Programa. El plazo para realizar esta labor es de cinco (5) das hbiles. De efectuarse observaciones por parte del Supervisor Zonal de Distribucin y/o Liquidador Zonal estas sern comunicadas al Jefe del Equipo Zonal quien las notificar al NEDD para su respectivo levantamiento. El plazo para que el NEDD proceda al levantamiento del total de las observaciones advertidas por el Supervisor Zonal de Distribucin y/o Liquidador Zonal no exceder los cinco (05) das hbiles, posteriores a la recepcin de la notificacin de observaciones correspondiente. La documentacin presentada por el NEDD sustentando el levantamiento de las observaciones ser revisada por el Supervisor Zonal de Distribucin y/o Liquidador

1.3.3.4

1.3.3.5

1.3.3.6

1.3.3.7

1.3.3.8

12

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VERSIN : 1.0 FECHA:

Zonal, quienes de encontrarla conforme, emitirn sus respectivos informes de conformidad, prosiguiendo el trmite correspondiente. El plazo que tiene el Supervisor Zonal de Distribucin y/o Liquidador Zonal para realizar esta labor es de cinco (05) das hbiles. 1.3.3.9 En caso de persistir las observaciones notificadas, el Jefe del Equipo Zonal convocar al Presidente del NEDD para que en una reunin, se levante un Acta donde se precisen las observaciones pendientes de subsanar y las acciones a adoptar para su respectivo levantamiento, en dicha Acta se establecer que el plazo para el levantamiento definitivo es de cinco (05) das hbiles. Excepcionalmente, el Jefe del Equipo Zonal podr ampliar el plazo dependiendo de la complejidad de las acciones a realizar para el levantamiento, a propuesta del Supervisor Zonal de Distribucin y/o Liquidador Zonal.

1.3.3.10 La emisin de la Ficha de Aprobacin de Preliquidacin, segn Anexo N 1.9, estar a cargo del Liquidador Zonal, luego de contar con los otorgamientos de procedencia establecidos en los numerales 1.3.3.4 y 1.3.3.5 de la presente Gua. 1.3.3.11 La Ficha de Aprobacin de Preliquidacin, segn Anexo N 1.9, ser suscrita por el Liquidador Zonal, el Supervisor Zonal de Distribucin y el Jefe del Equipo Zonal de FONCODES, en ese orden. As mismo, esta Ficha con la documentacin sustentatoria, as como con los Informes de conformidad, sern custodiados en el Archivo del Equipo Zonal de FONCODES. Copia autenticada de la ficha ser remitida al NEDD, a la UGAT y al Equipo de Trabajo de Liquidacin y Transferencia. 1.3.3.12 De evidenciarse irregularidades, el Jefe del Equipo Zonal de FONCODES, con el informe tcnico correspondiente, comunicar al Asesor Legal del Equipo Zonal dichas irregularidades; a efectos de que se pronuncie en un plazo de dos (02) das hbiles sobre las responsabilidades y adopte las acciones legales a que hubiera lugar. 1.3.3.13 En el ltimo mes de ejecucin del Convenio (a la culminacin de la ejecucin de las actividades), corresponde al NEDD presentar la Rendicin Final de Cuentas para proceder con la Liquidacin del Convenio, la cual incluir los gastos incurridos durante dicho mes, para tal efecto presentar el Manifiesto de Gastos y el Resumen del Estado Financiero.

1.3.4 Procedimiento para aprobar la Liquidacin del Convenio

1.3.4.1 A la culminacin de la ejecucin de las actividades previstas en el convenio, Presidente del NEDD deber presentar al Jefe del Equipo Zonal de FONCODES, rendicin final de cuentas en original (liquidacin) y la documentacin indicada en numeral 1.3.3.13 (rendicin del ltimo mes de ejecucin); para lo cual deber adjuntar siguiente documentacin, organizada de acuerdo al numeral 1.3.4.2: el la el la

a. Informe Final de Ejecucin debidamente suscrito por los miembros del NEDD, Coordinador Administrativo y Coordinador Regional de Distribucin. b. Cuadro detallado y totalizado por Institucin Educativa beneficiaria, de los bienes distribuidos sustentados con el Expediente de Recepcin de Bienes c. Acta de Transferencia de los bienes del Sector Educacin entregados por los Ncleos Ejecutores de Compras al NEDD. d. Reporte detallado de bienes (ingreso/salida) en cada Almacn del NEDD. e. Copia autenticada por fedatario de las Fichas de Aprobacin de Preliquidacin. f. Resumen Final del Estado Financiero Consolidado (Anexo N 1.10). g. Resumen de la ejecucin presupuestal, a nivel de especfica de Gastos.

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VERSIN : 1.0 FECHA:

h. Comprobantes de Pago originales. i. Extracto Bancario de la Cuenta Corriente cancelada. j. Inventario General de activos no financieros y bienes no depreciables adquiridos por el NEDD, desde el inicio de su gestin, debidamente documentado. Este reporte debe indicar el Comprobante de Pago, fecha del C/P, descripcin, caractersticas (marca, modelo, N de serie, N de IMEI) y estado por cada bien, as mismo deber sealar el destino de cada bien. k. Acta de Entrega y Recepcin de bienes (activos no financieros y bienes no depreciables) a FONCODES, con la conformidad del Asistente Administrativo del Equipo Zonal respectivo. l. Constancia de devolucin a FONCODES del monto no ejecutado, segn corresponda. m. Acta de Destruccin de Talones y Cheques No Utilizados (Anexo N 1.11) n. Documento de la SUNAT donde se da de baja las Guas de Remisin no utilizadas por el NEDD. o. Acta de Destruccin de Guas de Remisin no utilizadas. p. Talones de cheques utilizados, con su respectiva relacin. q. Otros documentos sustentatorios de gastos generados durante la ejecucin del convenio, de corresponder. La informacin contenida en los incisos a., b., c., d., f., j., k. debern ser presentados adicionalmente de manera digital (CD). 1.3.4.2 Una vez recibida la rendicin final de cuentas, el Jefe del Equipo Zonal dispondr el registro de la presentacin de la misma en el sistema de informacin de FONCODES y se derivar al Supervisor Zonal de Distribucin la documentacin indicada en los literales a, b, c, d, e.; y al Liquidador Zonal la documentacin indicada en los literales f., g., h., i., j., k., l., m., n., o., p. y q. y copia del literal a., del numeral precedente. El Supervisor Zonal de Distribucin verificar, entre otros, que la documentacin presentada es concordante con lo ejecutado tal como ha sido establecido en el Convenio, la presente Gua u otra documentacin relativa a la ejecucin del Programa. El plazo para realizar esta labor es de diez (10) das hbiles. De encontrar conforme la documentacin de la liquidacin, deber emitir su informe de conformidad, el mismo que deber remitirse conjuntamente con la documentacin sustentatoria revisada, al Liquidador Zonal. El Liquidador Zonal proceder a la revisin del sustento del gasto. Como resultado de la revisin emitir el informe tcnico econmico de la inversin realizada e informe de conformidad al Jefe del Equipo Zonal, el cual contendr el pronunciamiento sobre la procedencia de la liquidacin indicando, entre otros, si la documentacin que la sustenta se ajusta a lo establecido en el Convenio, la presente Gua u otra documentacin relativa a la ejecucin del Programa. El plazo para realizar esta labor es de diez (10) das hbiles. De efectuarse observaciones por parte del Supervisor Zonal de Distribucin y/o Liquidador Zonal estas sern comunicadas al Jefe del Equipo Zonal quien las notificar al NEDD para su respectivo levantamiento.

1.3.4.3

1.3.4.4

1.3.4.5

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VERSIN : 1.0 FECHA:

1.3.4.6

El plazo para que el NEDD proceda al levantamiento del total de las observaciones advertidas por el Supervisor Zonal de Distribucin y/o Liquidador Zonal no exceder los siete (7) das hbiles, posteriores a la recepcin de la notificacin de observaciones correspondiente. La documentacin presentada por el NEDD sustentando el levantamiento de las observaciones ser revisada por el Supervisor Zonal de Distribucin y/o Liquidador Zonal, quienes de encontrarla conforme, emitirn sus respectivos informes de conformidad, prosiguiendo el trmite correspondiente. El plazo que tiene el Supervisor Zonal de Distribucin y/o Liquidador Zonal para realizar esta labor es de siete (7) das hbiles. En caso de persistir las observaciones notificadas, el Jefe del Equipo Zonal convocar al Presidente del NEDD para que en una reunin, se levante un Acta donde se precisen las observaciones pendientes de subsanar y las acciones a adoptar para su respectivo levantamiento, en dicha Acta se establecer que el plazo para el levantamiento definitivo es de cinco (05) das hbiles. Excepcionalmente, el Jefe del Equipo Zonal podr ampliar el plazo dependiendo de la complejidad de las acciones a realizar para el levantamiento, a propuesta del Supervisor Zonal de Distribucin y/o Liquidador Zonal. La emisin de la Ficha de Aprobacin de Liquidacin, segn Anexo N 1.12, estar a cargo del Liquidador Zonal, luego de contar con los otorgamientos de procedencia establecidos en los numerales 1.3.3.4 y 1.3.3.5 de la presente Gua.

1.3.4.7

1.3.4.8

1.3.4.9

1.3.4.10 La Ficha de Aprobacin de la Liquidacin, segn Anexo N 1.12, ser suscrita por el Liquidador Zonal, el Supervisor Zonal de Distribucin y el Jefe del Equipo Zonal de FONCODES, en ese orden. As mismo, esta Ficha con la documentacin sustentatoria de la liquidacin as como la de preliquidacin, de ser el caso, conjuntamente con los Informes de Conformidad, sern foliados, custodiados y archivados en el Equipo Zonal de FONCODES. Copia autenticada de la ficha ser remitida a la UGAT, NEDD, Equipo de Trabajo de Contabilidad y el Equipo de Trabajo de Liquidacin y Transferencia. 1.3.4.11 Una vez que el NEDD obtenga la Ficha de Aprobacin de Liquidacin del Convenio suscrito con FONCODES, proceder a tramitar ante la SUNAT la baja del RUC, cuyo cargo del documento se remitir al Equipo Zonal de FONCODES, con conocimiento del Equipo de Trabajo de Contabilidad - ETC. 1.3.4.12 Luego de concluidas las actividades del NEDD, ste alcanzar al Equipo Zonal de FONCODES el Inventario de Acervo documentario generado en el marco del Convenio suscrito (Anexo N 1.13). 1.3.4.13 El documento emitido por la SUNAT que formalice la baja al RUC del NEDD ser remitida al Liquidador Zonal para su inclusin en el expediente de Liquidacin.

1.3.5 Formalidades de los documentos sustentatorios del gasto

1.3.5.1 Los Comprobantes de Pago que forman parte de la Preliquidacin y Liquidacin del Convenio para sustentar los gastos debern cumplir con todos los requisitos y formalidades exigidos por el Reglamento de Comprobantes de Pago, aprobado por Resolucin de Superintendencia N 007-99-SUNAT y modificatorias, siendo presentados en original sin borrones ni enmendaduras, precisndose que para la

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VERSIN : 1.0 FECHA:

expedicin de la(s) copia(s), se emplear papel carbn, carbonado o autocopiativo qumico. 1.3.5.2 1.3.5.3 Los Comprobantes de Pago, deben ser girados a nombre del NEDD. El Manifiesto de Gastos segn el Anexo N 1.6, contendr en forma ordenada y detallada cada uno de los rubros que conforman el Resumen del Estado Financiero segn el Anexo N 1.7. Al Manifiesto de Gastos se adjuntar la documentacin sustentatoria del gasto correspondiente (Comprobantes de Pago autorizados por SUNAT). En caso de haberse concluido los servicios de las personas responsables en suscribir algunos de los formatos contenidos en la presente Gua, podr hacerlo el inmediato superior, situacin que deber ser expuesta en los informes mensuales correspondientes.

1.3.5.4 1.3.5.5

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VERSIN : 1.0 FECHA:

II. DEL NCLEO EJECUTOR DESCENTRALIZADO (NEDD)

2.1 OBJETIVOS
2.1.1 Objetivo General

DE

DISTRIBUCIN

Proveer de uniformes, buzos, calzados, chompas a escolares en zona de pobreza y pobreza extrema a nivel nacional, como parte de la lucha contra la pobreza en el pas.

2.1.2 Objetivo Especfico

Distribuir uniformes, buzos, calzados y chompas escolares a los Comits de Recepcin, para su entrega a los beneficiarios cuya demanda ha sido identificada por el Ministerio de Educacin, en zona de pobreza y pobreza extrema a nivel nacional.

2.2 CONFORMACIN
De acuerdo a lo establecido en el Decreto de Urgencia N 058-2011 y normas modificatorias, el NEDD estar integrado por un representante del Ministerio de Desarrollo e Inclusin Social, quien lo presidir; un representante de la Direccin Regional de Produccin o la que haga sus veces, quien har de Secretario; un representante de la Direccin Regional de Educacin, quien har las veces de Tesorero, un representante del Gobierno Local y un representante de la Asociacin de Padres de Familia (APAFA).Las funciones de los miembros del NEDD son indelegables. De la misma manera, el NEDD convocar a un representante de la Presidencia del Gobierno Regional de su jurisdiccin, para que en calidad de invitado, participe en las reuniones de dicho Ncleo y contribuya a la operatividad del Plan de Distribucin.

2.3 FORMULACIN DEL PRESUPUESTO

El Presupuesto del NEDD forma parte integrante de su Plan de Distribucin, cuya propuesta ser enviada para su aprobacin a la UGAT, dentro de un plazo de diez (10) das hbiles siguientes a la suscripcin del Convenio con FONCODES, para su incorporacin mediante Adenda a dicho Convenio. Dicho Presupuesto slo contendr gastos directamente relacionados al objeto del Convenio, la presente Gua y dems normas pertinentes y deber estar desagregado por Componentes, Actividades y Especficas de Gasto (Anexo N 1.2), mensualizado de acuerdo al Anexo N 1.3 y ceirse al Clasificador de Gastos (Anexo N 1.1) de la presente Gua.

2.4 FUNCIONES DEL NEDD

2.4.1 Funcin General
El NEDD tiene como funcin general, la correcta ejecucin de la distribucin a los Comits de Recepcin, desarrollando todas las acciones necesarias para el logro de los objetivos y metas trazadas en los Convenios firmados. Asimismo, velar que todos los gastos efectuados, estn

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VERSIN : 1.0 FECHA:

directamente relacionados al D.U. N 058-2011, del Convenio respectivo y dems normas pertinentes, ejecutndose en la forma prevista en la presente Gua.

2.4.2 Funciones Especficas

a. Recibir los bienes adquiridos por los Ncleos Ejecutores de Compras, registrando, manteniendo y reportando toda la informacin necesaria y generando, custodiando y entregando la documentacin pertinente. b. Elaborar y presentar, dentro de los diez (10) das siguientes a la firma del Convenio, para aprobacin de FONCODES, a travs de la Unidad Gerencial de Articulacin Territorial UGAT, el Plan de Distribucin, que incluir el Presupuesto por Componente, Actividad y Especfica de Gastos y un Cronograma mensualizado de gastos. Dicho documento podr ser modificado posteriormente, a propuesta justificada del NEDD, con la aprobacin de FONCODES. c. Registrar en los aplicativos informticos que FONCODES ponga a su disposicin, manteniendo permanentemente actualizada, toda la informacin relativa al proceso de distribucin, garantizando su veracidad y oportunidad; pudiendo el NEDD proponer todas las mejoras que estime conveniente. d. Efectuar la correcta distribucin de los bienes del Sector Educacin a los Comits de Recepcin. e. Gestionar eficaz y eficientemente los recursos que le sean transferidos, utilizndolos exclusivamente y bajo responsabilidad para los fines estipulados en el Convenio y dems normas aplicables. f. Informar cada vez que sea requerido por FONCODES, sobre el avance del proceso de distribucin y los resultados del mismo. g. Facilitar la labor de la Supervisin de FONCODES, incluyendo su asistencia a las reuniones del NEDD. h. Rendir mensualmente cuenta documentada al Jefe del Equipo Zonal de FONCODES, de la ejecucin financiera y de las actividades del proceso de distribucin, dentro de los primeros diez (10) das de vencido el mes. i. Contratar los servicios de personas naturales y/o jurdicas con capacidades y experiencia necesaria para cubrir las necesidades de apoyo tcnico y administrativo que el proceso de distribucin requiera (Coordinador Regional de Distribucin, Coordinador Administrativo, Almacenero y Coordinador de Campo y otro personal de apoyo que sea necesario), previamente justificado por el NEDD y aprobado por la UGAT. j. A la culminacin de la ejecucin de las actividades previstas en el convenio, el NEDD presentar a FONCODES, a travs del Equipo Zonal de FONCODES, la liquidacin final debidamente documentada. k. Cautelar que los locales donde se almacenan los bienes cuenten con los ambientes necesarios y renan las condiciones de seguridad, debiendo adoptar las medidas que razonablemente estn a su alcance. l. Cautelar que los bienes a distribuir cuenten con las plizas de seguros vigentes tanto en el almacenaje como en sus traslados. m. Garantizar que el proceso de distribucin cuente con el respaldo documentario correspondiente. n. Otras que les asigne UGAT y/o Supervisin.

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VERSIN : 1.0 FECHA:

2.4.3 De los integrantes del NEDD

2.4.3.1 Presidente

Funcin General Dirigir una eficiente y eficaz gestin administrativa y financiera, que permita lograr el cumplimiento de los objetivos y metas de la distribucin de bienes; de acuerdo con lo estipulado en el Convenio suscrito, as como de la normatividad pertinente, emitida por FONCODES. Funciones Especficas a. b. Ejercer la representacin legal y la mxima autoridad del NEDD. Asumir las facultades generales y especiales establecidas en los Art. 74 y 75 del Cdigo Procesal Civil, las que le sern otorgadas por acuerdo del NEDD. c. Informar al NEDD, los reglamentos y acciones establecidas para el cumplimiento de los objetivos de la distribucin. d. Dirigir los procesos de planificacin, ejecucin y control de la gestin tcnico administrativo de la distribucin de bienes. e. Manejar mancomunadamente con el Tesorero la cuenta bancaria. f. Velar por el registro actualizado de toda la informacin relativa al proceso de distribucin, garantizando su veracidad y oportunidad en los aplicativos informticos que FONCODES ponga a su disposicin. g. Evaluar el desempeo del equipo tcnico y administrativo, adoptando el NEDD las medidas correctivas que sean necesarias. h. Suscribir, modificar y resolver en representacin del NEDD los contratos de Locacin de Servicio del equipo tcnico y administrativo, pudiendo delegar esa funcin en el Coordinador Administrativo. i. Firmar conjuntamente con el Tesorero: cheques, cartas orden, transferencias interbancarias y similares. j. Suscribir conjuntamente con el Coordinador Administrativo, los informes y toda la documentacin administrativa financiera y de Rendicin de Cuentas; del mismo modo, la informacin tcnica formulada y suscrita por el Coordinador Regional de Distribucin. k. Suscribir convenios, previo acuerdo del NEDD. l. Presidir las sesiones del NEDD. m. Comunicar a la UGAT el cronograma de distribucin de los bienes a los Comits de Recepcin. n. Presentar al NEDD para su aprobacin, el Informe Final de Ejecucin. o. Presentar al Equipo Zonal de FONCODES para su aprobacin, a la culminacin de la ejecucin de las actividades previstas en el convenio, el Informe Final de Ejecucin, conjuntamente con la documentacin sustentatoria. p. Adoptar las acciones necesarias, que se requieran para la ptima ejecucin de la distribucin de los bienes a los Comits de Recepcin.

2.4.3.2

Tesorero

Funcin General Administrar, informar y evaluar la gestin financiera de los recursos asignados al NEDD, asimismo cautelar los recursos financieros, ttulos valores, registros y documentacin sustentatoria correspondiente.

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VERSIN : 1.0 FECHA:

Funciones Especficas a. Manejar mancomunadamente con el Presidente la cuenta bancaria. b. Firmar conjuntamente con el Presidente: cheques, cartas orden, transferencias interbancarias y similares. c. Preservar el buen uso y la seguridad de los recursos financieros transferidos al NEDD, estableciendo procedimientos que prevengan riesgos o contingencias tanto con los recursos financieros, ttulos valores, as como los registros y documentacin sustentatoria respectiva. d. Participar en las sesiones convocadas por el NEDD. e. Dar conformidad previa a las operaciones bancarias y de Tesorera respecto de los fondos asignados al NEDD. f. Emitir informacin financiera fidedigna y confiable en los plazos que se le requiera.

2.4.3.3

Secretario

Funcin General Apoyar a que las actividades del NEDD sean desarrolladas de manera transparente, ordenada y programada, coordinando con todas las entidades o personas que sean necesarias. Funciones Especficas a. Redactar las Actas de las sesiones convocadas por el NEDD, dar lectura y gestionar su aprobacin en la siguiente sesin, asimismo custodiarlas e informar lo pertinente a pedido de cualquier entidad o persona. b. Organizar y coordinar la Agenda de sesiones e informar al NEDD del desarrollo del proceso de distribucin, apoyando la difusin del mismo. c. Convocar por encargo del Presidente y participar en las sesiones del NEDD. d. Por decisin del NEDD, podr firmar mancomunadamente, en caso de ausencia de alguno de los titulares de la Cuenta Corriente del NEDD: cheques, cartas orden, transferencias interbancarias y similares.

2.4.3.4

Vocales

Funcin General Participar en el proceso de distribucin de bienes a los Comits de Recepcin. Funciones Especficas a. Participar en las sesiones convocadas por el NEDD b. Participar en la organizacin para el desarrollo de la distribucin de bienes a los Comits de Recepcin. c. Informar al Presidente del NEDD del desarrollo del proceso de distribucin. d. Apoyar la difusin del proceso de distribucin de bienes. e. Por decisin del NEDD, podr firmar mancomunadamente, en caso de ausencia de alguno de los titulares de la Cuenta Corriente del NEDD: cheques, cartas orden, transferencias interbancarias y similares.

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VERSIN : 1.0 FECHA:

2.4.4 Del Equipo Tcnico y Administrativo del NEDD

El NEDD ser apoyado por un Equipo Tcnico Administrativo, cuyos integrantes, funciones y perfil del personal principal (Coordinador Regional de Distribucin, Coordinador Administrativo, Almacenero y Coordinador de Campo) se indican en el Anexo N 2.1. Asimismo est facultado para contratar personal de apoyo debidamente fundamentado ante la UGAT. De ser el caso, el NEDD solicitar la autorizacin de UGAT a travs del Equipo Zonal de FONCODES, para la exclusin de alguno de ellos o la inclusin de otros integrantes.

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VERSIN : 1.0 FECHA:

III. CICLO DE LA DISTRIBUCIN DE LOS BIENES

3.1 DE LAS DEFINICIONES Y CONDICIONES DE LA DISTRIBUCIN
3.1.1 Distribucin
El proceso de distribucin se inicia con la transferencia de los bienes del Sector Educacin que efecten los Ncleos Ejecutores de Compras a los NEDD mediante un Acta de Transferencia, previo control de calidad y cantidad. Dichos bienes son ingresados a los almacenes indicados por el NEDD. La Distribucin se efectuar conforme a lo establecido en el Plan de Distribucin, elaborado por el NEDD y aprobado por FONCODES. Dicho plan deber tomar en consideracin lo siguiente: Buscar la eficiencia en la distribucin de los bienes a los Comits de Recepcin; en el ms corto tiempo, al ms bajo costo y en condiciones de seguridad. Garantizar la seguridad en el transporte y manipuleo de los bienes. Garantizar el adecuado almacenamiento y gestin de inventarios de los bienes a ser distribuidos. Establecer el Cronograma de Distribucin, garantizando la oportunidad y cumplimiento de plazos del mismo. Permitir y facilitar la supervisin de FONCODES. Para la distribucin de los bienes a los Comits de Recepcin, el NEDD realiza las siguientes actividades:

3.1.1.1

Del Almacn

a. Los almacenes se ubicarn preferentemente en las capitales de departamento y debern cumplir las condiciones adecuadas en lo referente a seguridad, espacio, conservacin, maniobrabilidad y control de riesgos, que permita desarrollar en condiciones adecuadas los procesos de recepcin, almacenamiento y distribucin de los bienes. De evidenciarse la necesidad de contar con un mayor nmero de almacenes, de acuerdo a las necesidades geogrficas y/o logsticas de cada departamento, stos podrn ser implementados bajo las mismas condiciones referidas, los cuales se denominaran puntos de acopio. b. Cada almacn tendr tres zonas definidas: i) de recepcin y despacho, ii) de almacenaje y iii) de elaboracin de lotes de despacho (paquetizacin). Las tres zonas deben de funcionar de manera coordinada, de tal manera que permanentemente garanticen el suministro eficiente y efectivo de los bienes. c. Para realizar con facilidad las verificaciones que sean necesarias, el NEDD, acorde con el Plan de Distribucin proceder a realizar una adecuada Gestin de Inventarios, involucrando actividades de: i) Determinacin de Existencias, ii) Flujo de Existencias y iii) Procedimientos de control y reporte permanente de stocks. Dicha informacin deber estar permanentemente actualizada en los aplicativos informticos que FONCODES ponga a disposicin de los NEDD, sin perjuicio de llevar un registro paralelo en medios fsicos.

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VERSIN : 1.0 FECHA:

d. Los almacenes y puntos de acopio deben contar con servicio de vigilancia las 24 horas del da.

3.1.1.2

Conformacin de lotes de distribucin de bienes (paquetizacin)

Para los traslados de los bienes desde los almacenes departamentales hacia otros almacenes o puntos de acopio, los bienes sern empaquetados convenientemente en lotes. Los lotes de distribucin entre almacenes y/o puntos de acopio se conformarn en funcin de las cantidades de bienes por tipo, sexo y talla de las Instituciones Educativas y/o PRONOEI por atender, segn la demanda de beneficiarios establecida por el Ministerio de Educacin. Los paquetes de bienes sern acondicionados en cajas o bolsas que renan condiciones adecuadas de seguridad y preservacin del bien.

3.1.1.3

Rotulado

Cada paquete deber tener un rtulo antes de ser despachado a otro almacn menor o punto de acopio. Se entiende por paquete a un nmero de bienes que se encuentran en una bolsa o caja que bsicamente sea del mismo tipo de bien, la misma talla y el mismo sexo. A su vez, el rotulado deber incluir los siguientes datos: almacn origen, almacn o lugar de destino, descripcin de tems, cantidad, talla y sexo, si fuese necesario. El rtulo deber adoptar la forma de sticker, colgante o de otro tipo; siempre que sea suficientemente seguro como para garantizar que se mantenga ntegro en el traslado, de acuerdo al formato contenido en el Anexo N 3.1.

3.1.1.4

Traslado de bienes a distribuir

El traslado de los bienes se deber efectuar en medios de transporte adecuadamente acondicionados para brindar seguridad e integridad de los bienes escolares a ser trasladados (preferentemente cerrados, tipo furgones); debiendo efectuarse el empaque de forma correcta y previa verificacin de que se cuenta con las plizas de seguros para cubrir las contingencias que se pudieran presentar.

3.1.1.5

Seguros

a. El NEDD deber contar con una pliza de seguro contra todo riesgo a fin de garantizar la integridad de los bienes que se encuentran almacenados. Dicha pliza se extender a los traslados entre almacenes as como la distribucin a los Comits de Recepcin, salvo que los transportistas que trasladen los bienes cuenten con una pliza de seguro propio. b. Para la contratacin de las plizas de seguros, los NEDD debern observar los principios de eficiencia y racionalidad de gasto para lo cual debern implementar coordinaciones a nivel nacional (interregional), que deriven en la mejor propuesta en trminos de economa y cobertura para la contratacin dichos seguros.

3.1.1.6

Recopilacin de Documentos

El NEDD recabar la documentacin necesaria para la distribucin de los bienes a los Comits de Recepcin. La documentacin constituir un Expediente de Recepcin de Bienes y comprender: a. Copia de la certificacin del Comit de Recepcin

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VERSIN : 1.0 FECHA:

b. c. d. e.

Acta de Recepcin (Anexo N 3.2) Gua de Remisin (vlidamente emitido segn las normas pertinentes de la SUNAT) Acta de Entrega de Bienes Escolares (Anexo 3.3) Fotocopia del D.N.I. de los integrantes del Comit de Recepcin (facultativo)

El NEDD efectuar las coordinaciones con las UGEL para la recopilacin de los documentos de los Comits de Recepcin. FONCODES podr apoyar en la labor de coordinacin.

3.1.1.7

Programacin de la distribucin de bienes

a. El NEDD coordinar con la DRE, UGEL, el Gobierno Local y Gobernacin el proceso de distribucin de los bienes a los Comits de Recepcin, considerando nicamente a aquellas Instituciones Educativas o PRONOEI con las que se cuente con el Expediente de Recepcin de Bienes completo (excepto la Gua de Remisin). b. Para la difusin de la programacin de la distribucin de los bienes se podr emplear publicaciones en el diario de mayor circulacin del departamento y, de estimarlo conveniente el Coordinador Regional de Distribucin, por otros medios. c. La distribucin slo podr efectuarse en locales cerrados, que cuenten preferentemente con dos accesos (uno de entrada y otro de salida), deber evitarse la distribucin en lugares abiertos. La distribucin podr realizarse bajo los esquemas siguientes, que no son excluyentes: Programacin de la distribucin a los Comits de Recepcin en el Almacn del NEDD En el caso de la Provincia de las capitales Departamentales y el resto de zonas urbanas, cercanas a los almacenes (se estima donde el acceso hacia los almacenes sea de menos de 3 horas), la distribucin de bienes se efectuar en los propios Almacenes del NEDD. Programacin de la distribucin a los Comits de Recepcin a travs de las UGEL Para el caso de las provincias cercanas a los almacenes del NEDD, se coordinar con las UGEL a fin de efectuar la distribucin de los bienes en los locales de la UGEL; para lo cual se establecer en forma conjunta el cronograma de dicha distribucin. Los Coordinadores de Campo, promovern realizar esta labor con las UGEL de su zona. Programacin de la distribucin a los Comits de Recepcin a travs de locales centrales de distribucin Se programar la distribucin de los bienes, teniendo en cuenta las rutas que busquen hacerla eficiente (atender la mayor cantidad de Comits de Recepcin por ruta) y previa comunicacin de dicha distribucin (Publicacin, coordinacin con Gobierno Local, Gobernacin y UGEL). La distribucin se efectuar en un punto central para varios Comits de Recepcin, que puede ser el local de la Municipalidad u otra entidad pblica o privada. Programacin de la distribucin a los Comits de Recepcin directamente Se programar la distribucin a los Comits de Recepcin que por sus caractersticas (acceso, peligrosidad, volumen u otra razn justificada) sea conveniente distribuir directamente los bienes en los locales de las Instituciones Educativas a las que representa el

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VERSIN : 1.0 FECHA:

Comit. Los NEDD podrn ser apoyados por los Equipos Zonales de FONCODES en la determinacin de dichos locales. d. En caso no sea posible efectuar la distribucin de bienes a los Comits de Recepcin segn lo programado, el NEDD con el Comit de Recepcin adoptarn las acciones necesarias para que se efectivice la distribucin.

3.1.2 Procedimientos para la Distribucin

a. Los NEDD comunican, a travs de los medios que tengan disponibles (comunicacin directa, medios de comunicacin, pgina web, etc.), el procedimiento, lugar y cronograma de distribucin de los bienes a los Comits de Recepcin. El NEDD organizar el Expediente de Recepcin de Bienes debiendo verificar la existencia de la Copia de la certificacin del Comit de Recepcin, y fotocopia del D.N.I. de los integrantes del Comit de Recepcin. Paralelamente, los NEDD proporcionarn a los Comits de Recepcin, para su respectiva suscripcin, el formato del Acta de Recepcin (Anexo N 3.2) debidamente llenado con la cantidad de bienes a distribuir por tipo, sexo y talla, informadas por el Ministerio de Educacin a FONCODES con Oficio N433-2011-ME/SPE de fecha 25/11/2011. El Acta de Recepcin es condicin suspensiva, es decir, producir efectos y tendr validez una vez que el NEDD efectivice la distribucin de los bienes a algn miembro del Comit de Recepcin y cuente con la Gua de Remisin debidamente suscrita. En el momento en que se efectivice la entrega de bienes al Comit de Recepcin se deber suscribir adems el Acta de Entrega de Bienes Escolares (Anexo N 3.3). La Gua de Remisin, el Acta de Recepcin (Anexo N 3.2) y el Acta de Entrega de Bienes Escolares (Anexo N 3.3) debern ser incluidos en el Expediente de Recepcin de Bienes indicado en el literal b. del presente numeral. Los Expedientes de Recepcin de Bienes organizados por los NEDD, formarn parte de la documentacin sealada en la rendicin final de cuentas, como se indica en el literal b. del numeral 1.3.4.1 de la presente Gua.

b. c.

d.

e. f. g.

3.2 DEL SISTEMA DE MONITOREO

El NEDD deber contar con un Sistema de Monitoreo, que permita registrar, controlar y conocer los procesos de origen del bien, su almacenamiento y distribucin. a. En la recepcin de bienes en los almacenes del NEDD, tendr una lotizacin especial para la identificacin y organizacin del traslado. b. La etapa de preparacin de lotes, se har acorde a lo indicado en el Plan de Distribucin y el inventario existente en el almacn. c. La informacin del lote preparado, as como la fecha, debern registrarse, informacin que servir para la preparacin de los rtulos de envo. d. En la etapa de traslado y distribucin se debe de monitorear la fecha de recepcin y poder levantar va electrnica la gua de entrega y en paralelo, la recepcin de la documentacin fsica. e. El sistema de informacin ingresada permitir tener reportes de avance por tem, por departamento, por UGEL, por centro educativo, as como debe dar la idea de los tiempos del ciclo, el cual es importante medir debido a que los criterios de la distribucin son la rapidez y efectividad en el proceso. f. Los reportes sern evaluados y le dar la conformidad el Coordinador Regional de Distribucin, semanalmente. g. El registro en el sistema es de carcter obligatorio y de actualizacin permanente.

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IV.

DE LA SUPERVISIN DEL NEDD

4.1 ASPECTOS GENERALES

Segn lo dispuesto en el artculo 12 del Decreto de Urgencia N058-2011, FONCODES es responsable de supervisar la correcta ejecucin de la distribucin y la entrega efectiva de los bienes a los beneficiarios. La supervisin acompaa la gestin administrativa y tcnica de los Ncleos planteando recomendaciones y sugerencias para la mejora de la gestin de los procesos y recursos.

4.2 DE LA SUPERVISIN
A efecto de garantizar que los procedimientos y procesos propios de distribucin se ejecuten de acuerdo a los principios de transparencia, imparcialidad y eficiencia, la Supervisin tiene como finalidad realizar el acompaamiento y supervisin de las actividades que realicen los NEDD, en el marco de lo establecido en los D.U. N 058-2011 y 016-2012, realizando acciones de coordinacin con el sector demandante y los Comits de Recepcin, adoptando las medidas necesarias para tal fin. De acuerdo a lo dispuesto en el Artculo 9 del Decreto de Urgencia N058-2011, para el proceso de Distribucin de los bienes del sector educacin, se formarn NEDD, los mismos que estarn conformados segn la zona geogrfica donde se realizar dicha distribucin. Conforme a la mencionada disposicin, la Supervisin de FONCODES, a travs de la UGAT, comprender a nivel nacional y regional.

4.2.1 La Funcin Supervisora

La funcin supervisora que FONCODES realiza comprende las acciones de seguimiento, observacin, verificacin, anlisis y registro de los procedimientos y documentacin segn se trate de: a. Procedimientos de Distribucin Acompaar, observar, verificar y analizar el cumplimiento de los procedimientos, plazos, requisitos y dems especificaciones tcnicas y econmicas del proceso de distribucin segn lo previsto en los D.U. N 058-2011 y 016-2012, el Convenio firmado y la presente Gua. b. De la supervisin de la gestin administrativa y financiera En el mbito administrativo y financiero, la funcin supervisora tendr como base para su anlisis, observacin y registro, entre otros, las especificaciones y parmetros tcnicos y financieros establecidos en los D.U. N 058-2011 y 016-2012, el Convenio firmado y la presente Gua, los respectivos Planes de Distribucin y Presupuestos, as como la normatividad interna de FONCODES. En cuanto a los parmetros financieros cabe precisar que su labor consistir en cautelar que la gestin de los recursos se realice de acuerdo al presupuesto aprobado y al Clasificador del Gastos, para el cumplimiento de los objetivos.

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4.3 FUNCIONES DE LA SUPERVISIN NACIONAL DE DISTRIBUCIN

Efectuar el acompaamiento, seguimiento y monitoreo de las actividades de los procesos de Distribucin en el marco de lo dispuesto en los D.U. N 058-2011 y 016-2012, Convenios suscritos as como lo dispuesto en la presente Gua. En cuanto a los procedimientos de distribucin. a. Velar por el normal avance del proceso de distribucin de manera homognea. b. Velar por el cumplimiento de las condiciones, responsabilidades y obligaciones de los NEDD establecidas en el Convenio, as como toda la normatividad aplicable al Proceso de Distribucin de bienes del Sector Educacin. c. Hacer un seguimiento nacional de la correcta ejecucin de distribucin de los bienes a cargo del NEDD. d. Desarrollar las capacidades y ser soporte tcnico y administrativo financiero de los procesos de Supervisin en cada uno de los NEDD. e. Contribuir al proceso de evaluacin de resultados que se le encarga a FONCODES dentro del Programa. f. Observar y plantear las recomendaciones que correspondan en caso de incumplimiento de la normativa aplicable al proceso de Distribucin, Convenios suscritos, Contratos y la presente Gua.

4.4 FUNCIONES DE LA SUPERVISIN ZONAL DE DISTRIBUCIN

Efectuar el acompaamiento, seguimiento y supervisin de las actividades de los procesos de Distribucin en el marco de lo dispuesto en los D.U. N 058-2011 y 016-2012, Convenios suscritos con los NEDD, as como lo dispuesto en la presente Gua. En cuanto a los procedimientos de distribucin, en los aspectos administrativos y tcnicos: a. b. c. d. e. f. g. Velar por el normal avance del proceso de distribucin de bienes. Velar por el cumplimiento de las condiciones, responsabilidades y obligaciones del NEDD establecidas en el Convenio, as como toda la normatividad aplicable al Proceso de Distribucin de bienes del Sector Educacin. Verificar la correcta ejecucin de distribucin de los bienes a cargo del NEDD. Cautelar la ejecucin tcnica del proceso de Distribucin. Evaluar selectivamente el proceso de distribucin, as como calidad, almacenamiento y oportunidad de la distribucin de los bienes mediante visitas tcnicas. Solicitar y revisar la informacin sobre el proceso de Distribucin. Observar y plantear las recomendaciones que correspondan en caso de incumplimiento de la normativa aplicable al proceso de Distribucin, Convenios suscritos, Contratos y la presente Gua.

En cuanto a la ejecucin financiera y tcnica del Proceso de Distribucin: a. Verificar que la documentacin de las pre-liquidaciones y liquidacin final se encuentre completa y sea concordante con lo ejecutado, tal como ha sido establecido en los Convenios, la presente Gua u otra documentacin relativa a la ejecucin de los Convenios, verificacin de la pre-liquidacin y liquidacin de los NEDD.

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b. Pronunciarse sobre la procedencia tcnica para que se prosiga con la pre-liquidacin o liquidacin. c. Realizar una supervisin de campo en el mbito de cada Equipo Zonal, para lo cual se emitirn informes quincenales. d. Proponer a los NEDD las medidas correctivas de carcter tcnico administrativo para superar las observaciones detectadas durante la ejecucin y distribucin de los bienes. e. Observar y plantear las recomendaciones que correspondan en caso de incumplimiento de la normativa aplicable al proceso de Distribucin, Convenios suscritos, Contratos y la presente Gua. f. Hacer el seguimiento del cumplimiento de las recomendaciones que hayan sido planteadas para superar determinadas observaciones.

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