SECRETARIA EJECUTIVA DE VIGILANCIA Y DISCIPLINA COORDINACIN DE ARCHIVOS

CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIN ARCHIVSTICA

Elabor: Mtro. Jorge Nez Chvez Coordinador de Archivos

San Luis Potosi, S. L. P., 20 de noviembre de 2009

INDICE
Pg.

PRESENTACIN

1. MARCO JURDICO 2. OBJETIVOS

3. METODOLOGA 4. CUADRO DE CLASIFICACIN

PRESENTACIN

En cumplimiento de las obligaciones en materia de transparencia, acceso a la informacin y organizacin de archivos establecidas en los Lineamientos para la Gestin de Archivos Administrativos y Resguardo de la Informacin Pblica del Estado y como parte de las actividades del Programa de Desarrollo Archivstico del Consejo de la Judicatura del Poder Judicial del Estado 2009, registrado y validado por la Comisin Estatal de Garanta de Acceso a la Informacin Pblica (CEGAIP), se ha elaborado el presente Cuadro General de Clasificacin Archivstica. Este documento es fundamental para efectuar la organizacin de los archivos administrativos del Consejo de la Judicatura de manera uniforme; as como para preparar el Catlogo de Disposicin Documental y los Inventarios de Transferencia Primaria, Transferencia Secundaria y Baja definitiva, que en conjunto constituyen los principales instrumentos de descripcin y control archivstico con los que deben contar los entes obligados en las tareas de organizacin de archivos y acceso a la informacin. Este documento, debe ser entendido como un instrumento archivstico de carcter normativo en la realizacin de las actividades de organizacin de los archivos administrativos del Consejo de la Judicatura. La clasificacin archivstica a su vez, debe entenderse como la operacin que agrupa los documentos y expedientes por sus semejanzas, basada en el anlisis de la estructura orgnica, las funciones y los asuntos a cargo de las distintas reas productoras de los propios documentos. El Cuadro General de Clasificacin Archivstica no es un formato, sino un instrumento de descripcin que busca unificar los criterios de organizacin de los archivos de trmite de cada rea en el menor tiempo posible y con el menor esfuerzo, pero con calidad tcnica, al alcance de los responsables de esos archivos. En el proceso de elaboracin de este documento, se tom en cuenta el Manual de Organizacin Archivstica de las dependencias y entidades de la administracin pblica del Estado y Municipios preparado por la CEGAIP,

publicado en el peridico oficial del estado el 31 de enero pasado; la informacin aportada por las reas administrativas durante la realizacin de los diversos diagnsticos de archivos realizados en el ao, as como el conocimiento adquirido en el proceso de organizacin del archivo de concentracin administrativo que se conserva en el inmueble ubicado en la calle de Manuel del Conde No. 155, en el centro histrico de la ciudad de San Luis Potos. Como resultado de estas actividades, a continuacin se presenta el Cuadro General de Clasificacin Archivstica del Consejo de la Judicatura del Poder Judicial del Estado. I. MARCO JURDICO Para fundamentar la redaccin de este trabajo, se consultaron los diferentes ordenamientos jurdicos que se enlistan a continuacin: Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos: Artculo 6. Constitucin Poltica del Estado de San Luis Potos: Artculo 17 Bis. Ley Orgnica del Poder Judicial del Estado de San Luis Potos: Artculos

94, fraccin XXI, 101 fraccin II y, 135 a 142. Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Estado de San

Luis Potos: Artculos 91 a 97. Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos del Estado y

Municipios de San Luis Potos: Artculo 56 fraccin IV. Reglamento Interior del Consejo de la Judicatura del Poder Judicial del

Estado. Reglamento del Poder Judicial para la aplicacin de la Ley de

Transparencia Administrativa y Acceso a la Informacin Pblica del Estado de San Luis Potos. Reglamento del Archivo Judicial Acuerdo General Cuadragsimo Primero del Pleno del Consejo de la

Judicatura que crea el Comit de Informacin del Poder Judicial del Estado.

Acuerdo General Cuadragsimo Cuarto del Pleno del Consejo de la

Judicatura que crea la Comisin Mixta para la atencin a los asuntos de Transparencia e Imagen Institucional del Poder Judicial del Estado. Acuerdo General Quincuagsimo Primero del Pleno del Consejo de la

Judicatura que delega en la Secretara Ejecutiva de Vigilancia y Disciplina la Organizacin, Coordinacin, Vigilancia, Supervisin y Control de las Funciones que corresponden al Archivo Judicial, Central de Actuarios, el Servicio Mdico Legal y al Coordinador de Archivos. Acuerdo General Quincuagsimo Segundo del Pleno del Consejo de la

Judicatura por el cual se dota de atribuciones al Coordinador de Archivos del Poder Judicial del Estado. Acuerdo General Quincuagsimo Noveno del Pleno del Consejo de la

Judicatura que establece criterios para la depuracin del acervo documental del Archivo Judicial. Lineamientos para la Gestin de Archivos Administrativos y Resguardo de la

Informacin Pblica del Estado de San Luis Potos. Lineamientos Generales para la Clasificacin y desclasificacin de la

Informacin Pblica, emitidos por la Comisin Estatal de Acceso a la Informacin Pblica del Estado de San Luis Potos. Manual de Organizacin Archivstica de las dependencias y entidades de la

administracin pblica del Estado y Municipios, emitido por la Comisin Estatal de Garanta de Acceso a la Informacin Pblica de San Luis Potos. II. OBJETIVOS Los objetivos del cuadro general de clasificacin son los siguientes: Proporcionar una estructura lgica de organizacin de la documentacin

producida recibida en el ejercicio de las atribuciones del Consejo de la Judicatura. Acceder a la informacin contenida en el acervo documental de los archivos

administrativos.

Facilitar la localizacin fsica de cada documento expediente para su

eficaz control y manejo. Realizar un proceso de identificacin y agrupacin de expedientes

homogneos con base en la estructura orgnica de la institucin. Ordenar los documentos de archivo estableciendo dentro de cada

agrupacin serie documental la relacin de unos y otros, de acuerdo con una unidad de orden establecida para cada caso.

III. METODOLOGA Con base en los resultados del Diagnstico de Archivos realizado entre febrero y marzo del corriente ao; con la informacin aportada por las distintas reas del Consejo de la Judicatura; atendiendo la teora y la prctica archivstica, as como el marco jurdico del Poder Judicial del Estado, se identificaron y establecieron los diferentes niveles jerrquicos documentales, a saber: Fondo, Subfondos, Secciones, Series, y Subseries, lo cual nos acerca al detalle del contenido de los expedientes. Codificacin.- Para facilitar el manejo de los documentos y expedientes a clasificar as como para hacer eficiente el funcionamiento del Cuadro General de Clasificacin, es necesario asignar claves o cdigos que permitan identificar en el contexto institucional las diferentes secciones y series documentales establecidas. De esta forma para realizar la codificacin de los fondos, subfondos, secciones, series y subseries documentales que integran el Cuadro General de Clasificacin Archivstica, se consider la forma como las distintas reas identifican los documentos que generan, quedando de la siguiente manera. (Ver el cuadro completo en el archivo de excel)

Cdigo CJPJ PCJPJ

Fondos Consejo de la Judicatura Pleno del Consejo Subfondos

DJ UEES UIP SEA

Direccin Jurdica Unidad de Estadstica, Evaluacin y Seguimiento Unidad de Informacin Pblica Secretariado Ejecutivo de Administracin Secciones

S01 S02 S03 S04 SEVD

Direccin de Recursos Humanos Direccin de Recursos Financieros Direccin de Recursos Materiales Direccin de Tecnologas de la Informacin Secretariado Ejecutivo de Vigilancia y Disciplina Secciones

S02 S03 S04 S05 S06

Visitadura Judicial Central de Actuarios Contralora Servicio Mdico Legal Archivo Judicial Coordinacin de Archivos

SEPCJ

Secretariado Ejecutivo de Pleno y Carrera Judicial Secciones

S01 S02 S03

Instituto de Estudios Judiciales Biblioteca Oficiala de Partes