SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA COMPETENCIA: GENERAR NOMINA DE SALARIOS Y COMPENSACIONES, DE ACUERDO CON LA INFORMACION REGISTRADA, LAS NORMAS

VIGENTES Y LOS MEDIOS DISPUESTOS POR LA ORGANIZACION

Instructora:

Ofelma Avellaneda

Bogot, marzo de 2013

La siguiente informacin corresponde a interpretacin y comentarios publicados en la pgina web: www.contribuyente.org.co http://www.contribuyente.org/nuevas-reglas-para-el-calculo-mensual-de-retencion-enla-fuente-a-empleados-reforma-tributaria

Con la reforma tributaria de 2012 (Ley 1607 de 26-12-2012), cambia el esquema para la determinacin de la base gravable sujeta a retencin en la fuente a empleados (trmino que incluye a algunos trabajadores independientes* segn el artculo 329 del E.T) por cuenta de las nuevas reglas aplicables en materia de rentas exentas y deducciones, nuevos criterios que a pesar de no haber sido tenidos en cuenta en el mes de diciembre de 2012 para efectos del clculo del porcentaje fijo de retencin semestral que aplicara para el primer semestre de 2013, s se debern comenzar a aplicar a partir del mes de enero de 2013, independientemente del procedimiento de retencin aplicado. Aportes obligatorios y voluntarios a pensin y ahorro destinado a cuentas A.F.C, se disminuyen de la base de retencin como rentas exentas con nuevos lmites. El artculo 126-1 del Estatuto Tributario, ahora establece que el monto obligatorio de los aportes que haga el trabajador, el empleador o el partcipe independiente, al fondo de pensiones de jubilacin o invalidez, no har parte de la base para aplicar la retencin en la fuente por salarios y ser considerado como una renta exenta en el ao de su percepcin. En cuanto a los aportes voluntarios, se establece que no harn parte de la base para aplicar la retencin en la fuente y sern considerados como una renta exenta, hasta

una suma que adicionada al valor de los aportes a las Cuentas de Ahorro para el Fomento de la Construccin (AFC) de que trata el artculo 126-4 del E.T y al valor de los aportes obligatorios del trabajador, no exceda del treinta por ciento (30%) del ingreso laboral o ingreso tributario del ao, segn el caso, y hasta un monto mximo de tres mil ochocientas (3.800) UVT por ao. Por otra parte, el artculo 126-4 del Estatuto Tributario establece que las sumas que los contribuyentes personas naturales depositen en las cuentas de ahorro denominadas Ahorro para el Fomento a la Construccin (AFC) a partir del 1 de enero de 2013, no formarn parte de la base de retencin en la fuente del contribuyente persona natural, y tendrn el carcter de rentas exentas del impuesto sobre la renta y complementarios, hasta un valor que, adicionado al valor de los aportes obligatorios y voluntarios del trabajador de que trata el artculo 126-1 de este Estatuto, no exceda del treinta por ciento (30%) del ingreso laboral o del ingreso tributario del ao, segn corresponda, y hasta un monto mximo de tres mil ochocientas (3.800) UVT por ao. Sobre el requisito de permanencia de los aportes voluntarios a pensiones o el ahorro en cuentas AFC, se debe tener en cuenta que tanto el nuevo artculo 126-1, como el 126-4, establecieron que para los aportes o ahorros realizados hasta el 31 de diciembre de 2012, se aplicar el requisito de permanencia mnimo de 5 aos vigente para la fecha. Solo en el caso de los aportes que se realicen a partir de enero de 2013, se aplicar en nuevo requisito de permanencia mnimo de 10 aos para mantener el beneficio de exencin en el impuesto sobre la renta. Por otra parte, al cambiarse la naturaleza de ingresos no constitutivos de renta a rentas exentas de los anteriores conceptos, no se estara afectando el beneficio en la disminucin de la base de retencin por la aplicacin del lmite del 30% sobre el ingreso laboral o ingreso tributario, pues la base para calcular dicho lmite seguir siendo la misma, aun cuando para efectos de la determinacin de la base gravable se cambie el esquema de depuracin del ingreso laboral, pues primero se debern detraer las deducciones de conformidad con lo dispuesto por el numeral 7 del artculo 206 del E.T. Igualmente, se debe tener en cuenta que el monto mximo a disminuir de la base de retencin por los tres conceptos (aportes obligatorios a pensiones, aportes voluntarios a pensiones y ahorro en cuenta AFC) no puede superar las 316,67 UVT mensuales ($8.500.000 para 2013) Nuevas deducciones que se restarn de la base de retencin en la fuente. Aportes obligatorios a salud La deduccin por aportes obligatorios a salud contina sin cambios, no obstante, a partir del mes de abril que comienza a aplicacin de la tabla de retencin mnima contenida en el artculo 384 del Estatuto Tributario, perdera sentido la reglamentacin que mediante el artculo 3 del Decreto 2271 de 2009, se hizo sobre la deduccin de los aportes obligatorios de salud para asalariados, en el cual se determin, que el valor a deducir mensualmente es el valor promedio de lo pagado el ao inmediatamente anterior. Por lo anterior, dicha disposicin podra entenderse derogada tcitamente, pues no tiene sentido que para el clculo de la retencin de los artculos 385 y 386 se aplique la

deduccin de los aportes pagados el ao inmediatamente anterior y que para la aplicacin de la retencin mnima del artculo 384, se aplique la deduccin de los aportes pagados en el respectivo perodo. Intereses en crditos para adquisicin de vivienda y pagos en planes de salud complementaria se podrn deducir en forma concurrente. De acuerdo con el nuevo artculo 387 del Estatuto Tributario, si bien desaparece la deduccin por los pagos de educacin, los pagos por salud complementaria (seguros de salud y planes de medicina prepagada) sern deducibles en forma concurrente con los pagos por intereses o correccin monetaria en crditos para la adquisicin de vivienda, independientemente del monto de los ingresos del empleado. Los pagos por planes de salud complementaria sern deducibles hasta un lmite de 16 UVT mensuales ($429.000 para el ao 2013) No sern deducibles los pagos por educacin, pero se podr solicitar una deduccin por dependientes La deduccin por pagos de educacin se reemplaza por una nueva deduccin por concepto de dependientes, la cual corresponde al 10% del total de los ingresos brutos proveniente de la relacin laboral o legal y reglamentaria del respectivo mes, hasta un mximo de 32 UVT mensuales ($859.000 para el ao 2013), sin necesidad de acreditar requisitos que demuestren los gastos que soportan la deduccin. Para efectos de la anterior deduccin se entiende por dependientes: 1. Los hijos del contribuyente que tengan hasta 18 aos de edad. 2. Los hijos del contribuyente con edad entre 18 y 23 aos, cuando el padre o madre contribuyente persona natural se encuentre financiando su educacin en instituciones formales de educacin superior certificadas por el ICFES o la autoridad oficial correspondiente; o en los programas tcnicos de educacin no formal debidamente acreditados por la autoridad competente. 3. Los hijos del contribuyente mayores de 23 aos que se encuentren en situacin de dependencia originada en factores fsicos o psicolgicos que sean certificados por Medicina Legal. 4. El cnyuge o compaero permanente del contribuyente que se encuentre en situacin de dependencia sea por ausencia de ingresos o ingresos en el ao menores a doscientas sesenta (260) UVT, certificada por contador pblico, o por dependencia originada en factores fsicos o psicolgicos que sean certificados por Medicina Legal, y, 5. Los padres y los hermanos del contribuyente que se encuentren en situacin de dependencia, sea por ausencia de ingresos o ingresos en el ao menores a doscientas sesenta (260) UVT, certificada por contador pblico, o por dependencia originada en factores fsicos o psicolgicos que sean certificados por Medicina Legal.

Para la aplicacin de la deduccin por concepto de dependientes, la norma no limit su aplicacin a la expedicin de un decreto reglamentario, sin embargo, en el caso de la aplicacin de la norma a los beneficiarios de la deduccin por tener hijos menores de 18 aos, para la cual no se exigen requisitos especiales como en los dems casos, si es prudente que el agente de retencin cuente con la documentacin soporte como registro civil de los hijos o solicitud bajo la gravedad del juramento, los cuales seguramente sern requeridos posteriormente mediante decreto reglamentario. A partir de que momento comienza la aplicacin de los nuevos criterios en materia de rentas exentas y deducciones? Las nuevas reglas en materia de rentas exentas comenzarn a aplicar a partir del 1 de enero de 2013, por lo tanto, en la depuracin de la base gravable mensual a partir del mes de enero, los aportes obligatorios y voluntarios a pensiones y el ahorro destinado a cuentas AFC, se restarn de la base de retencin como rentas exentas de acuerdo a los nuevos lmites y no como ingresos no constitutivos de renta. Por otra parte, de acuerdo con la modificacin al numeral 10 del artculo 206 del estatuto tributario, se modifica la base para calcular la renta exenta del 25%, pues ahora se debe calcular sobre los ingresos laborales luego de detraer los ingresos no constitutivos de renta, las deducciones y las dems rentas exentas, por lo tanto, la anterior modificacin cambia el esquema de la depuracin de la base gravable a partir del mes de enero. Y en el caso de las nuevas deducciones contempladas en el artculo 387 del Estatuto Tributario, se debe tener en cuenta que si bien el artculo 7 del Decreto 4713 de 2005 estableca que los certificados sobre los pagos que acreditan el derecho a la deduccin se deben presentar ante al agente retenedor a ms tardar el quince (15) de abril de cada ao, y que en consecuencia, hasta la fecha indicada, los retenedores tomarn como vlida la informacin que suministr el trabajador en el ao inmediatamente anterior, de acuerdo a la nueva reglamentacin realizada mediante el Decreto 0099 de 2013, se debe entender que las nuevas deducciones se debern comenzar a aplicar a partir del 1 de enero de 2013 y no se debe esperar hasta el mes de abril a que el empleado aporte los nuevos certificados, situacin que implica para el empleador, la necesidad de revisar las deducciones de aquellos empleados a quienes se les vena aplicando la deduccin por salud y educacin, pues a partir de la fecha se debe excluir el valor que corresponda a educacin; no obstante, se podr aplicar la deduccin por concepto de dependientes y por intereses o correccin monetaria en crditos para adquisicin de vivienda.

Nuevo esquema de retencin en la fuente para empleados

CONCEPTO Ingresos laborales recibidos en el mes Menos: Ingresos No Constitutivos de Renta Ingresos por alimentacin (Solo aplica para quienes devenguen hasta 310 UVT ($8.321.000 ao 2013) y limitado mensualmente a 41 UVT ($1.100.000) Igual: Ingresos laborales netos Menos: Deducciones A partir del 1 de enero se deben aplicar las nuevas deducciones contempladas en el artculo 387 de E.T Deduccin de los aportes obligatorios a salud que efecta solamente el trabajador (a). ($xxx.xxx) *Se debe deducir el valor descontado al empleado en el respectivo perodo. Intereses o correccin monetaria en crditos para adquisicin de vivienda. ($xxx.xxx) *Hasta que sea reglamentada la deduccin se aplicar el mismo valor con los mismos lmites Pagos por salud (seguros de salud o planes de medicina prepagada) limitado mensualmente a 16 UVT ($429.000) *A quienes se les vena aplicando la deduccin por salud y educacin, se les deber revisar la deduccin para proceder a excluir de la misma el valor que corresponda a pagos por educacin. Deduccin por dependientes de hasta el 10% del total de los ingresos laborales brutos, hasta un mximo de 32 UVT mensuales ($859.000) *La anterior deduccin se podr comenzar a aplicar a partir del 1 de enero de 2013, se recomienda contar con documentacin soporte en el caso de los dependientes menores de 18 aos. Menos: Rentas Exentas (Ver artculos 126-1, 126-4 y 206 del E.T) Aportes obligatorios al fondo de pensiones a cargo del empleado realizados en el mes. Aportes voluntarios al fondo de pensiones realizados por el empleado y/o el empleador durante el mes, limitado al 30% de los ingresos laborales o 316,67 UVT mensuales ($xxx.xxx) ($xxx.xxx) ($xxx.xxx) ($xxx.xxx) VALOR $x.xxx.xxx

($xxx.xxx)

$x.xxx.xxx

CONCEPTO ($8.500.000 para 2013) Ahorro destinado a las cuentas AFC limitado al 30% de los ingresos laborales o 316,67 UVT mensuales ($8.500.000 para 2013)

VALOR

($xxx.xxx) *Lmites de la exencin aplican a la sumatoria de aportes obligatorios y voluntarios a pensiones y ahorro en cuentas AFC Otras Rentas Exentas del artculo 206 - El auxilio de cesanta y los intereses sobre cesantas, (Ver lmite del numeral 4 del artculo 206, E.T) - Las indemnizaciones por accidente de trabajo o enfermedad. - Las indemnizaciones que impliquen proteccin a la maternidad. - Lo recibido por gastos de entierro del trabajador. - Otras Subtotal Base para el clculo del 25% de las Rentas Exentas Rentas exentas del 25% prevista en el num. 10 del artculo 206 del E.T, limitado mensualmente a 240 UVT ($6.442.000 ao 2013) Ingresos Laborales Gravables $x.xxx.xxx ($xxx.xxx)

($xxx.xxx)

$x.xxx.xxx

Cul es la situacin de los trabajadores independientes que ahora se clasifican como empleados para efectos de la retencin en la fuente? Lo primero que se debe tener en cuenta es que esta nueva clasificacin de las personas naturales como empleados y en la cual se agrupan dentro de esta categora a los trabajadores independientes que presten servicios correspondientes al ejercicio de profesiones liberales o que presten servicios tcnicos que no requieran la utilizacin de materiales o insumos especializados o de maquinaria o equipo especializado, es que dicha clasificacin solo aplica para efectos de lo dispuesto en el nuevo Ttulo que se adicion al Libro I del Estatuto Tributario, que trata sobre el impuesto sobre la renta y complementario; es decir, a las nuevas reglas para la determinacin de la renta gravable sobre la cual se liquida el IMAN y el IMAS, y para efectos de lo dispuesto en los artculos 383 y 384 del Estatuto Tributario en materia de retencin en la fuente, porque as lo disponen tales artculos, es decir, la calidad de empleados para los anteriores trabajadores independientes no aplicara en materia de rentas exentas del artculo 206 del E.T, ni de deducciones especiales de la base de retencin contenidas en el artculo 387 ib, pues dichas normas no hacen parte del nuevo Ttulo adicionado al Estatuto, ni tales normas contemplan expresamente su aplicacin en el caso de los trabajadores independientes.

Lo anterior implica que para efectos de retencin en la fuente, seguir existiendo una diferencia en cuanto al procedimiento para la determinacin de la base gravable sujeta a retencin de empleados y trabajadores independientes, aun cuando se aplique la misma tabla de tarifas. As las cosas, en la depuracin de la base gravable que se someter a la tabla de retencin del artculo 383 del Estatuto Tributario, el nico nico cambio ser el tratamiento de los aportes obligatorios y voluntarios a pensiones y el ahorro destinado a cuentas AFC como rentas exentas y no como ingresos no constitutivos de renta, lo que finalmente no termina afectando la base gravable. Pago o Abono en Cuenta - Rentas Exentas:

Aportes Pensiones Obligatorias Aportes Pensiones Voluntarias Aportes Cuentas AFC

- Deducciones

Aportes Obligatorios Salud

= Base de Retencin que se somete a la tabla de retencin del artculo 383 del E.T. En el caso de las rentas exentas se aplica el mismo lmite del 30% sobre el ingreso tributario mensual sin que dicho 30% sea superior a 316,67 UVT mensuales ($8.500.000 para 2013) Se mantiene el requisito de que los aportes a fondos de pensiones voluntarias o a cuentas AFC que pueden ser considerados como renta exenta deben ser realizados a travs del contratante.