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FUNCIONES EXCEL:

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Las Funciones son la principal caracterstica de una Hoja de Clculo. El primer paso para exprimir al mximo el potencial de Excel es conocer y dominar todas sus funciones. Esto te permitir armar todo tipo de plantillas y modelos a medida. Las Funciones y Frmulas son justamente lo que hacen tan nica y maravillosa a esta Hoja de Clculos. Excel trae por defecto (aproximadamente) 329 funciones predeterminadas. SINTAXIS: La sintaxis de una funcin se refiere a cmo debemos escribirla. Todas las funciones comienzan con el signo "igual", luego se escribe el nombre de la funcin y finalmente, entre parntesis se escriben sus argumentos. En la celda C14 hemos escrito una funcin sencilla para estudiar su sintaxis.

REFERENCIAS: Cuando escribes una funcin, los argumentos de la misma hacen referencias a celdas o a rangos. Sin embargo, dependiendo del caso, muchas veces te interesar copiar funciones pero manteniendo fijas las filas, las columnas o ambas a la vez. Si pones el signo $ a la izquierda de la letra de la columna o del nmero de fila, dicha referencia quedar FIJA cuando copies la funcin a otras celdas (referencia absoluta). Ejemplos: $A10 mantiene fija la columna A y ajustar el N de fila si copias a otras filas. A$10 mantiene fija la fila 10 y ajustar la columna si copias a otras columnas. $A$10 mantiene fija la fila y la columna.

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CATEGORIAS:

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Las funciones estn clasificadas por Categoras. Las categoras simplemente sirven para ordenar las 329 funciones predeterminadas con que cuenta Excel. Con solo ver el nombre de la Categora ya nos vamos dando una idea del tipo de funciones que incluye.

ANIDADAS: Las funciones anidadas no son ms que combinaciones de funciones. Esto quiere decir que puedes armar una frmula que contiene varias funciones juntas.

MATRICIALES: Las funciones matriciales son funciones algo especiales, porque no se insertan en una nica celda, si no que se insertan en todo un rango al mismo tiempo. Esto permite a la funcin matricial devolver varios resultados juntos. Para insertar una funcin matricial debes seguir los siguientes pasos:
1 - Seleccionar todo el rango destino donde aparecern los resultados (en nuestro caso D16:D18) 2 - Escribir la funcin matricial (en nuestro caso =FRECUENCIA(D16:D25;H16:H18)) 3 - Presionar las teclas CTRL+MAYUSC+ENTRAR

La funcin matricial devuelve como resultado una MATRIZ. Si te fijas en el rango D16:D18 la funcin matricial resultante es la misma pero los resultados son distintos en cada celda. La funcin FRECUENCIA calcula la cantidad de casos o repeticiones de ciertos valores que se producen en una muestra o tabla.

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ERRORES: Puede suceder que la celda donde escribas tu funcin o frmula de cmo resultado un error. Esto significa que has hecho algo mal y que debes hacer una correccin. El tipo de error devuelto te dar una valiosa pista sobre donde est el problema.

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FUNCIONES BASES DE DATOS: BDCONTAR - BDCUENTA La funcin BDCONTAR devuelve la cantidad de valores numricos en una columna o campo de una base de datos segn una condicin. Ejemplo Un gerente analiza datos de sus vendedores en el rango D17:F25. En la celda H18 desea calcular la cantidad de ventas en el sector indicado en la celda J18. A continuacin se presenta la solucin.

Sintaxis = BDCONTAR(base de datos; nombre de campo; criterios) Base de datos: es el rango donde se ubica la base de datos (rango de datos) Nombre de campo: es el ttulo de la celda que encabeza la columna en la cual se cuentan nmeros. Tambin puede ser un nmero de orden de la columna, contando de izquierda a derecha. Criterios: es un rango que indica cuales son los valores que se van a contar. Prctica Utilizando la funcin BDCONTAR sobre el rango D47:F55 calcula la cantidad de ventas realizadas por los vendedor indicados en el rango J47:J49. Inserta la funcin en la celda H48. No olvides: esta funcin solo cuenta valores numricos y tambin puede contar fechas. Solucin celda H48: =BDCONTAR(D47:F55;D47;J47:J48)

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BDCONTARA Explicacin

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La funcin BDCONTARA devuelve la cantidad de celdas no vacas en una columna de una base de datos, segn una condicin. Ejemplo Un gerente analiza datos de sus empleados en el rango D17:F25. En la celda H18 desea calcular la cantidad de productos vendidos en el sector indicado en la celda J18. A continuacin se presenta la solucin.

Sintaxis = BDCONTARA(base de datos; nombre de campo; criterios) base de datos: es el rango donde se ubica la base de datos. nombre de campo: es la celda que encabeza la columna en la cual se cuentan celdas no vacas. Tambin puede ser un nmero de orden de la columna, contando de izquierda a derecha. criterios: rango que indica cuales son los registros que se van a contar. Prctica Utilizando la funcin BDCONTARA sobre el rango D47:F55 calcular la cantidad de productos vendidos por los vendedores indicados en el rango J47:J49. Inserta la funcin en la celda H48.

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BDCONTARA Explicacin

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La funcin BDPROMEDIO devuelve el promedio de una columna de una base de datos, segn un criterio. Ejemplo Un gerente analiza datos de sus empleados en el rango D17:F25. En la celda H18 desea calcular el promedio de ventas del sector indicado en la celda J18. A continuacin se presenta la

solucin. Sintaxis = BDPROMEDIO(base de datos; nombre de campo; criterios) base de datos: es el rango donde se ubica la base de datos. nombre de campo: es la celda que encabeza la columna en la cual se calcula el promedio. Tambin puede ser un nmero de orden de la columna, contando de izquierda a derecha. criterios: rango que indica cuales son los valores a evaluar para calcular su promedio. Prctica Utilizando la funcin BDPROMEDIO sobre el rango D47:F55 calcula el promedio de las ventas de los vendedores indicados en el rango J48:J49. Inserta la funcin en la celda H48.

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BDSUMA Explicacin La funcin BDSUMA devuelve la suma de los valores de una columna de una base de datos, segn un criterio. Ejemplo Un gerente analiza datos de sus empleados en el rango D17:F25. En la celda H18 desea calcular la suma de ventas del sector indicado en la celda J18. A continuacin se presenta la solucin.

Sintaxis = BDSUMA(base de datos; nombre de campo; criterios) base de datos: es el rango donde se ubica la base de datos. nombre de campo: es la celda que encabeza la columna en la cual se suman los valores. Tambin puede ser un nmero de orden de la columna, contando de izquierda a derecha. criterios: rango que indica cuales son los valores que se van a sumar. Prctica Utilizando la funcin BDSUMA sobre el rango D47:F55 calcula la suma de ventas de los vendedores indicados en el rango J48:J49. Inserta la funcin en la celda H48.

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FUNCIONES BUSQUEDA Y REFERENCIA: BUSCARV - CONSULTAV

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Busca un valor especfico en la columna ms a izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma fila de una columna ESPECIFICADA en la tabla. Ejemplo Un doctor analiza los meses de edad de bebs en el rango D17:E25. En el rango F18:F25 desea saber la cantidad de vacunas que debe tener cada beb segn la edad. En el rango H17:I21 est la tabla que indica cantidad de vacunas segn edad. A continuacin se presenta la solucin.

Sintaxis =BUSCARV(valor buscado; matriz de comparacin; indicador columnas; [ordenado]) valor buscado: es el valor buscado en la primera columna de la tabla. matriz de comparacin: es la tabla donde se efecta la bsqueda. indicador columnas: es un nmero que especifica la columna de la tabla de donde se devuelve un valor. ordenado: es un valor lgico (VERDADERO o FALSO) que indica que la primera columna de la tabla donde se buscan los datos esta ordenada o no. Si omite este argumento se considera VERDADERO, es decir, se considera que la columna uno de la tabla esta ordenada. Si no se est seguro poner siempre FALSO. Prctica Utilizando la funcin BUSCARV obtiene el concepto de masa corporal para los pesos indicados en el rango D48:D54, buscando en la tabla del rango H48:I51. Inserta la funcin en la celda F48 y cpiala hasta la celda F55.

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BUSCARH - CONSULTAH

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Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a continuacin, devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o matriz. Ejemplo Un doctor analiza los meses de edad de bebs en el rango D17:E25. En el rango F18:F25 se desea saber la cantidad de vacunas que debe tener cada beb segn la edad. En el rango H17:L18 se encuentra la cantidad de vacunas para cada edad. A continuacin se presenta la solucin.

Sintaxis =BUSCARH(valor buscado; matriz buscar en; indicador filas; [ordenado]) valor buscado: es el valor buscado en la primera fila de la tabla. matriz buscar en: es la tabla donde se efecta la bsqueda. indicador filas: es un nmero que especifica la fila de la tabla donde se buscar valor. ordenado: es un valor lgico (VERDADERO o FALSO) que indica que la primera fila de la tabla donde se buscan los datos esta ordenada o no. Si se omite este argumento se considera que la fila uno de la tabla esta ordenada (VERDADERO). Prctica Utilizando la funcin BUSCARH obtiene el concepto de masa corporal para los pesos indicados en el rango D48:E54, buscando en la tabla del rango H47:L48. Inserta la funcin en la celda F48 y cpiala hasta la celda F54.

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ELEGIR La funcin ELEGIR devuelve un valor elegido de una serie de valores, dado un nmero ndice Ejemplo

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Se examinan cdigos de artculos y su estado en el rango D18:E25. Se desea agregar un concepto descriptivo al cdigo de estado, indicado en la tabla del rango H18:H20. Dichos resultados deben aparecer en el rango F18:F25. A continuacin se presenta la solucin:

Sintaxis =ELEGIR(ndice; valor1; valor2;...) ndice: es un nmero entero encargado de escoger un valor dentro de una serie de valores. Puede ser escrito directamente en la funcin, una funcin que devuelva nmeros enteros o referencias a celdas. valor1, valor2, ....: es la serie de datos de los cuales se elige uno, segn lo indicado en ndice. Puede ser otra funcin, una referencia a celdas o valores escritos directamente en la funcin. Prctica Utilizando la funcin ELEGIR obtiene el pas importador de los distintos artculos en base a los cdigos de origen indicados en el rango E48:E54, segn lo indicado en la tabla del rango H48:H50. Inserta la funcin en la celda F48 y cpiala hasta la celda F55.

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INDICE La funcin INDICE devuelve el valor referido a una fila y columna indicadas dentro de una tabla especificada. Ejemplo Se analiza una tabla de datos de personas en el rango D17:F25. En la celda H18 se desea saber cul es el dato que corresponde a la fila y columna indicadas en las celdas J18 y K18 respectivamente. A continuacin se presenta la solucin. Veamos la solucin:

Sintaxis =INDICE(matriz; nm fila; nm columna) matriz: es la tabla donde se efecta la bsqueda. nm fila: es un nmero que especifica la fila de la tabla donde se buscar el valor. Si se omite debe estar presente nm columna. nm columna: es un nmero que especifica la columna de la tabla donde se buscar el valor. Si se omite debe estar presente nmero fila. Prctica Utilizando la funcin INDICE sobre la tabla del rango D48:F55 obtiene el dato ubicado en la fila y columna indicadas en las celdas J48 y K48 respectivamente. Inserta la funcin en la celda H48.

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INDIRECTO La funcin INDIRECTO devuelve un valor de una celda referenciada por una cadena de texto como direccin. Ejemplo Se analizan los datos de personas en el rango D18:F23. En la celda H21 se desea saber el valor de la celda indicada por la referencia de la celda J18. A continuacin se presenta la solucin.

Sintaxis =INDIRECTO(ref; [a1]) ref: es una cadena de texto que representa una referencia de Columna y Fila vlida para Excel. a1: es un valor lgico que indica el tipo de referencia que se acepta en ref, si es VERDADERO u omitido la referencia es del tipo A1 (columna A - fila 1); si es FALSO la referencia posee el estilo L1C1 (fila 1 - columna 1). Prctica Utilizando la funcin INDIRECTO obtiene el valor de la celda indicada por la referencia de la celda J48. Inserta la funcin en la celda H48.

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TRANSPONER La funcin TRANSPONER devuelve el valor de un rango de forma transpuesta (convierte filas en columnas o viceversa). Ejemplo En el rango E18:E25 se encuentra una tabla con datos de vacunas. En el rango I18:L18 se desea "girar" esa tabla 90, es decir poner las filas como columnas. A continuacin se presenta la solucin.

Sintaxis =TRANSPONER(matriz) matriz: es la referencia a un rango con ms de una fila y columna, puede contener distindos tipos de datos. Prctica Utilizando la funcin TRANSPONER obtiene los mismos datos de la tabla del rango E48:E51, pero intercambiando las filas por columnas (es decir las filas se conviertan en columnas de la nueva tabla). Inserta la funcin en el rango I48:L48.

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VALIDACION DE DATOS Puede evitar la entrada de Datos no validos en una celda o rango de celdas. LISTAS DESPLEGABLES

EVITAR DATOS REPETIDOS

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FUNCIONES LOGICAS FUNCION SI La funcin SI devuelve un valor entre dos posibles valores, dependiendo de una condicin indicada. Ejemplo Un profesor est analizando las calificaciones de sus alumnos en el rango D17:E25. En el rango F18:F25 desea que segn la calificacin mnima necesaria de la celda H18, aparezca un mensaje indicando si el alumno aprob o no. Dichos mensajes estn en las celdas J18 y J21. A continuacin se presenta la solucin.

Sintaxis =SI(prueba lgica; [valor si verdadero]; [valor si falso]) prueba lgica: es una comparacin entre dos celdas usando operadores lgicos. Recuerda que los operadores lgicos son: =(igual), <(menor), >(mayor), <>(distinto), >=(mayor o igual), <=(menor o igual). [valor si verdadero]: es el valor, celda o texto especificado a devolver si prueba lgica es verdadera. [valor si falso]: es el valor, celda o texto especificado a devolver si prueba lgica es falsa. Los argumentos valor si verdadero y valor si falso son opcionales. Si se omiten la funcin SI devuelve directamente VERDADERO o FALSO. Prctica Utilizando la funcin SI intenta distinguir los alumnos que tengan una asistencia igual o mayor a la indicada en la celda H48. En caso de tenerla debe aparecer el mensaje de la celda J48, caso contrario debe aparecer el mensaje de la celda J51. Inserta la funcin en la celda F48 y cpiala hasta la celda F55.

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FUNCION O La funcin O evala una serie de comparaciones. Si al menos una de ellas es verdadera, la funcin devuelve VERDADERO. Solo si todas ellas son falsas, devuelve FALSO Ejemplo En este ejemplo se tiene un listado del personal de una empresa, con su respectivo da de trabajo. El gerente desea identificar aquellas personas que trabajaron alguno de los das indicados en la celdas H18 y K18. El resultado deber aparecer en el rango F18:F25. Veamos la solucin:

Sintaxis =O(valor lgico1; [valor lgico2];...) valor lgico1; [valor lgico2]; : pueden ser hasta 30 condiciones que se desean probar en las cuales se obtenga como resultado un valor lgico tipo VERDADERO o FALSO. Prctica Utilizando la funcin O intenta distinguir a las personas que posean alguna de las categoras indicadas en el rango H48:H50. Inserta la funcin en la celda F48 y cpiala hasta la celda F55.

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FUNCION Y La funcin Y evala una serie de condiciones. Si todas las condiciones son verdaderas devuelve VERDADERO. Si al menos una de ellas es falsa devuelve FALSO Ejemplo En el rango D18:E25 se tiene un listado del personal de una empresa, con su respectiva edad. El gerente desea identificar aquellas personas con edad mayor a la indicada en la celda H18 y menor o igual a la indicada en la celda K18. El resultado deber aparecer en el rango F18:F25. Veamos la solucin:

Sintaxis

=Y(valor lgico1; [valor lgico2];...) valor lgico1; [valor lgico2]; : pueden ser hasta 30 condiciones que se desean probar en las cuales se obtenga como resultado un valor lgico tipo VERDADERO o FALSO.
Prctica Utilizando la funcin Y intenta indicar las personas de esta empresa cuya edad sea mayor a lo indicado en la celda J48 y que adems residan en la zona indicada en la celda J51. Inserta la funcin en la celda G48 y cpiala hasta la celda G55.

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FUNCION SI.ERROR La funcin SI.ERROR devuelve un valor determinado en caso que una frmula o celda contenga un error. Ejemplo En el rango D5:F9 se tienen datos de ventas y gastos por zona. En el rango F5:F9 se desea obtener el porcentaje de gastos en relacin a las ventas para cada zona. A continuacin se presenta la solucin.

Sintaxis

=SI.ERROR(valor;valor_si_error) Valor: puede ser una referencia a otra celda, o una frmula. Valor si error: valor a mostrar en caso que el argumento valor devuelva un error.
Prctica Utilizando la funcin SI.ERROR calcula el % de margen de cada zona. El margen debe calcularse como (Ventas - Gastos) / Ventas.

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FUNCIONES MATEMATICAS FUNCION SUMAPRODUCTO La funcin SUMAPRODUCTO devuelve el resultado del sumar los productos de los componentes de dos o ms matrices Ejemplo En el rango D17:E20 se tienen datos de 3 piscinas. En la celda G18 se desea calcular la cantidad de metros cuadrados de lona para cubrir la superficie de las mismas. A continuacin se presenta la solucin.

Sintaxis

= SUMAPRODUCTO(matriz1; matriz2; matriz3;...) matriz1, matriz2, matriz3: son referencias a rangos de igual cantidad de columnas y filas.
Prctica Utilizando la funcin SUMAPRODUCTO calcula el total de metros cbicos de las piscinas dadas las dimensiones del rango D49:F51 (metros cbicos = ancho x largo x profundidad). Inserta la funcin en la celda H49.

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FUNCION SUMAR.SI La funcin SUMAR.SI realiza la suma de un rango de acuerdo a un criterio determinado. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor. Ejemplo En el rango D18:D25 se tiene un listado de comisionistas. En la celda H21 se desea calcular la cantidad de kilmetros que realiz el comisionista indicado en la celda H18. A continuacin se presenta la solucin.

Sintaxis

=SUMAR.SI(rango; criterio; [rango suma]) rango: es el rango que ser evaluado. criterio: es la condicin que identificar las celdas en el rango evaluado. [rango suma]: es el rango que contiene los valores a sumar de acuerdo a lo especificado en el rango de criterio. Es opcional.
Prctica Utilizando la funcin SUMAR.SI calcula el total de gastos en viticos del rango D48:F55 realizado por el comisionista indicado en la celda H48. Insertar la funcin en H51.

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FUNCION SUMAR.SI.CONJUNTO La funcin SUMAR.SI.CONJUNTO realiza la suma de un rango de acuerdo a uno o varios criterios determinado. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor. Ejemplo En el rango D5:G11 se tiene un listado de ventas por vendedor y zona. En la celda M6 se desea calcular las ventas totales realizadas por el vendedor indicado en la celda I6 y para la zona indicada en la celda K6. A continuacin se presenta la solucin.

Sintaxis

=SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma,rango_criterios1,criterio1,rango_criterios2,criterio2 ) rango_suma: es el rango que contiene los nmeros a sumar. rango_criterios1: es un rango con condiciones a cumplir. criterio1: es la condicin que se debe cumplir en rango_criterios1 rango_criterios2: es un rango con condiciones a cumplir. criterio2: es la condicin que se debe cumplir en rango_criterios2 * Esta funcin permite evaluar hasta 127 criterios !
Prctica Utilizando la funcin SUMAR.SI.CONJUNTO calcula el total de Kilos producidos para la calidad y el lote indicados en I18 y K18 respectivamente. Insertar la funcin en la celda M18.

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FUNCION SUBTOTALES La funcin SUBTOTALES realiza varios tipos de clculos en una base de datos filtrada. Ejemplo

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En el rango D18:F25 se analizan las notas de ciertos alumnos. En la celda I21 se desea realizar el clculo indicado en la celda I18. A continuacin se presenta la solucin.

Sintaxis

= SUBTOTALES(nm funcin; ref1, ref2,...) nm funcin: es un nmero que indica la operacin a realizar. Sus valores son 1 para promedio, 2 para contar valores, 3 para contar celdas no vacas, 4 para mximo valor, 5 para mnimo valor, 6 para producto de los valores, 7 para desviacin estndar, 8 para desviacin tpica, 9 para suma de valores, 10 para varianza de los valores y 11 para varianza de los valores con poblacin total. ref1, ref2,...: son referencias a rangos de columnas de una base de datos o tabla.
Prctica Utilizando la funcin SUBTOTALES obtiene el promedio de las notas de a los alumnos "Aprobados", segn el clculo requerido en la celda D48. Para ello primero debes "filtrar" y dejar visibles solo los alumnos aprobados (seleccionndolos desde la lista desplegable de la celda F50). Inserta la funcin en la celda H48.

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FUNCION CONTAR.SI

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La funcin CONTAR.SI cuenta valores en un rango, de acuerdo a un criterio determinado. Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor. Ejemplo Un gerente examina ingresos, salidas y faltantes que se van produciendo en un inventario da a da, en el rango D18:E25 . En la celda H18 desea saber la cantidad de ingresos, salida o faltante, segn lo indicado en la celda K18. A continuacin se presenta la solucin.

Sintaxis = CONTAR.SI(rango; criterio) rango: es el rango que ser evaluado. criterio: es la condicin que identificar las celdas a contar en el rango evaluado. Prctica Utilizando la funcin CONTAR.SI obtiene la cantidad de ventas del rango D48:E50, que cumplan con la condicin indicada en la celda H48. Inserta la funcin en la celda H51.

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FUNCION CONTAR.SI.CONJUNTO La funcin CONTAR.SI.CONJUNTO permite contar valores de un rango de acuerdo a uno o varios criterios determinados. Ejemplo En el rango D5:G11 se tiene un listado de ventas por vendedor y zona. En la celda M6 se desea calcular las visitas totales realizadas por el vendedor indicado en la celda I6 y para la zona indicada en la celda K6. A continuacin se presenta la solucin.

Sintaxis

=CONTAR.SI.CONJUNTO(rango_criterios1,criterio1,rango_criterios2,criterio2) rango_criterios1: es un rango con condiciones a cumplir. criterio1: es la condicin que se debe cumplir en rango_criterios1 rango_criterios2: es un rango con condiciones a cumplir. criterio2: es la condicin que se debe cumplir en rango_criterios2 * Esta funcin permite evaluar hasta 127 criterios!
Prctica Utilizando la funcin CONTAR.SI.CONJUNTO calcula el total veces que el lote indicado en K18 ha tenido una produccin igual a la indicada en I18. Insertar la funcin en la celda M18.

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