Eficiencia Administrativa y Gestin

Documental un Enfoque Hacia la Planeacin

Integral
JohnAlexanderPulidoChaparro,PMP,MGP
IngenierodeSistemasMagsterenGes=ndeProyectosProject
ManagementProfessional

GerenteProyectoSistemaIntegralNacionaldeArchivosElectrnicos
ArchivoGeneraldelaNacin-Colombia
Mala Planeacin
Debilidades y Amenazas
7
EFICIENCIAADMINISTRATIVA
2
3
1
Incumplimientode
norma?vidad
2
Perdidadeinformacin
D
A
Pol?casdeges?n
documental
1
Norma?vidady
estndares
Valorlegalyadminde
lainformacin
4
ApoyodelaAlta
Direccin
5
Ar?culacindelos
sistemasdeges?n
6
Op?mizaciny
Racionalizacin
3
Desgaste
Administra?vo
4
Incumplimientode
metasestratgicas
Arquitectura
empresarial
8
Pol?casde
preservacinalargo
plazo
9
Pol?casdeac?vosde
informacin-SGSI
8
Fracasoenla
implementacin
9
Obsolescencia
tecnolgica
10
Competenciasenuso
demedioselectrnicos
11
Conanzaenmedios
electrnicos
10
Resistenciaalcambio
11
Impactoambientaly
organizacional
1. Seconocelanorma?vidady
estndaresvigentes?
2. Se?enenpol?casdeges?n
documental(Zsicoyelectrnico)?
3. Seconoceelvalorlegal,
administra?vo,tcnico,culturalde
lainformacin?
1. Incumplimientodenorma?vidad.
2. Perdidadeinformacin.Riesgosen
latransparenciadelages?n.
4. Se?eneelapoyodelaAlta
Direccin?.
5. Sear?culanlossistemasde
ges?n?.Ges?ndelacalidad,
ges?ndocumental,ges?nde
riesgos,ges?nambiental?
6. Serequiereop?mizacindelos
procedimientosyracionalizacin
detrmites?
3. Desgasteadministra?vo.
4. Incumplimientodemetas
estratgicasdelaorganizacin.
10. Se?eneunplandeformacinde
competenciassobreelusode
medioselectrnicos?
11. Se?eneconanzadelosusuarios
internosyexternosenlosmedios
electrnicos?
1. Resistenciaalcambio.
2. Impactoambientaly
organizacional.
7. Se?enedenidaunaarquitectura
tecnolgicaempresarial?
8. Seconocenyseaplicanpol?cas
depreservacindelainformacin
alargoplazo?
9. Se?enendocumentadaspol?cas
deges?ndeseguridaddela
informacin?
1. Obsolescenciatecnolgica.De
formatos,dehardware,de
aplicaciones.
2. Fracasoenlaimplementacin.
Procesos Clave de la Planeacin
Procesos y procedimientos a automatizar +
Cobertura en dependencias +
Alcance funcional del SI
Recursos humanos
Recursos TIC (HW, SW)
Recursos logsticos
Horizonte del proyecto (Metas estratgicas)
Fases del proyecto
Momentos clave del proyecto (Hitos)
Cronograma del proyecto
Requisitos normativos
Buenas prcticas
Estndares y normas
tcnicas
PMIProjectManagementIns?tute
Estndares para Sistemas de Gestin de Documentos
NormasdeSistemasdeGes?ndeDocumentos
MarcodePol?cadeGes?nDocumental
Fundamentosy
Terminologa
Requisitos
Directrices
ISO30300
FundamentosyVocabulario
ISO30301
Requisitos
ISO30303
RequisitosparaAuditoresy
Cer?cadores
ISO30302
GuadeImplementacin
ISO30304
GuadeEvaluacin
NormasTcnicas
ImplementacindeProcesosGes?nDocumental

Directrices-2
ISO15489
Ges?nde
Documentos
Generalidades

Elementosde
Mtodode
Evaluacin-3

Elementosde
Implementaciny
Conceptuales-2
ISO23081
Metadatos

Principios-1
ISOTR26122
Anlisisde
Procesosde
Trabajo
ISOTR13028
Directricespara
Digitalizacin
ISO13008
Procesode
Migraciny
Conversinde
Documentos

2
ISO16175
Requisitospara
Documentos
Electrnicos-1
Estrategia de Implementacin por Etapas
Poltica Diseo
Normas Implementacin
PASO B: Anlisis
ETAPA A:
Investigacin
preliminar
ETAPA H: Revisin
Posterior a la
implementacin
ETAPA B:
Anlisis de
actividades de
la organizacin
ETAPA C:
Identificacin
de requisitos
ETAPA E:
Estrategias
cumplimiento
de requisitos
ETAPA D:
Anlisis de los
sistemas
existentes
ETAPA G:
Implementacin
ETAPA F:
Diseo
Fase de Iniciacin Fase de Implementacin Revisin
Equipo de Eficiencia
Investigacin
Preliminar
E
s
t
r
a
t
e
g

a

F
u
n
c
i
o
n
a
l

Verificar y Mejorar del Plan (VA)
Revisin Post
Implementacin
E
s
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a

O
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T
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l

g
i
c
a

Contexto Admin y
Legal
Anlisis DOFA
Buenas Prcticas
Lder (Directivo)
Gestin Doc (Funcional)
Planeacin
(Organizacional)
Sistemas (TIC)
Plan Proyecto (P)
Definir: Metas (Alcance),
Actividades (Plan),
Indicadores (Calidad),
Cronograma (Tiempo) y
Recursos (Costos)
Polticas y Articulacin (H)
Formulacin Poltica
Insittucional - PGD
Articulacin con Sistemas de
Gestin y Planes Estratgicos
Evaluacin Continua: Metas,
Actividades y Recursos
Acciones de Mejora al Plan
Divulgacin de Resultados
Anlisis de Actividades
de la Organizacin
Evaluacin: Procesos y
Procedimientos
Clasificacin Documental
Flujos Documentales
Evaluacin de Sistemas Existentes
Inventario de Sistemas de Informacin
Anlisis Cumplimiento Requisitos SI
Evaluacin de Polticas de Seguridad de
la Informacin
Requisitos de Integracin
Identificacin de
Requisitos
Requisitos Legales/
Tcnicos
Evaluacin de Riesgos
de la Informacin
Identificacin de
Estrategas
Modelo de Operacin
Requisitos Funcionales
Polticas: Admin y Preservacin
Procedimientos Crticos
Diseo del Sistema de
Gestin de Documentos
Implementacin
Evaluacin de
Cumplimiento de Requisitos
Evaluacin de Desempeo
Modelo de la Hoja de Ruta de Implementacin
Diseo Procedimientos
Electrnicos
Diseo Arquitectura de Informacin
Planes: Implementacin,
Integracin, Capacitacin, Gestin
del Cambio.
Polticas y Procedimientos
Documentados
Material de Formacin
Sistemas Implementados
Integracin Sistemas de
Gestin
PLAN
ESTRATGICO
INSTITUCIONAL
MODELO
INTEGRADO
DE GESTIN
PROCESOS
ESTRATGICOS
Permlten deflnlr, estab|ecer, orlentar y
hacer segulmlento a |as po|tlcas,
estrateglas y ob[etlvos lnstltuclona|es,
|ogrando e| cump|lmlento de etas |as m .
HERRAMIENTAS
TECNOLGICAS
PROCESOS DE
EVALUACIN
PROCESOS
MISIONALES
PROCESOS
DE APOYO
ORGANIZACIONAL
Proveen |os recursos necesarlos para e|
desarro||o de |os procesos estratglcos,
mlslona|es y de eva|uacln, facl|ltando e|
desarro||o de |os procesos de va|or y
generando servlclos de utl|ldad
para toda |a lnstltucln.
Permlten ldentlflcar |a razn de
ser de |a entldad y prlorlzar |os
procesos crtlcos que resu|ten
determlnantes en |a ca|ldad de |os
servlclos y en e| cump|lmlento de
|os ob[etlvos.
Permlten medlr y recopl|ar datos para
eva|uar y contro|ar e| desempeo
lnstltuclona|, con mlras a me[orar |a
eflclencla y |a eflcacla.
"Las entidades
pbIicas deberan
eIaborar programas de
gestin de
documentos, pudiendo
contempIar eI uso de
nuevas tecnoIogias y
soportes, en cuya
apIicacin deberan
observarse Ios
principios y procesos
archivisticos" Ley 594
de 2000.
Mode|o que permlte ge tlonar y formu|ar s
po|tlcas, p|anes, programas y proyectos
lnstltuclona|es, dlrlgldos a me[orar |os
procesos y as ofrecer un servlclo que
satlsfaga |as necesldades actua|es y
futuras de |os usuarlos.
Herramlenta de a|ta dlreccln que gua y
orlenta |os propsltos, po|tlcas y
estrateglas de |a entldad, lnc|uldo e|
Programa de Gestln Documenta|.
Como puden ser. Gestln documenta|
e|ectrnlca, procedlmlentos e|ectrnlcos,
Goblerno en Lnea, SGDE, SGDEA,
lnfraestructura TIC y/o dlglta|lzacln.
1
4
3
5
6
1 PIaneacin
2
Produccin
PROCESOS DE
LA GESTIN
DOCUMENTAL
3
Gestin y tramite 4
Organizacin 5
Transferencia
FLUIO DE
INFORMACIN
PGD
E| Programa de Gestln Documenta| debe
conceblrse desde su lnlclo, como un mode|o
lntegra| de gestln de |a documentacln que
reclbe o produce |a entldad, a[ustado a |a
normatlvldad y procesos archlvstlcos lempre . S
debe estar a|lneado con |os ob[etlvos y metas
estratglcas de |a organlzacln.
6
Disposicin de documentos 7
Preservacin a Iargo pIazo 8
2
2
2
2
7
EL PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL
Hacia Ia eficiencia administrativa y cero papeI
EN LA ADMINISTRACIN PBLICA
1
VaIoracin
2
8
Sistene lntegreI MecioneI
de Archivos EIectronicos
Crdltos de plctogramas
Eye from The Noun Pro[ect
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