Business Process Management

BPM: Articulando Estrategia, Procesos y Tecnologa

Resumen: La competitividad es el imaginario que dirige las acciones empresariales en la actualidad. Lograr condiciones que permitan competir con mayores oportunidades, exige de las empresas desarrollar ventajas competitivas en su forma de operar. que caractersticas tiene?. Este artculo La fuente de estas ventajas esta en las explora una respuesta a estos interrogantes. actividades que desarrolla, por lo que la eficiencia en los procesos de negocio Introduccin representa un foco de accin para sus En el contexto de mejoramiento de procesos, directivos. Para apoyar este objetivo, las BPM significa Business Process Management herramientas y metodologas para gestin y constituye una de las tendencias en gestin, de procesos han venido evolucionando que permite de manera con el paso del tiempo. deliberada y colaborativa Desde la realizacin de Business Process manejar sistemticamente procesos implcitos en las Management (BPM) se todos los procesos de negocio prcticas de negocio perfila como una nueva de una empresa. utilizadas durante los tendencia para Los beneficios de BPM para las aos 20, pasando por la aumentar la eficiencia organizaciones son extensos. reingeniera de procesos y del negocio y generar las Aporta visibilidad a los t c n i c a s d e ventajas competitivas directivos sobre la dinmica de documentacin a finales que exige el mercado. los procesos llevados de de los aos 80, hasta la manera inconsciente por parte gestin de workflow de del equipo humano de las documentos que organizaciones y posibilita su modificacin florecieron al finalizar la dcada del 90. En rpida a travs de herramientas tecnolgicas los ltimos aos, la necesidad de alinear la para acelerar la adopcin del cambio en la estrategia a la operacin de negocio y el forma de operar de las compaas. desarrollo de la tecnologa de BPM se soporta sobre tecnologa de informacin, han generado nuevas formas informacin para automatizar tareas y dar de gestionar los procesos en las agilidad a los cambios requeridos por la organizaciones. Business Process empresa. La tecnologa que posibilita la Management (BPM) se perfila como una implantacin y adopcin de BPM constituye nueva tendencia para aumentar la una categora nueva de sistemas eficiencia del negocio y generar las informticos denominada Business Process ventajas competitivas que exige el Management System (BPMS). A diferencia de mercado. Qu es BPM? Cules son sus los sistemas de informacin tradicionales beneficios? Cmo se implementa en una basados en la gestin de datos, estos organizacin? Qu es un sistema BPMS y

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sistemas se especializan en la gestin de procesos de negocio.

El concepto de BPM La decisin de mejorar los procesos de negocio como un camino para lograr mayor desempeo en los resultados de las compaas no es un tema nuevo. Desde principios de siglo se han venido abordando los procesos con diferentes metodologas con el fin de elevar los resultados financieros de las firmas. Sin embargo con el paso del tiempo estas iniciativas han abordado el problema de mejoramiento desde pticas que no integran las variables que influyen directamente en los resultados de la actividad organizacional.

fueron cambiando y se evidenciaron esfuerzos por realizar cambios en actividades del negocio, que se perciban como de mayor importancia por su impacto en el desempeo financiero. De esta ptica se originaron los sistemas conocidos como ERP (Enterprise Resource Planning), los cuales participaron como elementos de almacenamiento y consulta de informacin del proceso y no contaron con mecanismos robustos para controlar la gestin de los procesos de negocio de manera integral. En la actualidad asistimos a un escenario de gestin en el cual los procesos requieren de ser gestionados independientemente de un dominio especfico de un sistema. Ellos, constituyen el foco y la unidad primaria de iniciativas de automatizacin e integracin de informacin, necesarios para responder gilmente a los cambios exigidos por la dinmica del mercado. La gestin de procesos de negocio en estas condiciones ha dado origen a una nueva etapa en la gestin de procesos denominada Business Process Management (BPM). Existen diferentes puntos de vista sobre el concepto de BPM, aunque relativo consenso sobre sus beneficios. Para KHAN Rashid, es la disciplina d e m o d e l a r , automatizar, manejar y optimizar procesos para

En esta poca las actividades de la empresa no se percibieron como conjuntos de acciones relacionadas por principios de causalidad (causa-efecto), en los que el resultado final en la prestacin de un servicio o la generacin de un producto, era la consecuencia de la articulacin de este conjunto Business Process de actividades. En otras palabras Management (BPM) se estos procesos fueron vistos perfila como una nueva como prcticas dentro de reas tendencia para funcionales que no despertaron aumentar la eficiencia mayor inters por ser del negocio y generar las automatizados. ventajas competitivas Con el paso del tiempo la visin que exige el mercado. sobre los procesos y las iniciativas de mejoramiento organizacional

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incrementar la rentabilidad de un negocio. En esta ptica, el objetivo de la gestin de procesos est concentrado en el aumento de la rentabilidad. De manera general, la rentabilidad es un concepto que se aplica cuando se desea medir los resultados obtenidos en la realizacin de una actividad econmica, luego de haber asignado unos recursos (humanos, tecnolgicos, financieros) a la obtencin de dichos resultados. En otras palabras, la rentabilidad nos da una medida del rendimiento que un capital ha obtenido en un periodo determinado. BPM por lo tanto aumenta la relacin entre la renta que se genera y los medios utilizados. Smith Howard por su parte, define BPM como una nueva aproximacin para abordar y gestionar procesos de innovacin en las compaas que construye el mejoramiento, a partir del estado actual de un proceso en un momento determinado y que plantea una diferencia radical frente a la reingeniera; la cual construye el mejoramiento desde la redefinicin total del proceso. En esta ptica BPM se convierte en una respuesta al caos operativo que presentan las compaas en la actualidad. Existen ms definiciones del concepto de BPM disponibles en la web. De manera integral se puede entender

BPM como el mejoramiento de la gestin de los procesos de negocio de una firma de principio a fin, a partir de la definicin deliberada, colaborativa e incremental de la tecnologa; para alcanzar claridad en la direccin estratgica, alineacin de los recursos de la empresa y disciplina de mejoramiento continuo, necesarias para cumplir las expectativas de los clientes.

Es importante resaltar los beneficios comnmente asociados a esta nueva forma de gestionar los procesos. Los beneficios de BPM La aplicacin de BPM trae consigo una serie de beneficios para las empresas. Los casos en los cuales se ha utilizado el concepto, han reportado beneficios que van desde la mejora en las capacidades de direccin de la firma, pasando por la reduccin de obstculos al momento de reaccionar ante cambios del mercado, hasta adquirir mayor capacidad de anlisis sobre el desempeo de la empresa. Los siguientes son otros beneficios identificados:

Visibilidad de los procesos de las empresas. Mayor flexibilidad y agilidad para adaptacin al cambio. Posibilidad de integrar la informacin del negocio dispersa

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en diferentes sistemas.

Dirigir los esfuerzos de la empresa de una manera planeada y alineada con los objetivos estratgicos. Adquirir la habilidad para disear, simular y monitorear procesos de manera automtica y sin la participacin de usuarios tcnicos. Adquirir una ruta de mejoramiento y eficiencia continua al convertir actividades ineficientes en menores costos a travs de uso de tecnologa enfocada en procesos. Reducir costos futuros de integracin y mantenimiento al adquirir tecnologa ya preparada para abordar el cambio.

concentra en la articulacin de las iniciativas estratgicas con los procesos de negocio, apalancados en estndares tecnolgicos que facilitan su despliegue alineado en las operaciones diarias de la organizacin.

Figura 1. BPM articula la estrategia, los procesos y la tecnologa de una organizacin.

Lograr estos beneficios es el resultado de la aplicacin metdica de prcticas de gestin, de la implantacin y adopcin de formas de operar automatizadas y estratgicamente seleccionadas. A continuacin se describe la forma de llevar a la prctica un proceso de mejoramiento bajo el concepto de BPM. BPM en la prctica La implementacin de BPM involucra la articulacin de la estrategia, los procesos y la tecnologa de una empresa para generar valor al negocio. A diferencia de los modelos de gestin anteriores, BPM se

Para lograr esta articulacin es necesario desarrollar una serie de procesos que permiten alinear de manera controlada, los aspectos estratgicos del negocio, a travs de la identificacin y articulacin de los conceptos claves del proceso y la asociacin de los componentes tecnolgicos que permitan flexibilizar los cambios en la cotidianidad empresarial. En la prctica la implantacin de esta disciplina de mejoramiento requiere por parte de la empresa, una dosis de pensamiento en procesos de negocio y la utilizacin de tecnologas de Informacin centradas en procesos.

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Figura 2. Dimensiones del proceso en BPM.

Pensar en procesos de negocio significa que las acciones de cambio que se ejercen sobre el proceso, son evaluadas y planeadas teniendo en cuenta las diferentes dimensiones que juegan en la dinmica del mismo. Esto quiere decir que el proceso se evala revisando las actividades que se llevan a cabo, buscando eliminar aquellas que no adicionan valor e identificando las polticas, reglas de negocio y normas que determinan las decisiones que la organizacin toma sobre el proceso. De igual manera se examinan los trabajos y roles que la empresa destina a la realizacin del proceso, con el fin de gestionar las barreras culturales, paradigmas, conocimientos y competencias requeridas para su realizacin. De igual manera se analiza la estructura de la organizacin, con el fin de coordinar las diferentes reas, jerarquas y dependencias que influencian su desempeo. Las condiciones fsicas ejercen especial influencia sobre determinados procesos, ya que las condiciones ambientales y geogrficas pueden determinar mejoras o reducciones en la generacin de valor en determinada actividad del negocio. Las habilidades y competencias del talento humano que participa en la operacin del proceso, constituyen otro de los pilares al abordar el proceso de mejoramiento. Finalmente la infraestructura de informacin y comunicaciones son examinadas para identificar los repositorios de informacin y las actividades del proceso modelado bajo BPM que consulta o

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almacena informacin en otros sistemas del negocio. La identificacin de estas interfaces constituye un factor de xito en la implementacin de proyectos de automatizacin ya que en ellos estn generalmente los mayores esfuerzos en la implementacin de plataformas tecnolgicas y se utilizan para dimensionar el alcance de las diferentes fases del proceso de mejora. La gestin de estos componentes requiere tecnologa para actuar con agilidad y facilitar procesos de cambio.

La tecnologa de BPM
La tecnologa que posibilita la implantacin y adopcin de BPM constituye una categora nueva de sistemas de informacin denominada Business Process Management System (BPMS). Inicialmente y de manera general un BPMS puede ser definido como un conjunto de utilidades de software para definir, implementar y mejorar procesos de negocio que cumplen con un grupo de caractersticas tcnicas necesarias para aplicar el concepto

Figura 3 .Business Process Management Systems (BPMS)

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Estos sistemas permiten manejar el ciclo de vida del proceso a travs de caractersticas funcionales y no funcionales que posibilitan definir, modelar, implementar y mejorar el proceso durante su operacin. Un sistema BPMS esta en capacidad de realizar las siguientes operaciones:

requiere mayor conocimiento y experiencia de un usuario final.

Anlisis de procesos y comportamiento de la operacin. Gestin de ciclo de generacin publicacin y consumo del conocimiento generado en la operacin del proceso.

Modelamiento de procesos de negocio Provee entornos de desarrollo de aplicaciones para colaboracin entre procesos de negocio. Generacin, actualizacin y publicacin de documentacin de procesos. Simulacin de procesos de negocio para evaluar su comportamiento en situaciones de carga exigidas en determinados momentos del proceso. Integracin de informacin proveniente de otros sistemas de negocio. Automatizacin de procesos. Colaboracin entre las empresas que participan en la cadena productiva de la organizacin. Despliegue de aplicaciones que soportan el proceso en condiciones tales que no se

Estas caractersticas constituyen la base sobre la cual se desarrolla el modelamiento, simulacin e implementacin de procesos en una compaa. La flexibilidad y agilidad en el diseo de procesos, se basan en la abstraccin de la realidad que plasma el arquitecto de negocio y las posibilidades del sistema para representar esta realidad de manera grfica. Los sistemas BPMS incluyen funcionalidades para representar la interrelacin de las diferentes dimensiones del proceso de manera grafica
Conclusin

BPM es el entendimiento, gestin e innovacin de procesos bajo estndares internacionales, alineados con la estrategia de negocio para asegurar la efectividad del proceso y crear valor a la cadena productiva de la empresa y su sector. Constituye un nuevo paradigma para abordar procesos de mejoramiento que aumenta la eficiencia y facilita integracin entre diferentes compaas. Se lleva a la prctica integrando la estrategia los procesos y la tecnologa, la cual

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emplea estndares de modelamiento para permitir una comunicacin fluida y con menor esfuerzo entre procesos de negocio y las compaas del sector. Constituye una alternativa para la bsqueda de ventajas competitivas, para afrontar escenarios de competencia en mercados nacionales e internacionales. Se perfila como una nueva lnea de pensamiento que atiende necesidades tangibles de las empresas y abre nuevos nichos de mercado para nuevas empresas que se enfoquen en temas de gestin empresarial.
Fuente: www.degerencia.com/articulo/business_process_ management_bpm_articulando_estrategia_proce sos_y_tecnologia