Caso de xito de logos: Microsoft Online Services

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logos: las ventajas de utilizar Live Meeting Online para ahorrar costes y mejorar la colaboracin en una empresa multinacional
Resumen Pas o regin: Espaa Sector: Servicios de Formacin Cliente: logos Web: www.elogos.es Nmero de empleados: 330. Perfil del cliente: logos es una consultora de soluciones de aprendizaje vanguardistas para el desarrollo de las personas y las organizaciones en Espaa y Latinoamrica, a travs de 12 oficinas en 4 pases (Espaa, Mxico, Chile y Brasil). En 2009 adoptan una solucin de colaboracin basada en Live Meeting Online para agilizar la coordinacin entre empleados -particularmente con los centros de trabajo remotos- y disfrutar de las ventajas que ofrece este entorno como sustituto de viajes y reuniones. Tras un proceso de despliegue sencillo, estos objetivos se han logrado y logos tiene ya planes de extender a la nube otros servicios internos de TI de la compaa. Software y servicios

t Office. . "La empresa sigue una poltica de reduccin de costes y Live Meeting Online nos facilita y resuelve desplazamientos, en definitiva, nos ahorra costes". SITUACIN logos es una consultora de formacin especializada que ofrece sus servicios a organismos, instituciones y empresas privadas en Espaa y varios pases de Latinoamrica. Cuenta con una plantilla de ms de 330 profesionales y 12 oficinas repartidas por varias ciudades espaolas (Madrid, donde est la sede central, Barcelona, Sevilla, Valencia, Santiago de Compostela, etc.) y de Iberoamrica, en Brasil, Mxico y Chile. Su cifra de negocio estimada para el ejercicio 2011 es de 38 millones de euros, lo que nos da una idea de su pujanza y productividad. D. Xavier Netto Camero es el Director de Explotacin y Arquitectura Tecnolgica de logos, y l mismo nos describe su compaa: "logos es la consultora de formacin lder en Espaa y Latinoamrica. Sus principales clientes son agentes sociales, administracin pblica, y empresas. logos satisface las necesidades de formacin de sus clientes a travs de soluciones de aprendizaje vanguardistas para el desarrollo de las personas y de las organizaciones, especializndonos en el diseo, desarrollo, implantacin y gestin de Universidades Corporativas y Escuelas de Aprendizaje, con un uso intensivo de la tecnologa".

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El sector de la formacin es un segmento econmico que en estos ltimos aos ha experimentado un fuerte crecimiento. La demanda de nuevos servicios, especialidades y modelos de formacin lleva a empresas como logos a volver la vista hacia la tecnologa de la informacin y comunicaciones en busca de soluciones a diversos problemas que, en los ltimos tiempos convergen en un punto muy concreto: comunicacin y colaboracin sin fronteras, sin lmites y sin horarios. Como nos explica Xavier Netto: "En el contexto actual, el e-Learning es un medio que intensifican las organizaciones para reducir sus costes de formacin sin disminuir la calidad del servicio. logos hace uso intensivo de la tecnologa como factor determinante a la hora de dar respuesta a la demanda del mercado". logos combina distintas tecnologas, servicios y modelos de aprendizaje que configuran una solucin de alto valor aadido. Como nos comenta el Sr. Netto, "Estamos continuamente innovando para mejorar no slo la tecnologa si no tambin los servicios y los Modelos asociados a dichos servicios y tecnologas. La integracin de distintas tecnologas configuran parte de la capa tcnica de nuestra solucin". La capa tecnolgica, est integrada por herramientas de gestin de portales (SharePoint), herramientas de Gestin de la Formacin (LMS's: Learning Management Systems), gestin de contenidos -eLearning (LCMS: Learning Content Management Systems), gestin de contenidos y colaboracin (CMS: Content Management System) y herramientas de colaboracin: chat, videoconferencia, foros y recursos del 'Social Media': Facebook, YouTube, etc. La integracin de todos estos servicios se facilita a travs de una arquitectura orientada a servicios y soportada por el producto Microsoft BizTalk. Todo ello configura la solucin integral que logos ofrece a sus clientes. A nivel corporativo los empleados utilizan un portal basado en Microsoft SharePoint. Dentro de los servicios internos para los empleados, disponen de una infraestructura de correo Exchange Server, gestin ERP con Navision y videoconferencia con Live Meeting Online. Como el resto de tecnologas de Microsoft, se apoyan en los servicios bsicos de red y directorio proporcionados por Windows Server. El Sr. Netto resume en dos frases las necesidades detectadas en la compaa: "Los proyectos se realizan en el rea geogrfica del cliente. La produccin y configuracin de las plataformas de produccin est centralizada en el centro de datos de la sede de Madrid principalmente. Buscbamos una herramienta de comunicacin que nos permitiese ser ms productivos a nivel interno y trabajar en red, y tambin valorar su utilidad en los proyectos y clientes. El crecimiento de la compaa, su expansin internacional y el aumento de la demanda de servicios internos, junto con la necesidad de gestionar sus recursos fsicos de manera eficiente (salas, aulas, distintas sedes y horarios, etc.) y el aumento de los costes de viajes y desplazamiento les conduce a evaluar una solucin de comunicaciones unificadas. La solucin que tenan hasta entonces, Webex, se desestima, as como otras aplicaciones ad-hoc que incorporaron al proceso de evaluacin. En logos, como nos cuenta Xavier Netto, su responsable de Explotacin, evaluaron sus necesidades hace un par de aos y definieron claramente un rea de mejora, la comunicacin interna y la colaboracin entre los empleados particularmente con los empleados en los centros de trabajo remotos- cuya solucin se basa, en 2009, en la implantacin de un sistema de videoconferencia, mensajera instantnea y colaboracin soportado por tecnologas de Microsoft: "Haba un proyecto interno de trabajo en red y colaboracin que iba mucho ms all, orientado a la movilidad y flexibilidad del empleado as como facilitadora del teletrabajo. Queramos una herramienta estndar de comunicacin que pudiera ofrecer chat, servicios de videoconferencia, comparticin de documentacin y trabajo en equipo". Los responsables de la compaa valoran distintas alternativas, pero eligen la plataforma de Comunicaciones Unificadas y Colaboracin de Microsoft por una serie de razones de gran peso:

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En primer lugar, la experiencia previa con la plataforma de Microsoft. "Nuestra estrategia pasa por apoyarnos en los mejores productos tecnolgicos disponibles en el mercado, donde Microsoft encaja en gran parte de nuestra solucin (SharePoint, Live Meeting Online y BizTalk como plataforma de desarrollo de logos)", nos aclara Xavier Netto. Microsoft, para esta compaa, ha sido desde el primer momento un proveedor y un partner tecnolgico de referencia, con el cual no caben dudas sobre su calidad, el alto nivel de su soporte tcnico y su compromiso a medio largo plazo. En este aspecto concreto, como nos cuenta el Sr. Netto, el servicio anterior de colaboracin que tenamos no responda exactamente a los retos planteados: "Con la solucin anterior no estbamos demasiado contentos, habamos tenido una serie de problemas de integracin con otros sistemas y el servicio que nos dieron no fue demasiado bueno. Buscbamos una utilidad y una garanta, y por eso nos decidimos por Microsoft." Un segundo motivo es la facilidad de integracin. Aunque existen otras soluciones en el mercado, incluso de libre acceso, Microsoft ofrece un modelo de Comunicaciones Unificadas y colaboracin que encaja perfectamente con lo que logos ya tiene, y por consiguiente, el esfuerzo de implementacin, configuracin y despliegue sera, por lgica, mucho menor, y sin duda, la compatibilidad estara asegurada. Estos factores, que al final suponen un menor coste total de propiedad, son esenciales para garantizar la continuidad de negocio, la estabilidad de su plataforma a medio plazo y, como resultado, la productividad, son para los responsables de TI de la compaa, esenciales. "Tenemos Exchange, SharePoint y vimos que era la plataforma que mejor se integraba con lo que tenemos. El coste era bastante razonable y adems huamos de soluciones que ofrecen empresas ms pequeas para facilitar la gestin del cambio", nos confiesa el Sr. Netto, que prosigue: "La empresa sigue una poltica de reduccin de costes y Live Meeting Online nos facilita y resuelve desplazamientos y en definitiva, nos ahorra costes. La sustitucin de la plataforma anterior deba ser rpida y no tenemos una infraestructura tecnolgica que nos permita hacer pruebas en profundidad con otros productos." Un tercer elemento es la experiencia previa y la facilidad de adopcin por parte de los usuarios de unas tecnologas y productos que muchos de ellos ya conocen porque las utilizan en su vida privada, como Live Meeting Online. Si la curva de aprendizaje es menor, la productividad no se ve afectada.

DESPLIEGUE Y PUESTA EN MARCHA Partiendo de esa decisin, se ponen en manos de un Partner Certificado Gold de Microsoft, para llevar a cabo la implementacin de la solucin. De manera muy resumida, podemos decir, la red corporativa de logos est concentrada en un centro de datos ubicado en Madrid, que contiene los servidores y elementos de infraestructura. En las oficinas del resto de Espaa y Latinoamrica, no disponen de servidores y los usuarios se conectan mediante sesiones de terminal Citrix XenApp, al centro de datos de Madrid, desde donde acceden a las aplicaciones de negocio y ofimtica, entre ellas Outlook. El proyecto comienza hacia principios de 2010 y el despliegue de Live Meeting Online no ofrece especial dificultad completan el trabajo en unas pocas jornadas. "En 2 3 semanas ya tenamos a todos los usuarios con Live Meeting Online activos", nos asegura.

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LIVE MEETING ONLINE Live Meeting Online ha aportado una serie de beneficios a logos desde su puesta en servicio. Xavier Netto reconoce que ha servido para ahorrar costes en desplazamientos, pero sobre todo, tiene la gran ventaja de que les facilita la convocatoria de reuniones. Un colectivo que aprovecha especialmente esta herramienta son los tutores, que la emplean en su interlocucin con los alumnos. Otro es, como era de esperar, la Direccin de la empresa. El impacto sobre la red y los recursos que ha tenido esta solucin, como l mismo nos aclara, ha sido escaso. En general, el Sr. Netto afirma estar satisfecho con el resultado, como nos comenta: "Los resultados son razonablemente positivos. La Gestin del Cambio es compleja y los nuevos servicios siempre son costosos de introducir en el uso de las organizaciones. Hemos conseguido una media de uso del 60% de la compaa durante el primer ao de implantacin con los que nos sentimos bastante satisfechos". Live Meeting Online sigue estando en sus planes de futuro: "Esperamos ir consolidando durante el 2011 y que Live Meeting o Lync Online pueda pasar de ser una herramienta parcialmente utilizada a una herramienta estandarizada dentro de la organizacin y usada de manera recurrente en los proyectos a clientes como parte de la solucin tcnica". BENEFICIOS DE LA SOLUCIN

presenta interesantes ventajas que nos permiten ser ms productivos". o en la gestin de TI: se limita a la administracin de altas y bajas de cuentas. Outlook. El complemento nos permite realizar las convocatorias de reunin a travs de los componentes integrados". OFFICE 365 Tras el proyecto, logos mantiene su confianza en la calidad y las posibilidades de las tecnologas de Microsoft, y al cabo de un ao de uso, su grado de satisfaccin es razonable. Pero sobre todo, con la vista puesta en el futuro, el paso siguiente ser la externalizacin hacia la nube de los servicios de mensajera, colaboracin y comunicaciones unificadas. El reciente lanzamiento de Microsoft Online Services y ms concretamente, las ofertas de Office 365, son la solucin de cloud computing que logos estaba esperando.