Nueve Manuales Administrativos Transparencia

Acuerdo DOF 12-07-2010 ltima Reforma DOF 27-07-2011
SECRETARA DE GOBERNACIN SECRETARA DE LA FUNCIN PBLICA
ACUERDO por el que se emiten las Disposiciones Generales para la Transparencia y los Archivos de la Administracin Pblica Federal y el Manual Administrativo de Aplicacin General en las materias de Transparencia y de Archivos.
Acuerdo publicado en el Diario Oficial de la Federacin el 12 de julio de 2010 ltima reforma publicada DOF 27 de julio de 2011
Texto Vigente
Al margen un sello con el Escudo Nacional, que dice: Estados Unidos Mexicanos.- Secretara de Gobernacin y Secretara de la Funcin Pblica. JOS FRANCISCO BLAKE MORA, Secretario de Gobernacin, y SALVADOR VEGA CASILLAS, Secretario de la Funcin Pblica, con fundamento en lo dispuesto en los artculos 27, fraccin XIX y 37, fracciones VI, XXV y XXVI de la Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal; 1 y 5 del Reglamento Interior de la Secretara de Gobernacin; 1 y 6 del Reglamento Interior de la Secretara de la Funcin Pblica, por lo que han tenido a bien expedir el siguiente ACUERDO ARTCULO PRIMERO.- El presente Acuerdo tiene por objeto:
Prrafo reformado DOF 27-07-2011
a)
Dictar la poltica, as como las disposiciones y acciones que en materia de transparencia, rendicin de cuentas y acceso a la informacin pblica debern observar las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal y la Procuradura General de la Repblica, y
Inciso adicionado DOF 27-07-2011
b)
Establecer las disposiciones, acciones, procedimientos y mtodos administrativos que en materia de archivos debern observar las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal y la Procuradura General de la Repblica.
Inciso adicionado DOF 27-07-2011
Lo anterior, con la finalidad de aprovechar bajo criterios de eficiencia, simplificacin y desarrollo administrativo, los recursos y procedimientos tcnicos con que cuentan para mejorar la gestin pblica a su cargo, as como la atencin a los particulares.
Prrafo adicionado DOF 27-07-2011
ARTCULO SEGUNDO.- Las disposiciones en materia de transparencia, rendicin de cuentas, acceso a la informacin pblica y archivos, sern las siguientes:
DISPOSICIONES GENERALES PARA LA TRANSPARENCIA Y LOS ARCHIVOS DE LA ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL

Denominacin reformada DOF 27-07-2011
Ttulo Primero De las Generalidades

Ttulo adicionado DOF 27-07-2011
Captulo I Del mbito de Aplicacin y Definiciones 1. Las presentes disposiciones tienen por objeto establecer la poltica general y las acciones que propicien la transparencia en la gestin pblica, la rendicin de cuentas y el acceso por parte de los
-2particulares a la informacin que generen las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal. As como establecer disposiciones, acciones, procedimientos y mtodos administrativos que debern observar las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal, para la conservacin y disponibilidad de documentos de archivo.
2.
Para los efectos de las presentes disposiciones generales, se entiende por: I. Dependencias: las secretaras de Estado, incluyendo a sus rganos administrativos desconcentrados y la Consejera Jurdica del Ejecutivo Federal, as como a las unidades administrativas de la Presidencia de la Repblica, conforme a lo dispuesto en la Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal y a la Procuradura General de la Repblica; Entidades: los organismos pblicos descentralizados, empresas de participacin estatal mayoritaria y fideicomisos pblicos que en trminos de la Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal y de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales, sean considerados entidades de la Administracin Pblica Federal Paraestatal; Grupo de Apoyo: al grupo de servidores pblicos adscritos a las unidades administrativas de la dependencia o entidad, aprobado por el respectivo Comit de Informacin, con el objeto de coadyuvar con este ltimo y/o con la Unidad de Enlace, en la realizacin de las actividades que le son asignadas;
Fraccin reformada DOF 27-07-2011
II.
III.
IV.
Informacin socialmente til o focalizada: la Informacin que sirve para que los particulares tomen decisiones mejor informadas respecto a bienes y servicios pblicos o privados, privilegiando el uso de datos estadsticos y/o comparativos; o bien, a la informacin que contribuye a que las dependencias o entidades rindan cuentas en torno a uno o ms temas especficos;
V.
Manual: el Manual Administrativo de Aplicacin General en las materias de Transparencia y de Archivos, a que se refiere el artculo Tercero del presente Acuerdo, y
Fraccin adicionada DOF 27-07-2011
VI.
UTIC: la unidad de tecnologas de la informacin y comunicaciones o reas afines u homlogas, cualquiera que sea su denominacin o jerarqua, en las dependencias y entidades.
Captulo II De los Responsables de su Aplicacin 3. Corresponder a los Titulares de las dependencias y a los rganos de Gobierno en las entidades conforme al mbito de sus respectivas atribuciones, proveer las acciones necesarias para que se cumplan la poltica, las disposiciones, las acciones, los procedimientos y mtodos administrativos contenidos en el Manual.
4.
Los Titulares de las dependencias y entidades, en el mbito de sus respectivas atribuciones, instruirn lo conducente para que se abstengan de emitir o bien se dejen sin efecto los acuerdos, normas, lineamientos, oficios circulares y dems disposiciones o procedimientos de carcter interno que se hubieren emitido en las materias a que se refiere el Artculo Primero de este Acuerdo y que no deriven de facultades expresamente previstas en leyes y reglamentos.
-35. La aplicacin de la poltica, las disposiciones, las acciones, los procedimientos y mtodos administrativos contenidos en el Manual, corresponde a los servidores pblicos, conforme a las atribuciones o funciones que les confieren las disposiciones jurdicas aplicables.
Al efecto, el responsable en cada dependencia y entidad del rea coordinadora de archivo, del archivo de trmite, del archivo de concentracin y, donde proceda, del archivo histrico, debern conservar y custodiar los documentos de archivo en trminos de los Lineamientos Generales para la organizacin y conservacin de los archivos de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal y del Manual.
Ttulo Segundo De la Transparencia de la Administracin Pblica Federal

Captulo I De la poltica y las acciones en materia de transparencia

Captulo reformado DOF 27-07-2011
6.
En la Administracin Pblica Federal toda persona tendr acceso a la informacin gubernamental, en los trminos establecidos por las disposiciones aplicables. Los servidores pblicos debern permitir y garantizar el acceso a la informacin gubernamental, sin ms lmite que el inters pblico, los derechos de privacidad y de proteccin de datos personales establecidos por la ley.
7.
Los servidores pblicos de las dependencias y entidades para cumplir con la obligacin de mxima publicidad que establece la legislacin en la materia, debern considerar, lo siguiente: I. Atender los requerimientos especficos que les formule la Unidad de Enlace o el Comit de Informacin relacionados con el cumplimiento de las obligaciones, plazos y trminos sealados en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental, su Reglamento y las disposiciones aplicables; Verificar que la informacin que se publique en el Portal de Obligaciones de Transparencia que corresponda a la unidad administrativa en que se encuentren adscritos, sea veraz y confiable, propiciando su actualizacin de conformidad con las disposiciones aplicables;
II.
III.
Cumplir con las obligaciones que derivan de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental, con celeridad y eficiencia, con el objeto de reducir los tiempos de atencin en beneficio del solicitante. Al efecto, considerarn lo siguiente: 1. Las solicitudes de prrroga o ampliacin del plazo de respuesta que establece la ley de la materia, debern hacerse en forma excepcional y siempre que exista una razn que motive dicho requerimiento; La respuesta a las solicitudes de acceso a la informacin, ser clara y congruente con lo solicitado, utilizando lenguaje sencillo y de fcil comprensin para el solicitante; La clasificacin de la informacin como reservada y/o confidencial, se apegar estrictamente a los supuestos previstos por la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental, a las leyes especficas, los lineamientos y los criterios establecidos por el Instituto Federal de Acceso a la Informacin y Proteccin de Datos y, cuando corresponda, a aqullos expedidos por el Comit de Informacin. En caso de duda, se privilegiar el principio de mxima publicidad, y
Numeral reformado DOF 27-07-2011
2.
3.
-44. Al recibir una solicitud de acceso a la informacin que se refiera a un documento o expediente previamente clasificado como reservado o confidencial, ste se revisar detalladamente para determinar si prevalecen las causas que motivaron la clasificacin. De resultar procedente, se pondr a disposicin del solicitante una versin pblica del documento o expediente;
IV.
Proporcionar a otras dependencias o entidades, la informacin que aqullas requieran para el ejercicio de sus atribuciones. En este supuesto, se deber indicar si la informacin est clasificada como reservada y/o confidencial, con el fundamento jurdico correspondiente. La autoridad receptora observar la clasificacin de la informacin para su adecuada conservacin y manejo; Garantizar que los datos personales que reciban con motivo o en ejercicio de sus funciones, sean protegidos, tratados, difundidos, transmitidos y distribuidos conforme a las disposiciones aplicables; Observar los procedimientos del Manual a que se refieren estas disposiciones, y Participar en la capacitacin que se imparta en la dependencia o entidad en que se encuentre adscrito, en materia de transparencia y acceso a la informacin.
V.
VI. VII.
8.
Las dependencias y entidades publicarn en sus portales institucionales en internet, los informes previstos en las disposiciones jurdicas y que se relacionen con el ejercicio del gasto, los programas a su cargo y los resultados de la gestin pblica, en los medios o formatos en que se gener dicha informacin. Las dependencias y entidades para propiciar la transparencia de la informacin que generen, podrn adoptar por conducto de los Comits de Informacin y de las Unidades de Enlace, las siguientes acciones: I. El Comit de Informacin: a) Declararse en sesin de trabajo permanente, para propiciar la atencin de las solicitudes de acceso a la informacin y el cumplimiento de sus dems obligaciones, conforme a las disposiciones jurdicas aplicables y en el menor tiempo posible. Dicha declaracin conlleva a que el rgano colegiado decrete nicamente recesos, sin necesidad de levantar la sesin, en tanto conoce de asuntos similares y sin que medie convocatoria alguna, agilizando con ello la atencin de los mismos. Con independencia de que sesione de manera ordinaria o extraordinaria cuando as corresponda;
9.
b)
Solicitar a la Unidad de Enlace que los criterios, acuerdos y resoluciones del propio Comit, sean puestos a disposicin de manera estandarizada, clara y asequible para su consulta a travs del portal institucional en internet de la dependencia o entidad, en el men principal, dentro de la seccin Transparencia, en el apartado que se denominar Comit de Informacin;
Inciso reformado DOF 27-07-2011
c)
Promover la capacitacin a favor de los servidores pblicos de la dependencia o entidad de que se trate, en los temas relacionados con la transparencia, rendicin de cuentas, acceso a la informacin y proteccin de datos personales; Establecer grupos de apoyo a la Unidad de Enlace, considerando entre otros aspectos, su integracin y temporalidad, y
d)
-5II. Las Unidades de Enlace: a) Fomentar en coordinacin con las unidades administrativas correspondientes, programas de capacitacin para incentivar la transparencia, rendicin de cuentas, acceso a la informacin y proteccin de datos personales; Verificar que las unidades administrativas, divulguen de manera proactiva, informacin socialmente til o focalizada en los portales institucionales en internet, conforme a las presentes disposiciones generales; Coadyuvar con las unidades administrativas para el cumplimiento de las resoluciones que dicte el Instituto Federal de Acceso a la Informacin y Proteccin de Datos en los recursos de revisin;
Inciso reformado DOF 27-07-2011
b)
c)
d)
Llevar el registro y la actualizacin de los servidores pblicos habilitados y de los servidores pblicos designados por los titulares de las unidades administrativas, y propiciar que reciban la capacitacin correspondiente, y Solicitar al Comit de Informacin la constitucin de grupos de apoyo.
e) 10.
Los grupos de apoyo a que se refiere el artculo anterior realizarn las actividades siguientes: I. II. Promovern acciones especficas que permitan incrementar la eficiencia y eficacia en la gestin y atencin de las solicitudes de acceso a la informacin, participando en su implementacin; Propondrn a la Unidad de Enlace la divulgacin de informacin socialmente til o focalizada, en los trminos de las presentes disposiciones generales, y Coadyuvarn con las unidades administrativas o servidores pblicos designados en la localizacin de los documentos en los que conste la informacin solicitada.
III.
11.
Las dependencias y entidades como parte de la rendicin de cuentas a la ciudadana tomando en consideracin sus particularidades, debern identificar y difundir a travs del portal institucional en internet, como informacin socialmente til o focalizada, cuando menos, la siguiente:
(Se deroga el segundo prrafo).

Derogado DOF 27-07-2011
I.
Las recomendaciones que los rganos pblicos en materia de derechos humanos, no discriminacin o equidad de gnero, hubieren dirigido a la dependencia o entidad, y las razones por las cuales se aceptan, parcial o totalmente, o bien, por qu no son aceptadas;
II. III.
Los resultados de los procedimientos y mecanismos de evaluacin instrumentados a partir de las convenciones internacionales ratificadas por Mxico; Los estudios y opiniones, sobre el quehacer gubernamental financiados con recursos pblicos, mencionando los consultores, el monto y el tiempo en que se desarrollaron, y La dems que se identifique, genere, procese y sintetice por cada unidad administrativa, por s misma o mediante la intervencin de los grupos de apoyo a la Unidad de Enlace.
IV.
Dicha informacin debe publicarse en el men principal, dentro de la seccin Transparencia, en el apartado que se denominar Transparencia Focalizada y actualizarse de forma semestral. Adicionalmente, la Unidad de Polticas de Transparencia y Cooperacin Internacional, con sujecin a la disponibilidad y suficiencia presupuestaria, podr solicitar a instituciones pblicas o privadas, la
-6elaboracin de estudios para conocer las mejores prcticas relacionadas con informacin socialmente til o focalizada.
En todos los casos la Secretara de la Funcin Pblica podr solicitar a las dependencias y entidades que la informacin sea complementada, mejorada o sustituida cuando no rena los supuestos sealados en los numerales 13 y 14.
12.
La adopcin de tecnologas de la informacin y comunicaciones por las dependencias y entidades deber propiciar un mejor aprovechamiento de los recursos pblicos, una adecuada administracin de la informacin, as como la transparencia de la informacin pblica y la rendicin de cuentas. Al efecto, las dependencias y entidades, fomentarn el uso de las tecnologas de la informacin y comunicaciones. En la medida y condiciones en que su disponibilidad presupuestaria lo permita, sistematizarn sus procedimientos de trabajo y asegurarn la interoperabilidad con otras aplicaciones de tecnologas de la informacin y comunicaciones existentes.
13.
Las dependencias y entidades se asegurarn de que en los portales institucionales en internet se difunda informacin socialmente til o focalizada, amigable y asequible para los interesados, con el objeto de divulgar el quehacer pblico que conforme a la legislacin federal les corresponda. La informacin deber ser analtica, precisa, veraz y sustentada en la existencia de documentos, acciones y resultados, adems indicar el perodo al que se refiera. Cuando dicha informacin se integre por estadsticas, agrupacin de datos, estudios o evaluaciones, las dependencias y entidades se abstendrn de opinar o calificar el desempeo de su actuacin.
14.
Las dependencias y entidades se abstendrn de condicionar el acceso a la informacin que divulguen a travs de los portales institucionales en internet. Dicha informacin deber estar libre de restricciones para su reproduccin, proceso o cita. Al efecto las dependencias y entidades debern advertir que al reproducirla, procesarla o citarla el usuario referir la localizacin electrnica y fecha en que realiz la consulta de la misma en el portal institucional en internet. La ubicacin de la informacin o el enlace establecido para su consulta, siempre deber conducir al elemento y pgina de informacin al que hace referencia y no a otro elemento u otra pgina, sitio o portal en internet para lograr su localizacin. Cuando se trate de informacin que est relacionada o vinculada a otros enlaces, deber necesariamente hacerse el sealamiento al usuario que la informacin se localiza en otros sitios, los cuales podran no encontrarse bajo la responsabilidad de la dependencia o entidad. En todo caso, las dependencias y entidades supervisarn que las condiciones de accesibilidad garanticen la no remisin a enlaces de sitios inseguros o sin temtica relacionada. Toda la informacin a que se refieren estas disposiciones y que no tenga una ubicacin determinada, deber incorporarse preferentemente en la seccin Transparencia del portal institucional en internet.
15.
Las dependencias y entidades, a travs de los portales institucionales en internet podrn establecer mecanismos de encuesta o captacin de comentarios, a fin de propiciar el mejoramiento de la calidad de la informacin, aclarando los fines y el tratamiento que se dar a la informacin obtenida a travs de stos.
-7Captulo II De la Informacin Clasificada

Captulo reformado DOF 27-07-2011
16.
La poltica, las acciones y procedimientos en materia de transparencia no implicarn la difusin de documentos o expedientes especficos que contengan informacin clasificada como reservada o confidencial en trminos de las disposiciones jurdicas aplicables.
Ttulo Tercero De los Documentos de Archivo

Captulo I De los Archivos

Captulo adicionado DOF 27-07-2011
17.
En trminos de los Lineamientos Generales para la organizacin y conservacin de los archivos de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal, se deber observar lo siguiente: I. Los titulares de las dependencias y entidades, designarn a los responsables del rea coordinadora de archivo, del archivo de concentracin y, donde proceda, del histrico; Los titulares de las unidades administrativas, designarn a los responsables de los archivos de trmite; Los responsables del rea coordinadora de archivo, realizarn las acciones necesarias para la adecuada administracin de los documentos de archivo, de manera conjunta con las unidades administrativas y/o reas competentes en cada dependencia y entidad, as como con el Archivo General de la Nacin, a fin de garantizar la disponibilidad, localizacin expedita, integridad y conservacin de los mismos, y Los responsables de los archivos de trmite, de concentracin e histrico, administrarn los documentos de archivo activo, semiactivo e histrico, segn corresponda, mediante la adecuada organizacin, conservacin, seguimiento, recuperacin y divulgacin de los mismos, y recibirn la capacitacin correspondiente en temas archivsticos.
II.
III.
IV.
En la designacin de los responsables del rea coordinadora de archivo y de cada archivo, deber procurarse que los servidores pblicos cuenten con conocimientos y experiencia en archivstica. 18. Corresponder a las dependencias y entidades establecer los mtodos y mecanismos necesarios para asegurar la preservacin de la informacin, as como para realizar la consulta y prstamo de expedientes. Para la consulta y prstamo de los expedientes, las dependencias y entidades, debern observar lo siguiente: I. Cuando los expedientes se encuentren en archivos de trmite o de concentracin, ubicados en un solo recinto o administrados centralmente, por unidad administrativa o por institucin, se requerir que el titular de la unidad administrativa respectiva, acredite a los servidores pblicos para tal efecto; Cuando los expedientes de los archivos de trmite se encuentren ubicados en las unidades administrativas por acervos, por reas o por servidores pblicos, ser suficiente que los responsables de los archivos de trmite lleven un control de los expedientes, que permita conocer la ubicacin de los mismos y del servidor pblico que los tiene bajo su cuidado, y
19.
II.
-8III. Cuando los expedientes en los archivos de trmite o de concentracin contengan informacin clasificada en los trminos de las disposiciones legales aplicables, los responsables de esos archivos debern verificar que los servidores pblicos se encuentren acreditados previamente para consultarlos o recibirlos en prstamo, de conformidad con lo establecido en el Dcimo de los Lineamientos Generales para la clasificacin y desclasificacin de la informacin de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal.
Corresponder al responsable del rea coordinadora de archivo, asegurarse de que se cuente con los registros de firmas actualizados, de aquellos servidores pblicos acreditados para consultar y recibir en prstamo los expedientes sealados en las fracciones I y III. 20. Las dependencias y entidades establecern mecanismos que garanticen que los servidores pblicos que causen baja o se separen de su empleo, cargo o comisin, devuelvan los expedientes que hayan solicitado al archivo de trmite o de concentracin, en su caso, al histrico, mediante la liberacin de no existencia de prstamos en los archivos de la unidad administrativa, al efecto, las reas de recursos humanos instrumentarn los procedimientos para observar esta disposicin. Las dependencias y entidades garantizarn la identificacin, registro, administracin y acceso a los documentos de archivo, a travs de un sistema de gestin documental o herramienta para control de documentos de archivo. El coordinador de archivos ser el responsable de la administracin del sistema de gestin documental o herramienta para control de documentos de archivo. En el desarrollo y mantenimiento del sistema o herramienta, solicitar el apoyo de la UTIC, en trminos de las disposiciones aplicables. Los documentos de archivo electrnicos sern identificados, integrados, registrados y conservados en el sistema de gestin documental o herramienta para control de documentos de archivo, que ser operado por el responsable del archivo de trmite.
21.
Captulo II De los Documentos de Archivo Electrnicos

Captulo adicionado DOF 27-07-2011
22.
Los documentos de archivo electrnicos se regularn en trminos de lo dispuesto por el Captulo IV de los Lineamientos Generales para la organizacin y conservacin de los archivos de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal, as como a las dems disposiciones aplicables y a las recomendaciones siguientes: I. Considerar como documentos de archivo electrnicos para su registro y, en su caso, incorporacin al sistema de gestin documental o herramienta para control de documentos de archivo, aqullos que sirvan de sustento a los actos de autoridad derivados de las atribuciones y funciones de las unidades administrativas, y que cumplan con las caractersticas siguientes: a) Los documentos electrnicos y los digitalizados relacionados con la gestin de asuntos y trmites, y Las bases de datos o reportes propios o que provengan de otros sistemas de informacin distintos a los utilizados por las unidades administrativas;
b)
II.
Clasificar los documentos de archivo electrnicos, con plena equivalencia a los expedientes de las series documentales correspondientes al cuadro general de clasificacin archivstica; Utilizar como soporte de almacenamiento para los documentos de archivo electrnicos, equipos institucionales de almacenamiento administrados por la UTIC que cumplan con las caractersticas de seguridad de la informacin establecidas en las disposiciones aplicables en la materia;
III.
-9IV. Identificarlos utilizando informacin que comprenda los datos de identificacin establecidos para soporte papel, a fin de mantener los documentos de archivo electrnicos a travs del tiempo con base en su vigencia documental. En adicin a los datos previstos para el soporte papel, se recomienda utilizar los siguientes: a) Informacin requerida para la identificacin de los documentos de archivo electrnicos: i. ii. iii. b) Vnculo a anexos, cuando existan; Nombre y versin del sistema o formato en que se captura, y Plantillas requeridas para interpretar la estructura del documento;
Informacin requerida para mantener los documentos de archivo electrnicos en el tiempo: i. ii. iii. iv. v. Software: fecha, nombre y versin del nuevo software; Hardware: fecha, nombre y caractersticas del nuevo servidor o equipo institucional de almacenamiento; Reporte de eventos: cambio de la funcin a otro departamento, subdireccin o direccin en la unidad administrativa; Reporte de anomalas en formatos y contenido de los documentos de archivo electrnicos, y Reporte de siniestros o daos al material digital;
V.
Mantener accesible a su lectura los documentos de archivo electrnicos, en los trminos y por el plazo que se establezca en el catlogo de disposicin documental. Dejar constancia en el sistema de control de gestin documental o herramienta para control de documentos de archivo, de la transferencia de los documentos de archivo electrnicos al archivo de concentracin, garantizando que stos permanezcan en los equipos institucionales de almacenamiento administrados por la UTIC, hasta cumplir su vigencia administrativa, legal, contable o fiscal, y
VI.
Preservar los documentos de archivo electrnicos con valor histrico en los equipos institucionales de almacenamiento administrados por la UTIC, as como brindarles el mantenimiento y actualizacin correspondiente, en tanto se definen los requisitos especficos para la baja o transferencia secundaria, notificando de su existencia al Archivo General de la Nacin, quien dictaminar su valor histrico.
- 10 ARTCULO TERCERO.- Se establece el Manual Administrativo de Aplicacin General en las materias de Transparencia y de Archivos, el cual es de observancia obligatoria, al tenor de lo siguiente:
MANUAL ADMINISTRATIVO DE APLICACIN GENERAL EN LAS MATERIAS DE TRANSPARENCIA Y DE ARCHIVOS

Denominacin reformada DOF 27-07-2011
1.
Objetivos 1.1 Objetivo General
El presente Manual tiene como finalidad aprovechar y aplicar de manera eficiente los recursos humanos, patrimoniales y los procedimientos tcnicos con que cuentan las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal y la Procuradura General de la Repblica, bajo criterios unificados y de desarrollo administrativo o integral, para mejorar la gestin pblica y la atencin a los particulares. Asimismo, se establece para propiciar la reduccin y simplificacin de la regulacin administrativa y estandarizar los procedimientos para la transparencia y de los archivos de la Administracin Pblica Federal.
El presente Manual tiene como finalidad establecer procedimientos especficos para la clasificacin, organizacin, seguimiento, uso, localizacin, transferencia, resguardo, conservacin, seleccin y destino final de los documentos de archivo que se generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven por cualquier medio en sus archivos.
1.2
Objetivos Especficos 1. Establecer, privilegiando el principio de mxima publicidad, procedimientos para la operacin de las unidades administrativas, de la UE, del CI, simplificados e integrales. Promover la comunicacin efectiva entre unidades administrativas y la UE y el CI, y Propiciar el cumplimiento de la poltica y las acciones, a que se refieren las Disposiciones Generales para la Transparencia y los Archivos de la Administracin Pblica Federal.
2. 3.
4.
Establecer procedimientos para la clasificacin, organizacin, seguimiento, uso, localizacin, transferencia, resguardo, conservacin, seleccin y destino final de los documentos de archivo que se generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven por cualquier medio en sus archivos, definiendo la operacin de los archivos de trmite, concentracin e histrico, as como de las transferencias de manera controlada y sistemtica, atendiendo al valor documental de los expedientes.
Numeral adicionado DOF 27-07-2011
5.
Proporcionar a las dependencias y entidades un marco de referencia general unificado que estandarice la organizacin y conservacin de los documentos de archivo.
6.
Definir procedimientos integrales para la conservacin y administracin de documentos de archivo que resulten aplicables para aqullos que se encuentren en soporte papel o electrnico, cuando as proceda.
- 11 2. Marco Jurdico
Las disposiciones generales referidas en este apartado, se citan de manera enunciativa y no limitativa. Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos. Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal. Ley General de Bienes Nacionales. Ley Federal de las Entidades Paraestatales. Ley Federal de Procedimiento Administrativo. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental. Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental. Reglamento del Archivo General de la Nacin. Programa Nacional de Rendicin de Cuentas, Transparencia y Combate a la Corrupcin 2008-2012. Programa Especial de Mejora de la Gestin en la Administracin Pblica Federal 2008-2012. Decreto por el que las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal, la Procuradura General de la Repblica, las Unidades Administrativas de la Presidencia de la Repblica y los rganos desconcentrados donarn a ttulo gratuito a la Comisin Nacional de Libros de Texto Gratuitos, el desecho de papel y cartn a su servicio cuando ya no les sean tiles. Decreto por el cual se crea la seccin de archivos presidenciales del Archivo General de la Nacin. Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a que se sujetar la guarda, custodia y plazo de conservacin del Archivo Contable Gubernamental. Lineamientos Generales para la organizacin y conservacin de los archivos de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal. Norma General de Informacin Financiera Gubernamental 004. Disposiciones aplicables al Archivo Contable Gubernamental, est disponible para su consulta en: http://www.shcp.gob.mx. Normas Generales para el Registro, Afectacin, Disposicin Final y Baja de Bienes Muebles de la Administracin Pblica Federal Centralizada. Bases Generales para el Registro, Afectacin, Disposicin Final y Baja de Bienes Muebles que, en su caso, hayan emitido las entidades. Lineamientos que debern observar las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal en la recepcin, procesamiento y trmite de las solicitudes de acceso a la informacin gubernamental que formulen los particulares, as como en su resolucin y notificacin, y la entrega de la informacin en su caso, con exclusin de las solicitudes de acceso a datos personales y su correccin. Lineamientos generales para la clasificacin y desclasificacin de informacin de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal.
- 12 Lineamientos que debern observar las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal para notificar al Instituto Federal de Acceso a la Informacin Pblica los ndices de expedientes reservados. Lineamientos para la elaboracin de versiones pblicas, por parte de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal. Lineamientos que debern observar las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal en el envo, recepcin y trmite de las consultas, informes, resoluciones, criterios, notificaciones y cualquier otra comunicacin que establezcan con el Instituto Federal de Acceso a la Informacin Pblica. Disposiciones Generales para la Transparencia y los Archivos de la Administracin Pblica Federal. Instructivo para el trmite y control de bajas de documentacin del gobierno federal, est disponible para su consulta en: http://www.agn.gob.mx. Instructivo para la elaboracin del Catlogo de disposicin documental, est disponible para su consulta en: http://www.agn.gob.mx. Instructivo para elaborar el Cuadro general de clasificacin archivstica, est disponible para su consulta en: http://www.agn.gob.mx. Instructivo para la elaboracin de la Gua simple de archivos, est disponible para su consulta en: http://www.agn.gob.mx. Instructivo para la transferencia secundaria de archivos (soporte papel) dictaminados con valor histrico al Archivo General de la Nacin, est disponible para su consulta en: http://www.agn.gob.mx. Gua para determinar la viabilidad de implementar proyectos de digitalizacin de documentos de archivo, est disponible para su consulta en: http://www.agn.gob.mx. Instructivo para la baja documental de trmite concluido y su transferencia secundaria de la documentacin generada por las dependencias y entidades respecto de los recursos pblicos federales transferidos bajo cualquier esquema al Presidente electo de los Estados Unidos Mexicanos y, en su caso, a su equipo de colaboradores, entre el 3 de julio y el 30 de noviembre de 2006, est disponible para su consulta en: http://www.agn.gob.mx. Gua para el descarte de libros o publicaciones peridicas que se ubican en los archivos de concentracin de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal, est disponible para su consulta en: http://www.agn.gob.mx. Criterios para el proceso de descripcin de acervos fotogrficos, est disponible para su consulta en: http://www.agn.gob.mx. Gua para la salvaguarda de documentos en circunstancias de riesgo, est disponible para su consulta en: http://www.agn.gob.mx. 3. Definiciones, Trminos y Siglas
Adems de las definiciones contenidas en el numeral 2 del Artculo Segundo de este Acuerdo, se entender por: Acta circunstanciada: Al documento que elaboran las dependencias y entidades, con el objeto de hacer constar hechos especficos; Acta de baja documental: Al documento en el que consta la autorizacin del AGN, para ejecutar materialmente la baja documental del archivo de concentracin de las dependencias y entidades;
- 13 Acuerdo del archivo contable: Al Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a que se sujetar la guarda, custodia y plazo de conservacin del Archivo Contable Gubernamental; Administracin de documentos: Al conjunto de mtodos y prcticas destinados a planear, dirigir y controlar la produccin, circulacin, organizacin, conservacin, uso y disposicin final de los documentos de archivo; Afirmativa ficta: A la figura que se actualiza en el caso previsto por el artculo 35 del RLFTAIPG; AGN: Al Archivo General de la Nacin; Ampliacin del periodo de reserva: A la autorizacin de prolongar la clasificacin de la informacin, al subsistir los motivos y justificarse la continuidad de la reserva; Archivo: Al conjunto orgnico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por las dependencias y entidades; Archivo de concentracin: A la unidad responsable de la administracin de documentos cuya consulta es espordica por parte de las unidades administrativas de las dependencias y entidades, y que permanecen en ste hasta su destino final; Archivo de trmite: A la unidad responsable de la administracin de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa; Archivo histrico: A la unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional; rea coordinadora de archivo: A la designada para realizar las acciones necesarias para la adecuada administracin de los documentos de archivo, de manera conjunta con las reas competentes en cada dependencia y entidad, as como con el AGN; Baja documental: A la eliminacin de aquella documentacin que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores secundarios; Catlogo de disposicin documental: Al registro general y sistemtico que establece los valores documentales, los plazos de conservacin, la vigencia documental, la clasificacin de reserva o confidencialidad y el destino final; Clasificacin archivstica: Al proceso de identificacin y agrupacin de expedientes homogneos con base en la estructura funcional de la dependencia o entidad; Clasificacin de informacin: Al acto por el cual se determina que la informacin que posee una dependencia o entidad es reservada o confidencial; Comit de Informacin (CI): Al rgano colegiado integrado en trminos del artculo 30 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental; CONALITEG: A la Comisin Nacional de Libros de Texto Gratuitos; Conservacin de Archivos: Al conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la preservacin y la prevencin de alteraciones fsicas de los documentos de archivo y de la informacin contenida en los mismos; Consulta: Al acceso a los documentos de archivo por parte de los usuarios conforme a las normas y polticas establecidas para ello; Coordinador de Archivo (CA): Al responsable del rea coordinadora de archivo, en quien tambin podrn recaer las funciones que le correspondan al RAC;
- 14 Costo de envo: Al monto del servicio de correo certificado o mensajera, con acuse de recibo, que deba cubrirse por los particulares, cuando opten por solicitar que la informacin les sea remitida al domicilio indicado en la solicitud; Costo de reproduccin: Al monto de los derechos, productos o aprovechamientos que deban cubrir los particulares, por la reproduccin de la informacin en medios impresos, magnticos, pticos, sonoros, visuales, litogrficos, u otros; Cuadro general de clasificacin archivstica: Al instrumento tcnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad; Decreto CONALITEG: Al Decreto por el que las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal, la Procuradura General de la Repblica, las Unidades Administrativas de la Presidencia de la Repblica y los rganos desconcentrados donarn a ttulo gratuito a la Comisin Nacional de Libros de Texto Gratuitos, el desecho de papel y cartn a su servicio cuando ya no les sean tiles; Desincorporacin patrimonial: A la separacin de un bien del patrimonio del Gobierno Federal; Destino final: A la seleccin en los archivos de trmite o concentracin de aquellos expedientes cuyo plazo de conservacin o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos a un archivo histrico; Dictamen de valoracin: Al dictamen emitido por el AGN para determinar el destino final de los documentos del archivo de concentracin; Dictamen de autorizacin: Al dictamen emitido por la UCG para autorizar la baja de la documentacin contable y/o fiscal del archivo de concentracin; Disposicin: Al producto final de la valoracin y vigencia de los documentos; Disposicin final de bienes: Al acto a travs del cual se realiza la desincorporacin patrimonial de bienes muebles (venta, donacin, permuta, dacin en pago o destruccin); Disposiciones Generales (DGTAAPF): A las Disposiciones Generales para la Transparencia y los Archivos de la Administracin Pblica Federal; Documentacin activa: Aqulla necesaria para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas y de uso frecuente, que se conserva en el archivo de trmite; Documentacin histrica: Aqulla que contiene evidencia y testimonios de las acciones de la dependencia y/o entidad, por lo que debe conservarse permanentemente; Documentacin semiactiva: Aqulla de uso espordico que debe conservarse por razones administrativas, legales, fiscales o contables en el archivo de concentracin; Documento: A los expedientes, reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios, correspondencia, acuerdos, directivas, directrices, circulares, contratos, convenios, instructivos, notas, memorandos, estadsticas o bien, cualquier otro registro que documente el ejercicio de las facultades o la actividad de las dependencias o entidades y sus servidores pblicos, sin importar su fuente o fecha de elaboracin. Los documentos podrn estar en cualquier medio, sea escrito, impreso, sonoro, visual, electrnico, informtico u hologrfico; Documento de archivo: Aqul que registra, un hecho, acto administrativo, jurdico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de las dependencias y entidades. Sin importar el soporte o formato de ese registro o constancia;
- 15 Documento electrnico: A la informacin que puede constituir un documento de archivo cuyo tratamiento es automatizado y requiere de una herramienta especfica para leerse o recuperarse; Documento de archivo digitalizado: Al documento de archivo anlogo (papel) transformado en una forma digital, siempre y cuando el mismo sea integrado a un sistema de gestin documental automatizado que permita mantener su autenticidad, integridad y fiabilidad; Documento de archivo original: A todo registro implicado en los procesos sustantivos de cada unidad administrativa generado, recibido, transformado o usado, que cuente con firma autgrafa, sellos de recibido, o sean copias que con carcter de original reciban las unidades administrativas, as como las autorizadas por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico, conforme a los lineamientos a que se sujetar la guarda, custodia y plazo de conservacin del Archivo Contable Gubernamental. Tambin sern considerados documentos de archivo originales aqullos que son firmados de forma electrnica; Documentos de archivo comprobatorios: A los documentos originales que generan y amparan registros en la contabilidad de la dependencia y/o entidad y demuestran que stas: recibieron o proporcionaron, en su caso, los bienes y servicios que generaron obligaciones o derechos; recibieron o entregaron dinero en efectivo o ttulos de crdito o sufrieron transformaciones internas o eventos econmicos que modificaron la estructura de sus recursos o de sus fuentes; Expediente: A la unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trmite; Expediente de siniestro: Al conjunto de documentos generados a raz de un siniestro y/o incidente; Gua simple de archivo: Al esquema general de descripcin de las series documentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus caractersticas fundamentales conforme al cuadro general de clasificacin archivstica y sus datos generales; Herramienta de comunicacin: Al sistema de comunicacin y gestin electrnica autorizado por el IFAI para establecer cualquier tipo de comunicacin con ste, cuya transmisin garantice la seguridad, integridad, autenticidad, reserva y confidencialidad de la informacin intercambiada y genere registros electrnicos del envo y recepcin correspondiente; IFAI: Al Instituto Federal de Acceso a la Informacin y Proteccin de Datos; ndice de expedientes reservados: A la relacin de expedientes clasificados como reservados por los titulares de las unidades administrativas de las dependencias y entidades; INFOMEX: Al Sistema autorizado por el IFAI que contiene los formatos impresos y electrnicos para que las personas presenten sus solicitudes de informacin a travs de medios electrnicos, y el sistema nico para el registro y captura de todas las solicitudes recibidas por las dependencias y entidades en otros medios como correo, mensajera o fsicamente, y cuyo sitio en internet es www.infomex.org.mx/gobiernofederal; Informacin: A la contenida en los documentos que las dependencias y entidades generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven por cualquier ttulo; Informacin clasificada: A la informacin reservada o confidencial que posee una dependencia o entidad; Informacin confidencial: A la informacin a que se refiere el artculo 18 de la LFTAIPG y la que por disposicin expresa de una ley sea considerada como tal; Informacin pblica: A toda la informacin que no se ubique en alguna de las causales de reserva o confidencialidad previstas en la LFTAIPG; Informacin reservada: A la informacin que se encuentra temporalmente sujeta a alguna de las excepciones previstas en los artculos 13 y 14 de la LFTAIPG;
- 16 Inventario documental: Al instrumento de consulta que describe las series documentales y expedientes de un archivo que permiten, de acuerdo con su uso, su localizacin o soporte en el que se encuentre (inventario general), transferencia primaria o secundaria (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja documental); LFTAIPG: A la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental; LGBN: A la Ley General de Bienes Nacionales; Lineamientos de acceso a la informacin: A los Lineamientos que debern observar las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal en la recepcin, procesamiento y trmite de las solicitudes de acceso a la informacin gubernamental que formulen los particulares, as como en su resolucin y notificacin, y la entrega de la informacin en su caso, con exclusin de las solicitudes de acceso a datos personales y su correccin; Lineamientos de clasificacin y desclasificacin: A los Lineamientos generales para la clasificacin y desclasificacin de informacin de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal; Lineamientos de versiones pblicas: A los Lineamientos para la elaboracin de versiones pblicas, por parte de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal; Lineamientos en materia archivos: A los Lineamientos Generales para la organizacin y conservacin de los archivos de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal; Lineamientos para comunicacin con el IFAI: A los Lineamientos que debern observar las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal en el envo, recepcin y trmite de las consultas, informes, resoluciones, criterios, notificaciones y cualquier otra comunicacin que establezcan con el Instituto Federal de Acceso a la Informacin Pblica; Lineamientos para notificar al IFAI los ndices: A los Lineamientos que debern observar las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal para notificar al Instituto Federal de Acceso a la Informacin Pblica los ndices de expedientes reservados; Localizacin: A la forma de representar, mediante una clave alfanumrica, la ubicacin de espacios de archivo; Manual: Al Manual Administrativo de Aplicacin General en las materias de Transparencia y de Archivos; MAAGRMSG: Al Manual Administrativo de Aplicacin General en materia de Recursos Materiales y Servicios Generales; Muestreo: A la operacin por medio de la cual en el curso de una seleccin se retienen, en vista de su conservacin, algunos documentos siguiendo algn criterio determinado, para inferir el valor de una o varias caractersticas del conjunto. Existen diferentes tipos de muestreo: a) Selectivo o cualitativo: Aqul que trata de conservar los documentos ms importantes o significativos; Sistemtico: Aqul que precisa necesariamente la homogeneidad de la serie y elimina peridicamente, conservando un ao, un mes, o bien los expedientes (ordenados alfabticamente) correspondientes a una letra o conserva numricamente un expediente de cada serie eliminada, y Aleatorio: Aqul que toma las muestras al azar, cualquiera de los elementos pueden ser igualmente representativos;
b)
c)
- 17 OIC: Al rgano Interno de Control en la dependencia o entidad; Periodo de reserva: Al plazo que se determin para mantener bajo reserva un documento o alguna de sus partes al ubicarse en los supuestos previstos en los artculos 13 y 14 de la LFTAIPG; Plazo de conservacin: Al periodo de guarda de la documentacin en los archivos de trmite, de concentracin e histrico. Consiste en la combinacin de la vigencia documental, el trmino precautorio, el periodo de reserva, en su caso, y los periodos adicionales previstos en las disposiciones aplicables; Procedimiento: A la sucesin cronolgica de actos concatenados entre s, que se constituyen en una unidad, en funcin de la realizacin de una actividad o tarea especfica dentro de un mbito predeterminado de aplicacin. Todo procedimiento involucra actividades y tareas de los servidores pblicos, la determinacin de tiempos de realizacin, el uso de recursos materiales y tecnolgicos y la aplicacin de mtodos de trabajo; Programa de rendicin de cuentas: Al Programa Nacional de Rendicin de Cuentas, Transparencia y Combate a la Corrupcin 2008-2012; Recurso de revisin: Al medio de impugnacin previsto en los artculos 26, 49 y 50 de la LFTAIPG y 82 del RLFTAIPG; Reglamento del AGN: Al Reglamento del Archivo General de la Nacin; Resolucin: A la determinacin que emite el CI o el IFAI en ejercicio de sus funciones; Responsable del archivo de concentracin (RAC): Al servidor pblico nombrado por el titular de la dependencia o entidad, con conocimientos y experiencia en archivstica, encargado del acervo documental semiactivo; Responsable del archivo de trmite (RAT): Al servidor pblico nombrado por el titular de cada unidad administrativa, quien definir su nivel jerrquico, encargado del acervo documental en la unidad administrativa de su adscripcin; Responsable del archivo histrico (RAH): Al servidor pblico nombrado por el titular de la dependencia o entidad, con conocimientos y experiencia en archivstica, encargado del acervo documental con valores secundarios; Revocar: Al acto mediante el cual el CI o el IFAI dejan sin efectos jurdicos el pronunciamiento de una solicitud de informacin; RLFTAIPG: Al Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental; Serie documental: A la divisin de una seccin que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una atribucin general y que versan sobre una materia o conjunto especfico; Servidores pblicos: A toda persona que desempee un empleo, cargo o comisin de cualquier naturaleza en las dependencias y entidades, incluidas las que manejen o apliquen recursos pblicos federales; Servidor Pblico Designado (SPD): A los servidores pblicos designados por el titular de la unidad administrativa a la que se encuentren adscritos y que tienen bajo su responsabilidad las obligaciones referidas en este Manual; Servidor Pblico Habilitado (SPH): A los servidores pblicos designados por el titular de la UE para recibir y dar trmite a las solicitudes de acceso a la informacin, en unidades administrativas distintas a la UE de la dependencia o entidad;
- 18 Sistema de gestin documental o herramienta para control de documento de archivo: Al sistema de informacin manual o automatizado que identifica, registra, administra y proporciona acceso a los documentos de archivo a travs del tiempo; Sesin: A la reunin del CI para deliberar y decidir sobre los asuntos de su competencia; Sistema de control de gestin interna: A la aplicacin informtica establecida en una dependencia o entidad, para el turno, gestin y respuesta de solicitudes; Sistema de ndices de expedientes reservados: A la aplicacin informtica establecida por el IFAI para que las dependencias y entidades realicen el registro, notificacin y actualizacin de sus ndices de expedientes reservados; Solicitante: A la persona fsica o moral, nacional o extranjera, que presente una solicitud de acceso; Solicitud de acceso a la informacin: Al escrito libre, en formato impreso o electrnico, que los solicitantes utilizan para presentar su requerimiento de informacin; Titular de la unidad administrativa: Al servidor pblico responsable de la unidad administrativa; Titular de la Unidad de Enlace: Al servidor pblico responsable de la Unidad de Enlace; Transferencia: Al traslado controlado y sistemtico de expedientes de consulta espordica de un archivo de trmite al archivo de concentracin (transferencia primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentracin al archivo histrico (transferencia secundaria); UARRM: A la unidad administrativa responsable de recursos materiales; UCG: A la Unidad de Contabilidad Gubernamental de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico; Unidad administrativa: Al rea a la que se confieren atribuciones especficas en el reglamento interior, estatuto orgnico o disposicin equivalente; Unidad de Enlace (UE): Al rea especializada que funge como vnculo entre el solicitante y la dependencia o entidad y realizar las funciones que establezcan la LFTAIPG, el RLFTAIPG, las dems disposiciones jurdicas y el presente Manual; Valor documental: A la condicin de los documentos que les confiere caractersticas administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trmite o concentracin (valores primarios); o bien, evidenciales, testimoniales e informativas en los archivos histricos (valores secundarios); Valoracin: A la actividad que consiste en el anlisis e identificacin de los valores documentales para establecer criterios de disposicin y acciones de transferencia; Versin pblica: Al documento que se obtiene despus de haber protegido o eliminado las partes o secciones clasificadas como informacin reservada o confidencial, y Vigencia documental: Al periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurdicas vigentes y aplicables.
- 19 4. mbito de Aplicacin El Manual es de observancia obligatoria en las dependencias y entidades. 5. Responsables de su Aplicacin Todos los servidores pblicos de las dependencias y entidades debern observar el presente Manual, sin perjuicio del cumplimiento de la LFTAIPG, el RLFTAIPG, las leyes especficas y las disposiciones emitidas por el IFAI. Los Titulares de las dependencias y entidades, debern hacer lo necesario para que los procedimientos de organizacin comprendan los que en el presente Manual se establecen. Los CI, las UE y los titulares de las unidades administrativas de los sujetos obligados, realizarn las acciones que permitan observar adecuadamente este Manual. Los CI, cuando resulte necesario adoptarn el o los criterios que permitan la flexibilidad de la aplicacin de los procedimientos, de conformidad con las particularidades del caso concreto. En la aplicacin de los procedimientos sealados en este Manual, los servidores pblicos debern observar y aplicar, en adicin a los ordenamientos previstos en el apartado de normatividad, las dems disposiciones jurdicas que resulten aplicables conforme al caso concreto.
Sern responsables de realizar las actividades descritas en este Manual, el o los servidores pblicos a los que las disposiciones legales, reglamentarias o administrativas les confieran facultades, funciones u obligaciones asociadas a los procesos y procedimientos sealados en el Manual.
6.
Procedimientos 6.1 Clasificacin y Desclasificacin de la Informacin
6.1.1 Objetivo
Clasificacin de Informacin
Facilitar la clasificacin que por excepcin y conforme a los supuestos de reserva y confidencialidad, establecidos en la LFTAIPG, realizan los titulares de las unidades administrativas de las dependencias y entidades. Descripcin del procedimiento Este apartado describe las actividades que habr de realizar la unidad administrativa para clasificar su informacin. Actividades secuenciales por responsable
Responsable No. Actividad Mtodo o Herramienta Normatividad Arts. 13, 14, 15, 16 y 18 de la LFTAIPG, 26 y 27 del RLFTAIPG y Dcimo Quinto al Trigsimo Sexto de los Lineamientos de clasificacin y desclasificacin. Arts. 13, 14, 16 y 18 de la LFTAIPG y Dcimo Quinto al
Unidad administrativa
Genera, obtiene, adquiere, transforma la informacin o recibe una solicitud de acceso respecto de la misma. Identifica los expedientes o documentos que contengan informacin que deba
Revisin fsica o electrnica
- 20 clasificarse como reservada o confidencial. Trigsimo Sexto de los Lineamientos de clasificacin y desclasificacin.
Clasifica la informacin, insertando una leyenda a los expedientes o documentos que indique su carcter de reservado y/o confidencial. * Toma nota para efectos del procedimiento 6.1.4. Fin de procedimiento.
Formato de clasificacin y desclasificacin de la informacin
Arts. 13, 14, 16 y 18 de la LFTAIPG, 30 del RLFTAIPG y Trigsimo sptimo al Cuadragsimo segundo de los Lineamientos para la clasificacin y desclasificacin.
Actividades secuenciales reformadas DOF 27-07-2011
6.1.2
Ampliacin del Periodo de Reserva
Objetivo Orientar a las unidades administrativas de las dependencias y entidades para que, por excepcin, soliciten a travs del CI la ampliacin del periodo de reserva siempre que sta se justifique. Descripcin del procedimiento Este apartado describe las actividades que habrn de realizar las unidades administrativas y el CI para solicitar la ampliacin del periodo de reserva, en los casos en que se justifique. Actividades secuenciales por responsable
Responsable No. Actividad Mtodo o Herramienta Normatividad
Identifica los documentos cuyo periodo de reserva est por vencer y requieren ampliacin, por lo menos con 5 meses de anticipacin.
Arts. 13, 14 y 15 de la LFTAIPG y 35 del RLFTAIPG.
Determina que subsisten las causas que dieron origen a la reserva.
Remite al CI, con 4 meses de anticipacin, la solicitud de ampliacin del periodo de reserva y justifica que subsisten las causas que motivaron la misma. Analiza la solicitud de ampliacin del periodo de reserva.
Oficio
CI
Se justifica la ampliacin? S, contina en la actividad 7. No, contina en la actividad 5.
Revisin fsica
- 21 Comunica al titular de la unidad administrativa la determinacin de que no se justifica la ampliacin solicitada. Desclasifica la informacin cuya ampliacin no se justific, una vez vencido el periodo de reserva. Unidad administrativa 6 * Toma nota para efectos de los procedimientos 6.1.3 y 6.1.4. Fin de procedimiento. Solicita la ampliacin al IFAI de manera fundada y motivada, por lo menos con 3 meses de anticipacin al vencimiento del periodo de reserva. Recibe respuesta del IFAI o se actualiza la afirmativa ficta. Se autoriza la ampliacin y/o verifica la configuracin de la afirmativa ficta? S, contina en la actividad 9. No, contina en la actividad 5. Comunica al titular de la unidad administrativa la autorizacin de la ampliacin del periodo de reserva o la afirmativa ficta. Registra la ampliacin del periodo de reserva. Unidad Administrativa 10 * Toma nota para efectos del procedimiento 6.1.4. Fin de procedimiento.
CI
Oficio
Arts. 15 de la LFTAIPG, 30 y 34, fraccin I del RLFTAIPG y Lineamientos Trigsimo sptimo al Cuadragsimo tercero de los Lineamientos de clasificacin y desclasificacin.
CI
Oficio
CI
Oficio y/o comunicacin electrnica, o falta de respuesta en los 2 meses posteriores a la presentacin de la solicitud
Art. 35 del RLFTAIPG.
CI
Oficio y/o comunicacin electrnica
Arts. 15 de la LFTAIPG y 35 del RLFTAIPG.
Arts. 15 de la LFTAIPG, 30 y 35 del RLFTAIPG y Lineamientos Trigsimo sptimo al Cuadragsimo tercero de los Lineamientos de clasificacin y desclasificacin.
6.1.3 Objetivo
Desclasificacin de Informacin
Desclasificar la informacin cuando haya transcurrido el periodo de reserva, o no habiendo transcurrido, ya no subsistan las causas que dieron origen a la clasificacin, atendiendo las circunstancias de modo, tiempo y lugar. Descripcin del procedimiento Este apartado describe las actividades que habrn de observar las unidades administrativas de las dependencias y entidades para desclasificar la informacin.
- 22 Actividades secuenciales por responsable

Responsable No. Actividad Desclasifica expedientes o documentos clasificados como reservados, cuando: a) Unidad administrativa 1 Venza el perodo de reserva; Arts. 15 de la LFTAIPG, 30 y 34 del RLFTAIPG, Dcimo tercero y Dcimo cuarto de los Lineamientos de clasificacin y desclasificacin. Mtodo o Herramienta Normatividad
b) Desaparezcan las causas que dieron origen a la clasificacin, o c) El CI o el IFAI instruyan en su caso, la desclasificacin.
Elabora la relacin de expedientes o documentos desclasificados. Actualiza los ndices de expedientes reservados del IFAI conforme al procedimiento 6.1.4. Fin de procedimiento.
Documento
Unidad administrativa o UE (segn corresponda)
Sistema de ndices de expedientes reservados
6.1.4 Objetivo
Actualizacin de los ndices de Expedientes Reservados
Actualizar semestralmente los ndices de expedientes reservados a travs del sistema de ndices de expedientes reservados establecido por el IFAI. Descripcin del procedimiento Este apartado describe las actividades que habrn de observar las unidades administrativas para actualizar semestralmente los ndices de expedientes reservados. Actividades secuenciales por responsable
Responsable No. Actividad Promueve, entre las unidades administrativas, previo a la fecha en que deben ser remitidos, la actualizacin de los expedientes que durante el semestre correspondiente fueron: UE 1 a) clasificados, b) desclasificados, y c) en su caso, las ampliaciones de periodos de reserva. Mtodo o Herramienta Normatividad
Correo electrnico y/o sistema de control de gestin interna
Tercero de los Lineamientos para notificar al IFAI los ndices.
- 23 Identifica los expedientes que durante el semestre correspondiente fueron: Unidad administrativa a) clasificados, 2 b) desclasificados, y c) en su caso, las ampliaciones de periodos de reserva. Tercero de los Lineamientos para notificar al IFAI los ndices. Sistema de ndices, documento electrnico o sistema de control de gestin interna Arts. 17 de la LFTAIPG, 31 del RLFTAIPG y Tercero de los Lineamientos para notificar al IFAI los ndices.
Accede al Sistema de ndices y realiza la actualizacin.
Sistema de ndices
Enva al CI a travs del Sistema de ndices, y se lo comunica por oficio, informando el total de expedientes clasificados y desclasificados, dentro de los primeros 10 das hbiles de los meses de enero y julio de cada ao. Recibe a travs del Sistema de ndices para su aprobacin, dentro de los 10 das hbiles siguientes al periodo de envo por parte de la unidad administrativa. Los aprueba? S, contina en la actividad 6. No, contina en la actividad 8. Instruye a la UE para su envo al IFAI a travs del Sistema de ndices, dentro de los 10 das hbiles siguientes a la aprobacin. Enva la actualizacin de ndices de expedientes reservados al IFAI y genera el acuse correspondiente. Fin de procedimiento. Instruye a la UE o a la unidad administrativa, en su caso, para que realice las adecuaciones que correspondan. Realiza las adecuaciones instruidas por el CI. Verifica el cumplimiento de sus instrucciones.
Sistema de ndices y oficio
Tercero de los Lineamientos para notificar al IFAI los ndices.
CI
Sesin
Arts. 17 de la LFTAIPG, 31 del RLFTAIPG y Tercero de los Lineamientos para notificar al IFAI los ndices.
CI
Sistema de ndices
Arts. 17 de la LFTAIPG, 31 del RLFTAIPG y Tercero y Cuarto de los Lineamientos para notificar al IFAI los ndices.
UE
Sistema de ndices y acuse
Cuarto de los Lineamientos para notificar al IFAI los ndices.
CI
Correo electrnico y/o sistema de control de gestin interna y/o oficio
Arts. 17 de la LFTAIPG, 31 del RLFTAIPG.
Unidad administrativa/UE
Sistema de ndices
CI
10
Fueron observadas? S, contina en la actividad 6. No, contina en la actividad 8.
Sistema de ndices
- 24 6.2 Atencin a Solicitudes de Acceso a la Informacin Objetivo Atender las solicitudes de acceso a la informacin de manera eficiente y oportuna. Descripcin del procedimiento Este apartado describe las actividades que habrn de realizar las dependencias y entidades para atender de manera gil y expedita las solicitudes de acceso a la informacin, las que invariablemente debern atenderse en los plazos que establece la LFTAIPG, aplicando cuando corresponda, los plazos internos previstos en los criterios especficos que adopte el CI para asegurar mayor eficiencia en la gestin de las solicitudes.
Descripcin reformada DOF 27-07-2011
Actividades secuenciales por responsable

Responsable No. Actividad Mtodo o Herramienta Etapa I (De la Unidad de Enlace) Normatividad
Recibe al solicitante que acude directamente a la dependencia o entidad y lo orienta y apoya en la captura de su solicitud de informacin. Recibe la solicitud. UE o SPH 1 Se recibi por escrito libre, correo certificado, mensajera o medios electrnicos? contina en la actividad 2. Se recibi por INFOMEX? contina en la actividad 3. Registra la solicitud en el INFOMEX, el mismo da de su recepcin, excepto cuando se hubiese recibido despus de las 18:00 horas, en cuyo caso, la captura se har al da hbil siguiente, generando el acuse y envindolo al solicitante en el medio elegido para recibir notificaciones. Revisa el contenido de la solicitud. La informacin solicitada es competencia de la dependencia o entidad? a) No, contina en la actividad 7. UE o SPH 3 b) No lo puede determinar, por lo que lo turna a la unidad administrativa correspondiente para su determinacin, contina en la actividad 1 de la Etapa II. c) S, contina en la actividad 4. INFOMEX Arts. 40 de la LFTAIP, 69 del RLFTAIPG y Quinto, fraccin VI de los Lineamientos de acceso a la informacin. Recepcin fsica; correo certificado, mensajera, o medios electrnicos o INFOMEX Arts. 40 y 41 LFTAIPG y 66 del RLFTAIPG, Tercero, Quinto, Dcimo Primero y Dcimo Segundo de los Lineamientos de acceso a la informacin.
UE o SPH
INFOMEX y/o correo certificado
Arts. 40 de la LFTAIPG y 66 del RLFTAIPG, Tercero y Quinto de los Lineamientos de acceso a la informacin.
- 25 Se encuentra en alguna de las hiptesis a que se refiere el Art. 48 de la LFTAIPG? UE o SPH 4 S, no se dar trmite a la solicitud, contina en la actividad 9. No, contina en la actividad 5. Cumple con los requisitos a que se refiere el artculo 40 de la LFTAIPG? UE o SPH 5 S, contina en la actividad 6. No, contina en la actividad 8. (Tambin viene de la actividad 2 de la Etapa II) Turna la solicitud a la o las unidades administrativas que pudieran tener la informacin, dentro de los 2 das hbiles siguientes a aqul en que se haya recibido, contina en la actividad 1 de la Etapa II. Orienta al solicitante, dentro de los 5 das hbiles siguientes a la recepcin, sobre la dependencia o entidad que pudiera tener la informacin. Fin de procedimiento. Requiere al solicitante, por nica vez, dentro de los 10 das hbiles siguientes a la presentacin de la solicitud, para que proporcione, en un plazo que no exceda de un mes, mayores elementos para identificar la informacin. UE o SPH 8 Recibe mayores elementos para identificar la informacin? S, contina en la actividad 6. No, se desecha la solicitud por el INFOMEX. Fin de procedimiento. a) Si es ofensiva, la solicitud es desechada por el INFOMEX. b) Si es sustancialmente idntica a otra solicitud presentada por la misma persona, la solicitud es desechada por el INFOMEX. c) Si la informacin se encuentra pblicamente disponible se indica el lugar en el que se encuentra. Fin de procedimiento. INFOMEX y/o correo certificado Correo electrnico o sistema de control de gestin interna y/o oficio Arts. 43 de la LFTAIPG, 70, fraccin I del RLFTAIPG y Quinto, fraccin III de los Lineamientos de acceso a la informacin. INFOMEX Art. 40 de la LFTAIPG. INFOMEX Art. 48 de la LFTAIPG.
UE o SPH
UE o SPH
INFOMEX y/o correo certificado
Arts. 40 de la LFTAIPG, 69 del RLFTAIPG y Quinto, fraccin VI de los Lineamientos de acceso a la informacin.
Art. 40 de la LFTAIPG y Quinto, fraccin IV de los Lineamientos de acceso a la informacin.
UE o SPH
INFOMEX
Arts. 40 y 48 de la LFTAIPG.
- 26 Etapa II (Atencin de solicitudes de acceso a informacin pblica o clasificada) Recibe la solicitud. (Viene de las actividades 3, inciso b), o 6 de la Etapa I. La UE o SPH turn solicitud de informacin).
Correo electrnico o sistema de control de gestin interna y/o oficio
Art. 43 de la LFTAIPG y Quinto, fraccin III de los Lineamientos de acceso a la informacin.
Analiza el sentido y alcance de la solicitud de acceso. Es de su competencia? S, contina en la actividad 3. No es de su competencia y sugiere a la UE: Unidad administrativa 2 a) Sugiere el turno a una diversa unidad administrativa y contina en la actividad 6 de la Etapa I. b) La dependencia o entidad no es competente y orienta sobre la institucin competente, contina en la actividad 7 de la Etapa I. Analiza si cuenta con los elementos necesarios para identificar la informacin solicitada. S cuenta con los elementos, contina en la actividad 4. Unidad administrativa 3 No cuenta con los elementos, enva a la UE una aclaracin para el solicitante, * contina en la actividad 8 de la Etapa I. * Siempre y cuando no se haya solicitado una aclaracin previa. Anlisis Art. 42 de la LFTAIPG. Anlisis Arts. 42 de la LFTAIPG y 69 del RLFTAIPG.
Considera necesario solicitar la ampliacin del plazo de respuesta. Unidad administrativa 4 S, contina en la actividad 1 de la Etapa IV. No, contina en la actividad 5. Anlisis Art. 44 de la LFTAIPG.
Realiza una bsqueda exhaustiva de la informacin en sus archivos. (Tambin viene de la actividad 5, Etapa IV) Unidad administrativa 5 Existe la informacin en sus archivos? S, contina en la actividad 6. No, contina en la actividad 1 de la Etapa III. Revisin fsica y/o electrnica Art. 46 de la LFTAIPG.
- 27 Determina si la informacin es pblica, reservada o confidencial. (Tambin viene de la actividad 5, Etapa III. S, localiz la informacin) La informacin es pblica? a) S, contina en la actividad 7. Unidad administrativa 6 b) No, es reservada y/o confidencial, la clasifica conforme al procedimiento 6.1.1, o en su caso, verifica subsistan las causas que dieron origen a su clasificacin, y contina en la actividad 9. c) No, es parcialmente reservada y/o confidencial, la clasifica conforme al procedimiento 6.1.1, contina en la actividad 1 de la Etapa V. Revisin fsica
Arts. 27 y 43 de la LFTAIPG, 70 del RLFTAIPG y Lineamientos Cuarto, Quinto y Sexto de los Lineamientos de clasificacin y desclasificacin.
Enva a la UE o SPH dentro de los 15 das hbiles siguientes a aqul en que se recibi la solicitud, la informacin solicitada, y/o indica el nmero de fojas en que consta y/o la modalidad en que se encuentra disponible; o bien, la fuente, lugar y forma en que se puede consultar, reproducir o adquirir la informacin, contina en la actividad 8, inciso a). (Tambin viene de la actividad 11).
INFOMEX
Arts. 42 LFTAIPG, y 70, fraccin II del RLFTAIPG.
a) Recibe la respuesta de la unidad administrativa y contina en la actividad 12. b) Recibe la determinacin del CI no concediendo la prrroga y notifica a la unidad administrativa, contina en la actividad 5. (Viene de la actividad 2, Etapa IV. CI, no concedi la prrroga).
UE o SPH
INFOMEX
Art. 41 de la LFTAIPG.
Comunica al CI, de manera fundada y motivada, la clasificacin de la informacin y, en su caso, el plazo de la reserva, dentro de los 8 das hbiles siguientes a su recepcin.
Oficio y solicitud de acceso
Arts. 45 de la LFTAIPG, 70, fraccin III del RLFTAIPG y Lineamientos Cuarto, Quinto y Sexto de los Lineamientos de clasificacin y desclasificacin.
- 28 Resuelve en el menor tiempo posible, de manera fundada y motivada, respecto de la clasificacin de la informacin y lo comunica a la UE. Cuenta con los elementos para emitir la resolucin? S, contina en la actividad 11. No, analiza la posibilidad de ampliar el plazo de respuesta y contina en la actividad 2 de la Etapa IV. Comunica la resolucin a la unidad administrativa y al solicitante. La resolucin confirma la clasificacin y niega el acceso a la informacin? a) S. Fin de procedimiento. b) No, revoca la clasificacin y concede el acceso a la informacin, indicando a la unidad administrativa el plazo para su cumplimiento, contina en la actividad 7 en caso de que la informacin sea pblica, o c) No, modifica la clasificacin y concede el acceso a la informacin, contina en la actividad 1 de la Etapa V, para elaborar versin pblica de la informacin. Comunica, en su caso, la disponibilidad de documentos. Hay costos de reproduccin y envo? No, contina en la actividad 13. S, contina en la actividad 14. Proporciona al solicitante acceso a los documentos. Fin de procedimiento. Comunica al solicitante los costos de reproduccin y envo, en su caso, genera el formato de pago correspondiente. INFOMEX o medio seleccionado por el solicitante, o correo certificado Arts. 27, 28, fraccin IV, 41 y 44 de la LFTAIPG, 51 y 68 del RLFTAIPG y Lineamientos Sexto a Dcimo de los Lineamientos de acceso a la informacin. INFOMEX y correo electrnico y/o sistema de control de gestin interna y/o oficio Arts. 41 y 45 de la LFTAIPG y 70 del RLFTAIPG. Resolucin y/o correo electrnico y/o sistema de control de gestin interna y/o oficio Arts. 45 de la LFTAIPG y 70, fraccin III del RLFTAIPG.
CI
10
UE
11
UE o SPH
12
UE o SPH
13
INFOMEX o medio seleccionado por el solicitante
Arts. 50 y 54 del RLFTAIPG.
UE o SPH
14
INFOMEX o medio seleccionado por el solicitante o correo certificado
Arts. 50, 51 y 73 del RLFTAIPG, y Lineamiento Sexto, fracciones I, III y V de los Lineamientos de acceso a la informacin.
UE o SPH
15
Recibe la notificacin de pago por parte del solicitante.
INFOMEX o medio elegido por el solicitante
- 29 Requiere a la unidad administrativa el envo de la informacin que se puso a disposicin. Entrega a la UE o SPH, en el menor tiempo posible, la informacin. Entrega o enva la informacin al solicitante, en un plazo no mayor de 10 das hbiles, contados a partir de la fecha de pago. Registra en el INFOMEX la entrega de la informacin. Fin de procedimiento. Etapa III (Atencin de solicitudes de acceso a informacin inexistente) Comunica al CI, dentro de los 5 das hbiles siguientes a aquel en que recibi la solicitud, la inexistencia de la informacin, orientando, en su caso, sobre la posible ubicacin de la misma. (Viene de la actividad 5, Etapa II. No existe la informacin en sus archivos). Analiza el caso y, de ser procedente, determina la adopcin de medidas para localizar la informacin. Se requieren medidas para localizar la informacin? CI 2 a) S, contina en la actividad 3. b) S, pero es prximo el vencimiento del plazo de respuesta (20 das hbiles), contina en la actividad 2 de la Etapa IV. c) No, contina en la actividad 7. Instruye a la UE o SPH o unidad administrativa para que realice(n) las gestiones necesarias para localizar la informacin. Comunica, el mismo da, a la unidad administrativa la instruccin del CI. Adopta las medidas comunicadas por el CI o la UE o SPH para localizar la informacin. Unidad administrativa 5 Localiza la informacin? S, contina en la actividad 6 de la Etapa II. No, contina en la actividad 6. Revisin fsica Arts. 46 de la LFTAIPG y 70, fraccin V del RLFTAIPG. Correo electrnico o sistema de control de gestin interna y/o oficio Correo electrnico o sistema de control de gestin interna y/o oficio Anlisis Arts. 46 de la LFTAIPG y 70, fraccin V del RLFTAIPG. Correo electrnico o sistema de control de gestin interna y/o oficio
UE o SPH
16
Arts. 41 y 44 de la LFTAIPG y 74 del RLFTAIPG.
17
Fsica
UE o SPH
18
Entrega en la UE o por mensajera o correo certificado
Arts. 28, fraccin IV, 41 y 44 de la LFTAIPG y 51, 54 y 74 del RLFTAIPG.
Oficio y solicitud de informacin
Arts. 46 de la LFTAIPG y 70, fraccin V del RLFTAIPG.
CI
Arts. 29, fraccin IV y 46 de la LFTAIPG.
UE o SPH
Art. 29, fraccin IV de la LFTAIPG.
- 30 Unidad administrativa Comunica al CI la inexistencia de la informacin. Resuelve, en el menor tiempo posible, de manera fundada y motivada, sobre la inexistencia de la informacin y lo comunica a la UE. Comunica la resolucin al solicitante y a la unidad administrativa. Oficio y/o sistema de control de gestin interna Resolucin y correo electrnico y/o sistema de control de gestin interna y/o oficio INFOMEX, o medio seleccionado por el solicitante o correo certificado Arts. 46 de la LFTAIPG y 70, fraccin V del RLFTAIPG.
CI
Arts. 46 de la LFTAIPG y 70, fraccin V del RLFTAIPG.
UE
Fin de procedimiento. Etapa IV (Ampliacin del plazo de respuesta o prrroga) (Tambin viene de la actividad 4, Etapa II. S, requiere solicitar la ampliacin) Unidad administrativa 1 Solicita al CI, indicando las razones que motiven la ampliacin del plazo de respuesta. Analiza la ampliacin del plazo de respuesta. (Viene de las actividades 10, Etapa II o 2, inciso b), Etapa III) CI 2 Es procedente la prrroga? S, contina en la actividad 3. No, contina en la actividad 8, inciso b) de la Etapa II. Determina la ampliacin del plazo de respuesta hasta por 20 das hbiles, indicando las razones que lo motiven y lo comunica a la UE. Acuerdo, resolucin, oficio y/o sistema de control de gestin interna Anlisis Oficio y solicitud
Arts. 41 y 44 de la LFTAIPG y Sexto, fraccin VI de los Lineamientos de acceso a la informacin.
Arts. 44 de la LFTAIPG, y 71 del RLFTAIPG.
CI
UE
Comunica la determinacin del CI, a la unidad administrativa y al solicitante.
Correo electrnico y/o sistema de control de gestin interna y/o oficio INFOMEX o correo certificado o estrados Correo electrnico y/o sistema de control de gestin interna y/o oficio
Arts. 41 y 44 de la LFTAIPG y Lineamiento Quinto, fraccin V de los Lineamientos de acceso a la informacin.
Recibe la determinacin del CI, contina en la actividad 5 de la Etapa II.
Etapa V (Versiones pblicas) (Viene de la actividad 6, inciso c) de la Etapa II) a) Determina que la informacin solicitada es parcialmente reservada y/o confidencial. (Tambin viene de la actividad 11, inciso c) de la Etapa II) b) Recibe notificacin de la resolucin del CI para generar una versin pblica.
Correo electrnico y/o sistema de control de gestin interna y/o oficio Arts. 43 de la LFTAIPG y 30 y 70, fraccin IV del RLFTAIPG.
- 31 Unidad administrativa Verifica las partes reservadas y/o confidenciales del documento o expediente. Comunica al CI, de manera fundada y motivada, la clasificacin de las partes o secciones del documento o expediente, as como su disponibilidad en versin pblica, y la forma de reproduccin. Analiza la clasificacin del documento o expediente y su disponibilidad en versin pblica y determina la procedencia de sta. CI 4 Procede la clasificacin? S, contina en la actividad 5. No, contina en la actividad 6. Confirma la clasificacin del documento o expediente y su disponibilidad en versin pblica, y contina en la actividad 7. Revoca la clasificacin del documento o expediente y: a) Determina se otorgue acceso a la versin ntegra de la informacin solicitada y contina en la actividad 11 inciso c) de la Etapa II. b) Determina se otorgue acceso al documento o expediente y su disponibilidad en versin pblica conforme a la resolucin, y continua en la actividad 7. Comunica la resolucin a la UE. Comunica a la unidad administrativa y al solicitante la resolucin del CI. UE 8 La reproduccin tiene costo? S, contina en la actividad 9. No, contina en la actividad 11. Recibe la eleccin del medio de reproduccin y, en su caso, genera el formato de pago y/o envo. Recibe la notificacin del pago del costo de reproduccin de la informacin y/o envo correspondiente. INFOMEX y/o oficio y/o medio que, en su caso, haya elegido el solicitante o correo certificado INFOMEX o medio que, en su caso, haya elegido el solicitante o correo certificado INFOMEX o medio que, en su caso, haya elegido el solicitante Correo electrnico o sistema de control de gestin interna y/o oficio Correo electrnico o sistema de control de gestin interna y/o oficio Arts. 70, fraccin IV del RLFTAIPG. Anlisis Revisin fsica o electrnica Arts. 43 de la LFTAIPG y 30, 41 y 70, fraccin IV del RLFTAIPG.
Oficio
Arts. 43 de la LFTAIPG y 30, 41, 45 y 70, fraccin IV del RLFTAIPG.
Arts. 43 y 45 de la LFTAIPG y 30, 41 y 70, fraccin IV del RLFTAIPG.
CI
Resolucin
Arts. 43 y 45 de la LFTAIPG y 30, 41 y 70, fraccin IV del RLFTAIPG.
CI
Resolucin
Arts. 43 y 45 de la LFTAIPG y 30, 41 y 70 del RLFTAIPG.
CI
Arts. 41, 42 y 43 de la LFTAIPG, 50, 51, 54 y 73 del RLFTAIPG y Lineamiento Sexto, fracciones I, II, III y V de los Lineamientos de acceso a la informacin.
UE
Arts. 27 y 41 de la LFTAIPG y Lineamiento Sexto, fraccin V de los Lineamientos de acceso a la informacin.
UE
10
- 32 UE 11 Requiere a la unidad administrativa remita la versin pblica correspondiente. Elabora versin pblica del expediente o documento, y entrega a la UE, en el menor tiempo posible. Recibe versin pblica y la entrega al solicitante, en un plazo no mayor de 10 das hbiles, contados a partir de la fecha de la notificacin de disponibilidad de la informacin y/o del pago del costo de reproduccin y en su caso, del envo. Fin de procedimiento. Correo electrnico y/o sistema de control de gestin interna y/o oficio Arts. 41 y 43 de la LFTAIPG. Arts. 43 y 44 de la LFTAIPG, 30, 41, 51, 73 y 74 del RLFTAIPG, Sptimo de los Lineamientos de clasificacin y desclasificacin y los Lineamientos de versiones pblicas.
12
Fsica o electrnica
UE
13
Fsica o electrnica
6.3
Recurso de Revisin y Atencin de Resoluciones del IFAI Objetivo Atender con oportunidad los requerimientos de informacin, promover las manifestaciones y alegatos que resulten necesarios con motivo de los recursos de revisin que interpongan los particulares ante el IFAI, en contra de las determinaciones y respuestas recadas a las solicitudes de acceso a la informacin o, en su caso, dar cumplimiento a las resoluciones emitidas por el IFAI. Descripcin del procedimiento Este apartado describe las actividades que habrn de observar las dependencias y entidades para atender de manera gil y expedita los trmites derivados de la sustanciacin de recursos de revisin, incluyendo las resoluciones que recaigan a los mismos. Actividades secuenciales por responsable
Responsable No. Actividad Recibe del IFAI notificacin relativa a un recurso de revisin procedente, interpuesto por el particular, que puede ser: a) Acuerdo de admisin y traslado al CI (contina en la actividad 2), y/o b) Requerimiento de informe sobre el contenido de la informacin clasificada (contina en la actividad 2), y/o c) Solicitud de informacin adicional sobre el motivo de la respuesta otorgada (contina en la actividad 2), y/o d) Acuerdo de acceso a la informacin clasificada o celebracin de audiencia con las partes, contina en la actividad 9. Mtodo o Herramienta Normatividad
UE o SPH y/o CI
Herramienta de comunicacin
Arts. 28, 29 y 49 de la LFTAIPG, 88 del RLFTAIPG y Octavo de los Lineamientos para comunicacin con el IFAI.
- 33 Analiza si requiere informacin de la unidad administrativa involucrada para atender las notificaciones a), b) o c) recibidas. UE o SPH y/o CI 2 Requiere informacin? S, contina en la actividad 3. No, contina en la actividad 5. Requiere la informacin a la unidad administrativa el mismo da en que recibi el acuerdo de admisin. Correo electrnico y/o sistema de control de gestin interna y/o oficio Correo electrnico y/o sistema de control de gestin interna y/o oficio Anlisis Arts. 28 y 29 de la LFTAIPG.
UE o SPH y/o CI
Arts. 28, 29 y 43 de la LFTAIPG.
Remite, en el menor tiempo posible, la informacin solicitada.
Arts. 42, 43, 45 y 46 de la LFTAIPG.
UE o SPH y/o CI
Elabora el proyecto de alegatos y/o documentacin necesaria para la sustanciacin del recurso de revisin. Somete el proyecto correspondiente al CI. Aprueba el proyecto de alegatos y/o documentacin necesaria para la sustanciacin del recurso de revisin. Remite al IFAI los alegatos y/o documentacin necesaria para la sustanciacin del recurso de revisin, incluyendo, dependiendo del asunto, la notificacin de la UE al solicitante de un alcance o modificacin de respuesta. En su caso, contina en la actividad 11.
Documentos diversos
UE o SPH y/o CI
Documentos diversos
CI
Documentos diversos
Art. 29 de la LFTAIPG y 90 del RLFTAIPG.
UE o SPH y/o CI
Herramienta de comunicacin y, en su caso, correo electrnico o correo certificado o estrados
Octavo, fraccin III de los Lineamientos para comunicacin con el IFAI.
UE o SPH y/o CI
Comunica a la unidad administrativa el acuerdo. a) Atienden la celebracin de audiencia (contina en la actividad 5) y/o
Correo electrnico y/o sistema de control de gestin interna y/o oficio
UE o SPH o CI y unidad administrativa
10
b) Determina otorgar acceso a la informacin e informan al IFAI dicha circunstancia (contina en el inciso a) de la actividad 12).
Anlisis y/o Asistencia al IFAI
UE o SPH y/o CI
11
Recibe la resolucin emitida por el IFAI.
Octavo, fraccin VI de los Lineamientos para comunicacin con el IFAI.
- 34 Analiza la resolucin para identificar el sentido y alcance que puede ser: a) Desechar, sobreseer o confirmar. Fin de procedimiento. b) Revocar o modificar, contina en la actividad 13. Realiza las gestiones necesarias a efecto que se d cumplimiento a la resolucin en los trminos y plazo ordenados por el IFAI. Atiende los requerimientos de la UE o SPH y/o CI en los trminos de la resolucin emitida por el IFAI y dentro del tiempo concedido por el mismo, segn corresponda: a) Cuando la resolucin modifica y la informacin es pblica, en lo conducente se observar lo sealado en la Etapa II a partir de la actividad 7 del procedimiento 6.2. b) Si se determina que la informacin es reservada y/o confidencial o, en su caso, parcialmente reservada y/o confidencial, en lo conducente se observar lo sealado en la Etapa II a partir de la actividad 9 o en la Etapa V a partir de la actividad 2, ambas del procedimiento 6.2. c) Si se confirma que la informacin es inexistente, en lo conducente se observar lo sealado en la Etapa III, a partir de la actividad 2 del procedimiento 6.2. CONCLUIDO EL PROCEDIMIENTO CORRESPONDIENTE, TODAS CONTINUAN EN LA ACTIVIDAD 15. Notifica el cumplimiento al IFAI a ms tardar el da de su vencimiento. Fin de procedimiento.
UE o SPH y/o CI
12
Anlisis
UE o SPH y/o CI
13
Oficio
14
Oficio
Arts. 42, 43, 45 y 46 de la LFTAIPG.
UE o SPH y/o CI
15
Noveno de los Lineamientos para comunicacin con el IFAI.
6.4
Informacin Socialmente til o Focalizada Objetivo Orientar a la unidades administrativas de las dependencias y entidades para que generen, procesen y publiquen informacin afn a sus particularidades, caractersticas, condiciones, circunstancias y marco jurdico de actuacin y que resulte del inters de los particulares y propicie una clara rendicin de cuentas.
Objetivo reformado DOF 27-07-2011
- 35 Descripcin del Procedimiento Este apartado describe los procedimientos a travs de los cuales, las dependencias y entidades, debern publicar la informacin socialmente til o focalizada en los portales institucionales en internet. Actividades secuenciales por responsable
Responsable No. Actividad a) Solicita a la unidad administrativa identificar informacin socialmente til o focalizada, conforme a sus particularidades, caractersticas, condiciones, circunstancias y marco jurdico de actuacin, contina en la actividad 8. b) Solicita al CI la aprobacin de la constitucin de grupos de apoyo, contina en la actividad 2. Aprueba y establece grupos de apoyo a la UE. Solicita a la unidad administrativa la designacin del SPD para conformar el grupo de apoyo. Comunica a la UE el SPD que conformar el grupo de apoyo. Registra el SPD que conformar el grupo de apoyo. Identifica y ordena la informacin para ponerla a disposicin de los usuarios del portal institucional en internet. Enva la informacin identificada a la unidad administrativa para su validacin, continua en la actividad 9. Identifica y ordena informacin socialmente til o focalizada, conforme a sus particularidades, para ponerla a disposicin de los usuarios del portal institucional en internet, contina en la actividad 10. Mtodo o Herramienta Normatividad
UE
Lnea estratgica 1.1.5 Programa de rendicin de cuentas, y 7, 10, 11, 13 y 14 de las Disposiciones Generales.
CI
Sesin
UE
Correo electrnico o sistema de control de gestin interna y/o oficio Correo electrnico o sistema de control de gestin interna y/o oficio
UE
Documento
UE y grupo de apoyo
Anlisis y sntesis
UE y grupo de apoyo
Anlisis
Anlisis
- 36 Valida la informacin para asegurar que sea veraz, confiable, actual y socialmente til o focalizada. Unidad administrativa 9 S, valida la informacin, contina en la actividad 10. No, propone bsqueda de nueva informacin, contina en la actividad 6. Correo electrnico o sistema de control de gestin interna y/o oficio Revisin fsica y rbrica
10
Enva la informacin validada a la UE.
UE
11
Solicita al rea de tecnologas de la informacin o responsable de publicar la informacin, su difusin en el portal institucional en internet. Verifica la publicacin de la informacin en el portal institucional en internet. Fin de procedimiento.
UE
12
Portal institucional en internet
6.5
Administracin de Archivos
Objetivo Garantizar que los archivos de la dependencia o entidad de que se trate, se conserven organizados y disponibles para permitir y facilitar un acceso expedito a la documentacin que resguarden en los archivos de trmite, de concentracin, y cuando proceda, del histrico. Descripcin Establecer procedimientos y mtodos administrativos orientados a la economa y eficiencia del manejo documental tanto en actividades destinadas a la conservacin, uso, localizacin, transferencia, seleccin y destino final de los documentos. 6.6 Archivo de Trmite
Objetivo Administrar los expedientes activos de la unidad administrativa de adscripcin, mediante el establecimiento de un mecanismo de control gil y eficiente, prestando el soporte administrativo necesario para el correcto y oportuno desempeo de la unidad, a travs del adecuado seguimiento, recuperacin, organizacin y conservacin de los documentos de archivo. Descripcin Consiste en: I. II. Recibir y clasificar la documentacin con base en las disposiciones aplicables; Registrar la informacin de los expedientes en el inventario documental, y
- 37 III. Realizar el acomodo de expedientes en los espacios asignados.

Responsable No. Actividades Recibe el documento (en cualquier soporte o formato), lo identifica, realiza el registro y turna. Administra el documento, en su caso, solicita asesora y/o genera expediente. Unidad administrativa 2 Solicita asesora? S, contina en la actividad 3. No, contina en la actividad 4. Proporciona asesora para la adecuada integracin de expedientes, respecto a la clasificacin archivstica. Glosa a un expediente los documentos generados o recibidos o, en su caso, crea un nuevo expediente. (Observar el procedimiento 6.1.1. del Manual). Elabora la portada o guarda exterior e integra en el expediente. Incorpora los datos del expediente en el formato de inventario documental. Entrega al RAT el o los expedientes, el formato de inventario documental requisitado y su correspondiente soporte en archivo electrnico. Recibe el inventario documental. Es correcto el inventario? RAT 8 S, contina en la actividad 9. No, contina en la actividad 6. Sella y firma de recibido y registra la recepcin del inventario documental. Inventario documental y sistema de gestin documental Dcimo, fraccin II y Dcimo Tercero, fraccin III de los Lineamientos en materia de archivos. Inventario documental y sistema de gestin documental Dcimo, fraccin II y Dcimo Tercero, fraccin III de los Lineamientos en materia de archivos. Dcimo Quinto de los Lineamientos en materia de archivos. Dcimo, fraccin I y Dcimo Tercero, fraccin III de los Lineamientos en materia de archivos. Arts. 4, fraccin V de la LFTAIPG, 44 del RLFTAIPG y Dcimo, fracciones I y III de los Lineamientos en materia de archivos. Expediente Arts. 4, fraccin V de la LFTAIPG, 44 del RLFTAIPG y Quinto de los Lineamientos en materia archivos. Mtodo o Herramienta Normatividad Arts. 4, fraccin V de la LFTAIPG, 44 del RLFTAIPG y Quinto de los Lineamientos en materia archivos.
Sistema de gestin documental
RAT
Cuadro general de clasificacin archivstica
Sistema de gestin documental o expediente
Dcimo, fraccin I de los Lineamientos en materia de archivos.
Expediente
Formato de inventario documental y/o sistema de gestin documental Formato de inventario documental, archivo electrnico o sistema de gestin documental
Dcimo, fraccin I y Dcimo Tercero, fraccin III de los Lineamientos en materia de archivos.
RAT
- 38 Identifica la ubicacin del expediente. Fin de procedimiento. Dcimo, fraccin II y Dcimo Tercero, fraccin III de los Lineamientos en materia de archivos.
RAT
10
Archivo
6.6.1 Objetivo
Prstamo y Consulta de Archivo de Trmite

Atender oportunamente las solicitudes de prstamo y/o de consulta de expedientes activos resguardados en el archivo de trmite, emitidos por las diversas reas administrativas en las dependencias y entidades. Descripcin Las actividades destinadas a atender las solicitudes de prstamo y/o de consulta de expedientes resguardados en el archivo de trmite de manera eficiente, conforme a lo establecido en el Manual. Actividades secuenciales por responsable
Responsable No. Actividades Solicita, a travs de los servidores pblicos autorizados, el prstamo o consulta de expedientes. Recibe solicitud, verifica los datos y firmas autorizadas. Est autorizado? RAT 2 S, contina en la actividad 3. No, contina en la actividad 1. Realiza la bsqueda del expediente. Lo localiza? RAT 3 S, contina en la actividad 5. No, contina en la actividad 4. Informa al solicitante que el expediente se encuentra en prstamo y devuelve el vale. Fin de procedimiento. RAT 5 Registra los datos necesarios y elabora el vale de prstamo. Sistema de gestin documental y formato de vale de prstamo de expedientes Quinto y Dcimo, fraccin II de los Lineamientos en materia de archivos. Formato de vale de prstamo de expedientes Quinto y Dcimo, fraccin II de los Lineamientos en materia de archivos. Inventario documental Correo electrnico y/o sistema de gestin documental y registro de firmas autorizadas Dcimo Primero, fraccin II de los Lineamientos en materia de archivos y 19 de las DGTAAPF. Mtodo o Herramienta Correo electrnico y/o sistema de gestin documental Normatividad
Dcimo, fraccin II de los Lineamientos en materia de archivos.
Quinto y Dcimo, fraccin II de los Lineamientos en materia de archivos.
RAT
- 39 Verifica su integridad, archiva los datos del prstamo y lo entrega al solicitante para su consulta: RAT 6 a) Va prstamo, contina en la actividad 7. b) En el archivo, contina en la actividad 8. Recibe el expediente y lo custodia hasta su devolucin al RAT, segn las condiciones del prstamo, contina en la actividad 9. Recibe el expediente, lo consulta en el archivo y lo devuelve al RAT, contina en la actividad 9. Recibe el expediente y verifica integridad. Est completo el expediente? a) S, registra la devolucin y, en su caso, regresa cancelado el vale de prstamo. Fin de procedimiento. b) No, contina en la actividad 10. Notifica del faltante al Titular de la unidad administrativa, para que proceda segn corresponda. Fin de procedimiento.
Expediente y sistema de gestin documental
Expediente
Quinto y Dcimo, fraccin II de los Lineamientos en materia de archivos. Quinto y Dcimo, fraccin II de los Lineamientos en materia de archivos.
Expediente
RAT
Expediente, sistema de gestin documental y vale de prstamo de expedientes
RAT
10
Oficio
6.6.2 Objetivo
Seguimiento del Prstamo de Archivo de Trmite

Dar seguimiento al prstamo de expedientes en el Archivo de Trmite, que se encuentran en consulta del solicitante. Descripcin Las actividades para que el RAT recupere y reintegre al Archivo de Trmite, los expedientes que mediante prstamo se encuentran en consulta del solicitante. Actividades secuenciales por responsable
Responsable No. Actividades Revisa el listado de expedientes prestados, para su seguimiento y confronta con el acervo documental. Existen expedientes no devueltos? S, contina en la actividad 2. No. Fin de procedimiento. Mtodo o Herramienta Normatividad
RAT
Sistema de gestin documental y/o vale de prstamo de expedientes
- 40 Informa al solicitante, 5 das hbiles previos que est por vencer el plazo de prstamo y le requiere la devolucin del expediente o le propone ampliar el plazo. Requiere de ms tiempo? Unidad administrativa S, contina en la actividad 4. 3 No, contina en la actividad 9 del procedimiento 6.6.1 del Manual. Recibe la solicitud de ampliacin del plazo y actualiza los datos. Custodia el expediente hasta su devolucin al RAT. Unidad administrativa 5 Contina en la actividad 9 del procedimiento 6.6.1 del Manual. Expediente Sistema de gestin documental y/o vale de prstamo de expedientes Quinto y Dcimo, fraccin II de los Lineamientos en materia de archivos.
RAT
Correo electrnico y/o sistema de gestin documental
RAT
Sistema de gestin documental y/o vale de prstamo de expedientes
6.7
Transferencia Primaria
Objetivo Realizar el traslado sistemtico y controlado de expedientes, cuyo trmite ha concluido, a los archivos de concentracin. La transferencia primaria se efectuar una vez que se cumpla el plazo de conservacin previsto en el catlogo de disposicin documental correspondiente. Descripcin Las actividades destinadas a realizar la transferencia de documentos del archivo de trmite al archivo de concentracin, nicamente de aqullos que se encuentren en formato documental y no en medios electrnicos. Actividades secuenciales por responsable
Responsable No. Actividades Identifica los expedientes cuyo plazo de conservacin en archivo de trmite ha concluido, conforme al catlogo de disposicin documental. Elabora la propuesta de inventario documental, en original y copia, agrupando por series documentales y ao. Solicita al Titular de la unidad administrativa otorgue el visto bueno a la propuesta de inventario documental. Mtodo o Herramienta Normatividad
RAT
Inventario documental y catlogo de disposicin documental
Dcimo, fracciones IV y V, y Dcimo Tercero, fraccin III de los Lineamientos en materia de archivos.
RAT
Inventario documental
RAT
Correo electrnico, memorando u oficio
- 41 Revisa la propuesta de inventario documental y de ser necesario selecciona y revisa fsicamente los expedientes. Unidad Administrativa Existen expedientes que por la vigencia de sus valores primarios deban conservarse en el archivo de trmite? S, contina en la actividad 5. No, contina en la actividad 7. Elabora y enva la justificacin respecto a los expedientes que deban permanecer en el archivo de trmite, enlistando los que sern transferidos. Recibe el oficio o memorando, ajusta la propuesta de inventario documental y solicita el visto bueno del Titular de la unidad administrativa. Otorga el visto bueno y remite al RAT. Recibe, separa y coteja los expedientes conforme al inventario documental autorizado y lo enva debidamente suscrito, solicitando cita al RAC. Recibe el inventario y comunica al RAT, el da y hora en que recibir la remesa de expedientes. Acude a la cita, con el inventario documental y remesa de expedientes en cajas de archivo. Coteja el inventario documental contra expedientes junto con el RAT. RAC 11 Existen diferencias? S, contina en la actividad 12. No, contina en la actividad 14. Anlisis Dcimo, fracciones IV y V, y Dcimo Tercero, fraccin III de los Lineamientos en materia de archivos.
Anlisis y muestreo
Unidad Administrativa
Oficio o memorando
RAT
Acuse
Arts. 4, fraccin V de la LFTAIPG, 44 del RLFTAIPG y Dcimo, fraccin IV de los Lineamientos en materia de archivos. Dcimo, fracciones IV y V, y Dcimo Tercero, fraccin III de los Lineamientos en materia de archivos. Dcimo, fracciones IV y V, y Dcimo Tercero, fraccin III de los Lineamientos en materia de archivos.
Unidad Administrativa
Inventario documental con visto bueno
RAT
Inventario documental y correo electrnico y/o oficio y/o memorando
RAC
Inventario documental y correo electrnico y/o oficio y/o memorando
Dcimo, fracciones IV y V, Dcimo Primero, fraccin I y Dcimo Tercero, fraccin III de los Lineamientos en materia de archivos. Dcimo, fracciones IV y V, y Dcimo Tercero, fraccin III de los Lineamientos en materia de archivos.
RAT
10
Reunin de trabajo
Dcimo, fracciones IV y V, Dcimo Primero, fraccin I y Dcimo Tercero, fraccin III de los Lineamientos en materia de archivos.
- 42 Puede solventar las diferencias en la reunin de trabajo? RAT 12 S, contina en la actividad 14. No, contina en la actividad 13. Retira los expedientes para solventar las observaciones. Contina en la actividad 8. Otorga visto bueno al inventario documental y recibe los expedientes. Dcimo, fracciones IV y V, y Dcimo Tercero, fraccin III de los Lineamientos en materia de archivos. Dcimo, fracciones IV y V, Dcimo Primero, fraccin I y Dcimo Tercero, fraccin III de los Lineamientos en materia de archivos. Dcimo, fracciones IV y V, Dcimo Primero, fraccin I y Dcimo Tercero, fraccin III de los Lineamientos en materia de archivos. Anlisis
RAT
13
Remesa
RAC
14
RAC
15
Revisa espacios disponibles y asigna lugar a los expedientes. Registra en el inventario documental la ubicacin topogrfica de la remesa y de cada expediente, comunicndolo al RAT, con la copia correspondiente, debidamente sellada de recibido. Registra los expedientes en el inventario documental del archivo de concentracin. Archiva el original del inventario documental. Fin de procedimiento.
Archivo
RAC
16
Inventario documental y acuse de recibo
RAC
17
Dcimo, fracciones IV y V, Dcimo Primero, fraccin I y Dcimo Tercero, fraccin III de los Lineamientos en materia de archivos. Dcimo, fracciones IV y V, y Dcimo Tercero, fraccin III de los Lineamientos en materia de archivos.
RAC
18
6.8
Archivo de Concentracin
Objetivo Administrar la segunda etapa de vida de los documentos de archivo, que le han sido transferidos del archivo de trmite, mismos que deber conservar y custodiar hasta su eliminacin o transferencia al archivo histrico. 6.8.1 Objetivo Permitir a los servidores pblicos previamente autorizados el acceso a los documentos transferidos al archivo de concentracin. Descripcin Las actividades destinadas a atender las solicitudes de prstamo o consulta de expedientes que se encuentren en el archivo de concentracin. Prstamo o consulta en archivo de concentracin

Responsable Unidad administrativa No. Actividades Solicita al RAC, a travs de los servidores pblicos autorizados, el prstamo del expediente. Recibe la solicitud, verifica los datos y firmas autorizadas. RAC 2 Est autorizado? S, contina en la actividad 3. No, contina en la actividad 1. Verifica si la solicitud de prstamo contiene todos los datos necesarios para ubicar el expediente. RAC 3 Contiene los datos? S, contina en la actividad 5. No, contina en la actividad 4. Identifica la transferencia en su inventario documental. Realiza la bsqueda del expediente. Lo localiza? RAC 5 S, contina en la actividad 7. No, contina en la actividad 6. Informa al solicitante que el expediente se encuentra en prstamo y cancela la solicitud. Fin de procedimiento. Registra los datos necesarios y elabora vale de prstamo. Entrega el vale de prstamo para su firma y el expediente para su consulta. Recibe el expediente y verifica, a travs del servidor pblico autorizado, el contenido e integridad del expediente (fsica y folios completos). Est completo el expediente? Sistema de gestin documental y formato de vale de prstamo de expedientes Expediente y formato de vale de prstamo de expedientes Dcimo Primero, fraccin II de los Lineamientos en materia de archivos. Dcimo Primero, fraccin II de los Lineamientos en materia de archivos. Archivo Dcimo Primero, fraccin II de los Lineamientos en materia de archivos. Inventario documental y sistema de gestin documental Dcimo Primero, fraccin II de los Lineamientos en materia de archivos. Carta responsiva u oficio Dcimo Primero, fraccin II de los Lineamientos en materia de archivos. Carta responsiva u oficio y registro de firmas autorizadas Mtodo o Herramienta Carta responsiva u oficio y/o sistema de gestin documental Normatividad Dcimo Primero, fraccin II de los Lineamientos en materia de archivos.
Dcimo Primero, fraccin II de los Lineamientos en materia de archivos y 19 de las DGTAAPF.
RAC
RAC
Carta responsiva u oficio
Dcimo Primero, fraccin II de los Lineamientos en materia de archivos.
RAC
RAC
Expediente y formato de vale de prstamo de expedientes
- 44 a) S, firma el vale y contina en la actividad 11. b) No, firma el vale y deja constancia de las inconsistencias, contina en la actividad 10. Notifica al CA y al Titular de la unidad administrativa de las inconsistencias en el expediente. Contina en la actividad 11. Retira el expediente, regresa firmado el vale de prstamo, custodia el expediente hasta su devolucin al RAC, ya sea para consulta dentro del archivo o para prstamo externo. Devuelve el expediente al RAC. Recibe y verifica contenido e integridad del expediente. Est completo? RAC 13 S, contina en la actividad 15. No, contina en la actividad 14. Notifica al CA y al Titular de la unidad administrativa de las inconsistencias detectadas. Cancela el vale de prstamo y registra los datos de recepcin. Deposita el expediente en el lugar que le corresponde topogrficamente. Fin del procedimiento. Expediente Dcimo Primero, fraccin II de los Lineamientos en materia de archivos.
10
Oficio
11
Expediente y sistema de gestin documental
12
Expediente
RAC
14
Oficio
RAC
15
Sistema de gestin documental y formato de vale de prstamo de expedientes
RAC
16
Expediente
6.8.2 Objetivo
Seguimiento del Prstamo

Dar seguimiento al prstamo de expedientes, que se encuentran en custodia del servidor pblico autorizado, con el propsito de restituirlos al archivo de concentracin. Descripcin Las actividades para que el RAC recupere y reintegre al archivo de concentracin, los expedientes que mediante prstamo se encuentran en custodia del servidor pblico autorizado.

Responsable No. Actividades Revisa el listado de expedientes prestados, para su seguimiento y confronta con el acervo documental. Existen expedientes no devueltos? S, contina en la actividad 2. No. Fin de procedimiento. Informa al servidor pblico que solicit el expediente, 5 das hbiles previos al vencimiento del plazo de prstamo, requirindole la devolucin o proponindole ampliar el plazo. Requiere de ms tiempo? Unidad Administrativa S, contina en la actividad 4. 3 No, contina en la actividad 12 del procedimiento 6.8.1 del Manual. Recibe la solicitud de ampliacin del plazo y actualiza los datos del prstamo. Custodia el expediente hasta su devolucin al RAC. Unidad Administrativa 5 Contina en la actividad 12 del procedimiento 6.8.1 del Manual. Expediente Sistema de gestin documental y/o formato de vale de prstamo de expedientes Dcimo Primero, fraccin II de los Lineamientos en materia de archivos. Sistema de gestin documental y/o formato de vale de prstamo de expedientes Dcimo Primero, fraccin II de los Lineamientos en materia de archivos. Mtodo o Herramienta Normatividad
RAC
RAC
Correo electrnico y/o sistema de gestin documental
RAC
Sistema de gestin documental y/o formato de vale de prstamo de expedientes
6.9
Destino Final
Objetivo Detectar en el sistema de gestin documental las series documentales y expedientes susceptibles de baja documental o transferencia al archivo histrico, con base en la vigencia administrativa, contable o legal establecida en el catlogo de disposicin documental. Descripcin Consiste en: I. II. Identificar las series documentales y/o expedientes con plazos vencidos; Aprobar, dictaminar, valorar y autorizar la baja documental por parte del AGN;
- 46 III. Proceder a la disposicin final de los desechos de papel y cartn, provenientes de los expedientes de baja documental, y Actualizar registros del inventario documental.
IV.

Mtodo o Herramienta Inventario documental y sistema de gestin documental
Responsable
No.
Actividades Identifica en los inventarios documentales los expedientes con plazo vencido. Elabora la propuesta de inventario documental. Solicita al RAT gestione, la autorizacin de la unidad administrativa, as como el llenado de los formatos necesarios para iniciar el procedimiento de destino final de los expedientes. Recibe la comunicacin y remite la propuesta de inventario documental a la unidad administrativa para su revisin. Revisa la propuesta de inventario documental. Requiere prrroga del plazo de conservacin? S, contina en la actividad 6. No, contina en la actividad 9. Solicita al RAT la ampliacin del plazo de conservacin, con la debida fundamentacin y motivacin. Recibe la solicitud y la remite al RAC. Recibe la solicitud y actualiza la vigencia de los expedientes. La solicitud de ampliacin es para toda la propuesta de inventario documental?
Normatividad Sexto, fraccin VII y Dcimo Primero, fracciones V y VI de los Lineamientos en materia de archivos. Dcimo Primero, fracciones V y VI y Dcimo Tercero, fraccin III de los Lineamientos en materia de archivos.
RAC
RAC
Propuesta de inventario documental
RAC
Oficio y/o correo electrnico y propuesta de inventario documental
Dcimo Primero, fraccin III de los Lineamientos en materia de archivos.
RAT
Oficio
Dcimo Primero, fraccin III de los Lineamientos en materia de archivos. Dcimo Primero, fraccin III de los Lineamientos en materia de archivos.
RAT
Oficio
RAC
a) S, mantiene los expedientes en el espacio fsico correspondiente en el archivo de concentracin. Fin de procedimiento. b) No, contina en la actividad 9.
- 47 Elabora el inventario documental y lo remite al RAT. Recibe el inventario documental y lo enva a la unidad administrativa para su autorizacin. Elabora, autoriza y valida los formatos para iniciar el trmite de destino final y los enva al RAT. Enva al RAC el inventario documental, as como los formatos validados y llenados. Recibe los documentos y gestiona ante el CA su destino final. Recibe y verifica la informacin. Tiene observaciones? CA 14 S, informa al RAC, contina en la actividad 15. No, contina en la actividad 16. Gestiona las modificaciones y actualiza la informacin. Contina en la actividad 14. Identifica el tipo de informacin del inventario documental. Contiene informacin contable y/o fiscal? CA 16 S, contina en la actividad 17. No, elabora la solicitud de valoracin de baja documental, contina en la actividad 22. Art. Cuarto del Acuerdo del archivo contable, Sexto, fraccin VII, Dcimo Primero, fraccin V y Dcimo Tercero, fraccin III de los Lineamientos en materia de archivos. Art. Cuarto del Acuerdo del archivo contable, Sexto, fraccin VII, Dcimo Primero, fraccin V y Dcimo Tercero, fraccin III de los Lineamientos en materia de archivos. Anlisis Art. Cuarto del Acuerdo del archivo contable, Sexto, fraccin VII, Dcimo Primero, fraccin V y Dcimo Tercero, fraccin III de los Lineamientos en materia de archivos. Dcimo Primero, fraccin V y Dcimo Tercero, fraccin III de los Lineamientos en materia de archivos. Anlisis Sexto, fraccin VII, Dcimo Primero, fraccin V y Dcimo Tercero, fraccin III de los Lineamientos en materia de archivos. Dcimo Primero, fraccin V y Dcimo Tercero, fraccin III de los Lineamientos en materia de archivos. Dcimo Primero, fraccin V y Dcimo Tercero, fraccin III de los Lineamientos en materia de archivos. Dcimo Primero, fraccin V y Dcimo Tercero, fraccin III de los Lineamientos en materia de archivos. Dcimo Primero, fraccin V y Dcimo Tercero, fraccin III de los Lineamientos en materia de archivos. Dcimo Primero, fraccin V y Dcimo Tercero, fraccin III de los Lineamientos en materia de archivos.
RAC
RAT
10
11
RAT
12
Correo electrnico e inventario documental
RAC
13
Correo electrnico e inventario documental
RAC
15
CA
17
Elabora la solicitud de autorizacin de baja de la documentacin contable y/o fiscal del archivo de concentracin.
Solicitud de baja documental con valores contables
CA
18
Enva a la UCG, la solicitud de autorizacin de baja de la documentacin.
Solicitud de baja documental con valores contables
- 48 Recibe la solicitud. La informacin es suficiente? UCG 19 S, contina en la actividad 20. No, solicita las adecuaciones al CA, contina en la actividad 17. Oficio de autorizacin de baja definitiva del archivo contable y dictamen de autorizacin Solicitud y dictamen de autorizacin Art. Cuarto del Acuerdo del archivo contable, Sexto, fraccin VII, Dcimo Primero, fraccin V y Dcimo Tercero, fraccin III de los Lineamientos en materia de archivos.
UCG
20
Elabora y remite el dictamen de autorizacin de la baja definitiva del archivo contable original al CA.
Art. Cuarto del Acuerdo del archivo contable, Sexto, fraccin VII, Dcimo Primero, fraccin V y Dcimo Tercero, fraccin III de los Lineamientos en materia de archivos. Art. Cuarto del Acuerdo del archivo contable, Sexto, fraccin VII, Dcimo Primero, fraccin V y Dcimo Tercero, fraccin III de los Lineamientos en materia de archivos.
CA
21
Recibe el dictamen de autorizacin.
Oficio de autorizacin de baja definitiva del archivo contable y dictamen de autorizacin
Elabora la solicitud de valoracin de baja documental, que se integra por: a) Oficio de solicitud, b) Inventario de baja o transferencia secundaria, c) Archivo contable (en su caso), d) Ficha tcnica de prevaloracin, y e) Declaratoria de prevaloracin. Solicitud de valoracin de baja documental y dictamen de autorizacin Art. Cuarto del Acuerdo del archivo contable, Sexto, fraccin VII y Dcimo Primero, fraccin V de los Lineamientos en materia de archivos.
CA
22
CA
23
Enva al AGN solicitud de valoracin de baja documental.
Solicitud de dictamen de valoracin
Art. 6o. del Reglamento del AGN, Sexto, fraccin VII y Dcimo Primero, fraccin V de los Lineamientos en materia de archivos.
Recibe la solicitud. La informacin es suficiente? AGN 24 S, contina en la actividad 26. No, comunica al CA, contina en la actividad 25. Realiza las adecuaciones y las remite al AGN, contina en la actividad 24. Valida los requisitos y remite el dictamen de valoracin documental al CA. Recibe el dictamen de valoracin documental y, en su caso, el acta de baja documental y remite al RAC. Art. 6o. del Reglamento del AGN y Sexto, fraccin VII de los Lineamientos en materia de archivos. Art. 6o. del Reglamento del AGN. Art. 6o. del Reglamento del AGN, Sexto, fraccin VII y Dcimo Primero, fraccin V de los Lineamientos en materia de archivos. Anlisis Art. 6o. del Reglamento del AGN.
CA
25
Solicitud de dictamen de valoracin
AGN
26
Dictamen de valoracin documental
CA
27
Dictamen de valoracin documental o acta de baja documental
- 49 Recibe el dictamen de valoracin documental. El contenido y sentido del dictamen indica: a) Procede la baja, conforme al acta de baja documental, contina en el procedimiento 6.9.1 del Manual. b) Procede la transferencia secundaria, contina en el procedimiento 6.9.2 del Manual. Dictamen de valoracin documental Art. 6o. del Reglamento del AGN, Sexto, fraccin VII y Dcimo Primero, fraccin V de los Lineamientos en materia de archivos.
RAC
28
6.9.1 Objetivo
Baja Documental
Definir las actividades relativas al trmite y control de la baja de archivos cuyos valores administrativos, legales, fiscales o contables concluyeron y no cuentan con valores secundarios. Descripcin Gestionar ante el rea correspondiente para que inicie el trmite de disposicin final de los desechos de papel y cartn, provenientes de los expedientes de baja documental. Actividades secuenciales por responsable
Responsable No. Actividades Enva copia del dictamen de valoracin documental y el acta de baja documental y solicita a la UARRM defina el procedimiento a seguir para la disposicin final. Analiza la solicitud de baja documental y recomienda al CA proceda conforme al procedimiento 5.7 DISPOSICIN FINAL Y BAJA DE BIENES MUEBLES del MAAGRMSG, en el subproceso que le corresponda. Determina, atendiendo la recomendacin de la UARRM, que la disposicin final de los documentos se realice por: a) Destruccin, contina en el procedimiento 5.7.7. Destruccin de bienes del MAAGRMSG (contina en la actividad 4), o b) Cualquier otro procedimiento de disposicin final de bienes distinto al de la destruccin, contina en el procedimiento correspondiente del proceso 5.7 DISPOSICIN FINAL Y BAJA DE BIENES MUEBLES del MAAGRMSG (contina en la actividad 8). Mtodo o Herramienta Correo electrnico u oficio, dictamen de valoracin documental y acta de baja Normatividad
RAC
Ttulo Quinto de la LGBN, Dcimo Noveno y Vigsimo de los Lineamientos en materia de archivos.
UARRM
Anlisis, correo electrnico u oficio
Ttulo Quinto de la LGBN, Dcimo Noveno y Vigsimo de los Lineamientos en materia de archivos y MAAGRMSG.
CA
Anlisis
Ttulo Quinto de la LGBN y MAAGRMSG.
- 50 (Viene de la conclusin del procedimiento 5.7.7 Destruccin de bienes del MAAGRMSG). CA 4 Solicita a la UARRM el acta circunstanciada respecto a la destruccin que involucra documentos contables y/o fiscales. Remite el acta circunstanciada que hace constar la destruccin que involucra documentos contables y/o fiscales. Recibe el acta circunstanciada y la enva a la UCG. Digitaliza el acta circunstanciada, la solicitud de valoracin documental y el dictamen de baja documental y gestiona su publicacin en el sitio de internet institucional. Fin de procedimiento. (Viene de la conclusin del procedimiento correspondiente del proceso 5.7 DISPOSICIN FINAL Y BAJA DE BIENES MUEBLES del MAAGRMSG). Solicita copia a la UARRM del acta de la entregarecepcin de los documentos de archivo entregados para su disposicin final. Recibe oficio y recaba en el inventario documental, el acta de la entrega-recepcin de los documentos de archivo. Actualiza la base de datos del archivo de concentracin, registrando los expedientes que fueron dados de baja. Fin de procedimiento. Correo electrnico u oficio
Art. Cuarto del Acuerdo del archivo contable y MAAGRMSG.
UARRM
Correo electrnico u oficio y acta circunstanciada
Ttulo Quinto de la LGBN.
CA
Oficio y acta circunstanciada
CA
Acta circunstanciada, solicitud de valoracin documental y dictamen de baja documental
Vigsimo de los Lineamientos en materia de archivos.
CA
Oficio
RAC
Acuse
RAC
10
Dcimo Primero, fraccin V y Dcimo Tercero, fraccin III de los Lineamientos en materia de archivos.
6.9.2 Objetivo
Transferencia Secundaria
Realizar el traslado sistemtico y controlado de los expedientes que hayan concluido sus plazos de conservacin y que tengan valores secundarios, conforme al catlogo de disposicin documental y segn lo indicado por el AGN, al archivo histrico de la dependencia o entidad o del AGN. Descripcin Las actividades destinadas a realizar la transferencia de documentos del archivo de concentracin al archivo histrico, a fin de incrementar el acervo documental y ponerlo a
- 51 disposicin de los interesados. Actividades secuenciales por responsable

Responsable No. Actividades Identifica en el dictamen de valoracin documental los expedientes que conforman el inventario documental, as como el responsable final de su conservacin y resguardo. Separa los expedientes y turna al: a) Archivo histrico de la dependencia o entidad, contina en la actividad 3, o b) AGN, contina en la actividad 8. Enva al RAH el inventario documental y el dictamen de valoracin documental emitido por el AGN. Recibe e informa al RAC el da y hora en que recibir la remesa de expedientes. Entrega al RAH la remesa de expedientes. Comparan el inventario documental contra la remesa de expedientes. Sella y entrega al RAC el inventario documental como acuse de recibo. Contina en la actividad 11. Solicita al AGN la autorizacin para realizar la transferencia secundaria para la incorporacin en su acervo. Acepta la transferencia y emite acta de transferencia secundaria. Recibe y enva al RAH el acta de transferencia secundaria e integra al expediente de destino final. Actualiza la base de datos del archivo histrico y registra las transferencias secundarias. Oficio, inventario documental y dictamen de valoracin documental Oficio, inventario documental, dictamen de valoracin documental Remesa Art. 6o. del Reglamento del AGN y Dcimo Primero, fraccin V de los Lineamientos en materia de archivos. Art. 6o. del Reglamento del AGN y Dcimo Primero, fraccin V de los Lineamientos en materia de archivos. Art. 6o. del Reglamento del AGN y Dcimo Primero, fraccin V de los Lineamientos en materia de archivos. Art. 6o. del Reglamento del AGN y Dcimo Primero, fraccin V de los Lineamientos en materia de archivos. Art. 6o. del Reglamento del AGN y Dcimo Primero, fraccin V de los Lineamientos en materia de archivos. Dcimo Primero, fraccin V de los Lineamientos en materia de archivos. Mtodo o Herramienta Normatividad
RAC
Dictamen de valoracin documental
Dcimo Primero, fraccin V de los Lineamientos en materia de archivos.
RAC
Anlisis
RAC
RAH
RAC
RAH y RAC
Inventario documental y remesa
RAH
RAC
Solicitud
Art. 6o. del Reglamento del AGN y Dcimo Primero, fraccin VII de los Lineamientos en materia de archivos. Art. 6o. del Reglamento del AGN y Dcimo Primero, fraccin VII de los Lineamientos en materia de archivos. Art. 6o. del Reglamento del AGN y Dcimo Primero, fraccin VII de los Lineamientos en materia de archivos. Dcimo Primero, fraccin V de los Lineamientos en materia de archivos.
AGN
Acta de transferencia secundaria
RAC
10
Acta de transferencia secundaria
RAH
11
- 52 Incorpora la informacin de los inventarios documentales al rea de servicio al pblico para actualizar los instrumentos de consulta. Fin de procedimiento.
RAH
12
Dcimo Segundo, fracciones IV y VI de los Lineamientos en materia de archivos.
6.10
Archivo Histrico
Objetivo Organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la documentacin histrica, que previamente ha sido valorada y transferida por el archivo de concentracin. Descripcin Proporcionar en forma gil y eficiente, el servicio al pblico para la consulta en sala de los documentos bajo su resguardo. Actividades secuenciales por responsable
Responsable No. Actividades Registra al usuario conforme a los datos de su identificacin oficial vigente. Informa al usuario cules son los instrumentos de consulta con los que cuenta. Es necesario que le proporcione los instrumentos de identificacin para localizar los expedientes? S, contina en la actividad 3. No, contina en la actividad 4. Entrega los instrumentos solicitados, ya sea en soporte impreso o electrnico. Facilita la boleta de control de consulta para el registro del expediente a consultar. Localiza y entrega el expediente al usuario para su consulta. Custodia la boleta de control de consulta, previamente firmada por el usuario, hasta la devolucin del expediente. Guas, inventarios documentales y catlogos disponibles. Dcimo Segundo, fracciones IV y VI de los Lineamientos en materia de archivos. Dcimo Segundo, fracciones IV y VI de los Lineamientos en materia de archivos. Dcimo Segundo, fracciones IV y VI de los Lineamientos en materia de archivos. Mtodo o herramienta Normatividad Dcimo Segundo, fracciones IV y VI de los Lineamientos en materia de archivos.
RAH
Registro
RAH
Anlisis
RAH
RAH
Boleta
RAH
Expediente
RAH
Boleta
- 53 Recibe el expediente consultado, revisa y verifica su integridad fsica y numrica, firma de recibido y procede a su colocacin en su respectivo espacio. Elabora informe de usuarios atendidos en la sala de consulta. Fin de procedimiento.
RAH
Expediente
RAH
Informe
6.11
Formatos de Archivo
Numeral adicionado DOF 27-07-2011 Nombre del formato Requisitos mnimos Encabezado: 1) Siglas y logotipo de la dependencia y/o entidad; 2) Nombre de la unidad administrativa; 3) Nombre de rea generadora de los expedientes semiactivos; 4) Tipo de inventario: documental, de transferencia primaria, de transferencia secundaria o de baja documental; 5) Nmero de transferencia; 6) Fecha de recepcin. Columnas: 7) Nmero de control de la transferencia; 8) Descripcin del expediente o asunto; 9) Serie documental; 10) Nmero de clasificacin archivstica; 11) Clasificacin LFTAIPG; 12) Periodo de trmite del expediente; 13) Plazo de conservacin; 14) Nmero de caja; 15) Ubicacin; 16) Nmero total de fojas; 17) Nmero total de expedientes; 18) Aos de la documentacin, el ms antiguo y el ms reciente, nmero de cajas, peso total en kilogramos. Firmas: 19) Nombre, cargo y firma de los responsables de elaborar, autorizar y recibir la transferencia, de conformidad al marco jurdico vigente. Encabezado: 1) Siglas y logotipo de la dependencia y/o entidad; 2) Nombre de la unidad administrativa; 3) Fecha de prstamo; 4) Tipo de prstamo; 5) Folio. Columnas: 6) Datos del usuario: Nombre completo, puesto, nmero de identificacin, rea de adscripcin, piso, telfono y/o extensin, correo electrnico, 7) Datos del expediente: Nmero consecutivo del expediente, total de expedientes, fecha de devolucin, fecha de prrroga (en su caso). Firmas: 8) Solicit: Nombre, cargo y firma de la persona autorizada para la recepcin; 9) Autoriz: Responsable del archivo de trmite, de conformidad al marco jurdico vigente. Encabezado: 1) Siglas y logotipo de la dependencia y/o entidad; 2) Nombre de la unidad administrativa; 3) Fecha de prstamo; 4) Tipo de prstamo; 5) Folio. Columnas: 6) Datos del usuario: Nombre completo, puesto, nmero de identificacin, rea de adscripcin, ubicacin fsica, piso, telfono y/o extensin, correo electrnico; 7) Datos del expediente: Nmero de transferencia, nmero consecutivo del expediente, total de expedientes, fecha de devolucin, fecha de prrroga, clave de ubicacin topogrfica conforme a infraestructura establecida. Firmas: 8) Solicit: Nombre, cargo y firma de la persona autorizada para la recepcin; 9) Autoriz: Responsable del archivo de concentracin, de conformidad al marco jurdico vigente.
Inventario documental (Formato nico: indicar el tipo de inventario que corresponda).
Vale de prstamo de expedientes. Archivo de trmite.
Vale de prstamo de expedientes semiactivos. Archivo de concentracin.
ARTCULO CUARTO.- La interpretacin para efectos administrativos, del presente Acuerdo, as como la resolucin de los casos no previstos en el mismo, corresponder:
I.
A la Unidad de Polticas de Transparencia y Cooperacin Internacional de la Secretara de la Funcin Pblica;

- 54 II. Al Instituto Federal de Acceso a la Informacin Pblica y Proteccin de Datos, cuando la aplicacin de este Acuerdo incida en aspectos previstos por la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental, su Reglamento o las disposiciones emitidas por ste, y
III.
Al Archivo General de la Nacin de la Secretara de Gobernacin.

ARTCULO QUINTO.- La poltica, las disposiciones generales, las acciones y los procedimientos sealados en el Manual a que se refiere el presente Acuerdo, debern revisarse, cuando menos una vez al ao, por la Unidad de Polticas de Transparencia y Cooperacin Internacional de la Secretara de la Funcin Pblica, por el Archivo General de la Nacin de la Secretara de Gobernacin y por el Instituto Federal de Acceso a la Informacin Pblica y Proteccin de Datos, segn corresponda, para efectos de su actualizacin.
ARTCULO SEXTO.- Los rganos internos de control de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal y de la Procuradura General de la Repblica, vigilarn el cumplimiento de lo dispuesto por el presente Acuerdo. Asimismo, los referidos rganos internos de control debern verificar que las dependencias y entidades lleven a cabo acciones para, dejar sin efectos o abstenerse de establecer disposiciones que contravengan o dupliquen lo dispuesto en la poltica, las disposiciones generales, las acciones y los procedimientos sealados en el Manual, salvo en los casos que deriven del mandato expreso de leyes, reglamentos, en su caso, de la normatividad emitida por el Instituto Federal de Acceso a la Informacin Pblica y Proteccin de Datos.
- 55 TRANSITORIOS DEL ACUERDO POR EL QUE SE EMITE EL MANUAL ADMINISTRATIVO DE APLICACIN GENERAL EN MATERIA DE TRANSPARENCIA, publicado en el Diario Oficial de la Federacin el 12 de julio de 2010. Primero.- El presente Acuerdo entrar en vigor a los 20 das hbiles siguientes al de su publicacin en el Diario Oficial de la Federacin. Las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal y la Procuradura General de la Repblica contarn con un plazo de 20 das hbiles a partir de la fecha de publicacin en el Diario Oficial de la Federacin del presente ordenamiento, para efectos de lo previsto en los artculos Segundo, numeral 4 y Sexto, segundo prrafo del presente Acuerdo. Segundo.- Todos aquellos procesos, trmites, autorizaciones y actos iniciados con base en las disposiciones que queden sin efectos, debern concluirse conforme a lo previsto en las mismas. Tercero.- Las dependencias y entidades que hayan realizado acciones de mejora funcional y sistematizacin integral de los procedimientos en materia de transparencia, podrn operar con sus procedimientos optimizados, siempre que acrediten ante la Unidad de Polticas de Transparencia y Cooperacin Internacional de la Secretara de la Funcin Pblica, que los mismos son compatibles con los establecidos en el Manual. Cuarto.- El cumplimiento a lo establecido en el presente Acuerdo se realizar con los recursos humanos, materiales y presupuestarios que tengan asignados las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal y la Procuradura General de la Repblica, por lo que no implicar la creacin de estructuras ni la asignacin de recursos adicionales. Sufragio Efectivo. No Reeleccin. Mxico, D.F., a 7 de julio de 2010.- El Secretario de la Funcin Pblica, Salvador Vega Casillas.- Rbrica.
- 56 TRANSITORIO DEL ACUERDO POR EL QUE SE ADICIONAN, REFORMAN Y DEROGAN LAS DISPOSICIONES DEL DIVERSO POR EL QUE SE EMITI EL MANUAL ADMINISTRATIVO DE APLICACIN GENERAL EN MATERIA DE TRANSPARENCIA, publicado en el Diario Oficial de la Federacin el 27 de julio de 2011. UNICO.- El presente Acuerdo entrar en vigor el da hbil siguiente al de su publicacin en el Diario Oficial de la Federacin. En la Ciudad de Mxico, Distrito Federal, a los 22 das del mes de julio de 2011.- El Secretario de Gobernacin, Jos Francisco Blake Mora.- Rbrica.- El Secretario de la Funcin Pblica, Salvador Vega Casillas.- Rbrica.

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Acuerdo DOF 12-07-2010 ltima Reforma DOF 27-07-2011

SECRETARA DE GOBERNACIN SECRETARA DE LA FUNCIN PBLICA

DISPOSICIONES GENERALES PARA LA TRANSPARENCIA Y LOS ARCHIVOS DE LA ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL

Ttulo Primero De las Generalidades

Acuerdo DOF 12-07-2010 ltima Reforma DOF 27-07-2011

SECRETARA DE GOBERNACIN SECRETARA DE LA FUNCIN PBLICA

Acuerdo DOF 12-07-2010 ltima Reforma DOF 27-07-2011

SECRETARA DE GOBERNACIN SECRETARA DE LA FUNCIN PBLICA

Ttulo Segundo De la Transparencia de la Administracin Pblica Federal

Captulo I De la poltica y las acciones en materia de transparencia

Acuerdo DOF 12-07-2010 ltima Reforma DOF 27-07-2011

SECRETARA DE GOBERNACIN SECRETARA DE LA FUNCIN PBLICA

Acuerdo DOF 12-07-2010 ltima Reforma DOF 27-07-2011

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(Se deroga el segundo prrafo).

Acuerdo DOF 12-07-2010 ltima Reforma DOF 27-07-2011

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Acuerdo DOF 12-07-2010 ltima Reforma DOF 27-07-2011

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-7Captulo II De la Informacin Clasificada

Ttulo Tercero De los Documentos de Archivo

Captulo I De los Archivos

Acuerdo DOF 12-07-2010 ltima Reforma DOF 27-07-2011

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Captulo II De los Documentos de Archivo Electrnicos

Acuerdo DOF 12-07-2010 ltima Reforma DOF 27-07-2011

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Acuerdo DOF 12-07-2010 ltima Reforma DOF 27-07-2011

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MANUAL ADMINISTRATIVO DE APLICACIN GENERAL EN LAS MATERIAS DE TRANSPARENCIA Y DE ARCHIVOS

Objetivos 1.1 Objetivo General

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Acuerdo DOF 12-07-2010 ltima Reforma DOF 27-07-2011

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Procedimientos 6.1 Clasificacin y Desclasificacin de la Informacin

Revisin fsica o electrnica

Revisin fsica o electrnica

Acuerdo DOF 12-07-2010 ltima Reforma DOF 27-07-2011

SECRETARA DE GOBERNACIN SECRETARA DE LA FUNCIN PBLICA

Formato de clasificacin y desclasificacin de la informacin

Actividades secuenciales reformadas DOF 27-07-2011

Ampliacin del Periodo de Reserva

Revisin fsica o electrnica

Arts. 13, 14 y 15 de la LFTAIPG y 35 del RLFTAIPG.

Determina que subsisten las causas que dieron origen a la reserva.

Revisin fsica o electrnica

Arts. 13, 14 y 15 de la LFTAIPG y 35 del RLFTAIPG.

Arts. 13, 14 y 15 de la LFTAIPG y 35 del RLFTAIPG.

Se justifica la ampliacin? S, contina en la actividad 7. No, contina en la actividad 5.