HISTORIA DE LA ADMINISTRACION FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

INDICE INTRODUCCION HISTORIA DE LA ADMINISTRACION PEQUEA RESEA HISTORICA LA ADMINISTRACION PREHISPANICA LA ADMINISTRACION ANTIGUA CHINA FUNCIONES ADMINISTRATIVAS PLANIFICACION ORGANIZACIN DIRECCION CONTROL

INTRODUCCION
La palabra "Administracin", se forma del prefijo "ad", hacia, y de "ministratio". Esta ltima palabra viene a su vez de "minister", vocablo compuesto de "minus", comparativo de inferioridad, y del sufijo "ter", que sirve como trmino de comparacin. Si pues "magister" (magistrado), indica una funcin de preeminencia o autoridad -el que ordena o dirige a otros en una funcin-, "minister" expresa precisamente lo contrario: subordinacin u obediencia; el que realiza una funcin bajo el mando de otro; el que presta un servicio a otro. Entre los diferentes Conceptos Administrativos y la Resea histrica, de donde proviene? Por lo cual se define a Continuacin.

Historia de la Administracin
La administracin aparece desde que el hombre comienza a trabajar en sociedad. El surgimiento de la administracin es un acontecimiento de primera importancia en la historia social en pocos casos, si los hay, una institucin bsicamente nueva, o algn nuevo grupo dirigente, han surgido tan rpido como la administracin desde un principios del siglo. Pocas veces en la historia de la humanidad una institucin se ha manifestado indispensable con tanta rapidez. La administracin que es el rgano especfico encargado de hacer que los recursos sean productivos, esto es, con la responsabilidad de organizar el desarrollo econmico, refleja el espritu esencial de la era moderna. Es en realidad indispensable y esto explica por qu, una vez creada, creci con tanta rapidez. El ser humano es social por naturaleza, por ello tiende a organizarse y cooperar con sus semejantes. La historia de la humanidad puede describirse a travs del desarrollo de las organizaciones sociales partiendo en la poca prehispnica por las tribus nmadas, donde comienza la organizacin para la recoleccin de frutas y la caza de animales, y despus con el descubrimiento de la agricultura da paso a la creacin de las pequeas comunidades. Al repasar toda la historia de la humanidad encontraramos que, los pueblos antiguos trabajaron unidos en organizaciones formales (ejemplo los ejrcitos griegos y romanos, la iglesia catlica romana, la compaa de las indias orientales, etc.). Tambin las personas han escrito sobre cmo lograr que las organizaciones sean eficaces y eficientes, mucho antes de que el termino "administracin" hubiera aparecido y se hubiera definido. Por lo Tango Las sociedades se han ido transformando, ya que durante siglos se caracterizaron por poseer formas predominantes agrarias, donde la familia, los grupos informales y las pequeas comunidades eran importantes. Posteriormente, stas se transformaron en otras de tipo industrial, impulsadas por la Revolucin Industrial y caracterizadas por el surgimiento y desarrollo de las grandes organizaciones y centros industriales. En ello El cuerpo sistemtico de conocimientos sobre la administracin se inicia en plena Revolucin Industrial, en el siglo XIX, cuando surgieron las grandes empresas que requeran de nuevas formas de organizacin y practicas administrativas. La empresa industrial a gran escala era algo nuevo.

PEQUEA RESEA HISTORICA

En toda su larga historia y hasta inicios del siglo XX, la administracin se desarroll con una lentitud impresionante. Slo a partir de este siglo atraves etapas de desarrollo de notable pujanza e innovacin. En la actualidad, la sociedad de la mayor parte de los pases desarrollados es una sociedad pluralista de organizaciones, donde la mayora de las obligaciones sociales (como la produccin, la prestacin de un servicio especializado de educacin o de atencin hospitalaria, la garanta de la defensa nacional o de la preservacin del medio ambiente) es confiada a organizaciones (como industrias, universidades y escuelas, hospitales, ejrcito, organizaciones de servicios pblicos), que son administradas por grupos directivos propios para poder ser ms eficaces. A diferencia de lo anterior, a finales del siglo pasado la sociedad funcionaba de manera completamente diferente. Hace 80 aos las organizaciones eran pocas y pequeas: predominaban los pequeos talleres, los artesanos independientes, las pequeas escuelas, los profesionales independientes (mdicos y abogados, que trabajaban por cuenta propia), el labrador, el almacenista de la esquina, etc. A pesar de que en la historia de la humanidad siempre existi el trabajo, la historia de las organizaciones y de su administracin es un captulo que comenz en poca reciente. LA ADMINISTRACION PREHISPANICA. El punto de partida de esta investigacin, cercanamente posterior a la retirada de los glaciares hacia el norte la ltima- edad glacial importante es fechada al rededor de 10,000 a 9,000 a.C. coincidi con la desaparicin gradual de las grandes manadas de animales herbvoros que fueron remplazados por otros ms giles y dispersos. La adaptacin a esas condiciones produjo las denominadas culturas mesolticas. Los hombres devinieron recolectores viniendo de la caza, de la pesca y recogiendo frutas y nueces. Fue en este tiempo cuando grupos familiares al principio y ms tarde tribus enteras unieron sus esfuerzos para auxiliarse mutuamente en la cacera y en la defensa contra enemigos. Poco se conoce sin embargo, acerca de esos hombres verdaderamente primitivos. Todo lo que dejaron se reduce a unos cuantos huesos, restos de fogatas, herramientas sencillas y algunos dibujos en los muros de las cuevas. Esta da ha lugar cuando se unen esfuerzos coordinados con un objetivo prefijado, uno de ellos era el de la caza por medio del arrastre el cual consista en por medio de gritos, y sonidos llevar al animal presa a un pozo muy profundo en el que perda la vida y poda ser utilizado. El investigador GORDON CHILDE dice que todo pudo originarse en Predmost, Francia a raz de los vestigios ah encontrados.

LA ADMINISTRACION ANTIGUA CHINA El gran filsofo Confucio sent las primeras bases de un buen gobierno en China, a pesar de que nunca estuvo satisfecho de los que haba aportado con tal fin en los diferentes cargos que desempe, desde magistrado local hasta primer ministro. Al retirarse de la vida pblica escribi sobre aspectos polticos y gobierno, incluyendo su criterio sobre varias cosas. Otros contemporneos de Confucio se interesaron tambin en los asuntos administrativos y de ellos Micius o Mo-ti fund, 500 aos antes de Jesucristo, una rama de la misma escuela, que difera fundamentalmente en aspectos filosficos ms que en principios. A travs de varios siglos, los chinos tuvieron un sistema administrativo de orden, con un servicio civil bien desarrollado y una apreciacin bastante satisfactoria sobre muchos de los problemas modernos de administracin pblica.

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
Se revelan en 4 Funciones Importantes: 1. 2. 3. 4. PLANIFICACIN ORGANIZACIN DIRECCIN CONTROL

1.

PLANIFICACIN

Funcin de la administracin en la que se definen los objetivos, se fijan las estrategias para alcanzarlas, y se trazan planes para integrar y coordinar las actividades. 1.1 PRINCIPIOS de la PLANIFICACIN CONTRIBUCIN A LOS OBJETIVOS (coherencia entre planes) PRIMACA DE LA PLANEACIN (precede a las dems funciones) EXTENSIN DE LA PLANEACIN (a todos en la organizacin le compete) EFICACIA DE LOS PLANES (objetivos a menores costos)

1.2 ELEMENTOS DE LA PLANIFICACION OBJETIVOS PLANIFICACIN ESTRATGICA ESTRATEGIAS POLTICAS PLANIFICACIN OPERATIVA PROCEDIMIENTOS PRESUPUESTOS PROGRAMAS 1.2.1 OBJETIVOS FINES HACIA LOS ORGANIZACIN. RED DE OBJETIVOS CUALES SE DIRIGE LA ACTIVIDAD DE LA

CARACTERSTICAS OBJETIVOS : VERIFICABLES RAZONABLES 1.2.2 PLANEACIN ESTRATGICA: ESTRATEGIAS POLTICAS ESTRATEGIAS: Colocar a la organizacin en una relacin ventajosa ante el medio ambiente. La planeacin estratgica es el proceso de desarrollar estrategias. Estas implican establecer objetivos, utilizando recursos para el logro de los mismos y definir polticas para el uso de esos recursos. POLITICAS: EXPRESAS: Enunciados orales o escritos que especifican intenciones y preferencias a tener en cuenta a la hora de la toma de decisiones. IMPLCITAS: No tienen un enunciado formal sino que se originan en la prctica usual dentro de la organizacin. 1.2.3 PLANEACIN OPERATIVA: PROCEDIMIENTOS PRESUPUESTOS PROGRAMAS

 PROCEDIMIENTOS: Son guas para la accin. Son mtodos para llevar a cabo actividades. El procedimiento brinda una solucin predeterminada. PRESUPUESTOS: Son planes que anticipan la cantidad de ingresos y egresos para un perodo determinado. PROGRAMAS: Es un plan que determina perodos de tiempo para la realizacin de actividades especficas.

2. ORGANIZACIN Funcin de la administracin que consiste en determinar qu tareas hay que hacer, quin las hace, cmo se agrupan, quin rinde cuenta a quin y dnde se toman las decisiones. Cmo debe dividirse el trabajo dentro de un departamento? Cmo deben coordinarse los esfuerzos para lograr un esfuerzo general unificado? 2.1 ORGANIZACIN FORMAL
Cuando las actividades de dos o ms personas estn explcitamente Coordinadas para el logro de ciertos objetivos. PRINCIPIOS ORG.FORMAL: Principio unidad de objetivo (una estructura es efectiva si permite contribucin de cada individuo al objetivo de la organizacin) Principio de eficiencia (si facilita la obtencin de objetivos a un costo mnimo) 2.2 ORGANIZACIN INFORMAL El propsito de las organizaciones informales es cubrir necesidades humanas. Necesidad de informacin Es importante integrar la organizacin informal.

3. DIRECCIN
Funcin de la administracin que consiste en motivar a los subordinados, influir en los individuos y los equipos mientras hacen su trabajo, elegir el mejor canal de comunicacin y ocuparse de cualquier otra manera del comportamiento de los empleados resolviendo los conflictos. 3.1 PROCESO DE COMUNICACIN EMISOR CANAL DE TRASMISIN (ej: telfono) RECEPTOR RETROALIMENTACIN

3.2 BARRERAS EN LA COMUNICACIN BARRERAS EN EL EMISOR (claridad) BARRERAS EN LA TRASMISIN (intermediarios) BARRERAS EN EL RECEPTOR (actitud) An superando estas barreras se podr dar la mala interpretacin por parte del receptor. 3.3 MEJORA DE LA COMUNICACIN Aclarar ideas antes de comunicar Comprender condiciones del ambiente fsico y humano Disponer de toda la informacin necesaria al momento de Comunicar Ser cuidadoso en el tono Seguimiento de la comunicacin Comunicar mensajes con importancia Acciones coherentes con comunicacin. Ser buen oyente

4. CONTROL
Funcin de la administracin que consiste en vigilar el desempeo actual, compararlo con una norma y emprender las acciones que hicieran falta. Reunir y retroalimentar informacin acerca del desempeo de forma de poder comparar resultados. Relacin con planificacin. Funcin de todos los niveles que ejecuten planes.

4.1 PROCESO DE CONTROL ESTABLECER ESTNDARES MEDICIN DEL DESEMPEO EN COMPARACIN CON ESOS ESTNDARES CORRECCIN DE DESVIACIONES CON RESPECTO A ESTNDARES y PLANES (relacin con las otras funciones) 4.2 REQUISITOS DE CONTROL LOS CONTROLES DEBEN HACERSE A LA MEDIDA DE PLANES y PUESTOS. HACERSE A LA MEDIDA DE ADMINISTRADORES ESPECFICOS y PERSONALIDADES. SEALAR LAS EXCEPCIONES EN PUNTOS PRINCIPALES. OBJETIVIDAD FLEXIBILIDAD AJUSTARSE AL CLIMA DE LA ORG. ECONMICOS CONDUCIR A ACCIONES CORRECTIVAS

SUS

CONCLUSION Cada una de las anteriores definiciones, si las analizamos con detalle, nos llevar a penetrar en la verdadera naturaleza de la administracin y a sus propiedades distintivas. Como tales, las definiciones son validas para toda clase de administracin (Privada, Publica, Mixta, etc.), y para toda especie de organismo (industriales, comerciales o de servicios). Queda claro que la Administracin se puede mencionar como: "la funcin de lograr que las cosas se realicen por medio de otros", u "obtener resultados a travs de otros". Y que Viene siendo el "Proceso integral para planear, organizar e integrar una actividad o relacin de trabajo, la que se fundamenta en la utilizacin de recursos para alcanzar un fin determinado". Definiendo Administracin como el proceso de crear, disear y mantener un ambiente en el que las personas, laborando o trabajando en grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas. Para que se ample esta definicin bsica. Como administracin, las personas realizan funciones administrativas de planeacin, organizacin, integracin de personal, direccin y control. Como fin La administracin se aplica en todo tipo de corporacin. Tambin Es aplicable a los administradores en todos los niveles de corporacin. Y Clara como La meta de todos los administradores en todos los niveles de corporacin. Por lo cual La administracin se ocupa del rendimiento; que implica eficacia y eficiencia.

BIBLIOGRAFIA Parte del contenido fue Tomado del libro de AO F01 este fue desplegado y complementado, por la informacin obtenida en los libros: Reyes Ponce Agustn. ADMINISTRACIN DE EMPRESAS. Editorial Limusa Mxico, D. F. 1992. Rodrguez Valencia Joaqun. INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN CON ENFOQUE DE SISTEMAS; Editorial Ecasa. Mxico 1990. Claude S. George. HISTORIA DEL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO; Editorial Pretice Hall, Mxico 1992. Idalberto Chiavenato. INTRODUCCIN A LA TEORA GENERAL DE LA ADMINISTRACIN; Editorial Mc Graw Hill, Mxico 1985. Vega Sosa Alicia. ADMINISTRACIN; Editorial Universidad Tecnolgica de Mxico, Mxico 1999

1. Qu es Administrar?
Es un proceso donde se trabaja con personas y por medio de ellas. Es el cumplimiento de objetivos en forma eficiente distingue a la administracin.

2. Qu es eficiencia y que es eficacia?

Eficiencia: Es Medir el uso de los recursos en el proceso de alcanzar resultados. Eficacia: Es Cumplimiento de objetivos.

3. Qu es un administrador?
Es el encargado de que se logren los objetivos de la organizacin de la forma eficiente posible. mas

4. Qu diferencia existe entre automatizar y mecanizar?

Automatizar: Se realiza algo en forma automtica, es decir con la mnima intervencin humana. Mecanizar: Es dotar de maquinas o equipos que hagan el trabajo ya sea en oficinas o en lugares especficos de trabajo, es decir brindar equipo de trabajo al empleado, para que este realice el trabajo de forma fcil, rpida y eficaz.

5. Explique cada una de las actividades administrativas:

LA PLANEACIN: Establece el QU: Se establece la visin, la misin y los objetivos de la organizacin. LA ORGANIZACIN: Es llevar los planes a feliz trmino. Es decir QU HAR CADA QUIN? LA EJECUCIN (DIRECCIN): Es Poner en Accin. Accin administrativa trata de proporcionar poder estimulante al equipo que llevar a cabo el plan. que

Direccin: Es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan a favor del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales. EL CONTROL: Permite garantizar que se est caminando en la direccin que se lograrn los objetivos propuestos. correcta y

6. Defina las cinco causas mas importantes por las que se deciden

automatizar las empresas:

Por La Capacidad El Control

La Comunicacin El Costo La Competitividad 7. Explique cada una de las categoras en que se clasifican las tareas

administrativas.

D un ejemplo.

TOMA DE DECISIONES: Son Sistemas de informacin gerencial que resumen todos los aspectos ms relevantes para que el gerente tome las decisiones en la forma ms acertada posible. Ejemplo: Los Gerentes toman las decisiones ms relevantes. MANIPULACIN DE LOS DATOS: Es El Conjunto de Programas que Permiten manipular los datos y producir informacin para su posterior uso. Ejemplo: Los datos son reunidos y manipulados para obtener la informacin. ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS: Sistemas especializados que permiten administrar los documentos. Ejemplo: Tener en orden la informacin ya sea en archivos de programa, como en papeles, de manera que pueda tener acceso a ellos de manera fcil y rpida. COMUNICACIONES: Son un rea vital en la oficina. Ayuda en el logro de las dems tareas de la oficina. Ejemplo: Comunicacin a travs del equipo de computo interno, como la red interna de un equipo a otro, para brindar informacin rpida y segura. ALMACENAMIENTO: Garantiza el adecuado almacenamiento de los datos y documentos de la oficina. Ejemplo: Es tener la informacin archivada y custodiada en forma segura y confiable, en el se incluye todas las tareas destinadas a lograrlo, desde su recepcin, distribucin, hasta su archivo y consulta posterior. SISTEMAS DE SOPORTE A LA OFICINA: Ofrecen calendarios, organizadores de horario, notas e ideas, relojes, calculadoras, etc. Apoya a las personas que laboran en la oficina al realizar sus tareas. Ejemplo: Es el software o programas que apoya a las personas que laboran en la oficina al realizar sus tareas.

8. Explique qu consideraciones se deben tomar en cuenta, en lo

referente al equipo, cuando se desea automatizar.

Se debe conocer las capacidades de los equipos, sus requerimientos para ser instalados y compatibilidades entre otros equipos. Requiere reconocer las diversas

opciones existentes, sus ventajas y desventajas, cundo es recomendable aplicarlas, los proveedores y condiciones de compra.

9. Explique cual es el objetivo de la automatizacin de oficinas.

Sistematizar (Visualizar a la empresa como un sistema y estandarizar los

procedimientos y mtodos de trabajo que en ella se realizan para que toda persona que ingrese a laborar pueda fcilmente incorporarse y entender cmo llevar a cabo su trabajo) y Equipar (dotar o proveer a la oficina del equipo necesario para realizar las tareas administrativas) la oficina. ( Lugar o espacio fsico donde se realizan los procesos administrativos).

10. Defina que es productividad.

Es una forma de medir la eficiencia con que se utilizan los recursos disponibles para generar un determinado nivel de produccin.

11. Explique cada una de las categoras en las que se clasifican las tareas administrativas.
TOMA DE DECISIONES: Involucra tener dos o ms opciones y decidir al tomar como base un anlisis de cada una de ellas y determinar la opcin ms ventajosa para la Empresa. MANIPULACIN DE LA INFORMACIN: Implica el tratamiento de informacin en la Oficina. ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS: Los Documentos. Son responsabilidad de la Oficina y deben ser resguardados y administrados, de manera que pueda tenerse acceso a ellos de manera fcil y rpida. COMUNICACIONES: Son las tareas que involucran la comunicacin entre el personal de la empresa interna y externa, su registro y control.

12. Explique la frmula de la productividad.

Productividad = Resultados

= Salidas

Insumos Esto quiere decir que la Productividad obtenida, es la division entre los resultados obtenidos (el total de las piezas o productos elaborados en un tiempo determinado) y los recursos utilizados ( los costos, como mano de obra, el material de elaboracin etc.) esto da el resultado de lo que se obtuvo durante el procedimiento de elaboracin. 13. Explique que no es automatizar.
Son aquellas acciones que al realizarse aisladamente (una a la vez), no se garantiza su xito, por lo tanto no se pueden catalogarse como un proceso de automatizacin de oficinas.

Recursos utilizados

14. Defina el termino sistematizacin.

Es el hecho de visualizar a la empresa como un sistema y estandarizar los procedimientos y mtodos de trabajo que en ella se realizan para que toda persona que ingrese a laborar pueda fcilmente incorporarse y entender cmo llevar a cabo su work. Es el uso de Cualquier equipo que pueda incrementar la eficiencia as como de la revisin e implantacin de procedimientos que garanticen el xito de dicho equipamiento.

15. Defina 3 de los roles administrativos descritos por Mintzberg.

REPRESENTANTE: Cumplir con los deberes ceremoniales rutinarios tanto sociales como legales. Acta como lder simblico. MONITOREO (RECEPTOR): Se mantiene activo en la bsqueda de informacin para comprender la organizacin y su ambiente. Se toma el centro de informacin de la misma. EMPRESARIO: Emprendedor. Investiga a la organizacin y su ambiente para comprenderla, al proponer proyectos de mejora. Adems, supervisa dichos proyectos.

16. Enumere las 4 divisiones de las habilidades administrativas de acuerdo a Katz. 1. TCNICAS 2. HUMANA 3. CONCEPTUALIZACIN 4. DISEO 17. Compare las definiciones de misin y visin. En que se diferencian.

MISIN: Es la razn misma de su existencia que la distingue de todas las dems. VISIN: Es un enfoque aspiracional de lo que gustara ser DIFERENCIA: Visin, es lo que esta planeado ser a largo plazo. Y Misin o Propsito, se identifica la funcin o tarea bsica de una empresa o institucin (es el objetivo a realizar).

18. Qu es un organigrama y que tipos existen?

Es la representacin grfica de la estructura organizacional de la empresa. Hay 10 Tipos de Organigramas: Por su Alcance: Generales Y Especficos Por su Contenido: Integrales, Funcionales, De Puestos, Plazas y Unidades Por su Presentacin: Verticales, Horizontales, Mixtos, Circulares y Bloque

EJERCICIO 9 COMPLETACIN
B. Llene los siguientes espacios en las oraciones siguiente con la frase o palabra adecuada. Realizar algo en forma automtica, es decir con la mnima intervencin humana se conoce como Automatizar . Control , es la actividad administrativa en que se toman medidas que inicien y continen las acciones requeridas para que las personas involucradas ejecuten las tareas. Meta , es la actividad administrativa en que se establece la visin, la misin y los objetivos de la organizacin. Si la tarea se puede realizar sin intervencin humana se dice que la tarea est Automatizada . Al sitio en donde se realizan tareas administrativas se le llama Oficina .

El Equipamiento , es entendido como el dotar o proveer a la oficina del equipo necesario para realizar las tareas administrativas. Las diversas tareas desarrollados en una oficina se clasifican en: Toma de Decisiones , Manipulacin de los Datos , Admn. De Documentos . Comunicaciones , Almacenamiento . Un Sistema , es un conjunto de componentes que al interactuar producen una salida.

Por Sistematizar , se entiende el visualizar a la empresa como un sistema y estandarizar los procedimientos y mtodos de trabajo que en ella se realizan para que cualquier persona que ingrese a laborar pueda fcilmente incorporarse y entender cmo llevar a cabo su trabajo. Al proceso que implique la sistematizacin y el equipamiento de los procesos administrativos de una oficina, apoyndose en dos disciplinas: la administracin y la informtica se conoce como Automatizacin de Oficinas .